formation et conduite du changement
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Formation et conduite du changement
juin 2005
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1. La démarche
2. Des outils pour conduire le changement
Sommaire
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Partie 1
La démarche
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• Le Plan stratégique et le plan d'action– ADELE 112 : Plan générique de formation– ADELE 113 : Formation et conduite du changement – ADELE114 : e-formation
• Deux appels d'offre :– Mission d'appui à une démarche de conduite du
changement exprimée en termes de compétences– Accompagnement de la démarche de formation
liée au développement de l'administration électronique
Le Contexte
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La Méthode
– Une trentaine d'entretiens avec• des responsables de structure/direction/sous-direction ;
• des chefs de projets ;
• des responsables de formation ;
dans des ministères, dans des collectivités territoriales, dans des organismes de formation.
– Deux journées de rencontre pour • faire dialoguer l'offre de formation avec la demande ;• entendre et comprendre les expériences déjà engagées
dans et hors l'administration.
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L'analyse de l'existantDes obstacles et difficultés à prendre en compte
• L'Administration électronique perçue par les acteurs de l'administration:
- un changement mal compris
- des interférences avec d'autres mutations plus puissantes ou plus anciennes
- de l'administration informatique à la e-administration, un chemin à parcourir.
• Les projets :
- des projets juxtaposés, des chefs de projets isolés
- des projets informatiques, une difficulté à placer tous les agents en position active
- peu de place pour la formation (à l'outil) et pour la conduite du changement.
• La formation: un existant apparemment réduit, mais d'importantes possibilités
• La cohésion des formations : un enjeu et un besoin
– Les ressources humaines et l'accompagnement du changement, clés du succès des projets
– Des questions de statut, de métier, de compétences.
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Partie 2
Des outils pour conduire le changement
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Un Dispositif d'ensemble
Construire un dispositif d'appui aux acteurs du changement
• Mutualiser les ressources pédagogiques, informationnelles, méthodologiques• Favoriser la formation d'une communauté des acteurs • Mettre en œuvre un plan de communication à destination des agents publics
Ordonner l’offre de formation : repérage/labellisation
• Créer/gérer un label "Adèle Formation" pour les modules de formation des ministères• 10 thématiques prioritaires définies
Construire une offre spécifique de formation
• Sur 3 sujets qui permettent un positionnement visible/structurant de l’Agence– Définition de service– Stratégie technologique– Enjeux de l’administration électronique
• Définir une offre d’accompagnement pour les « grands décideurs publics »
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Le Catalogue générique de formation à l’administration électronique
• Outils de définition du besoin collectif (gestion des compétences)• Outils de mise en réseau des formateurs et des apprenants• Répertoire d’offreurs • Financements ciblés • Recommandations sur les manières de former (en ligne, perso, etc.)• Conseils sur la certification, la validation, etc.• Et, sur chacun des dix domaines prioritaires :
– Un « Syllabus »– Une Banque de slides– Une Banque de cas
Contenus
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Les Dix Compétences prioritaires pour le chantier "administration électronique"
Besoins &Besoins &Services Services
EnjeuxEnjeux
ProjetsProjets
Équipes &Équipes &RéseauxRéseaux
Manager en s’appuyant sur les TIC
Stratégie technologique
Concevoir de front processus,
outils, compétences et collectifs
Enjeux locauxet d’organisation liés
aux TIC
Usages, utilisateurs, usagers et agents
Contexte national de l’administration
électronique
Enjeux pour la redéfinition des
métiers
Négocier pour forger des représentations communes
Évaluation et diagnosticDynamique et cycle de projet
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Les Quatre blocs de compétences prioritaires
• Comprendre les enjeux de l’administration électronique
• Savoir traduire des besoins en services
• Savoir définir et mener des projets
• Forger les équipes qui conduisent les projets et les réseaux sur lesquels ils s’appuient
• Reprendre ce qui a Reprendre ce qui a marché sur le terrainmarché sur le terrain
• Privilégier les actions Privilégier les actions qui "donnent du sens" qui "donnent du sens" à ce qui se faità ce qui se fait
• Maximiser l’effet de Maximiser l’effet de levierlevier
• Éviter les redondances Éviter les redondances avec l’existantavec l’existant
• Limiter le champ à Limiter le champ à couvrir en fonction des couvrir en fonction des capacitéscapacités
Motivations du choix
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Une Communauté de pratiques
"Qui suis-je, "Mes questions, Réponses, Où suis-je ?" problèmes" moyens, aides
• Des personnes qui deviennent un collectif• Des compétences• Un processus• Des outils
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« Qui suis-je, « Mes questions, Réponses, Où suis-je ? » problèmes », moyens, aides
Métier, fonction
Achats publics, Accueil et relation avec les publics, Communication, Edition, Formation, Instruction des subventions, etc.
Organisation- Documentation Française,- Ministère de l’Equipement,- Ministère des Finances, Etc.
Projet-en préparation, -en exploitation, `-en refonte
Réseau FAQ Formations Guides (auto)Diag Cas Conseil
Administration électronique, modernisation de l’Etat
Management, Process, etc.
Information, Service, Relation à l’usager, etc.
Accès Thèmes
Réseau métier, répertoire de contacts
Les questions «métier»
Modules métiers, Slides, argumen-taires
Guides métiers
Encadrement, sens du nouveau service, migration/intégration dans le métier
Etudes de cas métiers
Reformulation du rôle
Les questions : sens et impact pour mon organisation, mission et rôle
clubs, groupe de travail inter-institutions
Décideurs et chefs de serviceCompétences, formation, valeurs, objectifs, Evaluation, Outils, etc.
Mise en cohérence ADELE/LOLF/Charte Marianne, etc.
Audit du plan de formation, accompagnement du changement
Les questions «Conduite de projet»Et les jalons
Chef de projetConstituer l’équipe, quelles compétences, etc.
Post-mortem projets
Checklists, méthodologie sur les démarches participatives
Un "Réseau de ressources"
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Pourquoi ces outils ? Accompagner le changement, adapter les compétences
Mieux identifier et accompagner les changements
• Une meilleure inscription de l’Administration électronique dans le périmètre des changements de l’administration (enjeux, dynamiques)
• Un meilleur appui aux maîtres d’ouvrage et aux chefs de projets• Une meilleure résolution des difficultés rencontrées
Adapter les compétences aux nouveaux projets et métiers
• Mettre en cohérence les formations existantes• Permettre la constitution et la montée en qualité des équipes projets• Engager l’adaptation des métiers existants aux nouveaux services et besoins
Le rôle de l’ADAE
• Une position partenariale forte et attendue• Un rôle de cœur de réseau nécessaire et permanent
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Les Publics prioritaires pour la formationViser les « moments privilégiés »• Étudiants• Opérationnels en formation continue
Viser la "capacité d’action "• "Très haute fonction publique" : directeurs, cabinets• Responsables de projets "informatiques"• Équipe projets• Décideurs métiers
Viser l’importance du public pour "l’adhésion au changement "• Formateurs • "Première ligne"
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