plateforme de gestion de congrÈs scientifiques
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PLATEFORME DE GESTION
DE
CONGRÈS SCIENTIFIQUES
https://www.sciencesconf.org/formation/presentation.pdf
Sommaire
Introduction
Présentation du portail www.sciencesconf.org
Les modules de la plateforme– Site web
– Gestion éditoriale
– Gestion de l’inscription
Les différents accès – Déposant
– Relecteur
– Coordinateur
– Participant
– Gestionnaire
Transfert vers HAL
Evolutions de la plateforme
2
Historique
2008 - Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil
unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la
communauté de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.
Débuté dans le cadre de l’appel à projet du TGE-Adonis
Projet porté par le CCSD
Septembre 2009 - Début de la réalisation
Décembre 2010 - Ouverture de la version 1.0 de la plateforme
Mars 2013 - Poursuite de l’évolution de la plateforme avec la mise en
place de la version 1.7
Septembre 2015 - Début de la réalisation d’une nouvelle version
4
Principe
Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le
« cloud CCSD » offrant :
Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL
de la forme [conf].sciencesconf.org– Exemple : http://hrms2011.sciencesconf.org
Des adresses mails spécifiques– Exemple : hrms2011@sciencesconf.org, hmrs2011-edsci@sciencesconf.org
Possibilité de collections pérennes (à venir)– Exemple : collection.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012,
etc.
Demande d’hébergement simple via un site dédié
5
Au c u n e i n f r a s t r u c t u r e i n f o r m a t i q u e l o c a l e
P O R TA I L
› CRÉATION de l’espace conférence dans le cloud ccsd
› ANNUAIRE des conférences
› CALENDRIER des évènements
E S PA C E C O N F É R E N C E
› POUR LES PARTICIPANTS- Inscription
- Soumission
› POUR LES ORGANISATEURS- Hébergement et personnalisation du site web
- Statistique de consultation
- Suivi des inscriptions
- Outils de sélection des contributions
- Mise en place du programme
- Envoi de mail
- Edition électronique
- Transfert vers l’archive ouverte HAL
Organisat ion de la plateforme
6
Sciencesconf.org en mars 2017
4 105 conférences
7
33%
12%
11%
10%
Humanities and Social Sciences
Environmental Sciences
Physics
Engineering Sciences
Computer Science
Life Sciences
Mathematics
Chemical Sciences
Sciences of the Universe
Cognitive science
Other
Economics and quantitative Finance
Statistics
Nonlinear Sciences
Sciencesconf.org en mars 2017
834 utilisent uniquement la gestion de site web
2 127 utilisent le module de gestion éditoriale– 101 213 résumés, 28 838 communications
– 1 197 abstracts pour la conférence rst2014-pau
– 945 textes complets pour la conférence cfm2015
– 1 921 textes exportés vers HAL
2 384 utilisent le module d’inscription– 165 167 inscrits
– 1 118 inscrits pour a conférence rst2014-pau
– 749 utilisent le module de paiement (503 en ligne dont 185 via Paybox)
8
Le portai l www.sciencesconf.org
Demande d’hébergement de la conférence
Informations sur les conférences en cours
10
Créat ion d’une nouvel le conférence
Demande de création en 5 étapes :
1. Authentification
2. Description
3. Modules
4. Site internet
5. Récapitulatif
Validation de l’hébergement sur la plateforme par le
CCSD
– Vérification d’éligibilité
– Délai moyen 48 heures
11
E s p a c e C o n f é r e n c e d i s p o n i b l e
Tutoriel
Suivre les étapes suivantes du tutoriel :
1. Comment créer une conférence sur
Sciencesconf.org ?
Allez sur le portail https://demo-
www.sciencesconf.org/ et cliquez sur Créer une
nouvelle conférence.
Une fois identifié, complétez les 4 étapes.
Votre conférence sera validée par notre équipe dans
les 48h suivant votre demande.
13
Accès Part ic ipant
Point d’entrée pour le participant sur la
plateforme
Accès :
– Inscription
– Dépôt des résumés et communications
– Programme, annonces
– Consultation des informations de la conférence
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Accès Organisateur
Site Web– Hébergement
– Personnalisation : Gabarit, apparences, contenu, …
– Statistiques de consultation
Inscription– Construction du questionnaire
– Suivi des inscriptions
Gestion scientifique– Outils de sélection des contributions
– Mise en place du programme
– Envoi de mail : Appel à soumission, relance, …
– Edition électronique
– Transfert des communications sur l’archive ouverte HAL
Administration– Configuration des listes : Thématiques, types de dépôt, …
– Paramétrage de la conférence : Période de soumission, de relecture, d’inscription, …
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Rôles ut i l isateurs
WebmasterGestion du site web de la conférence : apparence, contenu, statistiques
CoordinateurOrganisation du travail de relecture : Définition des relecteurs, répartition des soumissions Sélection des soumissions
Relecteur Evaluation des soumissions
RédacteurAccès aux évaluations des relecteurs
GestionnaireAccès au suivi des inscriptions
AdministrateurConfiguration de la conférence
Ouverture du site au public
+ rôle webmaster + rôle gestionnaire + rôle coordinateur
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Tutoriel
Suivre les étapes suivantes du tutoriel :
2. Accès à l’espace de votre conférence
conférence
3. Modification des données du compte
Administrateur (facultatif)
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Administrat ion Site Web
Langues de l’interfaceDéfinition des langues disponibles pour le site web de la conférence (Français, Anglais, Espagnol)
Charte graphique– En-tête Personnalisation du bandeau du site
– Disposition Mise en page du site
– Apparence Définition du thème graphique
MenuGestion du contenu du site public (pages)
Statistiques de consultation
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En-tête du si te
3 méthodes de personnalisation :
Formulaire rapideEn-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées
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Apparence
Formulaire rapideStyle créé automatiquement avec
les informations renseignées
Style avancé– Accès aux feuilles
– de styles CSS
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Contenu du site web
Définition des pages constituant le site web de la conférence
Pages prédéfinies Planning, consultation,
recherche,
Liste des participants, …
Pages personnalisablesPages HTML, liens, galeries, …
27
P o s s i b i l i t é d e d é f i n i r d e s d r o i t s d ’ a c c è s
a u x d i f f é r e n t e s p a g e s d u s i t e e n f o n c t i o n d e s
r ô l e s u t i l i s a t e u r s
Pages prédéfinies
Consultation des soumissionsDifférents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur
RechercheRecherche dans les soumissions pour la conférence
Liste des participantsEnrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions
Programme de la conférenceDifférentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée
Actualités de la conférenceAccessible sur une page du site ou via les flux RSS
Page SponsorsListe des partenaires de la conférence
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Pages personnal isables
Page d’accueilPersonnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)
Page personnalisablePersonnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)
Galerie photoDiaporama des photos déposées
Liens extérieurs
Lecteur flux syndication extérieurs (RSS)
Fichiers déposés
Dates importantes
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Statist iques
Outil externe d’analyse des visites
du site web intégré pour chaque conférence
30
h t t p : / / p i w i k . o r g /
h t t p : / / w w w. g o o g l e . c o m / a n a l y t i c s /
Tutoriel
Suivre les étapes suivantes du tutoriel :
4.Vérifiez l’état de vos modules
5. Configuration de votre conférenceA. Personnalisation du site web de la conférence Configuration générale
Disposition
En-tête du site
Apparence
Pages
Ressources
Statistiques
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Fonct ionnement avec dépôt de résumés
Déposants,
auteurs
1- Dépôt
33
Relecteurs Coordinateur
2- Relecture 3- Sélection
Répartition
Résumés
déposés
Résumés
relus
Résumés
acceptés
Mise en place
du programme
Edition du recueil
des résumés
Publipostage
Fonc t ionnement avec dépôt de résumés pu is
tex tes comple ts
Déposants,
auteurs
1- Dépôt
34
Relecteurs Coordinateur
2- Relecture 3- Sélection
Répartition
Résumés
déposés
Résumés
relus
Résumés
acceptés
Mise en place
du programme
Edition du recueil
des résumés et des
actes
Publipostage
4- envoi des
notifications
aux déposants
6- Relecture 7- Sélection
Textes complets
déposés
Textes complets
relus
Textes complets
acceptés
5- Dépôt des
textes complets
Configurat ion du dépôt
Définition des types de dépôts (oral, poster,…), des thématiques
Définition des règles de dépôt:– Type de dépôt
– Format du résumé
– Période de dépôt
– Alerte mail
Choix des métadonnées demandées lors du dépôt– mots-clés, email des auteurs, …
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Configurat ion de la relecture
Définition des relecteurs– Ventilation des papiers par thématique
– Puis éventuellement par soumission
Définition des options de relecture – Relecture (anonymisation possible)
– Périodes par type de dépôt
Création d’une grille de notation pour l’évaluation des dépôts par les relecteurs– Ajout de critères de notation
Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, …
1 note par critère pondérant la note finale
Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts:– Accès aux avis des relecteurs
– Sélection des dépôts
36
Tutoriel
Suivre les étapes suivantes du tutoriel :
5. Configuration de votre conférence
B. Configuration du dépôt scientifique
Types de dépôts
Thématiques
Règles de dépôt
Droits d’accès aux documents en consultation
38
Tutoriel
Suivre les étapes suivantes du tutoriel :
5. Configuration de votre conférence
C. Configuration de la relecture
Règles de relecture
Grille d’évaluation
Affectation des thématiques aux relecteurs
39
Configurat ion de l ’ inscript ion
Configuration en 3 étapes
Configuration des règles de dépôt
Construction du formulaire d’inscription
Configuration du paiement (optionnel)
Configuration générale
– Période d’inscription
– Validation par l’administrateur des inscrits
– Limite du nombre d’inscrits
– Alerte mail aux administrateurs
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Structure du formulaire
Champs non modifiables– Informations liées à la création d’un compte dans
Sciencesconf.org Adresse mail, login, mot de passe, nom, prénom
Champs prédéfinis– Informations complémentaires
Titre, url site perso
– Informations sur le laboratoire du participant Laboratoire, adresse, pays
Champs personnalisables– Informations spécifiques à la conférence
Catégories, diner de gala, ….
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Construct ion du formulaire
Ajout d’éléments de descriptionPermettent d’habiller le formulaire
Titre de section
Description
Saut de ligne
Ajout d’éléments de formulairesAttendent une réponse du participant
Texte
Texte long
Liste déroulante
Catégorie
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Construct ion du formulaire
Éléments texte et texte long– Libellé, description (optionnel)
– Obligatoire : indique si le participant doit obligatoirement renseigner ce champ
– Contrôle possible : Vérifie la saisie du participant Contrôles : numérique, date, mail
Liste déroulante, élément catégorie– Libellé, description
– Obligatoire : indique si le participant doit obligatoirement renseigner ce champ
– Type de valeurs: oui/non, Liste des thématiques, liste des jours de la conférence, liste libre, …
– Si valeurs libres, il faut les saisir une par une
– Le champ catégorie est identique à une liste déroulante Champ unique
Si intégration du paiement, permet de définir des montants de frais d’inscription différents
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Configurat ion du paiement
Sélection des moyens de paiement à proposer aux participants– En ligne
URL du système distant
commentaire
– Par chèque Ordre
Adresse d’envoi
– Par bon de commande Adresse d’envoi
– Par transfert bancaire Coordonnées bancaires
– Sur place Moyens de paiement acceptés
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Frais d’ inscript ion
Définition du montant des frais d’inscription– En fonction des catégories
chercheurs, étudiants, membre association, …
– En fonction des dates
Possibilité d’ajout d’options– À partir du formulaire d’inscription créé
auparavant
– Le système présente tous les éléments du formulaire d’inscription de type « Liste déroulante » exemple: participation au repas de gala : +50€
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Paiement en l igne
Via Paybox Lien direct avec le système de paiement en ligne Paybox.
Via Système local Lien avec une passerelle
via AzurColloqueprochainement
49
Paiement en l igne via Paybox
50
Participant
Gestionnaire
Saisie
questionnaire
Envoi données
+
redirection
Retour paiement
+
redirection
Back office
Service de paiement
PAYBOX
Paiement en l igne via système local
51
Système local
(université, …)
Service de paiement
(PAYBOX, banque, …)
Participant
Service
comptable
Saisie
questionnaire
Envoi données
Redirection paiement Etat paiement
Retour paiement
Etat comptable
Paiement en l igne via AzurColloque
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AzurColloque
Service de paiement
PAYBOX
Participant
Service
comptable
Saisie
questionnaire
Redirection
Redirection paiement Etat paiement
Retour
Etat comptable Finalisation questionnaire
(choix tarif + options)
Tutoriel
Suivre les étapes suivantes du tutoriel :
5. Configuration de votre conférence
D. Configuration de l’inscription
Configuration des règles générales
Configuration du formulaire d’inscription
Configuration du paiement
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Publicat ion du si te de la conférence
Selon l’activation de certains modules, le
site de la conférence peut être publié
lorsque les modules suivants ont été
configurés:
– Module de dépôt
– Module de relecture
– Module d’inscription
55
I l e s t p o s s i b l e m a i n t e n a n t d e r e f e r m e r l e s i t e a u
p u b l i c s a n s p a s s e r p a r l e s u p p o r t S c i e n c e s c o n f .
Dépôt pour les auteurs
4 étapes :
Métadonnées informations sur la soumission
(titre, …)
Auteurs Liste des intervenants (et
auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs
Fichier(s) Texte complet ou documents
annexes (présentation, vidéo, images, …)
Conversion automatique dans le format PDF
Récapitulatif
58
Tutoriel
Suivre les étapes suivantes du tutoriel :
7. Accès déposantCréer un compte dans https://formationX.sciencesconf.org/user/createaccount.
Vous allez recevoir un mail de confirmation, cliquer sur le lien.
Effectuez plusieurs dépôts de résumés.
Vous allez accéder au formulaire de dépôt qui aura été construit par l’administrateur.
Le dépôt d’un résumé s’effectue en 4 étapes :– Saisie des métadonnées
– Saisie des auteurs
– Ajout de fichiers annexes (étape facultative)
– Récapitulatif
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Relecture
Module accessible automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur
Accès aux dépôts attribuées par le coordinateur
1 grille par dépôt (Nouveau: une grille possible par type de document).
Possibilité d’ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d’autres thématiques)
61
Tutoriel
Suivre les étapes suivantes du tutoriel :
8. Accès relecteur
Utilisez les identifiants du compte relecteur. – Identifiant : relecteur-demo
– Mot de passe : sciencesconf
Si la période de relecture est ouverte allez dans Relecture>Dépôts à relire. Si les documents ont été déposés dans la thématique associée au relecteur, ils apparaîtront sur son écran.
Sélectionnez un document, vous allez accéder au dépôt et à la grille de notation qui vous permettra d’évaluer les papiers.
Tant que la période de relecture est ouverte, vous pouvez revenir sur l’une de vos évaluations pour la compléter sur la page Relecture > Dépôts relus.
62
Sélect ion des communications
Tableau de bord des communications en
temps réel
64
- Acceptation
- Refus
- Demande de
modifications au
déposant
- Modification directe
des communications
Alias mails
› Création automatique d’un alias par
conférence
› Possibilité de créer d’autres alias préfixés
par l’identifiant de la conférence
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[ c o n f ] @ s c i e n c e s c o n f . o r g
E x : [ c o n f ] - l i s t e 1 @ s c i e n c e s c o n f . o r g
Apparence des mails
Personnalisation de la structure des mails
envoyés par l’application
Attention aux images dans les templates
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Modèles de mails
Personnalisation du contenu
– Notifiant l’acceptation et/ou refus d’un dépôt
– Confirmation inscription
– …
Création de nouveaux modèles
– Annonce colloque,
– Appel à communication,
– …
69
Listes de destinataires
Création de listes de destinataires
prédéfinies
– Pour préparer les appels à communication
– Pour informer les participants
– …
70
Publipostage
Sélection destinataire– Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au
moins un papier accepté dans une thématique, liste personnalisées, …)
– Ajout de nouvelles adresses mails
Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails– Tags spéciaux remplacés au moment de l’envoi
%%USER%%, %%CONFERENCE%%, …
Options supplémentaires– Ajout de pièces jointes
– Possibilité d’envoyer une copie aux administrateurs, accusé réception, …
Historique des mails envoyés
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Tutoriel
Suivre les étapes suivantes du tutoriel :
9. Accès coordinateur
B. Gestion des mails
Apparence
Modèles
Publipostage (mailing)
72
Programme de la conférence
Ajout d’événements
– Session,
– Discours,
– Pause,
– …
Ajout des interventions dans les sessions
– Récupéré dans les soumissions acceptées
74
Tutoriel
Suivre les étapes suivantes du tutoriel :
9. Accès coordinateur
C. Mise en place du programme de la conférence
83
Recuei l des résumés / actes
Choix des données Type : résumé, texte complet
Regroupement : programme, thématiques
Statut des données (acceptées, …)
Données supplémentaires Pages prédéfinies : couverture, table des matières, index
des auteurs, …
Fichiers extérieurs au format PDF
Mise en page Tri sur les dépôts
Pagination
Langue
85
C r é a t i o n d ’ u n f i c h i e r a u f o r m a t P D F
Inscript ion pour les part ic ipants
Lien d’inscription accessible sur le site en fonction de la période définie par l’administrateur
Le participant complète le formulaire d’inscription
Il reçoit une confirmation de son inscription par mail
Si paiement :– Le système présente le montant des frais d’inscription
– Choix du mode de paiement (en fonction des modes définis par l’administrateur)
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Tableau de bord des inscri ts
Accès en temps réel aux inscriptions pour la
conférence
Possibilité d’être alerté pour chaque
nouvelle inscription
Export de la liste des participants
92
L’administrateur peut aussi
Créer des comptes
Donner des privilèges
Exporter la liste des participants
94
Tutoriel
Suivre les étapes suivantes du tutoriel :
12. Créer des comptes et donner des
privilèges
95
In tégrat ion dans l ’arch ive ouver te HAL
Export vers HAL en 1 clic (en cours)
Accord nécessaire des déposants
Enrichissement de l’archive ouverte HAL
Création automatique d’une collection pour la conférence
Enrichissement des listes d’articles pour les laboratoires
Diffusion large à travers l’archive ouverte
97
Evolut ions à venir
Activation et désactivation des modules (janvier 2017)
Gestion éditoriale– Améliorer l’édition du programme
– Application mobile pour présentation du programme
– Proposer une répartition aléatoire des soumissions aux différents relecteurs
– Permettre la création de plusieurs grilles d’évaluations (en fonction du type de
dépôt : communication ou poster)
– Lien inscription/dépôt
Inscription– Proposer un système complet de gestion des inscriptions (édition factures,
attestation de présence)
– Passerelle avec AzurColloque
Documentation, support
99
Liens avec les autres plateformes
100
Gestion Scientifique Gestion des inscriptions
Site web Publipostage
Dépôt des communications /
posters
Outil de sélection
Outil de relecture
Edition du recueil des résumés,
des actes
Edition du programme de la
conférence
Construction du questionnaire
d’inscription
Mise en place du paiement des
frais d’inscriptions
Tableau de bord permettant le
suivi des inscriptions en temps
réel
Site multilingue
Modèles de site prédéfinis ou à
personnaliser
CMS pour la gestion du contenu du
site
Outil d’analyse des visites du site web
de la conférence
Personnalisation de mails
Création de modèles de mails
Création de liste de diffusion
Envoi des mails (appels à
communication, relances, …)
Sciencesconf.org
Transfert des communications
Système de paiement en ligne
Module de relecture
APIAPI
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