taxonomie et gouvernance organiser le patrimoine informationnel des entreprises

Taxonomie et gouvernanceTaxonomie et gouvernance

Organiser le patrimoine Organiser le patrimoine informationnel des entreprisesinformationnel des entreprises

SommaireSommaire

Aperçu des styles de déploiement sur une plate-forme SharePointConseils sur la façon d’utiliser chaque style de déploiementAperçu de certaines technologies :

SchémaTypesRétention

Styles d’organisationsStyles d’organisations

Librairies

Dossier

Site

Librairie

Serveur

Collection de site

Centre de documents

Portail\Site d’équipe

Distribué

Structuré Autonome

Stockage d’enregistrements

Exemple d’expérience Exemple d’expérience utilisateurutilisateur

Centre de documentsCentre de documents

Contenu stocké et géré dans une bibliothèque unique pour l’ensemble de l’entreprise :

Centre d’information partenaire.Bibliothèque de produits.Bibliothèque de spécifications.Centre de rapport des notes de frais.

Serveur

Collectionde sites

Site

Librairie

DossierDossierDossierDossierDossier

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Plus de détails sur le “Centre de Plus de détails sur le “Centre de documents”documents”

Serveur

Collectionde sites

Site

Librairie

DossierDossierDossierDossierDossier

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Gestion de Gestion de métadonnéesmétadonnées

Gestion de Gestion de versions versions

mineures/majeumineures/majeuresres

Permissions par Permissions par élémentélément

Stratégies/Stratégies/modèlesmodèles

WorkflowWorkflow

Intégration Intégration messageriemessagerie

Exemple d’expérience Exemple d’expérience utilisateurutilisateur

Opportunités et contraintesOpportunités et contraintes

Opportunités :Administration la plus centralisée.

Présentation des données la plus riche.

Meilleure capacité de recherche.

Contraintes :La montée en charge réclame de la réflexion.

Approche hautement centralisée.

Serveur

Collectionde sites

Site

Librairie

DossierDossierDossierDossierDossier

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Types de contenusTypes de contenus

Une façon de gérer les métadonnées et le comportement d’un type de document ou d’éléments dans une approche centralisée, de réutilisation :

Types multiples par librairie,

Declaré au niveau des sites ; utilisé dans les listes.

Colonnes \ métadonnées

Workflow

Stratégies

Modèle de document

Conversions

Gestion de document : Gestion de document : Capture évoluée de méta-données dans le client Office Capture évoluée de méta-données dans le client Office 20072007

Panneau Panneau personnalisablepersonnalisable

, basé sur , basé sur InfoPathInfoPath

Capture des Capture des méta-données méta-données dans le cadre dans le cadre

du processus de du processus de rédactionrédaction

Méta-données Méta-données obligatoire dans obligatoire dans la définition du la définition du type de contenutype de contenu

Ex : librairie marketing ContosoEx : librairie marketing Contoso

Un endroit unique où le département marketing peut aller pour gérer l’information sur :

Les déploiements clients,

Les produits Contoso,

Les produits concurrents,

Les évènements,

Les ventes.

Chercher de l’information grâce à :

La navigation par dossier :

<Division>\<Equipe>

Les vues :Propriétaire = ‘Jason’

La recherche.

Les types de contenus définissent le comportement des documents.

Taxonomie via les champs extensibles.

Portail \ Site d’équipePortail \ Site d’équipe

Contenu stocké dans des sites gérés individuellement au sein d’une collection de sites uniques.Exemples :

Portail pour animer une initiative (ex : campagne sécurité) :

Sites d’équipe pour les animateurs sur chaque type de risque (spam, virus, etc.).

Portail de division production :

Sites d’équipe pour chacun des produits.

Serveur

Collection de site

Site

LibraryLibrary

Librairie

Site

LibraryLibrary

Librairie

Site

LibraryLibrary

Librairie

Site

ListList

NavigationListListListe

Opportunités et contraintesOpportunités et contraintes

Meilleur compromis entre délégation et centralisation :

Bonne option de répartition,

Gestion centrale :Types de contenus “propagés”,Héritage pour la sécurité – stratégies.

Autonomie des sites :Les utilisateurs choisissent les types,Gestion des utilisateurs des sites,Apparence.

Bonne organisation pour la recherche.

Server

Site Collection

Site

LibraryLibrary

Library

Site

LibraryLibrary

Library

Site

LibraryLibrary

Library

Site

ListList

NavigationListListList

Rétention de documentsRétention de documents

Besoin d’un endroit pour stocker les versions finalisées de documents :

Optimisé pour les tâches de rétention (juridique, réglementaire, etc.),

Conçu différemment d’un stockage “vivant”.

Les documents sont envoyés dans ce lieu de stockage quand :

Un workflow est terminé,

Après un laps de temps donné,

Quand un utilisateur clique sur “envoyer au stockage”.

Stockage d’enregistrements et Stockage d’enregistrements et métadonnéesmétadonnées

Une gestion centralisée facilite l’implémentation :Le lieu de stockage peut imposer des métadonnées.Les sites soumettant des éléments, qui possèdent ces métadonnées, occasionneront une meilleure expérience de soumission.L’absence d’administration centralisée n’est pas problématique : le lieu de stockage d’enregistrement collectera les métadonnées si nécessaire.

Les types de contenus représentent les définitions de métadonnées pour le lieu de stockage :

Déployez vos types dans le lieu de stockage, de la même façon que pour les autres sites.Les champs et les types sont associés par nom.Une table de correspondance est utilisée pour lier des types similaires (mais non identiques).

Modèle distribuéModèle distribué

Contenu stocké dans des serveurs / collections de sites gérés de façon indépendante dans l’entreprise.Exemples :

Déploiements SharePoint non coordonnés :

‘Chaque équipe a un serveur sous son bureau’.

Déploiements hostés.Systèmes indépendants :

HRWeb,Portail de division,Portail d’entreprise.

Serveur

Collection de Site

Collection de Site

SiteSiteSite

Serveur

Collection de Site

Site

Collection de Site

SiteSiteSite

Collection de Site

Serveur

Collectionde Site

Site

Site

Site

Opportunités et contraintesOpportunités et contraintes

Opportunités :Flexibilité totale pour les propriétaires de contenus.

Evolutivité.

Contraintes :Propagation limitée.

Difficile à gérer en central.

Navigation discontinue.

Recherche peu optimisée.

Serveur

Collectionde Site

Collectionde Site

SiteSiteSite

Serveur

Collectionde Site

Site

Collectionde Site

SiteSiteSite

Collectionde Site

Serveur

Collection de Site

Site

Site

Site

Considérations sur l’évolutivitéConsidérations sur l’évolutivité

Pourquoi plus de collections de sites ?Throughput !

Taille des sauvegardes.

10 000 000 d’éléments dans une librairie.

100 000 000 d’éléments par indexeur.

Le nombre magique : 2 0002 000 sites dans une collection de sites.

2 000 listes dans un site.

2 000 éléments dans une liste.

2 000 éléments dans une vue (après filtrage de l’indexation).

En résuméEn résumé

1. Les styles de déploiement forment un continuum de choix :

Mix and match !

2. Fonctionnent pour tous les types de contenus : listes d’éléments, de documents, contenus Web.

3. Fonctionnalités poussées de rétention et de gestion de la conformité, utilisables dans les différents types.

Librairies

Dossier

Site

Librairie

Serveur

Collection de site

Centre de documents

Portail\Site d’équipe

Distribué

Structuré Autonome

Stockage d’enregistrements