ugo conseil général essonne

U.G.O.Urgence Guide Orientation

Le service en ligne de la protection de l’Enfance en Essonne

17 mars 2010

Jean-Christophe Frachet Responsable de la Mission T.I.C. - Conseil général de l’Essonne

[email protected] - 01 60 91 68 92

V1.0

1mardi 16 mars 2010

Programme

1 - Historique et présentation du projet,

2 - Présentation de quelques écrans,

3 - Questions/Réponses.

2mardi 16 mars 2010

Une recherche de lieu d’accueil prend en moyenne aujourd’hui entre 2 et 3 heures à l’aide d’un annuaire papier.

Chiffres clés pour l’Essonne (1/2)Par an :

• 2500 à 2660 enfants confiés à l’ASE,• 1050 à 1200 admissions dans les divers lieux d’accueil• U.R. : 150 à 180 jeunes,• M.L.S. : 1050 jeunes,• Budget DPPE : >140 M€,

80 lieux d’accueil/sites environ,

3mardi 16 mars 2010

Chiffres clés pour l’Essonne (2/2)900 acteurs environ référencés pour U.G.O.,

‣ Acteurs sociaux :• Inspecteurs,• Travailleurs sociaux en M.D.S.,• Magistrats,• Protection Judiciaire de la Jeunesse - PJJ,• Services habilités ASE et PJJ,• Autres,

‣ Lieu d’accueil :• Maisons d’enfant à caractère social (MECS),• Placements familiaux (PF),• Lieux d’accueil et de vie (LDVA),• Hébergements diversifiés,

‣ Services- départemental gestionnaire - DPPE, IDEF,• Service Etablissement Service Enfance (SESE),• ASE,• Autres,

4mardi 16 mars 2010

Le projet‣ Par :• Une volonté d’innovation,• Une démarche transversale, • Mode projet (3 directions du Conseil Général),

- Direction Prévention Protection Enfance (IDEF) - Lionel Brunet- Direction des Systèmes d’Information (DSI) - Alexandre Guyard- Mission T.I.C. (S.G.) - Jean-Christophe Frachet

‣ Afin de : • Mettre à disposition une centrale de réservation de lieux d’accueil

immédiats ou différés sécurisée par mot de passe pour traiter les accueils de l’enfance pour un Service Public plus efficient,

• Faire la différence entre ce que l’on croit et ce que l’on sait,• Diffuser une information dédiée aux acteurs de la protection de

l’enfance

5mardi 16 mars 2010

Les objectifs :

Acteurs sociaux :Libérer du temps pour les fondamentaux du métier,Automatiser les tâches répétitives,Avoir une réponse optimale à la demande,

Lieu d'accueil :Planification et optimisation des places disponibles,Suivi de l'activité en temps réel,Simplification de la relation avec les acteurs sociaux,

Conseil général :Optimisation des ressources,Rôle faciliteur pour un Service Public plus efficient,Département pionnier.

6mardi 16 mars 2010

Les phases du projet (1/2) :

‣ Phase 1 : Etude d’opportunité et de faisabilité• Réflexion sur le service dans son ensemble,• Pré-maquette des fonctionnalités de la V1 après étude de marché,• Définition d’un premier périmètre fonctionnel (centrale de suivi de places,

annuaire),• Réflexion des potentialités et évolutions,

Acteurs : MiTIC, DPPE, utilisateurs potentiels lieux d’accueil et TS.

‣ Phase 2 : Etudes techniques et spécifications• Analyse des besoins fonctionnels,• Etude de faisabilité technique,• Spécification fonctionnelle et complément de périmètre (Cahier des charges),• Spécifications techniques,

Acteurs : DSI, MiTIC, DPPE.

7mardi 16 mars 2010

Les phases du projet (2/2) : ‣ Phase 3 : Développement logiciel

• Développement informatique en interne DSI 91 normalisé ADULLACT pour contribution en logiciel libre,

• Test en interne et avec un échantillon d’utilisateurs,• Déploiement et mise en production progressive,

Acteurs : DSI, MiTIC, DPPE, utilisateurs.

‣ Phase 4 : Promotion et suivi du service• Présentation, promotion et valorisation,• évaluation,• adaptation,• évolution,

Acteurs : DSI, MiTIC, DPPE, utilisateurs.

8mardi 16 mars 2010

Les risques identifiés du projet (1/3):

Complexité d’utilisation : Public non informaticienNos réponses : • Avoir niveau bureautique minimum, favoriser l’information plutôt que la formation,• Définir un graphisme attrayant pour une utilisation quotidienne, ergonomie adaptée,

Réalisation collaborative des écran fonctionnels, parcours de navigation, utilisation de pictogramme.

Déshumaniser le travail socialNos réponses : • Système souple pour s’adapter à chaque situation,• Simplification des tâches répétitives pour favoriser le contact humain,

Utilisation du téléphone, système ouvert.

9mardi 16 mars 2010


Obsolescence des informations : Nos réponses : • Système de relance et de suivi des transactions par courriel, et tableaux de bord,• Système ouvert et responsabilisant,

automatisation, simplification, modèle gagnant/gagnant.

Manque d’autonomie des utilisateurs :Nos réponses : • Support en ligne,• Administrateur fonctionnel métier de la DDPE,

Foire aux questions, lettre électronique, information.

10mardi 16 mars 2010


Système technologiquement fermé : Nos réponses : • Technologies ouvertes,• Standardisation et normalisation, • Logiciel libre “Licence CeCill”,

Technologies reconnues.

Non pérennité du logiciel : Nos réponses : • Communauté technique,• Développement communautaire,

Choix de l’ADULLACT.

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Ouverture du dispositif en 2 temps (nov 2008) : ‣ 1 - Ouverture d’UGO pour les lieux d’accueil

• Mettre à jour les fiches “lieux d’accueil”,• Demandes de création de compte pour les collaborateurs,• Créer les places disponibles,• Création de tous les comptes utilisateurs.

Sur une durée de 15 jours.‣ 2 - Ouverture pour les acteurs sociaux

• Recherche de places en Urgence Relais,• Réservation de places en Moyen/Long Séjours,

T+ 15j.

Pendant la mise en oeuvre : accompagnement des utilisateurs, retour sur les usages et recueil des remarques.


Points forts - Points faibles

Points faibles :‣ Nécessite un ordinateur connecté à l’internet,‣ Nécessite un accompagnement au changement,‣ Nécessite un responsable et support UGO identifié,‣ Nécessite des ressources DSI,‣ Nécessite de suivre et animer la communauté UGO.

Points forts :‣ Gain de temps, fiabilité et automatisation,‣ Planification, gestions et tableaux de bord,‣ Optimisation des recherches et des ressources,‣ Informations en temps réel et non nominatives,‣ Innovation dans la méthode et dans l’outil,


En résumé du projet :Planification, suivi et information en temps réel :‣ Informer en temps réel :

• Places disponibles (pas de nom d’enfant !),• Annuaire des établissements,• Statistiques et chiffres clés,• Volonté de transparence,

‣ planifier et optimiser :• Places disponibles et réservations, sans informations nominatives,• Recherche précise par critères et durée d’accueil,• Définition spécifique de la proposition d’accueil (âge, sexe, prestations, mode d’accueil,...),• Planification des offres et des demandes,

‣ Suivre et gérer :• Suivi des informations en temps réel,• Courriels de suivi de réservation, de confirmation,• Notification électronique des opérations sur UGO,


•Vaucluse,

•Bouches du Rhône,

•Gard,

•Hérault,

•Alpes-Maritimes,

•Landes,

•Haute-Garonne,

•Girondes,

•Vienne,

•Deux Sèvres,

•Val d’Oise,

•Paris,

•Val de Marne,

•...

Départements intéressés


Une initiative reconnue et récompensée

‣ Prix Territoria 2009,

‣ Prix Territoriaux La Gazette/GMF 2009,

‣ Citée par la presse et les réseaux,

‣ La Gazette des communes,

‣ La Gazette santé sociale,

‣ Le Républicain,

‣ Le Journal de l’Essonne,

‣ La lettre «informatique et collectivités»,

‣ Réseaux IDEAL

‣ ... 17 RUE D'UZES75108 PARIS CEDEX 2 - 01 40 13 30 30

02 NOV 09Hebdomadaire Paris

OJD : 30768N° de page : 40

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PETITE ENFANCE

L'Essonne a développé unlogiciel pour les placementsLe conseil général met sonlogiciel libre à la dispositiondes autres départements.

Chaque année, dans les diverslieux d'accueil de l'aide sonale à l'enfance de l'Essonne,

I 050 à I 200 placements d'en-fant sont réalises « Pour chacun,cela nécessite en moyenne deux atrois heures de recherche, lorsqueles travailleurs sociaux utilisent unannuaire papier», indique JeanChristophe Frachet, responsable dela mission TIC (lire son temoignagea-contre). Une difficulté a laquellele département a décide de s'atta-quer, sous la triple impulsion duservice de l'aide sociale a l'enfance(ASE), de la mission TIC et de la di-rection des systemes d'information.Le conseil general a ainsi développele logiciel Urgence guide orientation(UGO), déployé depuis fin 2008 au-près de 900 utilisateurs (I )

Recherche multicritera. Base dedonnées alimentée par les structures d'accueil, UGO permet auxtravailleurs sociaux d'obtenir, entemps reel, la liste des places dispo-nibles adaptées au profil de l'enfant,grâce à une recherche mulncritère,et d'effectuer une réservation. Dé-veloppée en format ouvert, ('ap-plication a vocation a être enrichieet améliorée par d'autres dépar-tements. L'Essonne a d'ailleursverse ses codes sources a l'Adul-lact (2) en septembre. «Nous organisons des présentations dansles autres conseils géneraux pourfaire connaître UGO, en espérantque celui-ci devienne l'outil stan-dard de gestion des places d'accueil,pour toutes les collectivites concer-

Jean-Christophe Frachet, responsable de la mission TIC au secrétariat generaldu conseil general de I Essonne

« Recentrer les travailleurssociaux sur leur métier»« UGO fait gagner du temps aux travailleurs sociaux, qui peuvent ainsise recentrer sur Leur cœur de métier, la relation humaine. Pourles lieux d'accueil, l'application permet une meilleure planification etune optimisation des places disponibles, un suivi en temps réel. Et ellesimplifie la relation avec (es acteurs sociaux. Quant aux bénéfices pourle conseil général, ils résultent de l'amélioration et de l'optimisationdu service public. En utilisant UGO, nous avons d'ailleurs constatéque nous disposions de suffisamment de places d'accueil en moyenset longs séjours, contrairement à ce que nous supposions. »

nées. Ce qui permettrait d'organi-ser plus facilement les placementsinterdepartements», souligne Jean-Christophe Frachet

Places disponibles. Amorcé en2005, le développement d'UGOa pris trois ans, de la naissance del'idée à sa mise en œuvre. Le tempsd'associer à sa réalisation l'ensembledes partenaires concernes par samise en fonction. « Nous avons tra-vaille en collaboration avec tousles acteurs de la prevention et de laprotection de l'enfance du département, afin de créer une applicationadaptée aux besoins de chacun et

de les faire adhérer au projet», in-dique Lionel Brunet, chef de projetUGOal'ASE.En novembre 2008, l'accès au logi-ciel a été ouvert aux lieux d'accueilpour qu'ils fassent connaître leursplaces disponibles avec une présen-tation détaillée (âge, sexe, presta-tions, mode d'accueil, etc.). Quinzejours plus tard, les acteurs sociauxqui ont pu commencer a rechercheret réserver des places

MMdPamaudcau

H] Acteurs sociaux responsables des lieuxd accueil et gestionnaires[21 Association des développeurs etdes utilisateurs de logiciels libres pourladministration et les collectivitesterritoriales

17 RUE D'UZES75108 PARIS CEDEX 2 - 01 40 13 30 30

02 NOV 09Hebdomadaire Paris

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PETITE ENFANCE

L'Essonne a développé unlogiciel pour les placementsLe conseil général met sonlogiciel libre à la dispositiondes autres départements.

Chaque année, dans les diverslieux d'accueil de l'aide sonale à l'enfance de l'Essonne,

I 050 à I 200 placements d'en-fant sont réalises « Pour chacun,cela nécessite en moyenne deux atrois heures de recherche, lorsqueles travailleurs sociaux utilisent unannuaire papier», indique JeanChristophe Frachet, responsable dela mission TIC (lire son temoignagea-contre). Une difficulté a laquellele département a décide de s'atta-quer, sous la triple impulsion duservice de l'aide sociale a l'enfance(ASE), de la mission TIC et de la di-rection des systemes d'information.Le conseil general a ainsi développele logiciel Urgence guide orientation(UGO), déployé depuis fin 2008 au-près de 900 utilisateurs (I )

Recherche multicritera. Base dedonnées alimentée par les structures d'accueil, UGO permet auxtravailleurs sociaux d'obtenir, entemps reel, la liste des places dispo-nibles adaptées au profil de l'enfant,grâce à une recherche mulncritère,et d'effectuer une réservation. Dé-veloppée en format ouvert, ('ap-plication a vocation a être enrichieet améliorée par d'autres dépar-tements. L'Essonne a d'ailleursverse ses codes sources a l'Adul-lact (2) en septembre. «Nous organisons des présentations dansles autres conseils géneraux pourfaire connaître UGO, en espérantque celui-ci devienne l'outil stan-dard de gestion des places d'accueil,pour toutes les collectivites concer-

Jean-Christophe Frachet, responsable de la mission TIC au secrétariat generaldu conseil general de I Essonne

« Recentrer les travailleurssociaux sur leur métier»« UGO fait gagner du temps aux travailleurs sociaux, qui peuvent ainsise recentrer sur Leur cœur de métier, la relation humaine. Pourles lieux d'accueil, l'application permet une meilleure planification etune optimisation des places disponibles, un suivi en temps réel. Et ellesimplifie la relation avec (es acteurs sociaux. Quant aux bénéfices pourle conseil général, ils résultent de l'amélioration et de l'optimisationdu service public. En utilisant UGO, nous avons d'ailleurs constatéque nous disposions de suffisamment de places d'accueil en moyenset longs séjours, contrairement à ce que nous supposions. »

nées. Ce qui permettrait d'organi-ser plus facilement les placementsinterdepartements», souligne Jean-Christophe Frachet

Places disponibles. Amorcé en2005, le développement d'UGOa pris trois ans, de la naissance del'idée à sa mise en œuvre. Le tempsd'associer à sa réalisation l'ensembledes partenaires concernes par samise en fonction. « Nous avons tra-vaille en collaboration avec tousles acteurs de la prevention et de laprotection de l'enfance du département, afin de créer une applicationadaptée aux besoins de chacun et

de les faire adhérer au projet», in-dique Lionel Brunet, chef de projetUGOal'ASE.En novembre 2008, l'accès au logi-ciel a été ouvert aux lieux d'accueilpour qu'ils fassent connaître leursplaces disponibles avec une présen-tation détaillée (âge, sexe, presta-tions, mode d'accueil, etc.). Quinzejours plus tard, les acteurs sociauxqui ont pu commencer a rechercheret réserver des places

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Les rendez-vous

‣ Suivi auprès des acteurs sociaux et aux établissements,

‣ Présentations à d’autres Conseils généraux,

‣ Présentations aux partenaires et aux réseaux,

‣ Communication et promotion,

‣ Lancement du groupe utilisateur,

=> Créer la dynamique du changement, de la mutualisation et de la réussite,


Un peu de prospective...

- Adaptation évolutive à partir des usages,- Une connexion inter-départementale,- Un développement mutualisé inter collectivités,- Le portail de l’enfance départemental ?- ...




Présentation


Créer une place

Créer une place adaptée au contexte du lieu d’accueil

ESPACE «Lieu d’accueil»


Gérer les places

Visualiser l’ensemble des places proposées



Voir les demandes

Sélectionner une demande en fonction du dossier



Traiter la réservation

Les demandeurs sont tous informés de la décision du lieu d’accueil de prise en charge



ESPACE «Acteur Social»

Rechercher un accueil

Un formulaire facilitant une recherche ciblée



Voir le résultat

Visionner tous les lieux d’accueil ayant une place en fonction des critères demandés



Contacter

Consulter les informations sur le lieu d’accueil



Valider la demande

- Pour l’Urgence Relais, la réponse est immédiate,- Pour les Moyens et Longs Séjours, la validation de l’établissement se fait après étude du dossier


Un suivi de l’activité

ESPACE «UGO»


A chacun son espace d’information

ESPACE «UGO»


Un annuaire mis à jour par les structures

ESPACE «UGO»



ESPACE «UGO»


Une aide en ligne à chaque étape

ESPACE «UGO»




Questions/RéponsesMerci de votre attention




Merci de votre attentionJean-Christophe Frachet

Responsable de la Mission T.I.C. Conseil général de l’Essonne

[email protected] - 01 60 91 68 92


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