comités de direction : plus d'efficacité

Alec Marechal, 13 janvier 2012

ROLE ET FONCTIONNEMENTD’UN CONSEIL DE DIRECTION

COMPOSITION

Les membres permanents

Les cadres clés de l’entreprise

Les représentants de toutes les grandes fonctions de l’entreprise

COMPOSITION

Les membres invités

Toute personne ayant une expertise pointue ou une responsabilité de projet et qui puisse aider le CoDir à être mieux informé ou à prendre une meilleure décision

OBJECTIFS

Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés :

Mission

OBJECTIFS

Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés :

Mission Sujets traités (pas un espace fourre-tout)

OBJECTIFS

Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés :

Mission Sujets traités (pas un espace fourre-tout)Méthode de travail

OBJECTIFS

Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés :

Mission Sujets traités (pas un espace fourre-tout)Méthode de travailObjectifs de performance & d’efficacité

OBJECTIFS

Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés :

Mission Sujets traités (pas un espace fourre-tout)Méthode de travailObjectifs de performance & d’efficacitéReporting

OBJECTIFS

Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés :

Mission Sujets traités (pas un espace fourre-tout)Méthode de travailObjectifs de performance & d’efficacitéReportingSuivi

OBJECTIFS

Les objectifs et le fonctionnement du CoDir doivent être exposés sans ambiguïtés :

Mission Sujets traités (pas un espace fourre-tout)Méthode de travailObjectifs de performance & d’efficacitéReportingSuiviRôle de l’Administrateur délégué

RÔLE

Le CoDir est un lieu

1.de communication2.d’analyse3.de prise de décision 

RÔLE

1. Communication

Annonces officielles du chef d’entreprise

RÔLE

1. Communication

Annonces officielles du chef d’entrepriseAnnonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir 

RÔLE

1. Communication

Annonces officielles du chef d’entrepriseAnnonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir Plan d’action et état d’avancement des projets

RÔLE

1. Communication

Annonces officielles du chef d’entrepriseAnnonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir Plan d’action et état d’avancement des projetsFaire remonter l’information de la baseFaire descendre l’information vers la base

RÔLE

1. Communication

Annonces officielles du chef d’entrepriseAnnonces de faits importants ou confidentiels par les membres du CoDir Plan d’action et état d’avancement des projetsFaire remonter l’information de la baseFaire descendre l’information vers la baseRéunion « machine à café » de la direction

RÔLE

2. Analyse

Tableaux de bord Résultats mensuels Révision des prévisions & budgets Commentaires

RÔLE

2. Analyse

ProjetsPrésentation de projetsSuivi de projets

RÔLE

3. Prise de décision

SWOT du projet ou de la décision à prendre

RÔLE

3. Prise de décision

SWOT du projet ou de la décision à prendre

l’Administrateur délégué écoute l’avis des membres de son Conseil de Direction, mais garde son autonomie de décision (immédiate ou différée)

FORME DES PRÉSENTATIONS

Présentations PowerPoint pour les tableaux de bord et pour la présentation des projets

Engendre l’obligation :•d’être clair & précis•d’être convainquant•de couvrir tous les points•d’avoir répété sa présentation avant

MÉTHODOLOGIE

Les CoDirs se tiennent idéalement le lundi matin toutes les semaines ou tous les quinze jours

MÉTHODOLOGIE

Les CoDirs se tiennent idéalement le lundi matin toutes les semaines ou tous les quinze jours

Un agenda est envoyé si des points qui n’étaient pas encore repris dans l’action plan, sont mis à l’ordre du jour du prochain CoDir. Surtout si ces points demandent une préparation ou une réflexion préalable.

MÉTHODOLOGIE

Les CoDirs se tiennent idéalement le lundi matin toutes les semaines ou tous les quinze jours

Un agenda est envoyé si des points qui n’étaient pas encore repris dans l’action plan, sont mis à l’ordre du jour du prochain CoDir. Surtout si ces points demandent une préparation ou une réflexion préalable.

Un point « Divers » permet également d’inscrire au début de la réunion des points non inscrits à l’agenda.

MÉTHODOLOGIE

Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent

MÉTHODOLOGIE

Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent

Les GSM sont obligatoirement éteints

MÉTHODOLOGIE

Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent

Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si

tout le monde n’est pas là

MÉTHODOLOGIE

Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent

Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si

tout le monde n’est pas là Le CoDir commence par l’approbation du PV de la

réunion précédente

MÉTHODOLOGIE

Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent

Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si

tout le monde n’est pas là Le CoDir commence par l’approbation du PV de la

réunion précédente Le CoDir est dirigé et géré au niveau de son timing,

de son contenu et de sa forme par son Administrateur délégué

MÉTHODOLOGIE

Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent

Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si

tout le monde n’est pas là Le CoDir commence par l’approbation du PV de la

réunion précédente Le CoDir est dirigé et géré au niveau de son timing,

de son contenu et de sa forme par son Administrateur délégué

Un PV et un plan d’action font suite au CoDir

MÉTHODOLOGIE

Les CoDirs se tiennent même si un de ses membres est absent

Les GSM sont obligatoirement éteints Les CoDirs commencent toujours à l’heure, même si

tout le monde n’est pas là Le CoDir commence par l’approbation du PV de la

réunion précédente Le CoDir est dirigé et géré au niveau de son timing,

de son contenu et de sa forme par son Administrateur délégué

Un PV et un plan d’action font suite au CoDir Les PV en Word doivent être sécurisés par un mot de

passe. Ils ne doivent pas être imprimés.

MÉTHODOLOGIE

Les tableaux de bord reprennent les chiffres de la période, le cumul YTD et les chiffres de la même période l’année précédente, ainsi que les forecasts et les budgets.

MÉTHODOLOGIE

Les tableaux de bord reprennent les chiffres de la période, le cumul YTD et les chiffres de la même période l’année précédente, ainsi que les forecasts et les budgets.

Tous les tableaux de bord sont présentés sur le même template et projetés sur écran.

MÉTHODOLOGIE

Les tableaux de bord reprennent les chiffres de la période, le cumul YTD et les chiffres de la même période l’année précédente, ainsi que les forecasts et les budgets.

Tous les tableaux de bord sont présentés sur le même template et projetés sur écran.

Les membres du CoDir apportent leur contribution aux tableaux de bord au plus tard le vendredi qui précède le prochain CoDir.

LES MEMBRES INVITES OU GUEST SPEAKERS

Les « guest speakers » sont des membres invités qui viennent au CoDir pour faire rapport sur l’état d’avancement de projets ou pour donner une perspective opérationnelle à une réflexion stratégique.

LES MEMBRES INVITES OU GUEST SPEAKERS

Les « gest speakers » sont des membres invités qui viennent au CoDir pour faire rapport sur l’état d’avancement de projets ou pour donner une perspective opérationnelle à une réflexion stratégique.

Cela permet de : de sensibiliser le CoDir à la perception d’un niveau hiérarchique N-2 ou N-3d’évaluer les capacités de présentation et d’analyse de chefs de projets ou de managersde valoriser ces chefs de projets et ces managers et donc de les motiver

ALTERNANCE

Il est bon de faire alterner des Conseils de Direction

OpérationnelsStratégiques

DYNAMIQUE DE GROUPE

Volonté de faire progresser l’entreprise

DYNAMIQUE DE GROUPE

Volonté de faire progresser l’entreprise Respect des autres et de leurs avis

DYNAMIQUE DE GROUPE

Volonté de faire progresser l’entreprise Respect des autres et de leurs avis Qualité de communication

DYNAMIQUE DE GROUPE

Volonté de faire progresser l’entreprise Respect des autres et de leurs avis Qualité de communication Dans un CoDir, tout le monde doit s’intéresser à tous

les sujets. On est d’abord membre du CoDir avant d’être le spécialiste de son département

DYNAMIQUE DE GROUPE

Volonté de faire progresser l’entreprise Respect des autres et de leurs avis Qualité de communication Dans un CoDir, tout le monde doit s’intéresser à tous

les sujets. On est d’abord membre du CoDir avant d’être le spécialiste de son département

Dans un CoDir, chaque membre doit trouver un équilibre entre ses compétences spécifiques et sa capacité de contribuer à une prise de décision concernant d’autres départements ou concernant l’entreprise dans son ensemble

RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ

Recherche de consensus

RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ

Recherche de consensus Gestion de conflit

RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ

Recherche de consensus Gestion de conflit Arbitrages

RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ

Recherche de consensus Gestion de conflit Arbitrages Le passage au vote peut se faire mais

exceptionnellement

RÔLE DE l’ADMINISTRATEUR DÉLÉGUÉ

Recherche de consensus Gestion de conflit Arbitrages Le passage au vote peut se faire mais

exceptionnellement La qualité de leadership de l’Administrateur déléguése verra à sa capacité à faire s’exprimer tout le monde, à

arbitrer les différents, et ensuite à son habilité à veiller à ce que les décisions soient assumées par le groupe dans son ensemble

CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE

CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE

Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10)

CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE

Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10)

Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?

Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ?

CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE

Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10)

Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?

Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ?

Qu’est-ce qu’on doit améliorer ?

CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE

Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10)

Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?

Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ?

Qu’est-ce qu’on doit améliorer ?

Comment améliorer ?

CONTENU DE NOTRE SÉMINAIRE

Tour de table : votre perception de la façon dont se sont déroulés les CoDirs jusqu’à présent (1 à 10)

Qu’est-ce qui a bien fonctionné ?

Qu’est-ce qui n’a pas bien fonctionné ?

Qu’est-ce qu’on doit améliorer ?

Comment améliorer ?

Plan d’action

Alec Marechal, 13 janvier 2012

MERCI POUR VOTRE COLLABORATION