chapitre 13 - prÉsentation des modules : les … · améliorer le développement de vos produits...

Préparé par Serge Béchard, CMA 103

CHAPITRE 13 - PRÉSENTATION DES MODULES : LES MODULES SPÉCIALISÉS

Objet : Faire connaître les applications spécialisées d’un système de gestion intégré, ainsi que les principales fonctions qui s’y rapportent.

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1- Gestion des relations clients (C.R.M.)

i. Description et objet du module ii. Niveaux de paramétrages

iii. Types de transactions enregistrées 2- Gestion des ressources humaines (H.R.)


iii. Types de transactions enregistrées 3- Gestion des projets (job costing);


iii. Types de transactions enregistrées 4- Gestion manufacturière (scheduling & M.R.P.)


iii. Types de transactions enregistrées 5- Gestion des entrepôts (W.M.S.)


iii. Types de transactions enregistrées 6- Gestion de la paie (Payroll)


iii. Types de transactions enregistrées 7- Gestion des points de ventes (Point of Sales)


iii. Types de transactions enregistrées 8- Gestion des immobilisations


iii. Types de transactions enregistrées 9- Gestion des contrats de service (Service manager)


iii. Types de transactions enregistrées

105 105 106

108 108 109

110 110 112

114 114 118

122 122 124

126 126 127

130 131 132

134 134 135

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Objet: Le but de ce chapitre est de familiariser l’étudiant avec la suite de modules spécialisés qu’on retrouve

habituellement dans un système de gestion intégré. Nous avons étudié jusqu’à maintenant les modules

reliés à la suite financière (Grand-livre, comptes-recevable, comptes-payable), ainsi que les modules

reliés à la suite opérationnelle (contrôle-inventaires, gestion des commandes-clients, gestion des

achats). Cependant, il existe plusieurs processus d’entreprise qui ne peuvent être réalisés dans les

modules vu à ce jour. En effet, chaque entreprise est unique en soi, et de ce fait exécute ses opérations

d’une telle façon qu’il doit y avoir une configuration spéciale ou l’adaptation de fonctions particulières

afin de répondre à ces besoins. Ce chapitre sera donc segmenté en neuf parties qui feront chacune

référence à des fonctions spécifiques.

Afin de mettre en relief les relations existantes entre ces différents modules, nous pouvons nous référer

au tableau suivant qui contient en abscisse les modules financiers et opérationnels, et en ordonnée les

modules spécialisés que nous étudierons dans ce chapitre. Un « X » dans une case signifie qu’il existe

une relation directe entre les modules qui sont ainsi reliés.

RELATION DES MODULES SPÉCIALISÉS AVEC LES MODULES DES SUITES FINANCIÈRES ET OPÉRATIONNELLES

GRAND-LIVRE

COMPTES- RECEVABLES

COMPTES- PAYABLES

CONTRÔLE DES

INVENTAIRES

GESTION DES COMMANDES

CLIENTS

GESTION DES COMMANDES

D’ACHATS

GESTION DE LA PAIE

GESTION DES RELATIONS CLIENTS

X X X GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

X GESTION DES PROJETS X X X X X X X GESTION MANUFACTU-RIERE

X X X X X X X GESTION DES ENTREPOTS X X X GESTION DE LA PAIE X GESTION DES POINTS DE VENTES

X X X GESTION DES IMMOBILISA-TIONS

X X X GESTION DES CONTRATS DE SERVICES

X X X X X

TABLEAU 13.1 :


1- Gestion des relations clients (C.R.M.)

i. Description et objet du module : Une bonne solution CRM crée une valeur ajoutée pour votre organisation en ouvrant des canaux de

communication vitaux et en créant une base de connaissance axée sur le client, afin de mieux servir vos

clients.

L’objectif d’une solution CRM est de vous faire comprendre les habitudes et les préférences d’achat

de vos clients et clients potentiels de manière à :

� créer et renforcer vos relations avec vos clients afin de les fidéliser.

� offrir des services à valeur ajoutée que vos concurrents auront du mal à copier.

� améliorer le développement de vos produits et les processus de prestation des services.

� sensibiliser davantage vos employés aux besoins des clients.

� diminuer la frustration du client en cessant de toujours poser les mêmes questions.

Grâce à l’intégration efficace des fonctions de marketing, de ventes et du service à la clientèle, un bon

système CRM facilite le travail de tous et le partage de données importantes au sein de votre entreprise.

ii. Niveaux de paramétrages

Un module de gestion des relations clients doit être mis en relation avec certains modules de la suite

financière et opérationnelle. En effet le module doit pouvoir puiser certaines informations sur le

module des comptes-client, ainsi que dans le module du contrôle des inventaires, et celui de la gestion

des commandes-clients. Il doit y avoir une indication à savoir si les fiches de clients doivent être créées

à partir de quel module (CRM ou Comptes-clients) car les logiciels sont conçus afin de protéger

l’intégrité des données. La permission de créer à partir des deux modules pourrait engendrer un

problème si 2 usagers essaient d’ouvrir une nouvelle fiche de client en même temps.

De la même façon, puisqu’il est généralement possible d’assigner des activités de supports reliés aux

items de l’inventaire acheté par les clients, il faut pouvoir relier des informations sur les méthodes de

résolution de problème. Il faut donc indiquer au système comment on compte permettre le rattachement

de ces informations aux items.


Aussi, on peut parfois prendre une commande via le module de CRM, et pour ce faire, il doit y avoir un

lient d’établit avec les listes de prix maintenu dans le module d’inventaires. Une fois la commande

créée, elle doit apparaître dans les statistiques du module de gestion des commandes-client.


Un système CRM vous aide à augmenter la productivité de vos fonctions de marketing, de vente et

d’assistance. En comprenant mieux les diverses façons dont une solution CRM peut améliorer

l’efficacité de votre entreprise, vous pourrez mieux communiquer ces avantages aux personnes

responsables des prises de décisions importantes,

a) automatisation de la commercialisation : Pour créer des relations durables et profitables

avec votre clientèle, vous devez identifier, exécuter et reproduire des initiatives

commerciales efficaces dans tous vos canaux de vente. Un système CRM automatisé offre

les outils qui permettent aux équipes de marketing de :

� développer, cibler et mettre en œuvre des campagnes;

� gérer et analyser les budgets de marketing;

� gérer des listes et établir le suivi des réponses;

� suivre la distribution du matériel promotionnel;

� analyser les résultats de la campagne;

b) automatisation de la force de vente (AFV) : L’AFV vous permet d’analyser tout le cycle

de ventes et de gérer avec succès la filière des ventes. Elle permet de connaître les goûts des

clients, leurs habitudes d’achats, les périodes de demandes de pointes ou les temps morts,

etc. On peut ainsi agir plus efficacement et de façon directe.

c) automatisation de l’assistance à la clientèle : En créant une base de connaissance axée sur

le client, afin de mieux servir vos clients. Cette fonction est généralement liée aux membres

du personnel qui ont à répondre à des appels de service et à trouver des solutions aux

problèmes de la clientèle. Une fois le problème identifié et la solution appropriée, ces

informations sont inscrites dans une base de données qui permet de retracer les informations

pour les appels de service ultérieurr.


2- Gestion des Ressources Humaines (R.H.)

i. Description et objet du module :

Le module de gestion des ressources humaines (GRH) a pour objet principal de rassembler et

maintenir les informations pertinentes sur les employés de l’entreprise. Essentiellement, cette

information consiste en les suivants :

• Informations générales : (adresse, date de naissance, description du poste occupé, etc.)

• Statut organisationnel (identification du groupe d’appartenance, niveau de

responsabilité, etc.)

• Information administrative (date d’embauche, evaluation professionnelle, date

augmentation de salaire, etc.)

• Coordonnées bancaires pour dépôt direct

• Caractéristique des assurances groupes, énumération des avantages imposables, etc.)

• Rattachement des fichiers pertinents (curriculum vitae, etc.)


a) configuration des fiches du personnel : il faut créer et configurer chaque fiche

d’employé afin de les rendre active et utilisable. Aussi on doit établir quel genre

d’information l’entreprise désire conserver pour chacun de ses employés. Par exemple,

si on décide de rattacher une copie du curriculum vitae en format électronique à leur

fiche, il faut spécifier l’endroit sur le serveur qui servira à cet effet.

b) intégration avec le module de paie : Le module de GRH peut s’intégrer avec le

module de payroll, en établissant un lien sur certains champs communs, tels que le taux

horaire de l’employé, les heures travaillées, les maladies. Par exemple, lorsque vient le

temps de la révision salariale, on peut consulter les informations reliées à la

performance, et ensuite ajuster le taux horaire, qui se reflètera dans la fiche de

l’employé du module de payroll;

c) établissement des critères d’évaluation : Établir les critères selon lesquels l’évaluation

des employés portera. Il faut généralement tenir compte de facteur qualitatifs, et créer

une échelle d’évaluation afin de pouvoir attribuer une note globale comparative.


iii. Fonctionnalités

a) Saisie des informations à partir des fiches employés du module payroll (par exemple

cumul des vacances, heures supplémentaires travaillées, journées d’absences);

b) Saisie des informations de paie et mise-à-jour de la fiche d’employé (par exemple

changement du taux horaire);

c) Annotations concernant les évaluation de rendement annuel (date effective des

changements / révision);

d) Stockage des fichiers d’attachement à l’intérieur de la bases de données (par exemple

Curriculum vitae, certificats de graduation, etc.);


3- Gestion des projets (job costing);

i. Description et objet du module

Ce module sert à offrir la possibilité de suivre les revenus et dépenses de l’entreprise sur une base

de projet, c’est-à-dire une activité qui s’échelonne sur une période de temps pouvant varié de

quelques jours à plusieurs mois. Il permet également de facturer un projet selon différentes

méthodes comptables. Il faut mentionner que les ventes reliées à ce type d’activité sont

habituellement conclues par l’entremise d’un contrat signé par les 2 parties impliquées (l’acheteur

et le contracteur), et elle sont reconnues selon différentes méthodes :

Comptabilisation des revenus sur base de:

Avancement des travaux;

Facturation progressive;

Facturation à l’achèvement des travaux;

Aussi le module va permettre de procéder à la comptabilisation d’une variété de dépenses, telles

que:

Frais directs attachés au projet;

Frais communs à répartir entre un ou plusieurs projets;

Frais de salaires entre projet;

Dépenses d’immobilisation rattachées à un projet particulier;


a) Intégration avec les auxiliaires du système comptable (Recevables et payables) :

Une intégration est nécessaire afin de relier l’enregistrement de factures de comptes-

payable à des fournisseurs, et des factures de comptes-recevable à des clients;

b) Intégration avec le système opérationnel (Inventaires / achats / ventes) : Une

intégration est nécessaire afin de relié l’utilisation de produits d’inventaires à un projet

donné, ainsi que le bon d’achat qui précède l’acquisition de biens, ou la facture de vente

reliée à l’avancement des travaux;


c) Intégration avec le système de paie : La majeure partie des projets requiert

l’intervention d’une main-d’œuvre afin d’assurer l’aboutissement des travaux, et cela

représente habituellement près de la moitié (50%) du coût total du projet. Il est donc

primordial de pouvoir créer un lien entre le module de la paie et la gestion de projet.

d) Création de phases et étapes d’avancement des projets : Par définition, un projet

représente une activité d’envergure, demandant l’implication de plusieurs ressources.

C’est pourquoi il est nécessaire de pouvoir subdiviser celui-ci en « étapes » représentées

par des phases. Plus le projet est détaillé, plus il sera aisé d’en faire un suivi et d’en tirer

une analyse pertinente.

e) Établissement de mesures d’avancement des projets (% des travaux, etc.) : Cette

configuration a pour but de déterminer quelles seront les méthodes de mesures reliées

aux projets afin de permettre une facturation juste et équitable pour toutes les parties. Il

existe trois (3) méthodes :

1. Avancement des travaux : selon cette méthode, on évalue le degré d’avancement

selon des critères d’estimé du pourcentage de parachèvement des travaux. Par

exemple, si on détermine que le projet est complété à 30% par rapport à sa

complétion, alors on facturera une tranche de 30% du prix global entendu lors de

la signature du contrat. Par la suite, la prochaine facturation peut être établie à

50% de parachèvement, et ainsi de suite.

2. Facturation progressive : selon cette méthode, la facturation est faite au fur et à

mesure que des coûts sont engagés. Elle consiste à calculer une marge de profit

ajouter aux coûts encourus, dégageant ainsi un profit brut qui suivra

l’engagement de coûts;

3. Facturation à l’achèvement des travaux : cette méthode permet au contracteur de

facturer l’ensemble du projet seulement qu’une fois la totalité des travaux

terminés (clé en main).


iii. Types de transactions enregistrées a. Enregistrement de factures de dépenses et les associer à un projet : généralement

effectué à partir du module des comptes-FOURNISSEUR, cette opération permet

d’ajouter un code de projet ou une phase de celle-ci à l’intérieur même du module, et

l’intégration permettra une mise-à-jour simultanée dans le module de gestion des

projets.

b. Enregistrement de factures de ventes et les associer à un projet : généralement

effectué à partir du module de gestion des COMMANDES-CLIENT, cette opération

permet d’ajouter un code de projet ou une phase de celle-ci à l’intérieur même du

module, et l’intégration permettra une mise-à-jour simultanée dans le module de gestion

des projets.

c. Enregistrement de factures d’achats d’immobilisation et les associer à un projet :

Si l’entreprise doit acquérir des immobilisations dans le but de les utiliser pour un projet

spécifique, il est possible d’assigner ce coût audit projet.


d. Imputation des frais directs et indirects rattachés à la réalisation de la commande :

Il est souvent cas d’une multitude de frais communs encourus par le contracteur, et

ceux-ci ne peuvent être assignés à un seul projet. Cette fonction permet donc d’imputer

les coûts pertinents à chacun d’eux selon une méthode de répartition au prorata.

e. Enregistrement de cartes de temps d’employés et les associer à un projet : Comme

nous l’avons mentionné dans la section configuration, le coût de la main-d’œuvre est

habituellement très important. Cette fonction permettra d’assigner un projet au niveau

de la carte de temps des employés.

f. Procédures de reconnaissance des transactions à inscrire au grand-livre, ainsi que

de la facturation à inscrire dans la fiche du client pour qui la commande a été

lancée : Suite à la méthode spécifiée dans le contrat qui unie l’acheteur et le

contracteur, la fonction de report au grand-livre reflètera cette dernière afin de permettre

à l’entreprise de pouvoir inscrire des revenus en contrepartie de ses revenus, et ainsi

prépared des états financiers reflétant une situation juste pour celle-ci.


4- Gestion manufacturière (scheduling & M.R.P.)

i. Description et objet du module Ce module sert à gérer les fonctions de production / fabrication de l’entreprise, en fonction de ses

ressources (humaine, matérielles et/ou mécaniques), de ses processus de fabrication et des contraintes

relatives (temps, capacité, délais de livraisons, etc.);

a. Gestion des coûts de fabrication : Le module permet de faire un suivi sur les coûts

reliés à la fabrication, permettant d’établir le prix de revient unitaire des produits

fabriqués.

b. Gestion des besoins en matières premières : Le module permet de calculer les besoins

en matières premières nécessaires pour assurer un flow continue de la fabrication.

c. Gestion des cédules de production : Le module fournit également les outils nécessaire

pour définir les priorités à assigner aux commandes, assurant que les commandes

prioritaires soient complétées en premier.

d. Gestion des produits finis : Le module permet enfin de créer les quantités de produits

résultant du processus de fabrication, aussi identifiés comme produits finis.

On y retrouve généralement deux types de production:

� Uniforme et continue: c’est-à-dire pour les entreprises qui fabriquent à grand volume et

qui entreposent leur production;

� Sur commandes: la fabrication est généralement pour un seul item, mais qui nécessitent

l’intervention de plusieurs ouvriers et/ou machines, et ce sur une période pouvant aller

de quelques heures à plusieurs mois;


a. Intégration avec les auxiliaires du grand-livre(compte-recevables & compte-

payables) :

L’intégration avec les auxiliaires se fait au niveau des fichiers maitres des modules en

permettant de rattacher les informations des clients aux commandes passées par eux,

ainsi que les informations des fournisseurs aux bons d’achats reliés, tels que les termes

de paiements, les codes de groupe de taxes, les niveaux d’escomptes, etc.


b. Intégration avec le système opérationnel (Inventaires / achats / ventes) :

L’intégration avec les modules de la suite opérationnelle permet quant à elle de rattacher

les commandes de clients aux cédules de production basées sur la demande, de rattacher

la passation des commandes d’achats basées sur les besoins en matières premières

(MRP), et aussi de puiser les quantités nécessaires à la fabrication à partir des stocks et

de rattacher les écritures comptables générées lors de l’utilisation des stocks et l’ajout

des produits finis.

c. Intégration avec le système de paie : Afin de permettre la comptabilisation des heures

de main-d’œuvre directe aux processus de fabrication, l’intégration avec le module de a

paie est nécessaire car on y puise l’information des fiches d’employés (codes, noms,

taux horaires, etc.). L’intégration permet aussi de pousser les heures comptabilisées

dans le module de fabrication vers le module de la paie, permettant ainsi de calculer le

salaire brut d’un employé pour la semaine de travail.

d. Intégration avec le grand livre : Cette intégration permet de référer aux principaux

comptes affectés par les opérations de fabrication, tels que :

i. Stocks de matières premières

ii. Stocks de produits finis

iii. Stocks de produits en cours

iv. Comptes de dépenses directes et indirectes

v. Comptes d’imputation standard

vi. Comptes de contre-parties pour la répartition des frais généraux

e. Définition des classes : La configuration des classes contient les informations sur les

coûts standard, la méthode d’ordonnancement, le % des FGF à répartir, les comptes de

GL... Elle précède la définition des étapes du processus de fabrication :


f. Établissements des étapes du processus de fabrication et des délais requis par

étape :

La configuration des opérations permet d’identifier les processus qui mènent à la

fabrication des produits finis. On y détail chacune des opérations qui ont une incidence sur la

consommation des matières utilisées, les heures de main-d’œuvre directe, l’imputation des frais

généraux ainsi que la méthode de consommation à utiliser, etc. Elle permet également de

classer l’opération afin de permettre de lui assigner le stade auquel elle doit normalement être

utilisée à l’intérieur d’un « BON DE TRAVAIL ». Par exemple, l’opération « Assemblage des

pièces » doit survenir après l’opération « Ramassage des pièces », et avant l’opération « Tests

de conformités ».


g. Définition des cédule de travail et de planification:

s Les cédules de travail et d’ordonnancement servent à indiquer au système les plages de

temps à l’intérieur desquelles le calcul des temps hommes et machines doit s’effectuer pour

arriver aux dates d’échéances et de réquisitions.


h. Configuration des paramètres de MRP par item : En plus de l’intégration avec le

module d’inventaire, un paramètre important du module de fabrication concerne la

configuration des items d’inventaire. En effet, il est primordial d’indiquer quels sont les

délais de livraison que l’on doit normalement s’attendre d’avoir pour que celui-ci soit

entre nos mains, à partir du jour où l’item a été commandé auprès du fournisseur. Cette

information d’apparence anodine est en fait la base même de la notion MRP (pour

« Material Requirement Planning »). D’autres paramètres s’ajoute à la consultation en

ligne des items en inventaire pour en facilité la gestion, soient :

i. les quantités en main

ii. les quantités en commandes de clients (Gestion des commandes-clients ou SO)

iii. les quantités en fabrication (inscrites sur les bons de travails en cours ou BT)

iv. les quantités requises sur les bons de fabrications, et attribuées au BT...

Ces derniers paramètres auront une incidence sur la formule des quantités disponibles,

qui deviendra :

[��.] = [QTÉ EN MAIN] - [QTÉ COMMANDÉE (�)] + [QTÉ en COMMANDE (�)]

+ [QTÉ PRODUITE EN (�)]- [QTÉ REQUISE EN (�)]

iii. Types de transactions enregistrées a. Soumission aux clients : Préparations d'estimés, pouvant servir de soumission à

présenter au client, ou encore de bon de travail répétitif, c'est-à-dire que l'on peut s'en

servir pour plusieurs soumissions;

b. Bon de travail : Générations de bons de travail (BT, ou « Work Order »), devant servir

de référence aux ouvriers chargés d'effectuer la fabrication, en énumérant tous les items

devant être incorporés et utilisés lors des assemblage ou procédés de fabrication, les

opérations requises et les notes spécifiques, etc.


Exemple d’un bon de travail

c. Inscription des consommations de matières premières : Cette fonction permet

d’inscrire les quantités de matières premières consommées durant la fabrication. Il

existe 2 méthodes de consommation des matières premières :

1. à l’avancement de la fabrication, au fur et à mesure de son utilisation

2. à l’achèvement de la fabrication (communément identifiée par

l’anglicisme « Backflush »), c’est-à-dire déduction en bloc une fois le

produit fini ajouter en inventaire.

d. Inscription des consommations de temps – ouvriers : Cette fonction a pour but de

permettre l’inscription des heures travaillées : Par ouvrier / Par étape de fabrication /

Par bon de travail. Ainsi il est possible de déterminer l’utilisation des heures de main-

d’œuvre directe, et également permettre le calcul des salaires aux employés

e. Inscription des consommations de temps – machines : Cette fonction semblable à

celle des temps-ouvrier remplace les manœuvres par du temps-machine. C’est

particulièrement le cas dans les usines ou la robotisation est très développée.

f. Calcul des besoins en matières premières : C’est la fonction de MRP, celle qui

permet d’établir la planification des ressources matérielles. C’est un des éléments clé du


système de gestion manufacturière, puisqu’il permet à l’entreprise de prévoir ses

besoins en fonction de la « demande » du département de production, de la capacité des

activités manufacturières de l’entreprise ainsi que des délais prévus pour la livraison des

marchandises.

g. Calcul des cédules de lancement des commandes :

� Définition: l’ordonnancement des projets consiste à établir quels sont les délais de

production de chacun des projets mis en marche dans le cadre des activités de

l’entreprise, et d’en prévoir la durée afin de comparer celle-ci avec la date

d’échéance conclue ou prévue. Cela nous permet par la suite d’établir les projets

prioritaires par rapports à d’autres.

� Pour parvenir à établir les délais de production, il faut généralement être en mesure

de fixer des mesures de temps sur les principales composantes d’un projet soit:

– Le temps de livraison des matières premières pour la fabrications du produit;

– Les temps d’opérations effectués par les employés de l’entreprise, et/ou les

temps requis si une ou plusieurs parties de la fabrication sont données en

sous-traitance.


h. Complétion des bons de travail pour convertir en produits finis : Cette fonction est

considérée comme l’étape ultime du module de fabrication, celle qui renvoie les

quantités de produits finis aux stocks du module opérationnel. Une fois la quantité finie

en main, il est dès lors possible de procéder à la facturation du client

i. Facturation des ventes aux clients : Quoique cette fonction soit effectuée dans le

module de gestion des commandes-clients, elle vient compléter le cycle complet de la

fabrication des produits.

j. Gestion des travaux en cours : La gestion des travaux en cours permet de connaitre la

valeur des biens et des opérations d’un projet, au fur et à mesure de leur utilisation, et ce

autant pour des fins comptables que pour des considérations administratives. Il est en

effet important de pouvoir établir le pourcentage du degré d’avancement des travaux

afin de le communiquer au client, ou tout simplement pour répondre à des exigences

contractuelles;


6- Gestion des entrepôts (W.M.S.)


� Ce module sert à automatisé la gestion préparation des commandes de clients, à l’intérieur

de l’entrepôt de l’entreprise, en synchronisant le mouvement du personnel de l’entrepôt et

les marchandises qui s’y trouvent, le tout l’aide d’une technologie de fréquence radio, qui

permet de relayer les informations saisies par les employés de l’entrepôt vers le système

de gestion

� De plus, l’efficacité de gestion des inventaires et la manutention des marchandises dans

l’entrepôt s’en trouvent grandement accrue de par l’identification facile et la saisie

instantannée des items sélectionnés, ainsi que l’identification des items non sollicités.

a. Localisation des items à l’intérieur d’un entrepôt : permettre de retracer un produit

parmi les étagères et les allées de l’emplacement.

b. Enregistrement des mouvements des stocks : prendre contrôle de toutes sorties ou

entrées de marchandises.

c. Préparation des commandes de livraisons : centraliser le bureau des commandes afin de

faciliter leur préparation sans papier et à l’intérieur d’un flux d’opération intégré.

d. Aide à la prise d’inventaires : faciliter le décompte des produits en inventaires en se

servant des appareils de lecture à infrarouge (scanner).


a. Intégration avec l’inventaire du système opérationnel : Cette configuration permet

de s’assurer que les produits sont reliées au travers du système WMS pour mettre à jour

les quantités en inventaire; De plus elle permet d’ajouter la dimension d’adresse

rattachée à un produit. Parmi les autres paramètres à configurer, il y a les entrepôts

(dans le cas où l’entreprise possède plusieurs emplacements).


b. Intégration avec le gestionnaire des commandes d’achats : Afin de permettre

d’enregistrer la réception de marchandises provenant de la fonction « Achats », il faut

établir un lien avec le module « Gestion des achats »;

c. Intégration avec le gestionnaire des commandes – clients : Afin de permettre

d’enregistrer l’expédition de marchandises provenant de la fonction « Ventes », il faut

établir un lien avec le module « Gestion des commandes clients »;

d. Définitions des adresses de localisations de l’entrepôt :

À partir d’un schéma de l’entrepôt d’une entreprise, il faut assigner les adresses de

chacune des locations de celle-ci. Une location correspond à un emplacement où un produit peut être

déposé pour fins d’entreposage. C’est un peu comme une adresse civique assignée à une maison de

style triplex, car elle permet de trouver facilement où se trouve un produit. La rangée d’étagère

correspondrait à la rue, la section de l’étagère correspondrait à la maison, et le niveau correspondrait à

l’étage. Dans le schéma ci-haut, prenons l’exemple de l’adresse qui est encerclée :


La rangée est la « 13 », la section est la « D », et cette dernière ayant 4 niveau, elle se subdivise en « 1 -

2 – 3 – 4 ». Donc, les localisations disponibles à cette adresse sont :

� 13-D-1

� 13-D-2

� 13-D-3

� 13-D-4

e. Définition des séquences de ramassages des produits : En plus de la localisation, la

configuration des adresses d’entrepôt doivent également être assorties d’une séquence

de ramassage, permettant la maximisation des déplacements à l’intérieur de l’entrepôt.

De cette façon, il est possible de prévoir la trajectoire à suivre au cour de la préparation

d’une commande afin d’éviter que le commis ait à se déplacer inutilement d’un endroit

à un autre. Prenons l’exemple d’une commande ayant une trajectoire erratique par

rapport à une trajectoire utile :

Trajectoire A : 18-E-2 / 10-B-4 / 06-K-4 / 15-K-2

Trajectoire B : 10-B-4 / 06-K-4 / 18-E-2 / 15-K-2

Si on relie les points indiqués dans cette trajectoire, on remarque que la trajectoire A fait

déplacer le commis au fond de l’entrepôt, revient vers le quai de chargement, retourne vers

le fond de l’entrepôt, longe la rangée 18 pour se rendre jusqu’à l’allée 15 et revient au quai

de chargement. La trajectoire B quant à elle commence près du quai de chargement, se

dirige vers le fond de l’entrepôt, longe l’allée 15 et revient au quai de chargement.


a. Enregistrement des réceptions de bons d’achats : C’est la fonction par laquelle on

peut sélectionner un bon d’achat (créée préalablement dans le module des achats),

importer dans le module de gestion d’entrepôt afin d’avoir les codes de produits qui sont

réceptionnés, et ainsi compter les quantités reçues à l’aide du lecteur de code à bar au

laser.


b. Enregistrement des expéditions de marchandises à partir des commandes –

clients : C’est la fonction par laquelle on peut sélectionner une commande-client (créée

préalablement dans le module des ventes), importer dans le module de gestion des

entrepôt afin d’avoir les code de produits qui sont expédiés, et ainsi compter les

quantités extraites de l’inventaire à l’aide du lecteur de code à bar au laser.

c. Enregistrement des ajustements de stocks : Cette fonction sert à effectuer les

correctifs au niveau des quantités de marchandises qui peuvent varier suite à des

produits périmés, des produits défectueux, le vol de marchandises, etc.

d. Inscription des décompes d’inventaires physiques : Cette fonction sert à assister les

gestionnaires de l’entrepôt au moment des décomptes d’inventaire effectuer

sporadiquement, ou lors des prises d’inventaires physiques.

e. Localisation des produits à l’intérieur de l’entrepôt : Cette fonction est utilisée

lorsqu’il devient nécessaire de trouver un produit à l’intérieur de l’entrepôt pour fins de

vérification, ou autres.


6- Gestion de la paie (Payroll) Le but premier de ce module est de permettre d’effectuer le calcul de la paie des employés de

l’entreprise, tout en respectant les lois fiscales et les normes gouvernementales du pays / de la province

où l’entreprise exerce ses activités


a. Effectuer le calcul des salaires bruts : Le module permet le calcul des salaires, qu’ils

soient annuels, horaires, à la commissions ou à la pièce. De plus, il permet de calculer

des déductions relatives à des dépenses d’employés ou saisies de salaires;

b. Effectuer le calcul des remises gouvernementales : Retenues à la source des impôts et

autres sommes devant être remises aux différents paliers gouvernementaux. Ces

sommes sont la responsabilité des employeurs et ils doivent s’assurer de respecter leur

obligation sans quoi ils sont tenus de payer les sommes ainsi omises.

c. Effectuer la production des rapports gouvernementaux : Une fois établit le montant de

salaire brut, les retenues à la source prélevées, et le salaire net versé, le module doit

permettre la production des rapports gouvernementaux tels que : T4, Relevé 1, Relevé

d’emploi, etc.


a. Intégration avec le grand livre : L’intégration avec le grand livre permet de configurer

les comptes qui se rattachent aux provisions à payer (salaires, vacances, maladies) ainsi

que les différents postes de dépenses tels que salaires et bénéfices marginaux

notamment.

b. Intégration avec le module RH : L’intégration avec le module de gestion des Ressources

Humaines a pour objectif de déterminer si les salaires des employés seront établit à

partir de ce module ou uniquement dans le module de la paie. Ceci afin d’harmoniser les

opérations de maintenance et centraliser l’information


c. Définitions des codes de gains et déduction: La définition des codes de gain et

déduction a pour but de permettre le calcul du salaire imposable, c’est-à-dire le montant

qui servira au calcul des sommes à remettre aux gouvernements.

d. Définitions des codes de retenues à la source : Les codes de retenues à la source

représentent les codes de calcul qui sont effectués à partir du salaire brut. Ils produiront

le montant des sommes à remettre aux gouvernements; Ces montants font généralement

références à :

i. Impots fédéral

ii. Impôts provincial

iii. Assurance-emploi

iv. Régime de rentes du Québec

v. Régime d’assurance parentale du Québec

vi. Fonds des Services de Santé

D’autres montants peuvent être calculés dépendamment de la province d’emploi des

salariés.


a. Calcul des salaires bruts : la fonction de calcul des salaires brut est la première étape

dans l’élaboration du montant de paie nette à remettre aux employés. Le calcul se fait à

partir des paramètres indiqués dans la fiche des employés, où il sera indiqué la base de

calcul des revenus (fixe, horaire, au pourcentage, à la pièce, pourboire.), ainsi que les

déductions permises par la loi (contribution à des REER, fonds de pension, cotisations

syndicales et professionnelles, pensions alimentaires, etc.). Ce calcul se fait à partir de

cartes de temps pour les employés payés à l’heure ou à la pièce, tel qu’illustré dans

l’image qui suit :


b. Calcul des montants nets à verser aux employés : cette fonction tient compte des

paramètres indiqués dans la fiche des employés (point a) , ainsi que des codes de

retenus qui s’y rattachent, permettant alors le calcul du salaire net. Ce montant est

l’aboutissement du calcul des salaires car c’est celui-ci qui est versé à l’employé.

c. Calcul et suivis de journées fériées : Permet d’insérer les journées fériées dans le calcul

des salaires bruts, rendant ainsi le calcul plus précis.

d. Calcul et suivis des vacances : Permet de provisionner un montant de vacances en

pourcentage du salaire brut afin de s’assurer que l’employé soit informé des sommes qui

lui sont dues, et aussi d’insérer les sommes ainsi provisionnées dans le calcul du salaire

brut afin de rendre celui-ci plus précis et aussi réduire la provision accumulée.

e. Versement des chèques de paie ou de dépôts directs : Certaines personnes reçoivent

encore leur salaire par l’entremise d’un chèque, mais de plus en plus d’entreprises font


appel au dépôt direct, c’est-à-dire que l’argent est placé directement dans le compte

bancaire des employés, permettant ainsi une liquidité instantanée, et une sécurité accrue.

f. Production des rapports de remises de DAS : Fonction par laquelle la production des

remises gouvernementales est calculée à partir de tous les salaires versés durant une

période de temps donnée.

g. Production des relevés d’emplois : Les relevés d’emplois sont nécessaires lors du

départ d’un employé. On y retrouve ainsi toutes les informations requises par les lois et

exigences gouvernementales.

h. Production des relevés de salaires annuels (T4 et Relevé 1) : Une fois l’année civile

terminée, la compagnie est responsable de produire les formulaires qui indiquent quelles

sont les sommes totales reçues durant l’année, ainsi que les retenues à la source qui ont

été effetuées.


7- Gestion des points de ventes (Point of Sales) Le module ‘P.O.S.’ sert principalement à relié de façon simple et efficace la fonction ‘ventes de

produits’ aux inventaires de l’entreprise. En effet, un module de gestion des ventes standard servira

avant tout à rattacher les statistiques de ventes des produits de l’entreprise à des clients spécifiques, et

ce dans le but éventuel de permettre l’analyse statistique et stratégique des ventes par clients. Pour les

entreprises de détails, l’importance se situe à un autre niveau. En effet, l’inventaire de produit de ce

type d’entreprise est généralement composé d’une énorme variété de produits avec un volume

important, et qui doit être renouvelé sur une fréquence beaucoup plus élevé que bien d’autres types

d’entreprises (par exemple les épiceries, les quincailleries, les boutiques de vêtements, etc..). À

l’origine, il importait peu de connaitre l’identité des clients, puisque ceux-ci ne sont pas sollicités

directement par l’entreprise et se présentent spontanément aux points de ventes. C’est pourquoi le

logiciel ‘P.O.S.’ sera avant tout constitué d’un écran de saisi simplifié, qui permettra à l’usager de

choisir / sélectionner rapidement les items vendus, et finalement lui permettre de régler la transaction

au moyen:

- soit d’un tiroir caisse pour l’argent liquide et les chèques;

- soit d’un appareil d’autorisation électroniques des ventes crédit ou débit;


a. Faciliter la vente de produits sur une base de volumes transactionnels élevés : Puisque

statistiquement, une vente au détail peut contenir jusqu’à plus d’une centaine d’articles

et se conclure en moins de 5 minutes, incluant la mise-à-jour de l’inventaire.

b. Faciliter le paiement des transactions sur une base de volume transactionnel élevé : En

rapport avec la caractéristique du volume d’article, l’encaissement de la somme due

avec mise-à-jour du grand livre et du compte bancaire doit se faire dans un délai de

temps très court.

c. Outiller l’entreprise pour des programmes de fidélisation de la clientèle : Peut assister

l’entreprise désireuse de bonifier ses clients les plus fidèle.



a. Intégration avec le module d’inventaires : Cette intégration a pour but de récupérer les

paramètres de l’inventaire qui gèrent la portion « Vente » des produits, tels que :

comptes de contrôle, codes de listes de prix, entrepôts, etc.

b. Intégration avec le module des commandes-clients : Comme toute transaction de vente,

la vente au détail doit rattacher une fiche de client à un produit d’inventaire. Ainsi il est

possible de reprendre les informations et configuration du module tel que code de

représentant de vente.

c. Intégration avec le module desc comptes-clients : Cette intégration récupère les

information de la fiche client « vente directe au comptant » puisqu’il est nécessaire de

rattacher toutes transactions de ventes à au moins un code de client. Dans le cas des

entreprises désirant mettre en place un programme de fidélisation de la clientèle, elle

pourra ainsi utiliser les fiches correspondantes.

d. Élaboration des méthodes de paiements : Cette configuration permet de rattacher les

encaissements des ventes à des méthodes de paiements tel que carte de crédit, débit

direct, chèque ou encaissement. Cela est particulièrement utile pour faciliter les

conciliations bancaires.

e. Élaboration des systèmes de fidélisation de la clientèle : Cette configuration permet à

l’entreprise de mettre en place un système de fidélisation de sa clientèle, en cumulant les

sommes déboursées par les clients et en attribuant un système de pointage, rendant plus

attrayante la concentration des achats au même endroit.

f. Configuration des caisses-enregistreuses (points de vente) : Puisque dans un point de

vente, la conclusion des transactions implique une personne employée par l’entreprise et

que celle-ci doit gérer un volume important de transactions ainsi que d’argent, il est

nécessaire d’un point de vue de contrôle interne de pouvoir isolé ces transactions.



a. Ventes des marchandises au comptant (non-portées sur comptes-clients) : Le système

de gestion de point de vente est conçu spécialement pour traiter de ventes devant être

payées sur le champs pour permettre au client d’emporter ses emplettes.

b. Interrogation des quantités en main : Cette fonction permet de connaître en tout temps

les quantités détenues en inventaire. Particulièrement utile pour connaître la

disponibilité de produits.

c. Encaissement des ventes : Cette fonction permet de traiter en ligne les paiements

électronique en inscrivant les information de référence de transaction, jusqu’à relayer

l’information de l’encaissement au appareil de connexions bancaires.


d. Inscription des transaction reliées aux fiches de clients dans le cadre d’un système de

fidélisation de la clientèle : Cette fonction permet de rattacher les points calculés sur

une somme de transaction et de les rattacher à une fiche de client.

e. Préparation des dépôts de caisse par commis : Cette fonction permet de faire le total des

sommes encaissées, de faire le décompte des billets de banque correspondant au total en

main, et de balancer les différences.


7- Gestion des immobilisations

Ce module sert à permettre un suivi de toutes les acquisition de biens immobiliers, c’est-à-dire ceux

qui engagent l’entreprise à long terme, généralement financé par des emprunts à long terme, et qui

sont passés à la dépense par des régularisations identifiées comme des amortissements.


a. Permettre l’enregistrement des acquisitions reliées aux immobilisations : Permet de

regrouper les immobilisations par catégories, afin de rattacher les biens ayants des

caractéristiques similaires.

b. Permettre le calcul des amortissements reliés aux immobilisations : Puisque les

immobilisations sont regroupées en catégories, cela facilite le calcul des amortissements

et des écritures comptables;

c. Permettre le calcul des déductions fiscales sur les immobilisations : Dans le cas où

l’entreprise n’a pas enligné son amortissement comptable à l’amortissement fiscal, cette

fonction rend possible le rapprochement entre les 2 méthodes, pour les fins du calcul des

impôts reportés entres autres.

d. Permettre le suivi sur les cédules d’entretient : Puisque les immobilisations ont

généralement une durée de vie utile relativement prolongée, il est nécessaire d’effectuer

des entretiens afin d’allonger la période d’utilisation.

e. Permettre le suivi sur les gains / pertes sur dispositions d’actifs : Nécessaire lorsque

vient le moment où l’entreprise se départie d’un des ses biens. Puisque celui-ci est

initialement enregistré au coût initial, le prix de vente déterminera si un gain ou une

perte se réalise.


a. Intégration avec le module des compte-fournisseurs : afin de permettre la récupération

des informations liées aux fournisseurs ;


b. Intégration avec le module de gestion des achats : afin de permettre la gestion des

acquisitions par l’entremise du flux d’informations générées par ce module, telles que :

réquisitions, bons d’achats, etc.

c. Intégration avec le grand livre : Cette intégration est nécessaire afin de spécifier dans le

module de gestion des immobilisation les comptes de grand livre qui se rattachent aux

comptes d’actifs immobilisés ainsi que les compte d’amortissements et amortissements

accumulés correspondants;

d. Élaboration des classes d’immobilisations : Cette configuration est nécessaire afin de

séparer et regrouper les immobilisations par nature, qui réunis généralement les

informations sur la vie utile des biens, leur taux d’amortissement, etc.

e. Élaboration des classes d’amortissements comptables et fiscaux : dans le cas où les

deux méthodes sont différentes, cette configuration permet de faciliter les calculs

d’impôts reportés, entres autres.

f. Élaboration des cédules d’entretiens périodiques : Puisque les biens immobiliers ont

généralement une durée de vie de plusieurs années, il est recommandé d’effectuer des

entretiens préventifs ou correctionnels. Cette configuration permet de faire un suivi

efficace des en émettant des rappels périodiques afin d’éviter les oublies.


a. Acquisitions des immobilisations : Chaque acquisition d’un bien immobilier se fait par

une transaction d’achat. Cela permet d’ajouter les biens en leur assignant des

informations pertinentes telles que la date d’acquisistion, le coût d’acquisition original,

la durée de vie estimée, etc.


b. Calcul des amortissements : Cette fonction permet d’automatiser le calcul des

amortissements sur une base périodique, de cumuler les montants dans des comptes

d’accumulation, de calculer la balance à amortir, et autres informations pertinentes aux

immobilisations.

c. Enregistrement des dispositions d’immobilisations : lors de la vente de biens

immobilisés, il faut enregistrer la transaction comme une vente, afin de diminuer la

quantité, de reconnaître le revenu, et de permettre le suivi sur toutes sommes à recevoir

en la liant à un compte client permanent ou temporaire.

d. Enregistrement des activités d’entretiens : Comme nous l’avons mentionné dans la

partie configuration, les immobilisations requiert habituellement des services de

maintenance et d’entretien. Cette fonction permet d’inscrire ces activités en indiquant

les travaux et actions exécutées, les responsables impliqués, les dates des événements, et

les rappels qui sont recommandés.


9- Gestion des contrats de service (Service manager) Ce module sert essentiellement à faciliter le suivi des engagements de l’entreprise auprès de sa

clientèle, comme par exemple:

o Contrat d’entretien;

o Suivi de numéro d’autorisation de rappel;

o Contrat de locations;

o Etc.


a. Permettre l’enregistrement de contrats de services : Pour les entreprises qui offrent des

contrats de services et d’entretien sur les biens vendus ou services fournis.

b. Permettre l’intégration de ressources (humaines et mécaniques) aux contrats : Dans le cas

où un important contingent de main-d’œuvre est spécialement attitré à la fonction de

maintenance et d’entretien, permet de mieux répartir les ressources;

c. Faire le suivi sur les garanties initiales et prolongées : Quand l’entreprise fournit des

contrats de garanties prolongées, permet de vérifier que les dates sont respectées.



a. Intégration avec le module gestion des achats : Pour permettre de relier toute demandes

d’achats en relation avec un contrat de service;

b. Intégration avec le module inventaire : Pour permettre de mettre de déduire de

l’inventaire tous produits ou pièces qui sont utilisées afin d’honorer les engagements sur

contrats de services ou d’entretiens;

c. Intégration avec le module de la paie : Pour rattacher les coûts de main-d’œuvre affectés

aux contrats.

d. Intégration avec le module des commandes-clients : Pour enregistrer les ventes reliées

aux facturations de garanties, ou encore sur des temps de main-d’œuvre par rapport aux

contrats;

e. Établissements des étapes d’interventions et de suivi : Cette configuration sert à créer

des codes de rappels et d’étapes d’interventions à effectuer sur les contrats.

f. Configuration des durées de contrats de garanties : Établir les paramètres de durée sur les

garanties prolongées et les rappels.


a. Ventes de contrats de services : Pour les entreprises de services ou les entreprises de

distribution et de fabrication, le contrat de service ajoute une plus value aux yeux du

consommateur. D’où l’importance d’effectuer un suivi sur les contrats qui sont vendus

aux clients de l’entreprise.

b. Ventes de garanties prolongées : Souvent pour stimuler leurs ventes, les entreprises

offrent une garantie supplémentaire à celle du manufacturier. Le module permet donc


d’enregistrer ce type de transactions, tout en assurant un suivi sur les coûts qui s’y

rattachent, les maintenances qui y ont été apportées, les dates d’expirations, etc.

c. Assignation du temps de main-d’œuvre / mécaniques affectés à un contrat d’entretien :

Cette fonction permet d’inscrire sur des cartes de temps ou des bons de travail les heures

affectées à la main-d’œuvre, dans le but de connaître le coût encouru sur le contrat, ainsi

que les heures à soumettre au module de la paie afin d’effectuer le calcul des salaires des

employés qui travaillent sur les contrats.

d. Inscription des autorisations de retours (RMA) : Permet de générer des numéros

d’autorisation de retour et ainsi valider les retours de marchandises de la part des clients

de l’entreprise.

e. Facturation suite à travaux d’entretiens et de supports : permet la facturation des travaux

et des pièces utilisées pour répondre à la demande exigée par le contrat de service.

f. Création d’une banque de soutient : Cette fonction permet d’inscrire tous les appels de

service afin de construire une banque de support technique qui facilite la tâche des

préposés au support téléphonique par exemple.


Sommaire : En résumé, les modules spécialisés sont complémentaires aux modules de la suite financière et de la

suite opérationnelle. Ils permettent d’ajouter une plus grande dimension à ces modules afin de répondre

aux besoins spécifiques d’une multitudes d’entreprise.

chapitre 13 - prÉsentation des modules : les … · améliorer le développement de vos produits...

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