Ministère de l’emploi, de la cohésion sociale et du logementMinistère de la santé et des solidarités

DIRECTION GENERALE DE L’ACTION SOCIALE

Document de travail

MANUEL DE L’EXPERIMENTATEUR

(version du 18/09/07)

N.B.Les lecteurs de ce manuel sont invités à adresser à dgas-dofin@sante.gouv.fr toutes les questions, observations et suggestions qui permettront de l’améliorer et d’en faire un outil de travail adapté aux besoins de chacun de ses utilisateurs.

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Sommaire

Page

Préface 3

Chapitre I - Présentation générale 5

Chapitre II - L’organisme et ses établissements 12

Chapitre III - Le menu utilisateur 18

Chapitre IV - Informations par activité 19

Chapitre V – Dépenses de personnel et synthèse financière 25

Chapitre VI – La décision de tarification 29

Chapitre VII – Utilisation de Dofin dans la procédure budgétaire 33

Chapitre VIII - Base de données nationale partagée 35

Chapitre IX – Vers une dématérialisation complète du dossier de financement 36

Annexes

1 – Architecture du dossier de financement 39

2 – Note méthodologique sur les salaires 40

3 – Calcul des évolutions de la masse salariale 45

4 – Synthèse des fiches d’évaluation des formations départementales 57

5 – Bibliographie 58

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PREFACE

Un outil de gestion pour le secteur social et médico-social

La loi du 2 janvier 2002 rénovant l’action sociale et médico-sociale et son décret d’application du 22 octobre 2003 complété par les décrets du 7 avril, 23 et 31 mai 2006 sont à l’origine d’un grand effort de modernisation de la gestion qui mobilise tous les acteurs du secteur social et médico-social, les organismes et les établissements comme les services de l’Etat et ceux des conseils généraux. Les maîtres-mots en sont transparence, responsabilisation, contractualisation, optimisation financière, simplification.

L’amélioration du dossier de financement en constitue une étape importante. En effet, sans toucher en rien aux règles de financement propres à chacune des activités, elle permettra à tous les acteurs de disposer d’un outil commun de pilotage, polyvalent, précis, efficace parce que conçu avec les utilisateurs. Adapté à la contractualisation et la coopération, cet outil répond en outre à une nécessité soulignée par plusieurs rapports de la Cour des Comptes et des services d’inspection. Il permettra également d’améliorer la discussion budgétaire en la centrant davantage sur le couple moyens – résultats et en introduisant le principe de « justification au premier euro » qui consiste en une analyse de la dépense globale, comme le fait désormais l’Etat dans le cadre de la LOLF.

Cela permet aussi de mettre en œuvre les simplifications et l’allègement de la charge de travail que demandent depuis longtemps les utilisateurs, organismes gestionnaires comme tarificateurs. Ainsi, la remontée de la discussion budgétaire au niveau des organismes gestionnaires divisera par 10 le nombre des documents à produire et traiter chaque année. L’intégration dans Dofin de tous les indicateurs fixés par arrêté (art. R 314-28 du CASF) permettra de supprimer leur procédure actuelle de traitement. La dématérialisation du dossier et la création d’une base de données nationale partagée limiteront le travail des gestionnaires à la seule saisie des données nouvelles ; cette base de données ouvrira en outre des possibilités d’analyse, de comparaison et de simulation d’une rigueur et d’un niveau de détail inaccessibles aujourd’hui.

Ces enjeux de simplification, d’allégement et d’amélioration qualitative de la discussion budgétaire exigent naturellement un effort d’investissement initial pour toutes les parties prenantes : travail d’appropriation du nouvel outil, éventuellement adaptation de l’organisation et des outils de gestion, notamment dans les organismes qui regroupent plusieurs activités. Pour n’oublier aucune des nombreuses facettes de la question, il fallait avancer pas à pas. C’est pourquoi, après les tests réalisés en 2005 sur la transposition de « l’outil CIASSP » au secteur social, l’année 2006 a été uniquement consacrée à la conception du futur dossier dématérialisé, au sein de 4 groupes régionaux d’utilisateurs, gestionnaires et tarificateurs réunis. Tous leurs membres doivent être chaleureusement remerciés pour leur contribution. Sans eux, il n’aurait pas été possible d’identifier les besoins et les écueils. Et, s’il n’a pas été possible de retenir toutes les suggestions, l’intensité des échanges a permis à

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chacun de se faire entendre, en vue d’un compromis final acceptable par tous dont témoigne la synthèse des fiches d’évaluation jointe en annexe 5.

L’année 2007 représente une nouvelle étape, avec le passage à l’expérimentation en vraie grandeur du futur dossier de financement dématérialisé dans une centaine d’organismes volontaires sélectionnés d’un commun accord par les DDASS et les conseils généraux. Les expérimentateurs utilisent à partir un prototype sous Excel, en préfiguration de la version définitive dématérialisée qui intégrera au mieux leurs observations et sera livrée à compter de 2008. En appui du travail qu’implique leur rôle de « cobayes », ils bénéficieront d’une formation et d’une assistance personnalisée de la part des responsables du projet à la DGAS, d’une compensation financière et des allègements de procédure associés au nouveau dossier.

En raison notamment des limites d’Excel, le prototype 2007 ne comporte pas toutes les fonctionnalités du système définitif ; ainsi, il ne permet pas d’inclure dans l’expérimentation les organismes dont les établissements sont implantés dans des départements différents. Cependant, il préfigure la version de 2008, dont les principes reprendront à l’identique ceux du prototype 2007, en y ajoutant une ergonomie très améliorée, des fonctionnalités supplémentaires (par exemple pour le traitement des organismes nationaux) et le couplage avec la base de données, ainsi que la prise en compte des améliorations dont l’expérimentation de 2007 aura fait apparaître la nécessité.

Cependant, l’utilisation de la version 2008 ne sera pas suffisante pour permettre d’envisager la généralisation de Dofin dès 2008. Comme c’est le cas depuis le début de l’opération, la passage à une nouvelle étape ne se fera qu’au vu des résultats de l’étape précédente ; en tout état de cause, la généralisation complète de Dofin n’est pas envisageable avant 2009 ou même 2010.

Le présent manuel est destiné à tous ceux, gestionnaires, tarificateurs, mais aussi instances nationales, qui participeront à la phase 2007 de l’expérimentation. Il vise à répondre à toutes les questions que les utilisateurs pourraient se poser au fur et à mesure qu’ils entreront dans le dossier. Un tel résultat ne sera évidemment pas atteint d’emblée ; c’est pourquoi le texte – dont les derniers chapitres restent à rédiger sur la base d’un travail spécifique avec les tarificateurs et les futurs utilisateurs de la base de données - sera publié sur internet et mis à jour au fur et à mesure des remarques et des suggestions de chacun.

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CHAPITRE I

PRESENTATION GENERALE

1 – Champ d’application

Le champ d’application de Dofin est, comme pour le dossier de financement actuel, celui de l’article R 314-1 du CASF, c'est-à-dire :

- les établissements et services sociaux et médico-sociaux énumérés au I de l’article L 312-1 du CASF, à l’exception des foyers de jeunes travailleurs mentionnés au 10° et des établissements ou services gérés en régie directe par une administration de l’Etat,

- les établissements de santé relevant du 2° de l’article L 6111-2 du CSP.

Pour faciliter la lecture, on se limitera dans la suite du texte au seul terme « établissement » pour désigner l’ensemble des établissements et services visés par l’art. R. 314-1.

2 – Modifications de présentation et de procédure

Par rapport au dossier de financement actuel, trois points sont  modifiés dans la présentation des données :

- au lieu d’être fournies établissement par établissement, les informations sont fournies par sous-ensembles d’activités homogènes au sein de chaque organisme ; cela permettra aux gestionnaires d’optimiser eux-mêmes la répartition des crédits entre plusieurs établissements ayant la même activité1, le tarificateur conservant, pour sa part et en vertu du droit de suite, la possibilité de demander au niveau de l’établissement toute information complémentaire utile pour apprécier le budget global de l’activité ;

- la collecte des informations relatives aux « indicateurs » des articles R. 314-28 et suivants du CASF est rattachée au dossier de financement. Cela permettra d’automatiser complètement leur production et leur publication dans le cadre de Dofin ;

- le calcul de la masse salariale et des dépenses de personnel s’effectue selon la méthode développée par la Commission interministérielle d’audit salarial du secteur public (CIASSP). C’est la seule modification de fond que comporte Dofin, le reste ne consistant qu’en une

1 Même si, formellement, l’application de la réglementation impose une présentation du financement individualisée par établissement

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DOSSIER DE FINANCEMENT ET COMPTES CERTIFIES

Le budget d’un établissement du secteur social et médico-social est « l’acte par lequel sont prévus ses charges et ses produits annuels » (art. R. 314-7 du CASF). Sa présentation est soumise aux règles de forme et de procédure énoncées aux articles R. 314-14 à R. 314-21.

« Les recettes et dépenses prévisionnelles sont autorisées (…) au niveau des groupes fonctionnels » par l’autorité de tarification, qui calcule ensuite le tarif qui en découle (art. R. 314-34). Les crédits initialement proposés par l’établissement peuvent faire l’objet de modifications motivées, par exemple en cas de sous-évaluation des recettes ou de dépenses injustifiées (art.R. 314-22 et 23). D’autre part, le calcul du tarif ne prend pas en compte les charges mentionnées aux art. R. 314-26 et 27 ainsi qu’un certain nombre d’autres charges (les provisions pour congés payés par exemple).qui avaient, pour cette raison, été disjointes de la liste des comptes du dossier de financement

Lorsque le montant de la tarification est arrêté, les recettes et les dépenses autorisées sont retracées dans un « budget exécutoire », que l’établissement communique pour information à l’autorité de tarification (art. R. 314-37). Ce budget peut être modifié en cours d’année en fonction des aléas de l’exécution dans les conditions définies par les articles R. 314-44 à 47.

A la clôture de l’exercice, il est établi un « compte administratif » qui présente notamment le bilan et le compte de résultat de l’exercice (art. R. 314-49).

Dofin n’apporte à ces dispositions aucune modification autre que la remontée du dossier de financement et de la décision de tarification au niveau de l’organisme gestionnaire ; il comporte la ventilation des informations selon les activités indispensable pour que les règles de calcul des tarifs s’appliquent exactement comme aujourd’hui. Mais, outre l’allègement de la charge de travail résultant de la réduction du nombre des dossiers, il simplifie la tâche des gestionnaires et des éditeurs de logiciels en procédant à une double harmonisation des nomenclatures :

- la nomenclature des comptes de Dofin est identique pour le projet de budget, le budget exécutoire et le compte administratif (ce qui permettra, par extraction de la base de données, le suivi automatique à un niveau très fin des évolutions entre le BP, le BE et le CA pour l’ensemble des activités tarifées). Dans le prototype Excel de 2007, pour des raisons de commodité technique, la liste complète des comptes apparaît en clair à chacune des étapes mais, dans la version définitive, seuls apparaîtront les agrégats lorsque le détail ne sera pas nécessaire ;

- la nomenclature des comptes et le calcul de la tarification sont conformes à la circulaire DGAS/SD5B/2007/319 du 17 août 2007 qui unifie les dispositions comptables applicables aux établissements publics et aux établissements privés sociaux et médico-sociaux et lève les contradictions antérieures entre le plan comptable général et le dossier de financement, notamment en matière de provision pour congés payés et pour certains calculs d’amortissement. Ainsi, dans Dofin, conformément à l’avis du 4 mai 2007 du Conseil National de la Comptabilité, «  les droits pour congés payés et autres droits acquis des salariés (…) qui ne sont pas pris en compte dans le calcul des tarifs (…) sont constatés au passif du bilan et leurs variations sont comptabilisées au compte de résultat » tout en restant exclus des tableaux de calcul de la tarification. L’harmonisation entre les comptes certifiés et le dossier de financement est donc assurée.

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redistribution et mise en cohérence2 des informations du dossier traditionnel fixé par l’arrêté du 22 octobre 2003 modifié qui étaient la condition de sa dématérialisation.

Ainsi, sauf pour le calcul de la masse salariale, Dofin ne modifie en rien la liste des informations déjà prévues par la réglementation. Ce qui change, c’est la transmission de ces informations sous forme d’un fichier informatique normalisé avec, en appui, le système informatique nécessaire pour consolider les données et offrir à tous les utilisateurs les outils d’aide à la décision qui leur font largement défaut aujourd’hui.

On notera que Dofin, comme le dossier de financement actuel, est un pur outil de comptabilité générale. Pour passer à une comptabilité analytique normalisée qui permettrait par exemple de comparer le coût total (charges directes + charges indirectes) de la fonction « soins » entre des organismes ou des activités, Dofin fournira le détail des coûts directs, mais est muet sur la part des frais généraux qui doivent être imputés sur la fonction soins ; il risque en effet d’être fort difficile d’arrêter une règle commune – indispensable pour les comparaisons - tant est grande la diversité du champ social et, au sein de chaque activité, la diversité des personnes accueillies.

De même, Dofin ne couvre pas les opérations d’investissement. En effet, ces opérations relèvent des programmes pluri-annuels d’investissement qui, aux termes de l’art R. 314-20, « font l’objet d’une présentation distincte des propositions budgétaires ». Les opérations d’investissement ne sont donc pas concernées par l’expérimentation et n’y apparaissent qu’au travers de leurs conséquences sur le bilan et le compte de résultat. Un développement ultérieur pourra probablement consister à élargir la procédure de dématérialisation au PPI en articulation avec Dofin.

Du point de vue de la procédure, Dofin permet :

- le regroupement de l’ensemble des volets du dossier de financement - projet de budget, budget exécutoire et compte administratif – dans un fichier unique où les rubriques sans objet (par exemple le tableau des effectifs dans le projet de budget ou encore le projet de budget et le budget exécutoire pour les contrats pluri-annuels) sont neutralisées. Ainsi il ne sera plus nécessaire de reprendre les données déjà saisies à un stade antérieur ;

- l’abandon du compte administratif individuel de chacun des établissements lorsque plusieurs établissements d’un même organisme exercent la même activité dans un même département ;

- dans ce cas également, l’abandon du budget exécutoire de chaque établissement, ce document étant par ailleurs remplacé pour tous les organismes par deux « prévisions annuelles d’exécution3 » pour chacune des activités ;

- le remplacement de la procédure de collecte des indicateurs de convergence tarifaire par l’inclusion dans le dossier de financement des données nécessaires pour les calculer

2 En particulier, les comptes annuels de l’organisme certifiés par les commissaires aux comptes conformément au plan comptable du secteur (article R.314-81 du CASF) ou, pour les organismes qui en sont dispensés, par le président de l’organisme, deviennent la clef de voûte du dossier de financement. Cela permet d’éliminer les risques d’écart entre les comptes certifiés et la somme des comptes administratifs des établissements d’un même organisme.

3 Ce terme fait naturellement référence aux tableaux homologues du contrôle de gestion.

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(essentiellement données relatives aux personnes accueillies) et l’édition automatique de ces indicateurs dans Dofin.

3/ Articulation entre les COM pluri-annuels et Dofin

Dofin est un outil particulièrement adapté à la négociation des contrats pluri-annuels d’objectifs et de moyens (CPOM) même si, en 2007, le prototype utilisé pour l’expérimentation se borne à enregistrer l’existence d’un contrat et sa durée. En effet :

- la justification au premier euro permet d’analyser globalement la question des gains de productivité,

- l’utilisation de la méthode CIASSP, éclairée par la structure par âge du personnel (tableau 2.2.E), améliore significativement le calcul de l’effet de noria et permet de discuter de la réaffectation la plus opportune de l’économie annuelle que, en général, il entraîne mécaniquement,

- l’utilisation du logiciel pour la simulation financière pluri-annuelle ne présente pas de difficulté. Le prototype 2007 permettra dès l’automne de « faire tourner » le logiciel sur plusieurs années consécutives et cette fonctionnalité sera évidemment reprise dans le système définitif,

- l’inclusion des indicateurs dans Dofin permet de rapprocher année après année dans le même document les réalisations physiques et les résultats financiers obtenus.

4/ Organisation du dossier

Le prototype utilisé en 2007 repose sur un support Excel amélioré. Ce support présentait l’avantage d’être rapidement disponible mais il en résulte des inconvénients certains, en termes de commodité (et, parfois, de rapidité) d’utilisation mais aussi parce que les limites d’Excel empêchent d’inclure dans l’expérimentation les grands organismes implantés dans plusieurs départements. Ces problèmes de puissance et d’ergonomie seront résolus en 2008 ou 2009, avec l’entrée en service du dossier définitif qui incorporera également les améliorations issues de l’expérimentation 2007.

Les travaux préparatoires de 2006 ont d’autre part fait apparaître la nécessité d’organiser l’interface informatique entre Dofin et les progiciels de gestion utilisés par les organismes et les tarificateurs. Une première rencontre avec les éditeurs de logiciels a été organisée dès 2006 et une nouvelle réunion est prévue, mais les éditeurs intéressés peuvent dès maintenant se signaler sans attendre à dgas-dofin@sante.gouv.fr.

Le dossier expérimental de 2007 est structuré de la manière suivante4 :

- un premier module «   organisme   », comportant 2 feuilles de calcul regroupe les informations habituelles sur l’organisme :

4 Cf annexe 1

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- 1.1 - données administratives, dont la ou les conventions collectives appliquées et, s’il y a lieu, l’existence d’un contrat pluri-annuel

- 1.2 - liste des établissements en référence aux catégories homogènes d’activité et aux enveloppes financières de rattachement

Les informations relatives à ce module sont détaillées dans le chapitre II. - un «   menu utilisateur   », qui permet de naviguer entre les modules 2 et 3 et dont le mode d’emploi est décrit au chapitre III

- un second module «   activités   » comportant 4 feuilles de calcul:- 2.1 – capacité, activité et personnes accueillies- 2.2 – données relatives au personnel- 2.3 – données financières par groupe fonctionnel - 2.4 – indicateurs financiers

qui sont automatiquement répétées pour chacune des activités de l’organisme (sauf pour les activités hors tarification, qui sont traitées a minima et de manière agrégée dans le tableau 3.2). Ce module est décrit au chapitre IV.

- un troisième module «   dépenses de personnel et synthèse financière   » , dont les tableaux sont largement pré-remplis à partir des données figurant dans les deux premiers modules), reprend la méthode de la CIASSP pour l’analyse des dépenses de personnel et relie le compte de résultat des activités aux comptes certifiés :

- 3.1 – Masse salariale globale et ventilation des évolutions entre variation d’effectif, augmentations de salaire et glissements divers

- 3.2 – Bilan et compte de résultats certifiésCe module est décrit au chapitre V.

- le quatrième module «   décision de tarification   » est en cours de programmation. et sera ajouté en septembre 2007, pour servir de support à la discussion du budget 2008 des expérimentateurs. A l’exception de la cellule où les tarificateurs inscriront le montant qu’ils acceptent au titre de l’excédent ou du déficit reportable, il sera produit de manière totalement automatique à partir des chiffres qui auront été retenus pour 2008 dans les modules 2 et 3.

Ce module permettra aussi de connaître instantanément, par extraction de la base de données sur les champs CCNT et activités, la répartition du coût d’un avenant salarial entre les différents financeurs.

Son organisation, décrite au chapitre VI, reposera sur 3 volets :- 4.1 – quelques tableaux récapitulant les données principales du budget (notamment masse

salariale et équilibre financier global)- 4.2 – un tableau détaillant les étapes du calcul de la dotation ou du prix de journée (ou du

tarif horaire dans le cas de l’aide à domicile) pour chacune des activités (et chacun des établissements si cela reste nécessaire)

- 4.3 – la production automatique du ou des arrêtés de tarification (par injection dans un fichier Word des chiffres issus des tableaux Excel)

Les deux derniers chapitres sont consacrés au projet de base de données et à la perspective de dématérialisation intégrale du dossier de financement. seulement esquissé dans

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le texte actuel du manuel. Ils seront développé au fur et à mesure des résultats de l’expérimentation et de la concertation avec les futurs utilisateurs de la base. Un volet essentiel de la réflexion porte sur l’indispensable coordination entre Dofin et les projets Rebeca de la CNSA et Prismes de la CNAM, l’objectif étant de ne demander qu’une seule fois la production des informations et d’organiser ensuite toutes les passerelles nécessaires pour que chacun ait immédiatement accès aux données dont il a besoin

Chaque fois que c’est possible, les tableaux présentent l’évolution des chiffres sur 3 ans :- les résultats d’exécution de la dernière année connue5 ;

- la prévision d’exécution pour l’année en cours avec, selon la pratique traditionnelle du contrôle de gestion, une première prévision (valant budget exécutoire) lors de la production du compte administratif et une seconde à l’automne en même temps que la proposition budgétaire. Pour 2007 (et probablement jusqu’à ce que Dofin soit complètement déployé), il est apparu plus raisonnable de prévoir que, par défaut, la seconde prévision soit automatiquement identique à la première. Mais les organismes qui en auront la possibilité auront évidemment intérêt à fournir pour la discussion budgétaire le « compte administratif anticipé » le plus vraisemblable pour l’année en cours ;

- la proposition budgétaire pour l’année à venir

Ce dispositif permettra de mieux mettre en perspective la discussion budgétaire et de procéder à des comparaisons entre la prévision et l’exécution aussi fines que l’on voudra. En outre, lorsque les séries seront devenues suffisamment longues pour le permettre, la base de données permettra des analyses structurelles sur l’évolution financière et de l’emploi dans l’ensemble du secteur social et médico-social sur la base de données exhaustives et constamment mises à jour.

5 – Procédure 2007

L’organisation prévue pour la phase expérimentale impose des itérations entre les organismes et la DGAS qui disparaîtront dans le système-cible mais sont nécessaires pour permettre la validation « pas à pas » du prototype 2007 de Dofin. Les échanges se feront par messages internet et fichiers joints entre dgas-dofin@sante.gouv.fr et les boites à lettres qu’indiqueront les différents correspondants (organismes, DDASS, conseils généraux). Les éventuelles exceptions seront traitées au cas par cas.

Aussitôt après avoir suivi la formation organisée par la DGAS et confirmé à la DDASS leur participation, les organismes expérimentateurs reçoivent un fichier Excel ne contenant que le premier module de Dofin (données administratives et liste des établissements avec l’activité de rattachement). Après l’avoir rempli6, ils renvoient ce fichier à la DGAS.

5 Plusieurs participants aux sessions de formation ont fait observer qu’il faudrait disposer, notamment pour l’évaluation des déficits, non pas la dernière mais les 2 dernières années connues. Il n’était pas possible de le faire en 2007, mais cette fonctionnalité sera reprise dans le système-cible.6 Si, comme cela s’est produit pour les tout premiers expérimentateurs, il apparaît des difficultés d’utilisation, notamment pour la nomenclature des activités, les utilisateurs en informeront immédiatement dgas-dofin@santé.gouv.fr pour que, selon la nature du problème, le chef de projet ou l’informaticien de Dofin prennent contact avec eux pour examiner la question.

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La DGAS procéde alors à un certain nombre de contrôles techniques sur le bon fonctionnement de l’outil dans le cas considéré, puis le retourne aux organismes expérimentateurs – en en informant la DDASS et le conseil général – après y avoir ajouté les 2e et 3e modules (indicateurs, données financières, emploi et masse salariale). L’organisme remplit alors les colonnes « constaté 2006 » et « prévision 2007 faite en Mai » de ces 2 modules et renvoie à nouveau le fichier ainsi complété à la DGAS.

La DGAS accuse réception de cet envoi, avec copie à la DDASS et/ou au conseil général, puis vérifie à nouveau le bon fonctionnement de l’outil et retourne à l’organisme et aux tarificateurs le fichier définitif, valant compte administratif (art. R. 314-49 du CASF) et budget exécutoire (art. R. 314-37) pour chacun des établissements concernés.

A l’automne, la DGAS renverra à l’organisme, pour saisie de la 2 e prévision d’exécution 2007 et des propositions budgétaires 2008, ce même fichier complété par le module 4 destiné à servir de support à la discussion budgétaire. Comme dans l’étape précédente, l’organisme adressera le fichier rempli à la DGAS, qui vérifiera l’absence de problème technique puis retournera simultanément à l’organisme, à la DDASS et/ou au conseil général, la version définitive qui servira de support à la discussion budgétaire7.

Ces modalités seront adaptées au cas par cas pour les organismes qui souhaitent cantonner l’expérimentation à une partie seulement de leurs activités et devront de ce fait utiliser simultanément Dofin dans le champ de l’expérimentation et le dossier traditionnel d’établissement pour leurs autres activités.

Les DDASS pourront accorder aux expérimentateurs de 2007, sur le budget 2008 et au titre des crédits non reconductibles, une dotation n’excédant pas le coût de la charge de travail supplémentaire résultant de l’expérimentation (en général inférieur à 1000 €).

Informations pratiques

Même s’ils le renomment pour leur archivage interne, les expérimentateurs 2007 ne doivent en aucun cas modifier le nom du fichier qu’ils reçoivent de la DGAS. En effet, ce nom est associé à des tables qui serviront pour la préfiguration de la base de données.

En dépit des précautions qui ont été prises, il n’est pas impossible que subsistent des problèmes de compatibilité entre Dofin et certaines versions d’Excel. Si un expérimentateur constate un blocage de la saisie, il doit le signaler immédiatement à dgas-dofin@sante.gouv.fr en indiquant son nom, son N° téléphone et la version précise d’Excel qu’il utilise (par exemple Excel 8.0E).

Toutes les cellules en blanc doivent être renseignées, le cas échéant par un 0 lorsque la cellule est sans objet pour l’organisme considéré (les cellules en grisé sont remplies automatiquement par le logiciel). L’absence d’information dans une cellule n’empêche pas la suite de la saisie, mais provoque un message d’erreur dans la feuille « menu ».

7 Les contrôles de la DGAS ne porteront que sur la partie informatique du dossier et ne préjugeront en rien de l’appréciation des tarificateurs sur les chiffres.

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Certains tableaux ne tiennent pas en totalité sur la largeur de l’écran. Il faut donc veiller à utiliser l’ensemble des outils de défilement,« tapis roulants » aussi bien que « ascenseurs ».

Un point rouge en haut et à droite d’une cellule signale l’existence d’un commentaire sur la cellule.

Les utilisateurs sont instamment invités à faire preuve de patience devant la lenteur (inhérente à Excel) de certaines opérations et même les hoquets qui affectent parfois le fonctionnement de l’ascenseur et qu’il n’a pas été possible d’éliminer.

De même, il n’a pas été possible d’incorporer au prototype un système d’enregistrement automatique des données saisies. Les utilisateurs veilleront donc soigneusement à sauvegarder leur travail au fur et à mesure, sous peine de risquer de perdre la totalité de leur session de travail en cas de fausse manœuvre.

Au terme de la session de travail, il faut fermer le fichier (et non l’enregistrer), car la fermeture assure l’enregistrement automatique dans le format qu’utilisera ensuite la DGAS. Si l’utilisateur veut parallèlement stocker les données sous un autre nom ou à un autre endroit, il doit d’abord faire une copie du document de travail.

En cas de blocage du logiciel, appuyer simultanément sur Crtl + Alt + Suppr et suivre les instructions (seules seront perdues les données saisies postérieurement à la dernière sauvegarde).

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CHAPITRE II

L’ORGANISME ET SES ETABLISSEMENTS

Les deux premières feuilles de calcul, correspondant au premier module du prototype 2007 et auxquelles se limite le premier fichier de saisie envoyé par la DGAS aux expérimentateurs, permettent d’enregistrer les informations relatives aux caractéristiques générales de l’organisme et à la liste des établissements et des activités.

1 – Caractéristiques générales de l’organisme gestionnaire (feuille 1.1_Id)

Cette feuille reprend pratiquement à l’identique les informations qui figurent dans les dossiers de financement actuels, en y ajoutant simplement la mention d’un éventuel contrat pluri-annuel.

a) le menu déroulant des conventions collectives nationales de travail (CCNT) ou statuts régissant la rémunération du personnel comporte 15 lignes et ne couvre donc qu’une partie de la réalité ; elle sera complétée si l’expérimentation en montre la nécessité.

- Etablissements privés d'hospitalisation et d'assistance à but non lucratif (31/10/51)- UCANSS (08/02/1957 et 25/06/1968)- CCNT du 26/08/65- Etablissements et services pour personnes inadaptées et handicapées (15/03/1966)- Aide à domicile en milieu rural (06/05/1970)- Organismes de travailleuses familiales (02/03/70)- Organismes d’aide à domicile ou de maintien à domicile sans but lucratif (11/05/83)- CHRS (protocole du 17/12/91)- Associations gérant des centres de soins et autres services de voisinage (24/05/1993)- Aide à domicile - Accord de branche du 29/03/2002- CCNT étendue du secteur privé à but lucratif (18/04/02)- Autre CCNT : (contacter la DGAS)- Fonction publique hospitalière- Fonction publique territoriale- Régime spécifique (accord d’entreprise, décisions de l’employeur, etc)

L’utilisateur doit sélectionner la convention ou le statut effectivement utilisé(e) par son organisme pour le calcul des salaires, quelles que soient les doutes éventuels sur la régularité juridique de cette pratique. L’objectif n’est pas en effet d’apprécier la situation au regard du droit du travail, mais seulement de permettre, pour l’organisme, l’analyse de l’évolution de sa masse salariale et, au niveau national, le calcul du coût des avenants salariaux.

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Les organismes qui relèvent d’un autre régime que les grands statuts ou CCNT répertoriés – par exemple ceux qui sont régis par un accord d’entreprise – sont invités à le signaler immédiatement à dgas-dofin@sante.gouv.fr, pour que la DGAS puisse examiner avec eux les questions relatives à la nomenclature des emplois et en dégager la typologie qui sera reprise dans la version 2008 de Dofin.

Quand le personnel relève de plusieurs conventions collectives – ce qui arrive par exemple lorsqu’un organisme reprend un établissement relevant d’un autre régime salarial – et que l’effectif relevant de chaque convention est suffisant8, on cliquera successivement sur chacune des rubriques concernées.

Ce dispositif permettra de structurer le calcul du coût des avenants salariaux en définissant avec précision le champ couvert par chacune des grandes CCNT ou par les 2 grands statuts publics. Pour les avenants qualifiés de « locaux », c’est à dire qui :- soit s’inscrivent dans le champ d’une CCNT mais ne couvrent qu’une partie de l’ensemble

des organismes et/ou des établissements (ceux des DOM par exemple),- soit relèvent d’une convention locale ou d’un accord d’entreprise,le calcul ne sera possible que si le sous-ensemble des organismes concernés est explicitement délimité. Il sera donc probablement nécessaire de prévoir une information précise sur ce point dans les dossiers de demande d’agrément.

b) deux autres menus déroulants relatifs : au champ géographique   : - national,- départemental, - régional - inter-régional et au statut juridique de l’organisme- privé à but non lucratif, - privé à but lucratif, - CCAS, - autre statut public (en particulier établissements publics de santé ayant une activité qui

relève du champ social et médico-social et GCSMS ayant opté pour le statut public)- organisme de sécurité sociale ou institution de prévoyancene seront exploités que dans le système - cible, mais leur présence dans le prototype 2007 permettra de vérifier la pertinence des nomenclatures.

c) pour les contrats pluri-annuels d’objectifs et de moyens (CPOM), le prototype 2007 se borne à enregistrer l’existence éventuelle d’un contrat et sa durée. D’autres fonctionnalités, portant par exemple sur le champ, le contenu et les résultats des contrats, seront ajoutées en 2008, notamment pour permettre des analyses transversales. Une version spécifique du prototype, permettant notamment des simulations financières pluri-annuelles, sera disponible à l’automne 2007.

8 Cf chapitre IV

14

2 – Liste des établissements et services (feuille 1.2_Ets)

Le tableau comporte cinq colonnes :

- la première et la seconde sont consacrées au nom et aux coordonnées administratives de chaque établissement ou service individualisé dans le processus de tarification y compris, s’il y a lieu, le siège social ;

- la troisième enregistre le numéro SIRET de l’établissement (la référence FINESS n’est pas mentionnée en 2007 car la taille de l’échantillon est trop petite pour permettre une exploitation statistique, mais elle réapparaîtra dans le système – cible, selon des modalités qui sont en cours de définition dans le but de permettre la meilleure articulation possible avec les informations statistiques qui reposent spécifiquement sur Finess) ;

- la quatrième concerne l’activité des établissements et services, sur la base du menu déroulant de 54 rubriques qui figure en encadré dans les pages suivantes :

Table des activités "DOFIN"

01 - OGD personnes handicapées01 BAPU - Bureau d’entraide universitaire

01 Centre d’accueil familial spécialisé

01 Centre de ressources : handicap rare, autisme, traumatisme crânien

01 CMPP - Centre médico-psycho-pédagogique

01 CPO - Centre de pré-orientation

01 CRP - Centre de rééducation professionnelle ou centre d’orientation professionnelle

01 EEAP - Etablissement pour enfants ou adolescents polyhandicapés

01 Etablissement expérimental pour adultes handicapés

01 Etablissement expérimental pour enfants et adolescents

01 Etablissement pour enfants et adolescents déficients intellectuels

01 Etablissement pour enfants ou adolescents présentant une déficience sensorielle

01 Etablissement pour enfants ou adolescents relevant de différents handicaps

01 IEM - Etablissement pour enfants ou adolescents présentant une déficience motrice

01 ITEP - Institut thérapeutique éducatif et pédagogique

01 MAS - Maison d’accueil spécialisée

01 SESSAD - Service d’éducation spécialisée et de soins à domicile

01 SSIAD-PH - Service de soins infirmiers à domicile (personnes handicapées)

01 UEROS - Unité d’évaluation, de ré-entraînement et d’orientation socio-professionnelle

02 - OGD personnes âgées02 SSIAD-PA - Service de soins infirmiers à domicile (personnes âgées)

03 - ONDAM spécifique03 ACT - Appartement de coordination thérapeutique

03 CAARUD - Centre d’accueil et d’accompagnement à la réduction des risques pour les usagers de drogues

15

03 CCAA - Centre de cure ambulatoire en alcoologie

03 CCST - Centre spécialisé de soins aux toxicomanes

03 LHSS - Lits halte soins santé

04 - CHRS (programme LOLF 177)04 CAVA - Centre d'adaptation à la vie active

04 Centre provisoire d'hébergement

04 CHRS avec atelier d'insertion

04 CHRS avec hébergement d’urgence

04 CHRS sans hébergement d’urgence

05 - CADA (programme LOLF 104)05 CADA - Centre d’accueil des demandeurs d’asile

05 CADAMI - CADA pour enfants mineurs

05 Centre de transit

06 - ESAT (programme LOLF 157)06 ESAT - Etablissement ou service d’aide par le travail

06 Institut national pour jeunes sourds ou jeunes aveugles

06 Site pour la vie autonome

07 - ETAT Justice07 CEF - Centre d'éducation fermé

07 CER - Centre d'éducation renforcé

08 - Conseils généraux08 Autre établissement d’aide sociale à l’enfance

08 Centre et hôtel maternel

08 EHPA sans autorisation de soins

08 Foyer d’accueil ou occupationnel ou foyer de vie

08 Foyer d’hébergement pour adultes handicapés

08 Foyer-logement

08 Lieu de vie

08 MECS - Maison d'enfants à caractère social

08 PJJ - Etablissement de la protection judiciaire de la jeunesse

08 SAD - Service d’aide à domicile

08 SAVS - Service d’accompagnement à la vie sociale

091 - Mixte (dont OGD PA)091 EHPA avec autorisation de soins

091 EHPAD - Etablissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes

091 Etablissement d'accueil de jour des personnes âgées

091 Etablissement d'hébergement temporaire pour personnes âgées

092 - Mixte (sans OGD PA)092 AEMO - Action éducative en milieu ouvert

092 CAMSP - Centre d’action médico-sociale précoce

092 CHRS accueillant des enfants de moins de 3 ans

092 FAM - Foyer d’accueil médicalisé

16

092 SAMSAH - Service d’accompagnement médico-social pour adultes handicapés

093 - Variable093 GCSMS - Groupement de coopération sociale et médico-sociale (autres activités)9

093 Siège social

10 - ETAT Tutelle10 Service de tutelle

11 Hors tarification

Cette liste, longuement débattue, est le fruit d’un double compromis :

entre ceux qui proposaient de s’en tenir aux régimes de tarification (soit une dizaine de rubriques) et ceux qui souhaitaient le répertoire le plus détaillé possible, dépassant parfois la centaine de lignes, pour refléter la diversité des modes d’action et donc des coûts. Ici encore, il a fallu choisir mais les organismes et les tarificateurs ont toujours la possibilité d’approfondir l’analyse des activités lors de la discussion budgétaire ;

entre les diverses appellations possibles. En effet, il n’existe pas de nomenclature standardisée des établissements et services du secteur social et médico-social. La liste empirique du tableau 1.2 se fonde sur les règles de financement et les typologies utilisées par l’administration, sans aucune référence aux « actes » qu’accomplit quotidiennement le personnel des établissements. C’est donc plutôt une nomenclature de « catégories d’établissements », mais cette expression désigne habituellement la nature juridique des organismes. On a donc retenu le terme « activité », dont le champ sémantique est très ouvert et qui renvoie à la « nomenclature des activités économiques » (NAE) de l’INSEE dont cette liste n’est, en définitive, qu’un simple développement.

D’une manière générale, la règle pratique utilisée pour le traitement de tous les cas un peu difficiles consiste à privilégier le maintien de la situation budgétaire actuelle : quel(s) que soient le ou les N° Finess, le ou les N° Siret, la ou les autorisations accordées, est considéré comme constituant un établissement ou un service au regard de Dofin toute structure qui produit un dossier budgétaire et un seul

- la dernière colonne affiche automatiquement l’enveloppe financière sur laquelle s’impute le financement de l’activité : - OGD personnes handicapées et OGD personnes âgées pour la CNSA, - 5 rubriques pour l’Etat, (dont une pour le futur régime des tutelles aux majeurs

protégés), - une pour les financements exclusifs des conseils généraux, - une pour les activités dont le financement est assuré conjointement par plusieurs

enveloppes (EHPAD, CAMSP, sièges sociaux, etc), - une pour les activités ne relevant pas de la tarification (nécessaire pour permettre

l’articulation avec les comptes certifiés).

9 Un groupement de coopération constitue un organisme au sens de Dofin puisqu’il a la personnalité morale. Il doit donc remplir l’ensemble du fichier. S’il exerce directement une ou plusieurs activités pour le compte de ses membres, le gestionnaire cliquera sur la ou les lignes concernées. La ligne 093 vise les autres tâches qu’un groupement peut prendre en charge, par exemple la gestion du personnel ou la formation (cf. circulaire DGAS/5D/2007/309 du 3 août 2007)

17

Dans la phase expérimentale de 2007, il est souhaitable que les gestionnaires vérifient attentivement que l’imputation ne comporte pas d’erreur.

D’autre part, dans une étape ultérieure, d’autres enveloppes pourront probablement être individualisées de la même manière, par exemple pour l’ONDAM hospitalier. Mais le prototype 2007 distingue déjà, en sous-comptes du compte 74 dans le groupe 2, les financements alloués par les CRAM et les CAF, ce qui permettra de mieux analyser les améliorations à prévoir ensuite.

Informations pratiques

Attention : le tableau 2.1 ne tient pas en totalité sur l’écran. N’oubliez donc pas d’actionner le tapis roulant

Si les expérimentateurs s’interrogent sur le rattachement d’un établissement à la nomenclature des activités, ils sont invités à le faire savoir sur le forum qui sera prochainement ouvert pour que la question puisse être collectivement débattue par tous les intéressés en liaison avec les bureaux concernés de la DGAS et de la CNSA.

A la fin de chaque session de travail, revenir à la feuille 1.1, cliquer sur le bouton « contrôle » pour faire apparaître les éventuelles anomalies et fermer le fichier (qui s’enregistrera automatiquement) en suivant les instructions.

Dans l’organisation actuelle du prototype, il n’est pas possible de modifier les fichiers du module 1 lors de l’utilisation des modules 2 et 3. S’il apparaît qu’une correction est nécessaire, l’expérimentateur le signalera à DGAS-dofin@sante.gouv.fr, pour que la meilleure manière de procéder soit définie en commun avec la DGAS.

18

CHAPITRE III

LE "MENU" UTILISATEUR

Après que les expérimentateurs aient renvoyé le premier fichier à la DGAS après l’avoir rempli, celle-ci le leur renverra complété par les modules 2 et 3, que l’organisme devra alors remplir remplir10. Ces 2 modules sont introduits par une feuille « menu » destinée à :

- faciliter la navigation entre les feuilles des modules 2 et 3, car leur nombre sera relativement élevé pour les organismes qui ont beaucoup d’activités différentes. Il suffit de cliquer sur le bouton « sélectionner » pour accéder directement à la feuille visée ;

- permettre un contrôle de qualité des données saisies dans les modules 2 et 3. Ce contrôle porte sur deux points :

* lorsque le travail de saisie est achevé, la case « cellules non renseignées » se coche

automatiquement ; si une cellule n’a pas été remplie (avec un 0 s’il n’y a pas de chiffre à inscrire), elle est décomptée dans les messages d’erreur ;

* la rubrique "Messages d'erreur" affiche également les anomalies détectées par les tests de cohérence interne11 prévus par le logiciel (par exemple, dans le tableau 2.2 D, un salaire annuel moyen par tête trop faible pour être plausible). L’existence d’une anomalie ne bloque pas la suite de la saisie, mais le tarificateur pourra en demander l’explication lors de la discussion budgétaire (lorqu’il y a plusieurs messages d’erreur pour une même feuille, ils s’inscrivent sous la forme d'une liste commandée par un ascenseur)

Informations pratiques

Il faut commencer par saisir sur la feuille « menu » la date de la session de travail, qui est modifiable tout au long de la saisie. Cette date est alors reportée automatiquement en tête de toutes les feuilles de calcul, ce qui permet de conserver une trace datée des versions successives du fichier.

Le bouton "Quitter" ferme la session en enregistrant le fichier. S'il persiste des anomalies (cellules non remplies dans certaines feuilles, ou messages d'erreurs non corrigées), une boîte de dialogue demandera à l'utilisateur de confirmer la fin de la session ou le retour à la saisie (l'utilisateur reste libre de remettre les corrections à plus tard ou de considérer que les tableaux doivent rester dans leur état).

Un bouton « retour au menu » figure en tête de chacune des feuilles de calcul

10 Pour identifier cette étape de la procédure, la DGAS complètera le nom du fichier par _B11 Les expérimentateurs sont invités à signaler à la DGAS les tests de cohérence qu’ils utilisent habituellement dans leur travail, pour que ces tests soient incorporés dans le logiciel de manière à leur éviter le travail correspondant.

19

CHAPITRE IV

INFORMATIONS PAR CATEGORIE D’ACTIVITE

Le second module, consacré à la capacité et aux personnes accueillies, à l’analyse des emplois et aux données financières, assure la liaison avec les catégories traditionnelles de la discussion budgétaire. Il est composé de 4 feuilles de calcul, automatiquement dupliquées12

autant de fois qu’il y a d’activités distinctes dans le tableau 1.2 initialement rempli par l’organisme.

1 – Capacité, activité et personnes accueillies (feuille 2.1_activité_pop)

La discussion budgétaire a pour objectif de proportionner les financements à la quantité et la qualité des prestations fournies par les organismes. Les tableaux de cette feuille, qui incluent un premier sous-ensemble des indicateurs de l’art. R 314-2813, visent à objectiver du mieux qu’il est possible la quantité, la qualité et la diversité de ces prestations, à charge pour la discussion budgétaire de faire apparaître toutes les autres informations spécifiques nécessaires pour expliquer les particularités d’un organisme . Ils comprennent :

a) la ventilation par établissement de la capacité autorisée et de l’activité réalisée ou prévue, avec un calcul automatique du taux d’occupation (tableau A)

La liste des établissements est affichée automatiquement par le logiciel dans la première colonne.

Pour les colonnes relatives à la capacité autorisée et à l’activité réalisée, les termes habituellement utilisés pour désigner les mêmes modalités d’accueil varient d’un secteur à un autre. Compte tenu des échanges sur ce point lors des journées de formation, on a finalement retenu la nomenclature suivante, qui est en cours de programmation :

- « internat » pour qualifier les établissements qui – internats pour les enfants et adolescents, centres ou appartements d’accueil pour les adultes ou établissements pour personnes âgées, hébergent 24 h sur 24 les personnes accueillies, avec seulement une possibilité d’interruption (exprimée par le « nombre de jours d’ouverture pendant l’année ») les fins de semaine et pendant les vacances scolaires ;

- « semi-internat » pour désigner les établissements qui accueillent des enfants ou des adultes du matin au soir (et assurent donc la restauration pour le déjeuner), mais ne les hébergent pas pour la nuit ;

12 Un organisme expérimentateur ayant plusieurs établissements qui relèvent de la même activité ne remplira qu’un jeu de tableaux. A l’extrême opposé, un organisme, vraisemblablement imaginaire, dont les établissements et services couvriraient l’ensemble du champ social et médico-social devra remplir un jeu de tableaux pour chacune des 53 catégories (mais non plus un dossier pour chacun des établissements de chaque catégorie, comme c’est le cas aujourd’hui).13 Les autres indicateurs sont répartis entre les tableaux suivants du module 2

20

- « externat » pour les établissements qui accueillent des enfants ou des adultes du matin au soir, mais avec une interruption à l’heure du déjeuner

- « journées, séances ou forfaits » pour désigner les situations où les utilisateurs sont accueillis le temps d’une prise en charge spécifiée, quelle qu’en soit la nature, et repartent lorsque la prestation est achevée.

Le nombre de journées ou de prestations d’accueil réalisées est :- pour le nombre de journées, le produit du nombre de personnes accueillies par le nombre

moyen de journées où ces personnes ont été présentes,- pour l’accueil, le nombre de prestations réalisées quel qu’ait été le nombre des personnes

accueillies (une même personne peut avoir été accueillie à plusieurs reprises pendant l’année).

Le nombre des places effectivement financées, qui figure dans le dossier de financement actuel, n’a pas été repris dans Dofin. En effet, il n’apporte aucune information réellement utile pour la discussion budgétaire, puisqu’il n’est en définitive qu’une autre manière d’exprimer le nombre de prestations réalisées, qui figure déjà dans le tableau.

Le taux d’occupation, calculé automatiquement, est le ratio: nombre de journées réalisées / (capacité autorisée * nombre de journées d’ouverture), exprimé en pourcentage.

Le tableau A constitue le socle de la mesure de l’activité constatée et prévisionnelle. Les organismes sont donc invités à le remplir pour l’année écoulée, pour la prévision de l’année en cours (le fait de produire deux prévisions d’exécution annuelle, au printemps et à l’automne, permettra d’actualiser en temps réel les situations d’extension ou de réduction d’une activité en cours d’année) puis, le moment venu, pour la proposition budgétaire.

b) les indicateurs de l’art. R. 314-28 du CASF relatifs aux personnes accueillies (tableaux B à J)

Le tableau B retrace la répartition par âge et sexe au 31 décembre de la dernière année connue de la population accueillie. Les tranches d’âge ont été harmonisées pour tenir compte des demandes des différents bureaux de la DGAS. Pour des raisons de commodité informatique, le prototype 2007 présente un tableau unique pour toutes les activités ; la version définitive modulera sa présentation selon l’activité, pour éviter par exemple de demander aux EHPAD de ventiler la population accueillie dans la tranche 0 – 10 ans.

Les expérimentateurs inscrivent uniquement les chiffres en valeur absolue ; c’est le logiciel qui calcule ensuite la distribution en pourcentage.

Les tableaux C à J sont la reprise des indicateurs de l’art. R. 314-28 relatifs aux personnes accueillies. Ils ne concernent donc que les activités visées par les arrêtés qui les ont institués14. L’objectif est, ici encore, de limiter le travail de l’expérimentateur à la saisie des informations élémentaires nécessaires pour le calcul, le logiciel prenant ensuite en charge la totalité des traitements et la production de l’indicateur. Dans la version définitive de Dofin, toutes les données susceptibles d’être récupérées ailleurs seront reprises automatiquement

14 Dans la version 2008, les expérimentateurs non concernés ne les verront plus apparaître

21

mais, dans le prototype 2007, il reste nécessaire de saisir toutes les données de base pour le calcul des indicateurs (seul le traitement des données est automatisé)

Selon leur nature et comme le précise leur intitulé, les chiffres expriment, soit la situation au 31 décembre de la dernière année connue, soit la valeur globale pour l’ensemble de l’année. Ils sont exprimés au niveau de l’activité, même lorsque cette activité regroupe plusieurs établissements, ce qui est conforme aux règles actuelles d’agrégation géographique des indicateurs et cohérent avec la remontée de la discussion budgétaire au niveau de l’activité. L’expérimentation permettra d’évaluer et de résoudre dans la version définitive du logiciel les éventuels problèmes résultant de cette manière de procéder.

2 – Informations relatives au personnel relevant des activités tarifées (feuille 2.2_Activité_pers)

Les tableaux de cette feuille regroupent les indicateurs de l’art. R. 314-28 relatifs au personnel et le « tableau des emplois », traditionnel dans le dossier de financement mais dont la conception est un peu modifiée. Pour les agents qui répartissent leur temps de travail entre plusieurs activités tarifées, ou entre des activités tarifées et non tarifées, on appliquera les règles habituelles de proratisation.

a) indicateurs de l’art. R. 314-28 du CASF relatifs au personnel (tableaux A, B, C et E)

Ces indicateurs reposent sur les mêmes principes que ceux du paragraphe précédent. La ligne « compte 643 » vise les travailleurs handicapés dans les ESAT et devrait notamment permettre une meilleure connaissance de cette population au niveau national : elle sera supprimée si l’expérimentation montre qu’elle est inutile.

Le tableau E relatif à la distribution par âge du personnel au 31 décembre de la dernière année connue a été ajouté, car il apporte une information essentielle à la fois pour la prévision d’évolution des glissements divers (qui est notamment au cœur de la négociation des contrats pluri-annuels) et pour l’anticipation des besoins de formation.

b) emplois et qualifications (tableau D)

Conformément à la règle de segmentation de l’effectif en catégories homogènes de personnel qui caractérise la méthode de la CIASSP15, le tableau des emplois distingue :

- les salariés qui ne relèvent pas d’une convention collective (ou dont la convention concerne un effectif trop réduit pour être individualisé), répartis en stagiaires et formations en alternance, emplois aidés, enseignants rémunérés16 et autres ;

15 Cf annexe 3, où figurent toutes les indications techniques nécessaires pour le remplissage des tableaux16 Il s’agit en particulier des enseignants rémunérés à titre principal par l’Education Nationale mais qui perçoivent une indemnité complémentaire servie par les établissements sociaux où ils assurent des heures de

22

- les salariés qui relèvent de la ou des conventions collectives mentionnées au tableau 1-1 ;

- une rubrique spécifique pour les handicapés employés dans les ESAT ;

- les collaborateurs non rémunérés, en distinguant :* les enseignants non rémunérés et autres mises à disposition (MAD), qui sont sans incidence sur la masse salariale même si l’organisme rembourse le montant de leur salaire (la charge est imputée sur le compte 621 et non sur le compte 641)* les bénévoles,* les autres emplois non rémunérés (dans certaines associations le terme de « bénévole » est réservé à une modalité particulière de participation et ne couvre donc pas la totalité du bénévolat).

Le nombre des emplois rémunérés est exprimé en équivalents temps plein (ETP). Pour le personnel non rémunéré, dont la quotité de travail est souvent imprécise et, plus encore, impossible à valoriser, on se contentera d’indiquer le nombre de personnes concernées.

Pour les salariés qui relèvent d’une convention collective ou d’un statut répertorié au tableau 1.1, la liste des emplois de la classification attachée à la convention ou au statut apparait automatiquement dans le tableau E (avec une rubrique additionnelle pour les éventuels emplois non classifiés) et le gestionnaire doit simplement reporter le nombre des ETP pour chaque ligne concernée. Lorsque l’organisme relève d’un régime conventionnel ou statutaire non classifié, il devra adresser sa nomenclature d’emplois au secrétariat de Dofin qui en assurera l’incorporation dans les fichiers.

Cette référence aux nomenclatures conventionnelles est indispensable pour calculer le coût des avenants salariaux de caractère catégoriel. Mais elle permettra aussi d’approcher au plus près la qualification effective du personnel telle qu’elle est reconnue et rémunérée par l’employeur, et donc de mieux cibler les politiques d’amélioration de la qualification.

Si un salarié partage son temps de travail entre des établissements relevant d’activités différentes, sa quotité de travail sera proratisée selon les règles en vigueur.

Conformément au décret du 22 octobre 2003, la répartition détaillée de l’effectif n’apparaît dans Dofin qu’une fois par an, au titre de l’exécution de l’année précédente. En revanche le nombre total d’ETP pour chacune des conventions collectives et hors convention sera actualisé à chaque étape, pour permettre l’actualisation simultanée de la masse salariale.

La colonne de droite du tableau D, relative aux niveaux de salaire, sera remplie par extraction des fichiers de paie de la dernière année connue (données DADS) pour indiquer le montant total des salaires bruts versés pour chaque ligne de la classification. Cela permettra, par interrogation de la base de données – et sous réserve des règles du secret statistique et de la protection des données individuelles - de comparer les niveaux de salaire pour chacun des emplois (en sachant que la comparaison restera, par nature, biaisée par les différences d’ancienneté moyenne des salariés17).

formation.17 Cf annexe n° 2

23

3 – Données financières (feuille2.3_Activité_Financ)

a) tableau A   : données financières

Sauf pour les comptes 641 et 642 auxquels est ajoutée une ventilation par convention collective, la nomenclature des produits et des charges par groupe fonctionnel reprend strictement la totalité de la nomenclature en vigueur. Mais le prototype 2007 ne différencie pas les tableaux en fonction des situations juridiques (alors que la version définitive le fera) ; c’est pourquoi, par exemple, la ligne « impôt sur les sociétés » apparaît dans tous les cas, même s’il s’agit d’un organisme par nature non assujetti.

Lorsqu’il y a lieu (ESAT, ateliers d’insertion des CHRS), le logiciel affiche automatiquement le tableau du budget annexe commercial en plus du tableau des activités tarifées.

L’expérimentateur doit reporter dans chaque cellule le montant global de la charge ou du produit pour l’ensemble des établissements exerçant l’activité concernée :- dans la colonne 2006, on reportera les chiffres d’exécution comptable pour l’activité. - dans les deux colonnes prévision annuelle 2007 et dans la colonne proposition 2008, le

gestionnaire portera – uniquement dans les cellules non grisées – les chiffres qu’il envisage pour l’année considérée18.

En ce qui concerne les dépenses de personnel :- le montant cumulé des comptes 641 + 642 issu des tableaux 3.1 par application de la

méthode CIASSP est affiché automatiquement, sur les lignes en italiques et les cellules en grisé, par le logiciel ;

- s’il y a plusieurs activités :- la masse salariale globale de l’organisme pour 2006 sera discrétionnairement répartie

par le gestionnaire entre les activités (par exemple à partir des chiffres habituellement utilisés pour les comptes administratifs)

- mais c’est le logiciel qui répartit cette masse salariale globale pour 2007 et 2008 entre les différentes activités, au prorata des effectifs de chacune d’entre elles,

- un contrôle interne vérifie que la masse salariale de l’activité (comptes 641 et 642) est bien égale à la somme des chiffres inscrits pour ces mêmes comptes dans les lignes suivantes du tableau 2.3.A. Si ce n’est pas le cas, le gestionnaire doit choisir entre une correction des chiffres enregistrés pour les comptes 641 et 642 (pour que leur total corresponde au montant CIASSP) et le maintien de chiffres contradictoires. Dans le second cas, un message d’erreur apparaît dans la feuille « menu » et la question sera évoquée lors de la discussion budgétaire ;

- un autre contrôle interne vérifie de la même manière que le total des comptes 631 et 633 d’une part, 645 et 646 d’autre part, inscrits dans le tableau 2.3.A est le même que celui que déterminent les prévisions de taux de charge inscrites dans le tableau 3.1.E.

18 Dans la version définitive de Dofin, il sera peut-être possible de réduire la dimension du tableau en agrégeant certaines données pour les années 2007 et 2008. Mais ce n’est pas certain car plusieurs sous-comptes apparemment peu nécessaires s’imputent sur des lignes différentes du compte de résultat et doivent donc rester individualisés.

24

4 – Indicateurs financiers (feuille 2.4)

Un certain nombre des indicateurs de l’article R. 314-28 sont de simple ratios combinant des données comptables du tableau 2.3.A et les données relatives aux personnes accueillies ou au personnel des tableaux 2.1 et 2.2. L’ensemble des informations nécessaires étant ainsi disponible, le logiciel peut faire le calcul automatiquement. Les tableaux 2-4 (en cours de programmation) affichent les résultats.

Cependant, le prototype 2007 ne prend pas en compte les situations où la valeur monétaire d’un avantage n’apparaît pas dans les comptes (par exemple, bénévolat, mise à disposition gratuite de locaux ou avantages en nature non déclarés). Pour réintroduire ces éléments dans la version définitive de Dofin, il sera nécessaire de préciser les règles de valorisation à appliquer dans chaque cas, pour éviter que des différences de méthode de valorisation ne faussent les comparaisons.

25

CHAPITRE V

DEPENSES DE PERSONNEL ET SYNTHESE FINANCIERE

Le traitement des dépenses de personnel dans Dofin est fondé sur quelques principes simples, dont les modalités d’application sont décrites en annexe 3 :

- puisque, dans les organismes qui gèrent plusieurs établissements, la paie et la gestion des emplois sont en général centralisées au siège, le calcul de la masse salariale prévue en 2007 et 2008 est effectué globalement pour l’ensemble du personnel relevant des activités tarifées puis réparti entre les activités au prorata des effectifs ;

- pour le personnel hors convention collective, le calcul de la masse salariale est exogène, ce qui signifie que les organismes portent directement dans le tableau 2.3.A le montant de la charge en euros ;

- dans le prototype 2007 et pour le personnel sous convention collective, le montant prévisionnel de la masse salariale est saisi à deux endroits différents19  :

les organismes inscrivent dans les tableaux 2.2.D et E leurs hypothèses de variation d’effectif par activité et dans le tableau 3.1.C leurs hypothèses d’augmentation des salaires et de glissements divers ; le logiciel calcule ensuite lui-même le montant de la masse salariale ;

mais ils inscrivent également dans le tableau 2.3.A les chiffres comptables qu’ils prévoient pour la masse salariale et ce sont ces chiffres qui sont ensuite repris dans tous les calculs financiers

si les chiffres comptables et la masse calculée par la méthode CIASSP sont différents, plusieurs indicateurs d’alerte se déclenchent et l’écart apparaît au tableau 4.1.B. Si cet écart est supérieur à 0,2%, l’organisme devra le justifier lors de la discussion budgétaire ;

- la démarche est la même pour les charges sociales et fiscales assises sur les salaires, dont le logiciel calcul automatiquement le montant global à partir des prévisions de taux de charge inscrites au tableau 3.1.E, mais pour lesquelles l’organisme peut inscrire – mais devra expliquer – des sommes dont le total sera différent dans chacun des tableaux 2.3.A ;

-

1 – Calcul de la masse salariale brute (feuille 3.1_Masse_Sal)

Tableau 3.1.A – masse salariale brute comptable

19 Le bilan de l’expérimentation qui sera dressé à la fin de 2007 permettra d’apprécier s’il vaut mieux maintenir la double approche dans le système définitif ou si l’on peut se contenter d’utiliser uniquement le montant de la masse salariale calculé par la méthode CIASSP .

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- Ce tableau, produit automatiquement par le logiciel, reprend les chiffres du tableau 2.3.A en les additionnant pour l’ensemble des activités

- pour 2007 et 2008, il calcule le montant de la masse salariale globale des activités tarifées en appliquant à la masse 2006 les hypothèses d’évolution choisies pour ces deux années.

Tableau B – Effectifs

Ce tableau, qui récapitule l’évolution de l’effectif global des activités tarifées, est également produit de manière automatique par le logiciel, à partir de la réalisation et des hypothèses inscrits dans les tableaux 2.2.D de chaque activité.

Tableau C – Augmentations de salaire et glissements divers

Ce tableau ne concerne que le personnel sous CCNT. Si l’organisme a mentionné plusieurs conventions collectives au tableau 1.1, il est répété automatiquement autant de fois qu’il y a de CCNT ou statuts.

Le calcul, en application de la « méthode CIASSP » et du principe de justification au premier euro, se fonde sur le principe simple que la masse salariale brute comptable du personnel sous CCNT pour l’année n (tableau 3.1.A) est obtenue en majorant ou minorant la masse de l’année n-1 en fonction de la variation d’effectif (tableau 3.1.B), des augmentations de salaire et des glissements divers (tableau 3.1.C).

Les travaux menés par la CIASSP et les contacts pris avec quelques éditeurs de logiciels du secteur social conduisent à penser que la production du tableau C peut sans difficulté majeure être automatisée20 à partir des progiciels de gestion utilisés par les organismes. Dans ce cas, la dématérialisation pourrait, grâce à l’organisation d’une interface amont entre Dofin et les progiciels de gestion et d’une interface aval avec les systèmes d’information des financeurs, devenir intégrale à un horizon raisonnablement proche : dès qu’une donnée aura été numérisée dans un dispositif, elle n’aura plus jamais à être saisie une nouvelle fois.

Tableau E – Autres hypothèses budgétaires relatives aux dépenses de personnel

Le tableau E exprime les taux de charges constatés et prévus des cotisations sociales et des autres prélévements sur salaire. Ces deux taux sont obtenus en rapportant le montant des comptes 645 et 646 d’une part, 631 et 633 d’autre part, au total du compte 64. Ils sont automatiquement calculés par le logiciel pour l’année 2006 à partir du tableau 2.3. Pour 2007 et 2008, le gestionnaire indique les taux qu’il prévoit et le logiciel contrôle que le montant obtenu est cohérent avec les chiffres inscrits en prévision dans le tableau 2.3. Cela permettra d’évaluer lors de la discussion budgétaire les phénomènes de dérive des taux souvent constatés depuis quelques années.

Le ratio de sous-traitance qui figure à la suite du taux de charges est purement informatif. Egal au rapport entre les comptes de sous-traitance et le compte 64, il n’a pas de

20 Par indexation sur la nomenclature de la CIASSP de chaque décision de gestion entraînant une conséquence salariale

27

signification économique immédiate et ne peut guère être utilisé pour des comparaisons entre organismes différents, car il est directement tributaire des choix d’organisation de chaque établissement. Mais le tableau E montre instantanément si des externalisations (ou parfois des internalisations) significatives d’activité sont intervenues au cours de la période examinée, ce qui n’est pas sans conséquence pour l’évolution de la masse salariale (cf. annexe 2).

f)Tableaux F et G – Taux global d’absentéisme et coût du personnel de remplacement

De vifs débats sur le coût du personnel de remplacement ont eu lieu en 2006 dans la plupart des groupes de travail régionaux. Ils ont permis d’approfondir l’analyse et de bien faire apparaître que le coût de l’absentéisme a deux composantes :

- la charge résultant du maintien du salaire pour le personnel absent : compte tenu des mécanismes de prise en charge (indemnités journalières, OPCA, etc), le coût est généralement faible dans les organismes de droit privé et sa variation d’une année sur l’autre peut en général – sauf pour les très petits organismes – être négligée. En revanche, il est indispensable d’en tenir compte dans les organismes publics qui sont leur propre assureur ;

- le recrutement de personnel supplémentaire pour remplacer les absents : les modalités – et donc les imputations comptables - peuvent être diverses et prendre, en particulier, la forme de CDD dont la charge est imputée sur le compte 641, de prestations d’intérim imputées sur le compte 621 ou de prestations de sous-traitance dont la composante salariale n’apparaît pas dans les comptes. La mesure précise de cette charge impliquerait un lourd dispositif dont, par surcroît, les résultats pourraient être trompeurs puisqu’ils conduiraient à mieux traiter financièrement un organisme qui recrute beaucoup de personnel de remplacement qu’un autre qui fait l’effort de s’organiser autrement pour ne pas avoir à recruter pendant la durée de l’absence.

Les débats préparatoires de Dofin ont montré que certains organismes restaient attachés à la mesure du coût du personnel de remplacement ; le tableau G a donc été prévu à leur intention. Mais, puisqu’il ne peut avoir de valeur explicative suffisante, son utilisation est facultative.

En revanche, le tableau F permet de mesurer (et de suivre en évolution dans la version définitive de Dofin) le taux global d’absentéisme « toutes causes confondues21 », qui est le phénomène générateur de la charge de remplacement. Il est souhaitable de le ventiler par cause d’absentéisme et, dans la mesure du possible, par activité, mais seule la mention du taux global pour l’ensemble des activités tarifées est obligatoire.

21 Comme l’avaient montré les travaux de la CIASSP, la mesure de l’absentéisme est tributaire de progiciels de gestion qui ne sont pas toujours exhaustifs et qui diffèrent entre eux. La mesure de l’absentéisme ne sera donc pas totalement comparable d’un organisme à un autre et les chiffres devront être utilisés beaucoup plus pour suivre l’évolution d’une année sur l’autre à l’intérieur d’un organisme que pour des comparaisons entre organismes.

28

2 – Bilan et compte de résultat certifiés (feuille 3.2 A et B)

Il s’agit du bilan et du compte de résultat de l’organisme pour l’année n-1, présentés conformément à la réglementation comptable applicable à l’organisme et certifiés par les commissaires aux comptes ou, en l’absence de commissaire aux comptes, par le président de l’organisme22.

Par convention, l’impôt sur les sociétés (pour les organismes privés à but lucratif) est imputé en totalité sur la colonne activités tarifées, même lorsqu’il existe par ailleurs des activités non tarifées (à vérifier JPH).

Par précaution, la ligne « comptes de liaison » a été maintenue dans le bilan, bien que la remontée au niveau de l’organisme gestionnaire la rende théoriquement sans objet. S’il apparaît à l’expérience qu’elle est sans objet, elle sera supprimée.

Lorsque les activités tarifées sont minoritaires dans un organisme, c’est le plan comptable général, incluant la provision pour congés payés qui s’applique. Dans ce cas, … (faut-il calculer, et comment, la part de cette provision imputable aux activités tarifées ? les tarificateurs peuvent-ils refuser de la financer alors qu’il s’agit d’une provision obligatoire ? A voir avec JPH)

Pour le compte de résultat (tableau 3.2.B), l’expérimentateur saisit23 dans la colonne de droite les données du compte certifié (dont la présentation est inchangée) et, dans la colonne de gauche les 6 chiffres relatifs aux activités non tarifées24 qui sont indispensables pour vérifier que l’étanchéité comptable entre activités tarifées et non tarifées est bien respectée. De son côté, le logiciel récupère automatiquement les sommes inscrites dans les tableaux 2-3.A et vérifie que le total est bien égal à la somme des parties.

22 Sa responsabilité (pénale ?) étant engagée conformément à l’article … du code de commerce23 Ou récupérera automatiquement lorsque la dématérialisation sera complète24 Produits et charges d’exploitation, financiers et exceptionnels pour l’ensemble des activités non tarifées. Ce sont les seuls chiffres qui sont demandées pour les activités non tarifées, mais il faut rappeler que les tarificateurs peuvent, conformément à la réglementation, demander des informations complémentaires lors de la discussion budgétaire.

29

CHAPITRE VI.

LA DECISION DE TARIFICATION

Le module 4 du prototype, consacré à la décision de tarification et qui est en cours de programmation informatique, comporte trois volets :- un ensemble de tableaux récapitulatifs, produits automatiquement par récupération des

données déjà saisies et destinés à servir de support à la discussion budgétaire ,- l’outil de calcul de la dotation, du prix de journée ou du tarif horaire- un outil de production automatique des arrêtés de tarification, à partir d’une bibliothèque

d’arrêtés standards alimentée par les chiffres retenus à l’issue de la discussion budgétaire.

Ce module sera adressé aux expérimentateurs en septembre, pour leur permettre de préparer leur dossier budgétaire sous Dofin.

1 – Tableaux récapitulatifs

La discussion budgétaire porte toujours sur le détail des crédits, mais il est plus facile de la conduire en ayant sous les yeux les informations synthétiques qui nourriront la décision de tarification. Les tableaux 4.1.A à C répondent à cet objectif.

Le tableau 4.1.A, produit automatiquement par le logiciel, récapitule l’équilibre emplois – ressources pour chacune des activités tarifées et pour leur ensemble.

Le tableau 4.1.B compare le montant de la masse salariale tel que le justifie la méthode CIASSP (tableau 3.1.A) et celui qui est inscrit dans les données financières (tableau 2.3.A) .

En exécution, cet écart peut – lorsque les calculs sont effectués manuellement25 - atteindre 0,1 à 0,2% de la masse salariale sous l’effet de diverses causes, dont les effets d’arrondi puisque le niveau de précision recherché s’arrête à la première décimale ; au delà, cela signifierait que l’organisme maîtrise mal sa masse salariale et prend (ou subit) des décisions dont il ne sait pas évaluer correctement le coût.

En prévision, les chiffres doivent être identiques car, s’il n’en était pas ainsi, cela signifierait que des facteurs de variation de la masse salariale n’ont pas été pris en compte dans le besoin de financement ou que le gestionnaire demande un financement dont il n’est pas en mesure de justifier le besoin.

Mais, comme toujours dans un domaine aussi complexe, il peut y avoir des cas particuliers que la discussion budgétaire permettra d’élucider. D’autre part, le passage à la méthode

25 Par construction, il n’y a plus aucune possibilité d’écart lorsque les fichiers de paie sont paramétrés pour produire automatiquement les tableaux CIASSP

30

CIASSP impliquera pour beaucoup de gestionnaires un changement dans leur manière de traiter les questions relatives à la masse salariale ; il sera naturellement indispensable de leur laisser le temps de s’y adapter.

Le tableau 4.1.C, complément du précédent, synthétise et exprime en pourcentage l’incidence de chacun des facteurs de variation de la masse salariale. Il permet donc, par exemple, d’apprécier l’opportunité de la variation de l’effectif ou, pour les CPOM, de se mettre d’accord sur une prévision d’incidence financière de l’effet de noria.

Le tableau 4.1.D, produit automatiquement à partir des données figurant dans le tableau 2.3.A, récapitule l’ensemble des options comptables retenues par le gestionnaire et qu’il est nécessaire de connaître pour une bonne compréhension des chiffres. Cela vaut en particulier pour les allègements de charges liés à l’emploi ; le tableau permet de savoir si ces allègements sont imputés sur un compte de produits ou viennent en déduction du compte 641, ce qui modifie significativement le niveau des taux de charge et les comparaisons de coûts entre organismes ayant des activités similaires.

2 – Calcul de la dotation ou du prix de journée et récapitulation par enveloppe budgétaire

Les mécanismes de calcul dans Dofin sont strictement les mêmes qu’aujourd’hui, mais le déroulement des calculs est assuré par le logiciel, à partir du montant des charges retenues pour l’année à venir lors de la discussion budgétaire et des règles d’imputation qui figurent dans le CASF. Cela conduit à distinguer plusieurs cas :

- dans le cas général, le calcul de la dotation, du prix de journée ou du tarif horaire est effectué selon l’algorithme du tableau 4.2.A décrit dans l’encadré ci-joint. Toutes les données sont récupérées automatiquement dans les tableaux des modules 2 et 3, le tarificateur ayant simplement à introduire le chiffre qu’il retient au titre des déficits ou des excédents des années antérieures ;

- pour les EHPAD, la solution retenue consiste à « greffer » Tarifehpad sur Dofin, en rendant les programmes compatibles et en organisant la récupération des données nécessaires, notamment la répartition en GIR et selon Pathos, dans les tableaux des modules précédents ;

- lorsqu’il y a lieu (FAM, SAMSAH, CAMSP, etc), la répartition de la charge entre les financeurs est calculée par le logiciel conformément à la réglementation. Lorsque les financements de la DDASS et du Conseil général ne sont indépendants l’un de l’autre, le logiciel vérifiera que la somme des crédits correspond bien au total des charges ; si ce n’est pas le cas, un message d’alerte apparait et invite les deux financeurs à se rapprocher.

On notera que ce dispositif permettra de calculer par interrogation préprogrammée de la base de données la manière dont le coût d’un avenant salarial se répartit entre les différentes enveloppes.

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Calcul de la dotation globale (cas général, hors EHPAD)         1 - Total des charges retenues pour 2008 (2.3 A)    dont (pourFAM, SAMSAH et CAMSP) :   - part DDASS     - part conseil général       2 - Quote-part des frais de siège acceptés (prorata classe 6)    dont, s'il y a lieu :   - quote-part frais de la structure départementale     - quote-part frais de la structure pluri-départementale       3 - Report des déficits (+) ou excédents (-) antérieurs   - montant calculé (2.3 B)     - montant accepté       4 - Produits des groupes 2 et 3 retenus pour 2008 (2.3 A)       5 - Produits du groupe 1 autres que tarification retenus pour 2008       6 - Dotation globale de l'activité (1+2+3-4-5)    S'il y a lieu (FAM, CAMSP, SAMSAH, AEMO…)   - part DDASS*     - part conseil général*              Passage au prix de journée**     7 - nombre de journées (ou d'heures) prévues et acceptées     pour 2008 (2.1 A)     8 - prix de journée global pour l'ensemble des établissements** (6 / 7)    

 9 – prix de journée corrigé (en cas de notification tardive)  

S’il y a lieu, ventilation par établissement***   - établissement 1     - établissement 1     - établissement 1     - etc           

* si le total des 2 parts n'est pas égal au total des charges, l'écart apparaîtra en anomalie sur la feuille "menu"** ou tarif horaire pour l'aide à domicile*** Chiffre proposé par l'organisme. Le logiciel vérifie automatiquement que la somme des produits (PJ de l'établissement * nombre de journées retenu pour l'établissement) est bien égale à la ligne 6 et, s'il y a lieu, affiche un message d'erreur

32

Lorsque la notification du prix de journée est tardive, le logiciel ajuste automatiquement le calcul pour que la ressource totale, sous l’ancien et le nouveau prix de journée, soit égale au montant prévu lors de la discussion budgétaire.

Conformément aux principes d’architecture de Dofin, la dotation ou le prix de journée sont calculés globalement au niveau de chacune des activités. Mais, si le texte qui donnera force juridique au dispositif ne permet pas de l’éviter, il restera possible d’utiliser la dernière rubrique du tableau 4.2.A pour répartir la ressource entre les établissements, en se fondant sur la proposition que l’organisme formulera alors sur ce point.

3 – Production automatique des arrêtés de tarification

Ce dispositif, qui existe déjà dans certaines DDASS, sera ajouté à Dofin à la fin de 2007.

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CHAPITRE VII.

UTILISATION DANS LA PROCEDURE BUDGETAIRE

Les réunions du printemps 2007 avec les tarificateurs des départements d’expérimentation ont permis de constater que, en pratique, le passage à Dofin ne modifiera guère la manière dont ils conduisent aujourd’hui la discussion budgétaire. En effet :

- aujourd’hui, quand un organisme regroupe plusieurs établissements, la discussion est presque toujours globalisée au niveau de l’organisme, pour les DDASS comme dans les conseils généraux ;

- cette discussion globale respecte toujours, dans les faits, le principe de justification au premier euro, puisqu’elle porte sur l’ensemble du budget et non pas seulement sur la partie financée en mesures nouvelles ;

- le dispositif des « rapports budgétaires » prévus par la réglementation ne subit aucune modification.

En revanche, à un horizon de 4 ou 5 ans, surtout pour les tarificateurs des DDASS qui n’ont pas la possibilité matérielle de rencontrer individuellement chacun des organismes et utilisent donc souvent une procédure écrite fondée sur le taux de reconduction, l’obligation de rencontrer chaque année chaque organisme imposera des aménagements dans l’organisation du travail et probablement un « changement de métier » pour certains agents.

Dans cette perspective, Dofin se positionne comme un outil d’aide à la discussion budgétaire locale, dans une perspective de recherche des gains de productivité et d’optimisation de la répartition des enveloppes départementales, et au pilotage national de la charge salariale et des enveloppes budgétaires votées par le parlement. En particulier, lorsque la version définitive de Dofin sera en place:

- les tableaux permettront de replacer les propositions budgétaires des organismes dans une perspective pluriannuelle26, sur la base de chiffres incontestables puisque articulés sur les comptes certifiés par les commissaires aux comptes ;

- grace à la dématérialisation de la procédure et à la mise en service de la base de données, Dofin permettra à tous ses utilisateurs un accès immédiat à l’ensemble des informations, avec des comparaisons et des possibilités de simulation aussi fines que l’on voudra ;

En outre, dès le prototype 2007 :

26 Si l’expérience en confirme l’utilité, les tableaux définitifs comporteront une colonne supplémentaire pour l’année n-2, qui permettra de suivre l’évolution des activités sur une période un peu plus longue et, plus spécifiquement, d’avoir une vue complète du mode de couverture des déficits éventuels.

34

- les dépenses de personnel sont calculées sous une forme qui conduit à centrer la discussion sur les choix de gestion qui sous-tendent le montant des crédits ;

- le calcul des dotations et des prix de journée (ou des tarifs horaires) est automatique et instantané à partir des décisions prises sur le montant de la dépense acceptée, ce qui facilite le travail de simulation nécessaire pour rester dans la limite des enveloppes ;

- la production des arrêtés de tarification sera automatique (fonctionnalité en cours de programmation dans le prototype 2007), ce qui déchargera les tarificateurs du travail matériel qu’ils doivent aujourd’hui accomplir à ce titre ;

- la détection automatique d’un certain nombre d’anomalies pouvant figurer dans les dossiers de financement (fonction « menu » du prototype 2007) déchargera les tarificateurs des tests de cohérence interne qu’ils pratiquent aujourd’hui27.

Par ailleurs, deux modules particuliers seront associés à la base de données, l’un pour la production automatique des ratios classiques de l’analyse financière, l’autre pour permettre des traitements statistiques plus élaborés que le simple calcul de moyennes.

27 Il serait souhaitable que les tarificateurs qui participent à l’expérimentation fassent connaître à DGAS-dofin@sante.gouv.fr les tests qu’ils effectuent aujourd’hui, pour qu’ils puissent être programmés automatiquement dans Dofin.

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CHAPITRE VIII

LA BASE DE DONNEES NATIONALE PARTAGEE

Dofin est un outil d’aide à la discussion budgétaire locale, mais il a été conçu dès le départ comme un système d’information permettant la remontée et le traitement au niveau national de toutes les données nécessaires pour le calcul et la répartition des crédits votés par le parlement. Le cahier des charges de ce système d’information, qui constituera la version définitive de Dofin, est en cours de rédaction. Lorsque sa réalisation sera achevée, son utilisation effective ne dépendra plus que du rythme auquel l’application sera généralisée et les données collectées28

Au stade actuel de développement du projet, il n’est guère possible d’aller plus loin qu’un simple rappel des objectifs de la base de données. Au travers de « remontées institutionnelles » qui prendront la forme de tableaux standardisés (qui devront donc être définis collectivement avec les utilisateurs) et d’un infocentre qui permettra des requêtes spécifiques pour préparer telle ou telle décision, il s’agit, en utilisant les techniques de simulation et de comparaison, de :

- permettre aux négociateurs sociaux et à l’autorité ministérielle de tutelle de calculer contradictoirement le coût des avenants salariaux et sa répartition entre les financeurs,

- donner aux décideurs concernés (Etat et conseils généraux) tous les moyens de préparer et suivre en exécution le montant des enveloppes budgétaires dédiées aux différentes activités.

Les accès des utilisateurs à la base de données seront organisés sur la base de profils autorisant pour chacun un ou des modes d’utilisation (lecture, entrée de données, etc) pour des ensembles de données précisément définis.

Une gestion automatique des flux et événements (workflow) permettra, dans toute la mesure du possible, d’informer en temps réel les acteurs concernés (par exemple, signaler automatiquement à un tarificateur l’arrivée d’un dossier qui le concerne) et de produire un tableau de bord permanent des événements.

28 Compte tenu de l’absence actuelle de données nationales pertinentes pour la décision financière, il faudra probablement attendre un taux de couverture de 70 ou 80% du secteur social et médico-social pour pouvoir considérer comme statistiquement représentatifs les chiffres issus de Dofin.

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CHAPITRE IX

VERS UNE DEMATERIALISATION COMPLETE

DU DOSSIER DE FINANCEMENT

Le principe de la dématérialisation des tâches administratives repose sur le fait que, une fois numérisée, une information peut être indéfiniment réutilisée sans qu’il soit nécessaire de la saisir ou la vérifier à nouveau.

Dés son prototype 2007, Dofin représente un progrès important dans cette voie puisque – contrairement à ce qu’impose la version « papier » du dossier actuel de financement (BP, CA, budget exécutoire) - toute donnée injectée une fois dans Dofin ne devra plus jamais être saisie à nouveau ; en outre, l’intégration dans Dofin des indicateurs et des tableaux associés aux CPOM permettra d’éliminer la répétition de la saisie d’une même donnée dans des systèmes d’information aujourd’hui séparés. Mais il est possible d’aller plus loin et d’envisager une dématérialisation complète au bénéfice des utilisateurs qui le souhaiteront.

En effet, aujourd’hui, la plupart des organismes utilisent des outils informatiques qui limitent leur travail administratif à la simple saisie des actes élémentaires de gestion (le paiement d’une facture, une modification dans la situation d’un salarié, etc), tous les traitements qui en découlent étant exécutés automatiquement par le progiciel qu’ils utilisent. De même, en aval, beaucoup de conseils généraux utilisent des progiciels qui, à partir des données budgétaires des établissements, calculent automatiquement la dotation ou le prix de journée et intègrent ces données dans leur système d’information financière et budgétaire.

Il serait donc très souhaitable d’enrichir Dofin par un système d’interfaçage « amont », qui permettrait aux éditeurs de progiciels de gestion de produire le dossier de financement dans un format qui puisse être directement injecté dans Dofin (alors que, dans la version actuelle, les gestionnaires sont obligés de recopier les données pour les mettre au format Dofin), et « aval », qui permettrait aux conseils généraux de récupérer directement les données de Dofin dans leur système d’information au lieu de devoir les recopier comme aujourd’hui. Les premiers contacts pris dans ce sens sont encourageants ; ils doivent maintenant être généralisés et approfondis.

Un autre travail d’interfaçage, qui vient de commencer mais n’en est encore qu’à son tout début, concerne l’articulation de Dofin avec les autres systèmes d’information que développent pour leurs propres besoins la CNSA, la CNAM et la Direction de la population et des migrations pour le champ des CADA. L’idée est, la aussi, de recenser les informations dont chacun a besoin et d’organiser les passerelles informatiques nécessaires pour que chaque information devienne accessible pour chacun de ceux qui en ont besoin dès qu’elle a été saisie une première fois par l’un d’entre eux. En parallèle, le travail déjà engagé dans le prototype 2007 pour permettre à chaque financeur qui intervient en complément des enveloppes nationales, les CAF par exemple, d’accéder directement aux données dont il a besoin selon des modalités permettant leur récupération et leur traitement sous Excel.

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Au-delà de la simplification et de l’allègement de la charge de travail que l’on peut en espérer, pourraient contribuer à faciliter le dialogue et la mise en cohérence des décisions des financeurs, comme beaucoup de participants aux réunions préparatoires de 2006 et 2007 en ont exprimé le souhait.

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ANNEXES

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ANNEXE 1

Architecture du prototype 2007

Menu utilisateurs

Module «organisme »

Module «activités »

Module «dépenses de personnel et synthèse financière »

Module «décision de financement »

2 – 4 / Indicateurs « comptables »

2 –3 / Données financières (groupes fonctionnels)

2 – 2 / Données relatives aux emplois

2 – 1 / Données relatives à l’activité et aux personnes accueillies

Activité 1 Activité. N

3 – 2 / Bilan et compte de résultat certifiés de l’organisme

3 – 1 / Masse salariale globale par CCNT (tableaux CIASSP)

A. Masse salariale CIASSP et comptable

B. Synthèse financière par activitéC. Synthèse financière des

activités tariféesD. Options comptables

4 – 1 / Tableaux récapitulatifs 4 – 3 / Edition de l’arrêté de notification

A. Cas généralB. EHPAD

4 – 2 / Calcul de la dotation ou du PJ

1 – 2 / Liste des établissements par catégories d’activité et enveloppe financière

1 – 1 / Informations administratives (dont CCNT)

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ANNEXE 2

NOTE METHODOLOGIQUE SUR LES SALAIRES

La principale singularité des salaires dans le champ économique et social réside probablement dans le fait qu’ils sont simultanément le premier poste de charges pour les employeurs, entreprises et administrations1 et la première composante du revenu, non seulement des salariés, mais de l’ensemble des ménages2 . Leur analyse doit donc répondre à la fois aux besoins économiques et financiers de maîtrise des coûts et à ceux de la négociation sociale. La présente note a pour objet de rappeler les différentes notions utilisées à cet effet et de les situer par rapport à ces deux catégories de besoins.

1/ Masse salariale et dépenses globales de personnel

Du point de vue de l’analyse macro- et micro-économique et financière, ce sont les dépenses globales de personnel qu’il convient d’abord de prendre en compte, notamment pour la mesure de la productivité du travail et du coût du facteur travail. En effet, elles regroupent l’ensemble des charges supportées par un employeur du fait de la main d’œuvre qu’il utilise, quelles qu’en soient les modalités juridiques: contrat de travail ou statut, intérim, mise à disposition, etc, voire sous-traitance. Dans une optique très différente, la jurisprudence rejoint cette conception extensive3.

Il n’existe pas de définition normalisée des dépenses globales de personnel : dans le plan comptable général, elles sont éclatées entre les comptes 64 – charges de personnel (salaires bruts et cotisations sociales), 631 et 633 – impôts, taxes et versements assimilés sur rémunérations, 621 – personnel extérieur à l’entreprise ; le titre II du nouveau plan comptable de l’Etat ne contient pas les dépenses d’intérim ; le titre I de la nomenclature budgétaire et comptable des hôpitaux comprend l’intérim, mais non les frais de recrutement ; la définition la plus exhaustive paraît être celle qu’utilise la Commission Interministérielle d’Audit Salarial du Secteur Public (CIASSP) pour le contrôle des entreprises publiques et qui distingue : - les salaires et les charges sociales (compte 64 du PCG)- les autres charges de personnel :

Personnel extérieur à l’entreprise (intérim et mises à disposition – compte 621) Impôts, taxes et versements assimilés sur rémunération (comptes 631 et 633) Epargne salariale (compte 691)

- les dépenses connexes : frais de transport du personnel, missions, frais de recrutement (comptes 6247, 6248, 6251, 6255,6256 et 6284 du PCG)

1 Pour l’ensemble des entreprises et des administrations, la rémunération des salariés a représenté en 2004 825,9 Md€ pour une valeur ajoutée globale de 1.298,7 Md€, soit un pourcentage de 63 % (L’économie française, comptes et dossiers, INSEE Juillet 2005, p. 168)2 Les salaires et traitements bruts des salariés des entreprises et des administrations se sont élevés en 2004 à 633,9 Md€, soit 47 % du revenu disponible brut ajusté des ménages (prenant notamment en compte l’incidence des impôts et des transferts sociaux), qui a représenté 1.344,3 Md € cette même année (source : ibid p. 177)3 cf. arrêt Renault, Cass.soc. 26 mai 20042

3

41

En dépit de la rationalité économique et des évolutions jurisprudentielles, les dépenses de personnel externalisées, c’est-à-dire financées par des contrats de sous-traitance, n’apparaissent dans aucune de ces nomenclatures. En effet, la part des dépenses de personnel n’est jamais individualisée dans les contrats et ne peut donc être mesurée. Il en résulte qu’une opération d’externalisation se traduit toujours par une diminution des dépenses de personnel, sans qu’il soit possible d’évaluer le bilan comptable global.

2/ Masse salariale et rémunération globale des salariés

Pour un employeur, la masse salariale stricto sensu retrace la somme des rémunérations individuelles brutes de tous les agents qu’il emploie dans le cadre d’un contrat de travail ou, pour la fonction publique, d’un statut1. Ces rémunérations individuelles comportent plusieurs parties et leur coût global pour l’employeur ne dépend pas uniquement des augmentations de salaires négociées avec les représentants du personnel.

a) Niveau des salaires et rémunération globale des salariés

Avant de comparer des salaires, entre eux ou avec le SMIC, il convient de bien savoir si les éléments pris en compte correspondent à la totalité de la charge supportée par l'entreprise. Plusieurs notions sont en effet concurremment utilisées :

- dans la fonction publique, pour le calcul des salaires minima dans un certain nombre de conventions collectives et dans les statistiques trimestrielles du ministère du travail sur l’évolution des salaires (enquête ACEMO), on continue d’utiliser la distinction traditionnelle, issue des classifications Parodi des années 1950, entre le salaire de base et les primes et indemnités ;

- dans les entreprises et pour la négociation des salaires réels, c’est de plus en plus la notion de « rémunération globale » qui est utilisée, avec une décomposition en :

part fixe, qui tient compte de l’ancienneté et parfois de l’expérience propre de chaque salarié, si bien que 2 salariés occupant le même emploi n’auront pas nécessairement la même rémunération,

part variable, dont l’importance croît avec le niveau des responsabilités et qui est une rétribution de la performance individuelle (bonus) et/ou collective (intéressement, bien qu’il ne soit pas juridiquement un salaire),

avantages en nature, avantages différés (maladie, invalidité, retraite, stock-options, etc). Il arrive que certaines négociations

salariales débouchent sur une meilleure prise en charge par l’entreprise de la protection sociale complémentaire plutôt que sur une augmentation de la part fixe : le coût est en effet moindre pour l’employeur alors que l’incidence sur le salaire net du salarié est la même.

- la comparaison des salaires individuels avec le SMIC est encadrée par une abondante jurisprudence ; pour l’essentiel, c’est la partie du salaire versée en contrepartie directe du travail fourni qui est retenue, à l’exclusion des éléments de rémunération liés aux sujétions, à la performance collective et à l’ancienneté.

L’intérêt de la rémunération globale est de récapituler l’ensemble des avantages immédiats et futurs dont bénéficiera un salarié en contrepartie de son travail, et leur coût pour l’employeur. Son inconvénient tient à la difficulté de quantifier l’ensemble des éléments, en particulier la part variable et les avantages différés en raison de leur caractère aléatoire.

b) L’évolution de la masse salariale

On peut la calculer de diverses manières. Si l’on veut se fonder sur la distinction volume-prix traditionnelle en analyse économique et articuler les calculs sur les décisions de gestion qui sont à l’origine de la dépense, il faut distinguer trois groupes de facteurs d’évolution2 : 1 On utilise aussi la notion de masse salariale chargée, en ajoutant les cotisations sociales inscrites au compte 645 du PCG. Dans la fonction publique, on se réfère plus souvent au salaire net qu’au salaire brut, mais la charge financière pour l’employeur reste celle des salaires bruts.2 cf. Les instruments du pilotage salarial, éd. Liaisons 2003

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- les facteurs de variation en volume : lorsque la rémunération était calculée sur une base horaire, c’était le nombre d’heures travaillées qui en était l’expression ; depuis la mensualisation, c’est l’effectif, mesuré par le nombre d’équivalents temps plein annuel moyen (ETP) effectivement rémunérés29 ;

- l’effet prix, ou en valeur, c’est à dire  l’augmentation des salaires. Cette notion n’est définie, ni par le code du travail, ni par la jurisprudence, bien qu’il s’agisse du coeur de la négociation annuelle prévue par l’article L 132-27 du code du travail. La seule définition explicite paraît être celle qui fonde les accords salariaux des entreprises publiques : ont le caractère d’augmentation de salaire toutes les décisions, subies (en cas de relèvement du SMIC ou d’un barème conventionnel de branche par exemple) ou volontaires, qui ont pour effet d’augmenter la valeur (et non le volume) des bases de calcul de la rémunération. Autrement dit, la modification des barèmes de salaire.

Ces augmentations de salaire30 sont ventilées en mesures générales, catégorielles et individuelles selon la nature des bénéficiaires, avec un recoupement sur les notions de part fixe et part variable ;

- Les glissements divers, qui regroupent l’ensemble des facteurs qui ne relèvent ni de la variation d’effectif, ni de l’augmentation des salaires, c’est à dire, à barème de calcul inchangé :

l’effet de noria, qui exprime la variation de la masse salariale (généralement en diminution de la dépense) résultant du mouvement des entrées et des sorties ;

la variation des horaires de travail, en particulier des heures supplémentaires ; la variation des indemnités de départ  de toute nature ; l’incidence des modifications dans l’organisation du travail (en particulier primes de sujétion et éléments de salaire

liés à l’affectation géographique) ; les variations liées à la rétribution de la performance individuelle et/ou collective la variation du coût des avantages sociaux ayant un caractère salarial, primes de naissance ou de mariage par

exemple et, dans la fonction publique, supplément familial de traitement ; l’incidence des écarts comptables : variation des provisions pour congés payés et compte épargne-temps ainsi que,

dans la fonction publique, décalages de paie non-provisionnés ; la variation des retenues sur salaire en raison d’absence, incluant l’incidence (souvent difficile à calculer) de

l’absentéisme .

3) Les concepts traditionnels

L’analyse qui précède permet ainsi de décomposer l’évolution des salaires individuels et de la dépense globale en un ensemble de briques élémentaires, assez comparables à celles du jeu de lego bien connu des enfants. Il reste à positionner par rapport à cet ensemble les notions traditionnelles de salaire moyen par tête, rémunération du personnel en place, salaire de base et glissement-vieillesse-technicité.

a) Le salaire moyen par tête (SMPT)

C’est le quotient de la masse salariale divisée par l’effectif et donc le synonyme de la masse salariale à effectif

constant.

29 Une autre difficulté de la mesure de la productivité du travail tient à la prise en compte de la durée du travail. Depuis 1978 en effet, ne sont plus exclus de la mensualisation des salaires que les travailleurs à domicile ainsi que les travailleurs temporaires, saisonniers ou intermittents, soit une part très faible de l’effectif total. Il en résulte deux difficultés : - la mesure de la productivité ne peut plus porter que sur la durée théorique du travail (incidence du nombre de jours

dans le mois, des jours fériés et de pont, en sus de l’écart entre la durée quotidienne théorique et la durée réelle  : pauses, habillage, etc) et non sur le nombre d’heures de travail effectives, qui n’est en général plus mesuré ;

- des problèmes inextricables apparaissent chaque fois qu’il faut articuler un taux de salaire horaire sur un montant de salaire mensuel – le mécanisme de revalorisation du SMIC à la suite de la réduction de la durée du travail en a donné une illustration éloquente ; il est vraisemblable qu’un certain nombre de conventions collective contiennent des dispositions susceptibles de conduire aux même difficultés.30 qui peuvent être calculées en « masse », correspondant au coût pour l’année en cours, ou « en niveau », correspondant à la dépense sur 12 mois, compte tenu des extensions en année pleine (effet-report)

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Son intérêt tient au fait qu’il est particulièrement facile à calculer, ce qui en fait un outil précieux pour les calculs

financiers rapides, et qu’il est connu dans de bonnes conditions au niveau macro-économique grâce aux statistiques

de cotisations de sécurité sociale de l’ACOSS.

En revanche, son intitulé conduit souvent à une assimilation erronée avec l’augmentation des salaires. En effet, l’évolution du SMPT agrège l’incidence des augmentations de salaire et des glissements divers ; ainsi, le SMPT pourra baisser en raison de l’effet de noria, sans qu’aucun salarié subisse la moindre baisse de salaire ; le SMPT n’est donc pas une référence pertinente pour la négociation sociale.

b) La rémunération du personnel en place ou des présents-présents   (RMPP)

Techniquement, elle est le résultat d’un calcul statistique consistant à comparer pour deux années consécutives n-1 et n la masse salariale (généralement tirée des fichiers de paie et non des données comptables) des agents rémunérés de manière continue entre le 01/01/n-1 et le 31/12/n.

Cette méthode permet de calculer la variation de la masse salariale hors variation d’effectif et effet de noria. Dans la fonction publique, où les glissements divers autres que l’effet de noria varient très peu d’une année sur l’autre, elle donne une mesure pratiquement pure de l’augmentation des salaires des agents concernés. En revanche, elle ne dit rien de la variation des salaires des agents entrés ou sortis au cours de la période et est donc peu adaptée aux calculs financiers et aux besoins de la gestion des personnels.

c) Le salaire de base

Ni les textes, ni la jurisprudence ne le définissent de manière précise . En revanche, c’est une notion qui a longtemps fondé les systèmes de classification et qui subsiste dans la fonction publique et dans un bon nombre de conventions collectives. Grosso modo, il correspond à la partie fixe de la rémunération pour la durée normale du travail, à l’exclusion des primes et indemnités versées discrétionnairement, de la compensation des sujétions liées à l’emploi occupé et des heures supplémentaires.

Dans les entreprises d’une certaine taille, qui utilisent souvent pour la détermination des salaires une classification différente de celle de la convention collective, la référence au salaire de base a beaucoup perdu de son importance et parfois même disparaît. Il en résulte un problème de fiabilité pour les statistiques trimestrielles de salaire  : il semble en particulier que les entreprises, interrogées sur une notion que certaines n’utilisent plus, tantôt rattachent au salaire de base les augmentations de salaire liées à l’ancienneté, tantôt ne le font pas1.

d) Le glissement vieillissement – technicité (GVT)

1 notamment selon que ces augmentations passent par l’attribution de points d’indice ou par la majoration d’une prime d’ancienneté spécifique. On peut aussi s’interroger sur la pertinence du maintien de la référence au suivi du salaire horaire mensuel de base dans l’enquête ACEMO.

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La notion est apparue avec le rapport Toutée de 1963, à une époque où l’on cherchait déjà à articuler de manière transparente la négociation des salaires et son coût pour l’employeur. Mais l’informatique n’existait pas et l’on ne pouvait, dans l’évolution de la masse salariale, mesurer que l’incidence de la variation d’effectif et des augmentations générales de salaire (mesures générales et « grand catégoriel »). Il restait donc un solde indifférencié lié aux effets de structure (glissements), à l’ancienneté (vieillissement) et à l’évolution des qualifications (technicité), que l’on a donc baptisé GVT ou GVT-solde.

Avec le développement de la référence à la RMPP dans les années 1980, l’habitude a été prise de scinder ce GVT solde en un GVT positif correspondant aux mesures individuelles (ancienneté et promotions) et un GVT négatif pouvant prendre deux valeurs différentes2 selon qu’il est limité à l’effet de noria ou qu’il est calculé par solde et couvre l’ensemble des glissements divers.

La pratique ayant en outre conduit à utiliser le sigle GVT dans le langage courant pour désigner indifféremment le GVT-solde de la masse Toutée, le GVT positif, le GVT négatif limité à l’effet de noria et le GVT négatif couvrant l’ensemble des glissements divers, auxquels correspond chaque fois un chiffre différent, il semble préférable de renoncer à l’usage de ce terme ambigu et d’utiliser la dénomination précise de chacune des briques élémentaires qui constituent l’armature du système salarial.

2 cf. Guide pour le suivi de la masse salariale dans les établissements publics de santé, ministère de l’emploi et de la solidarité 2001, p.49 sq.

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ANNEXE 3

CALCUL DES EVOLUTIONS DE LA MASSE SALARIALE

Le calcul des évolutions de la masse salariale repose sur quatre principes simples :

- il s’agit de la masse salariale comptable et non de celle qui figure dans les fichiers de paie ou les DADS (on tient donc compte de la variation des provisions)

- les décisions qui ont pour effet d’augmenter ou diminuer la masse salariale d’une année sur l’autre sont recensées de manière exhaustive et rattachées à l’un des 3 grands ensembles suivants :

- variation d’effectif- augmentation des salaires- glissements divers (dont l’effet de noria est la composante la plus connue, mais non la seule)

- conformément au principe de « justification au premier euro » qui tient une place centrale dans la LOLF, la distinction entre la reconduction et les mesures nouvelles disparaît.

- chacun des termes utilisés est défini de manière suffisamment précise pour qu’un chiffre et un seul puisse lui être associé.

I – LA VARIATION D’EFFECTIF

Il s’agit ici du premier déterminant de la masse des salaires bruts, c’est à dire des sommes inscrites aux comptes 641 et 642 , éventuellement 643 (pour les ESAT)

Comme les calculs portent sur la dépense réelle, c’est le nombre des agents effectivement rémunérés (effectif physique) qui est à la base des calculs, avec une correction pour tenir compte de la quotité de travail de chacun. Cet effectif est ensuite ventilé en catégories de personnel homogènes du point de vue salarial.

1/ Calcul de l’effectif équivalent temps plein (ETP)

Il a pour objet de déterminer  pour chacune des années considérées :

- le nombre des agents effectivement rémunérés, que leur emploi soit permanent, à durée déterminée ou indéterminée (et non celui des "emplois budgétaires" ou autorisés) ;

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- l’effectif annuel moyen, et non l’effectif à une date donnée, le 31 décembre ou le 1er janvier par exemple ;

- et de relier le calcul des effectifs à celui de la dépense au moyen de la notion classique d’équivalent temps plein annuel moyen (ETP). Pour cela, le nombre des individus doit être corrigé pour tenir compte de la quotité de travail de chacun : un agent à temps complet est compté pour 1 ETP, un agent à temps partiel de 80 % pour 0,8 ETP, un CDD de 3 mois pour 0,25 ETP et un agent travaillant à 80% à compter du 1er juillet pour 0,8*0,5 = 0,4 ETP.

C’est un calcul strictement en volume, sans aucun correctif lié aux conditions d’emploi ou de rémunération des intéressés. Ainsi, lorsque certains agents, par exemple en poste à l’étranger, en dispense d’activité indemnisée ou, pour la fonction publique, ayant une quotité de travail de 80 ou 90% et ayant donc un régime particulier sur-rémunération relative, rejoignent le régime normal, l’incidence financière du passage à la sur- ou la sous-rémunération ne modifie pas le calcul des ETP.

La prise en compte des agents en absence de longue durée mais qui continuent de percevoir une rémunération1 pose toujours un problème délicat. S’ils sont très nombreux, on pourra avoir intérêt à leur consacrer une catégorie de personnel spécifique (cf. ci-dessous). Sinon, la formule la plus simple (sinon la plus rigoureuse pour la mesure de la productivité) consiste à prendre en compte les agents concernés pour leur quotité de rémunération et non leur quotité de travail.

En pratique, pour calculer l’effectif ETP, il suffit d’extraire chaque mois des fichiers de paie la liste des salariés rémunérés, de la pondérer par la quotité de travail (ou de rémunération pour les agents en absence indemnisée) de chacun et de calculer la moyenne sur 12 mois. Une autre possibilité, convenant notamment pour les salariés dont les horaires de travail sont irréguliers, consiste à rapporter le nombre d’heures ou de jours effectivement travaillés à la durée annuelle du travail. D’autre part, lorsque l’organisme emploie un nombre important de CDD, se renouvelant rapidement et ayant tous à peu près le même salaire, on aura intérêt à dresser deux listes distinctes, l’une pour les agents en CDI ou sous statut, l’autre pour les CDD et assimilés (personnel de remplacement par exemple) car ce tri facilitera le calcul de l’effet de noria (cf. infra).

2/ Les catégories homogènes de personnel

Dans les administrations comme dans les entreprises coexistent des catégories de personnel dont la rémunération relève de régimes juridiques différents. On distingue au minimum :

- Les salariés dont l’emploi (qu’il soit à durée indéterminée, déterminée, intermittent ou saisonnier) et la rémunération relèvent :

d’une convention collective de branche et/ou d’entreprise et donc, généralement, de la négociation salariale annuelle obligatoire,

du statut général de la fonction publique (Etat, hospitalière et territoriale) ou d’un statut d’entreprise publique,

1 y compris les agents qui, partant à la retraite, perçoivent une rémunération complète pour leur dernier mois d’activité, même s’ils n’ont travaillé que quelques jours.

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- Les mandataires sociaux dont la rémunération, inscrite au compte 641, est fixée par une instance particulière, par exemple le conseil d’administration ou, pour les entreprises publiques, l’autorité de tutelle ;

- Les salariés dont la rémunération est fixée par un texte réglementaire, par exemple les apprentis et les jeunes en alternance ou plus largement les emplois aidés, mais aussi les « thésards » qui travaillent dans les organismes de recherche ; en revanche, les salariés payés au SMIC ne relèvent pas de cette catégorie, mais de leur convention collective ou leur statut, puisque le SMIC détermine simplement un plancher de rémunération ;

- Les stagiaires, dont les indemnités sont inscrites au compte 641 et, dans certaines limites, assujetties aux cotisations sociales, mais n’ont pas juridiquement le caractère d’un salaire ;

- Les salariés qui, sous des intitulés très variés, perçoivent une rémunération, à la tâche ou au forfait, dont le montant est fixé individuellement sans référence à un barème collectif : les cachetiers et pigistes, les vacataires non permanents, etc…

En revanche, les intérimaires et les agents mis à disposition, (dont la rémunération s’impute sur le compte 621 et non sur le compte 641) ne sont pas des salariés de l’entreprise dans laquelle ils travaillent mais de celle qui les met à disposition. Il n’y a donc pas lieu de les prendre en compte dans l’analyse de la masse salariale.

Pour les calculs de masse salariale, ce ne sont pas tant les catégories juridiques ou statutaires qui importent que l’homogénéité des modes de revalorisation des traitements. Ainsi, dans la fonction publique, on pourra souvent considérer que l’ensemble des titulaires forme une seule catégorie de personnel. D’autre part, il est pratiquement toujours nécessaire de prévoir une catégorie «  ne relevant pas de la négociation collective », pour regrouper le coût de la rémunération des agents  qui ne relèvent pas d’une des catégories principales d’emplois : apprentis, emplois aidés31, mandataires sociaux, etc. 32

Les catégories de personnel peuvent être démultipliées à volonté pour répondre aux besoins des gestionnaires. Par exemple, dans un établissement public de santé (EPS), le gestionnaire du personnel non médical pourra sans difficulté décomposer sa propre masse salariale en sous-catégories telles que le personnel infirmier ou le personnel des différents pôles.

Dofin génère automatiquement les tableaux de calcul nécessaires pour chaque catégorie de personnel.

31 Si la rémunération des titulaires de ces emplois est, notamment en application d’une convention collective, différente du barème réglementaire, ils devront être rattachés à l’effectif relevant de la négociation collective32 S’il ne s’agit que d’une ou deux personnes, pour préserver la confidentialité des salaires individuels, on rattachera leur rémunération à celle des agents qui relèvent de la négociation collective

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II – LES AUGMENTATIONS DE SALAIRE

Pour calculer avec précision le coût global des augmentations de salaire, il faut commencer par les définir de manière précise, ce que ne font ni la loi, ni la jurisprudence puisque le code du travail renvoie la question à l’accord des parties. Dans ces conditions, et en accord avec les DRH et les juristes consultés par la CIASSP, on peut retenir la définition qui fonde les accords salariaux des entreprises publiques : sont considérées comme des augmentations de salaire toutes les décisions qui ont pour effet d’accroître la valeur (et non le volume) des bases de calcul de la rémunération ; autrement dit, les modifications du barème de calcul des rémunérations.

Ainsi, une augmentation de la valeur du point, un accroissement du salaire lié à l’ancienneté ou à un changement d’emploi, une gratification, seront imputées sur la rubrique augmentations de salaire, mais non les heures supplémentaires ou le versement d’une prime de déménagement résultant de l’application des barèmes en vigueur.

Ces augmentations de salaire, constatées pour l’année d’exécution et prévues pour l’année en cours et le budget de l’année à venir, sont :

- ventilées en distinguant selon qu’elles ont un caractère général, catégoriel ou individuel,- calculées simultanément en niveau (incidence en année pleine) et en masse (coût pour l’année en

cours), ce qui permet le calcul automatique des effets-report sur l’année suivante.

1/ Mesures générales, catégorielles et individuelles

Les mesures générales sont celles qui concernent la totalité (ou, par convention, au moins 90 %) du personnel concerné.

Ces mesures peuvent être proportionnelles (par exemple une augmentation de x% de la valeur du point), uniformes (une prime de 50 € pour l’ensemble du personnel) ou modulées (par exemple en fonction du niveau hiérarchique des bénéficiaires).

Pour le calcul du coût des mesures générales et particulièrement des augmentations de la valeur du point, c’est l’ensemble des éléments de salaire indexés sur la valeur du point qu’il faut prendre en compte et non la seule ligne « traitement de base » ou le seul nombre des points d’indice figurant dans les fichiers de paie.

Les mesures catégorielles sont celles qui s’appliquent à une catégorie de personnel désignée par son statut ou son métier : les secrétaires, les ouvriers d’entretien, les agents dont l’indice est inférieur à 230, etc.

Comme les mesures générales, les mesures catégorielles peuvent être proportionnelles, uniformes ou modulées, pérennes ou non pérennes.

Le coût des mesures catégorielles peut presque toujours être évalué en multipliant le nombre de bénéficiaires par la valeur moyenne de l’avantage accordé ;

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Les mesures individuelles sont celles dont bénéficient une ou des personnes désignées par référence à leurs caractéristiques personnelles (et non leur catégorie professionnelle). On distingue en leur sein :

- les mesures automatiques (MIA), au titre de l’ancienneté le plus souvent, qui résultent d’une règle établie et que l’employeur ne peut remettre en cause sans modifier ou dénoncer un accord collectif ou un texte statutaire ; on peut généralement calculer leur coût en multipliant le nombre de bénéficiaires par le nombre moyen de points attribués à chacun et la valeur moyenne du point (la version 2008 du logiciel comportera, pour chaque CCNT un test de cohérence par comparaison avec le coût moyen de l’ancienneté tel qu’on peut le déduire des dispositions de la CCNT) ;

- les mesures non automatiques (MINA), dont l’employeur peut fixer librement chaque année l’enveloppe et la répartition. Pour leur calcul, sauf dans les très grands organismes, le plus simple est en général d’additionner les montants individuels.

Dans la version définitive de Dofin, il est envisagé, pour faciliter le travail des petits organismes qui n’utilisent pas de progiciel de gestion, de leur permettre de n’indiquer que le montant total des mesures individuelles, sans ventilation, car c’est souvent là que se situe la seule partie un peu délicate des calculs.

Lorsqu’une « clause balai » garantit à chaque salarié une augmentation minimum à une date donnée s’il n’a pas bénéficié entre-temps d’une augmentation au choix, le coût des augmentations « au choix » s’impute sur les mesures individuelles non automatiques, tandis que l’application de la « clause balai » relève des mesures automatiques (en conséquence, le freinage des mesures non automatiques pendant une ou deux années entraîne une augmentation des mesures automatiques les années suivantes).

L’incidence salariale des promotions avec changement d’emploi33 s’impute sur les augmentations de salaire. En toute rigueur, il faudrait distinguer la part qui correspond au remplacement de l’agent affecté à un autre poste et celle qui constitue une pure augmentation salariale. L’exercice risquerait d’être fort arbitraire et, par surcroît d’une lourdeur déraisonnable. Il faut cependant noter que, les années où les départs de personnel sont nombreux, une politique systématique de promotion interne entraîne une augmentation globale des salaires un peu plus importante (de l’ordre de 0,1 ou 0,2% en général) qu’une politique de recrutement externe dont l’incidence financière s’impute sur la ligne « effet de noria » des glissements divers.

D’autres exemples montrent que la frontière qui sépare les décisions salariales (rattachées aux augmentations de salaire) des décisions de gestion (rattachées aux glissements divers) est parfois ténue. Après discussion, la CIASSP a opté pour une règle simple et d’application générale : si une décision modifie un barème ou une règle de calcul préexistants, elle a un caractère salarial ; en revanche, toute modification de la feuille de paie résultant de l’application d’un barème en vigueur s’impute sur les glissements divers. Par exemple :

- le relèvement des indemnités d’expatriation en raison d’une modification du taux de change constitue-t-il une décision salariale ou de gestion ? La CIASSP considère que, si l’ajustement n’est régi par aucune régularité, il constitue une décision salariale. En revanche, s’il s’inscrit dans un processus permanent dont les salariés connaissent les règles, il s’impute sur les glissements divers ;

33 Le mot promotion est parfois employé avec des sens différents, notamment pour désigner « promotions salariales » au titre de l'ancienneté. Ici, il s’agit du cas « du sous-chef qui devient chef en remplacement du chef précédent, lui-même promu ou parti (par exemple) à la retraite.

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- la modification du barème d’une prime forfaitaire pour heures supplémentaires constitue une décision salariale ; en revanche, la variation des salaires en fonction des heures supplémentaires effectivement accomplies s’impute sur les glissements divers ;

- lorsque des primes de remboursement de frais sont un élément du salaire (ce que ne sont pas les remboursements de frais sur justificatifs), la modification de leur barème s’impute sur l’augmentation des salaires. En revanche, la variation du coût total de ces primes en l’absence de changement de barème s’impute sur les glissements divers. Il en est de même pour les avantages familiaux ayant un caractère salarial ;

- les avantages en nature ne font l’objet d’aucun traitement particulier car, à la différence des remboursements de frais réels non soumis à cotisations sociales, ils constituent des éléments de salaire comme les autres. La seule question est de savoir s’ils sont effectivement déclarés et, dans ce cas, correctement évalués, mais ce n’est pas le dossier de financement qui peut en témoigner.

- le coût des médailles du travail, qui sont exonérées des cotisations sociales, s’impute sur le compte 647. Il n’y a donc pas lieu de le prendre en compte dans la masse salariale.

- le coût des augmentations de salaire est toujours imputé sur l’année où la décision prend effet, même si le paiement est différé (pour les entreprises, la charge est obligatoirement provisionnée sur les comptes de l’exercice concerné). Si le paiement effectif est repoussé sur un exercice ultérieur et que la dépense n’a pas été provisionnée, l’écart (en diminution de charges l’année de prise d’effet et en augmentation de charges l’année du paiement) est imputé sur la ligne «  écarts comptables » des glissements divers.

2/ Niveau, masse et report

Les augmentations de salaire peuvent avoir un caractère pérenne, c’est-à-dire incorporées durablement au salaire (par exemple, une augmentation de la valeur du point, des points forfaitaires ou une prime temporaire sur 3 ou 5 ans) ou non pérenne (par exemple, une prime exceptionnelle).

Un exemple permettra de rappeler brièvement les notions classiquement utilisées pour calculer l’incidence financière d’une augmentation de salaire en fonction de sa date d’effet et de son caractère pérenne ou non pérenne. Dans une entreprise où le salaire est payé en 12 mensualités égales, une augmentation générale pérenne de 2% le 1er octobre a :

- un effet en niveau (coût sur une année pleine) de 2 % par rapport à la valeur précédente des salaires,

- un coût en masse (dépense au titre de l’année en cours) de 2 % x 3/12 mois = 0,5 %,

- un effet de report (extension en année pleine) sur l’année suivante sensiblement égal à la différence entre l’effet en niveau et l’effet en masse, soit, dans l’exemple qui précède, 2% – 0 ,5% = 1,5 %.

Si cette augmentation a un caractère non pérenne (par exemple, une prime exceptionnelle), son effet en niveau est égal à zéro et le report est négatif (déport) puisque la dépense supportée à ce titre pour l’année n (et qui est indépendante de la date d’application) disparaîtra l’année suivante.

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On inscrira donc sur chacune des lignes concernées le coût en année pleine (niveau) et sur l’année (masse) de chacune des augmentations de salaire intervenues au cours de l’année  ; le logiciel calcule ensuite automatiquement les effets-report et les incorpore au calcul des augmentations de salaire de l’année suivante (sauf pour le tableau d’exécution de la première année lors de l’entrée dans Dofin – exécution 2006 pour les expérimentateurs de 2007 – pour laquelle le report de 2005 devra être calculé et entré de manière exogène34

Les mesures pérennes ne sont imputées sur l’augmentation des salaires qu’à hauteur du coût supplémentaire qu’elles génèrent :

- dans le cas des enveloppes annuelles fixant le coût d’une prime à répartir, on portera sur les tableaux le montant de l’enveloppe (le logiciel calculant ensuite automatiquement l’incidence sur l’augmentation des salaires),

- dans le cas des majorations pour ancienneté, on inscrira seulement la dépense résultant des nouvelles majorations attribuées au cours de l’année (si l’effectif est suffisamment important, on peut l’évaluer de manière statistique à partir des fichiers de gestion : nombre de bénéficiaires pendant l’année * montant moyen par bénéficiaire) ; sinon, le plus simple est de procéder par sommation des situations individuelles,

- lorsqu’il s’agit de mesures désignées comme exceptionnelles (par exemple une attribution uniforme de points à tous les agents), il convient d’imputer la totalité de leur coût sur les augmentations de salaire (avec un effet de déport l’année suivante), même si ces mesures sont, au fil des ans, devenues plus ou moins récurrentes (par exemple lorsque l’augmentation annuelle des salaires comporte habituellement une « prime exceptionnelle de résultat ».

- pour le projet de budget n+1, il n’est pas nécessaire de prévoir dès le départ un calendrier prévisionnel des augmentations salariales ; il suffit d’inscrire l’enveloppe en € que l’organisme prévoit d’affecter à chacune des grandes catégories d’augmentation, ou même de porter uniquement le coût total sur une des lignes, celle des mesures générales par exemple ;

III – LES GLISSEMENTS DIVERS

La masse salariale d’une catégorie de personnel varie sous l’effet d’autres causes que la variation d’effectif et les décisions salariales : la structure des salaires se déforme au gré des entrées et des sorties, les variations de l’activité font croître ou diminuer le nombre des heures supplémentaires, le montant de la masse salariale peut être affecté par l’absentéisme, etc. Les « glissements divers » retracent l’incidence de tous ces phénomènes qui relèvent pour l’essentiel des décisions de gestion courante de l’entreprise. Hormis pour l’effet de noria et l’effet de structure de la variation d’effectif, qui doivent être calculés, les chiffres sont en général immédiatement accessibles dans les fichiers de paie ou les fichiers comptables.

34 pour simplifier le calcul, et même s’il en résulte une certaine imprécision qui se retrouvera dans les erreurs et omissions, on pourra se contenter de considérer que le report de 2005 est égal à la somme du report des mesures générales de 2005 et du report des MIA de 2006 (du moins si l’effectif est suffisamment important pour que ce second chiffre reste à peu près stable d’une année sur l’autre ; sinon, on se bornera au report des MG)

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Ces glissements divers peuvent être regroupés en neuf rubriques principales :

a) L’effet de noria ou incidence de la différence de niveau de salaire, à effectif constant, entre ceux qui quittent l’entreprise (notamment pour partir à la retraite, en ayant donc souvent une rémunération supérieure à la moyenne) et ceux qui entrent (généralement plus jeunes et percevant donc un salaire moins élevé). Pour tenir compte des dates d’entrée et de sortie, l’effet de noria doit être exprimé à la fois en masse et en niveau, ce qui permet le calcul du report sur l’année suivante.

Pour calculer l’effet de noria, on procède de la manière suivante :

1 – extraction des fichiers de paie de la liste des salariés entrés et/ou sortis en cours d’année, de leur durée d’emploi et des salaires qu’ils ont perçus (hors heures supplémentaires et indemnités de départ)

2 – extraction d’un nombre de salariés entrants égal à celui des sortants (si l’effectif global a augmenté) ou d’un nombre de sortants égal à celui des entrants (si l’effectif a baissé) ; il y a généralement intérêt à retenir pour cette sélection les salariés dont la rémunération s’écarte le plus de la moyenne ; le cas des salariés non retenus dans la sélection sera traité avec la rubrique suivante (effet de structure de la variation d’effectif)

3 – par proratisation de leur durée d’emploi sur l’année (ou sur 13 mois s’il y a lieu), calcul des salaires économisés pour les agents partis en cours d’année

4 - l’effet de noria en masse est égal à la différence (éventuellement affectée du signe -) entre les salaires versés aux entrants et l’économie réalisée du fait des départs

5 – l’effet de noria en niveau est égal à la différence (éventuellement affectée du signe -) entre le salaire annuel (sur 13 mois s’il y a lieu) des entrants et des sortants.

On notera que, même si l’effet de noria est structurellement négatif (salaire des entrants inférieur à celui des sortants), il peut y avoir la première année (effet en masse) une augmentation de la dépense et non une économie. C’est souvent le cas lorsque, pour permettre une bonne transmission des compétences, l’employeur assure un « tuilage » significatif entre les départs et les arrivées.

Lorsque la dispersion du salaire des CDD est faible, on pourra se contenter de limiter le calcul de l’effet de noria aux seuls CDI ou agents sous statut, puisque la variation de la dépense pour les CDD ne résulte que de l’évolution du nombre des emplois.

b) L’effet de structure de la variation d’effectif (ESVE) est calculé en niveau en multipliant le nombre des entrées ou sorties non prises en compte dans la rubrique précédente par la différence entre le salaire moyen annuel de ces salariés et le salaire moyen annuel hors charges de l’entreprise tel qu’il apparaît sur la feuille « d.pers ». En masse, il est déduit du niveau par proratisation sur le nombre de mois de présence effective.

L’exemple de la page suivante illustre la manière de calculer l’effet de noria et l’ESVE. On peut le résumer en disant que le traitement du turn-over dans la méthode CIASSP repose sur un calcul en 3 temps :

- pour les agents qui sont remplacés nombre pour nombre, la variation de la masse salariale est exprimée par l’effet de noria, qui tient notamment compte des dates d’arrivée et de départ des salariés concernés,

- si l’effectif augmente ou diminue, l’incidence sur la masse salariale est exprimée par : la variation d’effectif valorisée par référence au salaire moyen de l’organisme

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l’ESVE lorsque le salaire des agents supplémentaires (en cas d’augmentation de l’effectif) ou non remplacés (en cas de diminution) est différent du salaire moyen de l’organisme

c) Les conséquences salariales de la modification des horaires de travail : on portera sur la ligne correspondante la dépense comptable au titre des heures supplémentaires, ainsi que des heures complémentaires et des astreintes, voire des conséquences salariales d’une modification des horaires de travail, notamment dans le cas de travail posté ou de travail de nuit, ainsi que des bonifications pour temps partiel (dans la fonction publique, un agent travaillant à 90 % et comptant donc pour 0,9 ETP perçoit une rémunération égale à 32/35 du salaire à temps plein. On inscrira donc sur cette ligne le coût de la majoration de (32/35 ) - 0,9.

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Nombre de sa- Total des salaires Nombre moyen Salaire annuel lariés concer- bruts perçus de mois de pré-nés (ETP) pendant l'année sence moyen par tête

(a) (b) © (b/a) * (12/c)

Entrants année n 56 1290,63 7 39,51

Sortants année n 50 1090,5 4 65,43

Ensemble de l'organisme 1000 62060 12 62,06(année n-1)

Calcul de l'effet de structure

calcul sur les : entrants car 56 > 50

nombre d'ETP concernés 56 - 50 = 6

effet de structure en niveau -135,31 car 6 * (39,51 - 65,43) = - 135,31effet de sructure en masse -78,93 car - 135,31 * 7/12 = - 78,93

Calcul de l'effet de noria

calcul sur : 50 sortants numériquement remplacés par des entrants

effet de noria en niveau -1296,05 car 50 * (39,51 - 65,43 = - 1296,05effet de noria en masse - 1028,65 car 50 * [39,51*7/12 - 65,43*(12-4)/12] = - 1028,65

Source : C. Carfantan (CIASSP)

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d) La ligne « indemnités de départ » regroupe le coût de toutes les indemnités versées aux salariés à l’occasion de leur départ, quelle qu’en soient la cause et le fondement juridique : fin de contrat à durée déterminée, licenciement, départ ou mise à la retraite, règles du code du travail, régime conventionnel ou transaction.

e) Les modifications dans l’organisation du travail : on y rattache les variations de la masse salariale résultant – à barème constant, puisque les modifications du barème s’imputent sur l’augmentation des salaires – de l’évolution des conditions de travail (primes de pénibilité, de sujétion etc..) et de la localisation géographique de l’activité (indemnité de résidence, primes de chantier, bonifications outre mer, indemnités d’expatriation, etc…).

f) Les primes liées à la performance : à règle de calcul inchangée, le coût des primes liées à la performance s’impute sur les glissements divers. Plus précisément :

- lorsqu’une enveloppe financière est consacrée chaque année à la rétribution de la performance individuelle ou collective, le montant de cette enveloppe s’impute sur les mesures catégorielles pérennes (ou non pérennes, selon le caractère obligatoire ou facultatif du versement) avec, l’année suivante, un effet déport équivalent s’il s’agit d’une mesure non pérenne ;

- si la rétribution de la performance prend la forme d’une composante pérenne de la rémunération variable, avec un montant lié à un seuil de déclenchement (versement en n ou n+1 d’une prime de x € si l’individu ou le groupe atteint l’année n les objectifs qui avaient été définis l’année n-1) :

la première année où la prime est versée, son coût s’impute sur les augmentations de salaire (MINA ou mesures catégorielles pérennes selon le mode d’attribution),

les années suivantes, la variation de la dépense d’une année sur l’autre s’impute sur les glissements divers (primes liées à la performance) tant que les seuils de déclenchement restent inchangés,

lorsque les seuils de déclenchement sont modifiés (ou que la prime est supprimée), la variation de la dépense qui en résulte s’impute sur les augmentations de salaire (MINA ou mesures catégorielles pérennes selon le mode d’attribution) ;

- les primes d’intéressement ne sont pas un salaire au regard du droit du travail, même si elles sont une composante évidente de la rémunération globale. Elles s’imputent donc toujours sur les glissements divers.

g) Les écarts comptables regroupent les décalages et les rappels de paie non provisionnés, les augmentations de salaire avec effet rétroactif sur l’exercice précédent et la variation des provisions relatives aux salaires, essentiellement pour congés payés35, pour départ à la retraite et pour compte épargne-temps.

h) Les avantages sociaux et familiaux : la variation (à barème constant) de la masse salariale qui résulte de l’évolution de ces prestations ne résulte pas d’une augmentation de salaire et s’impute sur les glissements divers.

35 Cf. p. 6 du manuel et circulaire comptable du 17 août 2007

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On peut noter ici que certains employeurs, plutôt que d’augmenter les salaires, choisissent parfois de prendre à leur charge une partie des cotisations aux régimes de protection complémentaire normalement acquittées par les salariés. Il faut évidemment en tenir compte dans l’appréciation de la politique salariale mais le coût de la mesure ne s’impute pas sur le compte 641 et n’apparaît donc ni dans les augmentations de salaire, ni dans les glissements divers.

i) Les retenues pour salaire en cas d’absence, Pour les absences non autorisées (grèves, etc) ou les congés sans solde, il suffit de reporter le montant des retenues opérées au cours de l’année sur la ligne correspondante des glissements divers, en l’affectant du signe - puisqu’il en résulte une économie sur la masse salariale.

Pour les absences autorisées (maladie, maternité, accidents du travail, formation), il faut distinguer deux cas :

- lorsque l’organisme est affilié au régime général de sécurité sociale, le montant du compte 641 retrace la charge nette de l'organisme (la différence entre la charge des salaires maintenus et le montant des indemnités journalières ou des salaires remboursés par les organismes financeurs de la formation professionnelle). En général, la variation de cette charge d’une année sur l’autre n’impacte significativement la masse salariale que dans les petits organismes, ou, en cas d’événement exceptionnel (épidémie de grippe, etc) ;

- lorsque l’organisme est son propre assureur, comme c’est souvent le cas dans le secteur public, les salaires sont maintenus sans prise en charge par un organisme tiers et l’absentéisme n’a pas d’incidence directe sur la masse salariale. En revanche, les dépenses globales de personnel augmentent lorsqu'il est fait appel à du personnel de remplacement pour compenser les absences.

j) Une rubrique supplémentaire de glissement divers a été ajoutée aux tableaux de la CIASSP, pour prendre en compte les conséquences éventuelles des contentieux salariaux, qui peuvent parfois peser de manière significative sur l’évolution des charges. Les utilisateurs peuvent en outre individualiser deux autres indicateurs de leur choix si cela leur paraît nécessaires pour une bonne analyse de leur masse salariale.

LES « ERREURS ET OMISSIONS »

L’expérience montre que la masse salariale calculée en cumulant les effets de la variation d’effectif, des augmentations de salaire et des glissements divers n’est jamais rigoureusement identique à la masse salariale comptable constatée ou prévue. Cet écart peut avoir plusieurs explications ; en particulier, l’option systématique de simplicité qui caractérise les équations de calcul de la CIASSP introduit des biais, chacun étant marginal mais leur addition pouvant atteindre un ou deux dixièmes de point, notamment lorsque le cumul des arrondis joue dans un sens défavorable.

Ainsi, par exemple, dans le calcul des augmentations de salaire, il faudrait corriger la variation du coût de chaque mesure par la variation de l’effectif concerné au lieu de se référer au seul effectif global, mais il en résulterait très vite une lourdeur insupportable dans les calculs. De même, pour des raisons de simplicité et de lisibilité, les calculs sont effectués en termes additifs alors que

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certains sont en fait multiplicatifs. Ce choix ne présente pas d’inconvénients importants dans la période actuelle où les évolutions nominales sont le plus souvent modérées, au moins pour les structures d’une dimension suffisante1. Mais il faudra en tenir compte et éventuellement réviser les équations lorsque les évolutions nominales redeviendront fortes.

De même, il est parfois difficile de prévoir à l’euro près le coût des mesures salariales complexes, notamment lorsque les fichiers de gestion administrative ne permettent pas de disposer d’informations fines sur le champ des bénéficiaires ; l’écart avec la dépense réelle se retrouve alors dans les erreurs et omissions.

La ligne « erreurs et omissions » exprime l’écart entre l’évolution comptable constatée et l’évolution expliquée en termes de variation d’effectif, augmentations de salaire et glissements divers. L’expérience conduit à considérer comme normales des erreurs et omissions de l’ordre de 0,2 % (l’utilisation d’un progiciel de gestion correctement paramétré permet une précision quasi-absolue). Si, après les difficultés inévitables au départ, les erreurs et omissions dépassent régulièrement 0,2%, il convient d’en chercher la raison : erreur de calcul ou de raisonnement, dotation du compte 641 excédentaire ou insuffisante par rapport aux besoins, voire tentative de dissimulation (cela existe aussi…).

1 une augmentation de salaire de 0,8 % s’ajoutant à une augmentation antérieure de 0,3 % représente une augmentation globale de 1,008 x 1,003 = 1,011024 soit une augmentation assimilable à 1,1 %. Mais si les chiffres deviennent 3 % et 8 %, l’augmentation globale est de 11,2% et non de 11 % : l’écart devient trop important pour être négligé dans le calcul de la dépense. Ce point mérite une attention particulière dans les organisations à petit effectif, pour lesquelles une somme relativement modique en valeur absolue peut entraîner une forte variation en pourcentage.

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ANNEXE 4

Synthèse des fiches d’évaluation des formations DOFIN printemps 2007

(6 réunions, 115 participants, 96 fiches remplies)

1/ Vous appartenez à (cocher la rubrique concernée) : - Un service de l’Etat 26- Un conseil général 16- Un régime d’assurance-maladie 4- un organisme gestionnaire  44- autre ou non indiqué 5

2/ Vous trouverez ci-dessous une série d’affirmations. Il vous suffit d’indiquer pour chacune d’elles votre degré d’accord ou de désaccord à l’aide de l’échelle suivante :

1 : tout à fait2 : oui plutôt3 : pas vraiment4 : pas du tout

1 2 3 4 Non réponse

J’ai compris comment me servir de Dofin 24 64 4 2 1

J’ai compris comment calculer la masse salariale 26 56 8 3 1Dofin me sera utile dans mon travail 15 46 17 2 15Lorsque l’extraction automatique des données dans les fichiers de gestion sera réalisée, Dofin représentera une vraie simplification

26 48 20 - 5

La remontée du dossier de financement au niveau de l’organisme gestionnaire est une bonne chose

30 51 6 - 8

Le projet de base de données nationale partagée répond à un vrai besoin

32 43 11 1 7

L’articulation avec les COM est satisfaisante 12 40 13 2 28L’accompagnement que la DGAS propose aux expérimentateurs est satisfaisant

26 48 8 - 13

J’ai trouvé le(s) intervenant(s) bon(s) pédagogue(s) 47 39 7 1 1L’aide apportée par les documents distribués a été appréciable 43 49 - - 4L’alternance théorie-applications était adaptée 25 43 15 1 9 

3/ En définitive, vous diriez plutôt à propos de cette journée (cocher la rubrique retenue) :- c’était très satisfaisant  18 - c’était satisfaisant  61- c’était insatisfaisant  6- c’était très insatisfaisant  -- non réponse 10

4/ Quels sont les points qui restent insuffisamment clairs ?

5/ Quelles suggestions proposeriez-vous pour améliorer la qualité de cette formation ?

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ANNEXE 5

BIBLIOGRAPHIE

Sur la réglementation du dossier de financement

- Code de l’action sociale et des familles

- J.P. Hardy, Financement et tarification des établissements et services sociaux et médico-sociaux, 2e éd., Dunod 2006

Sur les principes de la négociation salariale

- rapport sur l’amélioration des procédures de discussion dans le secteur public (rapport Toutée), la documentation française 1964 (épuisé)

Sur le calcul de la masse salariale

- selon la méthode de la « masse d’entrée » (souvent utilisée, mais ne permettant pas l’analyse au premier euro des évolutions d’une année sur l’autre), J.-F. Taïeb et F. Le Huerou, La masse salariale, Dunod 1997

- selon la méthode CIASSP, J.-F. de Martel, Les instruments du pilotage salarial, éd. Liaisons 2003

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