webinar 20 novembre - déléguez votre administratif à un assistant virtuel !
TRANSCRIPT
Déléguez votre administratif à un assistant virtuel
TIANA RAOILISON
Entrepreneur et General Manager Smartelia
SMARTELIA
Société d’assistants à distance (assistant virtuel) francophones pour les dirigeants de TPE-PME
1. QU’EST-CE QU’UN ASSISTANT A DISTANCE ?
4
Un assistant virtuel ou un assistant à distance (localisé à Madagascar) est une véritable personne, qui réalise à la place d’une personne,
des tâches hors coeur de métier afin qu’elle se concentre sur l’essentiel et sur ses tâches à Haute valeur ajoutée
UN SOLOENTREPRENEUR
Accompagner les entrepreneurs-dirigeants dans leur quête de gain de temps et d’organisation
pour toujours plus de productivité, de tranquillité et d’efficacité
UN DIRIGEANT-ENTREPRENEUR avec une petite équipe de 2 à 50 personnes
Aider les dirigeants - entrepreneurs à se concentrer sur leur expertise
et à travailler sur leur entreprise et non dans leur entreprise
UN MANAGER- UN RESPONSABLE
Aider les dirigeants de TPE - PME, à optimiser la performance de leurs équipes managériales,
en offrant à leurs collaborateurs, la possibilité de travailler avec un assistant virtuel
Comment ?
En délégant afin de se concentrer sur l’essentiel !
Entrepreneur - DIRIGEANT
Un entrepreneur est dans le FUTUR saisit des opportunités,offre une vision, innove, conçoit
une stratégie pour ensuite déléguer la réalisation opérationnelle de cette dernière
MANAGER DANS LE PASSE
Coordonne / dirige / délègue détecte les problèmes du passé
et trouve des solutions
TECHNICIEN Dans le PRESENT
EXPERT dans son domaine et Il maîtrise son expertise
VISIONNAIRE Dans le FUTUR
Saisit des opportunités et constamment à l’écoute du marché et des innovations
ENTREPRENEUR : il est DANS le FUTUR
Détecte les opportunités - donne le cap - Offre une vision
1. Créateur
2. Entrepreneur
3. Chef d’entreprise
Entrepreneur sera/est un chef d’entreprise !
à la tête d’un système durable, rentable et pérenne
OBJECTIF (entre entrepreneur et manager)
Produire des résultats en peu de temps et avec le juste nombre de ressources humaines
Concentrez vos équipes sur des tâches à haute valeur ajoutée !
Pourquoi ?
1. Gain de temps pour penser vos processus, vision et stratégie
2. Gain de temps pour … « vendre » vos produits ou offres
3. augmenter rentabilité et efficacité
par quel moyen ?
DELEGUEZ LES TÂCHES A FAIBLE VALEUR AJOUTEE
Déléguez les tâches à faible valeur ajoutée, à un ou une équipe d’assistants virtuels (assistant à distance)
Déléguez les tâches administratives à un assistant virtuel
Pourquoi les tâches administratives ?
1. Simple à déléguer : succession de tâches concrètes à réaliser
2. Simple à standardiser : traduisibles en procédures
3. Simple à transmettre : via un brief clair et mesurable
COMMENT PRepARERune DELEGATION de tâches administratives?
méthode en 3 temps
1. identifiez les tâches a déléguer
2. traduisez les tâches en procédureS
3. briefez ces tâches et mesurez les résultats
ENTREPRENEUR - MANAGER - RESPONSABLE Wonder délégator - aime déléguer !
La « Boutique » doit tourner même en votre absence
ENTREPRENEUR - DIRIGEANT - MANAGER
Un Wonder délégator qui aime déléguer !
1. identifiez les tâches a déléguer
première étape
COMMENT SAVOIR CE QUE JE PEUX DELEGUER ?
Identifiez les 20% des tâches à haute valeur ajoutée qui vont générer 80% de résultats dans votre business et
augmenter les résultats de vos équipes !
ET Concentrez-vous uniquement sur ces tâches !
Identifiez TOUTES les autres tâches administratives et qui se répètent plusieurs fois dans une journée,
dans une semaine ou dans le mois
ET DELEGUEZ les à des techniciens (EX : assistants virtuels)
1. Identifier les Tâches pouvant être déléguées
X 1 tâche totalement hors coeur de métier / expertise
1 tâche récurrente
1 tâche traduisible en procédure impersonnelle, claire et précise
X
X
Dès qu’une tâche se répète plus de trois fois dans la semaine, mois ou dans la journée et qu’elle peut se traduire
en procédure impersonnelle
3 conditions cumulatives pour considérer qu’une tâche peut être déléguée
(réalisée par un tiers totalement externe à mon expertise)
LA RECURRENCE HORS COEUR DE METIER
Traduisible en PROCEDURE
1. i d e n t i f i e z l e s t â c h e s administratives que vous pouvez déléguer dans votre business model
première étape
Votre expertise haute valeur ajoutée
Back office
Les coulisses de production
de votre offre
Front office
Mise à disposition de votre offre
OFFRE
Identifier les tâches administratives à déléguer dans votre Business Model
Votre expertise haute valeur ajoutée
Back office
Les coulisses de production
de votre offre
Front office
Mise à disposition de votre offre
VOTRE OFFRE
FABRICATION DE VOTRE
OFFRE=
Agenda des équipes
- Saisir les factures des fournisseurs
- Organiser les RDVs
Logistique
- Vérifier état des stock des fournitures- Commander des fournitures- Réserver une salle de formation
Tâches administratives - BACK OFFICE
Administration des ventes
Gestion du personnelFacturation
- Saisir les Timesheet des freelance
- Diffuser une annonce / offre d’emploi
- Edition de contrat personnalisé : à partir d’un template, le mettre en forme et personnaliser les données personnalisables
- Saisir les notes de frais- Trier les CV
- Edition de la facturation, à partir d’un modèle standard de facture- Classement et archivage des contrats
- Informer les participants de date et lieu
- Organiser les déplacements des équipes
- Organiser les Déplacements des équipes
MISE A DISPOSITION DE VOTRE
OFFRE=
- Classer, Trier la boîte Email
- Relancer les paiements
Tâches administratives - FRONT OFFICE
Suivi administratif des clients
Agenda
- Répondre aux emails de niveau 1 : répondre aux demandes d’informations, rediriger vers le bon interlocuteur
- Organiser les RDvs avec les interlocuteurs externes- Relancer les demandes de RDVs- Verrouiller les RDVs Clients ou autre : lieu, date, coordonnées
- Evénements client : concevoir le Save the date, créer les invitations, - organiser l’envoi des invitations, les relances des invités, le suivi des inscriptions… - Réserver des salles, traiteur…
Cabinet de conseil aux affaires
Webinar
Gestion des emails
Tableaux de bord Suivi Client
O
Agenda des consultants
Recherche Internet
Stratégie - Vision Relation Client
Marketing - Commerciale RDV New biz
Administration des ventes Suivi administratif des nouveaux clients
Saisie des Timesheet des consultants
Logistique événement client - formation - webinar
E-commerçe
Vision & stratégie
Partenariat
Sélection et relation Fournisseurs
Support client
Livraison
Commande EMAIL NIVEAU 1
Paiement
Livraison
Stock
Remontée de commandes place de marché
Insertion de fiches produit
Saisie de données
2. traduisez les tâches en procédure
Seconde étape
Construisez-vous un Kit de délégation Ecrivez une procédure pour chaque tâche à déléguer
ATTENTION Ne confondez pas TÂCHES et MISSION 1 tâche = ACTION concrète 1 Projet = succession de tâches (actions concrètes)
Ecrivez TOUTES vos procédures et préparer une future délégation
Conseil : commencez par détailler TOUT le parcours de l’avant-vente à la vente,
en passant par l’après-vente de vos produits
Qu’est-ce qu’une PROCEDURE ?
Exemple d’une
PROCEDURE
Les moyens
Succession de tâches
Michael Gerber : « pensez votre entreprise comme une franchise »
« Tout y est organisé sous forme de processus, chacun connait précisément son rôle. Tous les processus sont clairement décrits
Votre rôle : veillez à ce que ces derniers soient bien appliqués »
Telle une franchise, Industrialisez TOUT ce qu’il y a autour de votre expertise, afin de disposer d’un recul sur vos process mais aussi de préparer une éventuelle délégation
A noter : le secret des startup qui se sont développées très rapidement :
Des processus écrits dans des procédures claires et précises Exemple : airBNB ou Uber
Regroupez toutes ces procédures dans un même dossier : vous voilà équipé de
votre premier KIT de délégation
Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier
à une Tierce Personne ou stagiaire ou collaborateur
“Startup success can be engineered by following the process, which means it can be learned, which means it can be taught.” Eric Ries
So now they just execute, like turning a key.
« This is how Uber in particular scaled so quickly. They’ve grown to over 70 cities and they’ve killed it in all of them.
How did they do it? With a playbook. »
Un système durable, actionnable, duplicable grâce à des kits de procédures clé en main
Préparez DES MAINTENANT le mode « pilotage automatique »
3. archivez en brief toutes ces procédures
(au fur et à mesure de votre avancement)
troisième étape
Présenter la mission de façon MACRO Objectif : offrir une vision d’ensemble
Définir les Résultats attendus Objectif : fournir des indicateurs de suivis et métriques pour avancer
Feuille de route datée : planning de délégation
PRéPAREZ DES BRIEFS (pour vous)
Présenter votre activité et fournir tous les documents de présentation nécessairesDonner du sens - Offrir une vision d’ensemble : Préciser le contexte et objectif de la mission en une seule phrase
Ecrivez votre procédure pour exécuter les tâches, telle une recette de cuisine
Estimer votre temps passé par jour / par semaine pour la mission
Indiquez un futur planning de délégation
X
X
X
X
X
X Fixer vos objectifs quantitatifs et qualitatifs : Qu’attendez-vous concrètement ?
X Indiquez les « Moyens » (cf ingrédient recettes de cuisine)
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Ecueils à éviter
Acceptez d’investir du temps dans cette phase de briefing : Phase très importante d’assimilation
de la mission générale : contexte, activité, objectif…
UN BRIEF NEGLIGE
Des procédures peu claires
Conseil : faîte preuve d’empathie dans la rédaction de vos procédures, afin d’éviter de multiplier les allers-retours
Mettez-vous à la place d’une personne totalement extérieure à votre expertise, métier et activité
Manque d’indicateurs nécessaires pour ajuster les tâches
Quels sont vos Objectifs quantitatifs ? Quels sont vos Objectifs qualitatifs ?
Vos KPI’s et indicateurs pour suivre et mesurer l’efficacité de votre collaboration avec l’assistant virtuel
Vous voilà Prêt à déléguer les tâches hors coeur de métier
à votre assistant virtuel
regroupez et archivez toutes ces procédures (au fur et à mesure de votre avancement)
un conseil
des questions…
