130925 - dématérialisation des documents de la chaine comptable - ddfip manche
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La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière
dans le secteur public local
Cherbourg 25 septembre 2013
2La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Pourquoi la dématérialisation ?
Ordonnateur
PJ émises par tiers
PJ émises par des tiers
Pièces comptables + PJ Ordonnateurs
CDG-D
Fournisseurs
Dématérialisation de toute la chaîne comptable et financière sans rupture de la chaîne de confiance.
DGFiP
3La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
SITUATION ACTUELLE sans le PES
Génération du bordereau et des mandats & titres dans le logiciel
Enregistrement sur le poste de travail
Connexion au Portail de la DGFiP
Dépose du fichier
Édition des Bordereaux et
mandats ou titres
Copie des pièces justificatives
Préparation des documents pour la
signature
Signature des Bordereaux
Dépose des documents au
Comptable
Les enjeux de la dématérialisation
4La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Avec le PES
Dépose des fichiers dans le logiciel
financier
Génération des Bordereaux
Mandats TitresAjout des PJ
Dépose des flux pour signature électronique
Signature électronique
Transmission des flux PES V2 + PJ
Dématérialisation des pièces
justificatives (PJ)
PJ TIERS
PJ EMISES PAR L ’ORDONNATEUR
NATIVES (paye, arrêtés délib etc…)
MP
Les enjeux de la dématérialisation
5La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Une démarche partenariale
Confortée par l’arrêté du 3 Août 2011 mettant à jou r l’arrêté du 27 juin 2007: :(BCFR0750735A)
généralisation du PES V2 à compter du 01 janvier 20 15, en remplacement des protocoles historiques
Charte nationale Partenariale
Signée le 07.12.2004
13 associations nationales d’ordonnateurs (AMF, ADF, ARF, AMGVF, AMRF, ACUF, ADCF, ACDOM, APVF, FOHLM, FHF, Conférence des Directeurs Généraux de CHU, Conférence des Directeurs de Centres Hospitaliers)
6 administrations centrales (DGFIP, DGME, DGCL, DHOS, DGUHC et DGAS)
La Cour des Comptes et des représentants des Chambres Régionales des Comptes pour les juridictions financières
Structure Nationale Partenariale
Accessible sur Bercy colloc :
http://www.colloc.bercy.gouv.fr/colo_struct_fina_loca/dema_chai/conv_cadr_2.html
Une convention cadre nationale depuis le 18 janvier 2010
rassemblant l’ensemble des préconisations nationales
Une démarche initiée en 2004 et confortée en 2011.
6La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?
• Les pièces comptables Les mandats
Les titres de recette
Les bordereaux de mandats et de titres dès lors qu’ ils sont signés électroniquement
Le passage au PES V2 signé emporte la dématérialisa tion des
bordereaux de titres et de mandats.
7La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Qu ’est-ce qu’on dématérialise ?
• Les pièces justificatives (PJ)Produites par les tiers :
- Factures
- Pièces d’exécution de marchés publics
Produites par la collectivité :- Paye
- Délibérations, arrêtés et décisions
- Pièces de passation de marchés publics
- Actes d’engagement
- Contrats
- Intervention sociales
- États de frais déplacement
- Factures de recette
- Documents budgétaires
- etc ...
8La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Qui dématérialise ?
Ordonnateur
PJ émises par tiers
Pièces comptables + PJ Ordonnateurs
CDG-D
Fournisseurs
DGFiP
+ prestataire
PJ émises par des tiers
10La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
• La Collectivité doit adopter de nouveaux outils
- Progiciel Editeur validé PESV2
- Numérisation des Pièces Justificatives
- Signature électronique
1) XeMelios et le certificat DGFIP2) Outils de signature ou parapheur proposés par le s tiers de
télétransmission (TDT)
Une phase de tests est indispensable pour s ’assurer de l’aptitude de la collectivité à produire des flux avec le nouveau protocole PESV2
La validation des flux de tests a lieu dans le nouv el outil PESOS
La date de passage en production est décidée d ’un c ommun accord entre l’ordonnateur-le comptable et la DGFIP
Comment mener la dématérialisation ?
12La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
• Le rôle du comptable public
� Ajustements comptables avec la collectivité (emprunt, marché, inventaire…)
� Rédaction de la note de cadrage (note allégée si commune inf à 3500 hab )
� Délivrance du certificat de signature électronique DGFIP au maire et à ses délégataires (contrat de service pour connexion au portail et délivrance de la signature)
� Habilitation à PESOS de la secrétaire via l’application Madhras
• Le Rôle du correspondant dématérialisation
� Paramétrage de PESOS
� Information de la collectivité de la date de début des tests, avec en copie le comptable
� Suivi de l’avancement des tests
La phase de test
13La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
• Rôle de la collectivité
• Paramétrage de l ’application au format PES (modes de règlement, civilités, dossier de PJ, signature électronique…)
• Mise en conformité des informations comptables au format PES (Nettoyage de la base tiers, des IBAN-BIC…)
• Dépôt des flux sur l’application PESOS : la liste des flux demandée est indiquée dans l’application dans l ’onglet « complétude ».
• Signature de l ’accord local et de la convention de dématérialisation
• Le rôle du prestataire
• Paramétrage au PES de l’application de la collectivité
• Selon les prestataires, aide à la réalisation du dossier de test (réalisation et dépôt des flux avec la collectivité )
• Soutien technique
La phase de test
14La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Le déploiement du PES dans le département de la Manche
Périmètre et architecture fonctionnels de PESOS
Caractéristiques des tests de
pré-production à effectuer (Lettre de cadrage)
Référentiel BC d ’HELIOS
Plans d ’actions dématériali-
sation
Injection de données
Fonctionnalités de test de Xémélios
Référentiel et données
PESOS
Outil de test de fluxSystème de suivi
• Un outil de pilotage
• Tableaux de bord
• Suivi des statistiques
• Suivi des objectifs (indicateurs)
• Alertes
15La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Domaines DEPENSES• Mandat correctif• Mandat émis après paiement - Fonctionnement ou Investissement• Mandat emprunt ou• Mandat emprunt après paiement• Mandat inventaire• Mandat marché• Mandat ordinaire• Mandat paye (individuel)• Si régie de dépense• Mandat régie ou• Mandat régie après paiement
Domaines RECETTES• Titre correctif sur exercice courant• Titre émis après encaissement - Fonctionnement ou Investissement• Titre emprunt ou• Titre emprunt après encaissement• Titre inventaire• Titre ordinaire• Si régie de recettes• Titre régie ou• Titre régie après encaissement
INVENTAIRE • Si ICNE• ICNE à payer - Mandat d'annulation d'un mandat de rattachement (en N+1)• ICNE à payer - Mandat de rattachement emprunt (en N)
La phase de test : commune de moins de 3500 hab.
16La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
Le déploiement du PES dans le département de la Manche
PESOS : un outil industriel pour une productivité accrue des tests
L’ordonnateur produit des flux de test PES V2 Couverture périmètre
M14, M52 ...
Titre ordinaireTitre correctifTitre régie……...
Contrôles Xémélios
Rapport
Feu VertFeu Rouge
Demande de passageen production
Rôle de conseil de la divison SPL et de ses experts dématérialisation
17La dématérialisation des documents de la chaîne comptable et financière dans le secteur public local
L’enjeu de la dématérialisation des pièces justificatives
• L’adoption par les collectivités locales du protoco le PES V2, seul moyen de transmission au 1er janvier 2015 :a un enjeu immédiat : la dématérialisation « directe » des pièces comptables ;
et permet, indirectement, d’ouvrir la voie à une dématérialisation des pièces justificatives. Ennombre de feuille A4, la proportion entre pièces comptables et pièces justificatives estsensiblement différente selon les types d’ordonnateurs :
• La réussite du plan d’actions dématérialisation imp ose donc d ’aller au delà de la seule adoption par les collectivités locales du PES V2.
Etablissements Publics de Santé
Offices Publics de l’Habitat
Collectivités Locales
65 %
3%
40 %
Pièces comptables
Pièces justificatives
35 %
97%
60 %
40% : impact du PES V2 dans l ’objectif de dématérialisation dans les
collectivités locales
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