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Préparé par Serge Béchard, CMA 103
CHAPITRE 13 - PRÉSENTATION DES MODULES : LES MODULES SPÉCIALISÉS
Objet : Faire connaître les applications spécialisées d’un système de gestion intégré, ainsi que les principales fonctions qui s’y rapportent.
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1- Gestion des relations clients (C.R.M.)
i. Description et objet du module ii. Niveaux de paramétrages
iii. Types de transactions enregistrées 2- Gestion des ressources humaines (H.R.)
i. Description et objet du module ii. Niveaux de paramétrages
iii. Types de transactions enregistrées 3- Gestion des projets (job costing);
i. Description et objet du module ii. Niveaux de paramétrages
iii. Types de transactions enregistrées 4- Gestion manufacturière (scheduling & M.R.P.)
i. Description et objet du module ii. Niveaux de paramétrages
iii. Types de transactions enregistrées 5- Gestion des entrepôts (W.M.S.)
i. Description et objet du module ii. Niveaux de paramétrages
iii. Types de transactions enregistrées 6- Gestion de la paie (Payroll)
i. Description et objet du module ii. Niveaux de paramétrages
iii. Types de transactions enregistrées 7- Gestion des points de ventes (Point of Sales)
i. Description et objet du module ii. Niveaux de paramétrages
iii. Types de transactions enregistrées 8- Gestion des immobilisations
i. Description et objet du module ii. Niveaux de paramétrages
iii. Types de transactions enregistrées 9- Gestion des contrats de service (Service manager)
i. Description et objet du module ii. Niveaux de paramétrages
iii. Types de transactions enregistrées
105 105 106
108 108 109
110 110 112
114 114 118
122 122 124
126 126 127
130 131 132
134 134 135
137 138 138
Préparé par Serge Béchard, CMA 104
Objet: Le but de ce chapitre est de familiariser l’étudiant avec la suite de modules spécialisés qu’on retrouve
habituellement dans un système de gestion intégré. Nous avons étudié jusqu’à maintenant les modules
reliés à la suite financière (Grand-livre, comptes-recevable, comptes-payable), ainsi que les modules
reliés à la suite opérationnelle (contrôle-inventaires, gestion des commandes-clients, gestion des
achats). Cependant, il existe plusieurs processus d’entreprise qui ne peuvent être réalisés dans les
modules vu à ce jour. En effet, chaque entreprise est unique en soi, et de ce fait exécute ses opérations
d’une telle façon qu’il doit y avoir une configuration spéciale ou l’adaptation de fonctions particulières
afin de répondre à ces besoins. Ce chapitre sera donc segmenté en neuf parties qui feront chacune
référence à des fonctions spécifiques.
Afin de mettre en relief les relations existantes entre ces différents modules, nous pouvons nous référer
au tableau suivant qui contient en abscisse les modules financiers et opérationnels, et en ordonnée les
modules spécialisés que nous étudierons dans ce chapitre. Un « X » dans une case signifie qu’il existe
une relation directe entre les modules qui sont ainsi reliés.
RELATION DES MODULES SPÉCIALISÉS AVEC LES MODULES DES SUITES FINANCIÈRES ET OPÉRATIONNELLES
GRAND-LIVRE
COMPTES- RECEVABLES
COMPTES- PAYABLES
CONTRÔLE DES
INVENTAIRES
GESTION DES COMMANDES
CLIENTS
GESTION DES COMMANDES
D’ACHATS
GESTION DE LA PAIE
GESTION DES RELATIONS CLIENTS
X X X GESTION DES RESSOURCES HUMAINES
X GESTION DES PROJETS X X X X X X X GESTION MANUFACTU-RIERE
X X X X X X X GESTION DES ENTREPOTS X X X GESTION DE LA PAIE X GESTION DES POINTS DE VENTES
X X X GESTION DES IMMOBILISA-TIONS
X X X GESTION DES CONTRATS DE SERVICES
X X X X X
TABLEAU 13.1 :
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1- Gestion des relations clients (C.R.M.)
i. Description et objet du module : Une bonne solution CRM crée une valeur ajoutée pour votre organisation en ouvrant des canaux de
communication vitaux et en créant une base de connaissance axée sur le client, afin de mieux servir vos
clients.
L’objectif d’une solution CRM est de vous faire comprendre les habitudes et les préférences d’achat
de vos clients et clients potentiels de manière à :
� créer et renforcer vos relations avec vos clients afin de les fidéliser.
� offrir des services à valeur ajoutée que vos concurrents auront du mal à copier.
� améliorer le développement de vos produits et les processus de prestation des services.
� sensibiliser davantage vos employés aux besoins des clients.
� diminuer la frustration du client en cessant de toujours poser les mêmes questions.
Grâce à l’intégration efficace des fonctions de marketing, de ventes et du service à la clientèle, un bon
système CRM facilite le travail de tous et le partage de données importantes au sein de votre entreprise.
ii. Niveaux de paramétrages
Un module de gestion des relations clients doit être mis en relation avec certains modules de la suite
financière et opérationnelle. En effet le module doit pouvoir puiser certaines informations sur le
module des comptes-client, ainsi que dans le module du contrôle des inventaires, et celui de la gestion
des commandes-clients. Il doit y avoir une indication à savoir si les fiches de clients doivent être créées
à partir de quel module (CRM ou Comptes-clients) car les logiciels sont conçus afin de protéger
l’intégrité des données. La permission de créer à partir des deux modules pourrait engendrer un
problème si 2 usagers essaient d’ouvrir une nouvelle fiche de client en même temps.
De la même façon, puisqu’il est généralement possible d’assigner des activités de supports reliés aux
items de l’inventaire acheté par les clients, il faut pouvoir relier des informations sur les méthodes de
résolution de problème. Il faut donc indiquer au système comment on compte permettre le rattachement
de ces informations aux items.
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Aussi, on peut parfois prendre une commande via le module de CRM, et pour ce faire, il doit y avoir un
lient d’établit avec les listes de prix maintenu dans le module d’inventaires. Une fois la commande
créée, elle doit apparaître dans les statistiques du module de gestion des commandes-client.
iii. Types de transactions enregistrées
Un système CRM vous aide à augmenter la productivité de vos fonctions de marketing, de vente et
d’assistance. En comprenant mieux les diverses façons dont une solution CRM peut améliorer
l’efficacité de votre entreprise, vous pourrez mieux communiquer ces avantages aux personnes
responsables des prises de décisions importantes,
a) automatisation de la commercialisation : Pour créer des relations durables et profitables
avec votre clientèle, vous devez identifier, exécuter et reproduire des initiatives
commerciales efficaces dans tous vos canaux de vente. Un système CRM automatisé offre
les outils qui permettent aux équipes de marketing de :
� développer, cibler et mettre en œuvre des campagnes;
� gérer et analyser les budgets de marketing;
� gérer des listes et établir le suivi des réponses;
� suivre la distribution du matériel promotionnel;
� analyser les résultats de la campagne;
b) automatisation de la force de vente (AFV) : L’AFV vous permet d’analyser tout le cycle
de ventes et de gérer avec succès la filière des ventes. Elle permet de connaître les goûts des
clients, leurs habitudes d’achats, les périodes de demandes de pointes ou les temps morts,
etc. On peut ainsi agir plus efficacement et de façon directe.
c) automatisation de l’assistance à la clientèle : En créant une base de connaissance axée sur
le client, afin de mieux servir vos clients. Cette fonction est généralement liée aux membres
du personnel qui ont à répondre à des appels de service et à trouver des solutions aux
problèmes de la clientèle. Une fois le problème identifié et la solution appropriée, ces
informations sont inscrites dans une base de données qui permet de retracer les informations
pour les appels de service ultérieurr.
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2- Gestion des Ressources Humaines (R.H.)
i. Description et objet du module :
Le module de gestion des ressources humaines (GRH) a pour objet principal de rassembler et
maintenir les informations pertinentes sur les employés de l’entreprise. Essentiellement, cette
information consiste en les suivants :
• Informations générales : (adresse, date de naissance, description du poste occupé, etc.)
• Statut organisationnel (identification du groupe d’appartenance, niveau de
responsabilité, etc.)
• Information administrative (date d’embauche, evaluation professionnelle, date
augmentation de salaire, etc.)
• Coordonnées bancaires pour dépôt direct
• Caractéristique des assurances groupes, énumération des avantages imposables, etc.)
• Rattachement des fichiers pertinents (curriculum vitae, etc.)
ii. Niveaux de paramétrages
a) configuration des fiches du personnel : il faut créer et configurer chaque fiche
d’employé afin de les rendre active et utilisable. Aussi on doit établir quel genre
d’information l’entreprise désire conserver pour chacun de ses employés. Par exemple,
si on décide de rattacher une copie du curriculum vitae en format électronique à leur
fiche, il faut spécifier l’endroit sur le serveur qui servira à cet effet.
b) intégration avec le module de paie : Le module de GRH peut s’intégrer avec le
module de payroll, en établissant un lien sur certains champs communs, tels que le taux
horaire de l’employé, les heures travaillées, les maladies. Par exemple, lorsque vient le
temps de la révision salariale, on peut consulter les informations reliées à la
performance, et ensuite ajuster le taux horaire, qui se reflètera dans la fiche de
l’employé du module de payroll;
c) établissement des critères d’évaluation : Établir les critères selon lesquels l’évaluation
des employés portera. Il faut généralement tenir compte de facteur qualitatifs, et créer
une échelle d’évaluation afin de pouvoir attribuer une note globale comparative.
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iii. Fonctionnalités
a) Saisie des informations à partir des fiches employés du module payroll (par exemple
cumul des vacances, heures supplémentaires travaillées, journées d’absences);
b) Saisie des informations de paie et mise-à-jour de la fiche d’employé (par exemple
changement du taux horaire);
c) Annotations concernant les évaluation de rendement annuel (date effective des
changements / révision);
d) Stockage des fichiers d’attachement à l’intérieur de la bases de données (par exemple
Curriculum vitae, certificats de graduation, etc.);
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3- Gestion des projets (job costing);
i. Description et objet du module
Ce module sert à offrir la possibilité de suivre les revenus et dépenses de l’entreprise sur une base
de projet, c’est-à-dire une activité qui s’échelonne sur une période de temps pouvant varié de
quelques jours à plusieurs mois. Il permet également de facturer un projet selon différentes
méthodes comptables. Il faut mentionner que les ventes reliées à ce type d’activité sont
habituellement conclues par l’entremise d’un contrat signé par les 2 parties impliquées (l’acheteur
et le contracteur), et elle sont reconnues selon différentes méthodes :
Comptabilisation des revenus sur base de:
Avancement des travaux;
Facturation progressive;
Facturation à l’achèvement des travaux;
Aussi le module va permettre de procéder à la comptabilisation d’une variété de dépenses, telles
que:
Frais directs attachés au projet;
Frais communs à répartir entre un ou plusieurs projets;
Frais de salaires entre projet;
Dépenses d’immobilisation rattachées à un projet particulier;
ii. Niveaux de paramétrages
a) Intégration avec les auxiliaires du système comptable (Recevables et payables) :
Une intégration est nécessaire afin de relier l’enregistrement de factures de comptes-
payable à des fournisseurs, et des factures de comptes-recevable à des clients;
b) Intégration avec le système opérationnel (Inventaires / achats / ventes) : Une
intégration est nécessaire afin de relié l’utilisation de produits d’inventaires à un projet
donné, ainsi que le bon d’achat qui précède l’acquisition de biens, ou la facture de vente
reliée à l’avancement des travaux;
Préparé par Serge Béchard, CMA 111
c) Intégration avec le système de paie : La majeure partie des projets requiert
l’intervention d’une main-d’œuvre afin d’assurer l’aboutissement des travaux, et cela
représente habituellement près de la moitié (50%) du coût total du projet. Il est donc
primordial de pouvoir créer un lien entre le module de la paie et la gestion de projet.
d) Création de phases et étapes d’avancement des projets : Par définition, un projet
représente une activité d’envergure, demandant l’implication de plusieurs ressources.
C’est pourquoi il est nécessaire de pouvoir subdiviser celui-ci en « étapes » représentées
par des phases. Plus le projet est détaillé, plus il sera aisé d’en faire un suivi et d’en tirer
une analyse pertinente.
e) Établissement de mesures d’avancement des projets (% des travaux, etc.) : Cette
configuration a pour but de déterminer quelles seront les méthodes de mesures reliées
aux projets afin de permettre une facturation juste et équitable pour toutes les parties. Il
existe trois (3) méthodes :
1. Avancement des travaux : selon cette méthode, on évalue le degré d’avancement
selon des critères d’estimé du pourcentage de parachèvement des travaux. Par
exemple, si on détermine que le projet est complété à 30% par rapport à sa
complétion, alors on facturera une tranche de 30% du prix global entendu lors de
la signature du contrat. Par la suite, la prochaine facturation peut être établie à
50% de parachèvement, et ainsi de suite.
2. Facturation progressive : selon cette méthode, la facturation est faite au fur et à
mesure que des coûts sont engagés. Elle consiste à calculer une marge de profit
ajouter aux coûts encourus, dégageant ainsi un profit brut qui suivra
l’engagement de coûts;
3. Facturation à l’achèvement des travaux : cette méthode permet au contracteur de
facturer l’ensemble du projet seulement qu’une fois la totalité des travaux
terminés (clé en main).
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iii. Types de transactions enregistrées a. Enregistrement de factures de dépenses et les associer à un projet : généralement
effectué à partir du module des comptes-FOURNISSEUR, cette opération permet
d’ajouter un code de projet ou une phase de celle-ci à l’intérieur même du module, et
l’intégration permettra une mise-à-jour simultanée dans le module de gestion des
projets.
b. Enregistrement de factures de ventes et les associer à un projet : généralement
effectué à partir du module de gestion des COMMANDES-CLIENT, cette opération
permet d’ajouter un code de projet ou une phase de celle-ci à l’intérieur même du
module, et l’intégration permettra une mise-à-jour simultanée dans le module de gestion
des projets.
c. Enregistrement de factures d’achats d’immobilisation et les associer à un projet :
Si l’entreprise doit acquérir des immobilisations dans le but de les utiliser pour un projet
spécifique, il est possible d’assigner ce coût audit projet.
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d. Imputation des frais directs et indirects rattachés à la réalisation de la commande :
Il est souvent cas d’une multitude de frais communs encourus par le contracteur, et
ceux-ci ne peuvent être assignés à un seul projet. Cette fonction permet donc d’imputer
les coûts pertinents à chacun d’eux selon une méthode de répartition au prorata.
e. Enregistrement de cartes de temps d’employés et les associer à un projet : Comme
nous l’avons mentionné dans la section configuration, le coût de la main-d’œuvre est
habituellement très important. Cette fonction permettra d’assigner un projet au niveau
de la carte de temps des employés.
f. Procédures de reconnaissance des transactions à inscrire au grand-livre, ainsi que
de la facturation à inscrire dans la fiche du client pour qui la commande a été
lancée : Suite à la méthode spécifiée dans le contrat qui unie l’acheteur et le
contracteur, la fonction de report au grand-livre reflètera cette dernière afin de permettre
à l’entreprise de pouvoir inscrire des revenus en contrepartie de ses revenus, et ainsi
prépared des états financiers reflétant une situation juste pour celle-ci.
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4- Gestion manufacturière (scheduling & M.R.P.)
i. Description et objet du module Ce module sert à gérer les fonctions de production / fabrication de l’entreprise, en fonction de ses
ressources (humaine, matérielles et/ou mécaniques), de ses processus de fabrication et des contraintes
relatives (temps, capacité, délais de livraisons, etc.);
a. Gestion des coûts de fabrication : Le module permet de faire un suivi sur les coûts
reliés à la fabrication, permettant d’établir le prix de revient unitaire des produits
fabriqués.
b. Gestion des besoins en matières premières : Le module permet de calculer les besoins
en matières premières nécessaires pour assurer un flow continue de la fabrication.
c. Gestion des cédules de production : Le module fournit également les outils nécessaire
pour définir les priorités à assigner aux commandes, assurant que les commandes
prioritaires soient complétées en premier.
d. Gestion des produits finis : Le module permet enfin de créer les quantités de produits
résultant du processus de fabrication, aussi identifiés comme produits finis.
On y retrouve généralement deux types de production:
� Uniforme et continue: c’est-à-dire pour les entreprises qui fabriquent à grand volume et
qui entreposent leur production;
� Sur commandes: la fabrication est généralement pour un seul item, mais qui nécessitent
l’intervention de plusieurs ouvriers et/ou machines, et ce sur une période pouvant aller
de quelques heures à plusieurs mois;
ii. Niveaux de paramétrages
a. Intégration avec les auxiliaires du grand-livre(compte-recevables & compte-
payables) :
L’intégration avec les auxiliaires se fait au niveau des fichiers maitres des modules en
permettant de rattacher les informations des clients aux commandes passées par eux,
ainsi que les informations des fournisseurs aux bons d’achats reliés, tels que les termes
de paiements, les codes de groupe de taxes, les niveaux d’escomptes, etc.
Préparé par Serge Béchard, CMA 115
b. Intégration avec le système opérationnel (Inventaires / achats / ventes) :
L’intégration avec les modules de la suite opérationnelle permet quant à elle de rattacher
les commandes de clients aux cédules de production basées sur la demande, de rattacher
la passation des commandes d’achats basées sur les besoins en matières premières
(MRP), et aussi de puiser les quantités nécessaires à la fabrication à partir des stocks et
de rattacher les écritures comptables générées lors de l’utilisation des stocks et l’ajout
des produits finis.
c. Intégration avec le système de paie : Afin de permettre la comptabilisation des heures
de main-d’œuvre directe aux processus de fabrication, l’intégration avec le module de a
paie est nécessaire car on y puise l’information des fiches d’employés (codes, noms,
taux horaires, etc.). L’intégration permet aussi de pousser les heures comptabilisées
dans le module de fabrication vers le module de la paie, permettant ainsi de calculer le
salaire brut d’un employé pour la semaine de travail.
d. Intégration avec le grand livre : Cette intégration permet de référer aux principaux
comptes affectés par les opérations de fabrication, tels que :
i. Stocks de matières premières
ii. Stocks de produits finis
iii. Stocks de produits en cours
iv. Comptes de dépenses directes et indirectes
v. Comptes d’imputation standard
vi. Comptes de contre-parties pour la répartition des frais généraux
e. Définition des classes : La configuration des classes contient les informations sur les
coûts standard, la méthode d’ordonnancement, le % des FGF à répartir, les comptes de
GL... Elle précède la définition des étapes du processus de fabrication :
Préparé par Serge Béchard, CMA 116
f. Établissements des étapes du processus de fabrication et des délais requis par
étape :
La configuration des opérations permet d’identifier les processus qui mènent à la
fabrication des produits finis. On y détail chacune des opérations qui ont une incidence sur la
consommation des matières utilisées, les heures de main-d’œuvre directe, l’imputation des frais
généraux ainsi que la méthode de consommation à utiliser, etc. Elle permet également de
classer l’opération afin de permettre de lui assigner le stade auquel elle doit normalement être
utilisée à l’intérieur d’un « BON DE TRAVAIL ». Par exemple, l’opération « Assemblage des
pièces » doit survenir après l’opération « Ramassage des pièces », et avant l’opération « Tests
de conformités ».
Préparé par Serge Béchard, CMA 117
g. Définition des cédule de travail et de planification:
s Les cédules de travail et d’ordonnancement servent à indiquer au système les plages de
temps à l’intérieur desquelles le calcul des temps hommes et machines doit s’effectuer pour
arriver aux dates d’échéances et de réquisitions.
Préparé par Serge Béchard, CMA 118
h. Configuration des paramètres de MRP par item : En plus de l’intégration avec le
module d’inventaire, un paramètre important du module de fabrication concerne la
configuration des items d’inventaire. En effet, il est primordial d’indiquer quels sont les
délais de livraison que l’on doit normalement s’attendre d’avoir pour que celui-ci soit
entre nos mains, à partir du jour où l’item a été commandé auprès du fournisseur. Cette
information d’apparence anodine est en fait la base même de la notion MRP (pour
« Material Requirement Planning »). D’autres paramètres s’ajoute à la consultation en
ligne des items en inventaire pour en facilité la gestion, soient :
i. les quantités en main
ii. les quantités en commandes de clients (Gestion des commandes-clients ou SO)
iii. les quantités en fabrication (inscrites sur les bons de travails en cours ou BT)
iv. les quantités requises sur les bons de fabrications, et attribuées au BT...
Ces derniers paramètres auront une incidence sur la formule des quantités disponibles,
qui deviendra :
[��������.] = [QTÉ EN MAIN] - [QTÉ COMMANDÉE (�)] + [QTÉ en COMMANDE (�)]
+ [QTÉ PRODUITE EN (�)]- [QTÉ REQUISE EN (�)]
iii. Types de transactions enregistrées a. Soumission aux clients : Préparations d'estimés, pouvant servir de soumission à
présenter au client, ou encore de bon de travail répétitif, c'est-à-dire que l'on peut s'en
servir pour plusieurs soumissions;
b. Bon de travail : Générations de bons de travail (BT, ou « Work Order »), devant servir
de référence aux ouvriers chargés d'effectuer la fabrication, en énumérant tous les items
devant être incorporés et utilisés lors des assemblage ou procédés de fabrication, les
opérations requises et les notes spécifiques, etc.
Préparé par Serge Béchard, CMA 119
Exemple d’un bon de travail
c. Inscription des consommations de matières premières : Cette fonction permet
d’inscrire les quantités de matières premières consommées durant la fabrication. Il
existe 2 méthodes de consommation des matières premières :
1. à l’avancement de la fabrication, au fur et à mesure de son utilisation
2. à l’achèvement de la fabrication (communément identifiée par
l’anglicisme « Backflush »), c’est-à-dire déduction en bloc une fois le
produit fini ajouter en inventaire.
d. Inscription des consommations de temps – ouvriers : Cette fonction a pour but de
permettre l’inscription des heures travaillées : Par ouvrier / Par étape de fabrication /
Par bon de travail. Ainsi il est possible de déterminer l’utilisation des heures de main-
d’œuvre directe, et également permettre le calcul des salaires aux employés
e. Inscription des consommations de temps – machines : Cette fonction semblable à
celle des temps-ouvrier remplace les manœuvres par du temps-machine. C’est
particulièrement le cas dans les usines ou la robotisation est très développée.
f. Calcul des besoins en matières premières : C’est la fonction de MRP, celle qui
permet d’établir la planification des ressources matérielles. C’est un des éléments clé du
Préparé par Serge Béchard, CMA 120
système de gestion manufacturière, puisqu’il permet à l’entreprise de prévoir ses
besoins en fonction de la « demande » du département de production, de la capacité des
activités manufacturières de l’entreprise ainsi que des délais prévus pour la livraison des
marchandises.
g. Calcul des cédules de lancement des commandes :
� Définition: l’ordonnancement des projets consiste à établir quels sont les délais de
production de chacun des projets mis en marche dans le cadre des activités de
l’entreprise, et d’en prévoir la durée afin de comparer celle-ci avec la date
d’échéance conclue ou prévue. Cela nous permet par la suite d’établir les projets
prioritaires par rapports à d’autres.
� Pour parvenir à établir les délais de production, il faut généralement être en mesure
de fixer des mesures de temps sur les principales composantes d’un projet soit:
– Le temps de livraison des matières premières pour la fabrications du produit;
– Les temps d’opérations effectués par les employés de l’entreprise, et/ou les
temps requis si une ou plusieurs parties de la fabrication sont données en
sous-traitance.
Préparé par Serge Béchard, CMA 121
h. Complétion des bons de travail pour convertir en produits finis : Cette fonction est
considérée comme l’étape ultime du module de fabrication, celle qui renvoie les
quantités de produits finis aux stocks du module opérationnel. Une fois la quantité finie
en main, il est dès lors possible de procéder à la facturation du client
i. Facturation des ventes aux clients : Quoique cette fonction soit effectuée dans le
module de gestion des commandes-clients, elle vient compléter le cycle complet de la
fabrication des produits.
j. Gestion des travaux en cours : La gestion des travaux en cours permet de connaitre la
valeur des biens et des opérations d’un projet, au fur et à mesure de leur utilisation, et ce
autant pour des fins comptables que pour des considérations administratives. Il est en
effet important de pouvoir établir le pourcentage du degré d’avancement des travaux
afin de le communiquer au client, ou tout simplement pour répondre à des exigences
contractuelles;
Préparé par Serge Béchard, CMA 122
6- Gestion des entrepôts (W.M.S.)
i. Description et objet du module
� Ce module sert à automatisé la gestion préparation des commandes de clients, à l’intérieur
de l’entrepôt de l’entreprise, en synchronisant le mouvement du personnel de l’entrepôt et
les marchandises qui s’y trouvent, le tout l’aide d’une technologie de fréquence radio, qui
permet de relayer les informations saisies par les employés de l’entrepôt vers le système
de gestion
� De plus, l’efficacité de gestion des inventaires et la manutention des marchandises dans
l’entrepôt s’en trouvent grandement accrue de par l’identification facile et la saisie
instantannée des items sélectionnés, ainsi que l’identification des items non sollicités.
a. Localisation des items à l’intérieur d’un entrepôt : permettre de retracer un produit
parmi les étagères et les allées de l’emplacement.
b. Enregistrement des mouvements des stocks : prendre contrôle de toutes sorties ou
entrées de marchandises.
c. Préparation des commandes de livraisons : centraliser le bureau des commandes afin de
faciliter leur préparation sans papier et à l’intérieur d’un flux d’opération intégré.
d. Aide à la prise d’inventaires : faciliter le décompte des produits en inventaires en se
servant des appareils de lecture à infrarouge (scanner).
ii. Niveaux de paramétrages
a. Intégration avec l’inventaire du système opérationnel : Cette configuration permet
de s’assurer que les produits sont reliées au travers du système WMS pour mettre à jour
les quantités en inventaire; De plus elle permet d’ajouter la dimension d’adresse
rattachée à un produit. Parmi les autres paramètres à configurer, il y a les entrepôts
(dans le cas où l’entreprise possède plusieurs emplacements).
Préparé par Serge Béchard, CMA 123
b. Intégration avec le gestionnaire des commandes d’achats : Afin de permettre
d’enregistrer la réception de marchandises provenant de la fonction « Achats », il faut
établir un lien avec le module « Gestion des achats »;
c. Intégration avec le gestionnaire des commandes – clients : Afin de permettre
d’enregistrer l’expédition de marchandises provenant de la fonction « Ventes », il faut
établir un lien avec le module « Gestion des commandes clients »;
d. Définitions des adresses de localisations de l’entrepôt :
À partir d’un schéma de l’entrepôt d’une entreprise, il faut assigner les adresses de
chacune des locations de celle-ci. Une location correspond à un emplacement où un produit peut être
déposé pour fins d’entreposage. C’est un peu comme une adresse civique assignée à une maison de
style triplex, car elle permet de trouver facilement où se trouve un produit. La rangée d’étagère
correspondrait à la rue, la section de l’étagère correspondrait à la maison, et le niveau correspondrait à
l’étage. Dans le schéma ci-haut, prenons l’exemple de l’adresse qui est encerclée :
Préparé par Serge Béchard, CMA 124
La rangée est la « 13 », la section est la « D », et cette dernière ayant 4 niveau, elle se subdivise en « 1 -
2 – 3 – 4 ». Donc, les localisations disponibles à cette adresse sont :
� 13-D-1
� 13-D-2
� 13-D-3
� 13-D-4
e. Définition des séquences de ramassages des produits : En plus de la localisation, la
configuration des adresses d’entrepôt doivent également être assorties d’une séquence
de ramassage, permettant la maximisation des déplacements à l’intérieur de l’entrepôt.
De cette façon, il est possible de prévoir la trajectoire à suivre au cour de la préparation
d’une commande afin d’éviter que le commis ait à se déplacer inutilement d’un endroit
à un autre. Prenons l’exemple d’une commande ayant une trajectoire erratique par
rapport à une trajectoire utile :
Trajectoire A : 18-E-2 / 10-B-4 / 06-K-4 / 15-K-2
Trajectoire B : 10-B-4 / 06-K-4 / 18-E-2 / 15-K-2
Si on relie les points indiqués dans cette trajectoire, on remarque que la trajectoire A fait
déplacer le commis au fond de l’entrepôt, revient vers le quai de chargement, retourne vers
le fond de l’entrepôt, longe la rangée 18 pour se rendre jusqu’à l’allée 15 et revient au quai
de chargement. La trajectoire B quant à elle commence près du quai de chargement, se
dirige vers le fond de l’entrepôt, longe l’allée 15 et revient au quai de chargement.
iii. Types de transactions enregistrées
a. Enregistrement des réceptions de bons d’achats : C’est la fonction par laquelle on
peut sélectionner un bon d’achat (créée préalablement dans le module des achats),
importer dans le module de gestion d’entrepôt afin d’avoir les codes de produits qui sont
réceptionnés, et ainsi compter les quantités reçues à l’aide du lecteur de code à bar au
laser.
Préparé par Serge Béchard, CMA 125
b. Enregistrement des expéditions de marchandises à partir des commandes –
clients : C’est la fonction par laquelle on peut sélectionner une commande-client (créée
préalablement dans le module des ventes), importer dans le module de gestion des
entrepôt afin d’avoir les code de produits qui sont expédiés, et ainsi compter les
quantités extraites de l’inventaire à l’aide du lecteur de code à bar au laser.
c. Enregistrement des ajustements de stocks : Cette fonction sert à effectuer les
correctifs au niveau des quantités de marchandises qui peuvent varier suite à des
produits périmés, des produits défectueux, le vol de marchandises, etc.
d. Inscription des décompes d’inventaires physiques : Cette fonction sert à assister les
gestionnaires de l’entrepôt au moment des décomptes d’inventaire effectuer
sporadiquement, ou lors des prises d’inventaires physiques.
e. Localisation des produits à l’intérieur de l’entrepôt : Cette fonction est utilisée
lorsqu’il devient nécessaire de trouver un produit à l’intérieur de l’entrepôt pour fins de
vérification, ou autres.
Préparé par Serge Béchard, CMA 126
6- Gestion de la paie (Payroll) Le but premier de ce module est de permettre d’effectuer le calcul de la paie des employés de
l’entreprise, tout en respectant les lois fiscales et les normes gouvernementales du pays / de la province
où l’entreprise exerce ses activités
i. Description et objet du module
a. Effectuer le calcul des salaires bruts : Le module permet le calcul des salaires, qu’ils
soient annuels, horaires, à la commissions ou à la pièce. De plus, il permet de calculer
des déductions relatives à des dépenses d’employés ou saisies de salaires;
b. Effectuer le calcul des remises gouvernementales : Retenues à la source des impôts et
autres sommes devant être remises aux différents paliers gouvernementaux. Ces
sommes sont la responsabilité des employeurs et ils doivent s’assurer de respecter leur
obligation sans quoi ils sont tenus de payer les sommes ainsi omises.
c. Effectuer la production des rapports gouvernementaux : Une fois établit le montant de
salaire brut, les retenues à la source prélevées, et le salaire net versé, le module doit
permettre la production des rapports gouvernementaux tels que : T4, Relevé 1, Relevé
d’emploi, etc.
ii. Niveaux de paramétrages
a. Intégration avec le grand livre : L’intégration avec le grand livre permet de configurer
les comptes qui se rattachent aux provisions à payer (salaires, vacances, maladies) ainsi
que les différents postes de dépenses tels que salaires et bénéfices marginaux
notamment.
b. Intégration avec le module RH : L’intégration avec le module de gestion des Ressources
Humaines a pour objectif de déterminer si les salaires des employés seront établit à
partir de ce module ou uniquement dans le module de la paie. Ceci afin d’harmoniser les
opérations de maintenance et centraliser l’information
Préparé par Serge Béchard, CMA 127
c. Définitions des codes de gains et déduction: La définition des codes de gain et
déduction a pour but de permettre le calcul du salaire imposable, c’est-à-dire le montant
qui servira au calcul des sommes à remettre aux gouvernements.
d. Définitions des codes de retenues à la source : Les codes de retenues à la source
représentent les codes de calcul qui sont effectués à partir du salaire brut. Ils produiront
le montant des sommes à remettre aux gouvernements; Ces montants font généralement
références à :
i. Impots fédéral
ii. Impôts provincial
iii. Assurance-emploi
iv. Régime de rentes du Québec
v. Régime d’assurance parentale du Québec
vi. Fonds des Services de Santé
D’autres montants peuvent être calculés dépendamment de la province d’emploi des
salariés.
iii. Types de transactions enregistrées
a. Calcul des salaires bruts : la fonction de calcul des salaires brut est la première étape
dans l’élaboration du montant de paie nette à remettre aux employés. Le calcul se fait à
partir des paramètres indiqués dans la fiche des employés, où il sera indiqué la base de
calcul des revenus (fixe, horaire, au pourcentage, à la pièce, pourboire.), ainsi que les
déductions permises par la loi (contribution à des REER, fonds de pension, cotisations
syndicales et professionnelles, pensions alimentaires, etc.). Ce calcul se fait à partir de
cartes de temps pour les employés payés à l’heure ou à la pièce, tel qu’illustré dans
l’image qui suit :
Préparé par Serge Béchard, CMA 128
b. Calcul des montants nets à verser aux employés : cette fonction tient compte des
paramètres indiqués dans la fiche des employés (point a) , ainsi que des codes de
retenus qui s’y rattachent, permettant alors le calcul du salaire net. Ce montant est
l’aboutissement du calcul des salaires car c’est celui-ci qui est versé à l’employé.
c. Calcul et suivis de journées fériées : Permet d’insérer les journées fériées dans le calcul
des salaires bruts, rendant ainsi le calcul plus précis.
d. Calcul et suivis des vacances : Permet de provisionner un montant de vacances en
pourcentage du salaire brut afin de s’assurer que l’employé soit informé des sommes qui
lui sont dues, et aussi d’insérer les sommes ainsi provisionnées dans le calcul du salaire
brut afin de rendre celui-ci plus précis et aussi réduire la provision accumulée.
e. Versement des chèques de paie ou de dépôts directs : Certaines personnes reçoivent
encore leur salaire par l’entremise d’un chèque, mais de plus en plus d’entreprises font
Préparé par Serge Béchard, CMA 129
appel au dépôt direct, c’est-à-dire que l’argent est placé directement dans le compte
bancaire des employés, permettant ainsi une liquidité instantanée, et une sécurité accrue.
f. Production des rapports de remises de DAS : Fonction par laquelle la production des
remises gouvernementales est calculée à partir de tous les salaires versés durant une
période de temps donnée.
g. Production des relevés d’emplois : Les relevés d’emplois sont nécessaires lors du
départ d’un employé. On y retrouve ainsi toutes les informations requises par les lois et
exigences gouvernementales.
h. Production des relevés de salaires annuels (T4 et Relevé 1) : Une fois l’année civile
terminée, la compagnie est responsable de produire les formulaires qui indiquent quelles
sont les sommes totales reçues durant l’année, ainsi que les retenues à la source qui ont
été effetuées.
Préparé par Serge Béchard, CMA 130
7- Gestion des points de ventes (Point of Sales) Le module ‘P.O.S.’ sert principalement à relié de façon simple et efficace la fonction ‘ventes de
produits’ aux inventaires de l’entreprise. En effet, un module de gestion des ventes standard servira
avant tout à rattacher les statistiques de ventes des produits de l’entreprise à des clients spécifiques, et
ce dans le but éventuel de permettre l’analyse statistique et stratégique des ventes par clients. Pour les
entreprises de détails, l’importance se situe à un autre niveau. En effet, l’inventaire de produit de ce
type d’entreprise est généralement composé d’une énorme variété de produits avec un volume
important, et qui doit être renouvelé sur une fréquence beaucoup plus élevé que bien d’autres types
d’entreprises (par exemple les épiceries, les quincailleries, les boutiques de vêtements, etc..). À
l’origine, il importait peu de connaitre l’identité des clients, puisque ceux-ci ne sont pas sollicités
directement par l’entreprise et se présentent spontanément aux points de ventes. C’est pourquoi le
logiciel ‘P.O.S.’ sera avant tout constitué d’un écran de saisi simplifié, qui permettra à l’usager de
choisir / sélectionner rapidement les items vendus, et finalement lui permettre de régler la transaction
au moyen:
- soit d’un tiroir caisse pour l’argent liquide et les chèques;
- soit d’un appareil d’autorisation électroniques des ventes crédit ou débit;
i. Description et objet du module
a. Faciliter la vente de produits sur une base de volumes transactionnels élevés : Puisque
statistiquement, une vente au détail peut contenir jusqu’à plus d’une centaine d’articles
et se conclure en moins de 5 minutes, incluant la mise-à-jour de l’inventaire.
b. Faciliter le paiement des transactions sur une base de volume transactionnel élevé : En
rapport avec la caractéristique du volume d’article, l’encaissement de la somme due
avec mise-à-jour du grand livre et du compte bancaire doit se faire dans un délai de
temps très court.
c. Outiller l’entreprise pour des programmes de fidélisation de la clientèle : Peut assister
l’entreprise désireuse de bonifier ses clients les plus fidèle.
Préparé par Serge Béchard, CMA 131
ii. Niveaux de paramétrages
a. Intégration avec le module d’inventaires : Cette intégration a pour but de récupérer les
paramètres de l’inventaire qui gèrent la portion « Vente » des produits, tels que :
comptes de contrôle, codes de listes de prix, entrepôts, etc.
b. Intégration avec le module des commandes-clients : Comme toute transaction de vente,
la vente au détail doit rattacher une fiche de client à un produit d’inventaire. Ainsi il est
possible de reprendre les informations et configuration du module tel que code de
représentant de vente.
c. Intégration avec le module desc comptes-clients : Cette intégration récupère les
information de la fiche client « vente directe au comptant » puisqu’il est nécessaire de
rattacher toutes transactions de ventes à au moins un code de client. Dans le cas des
entreprises désirant mettre en place un programme de fidélisation de la clientèle, elle
pourra ainsi utiliser les fiches correspondantes.
d. Élaboration des méthodes de paiements : Cette configuration permet de rattacher les
encaissements des ventes à des méthodes de paiements tel que carte de crédit, débit
direct, chèque ou encaissement. Cela est particulièrement utile pour faciliter les
conciliations bancaires.
e. Élaboration des systèmes de fidélisation de la clientèle : Cette configuration permet à
l’entreprise de mettre en place un système de fidélisation de sa clientèle, en cumulant les
sommes déboursées par les clients et en attribuant un système de pointage, rendant plus
attrayante la concentration des achats au même endroit.
f. Configuration des caisses-enregistreuses (points de vente) : Puisque dans un point de
vente, la conclusion des transactions implique une personne employée par l’entreprise et
que celle-ci doit gérer un volume important de transactions ainsi que d’argent, il est
nécessaire d’un point de vue de contrôle interne de pouvoir isolé ces transactions.
Préparé par Serge Béchard, CMA 132
iii. Types de transactions enregistrées
a. Ventes des marchandises au comptant (non-portées sur comptes-clients) : Le système
de gestion de point de vente est conçu spécialement pour traiter de ventes devant être
payées sur le champs pour permettre au client d’emporter ses emplettes.
b. Interrogation des quantités en main : Cette fonction permet de connaître en tout temps
les quantités détenues en inventaire. Particulièrement utile pour connaître la
disponibilité de produits.
c. Encaissement des ventes : Cette fonction permet de traiter en ligne les paiements
électronique en inscrivant les information de référence de transaction, jusqu’à relayer
l’information de l’encaissement au appareil de connexions bancaires.
Préparé par Serge Béchard, CMA 133
d. Inscription des transaction reliées aux fiches de clients dans le cadre d’un système de
fidélisation de la clientèle : Cette fonction permet de rattacher les points calculés sur
une somme de transaction et de les rattacher à une fiche de client.
e. Préparation des dépôts de caisse par commis : Cette fonction permet de faire le total des
sommes encaissées, de faire le décompte des billets de banque correspondant au total en
main, et de balancer les différences.
Préparé par Serge Béchard, CMA 134
7- Gestion des immobilisations
Ce module sert à permettre un suivi de toutes les acquisition de biens immobiliers, c’est-à-dire ceux
qui engagent l’entreprise à long terme, généralement financé par des emprunts à long terme, et qui
sont passés à la dépense par des régularisations identifiées comme des amortissements.
i. Description et objet du module
a. Permettre l’enregistrement des acquisitions reliées aux immobilisations : Permet de
regrouper les immobilisations par catégories, afin de rattacher les biens ayants des
caractéristiques similaires.
b. Permettre le calcul des amortissements reliés aux immobilisations : Puisque les
immobilisations sont regroupées en catégories, cela facilite le calcul des amortissements
et des écritures comptables;
c. Permettre le calcul des déductions fiscales sur les immobilisations : Dans le cas où
l’entreprise n’a pas enligné son amortissement comptable à l’amortissement fiscal, cette
fonction rend possible le rapprochement entre les 2 méthodes, pour les fins du calcul des
impôts reportés entres autres.
d. Permettre le suivi sur les cédules d’entretient : Puisque les immobilisations ont
généralement une durée de vie utile relativement prolongée, il est nécessaire d’effectuer
des entretiens afin d’allonger la période d’utilisation.
e. Permettre le suivi sur les gains / pertes sur dispositions d’actifs : Nécessaire lorsque
vient le moment où l’entreprise se départie d’un des ses biens. Puisque celui-ci est
initialement enregistré au coût initial, le prix de vente déterminera si un gain ou une
perte se réalise.
ii. Niveaux de paramétrages
a. Intégration avec le module des compte-fournisseurs : afin de permettre la récupération
des informations liées aux fournisseurs ;
Préparé par Serge Béchard, CMA 135
b. Intégration avec le module de gestion des achats : afin de permettre la gestion des
acquisitions par l’entremise du flux d’informations générées par ce module, telles que :
réquisitions, bons d’achats, etc.
c. Intégration avec le grand livre : Cette intégration est nécessaire afin de spécifier dans le
module de gestion des immobilisation les comptes de grand livre qui se rattachent aux
comptes d’actifs immobilisés ainsi que les compte d’amortissements et amortissements
accumulés correspondants;
d. Élaboration des classes d’immobilisations : Cette configuration est nécessaire afin de
séparer et regrouper les immobilisations par nature, qui réunis généralement les
informations sur la vie utile des biens, leur taux d’amortissement, etc.
e. Élaboration des classes d’amortissements comptables et fiscaux : dans le cas où les
deux méthodes sont différentes, cette configuration permet de faciliter les calculs
d’impôts reportés, entres autres.
f. Élaboration des cédules d’entretiens périodiques : Puisque les biens immobiliers ont
généralement une durée de vie de plusieurs années, il est recommandé d’effectuer des
entretiens préventifs ou correctionnels. Cette configuration permet de faire un suivi
efficace des en émettant des rappels périodiques afin d’éviter les oublies.
iii. Types de transactions enregistrées
a. Acquisitions des immobilisations : Chaque acquisition d’un bien immobilier se fait par
une transaction d’achat. Cela permet d’ajouter les biens en leur assignant des
informations pertinentes telles que la date d’acquisistion, le coût d’acquisition original,
la durée de vie estimée, etc.
Préparé par Serge Béchard, CMA 136
b. Calcul des amortissements : Cette fonction permet d’automatiser le calcul des
amortissements sur une base périodique, de cumuler les montants dans des comptes
d’accumulation, de calculer la balance à amortir, et autres informations pertinentes aux
immobilisations.
c. Enregistrement des dispositions d’immobilisations : lors de la vente de biens
immobilisés, il faut enregistrer la transaction comme une vente, afin de diminuer la
quantité, de reconnaître le revenu, et de permettre le suivi sur toutes sommes à recevoir
en la liant à un compte client permanent ou temporaire.
d. Enregistrement des activités d’entretiens : Comme nous l’avons mentionné dans la
partie configuration, les immobilisations requiert habituellement des services de
maintenance et d’entretien. Cette fonction permet d’inscrire ces activités en indiquant
les travaux et actions exécutées, les responsables impliqués, les dates des événements, et
les rappels qui sont recommandés.
Préparé par Serge Béchard, CMA 137
9- Gestion des contrats de service (Service manager) Ce module sert essentiellement à faciliter le suivi des engagements de l’entreprise auprès de sa
clientèle, comme par exemple:
o Contrat d’entretien;
o Suivi de numéro d’autorisation de rappel;
o Contrat de locations;
o Etc.
i. Description et objet du module
a. Permettre l’enregistrement de contrats de services : Pour les entreprises qui offrent des
contrats de services et d’entretien sur les biens vendus ou services fournis.
b. Permettre l’intégration de ressources (humaines et mécaniques) aux contrats : Dans le cas
où un important contingent de main-d’œuvre est spécialement attitré à la fonction de
maintenance et d’entretien, permet de mieux répartir les ressources;
c. Faire le suivi sur les garanties initiales et prolongées : Quand l’entreprise fournit des
contrats de garanties prolongées, permet de vérifier que les dates sont respectées.
Préparé par Serge Béchard, CMA 138
ii. Niveaux de paramétrages
a. Intégration avec le module gestion des achats : Pour permettre de relier toute demandes
d’achats en relation avec un contrat de service;
b. Intégration avec le module inventaire : Pour permettre de mettre de déduire de
l’inventaire tous produits ou pièces qui sont utilisées afin d’honorer les engagements sur
contrats de services ou d’entretiens;
c. Intégration avec le module de la paie : Pour rattacher les coûts de main-d’œuvre affectés
aux contrats.
d. Intégration avec le module des commandes-clients : Pour enregistrer les ventes reliées
aux facturations de garanties, ou encore sur des temps de main-d’œuvre par rapport aux
contrats;
e. Établissements des étapes d’interventions et de suivi : Cette configuration sert à créer
des codes de rappels et d’étapes d’interventions à effectuer sur les contrats.
f. Configuration des durées de contrats de garanties : Établir les paramètres de durée sur les
garanties prolongées et les rappels.
iii. Types de transactions enregistrées
a. Ventes de contrats de services : Pour les entreprises de services ou les entreprises de
distribution et de fabrication, le contrat de service ajoute une plus value aux yeux du
consommateur. D’où l’importance d’effectuer un suivi sur les contrats qui sont vendus
aux clients de l’entreprise.
b. Ventes de garanties prolongées : Souvent pour stimuler leurs ventes, les entreprises
offrent une garantie supplémentaire à celle du manufacturier. Le module permet donc
Préparé par Serge Béchard, CMA 139
d’enregistrer ce type de transactions, tout en assurant un suivi sur les coûts qui s’y
rattachent, les maintenances qui y ont été apportées, les dates d’expirations, etc.
c. Assignation du temps de main-d’œuvre / mécaniques affectés à un contrat d’entretien :
Cette fonction permet d’inscrire sur des cartes de temps ou des bons de travail les heures
affectées à la main-d’œuvre, dans le but de connaître le coût encouru sur le contrat, ainsi
que les heures à soumettre au module de la paie afin d’effectuer le calcul des salaires des
employés qui travaillent sur les contrats.
d. Inscription des autorisations de retours (RMA) : Permet de générer des numéros
d’autorisation de retour et ainsi valider les retours de marchandises de la part des clients
de l’entreprise.
e. Facturation suite à travaux d’entretiens et de supports : permet la facturation des travaux
et des pièces utilisées pour répondre à la demande exigée par le contrat de service.
f. Création d’une banque de soutient : Cette fonction permet d’inscrire tous les appels de
service afin de construire une banque de support technique qui facilite la tâche des
préposés au support téléphonique par exemple.
Préparé par Serge Béchard, CMA 140
Sommaire : En résumé, les modules spécialisés sont complémentaires aux modules de la suite financière et de la
suite opérationnelle. Ils permettent d’ajouter une plus grande dimension à ces modules afin de répondre
aux besoins spécifiques d’une multitudes d’entreprise.
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