Étude total economic impact™ de microsoft office...

Étude Total Economic Impact™réalisée par Forrester

pour Microsoft

Directeur du projet :Sebastian Selhorst

Septembre 2015

ÉtudeTotal EconomicImpact™ de MicrosoftOffice 365Clients professionnels en France

Table des matières

Synthèse....................................................................................................... 3

Divulgations ................................................................................................. 7

Cadre et méthodologie TEI ........................................................................ 8

Analyse ......................................................................................................... 9

Récapitulatif financier............................................................................... 35

Microsoft Office 365 : vue d’ensemble................................................... 35

Annexe A : Description de l’entreprise composite............................... 37

Annexe B : Présentation de l’impact économique total (TotalEconomic Impact™).................................................................................. 38

Annexe C : Glossaire ................................................................................ 39

Annexe D : Notes....................................................................................... 40

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« Office 365 nous permet debénéficier d'un environnementinformatique plus dynamiqueet plus évolutif. Ses nouvellestechnologies nous offrent despossibilités dont nous n'aurionspas pu profiter si nous avionsconservé notre ancien modèlesur site. »~ Directeur informatique d'une grande entrepriseprivée, France

SynthèseMicrosoft a demandé à Forrester Consulting de réaliser uneétude Total Economic Impact™ (TEI) afin d'estimer le retour surinvestissement (RSI) potentiel que les entreprises implantéesen France peuvent obtenir en déployant Office 365. L'objectifde cette étude est de fournir aux lecteurs des grandesentreprises (plus de 1 000 utilisateurs) un cadre leur permettantd'évaluer l'impact financier potentiel d'Office 365 sur leuractivité.

Office 365 est la version SaaS (software-as-a-service, logicieldisponible sous forme de service) des produits professionnelsMicrosoft. Elle regroupe Office ProPlus, Exchange, SkypeEntreprise (anciennement Lync), SharePoint, Yammeret OneDrive.1

Afin de mieux comprendre les avantages, les coûts et lesrisques associés à la mise en œuvre d'Office 365, Forresters'est entretenu avec six grandes entreprises (dont trois sociétésfrançaises) qui utilisent Office 365 depuis plusieurs années. Un sondage a en outre été organisé auprès de 60 grandesentreprises nord-américaines et britanniques qui utilisent également Office 365.

Avant de passer à Office 365, ces clients avaient mis en œuvre plusieurs solutions dédiées, hébergées par les clients.Avec Office 365, les clients ont pu accélérer le déploiement des dernières versions des solutions Microsoft, réduire leurscoûts technologiques, augmenter la productivité de l'entreprise et des utilisateurs informatiques et rester à jour enprofitant des fonctionnalités et solutions les plus récentes.

L'anonymat de chaque entreprise interrogée étant garanti, Forrester a conçu une entreprise composite utilisée commeexemple pour cette étude de cas. Cette dernière illustre l'impact financier de l'utilisation d'Office 365 en croisant lesconclusions des entretiens avec les clients et en appliquant les données relatives aux coûts et aux avantages obtenueslors des entretiens au cas spécifique de l'entreprise composite. L'entreprise composite mentionnée dans cette analysecorrespond à un grand fabricant basé en France. Ce dernier fabrique, distribue et vend des équipements destinés à unvaste éventail de secteurs. Il emploie 6 000 personnes, dont 2 500 utilisateurs intensifs de technologies decommunication et de collaboration. La société est passée de la version 2010 sur site d'Office à Office 365 dans le cloud.Elle a commencé par faire migrer les utilisateurs vers Office 365 ProPlus et Exchange Online, puis a ajouté OneDrive.Ensuite, elle a introduit Skype Entreprise et Yammer au cours de la première année de l'analyse et est finalementpassée à SharePoint Online pendant la deuxième.2 Une analyse financière ultérieure a conclu que cette entreprisecomposite avait enregistré, après ajustement en fonction des risques, le retour sur investissement (RSI), le taux derentabilité interne (TRI), les avantages et les coûts présentés à la Figure 1.3

Comme le détaillent les paragraphes suivants, l'analyse de l'entreprise composite fait état d'avantages globaux, avecune valeur actuelle de 5,9 millions d'euros pour un coût total de 2,3 millions d'euros, soit une valeur actuelle nette (VAN)de 3,6 millions d'euros ou 1 098 euros par utilisateur.

FIGURE 1Récapitulatif financier après ajustement en fonction des risques sur trois ans

RSI :156 %

TRI :453 %

VAN parutilisateur :

1 098 €Amortissement :

sept mois

Source : Forrester Research, Inc.

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Forrester s'est intéressé aux avantages dans divers domaines, ou « piliers », définis par Microsoft. Pour chaque pilier,Forrester a quantifié au moins un avantage. Les autres avantages mentionnés par les clients interrogés et sondés quin'ont pas pu être quantifiés dans le cadre de l'étude sont présentés ultérieurement dans cette étude. En outre, denouveaux produits tels que Delve ou Vidéo ont été ajoutés à Office 365 depuis l'élaboration de cette étude. Les lecteursdoivent tenir compte de ces autres produits et avantages lors de l'évaluation de la valeur totale offerte par Office 365 àleur entreprise.

FIGURE 2Les cinq piliers de Microsoft Office 365


› Avantages. L’entreprise composite a profité des avantages quantifiables ajustés en fonction des risques présentés ci-après (avantages correspondant à ceux décrits par les différentes entreprises interrogées et sondées).

• Technologie :

o L'entreprise a évité l'ajout de nouveau matériel à son infrastructure. Le passage d'Office 2010 à lasolution Office 365 dans le cloud n'a entraîné l'achat, l'installation et la maintenance d'aucune nouvelleinfrastructure. Au total, pendant toute la durée de l'étude, l'ajout de 30 serveurs physiques virtualisés a étéévité, les besoins en réseau de stockage (SAN) ont été réduits et la taille des boîtes de réception a étéaugmentée sans nécessiter de capacité de stockage supplémentaire. Les économies totales réalisées surl'achat, la maintenance et l'hébergement de matériel correspondent à une valeur actuelle (VA) légèrementsupérieure à 500 000 € pour l'ensemble de l'entreprise composite.

o Les licences serveurs pour les différentes solutions Microsoft sont devenues inutiles. Une solutionsur site comparable à Office 365 aurait nécessité 163 licences Windows Server, 12 licences ExchangeServer, deux licences Skype Entreprise Server et sept licences SharePoint. La somme des coûts d'achat etde maintenance annuels évités représente environ 48 000 € (en VA).

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o L'effort de mise en œuvre a été inférieur de 40 % par rapport à une solution sur site comparable.La mise en œuvre d'Office 365 s'est déroulée en trois phases (reportez-vous à la section Coûts pour plusde détails). Si le déploiement sur site classique de solutions Microsoft 2013 avait eu lieu, l'effort interne etles frais engendrés par les services professionnels auraient été supérieurs de 40 %. Pour l'entreprisecomposite, les économies réalisées sur l'ensemble des phases correspondent à environ 208 000 € (enVA).

o La main-d'œuvre requise pour prendre en charge la solution a été réduite de plus de moitié. Lenombre total de ressources requises pour assurer la maintenance, le développement et la mise à niveau dessolutions Microsoft (Office ProPlus, Exchange, Skype Entreprise, SharePoint, Yammer et OneDrive) a étéréduit la troisième année de l'étude, passant de neuf à quatre équivalents temps plein (ETP). Ce résultat estprincipalement dû à l'absence de recrutement de personnel supplémentaire et au redéploiement de deuxadministrateurs système qui peuvent désormais se consacrer à d'autres activités générant plus de valeurajoutée. Sur trois ans, l'entreprise composite a réalisé des économies correspondant à environ 927 000 € (enVA).

• Mobilité :

o Trois cents employés très mobiles ont gagné une heure par jour la troisième année. Parmi lesemployés qui utilisent Office 365, 300 commerciaux et conseillers techniques sont en déplacement lamajeure partie du temps. Ils gagnent du temps en se passant des réseaux privés virtuels (VPN) pouraccéder aux systèmes, en disposant de meilleurs outils de collaboration et en accédant plus facilement auxinformations. Ce gain de productivité est passé d'un quart d'heure par jour la première année à une heurepar jour la troisième année grâce au déploiement progressif de solutions Office 365 supplémentaires, tellesque Skype Entreprise et SharePoint, et à la familiarisation des utilisateurs avec leur utilisation. Les gains deproductivité totaux, minorés de 50 % sachant qu'ils ne se traduisent pas tous par davantage de travailaccompli, correspondent à une VA de 1,95 million d'euros pour l'entreprise composite. Les outils decommunication et de collaboration d'Office 365 peuvent également réduire les besoins en déplacements.Par conséquent, les entreprises doivent également tenir compte des économies réalisées sur les frais dedéplacement le cas échéant.

• Contrôle et conformité :

o Grâce à l'utilisation d'Office 365, il n'est plus nécessaire de mettre en place certains projets enrelation avec la sécurité qui étaient autrefois indispensables. Office 365 dispose de l'ensemble desfonctionnalités et dispositifs de sécurité nécessaires ; les projets supplémentaires requis pour déployer lesfonctionnalités de chiffrement des courriers électroniques, de lutte contre les fuites de données,d'eDiscovery et de gestion des droits appartiennent désormais au passé. Au total, cela a permisd'économiser 9,5 hommes-mois correspondant à une réduction des coûts (en VA) de 62 500 €.

• Business intelligence:

o Six cents utilisateurs prennent des décisions plus rapides et plus avisées grâce à un accès facilitéaux informations. Un sous-ensemble d'utilisateurs composé d'analystes, de responsables et decommerciaux a constaté une réduction du temps passé à chercher les informations ou à les attendre afinde prendre les meilleures décisions possibles. Les premiers avantages ont été enregistrés la deuxièmeannée de l'étude grâce à la mise en œuvre de SharePoint, même si le déploiement de Skype Entreprise,d'Office ProPlus et d'Exchange Online effectué lors des phases précédentes y a également contribué. Legain de temps quotidien était de 30 minutes la troisième année. L'augmentation potentielle de laproductivité, minorée de 50 % du fait que tous les gains de productivité ne se traduisent pas par davantagede travail effectué, représente une valeur actuelle totale de quelque 2 millions d'euros.

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• Entreprise sociale :

o Les outils sociaux et collaboratifs tiers ont été supprimés, car ils sont désormais intégrés àOffice 365. Outre les gains de productivité offerts par les outils sociaux et collaboratifs, des économiesréelles ont été réalisées en cessant de recourir à d'autres d'outils et en transférant les communications destéléphones traditionnels vers des solutions basées sur Internet. Au total, l'entreprise composite économise177 000 € sur trois ans.

› Coûts. Les principaux coûts ajustés en fonction des risques que l’entreprise composite a supportés sont les suivants :

• Main-d'œuvre pour la mise en œuvre en interne. Le déploiement complet d'Office 365 s'est déroulé en troisphases. La première phase, achevée à la fin de la période dite « initiale », a couvert l'installation de la solutionOffice 365, la migration de tous les comptes de messagerie électronique d'Exchange 2010 sur site versExchange Online, le transfert de tous les utilisateurs d'Office ProPlus 2010 vers Office 365 ProPlus et ledéploiement de OneDrive pour tous les utilisateurs. La deuxième phase, terminée la première année, a couvertle nouveau déploiement de Skype Entreprise et Yammer. La troisième phase, achevée la deuxième année del'étude, a vu la migration de SharePoint 2010 sur site vers la dernière version de SharePoint Online. Pourl'entreprise composite, la valeur actuelle de l'effort de mise en œuvre en interne s'est chiffrée à environ295 000 €.

• Services professionnels. L'entreprise composite a eu recours aux services professionnels de Microsoft(Microsoft Professional Services) pendant toutes les phases de déploiement. Ces services professionnels ontcontribué à l'installation correcte des solutions dans des configurations complexes. Le coût total des servicesprofessionnels (en VA) s'est élevé à environ 334 000 €.

• Formation. Il a été nécessaire de former l'équipe informatique aux nouvelles solutions et mises à jourdéployées, ainsi qu'aux différences d’administration entre les versions sur site et Office 365. Cent cinquantehommes-jours de formation informatique ont eu lieu pendant la période initiale, et des sessions de formationsupplémentaires dans des proportions bien moindres ont eu lieu les deuxième et troisième années. En outre,trois employés internes ont assuré la formation des utilisateurs du reste de l'entreprise composite. Au total, lesfrais de formation externes de l'équipe informatique et les coûts internes de formation des utilisateurs se sontélevés à 679 000 € (en VA).

• Administration système récurrente. La section Avantages décrit le nombre de postes d'administrateur systèmequi ont pu être évités ou réaffectés. L'équipe restante chargée de l'administration système (Exchange et SkypeEntreprise) correspondait à 1,5 équivalent temps plein (ETP) la première année. Elle est passée à 4 équivalentstemps plein (ETP) la troisième année afin de gérer les exigences supplémentaires liées à SharePoint et à uneutilisation globalement supérieure. Les coûts associés sur les trois années ont été de 690 000 euros (en VA).

• Licences Microsoft supplémentaires. En ce qui concerne les licences utilisateur individuelles, Office 365 a étécomparé au modèle de tarification Software Assurance (SA) afin d'offrir la comparaison la plus fidèle possibleavec une solution comportant toujours des utilisateurs de la dernière version des technologies Microsoft. Dansce scénario, Office 365 coûte 21,50 € de plus par utilisateur et par année comparé aux licences SoftwareAssurance. Les coûts supplémentaires cumulés sur les trois années s'élèvent à environ 181 000 € (en VA).

• Matériel de fédération. L'entreprise composite souhaitait utiliser la fédération d'identités pour améliorer lesprocédures d'authentification unique (single sign-on ou SSO) en interne et avec les entreprisespartenaires/clientes. Cette évolution nécessitait l'installation et la maintenance courante de deux serveurs ActiveDirectory Federation Services (ADFS). Pour l'entreprise composite, les coûts d'achat, de maintenance etd'hébergement des serveurs sur trois ans se sont élevés à presque 32 000 € (en VA).

• Bande passante supplémentaire. Le passage à Office 365 s'est traduit par une nette augmentation de labande passante requise. Certains domaines, notamment Exchange, ont connu une réduction, tandis qued'autres ont enregistré une augmentation, notamment pour le nouveau déploiement de Skype Entreprise. Unecapacité supplémentaire a également été nécessaire pendant la migration des données initiales. Pourl'entreprise composite, le coût de la bande passante supplémentaire s'est élevé à 77 000 € (en VA) sur trois ans.

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DivulgationsLe lecteur doit prendre connaissance de ce qui suit :

› L’étude a été demandée par Microsoft et exécutée par Forrester Consulting. Il ne s’agit pas d’une analyseconcurrentielle.

› Forrester n’émet aucune hypothèse quant au potentiel retour sur investissement obtenu par d’autres entreprises.Forrester conseille vivement aux lecteurs d’utiliser leurs propres estimations avec le cadre fourni dans le rapport pourdéterminer la pertinence d’un investissement dans la solution Microsoft Office 365.

› Microsoft a examiné l’étude et a fait des commentaires à Forrester, qui a conservé un contrôle éditorial sur l’étude etses conclusions, et n’a accepté aucune modification allant à l’encontre de ses propres conclusions ou dénaturant lesens de l’étude.

› Microsoft a cité certains clients pour la conduite des entretiens, mais sans prendre part à ces derniers.

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Cadre et méthodologie TEI

INTRODUCTION

À partir des renseignements recueillis lors des entretiens, Forrester a élaboré un cadre financier Total EconomicImpact™ (TEI) destiné aux entreprises qui envisagent la mise en œuvre de Microsoft Office 365. Ce cadre a pour but derecenser les coûts, les avantages, la flexibilité et les facteurs de risque ayant une incidence sur la décision d’investir.

APPROCHE ET METHODOLOGIE

Forrester a adopté une approche en plusieurs étapes pour évaluer l’impact que Microsoft Office 365 peut avoir sur uneentreprise (voir figure 3). Plus particulièrement, Forrester a :

› interrogé les services marketing, ventes et conseils de Microsoft, ainsi que des analystes Forrester, pour réunir lesdonnées relatives à Office 365 et au marché des solutions de productivité ;

› interrogé six grandes entreprises, dont trois françaises, et réalisé un sondage en ligne auprès de 60 entreprisesbasées en Amérique du Nord et au Royaume-Uni qui utilisent actuellement Microsoft Office 365 et comptent plus de1 000 employés, ceci afin d'obtenir des données à propos des coûts, des avantages et des risques ;

› créé une entreprise composite à partir des caractéristiques des entreprises interrogées/sondées (voir annexe A).

› élaboré, à l’aide de la méthodologie TEI (Total Economic Impact), un modèle financier. Ce modèle financier intègredes données basées sur les coûts et les avantages identifiés pendant les entretiens et les sondages. Les donnéesrecueillies ont été appliquées au modèle de cette entreprise composite ;

› procédé à un ajustement du modèle financier en fonction des risques, en s’appuyant sur les problèmes etpréoccupations que les personnes interrogées ont soulignés lors des entretiens. L’ajustement en fonction des risquesconstitue un élément clé de la méthodologie TEI. Si les entreprises interrogées ont fourni des estimations des coûts etdes avantages, certaines ont donné des réponses très différentes ou avaient fait appel à des prestataires externessusceptibles de faire varier les résultats obtenus. C’est pourquoi certains totaux de coûts et d'avantages ont étéajustés en fonction des risques. Les valeurs obtenues sont détaillées dans les sections pertinentes.

Forrester a utilisé quatre éléments fondamentaux de la méthodologie TEI dans la modélisation du service MicrosoftOffice 365: les avantages, les coûts, la flexibilité et les risques.

Étant donné l’expérience accrue des entreprises dans l’analyse du RSI associé aux investissements informatiques, laméthodologie TEI de Forrester permet d’offrir une image complète des répercussions économiques totales des décisionsd’achat. Pour en savoir plus sur la méthodologie TEI, reportez-vous à l’annexe B.

FIGURE 3Approche TEI


Obligation demoyen

Interroger/réaliser une

enquête en ligneauprès des

clients

Concevoir uneentreprisecomposite

Créer un modèlefinancier à l’aide

du cadre TEIRédiger uneétude de cas

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« L'intention de notre directiongénérale était de se débarrasserde l'infrastructure serveurrelative à la messagerie et defaciliter la mobilité et lacollaboration de nosemployés. »~ Directeur informatique d'un grand prestatairede services informatiques, France

Analyse

RÉSUMÉ DES ENTRETIENS

Pour les besoins de cette étude, Forrester a réalisé un total desix entretiens approfondis auprès de représentantsd’entreprises qui étaient toutes clientes de Microsoft, à savoir :

› Une grande entreprise de service public. Cette société,dont le siège social est en France, emploie plus de60 000 personnes dans 50 pays. Avant d'utiliser Office 365,la société assurait la maintenance de plus de 40 plateformesExchange sur site et recherchait le meilleur moyen d'intégrerles employés de deux sociétés rachetées dont les systèmesde messagerie étaient basés pour l'une sur site et pour l'autredans le cloud. La société utilisait également lesversions 2010 sur site d'Office ProPlus, SharePoint et Lync. Au moment de l'entretien, la société totalisait42 000 utilisateurs d'Office 365. Quelque 4 000 employés utilisaient Yammer, et 2 000 avaient adopté OneDrive.

› Un grand prestataire de services informatiques. Cette société française compte plus de 40 bureaux en France etdes filiales dans sept autres pays européens et africains. Le groupe emploie environ 11 000 personnes dont un grandnombre est très mobile. Avant d'utiliser Office 365, la société avait migré d'une autre solution de messagerie sur sitevers Microsoft BPOS. Désormais, l'ensemble des 11 000 employés a accès aux versions Office 365 d'Office ProPlus,Exchange et SharePoint. 2 000 à 2 500 employés utilisent Skype Entreprise et Yammer.

› Une grande société anonyme. Cette société française, filiale d'un grand groupe industriel, emploie environ3 200 personnes. Par le passé, le groupe fournissait tous les services informatiques, y compris le service demessagerie, à sa filiale. Toutefois, en raison d'exigences réglementaires, la société a dû reprendre la main sur cesservices. Elle a décidé de proposer Office 365, notamment Exchange Online, SharePoint Online, Lync Online etYammer, à tous ses employés et sous-traitants. Au moment de l'entretien, la société totalisait 4 000 utilisateursd'Office 365.

› Une société mondiale de services informatiques et d'ingénierie. Cette société dont le siège est en Inde compteenviron 9 000 employés répartis dans plus d'une douzaine de pays. Au moment de l'entretien, elle totalisait8 300 utilisateurs d'Office 365. Auparavant, elle utilisait les versions 2010 sur site d'Office ProPlus, Exchange,SharePoint et Lync. Elle a également entièrement déployé Yammer et OneDrive dans le cadre du déploiementd'Office 365.

› Une entreprise mondiale à but non lucratif. Cette société basée aux États-Unis travaille sur des projetsde développement dans plus de 70 pays à travers le monde. Quelques années avant le projet Office 365, deuxsociétés ont fusionné. Cette fusion s'est traduite par la nécessité de consolider et de supprimer les systèmes utilisateurredondants. Sur 6 500 employés, 5 500 utilisent Office 365, dont 3 500 quotidiennement. Auparavant, l'entrepriseutilisait les versions 2003 et 2010 d'Office ProPlus, ainsi qu'Exchange 2010 et une autre solution collaborative. Elleavait également recours à SharePoint 2007 et 2010. La société utilise désormais tous les composants d'Office 365,notamment Lync, Yammer et OneDrive.

› Un fabricant de biens de grande consommation. Cette société basée dans la région Asie-Pacifique fabrique etdistribue des produits dans plus de cinq pays. Elle compte 6 000 utilisateurs d'Office 365 sur un total de17 000 employés. Ses employés sont répartis sur plus de 200 sites. Ils utilisent désormais les versions Office 365d'Office ProPlus, SharePoint, Lync et OneDrive.

En complément d'entretiens téléphoniques approfondis, Forrester a réalisé un sondage en ligne auprès de60 entreprises nord-américaines et britanniques comptant au moins 1 000 employés qui ont déployé MicrosoftOffice 365. Les sondés comprenaient des professionnels de l'informatique et de divers secteurs d'activité qui prennentdes décisions en relation avec la technologie, les influencent ou disposent des compétences requises à ce sujet.

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En moyenne, les sondés totalisaient 7 658 utilisateurs d'Office 365. 77 % des entreprises envisageaient d'ajouter desutilisateurs supplémentaires au cours de l'année à venir. Les composants Office 365 utilisés variaient d'une entreprise àl'autre.

FIGURE 4Composants Office 365 utilisés

Base : 60 entreprises nord-américaines et britanniques qui utilisent actuellement les produits Office 365.Source : Forrester Research, Inc.

ENTREPRISE COMPOSITE

À partir des entretiens et des sondages en ligne, Forrester a élaboré un cadre pour le TEI, une entreprise compositeainsi qu’une analyse du RSI présentant les domaines concernés sur le plan financier. L'entreprise composite synthétiséepar Forrester à partir de ces résultats correspond à un grand fabricant basé en France. Ce dernier fabrique, distribue etvend des équipements destinés à différents secteurs. En dehors de la France, la société est implantée en Allemagne, enItalie et en Espagne. Elle emploie 6 000 personnes au total : 2 500 utilisateurs intensifs de technologies decommunication et de collaboration et 3 500 employés intervenant dans la fabrication, l'entreposage et le transport. Tousles utilisateurs ont migré vers Office 365 et de nouveaux recrutements ont eu lieu les années suivantes.

Le Tableau 1 montre les composants Office 365 utilisés par l'entreprise composite, leur date d'ajout et les éléments qu'ilsremplacent.

TABLEAU 1Composants Office 365

Composant Office 365 Date d'ajout Élément remplacéOffice 365 ProPlus (cloud) Phase 1 (période initiale) Office 2010 ProPlus (client local)

Exchange Online Phase 1 (période initiale) Exchange 2010 (sur site)

SharePoint Online Phase 3 (deuxième année) SharePoint 2010 (sur site)

Skype Entreprise Phase 2 (première année) Aucun

Yammer Phase 2 (première année) Aucun

OneDrive Phase 1 (période initiale) Aucun


L'entreprise composite décrite dans cette étude de cas a été confrontée à des défis et des occasions similaires à ceuxrencontrés par les entreprises interrogées. Le passage à Office 365 lui a offert des avantages à court et à long terme.

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Dans le cadre d'une revue stratégique de l'informatique visant à définir la feuille de route pour les années à venir, lescadres cherchaient des moyens de réduire les coûts de l'informatique et de la main-d'œuvre, d'augmenter la productivité,la collaboration et la communication, et d'accroître la mobilité. Au même moment, le contrat Microsoft EnterpriseAgreement (EA) est arrivé à échéance. Dans ce contexte, le service informatique a étudié différentes optionsstratégiques afin de faire face aux défis et de saisir les opportunités présentés ci-dessous :

› Le support des utilisateurs mobiles et des initiatives mobiles commençait à prendre une grande importance. L'adoptionde règles BYOD (Bring Your Own Device, apporte ton propre appareil) relatives à l'utilisation des équipements personnelss'imposait.

› Il était nécessaire de déployer une solution de communication unifiée pour l'audio, la vidéo et le partage de documentsafin d'améliorer la collaboration et la productivité en interne.

› Les responsables souhaitaient vivement passer d'un modèle de financement privilégiant les dépenses d'investissement à unmodèle favorisant les dépenses de fonctionnement afin d'améliorer la prévisibilité et l'équilibre du budget d'une année surl'autre.

› La société souhaitait déplacer le maximum de ressources dans le cloud pour réduire les coûts.L'équipe informatique a évalué plusieurs options sur site et dans le cloud afin de retenir celle qui correspondait le mieuxaux besoins de l'entreprise. Parmi les critères de sélection figuraient l'adéquation aux priorités de l'entreprise et àl'infrastructure en place, le coût total de possession, l'alignement sur la feuille de route technologique, lescaractéristiques et fonctionnalités, la sécurité de l'entreprise, ainsi que la facilité de déploiement.Office 365 a été sélectionné en tant que meilleure option par l'entreprise composite. Le contrat Office 365 a été négociédans le cadre de la renégociation de l'accord EA. Les différentscomposants de la solution ont été déployés en trois phases,comme le montre le Tableau 1 ci-dessus.Le passage à Office 365 a offert de nombreux avantagesdécrits tout au long de l'étude. À un niveau supérieur,l'entreprise composite a obtenu les résultats suivants :

› Réduction du coût total de possession. Le coût totalde possession d'Office 365 par rapport à une solution sur sitecomparable est nettement inférieur. Les facteurs déterminantsont été la suppression des dépenses d'investissement dans lematériel et les logiciels, la réduction des efforts requis pour ledéploiement et la maintenance des solutions, la mise àdisposition des fonctionnalités incluses qui ont permis desupprimer le coût d'autres solutions tierces et la possibilité dedéployer à moindre coût les fonctionnalités les plus récentes età venir.

› Augmentation de la productivité. Les outils Office 365 ontaidé les utilisateurs à mieux collaborer et à atteindre desniveaux de productivité supérieurs. Cela vaut toutparticulièrement pour les travailleurs les plus mobiles et ceuxqui dépendent fortement des données pour prendre des décisions importantes. La productivité accrue a permis deréduire la durée du cycle de vente et d'augmenter l'agilité de l'entreprise.

› Concentration accrue sur les priorités stratégiques. Le service informatique consacre beaucoup moins de tempsà certaines activités telles que le déploiement de serveurs, l'application de correctifs ou la mise à niveau des logiciels.Cela leur permet de libérer du temps pour des projets qui offrent une véritable valeur ajoutée. En retour, les utilisateursprofessionnels disposent des solutions et du support nécessaires pour se concentrer sur les priorités de l'entreprise.

› Amélioration du temps de bon fonctionnement. Pour l'entreprise composite, la disponibilité des solutions Microsofta augmenté. Les accords de niveau de service (SLA) de Microsoft sont supérieurs aux accords internes antérieurs.Ce facteur est important, car la messagerie électronique est une application stratégique pour l'entreprise.

« Nous sommes dans une phasede transformation numérique.Il nous faut collaborer plus etmieux. Nous devons améliorernotre productivité touten réduisant nos coûts. Nousdevons en faire plus avec moins.Office 365 s'inscrit égalementdans cette équation. »~ Directeur informatique d'un grand prestataire deservices informatiques, France

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AVANTAGESL'entreprise composite profite désormais de nombreux avantages quantifiés ou non dans cette étude de cas quicorrespondent à chacun des piliers Microsoft :

› Technologie.

› Mobilité.

› Contrôle et conformité.

› Business intelligence.

› Entreprise sociale.

Pour chacun de ces piliers, les entreprises interrogées et les participants au sondage en ligne ont évoqué de nombreuxavantages. Dans chaque domaine, Forrester a quantifié au moins un avantage particulièrement mis en avant qui estutilisé comme composant de l'analyse du RSI dans cette étude. Les avantages qui n'ont pas pu être quantifiés ou quisont très spécifiques et exclus de l'analyse du RSI sont également abordés dans chaque domaine, et les résultatspertinents du sondage en ligne sont présentés.

TechnologieLe pilier Technologie comprend de nombreux avantages liés à l'infrastructure et aux opérations informatiques. Certainsd'entre eux peuvent également se retrouver dans d'autres piliers. Lorsque cela se produit pour des avantages quantifiésinclus dans l'étude, l'avantage en question est uniquement inclus sous le pilier qui apporte la contribution la plusimportante. Par exemple, la suppression des solutions de conférence en ligne est incluse sous le pilier Entreprise socialeplutôt que sous le pilier Technologie.

La Figure 5 montre les domaines dans lesquels les participants au sondage en ligne s'attendaient à profiter desavantages du pilier Technologie.

FIGURE 5Avantages technologiques


D'autres questions du sondage en ligne se sont intéressées plus en détail à certaines catégories d'avantages. Encalculant la moyenne des réponses de tous les participants, Forrester a découvert que ces derniers profitaientglobalement des avantages suivants en passant à Office 365 par rapport à une solution sur site :

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› Réduction de 11,2 % des coûts de licences Microsoft (21 répondants)

› Réduction de 9,4 % des coûts de licences et de logiciels tiers, tels que les packages de messagerie électronique(29 répondants)

› Réduction de 11,9 % des coûts de support informatique pour les systèmes propriétaires (34 répondants)

Lors des entretiens, Forrester a récolté d'autres informations spécifiques à propos de certains avantages obtenus.

› Les entreprises interrogées ont évoqué le large éventail de solutions incluses dans Office 365. Parfois, l'argument qui aplaidé en faveur de la décision d'investissement a simplement été la solution de messagerie. Une personne interrogée aexpliqué :

« Notre groupe d'entreprises nous fournissait auparavant tous les services génériques. Lorsque nous avons dûles assurer nous-mêmes, nous nous sommes vite intéressés au cloud pour le système de messagerie. Nousavons estimé que développer l'ensemble de l'infrastructure de messagerie sur site aurait été bien plus coûteuxqu'utiliser les boîtes de réception d'un fournisseur de services dans le cloud. Pour nous, rien que pour lesservices de messagerie, le choix d'Office 365 s'imposait. De plus, cette solution intègre notamment des outilscollaboratifs. Nous n'avons pas hésité bien longtemps.~ Directeur informatique d'une grande entreprise privée, France

› Avec Office 365, toutes les entreprises interrogées ont été en mesure d'augmenter la taille des boîtes de réception deleurs utilisateurs. Par le passé, avec l'infrastructure sur site, elles avaient toutes limité cette taille. Grâce à la migrationvers la solution Office 365 dans le cloud, les utilisateurs ont bénéficié d'un espace de stockage supplémentaire. Unepersonne interrogée a indiqué que la taille de la messagerie de chaque utilisateur avait été multipliée par 50.

« Le cloud nous permet de proposer à nos utilisateurs des fonctionnalités et des services que nous n'aurions paspu leur offrir autrement. Par exemple, auparavant, la taille des boîtes de réception était limitée à 1 Go.Désormais, chaque utilisateur dispose de 50 Go. »~ Directeur informatique d'une grande entreprise de service public, France

› Les entreprises interrogées ont évoqué une réduction des efforts de maintenance et de support. Une personneinterrogée a expliqué :

« La migration vers Office 365 nous a également permis de nous affranchir de la gestion de l'infrastructureassociée. Dans l'ensemble, nos efforts de support et d'administration ont diminué. Auparavant, chaque mise àniveau, même mineure, devait être effectuée en mode Projet. Le fait de ne plus avoir à orchestrer et exécuterces projets a été un grand avantage pour nous. »~ Directeur informatique d'un grand prestataire de services informatiques, France

› Plusieurs personnes interrogées ont indiqué que la migration vers Office 365 avait facilité l'intégration des nouveauxemployés et la mise en place de règlements BYOD. Une société a expliqué avoir réalisé des économies sur les coûtstechnologiques parce qu'elle n'avait plus à fournir d'ordinateurs portables à ses sous-traitants.

« Nous travaillons beaucoup avec des sous-traitants et nous avions pour habitude de leur fournir chacun unordinateur portable. Cette politique était très coûteuse. En réalité, la moitié des sous-traitants n'avait besoin qued'une messagerie et d'outils collaboratifs pour travailler. Désormais, avec Office 365, nous nous contentons deleur ouvrir un compte et ils peuvent utiliser leurs propres équipements. Nous avons estimé l'économie réalisée àenviron 500 000 € par an. »~ Directeur informatique d'une grande entreprise privée, France

Forrester a identifié quatre avantages au sein du pilier Technologie.

Infrastructure de stockage et matériel de backend évitésL'entreprise composite planifiait une migration à l'échelle de la division des versions 2010 des solutions Microsoft, ainsique l'introduction de nouvelles solutions, comme l'explique la description de l'organisation composite. L'infrastructureprécédente, arrivée en fin de cycle de vie, devait être remplacée et n'aurait pas suffit à gérer les solutions ajoutées, tellesque Skype Entreprise.

Le nombre de serveurs requis dépend principalement du nombre d'utilisateurs. Les types de serveurs suivants auraientété nécessaires : Windows Server, Exchange Server, Skype Entreprise Server et SharePoint Server. Ils auraient été

1414

utilisés dans les centres de données de production et de reprise après sinistre (RAS). Ils auraient tous été déployés dansun environnement hautement virtualisé regroupant, en moyenne, 10 ordinateurs virtuels par serveur physique. Au total,cela représentait 30 serveurs physiques sur la durée de l'étude. Les coûts d'achat initial, de maintenance courante etd'hébergement interne ont été évités.

En outre, les besoins de stockage en réseau (SAN) ont été considérablement réduits. La taille des messageriesélectroniques a augmenté sans nécessiter de capacité de stockage supplémentaire. L'utilisation accrue de SharePointn'a pas nécessité de capacité de stockage supplémentaire, car toutes les informations sont conservées dans le cloudMicrosoft. Au total, les besoins en SAN ont été réduits de 50 %.

Les entreprises interrogées ont cité un vaste éventail de matériel de backend dont elles ont pu se passer. Les réponsespeuvent également varier en fonction de la progression dans le cycle de vie du matériel. Pour compenser cesdifférences, cet avantage a été ajusté en fonction des risques et minoré de 10 %. L'avantage total ajusté en fonction desrisques résultant de la suppression de l'infrastructure principale (backend) s'est élevé à 571 950 € sur trois ans. Pour ensavoir plus, consultez la section Risques.

1515

TABLEAU 2 :Infrastructure de stockage et matériel de backend évités

Réf. Critère CalculPériodeinitiale

1reannée

2eannée

3eannée

A1 Nombre d’utilisateurs ajoutés 2 500 0 250 500

A2 Nombre total d'utilisateurs A2 [période précédente] + A1[période en cours] 2 500 2 500 2 750 3 250

A3 Nombre d'utilisateurs par serveurWindows Server 20 20 20 20

A4 Nombre de serveurs WindowsServer virtuels non ajoutés

A1/A3 [arrondi au chiffresupérieur] 125 0 13 25

A5 Nombre d'utilisateurs par serveurExchange Server 300 300 300 300

A6 Nombre de serveurs ExchangeServer virtuels non ajoutés

A1/A5 [arrondi au chiffresupérieur] 9 0 1 2

A7 Nombre d'utilisateurs par serveurSkype Entreprise Server 1 600 1 600 1 600

A8Nombre de serveurs SkypeEntreprise Server virtuels nonajoutés

A2/A7 [arrondi au chiffresupérieur] - A8 [périodes

précédentes]2 0 0

A9 Nombre d'utilisateurs par serveurSharePoint Server 500 500

A10 Nombre de serveurs SharePointServer virtuels non ajoutés

A2/A9 [arrondi au chiffresupérieur] - A10 [précédent] 6 1

A11 Nombre total de serveurs virtuelsnon ajoutés (principal) A4+A6+A8+A10 134 2 20 28

A12 Nombre total de serveurs virtuelsnon ajoutés (RAS) A11 x 50 % 67 1 10 14

A13 Nb moyen d'ordinateurs virtuelspar serveur physique 10 10 10 10

A14 Nombre de serveurs physiquesnon ajoutés

(A11+A12) / A13 [arrondi auchiffre supérieur] 21 1 3 5

A15 Coût par serveur physique € 10 000 € 10 000 € 10 000 € 10 000

A16 Coût évité pour les serveursphysiques non ajoutés A14 x A15 € 210 000 € 10 000 € 30 000 € 50 000

A17 Frais annuels de maintenanceévités

A16 [pour l'année en cours] x10 %

€ 22 000 € 25 000 € 30 000

A18 Coûts d'hébergement évitésA14 [pour l'année en cours] x

600 € par année (périodeinitiale : 5 mois)

€ 5 300 € 13 200 € 15 000 € 18 000

A19 Économie totale sur les serveurs A16+A17+A18 € 215 300 € 45 200 € 70 000 € 98 000

A20 Économie annuelle sur lestockage en réseau (SAN)

€ 19 000 € 45 000 € 67 000 € 76 000

At Matériel de backend évité A19+A20 € 234 300 € 90 200 € 137 000 € 174 000

Ajustement en fonction desrisques 10 %

AtrMatériel de backend évité (aprèsajustement en fonction desrisques)

€ 210 870 € 81 180 € 123 300 € 156 600


Licences Microsoft Server évitéesLa suppression (ou quasi-suppression en cas de déploiement hybride) des serveurs sur site réduit les coûts de licencesserveur correspondants pour les différentes solutions Microsoft. Les économies réalisées couvrent le prix d'achat initial

1616

et la maintenance courante. Les économies réalisées par l'entreprise composite sont similaires à celles mentionnées parles entreprises interrogées.

Cet avantage a été ajusté en fonction des risques et minoré de 10 % afin de tenir compte de l'ajustement en fonction desrisques pour le matériel de backend évité. L'avantage total ajusté en fonction des risques résultant des licences MicrosoftServer évitées s'est élevé à 53 612 € sur trois ans.

TABLEAU 3Licences Microsoft Server évitées


1reannée

2eannée

3eannée

B1 Nombre de licences WindowsServer non ajoutées = A4 125 0 13 25

B2 Coût par licence € 155,30 € 155,30 € 155,30 € 155,30

B3 Nombre de licences ExchangeEnterprise non ajoutées = A6 9 0 1 2


B5 Nombre de licences SkypeEntreprise non ajoutées = A8 0 2 0 0


B7 Nombre de licences SharePointnon ajoutées = A10 0 0 6 1

B8 Coût par licence € 1 191 € 1 191 € 1 191 € 1 191

B9 Coût total des licences évitées B1 x B2+B3 x B4+B5 xB6+B7 x B8 € 25 801 € 1 278 € 9 875 € 6 493

B10 Coûts de maintenance évités B9 [pour l'année en cours]x 15 % € 4 062 € 5 543 € 6 517

Bt Licences Microsoft Serverévitées B9+B10 € 25 801 € 5 340 € 15 418 € 13 010

Ajustement en fonction desrisques 10 %

BtrLicences Microsoft Serverévitées (après ajustementen fonction des risques)

€ 23 221 € 4 806 € 13 876 € 11 709


Réduction de l'effort de mise en œuvreLe déploiement complet d'Office 365 au sein de l'entreprise composite s'est déroulé en trois phases. La première phasea été achevée lors de la période initiale. Elle a couvert la migration de tous les utilisateurs vers Exchange Online, letransfert de tous les utilisateurs vers la version cloud d'Office ProPlus, ainsi que le nouveau déploiement de OneDrive.La deuxième phase terminée l'année suivante a couvert le nouveau déploiement de Skype Entreprise et de Yammer. Latroisième phase a couvert la migration de SharePoint 2010 sur site vers SharePoint Online.

Les détails relatifs à la durée et au coût de ces efforts sont présentés dans la section coûts de cette étude. Lesentreprises interrogées ont expliqué que si elles avaient dû passer à une nouvelle solution sur site dans le cadre de leuractualisation, l'effort requis aurait été bien supérieur. Pour l'entreprise composite, Forrester estime qu'un déploiement sursite aurait nécessité un effort interne et des services professionnels supérieurs de 40 % sur la période initiale etsupérieurs de 50 % pour les années suivantes.

Cet avantage est très variable en fonction des solutions Microsoft déjà en place (le cas échéant), du niveau d'expertiseinterne en matière de mise en œuvre et de migration, ainsi que de la taille globale du déploiement. Afin de compenser

1717

les variations, cet avantage a été ajusté en fonction des risques et minoré de 15 %. L’avantage total ajusté en fonctiondes risques s’est établi à 227 375 € sur trois ans.

TABLEAU 4Réduction de l'effort de mise en œuvre


1reannée

2eannée

3eannée

C1 Réduction de l'effort interne It x 40 % (période initiale)It x 50 % (années 1 à 3) € 64 000 € 16 000 € 48 000 € 0

C2 Réduction des honoraires de conseil Jt x 40 % (période initiale)Jt x 50 % (années 1 à 3) € 52 000 € 22 500 € 65 000 € 0

Ct Réduction de l’effort de mise enœuvre C1+C2 € 116 000 € 38 500 € 113 000 € 0

Ajustement en fonction des risques 15 %

CtrRéduction de l’effort de mise enœuvre (après ajustement en fonctiondes risques)

€ 98 600 € 32 725 € 96 050 € 0


Réduction de l'effort lié au support informatiqueLe déplacement des solutions Microsoft Office vers le cloud réduit le travail supporté par l'équipe informatique pourassurer la maintenance technologique et assister les utilisateurs. En outre, les entreprises évitent d'avoir à mettre àniveau les différents produits dans leur précédent environnement sur site. L'entreprise composite a été en mesure deredéployer les administrateurs système auparavant chargés du support Exchange. De plus, elle a évité de recruter desadministrateurs supplémentaires pour Skype Entreprise et SharePoint. La taille et le coût de l'équipe de support restantesont présentés dans la section coûts de cette étude.

Aucune économie sur le service d'assistance aux utilisateurs n'a été incluse dans cette étude. Bien que l'effort aitdiminué pour les questions relatives à la messagerie électronique, il a augmenté dans d'autres domaines en raison dudéploiement de nouvelles solutions (Skype Entreprise) ou de l'augmentation de l'adoption par les utilisateurs(SharePoint). Il a été supposé que ces économies et augmentations se compensaient.

Cet avantage peut varier en fonction de l'effectif réel de l'équipe de support précédente et de l'ajout de nouvellessolutions ou du simple remplacement de solutions déjà utilisées. Afin de compenser les variations, cet avantage a étéajusté en fonction des risques et minoré de 5 %. L’avantage total ajusté en fonction des risques s’est établi à1 140 000 € sur trois ans.

1818

TABLEAU 5Réduction de l'effort lié au support informatique


1reannée

2eannée

3eannée

D1 Nombre d'administrateurs Exchange redéployés 1,5 2,0 2,0

D2 Nombre d'administrateurs Skype Entreprisenon ajoutés 1,0 1,5 1,5

D3 Nombre d'administrateurs SharePointnon ajoutés 1,5 1,5

D4 Nombre total de postes d'administrateursconcernés D1+D2+D3 2,5 5,0 5,0

D5 Coût salarial total annuel € 96 000 € 96 000 € 96 000

Dt Réduction de l'effort lié au support informatique D4 x D5 € 240 000 € 480 000 € 480 000


Dtr Réduction de l'effort lié au support informatique(après ajustement en fonction des risques)

€ 228 000 € 456 000 € 456 000


MobilitéOffice 365 offre des avantages significatifs aux travailleurs mobiles en leur permettant d'accéder aux informations età leurs collègues depuis n'importe où ou presque. La Figure 7 montre les avantages obtenus par les participants ausondage en ligne.

FIGURE 6Avantages en termes de mobilité


Les entreprises interrogées ont fourni des informations plus spécifiques et des exemples d'avantages.

1919

› Les personnes interrogées ont indiqué que la facilité d'utilisation des solutions Office 365 dans le cloud leur avaitpermis d'accroître la productivité. Les employés peuvent désormais accéder à leurs données et applications depuisn'importe où sans avoir à passer par un réseau privé virtuel (VPN).

« Avant, les employés qui n'étaient pas au bureau devaient utiliser un VPN pour se connecter aux systèmesinternes et pouvoir envoyer un e-mail à un client. Maintenant, avec Office 365, ils peuvent simplement seconnecter à leur messagerie dans le cloud sur n'importe appareil, où qu'ils soient. Cela représente un gain deproductivité évident. »~ Directeur informatique d'un grand prestataire de services informatiques, France

› Les entreprises interrogées ont généralement constaté qu'Office 365 facilitait la collaboration, en particulier pour leursemployés mobiles. Par exemple, une personne interrogée a remarqué l'amélioration de la synchronisation desdocuments en arrière-plan :

« Office 365 nous permet de travailler en ligne et hors ligne. La synchronisation s'effectue automatiquement enarrière-plan dès qu'une connexion est disponible. Ce n'était pas toujours le cas avec nos outils propriétaires. »~ Directeur informatique d'un grand prestataire de services informatiques, France

› Certaines entreprises ont imaginé de nouvelles utilisations pour leurs employés grâce aux nouvelles possibilités decollaboration et de communication. Une personne interrogée a expliqué :

« Nous avons environ 900 employés très mobiles chargés de la maintenance de nos équipements industriels.Nous pensons que la vidéoconférence via Lync aura de nombreuses utilités pour nos activités de maintenance,par exemple pour obtenir l'assistance d'un expert à distance. »~ Directeur informatique d'une grande entreprise privée, France

Augmentation de la productivité des travailleurs mobilesPour l'entreprise composite, Forrester s'est intéressé àl'accroissement de la productivité des 300 travailleurs extrêmementmobiles. Ce groupe est principalement composé de commerciauxet d'ingénieurs-conseil. En moyenne, ils se déplacent quatre jourspar semaine, 44 semaines par an. Leur productivité a cru grâce àla réduction du temps requis pour accéder aux systèmes et auxinformations depuis qu'un VPN n'est plus nécessaire, à uneexpérience utilisateur plus transparente et à une réduction desinterruptions.

Dans le cadre de cette analyse, nous supposons que le gain detemps quotidien correspond à un quart d'heure la première annéeet passe à une heure par jour la troisième, étant donné que SkypeEntreprise et SharePoint sont entièrement intégrés et que lesutilisateurs sont de plus en plus à l'aise avec leur utilisation au fil du temps. Le temps gagné peut être utilisé pour réaliserdes ventes supplémentaires ou pour réduire les coûts en limitant les embauches supplémentaires. Forrester a minorécet avantage de 50 %, car tous les gains de productivité ne sont pas convertis en résultats productifs.

Sachant que toutes les entreprises ne disposent pas de travailleurs mobiles et que tous les gains de productivité ne sontpas convertis en activités à valeur ajoutée supplémentaires, cet avantage a été ajusté en fonction des risques et minoréde 15 %. L’avantage total ajusté en fonction des risques s’est établi à 2 454 375 € sur trois ans.

En outre, les outils de communication et de collaboration d'Office 365 peuvent également réduire les besoins endéplacements. Par conséquent, les entreprises doivent déterminer si cela s'applique à leur cas et tenir compte deséventuelles économies réalisées sur les frais de déplacement et les dépenses associées.

« Avec ses outils de collaborationet de communication, Office 365nous aide à mieux collaborertout en limitant les déplacementset les dépenses associées. »~ Directeur informatique d'un grand prestataire deservices informatiques, France

2020

TABLEAU 6Augmentation de la productivité des travailleurs mobiles


1reannée

2eannée

3eannée

E1 Nombre de travailleurs extrêmementmobiles 300 300 300

E2 Nombre de journées passéesen déplacement

4 jours x44 semaines 176 176 176

E3 Heures économisées par utilisateuret par jour 0,25 0,50 1,00

E4 Heures économisées par utilisateuret par année E2 x E3 44 88 176

E5 Nombre total de jours-hommeséconomisés E1 x E4 / 8 heures 1 650 3 300 6 600

E6 Coût salarial total journalier 110 000 €/220 journées de travail

€ 500 € 500 € 500

E7 Gain de productivité potentiel total E5 x E6 € 825 000 € 1 650 000 € 3 300 000

E8 Pourcentage de l’avantage réalisé 50 % 50 % 50 %

Et Augmentation de la productivité destravailleurs mobiles E7 x E8 € 412 500 € 825 000 € 1 650 000


EtrAmélioration de la productivité desutilisateurs mobiles (après ajustementen fonction des risques)

€ 350 625 € 701 250 € 1 402 500


Contrôle et conformitéLe contrôle et la conformité regroupent la conformité aux exigences légales, l'eDiscovery, l'audit, la gestion desrèglements et d'autres activités similaires. Comme le montre la Figure 7, les participants au sondage en ligne ontbénéficié de nombreux avantages.

2121

FIGURE 7Avantages en termes de contrôle et de conformité


Une analyse approfondie des résultats du sondage en ligne a montré qu'en moyenne, les répondants ont réduit leurscoûts de conformité de 6,8 % et le temps consacré aux efforts d'eDiscovery de 10,7 %. De plus, ils ont indiqué que lenombre d'infractions relatives aux données et leur coût ont diminué respectivement de 73 % et 32 %.

Efforts de contrôle et de conformité évitésPlusieurs clients ont indiqué que les fonctionnalités de sécurité incluses dans Office 365 sont plus efficaces que cellesauparavant utilisées dans leur environnement sur site. Par exemple, une personne interrogée a déclaré :

« Auparavant, nous avions des dizaines de plateformes locales déployées sur site dans diverses petites filiales.Maintenant qu'elles sont hébergées par Microsoft, nous disposons d'un environnement plus sécurisé que celuique nous utilisions en interne. Microsoft propose des centaines d'experts dans ce domaine. En définitive, il en vade leur modèle métier et de leur crédibilité. Je pense que nos données sont mieux protégées avec eux qu'ellesl'étaient avec nous. »~ Directeur informatique d'une grande entreprise de service public, France

Pour l'entreprise composite, Forrester a estimé les coûts de main-d'œuvre évités pour la mise en œuvre de solutionspour le chiffrage des e-mails, la lutte contre les fuites de données, l'eDiscovery et la gestion des droits. Des économiessupplémentaires peuvent découler de la suppression de systèmes tiers ou de l'assistance en continu. Étant donné queces facteurs peuvent varier fortement en fonction des besoins individuels, nous ne les avons pas inclus dans l'analyse.Toutefois, les lecteurs doivent tenir compte des autres coûts potentiels évités lors de l'évaluation du RSI d'Office 365 ausein de leur entreprise.

Bien que la nature des projets supplémentaires nécessaires pour soutenir les fonctions incluses dans Office 365 puissevarier, Forrester estime que la plupart des entreprises devront en réaliser au moins une partie. Pour compenser cesdifférences, cet avantage a été ajusté en fonction des risques et minoré de 5 %. L’avantage total ajusté en fonction desrisques s’est établi à 72 200 € sur trois ans.

2222

TABLEAU 7Efforts de contrôle et de conformité évités


1reannée

2eannée

3eannée

F1 Chiffrage des e-mails(nombre de mois) 2,0

F2 Chiffrage des e-mails(nombre d'équivalents temps plein) 1,5

F3 Fuite de données (nombre de mois) 1,0

F4 Fuite de données (nombred'équivalents temps plein) 1,5

F5 eDiscovery (nombre de mois) 2,0

F6 eDiscovery (nombre d'équivalentstemps plein) 1,5

F7 Gestion des droits (nombre de mois) 1,0

F8 Gestion des droits (nombred'équivalents temps plein) 2,0

F9 Nombre total d'hommes-moiséconomisés

(F1 x F2)+(F3 x F4)+(F5 x F6)+(F7 x F8) 4,5 5,0

F10 Coût salarial mensuel moyen 96 000 €/12 mois € 8 000 € 8 000

Ft Projets de contrôle et deconformité évités F9 x F10 € 36 000 € 40 000


FtrProjets de contrôle et de conformitéévités (après ajustement en fonctiondes risques)

€ 34 200 € 38 000


Business intelligenceL'importance de la business intelligence et la valeur des données de votre entreprise ont gagné en importance cesdernières années. La quasi-totalité des secteurs et des entreprises évoquent régulièrement le rôle que le Big Data vajouer à l'avenir. Nous avons interrogé les sociétés sur les avantages liés à la business intelligence dont elles bénéficientdésormais. Les résultats sont résumés en Figure 8. Les répondants ont également déclaré qu'en moyenne, Office 365 apermis de réduire de 8,5 % les délais de prise de décision.

2323

FIGURE 8Avantages en matière de business intelligence


Les sociétés interrogées ont expliqué comment la suppression des nombreux référentiels et la possibilité de trouver lesinformations plus rapidement se sont traduites en avantages tangibles. Une personne interrogée a souligné l'importancede la collaboration en temps réel pour l'activité de son entreprise :

« Dans notre secteur d'activité, nous devons être très réactifs. Nous devons intervenir en temps réel enpermanence. Lorsqu'un problème client se produit, nous devons réagir immédiatement. Si un conseiller sur lesite d'un client a besoin d'un expert qui se trouve ailleurs dans l'entreprise, il doit pouvoir échanger rapidementavec ce dernier. Nous avons des SLA à respecter avec nos clients ; pour y parvenir, nous pouvons uniquementcompter sur nos outils, parmi lesquels Office 365. »~ Directeur informatique d'un grand prestataire de services informatiques, France

Réduction des délais de prise de décisionPour l'entreprise composite, Forrester s'est intéressé à l'augmentation de la productivité de 550 utilisateurs (passés à600 la troisième année) qui consacrent une bonne partie de leur journée à prendre des décisions ou à effectuer desanalyses. En font partie les responsables exécutifs, les directeurs, les commerciaux et les analystes. Les premiersavantages ont été enregistrés la deuxième année de l'étude grâce à la mise en œuvre de SharePoint, même si ledéploiement de Skype Entreprise, d'Office ProPlus et d'Exchange Online effectué lors des phases précédentes y aégalement contribué.

La deuxième année, ces travailleurs ont constaté un gain de temps moyen de 15 minutes par jour. Ce chiffre est passé à30 minutes par jour au début de la troisième année. Le temps gagné peut être consacré à des tâches générant de lavaleur ajoutée et évite d'avoir à recruter de nouveaux collaborateurs. L'ensemble du temps gagné ne se traduisant pasen travail supplémentaire, Forrester a minoré cet avantage de 50 %.

La proportion de décisionnaires dans l'effectif global variant sensiblement d'une société à l'autre, cet avantage a étéajusté en fonction des risques et minoré de 15 %. L’avantage total ajusté en fonction des risques s’est établi à2 556 641 € sur trois ans.

« Selon vous, parmi les avantages suivants en termes de business intelligence, quels sont ceux quevotre entreprise a constatés après votre investissement dans Microsoft Office 365 ? »

(Sélectionnez toutes les réponses pertinentes)

20 %

18 %

28 %

37 %

45 %

Aucune des réponses ci-dessus

L'amélioration de l'utilisation du programme Excel nous aaidés à dégager des perspectives de plus grande valeur

à partir des données

Notre mémoire d'entreprise et notre gestion desconnaissances se sont améliorées, car nous sommes en

mesure de collecter et de partager les informations quiétaient auparavant « perdues » sur les ordinateurs locaux

Grâce à un meilleur accès aux informations, notre délaide prise de décision (autrement dit, le temps nécessaire

pour prendre une décision sur un sujet donné)a été écourté

Les performances des employés se sont amélioréesdepuis qu'ils ont accès aux portails de l'entreprise et à

des informations concrètes à toute heure et en tout lieu

2424

TABLEAU 8Réduction des délais de prise de décision


1reannée

2eannée

3eannée

G1 Nombre d’employés concernés 550 600

G2 Heures économisées par jour 0,25 0,50

G3 Jours ouvrables par an 220 220

G4 Nombre total de jours-hommeséconomisés G1 x G2 x G3 / 8 heures 3 781 8 250

G5 Coût salarial total journalier 110 000 €/220 journéesde travail € 500 € 500

G6 Total des économies potentielles G4 x G5 € 1 890 625 € 4 125 000

G7 Pourcentage de l’avantage réalisé 50 % 50 %

Gt Réduction des délais de prisede décision G6 x G7 € 945 313 € 2 062 500


GtrRéduction des délais de prisede décision (après ajustementen fonction des risques)

€ 803 516 € 1 753 125


Entreprise socialeLa manière dont les individus utilisent les services d'interaction sociale en ligne dans leur vie personnelle impacte lafaçon dont ils communiquent et collaborent sur le lieu de travail. Un composant majeur d'Office 365 permet d'utiliserces interactions sociales pour améliorer le partage des connaissances, la collaboration et la productivité. Lesparticipants au sondage en ligne ont rapporté une augmentation moyenne de la productivité de 10 % grâce auxdifférents composants sociaux d'Office 365 intégrés aux solutions.Les sociétés interrogées ont fourni des informations plus spécifiques et des exemples d'avantages liés àl'augmentation des interactions sociales.

› Par exemple, une société a indiqué que les outils sociaux vont contribuer à abolir les cloisonnements et à améliorerla collaboration à tous les échelons hiérarchiques.« Aujourd'hui, notre société est encore très hiérarchisée et aimerait gagner en horizontalité pour faciliter la

collaboration entre les employés. Le réseau social Yammer va nous aider à y parvenir. »~ Directeur informatique d'une grande entreprise privée, France

› Les personnes interrogées ont rapporté une adoption rapide des nouveaux outils sociaux et collaboratifs par leurbase d'utilisateurs.« Avec l'introduction de Lync, l'utilisation de la vidéoconférence a rapidement explosé dans notre entreprise. En

l'espace d'un an, nous sommes passés de 20 % d'employés utilisant régulièrement la vidéoconférence à80 %. »

~ Directeur informatique d'une grande entreprise privée

› Les outils sociaux et de communication facilitent également le télétravail et contribuent à un meilleur équilibre entrevie professionnelle et vie privée.« Avec Skype Entreprise, les employés peuvent participer à des réunions sans avoir à se déplacer physiquement.

Cette solution facilite également le télétravail et contribue à un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vieprivée.

~ Directeur informatique d'un grand prestataire de services informatiques, France

En outre, l'aspect social d'Office 365 a engendré des économies de coût directes en permettant la suppressiond'autres services de collaboration et sociaux et en réduisant les appels téléphoniques longue distance.

2525

Technologies de communication suppriméesEn ce qui concerne les avantages quantifiés du pilier Entreprise sociale, Forrester s'est uniquement intéressé auxéconomies directes potentielles, les gains de productivité ayant été explorés sous deux autres piliers. L'entreprisecomposite a pu supprimer les solutions de conférence en ligne proposées par d'autres fournisseurs. Elle a également puréduire le coût des solutions de téléconférence et longue distance, car les utilisateurs peuvent mieux planifier leursréunions à l'aide de Skype Enterprise et Yammer.4

Ces avantages sont à la portée de toutes les entreprises qui utilisaient auparavant d'autres solutions pour lesconférences audio et en ligne. L'utilisation des appels téléphoniques longue distance étant très variable en fonction de laportée géographique, cet avantage a été ajusté en fonction des risques et minoré de 5 %. L’avantage total ajusté enfonction des risques s’est établi à 221 350 € sur trois ans.

TABLEAU 9Technologies de communication supprimées

Réf. Critère Calcul1re

année2e

année3e

année

H1 Solutions de conférence en lignesupprimées € 18 000 € 40 000 € 54 000

H2 Coûts téléphoniques longue distancesupprimés € 13 000 € 45 000 € 63 000

Ht Technologies de communicationsupprimées H1 + H2 € 31 000 € 85 000 € 117 000


HtrTechnologies de communicationsupprimées (après ajustement enfonction des risques)

€ 29 450 € 80 750 € 111 150


2626

Avantages quantifiés totauxLe Tableau 10 présente le total de tous les avantages pour tous les piliers, ainsi que les valeurs actuelles (VA) avec untaux d’actualisation de 10 %. Sur trois ans, l’entreprise composite s'attend à un avantage total ajusté en fonction desrisques (en VA) de près de 5,9 millions de dollars, soit 1 803 € par utilisateur.

TABLEAU 10Avantages quantifiés totaux (après ajustement en fonction des risques)

Réf. AvantagePériodeinitiale

1reannée

2eannée

3eannée Total

Valeuractuelle

AtrInfrastructure de stockageet matériel de backendévités

€ 210 870 € 81 180 € 123 300 € 156 600 € 571 950 € 504 227

Btr Licences Microsoft Serverévitées € 23 221 € 4 806 € 13 876 € 11 709 € 53 612 € 47 855

Ctr Réduction de l'effort demise en œuvre € 98 600 € 32 725 € 96 050 € 0 € 227 375 € 207 730

Dtr Réduction de l'effort lié ausupport informatique € 0 € 228 000 € 456 000 € 456 000 € 1 140 000 € 926 732

EtrAugmentation de laproductivité destravailleurs mobiles

€ 0 € 350 625 € 701 250 € 1 402 500 € 2 454 375 € 1 952 014

Ftr Projets de contrôle et deconformité évités € 0 € 34 200 € 38 000 € 0 € 72 200 € 62 496

Gtr Réduction des délais deprise de décision € 0 € 0 € 803 516 € 1 753 125 € 2 556 641 € 1 981 211

HtrTechnologies decommunicationsupprimées

€ 0 € 29 450 € 80 750 € 111 150 € 221 350 € 177 017

Avantages totaux € 332 691 € 760 986 € 2 312 742 € 3 891 084 € 7 297 503 € 5 859 282


COÛTS

L'entreprise composite a dû gérer certains coûts associés à l’utilisation de la solution Office 365 :

› Mise en œuvre en interne

› Services de conseil de Microsoft pour la mise en œuvre

› Formation

› Administration système récurrente

› Licences Microsoft supplémentaires

› Matériel de fédération

› Bande passante supplémentaire

Ces postes représentent l'ensemble des coûts internes et externes rencontrés par l’entreprise composite lors de laplanification initiale, de la mise en œuvre et de la maintenance continue associés à la solution.

2727

Main-d'œuvre pour la mise en œuvre en interneLa mise en œuvre d'Office 365 au sein de l'entreprise composite s'est déroulée en trois phases :

› La première phase a couvert le déploiement initial. Elle a consisté en la planification et la mise en œuvre d'ExchangeOnline, d'Office ProPlus Online et de OneDrive. Une version pilote a été brièvement testée par certains utilisateurs duservice informatique avant le déploiement pour tous les utilisateurs. Cette phase a duré cinq mois, et l'équipe interneétait composée de quatre équivalents temps plein (à l'exception des formateurs traités à part).

› La deuxième phase a suivi peu de temps après (au cours de la première année de l'étude). Elle a consisté en unemise en œuvre totalement nouvelle de Skype Entreprise et de Yammer. Cette phase a duré deux mois et amonopolisé deux équivalents temps plein (à l'exception des formateurs traités à part).

› La troisième phase a suivi pendant la deuxième année et a consisté en la migration vers SharePoint Online. Cet efforta duré six mois et a monopolisé deux équivalents temps plein. La majeure partie de l'effort a concerné la migration desanciens sites SharePoint vers la nouvelle plateforme.

L'effort total pour la mise en œuvre d'Office 365 varie en fonction des composants utilisés et du nombre d'utilisateursimpliqués. En outre, certaines entreprises peuvent choisir d'utiliser davantage (ou moins) de services professionnels, cequi peut réduire (ou augmenter) l'effort interne nécessaire. Pour compenser cette variation, ce coût a été ajusté enfonction des risques et majoré de 10 %. Il s'élève à 316 800 € sur trois ans.

TABLEAU 11Main-d'œuvre pour la mise en œuvre en interne


1reannée

2eannée

3eannée

I1 Nombre d'équivalents temps plein en interne 4 2 2

I2 Nombre de mois 5 2 6

I3 Coût salarial mensuel moyen 96 000 €/12 mois € 8 000 € 8 000 € 8 000

It Main-d'œuvre pour la mise en œuvre en interne I1 x I2 x I3 € 160 000 € 32 000 € 96 000


Itr Main-d'œuvre pour la mise en œuvre en interne(après ajustement en fonction des risques) € 176 000 € 35 200 € 105 600


Services professionnelsL'entreprise composite a eu recours aux services de conseil de Microsoft dans le cadre des mises en œuvre. Lesconseillers ont exposé leurs bonnes pratiques et se sont concentrés sur l'intégration système et la configuration dessolutions. Auprès des conseillers, l'équipe informatique de l'entreprise composite a très rapidement appris à prendre encharge de nombreuses opérations quotidiennes en interne.

Le niveau d'assistance extérieure requis varie fortement d'une entreprise à l'autre. Les facteurs à prendre en comptesont la capacité limitée au sein de l'équipe informatique interne pour travailler sur le projet, l'expérience précédente avecles solutions Microsoft, ainsi que la taille et la complexité globales du déploiement. Pour compenser cette variation, cecoût a été ajusté en fonction des risques et majoré de 20 %. Il s'élève à 366 000 € sur trois ans.

2828

TABLEAU 12Services professionnels


1reannée

2eannée

3eannée

J1 Honoraires de conseil € 130 000 € 45 000 € 130 000

Jt Services professionnels =J1 € 130 000 € 45 000 € 130 000


Jtr Services professionnels (aprèsajustement en fonction des risques) € 156 000 € 54 000 € 156 000


FormationToutes les entreprises interrogées ont eu recours à la formation pour leurs équipes informatiques. La formation desutilisateurs finaux dépendait de l'utilisation ou non d'une version précédente sur site de la solution. Pour le déploiementde nouvelles solutions, telles que Skype Entreprise et Yammer dans le cas de l'entreprise composite, une formation desutilisateurs finaux est probablement requise.

Dans le cadre de la présente analyse de rentabilité, nous supposons que l'équipe informatique a eu besoin de 150 jours-hommes de formation pour maîtriser parfaitement la mise en œuvre et la gestion des solutions Office 365 pendant la phaseinitiale. En investissant dès le départ dans la formation, la société a pu réduire ses besoins continus en servicesprofessionnels. Au cours des années 1 et 2 de l'étude, 20 jours-hommes de formation supplémentaires ont été organiséspour découvrir les nouvelles solutions et mises à niveau. Pour la formation des utilisateurs finaux, trois équivalents tempsplein (ETP) internes ont été formés par l'équipe informatique. Ils ont assuré la formation continue du reste de l'entreprisependant toute la durée de l'étude.

Le coût de la formation varie en fonction du nombre de ressources informatiques et d'utilisateurs finaux à former. En casd'introduction de solutions totalement nouvelles, les besoins en formation sont supérieurs. Si davantage de servicesprofessionnels seront utilisés, les coûts de formation peuvent être inférieurs. Pour compenser cette variation, ce coût aété ajusté en fonction des risques et majoré de 5 %. Il s'élève à 809 865 € sur trois ans.

TABLEAU 13Formation


1reannée

2eannée

3eannée

K1 Nombre de jours-hommes de formationtechnologique 150 20 20

K2 Coût d'une journée de formation technologique € 270 € 270 € 270

K3 Formation des utilisateurs 3 formateursETP x 80 000 € € 240 000 € 240 000 € 240 000

Kt Formation K1 x K2 + K3 € 40 500 € 245 400 € 245 400 € 240 000


Ktr Formation (après ajustement en fonction desrisques) € 42 525 € 257 670 € 257 670 € 252 000


2929

Administration système récurrenteLa section Avantages décrit le nombre et les types de postes d'administrateur système qui ont pu être redéployés ou quin'ont pas été ajoutés. Pour gérer l'administration des utilisateurs, la configuration et l'installation des nouvellesfonctionnalités, une équipe chargée de l'administration des systèmes a été nécessaire, mais sa taille a été réduite demoitié. À l'origine, 1,5 équivalents temps plein (ETP) ont continué de se charger des activités en lien avec Exchange,telles que l'administration des boîtes de réception et la mise à jour de l'arborescence Active Directory. 1,5 équivalentstemps plein (ETP) supplémentaire a ensuite été nécessaire pour Skype Entreprise et Yammer, ainsi que pour lapréparation de la migration de SharePoint. Un équivalent temps plein (ETP) supplémentaire a été nécessaire après lamigration de SharePoint. Par conséquent, l'équipe d'administration système restante comprenait quatre équivalentstemps plein (ETP).

La taille de l'équipe interne varie en fonction des composants utilisés et de la taille du déploiement. Pour compensercette variation, ce coût a été ajusté en fonction des risques et majoré de 5 %. Il s'élève à 856 800 € sur trois ans.

TABLEAU 14Administration système récurrente


1reannée

2eannée

3eannée

L1 Nombre d’équivalents temps plein (ETP) 1,5 3,0 4,0

L2 Coût salarial total annuel € 96 000 € 96 000 € 96 000

Lt Administration système récurrente L1 x L2 € 144 000 € 288 000 € 384 000


LtrAdministration système récurrente(après ajustement en fonction desrisques)

€ 151 200 € 302 400 € 403 200


Licences Microsoft supplémentairesPour pouvoir comparer ce qui est comparable dans la mesure du possible, cette étude compare Office 365 au modèlede licence Software Assurance de Microsoft. Dans le modèle SA, les clients s'acquittent d'un forfait annuel qui lesautorise à profiter de toutes les mises à niveau et des solutions les plus récentes. Dans la solution précédente, unelicence Office et une licence ECAL étaient nécessaires pour chaque utilisateur de l'entreprise composite. Dans le modèleOffice 365, des licences E3 et ECAL Bridge to Office 365 sont nécessaires pour chaque utilisateur.

L'entreprise du lecteur peut utiliser de nombreux types de licence différents. Forrester vous recommande de vousrapprocher de votre représentant de compte Microsoft pour comprendre pleinement les tarifs initiaux et la nouvelletarification d'Office 365. Forrester a ajusté ce coût en fonction des risques en le majorant de 5 % afin de tenir compte desentreprises qui disposeraient déjà de coûts de licences Software Assurance inférieurs. Il s'élève à 215 403 € sur troisans.

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TABLEAU 15Licences Microsoft supplémentaires


1reannée

2eannée

3eannée

M1 Nombre d’utilisateurs =A2 2 500 2 500 2 750 3 250

M2 Licence Office 365 annuelle parutilisateur

Période initiale(5 mois) € 77,50 € 186,00 € 186,00 € 186,00

M3 Ancienne licence Software Assuranceannuelle par utilisateur

Période initiale(5 mois) € 68,54 € 164,50 € 164,50 € 164,50

Mt Licences Microsoft supplémentaires M1 x (M2 - M3) € 22 396 € 53 750 € 59 125 € 69 875


MtrLicences Microsoft supplémentaires(après ajustement en fonction desrisques)

€ 23 516 € 56 438 € 62 081 € 73 369


Matériel de fédérationL'entreprise composite souhaitait utiliser la fédération d'identités avec ses clients, partenaires et fournisseurs pourpermettre une authentification unique (Single Sign-On ou SSO). Pour y parvenir, une infrastructure était nécessaire. Ellea ajouté deux serveurs AD fédérés à ses datacenters pour assurer une haute disponibilité. Cet ajout a nécessité unachat en amont ainsi que de la maintenance continue et l'allocation du coût de l'hébergement en interne.

Lorsque la fédération d'identités n'est pas requise, ce coût peut être totalement éliminé. Le coût associé supposé étantbasé sur des estimations hautes, Forrester l'a ajusté en fonction des risques en le majorant de 5 % pour les entreprisesqui souhaitent utiliser la fédération d'identités. Il s'élève à 34 230 € sur trois ans.

TABLEAU 16Matériel de fédération


1reannée

2eannée

3eannée

N1 Nombre de serveurs AD fédérés ajoutés 2

N2 Coût des serveurs N1 x 10 000 € € 20 000

N3 Maintenance annuelle N2 x 15 % € 3 000 € 3 000 € 3 000

N4 Coût de l'hébergement interne N1 x 600 € € 1 200 € 1 200 € 1 200

Nt Matériel de fédération N2 + N3 + N4 € 20 000 € 4 200 € 4 200 € 4 200


Ntr Matériel de fédération (après ajustementen fonction des risques) € 21 000 € 4 410 € 4 410 € 4 410


3131

Bande passante supplémentaireGlobalement, le passage à Office 365 a nécessité davantage de bande passante. Même si Exchange nécessitait moinsde bande passante que les versions précédentes, l'ajout de Skype Entreprise a augmenté la bande passante totalerequise. De la bande passante supplémentaire a été nécessaire pendant la migration d'Exchange et de SharePoint.

La quantité requise, le cas échéant, dépend de la taille du réseau existant et de l'ajout ou non de nouvelles solutions.Pour compenser cette variation, ce coût a été ajusté en fonction des risques et majoré de 10 %. Il s'élève à 91 740 € surtrois ans.

TABLEAU 17Bande passante supplémentaire


1reannée

2eannée

3eannée

O1 Nombre de mois 5 12 12 12

O2 Coût mensuel supplémentaire € 1 800 € 1 800 € 2 200 € 2 200

Ot Bande passante supplémentaire O1 x O2 € 9 000 € 21 600 € 26 400 € 26 400


Otr Bande passante supplémentaire (aprèsajustement en fonction des risques) € 9 900 € 23 760 € 29 040 € 29 040


3232

Coûts totauxLe Tableau 18 présente le total de tous les coûts, ainsi que les valeurs actuelles associées, avec un taux d’actualisationde 10 %. Sur trois ans, l’entreprise composite s'attend à des coûts totaux légèrement inférieurs à 2,3 millions de dollars(en VA), soit 704 € par utilisateur.

TABLEAU 18Coûts totaux (après ajustement en fonction des risques)

Réf. CoûtPériodeinitiale

1reannée

2eannée

3eannée Total

Valeuractuelle

ItrMain-d'œuvre pour lamise en œuvre eninterne

€ 176 000 € 35 200 € 105 600 € 0 € 316 800 € 295 273

Jtr Services professionnels € 156 000 € 54 000 € 156 000 € 0 € 366 000 € 334 017

Ktr Formation € 42 525 € 257 670 € 257 670 € 252 000 € 809 865 € 679 052

Ltr Administration systèmerécurrente

€ 0 € 151 200 € 302 400 € 403 200 € 856 800 € 690 302

Mtr Licences Microsoftsupplémentaires

€ 23 516 € 56 438 € 62 081 € 73 369 € 215 403 € 181 252

Ntr Matériel de fédération € 21 000 € 4 410 € 4 410 € 4 410 € 34 230 € 31 967

Otr Bande passantesupplémentaire

€ 9 900 € 23 760 € 29 040 € 29 040 € 91 740 € 77 318

Coûts totaux € 428 941 € 582 678 € 917 201 € 762 019 € 2 690 838 € 2 289 181


FLEXIBILITÉSelon la méthodologie TEI de Forrester, la flexibilité est un investissement qu’une entreprise réalise en vue d’améliorer sacapacité à réaliser d’autres investissements futurs. Cela donne à une entreprise le « droit » ou la possibilité de s’engagerdans de futures initiatives, sans pourtant qu’elle y soit obligée. Il existe divers cas dans lesquels les entreprises peuventchoisir de mettre en œuvre Office 365 et d’en faire plus tard une autre utilisation bénéfique pour l’entreprise. La flexibilitésera aussi quantifiée lorsqu’elle sera évaluée dans le cadre d’un projet spécifique (décrit de façon plus détaillée dansl’annexe B).

Le passage à Office 365 améliore intrinsèquement la flexibilité des entreprises. Les services informatiques peuventservir les utilisateurs et déployer les fonctionnalités les plus récentes plus rapidement pour améliorer la productivité desemployés. Une entreprise a expliqué :

« Avec Office 365, notre service informatique est désormais plus réactif. Nous pouvons immédiatement fournir unenvironnement de travail à nos nouveaux employés ou nos sous-traitants. La procédure est instantanée. Parexemple, nous venons juste de faire une acquisition. Elle a été annoncée le lundi. Le mardi, les 100 employésavaient accès à leur nouvelle messagerie. »~ Directeur informatique d'un grand prestataire de services informatiques, France

Cette même société a également constaté que la possibilité d'offrir aux utilisateurs externes, notamment aux clients, unaccès à des environnements sécurisés et des outils de collaboration serait très bénéfique pour l'entreprise dans un futurproche.

« Nous envisageons également la migration d'Active Directory vers le cloud. Ainsi, nous pourrons proposerfacilement un accès à des environnements sécurisés et des outils de collaboration aux utilisateurs, mêmesexternes. Cela aura une incidence très positive pour nous et nos clients. »~ Directeur informatique d'un grand prestataire de services informatiques, France

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Une autre entreprise interrogée a décrit en quels termes la société va profiter à l'avenir des investissements continus deMicrosoft dans Office 365, ainsi que dans les solutions cloud connectées associées.

« Nous avons mis en place des projets pilotes pour l'utilisation de Visio, Project Online et CRM Online pourOffice 365. Ces produits sont déjà intégrés à SharePoint, Yammer, Exchange, etc. Par conséquent, nousn'aurons pas à supporter ces coûts d'intégration. Je constate de nombreux avantages dans ces applicationsinterconnectées que Microsoft continue de déplacer vers le cloud. Nous pouvons en profiter parce que nousavons migré vers le cloud. Nous serons en mesure de proposer un éventail de services plus large à un prixraisonnable. »~ Directeur informatique d'une grande entreprise de service public

RISQUES

Forrester définit deux types de risque associés à cette analyse : le « risque de mise en œuvre » et le « risque d’impact ».Le premier est le risque qu’un investissement proposé dans Office 365 puisse dévier des besoins ou des attentes,entraînant des coûts plus élevés que prévu. Le « risque d'impact » se rapporte au risque que les besoins technologiquesou commerciaux de l’entreprise ne soient pas comblés par l’investissement dans Office 365, entraînant des avantagesglobalement plus faibles. Plus l’incertitude est grande, plus la plage de résultats potentiels est étendue en matièred’estimation des coûts et des avantages.

Le Tableau 19 présente les valeurs utilisées pour ajuster les estimations des coûts et des avantages en fonction desrisques et de l’incertitude dans le cas de l’entreprise composite. Les lecteurs sont invités à appliquer leurs propres plagesde risques en fonction de leur degré de confiance dans l'estimation des coûts et des avantages.

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TABLEAU 19Ajustement des avantages et des coûts en fonction des risques

Avantages Ajustement

Infrastructure de stockage et matériel de backend évités 10 %

Licences Microsoft Server évitées 10 %

Réduction de l’effort de mise en œuvre 15 %

Réduction de l'effort lié au support informatique 5 %

Augmentation de la productivité des travailleurs mobiles 15 %

Projets de contrôle et de conformité évités 5 %

Réduction des délais de prise de décision 15 %

Technologies de communication supprimées 5 %

Coûts Ajustement

Main-d'œuvre pour la mise en œuvre en interne 10 %

Services professionnels 20 %

Formation 5 %

Administration système récurrente 5 %

Licences Microsoft supplémentaires 5 %

Matériel de fédération 5 %

Bande passante supplémentaire 10 %


Quantifier les risques de mise en œuvre et d’impact en ajustant directement les estimations financières permet d’obtenirdes évaluations plus pertinentes et une prévision plus précise du RSI. En général, les risques augmentent lesestimations initiales des coûts et réduisent celles des avantages. Les attentes ainsi ajustées sont donc réalistespuisqu’elles ont été établies en fonction des risques.

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Récapitulatif financierLes résultats financiers calculés dans les sections Coûts et Avantages peuvent être utilisés pour déterminer le retour surinvestissement (RSI), le taux de rentabilité interne (TRI), la valeur actuelle nette (VAN) et le délai d’amortissement del’investissement réalisé par l’entreprise composite dans Office 365.

Le Tableau 20 ci-dessous présente les valeurs du RSI, du TRI, de la VAN et de l’amortissement ajustés en fonction desrisques. Nous avons calculé ces chiffres en appliquant les valeurs d’ajustement en fonction des risques indiquées dans letableau 19 de la section Risques aux résultats sans ajustement qui figurent dans la section pertinente ayant trait aux coûtset bénéfices.

TABLEAU 20Flux de trésorerie (après ajustement en fonction des risques)

Périodeinitiale 1re année 2e année 3e année Total

Valeuractuelle

Coûts (€ 428 941) (€ 582 678) (€ 917 201) (€ 762 019) (€ 2 690 838) (€ 2 289 181)

Avantages € 332 691 € 760 986 € 2 312 742 € 3 891 084 € 7 297 503 € 5 859 282

Avantages nets (€ 96 250) € 178 309 € 1 395 540 € 3 129 065 € 4 606 664 € 3 570 101

RSI 156 %

TRI 453 %Délaid’amortissement Sept mois


FIGURE 9Diagramme des flux de trésorerie (après ajustement en fonction des risques)


Microsoft Office 365 : vue d’ensemble

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Les informations suivantes sont fournies par Microsoft. Forrester n’a validé aucune revendication et ne soutient enaucune manière Microsoft ou ses offres.

Office 365 est un service proposé sur abonnement qui regroupe la suite logicielle Office et un ensemble d'applicationssécurisées accessibles dans le cloud qui permettent aux entreprises de communiquer, de collaborer et de gagner enmobilité et en productivité. Les produits sont automatiquement mis à jour et les clients peuvent accéder à un réseaumondial d'experts à tout moment.

Les avantages spécifiques aux fonctionnalités mentionnées sont les suivants :

› Accès à la suite Office depuis n'importe où. Les employés peuvent travailler où ils se trouvent avec leurséquipements habituels. Cette disponibilité améliore la productivité, simplifie la collaboration entre les équipes etpermet aux employés de profiter d'outils flexibles. Pour en savoir plus, suivez ce lien : https://products.office.com/fr-fr/business/enterprise-mobile-productivity.

› Messagerie, collaboration et conférence. Les entreprises peuvent accéder depuis n'importe où à la messagerie,au partage de fichiers et aux réunions en ligne. Pour en savoir plus, suivez ce lien : https://products.office.com/fr-fr/business/enterprise-email-collaboration-conferencing.

› Réseau social d'entreprise. Avec Yammer, le réseau social professionnel intégré à Office 365, les employés peuventcollaborer quels que soient leur département, leur emplacement géographique et leurs applications métier. Pour ensavoir plus, suivez ce lien : https://products.office.com/fr-fr/business/enterprise-social.

› Résultats pertinents. Les employés peuvent accéder à des outils conviviaux qui facilitent la prise de décision, lacréation de rapports personnalisés, la surveillance des indicateurs de performance et l'analyse des données. Pour ensavoir plus, suivez ce lien : https://products.office.com/fr-fr/business/enterprise-personal-insights.

› Productivité des ventes. Les ventes doivent s'adapter rapidement. L'association de Microsoft Dynamics CRM Online,Office 365 et Power BI augmente la productivité des ventes en favorisant la communication et la collaboration. Pour ensavoir plus, suivez ce lien : http://www.microsoft.com/fr-ca/dynamics/crm-purchase-online.aspx.

Pour en savoir plus sur Office 365, veuillez consulter le site suivant : office.com/business. Il comprend :

› Toutes les informations nécessaires sur les produits et les outils professionnels, la gestion de la documentation, lasécurité et leurs avantages.

› Des témoignages de clients.

› Toutes les offres disponibles.

› Des ressources relatives à la mise en œuvre des projets et à la gestion des transformations.

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Annexe A : Description de l’entreprise compositeEn s'appuyant sur les entretiens réalisés auprès de six grandes entreprises clientes dont trois sociétés françaises, ainsique sur un sondage effectué auprès de 60 clients professionnels supplémentaires (basés en Amérique du nord et auRoyaume Uni) qui utilisent actuellement Office 365, Forrester a conçu une entreprise composite qui englobe lescaractéristiques mentionnées lors des entretiens. Notre équipe a ensuite créé un cadre financier TEI et effectué uneanalyse du RSI associé à cette entreprise composite. En croisant les conclusions des entretiens auprès des clients et endressant le portrait d'une entreprise composite qui profite du remplacement de sa version sur site Office 2010 par Office365 et du déploiement de cette nouvelle solution, cette enquête Forrester illustre l'impact financier de l'utilisation deMicrosoft Office 365 pour une entreprise cliente type.

Cette entreprise composite représente un grand fabricant français basé en France. Ce dernier fabrique, distribue et venddes équipements destinés à différents secteurs. En dehors de la France, la société est implantée en Allemagne, en Italieet en Espagne. Elle emploie 6 000 personnes au total : 2 500 utilisateurs intensifs de technologies de communication etde collaboration et 3 500 employés intervenant dans la fabrication, l'entreposage et le transport.

Les 2 500 utilisateurs intensifs de technologies de communication et de collaboration sont répartis dans huit bureaux enFrance, en Allemagne, en Italie et en Espagne. Sur ces 2 500 employés, 300 font partie des équipes de ventes et deconseil. A ce titre, ils sont en déplacement la majeure partie du temps. Tous utilisateurs de cette enquête ont migré versOffice 365. Vous trouverez ci-dessous une synthèse des déploiements précédent et actuel de Microsoft. Le Tableau 21montre les composants Office 365 utilisés par l'entreprise composite, leur date d'ajout et les éléments qu'ils remplacent.

TABLEAU 21Composants de la solution retenue par l'entreprise composite

Composant Office 365 Date d'ajout Élément remplacéOffice 365 ProPlus (cloud) Phase 1 (période initiale) Office 2010 ProPlus (client local)

Exchange Online Phase 1 (période initiale) Exchange 2010 (sur site)

SharePoint Online Phase 3 (deuxième année) SharePoint 2010 (sur site)

Skype Entreprise Phase 2 (première année) Aucun

Yammer Phase 2 (première année) Aucun

OneDrive Phase 1 (période initiale) Aucun


L'entreprise composite a décidé qu'il était temps de mettre à niveau les versions 2010 d'Exchange, SharePoint et OfficeProPlus pour profiter de nouvelles fonctionnalités. Elle a également décidé que l'ajout de Skype Entreprise lui seraitbénéfique. Par rapport à un déploiement sur site classique, la société voyait en Office 365 un moyen de réduire le coûttotal de possession, de convertir la plupart des dépenses d'investissement en dépenses de fonctionnement etd'améliorer la productivité et la collaboration des utilisateurs. En définitive, l'entreprise a opté pour un déploiementd'Office 365. L'étude s'intéresse aux avantages obtenus par cette entreprise composite en comparaison à undéploiement sur site équivalent.

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Annexe B : Présentation de l’impact économique total(Total Economic Impact™)Total Economic Impact est une méthodologie conçue par Forrester Research dans le but d’aider les entreprises àaméliorer leurs processus décisionnels en matière de technologie. Elle aide les fournisseurs à formuler la proposition devaleur des produits et des services qu’ils offrent à leurs clients. Grâce à cette méthodologie, les entreprises peuventdémontrer et justifier la valeur tangible des initiatives informatiques aux membres de la direction et aux autres partiesprenantes clés.

La méthodologie TEI est constituée de 4 composantes permettant d’évaluer la valeur d’un investissement : lesavantages, les coûts, la flexibilité et les risques.

AVANTAGES

Les avantages représentent la valeur qu’offre le produit ou le projet à l’entité cliente (service informatique et/ou unitésopérationnelles). Souvent, les arguments visant à justifier l’investissement dans un produit ou un projet mettent l’accentsur la réduction des coûts informatiques, laissant pratiquement de côté l’analyse des avantages dont pourrait bénéficierl’entreprise. La méthodologie TEI et le modèle financier qui en découle accordent la même importance aux avantages etaux coûts, permettant un examen complet des effets de la technologie à l’échelle de l’entreprise. L’estimation desavantages nécessite d’instaurer un dialogue clair avec l’entité cliente, afin de mesurer la valeur créée. De plus, une foisle projet terminé, Forrester exige une reddition de compte claire entre l’évaluation et la justification de l’estimation desavantages. Forrester s’assure ainsi des fondements de l’estimation des avantages.

COÛTS

Les coûts représentent l’investissement nécessaire pour bénéficier des avantages offerts par le projet. Il est possible quele service informatique et les unités opérationnelles de l’entreprise aient à assumer des coûts indirects de main-d’œuvre,de sous-traitance ou de matériel. Les coûts tiennent compte de toutes les dépenses et de tous les investissementsrequis pour tirer profit du produit, en plus des coûts différentiels dus à la migration de l’environnement existant et descoûts permanents liés au produit. Tous les coûts doivent être associés aux avantages générés.

FLEXIBILITÉ

Dans la méthodologie TEI, les avantages directs ne représentent qu’une partie de la valeur de l’investissement. Bien queces avantages soient normalement utilisés comme argument principal pour justifier un projet, Forrester pense que lesentreprises devraient également être en mesure de quantifier la valeur stratégique de leurs investissements. La flexibilitéreprésente les avantages dont l’entreprise pourra bénéficier à partir d’investissements supplémentaires venus compléterl’investissement initial. Par exemple, un investissement dédié à la mise à niveau d’une suite bureautique à l’échelle del’entreprise peut contribuer à la réduction des coûts de licence et à la normalisation (de façon à accroître l’efficacité). Unefonctionnalité intégrée de collaboration permettrait cependant d’augmenter encore davantage la productivité desemployés. Valoriser pleinement cette fonctionnalité implique un investissement supplémentaire dans la formation.Cependant, cette possibilité a une valeur actuelle qui peut être estimée, et c’est la fonction de l’élément « flexibilité » dela méthode TEI.

RISQUES

Les risques permettent de mesurer le niveau d’incertitude inhérent à l’estimation des avantages et des coûts del’investissement. Le niveau d’incertitude est évalué selon 2 facteurs : 1) la probabilité que l’estimation des coûts et desbénéfices sera exacte et 2) la probabilité que l’estimation pourra être mesurée et suivie au fil du temps. Les facteurs derisque de la méthode TEI dépendent d’une fonction de densité de probabilité connue sous le nom de « répartitiontriangulaire », appliquée aux valeurs saisies. Au moins trois valeurs sont calculées pour estimer le facteur de risqueassocié à chaque coût et à chaque avantage.

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Annexe C : GlossaireTaux d’actualisation : taux d’intérêt utilisé dans le cadre de l’analyse des flux de trésorerie, pour prendre en comptela valeur temporelle de l’argent. Les entreprises déterminent leur propre taux en fonction de leur secteur d’activité et deleur environnement d’investissement. Pour la présente analyse, Forrester se base sur un taux d’actualisation annuel de10 %. Les entreprises utilisent généralement un taux d’actualisation situé entre 8 % et 16 %, selon leur environnementactuel. Nous recommandons fortement au lecteur de consulter son entreprise pour déterminer le taux approprié à sonenvironnement.

Valeur actuelle nette (VAN) : valeur actuelle des futurs flux nets de trésorerie (actualisés) selon un taux d’intérêt donné(le taux d’actualisation). Une VAN positive pour un projet indique normalement que l’investissement est souhaitable, àmoins que d’autres projets soient associés à une VAN plus élevée.

Valeur actuelle (VA) : valeur actuelle (actualisée) des estimations des coûts et des avantages, calculée selon un tauxd’intérêt donné (le taux d’actualisation). La VA des coûts et des avantages s’inscrit dans la VAN des flux de trésorerie.

Délai d’amortissement : point d’équilibre d’un investissement. Moment à partir duquel la valeur nette des avantages(avantages auxquels sont soustraits les coûts) équivaut à celle de l’investissement ou des coûts initiaux.

Retour sur investissement (RSI) : mesure, en pourcentage, du rendement prévu d’un projet. On obtient le RSI endivisant la valeur nette des avantages (avantages auxquels on soustrait les coûts) par les coûts.

Taux de rentabilité interne (TRI) : taux d'intérêt qui va transformer une série de flux de trésorerie (positifs et négatifs)en une valeur actuelle nette de zéro.

REMARQUE AU SUJET DES TABLEAUX SUR LES FLUX DE TRÉSORERIEVeuillez noter que, dans les tableaux sur les flux de trésorerie utilisés dans cette étude (voir l’exemple de tableau ci-dessous), la colonne consacrée à l’investissement initial présente les coûts au début de la première année. Ces coûts nesont pas actualisés. Tous les autres flux de trésorerie de la première à la troisième année sont actualisés à la fin del’année, en fonction du taux d’actualisation indiqué dans la section Hypothèses du cadre. La valeur actuelle (VA) estcalculée pour chaque estimation totale des coûts et des avantages. La valeur actuelle nette (VAN) n’est calculée quedans les tableaux récapitulatifs. Elle équivaut à la somme des investissements initiaux et des flux de trésorerie actualisésde chaque année.Certaines valeurs ayant été arrondies, il se peut que les sommes et les calculs de valeur actuelle indiqués dans lestableaux Avantages totaux, Coûts totaux et Flux de trésorerie ne correspondent pas exactement.

TABLEAU [EXEMPLE]Exemple de tableau

Réf. Critère Calcul 1re année 2e année 3e année


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Annexe D : Notes

1 Veuillez noter qu'à ce jour, Office 365 comprend également de nouveaux produits tels que Skype Entreprise, Delve ouVidéo. Toutefois, lors des entretiens, ces produits ne faisaient pas partie d'Office 365. Par conséquent, leur impactéconomique potentiel n'a pas été pris en compte dans cette étude de cas. Pour un aperçu plus détaillé de MicrosoftOffice 365, veuillez consulter la page 36.

2 Pour plus d'informations sur l'entreprise composite, reportez-vous à l'Annexe A.3 Forrester ajuste les valeurs du récapitulatif financier en fonction des risques pour tenir compte de l’incertitudepotentielle des estimations des coûts et des bénéfices. Pour en savoir plus, consultez la section Risques.4 Vous y trouverez une analyse plus détaillée de l'impact financier de Skype Entreprise. Source : Rapport « Étude TotalEconomic Impact™ de Microsoft Lync 2013 » de Forrester Consulting préparé pour Microsoft, février 2014.

Étude total economic impact™ de microsoft office...

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