Étude les intranets du secteur public · sharepoint (microsoi) wordpress jcms jalios drupal jumla...

Une étude réalisée par Cap’Com et copilotée avec Didier Rigaud, maître de conférences à l’Université Bordeaux Montaigne

ÉtudeLes intranets du secteur public

Étude Cap’Com 2017 : les Intranets du secteur public

Depuisunedizained’années,lesgrandescollec4vitéslocales-quiregroupentsouventplusieursmilliersd’agents-sesontdotéesd’unintranet.Perçuàl’originecommeunmoyendecommunica4onetcommeunebasedocumentaireinterne,l’ou4lévolueverslesprocéduresonlineetl’espacedetravailcollec4f.Cetétude,conduiteenjanvier2017auprèsde250organismespublicsetcollec4vitéslocalesreprésenta4vesdesquelque2500grandescollec4vités,dressel’étatdeslieuxetrendcomptedeceJeévolu4on.

Les intranets du secteur public : à l’aube d’une importante transformation

SocialCollaboratif

Information

§  Actualité, documentation, moteur de recherche, services pratiques…

§  Co-édition, Agenda partagé, Wiki, Blog, Forum …

§  Réseau social, like, commentaires,…

Bureau virtuel

Étude Cap’Com 2017 : les intranets du secteur public

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Étude Les intranets du secteur publicSommaire:I–Quelleestlaplacedel’intranetpourlescollec6vitésetorganismespublics?II–Quelssontlescontenusdisponiblessurlesintranetspublics?III-Commentsontalimentéslescontenusdesintranetspublics?IV-Quelssontlesusagesdesintranetspublics?


3

I – Quelle est la place de l’intranet dans le secteur public ?

§  Lesintranetssedéveloppentdanstouteslesgrandescollec6vitésetorganismespublics

§  Créésilyasouventprèsde10ans,ilsabordentunepérioded’importantesrefontes

§  Ilssontdeplusenplussouventconfiésàlacommunica6oninterne

§  Ilssontdevenusunou6lcentraldanslesstratégiesdecommunica6oninterne


Disposezvousd’unintranet?

Le quart des organismes ayant répondu ne dispose pas d’un intranet

Oui75%

Non25%

Base:248répondantsàl’enquête


5

Pour les organismes n’ayant pas d’intranet, le premier frein est le manque de moyens humains et financiersPourquellesraisonsprincipalesvotreorganismenedisposepasd’unintranet?

9%

9%

11%

18%

30%

Manqued'intérêtdelaDG

Pasdeservicecominterne

Pe6tetailledel'organisme

Manquedetemps

Manquedemoyens

Base:40répondantsn’ayantpasd’intranet


6

3/4 des organismes n’ayant pas encore d’intranet prévoient d’en créer un prochainementEnvisagez-vousdecréerunintranetdanslesprochainesannées?

Base:40répondantsn’ayantpasd’intranet

OUI76%

NON24%


7

Pour les organismes ayant un intranet, l’outil est indispensable dans les stratégies de com interneQuelleestlaplacedel’intranetdansvotredisposi=fdecommunica=oninterne?

70%

25%

5%

C'estunou6lcentraldontonnepeutsepasser

C'estunou6lcomplémentairedetouslesautres

L'intranetn'estpasindispensable

Base:248répondantsàl’enquête


8

50% des intranets ont plus de 10 ans et ont souvent été conçus à l’origine par les DSIDepuisquanddisposez-vousd’unintranet?

Dixansetplus53%4à9ans

33%

1à3ans10%

Moinsd'unan4%

Base:208répondantsayantunintranet


9

•  50%desintranetsontétérefondusaucoursdestroisdernièresannées

•  29%desintranetsontconnuunerefontedepuisunan


Les intranets connaissent depuis trois ans d’importantes refontes


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Aujourd’hui, c’est la com interne qui est le principal service gestionnaire de l’intranetQuel(le)direc=onouserviceestprincipalementresponsabledelages=ondel’intranet?

Communica6oninterne60%

Communica6onexterne8%

DG3%

DRH2%

DSI13%

Autre14%



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69% des intranets mobilisent moins d’un agent au sein des équipes restreintes de communication interneQuellechargedetravailreprésentel’administra=ondel’intranet(horsrefonte)enéquivalenttemps-plein(ETP)?

Moinsde0,5ETP37%

Entre0,5et1ETP32%

Entre1et2ETP14%

Plusde2ETP5%

Sansréponse12%



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•  «Notreintranetn’avaitpasévoluédepuis14ans,nousavionsdesdifficultésdemiseàjourcarlaplateformetechniquechoisieparlaDSIn’étaitplusadaptée».

•  «Développéeninterneen2004,notreintranetétaitdevenuconfus,ilétaitdifficiled’ytrouverl’informa=on».

•  «LeprojetderefonteaétéportéparlaDGSquienafaitl’annonceauxvœux».

•  «Ilyaunchefdeprojettechnique,unchefdeprojetcominterne,uncomitédepilotageetnoussommesaccompagnésparleservicejuridique».

•  «C’estuneini=a=vedelacominternequiapilotéleprojetavecl’appuidelaDSI,avecquionadéveloppédesou=lscollabora=fs.»

Verbatims : les raisons d’une refonteÉtude Cap’Com 2017 : les intranets du secteur public

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FOCUS Les noms des intranets publicsè Noms«techniques»issusduvocabulairedel’universduwebIntralien,Intracom,Intragglo,l’Intr@,equip’web,pl@net,@nous,pl@nerMSA,e-acteursèNomsintégrantceluidelacollec6vitéFinisnet,Aintranet,Paupyrenet,Intranaude,Intralille,Aulnet,Intr@Combsè LesacronymesSPIServicedePartagedel’Informa4on,LEOLieud’Echangeetd’Organisa4on,

IDEAIntranetdesAgentsèLesnomssimilairesàceuxdespublica6onsinternesTraitd’Union,Acteurs,Synergie,leKiosque,Coulisses,EspaceagentèLesnomscourtscommeunsurnometoriginauxTilt,Iris,Yris,D’clic,Diva,Eole,Maia,Prismo,Fileo,Pedro,Zig-Zag,Octopus,Oasis,Totem


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II – Quels sont les contenus disponibles sur les intranets publics

§  Lesintranetsrestentprincipalementdesou6lsd’informa6onetdedocumenta6on,loind’êtredesréseauxsociauxinternes

§  Ilsu6lisentunegrandediversitédetechnologiesnumériquesmaisfontencorepeudeplaceàl’audiovisuel

§  Desespacessontdeplusenplussouventouvertsàdesgroupesd’u6lisateursspécifiques


Les intranets ont plutôt une fonction d’information et de documentation...Quelle(s)fonc=on(s)l’intranetremplit-il?(réponsesmul=ples)

100%

67%

59%

12%

Miseàdisposi6ond'informa6onetdedocuments

Réalisa6ondedémarches,congés,réserva6ons,…

Miseàdisposi6ond'ou6lscollabora6fs

RéseauSociald'Entreprise



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Encore peu d’outils collaboratifs sont disponibles sur les intranets

Lesautresou6lscités:Messagerieinstantanée,webconférence,micro-blogging,radiointerne,FAQ,…


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97% InfosRH 93% Actualitésdelacollec6vité92% Annuaireinterne 91% Organigramme85% Modèlesdedocuments 71% Téléprocédures70% Journalinterne 61% Docdetravailpartagés59% Actesduconseil 59% Associa4ondupersonnel44% Trombinoscopedesélus 43% Expressionsyndicale42% Menusdurestaurant 6% Editooumessaged’unélu

Les intranets montrent une grande diversité d’informations disponibles


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Encore 40% des intranets ne disposent pas d’espaces réservés à des groupes d’utilisateurs

OUI

NON

Disposez-voussurvotreintranetd’unouplusieursespacesréservésàcertainsgroupesd’u=lisateurs?


19

13%$

24%$

49%$

49%$

58%$

Autre$

Les$élus$

Des$communautés$par$projets$

L'encadrement$

Certains$services$

Lorsqu’ils existent, à qui sont dédiés les espaces utilisateurs au sein des intranets ?

Certainsservices

L’encadrement

Descommunautésparprojets

Lesélus

Autre


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Lessyndicatsdisposent-ilsd’unespaced’expressiondédié?

Moins d’un syndicat sur deux s’exprime sur les intranets

Non90%

Oui10%

L’expressionsyndicaledanslapresseinternedescollec6vitéslocales(étudeCap’Com–DidierRigaud2016)Oui

46%

Non54%



21

Les intranets présentent essentiellementdes supports écrits et illustrésQuelstypesdeformatssontdisponiblessurl’intranet?


Beaucoup90%

Unpeu10%

Lessupportsécrits Aucun4%

Unpeu45%

Beaucoup51%

L'iconographie

Unpeu63%

Aucunes31%

Beaucoup6%

Lesvidéos

Aucuns83%

Unpeu14%

Beaucoup3%

Lesdocumentsaudios


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Les intranets ont été développés sur une grande diversité de supports techniquesCommentl’intranetat-ilétédéveloppé?

48%

26%

16%

10%

Ou6ldéveloppésurCMS

Ou6lclefenmainconfigurépourl'organisme

Systèmed'informa6oncomplexecomportantplusieursou6ls

Unextranet



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Une grande diversité de logiciels

Et aussi :Group Wave, Nuxeo, Dreamweaver, Google Apps, Lotus Notes, Spip, CMS Eolos, Modalin, Kportal, E-Majine, Zope CPS,Open Info Live, Infoglue, Mysql, ASP + PHP, Exo Platform, Active Portail, Ovidentia, Isotool OCS, EZ Publish, Jahia et Alfredo, Interligo, Own Cloud, …

Surquellogiciela-t-ilétédéveloppé?

19%

9%

8%

8%

7%

6%

3%

2%

1%

Sharepoint(Microsoi)

Wordpress

JCMSJalios

Drupal

Jumla

Typo3

Développementeninterne

Ametys

Liferay



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Les intranets sont de plus en plus souvent conçus pour une lecture mobileL’intranetest-iladaptépouruneu=lisa=onsurtableWeet/ousmartphone?

Non66%

Oui34%



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•  «Nousavonsconduitenamontunimportanttravailderecueildesbesoinsavecdesfocusgroupes.Puisnousavonsélaboréunportailidéalquinousapermisdedéfinirlecahierdeschargesetd’animerledialoguecompé==fensuite».

•  «Lesateliersspécifiquesaveclesserviceslesplusstratégiques-quiproduisent90%ducontenu-nousontpermisdeconstruirelecahierdescharges».

•  «Onestpar=del’existantenproposantuneanalysecri=quedel’intranetencours.Puisonamenéuntravailengroupe,letoutréaliséen=èrementeninterne».

•  «L’équipeprojetapassébeaucoupdetempsencommun.Maisaprèsavoirlancél’intranet,onaarrêtétrèsvitedesevoir,ilfautconserverladynamiqueaprès».

Verbatims La méthode employéeÉtude Cap’Com 2017 : les intranets du secteur public

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Verbatims Les difficultés rencontrées

•  «Nousavonsreculésurlamiseenplaced’unRSE.Caviendraplustard,onseconcentresurlawebTVetlejournalradio».

•  «Rendrel’intranetaccessibleàtousétaittropcheràcauseducoûtannueldeslicences».

•  Nousn’avonspaspurefondrel’annuaire:nousn’enn’avionspaslesmoyens,notammenthumains».

•  «L’interopérabilitéaveclesystèmeRH,notammentpourconnecterl’organigrammedynamiqueaveclesfichesagents,aétéunproblèmecomplexe».

•  «Nousavonsrencontrédesproblèmesdeges=ondelavidéo,trèsconsommatricederessourcessurlesserveurs».


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III – Comment sont alimentés les contenus des intranets publics

§  Comitéderédac6onoucontributeurs?Plusieurssolu6onsexistent

§  L’anima6ond’unréseaudecontributeursresteunedifficulté

§  Remontéed’informa6onetpar6cipa6onàlarédac6onsontindissociables

§  Lavalida6ondescontenusestsouventassuréeparlacominterne


Les intranets : des contenus validés par la com interne, bien davantage que pour le bulletin interne

3%

3,50%

6%

9%

13%

23%

61%

Pasdevalida6on

LewebmasteroulaDSI

Élusoucabinet

Communica6onexterne

Direc6ondesressourceshumaines

DGS/Direc6ongénérale

Communica6oninterne

Quivalidelescontenusdel’intranet?


29

Seul 1/3 des répondants dispose d’un comité de rédactionExiste-t-iluncomitéderédac=onouéditorialdédiéàl’Intranet?

NON

OUI


30

La communication interne est majoritairementReprésentée dans les comités de rédaction

Quicomposelecomitéderédac=onoulecomitééditorial?


31

Plus de 2/3 des répondants disposent d’un réseau de contributeursDisposez-vousd’unréseaudecontributeurs?

Oui77%

Non23%


32

Remontée d’information et rédaction sont indissociablesQuelestlerôledevotreréseaudecontributeurs?

Rédac6onuniquement

10%

Remontéed'informa6onuniquement

26%Remontée

d'informa6onetrédac6on

64%


33

Les contributeurs sont accompagnés plutôt via de la formation


34

Les contributeurs ne se réunissent pas systématiquementLescontributeurssont-ilsréuniscollec=vement?

Non73%

Oui27%


35

Les réunions de contributeurs sont peu fréquentesÀquellefréquenceestréunitvotreréseaudecontributeurs?

1à2foisparan59%

Aumoins1foispartrimestre

41%


36

IV – Quels sont les usages des intranets publics

§  Uneévalua6ondesusagesencorepeufréquente§  Desfreinsaudéveloppementdelafréquenta6ondusà

l’obsolescencedecertainestechniques

§  Desleviersàiden6fierpourdévelopperlesusages


Des dispositifs d’évaluation pas encore systématiquesAvez-vousdéjàévaluéaumoinsunefoisvotreintranetdurantles3dernièresannées?

Une observation quasi identique aux dispositifs d’évaluation des journaux internes(Étude 2016 sur la presse interne des collectivités locales)

Oui52%

Non48%



38

L’évaluation se fait majoritairement par voie d’enquêtesQuelleméthodeavez-vousu=liséepourévaluervotreintranet?

12%

47%

71%

Uneétuderéaliséeparunprestataire

Desou4lssta4s4ques

Uneenquêteet/oudesentre4ens



39

72% des répondants jugent que l’usage de leur intranet ne progresse pasSelonvous,quelleestladynamiqued’usagedel’intranetauseindevotreorganisme?



40

Les freins à l’usage de l’intranet

QuellessontlesraisonsdeceWedynamique?

•  L’obsolescence, le design ou la technologie sont dépassés

•  Des mises à jour trop espacées, des contenus statiques

•  Des problèmes d’accessibilité

•  Le désintérêt des services, de l’encadrement, des agents et de la direction générale

•  Le manque de temps


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Les leviers favorisant l’usage de l’intranetQuellessontlesraisonsdeceWedynamique?

•  Un outil qui offre de véritables services, des informations

pertinentes et fréquemment mises à jour

•  La communication pour la promotion de l’intranet, une newsletter

•  L’accès à l’intranet dès l’ouverture de l’ordinateur

•  L’accessibilité croissante des agents au réseau informatique

•  Le renforcement de la communication interne et des moyens


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Verbatims Encourager les usages

•  «Lepluscompliqué,maislepluspassionnant,c’estd’encouragerlesagentsàu=liserl’ou=lets’approprierlesnouvellesfonc=onnalitéscollabora=ves».

•  «Dèsledébut,ilfautbienréfléchiràl’arborescence,sinonenrencontredevraisfreins».

•  «Ilafalluuntempspourquelesagentss’approprientl’organigrammedynamiqueetlesespacescollabora=fs.Maisl’u=lisa=onexploseaprèsquelquessemaines».

•  «Personneneretrouvaitlescontenusdanslanouvelleversion,lesagentsétaientunpeuperdus:ilyaunproblèmed’habitude».

•  «Ilfautaussipenseràceuxquin’ontpasaccèsàl’informa=que».


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Les intranets du secteur public

Analysescomplémentairessurlesitewww.cap-com.org

Étudeprésentéedanslecadredes10eRencontresdelacommunica4oninternequisesonttenuesle20et21mars2017àParis.LesrésultatssontdébaJuslorsduForumdelacommunica4onpubliqueduHavre-Normandie5-7décembre2017)

L’associa4onfédère,animeetreprésenteleréseaudes25000professionnelsdelacommunica4onpubliqueetterritoriale

etcontribue,depuis1988,àlareconnaissanceetàl'étudedelaprofession.


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