comment organiser un événement ?

CASAtelier Organiser un événement

Avril 2016

Animé par Claire de CASACO

Les étapes

1. L’objectif de l’événement

2. Le lieu et la date ou (3)

3. Le contenu ou (2)

4.L’organisation de l’événement

5. Le suivi après l’événement

Communiquer S’adapter

Une grande diversité d’événements

L’atelier est basé sur les différents types

d’événements que l’on peut organiser à CASACO

• Mardi de CASACO

• CASApéro

• Atelier ados / Vide-dressing

• CASAgora

• Week-end Co’

1. Objectif

Quoi ? Qui (et avec qui) ? Pourquoi ?

• Quel est le message que l’on veut faire passer ? – Exemple : Nous sommes expert sur les nouvelles manières de travailler

• Qui on veut toucher ? – Exemple : Des prospects

• Avec qui on souhaite organiser cet événement ? – Exemple : avec les commerçants de la ville pour marquer notre ancrage territorial

• Pourquoi on souhaite faire cet événement ? – Exemple : Créer moment de convivialité / d’échange

Cibles / Participants

• Nombre de participants : minimum, idéal, maximum

• Profils : Clients ? Prospects ? Malakoffiots ? Famille ? Entrepreneurs ? Grandes entreprises ?

• Y aura-t-il des invités VIP ? Des politiques ? Des journalistes ?

– Si oui : prévoir une personne dédiée pour l’accueil

• Anticiper l’absentéisme (les « no show »), variable en fonction des événements

• Attention aux « gratteurs » et aux « perturbateurs »

- Comment les éviter ? - Comment limiter les risques ?

2. Lieu et date

• Où ? Capacité d’accueil ? Style du lieu ? Durée de tra jet ? Facilité à se garer ?

• Quand ? Vacances scolaires ? Disponibilités des participants (matin, soir…) ?

Attention à l’actualité : exemple : ne pas programmer un événement le jour d’une finale de coupe

du monde foot

3. Contenu de l’événement

Le message clé que l’on souhaite communiquer ?

• Choisir le format (débat, atelier, repas…)

• Valider les intervenants si nécessaire

• Réfléchir au petit + : ce qui fera que les participants se souviendront de l’événement

• Prévoir une animation spéciale pour mettre en avant ce message ? – Exemple : scénette Playitagain lors de la soirée des 1 an de CASACO, photobooth

4. Organisation de l’événement

• Une fois le cadre posé, on peut réfléchir à l’organisation concrète de l’événement :

– Invitations – Animations – Médias – Traiteurs

– etc.

Outils

• Pour échanger avec les co-arganisateurs

– Dropbox, Drive, Slack

• Pour gérer les inscriptions

– Eventbrite / Evenium / Weezevent / Facebook event

– Suivi des inscriptions > permet d’être réactif – Exemple : peu d’inscrit à J-8, on active d’autres

réseaux, on choisit de mettre des frais supplémentaires en communication, etc.

• Contrat avec les partenaires

• Pour communiquer avant, pendant, après

– Mailchimp, Facebook, Twitter…

• Pour les questionnaires de satisfaction

– Google form, survey monkey

Logistique

• Inventaire du matériel nécessaire

– iPad ? Gobelets ? Videoprojecteur ? ✓ Sont-ils dispos ? Location ?

• Le jour J : trousse de secours : ciseaux, scotchs…

• Envoyer plan, flécher le lieu

• Repas : choisir la formule adéquat en fonction du budget et du concept (traiteur, chacun apporte quelque chose, prix fixe, prix libre, ticket repas)

Planning

• Evaluer le temps nécessaire à chaque tache, les fixer dans le temps, faire un

rétroplanning

• Faire un déroulé précis du jour J en affectant les taches aux différents membres de

l’équipe organisatrice, être le plus exhaustif possible, noter les coordonnées de tous les

intervenants (prestataires, organisateurs…)

• Anticiper les retards, avant l’événement, fixer des deadlines anticipées aux prestataires,

le jour J : marge de manœuvre

Budget

• Cout / Recette

• Hypothèse basse et haute

• Se fixer un nombre de personnes en dessous duquel on perdrait de l’argent et on annulerait

• Prévoir une marge de manoeuvre pour des achats de dernière minute

Communication

• Définir un message

• Créer un visuel

• Choisir les canaux de communication :

• Blog

• Facebook

• Twitter (définir un hashtag)

• MeetUp, Kawaa

• Eventbrite

• Référencement sur des agendas en ligne

(exemple : sortir à Paris, StartupDigest…)

• Envoi de communiqué de presse à des

journaliste

5. Après l’événement

• Questionnaire de satisfaction

• Remerciement

• Communiqué de presse post-event

• Recommandations pour le prochain

• Réaliser un storify qui raconte l’événement

Merci

Pour toute question, contactez claire@casaco.fr