VOTRE COMPLÉMENTAIRESANTÉ

Guide pratique entreprise

Assuré d’avancer

> Sommaire

> Régulariser votre contrat p. 3

> Affi lier un nouveau salarié p. 5

> Déclarer le départ de votre salarié p. 7

> Déclarer un changement de situation de famille p. 9

> Modifi er votre contrat p. 10

> Payer vos cotisations p. 11

> Payer vos cotisations via bordereaux p. 13

> L’accompagnement de votre Agent général Gan Assurances p. 14

2

Ce guide est consultable sous www.leguidesante.ganassurances.fr

> Régulariser votre contrat

2 exemplaires de Conditions Particulières

(un exemplaire à nous retourner signé et un exemplaire à conserver)

Exemplaires des Notices d’Information

des conditions particulières (à remettre à vos salariés)

Attention

Un exemplaire des Conditions Particulières doit être retourné signé dans

le mois qui suit la réception du contrat à l’adresse indiquée dans la lettre

d’accompagnement jointe à votre dossier.

Votre dossier contractuel se compose des documents suivants :

3

> Régulariser votre contrat (suite)

1 exemplaire de Conditions Générales

(à conserver par l’entreprise)

Exemplaires Conditions Générales

de la Notice d’information

(à remettre à vos salariés)

4

1 exemplaire annexe aux contrats santé

(à conserver par l’entreprise)

Des formulaires déclaratifs : demande de portabilité, bulletin d’affi liation…

> Affilier un nouveau salarié

À joindre en complément du bulletin:

• Copie de l’attestation carte vitale du salarié et des ayant droits éventuels

• Le RIB

• Les certificats de scolarité pour les enfants de + de 16 ans

• Le mandat SEPA si des options ont été souscrites et retenues

par votre salarié ( à réclamer à votre Agent général si besoin).

5

> 1re étape

Faire compléter par votre salarié le bulletin d’affi liation disponible sous 2 formats :

Format électronique

ou format papier :

Contactez votre Agent général pour obtenir ce document

au format souhaité.

> Affilier un nouveau salarié (suite)

6

> 2e étape

Les documents à remettre à votre salarié :

• un exemplaire de la notice d’information des conditions particulières,

• un exemplaire des conditions générales de la notice d’information,

• un exemplaire de la Décision Unilatérale (DUE).

Si besoin, contactez votre Agent général pour obtenir ces documents.

> 3e étape : édition de la carte de tiers payant

• Une fois le bulletin d’affi liation enregistré par l’assureur Groupama Gan Vie, la carte sera expédiée au domicile de votre salarié sous 8 jours

• En cas de perte ou de vol, votre Agent général, à votre demande ou à celle de votre salarié directement, pourra lui délivrer un duplicata.

• Dans le cadre du renouvellement de début d’année, les cartes de tiers payant sont envoyées à l’entreprise à la mi-décembre.

> Déclarer le départ d’un salarié

7

Vous avez l’obligation de déclarer auprès de votre assureur chaque départ de salarié

Plusieurs possibilités :

• Transmettre au service de gestion un mail précisant le nom de l’intéressé, la date et le motif de départ ainsi que la date de fi n de portabilité quand cette garantie est retenue par votre salarié.

• Contacter votre Agent général en lui communiquant les mêmes informations citées précédemment.

• Utiliser les bordereaux d’échéance (cf chapitre suivant).

> Déclarer le départ d’un salarié (suite)

8

Vous avez l’obligation de proposer la portabilité à votre salarié

Pour rappel

L’accord national interprofessionnel (ANI) du 11

janvier 2008 a posé dans son article 14, le principe

de la portabilité des garanties santé et prévoyance,

en cas de rupture du contrat de travail, indemnisée

par l’assurance chômage. Le nouvel article L.911-

8 du code de la Sécurité sociale, issu de la loi de

sécurisation de l’emploi du 14/06/2013, fait évoluer

le dispositif en matière de champ d’application,

durée, mode de financement et obligations pour

l’employeur en matière d’information.

L’entreprise a l’obligation de proposer le maintien

à l’identique de l’ensemble des garanties

complémentaires frais de santé et prévoyance dont

bénéficiait l’ancien salarié dans le cadre de son

activité.

Votre Agent général est à votre disposition pour vous apporter des informations complémentaires et vous transmettre les documents nécessaires pour répondre à cette obligation tels que :

• La déclaration de portabilité

• La lettre d’information et le modèle de renonciation

> Déclarer tout changement de situation de famille d’un salarié en cours de contrat

9

Après avoir pris connaissance des modalités prévues aux Conditions Générales de votre contrat, vous pouvez à l’aide du formulaire dédié nous faire part d’un changement de situation de famille concernant votre salarié.

Si besoin, contactez

votre Agent général

pour obtenir ce document.

> Ne pas oublier de joindre les pièces justifi catives mentionnées sur le formulaire.

> Modifier votre contrat

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1- Modifi cation du socle (formule choisie par votre entreprise)

• À la hausse : la modifi cation est possible au 1er janvier de l’exercice suivant.

• À la baisse : la modifi cation est possible au 1er jour du trimestre civil.

2- Ouverture d’une ou plusieurs options (options individuelles souscrites par vos salariés)

L’ajout de ces options est effectif au 1er janvier de l’exercice suivant.

3- Fermeture d’une ou plusieurs options (options individuelles souscrites par vos salariés)

Cette demande doit respecter un délai de préavis de 2 mois et sera effective au 01/01/N de l’exercice suivant.

> Pour toutes modifi cations contractuelles, votre Agent général reste à votre écoute pour répondre à votre attente.

3e trimestre01/07 au 30/09

4e trimestre01/10 au 31/12

> Payer vos cotisations

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Contrats salariés payables à terme échu

Appel : dans la 1re quinzaine du dernier mois de la période appelée.

Période des envois

de bordereaux

de cotisationJ F M A M J J A S O N D

1er trimestre01/01 au 31/03

2e trimestre01/01 au 31/03

Annuel01/01 au 31/12

10/03 10/06 10/09 10/12

Date d’exigibilité

Paiement des cotisations 15 avril 15 juillet 15 octobre 15 janviern+1

T T T A

T Avis d’échéance Périodique

A Bordereau Annueld’Ajustement

> Payer vos cotisations (suite)

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Les bordereaux (communs en cas de contrat Santé Prévoyance)

L’avis trimestriel est adressé pour le 1er, 2e et 3e trimestre :

• La partie haute est réservée à la déclaration des mouvements de personnel intervenus au cours de la période.

• La partie basse sert à déclarer les cotisations de la masse salariale globale. Elle est forfaitaire et se calcule en tenant compte du plafond trimestriel de la Sécurité sociale en vigueur.

• Le règlement s’effectue par chèque, et doit être retourné avec le bordereau de cotisation daté et signé à l’aide de l’enveloppe jointe.

Verso avec explication

pour compléter ce document

> Paiement des cotisations via bordereaux

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Le Bordereau Récapitulatif Annuel ( = 4e trimestre)

Ce bordereau pré rempli est le récapitulatif de l’année civile

Il vous permet de :

• Valider la liste des assurés et le cas échéant la compléter

• Indiquer les entrées et sorties des affi liés

• Déterminer le solde à régler selon les acomptes déjà versés ( = 4e trimestre)

> Nous vous remercions de dater la déclaration et d’y apposer le cachet de votre société.

Verso avec explication

pour compléter ce document

> Retourner le bordereau accompagné d’un chèque correspondant au solde à payer.

> L’accompagnement de votre Agent général Gan Assurances

14

Pour la mise en place d’une protection sociale complémentaire (Santé, Prévoyance, Retraite...), votre Agent général vous accompagne et vous fait bénéfi cier de son expertise.

• Il vous informe sur l’offre et vous conseille sur les choix à réaliser en terme de formules, de couverture des ayants-droits et des options facultatives à proposer à vos salariés.

• Il étudie avec vous les impacts fi nanciers pour vous et vos salariés et vous aide à valider le choix raisonné du régime à mettre en place.

• Il vous remet votre projet personnalisé (statut des salariés, formule retenue, option souscrite…).

• Il vous aide à valoriser ce régime au regard de votre politique salariale.

• Il vous accompagne, vous et votre conseil, dans la mise en place du régime :

- propose un modèle de Décision Unilatérale de l’Employeur,

- recueille les bulletins d’affi liation,

- s’assure de la bonne mise en gestion du contrat.

> L’accompagnement de votre Agent général Gan Assurances (suite)

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Pendant la durée du contrat :

Votre Agent général :

• vous tient informé des évolutions sur l’offre,

• vous met à disposition les documents et formulaires dont vous auriez besoin,

• s’assure de la bonne gestion du contrat et du respect des engagements,

• proche de vous, votre Agent Général Gan Assurances restera attentif à l’évolution de votre entreprise et sera en mesure de vous proposer :

- des solutions d’assurances adaptées pour votre entreprise et votre outil de travail, ainsi qu’en matière de prévoyance et de retraite, pour vous-même et vos salariés,

- une gamme complète de solutions pour assurer vos biens privés et protéger vos proches.

Assuré d’avancer

ganassurances.fr

Pour les conditions et limites des garanties et des services présentés dans ce document, se reporter aux contrats.

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