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Le kit

Tout savoir sur la communication du Territoire Scouts & Guides de France de l’Hérault

Territoire Scouts & Guides de France de l’HéraultPôle DéveloppementSources : Kit Communication SGDF National 2

Sommaire

IntroductionPrésentation du Kit

Pour commencerLes groupes locaux Les missions de l’équipe TerritorialeRosy, Philibert, qui sont ces drôles de mascottes ?

La communication chez les SGDFL’année type des Scouts & Guides de France & l’agendaCommuniquer avec l’extérieur

Les outils disponibles au TerritoireLes adresses e-mails génériques en @sgdf34Les photos et la photothèque du TerritoireNewsletters, FacebookLe Site Internet Les outils publiques Les outils privés


Introduction

Communiquer n’est pas pour les Scouts et Guides de France une option, c’est une nécessité. Avec ce «petit» aperçu, tu détiendras les clés et les explications de tous les moyens de communication mis en oeuvre sur le Territoire de l’Hérault, mais également tous les outils mis à disposition pour t’aiguiller dans tes fonctions.

Annuaire, espace de stockage, fiches techniques, petits trucs et astuces, découvre tout tout tout dans notre (petit) Kit Com !

Avant de commencer...

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S BASES

Dans ce Kit, tu trouveras quelques icônes... Retrouve ici leur signification afin de ne pas te perdre !

LES BASES : Cette icône est un bref rappel de ce que tu dois certainement déjà connaître, mais une petite piqûre de rappel ne fait jamais de mal...

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C’EST ÇA ? OÙ C’EST ÇA ? : Cette icône te permettra de savoir où trouver toutes les informations utiles.

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T QUI ÇA ?

C’EST QUI ÇA ? : Cette icône te permettra de savoir qui est la personne référente pour telle ou telle mission !

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Pour commencerLes groupes du Territoire

Les Scouts & Guides de France sont une association de bénévoles, structurée autour du groupe local et des échelons territoriaux et nationaux.

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S BASES

Les coordonnées des groupes et des responsables se trouvent toutes sur le site internet du territoire dans le menu «LES GROUPES» - www.sgdf34.fr

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UTILS

Pour commencer

L’organigramme complet du Territoire se trouve sur le site internet dans le menu «LE TERRITOIRE» et le sous-menu «L’équipe Territoriale». Y sont jointes les adresses e-mails des équipiers territoriaux - www.sgdf34.fr

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C’EST ÇA ?

L’Equipe Territoriale

DELEGUE TERRITORIAL

alias, le DT

Recrute, forme et accompagne les

responsables de groupe

Représente le mouvement en

interne comme en externe

Anime l’équipe pilote et l’équipe territoriale

[email protected]

«PÔLE» SPIRITUELalias, le pôle SPIPartenaire transversal de tous les pôlesAccompagne les aumôniersAccueille et soutient les maîtrisesAnime la vie spirituelle du Territoire [email protected]

PÔLE PEDAGOGIQUE

alias, le pôle PEDA

Accompagne les maîtrises

Forme les chefs et cheftaines

Enrichit et soutient les projets

pédagogiques

[email protected]

GROUPES LOCAUX

PÔLE ADMINISTRATIF

alias, le pôle PAF

Assiste les trésoriers et

secrétaires de groupe

Adhésions, gestions des comptes,

comptabilité, subvention,

assurance

Boutique

[email protected]ÔLE DÉVELOPPEMENT

alias, le pôle DEV

Soutient la recherche de chefsSoutient et accompagne l’ouverture d’unités et de groupesCommunique et promeut le mouvement

[email protected]

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TILSPour commencer

Rosy, Philibert, qui sont ces drôles de personnages ?

Prénom : ROSY

Nom : HERAULT

Naissance : 2004 (lors de la fusion des Scouts et des Guides de France)

Mission principale : Mascotte du Territoire de l’HéraultMissions secondaires : Communication et envoi des courriers mensuels, modération sur les réseaux sociaux.

Rosy, c’est le petit flamant rose que tu retrouveras sur de nombreux supports de com’ du Territoire (tampon, sweats, affiches, ...). C’est aussi elle qui gère les pages des réseaux sociaux et qui envoie une newsletter mensuelle avec les informations et les événements importants à venir.

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Prénom : PHILIBERT

Nom : HERAULT

Naissance : 2015 (rencontre à You’re Up)

Mission principale : Aide personnelle de Rosy HéraultMissions secondaires : Communication hebdomadaire («Les rappels de Philibert»)

Philibert, c’est un copain flamant que Rosy a pu rencontrer à You’re Up en 2015. Sur le village voisin du Nord-Pas-de-Calais au départ, Philibert et Rosy se sont croisés pour ne plus jamais se quitter... ahhh l’amour...

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T QUI ÇA ?

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La communication chez les SGDF

EVENEMENTS LOCAUX EVENEMENTS NATIONAUX

SEPT

Rentrée SGDFOpération Scout-Dating, Inviter la presse, rédiger un communiqué

Foire aux associationsRendre le mouvement visible sur stand

OC

T Campagne des CalendriersRendre le mouvement visible à travers la vente des calendriers

NO

V Paquets CadeauxPréparer les opérations en amont

Lumière de BéthléemRecenser les actions prévues et les

communiquer au Territoire

DEC

Paquets Cadeaux Vérifier la bonne tenue des stands

types Papiers Cadeaux, Communiquer sur les actions effectuées

Lumière de BéthléemCommunication presse, reportage

photo, invitation des partenaires locaux

JAN

V Voeux SGDFCibler les différents réseaux (interne,

externe, partenaires)

FEV

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RS Mission Aventure

Accompagner la communication pour les invitations (tracts, affiches, annonces paroissiales), contacter la presse et expliquer l’opération

AVR

IL Mission AventureValoriser le succès de la Mission Aventure

MA

I Camps d’étéRecenser les projets de camps et

préparer une communication presseRapport d’activités

JUIN Bilan de l’année & Camps d’été

Faire un récap de toutes les actions de communication et les retombées

Bilan de l’année & Camps d’étéInformer les médias sur les projets

attractifs des camps d’année et d’été

JUIL Camps d’été

Suivi et Communication (photos, articles, ...)

AO

ÛT Préparation de rentrée

Préparation des opérations de rentrée, plan de communication, Foire aux associations, ...

Une année type pour communiquer !!!

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La communication chez les SGDF

Notre nom et nos insignes

sont des forces et des rappels

de nos missions et valeurs

Chez les Scouts & Guides de France, tout

sert à la communication

Nos lieux d’implantation, nos locaux mais aussi leur aménagement et leur décoration

Le port de la tenue par les jeunes et par les responsables

Nos plaquettes, revues,

affiches, papiers à lettres,

écriture (orthographe!), ...

Notre façon de nous exprimer, notre accueil, notre BIENVEILLANCE

Lorsque tu communiques avec l’extérieur tu dois te poser ces trois questions essentielles :

QUOI ? Ce que tu veux dire de fondamental, qui soit d’intérêt général.

A QUI ? Quel public veux-tu toucher ?

COMMENT ? Quels supports, quels médias vas-tu utiliser ?

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Les outils

Afin de faciliter les échanges, de se souvenir des adresses e-mails de tout le monde et de pouvoir passer facilement le relais à ceux qui nous remplacent.

Les adresses e-mail génériques en @sgdf34.fr

Pouquoi ces adresses e-mail ?

Aujourd’hui, elles sont destinées aux Responsables de Groupe (RG) et aux membres de l’Equipe Territoriale aux missions définies. Lorsque tu envoies un e-mail à l’adresse [email protected], la (ou les) personne(s) concerné(es) recevra(ont) un e-mail sur sa(leur) boîte personnelle. (Note: La redirection peut se faire vers plusieurs adresses différentes).

A qui sont-elles destinées ?

Elles permettent de contacter facilement et rapidement l’interlocuteur désiré, de se connecter à l’espace de stockage du territoire et d’accéder à certaines pages du site très utiles.

A quoi servent-elles ?

L’annuaire avec toutes les adresses en @sgdf34.fr se trouve sur le site internet.

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Territoire Scouts & Guides de France de l’HéraultPôle DéveloppementSources : Kit Communication SGDF National

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Les outils

Les adresses e-mail génériques en @sgdf34.fr

1ère méthodeJe vais sur mail.sgdf34.fr, je m’identifie et j’entre mon mot de passe. En cas d’oubli ou de perte, je contacte le Pôle Développement: [email protected]

JE VEUX RECEVOIR LES MAILS ENVOYES A CETTE ADRESSE (2 méthodes) :

2ème méthodeJe préfère recevoir tous mes mails sur ma boîte mail personnelle. Je demande une redirection à mon Responsable Pôle Développement préféré: [email protected].

Je me connecte sur mail.sgdf34.fr, je m’identifie et j’entre mon mot de passe. Je peux ainsi accéder à ma boîte mail.

JE VEUX ENVOYER DES E-MAILS DEPUIS CETTE ADRESSE :

Les photos et la photothèque du Territoire

Toutes les photos sont disponibles à l’adresse suivante : photos.sgdf34.fr ou en cliquant sur l’onglet «Photos» sur le site internet du Territoire www.sgdf34.fr

Afin de garantir un minimum de sécurité face aux droits à l’image, ce site est protégé par un mot de passe. Pour l’obtenir, vérifie bien ta boîte mail. Les mots de passe seront envoyés en tout début d’année.

Pour récupérer ton mot de passe, pour rajouter des photos, ou pour toute autre question, n’hésite pas à envoyer un mail à :[email protected] !!!

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Les outils

Les newsletters Au Territoire, on communique de diverses façons ! Pourquoi ? Pour qui ? Comment ? Retrouve toutes les réponses à tes questions ci-dessous !

Les newsletters

C’EST QUOI ?Une newsletter de Rosy par mois pour te prévenir des événements du mois à venir, c’est un moyen pour nous de te communiquer les dates importantes qui arrivent !

POUR QUI : Les expéditeurs et les destinataires sont généralement mentionnés dans l’entête de la newsletter. Si tu ne les reçois pas, envoie vite un mail à [email protected] !

NOTE IMPORTANTE : Les adresses utilisées dans nos listings sont mises à jour en Octobre de chaque année et reprises à partir de l’intranet National SGDF. Vérifie bien que ton adresse soit à jour sur l’intranet pour ne pas avoir de mauvaise surprise !

PETIT PLUS : Les newsletters de Philibert sont là pour te rappeler tous les événements de la semaine qui arrivent !!! Lui aussi a besoin de se sentir utile ! Fais donc bien attention à ce qu’il ne se retrouve pas dans tes courriers indésirables !

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Les outilsFacebook

Une page publique

Facebook, c’est plusieurs choses pour le Territoire de l’Hérault :

UNE PAGE PUBLIQUE : La page publique, comme son nom l’indique et visible par TOUT LE MONDE ! Elle est donc accessible aux personnes extérieures au mouvement. C’est donc un outil de communication externe.

UN GROUPE FERME :Géré par le Pôle Communication du Territoire et Rosy, sa mascotte, le groupe est uniquement accessible aux adultes du Territoire ainsi qu’aux anciens.

POURQUOI UN GROUPE FERME ? Pour échanger sur les bonnes pratiques du Territoire, pour profiter du Réseau pour toute demande d’hébergement, de recherche d’emploi, pour toute question sur l’organisation d’un événement. Il reste fermé pour garder la magie des animations pour tous les jeunes du mouvement loin de l’organisation et la logistique des événements...Si tu n’as pas Facebook, ce n’est pas grave : toutes les infos importantes se trouvent sur le site internet du Territoire !

ON Y TROUVE QUOI ? : La publication d’articles intéressants, et les événements publics auxquels nous participons.Pour suivre les publications de la page, cliques sur le bouton J’aime de la page et n’hésite pas à la partager à tes amis non scouts !

ATTENTION BIENVEILLANCE : Toutes les personnes «acceptées» sur le groupe peuvent publier. Réfléchis bien avant de publier quelque chose. Derrière chaque profil se trouve une personne ! Sois donc bienveillant dans la rédaction de tes publications :) !

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Les outilsLe site internet

Le site Internet

WWW.SGDF34.FRC’est L’ADRESSE que tu dois retenir! Pourquoi ? Explications en quelques points :

1. LES ARTICLESC’est là où nous publions régulièrement les nouvelles de ce qui se fait sur l’Hérault et notamment dans ton Groupe. Si tu veux communiquer sur une action, un projet, une demande de soutien, tu peux le faire en te connectant ou en cliquant sur les sous-menus de droite : «JE PROPOSE QUELQUE CHOSE».

Le site internet dispose d’une partie publique, accessible à tous, et d’une partie cachée, accessible par un mot de passe. Petit point sur tout ce qu’il peut t’offrir !

Les outils publics du site internet

Les articles sont directement accessibles en cliquant sur l’onglet «ACTUS & RESERVATION» du menu principal.Pour écrire tes propres articles, rends-toi à la page 17 !

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2. LES INFORMATIONS SUR LE MOUVEMENTEn navigant sur les menus du site internet, tu trouveras toutes les informations sur l’histoire et les valeurs de notre mouvement, sur l’explication des tranches d’âge et sur le Territoire, son équipe Territoriale, et sur les Groupes SGDF de l’Hérault.

Onglets : «LE MOUVEMENT», «LE TERRITOIRE», «NOUS REJOINDRE». Tu y trouveras également les liens pour accéder à la boutique SGDF et à l’intranet SGDF.

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http://www.sgdf34.fr/agenda-du-territoire/

Synchronisable avec les calendriers outlook, mobiles (androïd, apple), ce calendrier te permettra d’être à jour et de ne manquer aucun événement Territorial !

3. LA PHOTOTHEQUE DU TERRITOIREPour accéder à nos photos ou aux photos des groupes, clique sur «PHOTOS» dans le menu principal du site internet. Ce clic te redirigera vers la photothèque du Territoire, elle aussi protégée par un mot de passe. Si tu ne l’as pas, contacte ton responsable Développement préféré : [email protected]

4. L’AGENDA DU TERRITOIRE

Filtre ton calendrier selon tes catégories préférées.

Les catégories sont différenciées par des couleurs. En passant la souris sur le titre de l’événement, tu verras un aperçu de sa description. Clique sur le titre de l’événement pour en savoir plus.

Choisis ta vueChoisis ton mois

A partir de ton smartphone, clique sur «S’abonner au calendrier filtré» identifiable par cette icône : . L’agenda du Territoire est désormais synchronisé sur ton agenda électronique.

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5. TERRAINS & RESERVATIONhttp://www.sgdf34.fr/terrains-territoire-sgdf/Sur cette page, tu pourras réserver un terrain sur les domaines du Territoire, sous réserve de disponibilité.

6. LES AUTRES OUTILSEn navigant sur le site internet, tu trouveras un menu de droite te permettant d’accéder à tous les outils nécessaires dans l’exercice

Rends-toi sur le menu du haut et passe ta souris sur l’onglet «ACTUS & RESERVATION», clique sur «LES TERRAINS DU TERRITOIRE». A partir de cette page, tu trouveras toutes les informations pour réserver les Terrains mis à disposition sur le Territoire de l’Hérault.

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Pour accéder à certaines pages du site internet, il faut te connecter. Pour cela, rien de plus simple. Clique sur l’onglet CONNEXION du menu du haut. (Si tu ne le vois pas, c’est parfait ! C’est que tu es déjà connecté !)

de ta mission chez les SGDF : • les outils de LaToileScoute pour les maîtrises, • un lien direct au Doc En Stock SGDF, • le lexique du jargon scout, • une rubrique QUESTIONS & AIDE,• les divers moyens de proposer articles et dates sur l’agenda

Les outils privés du site internet

Une fois rendu sur la page de connexion, tu peux soit t’identifier (si tu as un déjà un compte), soit créer un compte. Un certain nombre de champs te sera alors demandés (ceux-ci sont nécessaires car ils permettent à l’équipe Communication de t’envoyer des mails ciblés avec les informations pouvant te concerner).


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1. ANNUAIRES & COORDONNEESLes coordonnées des groupes et des Equipiers Territoriaux se trouvent également sur le site internet ! Tu pourras ainsi facilement contacter les bonnes personnes !


Ca y est ! Tu es connecté ! Tu vas pouvoir accéder à de nombreux outils cachés disponibles rien que pour toi !

Rends-toi sur le menu «MES OUTILS» et clique sur «ANNUAIRE» ou clique directement sur «ANNUAIRE» dans le menu de droite. Les coordonnées des groupes sont disponibles à partir de fin Octobre, le temps que toutes les équipes de groupe soient constituées.

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2. L’ACCES AU CLOUD SGDF34

Le cloud SGDF34, c’est l’endoit où tu pourras accéder à tous les documents du territoire : Compte-Rendus des réunions, identité visuelle (logos...), vidéos, ...

http://cloud.sgdf34.fr/

Pour te connecter, il te faut une adresse en @sgdf34.fr. Si tu n’as pas les identifiants ou les mots de passe (ce sont les mêmes que pour accéder à ta boîte mail @sgdf34.fr), contacte le Pôle Developpement : [email protected].

3. ECRIRE UN ARTICLE SUR LE SITE INTERNETLes adresses des groupes type [nom_du_groupe]@sgdf34.fr permettent d’accéder au back-office du site internet, comprends là, la VRAIE face cachée du site.

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Les outils

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En te connectant avec cette adresse, clique sur «TABLEAU DE BORD» (A).

Pour écrire un nouvel article, rends-toi dans le menu de gauche «Articles» (B), écris le titre de ton article (C), rajoute le contenu sdfss

de ton article (D), associe ton article à la catégorie de ton groupe (E), insère une photo (F), et n’oublie pas de cliquer sur «PUBLIER» (G). TON ARTICLE EST ENFIN CREE !!! BRAVO A TOI !

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Le kit

Tout savoir sur la communication du Territoire Scouts & Guides de France de l’Hérault

Scouts & Guides de France de l’Hérault31 ter Avenue Saint-Lazare, CS82137

34060 Montpellier

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