10 étapes pour réussir son séminaireFiche Mémo

L'organisation, l'anticipation et la rigueur sont les facteurs clés pour une organisationévénementielle réussie. Nous avons regroupé 10 étapes à suivre pour faciliter la mise

en place d'un événement professionnel.

ÉTAPE 1 : DÉFINISSEZ LES OBJECTIFS DU SÉMINAIREQuel est l'intérêt pour votre entreprise d'organiser un séminaire professionnel ? Est-ce dans un but de formation, de communication, destimulation, comme récompense pour le travail effectué pendant l'année ? Bien que la mise en place d’événements d’entreprise réponde àchacun de ces facteurs, il est important de définir un objectif principal pour donner un fil conducteur à l'organisation de votre manifestation.

Répondre aux principales questions "Qui ? Quoi ? Où ? Quand ? Comment ? Combien ? Pourquoi ? " vous aidera et vous guidera dansl'organisation de votre événement, tâche simple mais qui demande beaucoup d'attention et de temps. Avoir toujours les réponses à cesquestions dans un coin de la tête vous permettra de garder le cap et vous confortera dans vos choix et vos décisions.

ÉTAPE 2 : DÉTERMINEZ LE FORMAT ET LE THÈMEPour démarrer cette étape, il est important d'avoir en tête les réponses aux questions que vous vous êtes posées lors de l'étape

précédente. Vous devez être conscient du nombre et du profil des personnes que vous souhaitez inviter à votre événement et la durée duséminaire (une journée, une soirée, un week-end, une semaine...).

Le choix du thème est important, il doit revêtir un caractère exceptionnel qui sort le participant de son cadre de travail quotidien mais êtrerelatif à l'entreprise afin de rassembler autour d'un sujet commun à tous. Pensez à intriguer votre public avec un intitulé accrocheur pour

l'événement. C'est le premier contact avec la manifestation et c'est celui-ci qui va, ou non, donner envie d'y participer.

Plusieurs formes de manifestation sont possibles et plus adaptées selon vos objectifs et l'esprit que vous voulez lui donner (Congrès, tableronde, autour d'un repas, en extérieur...).

NOTE IMPORTANTE

Chacune de ces étapes est à prendre enconsidération avec la plus grande rigueur et la plusgrande attention. Un événement professionnel de

type séminaire est un atout marketing indéniable s'ilest bien coordonné. Dans le cas contraire, un échecou un mauvais déroulement de la manifestation peutentraîner des effets négatifs pour votre entreprise,notamment en ce qui concerne son image et sa

réputation. C'est la raison pour laquelle il estessentiel de s'y prendre au maximum à l'avance afind'anticiper les éventuelles difficultés d'organisation.

Un mot clé : ANTICIPATION

Absence de thématique

S'y prendre au dernier moment

Ne pas visiter le lieu du séminaire

Négliger la logistique

Ne pas accorder d'importance aux participants

Ne pas communiquer

Ne pas s'investir le jour J

ÉTAPE 3 : DÉFINISSEZ VOTRE BUDGETDéterminer le budget d'un événement est une étape qu'il convient de ne pas négliger. La réalisation d'un budget prévisionnel vouspermettra de chiffrer et matérialiser vos objectifs. En prenant en compte la taille de l'événement, le nombre de participants, le niveau desprestations..., vous parviendrez à établir un inventaire des dépenses relevants de la mise en place d'un séminaire d'entreprise. Essayezd'équilibrer au mieux vos prévisions et le budget que vous souhaitez accorder à l'événement, en gardant une certaine marge pour les fraisimprévus. Contrôlez votre budget et assurez-vous une flexibilité pour couvrir les dépenses inattendues.

Voici quelques exemples de frais à prévoir pour organiser correctement votre séminaire (liste non exhaustive, adaptable selon vos besoins) :

Hébergement Location d'espaces de travail Transport et transfert RestaurationActivités Accueil et inscriptions Conférenciers, animateurs Interprètes

Matériel audiovisuel Main-d'œuvre Moyens de communication Équipements divers

Cette étape requiert une analyse méticuleuse, il convient de faire une recherche approfondie pour trouver les prestataires qui vousconviendront au niveau budgétaire, la qualité de la prestation, la capacité d'accueil...

ÉTAPE 4 : FIXEZ LA DATE DU SÉMINAIRELe choix de la date idéale pour organiser votre manifestation professionnelle doit se faire principalement selon la disponibilité des

participants, des prestataires et des locaux. Il est donc vivement recommandé d'anticiper, de consulter les disponibilités de vos invités pours'assurer de leur présence. Certaines périodes sont à exclure, notamment pendant les vacances scolaires, les week-ends prolongés, qui

sont généralement dédiées à la famille et qui offrent moins de certitudes quant à une présence massive.

Pour un événement du meilleur effet, il peut être intéressant de consulter au préalable les conditions (météorologiques, événementslocaux...) de votre destination afin de déterminer la meilleure date pour accueillir et réussir votre séminaire.

ÉTAPE 5 : TROUVEZ UN LIEU ADAPTÉChoisissez votre destination en fonction de ses richesses culturelles, ses ressources, son potentiel d'accueil, sa proximité aux services deloisirs et de culture et son atmosphère dépaysante pour créer une rupture avec le quotidien des participants. Pour optimiser vos séances detravail, privilégiez un lieu facile d'accès, calme, à l'abri des distractions potentielles.

La qualité de l’hébergement tient un rôle fondamental dans le succès de la manifestation. Différents types de logements peuvent êtreprivilégiés. Dans la plupart des cas, les entreprises choisissent les hôtels, qui ont l’avantage d’offrir un niveau de confort au moins aussiélevé (souvent supérieur) au confort du domicile. Les hôtels disposent également de salles de réunions, restaurants et services adaptés àl’accueil de séminaires professionnels.D'autres privilégieront un hébergement plus proche de la nature, en harmonie avec les éléments. C’est le cas notamment des gites demontagne, des cabanes forestières, tentes aménagées et yourtes, villages flottants... Les logements insolites offrent un confort optimal dansune ambiance plus sauvage et intimiste, idéal pour renforcer les liens et créer un sentiment d’appartenance à un groupe.

Nous vous conseillons vivement de tester les installations et les services en amont de l'événement pour éviter les mauvaises surprises etétablir un contact avec vos correspondants locaux

ÉTAPE 6 : RÉALISEZ UN RÉTRO-PLANNINGCette étape vous permet de vous tenir au courant de l'avancée de votre organisation. Le rétro-planning est un outil de montage de projetsévénementiels. Il est important de bien cataloguer toutes les tâches, en amont de l'événement, nécessaires pour mener à bien votreentreprise. Chaque action doit être listée, en notant précisément les échéances de chacune. C'est un outil très efficace à la condition qu'ilsoit quotidiennement tenu à jour. Soyez précis dans la réalisation de votre liste de tâches, placez-les par importance et fixez des datesbutoirs pour chaque mission en vous laissant une marge de sécurité. Élaborer un rétro-planning avec un maximum d'avance vous permettrade garder une flexibilité et anticiper les imprévus liés à l'organisation d'événements professionnels.

Exemple de rétro-planning :

Mission Responsables Détails Date butoir Avancement

Du ... au ...

Du ... au ...

Du ... au ...

ÉTAPE 7 : ÉLABOREZ ET PARTAGEZ LE PLANNING DE L'ÉVÉNEMENTCe planning doit comprendre chaque étape du déroulement de la manifestation. C'est un outil sur lequel vous pourrez vous appuyer pourrespecter les horaires de chaque séance de travail, activités, pauses... Vous devrez le communiquer aux participants de l'événement, quipourront également s'y référer. Sur votre planning doit figurer toutes les phases du séminaire, auxquelles il convient de déterminer une dateet un horaire de début et de fin. Anticipez et laissez-vous une marge de manœuvre pour gérer les imprévus et ainsi assurer la fluidité dans ledéroulement du séminaire.

ÉTAPE 8 : ÉTABLISSEZ UN PLAN DE COMMUNICATIONUne fois que votre cahier des charges est complet et détaillé, et que votre manifestation est prête à voir le jour, votre objectif sera alorsd’attiser la curiosité des participants à travers divers outils de communication. Votre plan de communication doit être précis et répondre à unecertaine logique stratégique. Vous devrez disséminer des informations de manière régulière jusqu'au début du séminaire. Cela peut setraduire par l'envoi d'emails ou la création d'un site web de l'événement, où vous diffuserez des renseignements sur la destination, le thèmedu séminaire, les activités, les tenues à prévoir, contacts utiles... Afin d'attiser la curiosité des participants et d'instaurer un sentimentd'impatience, vous pouvez rendre cette étape ludique. Vos informations peuvent être transmises sous la forme d'indices que les participantsdoivent déchiffrer, le plus rapide à trouver sa signification se voyant attribuer un avantage pour les indices suivants... En bref, cette étape estprimordiale mais c'est également celle où votre imagination pourra le mieux s'exprimer. Plus l'intrigue que vous créez sera importante, plusl'engouement autour de votre événement sera considérable.

6 idées d'activités Team-Building

Challenges Nature Randonnées Excursions en Bateau

Escape Games Urban Safari Olympiades

ÉTAPE 9 : PEAUFINEZ LES DERNIERS DÉTAILSDernière étape avant le début de la manifestation, prenez le dernier jour avant l'événement pour vous assurez de la cohérence de votreorganisation. Rendez-vous sur le lieu du séjour, mobilisez tous vos partenaires et prestataires pour vous assurer de leur participation etorganisez, si nécessaire, une dernière répétition. Pensez à prévoir l’accueil des participants en déposant dans leurs chambres un cadeau etune lettre de bienvenue (si au moins une nuitée) ou un "Welcome Bag", ainsi que le programme détaillé de la manifestation. Arrangez unespace dédié à l'organisation d'un pot d'accueil où seront conviés tous les participants.

ÉTAPE 10 : METTEZ EN PLACE DES ACTIONS DE FEEDBACKÀ l'issue de l'événement, il convient de faire parvenir aux participants un compte-rendu et un rappel des idées majeures vues pendant leséminaire, accompagnés d'un mot de remerciement incluant quelques photos prises pendant l'événement. Faites leur également parvenirun questionnaire de satisfaction dans les jours qui suivent (pendant que le souvenir est encore frais, afin de récolter plus de réponses),formulaire sur lequel vous pourrez vous appuyer pour l'organisation de futures manifestations.

Vous pouvez également vous servir de cette étape pour "teaser" (promouvoir par une interpellation) sur les prochains événements del'entreprise.

Les Clés de la Réussite

Anticipation Organisation Timing Communication Choix du lieu Cohésion Logistique Investissement

IntérêtsLes séminaires, comme tous les événements corporatifs, sont des atouts marketing indéniables pour lesentreprises. Ils permettent de :

Motiver ses collaborateursLe caractère exceptionnel de l'événement renforce l'attachement des collaborateurs à l'entreprise et les incite àse dépasser dans leur travail.

Fédérer ses équipesRassembler vos équipes permet de générer un esprit de groupe et une force collective bénéfique à la vie del'entreprise.

Fidéliser ses clientsCela permet également de créer des liens et d'entretenir vos relations avec vos meilleurs clients et renforcerleur loyauté.

CommuniquerOrganiser des événements légitime le positionnement de votre entreprise sur le marché et fait parler de vousparmi les acteurs du secteur d'activité

Vous avez maintenant tous les éléments pour réussir un séminaire.

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