« facteurs explicatifs de l'utilisation de la messagerie Électronique textuelle : rÉsultats...
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« FACTEURS EXPLICATIFSDE L'UTILISATION DE LA MESSAGERIE
ÉLECTRONIQUE TEXTUELLE :RÉSULTATS D'UNE ENQUÊTE
RÉALISÉE AU SEIN D 'ORGANISATIONSMUNICIPALES »
Pascal BARILLOT ,1998, systèmes d’information et management 3(1)
Presenté par Maroua TRABELSI
& Oumaya ABBES
Mastère de recherche en management des organisations : Management stratégique
Matière : les systèmes d’informationResponsable de la matière: M Mohamed BENDANA
2011-2012
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Plan de la présentation
Présentation de l’article Problématique et questions de recherche Définitions des concepts clés Les Théories développées des facteurs explicatifs de
l'utilisation des médias de communication Recherche empirique
Échantillonnage Hypothèses de base
Principaux Résultats Conclusion Apports, limites et perspectives L’essentiel à retenir
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Présentation de l’article
• Nature de l’article :• Population étudiée:
• La méthode mobilisée :• Type de la méthode
de collecte de données :• Les outils de collecte
de données et d’analyse:• Source de données : • Analyses effectues :
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Article empirique
Les organisations municipales ayant un système de messagerie électronique depuis au moins trois ans de la réalisation de cette enquête
Observation des expériences
Triangulation
Questionnaires d’enquête (avec un échelle de Likert pour garantir l’impartialité) + entrevues Primaire
Analyse individuelle et analyse typologique
Problématique et questions de recherche
• Problématique : Quels sont les facteurs explicatifs d’utilisation d’un système de
messagerie électronique ?
• Questions de recherches : Quelles sont les tâches organisationnelles pour lesquelles le
système de messagerie électronique est utilisé comparé aux autres médias de communication?
Peut-on expliquer le choix d'un média de communication par ses seules propriétés ?
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• Objectifs de la recherche :
1) Décrire l'utilisation, à titre individuel, des différents médias de communication sélectionnés (messagerie électronique textuelle, documents écrits, contacts face à face, téléphone).
2) Définir des profils d'utilisateurs de la messagerie électronique, à partir d'une étude collective de ces mêmes médias.
• Enjeux : Améliorer le contexte et le processus d’implantation pour les investissements en messagerie
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La communication
« C’est un processus social permanent qui intègre plusieurs modes de comportements(la parole, le geste, le regard, la mimique,…) »
Cherry (1957), Hall (1962) Bateson (1965), Watzlawick al. (67), Jackson (1968)
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L’usage d’un langage verbal et écrit
Usage symbolique( des signaux non verbaux) ‘‘La métacommunication’’
Définitions des concepts clés
Il existe deux modes de communication
La communication est un ‘‘tout intégré’’
Système d’information traditionnel
Un système qui assure l’échange de l’information sous forme
traditionnelle: les réunions, les communications téléphoniques,
les contacts face à face….
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Ce type de système demande un gros volume d’information et il
assure la rapidité d’échange, tel que la Messagerie électronique
textuelle,…
Communication «médias»Ce sont les moyens de communication tels que l'affichage, le cinéma,
la presse, la radio, la télévision et désormais les TIC (dont en particulier le Web )
Il existe deux types de médias les médias oraux ( excluent la communication verbale et non verbale) et les médias écrits ( excluent de
leurs champs la communication non verbale)
vs Système d’information informatisé
Une revue de la littérature permet de dresser les facteurs explicatifs du choix d’un média de communication (exemple messagerie électronique) sont :
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Le contexte organisationnelSelon
les Théories de la présence sociale et de la richesse des
médias
La quantité disponible d’équipement selon la
Théorie de la masse critique
Les déterminants rationnels du choix et de l’utilisation d’un média
tout en intégrant les aspects sociologiques et psychologiques de
la communication
Les caractéristiques du média sont subjectives et socialement
construites.le choix du média repose sur une
rationalité subjective
Les Théories développées des facteurs explicatifs de l'utilisation des médias de
communication
Théorie de la présence socialeShort et al en 1976
• Classifie les médias selon leurs niveaux de présence sociale et distingue ainsi une typologie antagoniste
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Des médias ayant un fort degré de présence social
Des médias ayant un faible degré de présence social
PersonnelsSensiblesSociables
Impersonnels Insensibles Peu sociables
Adopte une vision holistique du processus de communication TPS
Intègre la communication verbaleN’intègre pas la communication verbale
Le degré de présence sociales : « L’importance
aveclaquelle un individu
perçoit psychologiquement sonou ses interlocuteurs. »
…Plus de présence sociale = plus de richesse ?
Théorie de la richesse des médiasDaft & Lengel 1984
Permet d’analyser la substitution entre médiasCerne la possibilité d’adaptation et de personnalisation des messagesStipule que la richesse d’un média varie en fonction de la capacité à
obtenir une rétroaction immédiate (la rapidité du feedback) - du nombre de caractéristiques
- de canaux utilisés,- de la variété du langage utilisé et- de l’aptitude à personnaliser le message.
Etablit un certain classement en fonction de la richesse des différents médias :
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Face à face
Le + riche
L’écrit numérique
Le - riche
Le téléphoneMessagerieélectroniqueL’écrit
La richesse de l’information est définie comme « sa capacité demodifier la compréhension d’un
évènement pendant un intervalle de temps » Trevino et al ,1987
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Le choix du média repose sur une rationalité subjective influencée par le comportement des collègues, les expériences antérieures et les normes du groupe
intégrer aussi bien des facteurs objectifs que subjectifs pour expliquer le choix d’un média , « structuration adaptative ( DeSanctisss et Poole (1994))
« Le concept de la richesse est donc le résultat d’un comportement sociale et non sa cause »
Le modèle de l’influence sociale Fulk &Al 1990
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La théorie de la masse critique stipule qu'il existe un seuil
minimal d'usage d'un média défini par le taux d'équipement nécessaire.
La diffusion du courrier électronique se trouve être corrélée donc au
développement d’une masse critique d’utilisateurs notamment en ce qui
concerne les nouveaux moyens de communication (Markus, 1987 ;
1990)
La masse critique est le tauxd’équipement à partir duquel
la communication degroupe à travers le média
en question devientpossible.
…D’autre auteurs mettent en exergue le comportement de
l’utilisateur comme facteur déterminant de l’usage d’un média surtout
son degré de satisfaction
Théorie de la masse critique
L’utilisation d’un média de communication peut se justifier par des facteurs
contingents (la théorie de la richesse des médias), des facteurs de
situation ( les contraintes géographiques et temporelles, la masse critique, le
sens symbolique véhiculé par le média et l’expérience d’utilisation) et des
facteurs liés à l’influence sociale et les propriétés émergentes du média.
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Source : M KALIKA, N BOUKEF &H ISAAC, 2005, « La théorie du millefeuille. De la non-substitution entre communications électroniques et fàce à fàce », Communications au 10ème congrès de l’AIM, Toulouse, 22-23.
Recherche empirique :Échantillonnage
• Echantillon du départ: 150 mairies dans des villes de plus de 20000 habitants
• Tri Effectué :
Celles affirmant qu’elle disposent un système de messagerie électronique textuelle sont au nombre de 35 (Taux de retour :
77% )
celles réellement disposant d’ un SMT sont au nombre de 10
Celle disposant de de cet outil depuis 3 ans sont au nombre de 8 soit 5,3 % de l’échantillon du départ
Unité d’analyse : L’utilisateur du système de messagerie
électronique
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Echantillon retenu : 74 utilisateurs d’un système de messagerie textuel appartenant a huit organisations municipales ayant un système de Messagerie textuelle depuis 3 ans.
Les personnes interrogés doivent disposer au moins d’une expérience d’un an sur le système de messagerie électronique
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40%
51%
9%
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Les hypothèses de base
Hypothèses Sous-Hypotheses
H1: le choix d’un média de communication ( oral ou écrit ) dépend la nature de la tache a accomplir ( simple ou complexe)Vérification de la théorie de la richesse
H1.1: Plus la tâche est complexe, plus les médias oraux (riches) sont utilisés afin d'accomplir les activités de communication.
H1.2: Plus la tâche est simple, plus les médias écrits (pauvres) sont utilisés afin d'accomplir les activités de communication.
H2: Le choix du média dépend des déterminants situationnels
H2.1: Plus les situations de communications sont "confortables" (simples, rapides), plus les médias oraux sont utilisés.
H2.2: Plus l'information est sujette à une vaste diffusion, plus les médias écrits sont utilisés.
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H3: L'utilisation d'un système de messagerie électronique textuelle dépend de la satisfaction de ses utilisateurs
H4: l’utilisation d’un système de messagerie électronique dépend du contexte social
H4.1: Plus la position hiérarchique est élevée, moins la messagerie électronique est utilisée
H4.2: Plus l'expérience informatique préalable et l'expérience acquise sur le système sont importantes plus la messagerie électronique est utilisée.
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L’utilisation de la
messagerie électronique
La nature de la tacheH1
Déterminants situationnelH2
Comportement des utilisateurs qui dépend de
Son degré de satisfaction H3
Contexte social H4
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Principaux RésultatsAnalyse individuelle des médias de
communication • Média oraux (riche)
Pour le face à face la priorité
est d’accomplir les tâches
non routinières
Pour l’usage du téléphone la
priorité est d’ accomplir des
tâches élémentaire et
routinières (tâches simple)
• Média écrit (pauvre)
Le système de messagerie
électronique est très peu
utilisé pour accomplir des
tâches complexes ( non
routinières) , il est utilisé
pour des tâches simples et
routinières
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Pour les tâches peu complexes, l’usage des médias écrits n’est pas prioritaire ( Le téléphone rang n° 2 et La messagerie rang n° 4)
Analyse typologique des médias21
Classe 1Les habituels des médias oraux
Classe 2Les occasionnels des médias oraux
Classe 3Les habituels tous types
Classe 5 Les non concernés
Classe 4Les utilisateurs réfléchis
Aucun média Tous types de médias
Ecrit
Oral
H1 : partiellement verifiée
H2 :vérifiée
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Messagerie électronique
Documents écrit
Face à faceTéléphone
Médias Oraux
Médias écrit
Classement des déterminants situationnels
-Contacter un individu occupé ou absent-Contacter plusieurs individus au même temps
Sont utilisés lors des communications simples et rapides
Sont associées à des situations confidentielles
Analyse typologique de la satisfaction des utilisateurs
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Secrétaire
dirigeants
Utilisateurs Fréquents convaincus
Faible Utilisateurs convaincus
Classe 2Les satisfaits indécis(33 utilisateurs)
Classe n 1Les satisfaits convaincus(30 utilisateurs)
Classe 3 Les insatisfaits(11 utilisateurs)
H3: vérifiée
H4Les contraintes organisationnelles
Une démarche volontaire est instaurée dans l’organisationMise à disposition aux membres des organisations des boites de courriers électroniquesChangement dans les habitudes de travails( acquérir de nouvelles connaissances et méthodes abandonner celles devenues caduquesL’usage de la bureaucratique ne doit pas être réservé à un niveau hiérarchique élevé
Les contraintes techniques
Limitent l’usage rationnel et efficace
L’utilisation combinée entre le téléphone et la messagerie est impossible
L’incompatibilité entre l’émetteur et le serveur(dans la cas d’échange ou de transfert des fichiers).
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Apports, limites et Pistes de recherche Apports
Une étude en profondeur des facteurs explicatifs de l’utilisation des médias : une analyse situationnel, typologique et synthétique de système de messagerie électronique
Una analyse multidimensionnelle (intégrant plusieurs variables) qui diminue les biais relatifs à la possibilité de différences du taux de réponses dû à des facteurs personnels et situationnels
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Limites
L’instabilité des messageries organisationnel d’une organisation à une autreSubjectivités des mesures Surestimation des résultatsRésultats ne peuvent pas être généralisésPas de propositions de pistes de recherche
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L’essentiel à retenir
Caractéristiques :Permet de contacter un individu occupé ou absentAdapté afin de contacter plusieurs personnes
la position hiérarchique occupée
l'expérience informatique et bureautique acquise
Contexte social
la fréquence et la durée d’utilisation
Nature des Situations :confidentielles
Contraintes techniquesContraintes organisationnelles
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L’utilisation de la
messagerie électronique
Les facteurs explicatifs du SMT dans les organisation municipales
Evaluation du Système de messagerie électronique
• Il ne dépend pas de la nature de la tâche à accomplir ( infirmation de la théorie de la richesse)
… néanmoins le choix du canal de communication sujette à une vaste diffusion ( confirmation théorie de la masse critique )
• Il faut savoir que la messagerie occupe une première position quand il s’agit de contexte situationnel alors qu’elle occupe le 4éme rang quand il s’agit d’une simple hiérarchisation des médias ( exemple lorsque un dirigent désire légitimer sa décision)
• Tenir compte des variables discriminantes quant à l’acceptation du SMT qui sont principalement ( la fréquence et la durée d’utilisation )
• Son utilisation est associée à la position hiérarchique occupée et à l'expérience informatique et bureautique acquise (la dépendance du contexte social est vérifié)
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Merci de votre attention
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Questions???