Comment fonctionne EndNote? Lettres

EndNote, qu’est-ce que c’est?

EndNote permet d’importer ou d’exporter des références bibliographiques trouvées dans des bases de données et des catalogues de bibliothèques

Permet de lier des références à des fichiers électroniques (images, texte) Permet d’insérer des références dans un document Word conformément au style

bibliographique de son choix Deviendra peu à peu votre « mémoire » si vous prenez des notes dans les références ou

indiquez des mots-clés.

Où le télécharger?Sur le site de la bibliothèque : http://biblio.uqar.ca/services/se-procurer-endnote/

Choisissez la version la plus récente adaptée à votre ordinateur (Mac ou PC). Si vous téléchargez EndNote à partir de la maison, veuillez d’abord vous identifier à distance puisque l’accès gratuit à ce logiciel est réservé aux étudiants de l’UQAR : http://biblio.uqar.ca/acces/categorie/acces-distance-ressources-bibliotheque/

Lorsque le logiciel EndNote sera installé sur votre ordinateur, ouvrez-le et créez une nouvelle bibliothèque. Pour ce faire, il n’est pas nécessaire de configurer votre compte. Une fenêtre colorée apparaîtra en vous proposant de configurer votre compte et de le lier à un compte EndNote online, mais il n’est pas nécessaire de le faire tout de suite. Fermez cette fenêtre et cliquez sur File-New. Donnez ensuite un nom à votre bibliothèque.

*Veuillez noter qu’il est possible d’avoir plusieurs bibliothèques EndNote.

L’interface Barre d’outils (en haut)

Colonne des groupes (menu de gauche)

Fenêtre de visualisation (au centre)

Fenêtre à onglet pour la prévisualisation ou la recherche locale (à droite)

Lorsque vous créez une bibliothèque dans EndNote, il est important de savoir que deux fichiers sont créés. Votre bibliothèque, qui est un fichier .enl, et un fichier .data au nom de votre bibliothèque.

Exemple :

Bibliotheque.enl

Bibliotheque.data

Si vous faites une copie de votre bibliothèque EndNote, ce qui est recommandé de temps en temps, il faut copier ces deux fichiers. Dans le dossier .enl se trouvent toutes vos références, mais l’organisation de vos références ainsi que les fichiers pdf liés aux articles de revues se retrouvent dans le dossier .data. Pour sauvegarder une copie de votre bibliothèque, allez dans File, puis Save a copy.

Comment alimenter une bibliothèque End Note

1- Exportation d’une seule référence à partir d’un catalogue de bibliothèque

Exemple de l’outil de découverte de la bibliothèque : http://decouverte.uquebec.ca/primo_library/libweb/action/search.do?vid=UQAR&fromLogin=true

Dans l’outil de découverte, faites la recherche suivante :Roman autobiographique OR autofiction* (sélectionnez le champ Catalogue de la bibliothèque)

Pour envoyer la référence d’un ouvrage qui vous intéresse dans EndNote, cliquez sur l’onglet « Détails » sous le titre du document, puis sur « Actions ».

Dans le menu déroulant, choisissez EndNote (RIS).

Vous verrez ensuite apparaître cette fenêtre :

Cliquez sur « OK ». Les références seront téléchargées. Cliquez ensuite sur « Ouvrir » pour afficher les références dans EndNote.

2- Exportation de plusieurs références à partir d’un catalogue de bibliothèque

Dans l’outil de découverte, faites la recherche suivante :Roman autobiographique OR autofiction* (sélectionnez le champ Catalogue de la bibliothèque)

Sélectionnez quelques résultats en cliquant sur le carré à côté du titre.

Une fois les titres sélectionnés, cliquez sur l’onglet Panier en haut à droite de la page :

Sélectionnez à nouveau les références que vous désirez transférer vers EndNote. Dans le menu déroulant « Envoyer vers… » choisissez Envoyer vers End Note (RIS), puis cliquez sur le bouton « Envoi ».

Vous verrez ensuite apparaître cette fenêtre :

Cliquez sur « OK ». Les références seront téléchargées. Cliquez ensuite sur « Ouvrir » pour afficher les références dans EndNote.

3- Exportation d’une référence à partir d’une base de données

Les bases de données en lettres sont accessibles dans le guide en lettres, sous l’onglet Trouver des articles de périodiques (bases de données) :

http://biblio.uqar.ca/aide/trouver-des-articles-de-periodiques-bases-de-donnees1/

À partir d’Érudit :

Dans la boîte de recherche, écrivez :Roman autobiographique OR autofiction*

Lorsqu’un document vous intéresse, cliquez sur les guillemets à droite.

Dans la fenêtre qui apparaît ensuite, cliquez sur .Enw.

La référence sera automatiquement transférée dans votre bibliothèque EndNote.

À partir de CAIRN :

Dans la boîte de recherche, écrivez :Roman autobiographique OR autofiction*

Cliquez ensuite sur le titre d’un article qui vous intéresse.

Dans l’encadré à droite de la présentation de l’article, cliquez sur « Citer cet article. »

Dans l’encadré qui apparaîtra, sous la section « Exporter la citation », cliquez sur EndNote.

Une fenêtre de téléchargement apparaîtra; choisissez d’ouvrir le document pour que la référence soit exportée automatiquement vers EndNote.

À partir de Web of science :

Dans la boîte de recherche, écrivez :Autobiographic novel* OR autofiction*

Sélectionnez les références intéressantes en cliquant sur le carré à côté du titre de l’article. Puis, dans le menu déroulant en haut des références, sélectionnez « Save to EndNote desktop. »

Dans la fenêtre qui apparaît, cliquer sur « Send. »

Les références sélectionnées seront automatiquement transférées dans EndNote.

3-Création manuelle d’une nouvelle référence

Certaines bases de données ne permettent pas d’exporter vers EndNote. Il vous faudra donc créer une nouvelle référence par vous-même. Ce sera aussi le cas si vous désirez faire la référence d’un site Web.

Dans EndNote, cliquez sur l’onglet « New Reference ».

Choisissez le type de référence correspondant au document.

Par exemple, pour un livre :

Il faut ensuite remplir les champs nécessaires pour faire la référence (plusieurs champs resteront vides.)

Si vous voulez vérifier si vous avez bien rempli tous les champs nécessaires, sélectionnez votre référence (pour qu’elle soit en bleu), puis cliquez sur l’onglet « Preview ». Vous verrez s’il manque un champ à votre référence. Vérifiez si le style bibliographique sélectionné est bien celui demandé par vos professeur(e)s.

Sélection du style bibliographique

Par défaut, le style « Annotated » est sélectionné dans la barre d’outils.

Pour le modifier, cliquez sur le menu déroulant et choisissez « Select another style. » Dans la liste, choisissez le style UQAC- Lettres et linguistique, DLLF- UdeM ou tout autre style demandé par vos professeur(e)s, puis cliquez sur « Choose. »

La gestion des références

Lorsque vous ajoutez des références dans votre bibliothèque EndNote, elles apparaissent en gras. Il s’agit d’une indication pour vous demander de valider le contenu des références. Pour les valider, il suffit de double-cliquer sur l’une d’elles. Un bordereau apparaîtra indiquant les différents champs d’une référence bibliographique. Certains champs seront remplis, d’autres non. Nous vous conseillons d’y jeter un œil rapidement pour vous assurer que les informations bibliographiques ont bien été transférées.

Vous pourriez avoir à modifier :

Des titres entièrement en lettres majuscules;

Des caractères accentués transformés en signes de ponctuation, comme des « é » transformés en points d’interrogation, par exemple;

Des répétions (par exemple, le nom de la maison d’édition apparaissant deux fois).

Pour les noms de groupes, d’organisations ou de ministères, il vous faudra placer une virgule à la fin du nom pour ne pas que EndNote traite le nom comme un nom de personne.

Par exemple :

Statistique Canada,

Ministère de la Famille et des Aînés,

Lorsque vous aurez validé le contenu du bordereau, cliquez sur le petit « x » en haut à droite pour fermer le bordereau et enregistrer les changements. La première fois que vous le ferez, une fenêtre apparaîtra vous demandant si vous désirez sauvegarder à chaque fois que vous fermez la fenêtre… cliquez sur « Yes »!

Création d’un groupe

Lorsque vous aurez plusieurs références, vous pourrez commencer à créer des groupes pour les classer. Cela vous aidera à bien vous organiser. Certains étudiants classent leurs références par noms de cours, par sujet, par travail… c’est à vous de déterminer quelle organisation sera la plus pratique pour vous.

Pour créer un groupe, il faut positionner sa souris dans la colonne des groupes, faire un clic droit et sélectionner « Create group. » Ensuite, il suffit de donner un nom au groupe et il apparaîtra dans la colonne des groupes.

Pour ajouter des références dans votre groupe, il faut sélectionner une référence, puis la glisser dans le groupe. Une référence peut être située dans plus d’un groupe en même temps.

Création d’un « smart group » ou « groupe intelligent »

Un « groupe intelligent » est un groupe qui permettra à EndNote de trier automatiquement vos références selon des critères que vous aurez préalablement déterminés. Pour créer un groupe intelligent, vous devez positionner votre souris dans la colonne des groupes, faire un clic droit et

sélectionner « Create smart group. » Une fenêtre apparaîtra vous demandant de choisir les critères des références qui feront partie de votre « groupe intelligent ».

Par exemple, si je veux créer un groupe qui contiendra toutes mes références sur l’autofiction, voici ce que je devrai inscrire :

Inscrivez les mots-clés qui vous permettront de sélectionner les références à placer dans votre « groupe intelligent ». Faites bien attention d’utiliser le bon opérateur booléen. Si vous n’avez pas assez de trois critères, vous pouvez en ajouter en cliquant sur le petit +. Une fois les critères déterminés, cliquez sur « Create. » Vous verrez tout de suite vos références se positionner dans le « groupe intelligent » si les mots choisis s’y retrouvent.

Pour supprimer une référence

Il suffit de sélectionner la référence en bleu, puis de faire un clic droit et de choisir « Cut ». On peut aussi utiliser la touche « supprimer » sur notre clavier.

Lorsqu’on supprime une référence d’un groupe, elle reste présente dans les autres groupes. Pour supprimer définitivement une référence, il faut aller la supprimer de la section « All references. »

*** Il y a une exception à cela : si vous supprimez une référence d’un « groupe intelligent », elle sera supprimée partout.

Pour éliminer les doublons :

Cliquez sur References, puis sur « Find duplicates. » Une vérification sera faite parmi les références et EndNote vous présentera les doublons en vous demandant de choisir une référence sur les deux références identifiques.

Pour lier un fichier à une référence (comme le texte intégral d’un article en pdf)

Il existe deux façons d’ajouter les articles en texte intégral en pdf dans une référence.

1- Via EndNote :

Sélectionner en bleu toutes les références dont vous aimeriez avoir le texte intégral, puis cliquez sur l’icône« Find full text ».

EndNote commencera à chercher le texte intégral via les bases de données. S’il trouve le texte, il sera lié à la bonne référence et un petit trombone apparaîtra à côté de la référence. EndNote trouve rarement tous les articles en texte intégral, même s’ils sont disponibles dans les bases de données. Il semblerait que le logiciel a de la difficulté à les repérer dans certaines bases de données. Cela dit, c’est une procédure tellement simple qu’il serait dommage de s’en passer! Elle vous évite d’ajouter manuellement les documents pdf pour tous les articles.

2- Pour ajouter manuellement un document à une référence

Pour commencer, nous vous conseillons de créer un dossier sur votre bureau pour y déposer les fichiers temporaires reliés à EndNote.

Ensuite, lorsque vous êtes dans une base de données et qu’un PDF du texte intégral de l’article est disponible, enregistrez-le dans votre dossier temporaire sur le bureau.

Dans EndNote, double-cliquez sur la référence à laquelle vous voulez joindre un PDF et cliquez sur le trombone en haut du bordereau.

Choisissez le PFD à intégrer dans votre dossier temporaire et ajoutez-le à la référence. Le PDF ouvrira ; fermez la fenêtre et il sera enregistré automatiquement.

Comment insérer des références et une bibliographie dans Word

Lorsque vous téléchargez EndNote, un onglet EndNote s’ajoute dans Microsoft Word.

Il existe deux façons de faire une bibliographie avec EndNote.

1- Faire une bibliographie liée à EndNote

Cette façon de faire une bibliographie est utile pour les travaux longs. Elle vous permet de faire vos citations dans le texte tout en produisant une liste de référencea correspondant aux documents cités dans le texte.

Lorsque vous voulez faire une citation dans le texte (vous venez, par exemple, de faire le résumé de l’idée d’un auteur) :

Dans Word, placez votre curseur à l’endroit où vous désirez insérer la citation.

Dans EndNote, sélectionnez la référence désirée (en bleu).

Ensuite, toujours dans EndNote, cliquez sur l’îcône représentant des guillemets.

La citation sera insérée automatiquement à l’endroit sélectionné dans le texte et la référence apparaîtra dans votre liste de références à la fin du document Word, en ordre alphabétique.

Ajouter la page lors d’une citation exacte.

Si on fait une citation exacte, il faut indiquer la page du document. Pour ce faire, il faut insérer la citation dans le texte tel qu’expliqué précédemment, puis positionner son curseur sur la citation :

Dans l’onglet EndNote, cliquez ensuite sur « Edit and manage citation(s) ».

Dans la fenêtre qui apparaît, ajouter le ou les numéros de page(s).

Dans Word, cela apparaîtra ainsi :

Pour ajouter une référence dans la liste de références même si elle n’est pas citée dans le texte :

Vérifier le nom de l’auteur. Par exemple : Caron

Dans Word, cliquez sur Insert citation, puis choisissez simplement « Insert Citation »

Une fenêtre liée à EndNote apparaîtra. Elle vous permet de faire des recherches dans EndNote pour trouver votre référence. Entrez le nom de l’auteur pour la repérer (cela peut aussi être un mot du titre).

Dans le menu déroulant sous « Insert », choisissez « Insert in bibliography only. »

***Dans le même menu déroulant, sous « Insert », vous pouvez aussi choisir d’autres options, au besoin, dont : « Insert & Exclude Author » ou « Insert & Exclude Year », ce qui peut être utile selon la syntaxe de votre phrase.

Par exemple, en utilisant « Insert & Exclude Author », je pourrais créer cette citation dans le texte :

Comment modifier une référence dans EndNote

Quand on produit une bibliographie liée à EndNote et qu’on désire modifier une référence (parce qu’il y a une erreur à l’intérieur par exemple), il faut aller la modifier d’abord dans EndNote.

Dans EndNote, double-cliquez sur la référence à modifier, puis faites les changements nécessaires. Refermez la fenêtre pour que les changements soient enregistrés.

Dans Word, cliquez sur l’onglet « Update Citations and Bibliography » La référence sera modifiée dans Word.

Pour modifier les derniers petits détails…

Lorsque votre travail est terminé, s’il reste des petits détails à modifier dans la bibliographie mais qu’ils ne se modifient pas facilement dans EndNote, on peut briser le lien avec EndNote. Nous recommandons de le faire lorsque votre travail est terminé et que vous n’ajouterez pas de référence par la suite.

Sélectionnez votre bibliographie au complet.

Cliquez sur « Convert Citations and Bibliography », et choisissez « Convert to plain text. »

On vous demandera d’enregistrer votre document. Une fois cela fait, le lien sera brisé avec EndNote et vous pourrez modifier vos références manuellement.

2- Faire une bibliographie indépendante

Lorsque vous faites un travail court avec peu de références, il peut être plus simple de faire une bibliographie indépendante. Toutefois, vous devrez faire vos citations dans le texte vous-même.

Pour ce faire, il vous faut sélectionner toutes les références que vous désirez ajouter à votre bibliographie directement dans End Note :

Ensuite, faites un clic droit et choisissez « Copy Formatted ».

Dans Word, positionnez-vous là où vous désirez voir apparaître votre bibliographie et faites un clic droit pour coller la bibliographie.

Comme la bibliographie n’est pas liée à EndNote, vous pouvez faire les modifications directement dans le texte.

Pour toute question, il est possible de consulter le site Web Carrefour End Note : http://endnote.uquebec.ca/quest-ce-que-endnote

Sinon, n’hésitez pas à communiquer avec moi par courriel, téléphone ou en venant me voir à mon bureau!

Sandrine VachonSandrine_vachon@uqar.ca418-724-1481