2015 1 guide_deposant_hal_ubo

Guide du déposant HAL UBO

Catherine Bertignac (SCD UBO)

12/01/2015

L'archive ouverte pluridisciplinaire HAL est destinée au dépôt et à la diffusion de

publications scientifiques de niveau recherche émanant des établissements

d'enseignement et de recherche français ou étrangers, des laboratoires publics ou

privés.

HAL est gérée par le CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe).

HAL-UBO est l’interface de HAL pour l’Université de Bretagne Occidentale.

2

Sommaire

1. S'inscrire et se connecter sur HAL …………….……... 3-5

2. Préparer les fichiers ……………….………………….….6

3. Déposer sa publication…………………..……………….7

3.1 Choisir le type de publication.……………………...8

3.2 Déposer le(s) fichier(s) associé(s) ………………..9-12

3.3 Saisir les métadonnées…………………………….13-18

3.4 Enregistrer les auteurs……………………………..19-21

3.5 Valider le dépôt……………..……………………….22-23

4. Modifier un dépôt …………………………………………24-27

5. Partager la propriété du dépôt ……………………….…28

6. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts……...29-33

7. Exporter une liste de publications…………………....... 34-36

8. Constituer une collection…………………………….…..37

9. Les plateformes complémentaires de HAL…………….38-39

10. Obtenir des informations complémentaires………....…40

Consultez aussi le guide sur les questions de droit à l’auto-archivage.

3

1. S'inscrire et se connecter sur HAL

Avant de faire un premier dépôt, il est nécessaire de s'inscrire sur HAL

http://hal.univ-brest.fr/ (ou http://hal.archives-ouvertes.fr/)

Cliquer sur "inscrivez vous"

http://hal.univ-brest.fr/



4

1. S'inscrire et se connecter sur HAL

Remplir les différents champs

obligatoires *

Créer le compte.

Vous recevrez un mail de

confirmation à valider

Choisir un login (non modifiable !)

5

1. Se connecter sur HAL

Pour faire un dépôt ou accéder à son espace personnel, il est nécessaire de

s’identifier sur HAL. S’identifier

6

2. Préparer les fichiers

• Privilégiez 1 fichier visualisable (.pdf) de tout le document (max. 1 Go.)

Dans Acrobat, renseignez les propriétés des PDF (Auteur, Titre) et

utilisez l’option « réduire la taille du fichier ».

• Il est aussi conseillé de déposer le fichier source (.doc, TeX, …).

• Vous pouvez déposer des fichiers annexes (image, vidéo, poster,

présentation, …)

• Pour tout dépôt de texte intégral, il faut un résumé.

• Pour les fichiers à transférer dans l’archive ArXiv : le résumé doit être

en anglais (15 lignes max.). Le format TeX est déposé si celui-ci est le

format natif du document.

• Tout dépôt de document est définitif : aucun retrait ne peut être

effectué après la mise en ligne.

7

3. Déposer sa publication

Le dépôt se fait en 5 étapes :

• Choix du type de document à déposer

• Dépôt du (des) fichier(s) associé(s) au dépôt

• Saisie du descriptif de la publication (métadonnées)

• Enregistrement des auteurs et de leur(s) affiliation(s)

• Validation du récapitulatif

8

3.1 Choisir le type de publication

Sélectionner le type de publication à déposer.

Exemple : un article publié dans une revue.

9

3.2 Déposer le(s) fichiers associés

Sélectionner les fichiers à déposer ou entrer l’URL où ils sont disponibles.

Il est possible de déposer le texte intégral ultérieurement s’il n’est pas prêt ou de se

limiter à une notice s’il n’est pas diffusable.

Des données confidentielles ne doivent en aucun cas être déposées dans Hal.

10


Apporter des informations sur le type de fichier qui a été déposé.

11


S’il s’agit d’un fichier auteur, choisir la licence de diffusion du fichier.

12


Paramétrer un embargo pour différer la mise en ligne du texte intégral (de 15 jours à 2 ans) si

l’éditeur l’exige ou s’il y a un projet de publication.

13

3.3 Saisir les métadonnées

Il est possible de récupérer les métadonnées déjà déposées sur le site éditeur (dans le

fichier éditeur, le DOI commence par 10.xxxx), ou via l’identifiant ArXiv, Pubmed ou ADS.

Les informations principales (titre, résumé…) sont automatiquement affichées.

Certains champs seront quand même à compléter et à vérifier, en particulier les

informations sur les auteurs et leur(s) affiliation(s).

14


Le premier domaine sera considéré

comme le domaine principal de l’article.

L'ordre est modifiable par glissé/déposé

HAL vérifie que le document n'a pas déjà

été déposé par un autre « contributeur »

* signale un champ à compléter obligatoirement

15


Le résumé est obligatoire pour un dépôt

en texte intégral; il est conseillé dans les

autres cas.

Il est possible d’ajouter un mot-clé Mesh (domaine médical)

en cliquant sur le +

Les mots-clés peuvent être séparés par une virgule ou un point-virgule

16


S’il n’y a qu’un chiffre (Vol. ou N°) le noter dans

le champs « Volume »

Une liste de revues s’affiche le plus souvent à la saisie.

Sinon il est possible d’ajouter un titre via Nouveau.

17


L’URL de l’article en ligne est souvent requise par les

éditeurs.

Utiliser le champ Commentaire pour compléter le descriptif ou ajouter

la mention de « copyright », souvent exigée par les éditeurs, ou

ajouter une mention du type "mis en ligne avec l’aimable autorisation

de l’éditeur XXX".

18


Certains financeurs exige le dépôt en archive ouverte des

publications issues des recherches qu’ils auront financées.

Saisir le descriptif du programme (Nom, N°, etc.)

Une liste de projets ANR et Européen, déjà entrés dans

HAL, est proposée lors de la saisie.

Il est possible d’entrer le descriptif d’un nouveau projet.

19

3.4 Enregistrer les auteurs

Saisir le nom du premier auteur et choisir le nom dans la liste proposée ou cliquer

sur « nouvel auteur » pour le créer.

Les informations sur l’auteur peuvent être

modifiées (ex: ajout auteur correspondant).

Son affiliation ou ses affiliations sont aussi

modifiables

20


Nouveaux auteurs

Si le nom n’apparaît pas dans la liste, c’est qu’il n’a jamais été saisi dans HAL. Il faut

alors le créer (minimum un nom et un prénom).

21


Tous les auteurs sont entrés dans l’ordre affiché dans la publication. L’affiliation est celle

indiquée sur la publication; elle peut-être complétée si nécessaire.

22

3.5 Valider le dépôt

Vérifier toutes les données. Il est possible de revenir à une étape antérieure pour

modifier les informations.

23

3.5 Valider le dépôt

Lier éventuellement la publication à une autre ressource déjà

déposée dans HAL (images, poster, enregistrement sonore, etc.)

Accepter les conditions de dépôt dans HAL

Une fois le dépôt validé, un courriel de confirmation de dépôt est envoyé au

contributeur.

Il contient l’identifiant Hal du dépôt et un mot de passe donnant accès à la

modification des métadonnées pour les co-auteurs.

24

4. Modifier le dépôt

Une fois le dépôt effectué, il apparaît «en attente» dans la rubrique «Mon espace/Mes dépôts »

Avant la mise en ligne, le CCSD effectue :

- une vérification technique du fichier

- une vérification scientifique du contenu

- une vérification du droit à déposer s’il s’agit du PDF de l’éditeur

Il est possible de le modifier ou de le supprimer.

Un message du CCSD peut signaler des modifications

à apporter avant la mise en ligne. Un espace de

réponse est prévu.

25


Le partage de la propriété, avec une autre personne

inscrite sur HAL, lui permet de visualiser le dépôt dans

sa rubrique «Mon espace/Mes dépôts ».

Quand un document est mis en ligne dans HAL, des modifications

sont toujours possibles.

Il est possible de modifier toutes les métadonnées,

d’ajouter une version corrigée du document déposé.

26


Une référence sans texte intégral joint peut être

supprimée.

Il est possible d’ajouter le texte intégral à une référence

bibliographique.

27

La publication peut avoir été déposée par un co-auteur ou une tierce

personne.

Pour apporter des modifications sur les métadonnées, plusieurs solutions :

- connaître l’identifiant et le mot de passe du dépôt

- demander un partage de propriété (cf. diapo suivante)

- contacter directement le déposant ( mail sur la notice déposée)

- contacter l’administrateur du portail HAL UBO :

[email protected]


Modifier les dépôts de tiers

mailto:[email protected]



28

Pour permettre à une autre personne inscrite sur HAL

de modifier les métadonnées du dépôt :

5. Partager la propriété du dépôt

Commencer à saisir le nom ou le mail

Pour demander la propriété d’un dépôt :

Pour accepter ou refuser de partager la propriété d’un dépôt :

Saisir l’identifiant du dépôt. Ex : hal-01099066

29

6. Suivre et favoriser la consultation de ses dépôts

30


Pour voir les statistiques d’un dépôt à partir de la notice :

Statistiques de consultation et

de téléchargement dans HAL

31


Pour favoriser la consultation des documents,

- mettre le lien vers Hal dans les listes de publications.

- partager sur les réseaux sociaux

CAVAILLES, A., BRINCHAULT-RABIN, G., DIXMIER, A.[et al.], « Comorbidities of

COPD », European Respiratory Review, vol. 22 / 130, décembre 2013, p. 454-475,

[En ligne : http://hal.univ-brest.fr/hal-01099066v1].

32


Se créer un IdHAL :

- Identifiant unique d’un auteur dans HAL, du type prénom-nom

- Avoir déposé au moins 1 publication et être connecté

- Rassemble les différentes formes auteur (pas de fusion possible)

- Permet ajout d’autres liens (ArXiv, Orcid, ResearcherId)

- Elément de l’identité numérique

33


Se créer une URL dynamique vers ses publications

Génère une liste actualisée

des publications dans HAL

Affichage du nuage des mots-clés

associés aux publications

34

7. Exporter une liste de publications

Par défaut seule la recherche de documents

est sélectionnée. Ajouter les Notices

Lancer une recherche simple ou avancée dans HAL :

Choisissez le critère de recherche

35


Affiner éventuellement les résultats, puis sélectionner les références et

exporter via les outils.

+ capture possible des références dans Zotero

36


Mettre en place un Flux RSS à partir d’une recherche.

37

8. Constituer une collection

• Une collection est une vitrine de documents électroniques pour un auteur, un

laboratoire, une revue ou des actes de colloque…

• Le tamponnage est manuel ou automatique

Pour créer une collection, contacter

[email protected]

Une adresse URL stable

Des modules de consultation et de

recherche, des liens

Une page d’accueil personnalisable




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9. Les plateformes complémentaires de HAL

Une plateforme de relecture de publications en vue de produire des « épi-revues »

(revues électroniques en libre accès) à partir de HAL.

39

9. Les plateformes complémentaires de HAL

Une plateforme Web ouverte à tous les organisateurs de colloques, workshops ou

réunions scientifiques, permettant l’édition directe des communications sur HAL.

40

10. Obtenir des informations complémentaires

• Pour plus d'informations sur les dépôts vous pouvez consulter le

support du CCSD :

https://hal.archives-ouvertes.fr/folder/list10

• Pour toute question : [email protected]







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