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Remerciements

Nous tenons à remercier tout particulièrement et à témoigner toute notre reconnaissance aux personnes suivantes, pour l’expérience enrichissante et pleine d’intérêt qu’elles nous ont fait vivre durant ces 8 semaines de stage au sein de l’entreprise AGV-ENGINEERING :

Notre maître de stage : Monsieur Riyad ZOGHLAMI, directeur général qui nous a offert l’opportunité de réaliser ce stage dans des conditions optimales et qui a su prendre de son temps et nous montrer toute la partie commerciale et administrative du bureau d’études.

Monsieur Philippe FERREIRA ; économiste de la construction, pour toute la disponibilité et la patience dont il a fait preuve à notre égard sachant répondre à toutes nos interrogations.

Enfin, nous remercions l’ensemble du personnel de l’entreprise pour leur accueil sympathique et leur coopération professionnelle tout au long de ces semaines.

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Nous avons effectué notre stage au sein de l’entreprise AGV-ENGINEERING, un bureau d’études techniques d’architecture et d’ingénierie BTP situé à Paris. L’entreprise propose à ses clients des services tels que le calcul de structures ou encore de la maîtrise d’œuvre.

Après avoir analysé le serveur de la société, nous avons constaté que de nombreux dysfonctionnements étaient présents. Tout d’abord de nombreux outils étaient obsolètes, nous avons donc mis en place des tableaux Excel permettant d’assurer une meilleure gestion commerciale de la société. Nous avons par exemple créé des tableaux permettant la gestion des congés des salariés ou encore un tableau récapitulatif du suivi des projets.De plus, les clients de la société étant tout le temps les mêmes, nous avons procédé à un démarchage commercial afin d’étendre l’activité de notre entreprise à une nouvelle clientèle plus large pour ainsi accroître l’activité de celle-ci. Pour se faire, nous avons dû cibler la clientèle potentielle pour ensuite les démarcher.

AGV ENGINEERING is a firm of engineering consultants specializing in the development of all the technical and architectural aspects of building and public works.It was founded in 1981 and is based in Paris.The firm was under judicial reorganization at the time of the takeover by Mr. Zoghlami, in the second half of 2012. There are many reasons to explain this fact: The client base was limited to the customer base. It is quite clear that in order for the firm to grow and develop, their customer base has to expand. Moreover, business management tools are completely obsolete. It involves changing processes, working methods and sales management tools. It also concerns the question of staff holidays, staff turnover, business travel expenses paid by the firm, and to undertake to follow up on completed projects.

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INTRODUCTION................................................................................................................................5

I. LE BTP, UN SECTEUR ECONOMIQUE PORTEUR POUR AGV-ENGINEERING...............................................6

1. AGV-ENGINEERING, UNE ENTREPRISE ANCRÉE AU CŒUR DU SECTEUR DU BTP.......................................61.1 Le BTP joue un rôle décisif dans l’économie française.............................................................................61.2 Le secteur du BTP favorise la création d’emplois malgré la conjoncture économique actuelle difficile. .6

2. AGV-ENGINEERING, UN BUREAU D’ÉTUDES SOLIDE MALGRÉ DE PROFONDS CHANGEMENTS.......................72.1 AGV-ENGINEERING, une entreprise subissant des changements de direction........................................72.2 Des services diversifiés et assurés par des compétences multiples........................................................82.3 Les bureaux d’études proposent des services purement techniques et permettent d’assurer la viabilité des constructions...........................................................................................................................................9

3. UNE ORGANISATION INTERNE IMPORTANTE À MAÎTRISER.....................................................................103.1 Les différents acteurs permettant d’assurer l’activité d’AGV-ENGINEERING.........................................103.2 Des savoirs faire différents qui permettent de garantir des prestations variées....................................113.3 De nombreuses interactions et flux d’informations qui doivent être gérés...........................................12

II. UNE ANALYSE DE L’EXISTANT PERMETTANT DE DÉCELER LES DYSFONCTIONNEMENTS INTERNE DE L’ENTREPRISE.............................................................................................................................................. 13

1. LA LOCALISATION DES INFORMATIONS INDISPENSABLE À L’ACTIVITÉ........................................................131.1 Un serveur regroupe plusieurs dossiers selon leurs finalités................................................................13

2. UNE DEMANDE TOURNÉE VERS LA CRÉATION D’OUTILS DE GESTION ET UN DÉVELOPPEMENT COMMERCIAL......142.1 Typologie des demandeurs des futurs outils de gestion........................................................................142.2 Expression des attentes et mode de travail...........................................................................................14

3. UNE REVALORISATION DU CAHIER DES CHARGES NÉCESSAIRE POUR S’ADAPTER AUX CONTRAINTES.................16

III. LA CRÉATION D’OUTILS DE GESTION ET UN DÉMARCHAGE COMMERCIAL PERMETTENT LE DÉVELOPPEMENT DE L’ACTIVITÉ D’AGV-ENGINEERING.................................................................................17

1. UN OUTIL QUI ASSURE LA GESTION DES CONGÉS PAYÉS........................................................................171.1 Une structure de l’outil inspirée de l’organisation interne de l’entreprise............................................171.2 Une automatisation qui assure le bon fonctionnement de l’outil..........................................................181.3 Un outil pérennisé et répondant aux besoins........................................................................................22

2. L’ÉLABORATION D’UN TABLEAU PERMET UNE VISIBILITÉ DU SUIVI DES PROJETS..........................................222.1 Les fonctionnalités allègent le travail du dirigeant................................................................................232.2 Un outil durable pour l’entreprise.........................................................................................................26

3. LA CRÉATION D’UN OUTIL PERMET LE CALCUL DES FRAIS DE DÉPLACEMENT DES SALARIÉS.............................273.1 Les événements passés expliquent la demande du dirigeant................................................................273.2 L’élaboration de moyens qui s’adaptent aux différents acteurs de l’entreprise....................................28

4. DÉTERMINATION DU CHIFFRE D’AFFAIRES PRÉVISIONNEL......................................................................304.1 La restructuration et le traitement des données..................................................................................304.2 Un outil décisif dans la gestion de l’organisation...................................................................................32

5. LA PÉRENNITÉ DE L’ENTREPRISE S’OBTIENT PAR LE DÉVELOPPEMENT DE LA BASE DE DONNÉES CLIENTS AINSI QUE DES ARCHITECTES À CONTACTER.........................................................................................................33

5.1 L'intérêt pour un bureau d'études de démarcher des cabinets d'architecture réside dans le fait qu’il peut avoir besoin des références de celui-ci pour pouvoir répondre à des marchés publics.......................335.2 Le démarchage des cabinets d’architecture nécessite de suivre un procédé........................................355.3 A la différence du démarchage des cabinets d’architecture, le démarchage des entreprises du gros-œuvre est purement commercial................................................................................................................36

CONCLUSION.................................................................................................................................37ANNEXES................................................................................................................................................. 38

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Introduction

AGV ENGINEERING est un bureau d’études d’architecture et d’ingénierie BTP situé dans le XXème arrondissement de Paris. Le secteur du BTP est important pour l’économie nationale : d’une part il est l’un des premiers secteurs créateur d’emploi car il regroupe à lui seul près de 1,5 millions de salariés, soit près d’un salarié sur dix. D’autre part, le secteur du BTP permet de créer de la richesse comme en témoigne son chiffre d’affaires qui avoisinait les 170 milliards d’euros en 2012.

Fin 2012, l’entreprise AGV est placée en redressement judiciaire par le tribunal de commerce. M. ZOGHLAMI (notre maître de stage) décide alors de reprendre la société pour tenter de relancer son activité. Etant donné ce rachat, le dirigeant manque de visibilité quant à la gestion de son entreprise. En effet, de nombreux outils mis à sa disposition sont obsolètes voire inexistants (un tableau des congés dessiné à la main, aucun outil permettant d’assurer le suivi des projets, des notes de frais de déplacement trop élevées, un chiffre d’affaires prévisionnel trop ancien). D’autre part, un problème subsiste sur les clients de la société qui sont exclusivement les mêmes à chaque fois, ce qui peut nuire à son activité.

Après avoir cerné les problèmes de la société, nous avons décidé de mettre en place différents outils permettant d’en améliorer la gestion. Ainsi, nous avons décidé de mettre en place des tableaux permettant d’assurer la gestion des congés, le suivi des projets ou encore un document permettant de récapituler les frais de déplacement des différents salariés de la société. Pour pouvoir mener à bien notre mission, nous avons tout d’abord procédé à des entretiens afin de cerner les problèmes rencontrés par les salariés et ensuite essayer d’y remédier.

De plus, étant donné la clientèle récurrente de la société, nous avons opté pour un démarchage commercial afin d’élargir le panel de clients pour ainsi espérer un développement de l’activité de l’entreprise AGV-ENGINEERING. Pour se faire, nous avons dû analyser la clientèle déjà existante pour pouvoir trouver des clients qui répondraient au même caractéristiques et qui seraient donc susceptibles de collaborer avec AGV.

Nous allons étudier dans un premier temps l’entreprise AGV-ENGINEERING ainsi que son organisation interne et les services qu’elle propose à ses clients. Nous étudierons ensuite dans un second temps les problèmes rencontrés au sein de la société et enfin, la manière dont nous avons procédé pour réaliser nos objectifs.

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I. Le BTP, un secteur économique porteur pour AGV-ENGINEERING

1. AGV-ENGINEERING, une entreprise ancrée au cœur du secteur du BTP

AGV-ENGINEERING est un bureau d’études opérant dans le secteur du Bâtiment et des Travaux Publics.

1.1 Le BTP joue un rôle décisif dans l’économie française

Le BTP est un secteur très hétérogène puisqu’il comprend de nombreuses entreprises qui sont de différentes tailles. D’après l’INSEE, 86% des entreprises présentent sur ce secteur possèdent moins de 6 salariés. Les grands groupes possédant plus de 200 salariés ne représentent quant à eux que 0,2% de l’ensemble des entreprises du BTP.

C’est pourquoi nous pouvons mettre en évidence l’existence de « majors » du secteur du BTP ; Vinci, Eiffage, Bouygues et SPIE. Ces quatre grands groupes sont reconnus au niveau national mais aussi international. C’est pour cette raison notamment qu’ils ont pu se distinguer parmi plus de 400 000 entreprises du BTP (487 000 en 2011). En effet, Vinci le numéro 1 national et mondial du BTP a réalisé 37 milliards d'euros de chiffre d'affaires dont un résultat net de 1,9 milliards d’euros en 2011. Quant à Bouygues, le second du secteur sur le plan national et mondial, il a réalisé un chiffre d'affaires de 32,7 milliards d'euros en 2011 et un bénéfice net de 1,07 milliards d'euros. La construction et les travaux publics représentent plus de la moitié du chiffre d'affaires du groupe.

Le bâtiment engendre une production de chiffre d’affaires de 129 milliards d’euros et les travaux publics 40,5 milliards d’euros. Ces deux segments complémentaires emploient 1,5 millions de salariés, soit un salarié sur dix.

1.2 Le secteur du BTP favorise la création d’emplois malgré la conjoncture économique actuelle difficile

Le BTP comme tous les autres secteurs souffre de la crise économique et financière depuis 2008. Mais il semble en meilleur santé que d’autres secteurs malgré un ralentissement de sa croissance. En effet, une baisse de l’activité et des embauches a été noté. Le secteur du BTP est un des premiers secteurs créateurs d’emploi en France. En effet, on constate qu’entre 1998 et 2007, 340 000 postes ont été créés au sein de ce secteur.Néanmoins, l’INSEE a pu observer qu’en 2012 l’activité en volume a diminué de 1,2% au lieu de 1,9% comme le disaient les prévisions. De même seulement 14 500 emplois auraient été supprimés durant l’année 2012, ce qui est moins catastrophique que ce qui aurait pu être envisagé. Pour 2013, les prévisions prédisent un recul de 3,5% de l’activité et la suppression de 40 000 emplois. Néanmoins, de bonnes nouvelles pourraient faire ralentir les destructions

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d’emplois envisagés. En effet, les grands groupes vont embaucher ; c’est par exemple le cas de VINCI qui compte créer 6000 postes en 2013. De plus, l’embauche permet de remplacer les départs à la retraite qui sont nombreux. Pour cela il faudrait 60 000 embauches par an.Paradoxalement, de nombreux chefs d’entreprises peinent à trouver des ouvriers, ingénieurs qualifiés pour travailler dans le BTP.

2. AGV-ENGINEERING, un bureau d’études solide malgré de profonds changements

2.1 AGV-ENGINEERING, une entreprise subissant des changements de direction

AGV-ENGINEERING est un bureau d’études d’architecture et d’ingénierie BTP. Il a été créé en 1981 et a pu accumuler ainsi trente années d’expérience. Son chiffre d’affaires en 2011 était de 1 087 900 millions d'euros. Malgré sa bonne réputation, AGV a été mis en redressement judiciaire depuis 2012. Celui-ci résulte d’une mauvaise gestion de la trésorerie qui a mis en difficulté l’entreprise, ce qui a engendré des licenciements. Ceux-ci ont causé une dette supplémentaire à laquelle le B.E.T n’a pas pu faire face. C’est dans ce contexte que le dirigeant d’ATM-ENGINEERING, un bureau d’études créé en 2001, a racheté AGV-ENGINEERING début mars 2013.Tout d’abord, le nouveau dirigeant a voulu conserver la dénomination de la société rachetée. En effet, AGV était implantée sur le marché du BTP depuis bien plus longtemps qu’ATM. Ceci lui conférait la possibilité de garder la notoriété de la plus ancienne des deux entreprises. Elle pouvait également prétendre conserver le même portefeuille de clients, bien plus étoffé que celui d’ATM. De plus AGV possède des qualifications et des références obtenues grâce à l’expérience et donc l’ancienneté. ATM aurait dû attendre plusieurs années pour pouvoir les acquérir. Ce rachat est une opportunité en or qui s’est présentée pour le développement d’ATM, ici notamment pour son développement externe.

AGV présente à ses clients de nombreux services qui regroupent des services rendus par des architectes comme la Programmation, l’Assistance à Maîtrise d’Ouvrage, la Maîtrise d’œuvre complète, la Maîtrise d’œuvre d’Exécution, l’Economie de la Construction. Mais aussi des services effectués au sein de bureau d’études qui ne possèdent pas d’architectes comme les calculs de structure.

Le bureau d’études s’est spécialisé au fur et à mesure dans les bâtiments industriels. Il travaille le plus souvent pour des maîtres d’ouvrage privés. Il réalise également des prestations pour d’autres clients comme des logements sociaux dont les maîtres d’ouvrage sont des clients émanant du marché public. Il peut aussi réaliser d’autres ouvrages pour des clients privés qui s’adresseraient à lui. Parfois, AGV répond à des appels d’offres publics, en liaison avec des architectes externes. Dans ce cas, le B.E.T assure l’aide technique.

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C’est pourquoi il compte parmi ses clients des maîtres d’ouvrage prestigieux comme EADS, La Poste, Clarins, EDF, Nike, Metro, Nestlé, et divers ministères comme celui de la défense.Il faut tout de même noter qu’AGV a toujours gardé les mêmes clients. L’ancien dirigeant n’a pas trouvé utile de démarcher et diversifier ses clients. Il s’est appuyé sur le même portefeuille durant de nombreuses années.

2.2 Des services diversifiés et assurés par des compétences multiples

AGV propose des services qui peuvent être effectués par un architecte.Ainsi la plus importante et habituelle des missions confiées à ce dernier est la maîtrise d’œuvre. La maîtrise d’œuvre est un processus découpé en différentes phases très précises et chronologiques. Elle commence dès la demande du client, maître d’ouvrage, concernant la construction d’un bâtiment devant satisfaire un besoin. L’architecte doit étudier le cahier des charges remis par ce dernier afin de bien comprendre la demande. Il crée ensuite des plans correspondant à l’idée qu’il s’en fait. En constant dialogue avec le client, il soumet ses plans à ce dernier. Après accord, il doit effectuer de nombreuses démarches administratives comme le permis de construire par exemple. Mais il doit également rédiger divers documents, souvent des dossiers comme le cahier des charges, puisqu’ils sont le point de départ du projet. En effet, de nombreux corps de métiers (maçon, électricien, chauffagiste etc.) se fieront aux écrits de l’architecte afin d’effectuer leurs tâches. Les plans des dessins passent entre différentes mains comme celles du dessinateur projeteur afin d’ajouter tous les détails qui doivent être ajoutés. D’autres collaborations peuvent être demandées lors de la phase de conception : un bureau d’études peut être consulté afin de s’assurer de la solidité de la construction ou bien trouver une solution technique à un problème. En général un économiste de la construction chiffre l’ensemble des travaux afin de s’assurer que le budget du client n’est pas trop éloigné de la réalité. Après l’acceptation de toutes ces données, la phase de conception s’achève et laisse place à la phase de consultation. L’architecte et/ou l’économiste envoient toutes les informations nécessaires à plusieurs entreprises du gros œuvre et du second œuvre selon les besoins pour la construction. Les différentes composantes de la construction d’un bâtiment sont appelées « lot ». Par exemple l’électricité est un lot, le terrassement en est un autre etc. Chaque entreprise répond à l’appel d’offre concernant son lot. L’architecte et l’économiste évaluent chaque offre selon le budget accordé et les comparent avec des entreprises du même lot. Ils finissent par en choisir une pour chaque lot. La phase suivante concerne le suivi des travaux, les réunions hebdomadaires des chantiers et la résolution d’éventuels problèmes. Ils restent les interlocuteurs privilégiés des maîtres d’ouvrage mais aussi ceux des nombreux intervenants de la construction. Les architectes sont présents à la fin du chantier afin de clore celui-ci.

Lorsque cette mission est confiée de A à Z à l’architecte, c’est une mission appelée «contractant général ». Mais il peut arriver que le client ait d’autres exigences, comme par exemple le fait de se charger lui-même de certains lots. De plus l’architecte peut se voir confier qu’une partie des missions citées ci-dessus. Il peut par

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exemple être consulté pour la seule phase de conception.

L’assistant maître d’œuvre, une autre mission, assiste et conseille le maître d’œuvre dans le déroulement de l’opération mais n’endosse pas ses responsabilités. Dans le cas d’un marché privé on parle de « conducteur d’opération ».

L’assistant à la maîtrise d’ouvrage correspond à une autre mission encore, où l’architecte doit aider le client pour affiner son projet. Il doit également prendre part aux discussions avec le maître d’œuvre.

2.3 Les bureaux d’études proposent des services purement techniques et permettent d’assurer la viabilité des constructions

Le bureau d’études en tant que tel s’occupe de missions beaucoup plus techniques. Etant une société publique ou privée, il réalise des études et prestations de conseils techniques dans le BTP. Le B.E.T a donc pour mission d'assister le maître d'œuvre (l'architecte ou la société d'architecture) sur les spécificités techniques relevant de ses compétences. Ils sont parfois intégrés aux entreprises de construction. Aujourd’hui, ils sont plus de 33 000 en France. Les bureaux d’études ont jusqu’aujourd’hui connu une croissance assez dynamique. En effet, leur chiffre d’affaires a évolué en moyenne de 5% par an depuis 2000 selon l’INSEE. C’est également un secteur avec peu de barrières à l’entrée mais entrainant en contrepartie une certaine baisse des prix au niveau des prestations.

Les projets de construction s’articulent autour de quatre grandes étapes : la conception, le développement, la construction, la réalisation et l’exploitation d’un ouvrage unique tout en respectant la réglementation en vigueur. Pour ce faire, il existe donc un grand nombre d’intervenants par  corps de métier  afin de gérer le projet, le financer, effectuer les études, fournir les matériaux ou les équipements et exécuter les opérations de constructions. Les réalisations prises en charges par les bureaux d’études techniques vont de la construction d’ouvrages simples et standards (mobilier urbain) jusqu’à la réalisation de grands projets tels que les buildings, les grands ponts. Le produit se réalise préalablement après l’établissement d’un cahier des charges. Le bureau d’études, en assurant la faisabilité technique de la plupart des projets architecturaux permet de donner une vie pérenne à toute création.

Le bureau d’études regroupe ainsi des ingénieurs et des techniciens chargés de mener les études et les plans d’exécutions accompagnés d’une note de calculs. Les notes de calculs sont des documents regroupant les calculs nécessaires au dimensionnement des ouvrages.

Afin de mener à bien leur projet, ils se chargent principalement de veiller aux clauses de sécurité affectant la construction d’un ouvrage et de l’optimisation des coûts de constructions. En effet, la structure qu’ils concevront doit bien évidemment tenir mais celle-ci ne doit pas être surdimensionnée afin d’éviter une dépense plus élevée en termes de matières premières. Ce dernier fait, fait donc l’objet d’un enjeu économique qui relève également de la concurrence.

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De plus, le bureau d’études a aussi pour fonction un rôle de conseil vis-à-vis de ses clients. Lorsque ce dernier détient un projet relevant plusieurs problématiques liées principalement à la technologie et à l’innovation, le bureau d’études met au service de ses clients ses techniques afin de répondre à ces problématiques. Nous pouvons ainsi mettre en avant que l’essor des activités relatives aux énergies renouvelables ou encore de la mise aux normes des constructions anciennes renforcent le poids des bureaux d’études.

Les stratégies déployées par les bureaux d’études leur ont permis d’accroître davantage leur offre et donc la satisfaction de leurs clients. En effet, étant les experts en matière de technologie ils offrent à leurs clients des innovations génératrices d’économies grâce à de nouveaux procédés (énergies renouvelables, substitutions de matières premières…). De plus, en matière de gestion des projets, les groupes d’ingénierie se positionnent sur le marché de l’assistance à maîtrise d’ouvrage et offrent à leurs clients une prestation globale qui va de la conception, de la construction du projet, jusqu’à sa maintenance et sa gestion. Ces compétences multidisciplinaires permettent d’offrir à leurs clients des prestations complètes.

3. Une organisation interne importante à maîtriser

3.1 Les différents acteurs permettant d’assurer l’activité d’AGV-ENGINEERING

M. ZOGHLAMI a pour but d’instaurer de nouveaux principes permettant à l’entreprise de surmonter ses difficultés financières. Mais avant tout il doit analyser l’organisation interne d’AGV afin de la comprendre.

Voici l’organigramme de la société :

M. VIAL, l’ancien dirigeant est maintenant le directeur technique. Il est enregistré à l’ordre des architectes depuis plus de trente ans et c’est à ce titre qu’il exerce dans la société. M. ROQUES s’occupe du recrutement lorsque cela est nécessaire, mais dans la situation actuelle

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il n’est pas prévu d’embaucher. La masse salariale est suffisante pour le travail à fournir. Il est également architecte et chargé d’affaires. M. FERREIRA est un économiste de la construction et également un chargé d’affaires. M. SCHNEITER est responsable du service informatique mais a aussi un diplôme de dessinateur projeteur. M. NAIT MOHAMED est un ingénieur de structures, capable de répondre aux besoins d’un bureau d’études tout corps d’état.Les employés possèdent plusieurs casquettes dues à la petite structure dans laquelle ils se trouvent. Ils ont donc plusieurs compétences à leur actif et sont en permanentes collaboration. Ils travaillent dans un open space qui leur permet de se parler sans nécessité de se déplacer de leur bureau. Pour la plupart d’entre eux, ils travaillent depuis de nombreuses années ensemble ce qui a créé une complicité entre eux. De plus ils n’ont pas changé de locaux depuis la création de la société ce qui donne une image de pérennité à ses clients.

3.2 Des savoirs faire différents qui permettent de garantir des prestations variées

a. Architecte L’entreprise comprend plusieurs architectes. Les architectes ont pour but de concevoir la structure et l’agencement de la construction en terme technique mais aussi artistique. Il prend le nom de maître d’œuvre lorsqu’il doit réaliser un ouvrage et qu’il est sollicité par un client, le maître d’ouvrage.

b. Economiste de la constructionLors de la phase d’étude, l’économiste aide le client à chiffrer le chantier en s’appuyant sur la demande et les besoins précis de celui-ci. Il évalue le nombre de matériau nécessaire, estime le prix de revient. Il peut ainsi établir un budget global pour les travaux.Ensuite, il travaille en étroite collaboration avec l’architecte afin de s’assurer que ce budget est respecté. Il s’occupe de faire passer les appels d’offres des lots aux entreprises concernées. Il choisit les propositions qui entrent dans le cadre de la demande imposée et le budget. Il s’occupe de l’aspect financier mais suit également l’avancée des travaux en se rendant sur le chantier afin d’y faire des calculs et des vérifications.

c. Dessinateur projeteurIl a pour tâche principale de dessiner les plans imaginés par l’architecte tout en faisant attention aux indications techniques fournies par ce dernier. Il choisit l’échelle de la réalisation de celui-ci. Il est chargé de dessiner tous les détails du bâtiment comme les fenêtres, canalisations etc. Il doit traduire en dessin les données techniques. Les constructeurs du bâtiment se fieront au plan dessiné par lui. Les autres activités exercées par ce dernier dépendent de son ancienneté et sa place dans l’organisation. L’entreprise en emploie un, afin de créer la conception schématique des projets dont elle s’occupe.

d. Ingénieur de structureIl doit assurer la stabilité de l’ouvrage en faisant des calculs de structure et de dimensionnement. Il doit connaitre les différents éléments utilisés comme le béton, le bois ou l’acier car ceux-ci peuvent être utilisés pour former l’ossature de ce dernier. Les ingénieurs

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sont spécialisés dans un domaine que ce soit un matériau comme le béton par exemple mais ils peuvent aussi connaître différents matériaux et techniques. Ils sont considérés comme ingénieurs tout corps d’état. Ceci ouvre évidemment plus de portes au B.E.T puisqu’il peut offrir de nombreux services. L’ingénieur détermine les procédés techniques à utiliser et les conditions de réalisation d’un chantier. Pour cela, il fait plusieurs simulations sur ordinateur pendant la phase de conception. Il doit aussi évaluer le coût de la conception pour que la réalisation de celle-ci soit la plus réaliste possible. C’est pourquoi il se fie aux plans que lui remet l’architecte. C’est un poste technique. Il peut également se rendre sur place afin de vérifier les travaux. Ces calculs sont pris en compte pour le chiffrage du coût des travaux.

e. Chargé d’affairesIl est l’interlocuteur principal du client pendant toute la durée des travaux. Il coordonne l’intervention des différents acteurs, fournisseurs et sous-traitants. Il veille au respect des délais et des coûts. Il a également pour fonction de faire de la prospection commerciale.

Le directeur technique, au sein d’AGV Engineering, encadre l’ensemble des employés. Le bureau d’études peut compter sur une palette très diversifiée de profils compétents qui lui permet de répondre à de nombreuses demandes comme les appels d’offres par exemple. Il devrait être à la tête du démarchage de nouveaux clients.

Le Directeur général s’occupe de tout ce qui est relatif à la gestion des projets, gestion du personnel ainsi que les formalités administratives. Quant à la comptabilité, elle est déléguée au Groupe ATM. Il reste d’autres liens avec ATM comme notamment l’aide du commercial qui peut envoyer des clients à AGV.

3.3 De nombreuses interactions et flux d’informations qui doivent être gérés

Le dirigeant est le centre de gravitation de l’information. En effet, il se situe à tous les points de la gestion du bureau d’études. Il veut savoir lorsqu’un client soumet un nouveau projet à l’un des employés. Il veut connaître l’avancée et le suivi des projets en cours. Mais il s’occupe aussi de la gestion salariale, notamment les congés qu’il est le seul à pouvoir valider. Il veut être au courant de tout ce qu’il se passe qui touche de près ou de loin à l’entreprise. Il souhaite également être au courant de l’état d’avancement afin de pouvoir procéder à la facturation lorsque le moment est venu. Il centralise tout.

Son interlocuteur privilégié est le directeur technique. C’est ce dernier qui réparti les projets et les tâches dont ces derniers font l’objet à chaque salarié. C’est pourquoi il connaît tous les projets en cours, qui fait quoi pour eux, l’état d’avancement.Cependant il peut déléguer ses responsabilités aux chargés d’affaires. Ainsi ces derniers peuvent être un responsable de projet comme lui-même. Mais tous les salariés travaillent ensemble étant donné que leurs compétences sont complémentaires. Le fait que plusieurs d’entre eux aient plusieurs casquettes ne fait que renforcer ce besoin. Ils sont donc en constant échange d’informations.

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II. Une analyse de l’existant permettant de déceler les dysfonctionnements interne de l’entreprise

On s'interroge dans cette seconde partie sur les finalités de la mission et de son contexte général.

Le rachat d’AGV-ENGINEERING par ATM-ENGINEERING nécessite de nouveaux outils à mettre en place afin d’assurer sa viabilité sur le marché. Pour cela, il est nécessaire de faire une analyse interne de l’existant afin d’en faire ressortir ses modes de fonctionnement ainsi que ses contraintes, utiles à la réflexion sur les outils à mettre en place.

1. La localisation des informations indispensable à l’activité

1.1 Un serveur regroupe plusieurs dossiers selon leurs finalités

Actuellement, AGV-ENGINEERING dispose d’un serveur où sont classés plusieurs types d’informations qu’elles soient relatives à la gestion des projets ou bien à la gestion financière de la société. Ainsi, plusieurs dossiers alimentent le serveur tels que les dossiers clients, personnel, règlementation ou encore gestion financière.

a. La gestion des projets

Les projets sont gérés selon le dossier client qui est composé de plusieurs fichiers nommés par ordre alphabétique. Ainsi, le client CLARINS par exemple fait partie du fichier « A – B – C ». Ce dernier inclut les documents relatifs aux projets réalisés entre l’entreprise et Clarins filtrés par année. Par ailleurs, ces projets font références à des documents technico-économiques et des images constituant la réalisation finale de la demande du client. Un devis préalable est également joint à chaque projet. Enfin, un contrat met en évidence pour chaque projet les clauses, les méthodes de réalisation, la durée, les honoraires ainsi que les éventuels participants.

Lors du traitement des données, une remarque a été notée. En effet, plusieurs fichiers n’ont pas été mis à jour depuis trois voire quatre ans. C’est ainsi le cas concernant les projets réalisés avec les clients. Le nouveau dirigeant ne pouvait pas avoir accès directement aux données récentes et aux projets en cours de réalisation ou à facturer. De plus, aucun outil n’a été mis en place afin de suivre chaque projet en détail. Par ailleurs, il existe parallèlement des documents papiers classés dans des classeurs respectifs mis à jour quotidiennement.

b. La gestion des clients

La gestion des clients est organisée par ordre alphabétique comme c’est le cas pour la gestion des projets.

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c. La gestion du personnel

La gestion du personnel constitue une charge importante pour la structure. Le dossier personnel est répertorié en plusieurs catégories incluant le CV de chaque employé ainsi que leurs informations personnelles et des fichiers au format word indiquant les dates de congés posées par chaque employé durant l’année en cours. Ce dossier n’est pas très alimenté du fait que la gestion du personnel était prise en charge par l’experte comptable de la société avant le rachat d’AGV-ENGINEERING. Or, actuellement celle-ci ne fait plus partie de l’organisation interne de la société.

2. Une demande tournée vers la création d’outils de gestion et un développement commercial

Cette analyse a permis de rédiger le cahier des charges des outils de gestion à mettre en place. Pour cela, il a été nécessaire de définir les besoins pour chaque acteur susceptible d’utiliser les outils dans l’avenir ainsi que de regrouper les informations nécessaires à la création de leur structure.

2.1 Typologie des demandeurs des futurs outils de gestion 

L’utilisation de ces outils de gestion doit répondre aux demandeurs spécifiques des acteurs suivants de l’entreprise :

Les salariés afin qu’ils puissent établir un compte rendu des notes de frais dépensées lors des déplacements dans le cadre professionnel.

Le dirigeant afin qu’il puisse avoir une visibilité sur la totalité de l’activité de l’entreprise tant sur l’aspect commercial que gestionnaire. Sur l’aspect commercial en particulier, les informations qui ont été collectées ont fait l’objet d’une diffusion auprès de clients potentiels afin de faire connaître son activité, ses multiples savoir-faire ainsi que ses références.

2.2 Expression des attentes et mode de travail

L’évaluation des besoins et de la demande a été analysée à partir des informations existantes que ce soit dans le serveur, les dossiers papiers ou bien par le biais des salariés et plus particulièrement le gérant étant à l’origine de cette demande, M. ZOGHLAMI. Dans un premier temps, les objectifs visés ainsi que les informations qui devaient être intégrées ont été définis avec ce dernier. Toutefois, l’utilisateur a été amené à ne pas pouvoir exprimer exactement ses attentes par rapport à des usages qu'il ne connaît pas encore. C’est pourquoi, des « croquis » ont été réalisés sur papier afin de leur faire part de nos idées et ainsi leur permettre de visualiser la chose tout en faisant part de la conformité avec leur besoin.

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Voici comment se compose les membres du bureau d’études avec qui la collaboration a été opérée durant 7 semaines :

Décision – Proposition Proposition – Exécution ConsultationOutils Maître de stage Gestionnaires Autres

Gilbert VIALDirecteur Technique

Riyad ZOGHLAMI

Ingénieur d’Affaires

Catherine ADARVEStagiaire

Kristel COSTAStagiaire

Nadia MKACHERStagiaire

Antoine PASQUINIStagiaire

Philippe FERREIRAEconomiste

Bruno ROQUESArchitecte

C’est essentiellement à travers les interviews réalisées ainsi que les modes de fonctionnement de ces membres (ci-dessus cités) que nous avons pu concevoir et définir la structure des outils qui sont désormais à leur disposition.

Après avoir effectué en amont cette phase d’analyse en nous appuyant sur les résultats donnés par les interviews réalisées, il en ressort les objectifs suivants concernant notre projet :

Objectifs liés à l’aspect commercial de l’activité d’AGV-ENGINEERING

Effectuer une liste de 100 clients potentiels d’architectes Effectuer une liste de 100 clients potentiels spécialisés dans le gros œuvre. Mettre en place un outil exploitable regroupant les informations relevées ainsi que les

résultats.

Objectifs liés à la gestion de l’organisation d’AGV-ENGINEERING

Mettre en place un outil permettant la gestion des congés payés des salariés Réaliser le chiffre d’affaires prévisionnel de l’année 2013 (à compter de la date de

cession de l’entreprise) Créer un outil assurant le suivi des projets et de la facturation Etablir une feuille de calcul permettant de contrôler les dépenses liées aux notes de

frais (déplacements).

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3. Une revalorisation du cahier des charges nécessaire pour s’adapter aux contraintes

Lors de la conception des outils de gestion, nous avons préalablement exprimé dans le cahier des charges toutes les possibilités ainsi que les règles de gestion se référant à chaque outil de gestion selon sa finalité. Il a été important dans un premier temps de structurer l’information et de les classer selon leur utilité.

Il avait été convenu au départ lorsque nous avons établi le cahier des charges de réaliser une base de données sous Access afin d’assurer le suivi des projets. Or, durant la collecte d’informations nous avons décidé de changer le moyen par lequel nous voulions créer cette base de données. En effet, après consultation et divers interviews auprès des salariés, nous avons constaté qu’il était plus aisé de réaliser la demande en employant Excel. Excel était effectivement plus simple en termes d’utilisation et de lisibilité des données. Ces deux derniers critères étaient par ailleurs un élément fondamental chez le principal demandeur, M. ZOGHLAMI. De plus, nous avions émis l’hypothèse de la création d’un outil assurant la gestion des stocks afin d’éviter les commandes inutiles qui nuisent à la trésorerie. Nous avons constaté à notre arrivée que cet outil était déjà géré par un salarié et qu’il était tout à fait opérationnel.

Par ailleurs, le développement commercial étant un aspect sur lequel le demandeur compte énormément pour redresser sa nouvelle entreprise, nous avons dû rapidement sélectionner les outils étant à notre disposition au sein de la société et correspondant au mieux à l’ensemble de nos critères afin d’atteindre nos objectifs.

Quant aux outils permettant l’établissement d’un chiffre d’affaires prévisionnel, assurant les frais de déplacement et la gestion des congés payés, nous nous sommes remis au cahier des charges en respectant le mode d’opération que nous avions convenu dès le départ.

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III. La création d’outils de gestion et un démarchage commercial permettent le développement de l’activité d’AGV-ENGINEERING

Après avoir analysé la structure des outils que nous avions à mettre en place au sein de l’organisation que ce soit sur l’aspect purement commercial ou sur l’aspect gestion grâce au cahier des charges, nous avons pu procéder à la conception des outils tout en étant en accord avec les moyens mis à notre disposition ainsi que nos contraintes. Ainsi, les outils créés durant ces sept semaines de stage ont été élaborés de manière à ce qu’ils soient simples d’utilisation par les utilisateurs visés et éventuellement améliorés dans le cadre d’une évolution des besoins de l’entreprise.

1. Un outil qui assure la gestion des congés payés

1.1 Une structure de l’outil inspirée de l’organisation interne de l’entreprise

Afin de répondre à la demande qui était d’établir un tableau automatisé regroupant les jours de congés pris chaque mois durant l’année tout en gardant un aspect simple d’utilisation, nous sommes partis sur le modèle de base qui était proposé au sein de l’organisation. En effet, nous pouvons rappeler que les congés étaient inscrits manuellement sur un fichier Word puis imprimé et signé par les deux concernés. Parallèlement, une fiche sous forme de tableau était affichée sur le mur de l’entreprise afin que les salariés puissent visualiser les jours de congés pris par chacun durant l’année.

Ainsi, nous avons décidé de réaliser un tableau Excel regroupant le calendrier de l’année 2012-2013 avec les jours de semaines indiqués (car il faut savoir que l’année débute le 1er juin et se termine le 31 mai). Pour cela, nous avons cherché sur internet des applications pouvant exécuter des calendriers sur Excel directement. Nous avons, suite à cette recherche, utilisé les prestations réalisées par http://www.plannings.fr/ .Après avoir téléchargé le planning de l’année nous intéressant, à savoir celui de l’année en cours (2012-2013), nous nous sommes penchés sur la manière dont nous allons codifier les différents types d’informations relevés en amont via les documents qui étaient à notre disposition ou encore les interviews.

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1.2 Une automatisation qui assure le bon fonctionnement de l’outil

Les éléments indispensables à la réalisation de cet outil étaient principalement :

Le nombre de jours ouvrables qui, contrairement aux jours ouvrés, font référence aux nombres de jours qui peuvent être travaillés durant l’année. Ces jours comprennent tous les jours de la semaine hormis le dimanche et les jours fériés.

Le nombre de jours de congés payés qui diffèrent selon le statut de l’employé. En effet, pour un cadre le nombre de jours de congés payés est à hauteur de 36 jours alors que les non cadre détiennent 25 jours de congés payés.

Le nombre de jours de RTT (Réduction du Temps de Travail) fait l’objet d’un aménagement du temps de travail annuel. En effet, selon les heures de travail effectuées par les salariés (ici 39 heures par semaine) ces derniers ont droit à une compensation de ces heures de travail excédant les 35 heures en vigueur dans la loi. Les jours de RTT posés par convention collective sont à hauteur de 11 journées annuelles.

Le report de jours pris sans solde ou au contraire restant de l’année précédente. Ces jours seront additionnés ou soustraits du nombre de jours de congés auxquels le salarié a droit.

Enfin, il est nécessaire d’inclure tout ce qui se réfère aux autres jours de congés spéciaux liés à l’ancienneté ou bien à une situation particulière de l’employé.

Suite à cela, nous avons pu réaliser ce tableau englobant la totalité de ces informations ci-dessus citées.

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Afin de calculer le nombre de jours ouvrés dans l’année nous avons pris le nombre de jours dans l’année en question c’est-à-dire 2012/2013 soit 365 jours avec la formule DATE(). Ensuite, nous avons calculé séparément le nombre de jours fériés ainsi que des week-ends dans l’année soit 114 jours. Le nombre de jours ouvrés de l’année 2012/2013 est ainsi de 252 jours. Le nombre de jours maximum ouvrés de travail (hors congés spéciaux) est la suite d’une soustraction entre le nombre de jours ouvrés dans l’année et le nombre de jours de congés annuels.

Toutes les autres données présentes sur le tableau ont été rentrées manuellement sur la base des informations disponibles dans les dossiers de l’entreprise. Enfin, le total des jours ouvrés de congés a été trouvé en faisant une SOMME de toute la ligne.

Sur cette base, nous avons pu construire le planning et y inscrire les jours de congés pris selon qu’ils correspondent à la fermeture de l’entreprise, un congé pris individuellement ou bien une RTT. Afin de distinguer ces caractéristiques, une légende et un code couleur a été appliqué sur l’outil.

Dans un premier temps, nous avons entré toutes les informations que nous avions à notre disposition dans le planning, à savoir les jours de congés pris selon chaque salarié tout en respectant le code couleur établi préalablement. Ainsi, pour chaque jour de congés pris, le chiffre 1 ou bien 0.5 était inséré dans la case correspondante à la date de congé pris. Le chiffre 1 indiquant qu’un jour de congés a été posé par le salarié à une date précise. Et le chiffre 0.5 indiquant que le salarié en question a posé une demi-journée de congés.

Après avoir entré toutes ces données, nous avons pu automatiser le calcul des nombres de jours de congés pris par salarié. Pour cela, nous avons inséré à la droite de chaque tableau des

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mois de l’année un récapitulatif permettant de savoir combien de jours de congés, de RTT ont été pris durant un mois donné. Par exemple, si l’on suit la capture d’écran ci-dessus nous constatons qu’au mois de juillet de l’année 2012 M. SCHNEITER Mathieu a pris 5 jours de congés dont 0 RTT. Le calcul des jours pris s’est fait avec la formule SOMME après sélection de la ligne de l’employé concerné pour tel mois.

Concernant, le calcul du nombre de jours de RTT posés par les salariés, nous avons dû trouver un moyen afin de ne pas comptabiliser dans la somme les cases bleu se référant aux RTT et les cases jaunes indiquant les jours de congés pris individuellement. C’est pourquoi nous avons décidé de comptabiliser le nombre de jours non pas uniquement avec le chiffre inscrit dans la case mais également en fonction de sa couleur. Or, il n’existe pas de formule déjà intégrée dans Excel permettant d’additionner des valeurs en fonction de la couleur de remplissage de la cellule.

Suite à plusieurs recherches sur internet, nous avons abouti à une solution. Pour intégrer la fonction permettant d’additionner des valeurs selon la couleur d’une cellule nous avons procédé comme suit :

Etape 1 : Sur la feuille de calcul nous avons fait le raccourci ALT+F11 permettant d’éditer des macros

Etape 2 : Cliqué sur « Insertion »  puis « Module »

Etape 3 : Nous avons ensuite saisi le code de la fonction suivante dans la nouvelle fenêtre correspondant au module :

Function SommeCouleurFond(champ As Range, Fond As Range) Application.Volatile Dim c, temp temp = 0 For Each c In champ If c.Interior.ColorIndex = Fond.Interior.ColorIndex Then temp = temp + 1 End If Next c SommeCouleurFond = tempEnd Function

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Etape 4 : Enfin, nous avons sélectionné la cellule correspondante pour afficher le résultat et saisi la formule suivante :

=ColorCountIf(Plage des cellules comportant les valeurs; Cellule comportant le fond de couleur à prendre en compte)

Nous avons voulu toutefois accroître la visibilité de cet outil en créant une deuxième feuille Excel sur le même fichier exposant un récapitulatif général sur chaque salarié et durant chaque période de l’année. Pour ce faire, nous avons construit un tableau en mettant en ligne le nom des salariés et à la verticale les mois de l’année 2012/2013.

Nous voyons sur la formule ci-dessus que le tableau a été automatisé en reprenant les données sur la précédente feuille de planning. Ainsi, toutes les données qui seront ajoutées au fil du temps seront automatiquement insérées dans ce tableau récapitulatif.

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1.3 Un outil pérennisé et répondant aux besoins

Ce tableau du suivi des congés permet au dirigeant de gérer les congés de chaque employé au sein de l’organisation. L’outil est opérationnel jusqu’en 2016 car en effet, dépassé cette date, il faudra procéder encore une fois à une mise à jour des plannings annuels.

Afin de remédier à cette contrainte que nous avons engendré, nous avons décidé de créer en parallèle des fiches individuelles où les informations nécessaires telles que le nombre de jours ouvrables ou encore le solde de jours de congés comme nous l’avons étayé en première partie seront utilisés pour établir un calcul automatique des nombres de jours posés et du report (cf. Annexe 1). A noter que le nombre de jours ouvrés a été calculé grâce à la fonction : NB.JOURS.OUVRES(date_début;date_fin;jours_fériés). Les jours fériés correspondants à la plage de jours fériés mis sur une feuille à part.

Nous pouvons noter par ailleurs, que l’automatisation de ce calcul a permis au dirigeant d’éviter de  « perdre » de l’argent car nous avons remarqué que les erreurs liées au calcul du nombre de jours ouvrés dans l’année étaient fréquentes au sein de l’entreprise. En effet, les documents établis par les salariés mettaient en évidence qu’il y avait 254 jours ouvrés durant cette année. Or, il y en a 252. Deux jours de travail payés s’étaient donc ajoutés pour l’employeur ce qui n’est pas avantageux pour lui en terme de dépenses.

De plus, ce système automatisé permettra également notamment grâce au récapitulatif d’avoir une vue d’ensemble sur les congés de chacun et d’ainsi pouvoir gérer son activité tout en prenant en compte les futurs congés de ses employés. Le dirigeant évitera ainsi de ralentir son activité pour cause de congés posés aux mêmes périodes de l’année chez tous les salariés et pourra éventuellement déterminer le nombre de main d’œuvre supplémentaire lorsqu’un grand nombre de ses salariés sont absents.

2. L’élaboration d’un tableau permet une visibilité du suivi des projets

Après avoir effectué les interviews nous avons constaté que les projets n’étaient pas suivis par le biais d’un outil informatique. Seuls des documents liés aux factures, devis, contrats, plans étaient classés selon le type de document dans des classeurs respectifs. On retrouve par exemple, dans le classeur des ventes, un intercalaire se référant à un mois de l’année dans lequel se trouve toutes les factures qui ont été encaissées durant ce mois. Mais aucunes données ne faisaient l’objet d’un groupement d’information par projet et par client. Autrement dit, aucun outil n’a été mis en place afin de suivre chaque projet en détail, que ce soit au niveau de la facturation ou de l’état d’avancement tout simplement. A son arrivé, le dirigeant, M. ZOGHLAMI ne savait pas par exemple si tel ou tel projet avait été facturé ou non, ou encore si certains projets arrivaient à échéance. Par conséquent, la demande du dirigeant était d’augmenter sa visibilité quant à l’avancement des différents projets en cours dans l’entreprise. A partir de là, il pourra relancer les clients n’ayant pas procédé au paiement et également de s’engager sur de nouveaux projets s’il constate que des projets sont clos.

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Nous avons donc décidé d’opter pour un fichier Excel disposé de la manière suivante :

CLIEN

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ME R

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RESTE D

Û

Ainsi la première colonne récapitule le nom des clients et la seconde explique la nature de l’intervention (par exemple la construction d’un gymnase) comme c’est le cas pour le client Villeneuve (cf. Annexe 2). La date de début des travaux est indiquée lorsque le bon de commande est reçu. Ces données sont donc à rentrer à la main et ne sont pas automatiques. En ce qui concerne le tarif HT, il est également à entrer manuellement. Le tarif TTC quant à lui résulte de la multiplication entre le Tarif HT et le taux de TVA de 19,6%. Par ailleurs, le numéro de facture est incrémenté de manière à ce que chaque facture soit numérotée en fonction de l’année durant laquelle elle a été établie, le mois et enfin le numéro du contrat. Par exemple pour le client STALLERGENES (ci-dessous exposé) le numéro de facture est le 13.02.340 ce qui signifie que la facture a été établie en 2013 (13) au mois de février (02) et c’est le 340ème contrat de l’année en cours.

2.1 Les fonctionnalités allègent le travail du dirigeant

Un système de couleur a été mis en place afin d’augmenter la visibilité de l’état des factures pour le dirigeant. En effet, l’état de la facture dépend de l’endroit où se trouve la croix (à régler ou déjà réglé).

Lorsque la croix se trouve dans la case  « REGLE », l’état de la facture se mettra automatiquement en vert, permettant ainsi au dirigeant de voir en un seul regard quel client a déjà payé ainsi que le montant réglé. Pour se faire, nous avons utilisé dans un premier temps la formule SI. notée comme suit : =SI(K5="x"; "√"; "X").

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Afin de déterminer la couleur à adopter selon qu’elle ait été réglée ou non nous avons procédé à une mise en forme conditionnelle. Pour cela, nous avons sélectionné la colonne concernée puis aller dans « Accueil – Mise en forme conditionnelle » ; « créer une nouvelle règle » ; « appliquer une mise en forme conditionnelle uniquement aux cellules qui contiennent ». Dans la description de la règle, nous avons choisi le texte spécifique que doit contenir la cellule pour que celle-ci devienne verte ou rouge.

Afin de ne pas omettre l’état d’avancement des factures, nous avons complété cet outil en ajoutant une colonne permettant de connaître la somme déjà réglée par le client. Et parallèlement, dans une dernière colonne intitulée « restant dû », il y est indiqué le montant que le client doit encore à l’entreprise AGV. Ce dernier est obtenu par la soustraction entre le « Tarif HT » et la « somme réglée ». Il permet au dirigeant d’avoir une idée de la somme qui lui reste à encaisser et donc de l’argent dont il disposera une fois que tous les projets seront payés par le client. Les prévisions des encaissements sont importantes pour l’entreprise car elles permettent au dirigeant de savoir s’il pourra ou non combler ses charges.

D’autre part, il faut savoir que les projets ne sont facturés qu’au bout de 60 jours suivant la date des débuts des travaux. Autrement dit, pour un projet ayant débuté le 20 mars 2013, la date d’échéance de la facture n’arrivera à terme que le 19 mai 2013. Cette donnée est très importante car comme nous l’avons rappelé ci-dessus les prévisions des encaissements sont importantes pour le dirigeant dans la mesure où elles déterminent l’état de la trésorerie du mois en question.

Afin de faire face à cette contrainte nous avions décidé de mettre en place un système d’alerte à l’ouverture du fichier en indiquant les factures qui arrivent à terme 5 jours avant la date d’échéance. Dans cette optique nous avons dans un premier temps recherché s’il n’existait pas des formules à intégrer afin de mettre en place notre idée or il s’est avéré que seules les macros pouvaient répondre à notre attente pour mettre en place cette fonctionnalité. Les macros permettent d'effectuer des tâches de manière automatisée.

Nous avons procédé comme suit pour la créer :

Etape 1 : on commence par choisir la colonne sur laquelle on va appliquer le traitement

Etape 2 : Sous l’onglet Développeur, dans le groupe Code, cliquez sur Enregistrer une macro. Dans la zone Nom de la macro, nous avons nommé la macro « AlerteMsg ». Dans le champ Enregistrer la macro dans, nous avons sélectionné le classeur dans lequel la macro a été stockée.

Etape 3 : on itère sur chaque ligne pour vérifier la condition qu’il faut pour qu’on puisse appliquer notre solution qui est ensuite enregistrée. Ainsi, si la condition est vrai, nous procédons alors à la modification du contenu, afficher la valeur et afficher le message d’alerte.

Etape 4 : Nous obtenons cette formule ci-dessous citée :

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Sub AlerteMsg()For Each cellule In Range("I:I")Range("I:I") : (indiquant la colonne sur laquelle on va itérer)For Each cellule In : (signifie : pour chaque cellule dans cette colonne)If IsDate(cellule.Value) And cellule <= Date + 5 (la condition étant que la valeur de la cellule est une date inférieur à la date du jour+5)ensuite si cette condition est vrai ==> MsgBox ("La date d'échéance de la facture numéro <" & cellule.Offset(0, -2).Value & "> du client <" & cellule.Offset(0, -8).Value & ">, va bientôt arriver à terme." & Chr(13) & Chr(13) & "Veuillez procéder à la facturation s'il vous plaît.")

'Next

End Sub

Le message s’affiche alors :

Nous avons souhaité dans un deuxième temps mettre en place un outil qui permet au dirigeant de constater les clients les plus importants de l’entreprise. Pour ce faire, nous avons décidé de créer un « tableau croisé dynamique » à partir du précédent et qui permet de regrouper les clients ainsi que leurs part de chiffre d’affaires respectifs par rapport au chiffre d’affaires total. Ce tableau se présente de la manière suivante :

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Lorsque le dirigeant sera amené à ajouter un client dans le tableau de suivi des projets, il n’aura qu’à actualiser le tableau ci-dessous pour connaître le chiffre d’affaires que représente son nouveau client sur le total des projets. Nous avons ici pris l’exemple d’un client inventé au hasard intitulé DESCARTES pour montrer que notre outil fonctionnait. Après avoir entré les données dans le tableau de suivi des projets puis actualisé le tableau ci-dessus on obtient le tableau suivant : on constate que le client DESCARTES s’est ajouté automatiquement à la liste à la dernière ligne. On constate également que le chiffre d’affaires par client a changé pour les autres clients, preuve que l’outil est fiable et donc utilisable.

2.2 Un outil durable pour l’entreprise

Enfin, nous avons protégé le fichier par un mot de passe afin de sécuriser les données de l’entreprise. L’outil permet au dirigeant de suivre ses projets ainsi que les éventuelles relances ou factures à établir auprès de ses clients. Par ailleurs, le fait d’indiquer quels sont les montants ayant été déjà encaissés par l’entreprise permet à cette dernière d’éviter de faire des erreurs de facturation. En effet, il est déjà arrivé qu’une facture ait été établie deux fois pour le même client. Autrement dit, le client aurait reçu une même facture à payer deux fois de suite. De plus, les aspects visuels mis en avant dans l’outil permettent à l’utilisateur d’avoir une

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meilleure visibilité sur l’ensemble des projets mais également de pouvoir voir quels sont les projets à traiter en priorité.

3. La création d’un outil permet le calcul des frais de déplacement des salariés 

3.1 Les événements passés expliquent la demande du dirigeant

Le dirigeant de l’entreprise M. ZOGHLAMI nous a confié, lors de l’entretien qu’il nous a accordé au début de notre stage, que de nombreuses anomalies concernant les frais de déplacement des salariés avaient été constatées. Les frais de déplacement sont les dépenses engagées lors des déplacements professionnels ou effectuées pour le compte d’une entreprise. Ils englobent le prix des titres de transport et de l’hébergement ainsi que les dépenses supplémentaires encourues pour les repas.

L’ancien dirigeant et actuel directeur technique était très peu regardant sur les frais de déplacement que prétextaient les salariés. Certains salariés invitaient simplement leur femme au restaurant et faisaient passer la facture du restaurant comme un frais de déplacement. L’entreprise faisant totalement confiance à ses salariés, elle réglait tout simplement la note sans demander aucun compte à ces derniers. Ce genre de procédé frauduleux coutait énormément d’argent à l’entreprise et nuisait fortement à sa trésorerie déjà quelques peu réduites par un plan de licenciement.

Afin d’éviter ce genre de « charges », nous avons donc décidé de mettre en place un fichier Word que chaque salarié devra remplir après un déplacement professionnel. Le choix du fichier Word n’est pas anodin. Nous avons pensé que ce type de document est le plus lisible et le plus compréhensible pour les salariés. Nous y avons indiqué en tête de pages le nom et le prénom du salarié ainsi que le mois du déplacement pour que le dirigeant puisse s’y retrouver plus facilement.

Lors des entretiens avec M. ZOGHLAMI, nous avons pu cerner les différentes dépenses qu’engendraient un déplacement : nous avons donc décidé de diviser ce document en trois parties distinctes, avec d’une part le remboursement kilométrique calculé grâce au kilométrage de départ et au kilométrage d’arrivée. Il faut savoir qu’il est prévu dans chaque entreprise un remboursement équivalent à chaque kilomètre parcouru. Ce montant est déterminé par le dirigeant ou inscrit dans la convention collective de l’entreprise. D’autre part, nous avons appris que les frais de déplacement entrainaient également des frais de stationnement, d’autoroute, d’hôtel. Enfin nous avons décidé de regrouper dans une dernière partie, les frais de restaurants (lorsque l’entreprise invite à dîner un client potentiel par exemple).

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3.2 L’élaboration de moyens qui s’adaptent aux différents acteurs de l’entreprise

Ainsi, chaque salarié disposera à son bureau de ce formulaire (ci-dessous joint) et le remplira selon ses déplacements professionnels en donnant des justificatifs. Ils seront ensuite remis au dirigeant qui les approuvera ou non en vérifiant la cohérence du document.

Frais de déplacement AGV-ENGINEERING 2012-2013

Nom du salarié :

Prénom du salarié :

Mois de :

Remboursement Kilométrique 

Kilométrage de départ :Kilométrage d’arrivée : Total kilomètres parcourus :Prix de l’essence au Kilomètre :Sous Total :

Remboursement des déplacements 

Frais d’autoroute (péages, amendes) : Frais de stationnement :Autres frais (taxi, train) :Frais d’hôtel : Sous Total : 

Autres remboursements

Frais restaurants : Divers : Sous Total :  

TOTAL GENERAL : €

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Nous avons également décidé d’établir un fichier Excel de ces mêmes notes de déplacement afin que le dirigeant puisse calculer automatiquement le montant qu’il devra rembourser. Ci-dessous, nous avons pris l’exemple des frais kilométrique, aucune donnée n’est pour le moment communiquée.

L’utilité de ce tableau réside dans son automatisation. C’est donc dans l’optique d’automatiser les calculs et de faciliter le travail du dirigeant que nous avons opté pour le format Excel. Le but ultime de ce tableau étant de garantir un gain de temps au dirigeant dans le calcul des frais de déplacement de ses salariés.

Prenons maintenant l’exemple d’un salarié qui remplirait les éléments suivants :

Kilométrage de départ : 0 Kilométrage d’arrivée : 200 Prix de l’essence au Kilomètre : 2,80 (prix choisi totalement au hasard dans

l’exemple). En réalité il est défini au préalable par le dirigeant.

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Grâce à la différence entre le kilométrage d’arrivée et le kilométrage de départ, nous obtenons le total de kilomètres parcourus par le salarié pour effectuer son déplacement professionnel. Par une simple multiplication entre le kilométrage parcouru et le prix du kilomètre nous obtenons donc le sous total du remboursement kilométrique. La somme de chaque sous total (remboursement kilométrique, remboursement des frais de stationnement ou d’autoroute et les autres frais) sont retranscrits directement dans le total général. Avec l’exemple cité ci-dessus (le salarié n’ayant rempli que le remboursement des frais kilométriques) on obtient donc le total suivant ci-dessous. Le dirigeant saura ainsi le montant qu’il devra rembourser.

Le document Excel décrit ci-dessus est donc destiné au dirigeant de l’entreprise AGV-ENGINEERING alors que le document Word est quant à lui réservé aux salariés de la société.

4. Détermination du chiffre d’affaires prévisionnel

4.1 La restructuration et le traitement des données

Nous avons établi la détermination du chiffre d’affaires prévisionnel en fonction des projets actuels réalisés pour l’entreprise mais également en fonction des intentions d’achats de leurs clients potentiels.

Dans un premier temps, il a fallu établir la somme des charges que subit l’entreprise. Pour cela, nous avons recherché au sein des classeurs englobant différents types de documents selon leur nature (factures, fiche de paye, assurance, fournitures…).

Toutes les charges ont ainsi été regroupées selon leur nature dans une feuille de calcul Excel (cf. tableau ci-contre).

Nous avons dû prendre en compte par ailleurs que le calcul des assurances se fait sur une base précise. En effet, il existe un montant fixe que verse l’entreprise à son organisme assureur tous les ans.

Mais également un autre montant qui lui varie selon le chiffre d’affaires réalisé.

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Ces montants se divisent en trois catégories :

L’assurance chantier assurant l’Organisation, le Pilotage et la Coordination (OPC) à 1.21% du chiffre d’affaires

L’assurance Maitrise d’ouvrage à 7.06% L’assurance chantier de l’entreprise générale à 3.01%

Autrement dit, si le montant fixe est de 30 000€ par an et que l’entreprise réalise un chiffre d’affaires à hauteur de 1 000 000 d’euros elle devra verser :

= [(1 000 000*0.0121) + (1 000 000*0.0706) + (1 000 000*0.0301)]

= 112 800 €

Etant donné que les montants varient selon les mois, nous avons convenu de calculer ces charges sur le tableau conçu pour le résultat du chiffre d’affaires prévisionnel. Comme nous le voyons ci-dessous, un sous tableau reprenant les charges d’exploitation (reportés via une autre feuille) ainsi que le calcul des différentes catégories de l’assurance a été créé.

Enfin, il était également nécessaire d’inclure d’autres charges variables se référant à la sous-traitance. Il arrive parfois que l’entreprise fasse appel à d’autres sociétés dans le cadre de projets importants.

Par ailleurs, la détermination du chiffre d’affaires est structurée de manière à ce que les différentes activités d’AGV-Engineering soient distinctes à savoir :

Les Etudes relevant du bureau d’études L’OPC Les autres activités de la société

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C’est après avoir estimé tous les chiffres d’affaires par client répartis dans l’année (bien évidemment avec l’appui du directeur technique) que nous avons pu automatiser le tableau et calculer ainsi le résultat avant impôt sur les sociétés. Pour ce dernier, nous avons fait référence à nos cours de fiscalité afin de le calculer. En effet, le calcul de l’impôt sur les sociétés dépend du statut de l’entreprise qu’elle soit une PME ou non. AGV-Engineering, étant une PME, elle est soumise à un taux de 15% pour la tranche des 38120€ du chiffre d’affaires et le reste est soumis à un taux de 33.33%.

Le résultat net de l’année 2013 pouvait ainsi être calculé en soustrayant la totalité des charges à savoir les charges d’exploitation, la sous-traitance, les taxes et les assurances et l’impôt sur les sociétés du chiffre d’affaires.

4.2 Un outil décisif dans la gestion de l’organisation

Le prévisionnel réalisé permettra au dirigeant de prendre des décisions selon différentes situations envisagées (embauche nouveau salarié, emprunt, nouvelles prestations, baisse activité). L’outil peut être modifié au fil de l’exercice comptable afin de se rapprocher davantage de la réalité.

Nous avons eu tout de même des difficultés à le réaliser car il était très difficile d’avoir des informations concernant les éventuels futurs projets et collaboration auprès du personnel du fait de la confidentialité de celles-ci.

En outre, une amélioration peut également être apportée afin d’avoir une vue d’ensemble sur toute l’activité en créant éventuellement des graphiques représentant l’évolution du chiffre d’affaires et du résultat avant et après l’exercice comptable en question. Les écarts de prévisions pourraient ainsi être calculés.

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= (38120*0.15) + ((Q46-38120)/3)

5. La pérennité de l’entreprise s’obtient par le développement de la base de données clients ainsi que des architectes à contacter

5.1 L'intérêt pour un bureau d'études de démarcher des cabinets d'architecture réside dans le fait qu’il peut avoir besoin des références de celui-ci pour pouvoir répondre à des marchés publics

Pour comprendre l'intérêt de cette mission, il convient de rappeler quel peut être le lien entre un cabinet d'architecture voire un seul architecte avec un bureau d'études. Selon la nature du marché, le bureau d'études fera appel ou non à un cabinet d’architecture. Il convient de distinguer lorsqu'on a affaire à un marché public et un marché privé.Lorsque le bureau d'études reçoit une demande pour un marché privé de type la réalisation de notes de calculs pour une entreprise, elle est à même d'y répondre et n'a pas besoin de prouver par des certifications, qualifications voire références qu’elle peut prétendre à ce projet. Dans les faits, AGV Engineering répondait essentiellement avant son redressement judiciaire aux marchés privés.L'intérêt réside pour un marché dit public. En effet, pour pouvoir prétendre à répondre à un appel d'offre dit public, le bureau d'études en question doit pouvoir justifier de références, c'est à dire de preuves comme quoi il est habilité, il est capable de réaliser ce dit projet. Il existe pour cela des qualifications payantes qui s'obtiennent annuellement par la constitution d'un dossier comme la qualification OPQIBI qui nécessite cependant l'attestation des diplômes des salariés ingénieurs, des projets déjà réalisés, de l'ancienneté de l'entreprise. Mais au-delà de ces certifications officiels, il faut qu'il apporte la preuve, lors de la constitution de son dossier de réponse à l'appel d'offre qu'il a déjà travaillé pour un projet du même type que celui auquel il prétend répondre. L'exemple qu'il est souhaitable de prendre pour comprendre un cas d'appel d'offre public serait la construction d'une école primaire pour laquelle la collectivité municipale lancerait un appel d'offre. Si l'on admet que notre bureau d'études n'a jamais participé dans l'élaboration d'une école primaire, il ne lui reste qu'à collaborer avec un cabinet d'architecture qui, lui, a déjà participé et réalisé un projet de ce type, et qui possède donc ces références. Ces cabinets d'architecture vont alors apporter leur savoir-faire et vont devenir les mandataires du groupement. En termes de rémunération, on peut dire que 45% de la rémunération va au bureau d'études contre 55 % d'honoraires pour le cabinet d'architecture.

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La collaboration avec un cabinet d’architecture externe à AGV se révèle être une nécessité dans le cas de la construction de la mosquée de Saint-Ouen

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Comme nous pouvons le constater ci-dessus, le projet de construction de la mosquée de Saint-Ouen a nécessité la collaboration d'un architecte extérieur à AGV Engineering. Les raisons sont simples: AGV n'avait pas les références requises pour répondre à ce type de marché étant donné qu'il n'avait pas travaillé auparavant pour un même type de projet. La collaboration avec cet architecte implique que les chances d'être sélectionné pour prétendre à ce marché public se retrouvent multipliées.

Les honoraires perçus pour le dit projet se répartissent comme suit: 54% du montant total hors taxe des honoraires de l'équipe de maitrise d'œuvre est destiné à l'architecte contre 46% pour le bureau d'études techniques. En cela, nous pouvons donc dire que l'architecte est mandataire du projet.

5.2 Le démarchage des cabinets d’architecture nécessite de suivre un procédé

A présent que nous avons vu l'intérêt pour un bureau d'études techniques de collaborer avec un cabinet d'architecture, nous allons à présent préciser la démarche suivie par nos soins du point de vue du démarchage téléphonique ou phoning.

La réalisation d'un script concis, clair et efficace.

Bonjour, je me présente je suis ………. de la société AGV-ENGINEERING. Je me permets de vous appeler car nous sommes un bureau d’études techniques d’architecture et d’ingénierie BTP, et dans ce cadre j’aurai aimé savoir si vous faites appel à des bureaux d’études pour vous accompagner dans vos projets ?

Alors, AGV-Engineering regroupe en interne toutes les compétences et les moyens d’études pour vos projets ; que ce soit sur l’aspect purement technique, comme le calcul de structure bois, béton o métal que sur l’aspect gestion financière ou chantier. Nous avons également en interne des économistes de la construction et des responsables capables d’assurer l’OPC et la maîtrise d’œuvre.

En ce qui vous concerne vous répondez à des marchés public ou privé ? Vous concourez seul ou en groupement avec un bureau d’études techniques pour assurer la conception et la faisabilité de vos projets ?

AGV-Engineering peut être votre partenaire BET pour vos projets. Est-ce que vous permettez que je transmette ces informations à un responsable d’affaires pour qu’il puisse vous recontacter et fixer avec vous un éventuel rendez-vous afin de mieux vous présenter la société et de voir dans quel esprit on pourrait collaborer ensemble?

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Tout d'abord, il convient de préciser ce qu'est clairement AGV Engineering à la personne que nous allons avoir au téléphone.

Si cette même personne demande plus de précisions concernant ce que l’entreprise effectue, il convient alors d’accentuer sur les compétences.

Puis, il convient d'avoir, si l'architecte semble intéressé, un contact plus personnel comme une adresse mail, le nom du responsable, le numéro de téléphone éventuellement, afin de pouvoir notamment envoyer une plaquette commerciale.

L’atteinte de l’objectif d’avoir une liste exploitable de 100 architectes requiert la création d'une liste de plus de 700 architectes.

La première étape de la création de cette liste fut de trouver des sites recensant tous les architectes d'Île-de-France ainsi que des sites internet de cabinets d'architecture. Le site 36architectes.com a semblé être facile à exploiter tant il recense les architectes d'un point de vue de la région, puis selon leur département. Etant donné que le bureau d'études d'AGV se trouve dans le 20ème arrondissement de Paris, il nous a semblé judicieux de procéder à une recherche dans le secteur du 20ème dans un premier temps puis d'élargir à tout Paris.

Une fois que la liste des architectes à contacter a été achevée, nous n'avions alors plus qu'à appeler jusqu'à ce que la liste exploitable des architectes atteigne les 100 (Cf. annexe 3).

L'aisance au téléphone, mais aussi le relationnel sont autant de compétences qui ont pu être développés par ce type de mission. Par ailleurs, ce jeu de rôle nous a permis de se montrer convainquant au téléphone et professionnel.

5.3 A la différence du démarchage des cabinets d’architecture, le démarchage des entreprises du gros-œuvre est purement commercial

Au-delà du démarchage des architectes, c'est bel et bien un démarchage commercial que nous avons dû effectuer. Pour rappel AGV Engineering effectue des notes de calcul nécessaires aux entreprises du gros-œuvre.

L'objectif étant ici de développer une base de données de clients potentiels. La démarche fut quelque peu la même que celle du démarchage des architectes mais elle diffère en ce qu'il a fallu cibler des entreprises du gros-œuvre parmi tous les moyens mis à notre disposition (sites internet individuels, annuaires...).

Comme il s'agissait là d'un démarchage purement commercial, les entreprises contactées se sont montrées bien plus réticentes à nos propositions que les architectes. Il a donc fallu redoubler de patience et effectuer une très grande liste d'entreprises du gros-œuvre à contacter pour en atteindre l'objectif de 100 entreprises du gros-œuvre exploitable, autrement dit qui pourraient être intéressés pour une éventuelle collaboration avec AGV (Cf. Annexe 4).

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Conclusion 

Les pratiques en matière de traitement de l’information ont beaucoup évolué au sein des entreprises. Ces dernières sont donc amenées à les maitriser pour en tirer un meilleur profit. Dans ce contexte actuel, nous avons ainsi eu l’opportunité durant ces 8 semaines de stage au sein d’AGV-Engineering de voir les enjeux liés à la gestion des flux d’informations.

Par ailleurs, nous avons pu mettre en pratique les diverses connaissances acquises durant l’année et en approfondir certaines également, notamment sur le plan informatique avec les multiples fonctionnalités qui composent Excel. Afin de mettre en pratique cela, nous avons dû préalablement sensibiliser les futurs demandeurs notamment notre maître de stage quant à l’utilité des missions effectuées. Pour ce faire, chaque outil de gestion réalisé a été conçu de manière à ce qu’il soit facile d’utilisation et conforme aux contraintes existantes dans l’entreprise. L’automatisation des données a par ailleurs permis d’assurer le bon fonctionnement de chaque application. Toutefois, pour que ces outils de gestion et commerciaux puissent être pérennisés au sein de la société, ils doivent faire l’objet d’un suivi constant. Nous pouvons noter également que des modifications peuvent être apportées afin de s’adapter aux futures exigences de l’utilisateur.

En outre, le travail en groupe nous a permis à tous les quatre de partager mutuellement nos connaissances, d’organiser notre travail et répartir les différentes tâches en fonction des objectifs donnés. De plus, les différentes personnalités et expériences individuelles qui composent notre groupe nous ont permis de réfléchir à des solutions que nous n’aurions pas envisagé seul dans la mesure où les visions exprimées par chacun d’entre nous différaient.

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Annexe 1 : Fiche de gestion des congés

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Annexe 2 : Tableau suivi des projets client Villeneuve

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Annexe 3 : Liste architectes potentiels

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Annexe 4 : Liste entreprises gros œuvre potentiels

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