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CRÉATION ET CONSERVATION D’UN DOSSIER D’EMPLOYÉ
AIDE-MÉMOIRE
Le contenu à intégrer au dossier d’employé
Lorsqu’un employé est embauché, vous devez ouvrir un dossier d’employé. Voici les sections qu’on y retrouve habituellement et des recommandations quant aux documents à y inclure. À noter qu’il s’agit ici d’un aide-mémoire et non d’une liste exhaustive.
Embauche
• Fiche d’information sur l’employé et documents administratifs (p. ex. : coordonnées, retenues d’impôt, spécimen de chèque, personne à contacter en cas d’urgence, etc.).
• Contrat de travail ou lettre d’entente.
• Description du poste.
• Tests et résultats des examens médicaux effectués lors de l’embauche si requis par la nature du poste.
Note : ces documents doivent être consultés seulement par les personnes dûment mandatées et conservés dans un endroit sécuritaire afin d’en assurer la confidentialité.
• Documents d’embauche : CV, guide d’entrevue téléphonique et d’entrevue en personne, tests de sélection, autorisation de références, notes de rencontres et de vérification de références et tout document relié au processus d’embauche.
• Accusé de réception des politiques de l’entreprise ou du guide de l’employé.
• Plan d’accueil et d’intégration.
Rémunération
• Positionnement à l’embauche (analyse salariale).
• Historique de la rémunération et approbation des augmentations de salaire.
• Documents pour les retenues sur salaire (p. ex. : pension alimentaire).
• Formulaires d’adhésion au régime de retraite.
• Programme de bonification.
Formation
• Copie des diplômes obtenus.
• Copies des certifications nécessaires à l’emploi (permis de conduire, permis d’un ordre professionnel, etc.).
• Formation et cours de perfectionnement suivis en cours d’emploi.
Rendement
• Formulaire de fin de la période d’essai.
• Formulaires d’évaluation du rendement.
• Plan de développement.
Santé et sécurité
• Formulaire d’adhésion à l’assurance collective.
• Formulaires internes pour la prise d’un congé parental.
• Dossier médical en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité du travail.
• Dossiers de réclamation en vertu de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles.
• Noms et coordonnées des personnes à contacter en cas d’urgence.
Discipline
• Dossiers disciplinaires : avertissements verbaux et écrits, suspensions et mesures disciplinaires, notes de rencontres, historique des événements, des absences, des retards et documents justificatifs à l’appui.
Fin d’emploi
• Lettre de fin d’emploi ou lettre de démission.
• Notes d’entrevue de fin d’emploi.
• Formulaire de cessation d’emploi.
La création du dossier d’employé
Dans le cadre de sa mission de protection du public, l’Ordre des conseillers en ressources humaines agréés met à votre disposition cet aide-mémoire pour la création et la conservation d’un dossier d’employé qui se veut un outil de référence simple et accessible. Il ne constitue toutefois pas un avis juridique et vous devez toujours vous référer à votre Code de déontologie ainsi qu’aux lois et règlements en vigueur.
Johanne, directrice des ressources humaines, doit procéder à une enquête sur le climat de travail dans une équipe et présenter les résultats au directeur général.
À quel endroit devra-t-elle consigner les renseignements ?
La démarche d’enquête, les recom-mandations et toutes les informations recueillies au sujet des employés et gestionnaires seront consignées dans un dossier professionnel appartenant à Johanne dans le cadre de son mandat et non aux dossiers des employés.
Marc, consultant externe, a été man-daté à titre d’enquêteur à la suite d’une plainte de harcèlement au travail. Les résultats de son rapport d’enquête ont mené l’entreprise à imposer une sanction disciplinaire à l’employé mis en cause.
À quel endroit les documents d’enquête devront-ils être classés ?
Le dossier d’enquête appartient à Marc qui agit à titre de professionnel mandaté pour la tenue de l’enquête en matière de harcèlement au travail. Les documents relatifs à son enquête devront se retrouver dans un dossier professionnel à cet effet et non dans le dossier des employés rencontrés pen-dant l’enquête. Toutefois, le document relatif à la mesure disciplinaire doit être versé au dossier d’employé de la per-sonne touchée par cette mesure.
Linda, employée, reçoit une mesure disciplinaire en raison de ses nombreux retards au travail.
Quels documents seront ajoutés à son dossier d’employée ?
Son dossier d’employée ne doit contenir que les documents qui la concernent. Sa lettre d’avis disciplinaire y sera donc consignée. Cependant, si le professionnel RH imprime un rapport de présence au travail et que celui-ci comprend des informations relatives à toutes les personnes de l’équipe, seules les données concernant la présence au travail de Linda devront être consignées à son dossier d’em-ployée.
La conservation du dossier d’employé
Le contenu à ne pas intégrer au dossier d’employé
Dans certains cas, des renseignements sont par erreur consignés au dossier de l’employé plutôt que dans le dossier professionnel propre au mandat. Pour plus d’information sur le contenu d’un dossier professionnel, consultez l’outil : Guide pratique sur la tenue des dossiers professionnels.
Exemples de cas concrets
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À quel endroit conserver le dossier d’employé ?
Vous devez toujours vous assurer de prendre toutes les dispositions nécessaires pour préserver le secret des renseignements de nature personnelle ou confidentielle1. De plus, les dossiers doivent être conservés dans un local ou un meuble auquel les personnes non concernées n’ont pas librement accès et qui peut être verrouillé2.
L’utilisation de l’informatique est permise pour la constitution et la tenue de vos dossiers. Toutefois, vous devez prendre les mesures de sécurité nécessaires pour assurer la protection des renseignements personnels ou confidentiels et la sauvegarde des dossiers.
Quelques bonnes pratiques :
• Rassemblez les classeurs de vos dossiers d’employés à un seul endroit, et verrouillez-les.
• Classez les dossiers de santé (inscription aux assurances ou aux avantages sociaux, dossiers d’invalidité court terme et long terme et dossiers d’accidents de travail) dans des dossiers et des classeurs séparés.
• Assurez-vous que vos classeurs sont à l’épreuve du feu.
• Fermez les bureaux et les locaux à clé.
• Ne rangez pas vos clés dans un tiroir non verrouillé.
• Pour la destruction des documents, optez pour une technique permettant une destruction définitive et prévoyez un contrat si la destruction est prise en charge par un tiers.
Enquête sur le climat de travail
Rapport d’enquête en matière de harcèlement
Mesure disciplinaire
La durée de conservation des documents
En matière de tenue des dossiers professionnels, vous devez conserver chaque dossier pendant au moins 3 ans à compter de la date du dernier service rendu3.
Cependant, d’autres lois et règlements spécifient des délais de conservation de documents plus longs qu’il vaut mieux avoir en tête lorsqu’il est question de la gestion des dossiers d’employés.
1 En référence à la section IX du Code de déontologie.2 En référence à l’article 2.05 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des conseillers en ressources humaines et en relations industrielles agréés du Québec.3 En référence à l’article 2.04 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des conseillers en ressources humaines et relations industrielles agréés du Québec.4 Source : Me Daniel Leduc, CRIA. « Quels sont les principaux délais de conservation des documents que je dois respecter dans l’exercice de ma profession? », Espace professionnel, mai 2011.5 Pour plus de détails, consultez l’article complet en cliquant ici.
CONCLUSION
Les dossiers d’employés permettent de conserver les renseignements qui appuient vos décisions en matière d’embauche, de rémunération, de formation, de rendement, de santé-sécurité, de discipline et de fin d’emploi. En assurer la bonne gestion relève aussi de votre responsabilité en ce qui a trait à la protection des renseignements personnels et confidentiels qui s’y trouvent.
À noter que d’autres obligations et recommandations concernent la conservation des documents utilisés dans l’exercice de la profession5.
Voici quelques exemples4 :
Documents conservés au dossier Recommandation
Dossier médical en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité du travail
20 ans après la fin de l’emploi ou 40 ans après le début de l’emploi selon la plus longue durée, tel que conservé par le Directeur de la santé publique.
Dossiers de réclamation en vertu de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles
Conserver ces documents de façon permanente en raison des réclamations pouvant survenir longtemps après la fin de l’emploi.
Formation (programme et ententes de formation, factures et contrats relatifs à la formation) en vertu du Règlement sur les dépenses de formation admissibles
Conserver 6 ans après la dernière année à laquelle des renseignements.
Régime de retraite de l’entreprise en vertu de la Loi sur les régimes complémentaires de retraite
Permanent si l’employé est admissible à une rente de retraite.
Relevés d’emploi et autres documents relatifs aux contributions/déductions et réclamations
6 ans après la fin de l’année à l’égard de laquelle les documents ont été tenus ou jusqu’à ce qu’une décision soit rendue (y compris l’expiration de l’appel) lors d’un litige en vertu des articles 90 ou 91 de la Loi sur l’assurance emploi.
