1 réingénierie du macro-processus «pilotage de la masse salariale et des emplois» cible à...
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Réingénierie du macro-processus «Pilotage de la masse salariale
et des emplois»
Cible à macro-mailleRestitution de synthèse
14 novembre 2007
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Agenda
Présentation des grandes thématiques de la cible MP8 à macro-maille
1. Le respect des grandes étapes définies dans le cadre des MP1 et MP2
2. Le rôle pivot du scénario de gestion RH dans l’articulation entre programmation et budgétisation s’agissant du Titre 2
3. La pluriannualité de la programmation en matière de Titre 2
4. La définition et les modalités de notification et de mise à disposition
5. Le suivi infra-annuel et ses conséquences
6. Les rôles impliqués dans les processus du MP8
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La réingénierie du macro-processus contribue à la mise en place de la nouvelle gestion en mode LOLF La réingénierie du macro-processus «pilotage de la masse salariale et des emplois», c’est :
— La clarification/optimisation des circuits existants et l’élaboration des méthodes et règles de gestion cibles en matière de pilotage de la masse salariale et des emplois,
— La définition des rôles et des responsabilités en matière de pilotage de la masse salariale et des emplois. Les travaux de réingénierie impliquent une mise en cohérence importante avec d’autres chantiers,
parmi lesquels : — Préparation de la mise en œuvre de Chorus — Projet de l’ONP — Groupes de travail RH avec DGAFP — Expérimentations de mutualisation
Nouveaux rôles des Acteurs / fonctions
Nouvelles procédures
Pro
cess
us
cible
sG
uid
es
Doctrine budgétaire & comptable
Expérimentations LOLF
DAF, DCM, CF, Comptable
Accord 1 bis
Palier 2006
Rôle du RPROG, RBOP, RUO
Processus RH ayant un impact direct sur la masse salariale et
des emplois
Nouvelles règles de gestion
Nouvelles organisations & circuits
DEPLOIEMENTS DANS LES
MINISTERES
CONTRIBUTION A LA CONCEPTION DU
SI CIBLE CHORUS
Réingéniérie dumacro-processusPilotage de la MS
et des emplois(MP8)
ARTICULATION AVEC LA SPHERE
RH
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La réingénierie du MP8 se déroule en interaction avec les autres macro processus et avec certains processus RH
Concernant l’interaction avec les autres macro processus : — Enjeu : discerner les spécificités et écarts induits par les activités de pilotage de la masse
salariale et des emplois, par rapport aux processus cibles élaborés à l’occasion des autres MP.
Concernant l’interaction avec les processus RH : — Enjeu : les travaux du MP8 n’ont pas vocation à mener une réingénierie de ces processus
RH, mais à identifier les points d’interactions entre ces processus RH et les sous-processus du pilotage de la masse salariale et des emplois.
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Principes structurants du macro-processus cibleSegmentation du macro-processus en cible
P1 – Constitution et mise à disposition initiales des enveloppes
(crédits et ETP)P2 – Prévisions et exécution des dépenses de personnel
P1-1 Budgétisation des
dépenses de personnel
P2-0Gestion ultérieure des autorisations
P1-2 Mise à
disposition initiale
P2-1Gestion annuelle et infra-
annuelle de la masse salariale et des emplois (ministère /
programme / BOP)
P2-2Exécution des dépenses de
personnel
(processus paie)
P2-3Reporting (DRH & DAF centrale /
responsables de programmes /BOP/UO)
N-1 01/N En cours année N
Sujet traité par le projet ONP
P2-3Reporting (DRH & DAF centrale / responsables de
programmes /BOP/UO)
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Synthèse des enjeux et axes d’amélioration issus de l’analyse de l’existant
Enjeux Axes d’amélioration
L’environnement du pilotage
Des cartographies devant correspondre à un périmètre de gestion ou de décision
La masse critique comme critère important de détermination du niveau de pilotage
La responsabilisation des « gestionnaires » à tous les niveaux
Un pouvoir de décision à conforter (déconcentration managériale)
Un pouvoir de décision s’appuyant sur des structures adaptées et professionnalisées
Le repositionnement des acteurs centraux Un nouveau rôle de stratège, d’animateur, d’expertise et d’appui
La professionnalisation des acteurs
La nécessaire professionnalisation des acteurs centraux et locaux
La mutualisation comme moyen de pallier l’émiettement des expertises pour les activités d’exécution et de support
L’articulation RH / Pilotage de la masse salariale et des emplois
La perspective pluriannuelle et les démarches de contractualisation
La coordination des calendriers de gestion
L’harmonisation et normalisation des pratiques
L’amélioration du dialogue de gestion
Un nécessaire cadrage du dialogue de gestion par le respect de principes partagés : le principe de transparence
La formalisation et le partage de charte de gestion
L’intéressement à l’amélioration de la gestion L’exercice de la fongibilité notamment asymétrique
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Agenda
Présentation des grandes thématiques de la cible MP8 à macro-maille
1. Le respect des grandes étapes définies dans le cadre des MP1 et MP2
2. Le rôle pivot du scénario de gestion RH dans l’articulation entre programmation et budgétisation s’agissant du Titre 2
3. La pluriannualité de la programmation en matière de Titre 2
4. La définition et les modalités de notification et de mise à disposition
5. Le suivi infra-annuel et ses conséquences
6. Les rôles impliqués dans les processus du MP8
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Le respect des grandes étapes définies dans le cadre des MP1 et MP2
Enjeux : — Identifier l’ampleur des spécificités liées au pilotage de la masse salariale et des
emplois par rapport aux autres macro-processus cibles déjà définis.
Modalités issues des ateliers : — Les travaux de définition de la cible à macro-maille du pilotage s’inscrivent dans la
logique des autres MP : jalons, rôles et groupes d’activités globalement similaires mais ayant nécessité pour certains une adaptation.
— Les processus de budgétisation, de notification et mise à disposition, de gestion ultérieure des ressources poursuivent les mêmes objectifs.
— La spécificité majeure du MP8 réside dans son interdépendance avec la RH (articulation avec stratégie RH, référentiels RH, processus RH et scénario de gestion RH). Les spécificités du MP8 tiennent également aux règles applicables au Titre 2 (fongibilité, AE=CP).
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Le respect des grandes étapes définies dans le cadre des MP1 et MP2 Rappel des processus budgétaires MP1 et MP2
De quoi parle-t-on dans le « MP1 » ?— De la stratégie ministérielle— De l’élaboration des documents budgétaires
ministériels (PLF, PAP-RAP…)— De la programmation pluri-annuelle
De quoi parle-t-on dans le « MP2 » ?— De la programmation détaillée des activités
par BOP et UO— De la mise à disposition des ressources— Du pilotage du budget en cours d’année
Janvier Février Mars Avril Mai Juin Juillet AoûtDécembre Sept Octobre Novembre Décembre
MP1 - P1 : Mettre à jour la stratégie N+1
MP1 - P2 : Préparer le PLF N+1
MP1 - P3 : Programmer et piloter la mise en œuvre opérationnelle
MP2 – P1 : Programmation, allocation et mise à disposition
initiale des ressources N+1
MP2 - P2 : Gestion ultérieure des ressources N
Calendrier d’élaboration et de répartition du budget
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Agenda
Présentation des grandes thématiques de la cible MP8 à macro-maille
1. Le respect des grandes étapes définies dans le cadre des MP1 et MP2
2. Le rôle pivot du scénario de gestion RH dans l’articulation entre programmation et budgétisation s’agissant du Titre 2
3. La pluriannualité de la programmation en matière de Titre 2
4. La définition et les modalités de notification et de mise à disposition
5. Le suivi infra-annuel et ses conséquences
6. Les rôles impliqués dans les processus du MP8
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Note liminaire
La cible a été construite sur l’hypothèse selon laquelle le niveau de responsabilisation est le BOP. Toutefois, dans certains cas, la cartographie retenue peut conduire à ce que le niveau de responsabilisation soit l’UO. Dans tous les cas le niveau pertinent est un niveau ou coexistent masse critique et pouvoir de décision RH. La lecture des documents doit être transposée en conséquence.
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Le rôle pivot du scénario de gestion RH dans l’articulation entre programmation et budgétisation s’agissant du Titre 2
Enjeux : — Distinguer des phases ayant des finalités différentes mais qu’il convient
d’articuler entre elles, pour converger vers un objectif commun : l’optimisation de la gestion et de la performance.
Phases à articuler entre elles : — Programmation : c’est l’action de prévision et répartition des ressources, par
activités le cas échéant, en fonction des missions qui sont confiées et du cadre budgétaire fixé. Elle permet de faire le lien avec l’opérationnel.
— Scénario de gestion RH : c’est la déclinaison opérationnelle RH des ressources programmées en fonction du contexte RH sur le terrain. Le scénario de gestion RH fera l’objet d’un suivi et d’éventuels ajustements en cours d’année.
— Budgétisation : c’est l’action de valorisation des ressources exprimées en crédits de titre 2 et en ETPT en lien avec la programmation via le scénario de gestion RH.
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Le rôle pivot du scénario de gestion RH dans l’articulation entre programmation et budgétisation s’agissant du Titre 2Vision générale de l’articulation entre programmation, scénario de gestion RH et budgétisation
À tous les niveaux de gestionQuelque soit la période (en phase d’élaboration du budget ou en infra-annuel)
Toute évolution de cadre stratégique peut impacter l’ensemble des activités :
14Scénario de Gestion RH
Le rôle pivot du scénario de gestion RH dans l’articulation entre programmation et budgétisation s’agissant du Titre 2
Organisation
Destination
L’UO / le BOP* programme…
Nature
Catégorie budgétaire
Programmation
Activité
Réf. métiers
Emploi-type(Ministère X)
Emploi-référence(«activités principales»
/ savoir-faireet connaissances)
Domaine fonctionnel(Métiers)
Programmation par activités Réflexion sur les métiers nécessaires à l’exercice des activités :
• domaine fonctionnel,
• emploi référence • emploi-type.
Réf. statutaire
Grades
Corps
Catégorie
Poste / Agent
Fonction de traduction financière et de traduction RH
Paie
Gestion RH
Traduction RH(dont formation)
Budgétisation
* La programmation peut être faite au niveau du BOP : dans ce cas, le BOP programme ses UO ou peut éventuellement programmer le BOP globalement
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Les grands principes relatifs à la programmation par activités dégagés au cours de la cible à macro-maille MP8
L’exercice de la programmation consiste, s’agissant du Titre 2, compte tenu d’un scénario de gestion RH, à détailler des ressources en ETPT par activités
La programmation se fait sur des activités, les activités sont des regroupements de tâches dans une logique opérationnelle et métier
— L’enjeu autour de la programmation des activités consiste à définir un référentiel d’activités pertinent, au bon niveau de finesse, permettant la bonne articulation des niveaux macro de l’autorisation du Parlement et des niveaux opérationnels (BOP, UO).
Qu’apporte une programmation par activités sur le Titre 2 ?— La programmation des activités a une vocation de pilotage RH et d’organisation
du travail— La programmation par activités permet de mieux prendre en compte la dimension
métier (dans une approche GPEEC), et dans un cadre plus formalisé Les référentiels d’activités sont :
— facultatifs— articulés avec les référentiels d’actions du programme : pour que l’articulation soit
possible, une activité ne doit pointer que sur une seule action.— spécifiques dans chaque ministère et partagés au sein de chaque ministère
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Le rôle pivot du scénario de gestion RH dans l’articulation entre programmation et budgétisation s’agissant du Titre 2
Org
anis
atio
n
Des
tin
atio
n
Programme
Mission
Action
L’UO / le BOP programme…
BOP
Nat
ure
Catégorie budgétaire
Titre budgétaire
(Compte)exécution
Programme
Ministère
des ressources en fonction des activités rattachées à des actions …
…en déclinaison d’un BOP et d’un PROG
…ventilées sur des natures (Titres, Catégories).
Pro
gra
mm
atio
n(Opération
Programmée :si besoin)
Programme
(OpérationBudgétaire :
si besoin)
NB1 : La programmation peut être faite au niveau du BOP : dans ce cas, le BOP programme ses UO ou peut éventuellement programmer le BOP globalement
La programmation signifie organiser les ressources nécessaires en fonction d’au moins 4 référentiels dont un facultatif ( activités)
Activité(facultatif)
NB2 : Référentiel d’activités facultatif, spécifique à chaque ministère et articulé avec le référentiel des actions
NB3 : La programmation par activités à l’échelon du BOP ou éventuellement de l’UO, s’effectue uniquement en ETPT.
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Les grands principes relatifs à la programmation par activités dégagés au cours de la cible à macro-maille MP8
La programmation par activités se fait au niveau des UO ou des BOP, mais pas au-delà du BOP.
— Si le BOP programme, il doit programmer ses UO— Elle doit se faire en ETPT uniquement, s’agissant du Titre 2
Pourquoi une programmation par activités en ETPT uniquement ?— Parce que le niveau de l’activité correspond au mieux au niveau action, voire à un niveau
plus fin que l’action, une programmation en crédits à de tels niveaux n’est techniquement ni pertinente, ni fiable, a fortiori dans une perspective pluriannuelle.■ Si l’ETPT est l’unité de mesure finale de la programmation, d’autres unités d’œuvre peuvent s’avérer
nécessaires, en amont, afin de définir les activités. Ces unités d’œuvre renvoient aux spécificités des métiers des ministères. C’est ainsi qu’à l’Education Nationale les heures supplémentaires des enseignants sont un moyen pérenne de l’activité d’enseignement et à ce titre doivent être prises en compte en amont dans la programmation par activités.
— En revanche la programmation par activités en ETPT qui peut s’effectuer potentiellement jusqu’au niveau très opérationnel de l’UO s’inscrit dans le cadre des compétences organisationnelles et RH requises de tout responsable de structure.
— A ce titre, le niveau de pilotage peut ne pas être identique au niveau de programmation car le pilotage de masse salariale et des emplois requiert : ■ Une masse critique suffisante pour que le pilotage ait du sens■ Un pouvoir de décision RH permettant d’exercer des marges de manœuvre■ La présence d’expertises en matière de pilotage de la masse salariale et des emplois Ces conditions sont le plus souvent remplis au niveau du BOP.
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Le rôle pivot du scénario de gestion RH dans l’articulation entre programmation et budgétisation s’agissant du Titre 2
PROGRAMMATION MACRO (N+1 à N+x)
BUDGETISATION (N+1 à N+x)
SCENARIO DE GESTION RH MACRO
(N+1 à N+x)
A un niveau macro TITRE 2
Évaluation des besoins en emplois :
• Besoins qualitatifs (métiers , compétences, RH)
• Besoins quantitatifs (RH) Traduction statutaire et
opérationnelle : • valorisation ETPT et
crédits de Titre 2
Prise en compte du cadre RH et des orientations générales :
• Contraintes & marges de manoeuvre
CONSO. ET ARBITRAGES DES BESOINS RH ISSUS DE
LA PROGRAMMATION
Cadrage macro des ressources N+1
• En crédits et ETPT11
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Arbitrages DRH sur les recrutements, mobilités,
STRATEGIES ministérielles et
interministérielles
évolution des missions, politique RH ministérielle
(supra-programme / programme )
Supra-Prog. / Prog.
Supra-Prog. / Prog.
Supra-Prog. / Prog.
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Le rôle pivot du scénario de gestion RH dans l’articulation entre programmation et budgétisation s’agissant du Titre 2
PROGRAMMATION(N+1 à N+x)
BUDGETISATION (N+1 à N+x) proposée pour
dialogue de gestion
SCENARIO DE GESTION RH(N+1 à N+x)
ACTIVITES (ou Actions + tous les autres axes de
programmation)TITRE 2
Évaluation des besoins en ETPT par activités :
• Besoins qualitatifs (métiers , compétences, RH)
• Besoins quantitatifs (RH) Traduction statutaire et
opérationnelle : • valorisation ETPT et
crédits de Titre 2
Prise en compte de la situation RH :
• Contraintes • Marges de
manoeuvre
EXPRESSION DE BESOINS AUX PRESTATAIRES RH
(notamment supra-programme)
Cadrage macro des ressources
• En crédits et ETPT11
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Arbitrages DRH sur les recrutements, mobilités,
STRATEGIE
évolution des missions, politique RH ministérielle
(supra-programme / programme / BOP)
BOP / UO
BOP / UO
BOP
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Le rôle pivot du scénario de gestion RH dans l’articulation entre programmation et budgétisation s’agissant du Titre 2 (en année N-1 pour N )
PROGRAMMATION
ORIENTATIONS STRATEGIQUES
/ CADRAGE
PROGRAMMATION
ACTIVITES
ETPT & CREDITS TITRE 2
ACTIVITES
RBOP
Ministère / RPROG
RBOP
SCENARIO DE GESTION RH
SCENARIO DE GESTION RH
EXPRESSION DE BESOINS RH
BUDGETISATION BOP ARRETEE
ETPT & CREDITS TITRE 2
RPROG
RBOPBUDGETISATION
PROPOSEE
ETPT & CREDITS TITRE 2
Dialogue de gestion
Notification& mise à disposition
Janvier N-1 Juillet N-1 Juillet N-1 Novembre N-1 Décembre N-1
PRISE EN COMPTE DES BESOINS RH
Ministère / RPROG
ELABORATION PLF N
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Agenda
Présentation des grandes thématiques de la cible MP8 à macro-maille
1. Le respect des grandes étapes définies dans le cadre des MP1 et MP2
2. Le rôle pivot du scénario de gestion RH dans l’articulation entre programmation et budgétisation s’agissant du Titre 2
3. La pluriannualité de la programmation en matière de Titre 2
4. La définition et les modalités de notification et de mise à disposition
5. Le suivi infra-annuel et ses conséquences
6. Les rôles impliqués dans les processus du MP8
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La pluriannualité de la programmation en matière de Titre 2
Enjeux : — Tenir compte de l’inertie en matière de dépenses de personnel et des exigences de
soutenabilité— Donner de la portée aux politiques de GPEEC— Coordonner des prévisions pluriannuelles RH et masse salariale avec les orientations
stratégiques du ministère■ Scénario national RH ministériel (et interministériel, notamment pour les corps présents mais gérés
hors du Ministère), articulé avec l’évolution des missions du ministère■ Décliné par programmes et BOP
Modalités issues des ateliers : — Les perspectives RH / masse salariale pluriannuelles :
■ Doivent être une déclinaison des orientations stratégiques ■ Doivent être réactualisées chaque année ■ Doivent porter sur les emplois (qualitatif et quantitatif) et sur la masse salariale (valorisation) :
– Expression de besoins faits par les BOP en fonction du plan prévisionnel RH local : en emplois et sur la masse salariale
– Consolidation et programmation des BOP pluriannuelles en emplois et masse salariale au niveau programme / ministère : priorisation / scénarisation en fonction des besoins pour arbitrages ultérieurs
■ Pas d’horizon temporel de la pluriannualité fixé : il conviendra néanmoins d’identifier un seuil commun partagé au niveau interministériel
■ La définition des perspectives pluriannuelles s’inscrit, de manière itérative dans le processus de budgétisation (MP1 P1 « mettre à jour la stratégie N+1 » et MP1 P3 « programmer / piloter la mise en œuvre opérationnelle »)
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La pluriannualité de la programmation en matière de Titre 2
Un processus itératif : mettre à jour régulièrement une prévision pluriannuelle au regard de l’exécution et de l’évolution des missions
PROGRAMMATION
ACTIVITES
SCENARIO DE GESTION RH
EXPRESSION DE BESOINS RH
BUDGETISATION
Titre 2 et ETPT
NB : la budgétisation en pluri-annuel est liée à la réflexion en cours sur la pluri annualité budgétaire
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Agenda
Présentation des grandes thématiques de la cible MP8 à macro-maille
1. Le respect des grandes étapes définies dans le cadre des MP1 et MP2
2. Le rôle pivot du scénario de gestion RH dans l’articulation entre programmation et budgétisation s’agissant du Titre 2
3. La pluriannualité de la programmation en matière de Titre 2
4. La définition et les modalités de notification et de mise à disposition
5. Le suivi infra-annuel et ses conséquences
6. Les rôles impliqués dans les processus du MP8
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La définition et les modalités de notification et de mise à disposition des ressources
Enjeux : — Répondre aux interrogations relatives au niveau de programmation, puis de
notification et de mise à disposition. ■ Enjeu relatif au niveau de pilotage de la masse salariale et des emplois (conditionné à
un pouvoir de décision RH et une masse critique) d’une part, et au niveau de consommation des crédits et ETPT d’autre part.
— Répondre au besoin de visibilité des services déconcentrés en matière de notification et mise à disposition des ressources.■ Enjeu relatif aux réserves et crédits non répartis et à la programmation initiale.
Modalités issues des ateliers : — Un scénario de référence de notification et de mise à disposition des ETPT et
des crédits de Titre 2— Une définition de référence des ressources prévisibles (programmées),
probables (notifiées) et certaines (mises à disposition)— Des inflexions pouvant être apportées sous conditions à l’occasion des
déploiements dans les ministères
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Les grandes étapes de notification et mise à disposition des ressources s’agissant du Titre 2
Ressources prévisibles (crédits) = programmation
Ressources probables (crédits)
Ressources certaines (crédits)
Allocation
Notification
Mise à disposition
Crédits non répartis et réserve de précaution
Ressources externes (fonds de concours, etc.)
Ressources prévisibles (ETPT) = programmation
Ressources probables (ETPT)
NB : dans certains ministères, les mises à disposition d’ETPT extérieurs sont actuellement faites dès le début d’année, sans attendre les décrets de transfert qui arrivent a posteriori. En cible, ces cas de gestion ne devraient plus avoir lieu.
Ressources certaines (ETPT)
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Définitions proposées Définitions :
— Ressources prévisibles (ressources programmées) = montant maximal prévisible de ressources, en incluant les ressources externes
— Ressources probables * (ressources notifiées) = ressources prévisibles (+/-) arbitrage du RPROG sur la programmation présentée (-) la réserve de précaution (-) les crédits non répartis
— Ressources certaines (ressources mises à disposition) = ressources probables (-) les crédits non ouverts à ce moment là (fonds de concours…)
Réserves (au niveau programme) et crédits non ouverts : — L'intégralité des ressources certaines et disponibles du programme sont mises à disposition
dès le début de l'année, c'est-à-dire tous les crédits ouverts à l'exception de :■ la mise en réserve de précaution, ■ les crédits non répartis. Il est possible d’en prévoir également au niveau BOP pour des risques/aléas
non couverts par le programme.
— Les crédits non ouverts en début d'année seront mis à disposition du programme ultérieurement (fonds de concours, reports de crédit...). NB : les transferts de crédits récurrents ne doivent plus exister en cible.
Propositions de réserves : • Réserve de précaution (au niveau programme)• Crédits non répartis : mesures non arbitrées, dépenses mutualisées gérées par la centrale, crédits devant être transformés en
Titre 3 (ponctuels), réserve pour aléas de gestion, remboursement de mise à disposition, etc. • Possibilité de faire des réserves pour aléas de gestion au niveau des BOP (aléas non couverts par le programme)
* : la définition des ressources probables demeure une prérogative de chaque ministère et pourra être amendée le cas échéant à l’occasion des déploiements.
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Le scénario de référence proposé concernant notification et mise à disposition
Scénario de notification et mise à disposition : — Mutualisation des crédits de titre 2 au niveau du BOP : contrôle et pilotage au
niveau du BOP— Plus de mise à disposition en crédits au niveau UO, mais suivi de la dépense et
de la consommation des ETPT par UO le cas échéant
Programme Programme
BOP BOP
Notification en crédits
Notification en ETPT
Mise à disposition en crédits
Mise à disposition en ETPT
UO UO
Notification en ETPT
Ressources probables
Ressources certaines
NB : l’UO est ici entendue comme le niveau infra-BOP et non comme le niveau d’exécution (sens Palier 2006)
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Un scénario alternatif concernant notification et mise à disposition
Un second scénario alternatif en matière de notification et mise à disposition pourrait être envisagé pour des cas particuliers sous condition :
— D’une taille critique au niveau de l’UO— D’une responsabilité de décision de gestion RH à ce même niveau
Programme Programme
BOP BOP
Notification en crédits
Notification en ETPT
Mise à disposition en crédits
Mise à disposition en ETPT
UO UO
Notification en ETPT
Ressources probables
Ressources certaines
Notification en crédits
Mise à disposition en crédits
Mise à disposition en ETPT
NB : ce scénario alternatif, reposant sur les UO, pose néanmoins la question des attributions du BOP.
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Agenda
Présentation des grandes thématiques de la cible MP8 à macro-maille
1. Le respect des grandes étapes définies dans le cadre des MP1 et MP2
2. Le rôle pivot du scénario de gestion RH dans l’articulation entre programmation et budgétisation s’agissant du Titre 2
3. La pluriannualité de la programmation en matière de Titre 2
4. La définition et les modalités de notification et de mise à disposition
5. Le suivi infra-annuel et ses conséquences
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Le suivi infra-annuel et ses conséquences
Enjeux : — Rechercher l’optimisation permanente entre les ressources allouées (qui peuvent
varier) et les missions à conduire■ Identifier les évolutions des ressources (en ETPT et en crédits de Titre 2), leur impact
en termes de programmation et/ou scénario de gestion RH, et in fine en termes de mise à disposition de ressources ultérieures
Modalités : — Toute évolution de ressources peut avoir une incidence en matière de :
■ Reprogrammation
■ Et/ou ajustement du scénario de gestion RH
■ Et/ou libération de crédits ou ETPT mis en réserve
■ Et/ou demande de modification de crédits notifiés
— En cas de crédits à réallouer, les modalités et activités liées à la notification et à la mise à disposition répondent aux mêmes principes que la notification et la mise à disposition initiale.
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Vue d’ensemble de la gestion infra-annuelle (MP8)
Réallocation de ressources programme / BOP
Changement de stratégie
Variation de ressources prévisibles du programme
Variation de ressources LFI
Autres variations de ressources
Analyse de l’exécution : identification écarts
Mise à disposition ou retrait de crédits et ETPT
Reprévision de la consommation des ETPT
/ crédits
Notification(NB : peut être négative)
Ajustement du scénario de gestion RH, dans la limite des marges de manœuvre
disponibles
Reprogrammation
ANALYSE DES FACTEURS D’EVOLUTION
MODIFICATION DE LA PROGRAMMATION ET DU SCENARIO
DE GESTION RH
CONSEQUENCES SUR LA GESTION ULTERIEURE DES
RESSOURCES
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Demande de modification de crédits notifiés
Libération de crédits et/ou d’ETPT mis en réserve
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Gestion infra-annuelle et gestion ultérieure des ressources
L’actualisation de la programmation permet si nécessaire de répondre à deux problématiques : • Prendre en compte régulièrement les aléas de l’exécution (reprévision) et les variations du budget alloué aux BOP / UO pour ajuster la programmation si nécessaire et disposer d’une projection actualisée de l’exécution• Mettre en exécution une nouvelle version de budget, intégrant les variations du budget alloué et/ou du budget mis à disposition (mises à disposition / reprises de crédits)
Outre le suivi périodique de l’exécution, un certain nombre d’événements peuvent générer des décisions d’ordre budgétaire :• L’évolution des perspectives budgétaires, qui entraîne une actualisation de la réserve de précaution du programme, sous la responsabilité du CBCM• La survenance d’un événement de gestion imprévu, qui peut entraîner un recours à la réserve pour crédits non répartis et une réallocation du budget.
Spécificités MP8- Le suivi de l’exécution se fait à la fois en crédits et ETPT, la reprogrammation uniquement en ETPT.
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Gestion infra-annuelle et gestion ultérieure des ressources
L’exécution fait l’objet d’un suivi régulier à tous les niveaux de responsabilité : UO / BOP / PROG. En fonction de l’avancement dans l’année, de l’analyse des facteurs d’évolution, le responsable de BOP et de
programme peuvent alors décider de :• Actualiser la programmation périodiquement, notamment dans le cadre du suivi de l’exécution.• Libérer une partie de la réserve pour crédits non répartis (responsable de programme et responsable de
BOP) • Demander des crédits supplémentaires / informer des crédits non utilisés (responsable de programme)• Réallouer les ressources au sein du programme pour optimiser la performance du programme et/ou
maîtriser le risque de dépassement ou de sous-consommation du budget (responsable de programme et responsable de BOP).
Spécificités MP8- Articulation entre les modifications / actualisation du scénario de gestion RH et les modifications /
actualisations de la programmation
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Agenda
Présentation des grandes thématiques de la cible MP8 à macro-maille
1. Le respect des grandes étapes définies dans le cadre des MP1 et MP2
2. Le rôle pivot du scénario de gestion RH dans l’articulation entre programmation et budgétisation s’agissant du Titre 2
3. La pluriannualité de la programmation en matière de Titre 2
4. La définition et les modalités de notification et de mise à disposition
5. Le suivi infra-annuel et ses conséquences
6. Les rôles impliqués dans les processus du MP8
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Les rôles impliqués dans les processus du MP8
Enjeux : — Identifier les natures d’interventions de rôles sur les groupes d’activités définis
dans le cadre de la macro-maille, indépendamment des acteurs— Préparer un cadre d’interventions type en vue des déploiements, l’affectation des
rôles aux acteurs devant être adaptée en fonction du contexte et de l’organisation au sein de chaque ministère.
Définitions (rappel) : — Un acteur est un intervenant dans un ministère. Un acteur peut exercer un ou
plusieurs rôles.— Un rôle est un intervenant qui exerce une action dans le cadre d’un groupe
d’activités. Les natures d’intervention sur les groupes d’activités sont les suivantes■ R : est responsable de la bonne exécution de■ P : participe directement à■ V : valide (validation bloquante pour l’étape suivante)■ C : contrôle
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Les rôles impliqués dans les processus du MP8
Les rôles « RH / masse salariale » définis à l’occasion du MP8 :— Décideur de la stratégie RH (Ministère / PROG / BOP)
■ Décide de la stratégie RH, propose des orientations stratégiques pluriannuelles en ce sens, ■ Prépare les arbitrages sur les ressources et réformes à mettre en œuvre en N+1, ■ Valide les scénarios de gestion RH.
— Responsable de la mise en œuvre de la stratégie RH (Ministère / PROG / BOP)■ Coordonne et met en œuvre la stratégie RH validée par le décideur de la stratégie RH. ■ Valide et consolide la programmation, à échéance N+1 et pluriannuelle, en adéquation avec les
scénarios de gestion RH définis.
— Responsable du pilotage de la masse salariale et des emplois (Ministère / PROG / BOP)■ Responsable à son niveau d'intervention des activités de suivi de l'exécution et de la prévision des
dépenses de personnel en ETPT et en crédits de Titre 2. ■ Élabore la valorisation budgétaire sur la base du scénario de gestion RH défini ■ Participe activement à l'allocation des moyens humains (crédits et ETP) à son niveau de l'organisation,
conjointement avec l'arbitre et responsable de l'attribution des objectifs de performance et de l'allocation des moyens, en tenant compte des contraintes RH.
■ Détermine, répartit et gère, au niveau ministériel, le plafond d'emplois ministériel entre les programmes.
— Note : comme pour la plupart des rôles des processus budgétaires et comptables, ces activités peuvent correspondre à un rôle spécifique ou être regroupées avec d’autres rôles de façon à intégrer les aspects titre 2 et hors titre 2 pour un pilotage global du budget.
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Réingénierie du macro-processus «Pilotage de la masse salariale
et des emplois»
Annexes
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MP8-P1-1: Budgétisation des dépenses de personnel (Mettre à jour la stratégie N+1)
40
MP8-P1-1: Budgétisation des dépenses de personnel (Mise à disposition des ressources)
41
MP8-P1-1: Budgétisation des dépenses de personnel (Mise à disposition des ressources) Suite
42
MP8-P1-1: Budgétisation des dépenses de personnel (Programmer et piloter la mise en œuvre opérationnelle)
43
MP8-P1-1: Budgétisation des dépenses de personnel (Préparer le PLF N+1)
44
MP8-P1-1: Budgétisation des dépenses de personnel (Préparer le PLF N+1)
45
MP8-P1-2: Mise à disposition initiale (Mise à disposition des ressources)
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MP8-P1-2: Mise à disposition initiale (Mise à disposition des ressources)
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MP8-P1-2: Mise à disposition initiale (Mise à disposition des ressources)
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MP8-P2: Prévisions et exécution des dépenses de personnel
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MP8-P2: Prévisions et exécution des dépenses de personnel
50
MP8-P2: Prévisions et exécution des dépenses de personnel
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MP8-P2: Prévisions et exécution des dépenses de personnel
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Les rôles impliqués dans les processus du MP8
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Les rôles impliqués dans les processus du MP8
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Les rôles impliqués dans les processus du MP8
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Les rôles impliqués dans les processus du MP8
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Les rôles impliqués dans les processus du MP8
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Les rôles impliqués dans les processus du MP8
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Un référentiel d’activités : facultatif, articulé avec les actions, ministériel
Deux cas de figures principaux pourraient se présenter :
Activité
Action
Activité Activité
ActionAction
Une action peut-être déclinée en plusieurs activités (dans une logique métier)
Une activité (dans une logique métier) pourrait renvoyer à plusieurs actions : ce cas de figure peut-être traité de 3 façons différentes (cf. diapo suivante)
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Nouvelle Action AB
Un référentiel d’activités : facultatif, articulé avec les actions, ministériel
Activité Z de l’Action B
Action BAction A
Activité Z de l’Action A
Action BAction A
Activité Z
Action B, hors activités Z
Action A, hors activités Z
Nouvelle Action indivise pour activités Z des Actions A & B
Activité Z
Traitement CAC a posteriori
L’activité Z peut être découpée en deux afin de renvoyer aux deux actions.
Le référentiel MPA est revu afin que les deux actions A et B soient fusionnées en une seule (AB) et renvoie à l’activité Z.
Une nouvelle action indivise est créée afin de rassembler les activités communes aux actions A et B, ces dernières excluant les activités Z. A posteriori, en CAC, une reventilation entre les actions peut-être réalisée.