1. principes et enjeux du dépôt électronique et de la...
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1. Principes et enjeux du dépôt électronique et de la diffusion des
thèses sur internet
1.1. Evolution du modèle traditionnel de diffusion de l’IST
Depuis une quinzaine d’années, on assiste à un mouvement important dit du « libre-accès »
et des « archives ouvertes », né d’initiatives diverses dans le monde de la recherche et
relayées institutionnellement (au niveau national et international) pour valoriser différemment
les résultats de recherche, dans un contexte de crise de l’édition scientifique. L’enjeu du
point de vue des chercheurs comme des établissements et institutions qui les soutiennent est
clairement de se réapproprier les résultats de la recherche par la promotion de l’auto-
publication et l’auto-archivage des chercheurs et la constitution d’archives ouvertes et
institutionnelles.
1.1.1. Crise de l’édition scientifique
Modèle traditionnel de sélection et de diffusion de l’information scientifique :
Des journaux spécialisés édités par des éditeurs commerciaux, des sociétés savantes,
des institutions de recherche
Un mode de sélection et de validation assis sur le principe du jugement par les pairs.
C’est le peer review (une validation soumise au jugement de 2 chercheurs du
domaine en aveugle ou non) : une évaluation est assez longue et s’étend sur plusieurs
mois. Une fois accepté (avec ou sans corrections), l’article est publié et alors
accessible sur abonnement.
A partir de la fin des années 1990, avec le passage du papier à l’électronique, crise de ce
modèle :
Concentration excessive des éditeurs commerciaux (en particulier en sciences et
techniques) : quelques très grands groupes mondiaux (Reed Elsevier, Thomson
Publishing, Klüwer, Springer, Blackwell…), quelques très grandes sociétés savantes
surtout, y compris au niveau local (comme en France : Editions Masson rachetées par
les Editions Scientifiques et Médicales Elsevier)
Une inflation régulière du nombre de titres : environ 24 000 journaux peer-reviewed
publiés en 2009, ce qui représente environ 2,5 million d’articles par an.
Une augmentation excessive des coûts d'abonnement aux revues scientifiques ces 20
dernières années (de 150 à 300%), ce qui, dans un contexte de restrictions
budgétaires et de recherche de maîtrise des coûts n’est pas sans poser problème.
Passage d’une économie de stocks à une économie de flux (on achète un accès à
une base en ligne et non plus un stock de documents que l’on archive).
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En parallèle : un contexte et des contraintes éditoriales qui pénalisent l’activité des
chercheurs :
Pression croissante sur les chercheurs du Facteur d’Impact utilisé comme indice
d’évaluation (et du contexte de plus en plus prégnant de l’évaluation
bibliométrique : volume de publications, audience et citations) en particulier dans le
monde bio-médical et de la dictature du nombre de publications : « Publish or
perish »
la perte du droit d’auteur abandonné à l’éditeur de la revue, pas très grave à
l’époque du papier mais très dommageable à l’époque de l’électronique
le délai entre soumission de l’article et sa publication, pénalisant dans la compétition
internationale
En parallèle, des évolutions technologiques bien connues :
Développement mondial d’internet, baisse des coûts de connexion et évolution des
services à vocation éditoriale du web (blogs, wiki) : généralisation du numérique dans
les modes de production, de diffusion et de partage de l’information scientifique, la
multiplication des réseaux, notamment internet et l’efficacité croissante des outils
informatiques permettant la gestion, les échanges, l’interopérabilité et l’archivage
des données.
Développement du « logiciel libre » (open source) : sources disponibles et modifiables,
exécutables gratuits ex : plateforme LAMP : Linux, Apache, PHP, MySQL ; Mozilla,
FireFox Koha, Open Office…)
De nouveaux outils qui portent une nouvelle philosophie des contenus : l’idée de partage
plutôt que d’appropriation privée fait son chemin.
1.1.2. Réactions : mouvement pour l’open access
Le mouvement pour l'Open Access correspond fondamentalement à une réappropriation
partielle par les communautés de chercheurs, grâce aux nouvelles technologies de
l’information et de la communication (en particulier internet), des vecteurs de la production
scientifique et de la diffusion de ses résultats jusqu'ici exclusivement délégués à des
intermédiaires spécialisés et commerciaux.
Cette réappropriation vise à augmenter l'audience des résultats de la recherche en
abaissant les différentes barrières liées à la diffusion, en tirant pleinement parti des
potentialités d’internet dans la communication scientifique (navigation par liens entre
articles ; complémentarité entre revue scientifique et archives d'articles ; complémentarité
entre communication scientifique formalisée (revues) et informelle (blogs) et en abaissant les
coûts globaux à la fois grâce aux outils d'édition sur Internet (dont certains sont en " Open
Source ").
Principes de base : accessibilité, pérennité, gratuité.
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1.1.3. Résultats : aspirations et réalisations
Depuis le début des années 1990 ont donc vu le jour de nombreuses déclarations et prises de
position qui proposent des solutions en faveur de la libre circulation des publications, venant
d’individus mais aussi d’organismes nationaux et internationaux et en faveur, plus largement,
des grands principes d’ouverture des connaissances et des compétences, de capitalisation
des savoirs, dans tous les domaines, et de démocratisation de l’information.
Dans les années 1990, on observe les prémices du mouvement des archives ouvertes, avec
quelques réalisations en avance :
revue Psychology
revue Surfaces
ArXiv 1990-1991
Mais ce mouvement commence par une série de déclarations :
Initiative de la Public Library of Science (PLOS) en 2001 : La Lettre ouverte de Public
Library of Science (PLoS) peut être considérée comme le premier acte militant du
mouvement du Libre Accès: des chercheurs prennent position pour « la création
d’une bibliothèque publique en ligne qui fournirait le contenu intégral des résultats
publiés de la recherche et des textes scientifiques dans le domaine de la médecine
et des sciences du vivant sous une forme en libre accès ». Elle se traduit par une
pétition internationale exigeant des éditeurs l’autorisation de la mise à disposition en
libre accès, dans des bibliothèques publiques en ligne, des documents issus de la
recherche publiés dans leurs revues. Aujourd’hui, une des plus grandes plateformes
de publication en ligne.
L’Initiative de Budapest pour l’Accès Ouvert (BOAI, 14 Février 2002) prône le libre
accès au savoir et suppression des barrières financières, technologiques, culturelles ou
juridiques et recommande les deux voies pour atteindre le Libre Accès, l’auto-
archivage et les revues alternatives.
La Déclaration de Béthesda, le 20 juin 2003, donne une définition de la publication en
libre accès mais aussi des rôles des différents acteurs œuvrant dans la
communication scientifique.
La Déclaration de Berlin (22 octobre 2003) est à l’initiative de bibliothèques, de
sociétés savantes et d’organismes de recherche dont le CNRS et l’INSERM pour la
France ; elle vise à sensibiliser les utilisateurs en donnant des exemples et une visibilité
croissante aux initiatives pour le libre-accès dans les catalogues et bases de
données ; elle élargit la notion du Libre Accès à tous les biens culturels et à toutes les
données issues d’un travail de recherche. Elle se traduira ensuite par l’organisation de
conférences annuelles avec pour objectif de soutenir et de faire adopter les principes
du Libre-accès.
En octobre 2006 : CEMAGREF, CIRAD, CNRS, INRA, INRIA, INSERM, Institut PASTEUR, IRD,
Conférence des Grandes Ecoles et Conférence des Présidents d'Université signature
d’un protocole d’accord pour une approche coordonnée au niveau national de
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l’archivage ouvert de la production scientifique et préconise HAL comme plateforme
nationale de dépôt.
Déclaration de Salvador sur le Libre Accès (sept.2005) - à l’occasion d’ICML 9 - Un
engagement pour l’équité / 9ème Congrès mondial sur les bibliothèques et les
informations dans le domaine de la santé à Salvador, Bahia - Brésil, du 20 - 23
septembre 2005, un séminaire international sur le Libre Accès pour les pays en
développement.
Appel de Ryadh (févr.2006) – à l’occasion du 2ème congrès scientifique Golfe-
Maghreb, tenu à Ryadh en 2006 : pour les pays du Golfe et du Maghreb
Mai 2010 : déclaration de l’Alhambra sur le Libre Accès. Réunis à Grenade les 13 et 14
mai 2010, en tant que groupe représentatif de parties intéressées au libre
accès, sociétés éditrices, bibliothèques, agences de financement, recteurs
d’universités et auteurs dans les pays du Sud de l’Europe (représentant l’Espagne, le
Portugal, la France, l’Italie, la Grèce et la Turquie), recommandent de mettre en
œuvre des politiques encourageant le Libre Accès à l’information scientifique,
d’améliorer les actions de soutien en faveur du Libre Accès auprès des chercheurs,
des décideurs politiques, etc., de bâtir des modèles économiques alternatifs et
durables pour l’édition, d’assurer la qualité des publications en Libre Accès, de
favoriser les archives en Libre Accès.
Novembre 2011 : Inauguration d’un portail web de l’UNESCO proposant un
panorama mondial des politiques menées en faveur des archives ouvertes dans le
monde
Nov. 2011 : déclaration de l’IFLA pour le Libre accès et plan stratégique 2010-2015
5 types d’acteurs qui ont fait preuve d’un grand activisme :
les institutions de recherche
les organismes de financement de la recherche
les institutions gouvernementales
les éditeurs eux-mêmes
les structures de soutien et de promotion (Ex. l’Assoc. Europ. Des Universités ; SPARC
aux EU et en Europe, coalition internationale de bibliothèques et d’institutions de
recherche ; IFLA)
Cet activisme a pu prendre la forme d’une simple recommandation :
En France : nov 2007, l’ANR incite les chercheurs à intégrer leurs publications dans
HAL.
En Europe : juillet 2012, la Commission européenne publie une recommandation
incitant ses membres à prendre des dispositions pour que les publications de
recherches financées sur des fonds publics soient librement accessibles (après une
période d’embargo de 6 à 12 mois maximum).
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D’autres organismes se sont montrés plus énergiques :
Oct 2006 : Le Wellcome Trust (WT) - agence de financement britannique, non-
gouvernementale, qui couvre les recherches dans le domaine biomédical. Les
chercheurs dont le travail est financé en tout ou partie par le WT, doivent déposer
une copie électronique de tout article, accepté pour publication dans une revue à
comité de lecture, dans PubMed Central (PMC), archive maintenue par la National
Library of Medicine (NLM), et dans PubMed Central UK. Ce dépôt doit se faire le plus
rapidement possible, avec un délai maximum de six mois, après la date de
publication. Le WT pourra donner des fonds supplémentaires aux institutions, dont
dépendent les chercheurs, pour couvrir les frais liés à l’application de cette politique.
Par ailleurs, il encourage et, s’il supporte les coûts, oblige les auteurs et les éditeurs à
rendre le contenu des articles libre d’être copié et réutilisé.
Juillet 2007 : La Chambre des représentants américains adopte un texte législatif
rendant obligatoire le dépôt dans une archive ouverte des articles de recherche
financée par les NIH (National Institutes of Health, la première agence fédérale
américaine en termes de recherche et de financement dans le domaine médical et
le premier organisme mondial de financement de la recherche) : toute publication
en lien avec des recherches subventionnées par le NIH doit être déposée dans un
délai maximal de 6 mois après publication dans l’archive ouverte PubMedCentral
Août 2008 : La DG Recherche de la Commission européenne annonce le lancement
d’un projet pilote de mise à disposition en " open access " dans des archives ouvertes
des articles publiés issus de recherches financées dans le cadre du 7e programme-
cadre de recherche (PCRD) de l'UE (couvrant les années 2007-2013 et dont les
financements totaux s’élèvent à 50 milliards d’euros). Les travaux du projet OpenAIRE
commencent, et confirment l’obligation de diffusion libre-accès des publications
issues des recherches financées par le 7e PCRD
Une politique qui se double d’un souci d’évaluation:
10-11 nov. 2011 : Berlin 9 : faire le point sur l’impact du LA sur la recherche et
l’enseignement
Dec 2011 : L’European Research Area Committee (ERAC), organe d’analyse
stratégique sur les questions relatives à la recherche et le développement
technologique qui conseille la commission européenne et le conseil de l’Europe, a
publié un rapport analysant les résultats d’une enquête portant sur la dissémination,
l’accès et la conservation des informations scientifiques. Le rapport révèle que le Libre
Accès (LA) est soutenu par un nombre croissant d’universités, de centres de
recherche et d’agences de financement à travers l’Europe. Mais si le LA est mieux
perçu, la question de la conservation à long terme demande à être mieux prise en
compte. Ces résultats seront exploités, par la Commission européenne, dans le cadre
du développement de sa politique pour l’accès et la dissémination de la production
scientifique dans l’Espace européen de la recherche.
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Quelques réactions tout de même :
Loi anti-libre accès : Aux États-Unis, une proposition de loi déposée en décembre 2011 a fait
débat : H.R.3699 — Research Works Act (RWA). Elle voulait interdire à toute agence fédérale
d’adopter ou de maintenir une politique ou un programme qui autorise la dissémination de
tout travail de recherche sans le consentement préalable des éditeurs. Ce texte visait les NIH
(National Institutes of Health) et voulait empêcher que d’autres agences fédérales suivent
leur exemple. Les NIH ont mis en place, depuis 2007, une politique d’obligation de dépôt
pour tout article résultant de recherches financées par des fonds publics. Cette obligation est
devenue légale en 2007 puis permanente à la suite d’une loi signée en mars 2009 par le
président Obama. Ce projet de loi anti-libre accès n’a finalement pas été retenu.
Les revues SHS et l'Open Access : Assemblée générale extraordinaire des revues diffusées sur
Cairn.info (Paris, 11/02/2013). Et les différents éditeurs et Cairn d’expliquer que l’open archive
convient parfaitement à toutes les sciences, sauf aux SHS.
1.2. Les voies de l’open access
1.2.1. La voie verte (Green road)
1.2.1.1. Définition
L’ « Open archive ». Dépôt de travaux directement par le chercheur lui-même ou par une
personne mandatée dans une archive ouverte comme Hal. Le principe en est l'auto-
archivage sans contrôle sur des serveurs institutionnels de copies publiques de preprints et/ou
postprints1 d’articles publiés dans des journaux ou des communications de congrès. Les
archives ouvertes ont l’avantage d’une diffusion instantanée de nouveaux résultats et d’une
validation de la date de publication (questions d’antériorité) sans validation par les pairs et
sans frais.
On trouve la liste des archives ouvertes dans OpenDOAR The Directory of Open Access
Repositories.
1.2.1.2. Exemples d’archives ouvertes
Les historiques :
ArXiv.org
Cogprint
1 La pré-publication ou preprint, désigne les versions d’un texte produit par un (des) auteur(s)
avant acceptation par un comité de rédaction et par un comité de lecture (évaluation par
les pairs). La post-publication ou postprint est la version publiée dans une revue d’un texte
produit par un (des) auteur(s) après acceptation par un comité de lecture (évaluation par les
pairs : peer review). On parle aussi du « postprint éditeur », version d'une publication avec la
mise en page de l'éditeur.
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Institutionnelles :
Une archive institutionnelle relève d’une institution (université, grande école, organisme de
recherche, association professionnelle) et a pour objectif de contenir, valoriser et conserver
l’ensemble de la production scientifique de celle-ci, avec un certain contrôle scientifique,
pédagogique et administratif qui en garantit la qualité :
ECS (Université de Southampton, 1er institution à adopter l’auto-archivage en 2001
DSpace@Cambridge University
Orbi
OATAO
Disciplinaires :
Archimer (Ifremer, Institut Français de Recherche pour l'Exploitation de la Mer)
PubMed Central (base de données bibliographique à accès libre d'ouvrages
scientifiques en génie biomédical et dans les sciences de la vie)
Centralisées et pluridisciplinaires : HAL
1.2.1.3. Hyper Articles en Ligne
Géré par le CCSD unité propre du CNRS créée fin 2000 (http://www.ccsd.cnrs.fr) sur une
initiative nationale : CNRS + CPU. Plateforme d’auto-archivage des publications et des
travaux non publiés. Préconisé dès 2006 comme plateforme nationale de dépôt par les
grandes institutions françaises d’enseignement et de recherche. En mars 2015 : HAL contient
plus de 360 000 dépôts de texte intégral. Trois types de dépôts peuvent être effectués dans
HAL : références bibliographiques simples ; texte intégral déposé sur HAL ; texte intégral
accessible par lien vers Arxiv. Héberge des portails génériques, thématiques ou institutionnels
ainsi que des « collections ».
Collection : sélection des documents qui seront déposés selon une démarche institutionnelle
ou thématique (pour une institution, une UMR, un laboratoire, une équipe). Des chercheurs
travaillant sur une même thématique et des aires géographiques différentes peuvent aussi
créer une collection pour donner plus de visibilité à un axe de recherche, ou à l’occasion
d’un colloque, par exemple. La page de consultation des données pourra être
personnalisée.
Portail : entrée spécifique permettant de mieux identifier une institution, une discipline, un
congrès, etc. Les dépôts dans un portail sont soumis aux mêmes règles que les dépôts
effectués directement dans le portail HAL générique ; la validation scientifique sommaire est,
par exemple, effectuée de la même façon et par les mêmes personnes et les documents se
retrouvent dans la même et unique base, celle du serveur HAL.
Un portail fonctionne comme une collection, mais avec des fonctions supplémentaires, par
exemple l’utilisation d’un nom de domaine propre dans son URL (http://hal-ens.archives-
ouvertes.fr/, portail de l’ENS) ou l’intégration d’un thésaurus pour les mots clés. Ainsi l’archive
ouverte de ParisTech regroupe les publications des membres du PRES ParisTech. Certaines
grandes écoles et certaines universités ont également des « collections ».
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Une collection permet d’agréger sur le critère de l’affiliation tous les dépôts faits dans un
portail HAL.
Un portail n’affiche que les documents qui ont été déposés depuis ce portail. Exemples de
portails : HAL-SHS, TEL (thèses et HDR), MediHAL pour les images scientifiques, HAL-INSERM ou
INRIA.
1.2.2. La voie dorée (Gold road)
« L’Open Access ». Mise en ligne d’articles acceptés par les comités de rédaction sur des
plateformes de revues scientifiques, librement accessibles. Préconisées par l’Initiative de
Budapest, les Revues alternatives doivent offrir un accès libre, en particulier d’entrave
technique, avec une mise en ligne immédiate. Il peut s’agir soit de la création de nouvelles
revues engagées dans le Libre Accès (PLOS) soit de revues existantes qui choisissent de
s’orienter vers cette voie. Ces revues proposent une validation par les pairs. Par ailleurs, le
principe est de ne pas facturer « l’abonnement ou l’accès, et se tourner vers d’autres
méthodes pour couvrir leurs frais ». C’est l’option choisie par les premiers éditeurs à proposer
leur collection en Libre Accès comme BioMed Central. L’idée - mise en place dès 2002 - est
de faire supporter les frais de publication aux auteurs ou à leurs institutions : on parle de
modèle « auteur-payeur » (l’auteur payant - ou son institution)
Accessibles via des portails tels que : Public Library of Science – PLoS (nativement Open
Access) ; Biomed Central, Hindawi Publishing Corporation (conversion complète en OA),
Persée et Revues.org (revues en SHS).
Liste dans le DOAJ Directory of Open Access Journals.
1.2.3. La voie « hybride »
Les éditeurs, en réaction à la montée des archives ouvertes, ont proposé un modèle alternatif
dès 2005 en proposant le modèle de « publication hybride ».
Le journal hybride est un journal électronique scientifique qui publie des articles en accès
gratuit et d’autres en accès payant (abonnement). Le choix du mode d’accès revient à
l’auteur et non à l’éditeur. L’éditeur, une fois un article accepté pour publication après la
phase d’évaluation par les pairs (peer review), donne le choix à l’auteur du mode d’accès
électronique. L’auteur décidant de publier en accès gratuit doit généralement payer un
droit (payé par l’institution ou un sponsor) pour couvrir les frais de la revue. En contrepartie,
l’éditeur met immédiatement l’article en ligne sur son site web. Les auteurs qui ne choisissent
pas le mode gratuit ne paient pas les frais de traitement, bien qu’ils puissent avoir à payer
des frais à la page et pour la couleur. Ils ne bénéficient pas d’une mise en ligne immédiate et
gratuite bien qu’ils puissent bénéficier d’un accès en ligne gratuit ultérieurement si la revue
propose un tel accès à ses numéros ayant une antériorité suffisante. Ce modèle est une
réponse sans risque des éditeurs commerciaux au développement du mouvement pour le
libre accès à l’information scientifique. En général, la revue n’accepte pas que les auteurs
conservent leur droit d’auteur (Copyright Transfer Agreement).
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Ce modèle suppose que les auteurs, leurs institutions ou les agences de recherche financent
en amont la mise en ligne d’articles mis en libre accès. Ils laissent le choix aux auteurs d’un
paiement en amont pour offrir un accès libre ou d’un accès classique par abonnement.
C’est Springer qui le premier, dès 2003, propose Open Choice, une option qui permet de
rendre un article librement accessible pour la somme de 3 000 $. N°2 mondial de l'édition
scientifique, il a lancé en 2010 SpringerOpen. Cette nouvelle ligne éditoriale est composée
uniquement de revues en Open Access diffusées sous Creative Commons. 12 nouvelles
revues OA viennent ainsi d'être lancées pour marquer la naissance de SpringerOpen.
Le site Sherpa/Romeo classe les revues de près de 2000 éditeurs suivant leur politique
éditoriale. Voir aussi le site Héloïse développé par le CCSD.
1.2.4. La voie platinium, ou le modèle freemium
Proposé par le Cléo, et son portail Openedition. Le principe est d’offrir des services de base
gratuitement (modèle « free »), tels que les pratique actuellement le site Revues.org. On
accède gratuitement aux contenus, directement proposés en ligne, en html. Seuls sont
facturés (modèle premium) les services proposés autour du texte, comme le téléchargement
d’une version pdf et les statistiques de consultation.
1.3. Impacts et bénéfices du libre accès
Pour les utilisateurs :
un accès libre, gratuit et rapide à des publications scientifiques de qualité
un moyen de suivre aisément l'actualité scientifique de l‘institution et d’accéder
facilement au texte intégral des publications au travers d’interfaces simples et
performantes
Pour les chercheurs et les institutions :
valorisation et diffusion accrues des résultats de la recherche, de tout type et
notamment des travaux comme les thèses, à la diffusion jusque là relativement
confidentielle
communication plus rapide entre pairs
les auteurs gardent leur droit sur leur travail
facteur d'impact accru pour les publications disponibles en libre accès sur Internet et
l’accès à de nouveaux indices bibliométriques = une plus grande citation des articles
OA, plus lus car plus visibles. D’après une étude menée par Alma Swan, directrice de
SPARC Europe, une thèse diffusée sur Internet a 250% de plus de chances d’être citée
en comparaison avec une thèse en papier.2 Les administrateurs d’Orbi ont observé
un phénomène comparable : le taux de citation va de 6 à 3 en 2009 dans Scopus,
2 SWAN, Alma (2010) The Open Access citation advantage: Studies and results to date.
Technical Report, School of Electronics & Computer Science, University of Southampton.
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selon que l’article est présent dans Orbi ou pas, et de 7 à 3.5 dans Web of Science en
2007-2011. De plus, un article disponible dans Orbi en accès ouvert est 30 fois plus
téléchargé qu’un article en accès restreint (limité à la communauté universitaire de
l’Université de Liège et accessible seulement sur demande aux autres).3
1.4. Conclusion
Développement continu du Mouvement Open Access qui suppose un investissement
important de la part chercheur, qui est à la fois auteur, éditeur et payeur. Ce nouveau
modèle n’est pas uniformément acquis et pose nombre de questions encore, ne serait-ce
que sur le plan juridique
Et finalement, bien qu’il y ait un réel enjeu « politique » derrière tout cela (à qui appartient la
recherche, aux auteurs ou aux éditeurs?) les différents modèles éditoriaux restent
complémentaires.
2. Dépôt et diffusion des thèses électroniques
2.1. Le cadre législatif
Dans le domaine spécifique des thèses, ce mouvement des archives ouvertes a trouvé en
France sa traduction, son fondement dans la loi et un nouvel essor à partir de 2006 par la
mise en place d’un cadre législatif incitatif qui a réformé la formation doctorale et le
traitement des thèses :
Arrêté du 3 septembre 1998 relatif à la charte des thèses
Arrêté du 7 août 2006 relatif à la formation doctorale
Arrêté modifiant l'arrêté du 6 janvier 2005 relatif à la cotutelle internationale de thèse
Arrêté du 7 août 2006 relatif aux modalités de dépôt, de signalement, de
reproduction, de diffusion et de conservation des thèses ou des travaux présentés en
soutenance en vue du doctorat - qui est venu modifier l’arrêté de 1985 qui décrivait
les modalités du dépôt uniquement « papier » à l’époque
L’arrêté du 7 août 2006 introduit la possibilité d’un dépôt sous forme électronique (Titre 3, art.
8 à 11) et laisse aux établissements le choix du type de dépôt, soit sur support papier, soit
sous forme électronique (procédures différentes).
Quelle que soit la forme retenue, le choix est exclusif et il n’est admis qu’une seule version de
soutenance, validée par un jury, corrigée sous 3 mois, sur un support de référence, selon les
spécifications de l’établissement et accompagnée de métadonnées (bordereau papier ou
électronique).
L’introduction du dépôt électronique illustre bien les préoccupations relatives à la valorisation
et à la diffusion en libre accès de ces travaux.
3 Chiffres communiqués par Paul Thirion, directeur des bibliothèques de l’Université de Liège,
lors de la Journée de l’open access organisée par le consortium Couperin les 24 et 25 janvier
2013.
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L’arrêté organise aussi le circuit en en définissant clairement :
Les objectifs : dépôt, signalement, conservation, diffusion qui prennent dans les
termes du décret un caractère obligatoire
Les acteurs :
Le doctorant, en tant qu’auteur de la thèse
les directeurs de recherche
Les écoles doctorales et services administratifs des établissements qui
encadrent la production du doctorant, authentifie le dépôt, signale et
diffuse ; l’établissement dans son ensemble définissant la politique de diffusion
de sa production scientifique, déterminant le site et les modalités de diffusion
exacte de ses thèses et accordant exceptionnellement une dérogation à la
publicité (la confidentialité, le retrait d’un contenu manifestement illégal, la
restriction du périmètre de diffusion à l’intranet, notamment pour des
questions de qualité)
Les bibliothèques et services de documentation, opérateurs techniques qui
assurent pour le compte des établissements, le traitement (signalement,
diffusion, conservation) des thèses
Les outils techniques mis en place au niveau national pour garantir un traitement
optimal et homogène de ces travaux avec notamment le rôle majeur joué
par l’ABES (agence bibliographique de l’enseignement supérieur) pour la
gestion centralisée et le signalement : applications SUDOC (catalogue
national)/ STAR (traitement des thèses) /portail national des thèses « theses.fr »
Et par le CINES (centre informatique national de l’enseignement supérieur)
pour la conservation
L’arrêté décrit le principe et les modalités du dépôt (les étapes, les exigences de forme) ainsi
que le traitement qui leur est ensuite réservé pour atteindre les objectifs recherchés et
synthétise la mission de diffusion des établissements en ces termes :
« Art.11 : Sauf dans le cas d'une clause de confidentialité, l'établissement de soutenance
assure en son sein l'accès à la thèse. La mise en ligne de la thèse sur la toile est subordonnée
à l'autorisation du nouveau docteur sous réserve de l'absence de clauses de
confidentialité. »
La diffusion est obligatoire à minima sur l’intranet de l’établissement, selon les règles de
communication des documents administratifs ; elle est opposable au docteur et à
l’établissement : la communication du document thèse au sein de l’établissement est de
droit.
Le texte de l’arrêté démontre clairement un souci de performance des services rendus à la
communauté scientifique : exhaustivité, accessibilité, authentification, pérennisation, rapidité
de traitement en dépit des difficultés nouvelles ou amplifiées d’ordre technique,
organisationnel, ou encore d’ordre juridique qui peuvent en découler.
2.2. Dépôt et diffusion des thèses en France : le circuit
Export vers TEL : uniquement pour les thèses accessibles sur internet et dans les établissements
ayant choisi d’activer cette passerelle. A Montpellier, l’UPV puis l’UM ont fait ce choix.
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Aujourd’hui, la quasi-totalité des établissements habilités à délivrer un diplôme de doctorat
est passée ou en train de passer au dépôt électronique.
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2.3. A Montpellier
Les universités de Montpellier ont fait partie de la première vague des établissements à opter
pour le dépôt numérique national des thèses, ce nouveau dispositif national de dépôt et de
diffusion des thèses sous une forme nativement numérique et non pas thèses papier
numérisées.
Un groupe de travail interuniversitaire, mené par la BIU, et faisant participer l’ensemble des
acteurs : ED, services administratifs, chercheurs et directeurs de thèses, partenaires (MED,
ADUM).
Les présidents des Université ont opté pour l’adoption uniforme du dépôt électronique au 1er
janvier 2010.
Sup’Agro puis l’ENSCM ont également fait ce choix, avec une mise en place un peu plus
longue.
Période de test et double dépôt pour quelques thèses 2009 puis 1er semestre 2010 :
implication progressive de tous les acteurs, passage en production courante et montée en
charge ; une mise en œuvre générale effective à l’été 2010 pour tous les UFR. Le circuit est
tout à fait bouclé depuis le début 2011.
2.4. Intérêt de la valorisation spécifique des thèses
Au sein des productions de l’IST il est en effet apparu essentiel de valoriser particulièrement la
thèse en tant que document riche d’informations scientifiques originales, de lui redonner une
place majeure dans le parcours scientifique et professionnel du chercheur comme une
étape vers ou à côté d’autres types de production, dans la mesure aussi où elles entrent
pleinement en ligne de compte dans l’évaluation de l’activité de recherche des universités.
Une meilleure visibilité pour une production scientifique riche mais difficilement
accessible jusque là (thèse papier, conservée uniquement dans la bibliothèque de
l’université de soutenance, n’est consultable ailleurs que sous forme de microfiches
ou via le prêt entre bibliothèques).
L'harmonisation des pratiques déjà existantes, en garantissant la qualité du
référencement
La pérennité des données (souci de préservation)
Une meilleure protection des auteurs contre le plagiat, du fait de cette meilleure
visibilité. Le document source étant largement accessible, son antériorité est
déterminée et le plagiat peut être plus facilement révélé.
Un tremplin ou une alternative à l’édition
Les réticences vis-à-vis de la diffusion sur Internet tiennent en grande partie à la crainte du
plagiat et de la demande d’exclusivité formulée par les éditeurs potentiels de la thèse.
En ce qui concerne le plagiat : Certes, le format numérique des travaux (et des thèses en
particulier) et leur large diffusion sur internet multiplient les risques de dépossession des
œuvres, de copie et de plagiat. Mais le problème n’est pas nouveau et le caractère
relativement confidentiel des thèses papier pouvait d’une certaine manière favoriser ces
pratiques et leur assurer une certaine impunité. Au contraire, une diffusion sur Internet permet
BIU Montpellier 14
d’identifier plus facilement les éventuels plagiats et de les prouver, l’auteur se voyant
reconnaître l’antériorité de l’œuvre (sans parler des logiciels anti-plagiat qui fonctionnent sur
la base d’une source attestée). Les récents déboires de ministres du gouvernement allemand
le prouvent : Karl-Theodor zu Guttenberg, ministre de la défense, a soutenu sa thèse en 2007
et a été accusé de plagiat en 2011 ; le plagiat qui entache la thèse d’Annette Schavan,
ministre de l’éducation et de la recherche, a attendu près de 30 ans avant d’être révélé
(soutenue dans les années 80, annulée en février 2013). De même, la présente formation a
été très largement copiée sur celle créée par la précédente responsable du circuit des
thèses électroniques à la BIU. Comme les notes accompagnant sa présentation n’ont pas été
mises en ligne, ce plagiat éhonté peut passer à peu près inaperçu et sera difficilement
prouvé. En revanche, si elles avaient été diffusées, il aurait été très facile de dévoiler la
supercherie.
L’attitude des éditeurs envers la diffusion en ligne est ambiguë : s’ils demandent
fréquemment que la thèse dont ils publieront la version remaniée ne soit plus visible sur
Internet, ils commencent souvent à faire de la veille sur les plates-formes de diffusion des
thèses (comme TEL). Certains docteurs se voient ainsi proposer des publications grâce à leur
présence en ligne. De toute manière, comme ils peuvent restreindre à tout moment le
périmètre de diffusion de leur thèse, la mise en ligne initiale de la thèse ne saurait être un
handicap. En revanche, si la thèse ne trouve finalement pas d’éditeur, sa diffusion en ligne
peut être une manière de la rendre visible.
2.5. Où trouver des thèses en libre accès ?
2.5.1. Le dispositif national français
Un mouvement national et international qui concerne aujourd’hui tous les établissements
habilités à délivrer le doctorat en France.
Dispositif ‘ STAR’ (passage au dépôt électronique) prévu par arrêté de 2006 : intégration au
dispositif qui s’est substituée ou qui s’est réalisée de façon concomitante à la mise à
disposition des thèses papier numérisées (rétrospectif), avec constitution d’archives ouvertes
institutionnelles.
2.5.2. Principales archives institutionnelles en France
De nombreuses universités, grandes écoles ou grands établissements habilités à délivrer le
diplôme de doctorat, mettent en ligne les thèses soutenues en texte intégral, par le biais
d’une archive institutionnelle, qui peut s’ouvrir à d’autres productions que les thèses.
Catalogue des thèses de la Bibliothèque inter-universitaire de santé : signale toutes les
thèses de doctorat de médecine-odontologie-biologie soutenues à l’Université Paris
Descartes, ainsi que tous les thèses de doctorat, d’exercice et mémoires d’études de
santé déposés dans des archives ouvertes (TEL, Dumas – archive ouverte de mémoires
de HAL, site de l’Union régionale des médecins libéraux d’Île de France, etc.).
Cither (Consultation en texte Intégral des THèses en Réseau) : diffusion des thèses
électroniques de l’INSA de Lyon
BIU Montpellier 15
Thèses électroniques de l’Université de Lyon 2- Cyberthèses : un dispositif de
publication et de diffusion en ligne des thèses initié en 1998 par les Presses de
l’Université de Montréal4 et l’Université Lumière Lyon 2 avec le soutien du Fonds
Francophone des Inforoutes, et adopté, par la suite, par plusieurs établissements
francophones d’enseignement supérieur. Il s'est transformé au fil des ans en un
programme international de coopération entre les universités de Lyon, Montréal,
Genève, Santiago du Chili, Dakar, Tananarive et la société SILECS. Le "réseau
Cyberthèses" regroupe aujourd'hui de nombreuses institutions, francophones ou non,
à travers le monde.
Thèses soutenues à l’Université de Poitiers (Upthèses) depuis le 1er janvier 2008
INRP (Institut National de la Recherche Pédagogique) : signalement quasi-exhaustif
des thèses soutenues en France depuis 2003 dans les domaines de l’éducation et de
la formation
Thèses en ligne soutenues à l’Université de Limoges depuis 2003
(http://epublications.unilim.fr)
ORI-thèses : Thèses électroniques de l’Université des Sciences et Technologie de Lille
(thèses soutenues à Lille 1depuis 2000, HDR et DSR depuis 2001, thèses électroniques
de l’Ecole centrale de Lille)
Erasme: texte intégral des thèses soutenues à l'Institut National Polytechnique de
Toulouse
OATAO : archive ouverte institutionnelle des établissements du PRES de Toulouse
Pastel : service de thèses en ligne de ParisTech
PETALE : plateforme de diffusion des thèses et mémoires numériques des universités de
Lorraine
Theoreme : archive ouverte de l’Université de Valenciennes, qui diffuse actuellement
les thèses de doctorat de l’Université.
Ces archives institutionnelles peuvent être hébergées par HAL, par le biais de portails
spécifiques thématiques, institutionnels, génériques, ou de collections.
Il faut également signaler deux « antennes » de HAL :
TEL (Thèses En Ligne): le CCSD (Centre pour la Communication Scientifique Directe) a mis en
place la plateforme HAL (Hyper Article en Ligne). TEL est un environnement particulier de HAL
destiné à l'auto-archivage en ligne des thèses et HDR de façon à rendre rapidement et
gratuitement disponibles ces documents scientifiques. Toutefois, les institutions peuvent aussi
être déposantes dans TEL pour le compte des auteurs. Les modalités techniques de cette
diffusion sont extrêmement simples puisque complètement intégrées au fonctionnement des
applications de gestion nationale des thèses (STAR), la diffusion institutionnelle s’associant
dans ce contexte aux initiatives d’auto-archivage. Au départ, cette possibilité avait été
écartée à Montpellier à cause de l’impossibilité de retirer un dépôt, ce qui est contraire à
notre contrat de diffusion et à la souplesse que l’on a souhaité donner en la matière
(notamment dans le cadre de stratégies éditoriales). Aujourd’hui, une inflexion de la politique
4 L’Université de Montréal est une des 4 universités de la ville de Montréal, avec l’Université du
Québec à Montréal (UQAM), Concordia, McGill.
BIU Montpellier 16
du CCSD lève cette contrainte et permet le retrait dans le cas des dépôts effectués par les
établissements de soutenance (et uniquement dans ce cas). D’où la décision de l’UM3 (oct
2011) puis de l’UM1 et UM2 (2014) de diffuser automatiquement dans TEL toutes les thèses
internet de ces établissements.
Dumas (Dépôt Universitaire de Mémoires Après Soutenance) : base d’archives ouvertes de
travaux d’étudiants niveau bac+4 et 5 validés par un jury. L’objectif est de « valoriser les
activités pédagogiques et de préparation à la recherche des établissements
d'enseignement supérieur ». Ce n’est pas une base d’auto-archivage. Le dépôt se fait après
la soutenance et sous la responsabilité de professionnels de la documentation ou
d’enseignants.
ISIDORE est une plateforme de recherche permettant l'accès aux données numériques des
sciences humaines et sociales (SHS). Ouverte à tous et en particulier aux enseignants,
chercheurs, doctorants et étudiants, elle s'appuie sur les principes du web de données et
donne accès à des données en accès libre (open access). ISIDORE est une réalisation du très
grand équipement ADONIS (CNRS) et mise en œuvre par le centre pour la communication
scientifique directe (CCSD/CNRS).
Thèses.fr : réalisation de l’Abes. Alimenté par les données de Star (qui abrite les métadonnées
des thèses de doctorat des établissements passés au dépôt électronique) et de Step (qui
abrite les métadonnées des thèses de doctorat en préparation dans les établissements ayant
intégré le dispositif Step). Thèses.fr signale donc les thèses en préparation et les thèses
soutenues et déposées sous format numérique, et donne accès au texte intégral de ces
thèses lorsque leur auteur a opté pour la diffusion sur internet (lien vers les archives
institutionnelles).
2.5.3. A l’étranger
Thèses francophones :
Belgique: BICTEL répertoire de publications électroniques (thèses et e-prints) des
universités de la communauté française de Belgique : http://www.bictel.be/
Suisse : RERODOC - bibliothèque électronique du réseau RERO (réseau de suisse
romande) comportant livres, thèses, mémoires...en texte intégral : https://doc.rero.ch/
Archive ouverte UNIGE : Université de Genève (depuis 2000) : https://archive-
ouverte.unige.ch/
« Theses Canada » Catalogue global des thèses et mémoires réalisés dans les
universités canadiennes :
http://www.bac-lac.gc.ca/fra/services/theses/Pages/theses-canada.aspx
« Papyrus » (Université de Montréal) : https://papyrus.bib.umontreal.ca
« Archimède » (Université de Laval, Québec) : thèses et mémoires rédigés et déposés
sur support électronique depuis 2002 : http://theses.ulaval.ca/archimede/
Thèses européennes :
EThOS (British Library - Royaume-Uni) : http://ethos.bl.uk
DIVA (Scandinavie) : base comportant les thèses et travaux de recherche de 28
universités scandinaves : http://www.diva-portal.org
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NARCIS (Pays-Bas) : http://www.narcis.nl
TESEO (Espagne) : https://www.educacion.gob.es/teseo
DART-Europe (plus de 580.000 thèses en texte intégral, issues de 28 pays européens) :
http://www.dart-europe.eu
Dans le monde:
NDLTD: Networked Digital Library of Theses and Dissertations : http://www.ndltd.org/
Cybertesis: portail de thèses soutenues en Amérique Latine :
http://www.cybertesis.info/
3. Le circuit des thèses à Montpellier
3.1. Calendrier et procédures
ADUM
https://www.adum.fr/index.pl
Lors de l’inscription en doctorat
Inscription obligatoire dans l’ADUM
=> attestation d’inscription, à imprimer, et remettre à l’Ecole doctorale avec les autres
documents administratifs.
L’inscription dans l’Adum est validée lorsque l’inscription est achevée par l’Ecole doctorale.
On peut mettre à jour les informations signalées dans l’Adum à tout moment.
La fiche Adum représente un CV que des employeurs potentiels peuvent consulter. Une mise
à jour soigneuse est donc recommandée à chaque réinscription.
2 mois avant la soutenance : enregistrement de la soutenance
Enregistrement dans l’Adum de la date et des détails de la soutenance (noms et
coordonnées des rapporteurs, membres du jury), projet professionnel, date de disponibilité
pour un emploi.
=> Annexe A ou 1 – Proposition rapporteurs, à imprimer, faire signer par le directeur de thèse
et par le directeur de l’école doctorale
=> Annexe B ou 2 - Proposition membres du jury "provisoire" » à imprimer et à remettre à
l’école doctorale
=> Attestation d’enregistrement ADUM à imprimer et à signer, à remettre à l’école doctorale
(récapitulatif mis à jour avec la date de soutenance)
3 semaines avant la soutenance (au plus tard) : 1er dépôt
Dépôt du fichier (en pdf) de la thèse
Renseignement des informations sur la thèse (ou métadonnées : directeur(s) de thèse,
rapporteurs, membres du jury, titre, mots clefs, résumé – 4000 caractères maximum espaces
compris, en français et en anglais au minimum) et du contrat de diffusion (sur internet ou pas,
BIU Montpellier 18
droit de reproduction ou pas, période de confidentialité ou pas)
=> Annexe B - Proposition de membres du jury, imprimer, faire signer par le directeur de
thèse, et par le directeur de l’école doctorale
=> Certificat de conformité avec la version de soutenance à imprimer en deux exemplaires, à
signer
=> Contrat de diffusion à imprimer en deux exemplaires et à signer
=> Attestation d’enregistrement ADUM à imprimer et à signer
Tous ces documents sont à remettre au secrétariat de l’école doctorale pour validation puis
au service scolarité 3ème cycle de l’établissement pour l’accord final de soutenance
3 mois maximum après la soutenance : 2e dépôt
Dépôt du ou des fichiers définitifs (en pdf) de la thèse, avec les éventuelles corrections
demandées ou recommandées par le jury
=> Attestation de dépôt, certificat de conformité avec la version de soutenance et les
corrections éventuellement demandées par le jury à imprimer en deux exemplaires, signer et
transmettre au service scolarité 3ème cycle de l’établissement qui pourra alors éditer
l’attestation de diplôme dans l’attente du diplôme papier définitif signé par le rectorat et le
chef d’établissement.
3.2. Précisions
3.2.1. Un ou plusieurs fichiers ?
Déposer plusieurs fichiers si la version d’archivage (identique à la version de soutenance,
avec les éventuelles modifications) est différente de la version de diffusion. La version de
diffusion peut différer de la version d’archivage si le doctorant tient à protéger son fichier
contre les copies (avec un logiciel de DRM), car le fichier d’archivage est impérativement un
fichier ouvert et non protéger. Elle peut également différer si l’auteur n’a pas obtenu le droit
de citer ou de reproduire certains éléments dans sa thèse (illustrations ou articles, par
exemple).
3.2.2. Les contrats de diffusion
Une des caractéristiques de la procédure de dépôt des thèses est la forte contractualisation
et l’importance de l’encadrement administratif qui va déboucher sur l’obtention du diplôme
et la validation du document thèse.
La mise en ligne de la thèse sur le serveur de l’université doit faire l’objet d’un contrat de
diffusion entre l’université et le doctorant.
Les universités rédigent leurs propres contrats en respectant les grandes lignes définies dans la
charte des thèses.
Les objectifs sont détaillés en préambule : « faciliter l'accès au savoir, de favoriser les
opportunités de contacts et d’échanges entre les auteurs de thèses et tous les membres des
BIU Montpellier 19
communautés scientifiques et de contribuer tant à la renommée de l'auteur qu'à celle du
travail qu’il a réalisé dans le cadre de l’Université »
L’auteur prend l’engagement personnel que la version diffusée est compatible avec les
droits de propriété intellectuelle. Le contrat engage aussi l’établissement.
Les principaux articles :
Article 3 "Droits conférés à l'université"
La diffusion sur l’extranet est rappelée comme allant de soi
Cession des droits de représentation et de reproduction nécessaire à la diffusion sur internet :
Permet au docteur d'étendre la diffusion de sa thèse sur internet, sachant que la diffusion
intranet/extranet (réservée à la communauté universitaire de l'établissement de soutenance)
est obligatoire (arrêté de 2006) et sera effective par défaut, sur le portail institutionnel BIU. La
diffusion sur internet implique que l'auteur cède à l'établissement, au travers du contrat, le
droit d'exploitation de son œuvre et en particulier son droit de représentation.
Cession des droits d’impression et de copie sur tous supports
Renvoie au droit de reproduction de l'œuvre qui sera consultée : en effet, l'auteur peut
autoriser que la thèse soit consultable sur internet et, en même temps, refuser (ou autoriser)
qu'on la réutilise ou qu'on l'exploite sous un autre support (photocopies, téléchargement...). Il
est tout à fait libre de signifier qu'il ne souhaite pas accorder ce droit à l'établissement
comme à toute personne consultant sa thèse. L'établissement (la bibliothèque) a l'obligation
et signale effectivement (cf la notice de la thèse sur le portail BIU) si cette réutilisation est
autorisée ou non. Cependant, s'il répond "non", et comme le précise le contrat de diffusion à
l'article 3 : "il est entendu que l'auteur fera son affaire de la protection technique de son
document". C'est-à-dire que l'établissement / la bibliothèque ne procèdera à aucune
manipulation technique pour empêcher la réutilisation. C'est en somme à l'auteur de
verrouiller son pdf.
Rappel : Il ne faut en aucun cas verrouiller la version complète destinée à l'archivage, sous
peine de le rendre impossible. C'est uniquement la version de diffusion qu'il faut verrouiller.
C'est un cas qui justifie donc que le doctorant produise une version de diffusion. La version de
diffusion qui sert à expurger la thèse des parties tendancieuses au niveau des droits d'auteur,
parties que l'auteur n'est pas libre de diffuser sans autorisation ou sans condition, permet aussi
de produire un document conforme à la version archivée mais
Art 4 : Clause de confidentialité
Tout ou partie d’une thèse peut être soumis à une clause de confidentialité. La demande de
confidentialité peut émaner du doctorant lui-même ou de son jury. Le caractère confidentiel
d’une thèse est établi par le Président ou le Directeur de l’établissement.
La thèse confidentielle n’est pas reproduite, et n’est pas communiquée. Le caractère
confidentiel d'une thèse doit avoir une durée limitée (16 ans maximum) – et raisonnable
proportionnées au motif. Les thèses confidentielles (et sa durée) sont signalées dans le Sudoc
par la bibliothèque de l'établissement de soutenance. La mention de confidentialité est
portée sur la notice descriptive du document. La diffusion ne sera effective qu’au terme de
la période. >>Code du patrimoine, loi du 15 juill.2008
Art 5 : Remise de la thèse
Rappel des modalités : conformité du dépôt et possibilité d’une version de diffusion
BIU Montpellier 20
Art 6 : Présentation
Les préconisations formelles de l’établissement à respecter (c’est une obligation et un
engagement)
Art 8 : Non exclusivité
Le doctorant peut également mettre en ligne librement sa thèse sur une plate-forme
d’archive ouverte, comme TEL et en disposer pour tout autre usage y compris de valorisation
commerciale (ce qui n’est pas incompatible). L’auteur conserve tous ses droits.
Art 9 : Garantie d’éviction
Engagement fort de l’auteur sur le respect de la PI. L’établissement, que l’on peut considérer
comme l’hébergeur de la thèse, n’est pas responsable au premier chef du contenu qu’il met
en ligne (mais il y a bien co-responsabilité juridique du docteur et de l’établissement
diffuseur)
Art 10 : La suspension de la diffusion par l’établissement au motif du caractère
manifestement illicite du contenu de la thèse
Art 11 : Moyens techniques de diffusion
L’établissement s’engage à mettre en œuvre les moyens d’hébergement et de diffusion,
sécurisés et fiables
Art 12 : Possibilité de désistement ou droit de retrait
Restriction du périmètre de diffusion à l’intranet ou révocation de l’autorisation de
reproduction (en particulier dans le cas où un éditeur exigerait le retrait de la thèse
d’internet). Possibilité d’élargir aussi le périmètre.
3.3. Points de vigilance
La cession des droits de diffusion à l’établissement prévue au contrat n'est pas exclusive
(l'auteur reste parfaitement maître de la diffusion de son œuvre et peut recourir à l’auto-
archivage ou l’auto-publication sur un autre portail ou site). Elle n'est pas non plus définitive
car l’auteur reste maître de décider, a posteriori, de modifier en le demandant formellement
à l'établissement (par l’envoi d’un courrier recommandé avec accusé de réception à
l’Université, cf. Contrat - Art 12 : Désistement). Attention : cette décision ne peut pas intervenir
entre le 1er et le 2d dépôt. La diffusion initiale de la thèse sera conforme aux termes du
contrat de diffusion signé avant soutenance. Le 2d dépôt dans l’ADUM ne s’accompagne
pas d’une éventuelle modification des engagements pris par l’auteur avant soutenance.
Le jury et le président de l’établissement peuvent décider de restreindre le périmètre de
diffusion choisi par le docteur à l’intranet/extranet (validé par le président de l’Université). En
théorie, il est admis que cette décision est motivée par la qualité insuffisante de la thèse,
indigne d’une diffusion si large. Dans les faits, il semblerait que la restriction décidée par le
jury ne soit pas toujours liée à l’absence de qualité.
En dépit de ce qui a pu motiver le passage au numérique et des avantages de la diffusion
internet, on fait le constat d’une proportion encore très importante de thèses
intranet/extranet, toujours majoritaire dans certains établissements. Cela signifie,
concrètement, que ces thèses ne sont accessibles que sur le campus de l’établissement ou à
BIU Montpellier 21
sa communauté universitaire. Elles ne pourront, en l’état actuel des choses, être diffusées à
l’extérieur par le biais du prêt entre bibliothèques, comme c’était le cas avec les thèses
imprimées. Les bibliothèques ont reçu, depuis le passage au dépôt électronique, de
nombreuses demandes de PEB sur ces thèses, demandes auxquelles elles n’ont pu répondre.
On peut craindre que ces thèses seront, par conséquent, moins connues, moins citées et
que, paradoxalement, la primauté de certaines idées, approches ou hypothèses ne sera plus
prise en considération si le contenu de ces thèses n’est pas publié rapidement sous une autre
forme (livres, articles). Vaut-il mieux être ignoré que copié ?
A contrario, les thèses diffusées sur Internet ont une visibilité plus grande, et une audience
amplifiée grâce à l’insertion de ces travaux (signalement et liens vers le texte intégral) au sein
de portails internationaux ou d’autres plateformes de diffusion et d’archives ouvertes ou
méta-catalogues (DART, OAIster).
3.4. Implications et responsabilités des acteurs
Les interlocuteurs dans le cadre de la procédure administrative de soutenance de thèse :
L’Ecole doctorale
La direction de la recherche et des études doctorales de l’établissement (bureau ou
service des thèses)
L’Association « Contact », qui administre l’ADUM (Annuaire des doctorants et docteurs
des Ecoles Doctorales de l’Académie de Montpellier) : http://www.adum.fr/adum
La bibliothèque
Le circuit repose sur :
Doctorant : enregistrement auprès des ED et sur l’ADUM ; vérification des aspects
juridiques / obtention des autorisations pour la réutilisation de ressources tiers ; édite
les différents documents administratifs et contractuels établissant la cession des droits
de diffusion à l’établissement, le choix périmètre de diffusion et licences d’utilisation ;
puis il effectue les dépôts certifiés conformes de sa thèse sur l’ADUM
Ecoles doctorales (toutes les ED des universités de Montpellier+Sup’Agro+ENSCM) :
encadrement pédagogique et scientifique (formation, information); organisation de
la soutenance, réception, contrôle et validation des dépôts
Services administratifs : sont chargés de l’organisation et suivi administratif – réception
de l’attestation de conformité du dépôt définitif, enregistrement du procès verbal du
jury et de la décision du président ; délivrance du diplôme
En termes de responsabilité :
En tant qu’auteur, le doctorant est responsable du contenu de sa thèse avant sa mise
en ligne (notamment, garanties juridiques en vue de la diffusion).
La responsabilité de la validité et de la conformité du dépôt ainsi que du circuit
administratif (délais, documents) relève des ED et des services administratifs.
La BU est un opérateur technique
Réception et contrôle technique du dépôt (info au 1er dépôt, suivi, puis travail effectif
à compter du 2e dépôt)
BIU Montpellier 22
Contrôle de cohérence des données et des documents reçus,
Contrôle de conformité technique des documents et de leurs métadonnées (forme et
format) en vue de l’archivage comme de la diffusion
Garante de la qualité du référencement, archivage pérenne, et maintient
l’infrastructure de la diffusion
Rôle de conseil, formation auprès des doctorants
4. Document thèse : consignes formelles et préconisations techniques
4.1. Principales consignes formelles pour le document
Récapitulées sur le site theses-en-ligne.fr (> Introduction > Un dispositif spécifique > La
rédaction du document thèse)
Structure rédactionnelle conforme aux recommandations de l’établissement mais fortement
inspirées de normes nationales :
prévue dans le Code de l’Education + engagement par contrat (art 6)
Norme AFNOR Z 41006 « présentation des thèses et documents assimilés »
Objectifs de ces consignes :
Assurer une certaine cohérence de présentation des thèses au plan national
Favorise une meilleure appréhension du document numérique, améliore son
signalement et sa consultation en ligne
Elles doivent être respectées dès le premier dépôt électronique.
Depuis le 1er septembre 2013, couverture de thèse obligatoire pour tous les établissements
d’enseignement supérieur de Montpellier et Perpignan : voir sur le site du collège doctoral
(http://collegedoctoral.pres-suddefrance.fr/)
4.2. Détail des consignes formelles
4.2.1. Langue de rédaction
En langue française sauf exception de cotutelle internationale.
La rédaction en langue étrangère, souvent en anglais, est possible exceptionnellement ; le
manuscrit en anglais doit être accompagné d’un long résumé « substantiel » en français de
10 pages au moins (voir 30p.) ; dans le cas de co-tutelle, si la thèse est en français, un résumé
substantiel dans l’autre langue doit être également produit. Ce résumé doit être intégré à la
thèse (il est préférable de ne pas en faire un fichier à part pour le dépôt).
BIU Montpellier 23
4.2.2. Structure générale
Pour le document numérique et la navigation, il est préférable de modifier l’ordre habituel
(version papier) des parties du document.
Objectif : mettre le plus près possible des premières pages affichées du document numérique
visualisé :
résumé, mots clés : ils ne sont plus sur une 4e de couverture
table des matières ou sommaire. On considère classiquement qu’un sommaire est
moins précis qu’une table des matières. D’où une structure possible : sommaire en
début de document et table des matières complète en fin de document
Éviter les pages blanches.
Ordre à respecter :
Page de titre
Pages liminaires
Table des matières complète (toutes les sections, annexes comprises avec numéros
de page). La table des matières peut être suivie de tables particulières : tableaux,
figures, illustrations…
Corps de la thèse
Annexes
Bibliographie (voir notamment le Guide pour la rédaction... §7 pour quelques
exemples de présentation).
Tables et index spécifiques
Pour le corps du document :
Utiliser un en-tête et un pied de page
Numérotation des pages impérative, elle commence dès la page de titre et englobe
la totalité des annexes
Interlignes simples
Texte justifié
Police : 12 points en moyenne, les plus utilisées = Times New Roman, Verdana ou Arial.
Privilégier la lisibilité et la simplicité. Attention : pour la compatibilité entre les différents
logiciels et la garantie à long terme de la lisibilité de votre document, il est conseillé
d'utiliser des polices avec un encodage Unicode. C'est le cas pour les principales
polices courantes mais c'est beaucoup plus délicat si vous devez utiliser des
caractères spéciaux. La police Symbol de Word par exemple n'est pas Unicode, il est
donc préférable de l'éviter. Vous trouverez sur la page « Caractères spéciaux » de
l'Université de Lyon 2 quelques polices utiles et compatibles (grec, hébreu, chinois
etc).
BIU Montpellier 24
4.2.3. La page de titre
Eléments obligatoires sur la page de titre :
Les logos du collège doctoral et de l’établissement de soutenance (ou des
établissements en cas de cotutelle)
le nom de l’établissement de soutenance (ou des établissements en cas de cotutelle)
le nom de l’école doctorale
l'intitulé de l'unité ou du laboratoire où la thèse a été préparée
le type de doctorat
la discipline (catégorie CNU si possible),
les noms et prénoms de l'auteur (avec les accents) : le nom patronymique, suivi
éventuellement du nom d’usage, qu’il résulte du mariage ou de la filiation. Pour qu'il
n'y ait pas de confusion possible entre les noms et prénoms de l'auteur, les noms sont
en majuscules, les prénoms sont en minuscules
le titre de la thèse
la date de soutenance
composition du jury : les noms, prénoms, fonction des membres (noms en
majuscules, prénoms en minuscules)
4.2.4. Les pages liminaires
Les pages liminaires suivent la page de titre et précèdent la table des matières. Outre les
éléments obligatoires ci-dessous, elles peuvent contenir une dédicace, une épigraphe, des
remerciements.
Eléments obligatoires :
le résumé en français et en anglais. Les résumés doivent, chacun, comporter au
maximum 1700 caractères, espaces compris. Ils doivent être précis et permettre de
comprendre comment le sujet est abordé. Ils sont distincts du résumé substantiel en
français nécessaire dans le cas d’une thèse en cotutelle, si la langue de la thèse n’est
pas le français ; le résumé en anglais permet un meilleur signalement de la thèse dans
des bases de données internationales
le titre en anglais
les mots clés en français et en anglais. Le doctorant choisit les mots clés en fonction
de la terminologie en vigueur dans sa discipline. La bibliothèque universitaire peut
également aider l'auteur à les définir. Elle mettra les mots choisis par l’auteur en
cohérence avec les vocabulaires en usage dans les catalogues collectifs (8 mots-clés
possibles, précis et significatifs)
l'intitulé et l'adresse de l'unité ou du laboratoire où la thèse a été préparée; le nom de
l'entreprise dans le cas d'un partenariat industriel.
BIU Montpellier 25
4.3. Préconisations techniques
Exigences techniques :
Un format pdf conforme et valide : vérifiez la conformité et la validité du fichier avec
« FACILE » (facile.cines.fr): outil de validation Jhove 1,1 protocole de validation
développé par l’Université de Harvard (la garantie de l'archivage à long terme des
documents numériques repose sur des préconisations techniques strictes du format
PDF, le fichier PDF (d'archivage) que vous déposerez doit donc passer le test
« FACILE »)
Poids : s’il dépasse les 50 Mo (cf. 80Mo : limite conseillée pour le dépôt sur TEL),
préférer deux fichiers (thèse / annexes, par exemple)
Nommage des fichiers : [année]_[NOM]_[type de fichier]
Ex. : « 2015_DUPONT_arch.pdf » , « 2015_DUPONT_diff .pdf»
« 2015_DUPONT_annnexes_arch.pdf »
Fichiers non sécurisés pour l’archivage : éviter d'appliquer des protections (interdiction
de copie, de modification, protection par mot de passe etc) sur cette version. Dans
certains cas, les bibliothèques prendront contact avec vous si elles rencontrent des
problèmes à cette étape.
Recommandations :
Ne préparer vos fichiers pour le dépôt qu'au terme de votre rédaction : il est souvent
plus pratique et efficace de travailler avec plusieurs fichiers (par chapitre par
exemple), la fusion ne devant intervenir qu'au terme de la rédaction.
Mettre à jour sur le fichier final les éléments automatiques comme les tables (des
matières, des illustrations) et les index. Cela suppose cependant que votre document
soit 'stylé' (voir plus bas).
Ne générer la version de diffusion qu'à partir de la forme définitive de votre
document. A la place des œuvres supprimées, indiquer explicitement "Œuvre non
reproduite par respect du droit d'auteur" en conservant l'espace initiale pour ne pas
trop modifier la pagination générale. Puis mettre à jour les tables et index.
4.4. Les versions de la thèse
Comment se matérialise la version « partielle » de diffusion ?
Pour la version partielle de diffusion, certaines parties soumises à droits d’auteur ou
confidentielles pour lesquelles le doctorant ne dispose pas des droits doivent être exclues ou
apparaître sous une forme dégradée. Il est recommandé dans ce cas de substituer à l’image
problématique une légende du type « Œuvre/schéma/photographie… non reproduite par
respect du droit d’auteur ».
Dans la mesure du possible, conserver une pagination comparable entre les deux versions
(archivage/diffusion) ainsi que la mise en page, les encadrés et la taille de l’emplacement
initial.
BIU Montpellier 26
Les figures sont numérotées, légendées ; elles portent nécessairement l’indication de la
source. L’ensemble de ces éléments est repris dans la table des illustrations.
Exemple :
Lorsqu’il s’agit d’œuvres tiers mais aussi de travaux, d’articles publiés dont vous êtes auteurs
ou co-auteurs, il convient de vérifier les termes du contrat passé avec l’éditeur ou, à défaut,
les conditions imposées par les éditeurs pour la mise en ligne. On peut les trouver sur les sites
suivants :
http://www.sherpa.ac.uk/romeo, qui recense la plupart des politiques pratiquées
pour les principaux éditeurs (anglo-saxons surtout).
http://heloise.ccsd.cnrs.fr/ (éditeurs essentiellement francophones)
http://www.accesoabierto.net/dulcinea/ (pour les revues scientifiques espagnoles)
Remarque : Les revues scientifiques et éditeurs commerciaux ne disposent que des droits que
les auteurs leur ont cédés explicitement par contrat écrit.
Pour résumer (et c’est une conséquence du développement de l’Open access…), dans de
nombreux cas, le pdf éditeur, avec son logo et sa mise en forme, ne peut être utilisé
librement par l’auteur. Mais, en général, sauf interdiction explicitement mentionnée dans le
contrat, l'éditeur permet l'utilisation (au sein de la thèse pour une diffusion en ligne à partir
d'une plateforme institutionnelle) du pre-print, c’est-à-dire de la dernière « version auteur »
avant corrections et mise en forme (feuille de style) de l’éditeur - l'intervention des referees et
de l'éditeur, ou le post-print (ie final draft post-refereeing).
Actuellement, 93% des revues autorisent l’auto-archivage dont 63% autorisent l’auto-
archivage des post-prints. Dans Sherpa/RoMEO, les éditeurs qui acceptent le dépôt des pré-
publications sont identifiés par les couleurs jaune et verte. Les éditeurs qui acceptent le
dépôt des post-publications sont identifiés par les couleurs bleue et verte. Enfin, les éditeurs
qui autorisent le dépôt des pré et post-publications sont dits "verts" ou "Green".
BIU Montpellier 27
Si l’on se trouve dans ce cas général, il est donc conseillé de produire une version diffusable
en substituant au pdf éditeur une version de l’article autorisé, sur le modèle présenté ici :
Ici, le pdf de l’article tel que publié chez Springer pour la version complète / le pré-print pour
la version de diffusion
Mais il est possible de faire uniquement figurer le pré-print, auquel cas, s’il n’y a pas d’autres
sujets de litige, une seule version complète de la thèse suffit.
En tout état de cause, en cas d’insertion d’une version diffusable de la ressource, il y a
obligation de mentionner la source : l'éditeur, l'url de son site web, le DOI de l'article (Digital
Object Identifier : numéro unique d'identification de la version électronique, du type 10.xxxx ),
le périodique de publication (ou de soumission).
Autre exemple de très bonne pratique, la thèse de C. Leroy, soutenue en 2010 Montpellier 1
en biologie :
Version complète : article en collaboration avec 8 co-auteurs présenté sous la forme
pdf éditeur (Cancer Research 2009)
Version partielle : à la place : le même article, dans sa version pré-print, déposé
préalablement dans HAL (n°HAL, version1, date) + mention de la publication sous la
forme suivante :
« Author manuscript, published in "Cancer Research 69, 6 (2009) 2279-86" DOI :
10.1158/0008-5472.CAN-08-2354 » (p. 91)
BIU Montpellier 28
5. Contacts et informations
5.1. Contacts pour le depôt électronique
Les écoles doctorales et services des thèses pour les questions relatives à la conformité du
dépôt et à la procédure administrative.
Les bibliothèques pour les questions techniques (hors ADUM) :
Ex-UM1 : [email protected]
Ex-UM2 : [email protected]
UPV : [email protected]
Montpellier Sup’Agro : [email protected]
ENSCM : [email protected]
5.2. Documentation
Sur le dépôt électronique :
http://theses-en-ligne.fr: on y trouvera notamment les présentations des différentes formations
assurées par la BIU et la MED.
Adum : https://www.adum.fr/index.pl
Site de la recherche : http://recherche.univ-montp3.fr/
Sur l’Open access :
Webcast du CNRS des journées Open Access organisées par le consortium Couperin les 24 et
25 janvier 2013 à Paris, « Généraliser l'accès ouvert aux résultats de la recherche » :
http://webcast.in2p3.fr/events-journees_open_access_couperin
Présentation de Jean-Pierre Lardy en mai 2011, à l’URFIST de Lyon (Université Lyon 1), OA
Open Access - Accès libre (disponible sur http://urfist.univ-lyon1.fr/acces-libre-a-l-information-
scientifique-et-technique-537336.kjsp?RH=1216648241909)
SWAN, Alma, The Open Access citation advantage: Studies and results to date. Technical
Report, School of Electronics & Computer Science, University of Southampton, 2010
(disponible sur l’archive institutionnelle de l’Université de Southampton,
http://eprints.soton.ac.uk/).
DOAJ - Directory of Open Access Journals, http://www.doaj.org
Free Medical Journals, http://www.freemedicaljournals.com
ROAR - Registry of Open Access Repositories, http://roar.eprints.org
OpenDOAR : Directory of academic open access repositories, http://www.opendoar.org
Oaister, http://oaister.worldcat.org