formation 2009 entretiens professionnels individuels un rendez-vous désormais habituel

Formation 2009

Formation 2009

Entretiens Professionnels Individuels

un rendez-vous désormais habituel

Au-delà du cadre réglementaire….Au-delà du cadre réglementaire….

Quelques Précisions Concernant l’appellation et la périodicité des entretiens

Quelques Précisions Concernant l’appellation et la périodicité des entretiens

Historique:textes de 2005 -> entretiens d’évaluation qui devaient être individuelsUPCAM 2007 -> Entretien individuels d’évaluation de l’activité

Derniers textes : Loi 2007-148 du 2 février 2007 décret 2007-1365 du 17 septembre 2007 décret 2007-1470 15 octobre 2007 arrêté du 10 avril 2008 paru au JO du 14 mai

Entretien professionnel individuel (EPI) complété par l’entretien de formation

chaque année scolaireà titre expérimental

… un changement de culture managériale… un changement de culture managériale

Au-delà du cadre réglementaire….Au-delà du cadre réglementaire….

Le contexteLe contextemanagérial managérial Le contexteLe contextemanagérial managérial

Objectifs politiques : Orientations ministérielles

Objectifs institutionnels de l’Etablissement

Objectifs de direction : Objectifs généraux

Objectifs des composantes

Objectifs des services

Objectifs d ’équipes

Objectifs individuels

Cascade hiérarchique et remontéeun système cohérent

Cascade hiérarchique et remontéeun système cohérent

Culture d’autoévaluation

Déclinaison des objectifs Via les projets de service

réalisations agents

réalisations équipes

réalisations services

réalisations composantes

réalisations Etablissement

Remontée via les entretiens professionnels

… un changement de culture managériale… un changement de culture managériale

Au-delà du cadre réglementaire….Au-delà du cadre réglementaire….

Au cœur duquel se situe l’entretien professionnelAu cœur duquel se situe l’entretien professionnel

Dispositif de formationDispositif de formation

Conférence

ateliers thématiques :

Dialogue – relation managérialeObjectifs : définition/évaluation

déroulement de la matinéedéroulement de la matinée

♦ Introduction

♦ Vidéo : une approche caricaturale de l’entretien professionnel individuel (½ heure)

♦ Commentaires et apports techniques : 1 h 30

♦ Questions /réponses : ½ heure

Place à la vidéoPlace à la vidéo

Tirer les enseignements de cette vidéo

Tirer les enseignements de cette vidéo

L’entretien professionnel individuel :les dérives illustrées par la vidéo

1) Les « dérives » du cadre

L’entretien professionnel individuel :les dérives illustrées par la vidéo

1) Les « dérives » du cadre

Non disponibilité au moment de l’entretien

Pas de respect de l’heure fixée pour l’entretien

Entretien pris sur le temps de repos

Aucun confort pour discuter Se laisser perturber par le

téléphoneNe pas créer un bon climat

de dialogue

AppréhensionManque de préparation de l’entretienEtre trop critique Parler beaucoup plus que son collaborateur Etre centré sur soiProblème de distance affectiveDéfinition des objectifs bâclée

AppréhensionManque de préparation de l’entretienEtre trop critique Parler beaucoup plus que son collaborateur Etre centré sur soiProblème de distance affectiveDéfinition des objectifs bâclée

Source Helvepro formation 2008

Pour un bon entretien, pas de téléphone !

Source Helvepro formation 2008

L’entretien professionnel individuel :les dérives illustrées par la vidéo 1) Les « dérives » de la secrétaire

L’entretien professionnel individuel :les dérives illustrées par la vidéo 1) Les « dérives » de la secrétaire

Source Helvepro formation 2008

Appréhension

Manque de préparation de l’entretien

Ne se défend pas, se laisse déstabiliser, attitude de soumission

Bon sang, c’est l’heure de l’entretien de Sylvie !

Sur que je vais me faire casser !

L’entretien professionnel individuel : souvent une appréhension réciproque

Source Helvepro formation 2008

Accueil

Bilan et analyse du travail accompli

Détermination des objectifs

Perspectives professionnelles

Compte rendu

Structure de l’entretien professionnel individuel : 5 étapes à respecter

L’accueil du collaborateur

Réserver une durée suffisante pour pouvoir instaurer un véritable échange (3/4 d’heure minimum).

Le lieu doit être choisi en terrain « neutre ». Le bureau du responsable n'est pas l'endroit idéal. Le mieux est de choisir une pièce calme où l’on pourra se rendre ensembles et où l’on sera d'égal à égal.

Ce lieu doit être « protégé » contre les intrusions d’autres personnes, qui arrivent toujours au mauvais moment dans la conversation

Le face à face n’est pas toujours la meilleure solution ; mieux vaut, parfois, privilégier un positionnement autour d’une table ronde.

Etape 1

Source Helvepro formation 2008

Un principe de base : respecter l’heure fixée pour l’entretien !

Source Helvepro formation 2008

La disponibilité

Non disponibilité

environnement professionnel

Le poids du travail à faire, qui peut se combiner à une incompréhension de l’intérêt de l’entretien

Contexte

Changement, peurs et interrogations

état personnel

Physique, mental, émotionnel

Créer un bon climat d’échange

Les peurs à combattre Critique : peur que l’entretien soit un ensemble de critiques négativesFiche : peur d’être fiché, étiquetéVérité : peur que le chef ne dise pas toute la vérité et que la réalité soit pire que ce qu’il dit

Un démarrage en douceurIl est souhaitable de ne pas aborder l’entretien par un sujet trop impliquant pour l’intéressé, de façon à favoriser son expression, un climat de confiance et de dialogue

Pour éviter toute ambigüité, rappeler dès le début :Les objectifs de l’entretienSa duréeLe découpage en séquences Le rôle du support, qui doit être vécu comme un guide d’échangeLa place de l’entretien dans le management et le suivi qui lui sera donné

Source Helvepro formation 2008

Bilan et analyse du travail accompli

Etape 2

Dans cette étape sont abordés les points suivants :

Le poste et la fiche de poste

Missions et activités

Les objectifs de la période écoulée

Dans cette étape sont abordés les points suivants :

Le poste et la fiche de poste

Missions et activités

Les objectifs de la période écoulée

1) Un constat d’écart

Ce qui est

attendu

ce qui est

réalisé

Le bilan

Prévu Réalisé

objectifs peu clairs

causes externes: environnement, organisation,moyens,

temps…

Insuffisance des compétences

manque de motivation

% responsable% externes

% collaborateur

CAUSES

RESPONSABILITES

2) Une recherche de compréhensioncauses et responsabilités

Le bilan

Dialoguer sereinement pour un bon diagnostic

L’entretien professionnel : un partage de vision

Le dialogue

Une écoute de qualité

Source : Revue Management – Evaluez vos collaborateurs pour bien manager – Editions ESF

Impact sur le dialogue des attitudes du responsable

Attitudes séquentielles : réponse donnée spontanément face à une situation déterminée, à un moment précis.

Attitudes globales : elles correspondent à une façon d’être globale, à un comportement habituel de la personne que l’on peut assimiler à son style de management

Source Helvepro formation 2008

Ce qui peut faciliter le dialogue

Laisser à l’autre du temps pour élaborer sa pensée, ne pas reprendre la parole trop vite.

Attention à nos propos : proscrire tout ce qui peut être violent, méchant, méprisant…

Etre précis dans les propos ; éviter tout ce qui pourrait être confus, sujet à interprétation…

Ne pas faire de la lecture de pensée ; vérifier si l’on a compris le message de l’autre. Renoncer à comprendre c’est dévaloriser son message, qui était peut être important. C’est la porte ouverte à un conflit.

Voir ce qui se cache derrière une question : préoccupation, désir…

Etre parfaitement clair dans l’élocution

Source Helvepro formation 2008

Le bilan étape primordiale de l’entretien

Source Helvepro formation 2008

Argumentaire pour l’évaluation de la valeur professionnelle (ASU et BU)

Définition des objectifs

perspectives professionnelles et analyse des besoins en formation

Il est la base indispensable à toute la suite de l’entretien :

La valeur professionnelle

Ne concerne que les filières ASU et BU

Représente une évaluation selon des critères sélectionnés dans une liste de critères institutionnels

Les critères retenus doivent être cohérents avec la mission de l’agent et les objectifs retenus pour la période écoulée.

Cette évaluation découle logiquement du bilan qui lui fournit son argumentaire

Elle peut être différée à la fin de l’entretien voire après.

Définition des orientations pour la période à venir

Etape 3

Les objectifs individuels découlent des objectifs du service

Rappel :

Objectifs des services

Objectifs d ’équipes

Objectifs individuels

Pourquoi fixer des objectifs

OBJECTIFSNEGOCIES ET PARTAGES

Résultats concretsRésultats concretsPriorités d’action du postePriorités d’action du poste

Relations clairesRelations clairesUn sens au travailUn sens au travail

Notion d’objectif

Notion d’objectifs : définir un objectif

Etat

Actuel

Etat

Souhaité

Souhait

Description :

Qu’est-ce qui est souhaité ? -> les caractéristiques

Par qui ? (Institution, chef, pairs, étudiants,

partenaires)

Indicateurs :

Comment vérifier que cet état est atteint ?

Délais:

Quand ?

Démarche, Moyens :

Comment : De quel façon ?

Avec quelles ressources ?

Objectif

objectifsobjectifsobjectifsobjectifsDéfinir un objectif

Notion d’objectifs : formulation

en termes positifs

de résultats à atteindre

avec des verbes d’action

assorti d’une échéance et d’un délai

en termes explicites

facile à comprendre

objectifsobjectifsobjectifsobjectifs

Formulation d’un objectif

Notion d’objectifs : caractéristiques

Réaliste et réalisable

Stimulant

Ne dépendant que de celui ou ceux qui doivent le

réaliser

Un résultat vérifiable

Limité dans le temps

Assorti de moyens

En cohérence avec le système

objectifsobjectifsobjectifsobjectifs

caractéristiques d’un objectif

Expression des souhaits: Évolution des activités,

mobilité géographique et/ou professionnelle

Expression des souhaits: Évolution des activités,

mobilité géographique et/ou professionnelle

Exploration des besoins en formationExploration des besoins en formation

Communication des droits à DIFet observations du responsable

Communication des droits à DIFet observations du responsable

Perspectives professionnelles et formation

Etape 4

Application du décret du 15 oct. 2007 sur

l’entretien de

formation

Application du décret du 15 oct. 2007 sur

l’entretien de

formation

Un support de fonctionnement• Rédaction au fil de l’entretien • Accord sur les formulations

Un document administratif• Communication par le responsable• Droit de recours

Etape 5

Le compte-rendu

Au-delà du compte-rendu

Intérêt de l’entretien

Au-delà du compte-rendu

Intérêt de l’entretien

Apports d’un entretien bien préparé et bien mené1) pour l’agent

♦ Clarifier ce que l’institution attend : fonction et résultats♦ Avoir un temps d’échange privilégié avec sa hiérarchie♦ Avoir le retour du «comment on est perçu»♦ Valoriser son travail et être valorisé par sa contribution aux résultats du service♦ Connaître ses forces pour mieux les exploiter, ses points faibles pour les travailler♦ Définir des objectifs concrets pour orienter l’action et le progrès♦ Exprimer ses besoins de formation♦ Faire reconnaître et prendre en compte ses efforts, ses réussites et/ou difficultés♦ Exprimer ses aspirations et son projet pro fessionnel ainsi que ses souhaits de mobilité professionnelle et/ou géographique

♦ Clarifier ce que l’institution attend : fonction et résultats♦ Avoir un temps d’échange privilégié avec sa hiérarchie♦ Avoir le retour du «comment on est perçu»♦ Valoriser son travail et être valorisé par sa contribution aux résultats du service♦ Connaître ses forces pour mieux les exploiter, ses points faibles pour les travailler♦ Définir des objectifs concrets pour orienter l’action et le progrès♦ Exprimer ses besoins de formation♦ Faire reconnaître et prendre en compte ses efforts, ses réussites et/ou difficultés♦ Exprimer ses aspirations et son projet pro fessionnel ainsi que ses souhaits de mobilité professionnelle et/ou géographique

Apports d’un entretien bien préparé et bien mené2) pour le manager

♦ Disposer d’un moment privilégié pour faire le point et échanger♦ Réactualiser la fonction♦ Mieux connaître ses collaborateurs♦ Localiser les potentiels et connaître les perspectives d’évolution de chacun♦ Faciliter l’animation de l’équipe et le ma nagement des personnes♦ Améliorer l’efficacité de l’unité et de l’organisation♦ Contractualiser avec chacun des objectifs♦ Évaluer les besoins en formation♦ Connaître les perspectives d’évolution de chacun♦ Se situer clairement en tant qu’aide et conseil pour chacun de ses collaborateurs.

♦ Disposer d’un moment privilégié pour faire le point et échanger♦ Réactualiser la fonction♦ Mieux connaître ses collaborateurs♦ Localiser les potentiels et connaître les perspectives d’évolution de chacun♦ Faciliter l’animation de l’équipe et le ma nagement des personnes♦ Améliorer l’efficacité de l’unité et de l’organisation♦ Contractualiser avec chacun des objectifs♦ Évaluer les besoins en formation♦ Connaître les perspectives d’évolution de chacun♦ Se situer clairement en tant qu’aide et conseil pour chacun de ses collaborateurs.

Apports d’un entretien bien préparé et bien mené3) pour l’Université

♦ Permettre la remontée de besoins d’amélioration du fonctionnement ♦ Mettre en place un dispositif simple de détermination d’objectifs collectifs (objectifs de service) et piloter les différents projets des services♦ Promouvoir de façon plus pertinente les agents les plus appropriés aux exigences des postes à pourvoir♦ Disposer de besoins de formation des agents afin d’orienter les plans de formation

♦ Permettre la remontée de besoins d’amélioration du fonctionnement ♦ Mettre en place un dispositif simple de détermination d’objectifs collectifs (objectifs de service) et piloter les différents projets des services♦ Promouvoir de façon plus pertinente les agents les plus appropriés aux exigences des postes à pourvoir♦ Disposer de besoins de formation des agents afin d’orienter les plans de formation

En résuméEn résumé

FINALITEFINALITE

Bilan du travail accompli de N du point de vue des deux partenaires en terme de satisfactions et d’insatisfactions

Analyse des insatisfactions et recherche de solutions

Préparation de l’avenir: objectifs, formation et projets professionnels

CONTENUCONTENU

Moment privilégié

Amorcer ou renforcer un dialogue constructif et réfléchi

Entre chaque responsable (N+1)et chacun de ses collaborateurs(N)

En vue de permettre aux agents de progresser sur le plan professionnel et contribuer à l’atteinte des objectifs de l’équipe

L’ Entretien Professionnel Individuel L’ Entretien Professionnel Individuel

Le supérieur :

▪ situe l’activité du collaborateur dans l’ensemble de son équipe

▪ prépare un bilan des résultats obtenus par le collaborateur durant la période écoulée,

▪ Précise ses attentes

▪ Prépare les conditions de la rencontre

La préparation

Avant l’entretienAvant l’entretien

La rencontre

Le collaborateur :

▪ examine son activité durant la période écoulée, ses réussites/ses difficultés

▪ examine sa situation actuelle, précise ses attentes, ses projets professionnels

Introduction

Accueil

Rappel de l’objectif de l’entretien

Information sur le processus

Indication du temps disponible

Recherche d’une «longueur d’onde » commune 

LA REALISATIONDES DECISIONS

Le supérieur :

-s’assure régulièrement que le collaborateur peut atteindre ses objectifs

Le collaborateur :

-examine le chemin parcouru pour atteindre les objectifs fixés,

- il contrôle les moyens dont il dispose

- Il doit se sentir libre de retravailler les objectifs ou les moyens avec son supérieur

EVALUATIONINTERMEDIAIRE

Après l’entretienAprès l’entretien

A retenirA retenir

L’entretien professionnel individuel

1) Se prépare2) C’est une relation, un échange, de la communication

3) Chacun peut et doit être force de proposition4) A un contenu : l’activité du subordonné5) C’est une méthode avec des étapes à respecter6) Doit déboucher sur une vision claire et partagée de

l’activité du subordonné7) Et aussi sur une synthèse des points d’accord et

de désaccord8) Doit donner au subordonné une vision plus claire et

davantage de sens à son travail à venir 9) Le Compte-rendu constitue une feuille de route à laquelle il y a lieu de se référer régulièrement

Source Helvepro formation 2008

Merci de votre attention