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Politique d'organisation, Politique d'organisation, d'administration et de gestion d'administration et de gestion de documents électroniques: de documents électroniques:

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CONFÉRENCE SUR LA GESTION STRATÉGIQUE

ET L'ADMINISTRATION PRATIQUE DE DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES 4 et 5 décembre 2007, Montréal

Me Bernard BrunAvocat principal, commercial et technologie

Desjardins Sécurité financière, compagnie d'assurance vie

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Genèse d'un projet

• Ça y est! La direction de votre entreprise prend la décision d'entrer pleinement dans l'ère numérique.

• On veut favoriser l'utilisation de documents électroniques et même, numériser les dossiers physiques.

• En dirigeants responsables, la direction comprend la nécessité de se doter d'un cadre de fonctionnement.

• Vous êtes mandaté pour réaliser cet emballant projet…

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La dure réalité

Rapidement, vous constatez que:

• Les documents électroniques sont déjà omniprésents dans l'entreprise.

• Il n'y a pas de gestion centralisée de l'information.

• Le prix de l'espace de stockage est quant à lui en baisse constante.

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Pourquoi se doter d'une politique?

• Le cadre de fonctionnement requiert la mise en place d'une politique de gestion des documents électroniques.

• Pourquoi? Notamment en raison:– de la valeur légale du document électronique;– de l'obligation de conservation qui s'étend aux documents, peu

importe leur support;– du besoin de contrôler la prolifération et les doublons de documents

électroniques;

et pour:– contrer les divergences pouvant exister entre divers documents;– contrôler la persistance de l'information;– encadrer la destruction des documents.

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Leçon # 1: Des objectifs clairs

• Le besoin de se doter d'une politique de gestion des documents électroniques est reconnu. Toutefois, les objectifs poursuivis ne sont pas toujours clairement établis.

• En plus de les identifier il faut, si possible, les classer selon leur importance relative. Par exemple:

– réduction de coûts et/ou réduction de papier;– indexation et recherches documentaires facilitées;– portabilité de l'information;– répondre aux impératifs légaux en matière de conservation,

production et destruction de documents.

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Leçon # 2:Soutien de la direction

• Le soutien de la direction de l'entreprise est essentiel au succès de la mise en place d'une politique de gestion de documents électroniques.

• Ceci est d'autant plus vrai que:– l'imputabilité ultime de la conservation de documents

revient à la direction;– la mise en place d'une telle politique implique des

changements importants et le soutien de la direction est nécessaire pour vaincre la résistance au changement au sein de l'entreprise.

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Leçon # 3:Gestion de documents électroniques≠ gestion de documents papiers

• Même s'ils peuvent avoir une valeur légale similaire, les documents électroniques et les documents physiques ne se gèrent pas de la même façon.

• S'il existe déjà une politique de gestion documentaire au sein de l'entreprise, il n'est pas possible de simplement étendre cette politique à la gestion des documents électroniques, en raison des réalités différentes de ces documents.

• Un arrimage est toutefois nécessaire entre la gestion de documents physiques et électroniques.

• Les objectifs, qui poursuivent le même but, peuvent être modulés par des normes d'application différentes (par exemple au niveau des délais de conservation).

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Leçon # 4:Bâtir une équipe

• Il ne faut pas sous-estimer le travail que représente la mise en place d'une politique de gestion des documents électroniques.

• Pensons notamment:

– aux sources multiples des documents électroniques;

– à la quantité de ces documents;

– à l'interrelation entre le document physique et électronique;

– aux différentes lignes d'affaires avec des systèmes ou des méthodologies différentes;

– à la modification de pratiques au sein de l'entreprise.

• Pour réussir, il est essentiel: – de bâtir une équipe d'experts multidisciplinaires;– de définir la portée de la politique.

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Leçon # 5:Définir la portée et le contenu de la politique

• À son terme, une politique de gestion documentaire devrait pouvoir adresser à la fois les documents de nature physique et les documents électroniques, l'un étant souvent un complément de l'autre.

• Elle devrait également couvrir:

– les diverses catégories de documents (document de nature temporaire et définitif, projet, méta-données);

– la période de rétention de même que la destruction des documents;

– la possibilité de gel quant à la conservation des documents (litigation hold);

– la migration du support;

– la technologie qui supporte le document électronique.

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Leçon # 6:Approche graduelleet éducation

• Selon la taille de l'entreprise et sa sophistication, une approche d'implantation graduelle risque de s'avérer nécessaire.

• L'éducation des cadres et des employés est essentielle à la réalisation des objectifs de la politique.

• Une politique qui n'est pas appliquée peut s'avérer plus dangereuse que l'absence de normes.

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Des questions?

MERCIMERCI

BERNARD BRUN

Avocat principal, commercial et technologie

Desjardins Sécurité financière, compagnie d'assurance vie

bernard.brun@dsf.ca