unesco. general conference; 35th; rapport du...

inf

RAPPORT DU DIRECTEUR GÉNÉRAL SUR LES PROGRÈS RÉALISÉS DANS LA MISE EN ŒUVRE DES RECOMMANDATIONS DU COMMISSAIRE

AUX COMPTES SUR LES AUDITS DÉJÀ EFFECTUÉS

PRÉSENTATION

Conformément à l’article 12 du Règlement financier et à la décision 181 EX/34, le Directeur général présente un rapport actualisé sur l’état de la mise en œuvre des recommandations formulées par le Commissaire aux comptes dans son rapport détaillé sur les comptes de l’UNESCO pour l’exercice financier 2006-2007, et le rapport sur les audits effectués au cours de l’exercice biennal 2006-2007 et l’année 2008. Ce document indique, au regard de chaque recommandation, les mesures spécifiques adoptées et les engagements pris par le Directeur général pour mettre en application ces recommandations.

1. Dans le rapport actualisé ci-joint, chacune des recommandations énumérées comprend le numéro de la recommandation initiale issue du précédent rapport du Commissaire aux comptes concernant l’exercice financier 2006-2007 (180 EX/33 Partie II) ainsi que les rapports d’audit effectués au cours de l’exercice biennal 2006-2007 et l’année 2008 (176 EX/39, 177 EX/54, 179 EX/31 Parties I, II et III, 180 EX/51).

Commentaires du Commissaire aux comptes

2. Le présent rapport porte sur les mesures prises par le Secrétariat en réponse aux 60 recommandations formulées par le Commissaire aux comptes depuis 2006.

Document d’information

35 C/INF.15 30 juillet 2009 Original anglais

35 C/INF.15 – page 2

3. Dans la troisième colonne du tableau récapitulatif préparé par le Secrétariat, le Commissaire aux comptes a porté une brève appréciation sur les mesures prises. Ces appréciations peuvent être les suivantes :

• Recommandation appliquée, lorsque les mesures prises répondent pleinement à la recommandation.

• Recommandation partiellement appliquée, lorsque les mesures prises ne couvrent pas entièrement le champ de la recommandation.

• Recommandation en voie d’être appliquée, lorsque toutes les mesures envisagées n’ont pas encore été prises.

• Recommandation non appliquée, lorsque aucune mesure n’a été prise, ou lorsque les mesures prises ne répondent pas à la recommandation.

4. Après examen du rapport, le Conseil exécutif a adopté la décision ci-après :

Le Conseil exécutif,

1. Rappelant la décision 180 EX/40 (I),

2. Ayant examiné le document 181 EX/34 Partie I,

3. Prend note de l’état de la mise en œuvre des recommandations du Commissaire aux comptes ;

4. Prie le Directeur général de faire le nécessaire pour mettre en œuvre les recommandations du Commissaire aux comptes restées en suspens et, dans tous les rapports sur les points en suspens, d’indiquer le délai dans lequel la mise en œuvre sera achevée ;

5. Prie également le Directeur général de transmettre à la Conférence générale le rapport figurant dans le document 181 EX/34 Partie I, accompagné des observations du Conseil exécutif.

Conseil exécutif Cent quatre-vingt-unième session 181 EX/34

Partie I

Point 34 de l'ordre du jour provisoire

Progrès réalisés dans la mise en œuvre des recommandations du Commissaire aux comptes sur les audits déjà effectués

Partie I

Rapport du Directeur général sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre des recommandations du Commissaire aux comptes sur les audits déjà effectués

Résumé

Conformément à l’article 12 du Règlement financier et à la décision 180 EX/40 (I), le Directeur général présente un rapport actualisé sur l’état de la mise en œuvre des recommandations du Commissaire aux comptes dans son rapport détaillé sur les comptes de l’UNESCO pour l’exercice financier 2006-2007, et le rapport sur les audits effectués au cours de l’exercice biennal 2006-2007 et l’année 2008. Ce document indique, au regard de chaque recommandation, les mesures spécifiques adoptées et les engagements pris par le Directeur général pour mettre en application ces recommandations.

Action attendue du Conseil exécutif : décision proposée au paragraphe 5.

1. Dans le rapport actualisé ci-joint, chaque recommandation listée comprend le numéro de la recommandation initiale issue du précédent rapport du Commissaire aux comptes concernant l’exercice financier 2006-2007 (180 EX/33 Partie II) ainsi que les rapports d’audit effectués au cours de l’exercice biennal 2006-2007 et l’année 2008 (176 EX/39, 177 EX/54, 179 EX/31 Parties I, II et III, 180 EX/51).

Commentaires du Commissaire aux comptes

2. Le présent rapport porte sur les mesures prises par le Secrétariat en réponse aux 60 recommandations formulées par le Commissaire aux comptes depuis 2006.

PARIS, le 27 mars 2009 Original français

ANNEXE

35 C/INF.15Annexe

181 EX/34 Partie I - page 2

3. Dans la troisième colonne du tableau récapitulatif préparé par le Secrétariat, le Commissaire aux comptes a porté une brève appréciation sur les mesures prises. Ces appréciations peuvent être les suivantes :

• Recommandation appliquée, lorsque les mesures prises répondent pleinement à la recommandation.

• Recommandation partiellement appliquée, lorsque les mesures prises ne couvrent pas entièrement le champ de la recommandation.

• Recommandation en voie d’être appliquée, lorsque toutes les mesures envisagées n’ont pas encore été prises.

• Recommandation non appliquée, lorsque aucune mesure n’a été prise, ou lorsque les mesures prises ne répondent pas à la recommandation.

4. Certaines des appréciations sont présentées plus en détail dans la Partie II du présent rapport.

Action attendue du Conseil exécutif

5. Compte tenu du rapport présenté, le Conseil exécutif souhaitera peut-être examiner le projet de décision suivant :

Le Conseil exécutif,

1. Rappelant la décision 180 EX/40 (I),

2. Ayant examiné le document 181 EX/34 Partie I,

3. Prend note de l’état de la mise en œuvre des recommandations du Commissaire aux comptes et prie le Directeur général de faire le nécessaire pour mettre en œuvre les recommandations qui nécessitent l’adoption de mesures supplémentaires ;

4. Prie le Directeur général de transmettre à la Conférence générale le présent rapport, accompagné des observations du Conseil exécutif.

181 EX

/34 Partie I - page 3

Recommandations du Commissaire aux comptes 2006-2008

Recommandation État de la mise en œuvre selon le Secrétariat Observations du Commissaire aux comptes

Politiques et procédures d’achat de l’UNESCO 1. Renforcer l’indépendance des attachés

d’administration (AO) et du rôle du contrôleur financier (176 EX/39 et 179 EX/31 Partie II) :

La mise en œuvre de cette recommandation a été revue par le Conseil exécutif lors de sa 180e session (180 EX/40 Partie II paragraphes 3 à 5) Une description de poste générique a été élaborée. Les fonctions et la filière hiérarchique des attachés d’administration ont été précisées. Les descriptions de poste ont fait l’objet de consultations avec les attachés d’administration (AO), l’ADG et les directeurs des services centraux concernés. À la suite d’un audit effectué sur place en vue d’évaluer les différentes classes, les descriptions de poste génériques pour les AO seront appliquées dans toute l’Organisation.

Recommandation partiellement appliquée (voir analyse en Partie II de ce rapport).

Politiques et procédures d’achat de l’UNESCO 2. Renforcer la connaissance de tous les

agents aux règles du Manuel administratif et financier (176 EX/39 et 179 EX/31 Partie II) :

La mise en œuvre de cette recommandation a été revue par le Conseil exécutif lors de sa 180e session (180 EX/40 Partie II paragraphes 6 à 8) Conformément à la note DG/Note/07/14 en date du 6 avril 2007, une formation obligatoire est assurée aux fonctionnaires participant à toutes les phases du processus en matière d’achat et de passation de contrats. Cette formation s’adresse aux « agents approbateurs » et aux certificateurs. La formation dispensée à ces derniers a été jugée satisfaisante par le Commissaire aux comptes.

Recommandation en voie d’être appliquée (voir analyse en Partie II de ce rapport).

181 EX



Il a toutefois trouvé assez faible les statistiques de participation aux formations des « agents approbateurs » et des spécialistes du programme. Il a demandé au Directeur général de poursuivre le programme de formation. La Division des achats du Secteur de l’administration (ADM/PRO) et le Bureau du Contrôleur financier (BOC) continuent depuis lors de mettre en œuvre l’initiative de formation relative aux « achats/marchés », de fournir le soutien nécessaire ainsi que de mieux faire connaître les dispositions financières relatives aux contrats. De plus, un programme détaillé de formation en ligne sur la gestion financière a été lancé en mai 2008 et est à la disposition de tous les membres du personnel.

Politiques et procédures d’achat de l’UNESCO 3. Clarifier et compléter le régime de mesures

disciplinaires de l’Organisation (176 EX/39 et 179 EX/31 Partie II) :

La mise en œuvre de cette recommandation a été revue par le Conseil exécutif lors de sa 180e session (180 EX/40 Partie II paragraphes 13 à 15) Dans son rapport présenté au Conseil exécutif sur les procédures utilisées pour engager des consultants en vue de la restructuration du Secteur de l’éducation (176 EX/39), l’auditeur externe a demandé que le système de mesures disciplinaires de l’UNESCO soit clarifié et complété. Pour donner suite à cette recommandation, HRM a préparé, en consultation avec LA, des projets détaillés de deux nouveaux points du deuxième volume du Manuel administratif, à savoir les Points 3005 (Procédures et mesures disciplinaires) et 3010 (Suspension).

Après consultation de la Commission consultative pour les questions générales de personnel (une commission consultative paritaire dont le rôle est de fournir au Directeur général un avis sur des questions de politique générale) et des associations du personnel, la version définitive de ces deux points a été publiée le 24 juillet 2008. Ces deux

Recommandation partiellement appliquée (voir analyse en Partie II de ce rapport).

181 EX



points du Manuel ont annulé et remplacé l’intégralité de l’ancien Chapitre 30 du Manuel administratif (Questions disciplinaires).

Politiques et procédures d’achat de l’UNESCO 4. Renforcement de la cellule qualité

(176 EX/39 et 179 EX/31 Partie II) :

La mise en œuvre de cette recommandation a été revue par le Conseil exécutif lors de sa 180e session (180 EX/40 Partie II paragraphes 9 et 10) Le Directeur général a décidé de transformer l’unité en une Section des politiques financières et du contrôle de la conformité relevant du Contrôleur financier et ayant pour mandat d’aider à renforcer les contrôles internes. Grâce à l’élaboration de politiques et de procédures, et en faisant mieux connaître les contrôles financiers internes au moyen d’une formation, cette section facilite la mise en œuvre du Cadre directeur du contrôle interne récemment publié (DG/Note/08/14 en date du 4 avril 2008).

Par ailleurs, dans le contexte du 35 C/5, des ressources complémentaires ont été sollicitées afin de renforcer le cadre du contrôle interne nécessaire à la mise en œuvre opérationnelle d’IPSAS.

Recommandation en voie d’être appliquée (voir analyse en Partie II de ce rapport).

Bureau de l’UNESCO à Brasilia 5. Régularisation avec l’agence de voyages

(179 EX/31 Partie III - Recommandation n° 1 et 177 EX/54) :

Continuer le travail de régularisation entrepris avec l'agence de voyages, et fixer avec le Siège une date butoir aux recherches portant sur les annulations.

L’Unité des voyages a terminé la revue. Elle a régularisé toutes les transactions de voyage nécessitant l’annulation et le recouvrement. Les remboursements ont été reçus et comptabilisés aux comptes du projet correspondant. Le travail de régularisation a couvert les exercices allant de 2003 à ce jour. Les frais de subsistance (DSA) liés aux missions annulées ont fait l’objet d’une analyse approfondie. Quand le voyageur n’avait pas remboursé la DSA, une demande spécifique à cet effet a été formulée. Sur les 2 253 missions annulées et analysées, 1 750 remboursements de DSA ont été effectués. Dans les 503 autres cas, soit le voyageur n’a pu être joint, soit le voyageur a refusé de remettre la

Recommandation appliquée.

181 EX



somme tel qu’indiqué. Les noms des voyageurs n’ayant pas remboursé la DSA ont été bloqués dans le système financier et ces derniers ne peuvent plus voyager au nom de l’UNESCO.

Bureau de l’UNESCO à Brasilia 6. Évolution du partenariat avec l’agence de

voyages (179 EX/31 Partie III - Recommandation n° 2) :

Une fois le travail de régularisation de la gestion passée achevée, prendre, en liaison avec le Siège, une décision sur l’évolution du partenariat existant avec l’agence de voyages, et sur l’organisation d’une procédure d’appel d’offres pour le renouvellement de cette prestation.

Un processus de sélection mené par le PNUD et regroupant les agences des Nations Unies au Brésil dont le Bureau de l’UNESCO à Brasilia eut lieu au cours de l’année 2008. Un prestataire de services, autre que le prestataire actuel du bureau, a été identifié. Le processus de sélection a été soumis au Comité des marchés du PNUD pour approbation. Le résultat du processus de validation est attendu pour mars 2009.

Recommandation en voie d’être appliquée, dans l’attente des résultats de l’appel d’offres lancé par le PNUD.

Bureau de l’UNESCO à Brasilia 7. Processus de responsabilisation des

partenaires (179 EX/31 Partie III - Recommandation n° 3) :

Achever au plus tôt le processus de responsabilisation des partenaires en matière de suivi de la procédure de voyages.

En décembre 2007, une lettre de responsabilisation indiquant les règles pertinentes liées aux voyages a été envoyée à tous les coordonnateurs de projet. Cette lettre demandait à être signée par les responsables de projet en guise d’attestation que les règles avaient été comprises et qu’elles seraient respectées. À ce jour, nous avons reçu 50 lettres de responsabilisation signées, représentant 76 % du volume de voyages. Deux rappels ont été envoyés aux coordonnateurs de projet n’ayant toujours pas retourné la lettre de responsabilisation. Un troisième sera adressé en janvier 2009.

Recommandation en voie d’être appliquée.

181 EX



Bureau de l’UNESCO à Brasilia 8. Assouplissement de la tutelle du Siège

(179 EX/31 Partie III - Recommandation n° 4 et 177 EX/54) :

Assouplir progressivement la tutelle administrative sur le bureau dans la gestion quotidienne afin de favoriser le retour à des conditions de travail identiques à celles d’autres bureaux de terrain.

Pour la plupart des opérations journalières, le Bureau de Brasilia jouit d’une délégation d’autorité normale. Deux projets importants faisant partie du processus de réorientation. La migration du système financier vers FABS et la restructuration des ressources humaines sont supervisées par deux comités de pilotage présidés l’un par le contrôleur et l’autre par la Directrice des ressources humaines. Le bureau y joue un rôle clé, mais les décisions sont élaborées et assumées collectivement. En ce qui concerne l’alignement et l’harmonisation des projets avec les priorités du programme de l’Organisation et l’application stricte des procédures relatives aux projets extrabudgétaires, le bureau est toujours dans un régime quelque peu exceptionnel. La normalisation de cette situation fait l’objet d’un travail de fond mené par ERC/CFS qui doit prendre en compte le caractère « self-benefiting » de la plupart des projets et des capacités de contrôle disponibles au sein du bureau. L’alignement programmatique est en bonne partie résolu par l’introduction du « programme additionnel ».


Bureau de l’UNESCO à Brasilia 9. Organigramme (179 EX/31 Partie III -

Recommandation n° 5) : Définir rapidement et faire approuver le nouvel organigramme du bureau.

Le Bureau de l’UNESCO à Brasilia a mené au cours de l’année 2008 un projet visant à la revue de la structure organisationnelle, à l’identification des fonctions clés du bureau ainsi qu’à l’actualisation des descriptions de poste. Le but premier de l’exercice étant d’identifier une structure organisationnelle durable correspondant à la réalité post-réorientation du bureau. Ainsi, de nouvelles descriptions de poste ont été établies, validées et classées par HRM. Un second objectif de cette revue fut de réduire l’utilisation de contrats précaires.

À la suite du processus de révision mené par les ressources humaines d’UBO, un total de 75 postes,


Les recrutements sont en cours. Le Secrétariat a indiqué une échéance de mi-2009 pour la mise en œuvre complète de cette recommandation.

181 EX



incluant ceux du programme régulier, a été identifié comme clé en vue de l’exécution et afin de répondre aux attentes des partenaires nationaux du bureau ; en conformité avec son mandat, avec le cadre stratégique pour le Brésil et avec l’évolution prévue de ses revenus FITOCA. Cette augmentation est due au fait que cet exercice approfondi fut mené pour la première fois et à la nécessité d’établir des postes pour les nouvelles fonctions résultant de la réorientation du bureau (cf. Directeur adjoint, monitoring et évaluation, assurance qualité, renforcement des ressources humaines, informatique et Unité de voyages) ainsi que pour les fonctions clés actuellement exécutées par des effectifs titulaires de contrats SC.

La recherche d’un équilibre entre les fonctions administratives et de programme a fait l’objet d’une attention particulière. Au total, neuf postes clés ont été identifiés pour le cabinet (executive office) et pour l’Unité de communication, information et publications (UCIP), 33 pour les secteurs de programme et 33 pour l’administration. Suite à l’approbation du budget FITOCA d’UBO pour l’exercice 2009, le nouvel organigramme est mis en place suivant un calendrier prudent et soigneux, la première étape débutant en janvier avec 10 reclassements et le recrutement de huit postes clés. Une deuxième étape est prévue pour la mi-2009.

Bureau de l’UNESCO à Brasilia 10. Déploiement du système informatique FABS

(179 EX/31 Partie III et 177 EX/54) : La migration du système informatique comptable et financier de Brasilia (SICOF) vers celui utilisé au Siège (FABS) est en cours. Il existe désormais entre SICOF et FABS une synchronisation quotidienne pour la situation des engagements et

Le projet d’implantation de FABS au Bureau de l’UNESCO à Brasilia est sur le point de se concrétiser.

Le système est opérationnel depuis le 4 février 2009.


Maintenant que le nouveau système est déployé, il convient que les utilisateurs soient formés et que les informations échangées entre le Siège et le Bureau soient de qualité.

181 EX



mensuelle pour la situation des paiements, ce qui constitue un progrès notable. Le déploiement complet doit être achevé au 1er janvier 2009. Le Commissaire aux comptes devra disposer du plan de transition pour évaluer le risque de cette opération critique (179 EX/31 Partie III paragraphe 22).

Bureau de l’UNESCO à Brasilia 11. Limiter l’utilisation atypique de contrats

temporaires (179 EX/31 Partie III et 177 EX/54) :

Nous recommandons que l’utilisation atypique des contrats temporaires soit aussi limitée que possible, non seulement parce qu’elle repose sur une application des contrats en décalage avec l’objet pour lequel ils ont été conclus, mais aussi parce que ces situations précaires sont une source de démotivation et accentuent le risque de départs de personnels compétents et expérimentés. La régularisation des régimes contractuels est nécessaire tout comme la prévision de l’évolution des effectifs du bureau (177 EX/54 - Recommandation 5). À partir de 2008, en revanche, des contrats dits « contrats de service spéciaux (SSA) de transition » ont été signés pour une durée de six mois dans l’attente de la définition de la nouvelle organisation du bureau. L'attente de décisions concernant la structure et le futur organigramme du bureau oblige à conserver provisoirement des emplois temporaires (179 EX/31 Partie III paragraphe 26).

Comme mentionné au paragraphe 9 ci-dessus, le Bureau de Brasilia est en train d’achever la restructuration des ressources humaines, ce qui offrira certaines opportunités aux titulaires de contrats SSA travaillant pour l’Organisation. Le recours à ce type de contrats a été réduit en 2008 passant de 23 à une seule personne. Désormais, ces contrats ne seront utilisés que pour le cas de fonctions temporaires.

Recommandation appliquée. La Commissaire aux comptes prend acte des mesures prises par le Secrétariat pour répondre à cette recommandation.

181 EX



Bureau de l’UNESCO à Brasilia 12. Bureau des ressources humaines (179 EX/31

Partie III et 177 EX/54) : Nous recommandons le renforcement de cette unité qui apparaît en sous-effectifs. Ce renforcement est d’autant plus souhaitable que, durant cette période de réorganisation, le chef des services administratifs a peu de disponibilités pour s’impliquer dans la gestion des ressources humaines (177 EX/54 - Recommandation 6).

Un processus de sélection a été conduit pour le recrutement d’un poste P-4 international. La nomination du chef des ressources humaines est en phase d’approbation. Il est prévu que le poste soit occupé à la fin du premier trimestre 2009. Ceci n’a pas empêché la refonte des ressources humaines de se poursuivre.


Bureau de l’UNESCO à Brasilia 13. Recours contentieux (179 EX/31 Partie III -

Recommandation n° 6) : Estimer les recours contentieux possibles liés aux contrats en cours en effectuant un suivi analytique et chiffrer au vu des pertes déjà encourues dans des litiges de droit du travail, les pertes probables liées aux cas non encore jugés.

Une analyse détaillée des différents cas de figure ainsi que le chiffrage précis des pertes possibles ont été réalisés dans le courant de l’année et sont systématiquement mis à jour.


Bureau de l’UNESCO à Brasilia 14. Risques d’image (179 EX/31 Partie III -

Recommandation n° 7) : Analyser et anticiper les risques d’image liés à d’éventuelles décisions de principe défavorables à l'immunité de juridiction.

La gestion des risques d’image a fait l’objet de plusieurs actions dont la principale a été le soutien fourni par le bureau à la mission des conseillers juridiques de l’ONU qui s’est rendue à Brasilia en octobre dernier. La préoccupation a été de convaincre ces derniers d’opter pour une approche commune au nom du système, permettant à l’UNESCO de rester quelque peu en retrait. Lorsque plusieurs journaux se sont intéressés à ces questions, l’UNESCO qui préside aussi le groupe de communication de l’UNCT, a eu soin d’organiser les réponses et les allocutions avec les journalistes de la manière la plus prudente possible de sorte à minimiser les effets sur l’image de l’Organisation.


181 EX



Bureau de l’UNESCO à Brasilia 15. Recommandations aux antennes (179 EX/31

Partie III - Recommandation n° 8) : Concernant la formulation des recommandations relatives aux antennes, veiller à la concentration, à la hiérarchisation et à l'explicitation des recommandations relatives aux antennes, dans le souci d'une mise en œuvre plus rapide et plus pertinente. Concernant l'existence et les modalités de fonctionnement des antennes, prendre rapidement une décision sur le principe des antennes et, le cas échéant, valider les documents régissant leur fonctionnement.

Une recommandation clé du Commissaire aux comptes relative à l’établissement d’un cadre juridique propre aux antennes comprenant leurs installations, indique le besoin pour l’UNESCO et la partie cédant les locaux - le plus souvent le gouvernement local de l’État fédéré - de signer un accord formel sur l’utilisation de l’espace.

Après consultation du Siège (Département des affaires juridiques) et du Gouvernement brésilien (ABC), UBO a lancé en septembre 2007 une consultation formelle au Ministère des affaires étrangères du Brésil au sujet de l’approbation d’un nouvel accord-cadre entre le Brésil et l’UNESCO, comprenant la possibilité d’installation des bureaux antennes. Pour le moment il n’y a pas eu de réponse formelle de la part du Gouvernement brésilien. Une fois approuvée par le gouvernement, la nouvelle proposition d’accord-cadre devra être soumise à l’approbation du Congrès brésilien. L’UNESCO assure le suivi de cette proposition mais a peu d’influence sur ce processus.

UBO lancera une évaluation externe des antennes au cours des quatre premiers mois de l’année 2009. Sur la base de cette évaluation, l’existence des antennes à long terme sera décidée. Les résultats de cette évaluation pourraient changer considérablement l’actuelle configuration des antennes, provoquant un impact sur les besoins d’installation de celles-ci. Il semble conseillé d’avoir une approche prudente lors de la reconduction ou de la mise en place de nouveaux accords-cadres avec les partenaires régionaux sur l’allocation des locaux, dès lors qu’ils pourraient ne plus être dans le meilleur intérêt de l’UNESCO dans un futur proche. Notre avis est que les négociations actuelles peuvent être conclues mais qu’aucune nouvelle ne devrait être entamée avant la fin du processus d’évaluation.


181 EX



Bureau de l’UNESCO à Brasilia 16. Réorientation des projets (179 EX/31 Partie

III - Recommandation n° 9) : Le Bureau de Brasilia doit prendre les mesures pour garantir que la réorientation du portefeuille de projets sera effective à la fin de 2008 et qu’il ne sera pas procédé à un glissement de l’achèvement des projets sur une année supplémentaire.

Au niveau technique, toutes les mesures possibles ont été prises pour faire en sorte que tous les projets hors mandat hérités se terminent à la fin 2008. Pour répondre à de fortes pressions politiques et après s’être assuré de la teneur des engagements pris par les autorités brésiliennes, le Directeur général a autorisé la prolongation de quelques rares projets afin de permettre de finaliser quelques activités ayant pris du retard.

Recommandation partiellement appliquée.

Deux projets en lien avec le Ministère de la santé du Brésil ont été reconduits jusqu’à la fin de l’année 2009.

Bureau de l’UNESCO à Brasilia 17. Suivi des projets (179 EX/31 Partie III -

Recommandation n° 10) : Le suivi des projets devrait être plus clairement défini pour distinguer ce qui relève du contrôle de ce qui est considéré comme de la gestion directe. Tout en prenant en considération les contraintes auxquelles le Bureau de Brasilia est confronté, l’évaluation doit être effectuée par un expert indépendant, en retenant comme critères impératifs d’évaluation la viabilité des actions entreprises et la réalisation des conditions de transfert des responsabilités aux partenaires nationaux.

La fonction de monitoring et d’évaluation a été créée au sein du bureau et un professionnel a été recruté pour ce faire. Afin de donner les points de référence nécessaires à une politique de suivi systématique des projets, il a été décidé de concentrer les efforts des premiers mois sur l’amélioration de la planification et de l’élaboration des objectifs spécifiques des projets. Ces premiers pas permettront, à partir de l’année prochaine, d’établir les indicateurs adéquats et la réalisation des évaluations répondant aux critères mentionnés par les auditeurs.


Bureau de l’UNESCO à Brasilia 18. Relations avec les autorités brésiliennes

(179 EX/31 Partie III - Recommandation n° 11) :

Le Commissaire aux comptes préconise que le bureau prenne l’attache des autorités brésiliennes en vue de pouvoir bénéficier des informations issues des contrôles effectués sur l’exécution nationale de ses actions de coopération.

La participation de l’UNESCO aux réunions tripartites de suivi des projets s’est sensiblement améliorée et la coopération avec l’Agence brésilienne de coopération s’est renforcée notamment pour partager les informations disponibles en amont des projets.


181 EX



Bureau de l’UNESCO à Brasilia 19. Accord UNESCO/chaîne TV Globo


Donner rapidement un avis sur le projet d’accord entre l’UNESCO et la chaîne et, le cas échéant, diligenter des contrôles externes sur les réalisations du programme.

En juillet 2008 le Directeur général et la chaîne TV Globo ont signé un nouvel accord disposant sur un nouveau cadre contractuel pour la continuation du projet Criança Esperança.


Un nouvel accord a été signé. Il prévoit un certain nombre de contrôles dont la fourniture de comptes certifiés par les ONG partenaires.

Bureau de l’UNESCO à Brasilia 20. Actions du bureau pour 2010-2011


Définir en 2008 le format et le champ d’actions du Bureau de Brasilia à l’horizon de 2010-2011. Cette concertation doit être étroite entre le bureau et le Siège. Le Siège devra apporter des réponses de manière réactive.

D’importants efforts ont été consentis pour mettre au point deux documents fondamentaux pour le futur du bureau : UNESS et UCPD. Le premier document qui est la stratégie de soutien de l’UNESCO aux politiques nationales d’éducation, a été élaboré avec la participation de plus de 80 partenaires. Le second sera finalisé au début de l’année 2009 à l’issue du dialogue entre le bureau avec les secteurs de programme du Siège et BSP. Il constituera la référence pour tous les développements nouveaux, de façon plus opérationnelle que le cadre stratégique. L’élaboration du programme additionnel qui, de manière résumée, incorpore pour ce biennium les projets pertinents mis en œuvre par Brasilia, a provoqué des échanges fructueux autour de 91 propositions.

Les prévisions effectuées tout au long de l’année pour notamment anticiper et dessiner le cadre des ressources humaines, a permis de confirmer de manière détaillée et avec un degré satisfaisant de probabilité, un niveau d’exécution pour les années 2009, 2010 et 2011 entre 80 et 110 millions de dollars des États-Unis.


181 EX



Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 21. Mettre à jour le Manuel (179 EX/31 Partie I -

Recommandation n° 1) : Mettre à jour le point du Manuel concernant le Conseil des publications, et apporter toutes les précisions nécessaires au fonctionnement du nouveau Comité pour la communication et l’information du public.

La note bleue du Directeur général, du 25 juin 2008 sur la politique de publication et de distribution, a reconnu formellement le rôle de Conseil pour les publications du Comité pour la communication et l’information du public (CCIP) ; avec la responsabilité de consolider et de réviser le Plan biennal des publications et de la distribution.

La Charte du CCIP a été modifiée en ce sens et le rôle du CCIP est pris en compte pour la proposition de révision du Manuel administratif et des Directives pour les publications.

L’échéance de cette révision est fixée au 10 avril 2009.


Après publication de la note bleue du Directeur général, des lignes directrices ont été rédigées par le Bureau de l’information du public (BPI) et devraient entraîner une prochaine révision du Manuel.

Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 22. Réviser le Manuel (179 EX/31 Partie I -

Recommandation n° 2) : Mener à bien le projet de révision du Manuel, en élargissant la notion de publication pour inclure les publications à distribution gratuite et en imposant à toutes les activités de publications destinées aux publics des procédures garantissant la pertinence, la qualité et une diffusion adéquate. La rédaction révisée doit prévoir les modalités de contrôle du respect des procédures pour les différents types de publications.

La note bleue du Directeur général du 25 juin 2008 sur la politique de publication et de distribution a clarifié la définition des publications de façon à couvrir aussi bien les publications à la vente que les publications distribuées gratuitement. Cette note bleue a également dessiné de nouvelles responsabilités pour garantir un contrôle de qualité sur tous les types de publications.

Une proposition de révision du Manuel administratif sur ces points et des Directives pour les publications ont été diffusées largement au sein du Secrétariat en septembre 2008.

L’échéance de cette révision est fixée au 10 avril 2009.


181 EX



Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 23. Points focaux (179 EX/31 Partie I -

Recommandation n° 3) : Désigner au sein des secteurs, des services centraux, des bureaux hors Siège et instituts, la ou les personnes sur lesquelles repose la fonction publication/communication, et recréer selon le cas une unité de publication/communication (pour les secteurs de programme au sein du bureau exécutif) ou au minimum un point focal (pour les services centraux et les petits bureaux hors Siège).

La plupart des secteurs et des services centraux se sont réorganisés de façon à mettre en place une unité spéciale pour la communication et les publications, avec un responsable des publications ou un point focal. Un rapport du Service d’évaluation et d’audit (IOS) est en cours pour établir la capacité du personnel de l’Organisation en matière de publication et indiquer si des améliorations sont encore nécessaires.


La mise en œuvre varie d’un secteur à l’autre. Le Secteur des sciences naturelles et celui de la culture n’ont pas encore désigné de point focal.

Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 24. Fonction de coordination de BPI (179 EX/31

Partie I - Recommandation n° 4) : Par l’intermédiaire de ces unités et points focaux, BPI devrait assurer une fonction de coordination méthodologique, et concevoir en collaboration étroite avec les autres structures du Secrétariat, qui devraient les utiliser, des normes applicables pour mener à bien tout projet de publication.

BPI assure la coordination via le Comité pour la communication et l’information du public (également Conseil pour les publications) et en mettant en œuvre des méthodes et des outils (en particulier le Plan des publications et de la distribution). Le CCIP s’est réuni sept fois en 2008 en tant que Conseil pour les publications. Ces réunions ont été suivies par les responsables des publications et les points focaux.

Les besoins en formation ont été identifiés et un financement (partiel néanmoins) a été réservé à cette fin par la Commission formation et développement pour que la formation puisse commencer au premier semestre 2009.


Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 25. Outil de suivi (179 EX/31 Partie I -

Recommandation n° 5) : L’UNESCO doit disposer d’un outil de suivi du nombre des publications qu’il s’agisse du Siège, des bureaux hors Siège, des centres et des instituts.

Le Directeur général a réservé des fonds pour un poste ALD d’élaboration du développement d’un outil de suivi et de gestion des publications pour toute l’Organisation. La personne recrutée à ce poste a pris ses fonctions en décembre 2008 et la définition du projet a débuté grâce à un certain nombre de réunions avec les parties prenantes internes.

Il reste encore à identifier les fonds pour l’application technique de cet outil.


181 EX



Un outil pilote, provisoire, a été développé et utilisé ce qui a rendu possible la collecte de l’information auprès des différents services concernant leurs projets de publication pour le biennium 2008-2009. Le résultat factuel est l’existence d’un plan de publication, dont une première version avait déjà été présentée au Conseil exécutif lors de la 180e session (cf. 180 EX/40). La préparation de l’outil définitif est en cours et pourrait être conclue en novembre 2009, moyennant l’identification de la source de financement demandée au Directeur général (pour rappel : cette dépense n’était pas prévue dans le 34 C/5, l’audit ayant été finalisé en avril 2008).

Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 26. Pertinence des publications (179 EX/31

Partie I - Recommandation n° 6) : La préparation de programmes ou de plans de publication bi-annuels par les secteurs doit être poursuivie. Les sous-directeurs généraux des secteurs, responsables du contenu des publications en tant que modalité de mise en œuvre du programme, devraient s’assurer de la pertinence de chaque publication. Le CCIP devrait être le lieu où des projets de publication conjointe entre les secteurs sont examinés et où un suivi périodique de la mise en œuvre du plan des publications est assuré.

L’importance des plans de publication comme partie intégrante de la programmation et de la planification de chaque biennium a été soulignée par le Directeur général dans sa note bleue sur la politique de publication et de distribution. Ces plans doivent être intégrés dans les Plans de travail de l’Organisation et une liste préliminaire doit être présentée à la session de printemps du Conseil exécutif faisant suite à chaque Conférence générale. 2008 étant la première année de mise en œuvre, le plan a été présenté à la session d’automne du Conseil exécutif (180e session). Les publications proposées dans ce Plan ont été validées par les ADG et les directeurs respectifs. Le CCIP a examiné les propositions de publications et n’a validé que celles disposant d’un visa et répondant à un minimum d’exigences techniques.


Une trentaine de projets de publication n’ont pas été validés par le dernier comité pour la communication et l’information du public.

181 EX



Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 27. Contrats d’auteurs (179 EX/31 Partie I -

Recommandation n° 7) : Pour préserver les intérêts de l’UNESCO, la qualité de ses publications, et faciliter la diffusion ultérieure des ouvrages, les secteurs doivent recourir systématiquement aux contrats d’auteur, y compris pour toutes les contributions extérieures à des publications de l’UNESCO. Par ailleurs, seul BPI devrait être chargé de négocier et signer les contrats impliquant une cession partielle ou totale des droits.

La note bleue du Directeur général du 25 juin 2008 sur la politique de publication et de distribution a souligné la nécessité de respecter les droits de propriété intellectuelle pour optimiser l’utilisation des contenus et minimiser le risque de litige lié aux droits. Cette note a rappelé les règles et procédures existantes à suivre impérativement et a réaffirmé le rôle majeur de BPI dans le domaine des droits. Ces points sont pris en compte dans la proposition de révision du Manuel administratif et dans les Directives pour les publications.


Des secteurs, par exemple celui des sciences naturelles, et des instituts continuent d’utiliser des contrats d’honoraires au lieu des contrats d’auteurs. Rappelons que cette pratique rend plus difficile la question de la cession des droits sur un texte.

Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 28. Numéros ISSN/ISBN (179 EX/31 Partie I -

Recommandation n° 8) : La révision du Manuel doit prévoir les modalités d’attribution des numéros ISSN/ISBN de l’UNESCO dans le cadre d’un système intégré sous la responsabilité de BPI. Ces critères, qui contribuent à l’identification des ouvrages et périodiques gratuits et payants de l’UNESCO, et à sa notoriété, doivent être connus et respectés par tous les acteurs des publications.

Une proposition de révision du Manuel administratif et des Directives pour les publications ont été largement diffusées dans le Secrétariat en septembre 2008, comprenant les procédures pour obtenir un ISBN pour les publications en distribution gratuite.

Le Directeur général a réservé des fonds pour deux postes ALD destinés à exercer un contrôle de qualité et à traiter les contrats d’auteur en relation avec les demandes d’ISBN des secteurs.


181 EX



Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 29. Tirages de publication (179 EX/31 Partie I -

Recommandation n° 9) : Fixer les tirages voulus en amont du projet de publication, une fois le public cible identifié et les modes diffusion anticipés (accès en ligne/achat d’ouvrage papier).

Une proposition de révision du Manuel administratif et des Directives pour les publications ont été diffusées largement dans le Secrétariat en septembre dernier, comprenant des critères permettant d’identifier les publics et les bonnes pratiques à adopter pour la promotion et la distribution.

L’introduction d’un Plan de publication et de distribution soumis aux ADG et aux directeurs respectifs a permis un début de rationalisation de leurs programmes de publications et l’ajustement des tirages en fonction des publics visés.

L’échéance de la révision du Manuel est fixée au 10 avril 2009.


Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 30. Répertoire des intervenants agréés

(179 EX/31 Partie I - Recommandation n° 10) :

Un répertoire des intervenants agréés dans la préparation des ouvrages (éditeurs, concepteurs graphiques, imprimeurs, etc.), devrait être créé et mis à jour par BPI et CLD, à l’attention des secteurs, des instituts et des bureaux hors Siège.

Un fichier de consultants a été établi par HRM en 2008.

CLD et BPI préparent un accord à long terme pour établir un vivier d’imprimeurs fiables.


Le fichier de consultants ne recense que des individus, et non des sociétés (imprimeurs, concepteurs…) avec lesquelles l’UNESCO pourrait travailler.

Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 31. Outil de gestion de stocks (179 EX/31 Partie I

- Recommandation n° 11) : L’outil de suivi et de gestion des publications (base de données) dont devrait se doter l’Organisation (cf. Recommandations n° 5 et n° 14), devrait contenir les informations relatives aux stocks.

Le Directeur général a réservé des fonds pour le poste ALD à BPI chargé de gérer le développement d’un outil de suivi et de gestion pour les publications qui pourra être utilisé par toute l’Organisation. La personne recrutée à ce poste a pris ses fonctions en décembre 2008 et la définition du projet a débuté grâce à un certain nombre de réunions avec les parties prenantes internes. BPI et CLD étudient les solutions de gestion des stocks qui impliqueraient la centralisation des services de stockage et de distribution.


181 EX



Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 32. Alternatives à la destruction (179 EX/31

Partie I - Recommandation n° 12) : Il est recommandé de procéder pour tous les stocks d’ouvrages invendus à une évaluation des alternatives à la destruction, en particulier la distribution gratuite et complète, au terme d’une période d’inactivité du stock détenu.

La note bleue du Directeur général sur les publications et la distribution a déterminé les responsabilités et les procédures pour ce qui concerne la redistribution et le recyclage des publications. Ce point est pris en compte dans la proposition de révision du Manuel administratif et dans les Directives pour les publications.


À la connaissance du Commissaire aux comptes, aucune destruction d’ouvrages n’a eu lieu depuis notre dernier contrôle.

Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 33. Indicateurs qualitatifs et quantitatifs

(179 EX/31 Partie I - Recommandation n° 13) :

Des indicateurs qualitatifs et quantitatifs destinés à mesurer la diffusion et l’impact d’une publication devraient être systématiquement retenus pour tout projet de publication. Ces indicateurs (téléchargement des documents en ligne, retours obtenus des personnes ayant reçu la publication, etc.) pourraient faire partie des critères d’évaluation de la performance individuelle des responsables d’une publication.

Ce point est pris en compte dans la proposition de révision du Manuel administratif et dans les Directives pour les publications.


181 EX



Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 34. Outil de suivi (179 EX/31 Partie I -

Recommandation n° 14) : L’UNESCO devrait se doter d’un outil de suivi et de gestion des publications - gratuites et payantes - sous forme de base de données, à utiliser par les spécialistes de programme en charge d’une publication, pour à la fois s’assurer que le processus suivi est conforme aux normes, que les coûts complets de la publication sont connus dès l’origine, que les données de diffusion et d’évaluation sont disponibles et font l’objet d’un suivi.

Le Directeur général a réservé des fonds pour le poste ALD chargé d’élaborer et de déployer un outil de suivi et de gestion des publications pour toute l’Organisation. La personne recrutée à ce poste a pris ses fonctions en décembre 2008 et la définition du projet a débuté grâce à un certain nombre de réunions avec les parties prenantes internes.

Il reste encore à identifier les fonds pour l’application technique de cet outil.


Rapport sur les activités de publications de l’UNESCO 35. Diversité linguistique (179 EX/31 Partie I -

Recommandation n° 15) : Il est recommandé d’observer les données relatives à la diversité linguistique (langue originale, langue de diffusion), et de maintenir un niveau élevé de diversité linguistique de l’Organisation, conformément aux objectifs qu’elle a elle-même fixés. Il est aussi recommandé de recourir à des solutions à coûts réduits (par des partenariats avec des maisons d’édition locales) pour la diffusion d’ouvrages en d’autres langues que celle du document original.

Une politique complète concernant la diversité linguistique est en cours de préparation.

Recommandation non appliquée.

La politique de rotation 36. Clarifier la politique de rotation en

respectant la notion de volontariat (179 EX/31 Partie I - Recommandation n° 1) :

La direction des ressources humaines devrait, sur la base des éléments d’analyse dont elle dispose, lever au plus tôt l’ambiguïté qui entoure la notion de volontariat, et de période transitoire contenue dans

Le Bureau des ressources humaines a entamé une série de consultations avec l’ACPP sur la révision de la politique de rotation (mobilité géographique). L’ACPP (la Commission consultative pour les questions générales de personnel) s’est réunie les 27-28 novembre et les 15-16 décembre 2008 pour discuter d’une proposition de politique révisée préparée par HRM.


181 EX



la circulaire. Si l’Organisation souhaite mettre pleinement en œuvre l’obligation de mobilité, prévue par le Statut du personnel, il importe que cela soit connu de tous.

Suite aux consultations menées avec l’ACPP sur la politique de mobilité géographique, qui se sont achevées fin janvier 2009, les propositions de politique de mobilité géographique ont été finalisées par HRM et soumises au Directeur général pour approbation début février 2009. Toutes les recommandations du Commissaire aux comptes sont prises en compte, y inclus celle relative à la levée de l’ambiguïté relative à la notion de volontariat. Ces propositions seront publiées dans le document 181 EX/6 « Rapport du Directeur général sur la mise en œuvre du processus de réforme » qui fait suite à la décision du Conseil 179 EX/31 Partie I et qui sera examiné par le Conseil exécutif en avril 2009.

La politique de rotation 37. L’existence d’une vacance de poste

(179 EX/31 Partie I - Recommandation n° 2) : À chaque fois que possible, l’existence d’une vacance de poste devrait être signalée dans l’Organisation, même dans le cas où un transfert à grade égal est organisé.

Suite aux consultations menées avec l’ACPP sur la politique de mobilité géographique, qui se sont achevées fin janvier 2009, les propositions de politique de mobilité géographique ont été finalisées par HRM et soumises au Directeur général pour approbation début février 2009. Les recommandations du Commissaire aux comptes sont toutes prises en compte, y inclus celle relative au signalement de toutes les vacances de poste. Ces propositions seront publiées dans le document 181 EX/6 « Rapport du Directeur général sur la mise en œuvre du processus de réforme » qui fait suite à la décision du Conseil 179 EX/31 Partie I et qui sera examiné par le Conseil exécutif en avril 2009.


La politique de rotation 38. Définir, encadrer et gérer les postes

rotationnels (179 EX/31 Partie I - Recommandation n° 3) :

La Direction des ressources humaines devrait soit (a) créer, diffuser à tous, et maintenir strictement à jour une liste exhaustive et explicite des postes

Suite aux consultations menées avec l’ACPP sur la politique de mobilité géographique, qui se sont achevées fin janvier 2009, les propositions de politique de mobilité géographique ont été finalisées par HRM et soumises au Directeur général pour approbation début février 2009. Les recommandations du Commissaire aux comptes sont toutes prises en compte y inclus celle


181 EX



sujets à rotation, soit (b) renoncer à cette notion de poste « rotationnel » ou non rotationnel, et confirmer que l’engagement de tous les agents de l’organisation comme fonctionnaire international, suppose une aptitude à la mobilité géographique.

sont toutes prises en compte, y inclus celle relative aux postes rotationnels et non rotationnels. Ces propositions seront publiées dans le document 181 EX/6 « Rapport du Directeur général sur la mise en œuvre du processus de réforme » qui fait suite à la décision du Conseil 179 EX/31 Partie I et qui sera examiné par le Conseil exécutif en avril 2009.

La politique de rotation 39. Impacts financiers et organisationnels de la

rotation (179 EX/31 Partie I - Recommandation n° 4) :

Les dispositions de la circulaire administrative relatives à la définition de postes sujets à rotation, à la garantie de réaffectation, à l’institution de durées maximales de séjour sont créatrices de droits pour le personnel. Il est vivement recommandé à la Direction des ressources humaines de réaliser une simulation permettant d’apprécier les conséquences en termes d’organisation et en termes financiers de la garantie de réaffectation au Siège accordée aux agents.

Une simulation de la mise en œuvre de la garantie de réaffectation au Siège après une période maximale de 10 ans sur le terrain a été réalisée par HRM lors de la préparation des propositions au Directeur général.


181 EX



La politique de rotation 40. Mesures de soutien et d’accompagnement

concrètes (179 EX/31 Partie I - Recommandation n° 5) :

La réflexion engagée avec le personnel de l’Organisation sur les mesures de soutien et d’accompagnement concrètes susceptibles de faciliter les mouvements devrait être poursuivie.

Les consultations menées par le Bureau des ressources humaines avec l’ACPP sur les propositions de politique de mobilité géographique ont été finalisées fin janvier 2009. Les recommandations du Commissaire aux comptes ont été discutées de manière exhaustive lors de cette concertation ; elles sont toutes prises en compte, y inclus celle relative aux mesures de soutien et d’accompagnement, dans les propositions soumises au Directeur général début février 2009 pour son approbation. Elles seront publiées dans le document 181 EX/6 « Rapport du Directeur général sur la mise en œuvre du processus de réforme » qui fait suite à la décision du Conseil 179 EX/31 Partie I et qui sera examiné par le Conseil exécutif en avril 2009.


La politique de rotation 41. Questionnaires annuels d’intention

(179 EX/31 Partie I - Recommandation n° 6) : Annualiser les questionnaires d’intention, et rendre obligatoire leur renseignement par tous les agents.

Suite aux consultations menées avec l’ACPP sur la politique de mobilité géographique, qui se sont achevées fin janvier 2009, les propositions de politique de mobilité géographique ont été finalisées par HRM et soumises au Directeur général pour approbation début février 2009. Les recommandations du Commissaire aux comptes sont toutes prises en compte, y inclus celle introduisant un questionnaire d’intention obligatoire pour les agents P/D. Ces propositions seront publiées dans le document 181 EX/6 « Rapport du Directeur général sur la mise en œuvre du processus de réforme » qui fait suite à la décision du Conseil 179 EX/31 Partie I, et qui sera examiné par le Conseil exécutif en avril 2009.


La politique de rotation 42. Liste de postes vacants (179 EX/31 Partie I -

Recommandation n° 7) : La Direction des ressources humaines devrait diffuser à tous les agents quel que soit leur secteur ou lieu d’affectation, et au minimum une fois par an

Suite aux consultations menées avec l’ACPP sur la politique de mobilité géographique qui se sont achevées fin janvier 2009, les propositions de politique de mobilité géographique ont été finalisées par HRM et soumises au Directeur général pour approbation début février 2009. Les recommandations du Commissaire aux comptes


181 EX



une liste des postes devenant vacants dans les 12 mois suivants. Cette liste pourrait être à minima composée des postes devenant vacants du fait du départ à la retraite de leurs titulaires.

recommandations du Commissaire aux comptes sont toutes prises en compte, y inclus celle introduisant la publication d’une liste annuelle des postes vacants dans les 12 mois. Ces propositions seront publiées dans le document 181 EX/6 « Rapport du Directeur général sur la mise en œuvre du processus de réforme » qui fait suite à la décision du Conseil 179 EX/31 Partie I, et qui sera examiné par le Conseil exécutif en avril 2009.

La politique de rotation 43. Mettre en œuvre un suivi de la politique de

rotation (179 EX/31 Partie I - Recommandation n° 8) :

La Direction des ressources humaines devrait fixer des objectifs quantifiés de mobilité, en ligne avec les orientations du cadre stratégique à moyen terme.

Elle devrait également choisir quelques indicateurs clés, tels que les mouvements annuels entre Siège et hors Siège, ou le taux de rotation des cadres, et sur cette base établir un tableau de bord de mise en œuvre de la politique de rotation.

Suite aux consultations menées avec l’ACPP sur la politique de mobilité géographique, qui se sont achevées fin janvier 2009, les propositions de politique de mobilité géographique ont été finalisées par HRM et soumises au Directeur général pour approbation début février 2009. Les recommandations du Commissaire aux comptes sont toutes prises en compte, y inclus celle relative à la fixation d’objectifs quantifiés et l’introduction d’un tableau de bord avec indicateurs clés. Ces propositions seront publiées dans le document 181 EX/6 « Rapport du Directeur général sur la mise en œuvre du processus de réforme » qui fait suite à la décision du Conseil 179 EX/31 Partie I, qui sera examiné par le Conseil exécutif en avril 2009.


La politique de rotation 44. Étude de faisabilité de mobilités de courte

durée (179 EX/31 Partie I - Recommandation n° 9) :

La faisabilité de mobilités de courte durée (six mois à un an), permettant de faire bénéficier les agents de l’expérience de terrain, tout en répondant à une partie des préoccupations exprimées sur la garantie de réaffectation, devrait être étudiée.

Le Bureau des ressources humaines a développé les objectifs et modalités d’un programme de mobilité à court terme et en a fait une évaluation des coûts. Nous entamons les consultations avec la gestion et l’ACPP.


181 EX



La politique de rotation 45. Documentation des décisions (179 EX/31

Partie I - Recommandation n° 10) : La Direction des ressources humaines devrait documenter de façon plus détaillée la préparation de ses décisions et notamment faire figurer systématiquement les échanges de courriels pertinents.

Cette recommandation est en application. Recommandation appliquée.

Le Secrétariat a indiqué qu’il avait mis en place un système d’archivage automatique, par membre du personnel et par thème, des courriels pertinents. Il a ajouté que des réunions périodiques étaient par ailleurs organisées afin d’assurer une cohérence d’approche et de pratique. L’efficacité de ces mesures fera l’objet d’un prochain contrôle.

La politique de rotation 46. Procédure dans le cas de suppression de

poste (179 EX/31 Partie I - Recommandation n° 11) :

La procédure suivie dans le cas de suppression de poste pourrait faire l’objet d’une diffusion plus large. De plus, dans le cas de licenciement résultant de l'échec du redéploiement d'un membre du personnel dont le poste a été supprimé ou résultant du refus par le membre du personnel du redéploiement offert, la procédure pourrait prévoir l'intervention du Comité consultatif pour les questions individuelles de personnel, par exemple dans un délai de 12 mois à partir de la notification au membre du personnel concerné de la suppression du poste, afin d'examiner la validité de la procédure suivie, des offres de redéploiement proposées, etc. Cette consultation du Comité consultatif pour les questions individuelles de personnel (PAB) serait intégrée dans la procédure et communiquée à l'ensemble du personnel.

Cette recommandation est déjà en application dans le cadre de la compétence normale des Comités consultatifs pour les questions individuelles de personnel, lorsqu’il s’agit d’examiner les conditions de licenciement. Dans ce cadre, les offres de redéploiement sont examinées non pas indépendamment, mais plutôt comme partie intégrante du processus de licenciement. Le contenu de ce processus sera intégré prochainement dans la nouvelle version du Manuel dans le chapitre qui concerne les séparations. Le manuel sera publié par les voies habituelles et accessibles à tous sur INTRANET.


181 EX



Rapport financier 47. Automatisation des états financiers à partir

de FABS (180 EX/33 Partie II - Recommandation n° 1) :

L’acquisition et le déploiement de nouvelles fonctions du système informatique comptable et financier (FABS) devraient être envisagés, de manière à automatiser ou au minimum à sécuriser la production des états financiers. Dans l’immédiat, il est recommandé d’établir un document détaillant pour chaque ligne des états financiers les comptes du plan comptable qui la composent.

Lors de la finalisation des comptes intérimaires, pour l’année 2008 en mars 2009, il est prévu de préparer un tableau qui montre les différents comptes qui composent chaque ligne des états financiers.


Rapport financier 48. Documentation de la procédure paie

(180 EX/33 Partie II - Recommandation n° 2) : Il est recommandé de documenter les procédures de paie et la comptabilisation des charges de personnel.

Les procédures relatives à la sécurité du système ont été rédigées au cours de l’année 2008 et sont désormais disponibles.


Rapport financier 49. Allocation pour conjoints à charge et pour

frais d’études (180 EX/33 Partie II - Recommandation n° 3) :

Il est recommandé de veiller à une application plus rigoureuse des textes en vigueur, afin d’assurer le caractère dû de l’intégralité des sommes versées, au titre de l’allocation pour conjoints à charge et des allocations pour frais d’études.

Des mesures pour assurer un contrôle et un suivi des droits aux prestations familiales ont été prises par HRM. Le principe d'un exercice de vérification annuelle a été réintroduit et un premier exercice a eu lieu à l’automne 2008. Par ailleurs, les termes d’un certain nombre de dispositions ont fait l’objet de clarifications, notamment la disposition 103.7 (d) (sur les paiements rétroactifs) ainsi que la disposition 103.12 (b) (allocations pour frais d’étude). Ces dispositions seront également clairement explicitées dans le Manuel (en cours de révision).


Les mesures prises répondent bien à la recommandation, mais elles doivent encore s’accompagner de la révision du Manuel.

181 EX



Rapport financier 50. Gestion des inventaires (180 EX/33 Partie II -

Recommandation n° 4) : Il est recommandé que les services centraux de l’UNESCO (Administration/Division des achats) s’impliquent davantage dans la gestion des inventaires, en procédant eux-mêmes aux opérations de mise à jour et de contrôle tout au long du biennium, sans attendre 2010.

- L’article du Manuel administratif a été révisé en novembre 2007 et contient des instructions claires et précises sur la définition, l’enregistrement et la liquidation des biens.

- ADM/PRO veille à ce que les formulaires respectifs soient bien remplis par les AO et assume quotidiennement la mise à jour du module AM.

- Si un niveau de contrôle plus élevé est demandé, des ressources humaines additionnelles (une deuxième personne) ou financières (externalisation) sont nécessaires.


Rapport financier 51. Valorisation des actifs recensés (180 EX/33

Partie II - Recommandation n° 5) : Les valorisations, qui devraient approcher la juste valeur (fair value), doivent faire l’objet d’un travail qui doit être l’occasion de sortir de l’inventaire les biens trop anciens pour être valorisables (meubles de bureau notamment).

Ce travail est en cours. L’établissement d’un seuil plus important pour la reconnaissance des immobilisations aura comme effet d’éliminer un bon nombre d’anciens biens de faible valeur.


Rapport financier 52. Œuvres d’arts (180 EX/33 Partie II -

Recommandation n° 6) : Il est recommandé que les notes aux états financiers comprennent des éléments exposant le caractère significatif des œuvres d’arts dans le patrimoine de l’UNESCO.

Compte tenu de la décision prise au niveau des Nations Unies à ce sujet et en attendant des informations plus précises de IPSAS, il est proposé de maintenir le statu quo.

Recommandation non appliquée. Le Commissaire aux comptes prend note du souhait du Secrétariat d’attendre qu’une doctrine soit définie sur ce sujet au niveau des Nations Unies.

181 EX



Rapport financier 53. Planning IPSAS (180 EX/33 Partie II -

Recommandation n° 7) : Il est recommandé à l’UNESCO d’évaluer l’adéquation des moyens, notamment humains et informatiques, à l’application des normes IPSAS afin d’achever la préparation aux changements nécessaires, en amont du 1er janvier 2010, c'est-à-dire au cours du deuxième semestre 2009.

L’évaluation des moyens humains a été faite et continue d’être revue au fil de l’évolution du projet. Une partie du temps du personnel de l’UNESCO, notamment de BOC, assisté par 2,5 personnes qui travaillent à plein temps sur le projet ainsi que les services d’un cabinet de consulting, représentent aujourd’hui les efforts humains mis en œuvre pour le projet IPSAS. Les besoins informatiques ont été partiellement estimés et feront l’objet de décisions importantes vers fin mars 2009. Les ressources nécessaires ont été rendues disponibles par le 34 C/5 à hauteur de 1 850 000 dollars afin d’achever la préparation d’IPSAS pour le 1er janvier 2010.

Cependant de nouvelles ressources pour la mise en œuvre opérationnelle efficace d'IPSAS qui impliquera le renforcement des politiques et des contrôles ainsi que l’implication du travail de conformité, sont requises. Dans ce contexte, un examen complet a été établi et remis à la Direction.

Dans un premier temps, en ce qui concerne le 35 C/5, il est prévu d’attribuer à BOC deux postes supplémentaires et un budget de 150 000 dollars, laissant un écart de quatre postes professionnels et 200 000 dollars de budget d'exploitation. La Direction continue d’étudier le dossier.


L’évaluation des moyens nécessaires à la mise en œuvre des IPSAS doit être précisée et toutes les ressources nécessaires doivent être rendues disponibles.

Rapport financier 54. Simulation des états financiers conforme

aux normes IPSAS (180 EX/33 Partie II - Recommandation n° 8) :

Il est recommandé d’effectuer dans les meilleurs délais une présentation des états financiers 2006-2007 conforme aux IPSAS afin de (i) identifier les réformes fondamentales et leurs impacts, (ii) sensibiliser les services producteurs et les

Ce travail, commencé mi-2008, a été retardé suite à la mutation d’une personne vers un autre service. Il est prévu de reprendre le dossier et de proposer un projet des états financiers IPSAS pour le mois de mai 2009.

Recommandation non appliquée. Une échéance a toutefois été précisée pour sa mise en œuvre (mai 2009).

181 EX



services utilisateurs, (iii) préparer les États membres aux changements à venir dans la présentation des comptes.

Rapport financier 55. L’utilisation de FABS (180 EX/33 Partie II -

Recommandation n° 9) : Les services centraux de l’UNESCO devront faire en sorte que les agents utilisent le système comptable et financier FABS d’une manière compatible avec les normes IPSAS et l’ensemble du système devra être déployé dans les meilleurs délais dans les bureaux hors Siège, et en tout état de cause avant le dernier trimestre de 2009.

Considérant la réponse à la recommandation 53, une décision est imminente afin de faciliter le déploiement du système FABS.


Rapport financier 56. Impact des IPSAS sur l’enregistrement des

contributions volontaires (180 EX/33 Partie II - Recommandation n° 10) :

Il importe de fixer dans les meilleurs délais, et en tout état de cause avant la fin de l’année 2008, les critères pour l’enregistrement des événements comptables, sachant que les engagements sont très variables selon les projets concernés ou les États en cause : le degré de formalisation de l’engagement doit être défini : qualité du signataire, type de document, contrat ou promesse, document budgétaire, etc.

Un travail d’analyse a été fait sur ce sujet et un document qui décrit la politique à suivre par l’UNESCO a été présenté au Comité de pilotage en septembre 2008. La mise en œuvre se poursuivra à l’aide d’un module SAP pour améliorer l’enregistrement des contributions volontaires ainsi que les contrôles y afférents.


Rapport du Commissaire aux comptes sur le Bureau de la prospective 57. Diversité culturelle (180 EX/51 paragraphe

83) : L’UNESCO devrait prêter une plus grande attention à la diversité culturelle des experts auxquels elle commande des contributions écrites ou orales dans le domaine de la prospective. Cette recommandation rejoint celle de l’évaluation interne qui préconisait d’organiser davantage d’Entretiens

Cette recommandation est pleinement prise en compte et guide la sélection des experts invités. Ainsi, les deux derniers « Entretiens du XXIe siècle » ont conduit à l’invitation d’experts de toutes les régions :

- la première réunion s’est tenue le 10 juin 2008 et a été organisée dans le cadre du Forum économique international des Amériques à Montréal, sur le thème « Développement durable, innovation et compétitivité : savoir


181 EX



qui préconisait d’organiser davantage d’Entretiens et de Dialogues du XXIe siècle en dehors du Siège de l’Organisation.

anticiper les changements stratégiques ». Parmi les invités figuraient M. Andrew Ferrier, CEO de Fonterra (Nouvelle-Zélande), Mme Rosalia Artega Serrano, ancienne présidente de l’Équateur, et Dennis Meadows, directeur de l’Institute for Policy and Social Science Research at the University of New Hampshire (États-Unis d’Amérique) ;

- la deuxième réunion, qui s’est tenue le 29 octobre 2008 au Siège de l’UNESCO à Paris, a été organisée avec le Secteur de l’éducation, dans le cadre du premier Forum mondial sur l’apprentissage tout au long de la vie sur le thème : « L’apprentissage tout au long de la vie : pour quand ? ». Parmi les invités figuraient Mme Catherine Odorra Hoppers, professeur et titulaire de la chaire « South African Research Chair in Development Education » à l’Université d’Afrique du Sud, et M. Khunying Kassama Varavarn, secrétaire général du Bureau de l’éducation de base au Ministère de l’éducation de Thaïlande, M. Jacques Attali et M. Jan Figel, commissaire européen, ainsi que M. Nicholas Burnett, ADG/ED.

Rapport du Commissaire aux comptes sur le Bureau de la prospective 58. Coordination entre les secteurs et le Bureau

de la prospective (180 EX/51 paragraphe 84) :

La coordination entre les secteurs et le Bureau de la prospective devrait être renforcée afin que les travaux de celui-ci prennent mieux en compte les besoins de ceux-là. À cet effet, la création en novembre 2007 d’une plate-forme intersectorielle pour la prospective est une décision positive dont il conviendra de mesurer les effets concrets.

La plate-forme intersectorielle sur l’anticipation et la prospective constitue actuellement le mécanisme principal de coordination et d’engagement des secteurs dans toutes les activités de prospective et de planification et toutes les activités de l’Organisation liées au programme de la perspective. Constituée de représentants de tous les secteurs, elle conduit à la définition en commun de toutes les activités phares conjointes. Elle vise également à renforcer dans chaque secteur des activités de prospective spécifiques, ainsi que de renforcer le caractère prospectif d’activités existantes.


181 EX



Rapport du Commissaire aux comptes sur le Bureau de la prospective 59. Application stricte du Manuel pour le

recours aux contrats d’honoraires (180 EX/51 paragraphe 85) :

Le recours aux contrats d’honoraires, et plus généralement à tous types de contrats avec des personnes physiques, devrait être réalisé en respectant strictement le Manuel. Notamment, l’emploi de personnels quasi permanents grâce à des contrats renouvelés de mois en mois devrait être proscrit. Par une circulaire administrative du 4 juillet 2008, le Directeur général a défini de nouvelles dispositions pour l’emploi de consultants individuels, qui, notamment, limitent à 11 mois par an la durée du contrat et prévoient des règles strictes de sélection des contractants.

Là encore, il conviendra de mesurer les effets concrets de ces nouvelles dispositions.

En coordination avec HRM, et en conformité avec la circulaire du Directeur général, il a été procédé à une revue de tous les contrats, et à l’arrêt de deux contrats d’honoraires. En outre, on procède actuellement à la mise en place d’une structure de personnel correspondant aux objectifs poursuivis.


Rapport du Commissaire aux comptes sur le Bureau de la prospective 60. Contrôles des prestations offertes

(180 EX/51 paragraphe 86) : Les prestations offertes aux orateurs des Entretiens et aux Dialogues du XXIe siècle (conditions de transport, nombre d’indemnités journalières…) devraient être mieux contrôlées afin de ne pas conduire à des dépenses excessives par rapport au travail fourni.

Les dépenses liées à l’invitation d’experts font l’objet d’une attention renforcée. Les dépenses sont réduites au maximum.

Concernant la réunion mentionnée ci-dessus (10 juin 2008), elle a fait l’objet d’une coorganisation et d’un partage des frais entre le Forum et l’UNESCO dans le cadre du partenariat qui unit les deux organisations depuis plusieurs années.

Quant à la deuxième réunion qui a eu lieu le 29 octobre dernier, Mme Catherine Odorra Hoppers et M. Khunying Kassama Varavarn ont reçu un billet d’avion en classe économique ainsi que trois indemnités journalières de subsistance correspondant à un montant total de 4 023 euros.


Ce docum

ent est imprim

é sur du papier recyclé.

unesco. general conference; 35th; rapport du...

Documents