retour d'expérience mise en oeuvre one2team
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Page 1
Diffuser les meilleures pratiques et processus pour réussir les projets
stratégiques de transformation
(L’outillage des programmes / projets SI avec les OTC)
REX Ville de PARIS - 2003
Page 2
1 - Contexte et enjeux
2 –Solution retenue et démarche de mise en œuvre
3 – Exemples concrets
4 – Industrialisation de l’outillage des projets
5 - Le retour d’expérience
Sommaire
Page 3
Réussir le SDI (ensemble de projets à piloter) et instaurer une culture projet :
mise en place d’une gouvernance des projets,
mise en œuvre d’une organisation par projet,
formalisation et diffusion des bonnes pratiques de gestion de projet (application des pratiques par l’ensemble des acteurs)
Parmi les principes directeurs des SDI :
réaliser et déployer des applications dans un cadre organisé et urbanisé,
favoriser les progiciels pour les besoins couverts en standard,
maîtriser les choix sur le long terme (intéropérabilité),
accéder aux meilleurs services aux meilleurs prix,
SDI
Contexte et Enjeux
Page 4
La Convention de Service
Elle précise les rôles et responsabilités générales de la MOA (Directions) et
MOE (DSTI) dans le cadre des projets SI
Identifie son besoin
Organise l’AMOA
Valide la solution proposée
Pilote le projet
Conduit le changement
Effectue la recette fonctionnelle
Administre les données
Initie les évolutions fonctionnelles
Fait les déclarations à la CNIL (fichiers
nominatifs)
MOA
Conçoit et propose la solution
Pilote la réalisation
Choisit le mode de réalisation
Effectue la recette technique
Assure l ’exploitation
Coordonne les fournisseurs
Assure la sécurité
Réalise la maintenance
MOE
Prestataires AMOA Sous-traitants
Orchestrer les conventions de Service mise en place entre MOA et MOE
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Le pilotage des grands projets : enjeux majeurs
TRANSVERSALITÉ
et COMMUNICATION
• Jusqu’à 10 projets majeurs
•Des acteurs impliqués sur
plusieurs projets
•Réutilisation
•3 à 6 instances
•Plan Qualité
•Processus projets à faire respecter et à communiquer
VOLUME
D’INFORMATION
PROCESSUS
DE PILOTAGE
• 700 documents /Trim.
• 500 actions / Trim.
• 100 livrables / projet
COHERENCE ET REFERENTIEL ENTRE
PROJETS
•5 à 10 chantiers
•4 à 5 équipes (MOA, MOE, AMOA,
AMOE, Editeur)
•Différents sites / départements
•Être opérationnel
immédiatement
Pilotage des grands
projets
Page 6
Facteurs clé de
succès des projets
«Sécuriser la réussite des grands projets, avoir la visibilité nécessaire sur le portefeuille»
« Collaborer et contrôler le travail des sous-traitants.»
« permettre une collaboration fluide et efficace sur les projets,»
« Soutenir la mise en place et la diffusion des bonnes pratiques, clarifier jalons et responsabilités »
Sous-
traitance
Management
Projets
Équipes
projet
Qualité
Recherche d’une solution OTC qui réponde aux facteurs clefs de succès des projets
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Sommaire
1 - Contexte et enjeux
2 –Solution retenue et démarche de mise en œuvre
3 – Exemples concrets
4 – Industrialisation de l’outillage des projets
5 - Le retour d’expérience
Page 8
Instances de décision
MOEMOA
Une solution collaborative
qui fédère les acteurs projet
Prestataires MOEAMOA
Le choix se porte sur une solution fédératrice et collaborative (OTC)
Directions de programme et
projets
Clients
internesDSI
Critères clés de choix :
Collaboratif - Simple– Centré sur apport de valeur opérationnelle à tous
les utilisateurs - Mise en œuvre rapide –Évolutif …
Intégrateurs
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Choix de la solution OTC
Plate-forme collaborative ONE2TEAM
Gestion collaborative des
processus et de
la qualité
Pilotage collaboratif des
programmes / projets
(portfolio management)
Management des risques
Suivi d’actions,
Livrables,
Phases, jalons
Suivi de décisions,
Reporting projet,
Dashboard multi-projets,
…
Modélisation de processus projet et métier,
Collaboration sur ces processus,
Pilotage et suivi d’avancement,
Indicateurs calculés,
Référentiel, Traçabilité et auditabilité,
…
Collaboration
Documentaire Knowledge
Management
Portail collaboratif projets et
communication d’équipes
(travail en réseau)
Portail collaboratif,
Droits d’accès,
Broadcasting,
Annonces,
Collaboration sur objets métier,
…
Droits d’accès,
Versionning,
Notifications, abonnements, alertes,
Circuits de validation,
Recherche full text,
Emprunt et restitution,
Méta-données et vues,
Publication et Capitalisation
…
Page 10
Chef du projet
Comité de pilotage
Sponsor
Transfert de compétences
Communication
Un déploiement en mode projet
Technique
Définition despratiques
L’équipe projet
Chantier 1
Chantier 2
Chantier 2
Chantier 2
Page 11
Généraliser aux projets majeurs du SDI
Équiper un premier projet
pilote
No
mb
re d
e p
roje
ts
X utilisateurs
Un déploiement en 3 étapes
Préparer la généralisation
Projet 1 Projet 1
Projet 2
Projet 3
Projet 4
Projet 5
Projet X
Page 12
Critères de choix du premier projet à déployer
Le projet retenu :
Projet représentatif des projets à outiller dans le futur
Projet stratégique à réussir
Chef de projet moteur
Forte valeur ajoutée attendue
Date de démarrage du projet coïncidant bien
Lancement du projet en présence de la direction de projet, de l’éditeur / intégrateur de l’OTC retenu (outil O2T) et du département qualité & méthodes.
Page 13
Préparer l'environnement de production pour la formationExemple : reprise des documents, préparation de la liste des livrables, des risques, ...
Faire valider les pratiques par les directeurs de projet SIRH (DSTI, MOA et Intégrateur)
Préparer un support à donner aux utilisateurs lors des formations
Formation des utilisateurs finaux (futurs utilisateurs de O2T)
Accompagnement sur l'utilisation de One2team
Identifier les pratiques à mettre en oeuvre (1er entretien avec chef de projet)
Définir les pratiques (x ateliers selon les pratiques identifiées)
Paramétrer l'outil (paramétrage des pratiques cibles dans O2T)
Détail des étapes de déploiement
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Sommaire
1 - Présentation du contexte et les enjeux
2 –Solution retenue et démarche de mise en œuvre
3 – Exemples concrets
4 – Industrialisation de l’outillage des projets
5 - Le retour d’expérience
Page 15
Le choix des processus projet clé à outiller Une synthèse de différentes compétences
Des grandes lignes directrices et principes de conduite de projet ont été établis sur la base :
du savoir faire et des méthodes du client (DSI)
du guide de Management de Projet interne réalisé avec un prestataire
des besoins exprimés par le projet pilote
de l’expérience des consultants de l’éditeur / intégrateur One2Team (retours d’expériences/ implémentation chez des clients)
Sur la base de ces ligne directrices, durant les ateliers, nous avons pu définir en détail le contenu de chaque pratique à traduire dans One2team.
Page 16
Le choix des processus projet clé à outillerUne démarche par pratique de gestion de projet
LA STANDARDISATION DES PRATIQUES – suite
La définition des pratiques cibles inclut :
Les objectifs de la pratique
La description du schéma de fonctionnement (enchaînement des activités, règles de gestion et acteurs associés)
Rôles et missions des acteurs du projet pour chacune des activités identifiées :Instance de décisionDirecteur de projetChef de projet (chef de chantier)Utilisateur pilote
Page 17
Portail Projets
Gestion
documentaire
1
Suivi des actions
2
Suivi des risques
4
Suivi des
anomalies et
demandes
d’évolution
3
Reporting
6Suivi des
livrables
5
Socle de capitalisation et de processus
Le choix des processus projet clé à outillerCible retenue
Les processus apportant le plus de valeur aux équipes
projets et au Management
VA équipes
VA Mgt
VA Orga
Page 18
Exemples concrets : Portail du programme
Arborescence du projet
Espaces collaboratifs par chantier
Espace « direction de projet »
Informations clé
…
Page 19
Exemples concrets : Collaboration documentaire
Recherche rapide
Droits d’accès
Gestion des versions
Collaboration à plusieurs
Circuits de validation …
Page 20
Exemples concrets : Suivi des livrables
Clés de suivi des Livrables par chantier, par entité, par période, par personne
Avancement collaboratif
Communication
Visuel retards, tendances …
Page 21
Exemples concrets : Suivi des risques
Identification par chantier et au global
Qualification impact, probabilité
Plans d’actions risques
Visualisation consolidée projet par niveau de risque
Page 22
Exemples concrets : Suivi des faits techniques
Gestion du processus de traitement des faits techniques
Anomalies
Demandes d’évolution
Utilisation
Page 23
SOMMAIRE
1 - Présentation du contexte et les enjeux
2 –Solution retenue et démarche de mise en œuvre
3 – Exemples concrets
4 – Industrialisation de l’outillage des projets
5 - Le retour d’expérience
Page 24
Boite à outil pratiques = environnement projet modèle
Passage à une démarche industrialisée « boîte à outil projets»
Portail Projets
Gestion
documentaire
1
Suivi des actions
2
Suivi des risques
4
Suivi des
anomalies et
demandes
d’évolution
3
Reporting
6Suivi des
livrables
5
Socle de capitalisation
Page 25
Paramétrage pratiques génériques Besoins Locaux
(de chaque projet)
Gestion documentaire Suivi des livrables
Suivi des actions
Suivi des risques
Suivi des demandes d’évolution
Suivi des anomalies
Reporting
Core modelParticularités
projet90 % 10 %
+ Découpage en phases
Gestion documentaire
Chantiers du projet
Processus de
validation des doc.
production du
Reporting
Projet SI paramétré dans One2Team
Passage à une démarche industrialisée 90% de socle commun pour tous les projets
En quelques jours, chaque nouveau projet est désormais
opérationnel
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SOMMAIRE
1 - Présentation du contexte et les enjeux
2 –Solution retenue et démarche de mise en œuvre
3 – Exemples concrets
4 – Industrialisation de l’outillage des projets
5 - Le retour d’expérience
Page 27
Le retour d’expérience
3.1 Constats et résultats obtenus après environ une année d’utilisation
Unicité de la documentation projet
Une Meilleure gestion des projets :
Des acteurs responsables et impliqués, Un pilotage des projets par les livrables Mise en place d’un pilotage efficace des projets (mode « down top »),
Des gains de temps notables pour chaque utilisateur :
recherche d’information sur le projet, publication et notification des documents, préparation des reporting.
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Le retour d’expérience
3.2 Les facteurs clefs de succès
Le support du management et son implication (validation des pratiques)
L’adhésion de la direction de projet SI à outiller avec O2T
La nomination d’un « champion » au sein de chaque projet
La formalisation des pratiques de gestion de projet en amont et la description détaillées des missions des acteurs du projet,
Faire adhérer aux pratiques définies
La réalisation de revues d’appropriation (bilans intermédiaires)
Doter l’organisation d’un « Centre de Compétences » O2T (administration centrale – « gardien du temple »)
Favoriser la culture du partage des bonnes pratiques
Page 29
Le retour d’expérience
3.3 Les pièges à éviter
Sous estimer le caractère technique de ces projets (O2T est sous tendu par les NTIC),
Déployer les pratiques en mode « big bang » (risque de rejet par les utilisateurs),
Vouloir « tout gérer » dans One2Team (ex : tout notifier via la messagerie interne) : risque de « noyade »…
Page 30
Le retour d’expérience
3.4 Quelques recommandations
Ne pas sous estimer les ressources internes : projets consommateurs (expression des besoins, paramétrage, formation, accompagnement et administration)
Faire la guerre aux « resquilleurs » (utilisation de la messagerie en parallèle pour transférer des documents projets par exemple)
Outiller avec One2Team des projets de taille significative pour un réel retour sur investissement (durée, nombre d’acteurs, périmètre projet)
Page 31
Résultats pour les projets
TRANSVERSALITÉ
et COMMUNICATIONPlateau projet
commun
Communication
Visibilité
Processus
communs
diffusés
VOLUME
D’INFORMATION
PROCESSUS
DE PILOTAGE
Auditabilité
Traçabilité
QUALITE et
AUDITABILITERéférentiel
multi-projets
Ré-utilisation
Page 32
Une forte utilisation de l’outil
1. Un fort volume d’informations géré sous One2Team qui augmente régulièrement
3000 documents créés
2200 actions suivies
300 faits techniques soulevés et traités
x livrables à ce jour
….
2. Une utilisation régulière et forte par chaque projet :
Exemple pour 1 grand projet :
350 documents mis à jour par mois
400 actions modifiées ou nouvelles par mois
15 risques mis à jour par mois
….
Page 33
Gains qualitatifs :
mutualisation documentaire, référencement commun
suivi des validations documentaires
suivi synthétique par chantier et responsable des actions
suivi des risques
suivi des anomalies et demandes d’évolutions documentaires
Gains quantitatifs : Gains de temps : 25% à 30% de temps gagné p/r suivi
entièrement manuel
Pour les points de suivi par chantier, édition rapide des listes d’actions ainsi que leur statut d’avancement,
Pour les suivi des anomalies et de demandes d’évolution,
Pour la recherche de documents, le suivi des chrono…
Témoignage d’un chef de projet
Page 34
SOMMAIRE
1 - Présentation du contexte et les enjeux
2 –Solution retenue et démarche de mise en œuvre
3 – Exemples concrets
4 – Industrialisation de l’outillage des projets
5 - Le retour d’expérience
6 - Questions
Page 36
Objectif de la gestion des risques
Suivre le portefeuille des risques tout au long du projet. Les risques projet sont « officialisés » en réunion projet et chaque risque est qualifié : :
Description du risque (ex : retard de la commande de la plate-forme de dév.)
Classe de risque correspondante (ex : risque lié à des contraintes externes au projet)
Facteur de risque (ex : marché non validé – refus provisoire contrôle légalité)
Période probable d’apparition (ex : phase de Réalisation - Tests d’intégration)
Conséquence (ex : décalage du planning – phase de réalisation retardée)
Risque brut (ou criticité) (= probabilité d’apparition X gravité)
Mesures d’atténuation retenues (aucune dans ce cas….)
Chaque risque est affecté à un responsable du risque (chef de projet ou chef de chantier) en charge de la mise sous contrôle du risque.
Le responsable nomme, pour chaque risque, en acteur en charge de l’application et du suivi des mesures d’atténuation décidés en réunion projet (plan d’actions lié à chaque fiche risque).
Le responsable prépare et présente en réunion projet suivante le reporting des risques : présentation des risques pondérés (risque brut x niveau de risque actualisé) décision par l’instance de décision de lancer de nouvelles actions d’atténuation Identification et officialisation de nouveaux risques
Exemples concrets : Suivi des risques
Ateliers de définition des pratiques cibles et
paramétrage
PROCESSUS
Page 37
Actualisation des niveaux de risques
(évaluation de l’impact des mesures
d’atténuation – actions)
Calcul des risques pondérés à présenter
en réunion projet
Préparation du reporting des risques
(point sur actions, risque pondéré,
proposition de nouvelles actions,..)
Préparatio
n du
reporting
Réunion projetSuivi des
risques
Reporting des risques par chaque
responsable (= passage en revue
des risques pondérés)
Décision de lancer des actions
pour
atténuer le niveau de risque (plan
d’actions lié à chaque fiche risque)
Officialisation de nouveaux
risques et nomination des
responsables avec évaluation du
risque brut (probabilité d’apparition
x gravité)
Mise à jour du portefeuille de risques
Lancement des actions décidées en
réunion projet avec affectation aux
acteurs en charge
Suivi de l’avancement du plan d’actions
(points d’avancement périodique entre
responsable et acteur en charge)
Schéma de fonctionnement de la gestion des risques
Périodicité mensuellePériodicité bimensuelle
Périodicité mensuelle
Exemples concrets : Suivi des risques
Ateliers de définition des pratiques cibles et
paramétrage
PROCESSUS
Exemples concrets : Suivi des risques
Page 38
Création et qualification du risque dans l’outil
Affectation des acteurs en charge du lancement
et suivi des mesures d’atténuation (plan d’actions)
Risque identifié
Création et qualification
du risque
Lancement et suivi des
mesures d’atténuation
Préparation du reporting
des risques
Présentation du reporting
des risques
Risques actualisé
Acteur : Instance de décision ( comité de pilotage stratégique,…)
Activités :
qualification du risque
nomination d’un responsable du risque (responsable)
décision des actions à lancer (plan d’actions)
Acteur : responsable du risque (directeur de projet / chef de chantier)
Activités :
mise à jour du portefeuille des risques
planification des actions décidées en réunion projet
affectation des acteurs en charge du lancement
et du suivi des actions
Classe de risque
Facteur de risque
Période probable d’apparition
Description du risque
Conséquence
Risque brut (= probabilité d’apparition X gravité)
Mesures d’atténuation
Acteur : acteur en charge
Activités :
lancement des mesures d’atténuation
suivi du plan d’action (mesures d’atténuation lancées) et de leur impact sur le niveau de risque
Acteur : responsable du risque (+ assistance acteur en charge)
Activités :
actualisation du niveau de risque
calcul du risque pondéré
Actualisation des niveaux de risques
Risques pondérés
Acteur : responsable du risque + instance de décision
Activités :
Reporting du risque pondéré
Actualisation du plan d’actions
(nouvelles mesures d’atténuation du risque)
Fiches risques actualisées
Mesures d’atténuation complémentaires
décidées (si nécessaire)
Exemples concrets : Suivi des risquesExemples concrets : Suivi des risques
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