transformation d'une cha®ne documentaire papier en cha®ne num©rique
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CONSERVATOIRE NATIONAL DES ARTS ET METIERS
INSTITUT NATIONAL DES TECHNIQUES DE LA DOCUMENTATION
MEMOIRE pour obtenir le
Titre professionnel "Chef de projet en ingénierie documentaire" INTD
niveau I
présenté et soutenu par
Bodosahondra RANDRIANARIJAONA
le 13 novembre 2008
Transformation d’une chaîne documentaire papier en chaîne numérique : le cas d’un service
Questions / Réponses
Jury : Madame GUYOT Brigitte, Maître de conférences. INTD/CNAM, Responsable pédagogique Monsieur JULES Arnaud, Chef du Service Systèmes d’informations. Archevêché de Paris, Responsable de stage
Cycle supérieur Promotion XXXVII
2
à Mimi et aux K ikizy
3
Remerciements
Je tiens à remercier vivement Madame Brigitte GUYOT pour m’avoir guidée
et éclairée pour ce mémoire.
Je remercie infiniment Monsieur Arnaud JULES pour tous ses conseils et sa
grande disponibilité tout au long.
Je n’oublie guère toute l’équipe du SIR pour l’accueil chaleureux qu’elle m’a
réservé.
Et aussi, merci à toute l’équipe de l’INTD.
4
Notice
RANDRIANARIJAONA Bodosahondra. Transformation d’une chaîne documentaire papier en
chaîne numérique : le cas d’un service Questions / Réponses. 2008. 122p. Mémoire Titre
professionnel de niveau 1, INTD, 2008
Tirer le meilleur parti des potentialités offertes par les nouvelles technologies, notamment le
numérique, s’inscrire dans une autre dynamique de fonctionnement plus ouverte : le centre
de documentation de l’Archevêché de Paris décide de transformer sa chaîne documentaire
papier en chaîne numérique.
Qu’est ce que le passage du papier au numérique va impliquer directement ou indirectement
sur le plan méthode et organisation du travail de l’équipe, sur le plan technique, sur le plan
humain ? Qu’est ce qui va changer et qu’est-ce que le nouveau système va changer à court
terme, à moyen terme et à long terme dans le contexte particulier d’un centre de
documentation qui assure un service Questions / Réponses et dont le personnel est pour
partie composé de bénévoles ?
Telles sont les questions auxquelles ce mémoire se propose de répondre : une analyse
poussée menée sur l’existant permet de mieux appréhender la situation et de proposer
quelques préconisations à mettre en place pour la concrétisation du projet.
DOCUMENT PAPIER ; CENTRE DE DOCUMENTATION : SERVICE D’INFORMATION ; CHAINE
DOCUMENTAIRE ; TRAITEMENT DE L’INFORMATION ; SYSTEME DOCUMENTAIRE ; GED ;
NUMERISATION ; DEMATERIALISATION ; INDEXATION MANUELLE ; INDEXATION ;
REFERENCEMENT ; DESCRIPTION DU DOCUMENT ; ACCES AU DOCUMENT ; RECHERCHE
D’INFORMATION ; QUESTION
5
Table des matières
Introduction.......................................................................................................................................... 8
Première partie Environnement conceptuel .................................................................................... 11
1 Pourquoi la GED : objectifs du SIR ......................................................................................... 12
2 La GED et son implication dans la chaîne documentaire ....................................................... 13
2.1 En quoi consiste la GED ...................................................................................................... 13
2.2 Les applications de la GED.................................................................................................. 14
2.3 Implication de la GED dans la chaîne documentaire .......................................................... 15
2.3.1 L’acquisition................................................................................................................. 15
2.3.2 Le traitement ................................................................................................................ 15
2.3.3 La consultation ............................................................................................................. 16
2.3.4 La diffusion .................................................................................................................. 16
3 Les notions de « back-office » et de « front-office » ................................................................ 18
4 Les aspects juridiques de la GED ............................................................................................. 19
4.1 Le droit d’auteur .................................................................................................................. 19
4.1.1 Charte d’édition électronique ....................................................................................... 19
4.1.2 Exceptions au monopole de l’auteur ............................................................................ 21
4.1.3 Le panorama de presse ................................................................................................. 22
4.2 Le droit de la preuve et de la valeur juridique d’un document électronique........................ 22
4.3 Le droit de la personne......................................................................................................... 23
Deuxième partie Analyse du Service d’Information Religieuse de l’Archevêché de Paris .......... 24
1 Présentation du Service d’Information Religieuse (SIR)........................................................ 26
1.1 Les prestations du SIR.......................................................................................................... 26
6
1.2 L’équipe................................................................................................................................ 27
1.3 Les outils .............................................................................................................................. 27
1.3.1 Les usuels ..................................................................................................................... 27
1.3.2 La base de données....................................................................................................... 28
2 Traitement de l’information en back-office ............................................................................. 29
2.1 Analyse de la chaîne documentaire actuelle du SIR............................................................. 29
2.1.1 Réception de l’information........................................................................................... 29
2.1.2 Le bulletinage............................................................................................................... 31
2.1.3 Le dépouillement.......................................................................................................... 31
2.1.4 La photocopie............................................................................................................... 33
2.1.5 L’indexation ................................................................................................................. 33
2.1.6 Le classement définitif ................................................................................................. 37
2.2 Alimentation de la base de données ..................................................................................... 38
2.2.1 Les principes généraux à respecter pour l’alimentation des bases ............................... 38
2.2.2 La base Pays ................................................................................................................. 39
2.2.3 La base Vies consacrées ............................................................................................... 40
2.2.4 La base Thèmes............................................................................................................ 41
2.2.5 La base Personnalités ................................................................................................... 42
2.2.6 La base Organismes...................................................................................................... 43
2.3 Exploitation de la base de données ...................................................................................... 44
2.3.1 L’indexation ................................................................................................................. 44
2.3.2 La recherche ................................................................................................................. 48
3 Front-office : les réponses aux demandes du public................................................................ 55
3.1 Exploitation de la base de données ...................................................................................... 55
Troisième partie Transformation de la chaîne documentaire. Proposition de modélisation de la
chaîne dématérialisée ......................................................................................................................... 60
1 Analyse de la chaîne dématérialisée en ses différentes phases ............................................... 62
1.1 Analyse des différentes phases de la chaîne en numérique .................................................. 62
1.1.1 Le dépouillement.......................................................................................................... 62
1.1.2 La scannérisation.......................................................................................................... 67
1.1.3 L’indexation ................................................................................................................. 67
1.1.4 Le rangement................................................................................................................ 67
1.2 Aspects techniques de la numérisation................................................................................. 68
7
2 Exploitation du nouveau système documentaire ..................................................................... 71
2.1 Mise en place d’une nouvelle organisation de travail.......................................................... 71
2.2 Impact sur le public.............................................................................................................. 74
3 Préconisation à moyen terme pour une meilleure exploitation de la base de données du SIR
...................................................................................................................................................... 75
3.1 Mise en place d’un système relationnel avec la création d’une base secondaire ................ 75
3.1.1 Travail d’indexation ..................................................................................................... 75
3.1.2 Mise en place du système relationnel ........................................................................... 79
3.2 Guide d’utilisation pour un utilisateur intermédiaire .......................................................... 84
4 Mise en perspective du centre de documentation .................................................................... 93
4.1 Mise en ligne sur intranet..................................................................................................... 93
4.1.1 En terme de communication......................................................................................... 93
4.1.2 Du côté des utilisateurs................................................................................................. 94
4.1.3 En terme d’impact ........................................................................................................ 95
4.2 Ouverture au public du centre de documentation ................................................................ 95
4.2.1 Mutualisation des tâches documentaires ...................................................................... 95
4.2.2 Ouverture au public ...................................................................................................... 96
Conclusion........................................................................................................................................... 97
Bibliographie .................................................................................................................................... 100
Annexes ............................................................................................................................................. 113
Annexe 1 Articles de journaux : illustrations de référencement de document (2ème partie 2.1.5)
............................................................................................................................................................ 114
Annexe 2 Articles de journaux : illustrations de l'opération d'indexation (2ème partie 2.3.1).... 119
8
Introduction
9
Du fait de la nécessité de trouver sa place dans une société d’information de plus en plus
développée grâce aux progrès technologiques, les centres de documentations, placés au
coeur même de l’information, se voient de plus en plus procéder à la réorganisation de leur
système de travail et mode de fonctionnement et s’impliquer davantage dans un travail de
réseaux.
En effet, face au nouveau visage de la circulation de l’information, les documentalistes
doivent s’adapter, réaffirmer leur rôle et s’imposer face aux nouvelles méthodes de
recherche et aux nouveaux modes de consommation de l’information. Les pratiques
traditionnelles ne correspondent plus aux nouveaux besoins et, surtout, aux nouveaux outils
à présent disponibles. « Devenant des médiateurs de l’information-documentation, ces
« nouveaux professionnels » [doivent] se positionner autrement dans les organisations et
(…) tirer le meilleur parti des potentialités offertes par le numérique, le multimédia et les
réseaux sans renier pour autant leurs missions traditionnelles » (18, Michel).
Le centre de documentation de l’Archevêché de Paris ne voulant pas être en reste de ce
grand mouvement de numérisation et de réorganisation fonctionnelle, a décidé de
dématérialiser sa chaîne documentaire, passer du papier au numérique. Notre stage qui s’est
tenu au siège administratif de l’Archevêché au sein du centre de documentation, s’inscrit
dans ce projet GED.
L’Archevêché de Paris est géré administrativement par la Direction Générale des Affaires
Economiques. La D.G.A.E a donc pour rôle d’assurer l’administration générale, la gestion
économique, financière et patrimoniale du Diocèse de Paris sous l’autorité directe de
l’Archevêque et selon les directives du Conseil diocésain pour les Affaires Economiques.
Le siège administratif abrite les principaux services dont celui du Système d’informations, ce
dernier regroupant lui-même l’administration informatique - téléphonie et le service
Information – Documentation.
Le centre de documentation de l’Archevêché de Paris, dénommé SIR (Service d’Information
Religieuse), assure un travail documentaire classique, un service Questions / Réponses qui
exploite le fonds documentaire pour répondre aux questions posées par le public.
Dans ce contexte particulier d’un centre de documentation dont le personnel est constitué
pour partie de bénévoles, qu’est ce que la transformation de la chaîne documentaire papier
en chaîne numérique va occasionner comme changements sur le plan méthode et
10
organisation du travail, sur le plan technique, sur le plan humain ? Qu’est ce qui va changer
et qu’est-ce que cette innovation va changer à court terme et à moyen terme ?
Telles sont les questions auxquelles nous tâcherons de répondre dans ce mémoire.
Après avoir défini en premier lieu l’environnement conceptuel de notre étude, nous
procèderons en second lieu à une analyse du fonctionnement actuel du SIR en examinant de
façon détaillée le traitement de l’information et le système Questions/Réponses. Ce, afin de
pouvoir en dernier lieu analyser les changements qui peuvent s’opérer à l’occasion de la
transformation de la chaîne documentaire en numérique, proposer des préconisations à
mettre en place pour la concrétisation du projet, puis définir du point de vue théorique la
mise en perspective du centre de documentation.
Dans ce travail, nos réflexions ont été largement nourries par les réunions de travail dirigées
par le chef de service du centre de documentation, les entretiens avec ce dernier, les
discussions informelles menées avec les membres de l’équipe, notamment les
documentalistes, et nos propres observations et pratiques du système. L’opportunité d’un
stage dispensé par la Maison diocésaine sur le logiciel documentaire SUPERDOC nous a aidé
pour expérimenter la préconisation que nous proposons dans notre étude.
11
Première partie Environnement conceptuel
12
1 Pourquoi la GED : objectifs du SIR
Tout projet de changement à mener au sein d’une entreprise ne peut réussir que s’il est
déterminé par des objectifs bien précis. Ainsi, un centre de documentation qui souhaite
revoir son organisation et moderniser sa structure doit définir préalablement et clairement
ses propres objectifs pour mieux appréhender les moyens à mettre en place pour les
atteindre.
Le centre de documentation de l’Archevêché de Paris souhaite quant à elle une nouvelle
organisation de sa chaîne documentaire afin de répondre d’une part à ses propres besoins
d’amélioration du système de travail et de modernisation et d’autre part à un besoin de
coordination avec les autres services de la Maison diocésaine.
Les réflexions menées au sein de l’équipe ont permis d’ordonner de la façon suivante les
objectifs du SIR, ces points ayant motivé le choix de la GED comme moyen d’y parvenir :
- modernisation du processus de travail ;
- partage de l’information et de la documentation (documents consultables par plusieurs
personnes en même temps en des endroits différents) ;
- diffusion large et rapide des documents ;
- mutualisation des tâches documentaires avec trois autres services pour éviter les
doublons (Maison épiscopale, Maison vicariale et Service Communication de la Maison
Diocésaine de Paris) et échange d’informations ;
- gestion des documents de référence (statuts) qui est une conséquence de la
mutualisation des tâches en ce sens que le service immobilier doit travailler avec le
centre de documentation qui archive ses statuts ;
- réponse à une demande réelle émanant d’autres services ;
- archivage permettant une économie de place et de temps pour le SIR et pour les autres
services, tâchant de répondre à une politique de « 0 papier ».
Tâchons maintenant de voir en quoi consiste la GED et son implication dans une chaîne
documentaire.
13
2 La GED et son implication dans la chaîne documentaire
2.1 En quoi consiste la GED
Les premières solutions de GED développées au cours des années 1980 correspondaient à
des besoins d’archivage électronique. La GED est née de l’augmentation des capacités de
stockage, de l’essor des techniques de numérisation et de reconnaissance optique de
caractères (OCR), du développement des réseaux de télécommunication à haut débit.
La Gestion Electronique de Documents (GED) est définie comme l’ensemble des techniques
permettant d’organiser, de gérer et de distribuer des informations documentaires sous forme
électronique (13, Prax).
Elle implique de disposer du document primaire sous forme numérique. Un document
électronique se définit ainsi comme un document existant sous forme électronique de
manière à être accessible par des installations de traitement de données selon la norme ISO
10445 et peut avoir plusieurs origines (1, Bodin).
- il peut avoir revêtu d’abord une première forme non « numérique », il a été alors
numérisé, selon diverses techniques, à partir d’un autre support (papier, vidéo, son…) ;
- il peut avoir été créé d’emblée sous forme « numérique » en traitement de texte ;
- il peut avoir été créé depuis différents supports, numériques et non numériques
(documents créés grâce à une palette graphique permettant à la fois le « dessin
électronique » mais aussi la « numérisation » de dessins).
Aujourd’hui, la GED est une gestion vivante et dynamique, elle n’est pas un archivage, avec
la notion de mémoire morte ou peu utilisée, mais un stockage permettant à tout instant de
travailler sur le document et de l’utiliser (2, Chaumier).
La GED c’est :
- une plus grande rapidité d’accès à l’information ;
- une simultanéité d’accès par plusieurs utilisateurs à un même document ;
- un accès à distance au document quelle que soit sa localisation physique ;
- un accès plus facile à travers de nombreux critères de recherche ;
14
- une sécurité accrue. Il n’y aurait plus de documents perdus, les accès en fonction des
utilisateurs seront contrôlés.
L’espoir de la GED est également de « faire disparaître au moins l’apparence de la masse
envahissante de papier, avec tout son cortège de classeurs, armoires, rayonnages, salles
d’archives […] C’est aussi de retrouver vite et bien ce qu’on cherche si difficilement dans ces
silos à papier » (1, Bodin).
La GED est ainsi à vocation universelle. Elle trouve son utilité dans tous les contextes et
dans tous les lieux où les documents abondent.
2.2 Les applications de la GED
Les solutions de GED peuvent faire l’objet de diverses classifications mais par souci de
simplification, nous ne retenons ici que quatre grandes catégories (13, Prax).
- la GED bureautique (et administrative) gère les documents bureautiques « vivants » de
l’entreprise, sous leur forme d’échange et de flux entre les postes de travail producteurs.
- la GED COLD (Computer Output LaserDisc) permet de stocker et d’indexer
automatiquement l’ensemble des documents générés par des applications de gestion et
destinés à l’impression (factures, bons de livraisons, fiches de paie ...).
- la GED technique (ou GED métier) est directement liée à une profession et se caractérise
souvent par la manipulation de documents dont le format est propre à un métier (gestion de
plans dans des bureaux d’études).
- la GED documentaire est directement issue de la recherche documentaire
particulièrement utilisée dans le cadre d’applications de type bibliothéconomique ou
documentaire.
Cette dernière recouvre des applications variées : la fourniture électronique de documents
(une des plus anciennes applications de la GED), la consultation de fonds documentaires
numérisés (le projet mis en place par la Bibliothèque Nationale de France pour son ouverture
en est l’exemple le plus marquant : programme de numérisation et développement du poste
de lecture assistée par ordinateur), les dossiers documentaires (constitution de dossiers et
fonds documentaires sécurisés, accessibles à distance et de manière partagée) et les
banques d’images dont le développement est étroitement lié avec l’arrivée des technologies
de la GED (2, Chaumier).
Dans le cadre de notre étude, ce sera la GED documentaire l’application qui, plus
particulièrement, nous concernera.
15
2.3 Implication de la GED dans la chaîne documentaire
Le fonctionnement d’un système de gestion électronique de documents repose sur un
ensemble de logiciels concourant à réaliser les diverses étapes de la chaîne de traitement
d’un document : acquisition, restitution, diffusion (2, Chaumier).
Le processus de la chaîne de GED peut être décomposé en plusieurs fonctions successives
(5, Prax).
- l’acquisition du document au format numérique, le formatage ;
- le traitement : le stockage, l’indexation, la recherche ;
- la consultation ;
- la diffusion.
2.3.1 L’acquisition
Le premier élément consiste en la création du document électronique, à savoir la saisie, la
numérisation. Les documents électroniques sont de deux types : les documents en mode
« caractère » et les documents en mode « image » (3, Dupoirier).
Pour transformer les images des caractères en un fichier texte utilisable par les logiciels de
traitement de texte (format Ascii ou Unicode), on a recours à l’OCR (Optical Character
Recognition = reconnaissance optique des caractères) : ceci permet une recherche directe
sur le contenu du document.
La saisie en mode «image » du document permet par contre de visualiser ce dernier dans sa
présentation originelle.
En outre, les techniques de numérisation doivent être adaptées aux types de documents,
aux conditions de l’acquisition et aux volumes concernés. On parle alors de formatage.
2.3.2 Le traitement
Le support de stockage doit être choisi en fonction des types de documents, de leur
fréquence de consultation, de l’intérêt de les avoir en ligne, de la durée de conservation et
de l’importance stratégique de l’information (13, Prax). La conservation peut ainsi être
effectuée sur le disque dur, CDRom, DVD, ou Mémoires optiques numériques.
16
Une fois stocké, le document doit être retrouvé aisément. Les techniques d’indexation
permettent de décrire le contenu d’un document. C’est généralement à partir de leur
description que sont retrouvés les documents. La formulation, puis l’émission d’une requête
sont alors nécessaires. La fonction de recherche est primordiale car c’est elle qui permet à
l’utilisateur de sélectionner les documents répondant à son besoin parmi ceux stockés dans
le système (12, Chaumier).
2.3.3 La consultation
L’affichage des documents sélectionnés lors de la phase de recherche se fait à l’aide de
programmes appelés visualiseurs (viewer) permettant à l’utilisateur de faire une véritable
mise en page du document électronique. Ces outils sont souvent du type WYSIWYG (What
you see is what you get), c’est-à-dire que le résultat final lors d’une impression sera
conforme à ce qui aura été vu par l’utilisateur sur l’écran (12, Chaumier).
2.3.4 La diffusion
Toutes ces étapes nécessitent de transporter les documents électroniques sur de courtes ou
de très longues distances. Elles mettent en œuvre des protocoles de télécommunications sur
des réseaux locaux, entre postes de travail et serveurs à l’intérieur de l’entreprise, ou encore
entre entreprises situées sur des continents différents en utilisant des voies de transmission
publiques ou non (3, Dupoirier). S’insérant dans le système d’information, la GED est partie
prenante dans l’information en ligne pour une diffusion large sur Intranet / Internet
(interrogation et consultation des documents) avec gestion des droits d’accès par personne
ou par groupe d’utilisateurs.
Nous pouvons constater que les différentes étapes fonctionnelles de la GED correspondent
ainsi aux phases de traitement de l’information dans une chaîne documentaire. Cela va de la
réception (acquisition) de l’information jusqu’au stockage et indexation des documents pour
qu’ils puissent ensuite être consultés après recherche. Ainsi, pour le même processus de
travail où bien évidemment les applications techniques diffèrent, la GED améliore la qualité
de l’information restituée, optimise l’accès à l’information (1, Bodin). Non seulement on
parvient à une meilleure exploitation du fonds documentaire mais on a par la même
occasion une mise à disposition des documents de façon plus étendue. Si tels sont les
17
avantages qu’offre la GED, le choix du SIR pour la dématérialisation de sa chaîne
documentaire n’en est que plus justifié. Notre travail consistera donc à étudier de près à la
fois la chaîne documentaire telle qu’elle est menée actuellement au centre de documentation
et la future chaîne dématérialisée préconisée en ses différentes étapes, pour voir tous les
changements que peut impliquer la mise en place de la GED.
Mais tout d’abord, nous allons voir quelques notions sur le fonctionnement d’un centre de
documentation.
18
3 Les notions de « back-office » et de « front-office »
Un centre de documentation fonctionne sur deux facettes.
La mise à disposition du public de tout produit documentaire résulte du travail réalisé en
amont par les gestionnaires du centre de documentation. Il est alors question de gestion des
informations, de leur traitement, d’organisation des tâches, de réflexions à mettre en place
pour obtenir les meilleurs résultats possibles de façon à satisfaire les demandes du public.
« La gestion des ressources et leur traitement et diffusion constituent ce que le marketing
nomme le back-office ou base-arrière «là où s’effectue la préparation, la mise en ordre »
(16, Guyot).
Ce travail n’est pas toujours perceptible du public même s’il est souvent revendiqué par le
documentaliste (16, Guyot). Le public ou le client demande des informations qu’il n’est pas
en mesure de trouver tout seul directement, ou qu’il ne veut pas rechercher de par lui-
même. Ce qui le préoccupe, c’est qu’on puisse lui communiquer ce dont il a besoin. A
chaque besoin correspond une attente particulière vis-à-vis du système documentaire (19,
Treffel). Pour ce faire, il compte sur une prestation de service « de qualité » que le
documentaliste est censé lui assurer. C’est ce résultat qui, en principe, conditionne le travail
fait en amont. C’est dans ce contexte que s’apprécient les fonctions et les prestations du
centre de documentation. C’est cet espace d’échange, de demande et de réception entre le
documentaliste et le client ou le public que l’on nomme front-office. C’est à ce niveau que
peut s’appréhender la satisfaction ou non du demandeur. Il existe ainsi une étroite
corrélation entre le back-office et le front-office (16, Guyot).
Le travail documentaire, entendu comme service de prestation, est tenu à une « obligation
de résultat » vis-à-vis de son client. Si cette contrainte est de l’ordre de la qualité, il en
existe d’autres, d’ordre juridique cette fois, qui sont liées à l’exercice même du métier.
19
4 Les aspects juridiques de la GED
Les professionnels de la documentation ne doivent pas oublier que leur activité s’inscrit dans
le cadre du droit de l’information et de la propriété intellectuelle. Ainsi, la mise en place
d’une application documentaire de la GED nécessite avant tout une connaissance juridique
sur les questions de droit liées au document électronique, à savoir le droit d’auteur, le droit
de reproduction et de diffusion, le droit d’usage, le droit de la preuve …
4.1 Le droit d’auteur
La législation en matière des droits d’auteurs (loi du 11 mars 1957) prévoit une protection
générale des auteurs et des éditeurs contre la reproduction abusive des œuvres et
documents édités. Titulaire d'un droit de propriété sur son œuvre, il est ainsi le seul à
pouvoir contrôler et autoriser toutes ses exploitations telles que la représentation, la
reproduction, ainsi que des transpositions comme la traduction, l'adaptation, la
transformation et l'arrangement (art. L.122-4 du code de la propriété intellectuelle).
Hormis quelques exceptions, toute reproduction d'une œuvre d'auteur faite sans son accord
est illicite (art. L.122-4). Ce droit de reproduction a pris implicitement le nom de droit de
copie dans le contexte de la société de l'information (34, Frochot).
4.1.1 Charte d’édition électronique
Pour s’opposer à la reproduction abusive des journaux sur internet, le GESTE (Groupement
des Editeurs de Services en Ligne) a adopté une charte d’édition électronique en avril
2000 (36, GESTE).
Cette charte stipule les engagements de l’éditeur et de l’utilisateur et définit de façon
détaillée ce qui peut être autorisé ou interdit sans autorisation préalable pour préserver les
droits d’auteur.
L’éditeur s’engage à respecter les règles éditoriales en vigueur :
- Disposer du droit de diffuser sur son site le contenu proposé ;
- Faire tout son possible pour vérifier la validité des informations portées à la connaissance
du public ;
- Respecter les règles de déontologie journalistique en vigueur ;
- Ne porter atteinte ni à la liberté, ni aux droits et à la dignité de la personne ;
20
- Informer le lecteur de la nature éditoriale ou publicitaire des contenus proposés ;
- Autoriser le lecteur à imprimer tout ou partie du contenu proposé sur le site pour son
usage strictement personnel.
L’utilisateur s’engage pour sa part à respecter les règles de propriété intellectuelle des
divers contenus proposés sur le site c'est-à-dire :
- ne pas reproduire, résumer, modifier, altérer ou rediffuser, sans autorisation préalable de
l'éditeur, quelque article, titre, application, logiciel, logo, marque, information ou illustration,
pour un usage autre que strictement privé, ce qui exclut toute reproduction à des fins
professionnelles ou de diffusion en nombre ;
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de l'éditeur.
Sont autorisées :
- la citation courte (extrait de publication) pour permettre au lecteur de se reporter à l’œuvre
originale, à la condition d’indiquer le nom de l’auteur et de la source ;
- la reprise de moins de trois titres et/ou sous titres d'une même édition ;
- l’analyse respectant le droit moral de l'auteur ;
- la revue de presse à la condition d’indiquer le nom de l’auteur et de la source.
Sont interdits sans autorisation préalable :
- la reproduction électronique sous quelque forme que ce soit (photocopie, scanner, copie
numérique), si ce n'est celui d'une copie unique destinée à un usage strictement personnel.
La reproduction du papier ou de l'édition électronique vers un support électronique, ou d'un
support électronique vers un support papier est également soumise à l'accord préalable de
l'éditeur.
- le panorama de presse (assemblage d'extraits d'articles de presse) ;
- le résumé mentionnant le nom de l’auteur et de la source, suffisamment concis et éloigné
du texte original pour ne pas être considéré comme une contrefaçon ;
- la diffusion via Intranet sans autorisation préalable de l'éditeur ;
- la création d'archives sur support numérique ou optique.
Toutefois, suite à une contestation de l’ADBS (Association des Professionnels de
l’Information et de la Documentation), un compromis entre cette association et le GESTE est
établi en octobre 2000.
21
Les deux parties reconnaissent mutuellement que sont interdites la reproduction intégrale
d'articles de presse en nombre sur tous types de supports, faite sans autorisation de l'ayant
droit tout comme la modification ou l’altération des articles, titres, logos, marques,
informations ou illustrations.
Les deux parties conviennent également que l'analyse signale l'existence d'un article mais
qu'elle ne saurait en aucun cas dispenser de la lecture de l'article ou de la publication
analysés et que la citation doit être nécessairement courte pour éviter le plagiat.
Par contre, un lien vers un site peut être créé sans autorisation expresse de l'éditeur de ce
site, à la seule condition que ce lien ouvre une nouvelle fenêtre du navigateur pour
distinguer clairement la source d'information entre le contenu du site consulté et celui du
site vers lequel pointe le lien. De même, une autorisation est nécessaire pour afficher le logo
de l'éditeur, pour intégrer le contenu du site de l'éditeur dans la navigation d'un autre site,
pour faire un lien vers des pages protégées par un mot de passe ou tout autre système.
4.1.2 Exceptions au monopole de l’auteur
La copie privée est une exception au monopole de l'auteur qui ne peut pas interdire une
copie non collective faite à des fins strictement personnelles. Le test des trois étapes
figurant dans la Convention de Berne (administrée par l’Organisation mondiale de la
propriété intellectuelle - OMPI) stipule qu'une exception au droit d'auteur doit répondre à
trois obligations : relever d'un cas spécial, ne pas porter atteinte à l'exploitation normale de
l'oeuvre et ne pas causer de préjudice aux intérêts légitimes de l'auteur (37, Laborde)
Toutefois, devant les possibilités illimitées des technologies du numérique pour copier des
textes sur des supports d’enregistrement numériques, la loi du 17 juin 2001 (n°2001-624) a
étendu la rémunération initialement prévue pour l'enregistrement des œuvres musicales et
audiovisuelles aux auteurs et aux éditeurs d'œuvres imprimées pour compenser les pertes
de revenus créées par ces nouveaux usages de copie privée (39, SNE).
Le 1er août 2006 a été promulguée la loi n°2006-961 relative au droit d’auteur et aux droits
voisins dans la société d’information (DADVSI). Cette loi tente de concilier les nombreuses
possibilités d’échange de contenus offertes aux internautes avec la nécessité de veiller à la
préservation des intérêts de l’auteur dans le contexte numérique. Elle a créé cinq exceptions
au monopole de l’auteur sur l’exploitation de son œuvre (article L.122-5 CPI) dont trois
22
intéresse l’édition : exception « pédagogique », exception en faveur des personnes
handicapées, exception « bibliothèques » (40, SNE).
4.1.3 Le panorama de presse
La diffusion d’un panorama de presse sur internet et intranet ne peut se faire sans un
contrat d’autorisation du Centre français d’exploitation du droit de copie (CFC). Il doit
acquitter des droits d’auteur sous la forme d’une redevance moyenne révisée chaque année.
S’il est diffusé en intranet, au calcul de la redevance s’ajoute le nombre de postes
informatiques à partir desquels le panorama est accessible (29, Accart).
4.2 Le droit de la preuve et de la valeur juridique d’un document électronique
La loi française impose la présentation d’un « écrit original » pour prouver la réalité d’un
acte. La preuve écrite doit correspondre à cinq critères principaux : l’objectivité, la
matérialité, la pérennité, l’autonomie et l’opposabilité (13, Prax).
Or, le document électronique ne répond pas à ces critères. C’est un document dématérialisé
et sa matérialisation sur un support classique nécessite une opération de visualisation et
d’impression. Il est délocalisé, reproductible et aisément modifiable (1, Bodin).
Toutefois, des aménagements dans le dispositif juridique ont été mis en place : l'écrit et la
signature électronique acquièrent une valeur probatoire via une directive du Parlement et du
Conseil européen le 13 décembre 1999 et l'adoption en mars 2000 d'une mesure par le
Parlement français sous condition de l'identification de l'expéditeur, de la conservation du
document et de la garantie de son intégrité.
Le contrat électronique acquiert une valeur juridique. A compter du 21 juin 2004 (Loi sur la
Confiance dans l'Economie Numérique), le document sous forme électronique a la même
valeur qu'un document papier dès lors que le destinataire peut vérifier, éventuellement
modifier, puis valider le contrat et/ou le document électronique qui lui est envoyé. Par
ailleurs, la réglementation institutionnalise la signature électronique dont les problèmes
techniques (sécurisation par système de cryptographie) sont de la responsabilité de
l'Autorité de Certification (35, Grassat).
23
4.3 Le droit de la personne
La loi du 6 janvier 1978, baptisée « Informatique et Liberté », protège de l’utilisation abusive
des données informatiques. Elle régit les conditions de « collecte, d’enregistrement et de
conservation des informations nominatives ». Ainsi, tout fichier, base de données dans une
application de la GED dont le traitement et la diffusion concernent des informations
personnelles et nominatives, doivent faire l’objet d’une déclaration auprès du CNIL
(Commission nationale de l’informatique et des libertés (13, Prax).
Après avoir posé l’environnement conceptuel de la GED et les contraintes juridiques
auxquelles est soumis tout centre de documentation, nous allons maintenant procéder à
l’analyse du SIR en particulier et de son travail documentaire actuel.
24
Deuxième partie Analyse du Service d’Information Religieuse de l’Archevêché de
Paris
25
Dans cette deuxième partie de notre travail, nous allons principalement analyser le
traitement de l’information papier effectué par l’équipe du SIR. Mais avant d’y procéder,
nous présenterons brièvement le centre de documentation.
26
1 Présentation du Service d’Information Religieuse (SIR)
1.1 Les prestations du SIR
Le centre de documentation de la Maison diocésaine, le SIR, a pour objet comme son nom
l’indique, d’informer sur l’Eglise catholique à Paris. Pour assumer son rôle, il assure plusieurs
prestations :
Le Service Questions / Réponses du diocèse informe et renseigne le public sur des
questions externes et internes à la Maison diocésaine, afférentes à différents sujets
(ecclésiaux, pastoraux, religieux, culturels, caritatifs et de société). Les demandes sont
reçues téléphoniquement, par courrier postal ou électronique ou sur place. Par ailleurs, le
service guide son public dans ses recherches ou l’oriente vers le service compétent.
La mise à jour des horaires de messes : cette opération s’effectue directement sur
Internet sur le site Messes Infos de la Conférence des Evêques de France (CEF)
[http://messes.cef.fr]. Les informations alimentant la base sont sollicitées téléphoniquement
auprès des paroisses qui n’ont pas encore publié de site internet propre.
La veille consiste en la mise en place formalisée et organisée d’un système d’information
visant la collecte, le traitement, la diffusion et l’exploitation de l’information de façon
continue et dynamique (14, Boulogne).
Plusieurs services internes du Diocèse souhaitent être tenus informés régulièrement sur des
thèmes particuliers. Le centre de documentation se charge de leur transmettre tous
documents répondant à leur attente, publiés dans la presse réceptionnée quotidiennement.
Une demande ponctuelle peut également émaner à tout moment d’une personne
appartenant à un service quelconque.
La mise à jour et commercialisation des publications « L’Etoile du Berger » et
« Paris – Etape » élaborées sur place : L’Etoile du Berger est un annuaire qui se présente
sous la forme d’un classeur de fiches pratiques d’informations et d’adresses. Il renferme
environ 1300 associations et institutions, touchant tant le social que le religieux.
Paris – Etape est une brochure qui recense aussi bien les logements pour les jeunes, les
familles et les groupes à Paris que les lieux de retraite spirituelle en Ile de France.
27
La mise à jour de la base de données des territoires des paroisses consiste à vérifier
la liste et les numéros des rues à l’intérieur de chaque territoire de paroisse de Paris et à
établir une représentation graphique de chacun d’eux.
1.2 L’équipe
Le travail au sein du Service d’Information Religieuse requiert une présence permanente et
une très bonne connaissance du fonctionnement et de l’actualité de l’Eglise catholique.
L’équipe au nombre de 10 personnes est constituée de six salariés et de quatre bénévoles.
Au service Questions / Réponses sont affectés deux bénévoles et trois salariés. Ces derniers,
chargés de répondre aux appels, ont un profil de documentaliste. Ce service nécessite
particulièrement une bonne culture générale pour pouvoir répondre de manière « intuitive »
aux questions posées. Un chapitre sera consacré à l’analyse des questions du public.
1.3 Les outils
Pour informer et renseigner le public, l’aider dans ses recherches ou le diriger vers le service
compétent, le SIR met à la disposition du service Questions/Réponses divers outils de
travail.
1.3.1 Les usuels
Les annuaires administratifs (pour Paris) et diocésains (pour les autres archevêchés et
évêchés de France) répertorient toutes les adresses de personnalités religieuses, d’instituts,
de sociétés et de communautés religieuses et cléricales, d’établissements catholiques. Ils
sont très utiles pour tous renseignements pratiques, les transferts d’appels aux services
concernés par les demandes du public.
L’annuaire pontifical édité par le Vatican renseigne sur toutes les Institutions catholiques
dans le monde entier. Des ouvrages de référence tel le Droit canonique permettent de
répondre à des questions sur le plan purement religieux.
Les publications conçues en interne susmentionnées, L’Etoile du Berger et Paris-Etape
constituent de précieux outils pour répondre aux questions surtout d’ordre social (logement,
funérailles, etc …).
28
D’autres ouvrages de connaissance générale tels les dictionnaires et encyclopédies, les
ouvrages thématiques sur la religion, les différents guides etc … sont également disponibles.
1.3.2 La base de données
La base de données du centre de documentation est gérée par le logiciel documentaire
SUPERDOC. En dehors des archives courantes du Service immobilier (dossiers dénommés
DGAE) qui peuvent être consultées sur place par les services concernés, elle recense le
fonds documentaire du SIR organisé en fonds de papier. Constitué de presse
uniquement à caractère religieux, ce dernier est alimenté au fur et à mesure de la réception
des quotidiens, revues et publications suivant un processus de chaîne documentaire.
La base de données, subdivisée en cinq bases, reprend le plan de classement numéroté
des dossiers papier. Chaque dossier fait ainsi l’objet d’une notice descriptive dans chaque
base : il est identifié de façon unique sous un numéro d’inventaire établi comme suit :
- Pays (PAY + chiffre) ex : PAY 0110 → Arménie
- Vies consacrées (R + chiffre) ex : R 0350 → Compagnie de Jésus
- Thèmes (numéro seul) ex : 13.000 → Liturgie
- Personnalités et Saints (P ou PER + chiffre) ex : P 0362 → Lustiger
- Organismes (S + chiffre) ex : S 0586 → Secours catholique
Les dossiers DGAE sont répertoriés dans cette dernière sous-base (D + chiffre).
Les personnes assurant le service Questions / Réponse peuvent également avoir recours à la
recherche sur internet sur le site de la Maison diocésaine [www.catholique-paris.com], sur
Google ou aux connaissances personnelles (lectures etc …).
29
2 Traitement de l’information en back-office
2.1 Analyse de la chaîne documentaire actuelle du SIR
Le fonds documentaire religieux est alimenté à partir de 832 revues, mensuels, bimensuels,
trimestriels, bimestriels, semestriels, annuels dont 70 collections complètes, 40 revues
diocésaines, 21 revues paroissiales et 5 presses quotidiennes. Il est exploité par le service
pour répondre aux questions posées.
Tout le travail en back office est articulé autour de la chaîne documentaire qui s’organise
actuellement en cinq phases :
- 0 – étape : réception de l’information
- 1 – étape : bulletinage
- 2 – étape : dépouillement
- 3 – étape : photocopie
- 4 – étape : indexation
- 5 – étape : classement définitif dans les armoires.
L’étude détaillée de cette chaîne documentaire en ses différentes phases est une étape
nécessaire pour la dématérialisation de ladite chaîne souhaitée par le SIR. Elle nous sera en
effet utile, comme nous le verrons plus loin dans la deuxième partie, pour mener une
analyse des nouveaux besoins, mettre en place toute une série de réflexions avant la
scannérisation des documents.
2.1.1 Réception de l’information
Le SIR réceptionne l’information de deux façons : par voie postale et par voie
électronique. La première concerne les cinq quotidiens : Les Echos, Le Monde, Le Figaro,
Le Parisien et La Croix (presse de référence catholique) ainsi que les revues et publications.
La seconde concerne les nouvelles envoyées par le Zénith, agence de presse de Rome
auprès du Vatican, le panorama de presse envoyé par la Conférence des Evêques de France
(CEF), les revues de communautés étrangères, la lettre hebdomadaire d’information interne
pour les paroisses dont le SIR reçoit copie et finalement la Newsletter mensuelle de la
Maison diocésaine aux services diocésains (ces deux derniers étant disponibles sur le site
diocésain).
30
31
2.1.2 Le bulletinage
Le bulletinage ou la mise à jour des abonnements a pour objectif de garder la traçabilité
de la presse papier réceptionnée. L’enregistrement se fait de façon systématique autant
pour les quotidiens (sur simple imprimé) que pour les revues et publications
(informatiquement sur un tableau Excel). L’organisation interne veut que les revues de
collections, objets d’abonnement, soient enregistrées complémentairement dans un Kardex
spécial.
2.1.3 Le dépouillement
La sélection des articles en vue d’enrichir le fonds documentaire est établie en fonction de
leur contenu religieux. D’où une nécessaire sensibilité dans le choix des informations sur
des faits de sociétés tels les problèmes de logement, les SDF, l’éducation ou encore la
bioéthique.
Le dépouillement concerne le quotidien La Croix et les revues de collection et hors
collection et publications.
La Croix reçoit un traitement à part car les articles des autres quotidiens figurent déjà parmi
le panorama de presse envoyé électroniquement par la CEF et imprimé de suite par l’équipe
du SIR.
Relativement au panorama de presse, sa production est l’une des raisons d’être du SIR au
sein de la Maison diocésaine. C’est une manière de faire connaître en interne, de façon
visible, son activité documentaire. Le panorama de presse quotidien est constitué des
articles de La Croix, de ceux envoyés électroniquement par la CEF et le Zénith. Il est prévu
pour consultation à partir de midi par le personnel des autres services désirant s’informer de
l’actualité religieuse. Leur disponibilité est préconisée pour un moment de pause après
déjeuner ou autre. Il reste toutefois à vérifier si ce produit documentaire atteint ou non son
objectif, celui d’intéresser les gens. Une réflexion sur sa suppression a d’ailleurs été avancée
lors d’une réunion de travail tenue par le responsable du service.
La veille mise en place par le SIR, à la suite de demandes internes formulées, se rapporte à
une vingtaine de thèmes qu’il suit régulièrement dans la presse quotidienne et les revues.
32
33
2.1.4 La photocopie
Cette opération tient une part très importante dans la chaîne documentaire. En effet, les
articles sélectionnés sont presque systématiquement photocopiés une première fois avec
l’ensemble de la page, découpés manuellement pour être photocopiés une seconde fois aux
fins d’une meilleure présentation du document. Le fonds documentaire est ainsi composé de
dossiers constitués eux-mêmes en grande partie de photocopies.
La photocopie augmente le volume papier des revues. En outre, le nombre d’exemplaires est
multiplié en fonction du nombre de dossiers auxquels un document peut appartenir. Il tient
compte également de la veille : dans un même service et pour le même thème, plusieurs
personnes sont demandeurs. Ce qui représente parfois une certaine quantité de papier pour
une duplication importante d’un même document, posant ainsi le problème de place et de
manipulation.
2.1.5 L’indexation
Cette opération concerne les documents reçus par courrier électronique, les photocopies et
les revues hors collection en original que l’on va postérieurement classer dans les dossiers
papier rangés dans les armoires (les revues de collection l’étant dans des classeurs
spéciaux).
Des tris sont préalablement effectués sur les documents constitués d’articles de la presse
quotidienne. En effet, en principe seuls doivent être gardés des articles de fond avec un
regard d’analyse et pouvant bénéficier au service Questions / Réponses. Toutefois tous les
articles de la Croix sont conservés, s’agissant d’un journal de référence.
L’indexation se définit comme « un processus destiné à représenter, au moyen des termes
ou indices d’un langage documentaire ou au moyen des éléments d’un langage libre, les
notions caractéristiques du contenu d’un document (ressource, collection) ou d’une question,
en vue d’en faciliter la recherche, après les avoir identifiés par l’analyse » (14, Boulogne).
Elle consiste donc à choisir les mots-clés d’accès qui permettront de retrouver l’information.
S’agissant du SIR, le référencement du document consiste à le décrire par rapport aux
éléments descriptifs d’un dossier des cinq bases (Pays, Vies consacrées, Thèmes,
Personnalités et Saints, Organismes). Le dossier est lui-même décrit dans la base de
données par une notice détaillant les sous-dossiers thématiques qui le constituent et les
34
35
descripteurs qui le caractérisent (voir prochain chapitre). Il est à noter qu’un document peut
être référencé à plusieurs dossiers. Pour indexer ou référencer un document, il faut donc
procéder à des requêtes dans les interfaces de recherche des cinq bases pour trouver le
dossier auquel il est thématiquement rattaché. Il s’agit alors ensuite de lui attribuer le
numéro d’inventaire dudit dossier en marquant également le nom du sous-dossier où il sera
classé.
Nous présentons ici quelques exemples tirés de la base de données.
Premier document qui a pour titre :
Les réactions au film de Geert Wilders sont mesurées
(Ploquin Jean-Christophe, La Croix, 31/03/2008)
Dossier thématique CROYANCE RELIGIEUSE, n° d’inventaire 16-200.
Classement dans le sous-dossier « Atteinte aux croyances religieuses non catholiques ».
Ce document est référencé dans un seul dossier de la base Thèmes car le concept principal
qui se dégage du texte se réfère à une critique contre une croyance religieuse non
catholique.
36
On aura alors sur le document l’annotation suivante :
16-200 (Atteinte aux croyances religieuses non catholiques).
Deuxième document qui a pour titre :
Ces piscines et ces stades interdits aux hommes
LAICITE - Dans l’Essonne, le public masculin devait être exclu d’un tournoi de
sportives musulmanes. Dans l’Isère, une journée réservée aux femmes est
organisée à la piscine (sous-titre)
(Chayet Delphine et Thomas Raphaël, Le Figaro, 20/06/2008)
Ce document est référencé dans deux dossiers de la base Thèmes :
- dossier thématique ISLAM / FRANCE, n° d’inventaire 8-201. Sous-dossier « Généralités »
- dossier thématique LAICITE, n° d’inventaire 18-360. Sous-dossier « Généralités »
Il y a deux concepts retenus dans le texte : l’Islam et la laïcité. Ces deux dossiers
appartiennent à la même base Thèmes. On aura donc une copie du même document dans
chacun des deux dossiers ; ils seront classés dans les sous-dossiers correspondants
« Généralités ».
Troisième document qui a pour titre :
L’indignation croît face aux poursuites judiciaires visant des
chrétiens algériens convertis (titre)
(Tincq Henri, Le Monde, 11/06/2008)
Ce document est référencé dans des dossiers de deux bases différentes :
- base Thèmes : dossier thématique PERSECUTION RELIGIEUSE, n° d’inventaire 16-355.
Sous-dossier «Persécution des chrétiens ».
- base Pays : dossier thématique ALGERIE, n° d’inventaire 0040. Sous-dossier « Chrétiens
en Algérie ».
Les concepts qui se dégagent du texte concernent à la fois la persécution religieuse et le
pays où elle a lieu : c’est un élément d’information important pour le dossier afférent à ce
pays.
Dans le cas où un document appartient à plusieurs dossiers qu’ils soient d’une même base
ou de deux bases distinctes, rien ne permet d’appréhender cette double appartenance. Ce
qui est un peu handicapant si l’on s’intéresse aux doubles facettes thématiques que peut
37
avoir un document retrouvé dans un dossier. Ceci peut toujours être utile pour une
extension de sujet de recherche.
2.1.6 Le classement définitif
Les documents indexés sont rangés définitivement dans les dossiers papiers suspendus dans
les armoires, chaque base ayant la sienne propre.
En conclusion, nous avons pu voir que dans les différentes phases de la chaîne
documentaire, le travail nécessite beaucoup de manipulation de papier. Le travail de
photocopie est une tâche importante dans la mesure où il est à la fois la phase exécutoire
du dépouillement et le point incontournable de « lancement » de l’opération d’indexation et
de l’alimentation du fonds documentaire. Le travail d’indexation est essentiel à la fois pour le
classement des documents et pour l’accès à ces mêmes documents après recherche.
38
2.2 Alimentation de la base de données
L’importance de chacune des cinq bases varie selon le nombre de dossiers qu’elle comporte.
- Pays : 212 dossiers
- Vies consacrées : 204 dossiers
- Thèmes : 608 dossiers
- Personnalités et Saints : 1408 dossiers
- Organismes : dossiers SIR : 1927 ; dossiers DGAE : 581 (service immobilier).
Les dossiers DGAE ne seront pas concernés par notre étude.
Les bases sont dotées de la même structure de notice construite autour de plusieurs champs
principaux énumérés comme suit, auxquels peuvent s’ajouter d’autres en fonction de la
particularité de chacune :
Catégorie (par ex. PAY SIR) / N° inventaire / Nom du dossier / Sous-dossiers /
Descripteurs thésaurus / Descripteurs thésaurus (candidats) / Descripteurs thématiques
/ Descripteurs thématiques (candidats) / Descripteurs Organismes / Descripteurs
Organismes (candidats) / Descripteurs Personnalités / Descripteurs Personnalités
(candidats) / Descripteurs Saints / Descripteurs géographiques / Descripteurs
géographiques (candidats) / Descripteurs complémentaires / Date de saisie ou de mise à
jour / Observations.
Nous pouvons noter le nombre important de descripteurs : ils se réfèrent particulièrement
aux cinq bases considérées comme étant les principaux critères de recherche permettant de
définir et ainsi de retrouver le plus efficacement possible un dossier.
2.2.1 Les principes généraux à respecter pour l’alimentation des bases
Nous ne nous attarderons pas ici à rappeler les règles de saisie. Nous nous intéresserons
plutôt aux contenus des champs, lesquels ont été remplis en fonction des éléments
d’information relevés qui ont permis de décrire le dossier. Une notice est ainsi plus ou moins
complète compte tenu de ce critère.
Un sous-dossier regroupe des documents rattachés à un même sujet.
39
Un descripteur doit obligatoirement se référer à un dossier ayant une notice dans la base
correspondante. Par exemple, le descripteur organisme « Centre National de Pastorale
Liturgique (CNPL) » du dossier « Liturgie » doit avoir une notice avec ce même intitulé dans
la base Organisme. Un descripteur géographique doit appartenir au thésaurus géographique.
Dans le cas contraire, il doit être considéré comme un descripteur candidat dans l’attente
éventuelle d’une création de notice. Le descripteur thésaurus n’est pas toujours rempli, le
thésaurus n’ayant pas été utilisé bien souvent par les documentalistes en tant que liste
d’autorité.
Une notice de dossier ne peut être créée que s’il y a assez d’éléments pour le décrire, s’il est
suffisamment mentionné en tant que descripteur dans les autres dossiers, c’est-à-dire que
c’est un élément thématique descriptif retenu de façon récurrente lors de l’indexation des
documents.
Ainsi, la création d’une notice dépend de plusieurs facteurs : l’expertise du gestionnaire, s’il
estime nécessaire ou non de le faire, sa solide connaissance des bases qui s’acquiert au fil
du temps et de l’expérience pour pressentir la base correspondante.
Le rajout d’un sous-dossier est basé sur le même principe d’occurrence de l’élément
thématique relevé dans les documents.
Le champ « observations » rapporte divers éléments qui peuvent enrichir la description du
dossier, retenus lors de la lecture des documents. Pour une Personnalité, cela peut être son
parcours de vie et pour un Organisme, son organisation, pour un Pays, des événements
particuliers.
Il est à noter que la date de mise à jour de la notice informatique, à savoir le moment où
elle a fait l’objet d’une modification quelconque, par exemple un rajout, est différente de la
mise à jour du dossier papier correspondant dans la mesure où ce dernier est alimenté de
documents réceptionnés quotidiennement et indexés au fur et à mesure par les
gestionnaires.
Nous reprenons ci-après des notices de dossiers prises dans chaque base afin de mieux
comprendre l’exploitation de la base de données.
2.2.2 La base Pays
Cette dernière recense les pays où des informations sur l’aspect religieux ont été relevées.
Le numéro d’inventaire est fixé de 10 en 10.
40
La notice du dossier « Arménie » pris en exemple est détaillée de la façon suivante :
Catégorie : DOS PAY SIR
N° d’inventaire : PAY 0110
Nom du dossier : Arménie
Sous-dossiers : Généralités / Religion / Génocide arménien
Descripteurs (thésaurus) : Eglise orthodoxe / Monastère / Génocide
Descripteurs (candidats) : Eglise apostolique arménienne
Descripteurs géographiques : Arménie
Descripteurs Personnalités : KAREKINE 1er (P0260)
Descripteurs Personnalités (candidats) : DOURIAN, Narek
Date de saisie ou de mise à jour : 27/09/2005
Le nom du dossier correspond au nom du pays figurant dans la liste du thésaurus
géographique. Le dossier comporte trois sous-dossiers qui classent les documents. Le
descripteur Personnalités se rapporte à une personnalité concernée par le pays et pour
laquelle il existe une notice dans la base Personnalité et dont le n° d’inventaire doit être
également mentionné. Les descripteurs candidats n’ont pas encore de notice propre. Ils ont
été retenus comme signifiants lors de la lecture d’un document mais on ne peut savoir le
nombre de fois où ils l’ont été qu’uniquement par recherche à partir de ces termes.
2.2.3 La base Vies consacrées
Elle est censée rendre écho de la vie religieuse masculine et féminine en France à l’heure
actuelle. Le terme « vie religieuse » est à prendre au sens large. En effet, il englobe dans la
base les instituts religieux, les autres congrégations et les sociétés de vie apostolique (sans
vœux religieux).
La nature de certaines données invite à une mise à jour régulière de la base, par exemple
les changements de statut juridique ou canonique, les nouvelles implantations ou fermeture
des maisons et nécessite une vérification régulière de la part des gestionnaires.
En prenant comme exemple « La compagnie de Jésus », nous avons la notice suivante :
N° d’inventaire : R 0350
Nom officiel de l’institut (nom du dossier) : Compagnie de Jésus
Sous-dossiers : Généralités / 35ème Congrégation générale (élection du général) janvier
2008 / Histoire / Charisme ignatien / Exercices spirituels de Saint Ignace / […]
Mouvance : Catholique
Nom familier : Jésuites
41
Objet : Congrégation missionnaire et enseignante aux multiples charismes / […] / Exercices
spirituels de Saint Ignace de Loyola
Statut canonique : Institut religieux de droit pontifical
Statut juridique : Congrégation
Charismes : Apostolique / enseignant
Nature : Congrégation apostolique
Historique : Congrégation fondée par Ignace de Loyola et ses compagnons à Montmartre
en 1540 / […]
Descripteurs Personnalités : LOYOLA, Ignace de (P) / FRANCOIS-XAVIER (P) / […]
Descripteurs Saints : LOYOLA, Ignace de (ST) / FRANCOIS-XAVIER (ST)
Les descripteurs Personnalités correspondent à des personnalités célèbres (fondateurs,
figures médiatiques, personnes publiques …) appartenant ou directement liées à l’histoire de
l’institut. S’agissant des descripteurs Saints, ce sont les saints appartenant à l’institut.
Nous avons ici deux noms (Loyola et François-Xavier) qui ont chacun à la fois un dossier
Personnalité et un dossier Saint. La notice descriptive permet ainsi de renseigner dans les
détails sur cette congrégation et d’effectuer des recoupements ou des liens avec les deux
autres bases.
D’autres champs descriptifs propres à cette base ont été rajoutés : mouvance, objet,
œuvres, statut canonique, historique, famille spirituelle, membres, adresse etc … Ils sont
autant de critères de recherche possibles pour trouver le dossier. Les sources ont été tirées
des documents du SIR, de publications de droit, d’annuaires, d’encyclopédies, d’internet et
d’entretiens.
2.2.4 La base Thèmes
Elle revêt une grande importance dans la mesure où l’indexation des documents et la
recherche se font surtout à partir de ses notices. Les thèmes en sont très variés et
correspondent à la classification de base effectuée dans les documents papier.
A titre d’exemple, la notice du dossier « Liturgie » donne :
N° d’inventaire : 13-000
Nom du dossier : Liturgie
Sous-dossiers : Textes officiels / Sacrosanctum Concilium : 40ème anniversaire / […] / Art
floral
Descripteurs thésaurus : Liturgie / Art floral liturgique
42
Descripteurs organismes : Centre International d’Etudes Liturgiques (CIEL) / Centre
National de Pastorale Liturgique (CNPL)
Descripteurs organismes (candidats) : Colloque de Chavot / PRO LITURGIA
Descripteurs complémentaires : Revue SIGNES D’AUJOURD’HUI
Descripteurs personnalités (candidats) : GY, Pierre-Marie / CLERCK, Paul de
Date de saisie ou de mise à jour : 26/04/2007
Observations : Le livret indiquant les mémoires et les solennités propres pour les diocèses
de Paris, Créteil, Nanterre et Saint-Denis est disponible gratuitement à la librairie de l’Ecole
cathédrale (tél 01 42 34 99 43). […]
Les champs sont en général tous remplis. Reste à savoir si toutes les informations dignes
d’intérêts sont toujours rapportées dans les observations pour actualiser et dynamiser les
notices. Et jusqu’à quand doivent-elles y figurer une fois dépassé leur intérêt si ce n’est que
pour en garder la traçabilité.
2.2.5 La base Personnalités
Cette base regroupe les personnalités de renommée ou non qui ont joué un rôle important
dans la vie catholique.
En exemple, la notice du dossier « Lustiger » donne :
N° d’inventaire : P 0362
Nom du dossier : LUSTIGER, Jean-Marie
Sous-dossiers : Généralités / Décès du Cardinal Lustiger
Descripteurs Personnalités : LUSTIGER, Jean-Marie
Descripteurs thématiques : Cardinal
Descripteurs géographiques : France
Date de saisie ou de mise à jour : 06/08/2007
Observations : Né le 17 septembre 1926 / Ordonné prêtre le 17 avril 1954 / Directeur du
Centre Richelieu en 1959 (qui deviendra le CEP) / […]
Comme descripteurs Personnalités, on peut trouver outre le nom du dossier, des saints ou
tout autre nom religieux. Pour le descripteur Organisme, il s’agit du nom de tout organisme
qui a un lien avec la personne concernée et une notice dans la base Organisme. Quant au
descripteur Vie consacrée, cela concerne le nom de congrégation à laquelle appartient la
personne ou fondée par elle. Toutefois, ces champs descripteurs sont rarement remplis du
43
fait que les personnages sont plus contemporains qu’historiques.
2.2.6 La base Organismes
Compte tenu de la spécificité d’un organisme, plusieurs champs viennent s’ajouter à la
structure de base des notices : nature, statut juridique (association loi 1901, fondation etc
…), mouvance, objet, adresses, membres etc …
Trois champs sont susceptibles de faire l’objet de rajout ou de modification : le champ
« observations » se réfère à un événement prévu, le champ « historique » à un événement
passé et le champ « objet de l’organisme » à une activité. Les gestionnaires se doivent de
les mettre à jour si l’occasion se présentait.
Nous avons ainsi pour le dossier « Secours catholique » la notice suivante :
Numéro d’inventaire : S 0586
Nom de l’organisme : Secours catholique
Nature : Aide sociale / Caritative / Centre de réinsertion
Statut juridique : Association loi 1901 / Reconnue d’utilité publique (RUP)
Mouvance : Catholique
Objet de l’organisme : L’Association dite « LE SECOURS CATHOLIQUE » fondée en 1946,
a pour objet : le rayonnement de la charité chrétienne. A cet effet […]
Historique de l’organisme : Reconnue d’Utilité publique en 1962 / 2002-11-02 : journée
nationale du Secours Catholique / […]
Descripteurs Organismes : Secours catholique / Le Rosier Rouge […]
Descripteurs Personnalités : RODHAIN, Jean (MGR) / THORAVAL, Joël / […]
Descripteurs Thèmes : Pauvreté / Bénévolat / […]
Date de saisie ou de mise à jour : 04/07/2008.
La notice rentre tous les détails d’une structure, ce qui permet de retracer la vie et l’objet de
l’organisme.
En conclusion, cette étude détaillée des bases nous a permis de comprendre le système.
Nous pouvons dire que la structure de base des notices a été conçue pour décrire de façon
exhaustive le contenu des dossiers. Si les champs de renseignements pratiques sont tous
remplis de façon complète, ce n’est pas toujours le cas avec les champs descripteurs. Soit
qu’il n’y a pas lieu de le faire car il n’y a aucun élément particulier à signaler (c’est le cas par
exemple du descripteur géographique rarement complété, les événements se passant la
plupart du temps en France donc sous-entendu et non marqué), soit qu’il n’est pas toujours
44
aisé de déterminer leur contenu parmi les éléments disponibles dans les bases. Le nombre
important des dossiers nécessite une bonne connaissance et maîtrise des cinq bases.
La base de données constitue un outil de travail important pour le centre de documentation
tant au niveau de la chaîne documentaire pour réaliser l’indexation des documents qu’au
niveau du service Questions / Réponses où la recherche dans les cinq bases devrait
permettre de répondre aux demandes formulées par les gens.
Nous verrons dans le chapitre suivant son exploitation pour ces deux procédures de travail.
2.3 Exploitation de la base de données
2.3.1 L’indexation
Le principe de l’indexation du SIR consiste, comme évoqué plus haut, à un référencement du
document par rapport aux dossiers des cinq bases. Tel travail nécessite une certaine
intuition culturelle. Les données fournies dans les notices des dossiers traduisent souvent
autrement les thèmes évoqués dans les documents. Par exemple, « travail dominical » dans
un document sera interprété thématiquement en « repos dominical » dans la base.
Pour la base Pays, la corrélation est évidente. Un document parlant d’un pays est rattaché à
la notice de ce pays et indexé avec le nom du sous-dossier concordant le plus avec le thème
évoqué.
Indexer un document dans la base Vies consacrées est facilité par le fait que les notices sont
suffisamment descriptives pour qu’il n’y ait pas de confusion entre les noms des
communautés.
Il en va de même pour les personnalités et les saints évoqués dans le document à
référencer. Même si les dossiers sont nombreux (mais peu volumineux), les noms et les
éléments descriptifs des notices ne prêtent pas à équivoque.
S’agissant de référencer un document à un dossier « organisme », les sous-dossiers et les
champs descriptifs des notices permettent de l’indexer assez facilement.
Indexer un document dans la base thématique pose un peu plus d’interrogations : à quel(s)
thème(s) associer le document ? Nous avons relevé que tout document qui ne trouve pas sa
place (ou sa signification thématique) dans les sous-dossiers définis par un thème particulier
est le plus souvent catégorisé dans le sous-dossier Généralités, « fourre-tout » des
documents « inclassables ». Des discussions entamées avec une documentaliste nous ont
45
permis d’expérimenter la complexité du système d’indexation.
Nous proposons ci-après une étude de cas sur un sujet qui a soulevé bien des débats dans
l’actualité.
« Qualité essentielle », la virginité ? (titre)
La nullité du mariage prononcée par le tribunal est contraire à notre droit,
républicain et laïc (sous-titre)
(Halimi Gisèle, Le Monde, 10/06/2008)
Les thèmes évoqués dans le titre et dans le texte intégral peuvent être ceux de : la femme,
l’islam, la laïcité, la nullité de mariage, le droit. A quel thème donner la priorité ?
Dossier « Femme » :
Nous avons comme sous-dossiers : parité / exploitation sexuelle / violences conjugales /
journée de la femme / marche mondiale de femmes / conférence de Pékin septembre 1995 /
organisme.
Les sous-dossiers ne suggèrent aucunement le thème de l’article. La création d’un sous-
dossier « mariage » serait-elle pertinente alors qu’il existe déjà le sous-dossier « violences
conjugales » ? Si on pense à la liberté de la femme, un nouveau sous-dossier à ce nom
peut-il s’ouvrir sur bien d’autres aspects de liberté ? Le thème de liberté, voire de l’absence
de liberté, n’est-il pas déjà sous-entendu dans « exploitation sexuelle » par exemple ?
Dossier « Islam / France » :
Nous avons comme sous-dossiers : généralités / Islam – entreprise / mosquée en France.
L’évocation de l’islam suscite la polémique sur la liberté de la femme tout court et sur le
mariage également. Dans le dossier « Islam/France », le sous-dossier « généralités » est
trop général pour toute la polémique soulevée. Un sous-dossier « femme» à créer pourrait-il
englober toutes les situations autour de la femme, autres que le mariage ? Par exemple le
travail ou tout autre problème inhérent à la femme dans la société. Le dossier « Islam-
entreprise » est bien trop spécifique et ne concerne pas notre cas. Le sous-dossier
« mosquée en France » ne nous intéresse pas non plus.
Dossiers « Laïcité » :
Trois noms de dossiers font référence à la laïcité : laïcité scolaire / laïcité sous-dossier /
laïcité.
Le dossier « laïcité scolaire » a comme sous-dossier : généralités.
46
Le dossier « laïcité sous-dossier » a comme sous-dossiers : voile islamique dans l’entreprise
/ coutumes religieuses dans l’entreprise / rapport STASI.
Le dossier « laïcité » a comme unique sous-dossier : généralités.
Parmi les dossiers « Laïcité », le premier est à exclure, s’agissant de scolarité. Le deuxième
dossier rentre dans le cadre de l’entreprise et ne satisfait pas non plus. Quant au troisième,
la compulsion des documents indique qu’il s’agit de la laïcité dans sa généralité, des rapports
politique / religion, laïcité / progrès social, relation Etat / Eglise. Le sens de la laïcité tel que
retenu dans l’article est-il suffisamment général pour correspondre à ce dossier ?
Dossier « Nullité de mariage » :
Nous avons comme sous-dossiers : généralités / Caroline de Monaco
Sur la « nullité de mariage », le dossier fait référence au mariage religieux catholique. Or
l’évocation de l’islam serait-elle ici pertinente alors qu’il existe un dossier Islam / France ?
D’autant plus que ce cas, isolé, ne fait pas référence en la matière.
Dossiers « Droit » :
La base Thème contient sept noms de dossiers référencés sous ce thème : droit de la terre /
droit international / droit civil / droit du travail / droit canon / droit d’asile / droit pénal.
Le dossier « droit civil » en principe se rapprocherait le plus de notre cas. Il a comme sous-
dossiers : généralités / prénom / filiation / baptême civil / code de la nationalité / point de
vue de l’église / désobéissance civique.
Aucun sous-dossier ne présente spécifiquement le problème de droit civil tel qu’évoqué par
la polémique. La création d’un sous-dossier « droit de la femme » serait-elle pertinente pour
ce cas isolé. Et pourtant, référencer le document dans le sous-dossier « généralités » lui
ferait perdre de son sens et de sa valeur.
Des alternatives peuvent se présenter : soit on référencie mal le document, soit on crée des
sous-dossiers, mais dans quel dossier ? Pourquoi dans l’un plutôt que dans l’autre ? Ou bien
les créer dans plusieurs dossiers est également une solution possible.
On pourrait créer par exemple dans le dossier Islam/France des sous-dossiers Société >
Femme > Mariage : Cas spécifique à l’Islam, fait de société concernant les conditions de la
femme. Dans le dossier Droit civil, des sous-dossiers mariage ou femme.
Par ailleurs, un même fait informatif ne sera pas traité de la même manière par la presse.
Un quotidien favorisera un thème plutôt qu’un autre car tenant compte de sa ligne
idéologique. La Croix, à titre d’exemple, n’évoque pas le thème de l’Islam mais insiste plutôt
47
sur le problème du droit (développé dans le texte) et le point de vue de l’Eglise catholique
sur la nullité du mariage.
Nous avons un document qui se présente ainsi :
L’annulation d’un mariage pour « mensonge » de l’épouse suscite la
controverse (titre)
(Gorce Bernard et Moulins Gwenaëlle, La Croix, 02/06/2008)
Les cas de nullité pour l’Eglise catholique
(Senèze Nicolas, La Croix, 02/06/2008)
Ainsi, le référencement de ce document pourrait se faire dans « droit » et aussi dans
« nullité de mariage », contrairement à ce qui a été vu avec le document précédent.
Conclusion
Nous pouvons dire que l’opération d’indexation d’un document est importante. Elle est
soumise à l’appréciation de toutes les personnes qui la réalisent, variant selon la sensibilité
de chaque individu. Une autre forme de subjectivité et de variabilité peut ainsi également se
présenter, résultant de la multiplication des intervenants dans le processus d’indexation (22,
Menon).
Si une part de réflexions est déjà mise en place au niveau du tri des articles de fond sur une
information répétitive de plusieurs jours (cf. 2.1.5), jusqu’à quel niveau d’analyse des textes
le documentaliste doit-il se situer pour discerner les différences entre les thèmes évoqués
dans les documents. Un regard trop global sur les documents de sources différentes tend à
les regrouper indifféremment dans le même dossier, en faire des doublons dans d’autres s’il
y a plusieurs thèmes retenus. Alors qu’il est fort possible qu’un document contienne un autre
regard de fond et doive aller dans un autre dossier sans que tous les autres documents
soient concernés. Cela demande beaucoup plus de temps de lecture et de réflexion.
S’agissant de la création de sous-dossiers, voire même de dossiers, doit-elle être tenue au
« principe » d’occurrence et de récurrence des thèmes ou bien pourrait-on considérer les
nouveaux cas particuliers comme thèmes marquants de la société, donc intéressants à
« retenir » ? De toute manière, tout thème doit connaître un début : essayer de « classer »
un document sous des thèmes « approchants » ou le mettre dans le sous-dossier
« généralités » car « inclassable » empêcherait le fonds documentaire d’évoluer et fausserait
en quelque sorte son contenu.
48
Il s’agit donc pour l’équipe de chercher ensemble et de trouver une ligne directrice sur la
manière de procéder pour une meilleure organisation de la base et par voie de conséquence
celle du fonds documentaire. Chacun a son propre regard sur les documents. Un regard de
bénévole peut être légèrement différent de celui d’un documentaliste, accompagné de
logique « documentaire ». Un bénévole peut considérer les choses avec son vécu personnel
alors qu’un salarié peut avoir une attitude plus professionnelle.
Par ailleurs, le problème de l’indexation est crucial dans la mesure où elle est liée
étroitement avec la recherche physique des documents. Classer ces derniers n’a réellement
de sens que si on peut les retrouver pour pouvoir les exploiter. Ils sont accessibles
uniquement à l’intérieur des dossiers et il faut fouiller pour les retrouver. Un bon
référencement dans les sous-dossiers réduirait déjà le temps de recherche.
Une bonne indexation devrait refléter le fonds documentaire. Si dans ses tous premiers
débuts, la base de données du SIR avait pour objet de recenser informatiquement les
dossiers papiers, n’était organisée qu’en fonction de leur plan de classement, elle peut
évoluer et permettre à son tour une meilleure organisation des dossiers papiers.
Pour pouvoir indexer, il faut rechercher. Il s’agit maintenant de voir la manière dont on
procède aux recherches dans la base pour arriver à l’affichage des résultats.
2.3.2 La recherche
La recherche dans la base de données gérée par SUPERDOC ne peut se faire que
séparément dans chaque base sélectionnée et non en recherche multibases, c’est-à-dire de
façon simultanée entre les cinq bases. Elle s’effectue uniquement sur des mots présents
dans les différents champs autorisés pour la recherche.
L’écran de recherche de chaque base présente les champs dans lesquels les requêtes
conduisent à des résultats. Ce sont le n° d’inventaire, le nom du dossier, les sous-dossiers et
tous les descripteurs. Les autres champs, considérés comme des repères probables pour
l’utilisateur, sont rajoutés en fonction de la base concernée. Par exemple, pour la base Vies
Consacrées il y a la possibilité de faire la recherche sur les champs mouvance, objet,
implantation, œuvres, statut canonique, statut canonique, charismes, adresse maison
générale, nom du Supérieur général.
49
Les recherches combinées à l’intérieur d’un champ ou entre différents champs grâce aux
opérateurs booléens ET, OU, SAUF sont possibles. Une recherche sur tous les champs l’est
également. En général, c’est ce qui aide le mieux à obtenir des résultats, avec le risque de
bruit que cela comporte, c’est-à-dire le nombre important de documents non pertinents
trouvés. Le silence a contrario constitue l’ensemble des documents pertinents non trouvés
après requête (1, Bodin). Comme dans toute recherche, il s’agit de faire sa requête avec les
termes adéquats. Cette dernière est facilitée par la présence de listes d’index dans les
champs que l’on peut afficher en cliquant sur la touche F3. Toutefois, elles ne sont pas
toujours complètes.
En guise d’illustration, nous présentons ci-après une recherche effectuée dans la base
Thèmes.
Soit la recherche à effectuer : Des informations sur l’enseignement catholique
Recherche sur un champ
Démarches et requête dans un champ Résultats
[ nom de dossier ] enseignement* & catholique*
1 dossier : « Enseignement Supérieur Catholique » (15- 135)
[ sous-dossiers ] enseignement* & catholique*
1 dossier : « Enseignement Privé » (15-150) sous-dossiers : - Textes officiels (voir aussi Congrégation pour l'éducation catholique 12-500) - Financement de l'Enseignement privé (établissements salaires, retraites...) - Enseignement privé et accueil des diverses religions - Enseignement agricole catholique - Enseignement catholique de Paris - Enseignement catholique en Province
Sur une requête à partir d’un ou de plusieurs termes dans un champ, l’utilisateur aura
comme résultat tous les dossiers qui contiennent ce(s) terme(s) dans ce seul champ. Il a la
possibilité de faire défiler et de consulter les dossiers affichés. Les champs descripteurs de la
notice du dossier l’aident à choisir le ou les dossiers correspondant le mieux à ses attentes.
Dans le cas donné en exemple, on obtient un dossier pour chaque requête. Les deux
dossiers « Enseignement Supérieur Catholique » et « Enseignement Privé » satisfont à la
demande très large d’informations sur l’enseignement catholique, pas uniquement sur le
50
thème mais également sur tous les documents (voir organismes) qui peuvent enrichir
l’information.
Recherche sur plusieurs champs
Démarches et requête dans plusieurs champs
Résultats
[ thésaurus ] ET [ descripteurs organismes ] enseignement* & catholique*
3 dossiers : 1° « Enseignement supérieur catholique » (15- 135) (déjà décrit dans le premier tableau) _______________________________________ 2° « Prison Associations » (1-551) descripteurs organismes : - Aumônerie générale catholique des prisons - Groupement étudiant national d’enseignement aux personnes incarcérées (GENEPI) _______________________________________ 3° « Enseignement Privé Associations » (15-151) descripteurs thésaurus : - enseignement privé descripteurs organismes : - Action catholique des membres de l’enseignement chrétien (ACMEC) (ACMEC) - Union nationale des associations de parents d’élèves de l’enseignement libre (UNAPEL) - Secrétariat général de l’enseignement catholique - L’enseignement catholique - Alliance directeurs directrices enseignement chrétien (ADDEC) - Syndicat national des chefs de l’enseignement libre (SNCEEL) - Association d’entraide aux établissements d’enseignement privé primaires, secondaires et techniques de l’Ile de France.
Il s’agit de sélectionner les champs dans lesquels formuler ses recherches. On obtiendra
comme résultat, si on a appliqué l’opérateur booléen ET, des dossiers où les termes de la
requête apparaîtront ensemble simultanément dans les champs sélectionnés. Dans le cas où
l’on a choisi l’opérateur OU, on obtient tous les dossiers où apparaît soit l’un soit l’autre
terme dans les champs sélectionnés. On obtient beaucoup plus de résultats, beaucoup plus
de bruit aussi. La sélection des champs donne un résultat aléatoire si l’on n’est pas très sûr
du champ où placer sa requête.
Le deuxième dossier « Prison Associations » semble ne rien à voir de prime abord avec la
51
demande si l’on ne se réfère qu’au nom du dossier. Toutefois, il a été sélectionné du fait que
dans le champ descripteur « organismes », les termes « catholiques » et « enseignements »
sont présents. Le deuxième organisme GENEPI se rapproche plus de ce que l’on attend
comme information.
Recherche sur tous les champs
Démarches et requête Résultats [recherche sur tous les champs] enseignement* & catholique*
8 dossiers 1° « Congrégation romaine » (12-500) descripteurs organismes : - Congrégation pour l’éducation catholique Observations : Pour Congrégation pour l'Education catholique : voir aussi Enseignement privé 15-150. ____________________________________ 2° « Enseignement supérieur catholique » (15- 135) ____________________________________ 3° « Enseignement Privé » (15-150) ____________________________________ 4° « Aumônerie d’enseignement » (5-618) descripteurs organismes : - Aumônerie de l’enseignement public de Paris (AEP) descripteurs organismes (candidats) : - Aumôneries catholiques universitaires de Paris et d’Ile de France ____________________________________ 5° « Prison Associations » (1-551) ____________________________________ 6° « Enseignement des religions » (15-105) descripteurs thésaurus : - enseignement descripteurs organismes : - Centre universitaire catholique de Bourgogne (CUCDB) ____________________________________ 7° « Enseignement Privé Associations » (15-151) ____________________________________ 8° « Enseignement privé établissements divers » (15-152) descripteurs thésaurus : - enseignement privé descripteurs organismes (candidats) : - Collège international catholique
Une requête dans le champ « recherche sur tous les champs » affiche tous les dossiers où le
ou les termes de la requête figurent indifféremment dans tous les champs. Ce choix
52
présente le gros avantage d’afficher tous les dossiers susceptibles de correspondre à la
demande avec le plus grand risque de bruit évidemment. La sélection des dossiers demande
beaucoup plus de temps et d’attention pour repérer ce que l’on veut obtenir en observant
tous leurs champs descripteurs.
Conclusion
A travers ces exemples, il est ainsi démontré que dans le système de recherche de la base
de données, le choix des noms des sous-dossiers et des éléments descripteurs effectué par
les gestionnaires est très important pour trouver les « bons » dossiers et de par là, les
documents correspondants. Il appartient ainsi aux documentalistes d’être vigilants pour
remplir ces champs de façon à ce qu’il n’y ait pas de silence par rapport aux dossiers et par
rapport également aux documents. En effet, ces derniers existent peut-être dans les dossiers
papier mais ne peuvent être découverts physiquement car mal indexés.
Par ailleurs, il n’y a aucune réciprocité de liens entre les bases. Si dans la base Thèmes par
exemple, le terme figure en tant que descripteur Organisme, ce n’est pas pour autant que
dans la base Organisme, ce même terme existe en tant que descripteur thématique. Il aurait
fallu un document papier dans cette base pour justifier sa présence. C’est pourquoi pour
pouvoir faire les recherches, il faut déjà savoir sur quelle base va-t-on se mettre. La
recherche est relativement facile quand il s’agit de demande simple en ce sens que cela ne
demande pas une connaissance particulière de la base. Par contre, si un organisme intéresse
parmi les descripteurs d’un dossier Thèmes, il faut refaire la requête dans la base
Organismes pour avoir ses références et le retrouver.
Supposons maintenant qu’une personne souhaite savoir quelle a été « la position de
Monseigneur Lustiger sur le judéo-christianisme » et téléphone au SIR pour ce faire.
La personne en charge de répondre essaie de trouver la réponse dans la base de données.
Nous avons deux scénarios possibles.
Recherche à effectuer dans la base Thèmes.
La sélection dans le champ « descripteur thématique » se fait parmi les éléments proposés
dans la liste d’index. On a ainsi les termes « dialogue judéo chrétien ».
En combinant « dialogue judéo chrétien » ET « lustiger » (champ descripteurs
Personnalités), on n’obtient aucun résultat.
53
Avec la même combinaison par recherche « sur tous les champs », on a un dossier :
« dialogue judéo-chrétien » et son numéro d’inventaire (9-320).
En consultant la notice de ce dossier, on constate que dans le « descripteur Personnalités »
ne figure pas le nom de Mgr Lustiger. Par contre, son nom figure dans le champ
« observations » où l’on recommande au lecteur d’aller voir dans la base Personnalité pour y
consulter son dossier (PER 0362).
La consultation de la notice PER 0362 montre qu’il n’y a pas de sous-dossier qui se
rapproche du judéo-christianisme. Le dossier est constitué de deux sous-dossiers
« généralités » et « décès de JML ». En allant chercher les renseignements dans le dossier
papier, on peut pourtant retrouver grand nombre de documents dans les deux sous-dossiers
se rapportant au dialogue entre juifs et chrétiens qu’il a favorisé.
Se posent alors les questions suivantes :
- pourquoi ce dossier important n’a-t-il pas été subdivisé en sous-dossiers de telle sorte que
l’on puisse faciliter les recherches des documents ?
- les documents se rapportant à cette personnalité ont-ils été si disparates que l’on ne soit
pas arrivé à en faire un plan de classement ?
Recherche à effectuer dans la base Personnalités
Si l’on fait la requête sur tous les champs avec « dialogue judéo-chrétien » dans cette base,
on obtient un dossier au nom de « Desbois, Patrick », dont les descripteurs thématiques
cités sont le « judaïsme », le « dialogue judéo-chrétien » et « antisémitisme ».
Laisse cela-t-il supposer que Monseigneur Lustiger n’est pas une personnalité suffisamment
marquante dans le domaine ? Ce que démentent tous les articles écrits sur sa personne et
ses actions. Il y a ainsi un certain décalage entre les informations existantes et le traitement
ou le classement de ces dernières dans l’organisation du fonds documentaire.
Conclusion
On ne peut répondre à des questions de façon très précise ou trouver le document précis
qu’en allant chercher dans le dossier papier, après consultation sur écran. C’est pourquoi il
est nécessaire que le dossier soit classé en sous-dossiers, voire en sous-sous-dossiers pour
54
faciliter la recherche. Se repose également, comme vu précédemment, la question du
document qui pourrait apporter des éléments de réponse à la demande, que l’on recherche
mais que l’on risque de ne pas toujours trouver.
A une question précise sur un tel document, il n’est pas aisé de satisfaire telle demande
dans la mesure où l’indexation se fait par dossier et le document n’est qu’une composante
d’un dossier ou de plusieurs dossiers à la fois, composante référencée qu’il va falloir
chercher là où il est susceptible de se trouver : dans quel dossier ? dans quel sous-dossier ?
Car si l’utilisateur qui cherche à l’écran n’a pas la même logique de pensée que la personne
qui a référencé les documents, il ne lui sera pas toujours logique de chercher là où se trouve
classé le document. C’est d’ailleurs autour de cette question de classement, donc de
référencement que les opinions divergent au sein de l’équipe.
La recherche effectuée dans la base de données doit pouvoir donner une réponse aux
questions posées au service Questions / Réponses. Cette base est un outil de travail au
moyen duquel la personne qui assure ce service exploite le fonds documentaire.
Nous allons voir dans le chapitre suivant à quels types de questions se trouve confronté ce
service et de quelle manière il entend donner satisfaction aux gens qui le sollicitent.
55
3 Front-office : les réponses aux demandes du public
3.1 Exploitation de la base de données
Renseigner, répondre au mieux à leurs questions, telle est aussi la fonction du SIR, en sus
d’assurer l’alimentation de son fonds documentaire. Les « clients », ce sont les particuliers,
les associations, les institutionnels, les paroisses, les services diocésains.
Un récapitulatif des services rendus en 2007 a été réalisé au sein de l’équipe documentaire.
Nous décrivons en pourcentage dans le tableau suivant la réception des demandes.
Téléphone
Courrier
Visite
Demande
interne
75,64%
14,74%
1,51%
4,13%
3,91%
Les demandes parviennent au SIR principalement par téléphone, souvent par mail, très peu
par courrier. Il arrive bien entendu que les demandes téléphoniques soient confirmées par
mail ou par courrier.
Les déplacements au centre de documentation consistent, au plan de visites externes, en
règlement des voyages de pèlerinage etc … La demande de consultation de documents n’est
pas fréquente. Sur le plan de visites internes, le personnel de la Maison diocésaine se
déplace pour obtenir des informations (pour le relationnel), téléphone ou communique
également par mail. Deux demandes en provenance de l’étranger (mail) ont été notées.
Le tableau ci-après recense les outils utilisés par le personnel pour assurer le service selon le
type de questions posées. Il a été dressé à partir d’une grille, établie par le service, qui
reprenait les demandes et la manière d’y apporter une réponse.
56
Transferts
Usuels
Base de données
Autres
(connaissances
personnelles, internet
etc)
25,51%
48,32%
9,95%
16,20%
Les questions qui parviennent au SIR peuvent être réparties en six thématiques :
- domaine ecclésial : elles concernent les prêtres, les congrégations religieuses, les
communautés catholiques etc … Elles touchent la théologie, l’interreligieux, les archives du
monde catholique, tout ce qui a rapport à l’Eglise (immobilier, finances etc…).
- domaine pastoral : elles concernent les services au sein de l’Eglise : vocation,
évangélisation, formation religieuse, baptême, mariage, mouvements de jeunes etc …
- domaine religieux (pratique, spiritualité) : elles concernent les pèlerinages, retraites
spirituelles, les cérémonies etc …
- domaine culturel : elles concernent l’art sacré, visites d’églises, conférences et concerts
etc - domaine caritatif : elles concernent les associations caritatives et humanitaires, les
dons, le bénévolat, la pauvreté etc …
- domaine de société : hébergement, emploi, éthique médicale, mœurs etc …
Une étude des demandes révèle que la grande majorité relève de questions d’ordre
pratique. Les informations souhaitées concernent surtout des coordonnées et des adresses,
touchant chaque domaine thématique. Nous avons ainsi classé de façon globale, selon la
fréquence :
- coordonnées de prêtres, de congrégations religieuses ;
- adresses d’aumônerie d’hôpital ou de prison ;
- adresses d’église et horaires de messes ;
- lieux de retraite spirituelle ;
- adresses de salles pour concert, théâtre ou spectacle ;
- coordonnées des associations caritatives ;
- coordonnées de différents services catholiques ;
- adresses d’hébergement, de maisons de retraite etc …
57
En réponse aux demandes de renseignements sur l’hébergement peut être proposé l’achat
de la brochure Paris-Etape produite en interne. Les questions sont par ailleurs très diverses,
des demandes d’aide pour la vie pratique, allant d’une demande de psychologue catholique
pour adolescent au problème de fiscalité. De manière générale, une réponse s’accompagne
du numéro de téléphone d’un service. Aux questions d’ordre religieux (ex. les rituels), on
consulte les dictionnaires et ouvrages religieux. Pour une demande d’articles sur un thème
publiés dans une revue récente, sur la bioéthique par exemple, on consulte ladite revue pour
les trouver. Le recours aux usuels est ainsi presque systématique.
Des demandes d’informations sur une association caritative, la manière dont elle fonctionne,
ses actions, nécessitent le recours aux bases Organismes ou Thèmes de la base de données.
Toutefois, la recherche peut se faire en premier lieu par une consultation des usuels. S’y
ajoutent les connaissances personnelles de la personne qui assure la permanence. Est-ce
pour une question de temps et de disponibilité, le fait que les usuels soient à portée de
main, plus faciles à manier qu’ils soient ainsi le plus usités ?
S’agissant de congrégations et institutions religieuses, de renseignements sur les saints,
nous avons pu voir que la base Vies consacrées répertorie de façon complète, même si elle
n’est pas exhaustive, les congrégations et communautés religieuses connues en France. Les
notices des dossiers sont ainsi une source précieuse de renseignements à transmettre.
Dans l’exemple ci-après nous essaierons de procéder à une recherche dans la base pour
répondre à une demande d’information relevée au hasard.
Demande d’information sur le sanctuaire d’AKITA
Une requête dans la base Thèmes avec le terme « akita » nous donne le dossier
« Apparition monde ». Les sous-dossiers sont au nom des cinq continents. Comme
descripteurs candidats, on a une vingtaine de noms dont AKITA, comme descripteurs
géographiques une vingtaine de pays. Ce qui signifie qu’AKITA doit correspondre à l’un de
ces pays, sans plus de précision sur écran. La recherche définitive de documents sur le sujet
se fait manuellement dans le dossier papier, parmi les 20 chemises « pays » répartis dans
les sous-dossiers «continents ». Peut-être dans la notice, une précision mise entre
parenthèse sur le nom du pays descripteur auquel le sujet est rattaché aurait facilité la
recherche dans le dossier papier.
58
Conclusion
La préférence pour l’utilisation des usuels s’explique par la nature même des questions
posées au SIR. Il y a aussi la facilité d’usage et de recherche pratique à portée de main,
voire de confort. Il suffit de se lever et d’aller voir dans les rayons les ouvrages concernés.
Peut-on alors parler d’une efficacité visible de l’outil de travail ?
L’internet, recherche sur Google, est aussi un outil fréquemment utilisé : facilité de
recherche et immédiateté des résultats.
Le recours à la base de données n’est pas toujours spontané. Il est nécessaire quand les
usuels ou les connaissances personnelles ou même internet ne suffisent plus. Cela dépend
donc de la question posée. Effectuer des recherches dans ladite base, surtout quand il s’agit
de sujet nécessitant une meilleure connaissance des cinq subdivisions de cette même base,
n’est pas toujours simple. Une fois les informations disponibles sur écran, il faut accéder aux
dossiers papier, hormis dans certains cas pour les coordonnées. Cela traduit un grand
investissement de temps et d’effort physique.
Par ailleurs, il ne s’agit pas non plus de répondre uniquement aux questions. Le travail
nécessite toute une réflexion rapide si besoin est. En effet, il faut savoir les reformuler,
comprendre à bon escient où son interlocuteur veut en venir et transposer cette
interprétation en adéquation à la réponse à donner (16, Guyot). Il ne faut pas non plus
oublier que les réponses se font sur le vif. : à charge pour la personne de la permanence de
« gérer » ses interlocuteurs au niveau du temps d’attente et de satisfaction. De façon
générale, la rapidité, la fidélité et la précision des réponses sont les qualités prisées par les
gens.
Toutefois, pour ce qui est du stress de les faire attendre au bout du fil, les interlocuteurs
sont conscients du fait que c’est un service d’information de type bénévole et que leurs
questions n’exigent pas non plus une extrême urgence. Ceci est un facteur positif et ils se
sentent également disponibles pour discuter. Dans le cas où la personne du service ne peut
donner satisfaction dans l’immédiat et doit procéder à des recherches approfondies, elle
prend les numéros de téléphone et propose de rappeler un peu plus tard.
Pour répondre aux mails, chaque membre de l’équipe répond selon sa disponibilité entre ses
tâches personnelles, la chaîne documentaire et les réponses téléphoniques.
59
L’exploitation du fonds documentaire papier pour une consultation sur place sur un thème
est rare. Nous pouvons dire que le SIR est un centre de documentation fait uniquement pour
le grand public inconnu dont les demandes, surtout, concernent des questions d’ordre
pratique. Rares sont les questions restées sans réponse même si leur traitement n’a pas trop
d’incidence sur l’utilisation de la base de données.
Pour clore cette partie de notre travail, nous pouvons dire que cette analyse nécessaire du
Service d’Information Religieuse nous a permis de voir le fonctionnement actuel du SIR, son
traitement de l’information papier dont l’exploitation de la base de données gérée par le
logiciel documentaire SUPERDOC a soulevé quelques interrogations.
Elle nous aide également à mieux appréhender, dans la prochaine partie, la manière dont la
transformation du traitement de la chaîne documentaire en numérique peut impliquer des
changements dans le travail même de l’équipe, dans son fonctionnement et dans son
organisation.
60
Troisième partie Transformation de la chaîne documentaire. Proposition de modélisation de la chaîne
dématérialisée
61
Dans cette partie de notre travail, nous allons voir de plus près les possibilités qui s’offrent
au SIR pour mettre en place son nouveau système de fonctionnement et les contraintes que
cela peut soulever. De quelle manière cette mise en place va-t-elle s’opérer, que va-t-elle
impliquer directement ou indirectement ? Quelles en seront les conséquences pour l’équipe ?
Quelle opportunité d’évolution peut-elle apporter ?
62
1 Analyse de la chaîne dématérialisée en ses différentes phases
1.1 Analyse des différentes phases de la chaîne en numérique
Dans cette nouvelle organisation de la chaîne documentaire, les deux premières phases, à
savoir la réception de l’information et le bulletinage des quotidiens et revues, ne sont a priori
pas affectées par le phénomène de dématérialisation. En effet, d’une part, la perspective
d’un abonnement en ligne des revues n’est pas jusque là envisagée, ce qui aurait alors
rendu inutile le travail de bulletinage. D’autre part, les types de revues reçues au SIR ne
prévoient pas ce genre de diffusion, car toutes n’ont pas de site internet.
Notre étude sera par conséquent centrée sur le dépouillement, la numérisation, l’indexation
et le reclassement des documents dans les dossiers.
1.1.1 Le dépouillement
Dans le cas d’une dématérialisation de la chaîne documentaire, le fonds documentaire est
constitué de documents variés dans leur forme : documents numériques natifs, documents
numérisés à partir de différents supports (7, Ferchaud). Pour le centre de documentation de
l’Archevêché, cela concerne principalement les documents électroniques reçus de la CEF et
de Zénith et les documents numérisés à partir des revues et du journal La Croix.
Si dans la chaîne classique, la phase dépouillement correspond à la sélection de tous les
articles ayant trait à la religion, catholique notamment, il s’agit ici, lors de la
dématérialisation de la chaîne, d’apporter un autre regard sur cette même sélection.
1.1.1.1 Les documents électroniques
Les documents électroniques reçus de la CEF et de Zénith, sous format Word, ne sont plus
imprimés mais directement traités informatiquement. Un article correspondra ainsi à une
unité de document. Leur enregistrement dans un fichier Word équivaut au rangement dans
une chemise des documents papier, en attente d’indexation.
63
Dans le système actuel, le tri des documents (élimination des documents redondants sur
plusieurs jours, sans apport de fond et d’analyse) est effectué avant de faire l’indexation.
Dans la chaîne dématérialisée, le principe du tri reste le même. La différence réside dans le
fait que les documents une fois sélectionnés sont ensuite convertis, un par un, en format
PDF (opération rendue possible grâce au logiciel eCopy Desktop), pour être exportés vers le
fichier PDF « Indexation », pour indexation définitive.
Le tri à ce niveau doit être pertinent, l’objectif étant de ne pas opérer des conversions de
documents inutiles, pour faire une économie de temps et de travail.
A titre illustratif, nous schématisons ainsi le traitement comparatif des documents
électroniques :
Système actuel Système dématérialisé
Traitement comparatif des documents électroniques entre le système actuel mis en place et
le système dématérialisé
réception
impression
stockage dans
bac pendant 15
jours
tri
indexation
réception
stockage dans Fichier
Word pendant 15 jours
tri
conversion en
PDF document
par document
stockage dans
Fichier PDF
«Indexation
indexation
64
Dans la chaîne dématérialisée, l’objectif « économie de papier » est atteint. En contrepartie,
du travail supplémentaire est requis au niveau du traitement des documents. Et le temps
investi dans les clics pour convertir chaque unité de document Word en PDF et l’exporter
vers un autre fichier n’est pas négligeable en comparaison avec l’envoi en une seule fois de
l’impression. Il faudra tenir compte de ce paramètre dans le déroulement du travail.
La veille
Les documents objets de veille, peuvent être transmis directement par mail. L’envoi
électronique permet une économie de temps au documentaliste : plus de diffusion
manuelle dans les cases postales ni de déplacement superflu dans l’espace. En outre, la
suppression de la reprographie répond à juste titre à la politique « 0 papier » du centre de
documentation.
Il est évident que cette démarche aurait pu déjà être menée auparavant, les échanges de
mail notamment entre les membres de l’équipe du centre étant une pratique courante.
Toutefois, du fait que le travail se faisait totalement en impression papier, le recours au
traitement électronique de ce produit documentaire n’était pas réellement un réflexe acquis,
quelques photocopies en plus ne faisant pas de grande différence dans le lot quotidien de
production. Ainsi le commente une documentaliste à qui la question fut posée. Il serait
nécessaire de préparer préalablement le listing d’envoi pour chaque service.
Par ailleurs, une grande part d’automatisme et de routine affectant la tâche, le fait de
changer, de passer du photocopieur à l’ordinateur devait-il de façon générale casser le
rythme du travail, du moins être pensé comme tel ? Mais peut-être que le choix, aussi bien
entre le déplacement dans l’espace et la navigation en interface dans l’ordinateur qu’entre la
manipulation manuelle et la manipulation informatique, pouvait également s’estimer en gain
de temps et en commodité, d’où la préférence pour l’impression et les photocopies.
1.1.1.2 Les documents papier
Compte tenu du travail complémentaire et du temps (nous verrons ce point un peu plus loin
dans les aspects techniques) que requiert la numérisation des documents, il s’avère
nécessaire de réfléchir en amont sur le choix des documents à traiter. Cela détermine, sur le
plan quantitatif, le travail à réaliser postérieurement.
65
En effet, le dépouillement devrait être accompli en prévision de la scannérisation. Si
l’impression papier ne nécessitait pas le tri préalable des articles, dans le système de
dématérialisation, une économie de temps et de travail serait à considérer à cette phase de
la chaîne documentaire. Ce n’est pas uniquement au niveau de la scannérisation que le tri
produit un résultat certain. Tout aussi bien et par voie de conséquence, il aura un impact au
niveau du travail de mise en forme définitive du document, à savoir moins de découpage
des articles à effectuer dans le logiciel eCopy Desktop avant indexation.
Par ailleurs, la dématérialisation implique des choix obligatoires dans la numérisation de
certains documents, ce qui, jusque là, n’avait pas été le cas. C’est au stade du dépouillement
que l’on peut apprécier la nature et le type de documents qui vont enrichir le fonds
documentaire.
La sélection
Dans le cas du quotidien La Croix, à titre d’exemple, les brèves nécessitent-elles toutes
d’être conservées systématiquement du fait qu’elles proviennent de cette presse de
référence ? A considérer que le fonds documentaire est destiné à apporter des éléments de
réponse aux questions du public, les documents sélectionnés correspondraient-ils ? Le type
de questions posées au SIR pourrait-il se rapporter aux « faits divers », objet de certaines
brèves ? De même, tous les articles touchant la religion dans toutes les revues doivent-elles
être nécessairement retenues ?
Ce genre de questionnement commence à se poser actuellement parmi les documentalistes
du SIR.
Pour y donner suite, il faudrait alors revoir la politique d’alimentation du fonds documentaire
en vue de son exploitation à court, moyen et long terme. A court terme, pour satisfaire aux
questions posées au SIR, à moyen et à long terme dans le cadre d’une mise en ligne, puis
consultation par tout public.
S’agit-il de recueillir toute l’actualité religieuse et d’en faire un « archivage historique », de
conserver la documentation complète sans discrimination ? S’agit-il de constituer
uniquement un fonds documentaire enrichi d’articles de fond et d’analyse qui rendent
compte des problèmes et des polémiques au sein de la société ? Il faudrait aussi considérer
le type de public auquel le fonds documentaire doit « s’adresser » actuellement et
postérieurement. Vu sous tous ces aspects, les critères de sélection ne sont pas simples à
définir, la gestion de l’information nécessitant ainsi un vrai travail de réflexions.
66
Pour le moment, il s’agit de faciliter le passage du papier au numérique. Etant rappelé que
cette phase de dépouillement précède celle de la scannérisation, des directives doivent être
données à la personne chargée de cette opération. D’autres points sont donc à étudier
relativement aux documents originaux :
- En tenant compte du temps à investir, s’agit-il de tout scanner ? Jusqu’où peut-on
pratiquer la politique du « 0 papier » ?
- Comment faire la balance entre une économie de temps et moins de travail (moins de
scan) en amont et une mutualisation de consultation des documents sur serveur, donc pas
de déplacement en aval pour y accéder? (projet à moyen terme)
- Quel fonds documentaire veut-on tenir disponible sur écran : TOUT ou une PARTIE ?
- Le minimum sur écran ou le minimum dans les dossiers papier ?
- Quels documents faut-il garder ou jeter après scan ?
Cette série de questions devrait amener à faire certains choix dans ce qu’il y aurait à scanner
parmi les documents originaux qu’on classait intégralement dans les dossiers après
indexation.
Pour ce faire, divers facteurs entrent en jeu : le type des documents (revues entières,
livrets, bulletins, prospectus etc …), les paramètres « techniques » (nombre de pages,
agrafes, formats divers A3, A4, A5 et autres).
Nous citons ici des exemples de choix à considérer :
- scannérisation de la couverture des revues, livrets, bulletins de plus de dix pages, de livrets
de moins de dix pages tout en image et en couleur, portant de façon visible le n°
d’inventaire, « C » ou « S » si revue de collection ou spécimen (nécessaire pour le repérage
sur l’image sans avoir à chercher les références). A garder.
- scannérisation des pages de livrets et de bulletins majoritairement en texte, de moins de
dix pages. A jeter.
- scannérisation des prospectus, appels aux dons et publicité. Utile éventuellement pour
avoir les adresses des associations. A jeter.
L’étape de dépouillement devrait ainsi jouer un rôle essentiel dans la chaîne documentaire,
importance qu’elle ne détient pas dans la chaîne documentaire papier.
67
1.1.2 La scannérisation
Cette phase correspondrait à celle de la photocopie dans la chaîne papier. Cette tâche est
actuellement confiée à une bénévole qui s’occupe expressément de photocopier, découper
et re-photocopier pour la mise en forme des documents. Avec la numérisation des
documents, il n’y a plus aucun découpage papier à faire. Son travail s’effectuerait
uniquement au niveau du photocopieur selon les directives reçues. Cela laisse supposer qu’il
s’en trouverait allégé. Toutefois le temps récupéré sur l’absence de découpage va être
réinvesti principalement dans le traitement de documents complémentaires (revues etc …),
la vitesse de scannérisation dépendant également des types de documents. Les premières
pratiques sur l’appareil ont démontré que cette opération pouvait prendre du temps.
Cependant, l’habitude dans les manipulations permettra d’acquérir une vitesse de croisière
adéquate.
1.1.3 L’indexation
Cette étape est entièrement réalisée dans la pratique informatique et ne comprend aucune
manipulation de papier. Elle a comme première tâche la mise en forme des documents à
indexer. Le découpage des articles dans eCopy Desktop pourrait être réalisé par la bénévole,
si l’on cherche à maintenir l’organisation actuelle de la chaîne documentaire. Son desiderata
de n’effectuer que des tâches manuelles simples en tant que bénévole rend cette
perspective « incertaine ». La tâche incombera en conséquence aux documentalistes qui
trouveront ainsi leur charge d’activité augmentée.
L’indexation consiste à choisir les clés d’accès qui permettront de retrouver l’information. Il
s’agit alors de décrire les documents numérisés, en identifier les principaux concepts,
toujours au moyen de la base de données, à travers un système reliant les documents
numérisés à cette même base. L’étude de ce système fera l’objet d’un chapitre à part.
1.1.4 Le rangement
L’opération de reclassement manuel de documents est potentiellement réduite. Il ne
resterait plus que les documents originaux à garder à ranger dans les dossiers papier. Cela
diminuerait ainsi leur encombrement et permettrait une meilleure manipulation lors de leur
consultation. Car l’économie d’espace est aussi un des avantages attendus de la GED (1,
Bodin).
68
Au vu de cette analyse, il est toutefois utile d’apporter certaines précisions techniques sur la
mise en place de la numérisation.
1.2 Aspects techniques de la numérisation
L’installation par le SIR du logiciel eCopy Desktop permet l’exploitation des documents. Le
logiciel réceptionne les documents scannés par le photocopieur multifonction sur le poste de
travail de chaque utilisateur. Il fournit ainsi une plate-forme de composition et de diffusion
documentaire. Il permet de capturer, modifier, partager et stocker les documents numérisés
au format PDF. En effet, les images numérisées de qualité originale des documents papier
sont récupérées et peuvent être manipulées comme des fichiers électroniques, transmises
en s’intégrant au flux de travail électronique existant (45, eCopy Desktop).
Le format PDF (Portable Document Format) est un format de publication qui permet de
diffuser un document de la même façon sur l’écran et en imprimé, indépendamment du type
d’ordinateur ou d’imprimante que l’on utilise et du logiciel de création. Il présente également
l’avantage de ne pas être modifiable et de préserver ainsi l’intégrité du document, une
signature électronique et un horodatage garantissant son authenticité (8, Pelletier).
Pour ce qui est du stockage, le choix de ce dernier doit être orienté en fonction de l’objectif
de la numérisation du fonds documentaire. Trois questions peuvent se poser : est-elle
entreprise dans un but d’archivage / conservation, auquel cas on a recours au stockage sur
support de type bande magnétique. S’agit-il d’une valorisation / édition, un stockage hors
ligne type CD, DVD est le mieux adapté. Quant à une valorisation / diffusion, l’option du
stockage sur disque dur est adoptée (7, Ferchaud).
Le SIR privilégie le stockage sur disque dur pour mutualiser la consultation des documents
et prévoir une diffusion en ligne à moyen terme.
La mise en route de la scannérisation, le choix des formats paramétrés des documents ainsi
que l’envoi des documents scannés vers les ordinateurs se font à partir de la Scan Station,
appareil connecté au photocopieur multifonction qui permet de gérer ainsi toute l’opération.
Les documents sont réceptionnés dans le fichier de stockage intégré par le logiciel eCopy
Desktop, dans lequel ils peuvent être visualisés, modifiés avant d’être exportés et
enregistrés dans le fichier « Indexation » (voir plus loin).
Le paramétrage des formats des documents sur la Scan Station résulte d’une étude de
l’existant menée dans les moindres détails (format, nombre de pages, agrafage, couleur,
69
original ou non, date, source, type de document, type d’article etc …) sur des dossiers
représentatifs de chacune des cinq bases. L’échantillonnage ainsi effectué a permis de
relever les divers formats des documents et de les catégoriser sous les formats classiques
A4, A3 et A5. Ce travail facilite le choix de format lors de la scannérisation et contribue à ne
pas faire perdre de temps à la personne chargée de cette tâche.
Exemples : 275 x 400mm → A3
220 x 300mm → A4
135 x 210mm → A5
Le travail de numérisation peut s’apprécier en deux temps : le travail sur photocopieur
et le travail sur ordinateur.
Le travail de scannérisation sur le photocopieur se résume de la façon suivante :
- même manipulation que pour une photocopie : disposition du document sur la vitre de
l’appareil ou via le chargeur
- manipulation supplémentaire : utilisation de la Scan Station où les commandes sont
simplifiées au maximum sur l’écran de l’appareil (paramétrage, envoi scan).
La capture d’image d’un document prend certainement un peu plus de temps qu’une simple
photocopie. La durée de l’opération varie selon la nature du document, que ce dernier soit
en couleur ou non, en texte uniquement ou en texte et image (plus long pour la couleur et
l’image) (11, Buresi), le nombre de pages entrant également en considération. Même si
l’écart de temps n’est pas relativement conséquent, cela aura quand même un certain
impact sur l’organisation du travail dans la chaîne documentaire.
Le travail sur l’ordinateur constitue une phase très importante. C’est à ce stade que se
réalise tout le traitement final des documents. Cela consiste à sélectionner les articles sur les
pages scannées : un article doit correspondre à un document PDF, une page pouvant
comporter plusieurs articles. Leur mise en forme définitive comprend le découpage des
documents, opération rendue possible grâce au logiciel eCopy Desktop. La forme numérique
permet d’isoler n’importe quelle portion de contenu jugée pertinente, et de lui associer par la
suite une indexation (22, Menon). D’autres précisions peuvent également être ajoutées si
nécessaire : date de publication, nom de la revue à mettre sur chaque pièce grâce au
système de tampon, etc … Les documents sont ensuite enregistrés dans un fichier PDF que
l’on pourrait nommer « Indexation », en attente de leur indexation et de leur mise à
70
disposition effective pour consultation. L’intitulé d’enregistrement d’un document suggéré
serait le titre (abrégé si c’est trop long) suivi de la source et de la date de publication, ceci
afin de faciliter son repérage dans le fichier. Il est souhaitable à notre sens qu’il soit le plus
indicatif possible, même si cela prendrait du temps pour ce faire, pour les besoins de son
exploitation ultérieure (affichage par tri des résultats de recherche dans la base de
données).
Pour conclure, nous pouvons dire que dans la chaîne dématérialisée, nous assistons à la
nécessité d’un traitement plus raisonné de l’information, à un important travail de réflexion
sur le fonds documentaire pour mettre ce dernier en adéquation avec le service à rendre au
public et à la mise en place de nouvelles techniques de travail à acquérir.
A l’issue de cette étude, on peut se rendre compte également que le facteur temps joue un
rôle prépondérant dans la mesure où les tâches sont plus diversifiées.
Une fois le système mis en place, que peut alors impliquer son exploitation au sein de
l’équipe et pour le public du SIR ? C’est ce que nous allons voir maintenant.
71
2 Exploitation du nouveau système documentaire
2.1 Mise en place d’une nouvelle organisation de travail
Il est rappelé que les trois salariés, documentalistes de formation, qui assurent le service
Questions / Réponses, gèrent en même temps et en grande partie la chaîne documentaire.
Les deux bénévoles sont chargées, l’une de la photocopie et l’autre de l’indexation et du
rangement des documents dans les dossiers papier. La première vient au centre de
documentation deux fois dans la semaine pour deux heures ; la seconde vient
quotidiennement pour la journée.
Pour l’équipe, la dématérialisation de la chaîne documentaire apporte un surcroît de travail.
Elle demande plus de temps à investir et doit être intégrée dans le quotidien du service
Questions / Réponses. Tout le travail étant géré entièrement sur ordinateur, il ne devrait
alors être qu’une continuation du travail informatique qui se fait déjà, comme le bulletinage
par exemple ou la consultation de la base de données. La manipulation informatique en elle-
même, en terme de connaissance, ne devrait en principe pas se présenter comme un
obstacle, les documentalistes en place ayant la capacité nécessaire pour le faire. Ce sont
toutes les navigations d’interface en interface, les différents clics pour aller de fichier en
fichier, et le temps que requiert leur enchaînement, qui rendraient la tâche laborieuse.
Sur le plan humain, on peut se poser la question si le fait d’être cantonné dans un espace
de travail réduit, c’est-à-dire l’ordinateur, rendrait le travail attrayant. Il n’y a plus grande
nécessité de se déplacer dans l’espace : récupérer les documents imprimés au photocopieur
ou bien encore aller chercher les documents classés dans les chemises pour indexation.
Faire autant de mouvements diversifie d’une certaine manière le travail de la chaîne
documentaire, rompt la monotonie.
Mais le travail sur ordinateur pourrait être également considéré comme un facteur « gain de
temps » car il y aurait moins de dispersion et une plus grande concentration des activités.
Sur le plan organisationnel actuel, la permanence téléphonique, activité prioritaire, est
assurée à tour de rôle par les trois documentalistes salariés. Le même système d’alternance
est appliqué, s’agissant de la chaîne documentaire, pour la réception du courrier postal et
électronique ainsi que pour la constitution du panorama de presse. Le traitement d’une part
des demandes d’information envoyées par mail et d’autre part des autres étapes de la
chaîne est réalisé en fonction de la disponibilité de chacun. Le travail n’est ainsi pas
72
quantifié, ni le temps consacré à exécuter chaque tâche mesuré, ni un rythme de
productivité à atteindre fixé.
Comme tout changement dans un système peut être facteur d’évolution, la dématérialisation
peut promouvoir l’organisation du travail au sein du SIR.
Les réflexions mises en place lors du dépouillement déterminent en amont la qualité et la
quantité des documents à traiter en aval. Le contrôle du nombre d’éléments à scanner et à
indexer pour alimenter le fonds documentaire facilite en principe le travail de la chaîne
documentaire. Toutefois, la phase indexation est l’étape la plus lourde pour la
documentaliste dans la mesure où, comme évoqué, le travail de mise en forme des
documents assuré normalement par la bénévole, le découpage, sera traité à ce niveau. Le
temps à investir devient alors relativement beaucoup plus important. Cela équivaudrait soit à
travailler plus vite pour absorber cette augmentation du temps de travail, soit à mobiliser
plus de personnes sur cette tâche.
Dans le premier cas, la pratique facilite la dextérité dans les clics et le maniement de la
souris : elle devient un facteur d’amélioration du rythme de travail.
Dans le deuxième cas, il peut être envisagé une réorganisation de l’équipe de travail. On
pourrait ne mettre que deux personnes sur le service Questions / Réponses et libérer la
troisième pour qu’elle se consacre plus au travail documentaire. L’aide effective de la
bénévole pourrait être également revue. Dans la perspective d’une bonne organisation de
cette personne dans la scannérisation des documents (familiarisation avec l’appareil,
acquisition d’automatisme, installation de sa table de travail auprès du photocopieur
multifonction pour réduire les déplacements dans l’espace), il peut être envisagé que le
temps préconisé pour cette tâche ne serait finalement pas si important. Dans cette
éventualité, une « négociation » avec elle en vue d’une formation en informatique serait à
prendre en considération. Elle pourrait alors se charger également de la mise en forme sur
ordinateur des documents. Cela implique aussi une initiation à la documentation : nommage
de fichier etc … Il y donc demande de compétence nouvelle.
Quant à l’indexation proprement dite, elle impliquera la création d’autres tâches pour une
meilleure exploitation de la base de données, sujet que nous nous réservons de développer
dans un chapitre à part. Sur le point de vue technique, elle nécessite une formation pour se
familiariser avec le logiciel eCopy Desktop (voir les aspects techniques).
Vu le travail et le temps à investir dans cette phase, on peut concevoir l’aide d’une autre
bénévole pour le classement des revues dans les armoires (une heure par semaine par
73
exemple) de telle façon que la deuxième bénévole déjà en place ne s’occupe plus que de
l’indexation.
Autre perspective envisageable : la mise en place d’un tableau de bord pour pouvoir estimer
l’état d’avancement de la chaîne documentaire. Si jusque là, il était possible d’évaluer
visuellement le travail à assumer par la quantité de papiers empilés, une fois scannés, les
documents sont stockés dans l’ordinateur dans la boîte de réception. Leur accumulation
virtuelle en cet endroit alerte moins sur la tâche à accomplir.
Il serait utile de comptabiliser (quotidiennement ou hebdomadairement, voire
mensuellement) les documents scannés entrants, dénombrer ceux qui sont mis en forme et
enregistrés en attente d’indexation, et ceux qui sont effectivement indexés. Ceci permettrait
d’estimer le rythme de travail mené, de signaler les retards et de prendre les mesures
nécessaires pour les résorber : équilibrer les tâches, voir la solution ponctuelle ad hoc à
mettre en place, par exemple délaisser momentanément le dépouillement au profit d’une
indexation intense. Ce d’autant plus que la tenue d’une réunion hebdomadaire, pratique
habituelle de l’équipe, devrait permettre aisément les concertations et prises de décisions.
Mais telle « évaluation » du travail serait-elle facteur de démotivation ou d’enthousiasme au
sein de l’équipe ? Elle peut être considérée comme un moyen de contrôle sur la moyenne de
productivité de tout un chacun. L’introduction de la notion de rendement pourrait « casser »
le climat de confiance qui avait régné jusque là pour l’exécution du travail. Ou tout au
contraire, elle peut être prise comme une modernisation de la pratique et de l’organisation
du SIR, pour plus d’efficacité, lui donnant un nouveau visage.
Par ailleurs, le passage du document papier au document numérisé assure
incontestablement une économie de papier et la manipulation de masse de papier est en
grande partie épargnée. Le recours à la base de données pour répondre aux questions
posées par le public sera beaucoup plus stimulé et stimulant parmi l’équipe, la politique de
sélection des documents aidant. En effet, la visualisation facilitée des documents sur écran
permet un confort de travail et un gain de temps appréciable. Il n’y a plus besoin d’accéder
aux documents papier, tâche estimée très contraignante par l’équipe, pour obtenir les
informations souhaitées. L’éventuelle manipulation des revues pourrait être intégrée dans la
consultation quotidienne des usuels.
Si tels sont les impacts que la dématérialisation de la chaîne documentaire produit sur
l’équipe, on peut également se poser la question si ce changement a des effets directs ou
indirects sur le public du SIR.
74
2.2 Impact sur le public
Les effets attendus de la numérisation des documents sur le public du SIR ne sont pas
toujours discernables. Le fait que tout soit visualisable à l’écran sans déplacement inutile,
permet de rester en contact avec son interlocuteur. Ce qui rend la relation téléphonique plus
conviviale. L’attente des réponses est également écourtée puisque l’objectif de la GED est
l’accès rapide et efficace aux documents. En outre, à l’ère de l’informatique, l’action de
répondre directement aux gens en s’aidant des données sur écran véhicule une image
d’efficacité, de dynamisme et de rapidité, même si cela n’est pas toujours vérifié. Etre dans
l’air du temps, c’est en terme d’image que le SIR peut gagner sur son public.
D’autre part, un esprit de recherche stimulé permettrait de répondre de façon plus élargie
aux questions et de ne pas se cantonner à donner des coordonnées d’organismes, supposés
répondre autrement à leur attente. Mais satisfaire les gens de cette manière équivaudrait à
dépasser le cadre d’un simple service de Questions / Réponses, tel qu’il a été conçu jusque
là. Cela demanderait beaucoup plus de temps à leur consacrer, ce que le service ne peut se
permettre, compte tenu du travail à assumer au sein du SIR. Néanmoins, ne serait-ce pas là
une façon de mieux exploiter la base de données et de justifier le travail investi dans la
chaîne documentaire en terme de transfert d’informations et de savoir ?
Conclusion
Il nous a été permis de constater que du fait des transformations au niveau des tâches,
transformations causées par la dématérialisation de la chaîne documentaire, un autre regard
doit être porté sur l’organisation du centre de documentation. Des changements sont à
mettre en place, ce qui entraîne nécessairement une coupure dans le mode de
fonctionnement acquis par l’habitude. Une vision différente des choses gagne à être
exploitée si l’on veut élargir la finalité du centre de documentation.
Mais les changements ne se limitent pas uniquement à ce niveau de tâches et
d’organisation. La dématérialisation nécessite également l’application de nouvelles
procédures. Ainsi dans le chapitre suivant, nous allons voir de quelle manière la
numérisation des documents sera intégrée dans la base de données du SIR aux fins de
faciliter leur utilisation.
75
3 Préconisation à moyen terme pour une meilleure exploitation de la base de données du SIR
Nous avons largement étudié l’exploitation de la base de données dans notre analyse du
traitement de l’information papier. Il s’agit maintenant ici de voir de quelle manière cette
même exploitation trouve sa place dans le processus de dématérialisation.
3.1 Mise en place d’un système relationnel avec la création d’une base secondaire
3.1.1 Travail d’indexation
Les données (documents numériques natifs – courriers du Cef et de Zénith par exemple – et
documents numérisés à partir des supports papier) sont acquises par mode image. Ce
dernier permet de conserver la mise en page du document d’origine et suppose une
description et une indexation qui faciliteront l’accès au document (7, Ferchaud).
L’indexation qui a pour but de référencer les documents et les fichiers pour permettre par la
suite de les retrouver et de les consulter directement sur écran, peut être réalisée de
différentes façons (8, Pelletier).
Elle consiste soit à analyser son contenu textuel pour indexer chaque mot selon la méthode
dite texte intégral (full-text), soit à créer une fiche descriptive dans le cas d’une application
documentaire ou d’un dossier (8, Pelletier).
La première méthode consiste en une indexation automatique qui ne nécessite aucune
intervention humaine. La machine indexe le contenu des pages en produisant un index avec
tous les termes présents dans le texte à l’exception des mots dits vides, à savoir les articles
et les prépositions notamment (21, Le Loarer) Toute occurrence du texte devient de fait une
source potentielle de recherche pour l’utilisateur (5, Prax).
Relativement à la seconde méthode, il s’agit d’une indexation manuelle qui se réalise par le
remplissage d’une notice associée au document. Dans le cadre du SIR, c’est cette seconde
méthode qui est préconisée.
Il est juste rappelé que l’indexation des documents papier dans le cadre du SIR est réalisée
à partir de la base de données. Il s’agit de déterminer à quel dossier / sous-dossier de quelle
base un document est référencé. Dans le cas de la chaîne dématérialisée, le travail
d’indexation ne se limite pas uniquement à cette procédure.
76
On peut considérer qu’il y a deux opérations à réaliser, voire trois.
Première opération :
En premier lieu, il s’agit de décrire le document au moyen d’une notice descriptive qui
contient des informations sur ce dernier (17, Lenart).
Cela se concrétise par la création, dans une base secondaire, de la notice contenant les
métadonnées du document numérisé, laquelle pourrait se subdiviser en quatre zones de la
façon suivante (44, Raïs):
- zone de gestion de la notice ;
- zone de description : présente les caractéristiques minimum formelles du document
afin que l’on puisse aisément l’identifier ;
- zone d’analyse du contenu : indexation ;
- zone de lien GED : crée un lien qui permet l’ouverture des images donc l’accès à la
consultation visuelle du document ;
ZONE DE GESTION
N° d’enregistrement : enregistrement automatique
Date de saisie : enregistrement automatique
ZONE DE DESCRIPTION
Source : nom du quotidien / de la revue / émetteur
du document électronique (Cef, Zénith etc
…)
Date n° : date de publication de l’article ou du
document / numéro de la revue
Titre : titre de l’article ou du document
Auteur : auteur(s) de l’article ou du document
Site : URL de la source
ZONE D’ANALYSE DU CONTENU
Nom du dossier / sous-dossier : indexation
ZONE DE LIEN GED
Lien Image
<file:// >
chemin et nom du document scanné (image)
avec son extension .pdf
Vignette de l’image zone d’image où l’image peut figurer
directement sur la notice
77
Ces éléments ont été choisis pour être des critères basiques de description et de données
informatives minimales sur le document.
Le numéro d’enregistrement est utile pour dénombrer les saisies effectuées. La date de
saisie renseigne sur la mise à jour de la notice. Toutes ces données constituent des
informations utiles pour le tableau de bord dans le cas de son éventuelle mise en place (cf.
3ème partie 2.1).
Dans le champ « Nom du dossier / sous-dossier » doivent figurer les noms des dossier et
sous-dossiers auxquels est référencé le document dans la base principale. Le remplissage de
ce champ nécessite donc une autre opération, celle du référencement du document.
Le champ « Lien Image » permet de retrouver le document scanné et de l’afficher
intégralement.
Grâce à la vignette, l’image du document peut être visualisée directement sur la notice, en
version réduite, le format de l’image étant à paramétrer.
Tous les champs sont à remplir obligatoirement sauf le champ « site » dans le cas où la
source n’aurait pas de URL.
Deuxième opération :
Il s’agit ici de procéder au travail d’indexation à un deuxième niveau du document scanné
selon la même procédure appliquée sur un document papier, c'est-à-dire par rapport aux
dossiers répertoriés dans chacune des cinq bases (cf. 2ème partie 2.1.5).
Certes, l’occasion se présente ici de l’indexer directement, le décrivant par des mots-clés qui
lui seraient propres, sans le référencer nécessairement au(x) dossier(s). La recherche se
ferait alors directement soit sur l’ensemble des champs descripteurs de la notice, soit
directement sur les contenus même desdits documents, en texte intégral (full text), grâce au
système OCR mis en place par eCopy Desktop (3, Dupoirier).
Cette possibilité d’indexation des documents a d’ailleurs été souhaitée par une
documentaliste, nouvellement arrivée, au vu de la complexité parfois à « pressentir » et
trouver le dossier de référence et de la crainte de ne pas savoir chercher là où il faut
chercher par la suite. Car l’indexation est le cœur de la GED : elle doit être la représentation
la plus fidèle et la plus exhaustive du contenu, du sens du document afin de faciliter les
recherches et d’en garantir la pertinence (13, Prax).
Toutefois, pour pouvoir garder une homogénéité dans le système d’indexation d’une part, et
78
pour tenir compte de l’existant et du travail déjà effectué d’autre part, il serait plus judicieux
de garder la base de données actuelle, qui comporte déjà des éléments de base et est
structurée. Il s’agirait alors de l’adapter aux nouvelles « exigences » de la réorientation
éventuelle du fonds documentaire pour une meilleure exploitation, c’est à dire faire évoluer
son contenu, la développer pour répondre au mieux à cette nouvelle attente.
En outre, dans le cas d’une reprise historique des documents, à savoir leur numérisation,
cela ferait l’économie d’un autre travail d’indexation sur ces mêmes documents.
Le fonctionnement du système d’indexation adopté par le SIR ayant déjà été développé dans
le chapitre sur l’exploitation de la base de données, nous n’y reviendrons donc plus.
Mais nous insisterons sur le fait que pour décrire le plus fidèlement possible le document, il
est nécessaire de développer cette base en créant de nouveaux dossiers et/ou sous-dossiers
qui correspondent utilement aux thèmes descriptifs des documents. Comme dit Jacques
CHAUMIER « le descriptif du document doit être précis. Il n’est plus question dans un
système de GED de rechercher un gros dossier vert ou celui qui a dû être rangé dans le bas
de l’armoire » (2, Chaumier) et que « la bonne qualité de l’indexation conditionne la
pertinence des recherches qui seront faites sur la base de données » (2, Chaumier).
Cette dernière perspective de création de dossiers viendrait à être considérée comme une
troisième opération de la phase indexation et a pour conséquence d’alourdir encore plus
la tâche des documentalistes
On peut en conclure que le travail d’indexation du document dans la chaîne dématérialisée
ne se résume pas uniquement à référencer le document dans un dossier / sous-dossier mais
également à remplir une notice descriptive associée à chaque document et à enrichir la base
par la création de nouveaux dossiers et/ou sous-dossiers quand cela s’avère nécessaire, au
regard des documents à indexer.
Ainsi, si auparavant, c’étaient les dossiers qui, d’une certaine manière « conditionnaient » le
document puisqu’il fallait le « placer » dans lesdits dossiers déjà existants, il en est
autrement dans la perspective d’une évolution conceptuelle de la base de données, induite
de façon directe ou indirecte de la dématérialisation de la chaîne documentaire. Ce seraient
les documents qui « conditionneraient » le développement ou l’existence du dossier.
Ces opérations peuvent paraître longues et fastidieuses en amont, mais il faut prendre en
compte le gain de productivité relatif à la recherche, à la diffusion des documents en aval,
ou encore à la suppression des tâches de photocopies et de découpage traditionnelles ou de
reclassement des documents dans les armoires (10, Huard).
79
3.1.2 Mise en place du système relationnel
Les documents numérisés étant indexés par rapport aux dossiers, il s’agit alors de créer un
lien entre les deux bases pour pouvoir les retrouver et les consulter.
Nous disposons donc d’une part de la base de données principale, subdivisée en cinq bases
(Pays, Vies consacrées, Thèmes, Personnalités et Saints, Organismes) où sont répertoriées
toutes les notices des dossiers du fonds documentaire. Et d’autre part, nous avons la base
secondaire nouvellement créée renfermant les notices descriptives des documents
numérisés. Il est nécessaire que la création de ces dernières se fasse également dans cinq
bases distinctes (reprenant les thèmes de la base principale), l’opération d’indexation
s’effectuant de façon indépendante dans chacune de ces bases. Cette organisation facilitera
le lien relationnel entre les bases. Ainsi, si un document viendrait à être référencé dans une
autre base, il faudrait recréer la notice dans ladite base.
Les schémas suivants illustrent la structuration de la base secondaire et le lien interbase.
80
Structure de la base secondaire des documents
numérisés avec notice descriptive
Relation entre base Dossiers et base Documents numérisés
BASE
SECONDAIRE
DOCUMENTS
N°enregistrement Date de saisie Source Date Titre Auteur Site Nom dossier / sous-dossier <file:// > Vignette de l’image
N°enregistrement Date de saisie Source Date n° Titre Auteur Site Nom dossier/sous-dossier <file:// >
Vignette de l’image
N°enregistrement Date de saisie Source Date n° Titre Auteur Site Nom dossier/sous-dossier <file:// >
Vignette de l’image
BASE PRINCIPALE DOSSIERS BASE SECONDAIRE
DOCUMENTS
PAYS PAYS
VIES CONSACREES VIES CONSACREES
THEMES THEMES
PERSONNALITES & SAINTS PERSONNALITES & SAINTS
ORGANISMES ORGANISMES
LIEN
N°enregistrement Date de saisie Source Date n° Titre Auteur Site Nom dossier/sous-dossier <file:// > Vignette de l’image
81
Nous allons maintenant voir la manière dont pourrait s’établir la relation entre les notices de
deux bases parallèles. Nous reprendrons pour ce faire la théorie relationnelle appliquée dans
le Système de Gestion de Base de Données Relationnelles.
Quelques notions sur le SGBDR
Le SGBDR est un système où l’information est structurée en plusieurs tables (ou entités) et
dans lequel chaque objet d’une table (ou entité) peut avoir des relations avec un ou
plusieurs objets d’une autre table. Un objet particulier appartenant à une entité est appelé
une occurrence (ou instance, ou enregistrement dans le logiciel de base de données),
chaque entité rassemblant des objets qui partagent des propriétés communes. La relation
entre les entités est nommée association. Une cardinalité sert à quantifier une association :
elle désigne le nombre de fois où une occurrence d’une entité peut intervenir dans une
association. Elle s’exprime donc par deux nombres qui indiquent le nombre d’occurrences
mises en relation entre l’entité de départ et celle d’arrivée (15, Fondin).
Un attribut (ou propriété) est une donnée élémentaire et indécomposable du Système
d’Information. Il correspond à rubrique ou champ dans le logiciel de base de données. La clé
d’une entité est appelée clé primaire : c’est un attribut ou un groupe minimal d’attributs qui
possède une valeur unique et permet d’identifier une occurrence et une seule dans l’entité.
La clé étrangère est un attribut ou ensemble d’attributs d’une autre table représentant la clé
primaire d’une autre table (42, Miranda).
Dans le cas présent, on aurait ainsi deux entités « Dossiers » et « Documents » ayant
comme association « référencier », et comme cardinalité « 1 – n », à un dossier pouvant
correspondre plusieurs (n) documents. En terme de lien, dans « Documents », la clé
étrangère # « nom du dossier » est liée à la clé primaire de «Dossiers », valeur unique qui
permet d’identifier une occurrence et une seule dans la base « Dossiers ». Ce qui donne le
schéma conceptuel suivant :
82
DOSSIERS
1 n
DOCUMENTS
N° d’inventaire Nom du dossier * Sous-dossiers Descripteurs / … / Date de saisie ou de mise à jour
*(clé primaire soulignée) Avec le logiciel documentaire SUPERDOC, la relation entre les deux entités peut être créée
en définissant, dans la notice « Documents », le type du champ prévu pour l’indexation en
tant que « lien ». Le champ ainsi spécifié permet de définir un lien vers une autre base déjà
créée en indiquant le nom de cette base (Pays ou Vies consacrées ou Thèmes ou
Personnalités et Saints ou Organismes) ainsi que le champ qui permet de faire le lien, « nom
du dossier » dans le cas présent (46, SUPERDOC). Par exemple, pour le travail d’indexation
à effectuer dans « Pays » de la base secondaire « Documents », c’est la base « Pays » de la
base principale « Dossiers » qui sera choisie comme lien. Aux autres bases sera appliqué le
même principe.
Le champ prévu pour l’indexation sera multivalué, c’est-à-dire que plusieurs valeurs ou
termes pourront y être saisis dans la mesure où un document peut être référencé à plusieurs
dossiers (cf. 2ème partie 2.1.5 et 2.3.1 sur l’indexation). Par ailleurs, comme l’indexation
porte sur le nom du dossier et du sous-dossier, une liste des sous-dossiers correspondants
s’affichera automatiquement en menu déroulant lors de la saisie d’un nom de dossier. Le
gestionnaire pourra ainsi y choisir le sous-dossier souhaité en cliquant dessus, ce qui
facilitera sa tâche. On aura ainsi dans la notice du document numérisé, affiché directement
dans un seul champ « nom du dossier / sous-dossier». Nous pouvons souligner ici l’avantage
de l’application GED : un document peut être trouvé simultanément dans plusieurs dossiers
sans doublon grâce à un système de lien.
référencie
# Nom du dossier N° d’enregistrement Date de saisie Source Date n° Titre Auteur Site <file:// > Vignette de l’image
83
En terme de résultat, le schéma ci-dessous récapitule le processus relationnel obtenu dans
une base à la suite d’une requête qui aurait donné, à titre d’exemple, deux dossiers ayant
référencié respectivement deux et un documents.
Nous pouvons également noter que la mise à jour du dossier est faite de façon systématique
à chaque fois qu’un document scanné lui est associé. Ce qui n’est pas le cas avec les
documents papier.
UNE REQUETE 2 REPONSES DOSSIERS
Notice Document Scanné Image Doc scanné
Notice Dossier
2 doc
RQT
2 dossiers
1 1 doc
N° d’inventaire Nom du dossier Sous-dossiers Descripteurs / … / Date de saisie ou de mise à jour
N°enregistr. Date de saisie Source Date n° Titre Auteur Site Nom dossier <file:// >
N°enregistr. Date de saisie Source Date n° Titre Auteur Site Nom dossier
<file:// >
N°enregistr. Date de saisie Source Date n° Titre Auteur Site Nom dossier <file:// >
N° d’inventaire Nom du dossier Sous-dossiers Descripteurs / … / Date de saisie ou de mise à jour
84
Ainsi, grâce à la GED, le gestionnaire peut avoir un accès direct dans son intégralité aux
documents primaires sur support électronique à partir de métadonnées. La recherche
documentaire dans la base de références s’accompagne immédiatement de la visualisation
des documents pertinents (2, Chaumier). Elle permet également d’accéder de façon sélective
à des documents en quelques secondes là où une recherche manuelle des dossiers aurait
nécessité plusieurs minutes, voire plusieurs heures (13, Prax). L’accès au document est
facilité, sans avoir à se déplacer, procurant ainsi aux documentalistes un gain de temps et
un confort de travail appréciable.
Ce procédé innovateur au sein du SIR, même s’il nécessite en amont une certaine quantité
de travail pour sa réalisation de la part du gestionnaire, permet à l’utilisateur de la base de
données une consultation rapide du document en aval. Toutefois, cette rapidité pourrait être
relative si la maîtrise des opérations de recherche et de manipulation de l’outil n’est pas
acquise.
Pour enrayer cet handicap et améliorer encore plus la qualité du travail au centre de
documentation, il serait certainement utile de laisser un guide de l’utilisateur pour la
personne initiée ou non aux manipulations, et qui serait amenée à se servir de la base de
données pour procéder à des recherches documentaires.
3.2 Guide d’utilisation pour un utilisateur intermédiaire
Dans le cadre du SIR, l’utilisateur final de l’écran de recherche peut être :
- la même personne gestionnaire qui a assuré la saisie et est capable par conséquent d’en
maîtriser le mécanisme ;
- un documentaliste qui ne travaille pas sur la chaîne documentaire mais assure uniquement
le Service Questions / Réponses ;
- un bénévole qui aiderait pour « dépanner » le Service Questions / Réponses à l’occasion
d’un flux de travail ;
- toute personne potentiellement amenée à faire des recherches dans la base de données.
Toutes ces catégories de personnes peuvent avoir plus ou moins une connaissance du fonds
documentaire, être initiées ou non à l’informatique ou au logiciel SUPERDOC. Le but du
guide est de donner toutes les informations nécessaires leur permettant de pouvoir exploiter
en toute autonomie les applications qui leur sont proposées.
85
Nous proposons ici les grandes lignes de ce que pourrait contenir le guide mis à la
disposition de tout utilisateur potentiel pour effectuer des recherches dans la base.
1. Accès à la recherche
► Par défaut, la base s’ouvre sur un écran de recherche
► Sinon :
- cliquer sur l’icône correspondant
ou
- aller dans Menu > Recherche > cliquer « Ecran de recherche »
2. Recherche
2.1 Modes de recherche :
►Recherche simple : recherche sur un seul champ.
→ Possibilité de résultat réduite.
►Recherche assistée : recherche combinée sur plusieurs champs.
→ Permet d’étendre ses recherches et de mieux cibler ses résultats.
►Une requête dans le champ « recherche sur tous les champs » permet de lancer
automatiquement une recherche sur tous les champs.
→ Plus d’opportunité d’obtenir des résultats
→ Grand nombre de résultats inappropriés à écarter
Cette procédure est recommandée si l’on ne sait pas dans quel champ formuler sa requête
et pour avoir des résultats.
2.2 Techniques de recherche :
► Pour formuler une requête dans un champ, il est possible de :
- taper son propre mot
- utiliser les index proposés :
* se mettre dans un champ de recherche
86
* taper F3 pour afficher tous les termes ou bien clic droit > afficher les choix
ou bien cliquer sur l’icône Afficher les choix
* faire dérouler la liste sinon taper les trois premières lettres du terme, les
termes qui commencent par ces lettres s’affichent
* sélectionner, cliquer sur « coller », le terme choisi s’affiche
automatiquement dans le champ.
Règles d’écriture
- Il est recommandé d’utiliser la troncature à droite * pour rechercher à partir de la
racine d’un mot et obtenir des résultats. Cela permet d’ignorer le genre (féminin) et
le nombre (pluriel).
Exemple : document* → documents, documentés, documenter, documentation,
documentaliste etc …
- Ne sont pas pris en compte dans la recherche :
* les minuscules et les majuscules
* les accents
Les termes peuvent être tapés indifféremment en minuscules ou en majuscules, avec ou
sans accent.
►Utiliser les opérateurs de recherche booléens ET, OU, SAUF
Pour préciser ou élargir la recherche, il est possible de :
- combiner plusieurs termes de requête à l’intérieur d’un champ : utiliser les
symboles
- croiser plusieurs champs : cliquer sur les boutons situés à gauche des champs (ET,
OU, SAUF s’affichent successivement à chaque clic)
87
- DOSSIERS THEMATIQUES SIR -
ECRAN DE RECHERCHE
Numéro d’inventaire Descripteurs (thésaurus)
ET ET
Nom du dossier Descripteurs géographiques
ET ET
Sous-dossiers Descripteurs organismes
ET ET
Descripteurs personnalités
ET
Recherche sur tous les champs
ET
Date de saisie ou de mise à jour
ET
Ecran de recherche Dossiers thématiques
Les termes apparaissent simultanément dans les champs sélectionnés avec [ET],
alternativement avec [OU], n’y apparaissent pas du tout avec [SAUF].
Attention : Trop de combinaisons dans un champ et/ou entre les champs réduisent
les résultats.
88
Opérateur de
recherche Symbole Requête Equation
ET &
enseignement ET
catholique
enseignement &
catholique
OU /
enseignement OU
catholique
enseignement /
catholique
SAUF ! enseignement
SAUF catholique
enseignement !
catholique
Le lancement de la recherche se fait par la touche « Entrée » du clavier ou en cliquant sur
l’icône correspondant.
Pour effectuer une nouvelle recherche, il est possible de :
- aller dans Menu > Recherche > cliquer « Nouvelle recherche »
- cliquer sur l’icône correspondant
3. Affichage des résultats de la recherche
Après la recherche, deux options de fenêtre de consultation sont proposées :
- fenêtre d’affichage (notice intégrale)
- fenêtre de rapport (liste de tous les résultats)
Cocher puis OK
Fenêtre d’affichage
Le nombre de résultats trouvés (notices de dossiers correspondant aux critères de
recherche) est indiqué dans la barre d’outils.
Pour passer d’une notice à l’autre, cliquer sur les boutons de feuilletage « avant / arrière ».
La notice du premier dossier apparaît automatiquement sur l’écran de consultation.
89
► Pour visualiser les documents scannés
- DOSSIERS THEMATIQUES SIR -
ECRAN DE CONSULTATION
Numéro d’inventaire Observations
Numéro d’inventaire
Nom du dossier
Sous-dossiers DOCUMENTS
Descripteurs (thésaurus)
Descripteurs Organismes
Descripteurs Personnalités
(cand.)
Date de saisie ou de mise à jour
▼
Ecran de consultation : notice du dossier LITURGIE
LITURGIE
13-000
Textes officiels ▼
▼LITURGIE
▼CIEL CNPL
▼
j GY, Pierre-Marie
26/11/08 14:25:41
Le livret indiquant les mémoires
et les /… /
X documents / Y sous-dossiers ▼
j
90
Dans le champ « Documents » sont affichés le nombre de documents disponibles pour le
dossier et le nombre de sous-dossiers :
- Cliquer sur la flèche ▼ : la liste des sous-dossiers s’affiche.
- Sélectionner le sous-dossier souhaité et cliquer : une liste déroulante des documents
s’affiche (Titre, Source, Date).
Exemple : Histoire brève de la liturgie latine. Document Episcopat, mai 1990
- Sélectionner le document souhaité et cliquer pour afficher la notice.
- Cliquer dans le champ « Lien image » pour afficher l’image dans une fenêtre.
- Pour retourner à la notice :
* cliquer sur le bouton de feuilletage « arrière ».
* cliquer droit > page d’enregistrement
►Pour afficher une notice de dossier référent, se mettre dans le champ « Nom dossier
/ sous-dossier ». Cliquer.
Ce champ est multivalué et peut contenir plusieurs valeurs : sélectionner le dossier souhaité
parmi les valeurs affichées et cliquer.
91
N° enregistrement Vignette
Date de saisie
Source
Date
Titre
Auteur
Site
Nom dossier / sous-dossier
Lien image
Notice de document scanné
0002
Document Episcopat
Mai 1990 n°9
29/11/2008
Histoire brève de la liturgie
latine
P. Robert Amiet
Liturgie/Textes
Histoire brève de la liturgie
latine.pdf
92
4. Exploitation des résultats de la recherche
► Imprimer : il est possible d’imprimer les notices de dossier et de document ainsi que
l’image en version Pdf.
- Pour les dossiers et documents :
Fichier > imprimer. Une fenêtre s’affiche avec deux options : modèle de rapport /
modèle fenêtre courante (mode écran de consultation). Cocher le mode souhaité. Faire OK.
* Le modèle rapport liste les valeurs des champs
* En mode écran de consultation, la notice est imprimée telle quelle.
- Pour l’image : afficher l’image :
Fichier > imprimer
► Envoyer par mail
- Se mettre dans la fenêtre de rapport pour afficher les résultats :
Fichier > envoyer un rapport par mail : le rapport peut être envoyé dans le mail
directement ou en pièce jointe.
Selon les paramétrages à effectuer dans SUPERDOC, l’affichage des documents par tri
(source, date) est également possible. C’est pour cette raison que nous avons suggéré de ne
pas limiter le nommage des documents scannés uniquement au titre mais de l’étendre à la
source et à la date de publication.
L’intérêt de la GED étant également la mutualisation de la consultation, que ce soit au sein
du SIR ou dans d’autres services, la mise à disposition du guide d’utilisation serait ainsi plus
qu’utile dans la perspective de développement du centre de documentation. Comment
pourraient se présenter les futurs projets du centre de documentation, c’est ce que nous
allons voir dans le prochain chapitre.
93
4 Mise en perspective du centre de documentation
4.1 Mise en ligne sur intranet
Pour répondre à ses objectifs de partage de l’information et de la documentation, de
diffusion large et rapide des documents, le SIR envisagerait à moyen terme de les rendre
consultables en intranet. Le public concerné serait tous les services internes diocésains et de
façon élargie les paroisses.
En effet, vecteur privilégié pour toutes les informations internes de l’entreprise, l’intranet
permet aux utilisateurs d’accéder aux données de n’importe quelle base de données qu’un
service veut rendre disponible. Et touchant la profession elle-même pour suivre l’évolution
du métier, comme dit Michel « Enfin les documentalistes seront vite appelés à contribuer à
la construction et à la maintenance des nouveaux dispositifs documentaires de type
Intranet » (18, Michel)
Actuellement, un site intranet accessible à partir du site web de la Maison diocésaine fournit
des informations techniques aux paroisses qui ont chacune leur mot de passe : comptabilité,
droit social etc… Il n’est pas dédié au fonctionnement interne de la D.G.A.E. Sa mise à
disposition à l’ensemble des services relèverait ainsi d’une autre problématique qui n’est pas
la nôtre.
La mise en ligne de la base de données pour recherche et consultation des documents,
accessible depuis chaque poste de travail, nécessite toute une organisation et une série de
questions préalables.
Quels sont les moyens que peut mettre le SIR en place pour réussir ?
4.1.1 En terme de communication
Il y aurait du travail de communication nécessaire à faire. Il s’agit d’informer préalablement
par mail de préférence (pour rester dans la logique de la numérisation), tous les services sur
l’existence de la base de données qui leur sera accessible en intranet. L’information
« promotionnelle » porterait sur la présentation du produit, son objet et son intérêt.
94
En sus de l’aspect technique et informatique de la mise en ligne, tout un travail intellectuel
pourrait reprendre les mêmes sujets pour présenter le SIR, ses activités, son fonds
documentaire etc …
4.1.2 Du côté des utilisateurs
L’objectif d’un système de recherche d’information n’est pas la satisfaction subjective telle
qu’elle est exprimée par l’utilisateur, mais bien une amélioration de la performance du
travail, de la résolution de problèmes et de la prise de décision par l’utilisateur (20, Van
Slype).
Il s’agit donc de définir et d’étudier le type d’utilisateur pour mettre en place un système
adéquat, facile d’accès, convivial et efficace, ce, afin de ne pas décourager tout utilisateur
potentiel. Ce dernier n’a pas la pratique professionnelle d’un documentaliste en terme de
recherche. Donner une qualité ergonomique et visuelle au produit conduirait à revoir les
interfaces de recherche et de consultation actuelles. Pour ce faire, l’équipe pourrait prévoir,
avant la mise en place du système, un petit questionnaire en terme de comportement et de
pratique de l’informatique dans les différents services, ne serait-ce que du siège, pour avoir
un échantillon d’utilisateurs.
Dans les premiers temps de lancement, peut-être une formation à la demande pourrait être
mise en place, ceci en complément du guide de l’utilisateur mis en ligne.
Après une certaine période de fonctionnement, l’équipe pourrait également procéder à une
petite enquête de satisfaction, pour recueillir les échos favorables ou défavorables. Ceci
permettrait d’apporter des améliorations au système. Cette enquête serait menée même
auprès de ceux qui n’y ont pas touché pour leur rappeler l’existence du produit mis à leur
disposition. Il y a bien sûr le risque de prendre du temps sur les gens, mais cela est
nécessaire pour bien voir l’impact, l’utilisation ou non de la base de données.
Toutes ces initiatives, certes un peu lourdes, sont entreprises dans le but d’encourager
l’utilisateur car bien souvent, celui-ci ne se sert pas d’un produit mis à sa disposition dans la
crainte de perdre du temps et de ne pas obtenir in fine le résultat escompté.
Intranet va-t-il se positionner en tant que technologie innovante, donc attractive, ou bien
redoutée et que l’on évite pour rester dans le confort de la routine ?
L’idéal serait que la consultation intranet soit intégrée dans les habitudes informatiques et
que l’utilisateur montre une certaine capacité d’adaptation aux nouveaux usages (23,
Bartolucci).
95
Pour ce qui est de la veille, envoyer par mail les documents aux services concernés ne serait
plus de mise.
Dans le cas d’une adoption par les gens de la pratique intranet et de la consultation des
documents pour leur besoin professionnel ou personnel, le SIR aurait atteint son objectif.
Car les principaux avantages de la numérisation sont de pouvoir diffuser dans des délais
raccourcis des produits informationnels auprès des utilisateurs, de toucher des personnes
qui n’ont pas d’ordinaire accès aux produits physiques.
4.1.3 En terme d’impact
Le SIR gagne en terme d’image et la mise en ligne de la base de données lui permettra
d’être connu un peu plus encore de tous les services diocésains et des paroisses. Cela relève
d’un intérêt stratégique, car prouvant le dynamisme du service.
Ce serait également valorisant pour le centre de documentation dans la mesure où cela
correspond à l’évolution de la pratique et des échanges dans l’air du temps, due aux
technologies de l’information.
Il répond également à des besoins en matière de mise à disposition rapide des informations.
4.2 Ouverture au public du centre de documentation
4.2.1 Mutualisation des tâches documentaires
Le projet de mutualisation des tâches envisagé par le SIR avec d’autres centres peut être
réalisé par le biais de ce programme.
En effet, le SIR souhaite se rapprocher d’un autre centre de documentation qui se trouve à
la Maison épiscopale en vue de partager leur fonds documentaire. De moindre importance,
le fonds documentaire de ce dernier est constitué en grande partie de documents
directement liés aux affaires de l’Archevêque. Il reçoit également des revues qu’il partage
avec le SIR, des documents faisant ainsi doublons. Avec la mise en commun de la base de
données, ces doublons pourront ainsi être supprimés. Les systèmes d’indexation étant par
96
contre différents, le centre de la Maison épiscopale le faisant par document et le SIR par
dossier, il faudra nécessairement réfléchir à la manière dont le problème va être réglé.
Un autre projet de partage des sources est également envisagé avec le Service de la
Communication de la Maison Diocésaine de Paris et la Maison vicariale. Certaines
informations étant à partager, chaque service pourra être au courant de ce que fait l’autre.
Cela épargne la perte de temps et permet de savoir qui fait quoi et facilite la circulation des
directives.
4.2.2 Ouverture au public
Ce projet d’ouverture au public du centre de documentation va modifier certainement le
fonctionnement et l’organisation du SIR. En effet, le déménagement dans les nouveaux
locaux du Collège Bernardin, en plein centre de Paris, du centre est prévu dans deux ans.
L’accueil du public, l’affluence très probable des usagers va compromettre l’accueil jusque là
uniquement téléphonique. La recherche et la consultation dans la base de données ne
seront plus réservées ni aux documentalistes du SIR ni au personnel diocésain. Le personnel
ne serait plus dans ce cas en mesure de satisfaire la demande avec le nombre réduit de son
personnel en comparaison avec les nouvelles tâches qui l’attendent. Il s’agira d’un autre type
d’accueil, physique, qui nécessite d’autre disponibilité et à laquelle il n’a pas été habitué. Les
recherches documentaires se feront plus pointues, en tout cas plus de présence est requise
pour informer, aider tout ce nouveau public. Le gain en importance souhaité pour le SIR est
ainsi acquis.
En conclusion, le passage du papier au numérique peut conduire inexorablement le centre
de documentation vers d’autres changements et amélioration de la qualité de son travail.
Eloigné de tout contact physique avec son public, avec la GED il s’apprêterait à lui ouvrir ses
portes. C’est un autre type de passage qui doit se préparer longtemps à l’avance.
97
Conclusion
98
Au terme de notre étude, nous pouvons dire que la dématérialisation de la chaîne
documentaire papier en numérique conduit inévitablement à plusieurs changements qui vont
s’opérer au sein du SIR.
Sur le plan du travail proprement dit, nous assistons à un autre mode de fonctionnement et
d’organisation : déplacement des tâches, des responsabilités et des connaissances.
La manipulation du papier, les tâches traditionnelles « manuelles » comme le découpage aux
ciseaux, vont disparaître pour faire une large place aux pratiques informatiques, donc le cas
échéant à une demande de compétence nouvelle. D’autres opérations font leur apparition
dans la chaîne documentaire en numérique, demandant plus d’investissement de la part des
documentalistes. Il s’agit, pour ne citer qu’un exemple, notamment au niveau de
l’indexation, de la création d’une base secondaire répertoriant les notices descriptives des
documents scannés. Une demande de double compétence documentaire et informatique se
confirme de plus en plus au sein du métier.
Tout cela conduit à une nécessaire rationalisation du travail et redistribution des tâches à
laquelle pourront être associées de nouvelles notions tel le rendement, l’évaluation du
travail et sa quantification par la mise en place éventuelle d’un tableau de bord. Cela
favorise une prise de conscience de son travail par chacun des acteurs concernés du service
de documentation. Le facteur « temps » est également un élément incontournable qui doit
être inscrit et pris désormais en compte dans le mode de fonctionnement du centre de
documentation.
Mais les changements ne se limitent pas uniquement à ces modalités fonctionnelles. Le
passage du papier au numérique est l’occasion également de « repenser » ou de « mieux
penser » d’une part la structuration de la base de données pour répondre aux
exigences de la GED en terme d’indexation, laquelle conditionne la performance de
recherche et de mise à disposition des documents demandés. D’autre part le fait de
rationaliser le travail (économie de travail et gain de temps) et ainsi de procéder à une
gestion rationnelle de l’information (sélection et organisation) offre au SIR l’opportunité
de réfléchir sur son fonds documentaire, en analyser la finalité, voir s’il répond ou non au
besoin du service Questions/Réponses et de revoir ainsi son alimentation.
En terme de service rendu, la transformation de la chaîne documentaire en numérique a
pour conséquence la facilité d’accès aux documents, ce qui améliore les conditions
de travail et d’une certaine manière la qualité du travail du service
Questions/Réponses (confort, rapidité de réponse, …).
99
La mise en place d’un nouveau système de travail s’accompagne nécessairement d’un
changement de mentalité. Sa réussite dépend dans une large mesure de l’implication
humaine qu’elle suscite. En ce qui concerne le SIR, les documentalistes sont prêts à
franchir le pas avec tout ce que cela peut impliquer en terme d’adaptation. La mise en
perspective d’une mutualisation des tâches avec d’autres centres de documentation et de la
mise en ligne du fonds documentaire sur intranet, toutes ces opportunités que peut offrir la
GED sont autant d’éléments qui peuvent stimuler encore plus l’équipe et élargir l’avenir du
SIR, pour être en phase avec son époque.
Pour notre part, en guise de conclusion sur cette étude, nous ne pouvons que préciser que
ce travail d’observations, d’analyses, de questionnements et de préconisations n’a été rendu
possible que par une immersion totale, une véritable implication dans le système
documentaire du SIR, à savoir la pratique sur le terrain, dans le concret.
100
Bibliographie
101
Cette bibliographie analytique a été rédigée selon les normes Z44-005 et NF ISO 690-2. Elle
a été arrêtée le 13 septembre 2008.
Son classement est thématique. Les références sont répertoriées par ordre alphabétique
d’auteurs à l’intérieur de chaque thème. L’ensemble des 46 références est présenté entre
crochets et numérotées par ordre croissant. Les résumés analytiques respectent le format
style italique.
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GED : GENERALITES
[1] BODIN Bruno, ROUX-FOUILLET Jean-Paul. La gestion électronique de documents. Paris,
Dunod, 1992. 190 p. ISBN 2-10-001150-2
Cet ouvrage couvre tous les domaines de la GED. L’étude débute par la définition du
document puis du document électronique. La partie consacrée aux applications de la GED
développe les avantages et dresse une typologie des applications. Y est notamment analysée
la fonction de recherche documentaire de la GED et la technique qui s’y rattache. Les
problèmes juridiques afférents à la GED sont également traités par les auteurs.
[2] CHAUMIER Jacques. La gestion électronique de documents. Paris, PUF, n° 3087. 123 p.
Collection Que sais-je. ISBN 2-13-047766-6
Cet ouvrage traite essentiellement des documents électroniques, de leur stockage à
l’organisation d’un système de gestion. Il présente les applications possibles de la GED, dont
la GED documentaire et en particulier son application aux dossiers documentaires. L’étude
sur l’organisation de la gestion de document laisse une large place à la recherche
documentaire et aux conditions de sa réussite.
[3] DUPOIRIER Gérard. Technologie de la GED : techniques et management des documents
électroniques. 2e ed. Paris, Hermès, 1995. 303 p. ISBN 2-86601-495-2
Cet ouvrage présente une approche conceptuelle, procédurale et managériale de la GED. Y
sont particulièrement développées les techniques liées à la saisie et à la structuration de
l’information, les étapes fonctionnelles de la GED. Il étudie également l’impact de la mise en
102
place d’un projet de GED sur le système d’information et les processus organisationnels en
place dans l’entreprise.
[4] GOLDWASER Daniel, LENART Michelle, MAISONNEUVE Marc. Applications documentaires
de la GED dans les bibliothèques et services de documentation. Paris, A Jour, 1993. 181 p.
ISBN 2-903685-50-9
Ouvrage de référence pour les documentalistes désireux de mettre en place un système de
gestion électronique de documents, ce livre développe le traitement documentaire dans un
système de GED et ses fonctions informatiques. Une typologie des applications permet
d’avoir un aperçu des avantages de la GED en centre de documentation.
[5] PRAX Jean-Yves. La gestion électronique documentaire : manager les flux d’information
dans l’entreprise. 2è ed. Paris, InterEditions, 1998. 208 p. ISBN 2-225-82931-4
Cet ouvrage propose une méthodologie détaillée de pilotage d’un projet de GED. Il décrit
toute la chaîne documentaire de la GED (techniques employées et fonctionnalités mises en
œuvre), puis la structure et les contraintes notamment juridiques des documents
électroniques. Il aborde également l’intégration de fonctions de gestion documentaire dans
un workflow, un groupware ou un intranet et traite in fine des récentes avancées techniques
en recherche documentaire.
GED : TECHNIQUE DOCUMENTAIRE
[6] BAUDRY de VAUX Marie, DALBIN Sylvie. Métadonnées et valorisation de l’information.
Documentaliste – Sciences de l’Information, 2006, vol. 43, p. 144-147. n°2. ISSN 0012-4508
Compte-rendu d’une journée d’étude ayant pour objet de déterminer les différents usages
des métadonnées pour la gestion de cycle de vie des documents et pour la production et la
diffusion d’information ainsi que leur impact sur la valorisation de l’information.
[7] FERCHAUD Bernadette. Constituer un fonds documentaire numérique. Documentaliste –
Sciences de l’information, 2006, vol. 43, p.324-326. n°5-6. ISSN 0012-4508
Compte-rendu d’une journée d’étude pour faire le point sur l’usage de la gestion
électronique de documents pour la constitution de fonds documentaire : les étapes, les
contraintes techniques et les objectifs assignés à leur numérisation.
103
[8] PELLETIER Francis. Introduction à la GEIDE, la LAD & au stockage. In Gestion
électronique de documents et stockage. L’annuaire. Vannes, Arca Editions. 2002. p.5-38.
ISSN 1761-9955
Cet article présente de façon détaillée les aspects techniques des différentes applications de
la GED, le fonctionnement des différents systèmes appuyé d’illustrations, les outils mis sur le
marché.
GED : GESTION DE PROJET
[9] CHABOT Elisabeth. La mise en place d'un système de gestion électronique de documents
en entreprise : L'étude préalable et l'impact sur l'organisation. Le cas du Comité catholique
contre la faim et pour le développement. 1996. 153 p. Mémoire DESS, INTD, 1996
Après une présentation globale de la technologie de la GED sont développés dans cette
étude une démarche analytique de l’existant et le processus de transformation de
l’organisation du travail et de la gestion de l’information en démarche managériale.
[10] HUARD Cécilia. La mise en place d’une GED dans le cadre du projet « eFFSA » : enjeux
et impacts. 2000. 44 p. Mémoire DESS, INTD, 2000
Une présentation de la chaîne GED et son application au service de la documentation
centrale de l’eFFSA est donnée. Une analyse de l’impact de la mise en place de la GED en
démontre les apports et les limites ainsi que les contraintes organisationnelles mises en jeu.
NUMERISATION
[11] BURESI Charlette, CEDELLE-JOUBERT Laure (dir.). Conduire un projet de numérisation.
Paris, Editions TEC & DOC, 2002. 326 p. Collection La Boîte à outils. ISBN 2-7430-0551-3
Cet ouvrage qui s’adresse aux bibliothèques explique l’intérêt de la numérisation. Il donne
une approche clire et détaillée des différents éléments à prendre en compte lors d’un projet
de numérisation, notamment les contraintes technologiques et réglementaires.
104
[12] CHAUMIER Jacques. Document et numérisation. Enjeux techniques, économiques,
culturels et sociaux. Paris, ADBS, 2006. 120 p. ISBN 2-84365-080-1
L’ouvrage étudie l’évolution de l’aventure du numérique et les changements qu’elle a opérés
dans les processus et les pratiques. Il invite à réfléchir sur les conséquences de la
numérisation, le nouveau rôle que le métier de documentaliste aura à jouer et les problèmes
d’ordre culturel, économique ou juridique que la banalisation du document numérique
engendre.
[13] PRAX Jean-Yves, LARCHER Simon. La Gestion électronique documentaire. 3e ed. Paris,
Dunod, 2004. 341 p. ISBN 2-10-007891-7
Ouvrage de référence pour la mise en place d’un projet GED, il détaille toutes les étapes de
la chaîne GED, l’intégration des TIC et les techniques avancées en matière de gestion
documentaire. Le chapitre consacré au document numérique outre l’explication donnée sur
sa structure, aborde également les questions de sécurité ainsi que les aspects juridiques.
TRAITEMENT DOCUMENTAIRE / SYSTEME
D’INFORMATION DOCUMENTAIRE
[14] BOULOGNE Arlette. Vocabulaire de la documentation. Paris, ADBS, 2005. 335 p. ISBN
2-84365-071-2
Propose un ensemble de définitions de termes liés à la profession de l’information-
documentation, des traductions en anglais, allemand et espagnol de termes français
correspondants .
[15] FONDIN Hubert. Le traitement numérique des documents. Paris, Hermès, 1998. 382 p.
ISBN 2-86601-689-0
Cet ouvrage propose tout d’abord une approche théorique du traitement des documents en
définissant la notion de document à l’heure de l’électronique pour montrer ensuite le
processus de leur traitement et ses règles notamment au niveau des modalités de
description du contenu , de l’analyse et de la recherche. L’aspect technique du traitement
documentaire est ensuite développé autour des nouvelles technologies de l’information et de
la communication en passant par la présentation du système de gestion de banque de
105
données relationnel (SGBD) avec ses modalités de recherche et un guide d’élaboration de
cahier de charge fonctionnel y afférant.
[16] GUYOT Brigitte. Dynamiques informationnelles dans les organisations. Paris, Editions
Hermès-Lavoisier, 2006. 236 p. ISBN 2-7462-1294-3
Cet ouvrage porte sur l’organisation de système d’information tant au plan individuel qu’au
plan collectif au sein de l’entreprise, décrypte les multiples modes d’acquisition de
l’information et ses corrélations avec les autres systèmes, mises en situation diverses,
pratiques professionnelles etc …
[17] LENART Michèle, VIGNAUD Dominique. La gestion de contenu. Documentaliste –
Sciences de l’information, 2006, vol. 42, p.210-216. n°5. ISSN 0012-4508
Compte-rendu d’une journée d’étude visant une clarification des concepts de gestion
électronique de document (numérique) et de gestion de contenu numérique, deux nouvelles
fonctions venant s’ajouter aux fonctions traditionnelles de gestion documentaire. Les
modifications fondamentales qu’induit la gestion de contenu pour le processus documentaire
et la nécessité de s’adapter au document numérique dans le cadre du métier de
documentaliste sont évoquées au travers de témoignages.
[18] MICHEL Jean. Les professionnels de l’information-documentation à l’heure du document
numérique et des réseaux électroniques. Document numérique [en ligne]. 1997, [consulté le
12 août 2008]. vol.1, p. 217-231. n°2.
<http://michel.jean.free.fr/publi/JM293.html>
Le texte décrit le développement de la pratique de l’information et de la documentation avec
l’essor des multiples innovations technologies, des TIC à la numérisation. Dans ce nouveau
visage de la société de l’information, il voit le positionnement professionnel de la
documentation, parmi la grande diversité de pratiques d’information, tourné vers le
management de l’information et l’investissement dans le numérique.
[19] TREFFEL Jacques. Les centres de documentation et les nouvelles technologies de
l’information. Paris, La documentation française, 1994. 371 p. ISBN 2-11-003158-1
Cet ouvrage définit le rôle classiquement attribué aux centres de documentation et
l’évolution qui affecte les fonctions et prestations documentaires, due aux nouvelles
106
technologies de l’information. Il traite également des domaines d’utilisation de la GED au
sein des entreprises et présente les différentes fonctionnalités des logiciels documentaires.
[20] VAN SLYPE Georges. Conception et gestion des systèmes documentaires. Paris, Les
Editions d’organisation, 1977. 261 p. ISBN 2-7081-0324-5
Cet ouvrage entend répondre aux préoccupations autant de l’utilisateur, du gestionnaire que
du concepteur de la documentation. Il analyse de façon détaillée les différents systèmes de
communication de l’information (bibliothèques, services de documentation, banques
d’information). Une psychosociologie très intéressante de l’information en terme d’attente,
de besoin et de comportement sur chaque type d’interlocuteur est présentée ainsi qu’une
étude approfondie du langage documentaire, de la chaîne d’enregistrement de l’information
documentaire et des produits documentaires. Le management d’un service de
documentation est approfondi sur divers points (politique, outil de gestion, moyen de
contrôle).
INDEXATION
[21] LE LOARER Pierre. Indexation automatique, recherche d’information et évaluation. In :
LE MOAL Jean-Claude, dir., Le traitement électronique du document. Cours INRIA, 3-7
octobre 1994, Aix-en-Provence. Paris. ADBS Editions, 1994. p.149-201. ISBN 2-901046-76-2
Connue des professionnels de l’information et de la documentation, l’indexation
documentaire est par contre le thème le plus méconnu des utilisateurs qui interrogent des
bases documentaires et des catalogues de bibliothèques. L’auteur rappelle alors les critères
fondamentaux qui permettent de caractériser le processus d’indexation de différents points
de vue avant d’aborder plus spécifiquement le processus d’indexation automatique.
[22] MENON Bruno. L’indexation à l’heure du numérique. Documentaliste – Sciences de
l’information, 2004, vol. 41, p.340-342. n°6. ISSN 0012-4508
Compte-rendu d’une journée d’étude visant à s’interroger sur la pertinence de l’indexation
manuelle et sur les perspectives des traitements automatiques. Les interventions ont montré
l’élargissement du concept d’indexation et la grande diversité des pratiques utilisées de nos
jours.
107
PASSAGE DU PAPIER AU NUMERIQUE
[23] BARTOLUCCI Elsa. La migration des produits documentaires papiers sur support
électronique en réseau : mutations professionnelles et mutations des usages. 2001. 73 p.
Mémoire DESS, INTD, 2001
Ce mémoire analyse l’impact des nouvelles technologies et des réseaux sur les structures
documentaires, l’organisation du travail mais aussi sur l’activité documentaire traditionnelle.
Sont notamment relevés le renouvellement de la pratique et des compétences des
documentalistes ainsi que les dispositions à mettre en place pour une appropriation
adéquate de l’information et de l’outil internet par les utilisateurs.
[24] GUEZ Marie-Laure. Mise en place d’un intranet et impacts sur les produits
documentaires papiers : le cas de l’UNAPEC. 2003. 101 p. Mémoire DESS, INTD, 2003
Outre la description des étapes de la mise en place d’un intranet et de ses composantes
techniques, ce mémoire analyse l’impact du numérique sur la documentation traditionnelle
ainsi que l’aspect juridique lié à la mise en ligne de produits documentaires.
[25] LENCLOS Eléa. Mise en place d’un système GED avec interface web via l’internet. 2001.
57 p. Mémoire DESS, INTD, 2001
Ce mémoire présente les applications et les techniques d’un système GED. A travers
l’exemple de la mise en place de tel projet dans un centre de documentation du Centre
Hospitalier Universitaire de Rouen, il analyse les conséquences que peut avoir le passage
d’un support papier à un support électronique sur le travail des documentalistes.
[26] MARTIN Céline. La documentation numérique induit-elle la fin de la documentation
papier ?, 2000. 51 p. Mémoire DESS, INTD, 2000
Une étude comparative des caractéristiques des documents papier et numériques s’appuie
sur le cas d’un service de documentation (CDC ASSET MANAGEMENT). Une analyse des
aspects techniques, juridiques et culturels est également menée relativement au transfert du
papier au numérique.
108
INTRANET
[27] AZAR-EXBRAYAT. Un intranet documentaire au service de l’usager : conception et mise
en place. Documentaliste – Sciences de l’information, 2002, vol. 39, p. 190-201. n°4-5. ISSN
0012-4508
Cet article s’interroge sur l’accès à l’information d’un intranet à travers deux aspects :
l’ergonomie qui facilite la démarche des intranautes en terme de confort visuel et de
navigabilité et le contenu résultant des savoir-faire documentaires technique et rédactionnel
qui doit viser à les rendre autonomes dans leurs recherches.
[28] CRÉPLET Frédéric. Ingénierie de projet intranet : gérer l'information et la connaissance,
mettre en oeuvre des systèmes au service de la stratégie, piloter le déploiement des
solutions intranet. Paris, Editions d’organisation, 2003. ISBN 2-7081-2879-5
L’auteur analyse les démarches et les conditions à réunir pour la réussite d’un projet
intranet. Il traite également des structures d’animation et de pilotage qui favorisent le
partage des connaissances.
ASPECTS JURIDIQUES
[29] ACCART Jean-Philippe. Les diffusions en mode numérique. Archimag – Les technologies
de l’information, 2004, p. 25-27. n°179. ISSN 0769-0975
Texte informant sur l’obligation de contrat avec CFC dans le cadre de diffusion de panorama
de presse sur internet ou intranet et sur la modalité de diffusion d’une courte citation.
[30] ARCHIMAG. Droit de l’information. Soyez réglos. Archimag – Les technologies de
l’information, 2004, p. 21-32. n°171. ISSN 0769-0975
Dossier spécial : ce qu’il faut savoir sur le droit de citation, droit de copie, droit de l’image,
droit de l’Internet et responsabilité éditoriale, sur la responsabilité du fournisseur
d’information, sur l’informatique, fichiers et libertés, sur le droit des bases de données. Une
courte bibliographie en droit de l’information complète le dossier.
109
[31] ASSOCIATION DES PROFESSIONNELS DE L’INFORMATION ET DE LA
DOCUMENTATION. Le droit de copie en questions. Paris, ADBS, 1998. 76 p. Collection
Sciences de l’Information. ISBN 2-84365-019-4
Ce guide pratique sur le droit de reprographie se propose d’apporter des éléments de
réponse aux professionnels de l’information sur les questions relatives au droit d’auteur, à la
copie privée, la revue de presse, la reproduction de documents sur supports numériques et
les données publiques. Il présente également les réglementations et pratiques de gestion
collective du droit de reprographie dans le monde, en Europe et en France.
[32] FROCHOT Didier. La preuve des documents électroniques. Archimag – Les technologies
de l’information, 2004, p. 25. n°178. ISSN 0769-0975
Texte informant sur la modification du régime de la preuve du code civil relativement aux
documents électroniques aboutissant à une légalisation de la signature électronique.
[33] FROCHOT Didier. Dossier spécial : droit de copie. In Les Infostratèges [en ligne]. Paris,
17 juin 2004, [consulté le 2 septembre 2008]. <http://www.les-
infostrateges.com/article/0406229/dossier-special-droit-de-copie>
Dossier spécial sur le droit de copie : qu’est-ce que le droit de copie ? comment négocier
avec le CFC, droit de copie papier ou numérique : avec qui négocier ? un droit méconnu : la
liberté de circulation de l’information. Tels sont les thèmes évoqués entre autres dans ce
dossier.
[34] FROCHOT Didier. Qu'est-ce que le droit de copie ? In Les Infostratèges [en ligne].
Paris, juin 2004, révisé le 16 mars 2006 [consulté le 2 septembre 2008].
<http://www.les-infostrateges.com/article/0603240/qu-est-ce-que-le-droit-de-copie>
Texte sur l’attribut du droit d’auteur, le droit de copie en pratique et les exceptions licites.
Traite également des cas de négociation à mener avec les titulaires de droit.
[35] GRASSAT Anaïs. Les temps forts de la conférence sur la dématérialisation des
documents. In L’Atelier [en ligne]. Paris, 26 novembre 2004 [consulté le 2 septembre 2008]
<http://www.atelier.fr/type/temps,forts,conference,dematerialisation,documents-28759-
CRConference.html>
Compte rendu de la conférence organisée par l’Atelier en novembre 2004 sur la
dématérialisation des documents : son historique, ses usages, la technologie en la matière et
110
les enjeux encourus. Y est particulièrement relevée la reconnaissance de la valeur juridique
du contrat électronique et de la signature électronique.
[36] Groupement des éditeurs de service en ligne. La charte d'édition électronique. In Site
du GESTE [en ligne]. Neuilly sur Seine, 2000 [consulté le 15 septembre 2008].
<http://www.geste.fr/9_commissions/commi_pres1.htm>
Cette charte définit les engagements mutuels de l’éditeur et de l’utilisateur et répertorie les actions autorisées ou non dans le domaine de l’édition électronique.
[37] LABORDE Claire. Dossier : Copie privée et test des trois étapes. In L’association des
professionnels de l’information et de la documentation [en ligne]. Paris, 3 juin 2006, mise à
jour le 7 avril 2008 [consulté le 2 septembre 2008]. <http://www.adbs.fr/n-70-juin-2006-
6601.htm>
Le texte donne une définition de la copie privée et du test des trois étapes, illustrant par des
cas médiatisés. Des réflexions sont également menées sur l’intégration du triple test dans la
loi française et sur l’impact économique de l’exploitation d’une œuvre à des fins
personnelles.
[38] LEMU Michèle. Diffuser un panorama de presse en ligne : quels droits ?.
Documentaliste – Sciences de l’information, 2003, vol. 40, p. 220-225. n°3. ISSN 0012-4508
Compte-rendu d’une journée d’étude sur les droits qui régissent les panoramas de presse
tant au niveau européen que français, leur application selon la nature papier ou
électronique, se posant également la question de la légalité relative à la création des liens
hypertextes. La manière de négocier un contrat permettant de réaliser et de diffuser un
panorama de presse est également discutée.
[39] SYNDICAT NATIONAL DE L’EDITION. Copie privée numérique. In Site du Syndicat
National de l’Edition [en ligne]. Paris, [date de publication on mentionnée] [consulté le 2
septembre 2008].
<http://www.sne.fr/pages/les-enjeux/evolutions-du-droit-d-auteur/copie-privee-numerique.html>
Ce texte informe sur l’extension de la rémunération initialement prévue pour
l’enregistrement des œuvres musicales et audiovisuelles aux auteurs et aux éditeurs
d’œuvres imprimées par la loi du 17 juin 2001.
111
[40] SYNDICAT NATIONAL DE L’EDITION. La loi du 1er août 2006 (DADVSI). In Site du
Syndicat National de l’Edition [en ligne], Paris [date de publication non mentionnée]
[consulté le 2 septembre 2008].
<http://www.sne.fr/pages/les-enjeux/evolutions-du-droit-d-auteur/loi-du-1er-aout-2006-dadvsi-
.html>
Le texte mentionne les trois exceptions qui concernent l’édition sur les cinq promulguées par
la loi du 1er août 2006 : exception « pédagogique », exception en faveur des personnes
handicapées, exception « bibliothèques ».
SGBD - SGBDR
[41] AKOKA Jacky, COMYN-WATTIAU Isabelle. Conception des bases de données
relationnelles. En pratique. Paris, Vuibert Informatique, 2001. 269 p. ISBN 2-7117-8678-1
Cet ouvrage propose une façon pédagogique de découvrir les bases de données
relationnelles par la description des notions en trois phases : les concepts, la démarche et
les erreurs à ne pas commettre. Des séries d’exercices avec un corrigé succinct permettent
ainsi aux lecteurs d’aller plus loin dans leur apprentissage. Les notions présentées sont
principalement axées autour de la modélisation conceptuelle d’une base, la construction des
requêtes, la création des tables, la conception physique des schémas relationnels.
[42] MIRANDA Serge. Comprendre et concevoir les bases de données relationnelles. Paris,
Editions P.S.I, 1988. 159 p. ISBN 2-86699-066-8
Après avoir défini les concepts du modèle relationnel conçu par Codd et Date, cet ouvrage
présente les langages de requête relationnels pour donner ensuite les différentes méthodes
de conception d’un schéma relationnel.
43] MOREJON José. Principes et conception d’une base de données relationnelle. Paris, Les
Editions d’organisation, 1992. 191 p. Collection « Ingénierie des systèmes d’information »
ISBN 2-7081-1516-2
Cet ouvrage propose une synthèse sur le « modèle relationnel » en décrivant ses principes
fondamentaux ainsi que les règles de construction de la structure d’une base de données. Il
décrit en outre les modèles sémantiques de données comme l’Entité-Association ainsi qu’une
112
démarche de conception de la structure d’une base de données utilisant ce modèle,
démarche qui reprend les points essentiels de la méthode MERISE.
[44] RAIS Nadia. Introduction à l’informatique documentaire. Principes et applications.
Techniques de gestion d’une base de données. Paris, INTD/CNAM, 2008. 72 p. Fascicule de
cours.
USUELS
[45] eCopy Desktop. Version 9.2. Guide de prise en main.
[46] SUPERDOC. Guide pratique. Crolles; Aidel, 2008. 246 p.
113
Annexes
114
Annexe 1 Articles de journaux : illustrations de référencement de document (2ème partie 2.1.5)
- LA CROIX du 31 mars 2008
- LE FIGARO du 20 juin 2008
- LE MONDE du 11 juin 2008
115
116
117
118
119
Annexe 2 Articles de journaux : illustrations de l'opération d'indexation (2ème partie 2.3.1)
- LE MONDE du 10 JUIN 2008
- LA CROIX du 2 JUIN 2008
120
121
122