ACMEACME

MANUEL DE PROCEDURES COMPTABLESMANUEL DE PROCEDURES COMPTABLES

Dcembre 2006

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INTRODUCTION

1- DEFINITION

Les prsentes procdures formalisent lensemble des rgles et pratiques qui doivent tre

respectes pour contrler, compiler et enregistrer de manire exhaustive linformation de base

dcoulant des oprations ralises par ACME et qui impactent son patrimoine dans un sens

comme dans lautre.

Le but recherch est darriver produire, sur une base rgulire et priodique, des documents de

synthse qui refltent avec fidlit et sincrit ltat de la situation financire de lentit une

date donne :

Une balance des comptes disponibles en tout temps,

Et, mensuellement, un bilan, un compte de rsultat et les documents explicatifs

constituant lannexe.

Le Service de la Comptabilit est sous la tutelle directe de la Direction Administrative et

Financire et est responsable de lenregistrement rationnel de toutes les transactions financires,

oprationnelles dACME sur une base journalire et la prparation des rapports financiers sur

une base mensuelle, annuelle ou sur requte.

ACME utilise prsentement le systme comptable et financier ACCPAC pour enregistrer toutes

les transactions comptables, le Loan Performer pour les transactions relatives au crdit, et le

Quicken pour les transactions bancaires. Les trois logiciels ne sont pas intgrs entre eux.

II- ENREGISTREMENT DES OPERATIONS QUOTIDIENNES ET

FONCTIONNEMENT DES COMPTES

1. GENERALITES

Les ressources et emplois de fonds sont enregistrs dans des comptes, au fur et mesure quils se

prsentent dans le temps.

LES PRINCIPES

Lenregistrement des oprations obit au principe de la comptabilit en partie double : dans une

mme criture, les sommes inscrites au dbit (colonne de gauche) dun ou de plusieurs comptes

doivent tre dun montant quivalent aux sommes inscrites au crdit (colonne de droite) du ou

des autres comptes qui sont la contrepartie des premiers.

LA REGLE DU JEU DES COMPTES

Les comptes qui font partie de lactif sont dbits lorsquils augmentent, et crdits lorsquils

diminuent. A linverse, Les comptes qui font partie du passif sont crdits lorsquils augmentent,

et dbits lorsquils diminuent

NATURE DU SOLDE DES COMPTES DE LACTIF ET DU PASSIF

Les comptes du passif ont normalement un solde crditeur, et ceux de lactif, un solde dbiteur.

TECHNIQUE DECRITURE DUNE OPERATION

Designer quels sont les comptes (ou les deux groupes de comptes) qui vont jouer ;

Situer chaque compte dans la catgorie ou il se trouve (compte dorigine = passif ;

compte demploi = actif) ;

Prciser pour chacun deux sil y a augmentation ou diminution ;

Enfin, en appliquant la rgle du jeu des comptes, dbiter ou crditer chacun deux2

Pour standardiser lenregistrement des oprations, le Plan Comptable dACME utilise les

comptes schmatiques en T

III- CYCLE DES OPERATIONS

LES APPLICATIONS

Classe 1 : Comptes de disponibilits et de valeurs ralisables

Les comptes de la classe 1 enregistrent les actifs court terme qui sont de liquidit immdiate.

On y trouve :

LA PETITE CAISSE

LES BANQUES

COMPTE RECEVOIR ET AVANCE

LES CREANCES A COURT TERME

LES AVANCES AU PERSONNEL

LES FRAIS PAYES DAVANCE

PETITE CAISSE

Le but principal de la petite caisse est de faciliter les menues dpenses pour lesquelles il ne serait

pas pratique d'mettre un chque ou encore d'utiliser le fonds de caisse. Le montant de la petite

caisse et les pices justificatives y affrentes seront gards dans un petit coffre avec scurit.

Les dbourss Cash se font par la petite caisse. Un fond renouvelable doit tre tabli hauteur

d'un montant raisonnable selon les besoins par exemple G 5000 pour le central et G 2,500 pour

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les agences. La direction pourra dcider de modifier le montant initial la hausse ou la baisse

selon l'utilisation des fonds et selon la squence des renflouements. Les dpenses individuelles de

petite caisse ne doivent pas dpasser G 250. Le fonds de petite caisse est tabli l'origine et

renflou par des chques en faveur du responsable de la petite caisse.

DEBOURS PAR PETITE CAISSE

Les diffrentes tapes suivre pour les sorties de fonds de la petite caisse sont les suivantes:

Le Prpos la petite caisse reoit la demande pour un paiement par petite caisse:

a) Si la demande dpasse G500 pour un mme bnficiaire, on met un chque;

b) Si le montant requis ne dpasse pas G250.- on passe l'tape suivante.

Le responsable de la petite caisse remplit une fiche pr numrote de petite caisse, inscrit la

description de la dpense et l'initialise.

Le responsable de la petite caisse fait signer la fiche par le requrant et lui remet l'argent.

Le requrant aprs achat rapporte la facture qu'il remet au responsable de la petite caisse qui

doit inscrire sur la fiche le montant retourn (sil y a lieu) et l'initialise.

La fiche de la petite caisse doit contenir les informations suivantes:

Nom du solliciteur

Le numro de la fiche (pr numrot)

La date de la transaction

Le montant de la transaction

Le code de la dpense et le numro du compte charger

L'objet et description de la dpense

La signature du bnficiaire

La signature du responsable de la petite caisse

PROCEDURES DE RENFLOUEMENT DE LA PETITE CAISSE

Le Prpos la petite caisse :4

1- Prpare le renflouement de la petite caisse ds que le solde de largent disponible atteint un

niveau jug insuffisant approximativement G.500 (voir copie en annexe)

2- Obtient l'enveloppe de la petite caisse

3- Runit les pices justificatives par compte, suivant la liste de codification fournie par le

comptable ou en se rfrant au plan comptable de l'entreprise.

4- Calcule les totaux pour chaque compte.

5- Remplit la forme avec les donnes suivantes :

Date;

Numro et libell de chaque compte affect;

Montant dbit chaque compte;

Total de tous les dbits. Ce total doit correspondre au total

de toutes les fiches de la priode;

Signe le rapport de la petite caisse

Attache les documents justificatifs la fiche de petite caisse

Il est noter que le montant total du chque doit correspondre au total de dbours de la priode.

L'enregistrement de ces dbours est fait au journal de banque et le compte de la petite caisse n'est

pas affect. Toute perte enregistre au niveau du fonds de petite caisse doit tre rembourse par

le prpos la petite caisse.

Quand la balance de la petite caisse atteint environ G 500, on prpare un rapport de caisse partir du

journal de petite caisse. Le montant renflouer doit correspondre exactement au montant dbours.

A tout moment, le total des fonds dans la petite caisse et des fiches dbourses doit tre gal au

montant fixe du fonds de petite caisse.

Le solde du compte petite caisse ne peut jamais tre crditeur. Il doit toujours correspondre

exactement la somme rellement disponible.

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Le rapport de renflouement est transmis pour fins de comptabilisation

Le directeur de zone ou directeur dagence, ou le comptable procdera des contrles de la petite

caisse sa discrtion, sans aviser le responsable. Afin de s'assurer de la rgularit de la tenue de la petite caisse par le Prpos.

LES BANQUES

C'est le solde des comptes courants de ACME dans les diffrentes banques.

Il y a lieu de distinguer les avoirs en monnaie nationale, les avoirs libells en devises, partir du

systme ACCPAC en application. Journellement la Comptabilit entre dans le systme le taux

en vigueur. A la passation des critures comptables, les avoirs en devises sont convertis

automatiquement en gourdes, pour la prparation des rapports.

Les comptes bancaires accusant un solde dbiteur en fin dexercice sont inscrits au passif, sans

compensation possible avec les crditeurs.

Chaque mois, un tat de rapprochement est tabli, pour rconcilier les soldes comptables avec les

soldes bancaires.

Il est dbit quand il y a mouvement de fonds (dpts despces, de chques, virements,

emprunt bancaire, revenus intrts etc.) par le crdit des comptes intresss.

Banque xxx

@Dpts/Emprunt, Revenus xxx

Il est crdit lors des mouvements de fonds enregistrs en sens inverse (par chque, frais

bancaires etc.)

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Prts/Dpenses xxx

@ Banque xxx

PRTS

Les clients sont les agents conomiques. Ce groupe de compte sert enregistrer les prts aux

clients.

Il est dbit quand on effectue les versements pour les prts et le compte de banque est crdit.

Prts xxx

@ Banque/Prts xxx

Il est crdit l'enregistrement du remboursement et le compte correspondant est dbit

Banque xxx

@ Compte recevoir xxx

FRAIS PAYES D'AVANCE

Tous les montants pays l'avance par ACME pour des services, dont on na pas encore reus

ou utiliss sont enregistrs dans ces comptes.

Il est dbit lors du paiement de la facture et le compte de banque est crdit.

Montants Pays dAvances xxx

@ Banque xxx

Il est crdit lorsque le service a t rendu ou la marchandise est livre.

Marchandises/Dpenses xxx

@ Montants Pays dAvances xxx7

En gnral ce compte est utilis pour les paiements l'avance de loyer, des assurances, achats de

marchandises etc. Un paiement est effectu lavance pour une priode de temps donne.

Cependant, dans le cadre des services, le montant sera amorti sur la priode en question, afin

dobtenir la charge du mois ou de la priode.

A la fin de chaque priode, les critures de rgularisation permettent de crditer le compte

montants pays dAvance pour la portion des frais effectivement engags dans la ralisation

de produits.

A la fin de chaque priode, il sera procd une analyse des comptes individuels pour en valuer

la probabilit de recouvrement ou de dfaillance afin de les catgoriser .

CLASSE 2 : LES COMPTES DIMMOBILISATIONS

Toutes les acquisitions effectues par ACME en termes de terrain, immeubles, matriel et

quipement de bureau, matriel roulant, informatique etc. ncessaire au fonctionnement de

lentreprise et qui une dure de vie plus ou moins longue.

Ils permettent denregistrer toutes les acquisitions effectues par ACME en termes de biens ou

valeurs destins rester durablement dans lorganisme. Trois critres permettent de dterminer

si un bien doit tre class dans lactif immobilis ou dans lactif circulant.

1- Son affectation ou sa destination

2- La dure de son sjour

3- Sa liquidit

On y trouve gnralement:

TERRAINS8

IMMEUBLES

EQUIPEMENTS INFORMATIQUES

MOBILIER, MATERIEL DE BUREAU

MATERIELS ROULANTS

AUTRES ACTIFS

AMORTISSEMENT ACCUMULE-IMMOBILISATIONS

IMMOBILISATIONS

Le cot dacquisition dun terrain inclut le prix dachat, les frais engags pour conclure la

transaction, les frais de viabilisation (dfrichage, drainage, irrigation, etc.) et les frais engags

pour amlioration dun terrain viabilis. Les terrains ne donnent lieu aucun amortissement

(Plan Comptable National, p. 68)

Les immeubles doivent tre repris pour leur valeur initiale, soit dacquisition, soit de

construction. Les frais dacquisition, actes notaris, enregistrement, etc. seront incorpors au

prix dachat (c/f Plan Comptable National pp. 67 & 120).

Il faut viter dimputer au dbit du compte Immeubles les dpenses dentretien qui ne

reprsentent pas une augmentation de la valeur de ces immeubles. La valeur des immeubles est

calcule sparment (hors-terrains). Est aussi compris dans la valeur des immeubles le cot de la

peinture intrieure et extrieure des btiments neufs, celui de tous les amnagements permanents

tels que conditionnement dair, climatisation, conduites deau, dlectricit etc.

Ils sont dbits lors de l'acquisition et le compte de banque ou fournisseurs est crdit.

Immobilisations xxx

@ Banque/Compte Fournisseurs xxx

Ils sont crdits lors de la vente, vol ou de la mise au rancart et le compte correspondant est

dbit.9

Banque/Autres Comptes xxx

@Immobilisations xxx

AUTRES ACTIFS

Tous les autres actifs qui ne sont pas mentionns dans les autres comptes prcdents. Ce sont les

dpts de garantie (Tlco, EDH, Loyer), des frais de Constitution etc.

Il est dbit lors de l'acquisition des biens ou services et le compte de banque est crdit.

Autres Actifs xxx

@ Banque/Compte Fournisseurs xxx

Il est crdit lors de la disposition de l'actif ou de l'amortissement du service.

Actif/Services xxx

@ Autres Actifs xxx

AMORTISSEMENT ACCUMULE-IMMOBILISATIONS

Les immobilisations ont une dure d'utilisation dtermine partir de laquelle une dprciation

est calcule sur une base rgulire (mensuelle ou annuelle) et qui s'accumule dans ce compte. Ce

compte vient rduire la valeur des Immobilisations amortissables afin davoir la valeur

comptable nette des Immobilisations

Lamortissement accumul est constitu des dpenses damortissements des priodes antrieurs.

Cest un compte de contrepartie des comptes dimmobilisations. La valeur comptable dun

lment dactif immobilis est son cot dacquisition diminu de lamortissement accumul qui

sy rapporte.

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Le compte de dpenses damortissement est dbit et celui de l'amortissement accumul est

crdit.

Dpenses Amortissement Immobilisations xxx

@ Amortissement Accumul Immobilisations xxx

Il est dbit lorsqu'il y a vente ou radiation de l`immobilisation.

Amortissement Accumul xxx

@ Compte Correspondant xxx

Classe 3 LES COMPTES DU PASSIF EXIGIBLE

On y trouve :

COMPTE PAYER FOURNISSEURS ET COMPTES RATTACHS

EMPRUNT

IMPOT ET TAXES ET ASSURANCES A PAYER

AUTRES CHARGES PAYER

DETTE A LONG TERME

PERCU DAVANCE

COMPTE PAYER

Ces comptes enregistrent le passif court terme comprenant toutes les sommes payer par ACME

durant priode qui suit la date du bilan. Le passif court terme doit galement inclure le solde

crditeur des rapports dimpts court terme.

Seule la tranche de la dette long terme dont lchance tombe dans lexercice suivant doit figurer

dans le passif court terme. En font galement partie, les sommes verses par les clients comme 11

avaloir sur services, les avances sur consommation, etc., fournir au cours de lexercice qui suit

la date du bilan. Il nest permis aucune compensation entre les soldes du passif court terme et

ceux de lactif court terme.

Ce sont toutes les transactions effectues crdit, sur une priode de temps limit et ne dpassant

pas une priode de plus de deux ans.

Il est crdit lors des achats de marchandises ou l'obtention de services.

Marchandises/Services xxx

@ Compte Payer xxx

Il est dbit lors des paiements et le compte de banque est crdit.

Compte Payer xxx

@ Banque xxx

AUTRES CHARGES A PAYER

Ce sont toutes les autres transactions effectues crdit, sur une priode de temps limit et ne

dpassant pas une priode de plus de deux ans. Par exemple, en fin de priode les intrts sur

prts libells en devises sont rvalus au dernier cours officiel du change de la BRH (taux de

rfrence) la date du bilan. Dautres parts, il existe un revenu report si ACME reoit de

largent pour des services quelle na pas encore rendu

Il est crdit lors des achats de marchandises ou l'obtention de services.

Marchandises/Services xxx

@ Autres charges Payer xxx

Il est dbit lors des paiements ou lorsque le service nest pas encore compltement rendu et le

compte de banque est crdit.12

Autres charges Payer xxx

@ Banque xxx

DETTES A LONG TERME

Ce sont des emprunts effectus sur une priode de plus de cinq ans.

Les emprunts ventuels contracts par ACME doivent tre classs par catgorie de prteurs. A la

clture de lexercice officiel, le montant des sommes chant moins dun an sera isol de la

masse des dettes moyen et long termes, et reclass dans le passif exigible (dettes court terme.)

Il est crdit lors de l'octroi du prt, et le compte de banque est dbit.

Banque xxx

@ Prts long Terme xxx

Il est dbit lors du remboursement et le compte de banque est crdit.

Prts long Terme xxx

@ Banque xxx

FRAIS PERCUS D'AVANCE

Tous les montants reus des clients ou autres effectues dont ACME a reu paiement sans que la

marchandise ou le service nait pas encore t fourni.

Il est crdit lors du paiement et le compte de banque est dbit.

Banque xxx

@ Montants Perus dAvance xxx

Il est dbit lorsque la marchandise ou le service a t fourni.13

Marchandises/Services xxx

@ Montants Perus dAvance xxx

CLASSE 4 : LES COMPTES DE CAPITAUX

Les comptes de cette classe enregistrent les capitaux moyen et long terme mis la disposition

de ACME de faon durable et permanente :

Capital,

Surplus dapport,

bnfices non rpartis

le rsultat de lexercice.

Le capital est le montant initial investi ainsi que les augmentations (ou diminutions) de ce capital

provenant de l'exploitation de lentreprise.

Il est crdit lors de la constitution ou de l'augmentation et le compte de banque ou tout autre

actif apport la socit est dbit.

Banque xxx

@ Capital xxx

Il est dbit lorsqu'il y a diminution du capital.

Pour les Bnfices non rpartis (BNR). Il est crdit ou dbit en fin de priode lorsqu'il y a des

profits ou pertes et les comptes de revenus et de dpenses sont fermes ce compte.

Profits et Pertes xxx

@ BNR xxx

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Le rsultat de la priode est le profit ou la perte rsultant des diffrentes transactions effectues

par linstitution au cours de la priode.

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CLASSES (5 ET 6) : LES COMPTES DE PRODUITS

On y trouve :

LES REVENUS DINTERETS

LES AUTRES REVENUS

1. LES REVENUS DINTERETS

Les revenus dintrts proviennent des prts effectus dans les diffrentes succursales dACME.

Les montants reus doivent tre dposs intgralement la banque, ceci afin d'exercer un contrle

Banque xxx

@ Revenus dintrts xxx

CLASSE 7 : LES DEBOURSES

Tous les dbourss selon leur importance se font de deux faons:

A- Chque ou

B- Cash.

A) CHEQUES

La majeure partie des dbourss se fait par chque. Il est ncessaire que des procdures efficaces

soient mises en place pour contrler ces sorties de fonds.16

Les chques doivent tre pr numrot.

Les chques doivent toujours tres faits l'ordre du bnficiaire ou du fournisseur et jamais

l'ordre de "cash".

Les chques doivent tre signs par les personnes autorises.

B) CASH

Les achats cash sont effectus seulement travers la petite caisse. Le but principal est de faciliter les

dbours de moindre valeur pour lesquels il ne serait pas pratique de passer par le procd normal de

paiement par chque. Le montant est fix G 5,000 pour le Central et G2, 500 pour les agences.

DEPENSES ADMINISTRATIVES ET GENERALES

Ce sont des dpenses effectues afin de mener terme les activits de la socit.

Il est dbit pour la dpense en question et le compte de banque est crdit.

Dpenses xxx

@ Banque xxx

Il est crdit seulement pour les ajustements.

Banque ou autres xxx

@ Ajustement compte de dpenses xxx

DEPENSES D'AMMORTISSEMENT

Ce compte comprend toutes les dpenses d'amortissement calcul sur la dure de vie des

immobilisations.

Il est dbit et le compte d'amortissement accumul est crdit.

Amortissement xxx17

@Amortissement-accumul xxx

Il est crdit seulement pour les ajustements

Amortissement-accumul xxx

Amortissement xxx

AUTRES REVENUS ET DEPENSES

Toutes les autres dpenses et revenus qui ne sont pas mentionnes dans les autres catgories de

compte prcdentes.

Il est dbit quand on effectue un dbours et le compte Banque est crdit.

Dbours xxx

@ Banque xxx

Il crdit lorsquon peroit un revenu et le compte Banque est dbit

Banque xxx

@ Revenu xxx

LES OPERATIONS COMPTABLES DE FIN DE PRIODE

Les critures de fin dexercice doivent tre supervises par le Comptable en chef. A la fin du

douzime mois de lexercice, dans le cas dACME 30 juin, il faut tablir le bilan qui est un

inventaire de lactif et du passif partir du solde de chacun des comptes.

Les comptes de produits et de charges doivent tre solds avant ltablissement du bilan. Les

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critures enregistres dans ces comptes seront regroupes dans le compte rsultat , lequel sera

son tour regroup dans le compte gnral de Pertes et Profits

Les critures dinventaire doivent incorporer les ajustements de comptes pralablement tout

virement au compte Pertes et Profits . La liste de ces critures stablit comme suit :

Rgularisation des immobilisations et des amortissements

Provisions pour dprciation et risques

Rgularisation des comptes de gestion, et les comptes de rgularisation de lactif et du passif

Rapprochement des comptes de banque

Inventaire extracomptable et dprciation des stocks

Etablissement du compte de rsultat

Etablissement du compte gnral Pertes et Profits

Lamortissement est destin constater et compenser la dprciation, lusure ou la moins value de

certains postes dactif, ou chelonner sur un nombre dtermine dannes une dpense quil serait

arbitraire de faire supporter par lexercice au cours duquel elle se produit.

Lamortissement normal est obligatoire et doit tre effectu quels que soient les rsultats. Il

constitue en ralit une charge dexploitation et seffectue suivant un coefficient dtermine applique

aux valeurs des postes amortir. (Dcret du 29 septembre 1986 relatif limpt sur le revenu).

REGISTRES COMPTABLES

Pour satisfaire aux normes minimales de la comptabilit et faciliter la prparation des rapports

mensuels, la tenue des journaux et du grand livre gnral est exigible.

Journal des Dbourss19

Journal des Recettes

Journal Gnral

Un Grand Livre Gnral

ACME utilise un logiciel comptable informatis qui effectue la gestion de ces journaux et celui

du Grand livre Gnral. Ce logiciel comprend les modules suivants :

Compte Recevoir

Compte Payer

Grand Livre

Cependant pour ses besoins, ACME utilise seulement le module de Grand Livre

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