© copilot partners :jcd – amgvf- 06-10-2005 la mise en Œuvre de la carte dachat amgvf – 6...
TRANSCRIPT
© C
opilo
t P
artn
ers
:JC
D –
AM
GV
F-
06-1
0-20
05
LA MISE EN ŒUVRE DE LA CARTE D’ACHAT
AMGVF – 6 octobre 2005 - Méridien
Jean-Christophe DEFLINE – Directeur Associé +33 6 89 84 57 39 [email protected]
© C
opilo
t P
artn
ers
:JC
D –
AM
GV
F-
06-1
0-20
05
Copilot Partners: l’usage des NTIC au service du développement d’activités
L’activité: Conseil en stratégie & Management opérationnel Prospective de développement
Etudes d’opportunités, analyses de marché, Développement, diversifications… … Conception et accompagnement de projets opérationnels
Pilotage de projets, spécifications de services, AMO, Mises en marché… Co-développement d’entreprises
Diagnostic de potentiel, accompagnement du développement..
Les sujets Mobilité, e-administration, territoires numériques, musique en ligne, Vidéo Mobile, Télévision numérique, eCommerce, monétique, etc
Les marchés Collectivités Territoriales et Secteur Public
CR Poitou Charentes, OPAC Moulins Habitat, RATP, CMAP (CCIP), Parthenay, Savoie Maurienne,
TMT (Telecom – Médias-Technologie) France Telecom, Euriware, Opérateurs mobiles, … Radio France, Médiamétrie, Gallimard, …
Les hommes Anciens dirigeants opérationnels [secteur Hi-Tech]
© C
opilo
t P
artn
ers
:JC
D –
AM
GV
F-
06-1
0-20
05
Sommaire
I – L’APECA [Association Professionnelles de la Carte d’Achat]
II – Présentation de la carte d’Achat
III- Les principes de mise en œuvre Evaluation du besoin Mise en œuvre: facteurs clefs de succès
IV – Retours d’expérience
… en quinze minutes chrono s’il vous plaît!
© C
opilo
t P
artn
ers
:JC
D –
AM
GV
F-
06-1
0-20
05
I – L’APECA, (Association des Professionnels Européens de la Cartes d’Achat)
Une association loi 19012 missions principales
Organiser le développement du marché de la Carte d’achat Informer, former sur la carte d’achat
Un lieu d’échange privilégié Privé Public Réunit l’ensemble des acteurs du marché
Etablissements financiers Prestataires techniques Acheteurs (privé-public) Fournisseurs etc.
Plus de 60 sociétés membresMoyens
Commissions Economique, Interopérabilité/interbancarité,
Collectivités locales, PME/PMI, Colloques Newsletters Cahiers Pédagogiques
© C
opilo
t P
artn
ers
:JC
D –
AM
GV
F-
06-1
0-20
05
II – La carte d’achat
Définitions La Mauvaise: Une carte de paiement confiée à un employé et
débitée sur le compte de la collectivité pour payer des dépenses
La Bonne: un outil de gestion des achats [achats hors production] Délégation sécurisée des approvisionnements Centralisation du contrôle Solution de paiement rapide des fournisseurs Outils d’analyse
Objectifs Simplification des processus d’achat Optimisation des coûts de gestion Dématérialisation des processus
Quelques chiffres clefs Coût complet de gestion d’un achat: 80 à 120€ 2/3 des actes de commande représentent 4% de la valeur des
achats de la sphère publique: Un enjeu stratégique faible en valeur Un potentiel important de gain d’efficacité (nb de factures)
© C
opilo
t P
artn
ers
:JC
D –
AM
GV
F-
06-1
0-20
05
III a – Mise en Œuvre: Evaluer le besoin de la carte d’achat au sein d ‘une organisation
Faire un appel d’offre
Constituer un argumentaire économique
Définir ses objectifs
Évaluer son besoin
S’informer sur la carte d’achat
Documentation (ouvrage Minefi, Cahiers Apeca, Sites internet, etc..)
Présentations Etablissements financiers Témoignages Collectivités utilisatrices
Identifier les achats ‘non stratégiques’ de petit montants Evaluer le processus d’achat et les coûts associés
Optimiser le processus d’achat ? Décentraliser ? Meilleur respect de la politique d’achat ? Diminuer les coûts de facturation ?
Périmètre du projet Les coûts à engager Les résultats escomptés
Diminution des coûts, gains d’efficacité, réallocation de ressources, réduction délais d’approvisionnement
Etudier les offres des établissements financiers Rédiger un cahier des charges Organiser la consultation
5 étapes
© C
opilo
t P
artn
ers
:JC
D –
AM
GV
F-
06-1
0-20
05
III b – Mise en œuvre: Facteurs clefs de succès (1/2)
Un projet transverse à toute l’organisation Obtenir l’appui de la Direction générale Définir des indicateurs de progression
Nb d’utilisateurs, de transactions, de fournisseurs, etc…
Rassembler les acteurs clefs Direction des achats, services acheteurs, direction
financière et comptable, Direction de l’organisation et de l’informatique
Nommer un chef de projet
Faire partager les objectifs par tous Lever les freins inévitables Communiquer, communiquer et écouter
Compléter la cartographie dressée (phase d’evaluation) Chercher les achats récurrents en priorité Identifier les fournisseurs clefs
Acceptent-ils déjà la carte d’achat ? Dresser un plan de progression
Fournisseurs, type d’achats, service pilote
Dresser la cartographie des
achats
Mettre en œuvre la
communication
Constituer une équipe de projet
S’appuyer sur la Direction
9 étapes
© C
opilo
t P
artn
ers
:JC
D –
AM
GV
F-
06-1
0-20
05
Définir les indicateurs de
suivi
III b – Mise en œuvre: Facteurs clefs de succès (2/2)
Réunir les acteurs de la chaine d’achat Modéliser le processus d’achat existant Définir le processus cible
S’affranchir en amont des contraintes de saisie des commandes
Interfacer les systèmes comptables avec les relevés détaillés de facturation electroniques de la carte d’achat
Identifier acheteurs Niveau de responsabilité, controles
Formation Droits et devoirs Principes de fonctionnement
Sensibiliser les fournisseurs Réduction coûts administratifs Suppression relances clients Amélioration de la trésorerie
Communiquer régulièrement sur le progression du projet Définir Indicateurs de suivi pertinents
Se coordonner avec les
fournisseurs
Identifier et former les utilisateurs
Prendre en com- -pte le système d’information
Analyser les processus d’achats
9 étapes (suite)
© C
opilo
t P
artn
ers
:JC
D –
AM
GV
F-
06-1
0-20
05
IV – Retours d’expérience
Le chef de projet est clef dans la réussite du projet Sens de l’organisation Diplomatie, qualité humaine Vision d’ensemble du projet
L’appui de la direction générale est indispensable Visibilité du projet Un projet d’ensemble et non d’une direction
Communiquer, communiquer, communiquer
C’est simple à condition d’y aller progressivement … De 3 mois à 9 mois suivant la complexité des organisations
…et de se souvenir que « Le diable est dans les détails »
Enfin, un peu d’aide extérieure au démarrage ne fait jamais de mal
