amelioration du systeme d’organisation comptable …
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UNIVERSITE D’ANTANANARIVO-----------------------------------------
FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE-----------------------------------------------
DEPARTMENT DE GESTION-----------------------------------------------
MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE
AMELIORATION DU SYSTEME D’ORGANISATION
COMPTABLE D’UNE ENTREPRISE
STRATEGIQUE : CAS OMNIS
Présenté par : RABEREHAREHA Niarialisoa Mihamina
Sous l’encadrement de :
Encadreur pédagogique : Encadreur professionnel:
ANDRIANTSEHENO Daniel RABEMANAMBOLA Lalaina
Maître de conférence Directeur Administratif et Financier
Année universitaire : 2009/
2010
Session : août 2010
Date de soutenance : 21 Août 2010
UNIVERSITE D’ANTANANARIVO-----------------------------------------
FACULTE DE DROIT, D’ECONOMIE,DE GESTION ET DE SOCIOLOGIE-----------------------------------------------
DEPARTMENT DE GESTION-----------------------------------------------
MEMOIRE DE MAITRISE EN GESTION OPTION : FINANCES ET COMPTABILITE
AMELIORATION DU SYSTEME D’ORGANISATION
COMPTABLE D’UNE ENTREPRISE
STRATEGIQUE : CAS OMNIS
Présenté par : RABEREHAREHA Niarialisoa Mihamina
Sous l’encadrement de :
Encadreur pédagogique : Encadreur professionnel:
ANDRIANTSEHENO Daniel RABEMANAMBOLA Lalaina
Maître de conférence Directeur Administratif et Financier
Année universitaire : 2009/
2010
Date de soutenance : 21 Août 2010
REMERCIEMENTS
Grâce au concours de nombreuses personnes, ce présent mémoire a pu être mené à son
terme.
Nous tenons à adresser nos vifs remerciements notamment à :
• Monsieur ANDRIATSIMAHAVANDY Abel, Président de l’université
d’Antananarivo,
• Monsieur RANOVONA Andriamaro, Doyen de la faculté DEGS,
• Monsieur ANDRIAMASIMANANA Origène, Chef du département de Gestion.
• Monsieur ANDRIANTSEHENO Daniel, Maître de conférence, notre encadreur
pédagogique qui nous a prodigué ses conseils pour la réalisation de ce mémoire,
• Les corps administratifs et enseignants de la faculté DEGS,
• Monsieur LALAHARISAINA Joéli Valérien, Directeur Général de l’OMNIS,
qui nous a permis d’effectuer le stage au sein de l’Etablissement,
• Madame RABEMANAMBOLA Lalaina, Directeur Administratif et Financier de
l’OMNIS et notre encadreur professionnel, de son soutien et sa disponibilité pour
avoir dirigé et encadré la rédaction de ce mémoire,
• Monsieur ANDRIANAMPERANTSOA Pierrot, Chef du département de
comptabilité et matières de l’OMNIS, qui nous a appuyé tout au long de notre
stage par la fourniture des informations et documents de support,
• Tout le personnel de l’OMNIS pour leur accueil et plus particulièrement l’équipe
de la Direction Administrative et Financière pour leur étroite collaboration.
Nos remerciements aussi à notre famille qui nous a soutenue moralement et financièrement
durant toutes ces années d’étude.
SOMMAIRE
Pages
REMERCIEMENTS
SOMMAIRE
LISTES DES TABLEAUX ET GRAPHES
LISTE DES ABREVIATIONS
INTRODUCTION--------------------------------------------------------------------------------1
Ière partie : CADRE GENERAL DE L’ETUDE------------------------------------------ 3
CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’OMNIS ---------------------------------------4
Section I : Statut de l’OMNIS------------------------------------------------------------------ 4
Section II : Structure organisationnelle-------------------------------------------------------- 7
CHAPITRE II : SYSTEME D’ORGANISATION---------------------------------------14
COMPTABLE DE L’OMNIS
Section I : Présentation de la Direction Administrative et Financière -------------------- 14
Section II : Organisation comptable de L’OMNIS-------------------------------------------19
Section III : Théorie générale sur l’outil de gestion-----------------------------------------25
IIème partie : ANALYSE CRITIQUE DE L’EXISTANT------------------------------- 30
CHAPITRE I : POINTS FAIBLES RECENSES
AU NIVEAU DU SYSTEME COMPTABLE------------------------- 31
Section I : Faiblesses au niveau de l’organisation comptable ------------------------------31
Section II : Problèmes liés au facteur humain------------------------------------------------ 38
Section III : Faiblesses au niveau du traitement comptable---------------------------------31
CHAPITRE II : POINTS FORTS RECENSES
AU NIVEAU DU SYSTEME COMPTABLE------------------------ 44
Section I : Points forts dans l’organisation comptable---------------------------------------44
Section II : Points forts dans le traitement comptable--------------------------------------- 48
3ème partie : PROPOSITION DE SOLUTIONS
ET RESULTATS ATTENDUS ------------------------------------------------ 50
CHAPITRE I : PROPOSITION D’AMELIORATION
DU SYSTEME COMPTABLE-------------------------------------------51
Section I : Proposition d’amélioration de l’organisation comptable-----------------------51
Section II : Solutions aux problèmes liés au facteur humain------------------------------- 58
Section III : Proposition d’amélioration du traitement comptable------------------------ 62
CHAPITRE II : SOLUTIONS RETENUES, RESQULTATS
ATTENDUS, RECOMMANDATION GENERALE-------------- 63
Section I : Solutions retenues------------------------------------------------------------------- 64
Section II : Résultats attendus et recommandation générale--------------------------------69
CONCLUSION----------------------------------------------------------------------------------- 72
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES
TABLE DES MATIERES
LISTES DES TABLEAUX ET GRAPHES
TABLEAUX Pages Tableau n°1 : Définitions des tâches au niveau du département
de comptabilité --------------------------------------------------------------------------------- 35
Tableau n°2 : Exemple des outputs de comptabilité---------------------------------------- 45
Tableau n°3 : Proposition de tâches du poste de chef comptable------------------------- 57
GRAPHES
Graphe n°1- Organigramme de l’OMNIS -------------------------------------------------- 13
Graphe n°2- Organigramme de structure de la Direction
Administrative et Financière de l’OMNIS --------------------------------------------------- 14
Graphe n°3- Démarche de l’opération d’achat---------------------------------------------- 23
Graphe n°4- Schéma des tâches qui touchent la comptabilité-----------------------------42
Graphe n°5- Présentation du journal d’achat------------------------------------------------ 47
Graphe n°6- Amélioration de circuit de document par l’intranet------------------------- 55
Graphe n°7- Fiche de notation de méthode de travail et de comportement--------------60
Graphe n°8- Schéma de fonctionnement automatisé du système comptable----------- 68
LISTE DES ABREVIATIONS
BC : Bon de Commande
BMCI : Bordereau de Mouvement de Compte Individualisable
BMPO : Bordereau de Mouvement de Petit Outillage
BR : Bon de Réception
CNaPS : Caisse Nationale de Prévoyance Sociale
CPR : Caisse de Prévoyance Retraite
CRCM : Caisse de Retraite Civile et Militaire
DAF : Direction Administrative et Financière ou Directeur Administratif Et Financier
DCA : Département de Comptabilité Analytique
DC : Demande de Concours
DG : Direction Générale ou Directeur Général
DPRH : Direction du Patrimoine et des Ressources Humaines
EPA : Etablissement Public à Caractère Administratif
FEI : Fiche d’engagement Importante
OMNIS : Office des Mines et des Industries Stratégiques
DRH: Direction des Ressources Humaines
SECREN: Société d’Expansion, de Construction et de Réparation Navale
IGR: Impôt Général sur les Revenus
BTP: Bâtiment et Travaux Publics
PCG: Plan Comptable Général
TVA: Taxe sur les Valeurs Ajoutées
NTIC: Nouvelles Technologies de l’Information et de Communication
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
INTRODUCTION
Depuis longtemps identifiées, les richesses de sous-sol ont poussé à la réussite des
pays puissants d’aujourd’hui et continuent à être un avenir prometteur tant dans le domaine
industriel que stratégique. Un des moteurs de développement, la mise en valeur de ces
ressources pour un pays nécessite une pratique dans les règles de l’art. Comme elle revêt
une importance stratégique, l’intervention de l’Etat en matière de régulation est un acte de
mise en garde et de protection de patrimoine. C’est la raison de l’existence de l’OMNIS
depuis 1975 en tant qu’organe intermédiaire entre l’Etat et les acteurs qui exercent des
activités dans le domaine d’exploitation pétrolières et minière à caractère stratégique à
Madagascar.
Dès sa création jusqu’à maintenant, des évolutions ont marqué sur ses activités, ses
missions ainsi que sa forme. Nécessairement, il apparaît comme évident de disposer
d’informations comptables et financières fiables pour la bonne gestion de l’entreprise.
Pour ce faire, l’entreprise se dote des outils d’analyse afin de fournir des informations
convenables aux besoins du système de pilotage comme la comptabilité financière et la
comptabilité de gestion. Mais notre étude sera limitée dans l’analyse du système
comptable, eu égard à la difficulté de se procurer des données pour mieux cadrer l’analyse
de coût, par exemple, et aussi pour le respect de la confidentialité.
Compte tenu de l’évolution technologique, des changements de structure d’activité,
actuellement la comptabilité de l’Office rencontre des difficultés organisationnelles. Des
faiblesses ont été constatées au niveau du système comptable. C’est pourquoi notre thème
porte sur « l’amélioration du système d’organisation comptable d’une entreprise
stratégique ». Nous tenterons de répondre à la problématique suivante : est-ce qu’il est
possible, dans l’état actuel des choses et avec la mise en place des normes comptables
d’améliorer l’organisation comptable de l’OMNIS ? Probablement, cet objectif sera atteint
s’il y a une réorganisation et mise en place de norme de travail. A cet effet, un stage de
trois mois au sein du département comptabilité de l’OMNIS nous a permis de nous
concentrer sur l’organisation du système comptable. Afin d’avoir plus de précisions dans
notre analyse, outre les pratiques sur terrain, nous avons procédé à des méthodes de
collecte d’informations en consultant des personnes ressources, des documents disponibles
1
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
au sein du département. Nous avons aussi effectué des recherches personnelles dans des
livres auprès des bibliothèques et les cours dispensés pendant notre cursus universitaire.
Avant d’entrer dans le vif du sujet, nous aimerons indiquer sur le fait que notre livre
comprend trois parties. Le plan suivant sera suivi pour le bon déroulement de cette étude :
- dans un premier temps, nous présentons le cadre général de notre étude où l’on
distingue deux chapitres : à savoir la présentation de l’OMNIS et son système
d’organisation comptable. Le premier chapitre tracera l’OMNIS à travers son historique et
sa structure organisationnelle. Dans le second chapitre, nous parlerons entre autre de
l’organisation comptable de l’OMNIS et de quelques théories générales sur l’outil de
gestion.
- dans un deuxième temps, nous allons faire une analyse de la situation existante.
Elle sera traitée en deux chapitres. En premier lieu, nous évoquerons les problèmes en
trois sections dont la première abordera la faiblesse de l’organisation comptable de
l’Office, la deuxième parlera des problèmes liés au facteur humain, enfin la troisième
montrera la faiblesse au niveau du traitement. En second lieu, nous développerons les
points forts recensés d’un coté, au niveau de l’organisation, et de l’autre, au niveau du
traitement comptable.
- dans un troisième temps, des suggestions servant à améliorer la comptabilité seront
avancées. Là aussi, nous allons procéder en deux chapitres. En premier, nous tenterons de
proposer des solutions au niveau de l’organisation comptable, des solutions relatives aux
problèmes liés au facteur humain, et enfin des solutions au niveau du traitement. Quant au
second chapitre et le dernier, il sera réservé aux solutions retenues, des résultats attendus,
et une recommandation générale que nous pensons utiles au déploiement d’un système
comptable efficace.
2
PARTIE I
CADRE GENERAL DE L’ETUDE
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Dans cette première partie, nous tenons à définir le cadre général de l’étude. Elle se
subdivise en deux chapitres dont le premier sera la présentation de l’OMNIS tandis que
le deuxième est réservé au système d’organisation comptable de cette entreprise. Il s’agit
de la théorie générale sur l’outil de gestion « système comptable » et l’organisation
comptable de l’OMNIS.
Nous allons présenter l’OMNIS par son historique et statut juridique, ses activités et
ses missions, ainsi que sa structure organisationnelle.
3
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’OMNISL’OMNIS ou Office des Mines Nationales et des Industries Stratégiques est un
Etablissement Public à caractère Administratif. Il est l’organe représentant l’Etat dans la
gestion de la politique nationale des industries stratégiques telles que les hydrocarbures et
l’uranium. L’OMNIS jouit d’une autonomie financière. Il est placé conjointement sous la
tutelle technique du Ministère des Mines et des Hydrocarbures et la tutelle financière du
Ministère des Finances et du budget.
Cette présentation sera étudiée en deux sections. Dans la première section, nous
allons présenter brièvement son historique, son statut juridique, ses activités et missions,
son régime budgétaire ; et dans la seconde section, nous allons voir sa structure
organisationnelle.
Section I : STATUT DE L’OMNIS
L’OMNIS est un établissement public à caractère administratif. A part les textes
stipulant son statut lors de sa création, il est régi par des différents textes législatifs et
réglementaires compte tenu de ses activités.
I.1. Historique de l’OMNIS
L’Office des Mines Nationales et des Industries Stratégiques (OMNIS) est un
organisme d’Etat créé par l’ordonnance N°75-035 du 12 Novembre 1975. L’ordonnance
N°76-007 du 20 Mars 1976 fixe son statut et son organisation qui sont plus tard changés
par le décret N°99-697 du 20 Septembre 1999.
A sa création il est dénommé « Office Militaire National pour les Industries
Stratégiques », la loi N°99003 du 21 Avril 1999 portant changement de sa dénomination
donne naissance à l’actuelle appellation « Office des Mines Nationales et des Industries
Stratégiques » ; le sigle OMNIS reste inchangé.
Se rendant compte de la potentialité des ressources minières et de richesse de sous-
sol de Madagascar, l’Etat malagasy a mis en place l’OMNIS dans le but de les mettre en
4
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
valeur contribuant ainsi au développement économique et social de la nation par
l’impulsion donnée aux recherches et exploitations pétrolières et minières stratégiques.
I.2. Statut juridique
Le décret N° 99 697 du 20/01/99 définit le statut juridique de l’OMNIS comme étant
un établissement Public à caractère Administratif placé sous la haute autorité du Premier
Ministre, il est doté de la personnalité morale ainsi que de l’autonomie financière et régi
par la loi N° 98/031 du 20 janvier 1999 portant définitions des Etablissements Publics. Des
différents textes législatifs et règlementaires, et des lois viennent compléter ce décret vue
les activités et missions de l’OMNIS entre autres, la loi N° 95-016 du 09Août 1995 portant
sur le code minier ; la loi N° 96-018 du 04 septembre 1996 portant sur le code Pétrolier
Amont (l’OMNIS n’est pas régi par le code pétrolier Aval); décret N° 98-394 du 28 mai
1998 portant définition de la politique sectorielle minière à Madagascar.
L’OMNIS est un établissement semi-public. Régis par le Code de Travail, les
employés sont affiliés à la CPR (Caisse de Prévoyance Retraite), quelques agents auprès de
la CNAPS (Caisse Nationale de Prévoyance Sociale); les fonctionnaires et les militaires
auprès de la CRCM (Caisse de Retraite Civile et Militaire).
I.3. Activités et missions de l’OMNIS
Nous allons distinguer les activités et les missions de l’OMNIS.
I.3.1. Activités
Concernant les ressources minières et pétrolières, l’OMNIS intervient dans le
domaine qualifié « stratégique » de la nation. Il peut user de tous ses droits définis par les
différents textes législatifs et règlementaires à savoir son intervention dans les activités du
secteur pétrolier Amont, dans la politique sectorielle minière stratégique à Madagascar...
Ses principales activités sont les activités de recherches pétrolière et minière. Il rentre dans
ses activités :
5
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
- d’effectuer ou de suivre les recherches et exploitation des ressources minière à
caractère stratégique (cas de l’uranium) ;
- de réaliser ou faire réaliser les études, recherches pétrolières,
- de négocier et finaliser les contrats pétroliers,
- de gérer les portefeuilles d’activités des sociétés dans lesquelles l’OMNIS possède
des parts sociales telles : SECREN, MAGRAMA, QIT Fer, SECMA.
I.3.2. Missions de l’OMNIS
L’OMNIS est le représentant de l’Etat vis-à-vis des opérateurs qui exercent des
activités dans les domaines miniers et pétroliers à Madagascar. Tous les contrats qui ont
trait à des activités « stratégiques » notamment le pétrole et l’uranium doivent passer par
cet Office.
Dans le domaine des hydrocarbures, étant un organe de contrôle et de régulation, il
est chargé de la mise en œuvre de la politique nationale en matière d’exploration et
d’exploitation des hydrocarbures. Il représente l’Etat dans le contrat pétrolier.
Concernant les ressources minières, ses missions consistent à valoriser les données
géologiques de base et d’assumer la fonction de promotion minière. De plus, il assiste et
audite les sociétés qui recherchent des minerais stratégiques.
I.4. Régime budgétaire et comptable
L’OMNIS possède un budget autonome. Les activités qu’il exerce génèrent les
sources de revenus, il ne reçoit aucune subvention venant de l’Etat. Son statut est un peu
particulier, étant donné qu’il est un établissement public, il doit se référer à des lois et à des
textes règlementaires régissant le statut de catégorie d’établissement public, mais dans son
cadre conceptuel, il n’applique pas la comptabilité publique. Il applique le PCG 2005
comme toute entreprise commerciale alors que ses activités ne sont pas strictement
commerciales. Cela met en évidence l’absence de l’Agent de l’Etat auprès de
l’établissement qu’est l’Agent Comptable chargé de l’engagement, de l’ordonnancement et
de liquidation des dépenses, et de recouvrement des recettes. C’est le conseil de direction
qui procède au contrôle budgétaire.
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Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Section II : STRUCTURE ORGANISATIONNELLE
Dans cette section, nous allons examiner d’abord l’organisation interne de l’OMNIS,
ensuite la description de ses fonctions et attributions.
II.1. Organisation interne de l’OMNIS
Suivant la structure actuelle, l’organe de décision de l’OMNIS est constituée par le
Conseil de Direction et La Direction Générale
• Conseil de Direction
Comme tout établissement placé sous l’autorité de l’Etat, le Conseil d’Administration
est prévu dans le statut de l’OMNIS mais il n’est pas encore mis en place. C’est le Conseil
de Direction qui joue le rôle de Conseil d’Administration actuellement.
Ce conseil de direction est composé par le Directeur Général, le Directeur des
Hydrocarbures, le Directeur des Ressources Minières, le Directeur d’Appui au
Développement, le Directeur du Laboratoire, le Directeur Administratif et Financier et le
Directeur du Patrimoine et des Ressources Humaines.
• Direction Générale
L’OMNIS comprend la Direction Générale et deux branches distinctes :
une branche technique composée de directions opérationnelles dont la :
- Direction des Hydrocarbures,
- Direction des Ressources Minières,
- Direction d’Appui au Développement,
- Direction du Laboratoire
une branche administrative composée de directions fonctionnelles dont la :
- Direction Administrative et Financière,
- Direction du Patrimoine et des Ressources Humaines
7
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Ces différentes directions sont réparties dans trois sites.
Dans la partie fonctionnelle, les tâches sont regroupées selon les critères de
spécialisation et les unités dépendent les unes des autres et sont complémentaires. La
hiérarchie et la Direction Générale assurent la coordination et l’intégration entre les unités.
Chaque direction opérationnelle a son propre projet mais les moyens matériels et
financiers, afin d’y parvenir, appartiennent aux directions fonctionnelle. Ainsi, elles
travaillent en étroite collaboration.
L’effectif du personnel est de 258. Il est répartit en quatre catégories :
- Hors groupe A : Directeur général et directeurs (7)
- Hors groupe B : Conseillers, Adjoint du directeurs et Chef de département (31)
- Cadres (41)
- Non cadres (179)
II.2. Fonction et attribution des directions respectives
Avant de tracer l’organigramme de structure de l’OMNIS, nous allons décrire les
fonctions et attributions de toutes les directions qui le composent.
• Direction Générale
La Direction Générale est l’organe de décision. Le Directeur Général représente le
haut niveau hiérarchique de l’organisation et exerce son autorité sur les autres directions et
unités. Il est nommé par décret ministériel. Il est de son devoir de choisir la politique
générale, de déterminer les missions, de fixer les objectifs de l’établissement et doit mettre
à la disposition des intéressés les moyens pour atteindre les objectifs visés. C’est lui le
représentant de l’organisation à l’extérieur.
• Fonctions en position d’Etat Major
Elles sont rattachées à la Direction Générale de par ses qualités d’organes
consultatifs. Elles participent dans l’aide de prise de décision et remplissent des missions
8
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
spéciales. Elles servent des bureaux de conseil (conseillers juridique et spécial),
d’assistance et de coordination (Directeur Général Adjoint, Assistant), de contrôle et suivi
des activités de l’OMNIS (bureau permanent d’audit) pour une prise de décision
rationnelle de gestion de l’organisation. Ces spécialistes collaborent avec les principaux
responsables opérationnels et fonctionnels.
• Direction des Ressources Minières (DRM)
La Direction des Ressources minières se consacre surtout aux les recherches et aux
études d’exploitation de minerais stratégiques. Elle exerce en qualité d’assistant auprès des
partenaires dans les projets miniers. Elle compte trois départements :
- Département Evaluation et Service qui se charge de l’évaluation des données de la
recherche en collaboration avec les partenaires de projet ; si le partenaire n’est pas
intéressé par les résultats, ces derniers reviennent à l’OMNIS et il lui appartient de les
valoriser et les promouvoir.
- Département Promotion et Développement se charge de trouver de partenaire qui
achète les documents techniques d’un projet minier.
- Département Assistance des partenaires assure les travaux d’assistance dans les
différentes phases d’exploration avec les partenaires.
• Direction des Hydrocarbures
La Direction des Hydrocarbures intervient essentiellement dans le domaine de
recherche, d’exploration et de mise en valeur du pétrole et gaz inflammables, grès
bitumineux, pétrole conventionnel, huile lourde. Elle travaille en qualité d’assistant auprès
des partenaires dans le domaine des hydrocarbures amont. Elle dispose de trois
départements :
- Département de gestion des banques des données
Il traite, gère et stocke les données sur les recherches pétrolières à Madagascar.
Toutes les données des recherches effectuées à Madagascar sont centralisées au sein de ce 9
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
département. Les documents définissent les situations géographiques qui se répartissent en
blocs et contiennent toutes les informations concernant les résultats de recherche.
- Département Exploration : il exécute les travaux d’exploration après les résultats
obtenus à partir des recherches réalisées. Cette phase d’exploration suit différentes étapes
avant d’être finalisée, elle dure de 1à 8 ans.
- Département Promotion et Valorisation : les résultats de tous les travaux de
recherches et exploration doivent être valorisés pour attirer des investisseurs potentiels. La
principale mission de ce département consiste à faire de la promotion de notre potentiel
pétrolier aussi bien locale qu’à l’international.
• Direction du Laboratoire
L’OMNIS possède un laboratoire d’analyse ouvert à tous ceux qui désirent procéder
à des analyses de matières organiques (l’usage pour son propre compte ou des utilisateurs
externes). Deux départements se rattachent à cette direction :
- Département Analyse réalise le travail d’analyses des matières organiques. Le
travail consiste à prélever un échantillon sur terrain appelé « carotte » lequel est transporté
au laboratoire afin d’être analysé. Ainsi l’Office doit se permettre l’utilisation des produits
chimiques conservés en stock destinés à la consommation pour l’analyse.
- Département Traitement : il reçoit les résultats du Département Analyse et
interprète les données plutôt théoriques.
• Direction d’Appui au Développement
Elle travaille avec des partenaires dans l’exécution des travaux de sondage. Elle a
sous sa responsabilité trois départements :
- Département Sondage regroupe des techniciens de sondage appelé « sondeurs ». Il
emploie des machines spécialisées et sophistiquées servant aux forages et aux sondages du
sol.
- Département Evaluation et Service : il est responsable de l’évaluation des données
recueillies par le Département Sondage. 10
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
- Département Système d’Information traite et fait sortir les informations obtenues
après évaluation.
• Direction Administrative et Financière
Elle assure la gestion de la vie financière de l’entreprise, prépare le budget annuel de
l’Office et suit les réalisations, s’occupe du bon fonctionnement des affaires
administratives en vue de l’établissement des états financiers de l’Office. Trois
départements dépendent de cette direction :
- Département Comptabilité Analytique et Approvisionnement, il centralise les
besoins de chaque direction et les traite par rapport au budget. Ce département analyse les
écarts entre le budget et la réalisation.
- Département Trésorerie et Finances gère les finances de l’Office : la caisse centrale
et les comptes bancaires. Il contrôle les mouvements des fonds aussi bien intérieur
qu’extérieur. Il gère également les investissements financiers.
- Département Comptabilité Générale et Matière centralise toutes les informations
comptables. La finalité de ce département est le traitement des données comptables et
financières en vue de produire des états financiers et des informations nécessaires au
système de pilotage dans la prise de décision (encaissement et décaissement).
• Direction du Patrimoine et des Ressources Humaines
C’est la seconde partie importante de la branche administrative de l'OMNIS. Elle
s’occupe de la gestion du patrimoine, de la caisse sociale et du personnel, de l’organisation
des évènements socio-culturels de l’OMNIS. Elle se subdivise en quatre départements :
- Centre Médical de l’OMNIS géré par un administrateur qui se charge de tout ce qui
rapporte à la santé du personnel (médecine de travail). Il engage des personnels de la santé
(deux médecins avec des infirmières, des assistantes sociales, des dispensateurs …) auprès
de ce centre, c’est un organisme sanitaire interne de l’OMNIS. En conséquence, l’OMNIS
possède un magasin de stockage de médicament.
- Département qu’un assistant gère la caisse sociale et les assurances, il organise les
opérations sociales, s’occupe de la préparation des événements socio-culturels, entre
autres, la participation au reboisement, l’organisation des fêtes de fin d’années.
11
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
- Département Personnel se charge du recrutement et de l’embauche de personnel,
assure la réglementation de travail.
- Département solde qui assure le traitement de la paie du personnel. Il effectue les
différents prélèvements sur salaire à savoir les frais médicaux, les opérations sociales
compte tenu de la quotité cessible, les déclarations pour les organismes sociaux, IGR,
CNAPS, CPR, CRCM ainsi que les modifications des salaires.
- Département du Patrimoine assure la gestion des immobilisations et les magasins
de l’OMNIS. D’autre part, il existe au sein de ce département un sous-département
d’ingénierie et projet. Les magasins de stockage sont constitués par des magasins de
consommable (produit d’entretien, fourniture de bureau, consommable informatique), petit
outillage (pièces de rechange de véhicule), et d’immobilisation, un magasin
pharmaceutique auprès du Centre Médical, un magasin de produit chimique auprès du
laboratoire.
Le sous-département d’ingénierie et projet s’occupe de la conception des plans, de
l’architecture, de la construction des bâtiments.
Il traite avec des entrepreneurs extérieurs à l’OMNIS des contrats de prestations de
service ou des travaux relatifs au BTP.
Département de Transport et Maintenance assure le support logistique. Il effectue des
travaux de maintenances préventives et curatives des matériels roulants.
12
DPT Appro & Compta
analytique
DPT Compta Générale
DPT Trésoreries &
Finances
D.P.R.H.
Assistant
A.D. Administrateur CMO
DPT Gpers
DPT Soldes
DPT Patrimoine
DPT Transports
& Maintenan
ces
CMO
DG
D.R.M. D.H. DLABO
D.G.A
-Assistant
-Bureau permanent
d’audit
- Secrétariat de direction
- Conseiller juridique
Conseiller spécial
Coordonna teur
A.D.
DPT Evaluation et
Service
DPT Promotion &
Devlpmt
DPT Exploration &
Travaux
AD AD
DPT Gestion Banque
de données
DPT Exploration
DPT Promotion
& Valorisation
DPT Analyse
DPT Traitement
DAD
A.D
DPT Sondage
DPT Evaluation & Service
DPT Système
d’informa tion
D.A.F.
A.D
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
L’organigramme de l’OMNIS se présente comme suit :
GRAPHE n°1 : ORGANIGRAMME DE L’OMNIS
LEGENDED.G : Direction Générale D.LABO : Direction du Laboratoire
D.G.A : Direction Générale Adjoint D.A.F : Direction Administrative et
D.R.M : Direction des Ressources Minières Financière
D.H : Direction des Hydrocarbures A.D : Adjoint du Directeur
D.A.D : Direction d’Appui au Développement DPT : Département
D.P.R.H : Direction du Patrimoine et des Ressources Humaines C.M.O : Centre Médical OMNIS
Source : Département de la comptabilité générale et matière
13
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
CHAPITRE II : SYSTEME D’ORGANISATION COMPTABLE
DE L’OMNIS
Ce chapitre comportera trois sections. Nous traiterons successivement dans ce chapitre
la présentation de la Direction Administrative et Financière (DAF), l’organisation comptable
de l’OMNIS et la théorie générale sur l’outil de gestion.
Section I : PRESENTATION DE LA DAF
La DAF est constituée de trois Départements : le Département de Comptabilité
Analytique, le Département de Trésorerie et Finances et le Département de la Comptabilité
Générale et Matière. L’organigramme de structure est représenté par le graphe suivant :
Graphe n°2 : Organigramme de structure DAF
Source : département de la comptabilité générale et matière
14
DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
ADJOINT/DAF
SECRETARIAT
DEPARTEMENT COMPTABILITE GENERALE ET MATIERE
CHEF COMPTABLE
BANQUE
FOURNISSEURS
OPERATIONS DIVERSES
MATIERES IMMOBILISATIONSPETIT OUTILLAGE
CHANTIERS
DEPARTEMENT TRESORERIE ET
FINANCES
CAISSEBANQUE
DEPARTEMENT COMPTABILITE ANALYTIQUE
APPRO BUDGET
LIVRE DE CAISSE
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
I.1. Département Comptabilité Analytique et Approvisionnement
Ce département effectue l’approvisionnement et l’élaboration du budget.
L’approvisionnement consiste à l’achat des différentes fournitures consommables nécessaires
au bon fonctionnement de l’établissement et des autres acquisitions entrant dans l’activité de
l’office. L’achat suit un processus en se conformant à la politique de la direction. La politique
d’achat consiste en premier lieu à consulter trois fournisseurs afin de porter le choix sur ce qui
répond au mieux les critères convenables à chaque type d’achat tout en privilégiant le rapport
qualité/ prix.
Nous tenons à préciser que le processus d’achat au sein de l’OMNIS est déclenché par
l’émission d’une « demande de concours » (DC). La « demande de concours » est une pièce
justificative dans laquelle sont exprimés les besoins de la direction intéressée qui l’établit.
Elle doit être approuvée par le DAF et le DPRH, et transformée en Bon de Commande (BC)
avant tout achat.
Pour les achats inférieurs à 200.000 ariary (source : département de comptabilité
analytique et approvisionnement), la DC est transformée directement en BC. Il faut établir
une Fiche d’Engagement Importante et avoir l’approbation du Directeur Général pour les
achats supérieurs à 200.000 ariary.
Pour les acquisitions supérieures à 4000.000 d’ariary, l’OMNIS procède par lancement
d’appel d’offre.
L’élaboration du budget est basée sur le principe de prévision annuelle de dépenses de
fonctionnement à couvrir, des investissements à réaliser et les recettes à recevoir. Le budget
doit être élaboré avant la fermeture de l’exercice en cours. Pour cela, il faut se référer sur
l’exercice antérieur. Le vote du budget se fera en début de l’année par le conseil de direction.
En général, l’élaboration du budget part essentiellement de l’expression des besoins de
chaque direction ou département ou autres unités. Le budget des recettes prévoit les activités
que l’OMNIS projette de réaliser pour acquérir des ressources.
Le budget d’investissement concerne le projet d’acquisition ou d’aménagement ou
d’installation d’immobilisations (matériels roulants, matériels informatiques, réparation
15
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
bâtiment…) envisagé. Le budget de dépense de fonctionnement est constitué par les dépenses
fixes (salaire), dépenses variables (les consommables) et les imprévues.
Travaux courants effectués au niveau de ce département
Les tâches courantes au niveau de ce département se déroulent comme suit :
- préparation du budget annuel et du suivi des réalisations ;
- établissement d’un tableau de bord mensuel pour les prévisions et les réalisations ;
- conception et création des comptes analytiques ;
- suivi du budget disponible par rapport aux dépenses engagées ;
- prospection des fournisseurs et achat ;
- enregistrement manuscrit, préparation et traitement des Demandes de Concours;
- saisie sur ordinateur et transmission au chef responsable de la DC ;
- archivage des documents ;
- transformation de la DC en Bon de Commande(BC) par le chef du Département ;
- envoi B.C au DAF pour tirage et signature.
I. 2. Département Trésorerie et Finances
Le Département de Trésorerie et Finances comprend deux services : le service caisse et
le service banque.
On utilise la Caisse pour tout encaissement et décaissement en espèce généralement
inférieur à 30.000 ariary.
On utilise la Banque pour tout encaissement et décaissement par chèque, ordre de
virement.
Le Département a pour rôle de :
- établir et élaborer les prévisions de décaissement à court et à moyen terme basée sur
les statistiques de réalisation de l’année précédente et du mois écoulé ;
- gérer les comptes bancaires, négocier pour obtenir les meilleures conditions
avantageuses possibles en terme de taux de placement pour l’OMNIS ;
- gérer la caisse centrale de l’OMNIS ;
- travailler en étroite collaboration avec la direction opérationnelle pour arrêter les
besoins en trésorerie des chantiers ;
- vérifier et contrôler les divers décaissements ;
16
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
- gérer les encaissements ;
- maîtriser et contrôler les différents mouvements de fonds par le système de prévision
et de contrôle de réalisation ;
- suivre les utilisations des crédits ;
- assurer l’application des règles et procédure en matière de gestion financière ;
- établir périodiquement la situation de trésorerie.
Travaux effectués au sein de ce département
C’est ce département qui reçoit en premier les pièces comptables.
Le responsable de banque établit le chèque après approbation des chefs hiérarchiques. Il
collecte les pièces de banque. Il classe en attente les pièces incomplètes et transmet au
département de la Comptabilité Générale les pièces régularisées pour être comptabilisées.
Le responsable de caisse reçoit les pièces relatives au paiement en espèce (frais de
remboursement, état de paiement, caisse d’avance). Pour le décaissement en espèces, le
montant ne doit pas dépasser 30 000 ariary, sauf cas exceptionnel (état de paiement de salaire
d’un nouveau salarié, cas signalé urgent). Il traite au jour le jour les pièces dès son arrivée
pour atteindre l’objectif zéro attente. Il établit la situation de la trésorerie par mois, relève ce
qu’il faut encore payer ; il impute les pièces et comptabilise au journal caisse et les transmet
ensuite au Département de la Comptabilité Générale.
I.3. Département Comptabilité Générale et Matières
Le Département Comptabilité Générale et Matières est la destination finale de toutes les
opérations effectuées. Il centralise toutes les informations venant de l’extérieur et les traite en
se conformant aux règles de la tenue de comptabilité prévues par le PCG 2005 et les normes
généralement reconnues. De ce fait il a pour mission :
- d’assurer la gestion comptable du patrimoine mobilier, immobilier et des matières de
l’OMNIS ;
- de produire les états financiers ;
- de fournir des informations comptables et financières sollicitées par le système de
pilotage dans leur prise de décision et par l’administration fiscale dans le cadre
réglementaire.
17
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Le Département de Comptabilité Générale et Matière est structuré par poste. Le chef de
département est le premier responsable hiérarchique. Le département présente six postes :
Banque, Fournisseurs, Matières et Immobilisations, Opérations Diverses, Chantier.
Banque
Le comptable se charge de l’imputation et comptabilisation des opérations banques que
ce soit recette ou dépense (factures, avis de crédit, avis de débit…). Le responsable vérifie
arithmétiquement, avant de passer à la saisie sur micro-ordinateur. Chaque banque a son
propre journal. L’opération de dépense, faisant l’objet de paiement est justifiée par le numéro
de chèque ou ordre de virement… Les opérations de recettes résultent d’un virement interne
(virement de fond), virement externe, tiers débiteurs qui règlent la prestation de service de
l’OMNIS.
Fournisseurs
Le comptable s’occupe du traitement des factures des fournisseurs locaux à crédit. Il
passe les écritures d’imputation et de comptabilisation dans le journal des achats et prélève
la TVA. Il établit la situation mensuelle des factures en cours de traitement.
Matières et immobilisations
Le gestionnaire est responsable de la valorisation et traitement des pièces de réception
matières, produits consommables, petit outillage et immobilisation (acquisition). La
valorisation utilise le logiciel SAGE avec l’application GESCOM. Le gestionnaire vérifie les
données sur la facture avec celles du Bon de Commande et les éléments de réception établis
par le magasin (Bon de Réception pour les fournitures consommables, Bordereau de
Mouvement des Comptes des Immobilisations, Bordereau de Mouvement de Petit Outillage)
et rapproche ces données avec celles se trouvant dans GESCOM avant de faire la valorisation.
Elle consiste à porter sur la facture les mêmes informations dans GESCOM à savoir le
numéro de référence de la pièce et la date, le numéro de compte analytique, la valeur hors
taxe, le numéro de la facture comptabilisé. Pour les immobilisations il faut établir des fiches
18
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
de revient des immobilisations. Les écritures passées sont ensuite basculées dans le journal
des achats (Comptabilité Générale).
Opérations diverses
Le poste des opérations diverses consiste à passer les écritures de régularisation dans le
compte d’attente. Le compte 47120 sert de compte de passage et sera soldé à la fin de l’année.
Livre de caisse
Le comptable effectue les écritures d’imputation des pièces de caisse, passe des
écritures dans le journal de caisse des opérations de dépense et de recette.
Chantier
Le gestionnaire des chantiers est le représentant du DAF auprès des chantiers de
l’OMNIS. Il est le responsable de la gestion financière, de l’approvisionnement et de la caisse
durant sa mission.
Il est à souligner que la grande partie de notre étude est axé au niveau de la comptabilité
Générale et Matières.
Section II : ORGANISATION COMPTABLE DE L’OMNIS
Cette section nous aide à comprendre le mécanisme de la comptabilité de l’Office. Elle
sera développée en trois sous-sections : le système comptable, les procédures comptables, les
pièces justificatives utilisées dans la comptabilité.
II.1. Système comptable de l’OMNIS
La gestion comptable et administrative de l’OMNIS est basée sur le logiciel SAGE.
L’Office utilise six applications du logiciel à savoir : immobilisation, paie, trésorerie,
GESCOM, comptabilité générale, états comptables et fiscaux.
19
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Notre domaine sera limité au sein du Département Comptabilité Générale et Matières.
Le traitement des informations s’appuie sur l’application SAGE GESCOM pour la
comptabilité Matières et l’application SAGE comptabilité pour la Comptabilité Générale.
Comptabilité Matières
La comptabilité Matières est la gestion théorique des stocks et immobilisations (la
gestion physique est assurée par le magasin). Elle consiste à contrôler les mouvements des
stocks et des immobilisations. L’application de la comptabilité Matières permet :
- la tenue théorique de stocks en quantité et en valeur suivant les mouvements
physiques et par localisation géographique ;
- les contrôles périodiques et la fiabilité des comptes de stocks dans les états
financiers, à partir des états d’information de gestion (états comptables et états de gestion) ;
La valorisation des stocks suit plusieurs démarches.
Les pièces comportant la facture originale, la copie du bon de commande et une pièce de
réception de magasin (BR) passent à la valorisation. La valorisation consiste premièrement à
rapprocher les valeurs sur la facture et le bon de réception. C’est un contrôle systématique. Le
bon de réception saisi sur ordinateur au magasin est généré automatiquement dans le
GESCOM. Après vérification ou rectification d’éventuelles erreurs sur ordinateur, on bascule
le bon de réception informatisé en facture informatisée et on porte les valeurs sur la facture.
La valorisation comporte la référence et date du BR, le compte analytique des articles, la
valeur hors taxe, le numéro de la facture informatisée et la date, la référence du magasin.
Après ces étapes, on bascule les écritures dans le journal d’achat SAGECOMPTA.
Pour l’immobilisation, la valorisation permet le suivi des mouvements des
immobilisations (retrait et acquisition) grâce à l’établissement de fiche de revient (voir annexe
IX).
Les pièces doivent comporter la facture originale, une copie de bon de commande et un
BMCI comme élément de réception.
Les démarches pour la valorisation des immobilisations sont pratiquement les mêmes.
On porte sur la facture la référence du BMCI et la date, le numéro de compte d’imputation, la
valeur hors taxe, le numéro de la facture informatisée et la date. On transcrit sur le BMCI : le
20
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
numéro de compte d’imputation de l’immobilisation, la valeur hors taxe et on établit la fiche
de revient.
Comptabilité Générale
La comptabilité générale recouvre tous les travaux de comptabilisation des différentes
opérations effectuées : les opérations caisses et banques, les travaux de régularisation de fin
d’année comptabilité client et fournisseurs, les stocks et immobilisations. La finalité du
traitement comptable est la production des états financiers ainsi que la fourniture des
informations fiables à usage interne et externe.
Pour l’usage externe, la production des informations doit suivre les principes et les
normes réglementaires dans des délais bien déterminés (les états financiers, les états en
matière déclarative fiscale).
Quant à l’usage interne, il n’y a pas de référentiel spécifique. Mais la pertinence des
informations apparaît nécessaire pour permettre aux dirigeants d’apprécier la situation réelle
de l’entreprise afin d’entreprendre des décisions adéquates.
II.2. Procédures comptables
Nous retenons ici deux procédures essentielles qui sont la procédure d’achat et la
procédure de traitement des pièces comptables.
Procédure d’achat
Il y a lieu de noter que l’OMNIS n’est pas un établissement commercial. De ce fait, tout
achat effectué est destiné à la consommation interne. Cette opération est déclenchée par
l’expression des besoins de la direction intéressée. L’expression des besoins doit être
matérialisée par une pièce appelée « Demande de Concours » (voir en annexe VI) établie par
la direction émettrice.
La Demande de Concours (DC) est une pièce de base qui doit nécessairement être
transformée en Bon de Commande (BC) (voir annexe VIII) constituant une pièce justificative
21
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
d’achat. La procédure d’achat est décrite par le circuit suivant : la direction intéressée émet
une DC qui doit passer au magasin pour codification des articles ou prestations selon le cas.
Plusieurs étapes restent encore à franchir avant la transformation en BC : comme la
comparaison des fournisseurs, la vérification du rapport qualité/prix
Ensuite, la demande de concours parvient au Département Approvisionnement pour être
transformée en BC.
Ici deux cas peuvent se produire :
- si la somme totale de la DC est inférieure à 200 000 Ariary, le schéma se présente
comme suit :
Le Chef du Département Comptabilité Analytique (CDCA) établit le BC et transfère au
Directeur Administratif et Financier qui en fait le tirage et appose la première signature. Le
BC doit recevoir la seconde signature du Directeur du Patrimoine et des Ressources
Humaines.
- si la somme est supérieure ou égale à 200 000 Ariary le CDCA établit une Fiche
d’Engagement Important (FEI) (voir annexe VII), le DAF y appose sa remarque et l’envoie à
la Direction Générale. Il faut avoir l’approbation du Directeur Général.
Pour les achats des pièces de véhicules : la DC est adressée directement au Directeur
Général, après son accord la DC est transformée en Bon de Commande.
Après la transformation de la Demande de Concours en Bon de Commande, le processus
d’achat est déclenché.
Nous résumons dans le graphe suivant les différentes étapes à suivre pour tous les achats
au sein de l’Etablissement :
22
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Graphe n°3 : Démarche de l’opération d’achatCommentaire Diagramme
Emission de DC
Magasin Codification
Département Comptabilité Analytique : - enregistrement
- mis à jour - saisie de DCChef du département Comptabilité Analytique : Vérification, validation, si le montant est inférieur à 200 000 Ariary transformation de DC en Bon de commande sinon établissement de FEI
DAF : Vérification, tirage de BC, et première signatureEnvoi de FEI à la Direction Générale
DPRH : BC reçoit la deuxième signature
DG : approbation et autorisation de FEI
DCA : transformation de FEI en BCClassement et dispatch de document
Le Département Trésorerie : établissement de chèque et paiement par espèce
DCA : le responsable Appro réalise l’achat et remet les articles au magasin avec la facture
Magasin : réception des articles et établissement du BR (Bon de Réception)
Non
oui
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DC
Codification DC
Préparation de DC
Montant inférie
Transformation de DC en BC
1ère Signature de BC
2ème signature de BC
Remarque sur la FEI
Accord du DG
Transformation de FEI en BCClassement
de document
Etablissement de chèque et paiement
Facture
FEI
Magasin
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Source : département de comptabilité analytique
Légendes
: document
: traitement, opération
: préparation
: décision
: opération manuelle
: classement de document
: lecture, établissement d’un document à partir d’une donnée
: fin d’une opération
Procédure de traitement des pièces comptables
L’opération d’achat doit être justifiée par une facture. Le bon de commande, la facture et
le bon de réception constituent la pièce comptable. Le traitement des pièces justificatives suit
le circuit décrit ci-après :
Arrivées au secrétariat de la DAF, les pièces sont enregistrées dans le registre d’arrivée
avec un numéro et la date d’arrivée de la facture. Le secrétaire appose la mention « arrivée »
sur la facture. Ensuite, elles passent par le Directeur Administratif et Financier et les chefs de
département pour vérification, certification et signature. Une pièce comptable doit comporter
la mention « bon à payer » suivie de la signature du chef de Département de Trésorerie.
Après l’établissement des chèques, les pièces sont transmises au Département de la
Comptabilité Générale pour être traitée afin de produire les documents nécessaires à tous les
utilisateurs.
24
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
II.3. Pièces comptables
L’enchaînement des opérations de traitement comptable au sein du département de
comptabilité résulte de l’existence des pièces comptables.
Une pièce comptable doit comporter une facture en bonne et due forme (en-tête, NIF,
numéro statistique, adresse, désignation article, prix unitaire, quantité, montant total) pour
répondre aux exigences internes et de l’administration fiscale, une pièce qui déclenche
l’opération, un accusé de réception (pour les articles destinés à l’entrée en magasin).
- pour les achats, les pièces y afférentes sont : la facture, le Bon de Commande, le Bon
de Réception (BR) ou Bordereau de Mouvement de Petit Outillage ou Bordereau de
Mouvement de Compte Individualisable (BMPO pour les petit outillage et BMCI pour
l’acquisition des immobilisations) ;
- pour les prestations médicales, les pièces suivantes constituent la pièce comptable :
facture, prise en charge ;
- pour les prestations : facture et BC ;
- pour les travaux de construction ou de réparation de bâtiment : contrat, facture ;
- pour la recette, les pièces comptables sont la note de débit et la facture,
Section III : THEORIE GENERALE SUR L’OUTIL DE GESTIONCette section va nous permettre de donner une définition du système comptable ainsi
que ses éléments constitutifs.
III.1. Système comptable1
Un système comptable est une organisation du travail de la comptabilité qui donne
naissance à l’ordre de succession des différentes tâches dans le but de produire des
documents de synthèse. Ces documents de synthèse fournissent des informations nécessaires à
la prise de décision.1 Eric TORT, Organisation et management des systèmes comptables, Dunod 2003, P.16
25
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
A travers cette définition, le système comptable n’est que le vecteur de transmission de
l’information contenue dans les états financiers. Dans ce contexte, parler de système
comptable conduit naturellement à donner un rôle central à celui-ci puisque l’objectif final de
tout système est la communication de message.
Le système comptable présente trois caractéristiques principales qui en font sa
spécificité :
- la coexistence d’un système double de comptabilité générale et la comptabilité
analytique ;
- l’introduction croissante de l’automatisation et de la dématérialisation des traitements
et des procédés comptables ;
- une réglementation dense fixant des règles et des méthodes comptables tendant à une
forte standardisation de la comptabilité générale.
Après cette définition du système comptable, nous allons voir ses éléments constitutifs.
III.2. Eléments constitutifs du système comptable.
Un système est un ensemble d’éléments liés logiquement entre eux qui réunis,
concourent à la réalisation d’un objectif commun.2
Donc le système comptable est constitué par des différentes composantes à savoir la
comptabilité générale, la comptabilité analytique.
III.2.1. Comptabilité générale
La tenue de la comptabilité doit être conforme à la loi en vigueur et à l’application du
PCG 2005.
III.2.1.1. Définition
La comptabilité est un système d’organisation de l’information financière permettant de
saisir, classer, évaluer, enregistrer des données de base chiffrées ou non correspondant
2 Cours 1ère année, RAVONJIARISON Cousin Germain
26
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
aux opérations de l’entité et de présenter des états financiers donnant une image fidèle de la
situation financière de l’entité à la date de clôture des comptes.
III.2.1.2. Champ d’application du PCG 2005
Sont soumises à l’application du PCG 2005 :
- les entreprises soumises au code de commerce,
- les entreprises publiques, parapubliques ou d’économie mixte,
- les coopératives,
- les entités produisant des biens ou services marchands ou non, exerçant des activités
économiques qui se fondent sur des actes répétitifs.
III.2.1.3. Organisation du plan comptable
Des précisions ont été apportées par le PCG :
- chaque entité établit son plan comptable adapté à la structure, son activité et ses
besoins en information de gestion.
- en complément du plan de comptes par nature imposé par le PCG ; le PCG 2005
préconise un plan de comptes analytiques.
Il préconise également aux très petites entités une comptabilité de trésorerie.
Le PCG introduit également les principes de consolidation des comptes.
III.2.1.4. Principaux états financiers
Les principaux états financiers (voir annexe I à V) édictés par le PCG 2005 sont :
- le bilan,
- le compte de résultats,
- le tableau de variation des capitaux propres,
- le flux de trésorerie,
- les annexes.
III.2.2. Comptabilité analytique3
La tenue de comptabilité analytique n’est pas obligatoire pour un établissement. C’est un outil
de gestion servant à apporter plus de précision d’informations pour les dirigeants dans leur
prise de décision.
3 Alain BOUTAT et Jean-Marc CAPRARO, Comptabilité analytique de gestion, Ed. Presses polytechniques et universitaires romandes, 2003.p.6-8
27
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
III.2.2.1. Définition
La comptabilité analytique est un système de comptes ajustés à la comptabilité générale,
permettant d’identifier et de valoriser les éléments constitutifs du résultat de l’exercice et d’en
permettre l’interprétation et l’exploitation par les directions des entreprises. Elle divise les
résultats par centre de décision permettant un meilleur pilotage, ou consolide par ligne
d’activité afin d’en mieux apprécier la situation. Elle est parfois associée à d’autres techniques
de management comme la gestion budgétaire.
III.2.2.2. Caractéristique
L’approche analytique consiste à déterminer les produits et les charges d’exploitation
incorporables dans une optique de gestion, à évaluer les coûts et les résultats obtenus, à établir
des prévisions sur les ressources mobilisables, à constater les réalisations, et à fournir une
base chiffrée pour l’explication des écarts entre les prévisions et les réalisations observés.
La comptabilité analytique constitue un instrument facultatif à vocation interne, destiné
en priorité à améliorer l’information des décideurs ou des dirigeants sur le fonctionnement de
l’organisation et l’optimisation de la combinaison des ressources associées aux buts
poursuivis.
Elle varie selon la structure interne, la nature des activités, la taille de l’entreprise
considérée.
III.2.2.3. Objectif
Elle a pour objectif de :
évaluer l’efficience de différents processus internes et de détecter les gaspillages de
ressources disponibles ;
établir les liens avec la comptabilité financière en vue d’assurer la concordance des
résultats respectifs ;
élaborer les prévisions s’inscrivant dans un processus de planification managériale ;
mesurer les réalisations observées ou constatées à posteriori, afin d’en assurer le suivi
et d’adapter les orientations en conséquence ;
ajuster les critères de performance et de redistribution des responsabilités dans
l’organisation.
28
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
CONCLUSION DE LA PREMIERE PARTIE
Cette partie nous a permis de connaître un peu plus sur l’OMNIS ainsi que son système
d’organisation comptable. Pour l’OMNIS, son système comptable c’est l’ensemble de la
comptabilité matière qui a pour rôle d’enregistrer tous les comptes d’achats et des
immobilisations, et de la comptabilité générale qui effectue les travaux de régularisation et de
consolidation des comptes en vue de produire des documents contenant des informations
financières et comptables.
La comptabilité joue un rôle primordial, elle est tenue dans le but d’évaluer la situation
réelle de l’entreprise. Pourtant, l’organisation des travaux comptables de l’Etablissement se
heurte à des problèmes. Ce qui nous amène dans la deuxième partie de ce livre pour faire une
analyse de l’existant.
29
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
PARTIE II
ANALYSE CRITIQUE DE L’EXISTANT
30
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Dans cette partie, nous allons essayer d’analyser la situation existante que nous avons
rencontrée au sein de l’OMNIS pendant notre stage.
Nous reconnaissons que notre stage au sein de l’Office a été utile à plus d’un titre, parce
qu’il nous a permis de déceler des problèmes. C’est ainsi que nous avons pu détecter des
anomalies qui risquent de constituer des obstacles quant à la bonne marche de l’OMNIS.
L’analyse de l’existant va être traitée dans deux chapitres différents dont le premier sera
réservé à l’analyse critique des points faibles au niveau de la comptabilité tandis que le second
traitera les points forts recensés dans la comptabilité.
Dans l’analyse critique des points faibles, nous essayerons d’identifier les différents
problèmes pouvant constituer des obstacles pour le travail d’organisation de comptabilité.
30
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
CHAPITRE I : POINTS FAIBLES RECENSES AU NIVEAU
DU SYSTEME COMPTABLE DE L’OMNIS
Ce chapitre comportera trois sections et sera consacré à l’analyse des problèmes. Dans la
première section, nous allons traiter les points faibles au niveau de l’organisation comptable.
Dans la deuxième section, nous évoquerons les problèmes liés au facteur humain. Enfin, dans
la dernière section, nous parlerons des points faibles au niveau du traitement comptable.
Section I : FAIBLESSE AU NIVEAU DE L’ORGANISATION
COMPTABLE
Notre analyse a fait ressortir les constats suivants : un manuel de procédures inadapté au
système existant, une insuffisance de contrôle interne, un ralentissement de circulation de
l’information et finalement un problème de répartition des tâches que nous allons développer
un par un dans quatre sous-sections.
I.1. Manuel de procédures inadapté au système existant
Le manuel de procédure constitue un guide de travail pour les responsables
opérationnels et les agents de l’OMNIS. C’est un instrument de référence pour les tiers, un
recueil de méthodes, de mesure adoptée pour protéger le patrimoine de l’entreprise. Il est
important pour une organisation rationnelle. Il renferme les procédures, le processus de
gestion et a besoin d’être réajusté à chaque changement qui intervient.
La réalité au sein de l’OMNIS est que le manuel est inadapté malgré l’évolution de
l’activité et de celle de la technologie apportée par SAGE. Il est à noter que la comptabilité de
l’Office est informatisée depuis 1981 avec le système batch qui rigidifiait les procédures par
les nombres d’opérations à faire. Au fil des temps, elle connaît des changements mais le
manuel n’est pas suffisamment révisé en fonction des circonstances. La conception des
procédures et la description des postes ne sont pas tout à fait les mêmes.
31
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Inadaptation par rapport à la description des postes
L’évolution du contexte au niveau du département de comptabilité démontre
l’inadaptation du manuel de procédures. Pour des raisons organisationnelles, des
modifications intervenues au sein de ce département ont des impacts sur la description des
postes.
L’élimination de certain poste change les contenus des postes existants donc il y a un
changement des attributions aussi.
L’évolution de l’activité de comptabilité a fait apparaître un nouveau poste qui est le
poste de recouvrement des débiteurs divers. Ce dernier était auparavant une cellule
indépendante au sein de la Direction Générale, seule la comptabilisation a été effectuée par le
département comptabilité.
La comptabilisation caisse effectuée directement au département de trésorerie et
finances a fait disparaître aussi le poste caisse au sein du département comptabilité générale.
Cette situation pose des problèmes sur la clarté de titre de poste, de responsabilité, des
missions et attributions de chaque poste.
Inadaptation par rapport à l’évolution des procédures
Le système informatique a beaucoup évolué. La différence technologique présente un
écart considérable qui rend les procédures obsolètes ou difficile à manipuler. En fait, l’effet de
l’automatisation élimine tous travaux manuels et les opérations inutiles. L’autre aspect de
cette innovation est l’utilisation de l’outil qui requiert des connaissances techniques, sinon un
guide qui facilite l’exploitation des utilisateurs. A défaut d’un manuel, il est difficile de
prendre en charge l’intérim d’un collègue absent.
A travers l’exposé des faits, le manuel de procédures inadapté est un sérieux problème
pour l’organisation comptable. En conséquence, l’enjeu de l’inexistence de manuel adéquat
n’est pas négligeable. Premièrement, un décalage est constaté par rapport à l’objectif fixé ce
qui présente un risque sur la fiabilité et la pertinence de l’information produite. Ensuite, elle
ne facilite pas le contrôle de l’action. Aussi est-il possible la confusion de méthode puisque
cela donne une libre interprétation des employés des méthodes et des principes utilisés dans
l’exécution des tâches. Enfin, cette situation n’arrange pas la commodité dans
l’accomplissement des tâches par le fait que les autres documents à la disposition du
département de comptabilité ne sont plus adéquats.
32
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
I.2. Insuffisance de contrôle interne
Le contrôle interne est une partie intégrante de l’organisation comptable. Comme le
définit Alain MIKHOL : « Le contrôle interne est un système d’organisation comptable qui
permet d’atteindre deux objectifs principaux : la sauvegarde du patrimoine et
l’amélioration des performances. Le bon fonctionnement du contrôle interne nécessite
l’adhésion des dirigeants et la sainte application de principes et de techniques »4.
Au sein de l’OMNIS, c’est le Bureau Permanent d’audit rattaché directement à la
Direction Générale, récemment créé, qui se charge du contrôle interne. Cet organe n’est pas
encore très opérationnel. En effet, il n’intervient que ponctuellement pour des examens précis
et missions spéciales qui ont des caractères importants selon les rapports parvenus auprès de
la Direction Générale. En conséquence, le contrôle n’est pas exhaustif pour assurer le bon
fonctionnement de l’organisation et ne porte pas garant de l’atteinte de l’objectif
essentiellement de donner une image fidèle de l’organisation, de protéger le patrimoine.
L’insuffisance du contrôle interne ne permet pas d’examiner le système mis en place
pour évaluer l’efficacité et fiabilité de la production d’information qui porte garant à la
protection du patrimoine, à la performance. Le champ d’application du contrôle interne est
l’examen des procédures qui sont les procédures de traitement d’information comptable et les
procédures de vérification du bon fonctionnement du traitement.
Il s’ensuit que la ponctualité du contrôle interne ne donne pas la possibilité d’un examen
complet de l’ensemble de procédures pour :
- émettre une recommandation nécessaire à l’amélioration du traitement comptable en
vue d’atteindre l’objectif de produire des informations comptables saines et à temps;
- formuler les règles à suivre dans l’exécution des tâches et afin d’éviter tout problème
d’organisation suite à l’intégration du nouveau système SAGE.
4 Alain MIKOL, le Contrôle Interne, Presse Universitaire de France 1998, p.4
33
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
I.3. Ralentissement de circulation de l’information
L’information est vitale pour l’entreprise. La cohérence des étapes à suivre, du recueil
jusqu’à la restitution, est très importante afin de mettre à disposition des décideurs des
éléments dans des conditions favorables à la prise de décision. La maîtrise d’intervalle
restreint de temps et de l’espace garantit la rapidité de la circulation de l’information et sa
qualité. La communication aussi est essentielle.
Pourtant, la comptabilité rencontre des difficultés pouvant entraîner le freinage d’une
action. D’une part, l’espace qui sépare la localisation géographique des sites ne joue pas en
faveur de l’obtention de l’information.
L’OMNIS est réparti sur trois sites différents : la Direction générale et le siège se trouve
à Ambohijatovo ; le direction du patrimoine et des ressources humaines, la direction
Administrative et financière, la direction d’appui et développement à Andraharo ; la direction
des hydrocarbures, la direction de laboratoire et la direction des ressources minières à
Ambodimanga. Les déplacements effectués sont consommateurs de temps. A cela s’ajoute
quelquefois le problème de communication qui se manifeste par le manque de volonté de
transmettre l’information au bon moment, la défaillance des moyens de communication.
D’autre part, les procédures administratives et comptables s’avèrent rigides. En fait, la
structure d’organisation se caractérise par l’alourdissement de la hiérarchie. Pour la validation
et l’approbation, les documents comptables passent par différentes instances hiérarchiques
habilitées de pouvoir comme dans la procédure d’achat que nous avons présentée dans la
première partie de ce livre. L’existence de plusieurs étapes à suivre implique un circuit long
des documents. De toute évidence, les mouvements de va-et-vient ralentissent la circulation
de l’information. Le travail de comptabilité se trouve dans l’inconfort.
Le ralentissement ne favorise pas la rapidité de réactivité qui stimule le phénomène de
feed-back d’information, ceci afin d’affiner l’information aux besoins ultérieurs.
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Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
I.4. Problème de répartition des tâches
Le problème de répartition se traduit par la concentration de responsabilité, d’une part,
et le problème de définition des tâches, d’autre part. C’est une faiblesse de l’organisation du
personnel. Mais avant d’en venir aux causes, il nous est préférable de présenter sous forme de
tableau les attributions de chacun dans le Département de Comptabilité Générale et Matière :
TABLEAU n°1 : définitions des tâches au niveau du département de
comptabilité
Titre du poste Effectif réel Tâches
Chef de département 1
•Contrôle et supervise le traitement des documents et pièces comptables
•Supervise les travaux d’imputation comptable•Contrôle la véracité des imputations comptables•Traite les opérations diverses et les régularisations en comptabilité générale•Vérifie les imputations comptables relatives aux opérations sur financements extérieurs
•Contrôle la valorisation des pièces de réception : stocks, petits outillages, immobilisations
•Exploite les états comptables et de gestion•Vérifie les états de paie établis par le service solde avant paiement
•Contrôle et finalise les travaux relatifs aux différentes déclarations mensuelles, trimestrielles, semestrielles et annuelles destinées à l’administration fiscale et aux organismes sociaux
•Contrôle les mises à jour du Plan Comptable général
•Supervise et vérifie les états de rapprochement Bancaire
•Collabore aux travaux d’inventaire physique de fins d’années des immobilisations et des stocks
•Supervise, finalise et coordonne l’ensemble des travaux d’élaboration des états financiers et ses annexes
•Assiste les intervenants externes ou internes tels que commissaire au compte, Auditeur externe ou interne, pendant leurs travaux d’intervenions
• Elabore les tableaux de bord demandés par les dirigeants
•Gère le mouvement du personnel au sein du •
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Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
•département•Elabore les états financiers
Gestionnaire recouvrement des débiteurs divers
1
•Facturation (établissement note de débit)•Imputation comptable des notes de débit•Saisi des écritures correspondantes dans SAGE COMPTA
•Suivi des recouvrements sur les débiteurs divers et personnels débiteurs
•Régularisation de ces comptes dans SAGE •Rapprochement des écritures de paie avec la balance tiers concernant les retenues du mois après chaque basculement d’écritures de paie
•Relance des créances sur les débiteurs divers et les personnels débiteurs
•Participation à l’amélioration de la politique de recouvrement pratiquée par l’office
•Classement des notes de débit
Comptable opération banques 1
•Comptabilisation des opérations banques et autres organismes financiers
•Elaboration des états de rapprochement bancaire mensuel
•Participation à l’inventaire physique annuel du patrimoine de l’office
•Mise à jour du plan comptable général de l’OMNIS
Comptable opération fournisseur 1
•Traitement des factures fournisseurs locaux à crédit•Vérification, imputation comptable, saisie sur micro-ordinateur, lettrage et classement des pièces justificatives
•Elaboration de la situation mensuelle des factures en cours de traitement
•Participation à l’inventaire annuel du patrimoine de l’office
Gestionnaire comptabilité matière 1
•Traitement et valorisation des pièces de réception de matières, produits consommables, petit outillage et immobilisation
• Rapprochement des pièces physiques avec les données SAGE GESCOM et passation comptable, lettrage et classement des pièces justificatives
•Elaboration des fiches de revient des immobilisations
•Participation à l’inventaire physique annuel du patrimoine de l’office
Source : Département de comptabilité générale et matière de l’OMNIS
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Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Concentration de responsabilité
Dans l’organigramme de l’OMNIS, il existe bel et bien un chef comptable. Mais le poste
est vacant depuis 6 ans. C’est le chef du département qui exerce toutes les attributions
assignées à ce poste. On remarque qu’il occupe une responsabilité exhaustive. La persistance
du problème est l’insuffisance de compétence interne tandis que le recrutement dépend de la
politique adoptée par la direction. En conséquence, le manque d’un autre chef hiérarchique
engendre le problème de coordination des tâches et d’harmonisation de travail. Il assume seul
le contrôle, la supervision voire, effectue un travail qu’un opérateur doit exécuter.
L’inconvénient de cette situation est qu’en cas d’absence du chef de département, personne du
département de comptabilité n’a le pouvoir de décision. On se trouve dans l’obligation de
mettre en attente certains travaux de comptabilité. Ceci fait reculer aussi le délai de diffusion
de l’information.
Le problème de définition des tâches
L’autre problème vient de la définition des tâches. Elle est due effectivement à
l’aménagement de structure qui entraîne l’intégration des tâches élémentaires des postes
supprimés aux postes existants. Le nombre de poste est réduit à quatre, à l’exclusion de celui
du chef de département et celui du chef comptable, contre six au départ. Il y a l’élimination
des postes de gestionnaire de chantier et des opérations diverses. Les attributions de ces postes
sont partagées et organisées entre les quatre postes. Certes, du point de vue économique, la
réduction de l’effectif est rationnelle et bénéfique pour l’entreprise mais elle soulève des
questions à propos de la logique de compatibilité des tâches (tâches principales et les tâches
élémentaires intégrées), de la disponibilité de l’employé à accomplir normalement ses
missions. Or, à un moment donné, l’un des employés est désigné à faire une mission en
dehors du département de comptabilité, il y a encore diminution de nombre. Comme c’est le
cas au moment de l’inventaire de chaque fin d’année qui fait appel à un comptable pour y
participer, ou encore la mission sur un chantier pour la tenue de compte. Bien que ce soit
temporaire, cela pose la question sur l’importance du poste éliminé qui implique le besoin de
redéfinition des postes.
37
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Section II : PROBLEMES LIES AU FACTEUR HUMAIN
L’innovation du système doit entraîner des changements et parfois brusques pour le
personnel de l’OMNIS. La remise en question de la qualité de personnel en matière de
compétence nouvelle, la transformation des différents processus administratifs et comptables,
les difficultés rencontrées dans l’exploitation de l’outil utilisé, le comportement adopté face à
l’exigence du système intégré avec une technologie sophistiquée constituent de véritables
obstacles dans le monde de travail.
Les problèmes liés au facteur humain se manifestent par l’insuffisance d’encadrement
de personnel, la routine dans l’exécution des tâches, le problème d’adaptation au nouveau
système.
II.1. Insuffisance d’encadrement de personnel
L’évolution des normes et réglementation comptable, de la technologie imposent des
connaissances de nouvelle pratique au sein de l’Office. Les employés doivent être capables au
fur et à mesure des circonstances d’agir en professionnels. Force est de constater que les
employés disposent des connaissances limitées tant en matière de comptabilité que de
l’informatique. Ils n’ont reçu que des formations initiales. Le constat de l’insuffisance se
manifeste par le faible niveau de connaissances pour pouvoir utiliser les outils à leur niveau
de puissance potentiel. En matière de comptabilité, l’utilisation de PCG 2005 n’est pas
parfaitement maîtrisée. Ce qui explique quelquefois les fausses imputations ou de confusion
des numéros des comptes. Or, l’évolution est un processus de changement que l’entreprise
doit suivre tout au long de son existence. Ainsi sa stratégie repose sur sa capacité, dans la
mesure du possible, de répondre aux exigences et de riposter aux pressions de son
environnement. La performance dépend des moyens mis en œuvre. La qualification du
personnel s’inscrit parmi les critères de performance. Les objectifs ne seront pas atteints tant
que la qualité du personnel n’est pas satisfaisante.
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Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
II.2. Routine dans l’exécution des tâches
La routine du personnel du département de comptabilité est parfois une faiblesse faisant
obstacle au principe de bonnes informations. Elle résulte d’une part de la spécialisation de
chaque poste par le principe de division de travail et également par la nature même des
opérations comptables ; d’autre part, par le manque de méthodes bien définies et de savoir
-faire qui aident à orienter les comportements du personnel.
Dicté par l’habitude et pris par le volume des tâches à effectuer, l’agent responsable ne
prend pas assez de temps de bien réfléchir. En effet, le problème découle des caractères
répétitifs et identiques des opérations pour un poste que l’exécutant a tendance de traiter de
façon similaire tous les cas qui se présentent. Il s’ensuit que des erreurs surviennent encore,
pouvant éventuellement entraîner la désinformation.
A force d’exercer sa fonction, ce mécanisme devient profond que la transformation des
comportements suivant le rythme de changement demande des efforts de la part du personnel
et de la part de l’entreprise pour assurer l’efficacité.
II.3. Problème d’adaptation au nouveau système
C’est un problème délicat et reste un défi à relever pour l’Office. Le problème se situe
au niveau de la caractéristique de l’entreprise et l’intégration du nouveau système comme un
phénomène de mutation brusque.
Caractéristique de l’entreprise
Il y a lieu de noter que l’OMNIS fait partie des entreprises d’Etat. Elle se caractérise par
une structure d’organisation stable et très hiérarchisée. La politique et la stratégie de
l’entreprise sont influencées par la politique d’Etat. Concernant son environnement, ses
activités ne sont pas commerciales et son existence n’est pas à but lucratif. De ce fait, on peut
dire que son environnement est stable car elle n’a pas de marché à conquérir exigeant ainsi à
être compétitive en permanence pour assurer sa survie et sa pérennité. Contrairement aux
entreprises privées, elle ne subit pas constamment la pression de son environnement
caractérisée par l’incertitude et la force de concurrence. Cette caractéristique de l’entreprise
est conséquente sur le plan de la gestion des ressources humaines face au changement du
système dans lequel le monde du travail évolue. L’absence de l’esprit de compétitivité, les
39
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
objectifs non partagés, l’habitude d’être placé sous- ordre ne laissent pas d’initiative pour le
personnel. Le développement des ressources humaines aussi est très faible ou même quasi-
inexistante. Les systèmes d’évaluation et d’appréciation sont négligés pour motiver les
travailleurs. Ils ne sont motivés que par rapport à la rémunération, la promotion est très lente
ou n’existe pas à cause de la structure d’organisation. Cela rend compliquer l’adaptation du
personnel au nouveau système.
Intégration de SAGE comme un phénomène de mutation brusque
L’adaptation consiste à faire correspondre au mieux les aptitudes des travailleurs et les
exigences de travail. Elle concerne la connaissance, la compétence, le comportement et la
mentalité.
Face à l’émergence incessante des NTIC, on remarque que les entreprises d’Etat sont en
retard par rapport aux entreprises privées. Plusieurs raisons expliquent ce retard du fait que
d’un côté, le projet d’innovation présente un grand investissement et de l’autre côté la mise en
place du projet dépend de la stratégie adoptée, des objectifs de l’entreprise considérée, des
moyens permettant l’acquisition, des compétences à mobiliser au sein de l’entreprise.
Cependant, les comportements des clients de l’entreprise et son environnement évoluent sous
l’influence de progrès technique et des tendances apportées par la mondialisation, demandant
ainsi l’amélioration des prestations de services. Ceci oblige les entreprises à recourir à
l’appropriation de technologie performante qui entraîne souvent un bouleversement au niveau
de l’organisation faute d’existence de processus d’adaptation permanent pour se préparer au
changement. Pour le personnel de l’OMNIS, l’intégration de SAGE apparaît comme un
phénomène de mutation brusque comparé à l’environnement dans lequel il travaillait
auparavant. Les aptitudes des travailleurs constituent un facteur de résistance au changement.
A titre d’illustration, le mode de transmission des pièces comptables. Même
informatisé, le facteur humain est inséparable du processus d’information. De plus, il faut
toujours des preuves matérialisées dans la comptabilité. Le flux physique d’information
fragilise la chaîne d’opérations. La transmission des pièces d’un service à un autre que, ce soit
interne à la DAF ou externe constitue un maillon faible. Le détenteur de pièces les accumule
avant de les faire passer.
Le problème réside dans la tendance à l’ancienne méthode. Auparavant, le traitement se
fait par lot, les pièces sont réunies pour être transmises, donc on se voit utiliser des comptes
d’attentes qui sont régularisés à la fin de l’année, sinon l’obligation de passer par
40
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
un compte de liaison ou compte de passage. Avec le nouveau système, les pièces sont traitées
en fonction du temps de leur réception, les opérations sont enregistrées directement dans des
comptes correspondants pour assurer la rapidité et la fiabilité de l’information diffusée. Cela
facilite par une saine logique la finalisation des travaux comptables de fin d’années. Le
transmetteur de l’information ne réalise pas l’importance de l’information qu’il est en
possession et ne se sent pas concerner par l’objectif de la comptabilité. Ainsi le retard est
survenu dans le traitement.
Section III : FAIBLESSE AU NIVEAU DU TRAITEMENT
COMPTABLE
Avant d’expliciter les faits, il paraît plus judicieux de résumer dans le schéma simplifié
suivant le circuit de traitement des pièces et les tâches qui touchent la comptabilité de
l’OMNIS (retrouvé en annexes X, XI, XII)
41
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Graphe n°4 : schéma des tâches qui touchent la comptabilité
Externe à la DAF
Réception génération automatique des
écritures Interne à la DAF
Transmission
Les pièces sont arrivées au secrétariat de la DAF. Après codification et enregistrement,
elles sont transmises au département de trésorerie et finance pour paiement. Les factures
fournisseurs à crédits sont transmises au département de la comptabilité pour la saisie et le
relevé de la TVA avant le paiement.
Nous avons remarqué les points suivants : problème au niveau de collecte de pièces
comptables, inexistence de politique de recouvrement, logiciel non exploité.
42
Arrivée pièces :- factures fournisseurs- pièces banques et caisses- les différents états …
Traitement paie Traitement des immobilisationsTraitement des stocks
Secrétariat de la DAFCodification et enregistrement des :
- factures fournisseurs - pièces banques et caisses- les différents états
Département de Trésorerie et finance- suivi-vérification- paiement
Envoi des pièces au Département de Comptabilité
Département de Comptabilité- factures à crédit- traitement des pièces au comptant- traitement des opérations diverses Out put : - grand livre- journal- balance générale- états financiers -
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
III.1. Problème de collecte de pièces comptables
C’est le Département de trésorerie et finance qui collecte les pièces comptables et les
transmet au Département de comptabilité Générale. Parfois la condition de régularité de
transmission de ces pièces retarde le travail de comptabilité. En effet, leur régularisation
dépend des banques et les tiers de l’entreprise. Pour les institutions financières, l’avis de débit,
l’avis de crédit….. constituent les pièces comptables. Cependant, ils n’arrivent pas à temps au
Département de Trésorerie et finance. Ce qui entrave à la finalisation mensuelle des travaux
comptables à l’instar de l’établissement de l’état de rapprochement chaque mois qui est
décalé, faute de relevé de banque permettant au pointage des opérations effectuées par la
banque et par l’entreprise. Quant aux pièces comptables concernant les tiers, en considérant le
cas de fournisseur, une pièce comprend la facture, le bon de commande et le bon de livraison
établi par le service magasin. Les pièces incomplètes ne sont pas envoyées au département de
comptabilité mais sont gardées en attente de régularisation au sein du département de
trésorerie et finance. Néanmoins, l’absence d’une pièce justificative doit faire l’objet d’une
relance sanctionnée par un délai bien défini.
III.2. Inexistence de politique de recouvrement
Nous avons aussi observé une faiblesse au niveau du recouvrement des clients.
L’application d’une méthode de recouvrement rigoureuse ne s’impose pas. En fait, le
recouvrement s’effectue par ordre de priorité tous les mois. De plus la période du lancement
et de la relance ne sont pas bien déterminées et exigée. Cette situation favorise la négligence
des débiteurs pour procéder au paiement à temps. Il en résulte que le traitement comptable des
clients rencontre un retard.
III.3. Logiciel SAGE non exploité
Apparemment, le système comptable de l’OMNIS possède d’innombrables quantités
d’informations grâce à la puissance de capacité de SAGE. Mais la réalité est que le logiciel
n’est pas bien exploité. En conséquence, la disponibilité de l’information n’est pas encore
satisfaisante. Bien que SAGE ait joué un grand rôle dans le système d’information jusqu’ici, il
reste encore des problèmes dans son exploitation. La finalisation du projet d’intégration
43
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
n’est pas encore achevée. Il y a une lacune, notamment une carence d’informations, quitte à
réduire la précision informationnelle aux besoins spécifiques des utilisateurs. En effet, SAGE
est un logiciel standard permettant premièrement d’enrichir les bases de données par l’entrée
des informations brutes, que ce soient internes ou externes à l’aide des fichiers standards
disponibles. Pourtant, certains fichiers ne sont pas exploitables à cause de l’absence des
renseignements comme le « fichier fournisseur » qui comporte l’identification des
fournisseurs, leur contact, leur banque, leur solvabilité. Outre cela, au niveau des applications,
il reste des travaux à faire, à savoir le montage automatique des états financiers. A défaut de
paramétrage et de configuration, les employés produisent encore des efforts pour répondre
aux besoins, ce qui entraîne un décalage par rapport à la réalisation de l’objectif, sous prétexte
de perte de temps causée par les mouvements effectués et les attentes.
CHAPITRE II : POINTS FORTS RECENSES AU NIVEAU DU
SYSTEME COMPTABLE
Dans ce chapitre, nos critiques sont plutôt positives car nous allons avancer les points
forts recensés dans le système comptable de l’OMNIS. Ces points forts se portent au niveau
de l’organisation et au niveau de traitement.
Section I : POINTS FORTS DANS L’ORGANISATION COMPTABLE
Dans cette section, nous abordons successivement la normalisation de la comptabilité, la
cohérence entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique
I.1. Normalisation de la comptabilité
La normalisation peut être définie comme étant l’établissement des règles communes
dans le double but d’harmoniser et d’améliorer les pratiques.
La comptabilité de l’OMNIS est tenue en conformité avec le Plan Comptable Générale
2005 complété par le guide du Conseil Supérieur de Comptabilité suivant le secteur
44
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
d’activité. Donc, il est soumis aux règles et normes exigées par le PCG 2005 entre autre,
l’adoption d’un plan de comptes et la disposition des livres comptables.
I.1.1. Adoption d’un plan comptable
Le plan de comptes est semblable au PCG 2005 c’est- à -dire il comporte sept classes
dont cinq classes concernent les comptes de bilan (classe 1 à 5) et deux classes 6 et 7 celles de
gestion. Les comptes subsidiaires sont adaptés en fonction des besoins. Le numéro de compte
comporte six chiffres. Les comptes permettent de classer les différentes transactions
économiques de l’entreprise en fonction de leur nature et selon le principe de la partie double.
Il représente l’efficacité dans l’enregistrement comptable.
I.1.2. Disposition des livres comptables
La finalité de la comptabilité est de faire ressortir des documents transcrivant des
informations financières qui satisfont les besoins des utilisateurs, que ce soient internes ou
externes à l’Office. Ce sont des documents de synthèse de toutes les opérations comptables
montrant la situation à un moment donné. A part les documents imposés par le PCG 2005, les
documents suivants sont produits à fréquences variées selon le caractère d’information et le
destinataire :
Tableau n°2 : exemple des outputs de comptabilité
Source : département de comptabilité générale et matière
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Documents Fréquence Destinataire
Etats des charges
Etat de déclaration de TVA
Balance générale
Balance âgée fournisseur
Etats financiers
Tableau général des
amortissements
Mensuel et annuel
Mensuel
A la demande
A la demande
Annuel
Annuel
Interne
Externe
Interne
Interne
Interne et externe
Interne et externe
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
I.1.3. Respect des principes
La tenue de la comptabilité suit les principes édictés par le PCG 2005. Nous allons
retenir quelques principes dans la tenue de comptabilité de l’OMNIS entre autres :
- le principe de continuité d’exploitation qui signifie que les comptes doivent être
arrêtés à la fin de chaque exercice et que l’entreprise est en mesure de poursuivre ses activités
au delà de l’exercice social,
- principe de séparation des exercices : pour obtenir une information financière
périodique, il est nécessaire de procéder à une clôture comptable visant à rattacher les charges
et les produits à l’exercice concerné,
Etant donné que l’OMNIS est un EPA, la particularité de son régime comptable, en
appliquant seul le PCG 2005, lui permet de bien respecter ces deux principes.
- principe de l’importance relative consiste à relativiser les données comptables par
rapport à leur caractère significatif, étant entendu que certaines opérations exigent le recours
à des estimations. Cela permet de résoudre les difficultés techniques tenant notamment aux
travaux d’évaluation de fins d’année avec pour souci principal de ne pas dégrader la qualité de
l’information financière.
- principe d’intangibilité du bilan d’ouverture c’est-à-dire que le bilan de clôture de
l’année N est le même que le bilan d’ouverture de l’année N+1
- le principe de non compensation entre les éléments Actif et des éléments Passif des
charges et des produits.
Le respect des principes comptables garantit les bonnes qualités de l’information
financière diffusée à toutes les instances concernées. Les informations complémentaires qui
risquent d’entraver ces principes sont portées en annexe. Les états financiers doivent présenter
une information complète, intelligible, pertinente, fiable et comparable afin d’assurer la
transparence sur la réalité et de préserver l’image fidèle de l’entreprise.
I.2. Cohérence entre comptabilité analytique et comptabilité générale
L’adoption de la comptabilité générale et comptabilité analytique marque l’un des points
forts de la comptabilité de l’OMNIS. Elles sont complémentaires et apportent plus de
précisions dans les informations diffusées pour le système de pilotage. La limite de la
comptabilité générale dans le cadre légal ne donne pas la possibilité de visualiser tous les
aspects de natures économique et financière des activités de l’organisation. La comptabilité
46
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
analytique vient la seconder, elle prend en compte tous les éléments permettant à l’analyse et
calcul des coûts afin d’avoir une prévision proche de la réalisation dans le projet de budget.
La clé de répartition analytique facilite l’établissement des situations budgétaires par projet,
par direction, par site, par fonction, ou la situation globale.
L’application simultanée de la comptabilité analytique et comptabilité générale permet
l’enregistrement dans les comptes correspondants et l’affectation suivant la clé de répartition
des charges. Par exemple, les charges de consommation sont comptabilisées à la fois dans le
journal achat et sont réparties suivant les clés de répartition. Le journal d’achat se présente:
Graphe n° 5 : présentation du journal d’achat
Date
facture
N°
pièce
N°
facture
N°compte N° compte
analytique
Désignation (fournisseur et
n° facture + date)
DébitCrédit
60
61
62
63
64
à
40
La conjugaison de ces deux comptabilités enrichit les informations nécessaires au
système de pilotage dans le contrôle de gestion et l’orientation de décision.
47
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Section II : POINTS FORTS DANS LE TRAITEMENT COMPTABLE
L’informatisation accrue des processus de traitement contribue à la facilitation des
travaux comptables au sein de l’OMNIS.
II.1. Automatisation du traitement
Face à des masses grandissantes des informations à traiter au sein de l’Office, celui-ci se
trouve dans l’obligation de recourir à l’automatisation de la comptabilité c’est-à-dire
l’intégration du logiciel SAGE (voir en annexe XIII réseau SAGE OMNIS) dans le système
de traitement comptable. Ceci dans le but de produire des informations fiables et plus rapides
adaptées aux exigences de tous les usagers.
II.1.1. Génération d’écritures automatiques des états financiers
La fonctionnalité de ce logiciel permet la génération automatique des écritures passées
par les unités périphériques dans la comptabilité générale et par la suite, rend possible la
génération automatique des états financiers.
La génération automatique des états financiers est alimentée par la balance générale. La
balance est obtenue à partir du déversement des écritures automatiques par les journaux.
L’obtention des états financiers nécessite au préalable le paramétrage de l’Etat Comptable et
Fiscaux dans SAGE.
II.1.2. Sécurisation des écritures comptables
L’automatisation impose des mesures strictement rigoureuses dans la sécurisation des
informations introduites. Au niveau du traitement, l’accès de chacun à un poste est limité par
la spécialisation des tâches à effectuer, le titulaire du poste est identifié et authentifié à
l’entrée par l’utilisation de mot de passe. Au niveau de l’archivage, après le contrôle des
écritures fait par le chef du Département, les documents sont verrouillés logiquement afin
d’éviter l’éventuelle intrusion des personnes malintentionnées qui viennent saboter les
informations.
48
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
II.2. Contrôle des saisies et pièces justificatives
Le contrôle est la vérification de l’exactitude et de véracité de toutes les informations
existantes.
Toutes les pièces comptables doivent faire l’objet d’une vérification. Tout d’abord, les
pièces comptables doivent se munir d’une facture, d’une pièce qui certifie l’opération
effectuée (essentiellement le bon de commande pour les achats des articles et prestation),
pièce justifiant la réception. La vérification se porte sur le fond et la forme. Le comptable fait
le rapprochement entre le bon de commande ou bon de réception et la facture, les calculs et la
totalisation ; ceci est fait dans le but d’assurer la véracité de la facture. Il doit exister des
signatures, cachets des responsables habilités de pouvoir, les mentions utiles dans la
comptabilisation comme le numéro d’arrivée de la pièce sur la facture.
Après le contrôle des pièces, les données doivent être saisies sur ordinateur. Lors de la
saisie, l’opérateur peut commettre des erreurs ou tout simplement saisir des données
inexactes. Le contrôle de saisie est assuré par deux personnes différentes. D’abord, l’opérateur
passe à la comparaison d’une même information à partir de son enregistrement par une autre
personne (par exemple, enregistrement fait par le magasinier) et l’information sur la pièce
comptable. Il vérifie et rectifie les erreurs avant de passer à la comptabilisation et de valider.
Ensuite, les écritures passées par l’opérateur doivent être contrôlées par le Chef du
Département pour assurer l’exactitude des informations traitées.
CONCLUSION DE LA DEUXIEME PARTIE
L’automatisation des traitements constitue une grande innovation pour les travaux
comptables. Malgré cela, il y a quand même des points négatifs à améliorer pour assurer une
bonne gestion et une optimisation de l’exploitation. Les informations d’origine comptable
saisies et traitées selon les méthodes et techniques appropriées contribuent à préparer ou
orienter des décisions adéquates aux objectifs assignés à l’établissement. Il faut avoir une
organisation comptable adéquate. Elle aura des efforts à déployer pour la bonne marche de
l’établissement. En effet, tant au niveau de la communication, pour assurer la circulation des
informations qu’au niveau de l’organisation du travail, des lacunes ont été trouvées.
Mais à tout problème, il doit y avoir une solution. La proposition des solutions
possibles fait l’objet de la troisième partie de notre travail.
49
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
PARTIE III
PROPOSITION DE SOLUTIONS, RESULTATS
ATTEUNDUS
50
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Dans cette troisième partie, nous avançons des propositions susceptibles de remédier
aux problèmes que nous avons décelés au cours de notre stage, en vue de l’amélioration de la
performance de l’OMNIS notamment en ce qui concerne la comptabilité. Nous mettrons
ensuite l’accent sur les solutions retenues, les résultats attendus et la recommandation
générale.
Conformément aux problèmes que nous avons cités auparavant, ces propositions
porteront sur l’amélioration au niveau du traitement comptable, de l’organisation du
personnel et de l’organisation comptable.
50
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
CHAPITRE I : PROPOSITION D’AMELIORATION DU
SYSTEME COMPTABLE
A partir de l’analyse de l’existant, on peut constater que l’intégration de SAGE dans le
système de gestion administrative et financière de l’OMNIS constitue une grande innovation
et entraîne un changement significatif. Pour faire face aux difficultés, l’Office doit relever le
défi surtout au niveau de l’organisation du personnel compte tenu de la mutation de
l’environnement. Pour ce faire, il faut mettre en œuvre des démarches pour une adaptation
progressive et continue. La mise en place des méthodes et des processus bien définies sont
aussi importantes pour assurer la cohérence entre les éléments de l’ensemble du système.
Ainsi nous allons aborder en trois sections les propositions d’améliorations du système
comptable de l’OMNIS à savoir la proposition d’amélioration au niveau de l’organisation
comptable, la proposition d’amélioration concernant l’organisation du personnel, enfin la
proposition d’amélioration au niveau du traitement comptable.
Section I : PROPOSITION D’AMELIORATION DE L’ORGANISATION
COMPTABLE
Une bonne disposition de travail de comptabilité repose sur une bonne organisation.
Dans ce sens, nous apportons nos suggestions sur l’adaptation du manuel de procédure, la
mise en place de contrôle interne périodique et systématique, l’accélération de circulation
d’information et finalement la répartition rationnelle des tâches.
I.1. Adaptation du manuel de procédures au système existant
Le manuel de procédures doit montrer son utilité face aux circonstances présentes. Il est
fondamental pour l’organisation rationnelle de comptabilité. Il faut mettre au clair les
méthodes que doivent suivre chaque utilisateur en fonction de l’évolution de contexte afin
d’échapper à tous les problèmes. La mise à jour est donc nécessaire par l’actualisation des
procédures et la description des postes réellement existants.
51
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Description des postes
On doit trouver dans le manuel la description des postes qui est une solution pour
organiser le travail et d’arriver à l’objectif. C’est aussi une meilleure façon de pratiquer l’audit
de l’efficacité du fonctionnement du département et de l’entreprise. Avant la description
exhaustive, il faut analyser l’importance de chaque poste, son adaptabilité par rapport à
l’activité, les contenus de chaque poste et la compatibilité entre les tâches. Tout ceci dans la
possibilité de donner un schéma plus clair de répartition les tâches, du rôle et la responsabilité.
Dans la description des postes figure :
- le titre du poste,
- le titulaire du poste,
- la mission du poste,
- les attributions,
- les tâches,
- le rôle,
- le pouvoir,
- la responsabilité et la limite de responsabilité,
- la liaison hiérarchique,
- la liaison fonctionnelle
- les critères de performances.
Adaptation des procédures
Les configurations et les articulations doivent être cadrées autant que possible pour
s’adapter à l’envergure et volume d’activité de l’OMNIS, dans la mesure où une analyse et/ou
une évaluation de l’existant ont eu lieu. La remise en question des anciennes procédures, le
potentiel de SAGE de répondre aux besoins de comptabilité et les possibilités qui s’offrent à
l’entreprise par la suite de son intégration devront faire ressortir les procédures en parfaite
adéquation au système. En réalité, toutes les procédures ne sont pas obligées radicalement de
changer mais cela exige un certain réajustement « Le système comptable est doté d’une
structure par nature informatisée. En effet, le caractère répétitif de
certaines opérations et le volume d’information sont particulièrement favorables à
l’automatisation des différentes chaînes de traitement »5.5 Eric TORT, Organisation et Management des Systèmes Comptables, édition DUNOD, Paris, 2003
p. 17
52
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Il faut rappeler que la raison d’être du système informatique est de faciliter le traitement,
de rendre les procédures plus souples. Le manuel adapté vise à améliorer la pratique déjà
existante, la méthode de travail, la fiabilisation de l’information. c’est un outil de facilitation
de contrôle.
Le manuel des procédures doit décrire l’ensemble du système cohérent. Il doit être
explicite, lisible, compréhensible pour tout le monde, approprié à l’exécution des tâches. En
un mot, facile à manier.
I. 2. Mise en place d’un contrôle interne périodique
L’existence du contrôle interne systématique est fondamentale pour l’organisation
comptable de l’Office. Il doit revêtir un caractère préventif. Pour ce faire, le contrôle interne
doit être procédé continuellement ou périodiquement dans l’objectif de :
- détecter les anomalies afin de prendre des mesures correctives ;
- éviter tous les risques qui portent atteints au patrimoine de l’entreprise ;
- veiller à l’application des instructions émises par la direction générale ;
- assurer dans des délais satisfaisants la production d’une information financière fiable ;
- permettre l’amélioration des procédures de traitements comptables et des procédures
de vérification du bon fonctionnement du traitement des informations comptables par
l’émission de recommandations.
De plus, le contrôle interne permet l’évaluation du système et l’examen des procédures
pour occasionner la formulation du nouveau manuel conforme au logiciel SAGE.
Ainsi, le contrôle interne contribue à la conduite ordonnée et efficace des activités de
l’entreprise grâce à l’obtention d’informations comptables et financières pertinentes
favorables à la prévision et à l’orientation de décision.
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Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
I.3. Accélération de circulation de l’information
La diminution de circuit de document est une solution pour qu’on puisse accéder à
l’information en temps réel. L’accélération de communication de l’information est possible
grâce à l’apport des NTIC.
Le circuit long et lent des documents entraîne un manque de rapidité et une perte
d’efficacité. L’OMNIS doit prendre en compte les possibilités offertes par le système
informatique en envisageant l’automatisation des procédures, l’utilisation d’intranet
d’entreprise. Ainsi l’émission de demande de concours informatisée peut se faire grâce à
l’intranet. L’avantage est que, cela réduit le temps causé par le déplacement et la saisie, et
aussi élimine les opérations inutiles comme l’enregistrement manuel. La disposition d’intranet
ou l’emploi de fax est un moyen rapide de communication. La communication est plus directe
comme dans l’achat d’une pièce d’automobile que la demande d’accord s’adresse à la
direction générale, l’information passe immédiatement du département concerné à la direction
générale.
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Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Nous en donnons ici la configuration :
Graphe n°6 : amélioration de circuit de document par l’intranet
Commentaire Transmission par courrier
(1)
Transfert sur intranet
(2)Direction émettrice :
émission de demande de
concours (DC)
Département comptabilité
analytique :
(1) Préparation, saisie et
tirage
(2) Mis à jour et envoi de
DC informatisée
Transformation de DC en
bon de commande
Direction Générale : accord
d’achat
Source : recherche personnelle
C’est un concept d’intégration qui vise à améliorer la communication et la circulation
des documents au bénéfice de la comptabilité. Le but est que l’information touche les
utilisateurs actuels et potentiels dans un délai idéal.
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DC
SAISIE
Accord
Transformation de DC en BC
DC informatisée
Mise à jour de DC informatisée
Accord
Transformation de DC en BC
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
I.4. Répartition rationnelle des tâches
Afin d’assurer l’harmonisation de travail de comptabilité, il faut une répartition
rationnelle des tâches. Nous proposons alors une délégation de responsabilité et aussi une
redéfinition des tâches.
Délégation de responsabilité
La délégation est une méthode d’organisation qui consiste pour un responsable à confier
à un subordonné la réalisation d’objectifs élaborés en commun. Il lui laisse une autonomie
réelle quant aux moyens et aux méthodes à l’intérieur d’un cadre défini, en l’assistant dans les
difficultés rencontrées6.
L’absence de chef comptable est inacceptable, d’autant plus que c’est une entreprise de
grande taille qui a un volume d’activités considérable. Le rôle d’un chef est avant tout de
« faire faire » et non pas de « tout faire ». La délégation améliore la coordination de travail :
elle décentralise le pouvoir, fait gagner du temps, allège le poids qui pèse sur un seul chef.
Le problème de compétence peut être résolu par la détermination du potentiel avec la
formation d’un employé qui est capable d’évoluer à ce poste de chef comptable à partir d’une
analyse, sinon il faut procéder au recrutement.
6 journal lu et vu n° 38 du 15 au 28 août 2007 ; page1
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Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Pour notre part, nous apportons une suggestion de délégation des tâches pour alléger le
poste de travail du chef de département de la manière suivante :
Tableau n°3 : proposition de tâches du poste de chef comptable
Titre du poste Attributions
Chef de Département
•Contrôle et supervise le traitement des documents et pièces comptables
• Supervise les travaux d’imputation comptable• Exploite les états comptables et de gestion• Supervise, finalise et coordonne l’ensemble des travaux d’élaboration des états financiers et ses annexes
•Assiste les intervenants externes ou internes tels que commissaire au compte, Auditeur externe ou interne, pendant leurs travaux d’intervenions
• Elabore les tableaux de bord demandés par les dirigeants
•Gère le mouvement du personnel au sein du département
• Supervise et vérifie les états de rapprochement Bancaire
• Contrôle et finalise les travaux relatifs aux différentes déclarations mensuelles, trimestrielles, semestrielles et annuelles destinées à l’administration fiscale et aux organismes sociaux
• Contrôle les mises à jour du Plan Comptable généralEtablit les états financiers
Chef comptable
•Collabore aux travaux d’inventaire physique de fins d’année des immobilisations et des stocks
•Vérifie les états de paie établis par le service solde avant paiement
•Contrôle la véracité des imputations comptables•Traite les opérations diverses et les régularisations en comptabilité générale•Vérifie les imputations comptables relatives aux opérations sur financements extérieurs
•Contrôle la valorisation des pièces de réception : stocks, petits outillages, immobilisations
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Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Redéfinition des tâches
Avant de trouver les besoins réels du département de comptabilité, la redéfinition des
tâches et la description de chaque poste sont essentielles. Il faut analyser la meilleure façon de
fractionner les tâches pour éviter l’empiètement et dans l’assurance de compatibilité entre les
tâches. L’importance de chaque poste aussi est un variable déterminant dans la mesure que
chaque poste crée de valeur ajoutée sans que l’élimination des postes prétendus inutiles ait des
impacts dans le fonctionnement au quotidien au sein du département. L’analyse des postes
débouchera ensuite sur une solution permanente pour l’entreprise. Probablement, le maintien
de l’effectif présent s’avère avantageux à condition que les employés reçoivent une formation
qui renforce leurs capacités et leurs connaissances afin de faire face aux difficultés de leurs
tâches.
La répartition rationnelle de celles-ci est essentielle dans le but de garantir une bonne
organisation permettant d’avancer le travail de comptabilité sans difficulté.
Section II : SOLUTIONS AUX PROBLEMES LIES AU FACTEUR
HUMAIN
Pour que le facteur humain ne constitue pas un obstacle au changement et au bon
fonctionnement de l’organisation, il doit être en mesure de répondre aux exigences du monde
de travail. Ainsi, nous proposons comme solutions le renforcement de l’encadrement, la
recherche du dynamisme de personnel, et la mise en place de processus d’adaptation
permanent pour changer la mentalité des employés.
II.1. Renforcement de l’encadrement
Pour accroître la capacité et la compétence de personnel du département de comptabilité
nous proposons comme solution d’intensifier la formation. L’acquisition de plus de
connaissances permet à l’employé de progresser vite sur le plan personnel aussi bien que
professionnel. Dans la nouvelle optique du monde de travail, la qualification ne se limite pas à
la seule tenue d’un poste du fait de son contenu. Sous prétexte des pressions, à savoir
l’objectif, l’influence de la nouvelle technologie, la recherche d’une nouvelle coordination,
l’employé est amené d’une certaine façon à être polyvalent. Le titulaire du poste doit très
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Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
vite être capable d’intégrer parfaitement son environnement. La compétence devient
importante. De ce fait, la formation ne doit pas rester au stade initial. Il faut la développer en
fonction des spécificités des besoins. Face à l’évolution constante de la technologie, le besoin
de se former continuellement facilite l’adaptation afin d’être efficace. Dans l’utilisation du
PCG 2005, les techniques s’acquièrent progressivement avec le temps de pratique mais pour
ne pas compromettre les travaux de comptabilité, une formation de recyclage sera
raisonnable.
La production d’une information fiable et à temps est fonction de la qualité des
employés. La proposition de formation les aidera à surmonter les difficultés et afin d’être plus
autonomes dans leur travail.
II.2. Recherche du dynamisme de personnel
Le changement de méthode de travail favorise le dynamisme du personnel en réduisant
la routine.
Sous un angle, la rotation de poste est une méthode qui a pour objet de réduire la
monotonie de travail. Elle consiste à permuter les agents entre les différents postes aux
contenus différents. L’avantage de cette méthode est qu’un agent peut être polyvalent qu’il est
capable par la suite de prendre en charge les tâches d’un collègue absent.
Sous un autre angle, la routine est une attitude à positiver puisqu’on ne peut pas
échapper radicalement au caractère routinier du travail. Il faut agir sur les comportements des
employés. Le changement de comportement doit faire l’objet d’un apprentissage au sein du
département pour assurer la performance de travail fait. La transformation de comportement
peut s’obtenir par la recherche du dynamisme du personnel. Dynamiser n’est pas seulement le
travail d’un leader, il requiert une participation active de tous les collaborateurs. Le chef
hiérarchique tient une part de responsabilité dans l’encadrement autant que les employés par
leur initiative.
Concrètement, la mise en place d’une fiche de notation de comportement et de méthode
de travail périodique permet ainsi de mesurer l’efficacité individuelle et globale. Pour ce faire,
il faut d’abord fixer les objectifs, puis établir les critères à évaluer, enfin l’appréciation
générale du personnel.
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Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Graphe n°7 : FICHE DE NOTATION
Période d’évaluation :
I. Les objectifs de la période
II. Comportement et méthode de travail :
Moyenne : …/20
III. Appréciation générale :
Source : recherche personnelle
Le but de cette méthode vise à motiver le personnel pour mieux exécuter son travail. Si
un employé veut avoir plus de reconnaissance et de mérite dans ce qu’il fait, il doit travailler
méticuleusement, ce qui implique d’une certaine façon de lui demander une capacité
d’analyse.
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Notes
Critères
Très bien[18 à 20]
Bien[14 à 17]
Passable[10 à 13]
Médiocre[07 à 09] NOTE SUR 20
Explication Excellent travail-
supérieur aux attentes
Bon travail – conforme
aux attentes
Travail inégal-
légèrement inférieur aux
attentes
Travail médiocre- inférieur
aux attentes
Note/20
Coeff.cadres
Coeff.autres
NoteX
coefficient
COMMUN
1- Délai2- Qualité3- Disponibilité4- Initiative et créativité
POUR LES
CADRES
5- Capacité managériale
TOTAL
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
II.3. Adaptation permanente de personnel
Pour l’efficacité de l’organisation, il faut mettre en œuvre une démarche suffisamment
globalisante pour intégrer tous les facteurs mais aussi répondre à la spécificité de chaque
terrain. L’adoption d’une nouvelle vision de gestion de ressources humaines est nécessaire,
tout en considérant que les solutions ne sont plus le fait d’un seul homme, mais il existe des
groupes d’hommes et femmes capables de coopérer. La qualité de solutions dépend ainsi de
leurs contributions. C’est un apprentissage collectif et permanent. Pour ce faire, il est
important d’envisager la mise en place de démarche progressive et permanente vers le
changement qu’on veut réaliser. Le personnel doit oublier les habitudes professionnelles : « ce
qui a été vrai ne l’est plus forcément aujourd’hui ».
Connaissant qu’il faut agir dans un système complexe, on doit analyser profondément
la mise en œuvre de processus d’acceptation du changement. En effet, il s’agit de créer un
environnement susceptible de faciliter la réussite d’effort collectif. La considération de
processus de motivation peut être une solution. Ce processus ne concerne que les employés
car le dirigeant est de nature motivée. Il appartient au dirigeant de créer de fonctions
d’évaluation, de régulation et de mettre en place par exemple un système d’appréciation. Le
but de l’évaluation est de déterminer la force et la faiblesse des travailleurs afin de définir les
points à améliorer individuellement et collectivement sur leur performance. Elle doit être
permanente pour prévoir le changement. Quant au système d’appréciation, il concerne en
général les mouvements des ressources humaines à savoir la promotion, les mutations ;
l’ajustement de la rémunération. Le but de l’appréciation au cours de carrière est d’analyser la
situation présente dans le poste actuel en prenant compte de l’environnement du travail,
l’efficacité, les connaissances et les méthodes de travail. La mise en valeur de culture
organisationnelle influence aussi le comportement du personnel. Enfin, pour que les employés
jouissent d’une certaine autonomie dans le travail, l’entreprise doit favoriser l’émergence des
talents qui ont la capacité de résoudre l’ensemble du problème. L’espace de régulation doit
être développé pour favoriser les échanges permettant la participation des employés à apporter
des solutions et de traiter les problèmes au jour le jour. Pour ce dernier, il est possible aussi
d’établir par exemple une fiche qualité.
61
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Section III : Proposition d’amélioration du traitement
Pour permettre le traitement à temps, il faut se préoccuper de la méthode de collectes
des pièces et une politique de recouvrement bien définie, l’exploitation optimale du logiciel.
III.1. Amélioration de la méthode de collecte des pièces
Au niveau des banques, les pièces doivent arriver dans un délai précis. Cela dépend de
la capacité du chef du département de trésorerie et finance à négocier avec les banques.
L’établissement d’une collaboration étroite est très important.
Au niveau interne, pour des raisons organisationnelles et sous l’influence de processus
informatisé, la fonction de comptabilité tend à avoir une nature transversale du fait que la
tenue de comptabilité est répartie entre plusieurs unités qui ne se trouvent pas forcément de la
même direction. Comme c’est le cas de la tenue de comptabilité caisse qui se trouve au
département de trésorerie et finance, mais la consolidation se fait au niveau de la comptabilité
générale.
La fonction de stockage, de traitement et de diffusion appartiennent à la comptabilité
générale. Ainsi, après vérification et paiement, pour assurer le suivi et pour pouvoir fixer le
délai approprié d’une éventuelle relance, les pièces justificatives doivent être remises
directement au département de comptabilité.
III.2. Mise en place d’une politique de recouvrement
La mise en place d’une politique de recouvrement est indispensable afin de satisfaire le
traitement comptable dans un délai idéal. Pour éviter de procéder à un recouvrement par
priorité, l’établissement d’un calendrier de recouvrement s’impose. Le lancement et la relance
des clients doivent se conformer à la date ou période bien définie selon le cas. La négligence
des clients sera sanctionnée alors par une date limite
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Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
III.3. Exploitation optimale du logiciel
Dans le but de perfectionner la qualité de traitement et la précision des informations,
l’OMNIS doit exploiter à fond le logiciel SAGE. C’est un outil puissant pour répondre aux
besoins opérationnels et informationnels. Au niveau des applications, il est primordial de
finaliser l’intégration des différents modules dans la comptabilité générale afin d’avoir une
cohérence des actions des différents participants dans le travail de comptabilité. La finalité de
cette intégration aussi est de rendre aisément confortable l’élaboration des documents
pertinents servant d’instrument de décision comme le tableau de bord.
Avoir de l’information performante est possible par l’optimisation d’information. Le
logiciel permet de rendre disponible l’information au bon moment. Sa meilleure exploitation
donne la possibilité à tous les utilisateurs d’accéder à une large quantité d’informations, de les
analyser, ou encore de les créer. Grâce à sa capacité, le logiciel peut stocker une grande
quantité d’informations qui constituent par la suite des bases de données, sources des
documents informatifs. Les fichiers disponibles doivent être exploités pour enrichir les bases
des données qui alimentent les informations à produire ou tout simplement pour satisfaire le
besoin de renseigner. A titre d’exemple, dans la fiche fournisseur, le remplissage exhaustif
des renseignements sur l’identification, les contacts, le complément, la banque, la solvabilité
permet le suivi du fournisseur. On peut analyser aisément les conditions d’achat qui répondent
le mieux aux critères recherchés par l’entreprise à l’aide d’une comparaison de prix, du mode
de paiement entre les fournisseurs.
CHAPITRE II : SOLUTIONS RETENUES, RESULTATS
ATTENDUS ET RECOMMANDATION GENERALE
Ce chapitre se divise en deux sections très distinctes, tout d’abord, parmi les solutions
proposées dans le chapitre précédent, quelques-unes méritent d’être retenues et développées
pour améliorer le système d’organisation comptable de l’OMNIS; ensuite, nous allons citer
les résultats attendus et enfin, la recommandation générale.
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Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Section I : SOLUTIONS RETENUES
Parmi les solutions proposées, nous en retenons trois qui s’avèrent pertinentes. Nous
insistons ainsi sur l’élaboration d’un nouveau manuel de procédures, sur le développement
des potentiels de facteur humain et finalement sur l’exploitation du système d’information.
I.1. Elaboration d’un manuel de procédures
L’élaboration d’un nouveau manuel de procédures est incontournable pour
l’organisation comptable de l’OMNIS. Il est la solution pour ne pas entraîner des difficultés
dans l’accomplissement de travail avec le nouveau système instauré. Sans les procédures
écrites, le système d’organisation comptable peut présenter des défaillances. Le manuel
permet le renforcement des dispositifs de contrôle interne, l’assainissement et adéquation de
l’organisation administrative et comptable, la rationalisation de la répartition des tâches,
l’amélioration de la méthode et outil de travail, et surtout la fiabilisation des informations en
input et output de la comptabilité.
Le manuel de procédures est un document de référence qui doit renfermer :
- la description exhaustive des postes
- la mission, la structure et les activités du Département comptabilité ;
- les objectifs du département comptabilité ;
- la description détaillée des enchaînements des tâches ;
- les modalités de circulation des documents, des informations ;
- la description des procédures informatisées de traitement de l’information;
- les modes opératoires informatisés ;
- les documents utilisés au sein du Département
L’importance d’un document écrit est que le fonctionnement de procédures ne se repose
pas sur la mémoire personnelle. Il est consultable donc facilite la compréhension de
fonctionnement du Département pour les intervenants externes et pour les nouveaux
collaborateurs ou pour un remplaçant temporaire d’un collaborateur en congé.
64
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
I.2. Développement des potentiels de facteur humainLes moyens humains sont les premières ressources de l’entreprise. Il faut développer les
potentiels de ces ressources pour mettre en valeur les investissements et améliorer la
performance de l’entreprise.
I.2.1. Développement de la formation
Nous réitérons ici l’importance de formation pour le développement de la compétence.
La formation de personnel est un moyen de classer le niveau hiérarchique, il s’agit d’un
entretien des connaissances du personnel pour qu’il joue correctement son rôle, et qu’il
prenne sa part consciente de responsabilité. Elle relève de la gestion des ressources humaines,
fonction attribuée à la DRH de l’entreprise.
Les mutations de l’environnement exercent des influences sur l’organisation de travail,
l’évolution professionnelle, et imposent un certain niveau de compétence vis-à-vis du
personnel. La flexibilité et la souplesse deviennent une revendication nécessitant ainsi une
disposition de connaissance solide. A cet effet, pour améliorer la compétence les besoins en
matière de formation doivent être identifiés et spécifiés de telle sorte qu’un plan de formation
sera mis en place. On voit apparaître ainsi, à l’instar du personnel du département de
comptabilité, un plan de formation de recyclage.
La qualification doit s’élargir. La compétence de personnel garantira une bonne
productivité au niveau du département que de l’entreprise. Le développement de l’initiative et
la capacité d’être polyvalent sont sollicités. Face à l’évolution constante de l’environnement,
les compétences devraient constituer une préoccupation de la gestion des ressources
humaines. « La gestion des compétences engage à la fois le présent et l’avenir des entreprises
dans la mesure où l’atteinte des objectifs suppose d’une part, la mobilisation des compétences
adaptées au développement de ses activités et, d’autre part, la capacité de
65
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
disposer des moyens humains nécessaires pour répondre à la pression du marché et de
l’environnement. »7
I.2.2. Développement de l’aspect collaboratif de travail
L’examen des problèmes au niveau du système comptable permet d’en déduire que les
facteurs de freinage d’action proviennent de l’interrelation. Le facteur humain est toujours
placé au cœur du système. Ainsi pour neutraliser ces problèmes, il faut développer l’aspect
collaboratif de travail et mobiliser le facteur humain. Cela consiste à favoriser les relations
interpersonnelles de travail, à changer le comportement et mentalité de tous les collaborateurs.
Pour ce faire, il importe que les objectifs soient partagés pour que chacun se sente concerner
en produisant des efforts pour les réaliser ensemble. La mise à disposition de tous d’une
bonne information, la généralisation de la communication impliquent la participation de tous
les acteurs de l’entreprise. Le désir d’obtenir une information à temps ou encore d’être
informé crée un dynamisme d’action privilégiant la cohésion entre équipes et contribue à
l’organisation confortable de la comptabilité.
I.3. Exploitation du système d’information
Le système d’information a pour objectif de permettre à tous ceux qui prennent des
décisions de disposer d’éléments qui vont leur permettre de décider de l’action la plus
appropriée au moment adéquat.8
L’information est vitale pour l’entreprise. La déficience du système d’information joue
au détriment de la stratégie et de la réactivité de l’entreprise face aux mutations de
l’environnement dans lequel elle évolue. L’appropriation de système informatique plus
performant se justifie ainsi par le besoin de bonnes informations. Pour que l’information soit
disponible et accessible en temps réel, l’OMNIS doit rendre opérationnel le système
d’information existant.
7 Luc BOYER et Noël EQUILBEY, Organisation : théories et applications, édition
d’organisation, 1999, 2003 p.258 8 André DERYEUX, Système d’Information Nouvel Outil de Stratégie : Direction d’Entreprise
et DSI, MAXIMA, Paris 2004, p.10
66
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
I.3.1. Mise à jour de SAGE
SAGE est un support d’information puissant grâce à sa capacité de répondre aux
besoins en information, du fait de sa capacité de stockage, des applications disponibles. Le
succès de sa mise en œuvre dépend de la compétence de l’entreprise d’analyser les
possibilités offertes par le système. Le travail de sa mise à jour relève de l’expertise
informatique. L’OMNIS doit profiter des avantages de ce système en concevant des schémas
de modélisation et d’intégration qui correspondent bien aux différents processus
administratifs et comptables existants, et aussi le montage des états financiers. La
modélisation des processus existants et l’intégration des différentes applications à la
comptabilité générale accélèrent la production d’information et assure sa fiabilité par la
réduction des risques d’erreur engendrée par une chaîne d’opérations. Elles assurent aussi la
bonne disposition de l’organisation des travaux comptables.
I.3.2. Installation de réseau
Afin de résoudre les problèmes imposés par l’éloignement des différents sites,
l’installation d’un réseau est une solution. Le réseau est le résultat de la connexion de
plusieurs machines entre elles pour que les utilisateurs et les applications qui fonctionnent sur
ces dernières puissent échanger des informations. En effet, le réseau est né d’un besoin
d’échanger des informations de manière simple et rapide entre les machines et quelle que soit
la distance. Ainsi l’entreprise doit utiliser des interfaces qui facilitent la communication afin
de gagner du temps.
Pour que les pièces comptables soient traitées au moment voulu, elles doivent arriver
au département de la comptabilité au bon moment. La meilleure solution est d’annuler tous les
traitements manuels pour être informatisés.
67
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Le graphe suivant présente un schéma de fonctionnement automatisé du système
comptable, possible pour la comptabilité de l’OMNIS par le renforcement des liens
logistiques :
Graphe n°8 : Schéma de fonctionnement automatisé du système comptable
Système opérationnel
Système comptable
Liaison, interaction
Système de pilotage
Source : inspiré du livre d’Eric TORT, organisation et management des systèmes comptables, édition
DUNOD, Paris, 2003, p.18
68
Immobilisation
Paie
Petit outillage
Stock
Trésorerie
Comptabilité générale
Comptabilité analytique
Système de contrôle de gestion
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Section II : RESULTATS ATTENDUS ET RECOMMANDATION
GENERALE
L’efficacité du système dépend de la mise en œuvre de bonnes méthodes et démarche ainsi
que la prise en compte du potentiel de facteur humain. Ainsi l’entreprise peut prévoir des
résultats que ce soient dans le court terme que dans le long terme.
II.1. Résultats attendus
Ces solutions que nous avons proposées permettent d’avoir les résultats suivants :
II.1.1. Gestion à temps réel d’information
Face à la masse grandissante des informations existantes au sein de l’entreprise, les
opérations sont aussi nombreuses. Il faut la rationalisation des tâches par l’appui du système
informatique. La rationalisation consiste à une meilleure réalisation des travaux comptables.
L’informatisation accrue du système permet de répondre à l’impératif du temps réel.
Elle élimine les opérations de saisies manuelles, supprime les mouvements inutiles entraînés
par le déplacement pour transmission des pièces ou information, réduit, voire élimine les
erreurs et redondances au cours du traitement. En bref, elle assure la rapidité et la fiabilité de
l’information destinée au besoin précis de tous les utilisateurs.
II.1.2. Meilleure gestion des ressources
Sur le plan de gestion des ressources humaines, l’exploitation du potentiel humain
augmente le capital de savoir grâce à l’amélioration de compétence. Elle constitue un atout
considérable par le biais de formation. La formation est un outil stratégique d’évolution
d’entreprise si elle est bien gérée. Pour le personnel, la formation développe ses connaissances
et l’aide à accomplir avec satisfaction ses tâches. Pour l’entreprise, elle crée de la valeur
permanente en terme de productivité car la qualité du personnel détermine le bon résultat. La
mise en valeur des ressources humaines favorise la capacité de créativité de l’entreprise par la
prise en compte des savoir- faire des uns et des autres.
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Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Sur le plan matériel, l’exploitation à fond du nouveau système par la mise à jour du
logiciel et le renforcement des liens logistiques optimisent l’information. L’appropriation des
outils intelligents présente un grand investissement. Les coûts engagés doivent être répartis
jusqu’au dernier amortissement des outils. La meilleure gestion de l’innovation génère un
retour sur l’investissement réalisé. Le retour d’investissement est mesurable par unité
monétaire car on n’a pas besoin de se déplacer, par exemple, pour la déclaration de TVA elle
peut se faire sur internet, cela permet de réduire les frais occasionnés par le déplacement.
Elle permet aussi le gain de temps. Il faut profiter de ce qui existe avant qu’une nouvelle
information fasse son apparition sachant que le cycle de vie de la technologie informatique
dure pendant une période déterminée et jusqu’ici en moyenne dure 5ans. Donc, il faut
l’exploiter à fond pour avoir l’efficacité recherchée.
II.1.3. Recherche de la performance
L’amélioration au niveau de l’organisation comptable et du traitement aboutissent à une
cohérence globale de manière à chercher l’efficacité du système. La performance du système
comptable se mesure à sa capacité de répondre aux attentes des clients internes et externes de
l’entreprise. Elle est aussi question de l’impact de prise de décision, à partir des éléments
produits, sur la stratégie de l’entreprise et la gestion de ses activités.
Un système d’organisation comptable performant crée des conditions optimales en
faveur de production d’information saine et à temps permettant une prise de décision
adéquate. Il assure la réactivité de l’entreprise face aux pressions exercées par
l’environnement dans lequel elle évolue. La capacité de l’entreprise dans l’allocation de ses
ressources est aussi déterminante. Elle augmente la productivité et la capacité de créativité. En
un mot la performance garantit le bon résultat de l’entreprise.
Avant de terminer cette partie, nous aimerons émettre une recommandation générale
concernant le système comptable de l’OMNIS.
70
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
II.2. Recommandation générale
Etant un établissement public à caractère administratif, la particularité de tenue de
comptabilité dont la seule application de PCG 2005 facilite l’organisation comptable de
l’OMNIS. Ainsi, nous portons une recommandation à l’OMNIS d’établir une relation avec le
Conseil Supérieur de Comptabilité afin d’avoir des révisions ou modifications à temps du
plan comptable adapté à son activité.
CONCLUSION DE LA TROISIEME PARTIE
Une organisation formelle et pertinente doit être fondée sur une définition claire et
précise des responsabilités et tâches du personnel comptable, du planning des travaux
comptables, des moyens de regroupement des informations comptables détenues.
Les solutions que nous avons proposées, visent essentiellement à une meilleure
appréciation de la situation de l’OMNIS, dans le but de prendre de décision d’une manière
efficiente. Pour fortifier nos suggestions et orienter la situation existante vers un autre
horizon, nous avons donné une recommandation générale.
Cette dernière partie du livre nous a permis de suggérer nos apports pour contribuer à
l’amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS.
71
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
CONCLUSION GENERALE
L’OMNIS est un établissement de grande taille et étant donné l’envergure de ces
activités, le besoin en information est crucial. La prise de décision revêt un caractère
stratégique. Ainsi, la qualité de l’information produite dépend de l’efficacité du système
comptable de l’entreprise. L’objectif de ce travail est d’étudier l’organisation de travaux
comptables au sein du département de la comptabilité en essayant d’en identifier les
problèmes et d’en proposer des solutions.
Rappelons que la finalité de tout système de traitement de données étant de produire de
l’information, la comptabilité répondra à cette exigence première en fournissant des
informations à ses utilisateurs actuels et potentiels leur permettant de porter un jugement sur
l’entreprise observée et prendre leurs décisions. En outre, la valeur de l’entreprise s’apprécie
aussi par ses facteurs matériels et humains, mais pas seulement par ses résultats. Le personnel
joue un rôle primordial, il est au cœur de la réussite.
Durant notre passage au sein de l’OMNIS, nous avons décelé quelques lacunes à savoir
des faiblesses au niveau de l’organisation comptable, de ceci se dégage l’inadéquation du
manuel de procédures au système existant, le ralentissement de circulation de l’information
qui constitue un obstacle pour la réactivité de l’entreprise face à l’environnement en constant
changement ; quelques faiblesses au niveau du traitement, l’émergence des problèmes liés au
facteur humain à défaut d’une formation suffisante assurant l’aptitude de suivre le
changement, le retard enregistré dû au problème de la régularité de transmission des pièces
comptables au sein de la comptabilité. Puis, en ce qui concerne les procédures d’opérations
adoptées par le service comptabilité, certaines nécessitent une amélioration. Etant un système
ouvert, une interdépendance s’installe alors entre ces points faibles. Elles ont été détectées
lors de l’évaluation que nous avons faite. Par ailleurs, au cours de notre investigation, nous
avons pu constater que le système comptable de l’Office répond aux exigences d’une part, de
conformité des normes imposées par la législation comptable entre autres l’adoption d’un plan
de compte, le respect des principes édictés par le PCG 2005 et d’autre part, de
l’environnement malgré les difficultés à surmonter actuellement en faisant appel à la nouvelle
technologie de l’information capable de rendre plus aisé le traitement de l’information par
l’automatisation des processus.
72
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Ensuite, nous avons apporté notre suggestion par le biais des solutions ou des actions à
entreprendre. Des solutions, visant à l’amélioration du système d’organisation comptable à
savoir la mise en place d’un nouveau manuel de procédures qui s’avère incontournable pour
l’organisation de travail de comptabilité, le développement des potentiels des facteurs
humains, et finalement l’exploitation optimale du système d’information à l’avantage de
l’entreprise. Elles sont recommandées à l’OMNIS pour améliorer l’organisation du
département de la Comptabilité et nous pensons aussi qu’une fois l’organisation comptable
améliorée, l’OMNIS pourra continuer à élargir sa performance.
Enfin, nous espérons que ces solutions proposées seront prises en compte ultérieurement
surtout pour les propositions des faiblesses du système d’organisation comptable. Que ces
solutions pourront apporter des résultats satisfaisants mais cela dépend de la volonté
conjuguée de la Direction Générale et des différents responsables de l’entreprise quant à leur
application.
Puisse notre contribution, si minime soit-elle, aider l’établissement à avoir une gestion
saine et arriver à son plein épanouissement et ce, pour un développement durable ?
73
BIBLIOGRAPHIE
- BOUTAT Alain et Jean-Marc CAPRARO, Comptabilité analytique de gestion, édition
Presses polytechniques et universitaires romandes, 2003, 198 P.
- BOYER Luc et EQUILBEY Noël, Organisation : théories et applications, édition
d’organisation, 1999, 2003, 461p
- DERYEUX André, Le système d’information nouvel outil de stratégie de direction
d’entreprise : direction d’entreprise et DSI, édition MAXIMA , Paris, 2004, 185p
- Journal lu et vu n° 38 du 15 au 28 août 2007.
- Les portails d’entreprise, conception et mise en œuvre sous la direction de BERNARD
Jean-Louis, édition LAVOISIER, 2002, 204p.
- MIKOL Alain, Le contrôle interne, Presse Universitaire de France, 108, boulevard
Saint-Germain, 75006 Paris, 1998, 127p
- Plan Comptable Général 2005, 111 p.
- SAUVIAT Chantal, L’entreprise et la nouvelle économie, Ellipses édition Marketing S.A,
2002, 62p.
- TORT Eric, Organisation et management des systèmes comptables, édition Dunod, Paris,
2003, 270p ;
A N N E X E S
BILAN CAPITAUX PROPRES ET PASSIFExercice clos le 31 Décembre n
Unité monétaire : Ariary
CAPITAUX PROPRES ET PASSIFS Note Exercice n n-1
CAPITAUX PROPRES
Fonds de dotation
Réserves
Ecart d'évaluation
Ecart d'équivalence
Resultat net après impôts : part du groupe
Report à nouveau
Autres capitaux propres
TOTAL CAPITAUX PROPRES
PASSIFS NON-COURANTS Produits différés : subventions d'investissement
Quote-part de subventions virés au compte de résultat Impôts différés Emprunts et dettes financières Provisions et produits constatés d'avance
TOTAL PASSIFS NON COURANTS
PASSIFS COURANTS Dettes à court terme -partie court terme de DLT Fournisseurs et comptes rattachés Passifs d'impôts exigibles Personnels et comptes rattachés Provisions et produits constatés d'avance - passifs courant Autres dettes et assimilés
TOTAL PASSIFS COURANTS
TOTAL DES PASSIFS
OMNIS
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
BILAN ACTIFExercice clos le 31 Décembre n
Unité monétaire : Ariary
ACTIF NoteExercice n
BrutAmort ou
Provisions Net
ACTIF NON COURANTS
Ecart d'acquisition (ou goodwill)
Immobilisations incorporelles
Frais de recherches
* Petrole conventionnel
* Grés bitumineux * Minerais radioactifs * Autres minerais * Logiciels informatiques
Autres immobilisations incorporelles
Frais d'acquisition d'immobilisations
Immobilisations corporelles
* Terrains
* Constructions
* Matériel et outillage
* Matériel de transport * Agencements, Amenagements, Installations
* Matériel de bureau
* Mobilier de bureau
* Matériel informatique
* Mobilier de logement
* Matériel de logement
* Matériel médical
Immobilisations en cours Immobilisations incorporelles
Immobilisations corporelles
Immobilisations financières Titres mis en équivalence Autres participations et créances rattachés Autres titres immobilisés Prêts et autres immobilisations financières
Impôt différé actif
II
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
Impôt différé actif
TOTAL ACTIFS NON COURANTS
ACTIFS COURANTS
Stocks et en cours
Créances et emplois assimilés Clients et autres débiteurs Autres créances et actifs assimilés Actifs d'impôts exigibles
Trésorerie et équivalents de trésorerie Placement et autres équivalents de trésorerie Trésorerie (fonds en caisse et dépôts à vue)
TOTAL ACTIFS COURANTS TOTAL DES ACTIFS
III
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
OMNISCOMPTE DE RESULTAT
(par nature)Unité monétaire : Ariary Période du 01 Janvier au 31 Décembre n
Note Exercice n Exercice n-1Chiffre d'affaires Production stockée Production immobilisée
I. Production de l'exercice Achats consommés Services extérieurs et autres consommations
II. Consommation de l'exercice
III. VALEUR AJOUTEE D'EXPLOITATION (I - II)
Subventions d'exploitation Charges de personnel Impôts, taxes et versement assimilés
IV. EXCEDENT BRUT D'EXPLOITATION Autres produits opérationnels Autres charges opérationnelles Dotations aux amortissements, aux provisions et pertes de valeur Reprise sur provisions et pertes de valeurs Transfert de charges
V. RESULTAT OPERATIONNEL Produits financiers Charges financières
VI. RESULTAT FINANCIER
VII. RESULTAT AVANT IMPOT (V + VI) Impôts exigibles sur résultats Impôts différés (variations)
TOTAL DES PRODUITS DES ACTIVITES ORDINAIRES
TOTAL DES CHARGES DES ACTIVITES ORDINAIRES
VIII. RESULTAT NET DES ACTIVITES ORDINAIRES Eléments extraordinaires (produits) - à préciser Eléments extraordinaires (Charges) - à préciser
IX. RESULTAT EXTRAORDINAIRE
X. RESULTAT NET DE L'EXERCICE
Part dans les resultats des sociétés mises en équivalence (1)
XI.RESULTAT NET DE L'ENSEMBLE CONSOLIDE
Dont part des minoritaires (1)
Part du groupe (1)
(1) à utiliser uniquement pour la présentation d'états financiers consolidés
IV
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
OMNIS
TABLEAU DES FLUX DE TRESORERIE Note 31 Décembre n 31 Décembre n-1
Flux de trésorerie liés à l'activité Résultat net de l'exercice Ajustements pour : - Amortissements et provisions - Subvention virée au résultat et capitaux propres - Variation de stocks - Variation des impôts différés - Variation des clients et autres créances - Variation des fournisseurs et autres dettes - Correction d'erreur - Plus ou moins values de cession, nettes d'impôts Flux de trésorerie générés par l'activité (A)
Flux de trésorerie liés aux opérations d'investissement Décaissements sur acquisition d'immobilisations Encaissements sur cessions d'immobilisations Flux de trésorerie liés aux opérations d'investissement
(B)
Flux de trésorerie liés aux activités de financement Dividendes versés aux actionnaires Subvention d'investissements reçue
Remboursement d’emprunt Flux de trésorerie liés aux opérations de financement (C)
Variation de trésorerie de la période (A+B+C) Trésorerie d’ouverture
Trésorerie de clôture Variation de trésorerie
OMNIS
V
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
ETAT DE VARIATION DES CAPITAUX PROPRES
Rubriques Capital social Primes et réservesChangement de
méthode comptable RésultatRésultat en instance
d'affectation TOTAL
Solde au 31 décembre n-3
Changement de méthode comptable
Correction d'erreurs
Autres produits & charges
Affectation du résultat 2005
Distribution de dividendes
Résultat net exercice 2006
Solde au 31 décembre n-2
Changement de méthode comptable
Correction d'erreurs
Autres produits & charges
Affectation du résultat 2006
Distribution de dividendes
Résultat net exercice 2007
Solde au 31 décembre n-1
Changement de méthode comptable
Correction d'erreurs
Autres produits & charges
Affectation du résultat 2007
Distribution de dividendes
Résultat de la période
Solde au 31 décembre n
VI
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
VII
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
VIII
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
IX
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
X
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
SCHEMATISATION DES TACHESQUI TOUCHENT LA COMPTABILITE
GENERALE & MATIERESDE L’OMNIS
ORGANIGRAMME
XI
DIRECTION ADMINISTRATIVE ET FINANCIERE
DEPARTEMENTTRESORERIE ET
DEPARTEMENTCOMPTABILITE GENERALE &
MATIERES
ADJOINT / DAF
SECRETARIAT
FOURNISSEURS
MATIERESIMMOBILISATIO
NSPETIT
LIVRE DE CAISSE
BANQUE
OPERATIONS DIVERSES
CHANTIERS
CAISSEBANQUE
CHEF COMPTABLE
DEPARTEMENT
APPRO ET BUDGET
APPRO
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
SCHEMA
DIRECTION DU PATRIMOINE ET DES RESSOURCES HUMAINES
XII
CMO :Etablissement états de remboursement sur frais médicauxRelevé des quotes-parts sur frais médicaux à retenir sur salaires
TRAITEMENT DE LA PAIE :
DPT SOLDE :Saisi des éléments de paie :
Eléments fixes Eléments variables
Paramétrage écritures de paie
Etablissement des divers états de paiement :
Avance sur salaire Salaires hors mécano Supplémentaires hors mécano
Finalité :
Registre de paie Bulletin de paie Ecritures de paie Etat Déclaration IGR Etat Déclaration OSTIE Etat Déclaration CPR Etat Déclaration CRCM Etat Déclaration Cnaps Etat Déclaration retraite complémentaire
ARO Etat de virement des salaires & retenues
par banque + virement électronique BOA-BNI/CL
DEPARTEMENT GESTION DU PATRIMOINE
TRAITEMENT IMMOBILISATION :
Etablissement BMCI : Acquisition Retrait
A partir d’un BL ou copie facture + BC PV de retrait ou PV de réception provisoireSaisi BMCI (Code, quantité, valeur, Réf etc…) sur SAGEIMMO (pour les acquisitions et retraits)Inventaire physique de fin d’annéeRapprochement des existants physiques/theoriquesCorrection des anomalies immo (quantité, valeur)Calcul des amortissements de l’exercice
Finalité : Tableau général des amortissements Etat des biens met hors service Etat des immobilisations par emplacement Etat de mouvement d’immobilisation
TRAITEMENT DES STOCKS :
Transformation de document Bon de commande pour avoir le Bon de Réception sur SAGE GESCOM à partir d’un BL ou copie facture + BC
Vérification saisi BR (Code, quantité, Réf, etc…)
Saisi BSM (Code, quantité, Réf., etc…) Correction anomalie stock
Finalité : Etat des entrées en stock Etat des sorties en stock Mouvements des stocks par Magasin Inventaire des stocks par Magasin Inventaire général des stocks
Export d’écriture
dans SAGE
PAIE et import
Ecriture automatiq
uedans
SAGE
Ecriture dans SAGE COMPTA
En sus : Etat de remboursement sur frais médicaux par la CMO
Transmissionde (1 et 3)
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
XIII
COMPTABILITE GENERALEARRIVEE PIECES : Factures fournisseurs à crédit Factures fournisseurs au comptant Pièces de banque Pièces de caisse Etat de paiement Etat des salaires Etat déclaration IGR Etat des déclarations Organismes sociaux Etat de remboursements frais médicaux
SECRETARIAT :Codification et enregistrement manuel :
1. N° FF pour : Factures fournisseurs à crédit (locaux ou
étranger) 2. Simple N° d’arrivée pour les pièces au comptant :
Factures fournisseurs au comptant Pièces de banque Pièces de caisse Etat de paiement Etat des salaires Etat déclaration IGR Etat des déclarations Organismes sociaux
3. Pièces pour établissement des Notes de débit ou crédit
DEPARTEMENT TRESORERIE ET FINANCES :
Document sous simple N° d’arrivéeSuivi, vérification, paiement, mise à jour situation de trésorerie, envoi des pièces pour le Dpt CG
Document sous code FF
Paiement, Retour des pièces pour le Dpt CG
Pièces de caisseDécaissement, encaissement, transcription sur livre de caisse, envoi des pièces pour le Dpt CG
DEPARTEMENT COMPTABILITE GENERALE :
1. Traitement des factures à crédit :Enregistrement, vérification, pièces de réception ou
certification Factures sous code FFEnvoi pour paiement (Original factures + BC), Imputation s/ copie et saisie écriture sur Sage, relevé des TVA, prestations. Lettrage
2. Traitement des pièces au comptantImputation et écriture
Pièces banques
Imputation s/ Pièces Original & saisie écriture sur Sage y compris l’apurement des comptes Fournisseurs
, le rapprochement bancaire, relevé des TVA, prestations, lettrage Pièces de caisseImputation s/ Pièces Original et écriture sur LC, saisi d’écriture sur Sage relevé des TVA, prestations, lettrage Les opérations diverses, et recouvrementRégularisations, écritures de redressement ou de reclassement, imputation & écriture sur les Notes de débit ou crédit, écritures de fin d’annéeEtablissement Notes de débit ou crédit, lettrageVérification des états de paie, états de paiement hors mécano avant paiement Comptabilité matières et immobilisations
Transformation doc Bon de réception en facture à comptabilisé, rapprochement valeur avec la facture physique dans Sage gescom, comptabilisation définitive Sage gescom vers Sage compta
DOCUMENTS : Déclaration : TVA, Prestations Etat des rapprochements Bancaires Etat des charges (mensuel & annuel) Journal Grand-livre Balance générale Balance âgée fournisseurs Etats financiers
♦ Bilan♦ Compte de résultat♦ Tableau des flux de trésorerie♦ Etat de variation des capitaux propres♦ Annexes :
Détails des différentes rubriques du bilan et Compte des résultats
Détails des subventions Tableau des financements extérieurs Tableau d’amortissement des immo incorporelles Tableau de mouvement immobilisation
Réce
FINA
Transmission de (2)
- Traitement de la paie- Traitement des immobilisations- Traitement des stocks
A faire :
L’interaction des modules : immobilisation, stocks, petits outillages, trésorerie, avec la comptabilité généraleMontage automatique des états financiers périodiques de l’office à partir de sage ECF et les annexesInstallation de SAGE TRESORERIE pour la gestion de trésorerie
Amélioration du système d’organisation comptable de l’OMNIS
XIV
TABLE DES MATIERES
Pages
REMERCIEMENTS
SOMMAIRE
LISTES DES TABLEAUX ET GRAPHES
LISTE DES ABREVIATIONS
INTRODUCTION--------------------------------------------------------------------------------1
Ière partie : CADRE GENERAL DE L’ETUDE ------------------------------------------3
CHAPITRE I : PRESENTATION DE L’OMNIS ---------------------------------------4
Section I : Statut de l’OMNIS---------------------------------------------------------------- 4
I.1. Historique------------------------------------------------------------------------------------- 4
I.2. Statut juridique------------------------------------------------------------------------------- 5
I.3. Activités et missions ------------------------------------------------------------------------5
I.3.1. Activité-----------------------------------------------------------------------------5
I.3.2. Missions----------------------------------------------------------------------------6
I.4. Régime budgétaire--------------------------------------------------------------------------- 6
Section II : Structure organisationnelle---------------------------------------------------- 7
II.1. Organisation interne de l’OMNIS-------------------------------------------------------- 7
II.2. Fonctions et attributions des directions respectives------------------------------------ 8
CHAPITRE II : SYSTEME D’ORGANISATION
COMPTABLE DE L’OMNIS------------------------------------------- 14
Section I : Présentation de la Direction Administrative et Financière -------------- 14
I.1. Département de la Comptabilité Analytique--------------------------------------------- 15
I.2. Département de la Trésorerie et Finances------------------------------------------------ 16
I.3. Département de la Comptabilité Générale et Matières--------------------------------- 17
Section II : Organisation comptable de l’OMNIS---------------------------------------- 19
II.1. Système comptable de l’OMNIS :
Comptabilité générale et matières------------------------------------------------------------- 19
II.2. Procédures comptables-------------------------------------------------------------------- 21
II.3. Pièces justificatives------------------------------------------------------------------------ 25
Section III : Théorie générale sur l’outil de gestion--------------------------------------25
III.1. Système comptable------------------------------------------------------------------------ 25
III.2. Eléments constitutifs du système comptable------------------------------------------- 26
III.2.1. Comptabilité générale ------------------------------------------------------------------ 26
III.2.1.1. Définition------------------------------------------------------------- 26
III.2.1.2. Champ d’application------------------------------------------------ 27
III.2.1.3. Organisation du plan comptable ---------------------------------- 27
III.2.1.4. Principaux états financiers----------------------------------------- 27
III.2.2. Comptabilité analytique--------------------------------------------------------27
III.2.1.1. Définition------------------------------------------------------------- 28
III.2.1.2. Caractéristique------------------------------------------------------- 28
III.2.1.3. Objectif--------------------------------------------------------------- 28
IIème partie : ANALYSES CRITIQUES DE L’EXISTANT---------------------------- 30
CHAPITRE I : LES POINTS FAIBLES RECENSES
AU NIVEAU DU SYSTEME COMPTABLE------------------------- 31
Section I : Faiblesses au niveau de l’organisation comptable-------------------------- 31
I.1. Manuel de procédures inadapté au système existant----------------------------------- 31
I.2. Insuffisance de contrôle interne------------------------------------------------------------33
I.3. Ralentissement de circulation de l’information------------------------------------------34
I.4. Problème de répartition des tâches-------------------------------------------------------- 35
Section II : Problèmes liés au facteur humain---------------------------------------------38
II.1. Insuffisance d’encadrement de personnel----------------------------------------------- 38
II.2 Routine dans l’exécution des tâches------------------------------------------------------ 39
II.3 Problème d’adaptation au nouveau système--------------------------------------------- 39
Section III : Faiblesse au niveau du traitement comptable----------------------------- 41
III. 1. Problème de collecte des pièces comptables------------------------------------------ 43
III.2. Inexistence de politique de recouvrement---------------------------------------------- 43
III.3. Logiciel SAGE non exploité ------------------------------------------------------------43
CHAPITRE II : POINTS FORTS RECENSES AU NIVEAU
DU SYSTEME COMPTABLE----------------------------------------- 44
Section I : Points forts dans l’organisation comptable---------------------------------- 44
I.1. Normalisation comptable------------------------------------------------------------------- 44
I.1.1 Adoption d’un plan comptable-------------------------------------------------- 45
I.1.2. Disposition des livres comptables --------------------------------------------- 45
I.1.3. Respect des principes comptables------------------------------------------------------ 46
I.2. Cohérence entre la comptabilité générale et la comptabilité analytique-------------46
Section II : Points forts dans le traitement comptable-----------------------------------48
II.1. Automatisation du traitement------------------------------------------------------------- 48
II.1.1 Génération automatique des états financiers----------------------------------48
II.1.2 Sécurisation des écritures comptables----------------------------------------- 48
II.2. Contrôle des saisies et pièces justificatives--------------------------------------------- 49
3ème partie : PROPOSITION DE SOLUTIONS ET
RESULTATS ATTENDUS --------------------------------------------------- 50
CHAPITRE I : PROPOSITION D’AMELIORATION
DU SYSTEME COMPTABLE------------------------------------------51
Section I : Proposition d’amélioration de l’organisation comptable------------------51
I.1. Adaptation du manuel de procédures au système existant----------------------------- 51
I.2. Mise en place d’un contrôle interne périodique----------------------------------------- 53
I.3. Accélération de circulation de l’information---------------------------------------------54
I.4. Répartition rationnelle des tâches--------------------------------------------------------- 56
Section II : Solutions aux problèmes liés au facteur humain---------------------------58
II.1. Renforcement de l’encadrement---------------------------------------------------------- 58
II.2. Recherche du dynamisme du personnel------------------------------------------------- 59
II.3. Adaptation permanente de personnel -------------------------------------------------- 61
Section III : Proposition d’amélioration du traitement comptable------------------- 62
III.1. Amélioration de méthode de collecte des pièces-------------------------------------- 62
III.2. Mise en place de politique de recouvrement------------------------------------------- 62
III.3. Exploitation optimale du logiciel-------------------------------------------------------- 63
CHAPITRE II : SOLUTIONS RETENUES, RESULTATS ATTENDUS,
RECOMMANDATION GENERALE--------------------------------63
Section I : Solutions retenues----------------------------------------------------------------- 64
I.1. Elaboration d’un nouveau manuel de procédures--------------------------------------- 64
I.2.Développement des potentiels des facteurs humains------------------------------------ 65
I.2.1. Développement de la formation------------------------------------------------ 65
I.2.2. Développement de l’aspect collaboratif de travail--------------------------- 66
I.3. Exploitation du système d’information--------------------------------------------------- 66
I.3.1. Mis à jour SAGE -----------------------------------------------------------------67
I.3.2. Installation de réseau------------------------------------------------------------- 67
Section II : Résultats attendus et recommandation générale---------------------------69
II.1 Résultats attendus----------------------------------------------------------------------------69
II.1.1Gestion à temps réel d’information--------------------------------------------- 69
II.1.2 Meilleure gestion des ressources----------------------------------------------- 69
II.1.3 Recherche de performance------------------------------------------------------ 70
II.2 Recommandation générale ---------------------------------------------------------------- 71
CONCLUSION----------------------------------------------------------------------------------- 72
BIBLIOGRAPHIE
ANNEXES