THESES La soutenance de thèse, dernière étape du doctorat, constitue une procédure précise au cours de laquelle vous devrez veiller au respect de différentes formalités et délais, établis selon la législation en vigueur.

Pour démarrer la procédure, vous devez être inscrit à l’université. Dans le cas d’une soutenance après le 31 octobre de l’année en cours, la réinscription est obligatoire.

Voici quelques informations complémentaires pour vous aider dans vos démarches : Règles de constitution des jurys de thèse ................................................................................................................. P 2 Schéma de la procédure de soutenance ................................................................................................................... P 3 Tutoriel ADUM ........................................................................................................................................................... P 4 Remise du diplôme .................................................................................................................................................... P 10 Vos contacts pour les démarches de soutenance ..................................................................................................... P 10 Liste de salles ............................................................................................................................................................. P 12

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REGLES DE CONSTITUTION DES JURYS DE THESE Y COMPRIS POUR LES THESES EN COTUTELLE : (arrêté du 25 mai 2016 et arrêté modificatif du 1er juillet 2016)

• Le jury de thèse est désigné par le chef d’établissement après avis du directeur de l’école doctorale et du

directeur de thèse : o Le nombre des membres est compris entre 4 et 8 (encadrants compris) o Le jury est composé au moins pour moitié de personnalités françaises ou étrangères, extérieures à la

COMUE Lille Nord de France o La composition doit permettre une représentation équilibrée des femmes et des hommes o La moitié du jury au moins doit être composée de professeurs ou assimilés (liste ci –dessous). o Le directeur de thèse et les éventuels co-directeurs et co-encadrants, participent au jury mais ne

prennent pas part à la décision o Le jury peut comporter des membres invités (participent aux discussions mais pas aux délibérations)

• Les rapporteurs sont au nombre de 2 : o Ils doivent être professeurs, assimilés ou habilités à diriger des recherches. o L’établissement peut faire appel à des rapporteurs appartenant à des établissements d’enseignement

supérieur ou de recherche étrangers (validation par l’école doctorale) o Sauf si le champ disciplinaire ou le contenu des travaux ne le permettent pas, les rapporteurs doivent être

extérieurs à la COMUE Lille Nord de France o Dans le cas de travaux impliquant des personnes du monde socio-économique qui n’appartiennent pas

au monde universitaire, un 3ème rapporteur, reconnu pour ses compétences dans le domaine, peut être désigné sur proposition de l’école doctorale, après avis du directeur de thèse

o Les rapporteurs n’ont pas d’implication dans le travail du doctorant • Président

o Il est désigné par les membres du jury le jour de la soutenance o Il doit être professeur ou assimilé o Il ne peut participer à la soutenance en visio-conférence (cf. article 19 de l’arrêté du 25 mai 2016)

A titre exceptionnel, et à l’exception de son président, les membres du jury peuvent participer à la soutenance par des moyens de visioconférence ou de communication électronique permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale et satisfaisant à des caractéristiques techniques garantissant la transmission continue et simultanée des débats. Les membres du jury autorisés à participer à la soutenance en visioconférence devront donner procuration au président du jury (un formulaire spécifique leur sera adressé). LISTE DES PERSONNELS ASSIMILES AUX PROFESSEURS D’UNIVERSITE (arrêté du 15 juin 1992 modifié par l’arrêté du 19 février 2007) Les professeurs et les sous-directeurs de laboratoire du Collège de France Les professeurs du Muséum national d'histoire naturelle Les professeurs et les sous-directeurs de laboratoire du Conservatoire national des arts et métiers Les directeurs d'études de l'Ecole des hautes études en sciences sociales Les directeurs d'études de l'Ecole pratique des hautes études, de l'Ecole nationale des chartes et de l'Ecole française d'Extrême-Orient Les professeurs de l'Institut national des langues et civilisations orientales Les sous-directeurs d'écoles normales supérieures Les astronomes et physiciens régis par le décret n° 86-434 du 12 mars 1986 modifié portant statuts du corps des astronomes et physiciens et du corps des astronomes adjoints et physiciens adjoints Les astronomes titulaires et les astronomes adjoints régis par le décret du 31 juillet 1936 relatif au statut des observatoires astronomiques Les physiciens titulaires et les physiciens adjoints régis par le décret du 25 septembre 1936 relatif au statut des instituts et observatoires de physique du globe Les professeurs de première et de deuxième catégorie de l'Ecole centrale des arts et manufactures Les directeurs de recherche relevant du décret n° 83-1260 du 30 décembre 1983 fixant les dispositions statutaires communes aux corps des fonctionnaires des établissements publics scientifiques et technologiques

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SCHEMA DE LA PROCEDURE DE SOUTENANCE VIA ADUM (https://www.adum.fr/index.p)

DIRECTEUR DE THESE DOCTORANT ECOLE DOCTORALE SERVICE AFFAIRES DOCTORALES JURY/RAPPORTEURS

Crée son compte sur ADUM (identifiants communiqués par l'ED)

Procède à la création de son compte sur ADUM, remplit les champs obligatoires

Autorise le doctorant à lancer la procédure de soutenance suivant ses pré-

requis (publications, crédits…)

Signe la déclaration finalisée de soutenance

Finalise la déclaration de soutenance (membres, date et lieu), imprime la déclaration, pour signature par le

directeur de thèse et l'école doctorale

Reçoit la déclaration de soutenance signée par le directeur de thèse (conformité du jury, délais...) - Vérifie et valide le profil

dans ADUM

Active le compte dans ADUM après validation par l'école doctorale

Réceptionne la déclaration de soutenance (signée par le Directeur de

thèse et le directeur d'ED)

Renvoie la déclaration signée par Directeur ED

Transmet la déclaration de soutenance, accompagnée d'un certification

d'inscription à l'Université au Service des Affaires Doctorales

Valide la déclaration de soutenance et déclenche la procédure de soutenance

dans ADUM

Dépose son mémoire PDF dans ADUM (espace personnel, "mon profil") - reçoit

un accusé réception - Contacte le SCD pour mots clés

Désigne les rapporteurs (transmission du PDF), convoque le jury sous réserve

d'autorisation définitive

Réception du mémoire PDF par les rapporteurs - Délais de retour : 15 jours

ouvrés avant la date de soutenance

Valide l'autorisation de soutenance après réception des 2 pré-rapports de

soutenance

Dépôt des pré-rapports de soutenance dans ADUM

J-2 SEMAINES A J-1 SEMAINE

Télécharge et imprime les documents du jury dans l'espace doctorant ou directeur

de thèse

Télécharge et imprime les documents du jury dans l'espace doctorant ou directeur

de thèse

Confirme la soutenance aux membres jury, mise à disposition les documents

de soutenance

Dépose le mémoire définitif au SCD

Transmet le PV et rapport de soutenance au Service des Affaires Doctorales

Réception des documents PV, rapport, avis du jury, attestation de dépôt SCD

Pour les ED BSL, SJPG et SHS : délivre l'attestation de réussite et enclenche

l'édition du diplôme

Pour les ED SMRE, SPI et SESAM : délivre l'attestation de réussite et

enclenche l'édition du diplôme

J - 8 SEMAINES

J- 7 SEMAINES

APRES LA SOUTENANCE

J-3 SEMAINES

1

Création d’un dossier de déclaration de soutenance – Doctorat – ADUM – Université de Lille – Service des Affaires Doctorales. 3/10/18.

SOUTENANCE DE THESE Université de Lille VIA LE LOGICIEL ADUM TUTORIEL DE CREATION DU COMPTE DOCTORANT ET DE DECLARATION DE SOUTENANCE :

Préambule :

En préalable au lancement de la soutenance de thèse sur ADUM, la proposition de rapporteurs, la composition du jury, ainsi que la date de soutenance doivent faire l’objet d’une concertation entre le doctorant et son directeur de thèse. C’est le doctorant qui, ensuite, depuis son espace personnel dans ADUM, est chargé de la saisie de ces renseignements.

J-8 SEMAINES :

Le doctorant, après avoir reçu l’accord de l’ED pour démarrer la procédure de soutenance, demande la création de son compte dans ADUM : https://www.adum.fr/index.pl

L’identifiant utilisé doit être une adresse email personnelle et pérenne.

Attention, pour toute soutenance au-delà du 31 octobre, il est obligatoire de vous réinscrire à l’Université, un certificat d’inscription vous sera demandé

Sélectionnez ce choix

2

Création d’un dossier de déclaration de soutenance – Doctorat – ADUM – Université de Lille – Service des Affaires Doctorales. 3/10/18.

Suite à la demande de création de profil, un mail d’activation est envoyé au doctorant, celui-ci peut ensuite accéder à son espace personnel pour remplir sa déclaration de soutenance.

Tous les champs contenus dans le menu sont à renseigner

3

Création d’un dossier de déclaration de soutenance – Doctorat – ADUM – Université de Lille – Service des Affaires Doctorales. 3/10/18.

DETAIL DU MENU « SOUTENANCE » :

1. Détails de la soutenance

4

Création d’un dossier de déclaration de soutenance – Doctorat – ADUM – Université de Lille – Service des Affaires Doctorales. 3/10/18.

2. Désignation des rapporteurs et des membres du jury

Pour l’ensemble des membres du jury, il est IMPERATIF que les coordonnées renseignées soient VALIDES ET COMPLETES

Sélectionnez votre directeur de thèse en tapant les premières lettres du nom, les informations manquantes sont ensuite à compléter

Cliquez ensuite sur « Ajouter » pour compléter les membres de votre jury

Les membres en visioconférence devront donner procuration au président de jury pour la signature des documents – un formulaire leur sera adressé à cet effet

5

Création d’un dossier de déclaration de soutenance – Doctorat – ADUM – Université de Lille – Service des Affaires Doctorales. 3/10/18.

3. Résumé de la thèse

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Création d’un dossier de déclaration de soutenance – Doctorat – ADUM – Université de Lille – Service des Affaires Doctorales. 3/10/18.

4. Finalisation

5. Impression de la demande d’autorisation de soutenance

La finalisation de la procédure ne pourra être effective qu’après renseignement de tous les champs obligatoires

A partir de son espace personnel, le doctorant imprime la demande d’autorisation de soutenance, pour signature par son directeur de thèse et le directeur de l’ED avant transmission au Service des Affaires Doctorales

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Création d’un dossier de déclaration de soutenance – Doctorat – ADUM – Université de Lille – Service des Affaires Doctorales. 3/10/18.

6. Dépôt du manuscrit

Le PDF de cette version avant soutenance ne peut plus être modifié dès lors que la désignation des rapporteurs a été́ acceptée par l’ED. Vous effectuerez un deuxième dépôt, après la soutenance, qui lui sera définitif (il inclura les corrections demandées par le jury).

Important : la procédure administrative (nomination des rapporteurs, convocation du jury…) ne se déclenche qu’à partir du moment où le mémoire de thèse en PDF est déposé dans ADUM

Puis, dépose son mémoire de thèse en PDF dans cette rubrique (menu à gauche de la page de profil)

Pour le suivi de la procédure, les informations et documents relatifs à la soutenance sont disponibles dans l’espace personnel du doctorant et du directeur de thèse. Ces derniers sont également destinataires des messages envoyés au jury dans le cadre de l’instruction de la soutenance