1.1.1 Gestion des réserves GPA

L’objectif de ce module est de permettre le suivi des réserves de finition en garantie de parfait achèvement d’une opération. Cette opération peut être gérer dans le module opération OU non. Dans ce dernier cas il faudra renseigner le patrimoine et le fournisseur alors que dans le premier cas ces données seront issues du marché. En fonction des saisies de dates de chaque réserve les courriers de rappel, mise en demeure puis d’exécution pour le compte (substitution) seront imprimés.

1.1.1.1 Paramètres nécessaires

Les paramètres sont visibles dans la gestion des réserves de GPA, mais pour les modifier, il faut passer par le menu patrimoine, fiche société.

1.1.1.1.1 Les délais

Les délais permettent de calculer à partir de la date d’émission des courriers la date limite d’exécution et donc la date à partir de laquelle le courrier suivant devra être émis. Courrier 1= Rappel, Courrier 2= mise en demeure, Courrier 3 = substitution pour exécution des travaux. (+ courrier caution bancaire s’il y a lieu)

1.1.1.1.2 Autres paramètres

Toute réserve a un utilisateur « Contact » par défaut ce dernier est réglé sur contact par défaut. Chaque courrier peut avoir un signataire différent à renseigner dans ces zones.

1.1.1.2 Saisir une réserve

Menu « gestion réserve GPA », cliquez sur le bouton « Ajouter une réserve / Recevoir un

quitus », puis choisir l’option « Ajouter une réserve ».

1.1.1.2.1 1ère étape

Se positionner sur l’onglet Généralités puis compléter chaque champ ou ligne

Contact société

Par défaut c’est celui des paramètres. C’est l’utilisateur qui sera indiqué en contact dans les

courriers avec ses coordonnées.

Opération

Facultatif ou inutile si l’opération n’est pas gérée par le module opération intégré.

Cliquez dans la zone « Opération » pour sélectionner l’opération dans la liste.

Marché

Cliquez dans la zone « Marché » pour sélectionner le marché.

La liste des marchés de l’opération précédemment sélectionnée apparait

Une fois le marché saisi le fournisseur ET le patrimoine sont automatiquement renseignés.

Fournisseur

Cliquez dans la zone pour sélectionner le fournisseur dans la liste.

Patrimoine

Cliquez dans la zone, la page de critère de recherche de patrimoine standard s’affiche pour

sélectionner le niveau de patrimoine concerné par la réserve.

Le patrimoine peut être choisi parmi les parties communes (programme, bâtiment, escalier) ou

les locaux occupés ou non.

Symptôme/localisation

Facultatif. Cliquez dans la zone pour sélectionner le symptôme et sa localisation. En cas de

saisie la localisation peut être omise de la description de la réserve.

Saisir le descriptif

Indiquez ici la réserve sous une forme claire et compréhensible en ajoutant la localisation si ce

n’est déjà fait par le symptôme. On peut également coller un texte de type RTF.

Caution

Le type de caution ainsi que la caution sont à renseigner sauf en cas de saisie de marché au

préalable.

Si la caution est de type Bancaire saisir le tiers en cliquant dans le champ caution.

Pour enregistrer la réserve cliquer sur .Celle-ci peut être annulée a tout moment tant

qu’un courrier n’a pas été émis

1.1.1.2.2 A partir d’une réserve existante

Vous pouvez saisir une nouvelle réserve en conservant les données préalablement.

Positionnez vous alors une reservé existante que vous voulez reprendre comme exemple, puis

cliquez sur , puis choisir .

1.1.1.2.3 2ème étape facultative

La date d’enregistrement de la réserve correspond par défaut à la date du jour.

Les autres dates seront toutes renseignées automatiquement par l’émission des courriers.

Toutefois pour faire une reprise de données dans le cas où des courriers ont déjà été émis OU

pour corriger une donnée on peut y faire une saisie.

Se positionner sur l’onglet courriers/demandeurs :

Date d’enregistrement

Date / heure / utilisateur. Mis à jour automatiquement à l’enregistrement de l’appel.

Date d’envoi courrier 1

Mis à jour automatiquement lors de l’impression du document (courrier 1) demande de levée

de réserve. Vous pouvez tout de même modifier la date si vous le souhaitez.

Date limite réponse courrier 1

Mis à jour automatiquement lors de l’impression du document demande de levée de réserve

par calcul date d’envoi plus paramètre de délai 1. Vous pouvez tout de même modifier la date

si vous le souhaitez

Date réception quitus courrier 1

Mis à jour automatiquement lors de la réception du quitus (voir chapitre « Réception des

quitus »)

Coordonnées de contact du demandeur

Si la zone est vide c’est le nom du contact lors de la saisie initiale de la réserve. Dans le cas

ou la réserve est initié par une réclamation locataire (voir CRM) c’est le nom du locataire.

Idem pour téléphone, …

1.1.1.3 Supprimer une réserve

IMPORTANT : Seules les lignes de réserve pour lesquelles aucun courrier n’a été émis

peuvent être supprimées.

Pour annuler une réserve, se positionner sur la ligne à annuler et

La ligne est surlignée en rouge elle sera effectivement supprimée au prochain enregistrement

On peut faire une sélection multiple de réserves à supprimer. Les lignes à supprimer changent

de couleur et seront supprimées définitivement au moment de l’enregistrement.

1.1.1.4 Import d’un fichier de réserves à partir d’un tableau Excel.

Identification des réserves sur sites

Cette identification se fait soit sur papier afin d’être saisie ultérieurement soit sur une feuille

au format Excel comme ci-dessous avec un éventuel transfert vers NeXThOME une fois de

retour au bureau.

Le tableau Excel doit être formaté comme ci-dessous et un onglet « Réserves » doit être

présent. Dans tous les cas, un complément manuel sera nécessaire pour le code fournisseur

par exemple ou autre selon la précision des données du tableau.

L’export des réserves est réalisable à tout moment.

L’utilisateur doit l’enregistrer et/ou le copier dans le répertoire TEMP/ de NeXThOME avant

de pouvoir l’importer dans le module GPA.

Exemple :

Cliquez dans l’onglet « import »en haut à gauche, puis

AVANT d’importer, vous avez la possibilité le contenu.

Puis , puis dans l’onglet fichier.

Des données peuvent manquer. Il vous suffit de retourner sur la ligne pour modifier ou

compléter.

1.1.1.5 Généralités sur l’impression des courriers

Par défaut le système imprime les courriers correspondant à TOUTES les réserves affichées et

ceci en fonction du type de courrier demandé. Si ce courrier a déjà été émis il n’est pas

réimprimé sauf si l’option duplicata des paramètres généraux est cochée.

Avant d’imprimer, il est donc capital de savoir sélectionner exactement les réserves pour

lesquelles on veut faire un courrier OU que l’on veut simplement afficher.

Chaque impression de nouveau courrier donne lieu à la mémorisation de ce dernier dans la

GED (Ged fournisseur uniquement).

A la fin de chaque impression pour que cette dernière soit bien enregistrée comme telle, le

système demande un enregistrement : Répondre oui pour valider l’impression.

Dans le cas contraire détruire les documents papiers émis par erreur.

1.1.1.6 Sélectionner les réserves

Cliquez sur le bouton tiroir ou touche F2 afin de visualiser l’ensemble des critères de

recherche

Etat des réserves

Case à cocher permettant de visualiser toutes les réserves saisies selon l’état (avec notion de

couleur), le fournisseurs, le patrimoine les réserves avec un retard sur demande de levée ou

sur mise en demeure.

Voir uniquement avec la limite de demande de levée

Si cochée seules les réserves dont la date de limite de réponse au courrier 1 est dépassée

seront sélectionnées.

Voir uniquement avec la limite de mise en demeure

Si cochée seules les réserves dont la date de limite de réponse au courrier 2 est dépassée

seront sélectionnées.

Programme / fournisseur

Sélectionner si besoin le patrimoine et/ou le prestataire

Clic sur pour actualiser la liste des réserves.

1.1.1.7

1.1.1.8

En utilisant les ascenseurs, vous pouvez trouver des renseignements supplémentaires. Les

réserves dont le retard est sur fond orange sont celles à traiter en priorité car cela signifie

qu’elles sont en retard. Le délai de cette alerte est modifiable dans la zone délai de réception

(voir chapitre précédent)

Vous pouvez encore restreindre la liste de résultats en utilisant les icônes

pour conserver ou supprimer de la liste de sélection certaines lignes de réserves.

1.1.1.9 Imprimer 1er courrier en AR : Demande de levée

Courrier de demande de lévée de réserve de garantie de parfait achevement à adresser à

l’entreprise. La date d’émission est la date du jour. C’est celle qui sert de point de départ pour

le calcul du délai (voir paramètres).

La date limite de réponse du courrier 1 est alimentée automatiquement par le calcul lors de la

validation.

Attention : Par défaut le système imprime les courriers correspondant à TOUTES les réserves

affichées et ceci en fonction du type de courrier demandé

Avant d’imprimer, il est donc capital de savoir sélectionner exactement les réserves pour

lesquelles on veut faire un courrier OU que l’on veut simplement afficher.

Pensez à valider l’impression des courriers.

1.1.1.10 Imprimer 2ème courrier en AR : Mise en demeure

Courrier de mise en demeure de réserve de garantie de parfait achevement à adresser à

l’entreprise de la réserve la date de présentation donne le début de la nouvelle période de

levée de réserve en tenant compte des renseignements indiqués voir chapitre « paramètres

nécessaires ».

Attention : Par défaut le système imprime les courriers correspondant à TOUTES les réserves

affichées et ceci en fonction du type de courrier demandé

Avant d’imprimer, il est donc capital de savoir sélectionner exactement les réserves pour

lesquelles on veut faire un courrier OU que l’on veut simplement afficher.

Pensez toujours à enregistrer comme exemple courrier 1

1.1.1.11 Réception des quitus

La réception d’un quitus correspond à la saisie de la date du jour dans la zone date de quitus

courrier 1 ou 2.

Les quitus ne peuvent être saisis que si le courrier correspondant a été émis.

Se positionner sur la ligne correspondante à la réserve, cliquer sur ,

puis sélectionner ou

Vérifier la date.

Vous pouvez scanner et mémoriser le quitus signé dans la GED.

1.1.1.12 Imprimer 3ème courrier en AR : Exécution des travaux

Avant d’imprimer ces courriers saisir le montant des travaux de substitution dans l’onglet

courriers

De la même manière si une caution bancaire est enjeu il faut saisir le tiers caution afin de

pouvoir lui adresser automatiquement une copie du courrier.

Courrier d’exécution aux frais et risques dans le cadre de la garantie de parfait achevement à

adresser à l’entreprise défaillante. Ce courrier l’informe de l’execution par une autre

entreprise suite à une mise en demeure restée infructueuse.

De plus, s’il y a lieu, un courrier est également adressé à la Caution Bancaire.

Pensez toujours à enregistrer comme exemple courrier 1 pour valider l’impression.

1.1.1.13 Voir les réclamations locataires sur ce patrimoine

En cliquant sur vous pouvez visualiser les réclamations sur le patrimoine

sélectionné et compléter (répondre) au tiers pour lui indiquer que vous suivez sa réclamation

sous forme d’une réserve de GPA.

1.1.1.14 Saisie d’une réserve à partir de la foncton « Relation tiers »

Si la demande locataire correspond à un défaut de type réserve sous GPA vous pouvez

générer une réserve :

1.1.1.15 Saisie d’une réserve à partir de la gestion des opérations

Sélectionner le marché concerné, et cliquer sur le bouton , dans l’onglet

« Gestion budget et marchés ».

La fonction de gestion des réserves de GPA s’ouvre.

Cliquer alors sur , puis choisir

.