crÉer et organiser un evenement

CRÉER ET ORGANISER UN EVENEMENT

Nadège Coucaud

Nino Herrero

Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

C’est à vous

Pour vous un événement pour un club cela peut-être quoi? Cela sert à quoi?

Faire connaître l’association, rechercher de nouveaux adhérents, créer et entretenir des liens, accroître ses ressources… de multiples raisons poussent les associations à mettre en place un événement.

Si la définition des objectifs à atteindre est primordiale, rigueur et organisation sont aussi des gages de réussite : un peu de méthodologie s’impose.


Organiser une manifestation cela demande de l’organisation et de la préparation.

On peut utiliser la démarche de projet.

Nous vous proposons de voir ensemble, les principales étapes de la démarche projet, ainsi qu’une méthodologie de la préparation d’une manifestation


Comment passer d’une idée à sa mise en action ?

« Comment passer d’une idée à sa mise en action ? »

« Quelles sont les étapes indispensables pour en garantir le succès ? »

Si les idées sont nombreuses et intéressantes, leur mise en œuvre se heurte souvent à des obstacles méthodologiques, administratifs ou financiers.


C’est à vous

D’après vous quelles sont les étapes qui amènent / aboutissent à l’organisation d’un événement ?

5 min et restitution par groupe à tour de rôle

8 étapes pour organiser un événement

Etape 1: Clarifier et valider l’idée Etape 2: Faire l’état des lieux Etape 3: Formaliser le projet Etape 4: S’organiser pour créer un événement Etape5: Rechercher des partenaires Etape 6: Communiquer sur l’événement Etape 7: Réaliser l’événement Etape 8: Evaluer et rendre compte


1- Clarifier et valider l’idée

"Ce qui se conçoit bien s’énonce clairement". Loin d’être une perte de temps,

déterminer clairement les axes de son projet est une étape indispensable pour le bon déroulement du projet.

Il faut prendre le temps de se réunir pour bien déterminer le rôle de chacun.

Bâtir un projet, c’est aussi un moyen de renforcer la cohésion entre les membres autour d’un but commun. Bien discuter en interne des objectifs et des moyens que l’on souhaite mettre en œuvre permet aussi d’adopter une stratégie cohérente vis-à-vis des intervenants extérieurs.

http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/bien-definir-votre-projet/


Une conférence, une exposition, un repas dansant, un loto, un vide-greniers, une manifestation sportive, un gala...

Quel événement choisir ? La première étape essentielle consiste à définir :

– les objectifs : Quoi ?– les finalités : Pourquoi ?– la planification : Quand ?



Les objectifs : Quoi

Qu’est-ce que nous voulons faire en termes d’action et de résultat à atteindre ?

L’objectif précise le plan d’action, les publics concernés (Pour qui ? Quelle cible?), les délais et les résultats attendus.



La finalité : Pourquoi ?

Quel est le sens de notre projet, les buts et les intentions ?



La planification : Quand ?

L’événement est-il à planifier pour une date ou une occasion précise ?

Y a-t-il un moment plus propice ?

De combien de temps disposons-nous pour l’organiser ?

Envisageons-nous un événement ponctuel ou récurrent ?

Y a-t-il d’autres événements similaires à cette période ?


2- Faire l’état des lieux

Organiser un événement est un travail d’équipe qui demande des compétences multiples et nécessite organisation et management performants..



1 - Se documenter

Se documenter permet de comprendre dans quel contexte je veux monter mon projet, de l’enrichir, l’argumenter et de repérer quels sont les acteurs en présence.

Pour cela je peux aller découvrir d ’autres expériences, voir concrètement s’il existe des projets similaires et quels en sont les principaux enseignements



Recueillir des données , puis les analyser: articles, revues de presse, rapports d’activité, études, documents de synthèse

Ainsi je pourrai :

- vérifier que mon projet est réalisable, trouver de nouvelles idées,

- faire apparaître un ou plusieurs éléments d’opportunité ou de difficulté auxquels je n’avais pas pensé,

- Formuler des hypothèses sur la construction de mon projet



Conseils

Lorsque l’on commence à se documenter, l’accumulation d’une masse trop importante d’informations est à éviter, au risque de ne plus pouvoir les traiter. Seules les informations pertinentes par rapport au projet sont à retenir.

S’il est possible de se documenter en recueillant des données écrites, un échange direct avec d’autres porteurs de projet est également riche d’enseignements et permet d’approfondir certaines questions.



2 – Faire un diagnostic :

- Vérifier si le projet est adéquat et réalisable ou s’il mérite d’être éventuellement modifié par rapport au territoire, au public, au calendrier, aux moyens

- Commencer à structurer le déroulement de mon projet, définir des priorités, le périmètre d’activité, les publics

ciblés, les partenaires potentiels, le calendrier



Aligner et juxtaposer des chiffres ne fait pas un diagnostic .

Il est important de les croiser avec d’autres informations, pour pouvoir les interpréter.



Commencer à écrire dès la phase de diagnostic permet de garder trace de toutes les informations et réflexions réalisées à cette étape.

Cela sera un support utile au moment d’écriture définitive de mon projet.


3 - Evaluer les besoins et les ressources : une étape essentielle

les acteurs : Qui ? les moyens : Avec quoi ? le budget : Combien ?




Les acteurs : Qui

Qui sont les principaux acteurs ?

Quel est notre capital humain : bénévoles et salariés ?

De quelles compétences disposons-nous ?

Qui sont les partenaires potentiels ?

De quelles ressources utiles à notre projet disposent-ils ?



Les moyens : Quoi

Quelles sont les ressources matérielles et financières à réunir pour organiser l’événement et garantir sa bonne réalisation ?

Quels sont les moyens dont nous disposons ?

Ceux qui pourraient nous manquer ?



Le budget : Combien?

Quelles dépenses devrons-nous faire pour réaliser l’événement ?

De quelles ressources disposons-nous ?

Quelles recettes attendons-nous ?

Utile pour savoir combien va coûter le projet et si l’association est

en mesure de réunir les financements nécessaires, le budget

prévisionnel est essentiel pour s’assurer de la faisabilité

de l’événement. C’est un plan de financement qui évolue avec

l’avancement du projet.Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014

Mise en situation

Vous êtes nouveaux dirigeants dans un club et vous allez découvrir les données relatives à votre structure

Vous pouvez me solliciter pour des informations complémentaires

Vous devez faire une analyse et faire ressortir les atouts, faiblesses et un début d’idée d’événement

3- Formaliser le projet

Je définis des objectifs

Formuler des objectifs permet de concrétiser une idée en

décrivant la marche à suivre pour atteindre le résultat visé.

Pour cela je peux

- Formuler des objectifs généraux:

- Définir des objectifs opérationnels centrés sur l’action



Objectifs généraux :

Quels sont les buts, les intentions que je me donne ?

Spécifique

Mesurable

Atteignable

Réaliste

Temps



Exercice SMART


Objectifs opérationnels centrés sur l’action :

- Ils précisent de manière très concrète le plan d’action, la (les) méthode(s) employée(s), les publics concernés, les délais et les résultats attendus .

- Ils doivent renvoyer à des données observables , dans une durée précise, avec des conditions de réussite clairement énoncées



Dans bon nombre de projets , les objectifs opérationnels sont

confondus avec les objectifs généraux. Or construire un projet sur

la seule base d’intentions ne permet pas de le préciser, de le

mettre en oeuvre, ni de l’évaluer efficacement .

Éviter, dans l’énoncé des objectifs opérationnels, les verbes trop

généraux du type : favoriser, susciter, développer…


Mise en situation

En repartant de l’idée trouvée précédemment, vous devez rédiger les objectifs généraux et opérationnels liés à l’événement


A ce stade de la réflexion, suffisamment d’éléments sont réunis pour écrire le dossier de présentation du projet.

Bâti sur la trame des questions, il est évolutif en fonction des

interlocuteurs.

Le but de cette étape est de convaincre en interne, au sein de l’association d’abord puis en externe pour rechercher des partenaires.



Quoi : Quel événement Qui : Pour qui Où : Lieu Quand : Date / durée Comment : organiser par qui

Pourquoi : Objectif final

Le Pourquoi peut aussi s’appliquer aux items Quoi Qui Où Quand Comment


C’est à vous

Sur la base du QQOQCP vous devez formaliser votre projet

Quoi : nom et description de l’action en 25 mots Qui : quel public Où : lieu Quand : période – date - duréeComment : besoins matériels et humains Pourquoi : objectifs, résultats attendus


4- S’organiser pour organiser un événement

L’enjeu est à présent de clarifier la façon dont

le projet peut être déployé pour atteindre les objectifs fixés.

Qu’y a-t-il à faire ? Qui fait quoi ? Quand ? Comment ?



Cette phase est capitale pour organiser le travail en grandes

étapes: - planifier les actions et activités dans le temps, - lister les moyens nécessaires pour garantir leur réalisation et

déterminer la personne en fonction des compétences et intérêts de chacun.

S’il donne l’avantage de visualiser l’état d’avancement du projet le

tableau de bord permet également de s’assurer que chacun sait

ce qu’il a à faire et le fait.


- PERT- GANTT

C’est à vous

Exercice gantt « Montage de stand » Travail en binôme


1 - Je détermine qui va porter le projet

Déterminer le porteur du projet, c’est choisir quelle structure sera

garante et responsable du projet et, éventuellement, porteuse de

demandes de financements

Deux cas de figure se présentent généralement :- Je monte mon projet au sein d ’une structure juridique qui

existe déjà ( personne morale : association, service municipal…), c ’est elle qui va porter le projet .

- Si plusieurs structures sont à l’initiative du projet, il est important de choisir l’une d’entre elles



- S’ il n’existe pas de structure juridique , suis-je obligé de créer une structure pour mettre en œuvre mon projet ?

- Ou puis-je m’appuyer sur une structure partenaire de mon projet, déjà existante?



Quelques conseils- Celui qui assume la responsabilité juridique du projet est aussi

souvent celui qui dispose d’une voix prépondérante dans la

décision. - Travailler avec une autre structure, suppose de bien préciser

les accords de partenariat en amont.- Certaines subventions ne peuvent être octroyées qu’à des

associations et non à des communes, et souvent même

uniquement à des associations agréées ou habilitées.- L’association étant à but non lucratif, il n’est pas possible de

retirer des profits financiers personnels de l’action.Document réalisé par le comité de pilotage de la formation des dirigeants – Boulouris 2014


2 – Je concerte et fait des points d’étape- Comme dans le fonctionnement habituel d’une association, il

est préférable que les décisions soient préalablement discutées et prises collégialement.

- Les organisateurs devront mettre en place des rencontres régulières d’échange et d’information.

- Créer des groupes opérationnels permet de définir les fonctions et les responsabilités qui y sont attachées, gage d’efficacité.

- Le chef du projet assure coordination et organisation, les responsables s’impliquent personnellement sur des points précis



- L’équipe projet, et notamment le responsable sécurité, devra

aussi intégrer les obligations légales :

- demande d’ouverture d’un débit de boissons temporaire.

- les autres formalités et autorisations (occupation d’un lieu public, Sacem...)

- et sécuriser la manifestation (évaluation des risques, dossier de sécurité, assurance…).



3- Je gère les formalités

Ouvrir son événement au public le plus large possible est

l’ambition de toute association.

Dans ce cadre, il est impératif de respecter certains critères de

sécurité et les formalités administratives en vigueur.

Parfois réalisées en partie sur le domaine public, certaines

manifestations associatives nécessitent des autorisations

spécifiques d’occupation de la voie publique. L’aspect festif et décontracté ne doit faire oublier que l’association

est responsable des incidents qui surviennent pendant ses activités.


http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/securiser-votre-evenement/

http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/securiser-votre-evenement/

5 - Rechercher des partenaires

Organiser un événement, c’est également tisser des relations

entre l’association et les acteurs locaux.

Sans collaboration avec les collectivités locales, les autres

associations et les entreprises du territoire, l’événement n’aura

que peu de retentissement et ne disposera pas des moyens

suffisants à la réalisation de ses ambitions.

Il faut savoir frapper aux bonnes portes et multiplier les contacts

en restant cohérent. Fixer clairement par écrit les avantages que tirent chacun des

partenaires est nécessaire pour le respect des intérêts de chacun.


http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/trouver-des-partenaires/

http://www.essonne.fr/le-conseil-general/soutien-aux-acteurs-locaux/les-associations/les-associations/organiser-un-evenement-associatif/trouver-des-partenaires/


Trouver des partenaires, c’est mobiliser et engager à mes côtés

d’autres personnes ou structures qui vont s’impliquer pour que le

projet réussisse.

Je peux rencontrer les partenaires potentiels que j ’ai repérés lors

de ma recherche documentaire ou de mon diagnostic , p o u r :- Leur présenter les objectifs du projet , - s’ assurer qu’ ils sont partagés , et que l ’intérêt pour le projet

est commun

- Définir ce sur quoi chacun s’engage sur le plan financier, matériel, humain…



Qu’est-ce que je peux apporter et attendre de l’autre ?

Qu’est-ce qu’il attend de moi ?

Formaliser ce partenariat par un compte - rendu, un courrier, une

Convention



En construisant des partenariats , je vais pouvoir :

- Enrichir l’action (l’union fait la force )- Impliquer d’autres acteurs dans la mise en œuvre du projet

Pour certains projets, avoir des relais et augmenter leur audience


Mise à disposition de locaux et de matériel, relais dans les

supports de communication ou coup de pouce financier, les

acteurs locaux incontournables sont les premiers interlocuteurs à

consulter.

Si le rayonnement de votre événement s’étend au-delà de la

commune, votre Conseil Général et le Conseil Régional sont

également à consulter .

Les aides peuvent alors revêtir la forme de subventions à votre

projet et d’aide à la communication autour de l’événement.



Solliciter les collectivités locales

Soucieuses d’animer leur territoire, les communes et

communautés d’agglomération encouragent les événements

associatifs.

Il ne faut pas hésiter à prendre contact avec l’élu(e) ou le service

chargé de la vie associative.

Celui-ci vous indiquera si le projet lui semble opportun et la

marche à suivre pour obtenir une aide municipale.



L’aide des entreprises

Si votre association compte de nombreux membres sur un

territoire, il y a fort à parier que vous intéresserez certains acteurs

économiques locaux.

Les entreprises et les artisans peuvent avoir intérêt à acquérir un

espace publicitaire au sein de votre événement en échange d’une

aide financière ou en nature.



On nomme ce type de partenariat parrainage ou sponsoring.

L’exemple le plus typique est celui du magasin de sport qui

sponsorise un événement sportif ou un club pour bénéficier de

visibilité.

Contrairement au mécénat qui est le soutien désintéressé d’une

entreprise à une association, les actions de sponsoring ne sont

pas déductibles fiscalement au titre des dons. L’association doit

établir une facture au nom du parrain concerné.

.



Si l’on veut que des partenaires s’impliquent et mettent des

moyens dans le projet, ils doivent y trouver leur place. C’est

pourquoi, il vaut mieux ne pas arriver avec un projet entièrement

ficelé.

Une fois un accord trouvé au niveau des objectifs, la négociation

de la place de chacun dans la mise en œuvre du projet doit être

très claire, afin d’éviter de mauvaises surprises ensuite.



Objectifs Bénéfices Concessions

Les miens Que je veux obtenir Qu’il va vouloir obtenir

Les siens Que je peux lui apporter

Que je peux envisager

Les limites que je me fixe

6- Communiquer sur l’événement

Etape incontournable, l’action de communication est prévue en

amont et bénéficie de moyens au même titre que les autres

phases du projet.

Organiser un événement, y mettre toute son énergie de

bénévole c’est bien, encore faut-il que le public soit au

rendez-vous !



Cibles et objectifs

La première chose à faire est de définir les cibles que vous souhaitez atteindre, généralement:

les participants (compétiteurs, stagiaires, etc.) les bénévoles le public les mécènes (mairies, sponsors, etc.) les médias (journaux, télé, web)


Pour chacune de ces cibles, vous pouvez attendre plusieurs choses:

Nombre de participants: animation du milieu et plaisir des participants. Promotion du club: augmentation du nombre de pratiquants Financement du club: retours financiers Fonctionnement du club: retours politiques (obtention d’une salle plus grande...) Promotion de la discipline: meilleure visibilité de la discipline

C’est à vous

D’après vous quels supports de communication pouvez vous utiliser?

Supports

Pour véhiculer votre message vous pouvez utiliser plusieurs documents. Fiche d’événement: Contient les informations minimales nécessaires à ce que

l’événement puisse se dérouler: Organisateur, lieu, date, horaire, prix, programme, conditions de participation, date limite d’inscription (forclusion), public attendu, contact, options (buvette, offre de repas, etc.). Généralement, elle est complétée par: un plan d’accès, des recommandations d’hébergement/restauration. Cette fiche doit être réalisée au plus tôt, même incomplète.

Affiche : Présente un visuel attractif et représentatif de l’événement et précise les informations importantes : Lieu, date, horaire, prix pour le public (ou “entrée gratuite”), ainsi que les logos de l’organisateur et des partenaires. Le visuel doit accrocher la vue et mener à la lecture des informations. L’affiche sera utilisable aussi sur Internet pour illustrer les pages traitant de l’événement.

L’affiche peut aussi être convertie en autocollant pour voiture, permettant une promotion

supplémentaire.


Flyer: Souvent une version réduite de l’affiche. Les informations doivent rester très lisibles.

Peut être découlé en autocollant.

Plaquette a l’attention du public: Sert de support pour présenter l’événement, l’activité aux spectateurs qui seraient tentés de venir voir la discipline et qui voudraien

t comprendre les les règles de base (rôle de l’arbitre, des juges), Elle sert aussi de support de communication, plaquette publicitaire.

Video: Une vidéo de qualité est un travail de haute compétence. Idéalement, il faut s’adresser à un professionnel. Il est également envisageable de réutiliser des vidéos existantes après autorisation des auteurs


Dossier de presse: Le dossier de presse doit permettre : d’obtenir des subventions, avoir de la publicité gratuite dans la presse, démarcher des éventuels sponsors. Ainsi le dossier doit comporter plusieurs volets clairs, chapitres, le tout détaillé dans une table des matières

introductive.

Le dossier de presse se doit d’être a la fois dense, exhaustif mais aéré et construit

(titres, sous-titre, découpage) pour faciliter la lecture. Les points a traiter sont les suivants :

Présentation

Organisation

Communication

Publicité

Matériel nécessaire

Recette

Budget

Partenaires

Conclusion


Canaux de promotion Internet le site du club, son flux twitter, sa page facebook. les sites municipaux locaux, le sites des clubs, partenaires, sponsors. les sites d’annonces, évènements. la rue collage bénévole (attention certaines lois s’appliquent) distribution de flyers les panneaux d’affichage (certains peuvent être réservés a l’affichage associatif). les commerçants autour du lieu de l’évènement


Il ne suffit pas de savoir faire, mais aussi de faire savoir.

La communication avec les médias

Annoncer, inviter, rédiger un communiqué de presse, sont autant

d’actions indispensables à la réussite d’un projet.

La parution dans les médias est aussi gage de réussite

notamment pour vos partenaires…Il faut donc les intéresser



La communication envers le public

Ecrire sur un forum Internet, concevoir une affiche, assurer une

bonne signalétique… sont autant d’actions indispensables à la

réussite d’un projet.


7- Réaliser l’événement

Le jour « J »

Chacun doit savoir ce qu’il doit faire et quand il doit le faire

Si l’événement a bien été préparé, il ne reste plus qu’à assurer la

logistique, régler les problèmes de dernière minute et gérer les

imprévus.

Les responsables seront présents, visibles et rassurants envers

l’équipe.


7- Réaliser l’événement

La manifestation a eu lieu, le public satisfait est parti, il ne reste

plus qu’à ranger, démonter, nettoyer.

Une étape utile est celle des remerciements à ceux qui ont

participé au succès.

A l’occasion d’un moment de détente (collation, repas…), les

échanges favorisent entre autres les liens entre les adhérents


8- Evaluer et rendre compte

Tout au long du projet, évaluer permet :

- d’assurer le suivi de l’action, - de mesurer son impact, son efficacité, la manière dont elle a été conduite, - de mettre en évidence les forces et les faiblesses de l’organisation.

A la fin de l’événement, en termes de bilan, l’évaluation est précieuse pour

remercier, fidéliser bénévoles et partenaires, justifier l’attribution d’une aide

publique.

A partir des objectifs définis au départ, elle s’appuie sur des résultats et des

indicateurs



>>des indicateurs objectifs (quantitatifs) : le nombre de bénévoles impliqués, de participants, d’articles dans la presse, le temps passé, les dépenses, les recettes…

>>des indicateurs subjectifs (qualitatifs) : le ressenti des organisateurs, des intervenants, des partenaires, la satisfaction du public, l’implication des bénévoles...



La réalisation du bilan, autre phase riche et constructive, est indispensable pour transmettre

l’expérience.

Ce bilan détaille l’organisation et tient compte des modifications à apporter.

Il facilitera et améliorera le processus opérationnel en cas de reconduction de l’événement.



Enfin, si les retombées presse contribuent à faire connaître l’association, à présenter une

image motivante et dynamique, elles donnent aux adhérents l’occasion d’être fiers d’y

appartenir ;

les diffuser sans modération en interne et aux partenaires pour partager le succès de la

manifestation


A vous de jouer

vous avez pris connaissance des données de votre environnement Vous avez fait le point sur vos ressources Vous avez défini un objectif général / stratégiques et des objectifs opérationnels

Vous devez maintenant : - Planifier l’organisation au sens large de votre événement

- Trouver des sources de financement- Communiquer envers vos partenaires institutionnels et privés- Communiquer auprès des médias- Communiquer en interne

Vous pourrez présenter au vidéoprojecteur vos travaux

C’est à vous

Vous allez rencontrez le maire ou adjoint au sport pour lui présenter votre projet, lui demander une aide financière et matérielle

Vous allez rencontrer la presse locale pour présenter votre manifestation

Vous allez présentez votre projet lors de votre AG Vous allez rencontrer un partenaire privé potentiel

pour le convaincre de vous aider dans votre organisation

Quelques points essentiels pour vos organisations


Si j’organise un bal il faut savoir

Qu’il y a des autorisations à obtenir: Tout d’abord un courrier au Maire 15 jours minimum avant

la manifestation, Des démarches auprès de la SACEM, en amont Puis en aval l’envoi du document « état des recettes » S’il y a une buvette, une demande de licence en mairie


Si j’organise un bal il faut savoir

Faire le choix entre un orchestre et un DJ

Assurer la sécurité des organisateurs et des participants (contact en amont avec les autorités)

Choix d’une société de sécurité ou non…)

Gérer la buvette ou la sous-traiter


Si j’organise un Loto il faut savoir

Les lotos traditionnels sont autorisés lorsqu'ils sont :

- organisés dans un cercle restreint et uniquement dans un but social, culturel, scientifique, éducatif, sportif ou d'animation sociale

- se caractérisent par des mises de faible valeur, inférieures à 20 Euros par joueur et par jeu (loto, loto perso, loto plus...). Ces lots ne peuvent, en aucun cas, consister en sommes d'argent ni être remboursés. Ils peuvent néanmoins consister dans la remise de bons d'achat non remboursables.

En clair, seules les associations ont la possibilité d'organiser un loto



D'un point de vue fiscal, les recettes tirées de loteries ou de lotos entrent dans le champ d'application de l'exonération de tous impôts et taxes prévus au titre de 6 manifestations exceptionnelles par an.

Le bénéfice de cette exonération est cependant subordonné à 2 formalités :- Informer, au plus tard 24 heures avant la manifestation, par simple lettre, le service des

impôt du siège social de l'association

- Envoyer à ce même service des impôt un relevé détaillé des recettes et des dépenses, dans les trente jours qui suivent la manifestation.

Toutefois, l'administration peut présumer une activité commerciale lorsqu'une association organise plus de 3 lotos par an. Une requalification, effectuée par les services préfectoraux après enquête, peut alors soumettre l'association aux paiement des impôts commerciaux en l'occurrence, TVA (Taxe sur la Valeur Ajoutée) et IS (Impôt sur les sociétés).



Préfecture : vous devez demander l'autorisation si le loto est ouvert au grand public. (l’autorisation préfectorale n’est pas nécessaire si celui-ci est destiné à un public restreint)

Impôts : voir ci-dessus

SACEM : si vous diffusez de la musique lors des pauses, vous devez déclarer la manifestation 3 semaines avant, et redonner l'état des recettes et le programme musical dans les 10 jours.

Assurances : déclarez la manifestation

Mairie : demandez l'autorisation de la manifestation

Gendarmerie ou au commissariat : déclarez la manifestation



Qu’il faut du matériel:

- Les cartons font partie du matériel de base indispensable au bon déroulement d'un loto, chaque carton comporte 15 chiffres.

- Pour marquer vos chiffres, il vous faut des pions- Le boulier permet de mélanger les 90 boules qui sont tirées au fur et à mesure de

l'avancée du loto, à chaque numéro tiré, le nommeur dépose la boule sur un pupitre de contrôle.

Qu’il faut un animateur:

- Animer un loto ne s’improvise pas il faut choisir quelqu’un de dynamique et qui sait donner du rythme au tirage,


Si j’organise une tombola il faut savoir

Souvent pour trouver quelques finances, les associations organisent une tombola.

C'est simple et souvent rentable.

La tombola est une loterie dont les billets numérotés sont tirés au sort.

Chaque gagnant reçoit un lot en nature à l'exclusion de sommes d'argent.

En principe, « les loteries de toute espèce sont prohibées », néanmoins, si certaines conditions

sont respectées, les tombolas peuvent échapper à cette interdiction.

A savoir : respecter une mise en œuvre stricte et demander l'autorisation préfectorale.


Si j’organise une tombola il faut savoir

Demande d'autorisation : Elle devra se faire auprès de la préfecture du département où est domicilié l'organisme bénéficiaire.

Pour que l'autorisation soit accordée il faut remplir un certain nombre de conditions :

- L'organisme organisateur doit avoir statutairement pour activité principale la bienfaisance, l'encouragement des arts ou la pratique d'une activité sportive- La tombola doit porter exclusivement sur des objets mobiliers (en général de faible valeur)- Les frais d'organisation ne doivent pas dépasser 15 % du capital d'émission


Si j’organise une randonnée il faut savoir

Choisir une région un ou plusieurs itinéraires:

Le choix de la région où vous irez randonner est à priori ce qui vous posera le moins de problèmes : d'une part, vous avez certainement déjà une idée de l'endroit qui vous fait plaisir et la France ne manque pas de régions où il est agréable de pratiquer la randonnée ; d'autre part, certains types de randonnées sont liées à des régions précises.

Je vous déconseille ainsi de préparer une rando à raquettes dans les Bouches du Rhône où vous aurez bien peu de chances de trouver de la neige, même pendant l'hiver le plus froid !!!

Déclarer la manifestation : Prévenir les autorités de la manifestation Prévoir un accueil : Si vous faîtes payer un accès à la randonnée il faut prévoir un accueil,

aider au choix de la distance(6Km 13 Km 22Km ou 30Km) remettre des cartes, prévoir que les randonneurs doivent se présenter à l’accueil au retour pour vérifier que tout le monde revient à bon port!


Si j’organise une randonnée il faut savoir

Prévoir des points d’étape avec du ravitaillement:

Si vous faîtes payer un accès à la randonnée il faut prévoir un ravitaillement avec des produits locaux si possible et surtout des bénévoles pour assurer l’accueil,

Prévoir une assistance en cas de problème:

Un ou deux Quad avec des bénévoles peuvent permettre d’assister un randonneur en difficulté (Si ces bénévoles sont titulaires du PSC1 ça ne gâche rien!)

Etre en lien avec les sapeurs pompiers

Les sapeurs pompier doivent être informés de la manifestation et de son déroulement pour pouvoir intervenir en cas de pépin!


Ce qu’il faut savoir si j’organise un interclubs ou une compétition

J’organise un interclubs pour créer du lien avec des clubs amis mais également pour que les parents qui habituellement ne se déplacent pas en compétition puissent voir évoluer leurs enfants

Organiser un interclubs ou une compétition nécessite des moyens humains , de la logistique

Nous vous proposons d’utiliser le cahier des charges d’une compétition « classique » pour ne rien oublier



Une manifestation sportive est encadrée par un ensemble de textes réglementaires ou législatifs,

Même si c’est indigeste nous vous donnons les références certains de ces textes:

- Loi N°84-160 du 16 juillet 1984 relative à l’organisation et à la promotion des activités

physiques et sportives (articles 16,17,18,37,42-1, 42-6)- version consolidée au 16 décembre 2004

- Loi N° 95-73 du 21 janvier 1995 (art.23) Dispositions relatives à certaines interventions de la Police et de la Gendarmerie,

- Loi N°99-223 du 23 mars 1999 relative à la protection de la santé des sportifs et à la lutte contre le dopage.



Il y a un certain nombre de règles à respecter:

Obligation d’assurance il est nécessaire de souscrire des garanties d’assurance de responsabilité civile (Art 37 Loi du 16 juillet 1984), les assurances FFJDA couvrent généralement ces risques,

Respect des règles techniques, une compétition ou un interclubs obéit aux règles fixées par la FFJDA en la matière

Surveillance médicale, la licence et le passeport sportif créent l’obligation de surveillance médicale,

Si la manifestation est non-compétitive elle n’est pas soumis à autorisation préfectorale mais à une procédure de déclaration préalable (sous –préfecture)



Un cahier des charges pour ne rien oublier:

1. -Attention au choix du lieu de compétition,

- Au nombre de surfaces de tapis réglementaires

- Éventuellement une surface pour l’échauffement

- Au nombre de vestiaires (h & f)

- A la salle pour le tirage au sort (si nécessaire)

2, -Le financement

- Y a-t-il des arbitres à prendre en charge?

- Des tapis ou du matériel à transporter?

- Des hébergements et de la restauration à prévoir?

- Y a-t-il de la sécurité à assurer?



3. - Déroulement:

- Organiser la pesée

- Organiser les tableaux de rencontre

- Durée totale de la compétition

- Remise des récompenses

4. -Publicité dans la salle

- Existe-t-il un contrat de publicité pour la salle utilisée?

- Peut-on rajouter ses propres publicités



5. -Promotion communication

-Quels canaux utiliser?

-Conférence de presse?

-Quelle suite médiatique donner à l’évènement?

-Quelle information aux clubs amis ou voisins,

6. -Médical

-Faut-il prévoir la présence d’un médecin ? D’un Kiné? Ou de la croix Rouge

-Le dispositif d’alerte des secours est-il prévu? Qui déclenche?

7. -Remise des récompenses

La remise des récompenses est toujours un moyen de s’assurer la présence des élus ou des sponsors ou des personnes importantes pour le club.

Ils n’hésitent pas à remettre des médailles ou des récompenses aux vainqueurs! Attention au respect du protocole



Matériel à prévoir:

- Des bancs, des chaises & des tables en nombre (arbitrage, commissaires, organisation,

coachs, journalistes, invités…)- Des ceintures rouges pour les combattants- Prises électriques er rallonges à chaque table- Eventuellement des ordinateurs / internet- Des panneaux d’affichage- Des balances - Nappage des tables- Zone de séparation entre le public et le plateau de compétition ou d’évolution,- Système de sécurité ou de service d’ordre et contrôle de l’accès au plateau- Podium pour la remise de récompenses,- Micro et sonorisation


A vous de jouer

Maintenant à vous de jouer Bonnes manifestations et bon courage

Merci de votre attention!


CAS PRATIQUE

Répartis en 4 groupes

Vous allez vous mettre dans la peau de membres d’un comité directeur de club

Vous allez : - Prendre connaissance des données remises- Poser un diagnostic - Faire émerger une idée d’événement- Rédiger le ou les objectifs généraux et opérationnels (SMART)- Formaliser le projet (QQOQCP)- Planifier (PERT / GANTT) - Déterminer vos indicateurs- Etablir un dossier / une trame de négociation pour les partenaires potentiels- Etablir un communiqué de presse - Choisir le mode de communication grand public


crÉer et organiser un evenement

Documents