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  • 1. Politique d'organisation, d'administration et de gestion de documents lectroniques: leons pratiques CONFRENCE SUR LA GESTION STRATGIQUE ET L'ADMINISTRATION PRATIQUE DE DOCUMENTS LECTRONIQUES 4 et 5 dcembre 2007, Montral Me Bernard Brun Avocat principal, commercial et technologie Desjardins Scurit financire, compagnie d'assurance vie
  • 2. Gense d'un projet
    • a y est! La direction de votre entreprise prend la dcision d'entrer pleinement dans l're numrique.
    • On veut favoriser l'utilisation de documents lectroniques et mme, numriser les dossiers physiques.
    • En dirigeants responsables, la direction comprend la ncessit de se doter d'un cadre de fonctionnement.
    • Vous tes mandat pour raliser cet emballant projet
  • 3. La dure ralit
    • Rapidement, vous constatez que:
    • Les documents lectroniques sont dj omniprsents dans l'entreprise.
    • Il n'y a pas de gestion centralise de l'information.
    • Le prix de l'espace de stockage est quant lui en baisse constante.
  • 4. Pourquoi se doter d'une politique?
    • Le cadre de fonctionnement requiert la mise en place d'une politique de gestion des documents lectroniques.
    • Pourquoi? Notamment en raison:
      • de la valeur lgale du document lectronique;
      • de l'obligation de conservation qui s'tend aux documents, peu importe leur support;
      • du besoin de contrler la prolifration et les doublons de documents lectroniques;
    • et pour:
      • contrer les divergences pouvant exister entre divers documents;
      • contrler la persistance de l'information;
      • encadrer la destruction des documents.
  • 5. Leon # 1: Des objectifs clairs
    • Le besoin de se doter d'une politique de gestion des documents lectroniques est reconnu. Toutefois, les objectifs poursuivis ne sont pas toujours clairement tablis.
    • En plus de les identifier il faut, si possible, les classer selon leur importance relative. Par exemple:
      • rduction de cots et/ou rduction de papier;
      • indexation et recherches documentaires facilites;
      • portabilit de l'information;
      • rpondre aux impratifs lgaux en matire de conservation , production et destruction de documents.
  • 6. Leon # 2: Soutien de la direction
    • Le soutien de la direction de l'entreprise est essentiel au succs de la mise en place d'une politique de gestion de documents lectroniques.
    • Ceci est d'autant plus vrai que:
      • l'imputabilit ultime de la conservation de documents revient la direction;
      • la mise en place d'une telle politique implique des changements importants et le soutien de la direction est ncessaire pour vaincre la rsistance au changement au sein de l'entreprise.
  • 7. Leon # 3: Gestion de documents lectroniques gestion de documents papiers
    • Mme s'ils peuvent avoir une valeur lgale similaire, les documents lectroniques et les documents physiques ne se grent pas de la mme faon.
    • S'il existe dj une politique de gestion documentaire au sein de l'entreprise, il n'est pas possible de simplement tendre cette politique la gestion des documents lectroniques, en raison des ralits diffrentes de ces documents.
    • Un arrimage est toutefois ncessaire entre la gestion de documents physiques et lectroniques.
    • Les objectifs, qui poursuivent le mme but, peuvent tre moduls par des normes d'application diffrentes (par exemple au niveau des dlais de conservation).
  • 8. Leon # 4: Btir une quipe
    • Il ne faut pas sous-estimer le travail que reprsente la mise en place d'une politique de gestion des documents lectroniques.
    • Pensons notamment:
      • aux sources multiples des documents lectroniques;
      • la quantit de ces documents;
      • l'interrelation entre le document physique et lectronique;
      • aux diffrentes lignes d'affaires avec des systmes ou des mthodologies diffrentes;
      • la modification de pratiques au sein de l'entreprise.
    • Pour russir, il est essentiel:
      • de btir une quipe d'experts multidisciplinaires;
      • de dfinir la porte de la politique.
  • 9. Leon # 5: Dfinir la porte et le contenu de la politique
    • son terme, une politique de gestion documentaire devrait pouvoir adresser la fois les documents de nature physique et les documents lectroniques, l'un tant souvent un complment de l'autre.
    • Elle devrait galement couvrir:
      • les diverses catgories de documents (document de nature temporaire et dfinitif, projet, mta-donnes);
      • la priode de rtention de mme que la destruction des documents;
      • la possibilit de gel quant la conservation des documents ( litigation hold );
      • la migration du support;
      • la technologie qui supporte le document lectronique.
  • 10. Leon # 6: Approche graduelle et ducation
    • Selon la taille de l'entreprise et sa sophistication, une approche d'implantation graduelle risque de s'avrer ncessaire.
    • L'ducation des cadres et des employs est essentielle la ralisation des objectifs de la politique.
    • Une politique qui n'est pas applique peut s'avrer plus dangereuse que l'absence de normes.
  • 11. Des questions ?
    • MERCI
    • BERNARD BRUN
    • Avocat principal, commercial et technologie
    • Desjardins Scurit financire, compagnie d'assurance vie
    • [email_address]

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