ONE – Tutoriel de l’assistant d’import des comptes

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Administrer son ENT

Tutoriel de l’assistant d’import des comptes

1. Accès à l’assistant d’import des comptes .......................................................................... 2

2. Etape 1 : Préparation de l’import ....................................................................................... 3

a. Sélection de l’établissement concerné par l’import (1) .................................................. 3

b. Choix du type de fichier à importer (2) ........................................................................... 3

1) Import des fichiers BE1D .......................................................................................... 4

2) Import d’un fichier CSV non extrait de BE1D ........................................................... 5

c. Paramétrage de l’import (3) ............................................................................................ 6

3. Etape 2 : Rapport intermédiaire ......................................................................................... 8

a. Lors d’un premier import ................................................................................................ 8

b. Lors d’un changement d’année scolaire ou d’une mise à jour des données .................. 9

4. Etape 3 : Bilan de l’import ................................................................................................ 10

Si vous rencontrez des difficultés lors de l’utilisation de l’assistant d’import, vous pouvez faire une demande d’aide au support de ONE via l’application Assistance.

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1. Accès à l’assistant d’import des comptes

Pour vous rendre sur l’assistant, allez sur la page « Mes Applis » puis cliquez sur l’icône « Administration ».

Vous accédez à la Console d’administration. Passez votre souris sur le libellé « Annuaire » (1) dans le bandeau supérieur. Une liste déroulante s’affiche, cliquez ensuite sur « Import des comptes » (2).

Seuls les utilisateurs disposant du statut d’administrateur local ONE peuvent accéder à la Console d’administration. Si vous souhaitez occuper la fonction d’administrateur pour votre école ou votre projet, vous pouvez nous en faire la demande via l’application Assistance de ONE.

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2. Etape 1 : Préparation de l’import

Vous accédez à l’étape 1 de l’assistant d’import des comptes. Les quatre parties entourées dans la capture d’écran ci-dessous sont détaillées dans les points suivant :

a. Sélection de l’établissement concerné par l’import (1)

Dans la liste déroulante, sélectionnez l’école pour laquelle vous souhaitez importer des données. Seules les écoles pour lesquelles vous disposez d’un droit d’administration apparaissent dans cette liste.

b. Choix du type de fichier à importer (2)

Deux types de fichiers sont admis dans l’assistant d’import :

1. Des fichiers extraits de la Base Elèves 1er degré (BE1D) au format CSV. 2. Des fichiers issus d’une autre base de données ou constitués à la main (au format

CSV également).

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1) Import des fichiers BE1D

Sélectionnez le champ « Base élèves 1er degré (BE1D) » au sein de la liste déroulante (A), puis chargez les fichiers Enseignants, Elèves et Parents (B).

Les modèles de fichiers sont disponibles via les liens suivants :

Fichier élèves : les colonnes Nom Elève, Prénom Elève, Date de naissance et Classe sont à renseigner impérativement ;

Fichiers parents : les colonnes Civilité responsable, Nom responsable, Prénom responsable, Nom de famille enfant, Prénom enfant et Classe enfant sont à renseigner impérativement ;

Fichiers enseignants : les colonnes Civilité, Nom, Prénom et Classe sont à renseigner impérativement.

A

B

Attention : pour chaque fichier, les colonnes marquées d’un astérisque doivent obligatoirement être complétées

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2) Import d’un fichier CSV non extrait de BE1D

Sélectionnez le champ « CSV » dans la liste déroulante (A). Choisissez les profils pour lesquels vous souhaitez importer des données (B), puis importez les fichiers correspondant aux profils sélectionnés (C).

Remarques pour l’import de données BE1D

o Les noms des classes doivent être parfaitement identiques dans les 3 fichiers.

o Les fichiers enseignants, élèves et parents doivent être chargés simultanément dans l’assistant d’import.

o Concernant le fichier parents : o Il ne doit pas contenir de doublons. Si un parent apparaît en double, deux

comptes seront créés dans l’ENT ; o Si un parent a plusieurs enfants dans l’école, vous devez créer plusieurs colonnes

enfants Nom de famille enfant, Prénom enfant et Classe enfant sur la ligne du parent

o Il est important de supprimer les lignes correspondant aux organismes d’accueil (en bas de la liste).

o Si un enseignant est rattaché à plusieurs classes, vous devez créer plusieurs colonnes « Classe » sur la ligne correspondant à l’enseignant.

A

B C

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Les modèles de fichiers sont disponibles via les liens suivants :

Fichier enseignants : les colonnes Nom, Prénom et Classe sont à compléter impérativement ;

Fichier élèves : les colonnes Nom, Prénom, Date de naissance et Classe sont à compléter impérativement ;

Fichier parents : les colonnes Nom, Prénom et ChildexternalID sont à renseigner impérativement ;

Fichier personnels : les colonnes Nom et Prénom sont à renseigner impérativement.

c. Paramétrage de l’import (3)

Ces options sont à sélectionner pour mettre à jour les données utilisateurs lors d’une transition d’année scolaire.

Remarques pour l’import de fichiers CSV non extraits de BE1D :

o Un fichier doit être constitué pour chaque profil d’utilisateurs : enseignants, élèves, parents, personnels.

o Les fichiers doivent être enregistrés au format .csv avec l’option séparateur point-virgule.

o Chaque fichier commence par une colonne externalID : o Il est conseillé de renseigner ce champ lors du premier import car il permet de :

Reconnaître un utilisateur entre deux imports successifs et de mettre à jour ses informations personnelles ;

Gérer les modifications de comptes directement dans le fichier CSV ; o Vous pouvez utiliser les identifiants externes de votre choix, par exemple sur le modèle :

“RNE_enseignant_1”, “RNE_enseignant_2”.

o Le fichier des élèves doit être chargé avant le fichier des parents. Pour que les parents soient rattachés aux bons élèves, il faut indiquer l’identifiant correspondant à(aux) enfant(s) dans le fichier des parents.

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Cliquez maintenant sur le bouton « Etape suivante » (4) pour accéder au rapport intermédiaire de l’import.

Détails des options Paramètres de l’import :

o Pré-supprimer les comptes des utilisateurs absents des fichiers : o Les comptes des utilisateurs qui ne figurent pas dans les fichiers seront

automatiquement pré-supprimés ; o Ces utilisateurs pourront continuer à accéder à l'ENT pour récupérer leurs

données pendant un délai de 90 jours ; o Leurs comptes seront définitivement supprimés après ce délai.

o Changement d’année scolaire :

o Toutes les classes absentes du fichier sont supprimées ; o Les classes et les groupes de classes existants sont supprimés ; o Les partages associés à ces classes et ces groupes sont également supprimés ; o Les règles de communication sont réinitialisées (retour aux règles par défaut).

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3. Etape 2 : Rapport intermédiaire

a. Lors d’un premier import

Le rapport intermédiaire vous permet de vérifier que les données importées sont correctes. Vous visualisez la liste des utilisateurs de l’école et pouvez activer des filtres par classe, par profil et par action réalisée lors de l’import (1).

L’assistant d’import permet également de télécharger le rapport intermédiaire au format CSV (2).

Vérifiez la validité des données importées (nombre total d’utilisateurs, appartenance aux classes…) :

Si tout est cohérent, vous pouvez lancer l’import (3).

Si vous constatez des incohérences, cliquez sur « Retour » pour revenir à l’étape 1. Corrigez les fichiers erronés puis importez-les à nouveau.

Attention, l’import peut prendre quelques minutes, ne quittez pas la page pendant l’attente.

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b. Lors d’un changement d’année scolaire ou d’une mise à jour des données

Si vous avez sélectionné les deux options « Paramètres de l’import » lors de l’étape 1 :

Pré-supprimer les comptes des utilisateurs absents des fichiers

Changement d’année scolaire

Le rapport intermédiaire précise l’action qui sera effectuée lors de l’import du nouveau fichier pour chaque utilisateur : créé, modifié, supprimé (1).

Une fois les vérifications de cohérence effectuées, vous pouvez lancez l’import (2).

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4. Etape 3 : Bilan de l’import

Une fenêtre confirme que l’import a bien été effectué. Cliquez sur le bouton « Terminer » pour quitter l’assistant d’import.

Les données importées apparaissent dans la partie Annuaire de la Console d’administration (1), en cliquant sur l’onglet « Opérations sur les utilisateurs » (2), et en sélectionnant l’école ou le projet concerné par l’import (3). La liste des utilisateurs apparaît sur la droite (4).

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