ACCESSUne base de données Access est composée de plusieurs Objets :

Table : stock les donnéesRequête : interroge les tablesFormulaire Saisie et modification des donnéesEtat : Affichage, Impression des données

TABLEElle est composée de champs de différent type de donnée.Un champ de la table doit être une clé primaire : Clé qui identifie un enregistrement.(Un enregistrement est une ligne de la table comportant généralement plusieurs champs.)

Cette clé permettra de relier la table à d’autre table.Il est souvent conseillé de mettre ce champs en numéro automatique afin qu’Access gère l’incrémentation du champ.(Pour remettre « à zéro » ce champs, supprimer les relations le liant à d’autres tables, supprimer le champ et recréez en un)

Une table peut être importée d’un fichier Access, Excel, d’un fichier texte… Attention aux types de données.Un « copié/collé » peut également fonctionner.Mais elle peut bien sûr être créée par le concepteur en mode création de la table.

RelationLes tables sont reliées entre elles par des relations. Les jointures se font d’une clé primaire vers une clé secondaire. Une clé primaire ne peut pas avoir de doublon contrairement à la clé secondaire)

L’intégrité référentielle de la jointure permet de vérifier si le type de donnée des 2 champs est identique.

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Type d’erreur :

La table n’a pas été fermée

Type de donnée différent

Une donnée de la clé secondaire ne se trouve pas dans la clé primaire

Attention aucun message d’erreur n’apparait ci-dessous. Pourtant le champ Ville est de type texte et le champ Client_Numero est de Type Numérique/Entier long.

L’erreur apparaitra lors de la création de requête

Penser à cocher « Appliquer l’intégrité référentielle »

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REQUETE

Une requête interroge la base de données. Elle peut comporter une table ( ex : tous les client par ordre alphabétique) mais souvent plusieurs tables (ex : tous les clients avec leur ville).

Elle se présente comme une table : nom des champs et ligne d’enregistrement.

En mode Création on aperçoit les tables, leurs champs et la jointure (créée avec la relation des tables). En dessous, les champs utilisés dans la requête qui peuvent être trié, ou filtré (critères)

Les champs peuvent également être l’objet d’opération (regroupement, somme, compte …)

On peut également créer un nouveau champ comportant

une opération.

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La propriété de la jointure peut être modifiée.

Dans notre cas, si l’on souhaite afficher les villes où aucun client n’habite, il faut choisir l’option 2 « inclure TOUS les enregistrements de la table T_Ville et seulement ceux de la table T_Clients pour lesquels les champs joints sont égaux. ».Si l’on souhaite afficher tous les clients même ceux dont on ne connait pas la ville (Champs NumVille vide), il faut choisir l’option 3

Type de requête :

Il existe plusieurs types de requête. Sélection : Affichage des données Création de Table Ajout : Ajoute les enregistrements sélectionnés dans une Table Mise à Jour : mets à jour la table Analyse croisée Suppression

Que ce soit dans une requête ou un formulaire, les données modifiées le sont dans les Tables. Les données sont uniquement enregistrées dans les tables.

Une requête est en langage SQL, l’interface ACCESS vous aide à l’écrire. Vous pouvez le visualiser dans Affichage / SQL :

« SELECT T_Clients.Client_Nom, T_Clients.Client_Prénom, T_Clients.Client_Adresse, T_Ville.Ville, T_Ville.CP, Left([Ville],1) AS PremiereLettreVilleFROM T_Ville LEFT JOIN T_Clients ON T_Ville.NumVille = T_Clients.NumVileGROUP BY T_Clients.Client_Nom, T_Clients.Client_Prénom, T_Clients.Client_Adresse, T_Ville.Ville, T_Ville.CP, Left([Ville],1); »

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Formulaire

Les formulaires aident à la saisie, à la modification ou suppression des données d’une table. Ils sont l’interface principale de l’utilisateur.

Un formulaire comporte des Champs qui sont issus de la source du formulaire.La source du formulaire peut être une table, une requête existante ou une requête créée pour le formulaire dans ce cas on fait appelle au générateur de requêtes.

Chaque champ est relié à la table associée. Si un champ n’est pas relié à une table, c’est une zone de texte indépendante, permettant par exemple d’écrire des opérations. La modification de ces zones n’entraine pas de modification dans les tables.

Les objets ou contrôles :

Le formulaire Sous formulaire Les champs et leurs étiquettes Zone de texte Liste déroulante …

Tous les objets ont des propriétés qui peuvent être similaire à d’autre objet ou différente.Ex : le formulaire et les champs ont la propriété source mais pas le bouton

Type de propriété : Format : change les tailles, polices, couleur… Données : change la source, mettre une valeur par défaut, un filtre, un trie

Note : Si le formulaire est basé sur une requête dont le trie a été fait par Nom Client, nous pouvons trier avec le formulaire par les villes. La requête peut être utilisé dans plusieurs formulaire, il n’est donc pas toujours judicieux de changer son trie

Evènement : Procédure évènementiel (VBA), Macro, formule Autres : info bulle, fenêtre indépendante …

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Il existe plusieurs types de formulaire, et de nombreuses propriétés. Au concepteur d’utiliser les outils permettant une utilisation agréable et efficace de la base de données.

Etat

Un état fonctionne sur le même principe qu’un formulaire mais ne permet pas la saisie de données. Il est utilisé pour l’affichage, l’impression.

Entre autre l’état permet en plus de trier, grouper les enregistrements et faire des opérations sur ces groupes.

Ex : avoir le nombre de client dans une ville dans le groupe Ville puis le nombre de commande par client dans le groupe Client.

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