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Tableau simplifié de tri et de conservation des archives communales et intercommunales

Ce document élaboré par les Archives départementales de l’Hérault liste les principales typologies documentaires présentes au sein des collectivités territoriales et indique pour chacune d’elles leur durée de conservation et leur sort final. Il ne s’agit pas d’un document exhaustif mais d’un outil qui se veut simple et pratique. Il pourra être complété par la consultation des instructions en vigueur.

Les Archives départementales de l’Hérault ont également mis à disposition un Guide d’archivage destiné aux

communes et des intercommunalités.

Grille de lecture Colonne Typologie Principaux types de documents produits ou reçus.

Colonne Références règlementaires Année de l’instruction et numéros d’ordre sur lesquelles

s’appuient les préconisations en matière d’archivage.

Colonne DUA (durée d’utilité administrative) La DUA correspond au temps pendant lequel les documents doivent être conservés, pour des raisons légales et juridiques et pour la bonne marche du service, par la collectivité. La DUA court à compter de la date de clôture du dossier qui n'est pas systématiquement la date du document le plus récent.

Colonne Sort final Il s’agit du sort final des documents à compter de la fin de

la DUA. C : le document doit être conservé définitivement D : le document n'a pas de valeur historique et peut être éliminé. A l’issu de la DUA, le service doit soumettre une demande de visa d'élimination au directeur des Archives départementales T : un tri doit être réalisé. L’opération de tri consiste en la sélection de dossiers qui seront conservés, par opposition aux dossiers non sélectionnés qui seront éliminés. Cette mention de tri ne doit pas être confondue avec le tri interne, opération qui doit être réalisée systématiquement, et qui consiste en l’élimination de certaines pièces au sein d’un dossier.

Colonne Observations Toute remarque relative aux critères de tri, aux références réglementaires…

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Tableau simplifié de tri et de conservation des archives communales et intercommunales

Principales références réglementaires

Tri et conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d'activité spécifiques

DGP/SIAF/2014/006

Tri et conservation des archives produites par les services communs à l'ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales

DPACI/RES/2009/018

Traitement et conservation des archives relatives aux élections politiques postérieures à 1945

DPACI/RES/2004/01

Mesures de simplification relatives et à la conservation des dossiers individuels des agents publics du 10 janvier 2014

DGP/SIAF/2014/001

L’existence de ce tableau simplifié ne dispense en aucun cas les collectivités de soumettre toute destruction d’archives à l’accord du directeur des Archives départementales (Code du patrimoine article L212-2). Pour cela, il convient de remplir un bordereau d’élimination, de le faire signer par le maire ou le président de l’intercommunalité puis de l’envoyer pour signature (visa) à la direction des Archives départementales en deux exemplaires.

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https://francearchives.fr/fr/file/8229105e7fca3fec9580af165e8de5468076601d/DPACI_RES_2009_018_maj_20170822.pdf




https://francearchives.fr/fr/circulaire/DPACI_RES_2004_001

https://francearchives.fr/fr/circulaire/DPACI_RES_2004_001

https://francearchives.fr/circulaire/DGP_SIAF_2014_001



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1

Sommaire Assemblée, cabinet ...................................................................................................................................................................................... 3

Ressources humaines .................................................................................................................................................................................. 5

Recrutement ............................................................................................................................................................................................ 5

Gestion ..................................................................................................................................................................................................... 5

Formation ................................................................................................................................................................................................ 7

Patrimoine mobilier, immobilier et foncier ................................................................................................................................................. 8

Documents généraux ............................................................................................................................................................................... 8

Biens du domaine public ......................................................................................................................................................................... 9

Biens du domaine privé ........................................................................................................................................................................... 9

Gestion du domaine public .................................................................................................................................................................... 10

Parc automobile ..................................................................................................................................................................................... 10

Assurances ............................................................................................................................................................................................. 11

Finances ..................................................................................................................................................................................................... 12

Budgets et comptes ............................................................................................................................................................................... 12

Comptabilité .......................................................................................................................................................................................... 12

Régies ..................................................................................................................................................................................................... 13

Impôts locaux, Cadastre ............................................................................................................................................................................ 15

Marchés publics ......................................................................................................................................................................................... 17

Communication et festivités ...................................................................................................................................................................... 18

Manifestation ........................................................................................................................................................................................ 18

Information ............................................................................................................................................................................................ 18

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2

Etat civil...................................................................................................................................................................................................... 20

Population .................................................................................................................................................................................................. 21

Identité, Etrangers ................................................................................................................................................................................. 21

Recensement de population .................................................................................................................................................................. 21

Funérailles et lieux de sépulture............................................................................................................................................................ 22

Service national ..................................................................................................................................................................................... 23

Jury d'assise ........................................................................................................................................................................................... 23

Chasse .................................................................................................................................................................................................... 23

Association ............................................................................................................................................................................................. 24

Elections ..................................................................................................................................................................................................... 25

Elections politiques ................................................................................................................................................................................ 25

Elections socio-professionnelles ............................................................................................................................................................ 27

Police et sécurité publique ........................................................................................................................................................................ 28

Urbanisme ................................................................................................................................................................................................. 30

Agriculture ................................................................................................................................................................................................. 32

Aides sociales ............................................................................................................................................................................................. 33

Petite enfance et vie scolaire..................................................................................................................................................................... 35

Petite enfance ........................................................................................................................................................................................ 35

Vie scolaire ............................................................................................................................................................................................. 36

Gestion du domaine public –Voirie et réseaux ......................................................................................................................................... 38

Voirie routière........................................................................................................................................................................................ 38

Gestion des eaux.................................................................................................................................................................................... 39

Electricité - Gaz ...................................................................................................................................................................................... 39

Santé et environnement ............................................................................................................................................................................ 41




3

Assemblée, cabinet Typologie Références

règlementaires DUA Sort final Observations

Chronos courriers arrivé et départ

5 ans T Conserver à titre historique les années se terminant en 3 et 8

Registres d'enregistrement courrier

5 ans D

Plis d'huissier 3 mois D

Registres d'émargement des plis d'huissiers

2 ans D

Recueil des actes administratifs de la commune

2009 ; 1.2.2.3 1 an C

Recueil des actes administratifs des collectivités voisines

2009 ; 1.2.2.3 Sans objet

D La destruction peut se faire sans visa d'élimination

Recueil des actes administratifs de la préfecture

2009 ; 11.2 10 ans D Les communes chefs-lieux de canton sont tenues de conserver les Recueils des actes administratifs du préfet.

Documentation transmise par les structures intercommunales dont la commune est membre : budgets et comptes, délibérations du conseil communautaire ou syndical,

10 ans D Ces documents sont conservés par les structures intercommunales.




4

etc.

Assemblée délibérante Dossier préparatoire Dossier de séance Dossier remis aux

conseillers

2009 ; 1.1.1.1 2009 ; 1.1.1.2 2009 ; 1.1.1.2

1 an 1 an 1 an

D C C

Les pouvoirs et bulletins de vote peuvent être éliminés au bout d’un an.

Registres de délibérations 2009 ; 1.1.2.1 1 an C

Pièces annexes aux délibérations : convention, contrat, règlement, etc.

2009 ; 1.1.2.1 1 an C Pièces à conserver dans les dossiers de séance.

Extrait des délibérations 2009 ; 1.1.2.1 1 an D

Registres des arrêtés 2009 ; 1.2.2.1 1 an C

Registres des arrêtés à caractère temporaire (voirie, etc)

2009 ; 1.2.2.1 5 ans D La distinction entre les deux collections (à valeur temporaire/permanente) n’existe pas partout. Critère de tri : si le mode de reliure le permet, éliminer les arrêtés à valeur temporaire relatifs à la voirie ; pour les arrêtés relatifs au personnel (voir infra). Si tous les arrêtés sont reliés ensemble, conserver l’intégralité.

Actes et annexes passés au contrôle de légalité

2009 ; 1.1.2.3 10 ans D Ces pièces ne doivent pas être reliées dans le registre des délibérations




5

Ressources humaines

Recrutement Typologie Références


Déclaration unique d'embauche : accusé de réception ou attestation

2009 ; 2.4.1.2 4 ans D Document obligatoire produit pour tout agent quel que soit son statut. L'accusé de réception ou l'attestation doit être conservé dans le dossier carrière et peut être demandé par les contrôleurs de l'URSSAF.

Demandes d'emploi refusées

2009 ; 2.1 2 ans D Conserver le récapitulatif annuel.

Personnel non rémunéré demande, contrat,

convention, attestation demande de stage

refusée rapport de stage

2009 ; 2.4.2 2009 ; 2.4.2 2009 ; 2.4.2

5 ans 2 ans 2 ans

D D T

Critère de tri : tri qualitatif

Gestion Typologie Références


Éléments de paiement : états des heures supplémentaires, des primes, de mi-traitement, d’opposition sur salaire, pièces justificatives, etc.

2009 ; 2.3.2 10 ans D Ces documents servent de justificatifs comptables en cas de contrôle de la CRC




6

Livre ou registre de paie 2009 ; 2.3.2 10 ans C

Bulletin de salaire 2009 ; 2.3.2 5 ans D La conservation des originaux est de la responsabilité des salariés. L'employeur peut faire le choix de les conserver sur support papier ou en version électronique

Cotisations et charges sociales : -bordereaux périodiques (mensuels, trimestriels) de déclaration de cotisations ; - appels à cotisations ; -états annuels des versements ; -déclarations annuelles de données sociales (DADS).

2009 ; 2.3.2

2009 ; 2.3.2 2009 ; 2.3.2

2009 ; 2.3.2

10 ans

10 ans 10 ans

5 ans

D D D D

Demandes de congé annuel, congés exceptionnels, ARTT : demandes, justificatifs.

2009 ; 2.3.4 2 ans D

Dossiers individuels des élus 2009 ; 2.4.3 80 ans à compter de la date de naissance

C

Dossiers individuels des agents

DGP/SIAF/2014/001 80 ans à compter de la date de naissance

T Délai applicable à l'ensemble des dossiers individuels qu'ils soient sur support électronique ou sur support papier Critère de tri : conservation des dossiers de direction, postes de chargé de missions, ainsi qu'une conservation




7

des dossiers commençant par les lettres B et T (ou Ber et Tra)

Registre des arrêtés du personnel

2009 ; 2.4.1.2 5 ans C

Formation Typologie Références


Formation interne : organisation

2009 ; 2.2.2 5 ans D

Demandes de formation 2009 ; 2.4.1.5 5 ans D

Convention de formation individuelle

2009 ; 2.4.1.5 Durée de la carrière

C Conserver tout autre document prouvant que la formation a été suivie par l'agent en cas d'absence de convention

Congé de formation (hors CNFPT) : demande, réponses, diplôme, attestation

2009 ; 4.1.5 5 ans C




8

Patrimoine mobilier, immobilier et foncier

Documents généraux Typologie Références


Don, donations et legs : actes notariés, lettre de don, d'acceptation ou de refus, correspondance

2009 ; 3.1.1 Validité C

Location ou mise à disposition : acte administratif, contrat, convention, bail, état de lieux correspondance

2009 ; 3.1.1 10 ans D

Contrôle technique des installations électriques, de gaz et des systèmes d'incendie : rapports, bilan

2009 ; 3.1.2 Durée de vie de l'équipement

D

Contrôle technique des équipements (ascenseur, machines-outils, etc.) : agrément des organismes de contrôle, comptes rendus de visites

2009 ; 3.1.2 Durée de vie de l'équipement

D

Action entreprise suite à l'inspection ou du contrôle : procès-verbal de décision, bilan

2009 ; 3.1.2 5 ans C

Entretien courant des bâtiments ou des sites : demandes d’intervention, rapports d’intervention

2009 ; 3.1 10 ans D




9

Biens du domaine public Typologie Références


Dossier de préemption 2009 ; 3.2 2 ans C

Acquisition d'un bien en provenance de l'Etat ou d'une autre collectivité : convention de transfert, procès-verbal, correspondance

2009 ; 3.2 10 ans C

Biens du domaine privé Typologie Références


Acquisition de propriétés : titres de propriétés, rapport, plans correspondance, etc.

2009 ; 3.2 30 ans C

Concession de logement aux agents publics : arrêté d'attribution, titre de recette, relevés de consommation, etc.

2009 ; 3.2 10 ans D




10

Gestion du domaine public Typologie Références


Carte des réseaux, règlement

2014 ; 710/01 et 02

Validité C

Rapport d'inspection des réseaux : inspection télévisée, test d'étanchéité, test de compactage etc.

2014 ; 710/10 10 ans D

Déclaration d'intention de commencement des travaux (DICT)

2014 ; 710/07 1 an D

Autorisation d'occupation du domaine public routier, ferroviaire et fluvial accordée par les organismes propriétaires

2014 ; 710/12 Validité C

Parc automobile Typologie Références


Inventaire, état 2009 ; 3.4.1 Validité C

Vente et achat : contrat, déclaration d'achat ou de destruction, demande d'immatriculation

2009 ; 3.4.2 10 ans à compter de la cession du véhicule

D

Vignettes et paiement de cartes grises

2009 ; 3.4.2 5 ans D




11

Rapport de contrôle technique et suivi d'entretien

2009 ; 3.4.3 Jusqu'à réforme du véhicule

D

Assurances Typologie Références


Polices d'assurance 2009 ; 4.3.1 5 ans D

Sinistres : déclarations, correspondance, rapports d'expertise, certificats, pièces justificatives

* sinistres avec

dommages corporels * sinistres sans

dommages corporels

2009 ; 4.3.2 2009 ; 4.3.2

30 ans 10 ans

T T

Critère de tri : conserver les dossiers importants




12

Finances

Budgets et comptes Typologie Références


Budget primitif, budget supplémentaire et décisions modificatives

2009 ; 5.1.1 5 ans C

Débat d'orientation budgétaire

2009 ; 5.1.1 5 ans C

Comptes administratifs et annexes

2009 ; 5.1.4 5 ans C

Comptes de gestion 2009 ; 5.1.5 5 ans C

Comptabilité Typologie Références


Enregistrement annuel des dépenses et des recettes par nature : livre de compte, Grand Livre, registre de comptabilité, fiches budgétaires.

2009 ; 5.3.1 10 ans C Ce document peut se présenter sous des formes variées et a une dénomination différente en fonction des collectivités ou des logiciels comptables utilisés. Il doit comporter le numéro de titre de recette ou de mandat, la nature de la recette ou de la dépense, son objet, l’identité du créancier ou du débiteur et le montant de l’opération. Imprimer le Grand Livre si le logiciel métier ne garantit pas l'archivage des données.

Factures, bons d'engagement, bordereaux journal des mandats et des

2009 ; 5.3.2 et 5.3.3

10 ans D Conserver les bordereaux de mandats et de titres en cas d'absence du Grand Livre




13

titres

Bons de commande et bons de livraison

2009 ; 5.3.3 1 an D Conserver 10 ans les bons de commande qui font office de bon d’engagement comptable

Ligne de trésorerie : contrat, relevés d’opération, relevés de banque

2009 ; 5.3.1 10 ans D

Fonds de compensation de la TVA : état des dépenses d’investissement éligibles au FCTVA

2009 ; 5.3.1 10 ans D

Subventions reçues : dossiers de demande, correspondance, notification

2009 ; 5.3.1 10 ans D

Garanties d'emprunt : convention, projets, bilans, tableaux d'amortissement

2009 ; 5.3.1 10 ans D La DUA court à compter de la fin de la procédure de remboursement du prêt

Régies Typologie Références


Institution, modification, suppression des régies ou des sous régies : délibérations ou décisions

2009 ; 5.4.1 4 ans à compter de la suppression

C

Contrôle par la trésorerie : procès-verbal

2009 ; 5.4.1 1 an C




14

Pièces justificatives : bordereaux des chèques remis à l’encaissement, bordereaux du numéraire, facturettes de carte bancaire, bordereaux de remise de chèques-vacances, de titres restaurant, de chèques d’accompagnement personnalisé, de chèques emploi-services

2009 ; 5.4.3 10 ans D La DUA des pièces comptables doit être de 10 ans au titre de la prescription de la gestion de fait (Code des juridictions financières, art. L. 231-3).

Inscriptions de toutes sortes et justificatifs de présence pour l’établissement des factures : centres de loisirs, centres de vacances, restauration scolaire

2009 ; 5.4.3 10 ans D




15

Impôts locaux, Cadastre Typologie Références


États fournis par les services fiscaux : tableaux de renseignements extraits des rôles des impôts directs locaux

2009 ; 5.2.1 2 ans C

Taxe d'habitation, professionnelle, foncière (bâti et non bâti), taxe d'enlèvement des ordures ménagères et de la chambre des métiers : copie des matrices

*Avant 1970 5 ans C

*Après 1970 2009 ; 5.2.2 5 ans D

Plan cadastral produit par l'administration fiscale

2014 ; 312/02 Jusqu'à mise à jour

D Les plans cadastraux reçus pour information en mairie, peuvent être détruits à condition que les originaux de ces plans aient été versés aux Archives départementales, conformément à l'instruction DAF/DPACI/RES/2009/009 du 14 avril 2009 relative à l'archivage de la documentation cadastrale. Cette autorisation de destruction ne s'applique qu'aux feuilles récentes du cadastre : le plan napoléonien et le plan du cadastre rénové des années 1930 doivent être conservés




16

Documentation cadastrale produite par l'administration fiscale.

2014 ; 313/01 2 ans D La documentation cadastrale est reçue pour information. Elle peut être détruite en commune, sous réserve du versement de l'exemplaire de l'administration fiscale aux Archives départementales.




17

Marchés publics Typologie Références


Etudes préalables 2009 ; 6.1 10 ans C

Dossier de consultation des entreprises ou DCE (documents non signés et formulaires vierges)

2009 ; 6.2 5 ans D

Commission d'ouverture des plis : procès-verbal

2009 ; 6.3 10 ans C Eliminer les convocations au bout de 10 ans.

Rapport d'analyse des offres 2009 ; 6.3 10 ans C

Offres non retenues 2009 ; 6.4.1.1 5 ans à compter de

la notification du marché

D La DUA est de 3 ans à compter de la clôture du programme si le marché bénéficie de fonds européens

Marché de travaux 2009 ; 6.4.1.2 10 ans T Critère de tri : conserver les marchés de travaux importants et les marchés intéressant l’histoire de l’architecture, de l’art ou des techniques, de la protection de l’environnement ou de l’aménagement du territoire

Marché de service 2009 ; 6.4.1.2 10 ans T Conserver les marchés de travaux importants

Marché récurrents (entretien, menus travaux, maintenance, contrôle technique, sécurité, etc.

2009 ; 6.4.1.2 10 ans D

Marchés de fournitures 2009 ; 6.4.1.2 10 ans T Conserver les marchés de fournitures très spécifiques




18

Communication et festivités

Manifestation Typologie Références


Calendrier des manifestations

2009 ; 9.1.1 1 an C

Dossiers de préparation 2009 ; 9.1.1 5 ans T Conserver les manifestations exceptionnelles Conserver les manifestations régulières des années se terminant par 3 et 8

Programme, discours, affiches

2009 ; 9.1.1 1 an C

Revues de presse, compte rendu, livre d'or, statistique de fréquentation

2009 ; 9.1.1 1 an C

Information Typologie Références


Conception de produits d'information (carte de vœux, affiche, plaquettes, bulletins municipaux, etc.) -document préparatoire, maquette, bon à tirer -produit fini

2009 ; 9.2.1 1 an 1 an

D C

Droit à l'image : accord des ayants droit

2009 ; 9.2.4 Vie des personnes concernées

D




19

Droit d'auteur : accord des ayants droit

2009 ; 9.2.4 70 ans à compter du

décès de l'auteur

C




20

Etat civil Typologie Références


Registre d'état civil, table décennale, registre et cahier de baptême civil

2014 ; 111/01 Validité C

Pièces annexes remises à l'officier de l'état civil pour l'établissement, la rectification ou la transcription d'un acte ou d'une décision judiciaire : certificat médical, notification de jugement, avis de naissance hors commune, etc.

2014 ; 111/04 1 an ou 50 ans (si

dérogation accordée par le procureur)

Sans objet T

Pièces remises au greffe avec les doubles des registres. Si le procureur accorde une dérogation au versement du greffe, la commune doit conserver 50 ans les pièces annexes de l'état civil. Critère de tri : Un tri (à définir avec les Archives départementales) pourra être réalisé sur les dossiers de mariages.

Avis de mentions : registre, récépissé, pièces justificatives

2014 ; 111/07 10 ans D

Demandes d'extrait acte, de double de livret de famille

2014 ; 111/10 1 an D

Correspondance relative à la tenue du registre de l'état civil, correspondance avec le procureur

2014 ; 111/09 10 ans C




21

Population

Identité, Etrangers Typologie Références


Carte nationale d'identité, passeport : registre d'inscription des demandes et remises

2014 ; 112/01 5 ans D Informations conservées par la préfecture

Autorisation de sortie de territoire pour les mineurs

2014 ; 112/04 5 ans D

Certificats de vie commune, certificat de vie, certificat d'hérédité

2014 ; 112/07 1 an D

Etrangers : Fiches de délivrance des attestations d'accueil

2014 ; 113/01 5 ans C Conserver les statistiques sur les étrangers.

Etrangers : copie de l'attestation d'accueil délivrée

2014 ; 113/02 5 ans D

Recensement de population Typologie Références


Tableaux récapitulatifs 2014 ; 130/01 5 ans C

Dossiers remis aux agents recenseurs

2014 ; 130/02 5 ans D




22

Dossier d'organisation 2014 ; 130/03 5 ans D

Carnet de tournée des agents

2014 ; 130/02 5 ans D

Dossier de mise en œuvre 2014 ; 130/03 5 ans D

Funérailles et lieux de sépulture Typologie Références


Registre des inhumations et répertoire alphabétique.

2014 ; 233/11 Validité C

Règlement du cimetière 2014 ; 233/12 Validité C

Concessions et espaces spécifiques («carrés») -registre, fichier, plans -dossier de demande de titre de concessions -titre de concession, acte notarié -reprise de sépulture à l'état d'abandon

2014 ; 233/13 2014 ; 233/14 2014 ; 233/15 2014 ; 233/16

Validité 10 ans 30 ans 5 ans

C D C C




23

Service national Typologie Références


Recensement citoyen en vue de la journée d'appel : pièces justificatives des déclarations des jeunes recensés, avis d'inscription, notice individuelle

2014 ; 120/1 5 ans D Listes envoyées périodiquement à la préfecture

Copie de listes établies 2014 ; 120/2 10 ans D

Jury d'assise Typologie Références


Pièces préparatoires 2014 ; 140/01 1 an D

Liste communale, procès-verbal

2014 ; 140/02 1 an D La liste définitive est conservée par le tribunal de grande instance

Chasse1 Typologie Références


Registres de délivrance de permis de chasse

Validité C

Demande et souches de permis de chasse

2 ans D

1 La gestion des permis de chasse n'est plus assurée par les communes depuis 2000




24

Association Typologie Références


Dossier de suivi des associations

2014 ; 13.3.1/01

Durée de vie de l'association

T Conserver les dossiers d'associations importantes pour la collectivité ou ayant eu un rayonnement uniquement local

Annuaire des associations 2014 ; 13.3.1/02

1 an C

Réservation de salle, planning d'occupation

2014 ; 13.3.1/03

1 an D

Subventions : dossier de demande

2009 ; 5.3.3 10 ans T Conserver les dossiers selon un tri chronologique des années se terminant par 3 et 8




25

Elections

Elections politiques Typologie Références


Listes électorales 2004 ; 2.1.1 3 ans C

Listes complémentaires des électeurs européens

2004 ; 2.1.1 3 ans C

Listes électorales par bureau de vote

2004 ; 2.1.1 3 ans D Il s'agit de documents préparatoires

Demandes d'inscription ou de modification et pièces justificatives

2004 ; 2.1.2 3 ans D

Dossiers nominatifs de radiation et pièces annexes

2004 ; 2.1.2 3 ans D

Fichier ou cahier des radiés 2004 ; 2.1.2 3 ans D

Commission chargée des listes électorales : tableaux rectificatifs nominatifs, procès-verbaux

2004 ; 2.1.3 3 ans C ou D Le choix engtre Destruction ou conservation sera opéré en fonction du contenu très inégal des procès-verbaux.

Propagande électorale 2004 ; 2.4.1 15 jours sauf

contentieux

T Documents conservés par la préfecture. Conserver si possible la propagande relative aux élections locales.

Bureau de vote : organisation

2004 ; 2.5.1 5 ans C

Cartes d'électeurs non distribuées

2004 ; 2.5.1 5 ans D




26

Procuration : registre 2004 ; 2.5.1 3 ans et 4 mois

D

Déroulement des opérations électorales : procès-verbaux centralisateurs et par bureau

2004 ; 2.5.4 15 jours sauf contentieux

C

Listes d'émargement

* avant 1969 2004 ; 2.5.4 15 jours sauf contentieux

T Critère de tri : conserver 1 année sur 10

* après 1969 2004 ; 2.5.4 15 jours sauf contentieux

T Au cas où les listes auraient été restituées aux communes, les communes peuvent les restituer aux Archives départementales. Critère de tri : conserver les listes des référendums et des élections présidentielles en totalité ainsi que les listes des scrutins tenus les années 2, 5 et 8. Si les listes électorales sont lacunaires, conserver les listes d’émargement correspondantes

Bulletins de vote non utilisés

2004 ; 2.5.4 15 jours sauf contentieux

D

Elections sénatoriales : procès-verbaux de désignation des délégués des communes

2004 ; 3 9 ans C




27

Elections socio-professionnelles2 Typologie Références


Déclaration nominative des employeurs et des salariés par les employeurs : procès-verbaux

2014 ; 150/01 5 ans C

Listes électorales et listes d'émargement

2014 ; 150/02-03

5 ans D

Procès-verbaux A et B 2014 ; 150/04 5 ans C

2 Depuis plusieurs années, les élections consulaires (chambre de commerce et de l'industrie, chambre d'agriculture, chambre des métiers) sont

organisées par les organismes consulaires. Seules les élections des prud’hommes sont organisées par les communes.




28

Police et sécurité publique

Typologie Références règlementaires

DUA Sort final Observations

Main courante 2014 ; 211.01 3 ans C

Rapport d'intervention 2014 ; 231/03 5 ans T Critère de tri : tri qualitatif

Infractions : constat d’infraction, notification (bordereaux des documents, port de plis, registre), procès-verbal, timbre-amende (carnet à souches, fiche récapitulative quotidienne)

2014 ; 231/05 10 ans D

Registre des objets trouvés et perdus

2014 ; 232/06 3 ans D

Vente en liquidation ou au déballage, halles et marchés : autorisation du maire

2014 ; 232/08 1 an D

Circulation et stationnement : arrêté de police et certificat d'affichage

-temporaire -définitif

2014 ; 231/01 2014 ; 231/02

5 ans Validité

D C

Les arrêtés de voirie peuvent se retrouver dans la collection des registres des arrêtés de la commune ou faire l'objet d'une reliure distincte Si le mode de reliure le permet, éliminer les arrêtés temporaires




29

Mise en fourrière -fiche de déplacement, récupération par le propriétaire -registre -procès-verbal de destruction -demande, autorisation de stationnement ou d'accès pour les riverains

2014 ; 233/03

et 233/04 2015 ; 233/03 2014 ; 233/07 2014 ; 233/08

1 an 3 ans 10 ans Validité

D D D D




30

Urbanisme



Planification urbaine (SCOT, PLU, carte communale, secteur sauvegardé, plan de sauvegarde et de mise en valeur etc.) : étude préalable, élaboration (enquête publique), approbation

2014 ; 510/01 à 510/09

1 an C La déclaration de projet (étude préalable, délibération, enquête publique, dossier d'aménagement, avis de l'autorité environnementale) a une DUA de 10 ans et doit être conservée définitivement.

Documents d'urbanisme des autres communes (POS, PLU etc.)

Sans objet D Documents reçus pour information non soumis à une DUA.

Autorisation d'urbanisme -certificat d'urbanisme -registre

2014 ; 541/01 2014 ; 541/02

Validité Validité

D C

Précisions concernant la DUA : validité de 18 mois et prorogations possibles par période d'un an.

Les certificats d’urbanisme exigés par l’ancien article L. 111-5 du code de d’urbanisme en cas de détachement de parcelles d’un terrain bâti, supprimés par la loi SRU du 1er avril 2001, doivent être conservés à l'issue de la DUA.

Déclaration préalable de travaux

2014 ; 542/01

5 ans 5 ans

D Pour les ouvrages de production d'énergie renouvelable, la DUA est de 10 ans.




31

Dossier de permis de construire -validé -sans suite ou refusé

2014 ; 543/01 2014 ; 543/02

5 ans 5 ans

C D

Pour les ouvrages de production d'énergie renouvelable, la DUA est de 10 ans.

Déclaration d'intention d'aliéner (DIA) -registre -formulaire de déclaration sans suite

2014 ; 521/02 2014 ; 521/02

5 ans 5 ans

C D




32

Agriculture Typologie Références


Encépagement, ensemencement : registre de déclarations, certificat de non-ensemencement, déclaration de changement de culture, etc.

2014 ; 1421/01 5 ans D

Relevés récapitulatifs annuels

2014 ; 1421/03 5 ans C

Déclarations individuelles de récoltes et de stocks de vin

2014 ; 1421/02 5 ans D A conserver si les récapitulatifs annuels n'existent plus.

Carburant agricole : demande de détaxe

2014 ; 1421/11 5 ans D

Calamités agricoles -commission communale, constitution et fonctionnement : procès-verbal -sinistre : arrêté préfectoral, arrêté interministériel -indemnisation : déclaration de pertes éprouvées, demandes d'indemnisation -indemnisation : liste récapitulative

2014 ; 1423/01 2014 ; 1423/02 2014 ; 1423/03 2014 ; 1423/04

2 ans 5 ans 5 ans 5 ans

C C D C




33

Aides sociales Typologie Références


Liste nominative annuelle des bénéficiaires par type d'aide

2014 ; 821/01 Validité C

Action sociale obligatoire (APA, RSA…). Dossier de demande d'aide sociale reçu par délégation pour instruction -aide non récupérable sur succession -aide récupérable sur succession

2014 ; 821/02 2014 ; 821/03

10 ans

5 ans ou 10 ans

T T

A compter de la notification de la succession au département, la DUA est de 5 ans

Action sociale obligatoire. Dossiers de demandes d'aide sociale transmis au service instructeur (copie)

2014 ; 821/04 2 ans D Dossiers transmis au service instructeur décisionnaire (Département)

Action sociale facultative. Dossier d'aide sociale facultative individuel ou familial

2014 ; 831/02 10 ans T Critère de tri : selon le mode de classement adopté par la collectivité, procéder à un tri chronologique (dossiers des années se terminant par 3 et 8) ou alphabétique (dossiers commençant par B et T ou Ber et Tra)




34

Commission d'attribution des logements -règlement -convocation, compte rendu, notification et fiche de renseignement

2014 ; 940/03 2014 ; 940/04

Validité 1 an

D D

Dossier conservé par les bailleurs sociaux

Dossier de demande de logement (imprimé, pièces justificatives, courrier de l'assistante sociale)

2014 ; 940/02 1 an D Dossiers centralisés en préfecture




35

Petite enfance et vie scolaire

Petite enfance Typologie Références


Dossier de création 2014 ; 1111/01 5 ans C

Projet d'établissement 2014 ; 1111/03 Validité C

Règlement, tarifs, contrôles sanitaires, protocoles médicaux

2014 ; 1112/01 Validité C

Rapport d'activité, statistique, état de fréquentation

2014 ; 1112/04 3 ans T Critère de tri : conserver définitivement les documents récapitulatifs

Assistants maternels communaux -fiches de présence ou relevés des heures effectuées par le personnel -compte rendu des visites aux domiciles des assistants maternels

2014 ; 1114/01 2014 ; 1114/02

10 ans 3 ans

D C

Dossiers d'admission -fiche d'inscription, pièces d'état civil, justificatif -dossier financier

2014 ; 1121/05 2014 ; 1121/06

3 ans 10 ans

D D

Cahier ou registre de présence ou d'appel journalier

2014 ; 1122/03 10 ans D




36

Cahier de transmission ou de liaison interne

2014 ; 1122/04 1 an T Critère de tri : tri qualitatif

Dossiers individuels des enfants sortis -dossiers médicaux -autorisations parentales, fiche de renseignement etc.

2014 ; 1123/01 2014 ; 1123/02

28 ans à compter de la naissance

5 ans

D D

Vie scolaire Typologie Références


Effectifs des écoles -dossiers de préinscription -liste des enfants inscrits -bourse communale

2014; 1212/03 2014; 1212/04 2014 ; 1212/05

1 an 1 an 10 ans

D D T

Critère de tri : tri qualitatif

Conseil d'école : ordre du jour, convocation, compte rendu

2014 ; 1221/02 5 ans D

Projet éducatif avec participation de la commune : descriptif, bilan

2014 ; 1222/03 10 ans T Critère de tri : tri qualitatif

Sorties et séjours éducatifs sur le temps scolaire : -dossier d'inscription, liste des élèves participants -projet pédagogique et bilan du séjour

2014 ; 1223/01 et 02

2014 ; 1222/03

10 ans 5 ans

D C




37

Transport scolaire -liste, dossier de demande, attestation de prise en charge -liste des élèves pris en charge

2014 ; 632/01 2014 ; 632/02

2 ans 10 ans

D D

Activités périscolaires, extra scolaires et temps libres -Financement de dispositifs éducatifs par la CAF -Dossiers d'inscription -Etat de présence des enfants -Planning des activités -Accidents : déclaration

-Projet d'accueil individualisé (PAI) : protocole, état récapitulatif des enfants

2014 ; 1231/02 2014 ; 1232/01 2014 ; 1232/02 2014 ; 1232/03 2014 ; 1233/01 2014 ; 1233/02

10 ans

5 ou 10 ans

10 ans 2 ans

28 ans à compter de la date de naissance

5 ans

C D D D D D

La DUA est de 10 ans si le calcul du coût de la prestation se base sur le quotient familial.

Restauration scolaire -règlement -commission des menus -menus

2014 ; 1234/01 2014 ; 1234/02 2014 ; 1234/03

Validité 1 an 1 an

C C T

Critère de tri : conserver un spécimen




38

Gestion du domaine public –Voirie et réseaux



Carte des réseaux. Règlements

2014 ; 710/01 et 710/2

Validité C

Raccordement au réseau : *demande de branchement, avis, autorisation *copie de permis de construite ou de lotir

2014 ; 710/05 et 710/06

1 an 1 an

C D

Convention de passage ou de servitude

2014 ; 710/11 Validité C

Voirie routière Typologie Références


Tableau de classement unique des voies

2014 ; 721/01 Validité C

Plan d’alignement ou de nivellement

2014 ; 721/02 Validité C




39

Dossier de classement ou de transfert : titres de propriété, actes de transfert, délibération

2014 ; 721/06 30 ans C

Gestion des eaux Typologie Références


Schéma directeur de distribution d’eau potable ou d’assainissement

2014 ; 730/01 Validité C

Délégation de service public : *fichier des abonnés, informations relatives aux compteurs, facturation des abonnés *plan des réseaux

2014 ; 730/03 à 730/06

10 ans 10 ans

D C

Zonage d’assainissement 2014 ; 732/01 Validité C

Electricité - Gaz Typologie Références


Enquête sur les réseaux 2014 ; 740/02 10 ans C

Raccordement des abonnés aux réseaux : informations sur les travaux projetés,

2014 ; 740/03 2 ans D




40

plans

Compte-rendu d’activité du concessionnaire, liste des abonnés

2014 ; 740/04 5 ans C




41

Santé et environnement Typologie Références


Qualité de l'eau destinée à la consommation humaine : relevés. -contrôle conformes -contrôle non conformes

2014 ; 1015/02 2014 ; 1015/03

5 ans 10 ans

D C

Qualité de l'eau des installations collectives et en milieu naturel -recensement des eaux de baignades : liste annuelle -rapport d'inspection audit, compte rendu de visite -relevé d'analyses périodique conformes -relevés d'analyses périodiques non conformes

2014 ; 1015/05 2014 ; 1015/07 2014 ; 1015/08 2014 ; 1015/09

1 an 5 ans 5 ans 10 ans

C C D C

