17012011 sharepoint 2010 et les réseaux sociaux - montréal

Groupe d’usagers

SharePoint Québec

Rencontre Mensuelle – Chapitre Montréal

17 janvier 2012

Chapitre Québec

Quelques bonnes pratiques sur l’implémentation du

RSE SharePoint 2010

Qui je suis?

Nicolas Georgeault MVP3 | SharePoint Server

Architecte SP Engagé chez Alphamosaik Président Club-SharePoint et .NET Consultant & Speaker

ngeorgeault@club-sharepoint.fr

http://www.facebook.com/nicolas.georgeault

http://twitter.com/ngeorgeault

http://www.slideshare.com/ngeorgeault

Passionné de Horse-Ball

Références

Blog de Scott Jamison www.scottjamison.com – Session SPC310

Spencer Harbar www.harbar.net – Session SPC407

Agenda

A quoi ça sert? Gestion des identités Provisionning Guides de déploiements 13 bonnes pratiques Conclusions

A QUOI ÇA SERT?

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise avec SharePoint 2010

1 - Identité

2 - Relations

3 - Exp.Utilisateur

4 - Partage

5 - Découverte

6 - Présence

7 - Echanges

8 - Réputation

• lier des personnes partageant des intérêts personnels ou professionnels similaires.

• Amener à partager du contenu et à enrichir la connaissance collective.

A quoi ça sert?

1 - Identité

2 - Relations

3 - Exp.Utilisateur

4 - Partage

5 - Découverte

6 - Présence

7 - Echanges

8 - Réputation

Profiles utilisateurs

Collègues et OrganigrammePersonnalisation (Ajax, SL)

Groupes (Sites)

Recherche et tagging

IM, Libre/Occupé

Wall

Notations, Notes et Activité

Les piliers du réseau Social?

Le RSE encore un truc de jeune…

NON

Réseau social d’entreprise 1.0

L’usage professionnel des medias sociaux

Marketing

Collaboration interne and formation

Service client et support

Ventes

Ressources humaines

Strategie

Dévelopment Produit

Autre

0% 10% 20% 30% 40% 50% 60%

57%

39%

29%

25%

21%

16%

14%

31%

Pourcentage de réponses

Source: August 2009 survey by Mzinga and Babson Executive

Education.

10 fondamentaux pour démarrer

Investir du temps, des ressources et… de l’argent Recruter les champions Planifier des stratégies d’adoption Evaluer et mesurer l’usage et l’efficacité du design Assurer la compatibilité Démarrer graduellement Assurer la promotion et animer Améliorer en permanence sur les retours utilisateurs Ménager les attentes et donner de la visibilité Former les utilisateurs

Challenges Culturels

Peur de perte de control pour le management

Peur de perte de valeur personnelle pour les employés

Confusion sur l’impact des nouvelles technologies sur l’activité professionnelle

Résistance au changement et à la perte des repères et conventions existantes

Réseau social = Site personnel?

NON

2 choses bien distinctes

Pas d’obligation du MySite pour démarrer le Réseau Social d’Entreprise.

MySite = Espace de stockage personnel 1 collection de site => 1 QUOTA! Limites des bases de contenu: 200Go SharePoint WorkSpace / Windows Phone 1 ou plusieurs WebApplications avec leur

Mode d’authentification

Architecture globale du Profile Service Base de données (Profile, Synchronization and Social

tagging) Services en relation (Managed Metadata, Search)

GESTION DES IDENTITÉS

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise avec SharePoint 2010

Gestion des identités (“IdM”)

Utiliser les SharePoint User Profiles signifie que VOUS ETES dans la gestion des identités Que vous le vouliez ou non… !!!

L’initiative de gestion des identités Est avant tout un effort politique Et PAS un effort technique Aucun outils d’aucun editeur ne changera jamais cela Des compétences sur la gestion des identités sont

indispensables

10% de technologie, 90% de tout le reste!

Considérations primaires

• A qui appartient quelles données• Délégation du contrôle, les systèmes et la

culture de l’entreprise

Appartenance

• Les données sont-elles misent à jour?• Les données sont-elles « propres »?• Les données sont-elles toujours

disponibles?

Qualité des données

• Santé de ou des annuaires• Type d’annuaires• Trop de forêts ou de domaines

Qualité du système

• Sources de données externe• Authentification et Autorisation

Control de l’accès

Devenez ami avec vos administrateurs!! Peut faire toute la différence sur les implémentations

Particulièrement si la gestion de l’annuaire est déléguée

Etablir des communications régulières Pour les opérations sur l’annuaires… ex: reboot des contrôleurs de

domaine (Windows Update etc) Pour anticiper sur les mises à jour et évolutions

Adapter les droits pour satisfaire aux prérequis Correctement configurer les comptes de services Mettre en place “Replicating Directory Changes” Régulièrement adapter le schéma pour les nouveaux besoins des

profils …

Timer

Jobs

Architecture Considerations

Web Server talks direct to SQL Server For colleagues, social tags, personalization sites, etc. Maintains “front end” cache

Web Server talks to Service Application Light User Profiles

account name, display name, email, profile url, title

Application Server “mid tier” cache - 256Mb (default) Optimized for the “most used” profiles NOT most recently used profiles Average Case: ~0.5K per light profile 256MB/0.5K = 512,000 users Worst Case: ~1.8 K per light user profile 256MB/1.8KB = 142,222 users

Limites du logicielLimites Valeur

maximalePérimètre de la limite

Type de limite

Commentaire

Profils d’utilisateurs (User Profiles)

2 Millions Service Application

Supporté 1 application de service User Profile peut supporter jusqu’à 2 millions de profils d’utilisateurs avec les complète fonctionnalités sociales. Ce chiffre représente le nombre de profil qui peuvent être importés dans le magasin de profils utilisateurs depuis un service d’annuaire et aussi le nombre de profils qu’une application de service “User Profile” peut supporter sans occasionner de perte de performance dans les usages sociaux.

Tags Sociaux, commentaires et Evaluations

500 Millions Social DB Supporté Jusqu’à 500 millions de tags sociaux, de commentaires et d’évaluations au total sont supportés dans la base de données sociale sans perte de performance significative. Cependant les opérations de maintenance sur la base de données comme les opérations de sauvegarde et restauration peuvent montrer des baisse de performance à ce point.

Source: technet.microsoft.com/en-us/library/cc262787.aspx#UPA

Forefront Identity Manager (FIM)

Initialement une solution de meta annuaire Metaverse: Point de stockage qui contient des informations

d’identité aggrégées depuis de multiples sources de données.

SharePoint contient une version packagée de FIM Une sorte de FIM “light” Qui ne peut pas être comparée à FIM2010 en terme de fonctionnalités Qui ne remet pas en cause le besoin FIM global

Pas de synchronisation “Complète” Une direction seulement… Importer ou Exporter

Installé avec l’intance de service de synchronisation Installé et configuré par et à partir de l’instance du service de

synchronisation des profils utilisateurs

PROVISIONING

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise avec SharePoint 2010

Installer UPA et UPS

Via l’Administration Centrale Assistant de configuration de la Batterie (juste pour

blaguer ) Via Manage Service Applications

Via Windows PowerShell Problème avec le Schéma par défaut N’essayez pas de scripter la création des connexions de

synchronisation N’espèrez pas scripter la création des filtres de connexion

de synchronisation

Le problème de Schéma par défaut

Quand vous n’exécutez pas la session Windows PowerShell comme Administrateur de la batterie SharePoint

Le schéma par défaut appliqué à la base de données SyncDB n’est pas le bon… Vous ne pourrez jamais démarrer l’instance du service de synchronisation… Jamais…

Contournements possibles: Ouvrir une session en tant qu’Administrateur de la batterie et avec l’élévation de

privilège UAC, exécuter les commandlet PowerShell pour créer le Service Application.Une des 5 plus mauvaises pratiques pour déployer et gérer SharePoint

Modifier manuellement le Schéma par défaut de la base de donnéesOpération NON supportée… Une autre des 5 mauvaise pratiques ;)

Solution: Get-Credential et Start-Job Dans les environnements avec UAC: Start-Process -Runas

GUIDES DE DÉPLOIEMENT

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise avec SharePoint 2010

Santé du service d’annuaire

Bêtises en entrée == Bêtises en sortie Impacte la totalité des fonctionnalités

Une hygiène de la plateforme d’annuaire insuffisante Ex: Croissance organique des domaines et forêts

Gestion externalisée des services d’annuaire Engagement de services existants liés à d’autres

systèmes Considérez fortement un RAP Active Directory

avant de vous lancer dans un déploiement massif des fonctions sociales

Contraintes des Instances de Service

Vous pouvez uniquement avoir une seule instance de Synchronisation Par Service Application

Si il en faut plus qu’une… Vous aurez besoin d’application de service User Profile

supplémentaires Vous aurez besoin d’une machine supplémentaire pour héberger

les services de synchronisation supplémentaires

Nouveau point de faiblesse de SharePoint… En remplacement de l’Index…

Haute Disponibilité

“HD”/”failover” grace à la duplication et aux actions manuelles L’instance de service UPS doit être provisionnée manuellement Si vous démarrez UPS sur une 2ième machine, Il est systématiquement

désinstallé de la machine initiale

La mise en miroir ou le LogShipping de la SyncDB n’est pas supporté Vous n’en avez pas réellement besoin – C’est un état intermédiaire pas

définitif Limitation de FIM, pas de SharePoint. La mise en cluster est la seule

option Vous pouvez créer un UPA avec les bases Profils et Social existantes Pensez à bien documenter vos connexions, filtres et

mappings!!!

High Availability

Evolution et Performance

Déployez la Sync DB sur une instance SQL Server dédiée ou pouvant l’être facilement (Alias SQL) Gros besoin de RAM (plus encore que

SPoint!) Jusqu’à 4500 IOPS!

Pensez aussi aux bases Profile et Social Particulièrement dans le cas

d’implémentation “social” de grande échelle.

My Sites Multi-Langue

Les sites personnels peuvent être créés dans des langues différentes mais le My Site Hoste est dans une seule langue.

Support partiel pour le MUI: Quelques éléments apparaitrons dans la langue préférée: Rubant, Onglets, Menu des actions du site.

Seul le language par défaut du My Site Host sera utilisé pour la recherche phonétique dans la recherche de personne.

Attention aux attributs du profil. Tous ne peuvent pas être traduits.

Modification des My Sites

L’utilisateur est l’administrateur de la collection Simple règle de gouvernance

Demande classique: Désactiver la création de sous-sites Vraiment à considérer pour simplifier l’infrastructure! Créer un niveau de permission personnalisé sur la Web Application des

MySites Refuser le droit de Créer des sous-sites Ajouter les utilisateurs via une règles de groupe Retirer « Créer un site, etc » des menus

Autres personnalisations Ne JAMAIS modifier le modèle de site My Site Host! Créer une ou plusieurs Features et ajouté les à la définition de site

My Sites répartis

My Site Host dans chaque batterie Non supporté avec des UPA multiples dans une seule batterie

Chaque Hôte My Site doit être ajouté aux My Site Locations approuvées Les audiences seront utilisées pour que les utilisateurs soient redirigés

vers le bon hôte La Configuration et les Profils doivent être présents sur chacune des

batteries Et doivent être synchronisées! Configuration manuelle Import de profile User Profile Replication Engine (UPRE)

(http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc663011.aspx) Audiences

Revendications (Claims)

Les audiences peuvent seulement s’appuyer sur les propriétés Lier à une revendication utilisateur necessite une configuration

manuelle Lier SPS-ClaimID à un attribut qui identifiera l’utilisateur de manière

unique Lancer une synchronisation COMPLETE

Code personnalisé requis pour le people picker Outlook Social Connector est seulement « Windows »

Vous n’avez pas besoin d’association ADFS pour synchroniser avec un annuaire LDAP

Combien de temps ça prend?

Combien de temps ça prend?

Nombre d’utilisateurs

Nombre de groupes

Taille des groupes

Volume des données des propriétés

Fréquence et nombre de changements

Une synchro complète peut prendre des jours ou des semaines

200K utilisateurs/600K groupes prend 1 semaine en Synchro complète

# de groupes est un facteur plus important que # d’utilisateurs

Tags/Commentaires ne sont pas synchronisés aucun impatcs

Exemple (avant le CU Déc 2010)

* Directory Service seulement

Démarrer une Synchronisation Complète Extrêmement intense

Utilisé uniquement quand une remise à zéro est nécessaire

Ex: les changements de schéma de profil nécessite juste une synchronisation complète ponctuelle

Recommandations générales Le journalier nécessite une synchronisation incrémentielle

Utilisateurs Groupes Groupe le plus

grand

Durée*(Full Sync)

50K 0 NA 2.5 heures

50K 12K 50 5 heures

180K 45K 1000 33 heures

200K 600K 200K 250 heures

Service Pack 1

Amélioration de la performance de traitement des données sociales

La tache programmée « Activity Feed » est active par défaut

Navigateur d’Organisation amélioré

Ajustement à la sécurité personnalisée Contrôle les permissions de tous les liens

Contrôle les permissions des liens spécifiés uniquement

Affiche tous les liens indépendamment de permission

Propriétaire secondaire par défaut pour les MySites

La gestion des tags sociaux et des données nécessite un seul paramètres

Commande Power Move-SPSocialComments Commande Power *.SPProfileLeader

Commande Power *.SPProfileSyncConnection

CU de Juin 2011

Nouvelle version de Forefront Identity Manager (2450.34)

Moins de job de synchronisation (~33% plus rapide) Amélioration majeur de la journalisation ULS Exécution de connexion de synchronisation multiple en parallèle Propriété IsSynchronizationRunning Désactivation de la modification de l’image de profil par les

administrateurs

A INSTALLER!

Comparaison de synchronisation complète

Utilisateurs

Groupes Build Groupe le plus large

Durée*(Full Sync)

50K 12K RTM 50 5 Heures

50K 12K Dec 2010 CU 50 3 Heures

50K 12K SP1 & June 2011 CU

50 2 Heures

Evènements majeurs de la batterie

Installation d’un Cumulative Update Nécessite de réinstaller l’instance sur service UPS PSConfig ignore la base de Sync DB Les mises à jour de schéma sont pris en charge pendant l’installation de l’UPS

Opération de Sauvegarde et restauration UPS est suspendu avant la sauvegarde Nécessite d’être réinstallé avec la plupart des solutions de sauvegarde tierces

N’oubliez pas… Le Compte de la ferme doit être administrateur local pendant l’installation!

Maintenance de la Sync DB

La base Sync DB peut devenir instable N’utilisez PAS certains des scripts TSQL que vous trouverez sur le

Web! Ce n’est PAS supporté!

Supprimez et recréer le service UPA Utilisez les bases Profile et Social existante, Vous ne perdrez aucune

données Une base Sync DB vide sera recréée Installer UPS mettra à jour le schéma de la base Sync DB Peut être fait en moins de 7 minutes… Finalement plus rapide que le

TSQL ;)

Des amélioration dans ce domaine sont a venir très prochainement

13 BONNES PRATIQUES

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise avec SharePoint 2010

Bonne pratique #1

Vous n’avez pas à activer les sites personnels si vous voulez juste utiliser la recherche des

personnes et le social computing.

Bonne pratique #2

Placez l’hôte de site My Sites sur sa propre Web Application.

Bonne pratique #3

Ne provisionnez pas de site personnel pour tout le monde.

C’est un gaspillage de ressources.

Ils ont déjà un profil. ;)

Bonne pratique #4

Encouragez les utilisateurs à utiliser et respecter les tags

existants.

Bonne pratique #5

Activez la promotion sociale des mots clés de métadonnées.

Bonne pratique #6

Les évaluations sont sur quottées.

Utiliser avec précaution.

Bonne pratique #7

Activer le travail programmé « Activity Feed ».

Adapter la récurrence à vos besoins.

RTM: Désactivé par défaut

SP1: Activé par défaut

La programmation par défaut est: Toutes les heures.

Bonne pratique #8

Eloignez vous du clavier.

Prenez le temps de plannifier.

Bonne pratique #9

L’équipe AD vous mentira… Gardez des traces.

Bonne pratique #10

Configurez la mise à jour de l’AD pour partager l’image des

utilisateurs dans Outlook et Lync.Nécessite des droits supplémentaires.

Bonne pratique #11

Une fois planifiée, alors seulement vous devez vous

créez et configurez vos applications de service

Bonne pratique #12

Utilisez un compte de service dédié pour la synchronisation

Bonne pratique #13

Pour filter les utilisateurs désactivés, Utilisez l’attribut userAccountControl (Bit on

equals) 2

CONCLUSIONS

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise avec SharePoint 2010

Resources

Le service User Profile sur TechNet http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee721050.aspx

http://technet.microsoft.com/en-us/library/cc262706.aspx

http://technet.microsoft.com/en-us/library/hh377942.aspx

http://technet.microsoft.com/en-us/library/ee662531.aspx

Planning and Deploying SharePoint Server 2010 User Profiles for My Site Web Sites http://www.microsoft.com/download/en/details.aspx?

displaylang=en&id=11332

Harbar.net (15 articles) http://www.harbar.net/category/20.aspx

QUESTIONS?

Les Réseaux Sociaux d’Entreprise avec SharePoint 2010

Merci pour votre attention