Séance d’information sur la dématérialisation de la documentation

Octobre 2013

UnifiedPost

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Société Expertise

Présentation de la société

Groupe belge situé à La Hulpe (B)

Actionnariat 100% privé

Etablissements en Belgique, aux Pays-Bas, au Luxembourg et en Roumanie

Entité R&D séparée basée en Belgique

Plus de 10 années d’expérience

Plateforme “Software as a Service”, totalement “multi-tenant”

> 100 personnes

Chiffres d’affaires 2013: 17 Mio EUR

30% Croissance annuelle

Totalement focalisée sur les solutions de gestion documentaire et d’archivage légal

Relations à long terme avec ses clients et partenaires

Réseau d’imprimeurs international (Benelux, Chicago, Singapour, Hong Kong, Sidney, Tokyo)

Objectifs qualité: ISAE3402, conforme ISO 27001, audits par PWC, BDO, Verizon,…

“Comfort Letter” PWC confirmant la légalité des solutions de e-invoicing et e-archiving dans l’UE + Suisse et Norvège

Modèle de traitement: Documents & Information

print

fax

sms/mms

e-mail+lien

xml/edi

e-documents

Your Company

Traitement des documents Création de documents

Signature des documents Conversion de formats

Track and trace Reporting

e-archive légale

print

fax

scann

ing/o

cr

xml/edi

E-invoice upload / capture

e-documents

Communauté Communauté

Services à Valeur Ajoutée Paiements, TTPO, ...

E

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B

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Nos Solutions par secteur Banks

insu-rance

interim leasing media soc sec telco utility travel others

Notre activité dans le secteur Interim

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Traitement et archivage de tout type de documents

Contrats

Fiches de salaires

Certificats de rémunération

Factures

Timesheets

Rappels

Traitement des documents

Plateforme d’administration des documents Traçabilité

Track Jobs :

• 1 Job = 1 Fichier de données

Track Documents

• Par numéro de documents

• Par critères d’archivage

Données de réception

• Nom fichier, quand,...

Visualisation des documents

Métadonnées

Visualisation de la réception d’un envoi électronique

Traitement papier

Regroupement par destinataire

Tarifs postaux avantageux (surtout à l’international)

Outils de suivi et de traçabilité (Audit Trail)

Traitement électronique

Présentation des documents à l’intérimaire dans son propre environnement de réception (fiches de salaires, certificats, contrats)

Envoi d’un mail avec lien vers le document pour le client (facture, contrat, timesheet, rappel)

Environnement de l’intérimaire

UP Archive: Archivage légal pour l’émetteur

Il s’agit d’un environnement permettant d’accéder rapidement aux documents archivés. Il est convivial et ne contient pas toutes les informations de suivi de la production.

Avantages de la solution

Accès rapide aux archives

Plus de perte de documents

Plusieurs canaux simultanés

Plateforme sécurisée

Traçabilité

Facilité d’utilisation

Accès personnalisé

Accès via Internet

Aspect écologique

Dématérialisation des flux administratifs

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Dématérialisation partielle ou totale

Dématérialisation partielle : dématérialisation totale pour l’émetteur du document

• Envoi des données sur la plateforme UnifiedPost

• Traitement et composition du document par UnifiedPost

• Archivage légal des documents pour l’émetteur

• Impression, mise sous pli et dépôt postal vers le destinataire

Dématérialisation totale : Document dématérialisé jusqu’au destinataire final

• Envoi des données sur la plateforme UnifiedPost

• Traitement et composition par UnifiedPost

• Archivage légal des documents pour l’émetteur

• Envoi électronique sous forme d’UPMail ou d’UPPresentment

Processus de dématérialisation totale

Création des documents, envoi électronique en temps réel et archivage

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Notification par email Document

électronique Archive en ligne

UPMail

Envoi d’un mail avec un lien vers le document

Accès direct au document, avec ou sans identification

UPPresentment

UPPresentment : Environnement du destinataire, dans lequel il reçoit tous ses documents électroniques. • Invitation par email

• Sécurité d’accès

• Aspect écologique

Confidentialité des données

Sécurité d’accès

• Login et mot de passe unique par destinataire

• Plateforme totalement sécurisée et régulièrement auditée

Moins de risque que la fiche papier

• Aucune manipulation humaine

• Aucun document ne reste sur l’imprimante

• Aucun risque d’erreur de mise sous pli

Evolution : Econtracting

Merci Questions?

45 Route de Diekirch L7220 Walferdange Tel: +352 26 31 32 42 www.unifiedpost.com