lean academy 2016 fr
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LEAN Academy 2016 Session d’info 18 février
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• Lean Management – introduction courte• Lean Academy 2016• Un candidat-projet Lean idéal• Le trajet de formation – en pratique• Timing• Sélection• Questions
PROGRAMME
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• Opter pour « l’ Excellence Opérationnelle »via la philosophie Lean,
répondre aux attentes des clientsavec un minimum de moyens, sans gaspillage.
amélioration du fonctionnementet des prestations de services
réduction des couts
plus de sens au travail pour le fonctionnaire
LEAN MANAGEMENT
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Rechercher les sources de gaspillage
OverprocessingExécuter au delà des exigences
ou des attentes, manque de standardisation
DéplacementsCirculation des documents,
Archives illogiques, …
SurproductionSur-offre de
services ou d’informations non pertinents
Transfert du travailTravail fragmenté;
travail qui peut difficilement être repris
StockPiles de dossiers, mails,
travail en cours, …
Talent inutiliséAttitude personnelle,
manque de délégation;créativité inexploitée
RefaireÀ cause d’erreur d’exécution ou
d’un manque d’information
Attentesd’information,
d’autres intervenantsdans le processus,de signatures, ...
FocusAménagement de bureau,
manque d’assertivité, discipline,planning, …;
collègues inquiétants
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Quels sont les challenges « Lean »pour nos organisations ?
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• Focus sur l’applicabilité pratique: une équipe de projet de 2 à 4 personnes participe avec un projet concret d’amélioration
• Transfert de l’acquis vers le lieu de travail
• Sur mesure : parfaitement adapté aux prestations de services et aux processus administratifs dans un contexte public
• Partage de connaissances et d’expériences entre les participants de différentes organisations
LEAN ACADEMY 3 (2016)Ce qui perdure
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• Leçons– Mieux impliquer le commanditaire/sponsor au départ et
pendant le projet– Se concentrer sur le coaching et le suivi au cours de
l’implémentation• Défis– Focus sur le client externe– Réduction des coûts
LEAN ACADEMY 1 + 2Lessons learned
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LEAN ACADEMY 3 (2016)Ce qui va changer
• Le sponsor/commanditaire est invité aux entretiens préliminaires et à deux étapes marquantes dans le trajet
• Le trajet ne se termine pas avec le livrable des propositions d'amélioration, mais va plus loin jusqu’à la phase d’implémentation
• Le trajet est donc allongé et passe de 4 à 6 mois
• Les moments de coaching sont renforcés
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Coûts et bénéfices de la Lean Academy 2 (2015)
Edition 2015; chiffres planifiée; l’implémentation vient de commencer
Coûts Lean Academy(uniques)
Montant (€) Bénéfices Lean Academy (annuellement)
Montant (€)
Coûts internes et externescoordination
110.000 Réduction de la capacité de personnel 60 FTE (planifiée)
3.600.000
Coût salarial des participants à la Lean Academy
234.000 Réduction des dépenses (planifiée) 125.000
Coût salarial des groupes de travail internes (15 jours/projet)
162.000 Réduction des délais pm
Coûts de personnel prévus pour l’implémentation (50 jours/projet)
450.000 Réduction des fautes pm
Les dépenses prévues pour la mise en œuvre
200.000 Augmentation de la satisfaction client
pm
Compétences acquises130 participants
pm
TOTAL Coûts 1.156.000 TOTAL Profits 3.725.000
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• Le projet se focalise sur un processus récurrent. Pas sur un département, pas sur un outil IT ou une réalisation unique;
• On y trouve un client qui a des besoins ainsi qu’un élément de sortie (output) concret, tangible, que l’on peut mesurer;
• Le processus concerné est améliorable (avantages attendus) en matière de réduction des coûts, des fautes ou des délais, au niveau de la qualité par rapport aux attentes des clients, … ;
• Le processus est suffisamment important pour le management (p.e. lien avec le contrat d’administration) et les domaines d’amélioration sont identifiés;
Critères pour un bon projet d’amélioration type Lean (1)
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• Le processus est suffisamment transversal (plusieurs départements sont concernés);
• Le champ d'application (scope) doit permettre une mise en œuvre dans les six mois;
• Les membres de l'équipe de projet peuvent dédier 30 à 50% de leur temps au projet;
• Le sponsor/mandataire peut décider de la mise à disposition de ressources (humaines) sur le projet.
Critères pour un bon projet d’amélioration type Lean (2)
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Profil des candidats
• Connaissance approfondie de son organisation• Compréhension des processus existants• Motivation• Expérience en gestion de processus, de projet et/ou du
changement (souhaitable)• Expérience en développement
de l’organisation, managementsupport et/ou contrôle interne (utile)
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Type proces Exemple
Processus clé • Rationalisation du processus de remboursement des produits relevant de la nutrition médicale
• Un traitement plus efficace des dossiers au sein de l’Office des Etrangers
• Des contrôles visant le feu bactérien plus efficaces• Optimiser la procédure « Conditions d’agrément »• Contrôle des activités professionnelles autorisées
Processus de support • Le processus des achats ICT• Le processus de recrutement• La gestion des autorisations pour le personnel
d’entretien• La surveillance de la santé des employés
Les sujets: quelques exemples LA 1 & 2
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Lean Academy: timing
CANDIDATURE 10 MARS – LE SPONSOR DEPOSE LE DOSSIER
SELECTION
25 MARS – LES PROJETS SELECTIONNES SONT PUBLIES SUR LE SITE WEB
AVRIL- JUIN
1. Entretiens d’intake 11-12-13-14 avril2. 1 journée de formation classique (groupes NL et FR)3. Coaching en groupe (4 à 5 équipes de projet) +
coaching individuel
SEPTEMBRE - NOVEMBRE
4. Implémentation: coaching en groupe (4 à 5 équipes de projet) + coaching individuel5. Présentation des résultats
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Lean Academy: approche
• Après une journée de théorie tout de suite se mettre au travail
• 5,5 jours de coaching en groupe
• 2 X 2 heures de coaching individuel
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Lean Academy: critères de sélection
FOCUSSUR LE CITOYEN
FOCUS SUR LA REDUCTION DES COÛTS
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Lean Academy: critères de sélectionsi trop de candidatures
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IMAGINE The great things we can do together
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Contact
• Ingrid De Haes (OFO-IFA)ingrid.dehaes@ofoifa.fgov.be
• Véronique Wathieu (DG OPO-DOP)veronique.wathieu@p-o.belgium.be• Paul Van Gampelaere (DG OPO-DOP)paul.vangampelaere@p-o.belgium.be
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