plateforme de gestion de congrÈs scientifiques

PLATEFORME DE GESTION

DE

CONGRÈS SCIENTIFIQUES

https://www.sciencesconf.org/formation/presentation.pdf

Sommaire

Introduction

Présentation du portail www.sciencesconf.org

Les modules de la plateforme– Site web

– Gestion éditoriale

– Gestion de l’inscription

Les différents accès – Déposant

– Relecteur

– Coordinateur

– Participant

– Gestionnaire

Transfert vers HAL

Evolutions de la plateforme

2

INTRODUCTION

3

Historique

2008 - Demande de la direction du CNRS de mettre en place un outil

unifié de gestion scientifique de conférences à destination de la

communauté de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche.

Débuté dans le cadre de l’appel à projet du TGE-Adonis

Projet porté par le CCSD

Septembre 2009 - Début de la réalisation

Décembre 2010 - Ouverture de la version 1.0 de la plateforme

Mars 2013 - Poursuite de l’évolution de la plateforme avec la mise en

place de la version 1.7

Septembre 2015 - Début de la réalisation d’une nouvelle version

4

Principe

Un environnement informatique de la conférence externalisé dans le

« cloud CCSD » offrant :

Serveur Web pérenne, personnalisable et possédant sa propre URL

de la forme [conf].sciencesconf.org– Exemple : http://hrms2011.sciencesconf.org

Des adresses mails spécifiques– Exemple : [email protected], [email protected]

Possibilité de collections pérennes (à venir)– Exemple : collection.sciencesconf.org regroupera les conférences de 2011, 2012,

etc.

Demande d’hébergement simple via un site dédié

5

Au c u n e i n f r a s t r u c t u r e i n f o r m a t i q u e l o c a l e

P O R TA I L

› CRÉATION de l’espace conférence dans le cloud ccsd

› ANNUAIRE des conférences

› CALENDRIER des évènements

E S PA C E C O N F É R E N C E

› POUR LES PARTICIPANTS- Inscription

- Soumission

› POUR LES ORGANISATEURS- Hébergement et personnalisation du site web

- Statistique de consultation

- Suivi des inscriptions

- Outils de sélection des contributions

- Mise en place du programme

- Envoi de mail

- Edition électronique

- Transfert vers l’archive ouverte HAL

Organisat ion de la plateforme

6

Sciencesconf.org en mars 2017

4 105 conférences

7

33%

12%

11%

10%

Humanities and Social Sciences

Environmental Sciences

Physics

Engineering Sciences

Computer Science

Life Sciences

Mathematics

Chemical Sciences

Sciences of the Universe

Cognitive science

Other

Economics and quantitative Finance

Statistics

Nonlinear Sciences

Sciencesconf.org en mars 2017

834 utilisent uniquement la gestion de site web

2 127 utilisent le module de gestion éditoriale– 101 213 résumés, 28 838 communications

– 1 197 abstracts pour la conférence rst2014-pau

– 945 textes complets pour la conférence cfm2015

– 1 921 textes exportés vers HAL

2 384 utilisent le module d’inscription– 165 167 inscrits

– 1 118 inscrits pour a conférence rst2014-pau

– 749 utilisent le module de paiement (503 en ligne dont 185 via Paybox)

8

LE PORTAIL www.sciencesconf.org

9

Le portai l www.sciencesconf.org

Demande d’hébergement de la conférence

Informations sur les conférences en cours

10

Créat ion d’une nouvel le conférence

Demande de création en 5 étapes :

1. Authentification

2. Description

3. Modules

4. Site internet

5. Récapitulatif

Validation de l’hébergement sur la plateforme par le

CCSD

– Vérification d’éligibilité

– Délai moyen 48 heures

11

E s p a c e C o n f é r e n c e d i s p o n i b l e

Consultat ion des conférences

Liste

Par lieux

12

Chronologique

RSS

Tutoriel

Suivre les étapes suivantes du tutoriel :

1. Comment créer une conférence sur

Sciencesconf.org ?

Allez sur le portail https://demo-

www.sciencesconf.org/ et cliquez sur Créer une

nouvelle conférence.

Une fois identifié, complétez les 4 étapes.

Votre conférence sera validée par notre équipe dans

les 48h suivant votre demande.

13

ESPACE CONFERENCE

14

[maconf].sciencesconf.org

15

Accès Part ic ipant

Point d’entrée pour le participant sur la

plateforme

Accès :

– Inscription

– Dépôt des résumés et communications

– Programme, annonces

– Consultation des informations de la conférence

16

Accès Organisateur

Site Web– Hébergement

– Personnalisation : Gabarit, apparences, contenu, …

– Statistiques de consultation

Inscription– Construction du questionnaire

– Suivi des inscriptions

Gestion scientifique– Outils de sélection des contributions

– Mise en place du programme

– Envoi de mail : Appel à soumission, relance, …

– Edition électronique

– Transfert des communications sur l’archive ouverte HAL

Administration– Configuration des listes : Thématiques, types de dépôt, …

– Paramétrage de la conférence : Période de soumission, de relecture, d’inscription, …

17

Rôles ut i l isateurs

WebmasterGestion du site web de la conférence : apparence, contenu, statistiques

CoordinateurOrganisation du travail de relecture : Définition des relecteurs, répartition des soumissions Sélection des soumissions

Relecteur Evaluation des soumissions

RédacteurAccès aux évaluations des relecteurs

GestionnaireAccès au suivi des inscriptions

AdministrateurConfiguration de la conférence

Ouverture du site au public

+ rôle webmaster + rôle gestionnaire + rôle coordinateur

18

Tutoriel


2. Accès à l’espace de votre conférence

conférence

3. Modification des données du compte

Administrateur (facultatif)

19

SITE WEB

20

Administrat ion Site Web

Langues de l’interfaceDéfinition des langues disponibles pour le site web de la conférence (Français, Anglais, Espagnol)

Charte graphique– En-tête Personnalisation du bandeau du site

– Disposition Mise en page du site

– Apparence Définition du thème graphique

MenuGestion du contenu du site public (pages)

Statistiques de consultation

21

En-tête du si te

3 méthodes de personnalisation :

Formulaire rapideEn-tête créé automatiquement à partir des informations renseignées

22

En-tête du si te

En-tête image

En-tête HTML

23

Disposit ion

Définition de la structure du site web:

Menu Vertical

Menu Horizontal

24

Apparence

3 méthodes de personnalisation du style :

Styles prédéfinis

25

Apparence

Formulaire rapideStyle créé automatiquement avec

les informations renseignées

Style avancé– Accès aux feuilles

– de styles CSS

26

Contenu du site web

Définition des pages constituant le site web de la conférence

Pages prédéfinies Planning, consultation,

recherche,

Liste des participants, …

Pages personnalisablesPages HTML, liens, galeries, …

27

P o s s i b i l i t é d e d é f i n i r d e s d r o i t s d ’ a c c è s

a u x d i f f é r e n t e s p a g e s d u s i t e e n f o n c t i o n d e s

r ô l e s u t i l i s a t e u r s

Pages prédéfinies

Consultation des soumissionsDifférents types de consultation : par thématique, par intervenant, par auteur

RechercheRecherche dans les soumissions pour la conférence

Liste des participantsEnrichissement de la liste en temps réel en fonction des nouvelles inscriptions

Programme de la conférenceDifférentes vues : graphique (journée, semaine), détaillée

Actualités de la conférenceAccessible sur une page du site ou via les flux RSS

Page SponsorsListe des partenaires de la conférence

28

Pages personnal isables

Page d’accueilPersonnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)

Page personnalisablePersonnalisation éditeur WYSIWYG (HTML)

Galerie photoDiaporama des photos déposées

Liens extérieurs

Lecteur flux syndication extérieurs (RSS)

Fichiers déposés

Dates importantes

29

Statist iques

Outil externe d’analyse des visites

du site web intégré pour chaque conférence

30

h t t p : / / p i w i k . o r g /

h t t p : / / w w w. g o o g l e . c o m / a n a l y t i c s /

Tutoriel


4.Vérifiez l’état de vos modules

5. Configuration de votre conférenceA. Personnalisation du site web de la conférence Configuration générale

Disposition

En-tête du site

Apparence

Pages

Ressources

Statistiques

31

GESTION SCIENTIFIQUE

32

Fonct ionnement avec dépôt de résumés

Déposants,

auteurs

1- Dépôt

33

Relecteurs Coordinateur

2- Relecture 3- Sélection

Répartition

Résumés

déposés

Résumés

relus

Résumés

acceptés

Mise en place

du programme

Edition du recueil

des résumés

Publipostage

Fonc t ionnement avec dépôt de résumés pu is

tex tes comple ts

Déposants,

auteurs

1- Dépôt

34

Relecteurs Coordinateur


Répartition

Résumés

déposés

Résumés

relus

Résumés

acceptés

Mise en place

du programme

Edition du recueil

des résumés et des

actes

Publipostage

4- envoi des

notifications

aux déposants


Textes complets

déposés

Textes complets

relus

Textes complets

acceptés

5- Dépôt des

textes complets

Configurat ion du dépôt

Définition des types de dépôts (oral, poster,…), des thématiques

Définition des règles de dépôt:– Type de dépôt

– Format du résumé

– Période de dépôt

– Alerte mail

Choix des métadonnées demandées lors du dépôt– mots-clés, email des auteurs, …

35

Configurat ion de la relecture

Définition des relecteurs– Ventilation des papiers par thématique

– Puis éventuellement par soumission

Définition des options de relecture – Relecture (anonymisation possible)

– Périodes par type de dépôt

Création d’une grille de notation pour l’évaluation des dépôts par les relecteurs– Ajout de critères de notation

Ex: Pertinence, originalité, intérêt, qualité scientifique, …

1 note par critère pondérant la note finale

Accès en temps réel au tableau de bord des dépôts:– Accès aux avis des relecteurs

– Sélection des dépôts

36

Création de la gr i l le de relecture

Ajout de critères d’évaluation

37

Grille d’évaluation

Tutoriel


5. Configuration de votre conférence

B. Configuration du dépôt scientifique

Types de dépôts

Thématiques

Règles de dépôt

Droits d’accès aux documents en consultation

38

Tutoriel



C. Configuration de la relecture

Règles de relecture

Grille d’évaluation

Affectation des thématiques aux relecteurs

39

INSCRIPTION

40

Configurat ion de l ’ inscript ion

Configuration en 3 étapes

Configuration des règles de dépôt

Construction du formulaire d’inscription

Configuration du paiement (optionnel)

Configuration générale

– Période d’inscription

– Validation par l’administrateur des inscrits

– Limite du nombre d’inscrits

– Alerte mail aux administrateurs

41

Structure du formulaire

Champs non modifiables– Informations liées à la création d’un compte dans

Sciencesconf.org Adresse mail, login, mot de passe, nom, prénom

Champs prédéfinis– Informations complémentaires

Titre, url site perso

– Informations sur le laboratoire du participant Laboratoire, adresse, pays

Champs personnalisables– Informations spécifiques à la conférence

Catégories, diner de gala, ….

42

Construct ion du formulaire

Ajout d’éléments de descriptionPermettent d’habiller le formulaire

Titre de section

Description

Saut de ligne

Ajout d’éléments de formulairesAttendent une réponse du participant

Texte

Texte long

Liste déroulante

Catégorie

43

Construct ion du formulaire

Éléments texte et texte long– Libellé, description (optionnel)

– Obligatoire : indique si le participant doit obligatoirement renseigner ce champ

– Contrôle possible : Vérifie la saisie du participant Contrôles : numérique, date, mail

Liste déroulante, élément catégorie– Libellé, description

– Obligatoire : indique si le participant doit obligatoirement renseigner ce champ

– Type de valeurs: oui/non, Liste des thématiques, liste des jours de la conférence, liste libre, …

– Si valeurs libres, il faut les saisir une par une

– Le champ catégorie est identique à une liste déroulante Champ unique

Si intégration du paiement, permet de définir des montants de frais d’inscription différents

44

Exemple de formulaire

45

Configurat ion du paiement

Sélection des moyens de paiement à proposer aux participants– En ligne

URL du système distant

commentaire

– Par chèque Ordre

Adresse d’envoi

– Par bon de commande Adresse d’envoi

– Par transfert bancaire Coordonnées bancaires

– Sur place Moyens de paiement acceptés

46

Frais d’ inscript ion

Définition du montant des frais d’inscription– En fonction des catégories

chercheurs, étudiants, membre association, …

– En fonction des dates

Possibilité d’ajout d’options– À partir du formulaire d’inscription créé

auparavant

– Le système présente tous les éléments du formulaire d’inscription de type « Liste déroulante » exemple: participation au repas de gala : +50€

47

Exemple

48

Paiement en l igne

Via Paybox Lien direct avec le système de paiement en ligne Paybox.

Via Système local Lien avec une passerelle

via AzurColloqueprochainement

49

Paiement en l igne via Paybox

50

Participant

Gestionnaire

Saisie

questionnaire

Envoi données

+

redirection

Retour paiement

+

redirection

Back office

Service de paiement

PAYBOX

Paiement en l igne via système local

51

Système local

(université, …)

Service de paiement

(PAYBOX, banque, …)

Participant

Service

comptable

Saisie

questionnaire

Envoi données

Redirection paiement Etat paiement

Retour paiement

Etat comptable

Paiement en l igne via AzurColloque

52

AzurColloque

Service de paiement

PAYBOX

Participant

Service

comptable

Saisie

questionnaire

Redirection

Redirection paiement Etat paiement

Retour

Etat comptable Finalisation questionnaire

(choix tarif + options)

Tutoriel



D. Configuration de l’inscription

Configuration des règles générales

Configuration du formulaire d’inscription

Configuration du paiement

53

OUVERTURE DU SITE

54

Publicat ion du si te de la conférence

Selon l’activation de certains modules, le

site de la conférence peut être publié

lorsque les modules suivants ont été

configurés:

– Module de dépôt

– Module de relecture

– Module d’inscription

55

I l e s t p o s s i b l e m a i n t e n a n t d e r e f e r m e r l e s i t e a u

p u b l i c s a n s p a s s e r p a r l e s u p p o r t S c i e n c e s c o n f .

Tutoriel


6. Ouverture du site de la conférence

56

Accès déposant

57

Dépôt pour les auteurs

4 étapes :

Métadonnées informations sur la soumission

(titre, …)

Auteurs Liste des intervenants (et

auteurs) de la soumission avec appartenance des auteurs

Fichier(s) Texte complet ou documents

annexes (présentation, vidéo, images, …)

Conversion automatique dans le format PDF

Récapitulatif

58

Tutoriel


7. Accès déposantCréer un compte dans https://formationX.sciencesconf.org/user/createaccount.

Vous allez recevoir un mail de confirmation, cliquer sur le lien.

Effectuez plusieurs dépôts de résumés.

Vous allez accéder au formulaire de dépôt qui aura été construit par l’administrateur.

Le dépôt d’un résumé s’effectue en 4 étapes :– Saisie des métadonnées

– Saisie des auteurs

– Ajout de fichiers annexes (étape facultative)

– Récapitulatif

59

Accès relecteur

60

Relecture

Module accessible automatiquement en fonction des dates définies par le coordinateur

Accès aux dépôts attribuées par le coordinateur

1 grille par dépôt (Nouveau: une grille possible par type de document).

Possibilité d’ajout de commentaires, reclassement des dépôts (dans d’autres thématiques)

61

Tutoriel


8. Accès relecteur

Utilisez les identifiants du compte relecteur. – Identifiant : relecteur-demo

– Mot de passe : sciencesconf

Si la période de relecture est ouverte allez dans Relecture>Dépôts à relire. Si les documents ont été déposés dans la thématique associée au relecteur, ils apparaîtront sur son écran.

Sélectionnez un document, vous allez accéder au dépôt et à la grille de notation qui vous permettra d’évaluer les papiers.

Tant que la période de relecture est ouverte, vous pouvez revenir sur l’une de vos évaluations pour la compléter sur la page Relecture > Dépôts relus.

62

Accès coordinateur

63

Sélect ion des communications

Tableau de bord des communications en

temps réel

64

- Acceptation

- Refus

- Demande de

modifications au

déposant

- Modification directe

des communications

Tutoriel


9. Accès coordinateur

A. Sélection des dépôts

65

Gestion des mails

66

Alias mails

› Création automatique d’un alias par

conférence

› Possibilité de créer d’autres alias préfixés

par l’identifiant de la conférence

67

[ c o n f ] @ s c i e n c e s c o n f . o r g

E x : [ c o n f ] - l i s t e 1 @ s c i e n c e s c o n f . o r g

Apparence des mails

Personnalisation de la structure des mails

envoyés par l’application

Attention aux images dans les templates

68

Modèles de mails

Personnalisation du contenu

– Notifiant l’acceptation et/ou refus d’un dépôt

– Confirmation inscription

– …

Création de nouveaux modèles

– Annonce colloque,

– Appel à communication,

– …

69

Listes de destinataires

Création de listes de destinataires

prédéfinies

– Pour préparer les appels à communication

– Pour informer les participants

– …

70

Publipostage

Sélection destinataire– Listes prédéfinies (inscrits, déposants, déposant ayant au

moins un papier accepté dans une thématique, liste personnalisées, …)

– Ajout de nouvelles adresses mails

Utilisation de modèle prédéfini ou rédaction de nouveaux mails– Tags spéciaux remplacés au moment de l’envoi

%%USER%%, %%CONFERENCE%%, …

Options supplémentaires– Ajout de pièces jointes

– Possibilité d’envoyer une copie aux administrateurs, accusé réception, …

Historique des mails envoyés

71

Tutoriel



B. Gestion des mails

Apparence

Modèles

Publipostage (mailing)

72

Programme

73

Programme de la conférence

Ajout d’événements

– Session,

– Discours,

– Pause,

– …

Ajout des interventions dans les sessions

– Récupéré dans les soumissions acceptées

74

Vue journée

75

Vue journée

76

Vue semaine

77

Vue semaine

78

Vue détai l lée

79

Vue détai l lée

80

Vue détai l lée

81

Edit ion PDF

82

Tutoriel



C. Mise en place du programme de la conférence

83

Edition électronique

84

Recuei l des résumés / actes

Choix des données Type : résumé, texte complet

Regroupement : programme, thématiques

Statut des données (acceptées, …)

Données supplémentaires Pages prédéfinies : couverture, table des matières, index

des auteurs, …

Fichiers extérieurs au format PDF

Mise en page Tri sur les dépôts

Pagination

Langue

85

C r é a t i o n d ’ u n f i c h i e r a u f o r m a t P D F

Tutoriel



D. Edition électronique

86

Accès participant

87

Une inscription

88

Inscript ion pour les part ic ipants

Lien d’inscription accessible sur le site en fonction de la période définie par l’administrateur

Le participant complète le formulaire d’inscription

Il reçoit une confirmation de son inscription par mail

Si paiement :– Le système présente le montant des frais d’inscription

– Choix du mode de paiement (en fonction des modes définis par l’administrateur)

89

Tutoriel


10. Accès participant

90

Accès gestionnaire

91

Tableau de bord des inscri ts

Accès en temps réel aux inscriptions pour la

conférence

Possibilité d’être alerté pour chaque

nouvelle inscription

Export de la liste des participants

92

Tutoriel


11. Accès gestionnaire

93

L’administrateur peut aussi

Créer des comptes

Donner des privilèges

Exporter la liste des participants

94

Tutoriel


12. Créer des comptes et donner des

privilèges

95

HAL

96

In tégrat ion dans l ’arch ive ouver te HAL

Export vers HAL en 1 clic (en cours)

Accord nécessaire des déposants

Enrichissement de l’archive ouverte HAL

Création automatique d’une collection pour la conférence

Enrichissement des listes d’articles pour les laboratoires

Diffusion large à travers l’archive ouverte

97

EVOLUTIONS

98

Evolut ions à venir

Activation et désactivation des modules (janvier 2017)

Gestion éditoriale– Améliorer l’édition du programme

– Application mobile pour présentation du programme

– Proposer une répartition aléatoire des soumissions aux différents relecteurs

– Permettre la création de plusieurs grilles d’évaluations (en fonction du type de

dépôt : communication ou poster)

– Lien inscription/dépôt

Inscription– Proposer un système complet de gestion des inscriptions (édition factures,

attestation de présence)

– Passerelle avec AzurColloque

Documentation, support

99

Liens avec les autres plateformes

100

Gestion Scientifique Gestion des inscriptions

Site web Publipostage

Dépôt des communications /

posters

Outil de sélection

Outil de relecture

Edition du recueil des résumés,

des actes

Edition du programme de la

conférence

Construction du questionnaire

d’inscription

Mise en place du paiement des

frais d’inscriptions

Tableau de bord permettant le

suivi des inscriptions en temps

réel

Site multilingue

Modèles de site prédéfinis ou à

personnaliser

CMS pour la gestion du contenu du

site

Outil d’analyse des visites du site web

de la conférence

Personnalisation de mails

Création de modèles de mails

Création de liste de diffusion

Envoi des mails (appels à

communication, relances, …)

Sciencesconf.org

Transfert des communications

Système de paiement en ligne

Module de relecture

APIAPI

Liens ut i les

Portail principal– h t t p : / / w w w. s c i e n c e s c o n f . o r g

Support– s u p p o r t @ s c i e n c e s c o n f . o r g

Contact– c o n t a c t @ s c i e n c e s c o n f . o r g

101

plateforme de gestion de congrÈs scientifiques

Documents