formation question point
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Poitiers – 9 décembre 2009
ubib.frFormation QuestionPoint
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Formation QuestionPoint
Administrer son pétale
3
Administrer son pétale
Mon Questionpoint
4
Formation QuestionPointNaviguer DANS QP
Naviguer HORS de QP(blog, aides, tutoriels
presque tous en anglais)
5
Formation QuestionPoint
Menu Mes questions : Tableau de bord des questions
du bibliothécaire (Nouvelle, Actives)
Menu Listes de questions : Tableau de bord des questions
du pétale (Nouvelle, Non assignée,actives)
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Formation QuestionPoint
Menu Liens rapides / Référence- rechercher une question par n°
- Ouvrir la fenêtre de chat- Voir le formulaire chat utilisateur- Rechercher dans les questions
archivées
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Formation QuestionPoint
Menu Liens rapides / Base deconnaissances (KB):
- rechercher une question dans la KB- rechercher une question dans la KB
par la recherche avancée
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Formation QuestionPoint
Menu Liens rapides / Profil:- Afficher le profil du pétale
- Rapport et statistiques (lien brisé)- Rechercher dans les profils des
membres QP
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Formation QuestionPoint
Menu Liens rapides / Administration :- accéder à la page Administration
du pétale(accessible uniquement au
responsable de pétale)
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Formation QuestionPointAccès rapide aux différents menus de la partie gauche :
11
Formation QuestionPoint
Annonces pour les participants :- du service QP : mise à jour, interruption- du groupe d'établissement (=ubib.fr) :
fermeture du service, etc.- de l'établissement (=pétale)
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Formation QuestionPoint
Onglets (change en fonction du menu) :- réinitialiser son mot de passe- Paramétrer son compte QP
(Nom, mail, Time out)
13
Administrer son pétale
Administration
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Onglets Administration :- créer un nouveau compte
sur votre pétale- réinitialiser/envoyer les mots de passe des bibliothécaires
inscrits sur le pétale- paramétrer le pétale (mail du pétale, etc.)
- paramétrer le formulaire mail- paramétrer le questionnaire
- changer l'annonce de la paged'accueil
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Créer un nouveau compte ubib :- indiquer le Prénom, nom
- Entrer l'adresse mail- Entrer le pseudonyme sous la forme
Prénom Nom, ubib.fr (le pseudo apparaît durant la séance de chat)
Privilèges de compte :- Profil : Afficher le profil sauf responsable de pétale Modifier le profil
- Service de référence : Personnel de référence sauf responsable de pétale Administrateur pour la référence
- BdC locale : Ajouter/soumettre sauf responsable de pétale Modifier/supprimer
- BdC globale : Consulter sauf responsable de pétale Ajouter/Soumettre
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Afficher, modifier et supprimer les comptes à partir de l'onglet
Afficher/mettre à jour les comptes
17
Renvoyer le mot de passe par courriel : sélectionner la personne dans l'un des
trois menus déroulants et cliquer sur le bouton correspondant au menu : Code d'utilisateur / Nom / Adresse électronique
Les 3 menus correspondent à des tris différents, les 3 boutons envoient le même mail.
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Restaurer le mot de passe par courriel : sélectionner la personne dans l'un des
trois menus déroulants et cliquer sur le bouton correspondant au menu : Code d'utilisateur / Nom / Adresse électronique
Le mot de passe est effacé et un nouveau (mail du participant) est envoyé par mail
19
Paramétrer l'adresse mail du pétale : - envoi d'une réponse
- format du mail- adresse personnalisée
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Recevoir un avis sur la liste lorsqu'une questionest postée sur le pétale
21
Rédiger une annonce qui apparaîtra sous Annonce de l'établissement sur la paged'accueil (Mon QuestionPoint)
22
Administrer son pétale
Service de référence
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L'onglet Questions regroupe toutes les questions du pétale. Les sous-onglets affichent les questions
selon leur statut :
Actives : Questions du pétale avec le statut Nouveau, En attente ou Traité
Nouvelle : Questions du pétale avec le statut Nouveau
En attente : Questions du pétale avec le statut En attente
Acheminée (Referred questions) : Question du pétale qui implique un autre pétale ou un expert du domaine et avec le statut Nouveau, En attente
ou Traité. Cette liste est généralement utilisée par les pétales qui utilisent le service par mail. Ils s'en servent pour gérer les question acheminées par un autre pétale ou un expert du domaine.
Traité : Questions du pétale avec le statut Traité
Fermé : Questions du pétale avec le statut Fermé
Liste complète : Questions du pétale avec le statut Nouveau, En attente, Traité et Fermé
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Pour l'onglet Mes questions même fonctionnementque l'onglet Questions. S'applique aux questions
assignées spécifiquement au répondant.
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Ajouter « manuellement » une nouvelle question
dans le pétale
26
Ajouter les coordonnées d'experts (ou Partenaires decourriel). Ils pourront être sollicités pour la rédaction
d'une réponse ou un complément d'information.Le carnet d'adresses est disponible dans l'interface
Questions ou Mes Questions lors de la rédaction d'une réponse (Acheminer à / Partenaire de courriel)
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Ajouter un script (message automatique) disponiblepour l'ensemble du pétale : message de bienvenue,
formule de politesse, etc.
28
Ajouter une URL disponible pour l'ensembledu pétale (adresse des OPAC, des sites web,
de ressources électroniques, etc.)
29
Chercher une question dans lesQuestions archivées
30
Rechercher les question d'un répondant particulier dans les questions archivées
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Formation QuestionPoint
Répondre à une question par mail
32
Répondre à une question par mail
Du côté de l'usager
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L'usager sélectionne un pétale et pose sa question via le formulaire
34
Une fois la question soumise, QuestionPointaffiche un écran de confirmation
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L'usager reçoit le mail de confirmationsous cette forme.
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Répondre à une question par mail
Du côté de l'administrateur
de pétale
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La question apparaît dans l'ongletQuestions/Nouvelles questions.Le ? indique qu'elle n'est pas
assignée (mention – Non assignée – )
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La question est envoyée sur la liste de diffusion du pétale
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Cliquer sur l'intitulé de la questionpour l'ouvrir
Info 1 sur la question :Statut, assignation,
date de réception (pourcontrôle qualité) Info 2 sur la question :
Université, sources consultées, etc.
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Assigner la question
Sélectionner un nom dans le menu déroulant et cliquer sur la flèche
41
L'avis d'assignation est envoyée par mail
42
Répondre à une question par mail
Du côté du répondant
43
La question apparaît dans l'onglet Mes questions avec la mention
de l'assignation
44Rédiger et envoyer une réponse, une demande de précision, un message
Refuser l'assignation de la question
Ajouter un note à la question (visible uniquement sur QP)
Ajouter des codes (visible uniquement sur QP)
Modifier le mail de l'usager
45
Modifier le mail de l'usager si celui-ci contient une erreur
(fréquent)
46
Ajouter des codes (4 maximum) pour décrire le contenu et/ou le traitement de la question
47
Ajouter une note à la question. Elle n'apparaîtra que sur QP.
Destinée aux autres bibliothécaires du pétale.
48
La note apparaît dans l'historique de la question
49
Envoyer : une réponse à la question,une demande de précision, un
message à l'usager
Enregistrer le brouillon : très important car risque de perte de la réponse à cause du time-out
Ajouter des scripts à la réponse : les vôtres, ceux du pétale,
ceux du service
50
Demande de précision :Rédiger le texte dans la fenêtre
puis cliquer sur Demande de précision
51
Votre message apparaîtdans l'historique de la question.
Le statut de la questionpasse de Nouveau à
En attente
52
L'usager reçoit un mail avec la demande de précision et peut y
répondre par un retour de mail
53
La réponse de l'usager apparaîtdans l'historique de la question
54
Envoyer un message fonctionnecomme Demande de précision :Rédiger le message et cliquer
sur Envoyer un message.
Le message est envoyé par mail. Il s'affiche dans l'historique de la question.
Le statut de la question n'est pas modifié.
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Demander de l'aide à une personne extérieure à QP :
cliquer sur le menu déroulantAcheminer à et sélectionner
Partenaire de courriel puis cliquersur la flèche
56
Choisir un partenaire dans le menu déroulantet cliquer sur la flèche pour entrer le mail
correspondant.
Entrer le texte du mail à envoyer
57
Le mailsera accompagnéde l'historique de
la question
58
Le statut indique l'acheminementà un partenaire de courriel
59
Une fois tous les élémentsrecueillis, rédiger la réponse
et cliquer sur Envoyer la réponse
60
Les codes descriptifs ajoutésapparaissent dans la zone d'info
de la question
La réponse apparaît dans l'historique de la question
Le statut de la questionpasse de Nouveau ou
En attente à Traitée
61
Il n'y a plus de questions assignées non traitées
pour ce répondant
Le statut passe à Fermée.La question apparaîtra dans la
liste des question fermées
Une fois la question traitée, penser à
la fermer.Cliquer sur le
menu déroulant Mettre dans
Choisir FermerCliquer sur la flèche
62
Formation QuestionPoint
Assurer une session de chat
63
Assurer une session de chat
Du côté de l'usagervia le qwidget
64
L'usager pose sa questionvia le qwidget sur le site
ubib.fr
65
Une fois la première question posée, l'usager
accède à différentes fonctionnalités
66
En cliquant sur l'enveloppe, l'usager peut entrer son mailafin d'obtenir la transcription
intégrale du chat (à conseiller durant la session).Fonctionnalité proposée à la
fermeture de la session
67
En cliquant sur l'icône de fenêtrage, le qwidget devientune fenêtre redimensionnable,
repositionnable et indépendante
de la page web
68
Assurer une session de chat
Du côté de l'usager
via le chat interactif
69
L'usager pose sa questionvia le chat interactif
et entre, s'il le souhaite, son nom et son mail
70
L'usager suivra laconversation sur la
cadre gauche
En cliquant sur Préférences, l'usager peut paramétrer le chat
71
L'usager peut paramétrer le chat : signal sonore, couleur
et taille des polices.
72
Assurer une session de chat
Du côté du répondant
73
Accéder au chat par le menu déroulant ou le menu gauche
74
Cocher la file d'attente RUOApuis cliquer sur Enregistrer
75
L'interface de chat s'ouvre dans une nouvelle fenêtre
du navigateur
Le time-out de votre sessionQP est désactivé tant que
la fenêtre de chat est ouverte
Gérer les sessions de chat
Voir lesbibliothécaires
connectés
Paramétrerl'interface de chat
76
Rechercher dans les questions archivéesParamétrer l'interface de chat et les alertes
visuelles et sonores
77
Voir les répondants actuellement connectés sur l'onglet Bibliothécaires
78
Échanger avec un collègue de chat
1) Cliquer sur MI(Messagerie Instantanée)
2) Sélectionner votreinterlocuteur
3) Discuter par Chat
4) une fois la discussion terminée, cliquer sur Fermer session de MI
79
Lorsqu'un usager ouvre une session de chat,un signal sonore retentit et un pop-up
s'ouvre dans la fenêtre de chat
80
Les nouvelles sessions en attentede réponse apparaissent dans
l'onglet Nouvelles
Cliquer sur la session pour y répondre
La colonne Heure indique la duréede la session en seconde.
81
Informations techniquessur la session sélectionnée :site de connexion, navigateur
utilisé, etc.
82
L'usager reçoit un messagelorsqu'un bibliothécaire
s'est connecté à sa session
83
Insérer des messagesautomatiques à partir de
l'onglet Scripts.
Sélectionner le message,cliquer sur la flèche
puis sur Envoyer
84
Insérer des URL automatiquement à partir
de l'onglet Scripts.
Sélectionner l'URL,puis sur Envoyer
85
Dans le chat interactif,l'envoi d'une URL
affiche le site dans le cadre de droite
On parle de Pushing
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Ajouter une note à usage interne à
partir de l'onglet Notes (invisible pour l'usager).
87
TRES IMPORTANT Au moment de fermer la session,
renseigner le code de traitement et les codes descriptifs.
Cliquer sur Sélectionner traitement puis sur le code et sur Ajouter
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Effet des codes de traitement dans QPSuivi par la bibliothèque de l'utilisateur : Le statut de la question pour la bibliothèque de l'utilisateur est Nouveau. La question n'est pas assignée. Si le Suivi partagé de suivi est activé pour le groupe, la question est également ajouté à la liste des Suivis partagés. La question n'est pas ajouté la liste des question de la bibliothèque du bibliothécaire.
Suivi par moi-même : La question est assignée au bibliothécaire-chatteur, même s'il ou elle n'est pas de la bibliothèque de l'usager. Le statut de la question est Nouveau pour la bibliothèque du bibliothécaire. Le statut est En attente pour la bibliothèque de l'usager si ce n'est pas la même que celle du bibliothécaire. La question n'est pas ajoutée dans la liste des Suivis partagés si l'option est activée.
Traité : statut de la question est Traité pour la bibliothèque de l'usager et du bibliothécaire si ce n'est pas la même. La question est assignée au bibliothécaire-chatteur.
Test : Idem que Traité
Appel perdu : statut de la question est Fermé pour la bibliothèque de l'usager et du bibliothécaire si ce n'est pas le même. La question est assignée au bibliothécaire-chatteur.
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Cliquer sur Ajouter descriptionpuis sur le ou les codes à entrer
et sur Ajouter.
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Possibilité d'ajouter unenote à l'utilisateur qui
apparaîtra dans le transcript de la session.
91
A la fermeture de la session,l'usager se voit proposer
le questionnaire de satisfaction
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Questionnaire de satisfaction
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S'il a renseigné son maill'usager reçoit le transcript
intégral de la sessionde chat avec la note ajoutée
lors de la fermeturede la session
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Des questions ?
Diaporamacertifiésans bandeau jaune
nicolas.alarcon@univ-angers.fr
Merci de votre attention.
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