2. prochaines échéances pour les programmes 2012 et 2013 vf

Ce document est financé par les fonds européens du programme SOLID

Séminaire de communication

Les prochaines échéances pour les programmes

2012 et 2013

Pauline L’HENAFFChargée d'étude Fonds Européens

29 avril 2014


L’état d’avancement des programmes 2007-2013

Lancement de la révision 2013

Focus technique : la demande de paiement

Sommaire

29/04/2014 Séminaire d’informations – Fonds européens pour les frontières extérieures et le retour2

1

2

3


Un programme annuel a une durée de vie de 3 ans


1

Solde de la

CE

Juin N-1 Mars N+3 Fin N+3

Transmission

clôtureAudits

Paiement des

actions

Evaluation et

contrôle des

actions

Révision des

programmes

annuels

Exécution des

actions

Validation des

programmes

(avance de 50%)

Rédaction des

programmes

annuels

Avril N Juin N+2

La phase de programmation est terminée pour les programmes 2007-2013,

seules les phases de révision, de paiement et de clôture vont être réalisées


Les programmes 2007-2013 sont bien avancés, mais il reste encore de nombreuses étapes à réaliser avant la clôture en 2016


2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013

Programmation

Exécution

�� Programmes annuels transmis

�� Programmes annuels validés

��Préfinancement reçu (50%)

�� Conventions

�� Sélection des actions

�� Paiements des projets

�� Evaluations

�� Actions soldées

�� Audits réalisées

�� Révision des programmes

Clôture�� Clôtures transmises

�� Solde de la CE reçu

Clôture des programmes 2007-2013 en 2016 Réalisé En cours

�� Avenants

1




Sommaire


1

2

3

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La révision est l’occasion de recadrer les projets en cours d’exécution.

La révision permet de réallouer les crédits non consommés à d’autres actions duprogramme, et ainsi de ne pas perdre de crédit.

Le plan de financement

Le descriptif de l’action

Les indicateurs

L’objet de l’action ne peut être révisé

Attention : tout ne peut pas être révisé dans une action

La révision est nécessaire pour optimiser la consommation des crédits européens

2


Pour le programme 2013, les bénéficiaires ont jusqu’au 13 mai 2014 pour réviser leurs actions


2

Envoi des intentions de révision Réunion de révision

Modification, le cas échéant du dossier

de demande de subvention

Saisi du dossier modifié et du rapport

d’instruction

Notification du plan de révision aux bénéficiaires

Préparation du projet de révision

13 mai 2014 :

Date limite de dépôt des fiches d’intention de révision

Semaine 27 ( 30 juin- 4

juillet 2014) : Réunion de restitution

Sept.-Oct. 2014 :

Rédaction du programme révisé et transmission à la commissionConsultation écrite

Itération avec les bénéficiaires si

réserve

Envoi du projet de révision à la CE

Validation totale ou partielle Avenant / Convention

1 2 3 5 64

7 8 9 1110

Dates à retenir

I. Processus de pré-révision

II. Processus de révision

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Focus technique : fiche d’intention de révision

Points clés à retenir

• Expliquer de manière détaillée les raisons de la révision

• Être au plus proche des dépenses réalisées

Comment bien remplir sa fiche de révision ?2Obligatoire si le plan de financement est modifié


L’article 23 permet une seconde révision, sans validation formelle


2

Utilisation de l’article 23

Analyse des dossiers en phase de clôture (état de

consommation)

Optimisation des

crédit déjà

consommés

Contrôle + Avenant

Recherche de

dépenses

complémentaires

dans le périmètre des

actions programmées

Avenant

Obligation des bénéficiaires

Conformément à l’article 23, il est possible de « remettre au potcommun » le total de la sous-consommation du programme et deréallouer la somme aux autres actions du programme qui auraientsurconsommé.

Cette ventilation entre les actions ne peut dépasser les 10% de la

contribution totale. Un avenant est réalisé et présenté auxbénéficiaires des actions concernées.

En cas de surconsommation de l’action, L’Autorité Responsablerecommande aux bénéficiaires de présenter toutes leursdépenses éligibles. L’utilisation de l’article 23 peut permettred’obtenir plus de crédits que ceux programmés à la révision.




Sommaire


1

2

3


L’Autorité Responsable recommande à ses bénéficiaires d’envoyer leurs demandes de paiement au plus tôt, afin de raccourcir les délais de paiement


Validations

par la CE et

validation

du solde

Echanges

avec la

Commission

européenne

Transmission

sur SFC

Déclarations

de

conformité

et de

dépenses

Echanges

sur la

conformité

avec les

autorités de

contrôle

Rédaction

du rapport

de clôture

31/03 N+3

Audit

projets

Utilisation

de l’article

23

Compilation

des dossiers

Paiement du

bénéficiaire

3

Programme 2012

Les bénéficiaires doivent transmettre au fil de l’eau leurs demandes de paiement.

Programme 2013

Le solde des actions 2013 interviendra après la clôture des programmes. La transmission des demandes de paiement

intermédiaires permettra à l’Autorité Responsable de verser 50% du solde aux bénéficiaires.


A partir de la programmation 2012, le BGMFE intervient à différents niveaux du traitement de la demande de paiement


Réception du dossier

Contrôle de complétude du dossier

(pièces présentes et exploitables)

Dossier complet : début du CSF

Prise en compte du résultat des visites sur place (si réalisées)

Analyse de la réalisation physique de l'opération

Analyse des dépenses sur pièces justificatives

Echantillonnage Exhaustivité

Ajustement du plan de financement

Contrôle des obligations communautaires spécifiques

Rédaction des conclusions du contrôle (fin du CSF)

Retour du dossier Saisie Présage du CSF Etats de répartition Paiements

Réception d’une demande de

paiement intermédiaire (relevé

des dépenses certifiées)*

Paiement

*dès 40% desdépenses dans la limitede 50% ducofinancementeuropéen programmé

Par la DIMM

Par le prestataire CSF

Par le BGMFE

3

Visite d’évaluation des actions


Comment bien remplir sa demande de paiement ?


3

Article 12


La demande de paiement s’accompagne de pièces obligatoires et spécifiques


Pièces liées au marché public et sa légalité

Attestation de non récupération de TVA

Pièces obligatoires

Pièces spécifiques

Avant de transmettre votre

demande de paiement, vérifier

que toutes les pièces sont

présentes.

Pour récupérer le formulaire ou pourtoute information :

ffe-fr@intérieur.gouv.fr

Pour transmettre la demande depaiement :

Fonds-ue-dgef@intérieur.gouv.fr

Budget réalisé

Factures ou pièces comptables de valeur probante équivalente

Relevé des dépenses engagées et acquittées certifié par l'agent comptable

Preuve de la publicité faite sur la subvention européenne

Indicateurs de réalisation remplis

Pièce N°°°°1

Pièce N°°°°2

Pièce N°°°°3

Pièce N°°°°4

Pièce N°°°°5

Pièce N°°°°6

Pièce N°°°°7

3


Lors du traitement des demandes de paiement du programme 2011, l’AR a identifié certaines difficultés rencontrées par les bénéficiaires


� Marchés publics

� Collecte des pièces de marché

� Rattachement des dépenses à l’annexe financière dumarché

� Décote

� Communication avec l’AR

� Justification de la décote

� Rapports d’exécution

� Impact, et utilisation concrète des crédits

� Indicateurs

� Rattachement des factures présentées à la dépenseprogrammée

� Certification des dépenses a posteriori par un comptablepublic

� Contacts réguliers

� Transparence

� Anticipation

� Confiance

� Précision

� Dossier unique

Difficultés rencontrées Bonnes pratiques identifiées

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