gagner une heure par jour philippe chazal

GAGNER UNE HEURE PAR JOUR

P.CHAZAL GESTION DU TEMPS pchazal@orange.fr

Je vous propose de découvrir quelques astuces indispensables pour ne plus être submergé par les emails

Philippe CHAZALConsultant Formateur

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Envoi

Créez des réponses types Pour envoyer le même e-mail (ou presque) à des

dates différentes ou à des destinataires distincts. prenez quelques secondes pour créer un modèle. Après avoir rédigé votre message standard, enregistrez-le (Fichier puis Enregistrer sous ou bien Ctrl+S) au format "Modèle Outlook.

Ensuite, lorsque vous en avez besoin, il vous suffit de suivre ce chemin Nouveaux éléments, Autres éléments, Choisir un formulaire. Vous trouverez vos modèles dans Modèles dans le fichier système.

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EnvoiInsérer une capture d’écran dans un

email Pour aller plus vite, Outlook permet d’insérer

facilement une capture d’écran au sein d’un email. Cliquez sur la rubrique Insérer du bandeau, puis Capture : vos dernières captures d’écran effectuées sont ici.

Utilisez des règles de mise en forme automatique pour mettre en bleu tous les messages qui

sont envoyés à vous seul.

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Envoi

Pendant vos absences, configurez un message automatique Avant de vous absenter pour quelques jours.

n'oubliez pas de paramétrer une réponse automatique indiquant votre absence. Vos destinataires éviteront alors de vous envoyer des flopées de relances d'emails

Créer des groupes de destinataires Pour ne pas avoir à saisir à chaque fois des

listes de diffusion

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Envoi

Transférer des messages au responsable en un clic Par défaut, Outlook permet de forwarder

rapidement un e-mail Pour cela, il suffit de faire un clic-droit sur le message en question dans actions rapides, il est possible de sélectionner un destinataire La première fois que vous utilisez cette fonctionnalité, il vous faudra préciser l'adresse email

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EnvoiPlanifier l’envoi d’un email sur

Outlook Pour envoyer un message plus tard sur Outlook,

créez un nouveau mail, cliquez sur Options, puis « Différer la diffusion ». Choisir ensuite l’heure d’envoi de votre email planifié.

Supprimer l’email d’origine dans les réponses et les transferts Par défaut, le message d’origine est inclus aux

réponses et aux transferts. Vous pouvez les supprimer automatiquement via les options courrier. Vous pouvez choisir de les laisser et modifier l’affichage : ils peuvent être insérés en retrait ou en pièce jointe.

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Réception

Fermer un e-mail auquel on a répondu C’est possible et super simple : cliquez sur Fichier,

Options, Courrier. Repérez la rubrique « Réponses et transferts » et cochez la case « Fermer la fenêtre du message d’origine lors de la réponse ou du transfert ».

Utilisez un seul dossier de référence, sous la boîte de réception, pour tous les documents de référence

auxquels vous êtes susceptible d’avoir besoin de vous référer ultérieurement

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Réception

Archivez ou jetez les emails au fur et à mesure Une boite de réception efficace est une boite

où ne s'accumulent pas les emails! Lorsque vous recevez un message, classez-le dans un dossier ou jetez-les

ZERO INBOXDans nos boites emails on fait le vide !

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Réception

Donner une couleur aux mails provenant d'un expéditeur particulier

Pourfaire ressortir certains e-mails grâce à un code couleur.

Dans le ruban Affichage, cliquez sur Paramètres d'affichage, puis Mise en forme conditionnelle. Ici, vous pouvez donner une apparence particulière (couleur,police, taille...) à certains messages selon plusieurs critère (expéditeur ,objet, destinataires...).

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Utiliser les raccourcis clavier Comme tout logiciel, Outlook propose des raccourcis

clavier qui peuvent faire gagner beaucoup de temps, pour peu qu'on les apprenne. Voici les plus courants :

Ctrl+R : Répondre Ctrl +MAJ+R : Répondre à tous Ctrl+F : Transférer Ctrl+Entrée : Envoyer Ctrl+N : Nouveau message Ctrl+P : Imprimer Retrouvez les tous ici.

Gagnez encore plus de temps et en efficacité avec nos formations

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En une journéeDécouvrir, manipuler et personnaliser les fonctionnalités d'Outlook en fonction de ses besoins sur votre Ordinateur

Objectifs : Optimiser sa messagerie.Traitement des mails et Classement

Améliorer la gestion des agenda

Gérer ses priorités:Programme

Etre efficient avec OutlookLes modules du programme Outlook et leur finalité. leurs interactions Gérer l'information et se créer une vue d'ensemble.Organiser les lieux de stockage et le classement des emails.Les principes de synchronisationLire et traiter les messagesClarifier les priorités avec les notions d'importance et d'urgence.La méthode A.C.T.E. l'objectif zéro inbox.Les stratégies de lecture et traitement.Envoyer des mails, communiquer efficacementLes règles de bases dans l'écriture. mettre en forme un email.Les incontournables dans l'envoi et l'efficacité collective.Sur son ordinateur avec d'Outlook pour gagner du tempsOrganiser des sauvegardes réfléchies.Paramétrer les automatismes d'Outlook.Organiser son temps avec Outlook et sur son SmartphoneGérer son emploi du tempsTransformer Emails en taches et rendez-vous.Déléguer des taches.Fixer des échéances de réponses aux emails importants.Gérer des alertes et partager un calendrier

Nouvelle formation

Philippe Chazalpchazal@orange.fr