zone asie pacifique vademecum des moyens
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Comité de Pilotage et de Mutualisation – Zone Asie Pacifique- Version validée CPM Juin 2019
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ZONE ASIE PACIFIQUE
VADEMECUM
Gestion déconcentrée et mutualisée
des moyens
Références :
- Note AEFE n°963 du 15 février 2011 N° 000963 relative aux missions et attributions des
établissements mutualisateurs dans le cadre de la rénovation de la gestion déconcentrée
des moyens
- Conventions inter-établissements du 1er septembre 2011 et avenants du 1er septembre 2015
et du 1er septembre 2016
- Circulaire AEFE n°443 du 9 février 2018 relative aux conditions et modalités particulières
de règlement des frais de déplacements temporaires des personnels de l’AEFE
- Note de cadrage AEFE concernant la formation continue des personnels d’enseignement
français à l’étranger (note 1315 de juillet 2018)
Ce vademecum a pour objectif d’aider les acteurs de la zone dans les différentes phases de
l’élaboration et la réalisation du Plan d e F o r m a t i o n C o n t i n u e d e s P e r s o n n e l s et
de toutes les actions déconcentrées et mutualisées de la zone.
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Sommaire
- Le dispositif de la mutualisation p 3
- Le Comité de Pilotage de la Mutualisation (CPM) p 3
- L’établissement Mutualisateur p 5
- La cellule de Formation Continue p 5
- Calendrier Prévisionnel du dispositif p 6
- Le séminaire de la Formation Continue p 7
- Fiche Ecole / Etablissement p 9
o 1. Diffusion du plan de formation et inscriptions
o 2. Procédures administratives et départ des stagiaires
o 3 Convenances personnelles des stagiaires
o 4. Remboursement des frais
- Fiche Etablissement lieu d’accueil d’un stage p 13
o 1. Organisation d’un stage
o 2. Dispositions administratives
- Fiche organisation des missions des EEMCP2 p 15
- Fiche Remboursement stages hors PFCP (dont DGESCO) p 17
- Fiche Remboursement CNED p 18
- Fiche Remboursement Prozap, APP, PIO, UNSS … p 18
- Annexe 1 : Charte du Stagiaire et du formateur p 19
- Annexe 2 : Calcul des per diem p 20
- Annexe 3 : Qui fait quoi ? p 22
- Annexe 4 : Etat de frais pour stages hors PFCP p 23
- Annexe 5 : Synthèse facturation et tarification p 24
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Le dispositif de la mutualisation
Le champ d’application s’étend :
- à toutes les missions déconcentrées par l’Agence à l’établissement mutualisateur ainsi
qu’à la gestion de la formation continue de la zone Asie Pacifique à l’exception :
* du service des examens dont la gestion relève de chaque centre d’examens ;
* de la gestion déconcentrée des voyages dont la gestion relève, dans chaque pays
visé par la mesure de déconcentration des voyages de l’établissement en gestion
directe désignée par l’Agence et, dans les autres pays, des services centraux de
l’agence ;
- à toutes les missions que les établissements de la zone ont également souhaité
mutualiser à savoir :
* le site de zone
* AGORA
* Prozap
* la Web Radio
* …
Le fonds de la mutualisation est constitué conformément à l’article 2 de l’accord inter-
établissements.
Le paiement aux articles 5 et 6 définissant les conditions de fonctionnement et l´organisation du fonds
de mutualisation de la zone signé entre l´établissement mutualisateur et chaque établissement. Le paiement des facturations à la prestation prévu à l´article se fera dès réception de la facture. Le
paiement sera réalisé en Euro sur le compte de l´établissement mutualisateur.
Le CPM
Composition
Le Comité de Pilotage de la Mutualisation (CPM) est constitué de membres de droit et de membres élus.
Membres de droit :
- Le CDAEFE - Président
- Le chef d´établissement de l´établissement mutualisateur ;
- Le directeur administratif et financier de l´établissement mutualisateur ;
- Les inspectrices de l´éducation nationale en résidence à Pekin et à Bangkok ;
Membres élus : - Un représentant d´un établissement conventionné, chef d´établissement ou directeur
d´école, autres que celui de l´établissement mutualisateur ;
- Un représentant d´un établissement homologué, chef d´établissement ou directeur d´école ;
- Un directeur administratif et financier, expatrié ou résident, autre que celui de
l´établissement mutualisateur.
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Le CDAEFE assure la présidence du CPM sans voix prépondérante.
La présence ou la participation par visioconférence d’un membre du service pédagogique (chef du service, IA-IPR, référent de zone ou responsable du pôle formation continue au service pédagogique) est également de droit. Il contribue à orienter les choix stratégiques de la formation continue effectuée par la zone.
Les membres élus du CPM sont désignés lors du séminaire des chefs d’établissements et directeurs de la zone Asie Pacifique. Le CPM doit comporter au moins un directeur d´école, choisi parmi les trois représentants élus des établissements. La durée du mandat des membres élus est de deux ans. Ce mandat peut être renouvelé, sans limitation de durée, par période de deux ans.
Vacance d´un poste de membre élu :
Afin de pourvoir à la vacance d´un poste de membre élu chef d´établissement ou directeur d´école en cours de mandat, le suppléant désigné lors du séminaire des chefs d´établissement et directeurs d´école assurera le remplacement du membre élu jusqu´à la fin normale du mandat. Pour le DAF élu, la suppléance sera assurée par son successeur jusqu’à la fin normale du mandat.
Le CPM se réunit trois fois par an (en présentiel ou en visioconférence).
Compétences du CPM (cf accord de partenariat) :
Le CPM est compétent pour définir les orientations politiques et stratégiques de la zone. Dans ce cadre, il prépare, avant le séminaire annuel des chefs d’établissement et directeurs
d’école, le plan de formation continue et en assure, après sa validation par l’Agence, son exécution.
- Prépare le projet de budget du SACD « gestion mutualisée et déconcentrée des moyens »
- Définit les grandes orientations politiques et financières de la zone en fonction des priorités définies par l´agence,
- Analyse les besoins et les demandes de formation formulées par les cellules de formation continue des établissements, les organise et les hiérarchise, prépare le Plan de Formation Continue des Personnels en concertation avec le service pédagogique et en assure le suivi
- Prépare le séminaire annuel de l’AEFE
- Prépare les projets de modifications à l´accord inter-établissement et de son annexe pour les présenter au séminaire des chefs d´établissements et directeurs d´école pour approbation (sous réserve de la validation définitive par les services centraux),
- Fixe, en accord avec les services de l´agence, le barème annuel des prestations mutualisées,
- S´assure de la mise en œuvre des accords de partenariat,
- Donne délégation au chef d’établissement de l’établissement mutualisateur pour valider les demandes de pré-inscriptions aux actions de formation du PRF, conformément au règlement annexé à l´accord inter-établissement,
- Etablit le bilan financier des actions menées au cours de l´exercice précédent.
- Il assure l’évaluation des actions entreprises. Cette évaluation ainsi que le bilan sont présentés au séminaire annuel de la zone et à l’AEFE
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L’établissement mutualisateur
Le Lycée Français Charles de Gaulle de Pekin est l’un des 16 établissements mutualisateurs (14 à compter de septembre 2019) qui assure la gestion administrative et financière du dispositif de la mutualisation de la zone Asie Pacifique
Le dispositif se décompose en différents services :
- la formation continue régionale
- des missions des EEMCP2, et des EMFE ;
- de l’établissement mutualisateur, mettant en œuvre le dispositif
- la dématérialisation de la correction des copies du baccalauréat
Le chef d´établissement et le directeur administratif et financier (DAF) de l´établissement mutualisateur préparent le budget du dispositif, en application de la note AEFE nº 963 en date du 15 février 2011. Ils assurent la gestion quotidienne et appliquent les décisions du Comité de Pilotage de la Mutualisation. Au sein de la comptabilité de l´établissement mutualisateur, il est créé un service à comptabilité distincte (SACD). Chaque année, le directeur administratif et financier élabore le compte de gestion et le budget des moyens mutualisés et déconcentrés qui sont présentés au CPM, puis à l´AEFE pour approbation.
Pour assurer le fonctionnement administratif et financier du budget des moyens déconcentrés, des crédits sont alloués, dans la limite de 5% des recettes totales prévues au budget pour la prise en compte des charges inhérentes de gestion (fonctionnement général et rémunérations).
La cellule formation continue
La cellule de formation continue – cf note de cadrage SP de juillet 2018
La cellule de formation continue est une instance obligatoire dans chaque établissement.
Elle est placée sous la responsabilité du chef d’établissement.
Elle est constituée
- du chef de l’établissement
- de son adjoint, si le poste existe dans l’établissement
- du directeur d’école, si le poste existe dans l’établissement
- du directeur administratif et financier
- de deux représentants des personnels du premier degré
- de deux représentants des personnels du second degré
de deux représentants des autres catégories de personnel
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La cellule de formation continue se réunit plusieurs fois par an et au moins :
- en début d’année scolaire (année N) pour recenser et prioriser les besoins de formation des
personnels, pour l’année N+1, après analyse du projet d’établissement actualisé et des
besoins de formation des personnels de l’établissement. Elle définit les critères de
candidature (Année N)
- Après clôture des inscriptions, pour analyser les demandes d’inscription individuelles et
proposer au chef d’établissement la liste de candidatures retenues pour l’établissement.
Cette proposition est basée sur les critères arrêtés préalablement par la cellule de formation
continue
- En fin d’année scolaire pour faire un bilan. des formations auxquelles ont participé les
personnels de l’établissement et faire des recommandations de formation pour l’année
scolaire N+1. Ce bilan est transmis au CPM de la zone.
A chaque réunion de la cellule de formation continue, un compte rendu détaillé de ses travaux est rédigé, présenté au conseil d’établissement et transmis au CPM.
Le calendrier prévisionnel du dispositif • Fin Septembre, début Octobre :
- inscription des stagiaires sur l’application Formation continue selon la date fixée par le CPM
- après le retour des cellules de formation continue, le CPM valide les préinscriptions. - il réalise la synthèse des demandes de formation des établissements ;
- Il lance le recensement des besoins en formation des établissements pour le PFC N+1 - il élabore une proposition de projet de zone prenant en compte les rapports d’inspections et les comptes-rendus de missions des personnels d’inspection de l’AEFE, en particulier de l’IA-IPR référent de zone, les rapports d’activités des conseillers pédagogiques, les comptes-rendus des conseils d’enseignement et des conseils pédagogiques. Les priorités à prendre en compte sont les instructions officielles du MEN, le Plan d’Orientation Stratégique (POS) de l’Agence, le MEAE, les priorités déclinées annuellement par le service pédagogique (SP).
- En octobre : envoi des factures par l’établissement mutualisateur pour la période
Septembre Décembre (40%)
o Facture du montant forfaitaire (tarif voté en CPM) pour chaque stagiaire de la période
(sauf exonérations spécifiques votées par le CPM)
o Facture de participation au fonctionnement pour les partenaires uniquement (2% des
frais de scolarité)
o Remarque : les établissements doivent s’assurer que le montant total est bien reçu
pour le lycée de Pekin et n’est pas amputé de frais bancaires.
- 1er décembre : envoi des dépenses de la période Septembre Décembre à l’établissement
mutualisateur pour remboursement
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• En Janvier, Février:
- le CPM établit une proposition de carte des emplois des expatriés de la zone à N+2 ainsi que les décharges de service afférentes.
- Le CPM adopte le compte de gestion de l’exercice écoulé et amende le budget de l’année en cours si besoin.
- Il partage des fiches et des besoins exprimés avec les formateurs des 1er et 2e degré qui en font un premier niveau de synthèse.
- il prépare le séminaire annuel des chefs d’établissement et directeurs d’école
- Envoi des factures par l’établissement mutualisateur pour la période Janvier Aout (60%) –
o Facture du montant forfaitaire (tarif voté en CPM) pour chaque stagiaire de la période
(sauf exonérations spécifiques votées par le CPM)
o Facture de participation au fonctionnement pour les partenaires uniquement
o Remarque : les établissements doivent s’assurer que le montant total est bien reçu
pour le lycée de Pekin et n’est pas amputé de frais bancaires.
• En mars :
- le CPM anime le séminaire avec les représentants de l`AEFE et de l’académie partenaire.
• Après le séminaire :
- 15 jours après le séminaire annuel, et au plus le tard le fin mars de chaque année scolaire, le PFCP est transmis par l’établissement mutualisateur au service pédagogique de l’AEFE
- après navettes entre le service pédagogique et l’établissement, le projet est soumis à la validation de la commission de mutualisation mi-Mai
• En mai : envoi des dépenses la période Janvier Mai à l’établissement mutualisateur pour remboursement • En juin:
- le CPM se réunit pour valider la proposition de budget pour l’année N+1. Les compte-rendus de CPM sont rédigés sous 15 jours, puis envoyés à l’AEFE et adressés à tous les chefs d’établissement de la zone. Ils n’ont pas vocation à être diffusés aux communautés scolaires. Les compte- rendus de la commission de mutualisation sont envoyés aux chefs d’Etablissement pour diffusion aux communautés scolaires.
Le séminaire annuel Participants
- les représentants de l’AEFE (direction, secteur géographique, coordonnateur, Service pédagogique) ; - un représentant de l’académie partenaire (DAFPEN, IA-IPR, DAREIC, DAFCO, etc…) ;
- les chefs d’établissement ; - les directeurs d’école (chefs d’établissement ou non) ;
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- les IEN en résidence; - les DAF de de la zone (résidents et expatriés);
Le représentant de l’académie partenaire est présent au séminaire pour exposer l’actualité pédagogique française, nationale et académique, expliciter les priorités mises en œuvre dans son académie et indiquer les pôles de compétences spécifiques qui ont pu s’y développer. Il a la connaissance des ressources en formation et contribue à la cohérence du plan de formation comme à la pertinence des contenus (animation des ateliers, etc.). Le représentant du SP (chef de service, IA-IPR référent de la zone) est présent au séminaire pour préciser les orientations pédagogiques de l’Agence, contextualiser les priorités nationales, exposer les choix et les priorités retenues par le SP. Il contribue à la cohérence du plan de formation comme à la pertinence des contenus (animation des ateliers, etc.).
Tâches du séminaire annuel
- finalise le processus d’élaboration du plan de formation de la zone avant sa transmission à l’Agence. - proposer le projet de zone à partir de la version que lui soumet le CPM si d’actualité - approuver les modifications à l’accord inter-établissement
- émettre un avis relatif aux orientations budgétaires de l’année civile suivante - prendre connaissance du bilan financier de l’année civile précédente ; - faire le point sur l’état d’avancement du PFC de l’année scolaire en cours - sélectionner, finaliser les fiches de stage et proposer le PFC - proposer des formateurs parmi le vivier zone - proposer un calendrier ou une priorisation dans le temps des formations - proposer un lieu et un calendrier pour le séminaire de l’année N+1
Les différents types de stage
- stages zone : - stages interzones - stages d’intra-établissement - ouverts - les stages inter-régionaux sont réservés à certains contenus et formats précis : stages
de formation à contenu institutionnel des disciplines à faible effectif, actions de formation spécifiques ou répondant à des projets précis mais contextuels (APP Monde, projets inter établissements ou inter-zones).
- Les stages d’établissement ouvert : stage à l’initiative d’un établissement en référence à
son propre projet, ouvert aux autres établissements de la zone et inscrit au PFCP. Les remboursements seront effectués selon les modalités définies par le CPM pour une année scolaire.
Important :
A l’issue du séminaire, l’entente collective autour du PFCP ne vaut pas validation de celui-ci. Cette validation ne pourra intervenir qu’au terme de la campagne des séminaires de FC, et après l’examen des PFCP de tout le réseau AEFE, afin de respecter les nécessaires équilibres en termes de politique stratégique de FC, de contenus et de budget. Cette expertise est assurée par une commission du SP réunie ès-qualité autour de ce traitement et qui siège durant plusieurs semaines chaque fin d’année scolaire.
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Fiche Ecole / Etablissement
1. Diffusion du plan de formation et inscriptions
1.1 Saisie des recrutés Locaux
Dès que possible avant la rentrée, le Directeur/Chef d’établissement veille à ce que chaque personnel
soit inscrit dans MAGE avec son adresse électronique individuelle, professionnelle (Merci de saisir le
nom d’usage car il y a parfois confusion avec le nom de jeune fille). Les résidents sont directement inscrits par
l’AEFE, l’adresse personnelle est à utiliser.
1.2 Diffusion du plan de formation
Dès que plan de formation est accessible sur la plateforme à la pré-rentrée, le Directeur/Chef
d’établissement le présente aux personnels afin qu’ils saisissent leurs demandes de pré-inscription sur
le site de la formation continue cf 1.3
Il réunit obligatoirement la cellule de formation continue de l’établissement et organise la pré-sélection
des candidats.
Il veille à ce que le choix du stage corresponde :
- au niveau et à la matière enseignée par le stagiaire,
- à un besoin du stagiaire et de l’établissement
- au niveau de connaissances préalable requis
La cellule priorise les candidatures
1.3 Pré-inscriptions sur le site www.aefe.fr
L’application commune aux établissements permettant de faciliter la gestion de la formation continue,
tant dans sa partie élaboration des PFCP que dans le suivi des stages et des sessions a été lancée en
septembre 2012. L’application est accessible le site internet de l’agence : www.aefe.fr- à la rubrique
« Saisie en ligne ». Une documentation complète y est également disponible pour guider les
établissements et les stagiaires dans l’utilisation de l’application.
→ saisie en ligne→ gestion de la formation continue→ code utilisateur→ Mot de passe
(voir les fiches consultables sur le site : support de formation à l’attention des établissements).
Le Directeur/Chef d’établissement veille à ce que les stagiaires aient les informations et les éléments
techniques pour faire leur demande de pré-inscription sur le site www.aefe.fr.
Il veille à ce que l’établissement valide ou refuse les pré-inscriptions avant la date de clôture donnée par
l’établissement mutualisateur en renseignant bien les priorités de la cellule Formation Continue.
Coût des inscriptions : le principe est que chaque stagiaire est facturé par l’établissement mutualisateur
(cf page 6) pour un montant forfaitaire (à titre indicatif : 1230€ en 2018 – 1050€ en 2019).
Exceptions à cette règle :
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- Les stagiaires EEMCP2 pour le stage annuel des formateurs
- Les directeurs et chefs d’établissement pour le séminaire annuel AEFE
- Les chefs d’établissements, DAF, Présidents et trésoriers pour les séminaires de
gouvernance
- 1 stagiaire (hors directeur) pour les établissements partenaires ou conventionnés d’effectif
inférieur à 150 élèves
- Les stagiaires de l’établissement d’accueil d’un stage (seul le déjeuner est pris en charge
par la mutualisation)
- Les stagiaires de la ville d’un lieu de stage (seul le déjeuner est pris en charge par la
mutualisation)
- Les stagiaires du pays d’un lieu de stage (sauf Chine et Indonésie) – seul l’hébergement
est pris en charge par la mutualisation – le déplacement reste à la charge de l’établissement
du stagiaire.
1.3 Validation des pré-inscriptions par le CPM
Le chef de l’établissement mutualisateur communique au CPM les extractions du site recensant les
propositions d’inscriptions par stage et chacun des membres fait un retour sur la proposition s’appuyant
sur le travail de la cellule formation continue des établissements
Début Octobre, l’ensemble des candidatures est ainsi validé par le CPM
Un message sera envoyé pour confirmer la clôture des inscriptions afin que chaque établissement
informe ses stagiaires. Après ce mail, aucune modification ne sera acceptée.
L’accès aux inscriptions sera bloqué dès la validation effective.
1.4 Questions, annulations, modifications
A ce stade, toute demande de modification doit systématiquement être adressée à la gestionnaire de la
mutualisation (changement de nom, annulation etc …).
En cas d’annulation du déplacement d’un stagiaire par l’établissement, les règles de prise en charge sont
les suivantes :
- En cas de raison médicale justifiée ou de cas de force majeur : l’établissement n’est pas
facturé et la mutualisation prend en charge les dépenses qui n’ont pas pu être annulées.
- Sans raison particulière justifiée : l’établissement n’est pas facturé et les dépenses
engagées restent à la charge de l’établissement, non remboursées par la mutualisation.
L’établissement mutualisateur refacturera les éventuelles dépenses d’hébergement qui
n’auraient pas pu être annulées.
1.5 Démultiplication auprès des équipes
Le formateur ayant fourni les éléments et outils nécessaires aux stagiaires, les stagiaires assurent une
démultiplication auprès de leurs collègues, sous la responsabilité du Chef d’établissement
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2. Procédures administratives et départ des stagiaires
Le chef d’établissement des stagiaires inscrits leur remet la Charte du Stagiaire. Un exemplaire signé
de celle-ci doit être remis au Chef d’établissement du stagiaire au plus tôt dès les inscriptions validées
et conservé par celui-ci.
2.1 Vérifications des données.
Le Directeur/ Chef d’établissement veille à ce que les stagiaires soient à jour, en ce qui concerne :
- les vaccinations obligatoires (Fièvre jaune en particulier)
- le passeport valide au moins 6 mois à partir du début du stage, et disposant de 2 pages libres
consécutives pour la douane.
- le visa et les formalités d’entrée et de sortie,
- l’assurance médicale sur place (avec une attention particulière pour les recrutés locaux).
- Il veille également à ce que le stagiaire ait pris connaissance et signé la « charte du stagiaire »
(annexe 1)
2.2 Billets d’avion et transports
Le Directeur/ Chef d’établissement, dès réception du mail clôturant les inscriptions, achète des billets
sur la base d’une arrivée la veille du stage et un départ le plus tôt possible dès la fin du stage, favorisant
la solution la moins coûteuse.
Il est néanmoins tenu compte des conditions de sécurité des personnels, les départs et arrivés du nuit
sont évités dans la mesure du possible.
Dès confirmation du plan de vol, le récapitulatif du billet d’avion est adressé à l’établissement
d’accueil
Les frais de transport domicile/aéroport et sur le lieu de mission ou stage sont pris en charge
(transport en commun et/ou taxi), par l’établissement d’origine du stagiaire (frais non
mutualisés)
Lorsque le transport Aéroport/ hôtel est organisé par l’établissement d’accueil du stage, il est à la charge
de la mutualisation.
2.3 Préparation des documents administratifs
L’établissement mutualisateur établit l’ordre de mission qu’il adresse au chef d’établissement pour
autorisation d’absence, et sur lequel figure aussi le montant des indemnités.
Un seul OM est établi, il est signé par le Chef d’établissement du stagiaire pour autorisation d’absence
et par le Chef d’établissement de l’établissement mutualisateur pour autorisation de la dépense.
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3. Convenances personnelles des stagiaires (cf. annexe 2 calcul des per diem)
Les convenances personnelles ne sont pas prises en charge par la mutualisation.
Le chef d’établissement du stagiaire en informe impérativement et le plus rapidement
l’établissement organisateur.
L’établissement organisateur ne pourra pas être sollicité pour réserver ou organiser des vacances, ou
déplacements touristiques.
Durant le stage le choix de l’hôtel est imposé.
Aucun frais supplémentaire ne sera assumé par la mutualisation.
4. Remboursement des frais
Le service de gestion de l’établissement les documents suivants l’établissement mutualisateur (contact:
[email protected]) afin d’obtenir le remboursement :
Les documents justificatifs à envoyer :
- La facture émise par l’établissement
- Annexe Etat récapitulatif standardisé
- Fichier Excel du détail des coûts par stagiaire, en monnaie locale
- Factures de billet d’avion
- Factures de frais divers (visas, assurance éventuellement) – hors frais de taxi
Les documents doivent être envoyés au plus tard le 01 décembre pour les stages du 1er semestre et le
01 Mai pour les stages du 2e semestre.
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Fiche Etablissement lieu d’accueil d’un stage
1. Organisation d’un stage
1.1 Accueil et venue des stagiaires
L’établissement mutualisateur envoie à l’établissement d’accueil la liste des participants (convocation
collective).
Le Directeur/ Chef d’établissement organise l’hébergement, la restauration et les transferts aéroport des
participants (sauf convenances personnelles) et du formateur, s’il vient de France.
Les frais d’hébergement, de repas et les frais divers ne doivent pas dépasser le montant des frais de
mission qui auraient été versés aux agents conformément à la réglementation de l’AEFE.
L’établissement organisateur s’assure d’être en possession de tous les plans de vols 15 jours avant le
début du stage. Il veille à ce que les fiches d’accueil aient été transmises (à adresser au stagiaire, Chef
d’établissement et Directeur) (avec nom de la société de taxi, tel de permanence, nom de l’hôtel, etc..).
Il envoie à l’établissement mutualisateur le tableau type « tableau récapitulatif des plans de vol »
(modèle préalablement fourni) complet au plus tard 15 jours avant le stage.
3 semaines avant le début du stage, le poste diplomatique diffuse un CF d’invitation (formulation sur
proposition d’un mail envoyé par l’établissement mutualisateur à tous les COCAC) :
« Sauf objection de votre part ou de l’Agence pour l’Enseignement Français à l’Etranger, les agents
dont les noms suivent sont invités à se rendre à … pour participer au stage … qui aura lieu du … au… ».
L’établissement organisateur s’assure que les stagiaires puissent disposer de leurs per diem. Ceux-ci
sont remis contre émargement d’une liste transmise à l’établissement mutualisateur. Le calcul des per
diem est établi par l’établissement mutualisateur et porté sur les OM.
L’établissement organisateur s’assure que les formalités de douane soient respectées (envoi d’une lettre
d’invitation le cas échéant).
1.2 Accueil et venue du formateur
Lors du premier contact avec le formateur, l’établissement d’accueil lui transmet un tableau
récapitulant les fonctions, lieu de travail et adresses électroniques des stagiaires et la charte du formateur
qu’il doit retourner signée.
Dans le cas d’un formateur de l’AEFE ayant une autre mission en parallèle, la logistique est prise en
charge par l’AEFE, dans le cadre d’une mission mixte.
L’établissement d’accueil achète le billet, quel que soit l’origine du formateur (zone ou France)
Le billet est acheté sur la base d’une arrivée la veille du stage et un départ le plus tôt possible dès la fin
du stage, favorisant la solution la moins coûteuse, réserve l’hébergement dans les mêmes conditions
que les stagiaires.
Un point sur le matériel pédagogique nécessaire au stage sera fait afin que les dispositions nécessaires
au bon déroulement du stage soient prises.
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1.3 Déroulement du stage
Les listes d’émargement et attestations de stage sont envoyées à l’établissement organisateur par le
secrétariat de l’établissement mutualisateur de Pekin.
L’établissement organisateur s’assure que la liste d’émargement est signée chaque jour par chacun des
stagiaires.
L’établissement mutualisateur imprime les « attestations de stage » à partir du site de la formation
continue. Les attestations sont signées par le chef de l’établissement mutualisateur, scannées et envoyées
à l’établissement organisateur.
L’établissement accueillant le stage veille à ce que les stagiaires remplissent le formulaire d’évaluation
du stage et transmet les fiches à l’établissement mutualisateur.
L’établissement organisateur veille également à ce que le formateur transmette son bilan par voie
électronique dans les meilleurs délais au chef d’établissement et copie au mutualisateur.
2. Dispositions administratives :
2.1 Les ordres de missions
L’établissement mutualisateur établit et transmet à l’établissement d’accueil les ordres de missions des
stagiaires et du formateur « avec frais ».
2.2 Calcul des per diem et remboursement de frais
Le calcul des per diem est réalisé par l’établissement mutualisateur et porté sur les ordres de mission :
(Cf. annexe 2 « calculs des per diem»). Une liste d’émargement de remise des perdiem à faire signer
par les stagiaires est transmise par l’établissement mutualisateur (à retourner dans les pièces
justificatives avec émargement).
Le service de gestion de l’établissement les documents suivants l’établissement mutualisateur (contact:
[email protected]) afin d’obtenir le remboursement :
- La facture émise par l’établissement
- Annexe Etat récapitulatif standardisé
- Fichier Excel du détail des coûts par stagiaire, en monnaie locale
- La feuille d’émargement du stage visée par le Chef de l’Etablissement d’accueil
- Liste d’émargement de remise des perdiem
- Facture de billet d’avion du Formateur
- Factures d’hébergement
- Factures de transport s’ils ont été organisés par l’établissement ou par l’hôtel
- Factures de restauration
- Factures Frais divers (location de salle, …)
Les documents doivent être envoyés au plus tard le 01 décembre pour les stages du 1er semestre et le
01 Mai pour les stages du 2e semestre.
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Fiche Organisation des missions des EEMCP2
Protocole administratif préalable à la réalisation des missions d’animations
pédagogiques des EEMCP.
1. Année scolaire N-1
Étape 1 : Expression des besoins par les établissements par discipline.
A envoyer au Référent des EEMCP2
Calendrier : mars
Étape 2 :
Définition d’un programme annuel (année scolaire) de missions d’animation par le service
pédagogique avec l’appui du CPM lors du séminaire de mars N-1.
Validation de la partie financière du programme en CPM.
Calendrier : juin N-1
Étape 3 :
Communication de ce programme de missions d’animations par le CPM à :
L’établissement d’accueil
L’établissement d’origine
L’EEMCP2 concerné
Calendrier : juin : N-1
2. Année N
Étape 1 :
L’EEMCP2 contactera, sous couvert de son chef d’établissement, l’équipe pédagogique et le chef
d’établissement d’accueil de la mission pour convenir d’un projet de calendrier exécutoire, d’une
durée et d’un contenu de la mission.
Préconisation du CPM : sauf cas particulier, les missions ne devraient pas excéder deux à trois jours
(voyage compris) pour un pays, trois à quatre jours pour une mission circulaire sur deux pays.
L’EEMCP2 fait valider ce contenu par son IPR-IA de discipline, avec copie à l’IPR-IA référent de la
zone : [email protected]
Calendrier : dès le début de l’année scolaire et au plus tard le 30 septembre pour validation en
CPM début octobre
Étape 2 :
Le chef d’établissement du lycée d’origine de l’EEMCP2 transmet un plan de vol pour la mission à
l’établissement mutualisateur (lycée français international de Pékin CDG) : [email protected]
Il veillera à retenir les meilleurs tarifs aériens et à encadrer strictement les dates de départ et de retour
de l’EEMCP2 (un jour avant, un jour après maximum)
Le chef d’établissement d’accueil transmet à l’établissement mutualisateur les modalités pratiques
d’accueil de l’EEMCP2 : repas éventuellement pris en charge directement par l’établissement et qui
ne feront pas l’objet de versement de per diem.
Comité de Pilotage et de Mutualisation – Zone Asie Pacifique- Version validée CPM Juin 2019
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Les nuits d’hôtel doivent être impérativement réservées et prises en charge par l’établissement
d’accueil.
Calendrier : un mois au moins avant le début de la mission
Étape 3 :
L’établissement mutualisateur établit un ordre de mission qu’il adresse au :
Chef d’établissement d’accueil,
Chef d’établissement d’origine,
Avec copie à l’EEMCP2 concerné et le Référent des EEMCP2.
Calendrier : 10 jours au moins avant la mission
Étape 4 :
Le chef d’établissement d’accueil informe son poste diplomatique (COCAC) de la venue de
l’EEMCP2
Calendrier : une semaine au moins avant la mission
Étape 5 :
Les établissements d’origine et d’accueil se font rembourser auprès de l’établissement mutualisateur
les différents frais engagés via l’envoi semestriel du tableau des demandes de remboursement
accompagné des justificatifs. - Docs à joindre : facture hébergement
- Transport collectif ou Taxi aéroport si les conditions de la circulaire AEFE 1120 du 20 Mars 2017 sont
remplies (départ avant 6h30 ou après 21h)
- OM signé pour remise des perdiems
- Fichier excel
Calendrier : au 1er décembre pour les missions de septembre à décembre, et au 1er mai pour les
missions de janvier à mai.
Étape 6 :
Afin de faire un bilan administratif de ce programme de missions et d’améliorer le dispositif, les
EEMCP2 sont invités à faire un bref compte-rendu technique (et non pas pédagogique) du déroulé
matériel au Référent des EEMCP2.
Calendrier : un mois au plus après la mission
Il est important de veiller à ces préconisations afin que d’un point de vue administratif, les animations
des Enseignants Expatriés Chargés de Mission de Conseil Pédagogique pour le second degré se
déroulent dans les meilleures conditions.
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Fiche Remboursement des stages Hors PFCP
Depuis 2018, certains stages, à public désigné souvent, n’impliquent pas l’inscription des stagiaires
sur l’application Formation Continue.
Pour ces stages, ainsi que pour les stages DGESCO (cf note de cadrage 1315 de juillet 2018, pages
12 et suivantes) , les modalités d’organisation sont les suivantes :
la prise en charge financière s’effectue conformément à la circulaire 1120 et dans les conditions
suivantes :
1 - le plan de vol est établi par le lycée du stagiaire en s’attachant à retenir le vol le plus avantageux
2 - le détail du plan de vol est adressé au lycée de Pékin pour établissement des OM avec frais
3 - au retour du stage, le stagiaire complète l’état de frais dont le modèle est en annexe 4
4 - le lycée du stagiaire adresse au lycée de Pékin
- une facture détaillée du lycée du montant du billet et des per diem conformément à l’OM et
à l’état de frais et mentionnant le taux de chancellerie utilisé.
- l’état de frais signé du stagiaire, qui est déclaratif. Si le stagiaire a eu des repas offerts sur
le lieu du stage, il faut mettre le nombre de repas réel qui ont été payés sur la durée du
stage.
- la justification de l’hébergement. A noter que l’hébergement ne sera remboursé que sur
présentation d’une facture d’hébergement pour la période, du montant réel de
l’hébergement.
- la justification des frais de déplacements sur place lorsque les conditions de la circulaire
sont remplies.
NB : Le plafond de remboursement de l’hébergement à Paris est de 120€, chaque repas réellement
payé sera pris en charge à hauteur de 15.25€ (cf montants dans la circulaire).
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Fiche Remboursement dépenses CNED
Les modalités de prise en charge dans la zone Asie Pacifique sont celles précisées aux pages 17 et
18 de la note de cadrage n°1315 de juillet 2018.
L’établissement mutualisateur remboursera les dépenses d’inscription sur présentation d’une
facture de l’établissement assortie des pièces justificatives suivantes :
- Formulaire de demande de remboursement (modèle à demander à l’établissement
mutalisateur).
- Document de la confirmation d’inscription fourni par le CNED faisant apparaitre le coût de
la formation.
- Document (fiches d’assiduité) délivré par le CNED indiquant le nombre de devoirs rendus
- L’attestation du chef d’établissement ((modèle à demander à l’établissement mutalisateur).
Fiche Remboursement des PROZAP, APP , PIO , UNSS, divers
subventions
Le CPM peut attribuer des subventions spécifiques et fléchées pour différentes actions dans les
établissements telles que les Prozap, les APP, les PIO, les actions UNSS …
L’avis d’attribution sera formalisé soit par un CF, soit par une décision AEFE, soit figurera au
compte rendu du CPM.
L’établissement mutualisateur rembourse les dépenses dans la limite du montant attribué et à
hauteur des dépenses engagées.
L’établissement demandeur fournit une facture du montant sollicité avec à l’appui les factures
justifiant du service fait. Au vu de cette facture et des justificatifs, l’établissement procèdera au
remboursement.
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Annexe 1
Charte du stagiaire et du formateur PFCP Zone Asie Pacifique
Engagement stagiaire
Engagement du formateur ■ et/ou de l’institution □
Préalable :
S’assurer d’être en possession de tous les documents et
assurances nécessaires pour se rendre sur le lieu de stage.
Avant le stage
■ Prendre connaissance des objectifs institutionnels et de
formation formulés dans la fiche de stage.
■ Prendre contact si besoin est avec le formateur afin
d’expliciter certains concepts ou besoins de formation.
■ Rechercher, s’informer et lire les ressources
institutionnelles et pédagogiques liées à la thématique.
■ Préparer tous les documents utiles au stage dont ceux
demandés expressément par le formateur.
■ Interroger et collecter les questionnements des
collègues de l’établissement.
Pendant le stage:
■ Participer activement à toutes les étapes de la
formation.
■ Respecter l’organisation de la formation.
■ Adopter une attitude constructive par rapport à la
formation suivie.
■ Etre disponible et accepter les contraintes liées à la
formation et à son organisation.
■ S’assurer de collecter tous les documents utiles à la
restitution.
Après le stage:
■ Procéder à l’évaluation du stage sur le site de l’AEFE.
■ Restituer à l’équipe de mon établissement.
■ Mettre en pratique très rapidement des points
pédagogiques abordés pendant le stage.
Préalable:
S’assurer que les stagiaires aient la liste complète des
documents nécessaires et toutes les informations utiles
(livret d’accueil) suffisamment longtemps avant le début
du stage.
Avant le stage
□S’assurer des bonnes conditions d’accueil du stage
(hébergement et matériel) et de son bon déroulement.
■Prendre connaissance des objectifs de la formation.
■ Élaborer et diffuser le planning du stage.
■ Contacter les stagiaires pour expliciter et préparer le
stage.
■ Contacter l’organisateur du stage.
Pendant le stage:
□ S’assurer du bon déroulement du stage.
■ Mettre en œuvre la formation telle que définie dans
fiche descriptive du PRF.
■ □ S’assurer que toutes les conditions sont mises à
disposition pour la réussite de chacun.
■ □ Être disponible, accompagner et soutenir le
stagiaire durant sa formation.
■ □ Fournir les outils et éléments aux stagiaires pour
une restitution pertinente
Après le stage:
□ Éditer les attestations de stage et faciliter l’évaluation de
la formation par les stagiaires.
□ S’assurer d’une restitution effective auprès de l’équipe
pédagogique.
■ Établir un bilan et un compte rendu de la formation
auprès du comité de suivi (pour le formateur).
■□ Assurer un suivi des stagiaires sur les problématiques
abordées lors de la formation.
Mon intérêt
■ Développer et valoriser mes connaissances, mes
compétences et mes capacités.
■ Acquérir une qualification et une attestation de
formation
■ Découvrir des problématiques et mettre mon savoir, mes
qualités et mes compétences en pratique afin de favoriser
ma professionnalisation.
■ Bénéficier d’une écoute et d’un accompagnement
pendant et après ma formation.
Nom, Prénom : ……………………………………………
Notre intérêt
■ Impulser des pratiques professionnelles novatrices et
performantes.
■ Participer à la consolidation et l’enrichissement des
pratiques professionnelles des personnels.
■ Bénéficier de cette consolidation et de cet
enrichissement des pratiques professionnelles.
■ Entretenir et développer le partenariat avec les
différents acteurs de la formation.
Nom, Prénom : ……………………………………………
Vu et pris connaissance de la charte le ….……………… Vu et pris connaissance de la charte le …………………
Signature : Signature :
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ANNEXE 2
Calculs per diem
La mission débute et 2H avant l’heure figurant sur le titre de transport et se termine 2H après l’heure
d’arrivée figurant sur le titre de transport.
Les agents en mission sont censés arriver sur le lieu de mission la veille du début de stage et repartir, en
fonction des vols, soit après le stage, soit par le premier vol après le stage, sauf pour les formateurs qui
pourront arriver l’avant-veille du stage, sur leur demande.
Il convient donc de privilégier les plans de vol encadrant de façon stricte la mission.
Pour les agents qui ne respectent pas le plan de vol encadrant de façon stricte la mission pour
convenances personnelles, le calcul du montant des indemnités dues ainsi que le nombre de nuitées sera
effectué sur la base du plan de vol initial encadrant strictement la mission. (Annexe 6)
Indemnité repas : équivalente à 17.50% de l´indemnité de mission, cette indemnité est servie pour tous
les repas non pris en charge par l´établissement d´accueil. En général, pour les stagiaires et les
formateurs en poste dans le réseau, les déjeuners sont pris en charge par l´établissement d´accueil
pendant les journées de formation. Les tranches horaires retenues pour le droit à indemnité repas sont
12h/14h pour le déjeuner et 19h/21h pour le diner (intégralité de la tranche horaire)
Hébergement : l´établissement siège de la formation prend en charge les nuitées des stagiaires et des
formateurs du réseau sur la base de l´hébergement et du petit déjeuner. Normalement le droit à prise en
charge de la nuitée est ouvert dès que l´agent se trouve ou arrive sur le lieu de mission sur la tranche
horaire 0h/05h.
Cas particuliers :
o Vols avec escales : pour certains vols, l´agent en mission est parfois obligé de faire une ou
plusieurs escales pour atteindre le lieu de la mission.
➢ Vol sans nuitée : si l´agent en mission se trouve en escale durant les tranches horaires
précisées pour les repas, il convient de prévoir une indemnité repas (déjeuner et / ou
diner) sur la base de l´indemnité de mission en vigueur dans le pays où le missionnaire
fait escale.
➢ Vol avec nuitée : lorsque l´agent en mission est obligé de passer une nuit dans un pays
tiers pour se rendre sur le lieu de la mission, en plus du versement éventuel des
indemnités repas, il convient de prévoir, soit la prise en charge de l´hébergement, soit le
versement de l´indemnité pour nuitée ainsi qu´une indemnité pour frais divers sur la base
de l´indemnité de mission en vigueur dans le pays où le missionnaire fait escale.
o Aucune indemnité de repas, ni de nuitée ne sera versée aux stagiaires rattachés à l’établissement
d’accueil.
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o Les agents en mission durant le vol et les tranches horaires de repas et de nuitées précisées ne
bénéficient pas d’indemnité repas, ni d’indemnité de nuitées (sauf s’il est précisé sur le billet
qu’aucun repas ne sera servi).
o En cas de convenance personnelle :
➢ Convenance avant le début du stage :
o Prise en charge ou versement d’une indemnité repas la veille au soir du début du stage
➢ Convenance après la fin du stage :
o Pas de prise en charge des frais de transfert au départ
o Calcul des indemnités conformément à ce qu’elles auraient été sans convenance
personnelle.
Les frais de transport domicile/aéroport et sur le lieu de mission ou stage sont pris en charge
(transport en commun et/ou taxi), par l’établissement d’origine du stagiaire (frais non
mutualisés)
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ANNEXE 3 :
QUI FAIT QUOI ?
GESTION DES STAGES DU PFC POUR LES ETABLISSEMENTS
DE LA ZONE ASIE PACIFIQUE
JE SUIS UN ETABLISSEMENT D’ORIGINE : QUI FAIT QUOI POUR MON PERSONNEL
QUI PART EN STAGE ?
Démarches préalables Remboursements
Obtention et
paiement du visa
Réservation
du plan de vol et paiement du
billet (le plus
tôt possible)
Ordres
de mission unique
Envoi des factures et justificatifs au
mutualisateur Et tableau récapitulatif
Etablissement d’origine
X X X
Etablissement Mutualisateur
X
Les plans de vol encadrent le plus près possible le stage
JE SUIS UN ETABLISSEMENT D’ACCUEIL : QUI FAIT QUOI POUR LES STAGIAIRES
OU FORMATEURS QUE JE RECOIS ?
Démarches
préalables Aspects financiers Autres
envoi des
billets
électroniq
ues (plans
de vol)
Réservati
on de
l’hôtel
Organisat
ion
transfert
aéroport-
hôtel-
aéroport
(aller et
retour)
Paieme
nt de
l’hôtel
+
transfert
s
aéroport
<->
hôtel
+autres
frais
Paieme
nt des
per
diems
Paiement
des frais
de
fonctionne
ment stage
Envoi au
LFIP des
justificatifs
de frais : de
visa, taxes,
vaccin(s)
obligatoire(
s)…
Rembourse
ment des
frais
Du stage
Mail -
CF pour
avertir
les
ambassa
des
stagiaire
s
Organisat
ion de
l’évaluati
on du
stage
Impress
ion et
signatur
e des
attestati
ons de
stage
Etablissem
ent
d’accueil
x x x x x x x x
Etablissem
ent
Mutualisat
eur
x
Etablissem
ent
d’origine x x
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ANNEXE 4 : ETAT DE FRAIS
ÉTAT DE FRAIS Á COMPLÉTER ET SIGNER
(En l’absence de frais, préciser NEANT dans la rubrique OBSERVATIONS)
NOM : Prénom :
Itinéraire
Départ
aéroport/gare
Retour
aéroport/gare
DE A Date et Heure
de départ
Date et Heure
d’arrivée
Déplacement
Indemnités forfaitaires de repas et d’hébergement
Sans renseignement, aucun remboursement ne sera effectué
Nombre de repas
acquittés par l’agent
(ne pas joindre de justificatif)
Nombre de nuitées acquittées par l’agent
(joindre facture)
Déplacement 0
Frais réels dus à l’agent En l’absence des justificatifs demandés, aucun remboursement ne sera effectué
Observations
Je certifie sur l’honneur l’exactitude des mentions portées sur cet état.
Fait à le
Signature du bénéficiaire
Nature des frais réels
payés par l’agent
Justificatifs à produire
et à conserver par le BVM Nombre
Montant
en €
Bus, métro, RER Tickets
Train ou avion
(si financé par le missionnaire)
Facture/reçu électronique,
Titres de transport, cartes d’embarquement
Autres frais : péage, parking,
taxi (21h-6h30), visas, vaccins…(*) Facture ou reçu
TOTAL EN EURO
(*): Préciser la nature
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ZONE ASIE PACIFIQUE - ANNEXE TARIFICATION ET FACTURATION
Situation au 4/06/2019
Facturation par l'établissement mutualisateur
Remboursement par l'établissement
mutualisateur
1 050 €Billet d'avion + frais visa (+ hébergement pour établissements accueillant les stages)
1 050 € Billet d'avion + frais visa (+ hébergement pour autre zone)
Stagiaire de l'établissement d'accueil du stage Exonération Aucun
Stagiaire de la ville de l'établissement d'accueil du
stage
Exonération - Frais de déplacement à la charge de
l'établissement du stagiaire - Pas d'hébergement su place Aucun
Stagiaire du pays de l'établissement d'accueil du stage (Si Etablissement Partenaire uniquement)
Exonération - Frais de déplacement à la charge de
l'établissement du stagiaire, hébergement pris en charge
par la mutualisation (via établissement d'accueil) Hébergement pour les établissements accueillant les stages
Etablissement de moins de 150 élèves
Exonération 1 à 2 stagiaires par année scolaire (sauf
Directeur, toujours facturé 1050€)
Billet d'avion + frais visa (+ hébergement pour
établissements accueillant les stages)
Stage de formateurs (EEMCP2) Exonération
Billet d'avion + frais visa (+ hébergement pour
établissements accueillant les stages)
Séminaire Rentrée + Séminaire AEFE Exonération
Billet d'avion + frais visa (+ hébergement pour établissements accueillant les stages)
Séminaire de gouvernance Exonération
Billet d'avion + frais visa (+ hébergement pour
établissements accueillant les stages)
Envoi d'un stagiaire en public désigné à Paris (AEFE-
DGESCO …) Exonération Billet d'avion + hébergement selon modalités de la circulaire
40€ par élèves pour élèves terminales, 20€ par élèves pour
1ers, 20€ pour élèves DNB, y compris les candidats libres
Aucun, les dépenses liées au examens ne relèvent pas de la
mutualisation mais du Centre d'Examen (HK)
5€ par élève à partir du CM2 pour les établissements inscrits
à la ligue
Remboursement des dépenses à hauteur de la subvention sur
présentation d'une facture de l'établissement et de justificatifs
Etablissements Partenaires hors MLF
2% des frais de scolarité sauf
disposition particulière de la
convention
Etablissements LabelFrancEducation500€ hors déplacement - hébergement directement pris en
charge par la mutualisation (via établissement d'accueil )
Ligue UNSS
Tous établissements (sauf LabelFrancEducation)
Projets Prozap
Dématérialisation de la correction des copies des Examens
Envoi d'un stagiaire en formation dans un autre pays de la zone
Situation du stagiaire ou de l'établissement
Envoi d'un stagiaire en formation dans un autre pays hors zone
Participation
d'un stagiaire
au PFCP Exonérations et aménagements
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