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ALGEMEEN RIJKSARCHIEF EN RIJKSARCHIEF IN DE PROVINCIËN

ARCHIVES GÉNÉRALES DU ROYAUME ET ARCHIVES DE L’ÉTAT DANS LES PROVINCES

ARCHIEFBEHEERSPLANNEN EN SELECTIELIJSTEN

TABLEAUX DE GESTION ET TABLEAUX DE TRI

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Archives des hôpitauxTableau de tri

[juin 2012]

par

Emmanuel BODART et Kathleen DEVOLDER

avec la collaboration de

Rolande DEPOORTERE et Michel NUYTTENS

Brussel – Bruxelles2012

9789057465482

ISBN 978 90 5746 548 2

5186

ARCHIVES DES HÔPITAUX

TABLEAU DE TRI

[JUIN 2012]





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Naamsvermelding - Niet Commercieel - Geen AfgeleideWerken CC BY-NC-ND

http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/nl/

Attribution - Pas d’Utilisation Commerciale - Pas de Modification

CC BY-NC-ND http://creativecommons.org/licenses/by-nc-nd/3.0/fr/

ISBN : 978 90 5746 548 2

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume

D/2012/531/119

Bestelnummer – Numéro de commande : Publ. 5186

Algemeen Rijksarchief – Archives générales du Royaume Ruisbroekstraat 2 rue de Ruysbroeck

1000 Brussel – Bruxelles





100

Archives des hôpitaux

Tableau de tri

[juin 2012]

par




Brussel – Bruxelles 2012

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TABLE DES MATIÈRES

TABLE DES MATIÈRES............................................................................................................ 5 LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT ............................................................... 7 MODE D’EMPLOI.................................................................................................................. 11 A. Gestion générale ........................................................................................................... 13 A.1. Organisation et fonctionnement interne ................................................................. 13 A.2. Activités des organes de gestion (comité de direction, comité de management,

conseil d’administration, conseil d’entreprise, …) ................................................ 15 A.3. Activités du conseil médical et des autres organes par lesquels les médecins

hospitaliers sont associés au processus décisionnel : comité permanent de concertation (CPC), commission des finances....................................................... 17

A.4. Activités du comité d’éthique médicale (CEM) (anciennement : comité local d’éthique) ............................................................................................................... 18

A.5. Activités du comité d’hygiène hospitalière (et équipe d’hygiène hospitalière) ..... 19 A.6. Activités du comité du matériel médical (CMM) .................................................. 20 A.7. Activités du comité médico-pharmaceutique......................................................... 22 A.8. Activités du groupe pluridisciplinaire de gestion de l'antibiothérapie ................... 25 A.9. Activités du comité de transfusion......................................................................... 27 A.10. Activités du conseil interne de transplantation ...................................................... 27 A.11. Gestion du personnel.............................................................................................. 28 A.12. Gestion financière .................................................................................................. 35 A.13. Gestion des biens immobiliers (terrains et bâtiments) et mobiliers (matériel)....... 39 A.14. Coordination de la communication, des relations presse et de l’accueil................ 41 A.15. Gestion des technologies de l’information et de la communication ...................... 44 A.16. Soutien juridique .................................................................................................... 45 A.17. Gestion de la qualité............................................................................................... 46 A.18. Gestion de l’environnement ................................................................................... 47 A.19. Coordination de la prévention et de la sécurité au travail ...................................... 49 A.20. Gestion de la cuisine de l’hôpital ........................................................................... 63 A.21. Gestion des enregistrements................................................................................... 64 A.22. Gestion des plaintes (service de médiation)........................................................... 65 A.23. Gestion de la bibliothèque, de la documentation, des archives et des collections

(muséales) .............................................................................................................. 66 B. Gestion de l’accueil des patients.................................................................................. 68 B.1. Administration des patients et perception centrale ................................................ 68 B.2. Service social ......................................................................................................... 70 C. Prestation de soins médicaux ...................................................................................... 70 C.1. Organisation des prestations de soins .................................................................... 70 C.2. Gestion de la pharmacie ......................................................................................... 73 C.3. Prestations de soins ................................................................................................ 79

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LE TABLEAU DE TRI : UN OUTIL DE MANAGEMENT Les hôpitaux sont des entreprises complexes avec une production d’archives très diversifiée. Les différentes facettes des tâches de gestion (gestion du personnel, gestion financière, gestion logistique, …) et de l’activité spécifique, les soins médicaux, génèrent une production de documents importante et très hétérogène. Des échanges avec les collaborateurs de divers hôpitaux, il ressort que « l’archivage » est ressenti comme problématique dans de nombreuses institutions de soins. Référence est faite aux coûts de personnel et de stockage, à l’accessibilité et la disponibilité des données médicales et à l’incertitude quant aux délais de conservation. En proposant ce tableau de tri, les Archives de l’État souhaitent offrir un outil de management pour une meilleure gestion des archives. 1. Quelle est la définition des archives ? En entendant le terme « archives », on pense souvent spontanément à de vieux documents papier conservés dans les caves ou dans les greniers. Cette image ne correspond que très partiellement à la réalité. Les archives sont bien plus que des papiers jaunis. Elles sont les documents qui, quels que soient leur support, leur date ou leur forme matérielle, sont créés ou reçus par votre institution dans l’exercice de ses fonctions ou activités, et qui sont destinés par leur nature à être conservés durant un certain temps. Cela concerne donc également les documents numériques, sur supports magnétiques ou optiques. 2. Quelle est l’importance des archives ? Comme pour toute administration, les archives sont, pour l’hôpital, en premier lieu un outil de fonctionnement. L’hôpital reçoit et crée des documents dans le cadre de l’exécution de ses tâches. Les documents ont un but immédiat : ils soutiennent le fonctionnement propre et justifient les décisions et les activités. Cela vaut pour les archives administratives (pièces comptables et d’administration du personnel, …) et pour celles des organes de gestion, mais aussi pour les archives médicales, notamment les dossiers patients. La fonction primaire du dossier patient est bien sûr de rassembler les données afin d’abouti à un diagnostic correct et à un traitement adéquat. Les dossiers médicaux ne sont pas seulement conservés pour assurer la continuité et la cohérence dans le suivi médical du patient. Leur archivage est aussi justifié par leur importance juridique ; les dossiers sont nécessaires pour assurer la défense du corps médical en cas de plaintes. Certaines archives possèdent en outre une certaine valeur historique et culturelle potentielle. Elles constituent les sources pour la recherche scientifique sur les institutions administratives et la société, au présent et au passé. C’est précisément en raison de l’importance patrimoniale des archives que les autorités belges ont élaboré une législation relative aux archives publiques. Le niveau fédéral applique la loi sur les archives du 24 juin 1955 (telle que modifiée par la loi du 6 mai 2009, portant diverses dispositions) qui stipule que les archives publiques ne peuvent être éliminées sans l’autorisation de l’Archiviste général du Royaume ou de ses délégués – même si ces archives n’ont plus d’utilité administrative ou juridique – et que les archives historiques de plus de 30 ans doivent ou peuvent être transférées aux Archives de l’État. Dans la pratique, il s’avère compliqué d’organiser l’élimination ou le transfert des archives au cas par cas. C’est pourquoi les Archives de l’État mettent à disposition des administrations des tableaux de tri.

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Au niveau régional wallon un décret du 6 décembre 20011 est d’application ; la Région flamande applique un décret du 9 juillet 2010 relatif à l'organisation des archives administratives et de gestion2. La Région de Bruxelles-Capitale a décrété le 19 mars 2009 une ordonnance relative aux archives produites en son ressort3. 3. Qu’est-ce qu’un tableau de tri des archives ? Un tableau de tri présente une nomenclature systématique de toutes les séries d’archives numériques, sur support papier et autres supports, produites par une institution. Il mentionne leur délai de conservation administrative et le sort à leur réserver lorsque ces documents n’ont plus d’utilité administrative. Il indique quels documents peuvent être éliminés après le délai et quels autres seront conservés au-delà des strictes nécessités administratives, en raison de leur valeur historique. Attention! Les destinations définitives reprises dans ce tableau de tri sont contraignantes uniquement pour les archives des hôpitaux publics. Les archives des hôpitaux privés ne sont pas soumises à la loi sur les archives : à l’expiration du délai minimal de conservation, ces institutions peuvent décider de façon autonome si elles veulent encore conserver ou bien éliminer leurs archives (voir paragraphe suivant). 4. A quels hôpitaux est destiné ce tableau de tri ? Ce tableau de tri est d’application pour les hôpitaux publics qui tombent dans le champ d’application de la Loi sur les archives du 24 juin 1955, modifiée par celle du 6 mai 20094. Les hôpitaux qui tombent sous l’application de l’art. 1, 1er al., à savoir les

institutions publiques soumises au contrôle ou à la surveillance administrative des administrations de l’État et des provinces, ne peuvent éliminer des documents d’archives sans l’autorisation préalable de l’Archiviste général du Royaume ou de son délégué. En outre, ils ont l’obligation de transférer leurs archives de plus de trente ans aux Archives de l’État. Comment procéder concrètement? Quand le délai de conservation est venu à échéance et si le tableau de tri indique « éliminer », l’hôpital a l’obligation légale de demander à l’archiviste de l’État de son ressort une autorisation d’élimination. Le formulaire standard à cet effet peut être téléchargé du site Internet des Archives de l’État : www.arch.be (« Formulaire de demande d’élimination » sous la rubrique « Conseils sur la gestion des archives »). Uniquement après réception de cette autorisation, l’hôpital peut procéder à l’élimination effective des archives. Cette élimination consiste en un traitement des supports d’information de manière à ce que les informations qui y avaient été enregistrées ne puissent plus être reconstituées de quelque façon que ce soit. Ceci veut dire notamment qu’il faut déchiqueter les papiers ou les détruire par le feu, broyer les disques optiques et démagnétiser (donc ne pas se limiter à appuyer sur la touche « effacer » !) les supports d’information électromagnétiques comme les bandes, disquettes et disques durs. Les archives à éliminer ne peuvent jamais être jointes aux vieux papiers ou aux déchets ménagers pour enlèvement par les services de voirie. En effet, les archives des hôpitaux contiennent souvent des données

1 Décret du 6 décembre 2001 relatif aux archives publiques (Moniteur belge, 20.12.2001). 2 Décret du 9 juillet 2010 relatif à l'organisation des archives administratives et de gestion (Moniteur belge, 05.08.2010). 3 Ordonnance du 19 mars 2009 relative aux archives de la Région de Bruxelles-Capitale (Moniteur belge, 26.03.2009). 4 Loi sur les archives du 24 juin 1955 ( Moniteur belge, 12.08.1955), modifiée par la loi du 6 mai 2009 (Moniteur belge, 19.05.2009).

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confidentielles. Pour éliminer de grandes quantités d’archives, l’hôpital peut faire appel à une firme spécialisée, qui délivrera une attestation d’élimination par après.

Les hôpitaux qui tombent sous l’art. 1, 2ème al., et notamment les hôpitaux communaux ou des CPAS ont également l’obligation de demander une autorisation aux Archives de l’État avant de pouvoir éliminer des archives (voir paragraphe ci-dessus : « Comment procéder concrètement ? ». Ils n’ont pas l’obligation de transférer leurs archives statiques aux Archives de l’État mais peuvent opter pour cette solution. Les coordonnées des différents archivistes de l’État se trouvent sur le site Internet des Archives de l’État (www.arch.be).

Les hôpitaux qui ne tombent pas sous l’art. 1, al. 1 ou 2, mais qui sont soumis au

contrôle ou à la surveillance administrative de la Région flamande (comme par ex. les centres psychiatriques de Geel ou de Rekem) ne sont pas obligés de demander à l’Archiviste général du Royaume une autorisation d’élimination de leurs archives. Ils n’ont pas non plus l’obligation de transférer les archives postérieures à la réforme de l’État de 1980. La situation des archives antérieures à la régionalisation des soins de santé doit encore être clarifiée dans des pourparlers entre les Archives de l’État et le Coördinerende Archiefdienst Vlaamse Overheid, en tenant compte de l’arrêt 57/2012 de la Cour constitutionnelle5.

Les hôpitaux qui ne tombent pas sous l’art. 1, al. 1 ou 2, mais qui sont soumis au contrôle ou à la surveillance administrative de la Région wallonne ne sont obligés de demander à l’Archiviste général du Royaume une autorisation d’élimination que pour les archives de leurs prédécesseurs en droit qui étaient soumis à la loi sur les archives de 1955. Les archives historiques antérieures à leur transformation en institution pararégionale devront être versées aux Archives de l’État de leur ressort.

Les hôpitaux privés, quant à eux, ne sont pas obligés de demander aux Archives de

l’État une autorisation d’élimination et n’ont pas d’obligations de transfert. Néanmoins, ces hôpitaux pourront se servir également du présent tableau de tri des archives. Les délais de conservation qui y sont repris sont basés sur la législation ou, à défaut, sur la pratique courante dans une série d’hôpitaux wallons et flamands. En conséquence, ces indications pourraient également faire autorité pour cette catégorie d’hôpitaux. Par ailleurs, les hôpitaux privés peuvent transférer volontairement (une partie de) leurs archives historiques aux Archives de l’État. À cet effet, ils peuvent prendre contact avec les Archives de l’État dans leur ressort pour discuter d’un éventuel dépôt par contrat. Les coordonnées des différents dépôts des Archives de l’État se trouvent sur le site Internet des Archives de l’État (www.arch.be).

5 Arrêt portant sur les recours en annulation du décret flamand du 9 juillet 2010 relatif à l’organisation des archives administratives et de gestion, introduits par l’ASBL Association des Archivistes Francophones de Belgique et autres et par le Conseil des ministres (arrêt du 3 mai 2012).

MODE D’EMPLOI Le tableau de tri présente les archives non pas selon l’organigramme des services mais selon les compétences et les activités dans l’exercice desquelles les documents sont créés ou reçus. Pour retrouver les séries propres à votre service, vous devez donc identifier quelles compétences et activités exerce votre service, repérer ces compétences et activités dans les lignes grisées du tableau. Celui-ci comprend les données suivantes qui sont réparties entre les colonnes et les lignes : Compétences et activités (tâches) exercées Les compétences et les activités sont indiquées dans les lignes horizontales grisées. Codes des séries d’archives Les codes permettent à votre organisation, lors de ses contacts avec les Archives de l’État, d’identifier aisément, rapidement et sans équivoque toutes les séries d’archives. Ces codes n’ont aucun rapport avec ceux utilisés éventuellement au sein de votre organisation pour désigner certains types de documents. Séries d’archives Les archives sont décrites par séries, celles-ci étant la principale subdivision intellectuelle et matérielle pour le classement des documents. Délais d’utilité administrative Les délais de conservation ne sont pas déterminés par les Archives de l’État mais résultent de la législation et de la réglementation (lois, décrets, ordonnances, circulaires…) ; ils peuvent aussi être inspirés de la pratique courante des hôpitaux. Le délai de conservation indique pour combien de temps un hôpital doit conserver lui-même ses séries de documents et d’archives pour pouvoir assurer le bon fonctionnement de l’institution et pour satisfaire aux obligations juridiques et administratives. D’habitude, le délai est exprimé en années ou en mois, on parle de délai « fermé ». Pour certaines séries toutefois, davantage de souplesse et donc le recours à des délais « ouverts » s’imposent. Sauf indication contraire, le délai court en principe à partir de la date de clôture du dossier, de la date du dernier document du dossier.

Les délais de conservation proposés sont des délais minimaux et n’excluent donc pas que les documents soient conservés plus longtemps dans vos services.

Destination définitive des documents C’est le sort qui est réservé aux documents des hôpitaux publics lorsque leur délai d’utilité administrative est écoulé (voir p. 6). La destination définitive est déterminée par les Archives de l’État, sur base de la valeur du document pour les recherches culturelles, scientifiques et surtout historiques. Il y a trois possibilités :

Conserver et transférer aux AE : pour les hôpitaux qui travaillent sous la tutelle des administrations de l’État et des provinces, le versement aux Archives de l’État est obligatoire.

Trier et transférer aux AE : conservation partielle et transfert partiel aux Archives de l’État

Éliminer : destruction intégrale.

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En vertu de la loi sur les archives du 24 juin 1955 modifiée le 6 mai 2009, le transfert aux Archives de l’État se fait 30 ans après la clôture des dossiers ou la date du dernier document du dossier. Ce délai de transfert peut cependant être raccourci par décision des Archives de l’État. Si vous souhaitez transférer des documents dont le délai d’utilité administrative est écoulé avant 30 ans, prenez contact avec les Archives de l’État compétentes dans le ressort de votre institution.

Pour ce qui concerne les hôpitaux publics, les destinations définitives mentionnées dans le présent tableau de tri sont une directive et ne peuvent être modifiées qu’avec l’autorisation des Archives de l’État. En outre, une institution ne peut procéder à des éliminations sans autorisation préalable des Archives de l’État (voir p. 6). Pour de plus amples informations sur les destinations définitives, voir le dossier d’étude.

Remarques Les remarques éventuelles donnent des informations complémentaires sur le contenu, la fonction et/ou le tri de la série d’archives ou fournissent des renseignements concernant la réglementation en matière de conservation.

Archives des hôpitaux : Tableau de tri [juin 2012]

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Code de la série

Série Délai de conservation

Destination définitive

Remarques

A. GESTION GÉNÉRALE

A.1. ORGANISATION ET FONCTIONNEMENT INTERNE

A.1.01. Correspondance 10 ans trier

Conserver la correspondance importante du point de vue du contenu si elle n’est pas intégrée à un dossier (par exemple, la correspondance avec les autorités fédérales ou les entités fédérées). La correspondance de routine peut être éliminée après 3 ans si elle n’a plus d’utilité administrative.

A.1.02. Instruments d’accès à la correspondance (registres, indicateurs, base de données, etc. pour l’enregistrement)

10 ans conserver

A.1.03. Rapports annuels et rapports d’activités de 10 à 30 ans* conserver *10 ans est un minimum

A.1.04. Statistiques et données chiffrées concernant les activités de l’institution6

de 10 à 30 ans* trier

*10 ans est un minimum Conserver les statistiques et données chiffrées non publiées par ailleurs ou difficiles à rassembler, éliminer les autres. Il faudra conserver 1 exemplaire de toutes les publications dans chacune des langues utilisées (voir A.14.06)

6 Les données rassemblées dans le cadre des divers systèmes d’enregistrement sont traitées p. 62.


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Code de la série



Remarques

A.1.05. Dossier concernant l’agrément de l’hôpital et la prolongation de celui-ci

30 ans conserver

A.1.06. Dossiers relatifs à la stratégie (notes, plans de gestion, évaluations, contrats de gestion, etc.)

30 ans conserver

A.1.07. Dossiers en matière d’organisation et de fonctionnement interne (organigrammes, dossiers de réorganisations, etc.)

10 ans conserver

A.1.08. Règlement général de l’hôpital jusqu’à échéance conserver

A.1.09.

Réglementation générale régissant les rapports juridiques entre l'hôpital et les médecins, les conditions d'organisation et les conditions de travail, y compris les conditions financières de travail

jusqu’à échéance conserver L’adoption d’une réglementation générale est prescrite par la Loi coordonnée sur les hôpitaux, art. 144.

A.1.10. Dossiers concernant le traitement des questions parlementaires

5 ans éliminer


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Code de la série



Remarques

A.1.11. Procès-verbaux et pièces annexes d’organes de concertation et de groupes de travail internes

5 ans conserver

A.1.12. Procès-verbaux et pièces annexes d’organes de concertation et de groupes de travail externes

5 ans trier Ne conserver que si l’institution assure le secrétariat. Eliminer si l’institution ne participe que comme membre ou observatrice.

A.1.13. Dossiers concernant la participation à des missions et voyages d’étude

5 ans trier Conserver les pièces importantes du point de vue du contenu (correspondance, rapports de mission), éliminer les pièces relatives à l’organisation pratique.

A.2. ACTIVITÉS DES ORGANES DE GESTION (COMITÉ DE DIRECTION, COMITÉ DE MANAGEMENT, CONSEIL D’ADMINISTRATION, CONSEIL

D’ENTREPRISE, …)7

A.2.01. Pièces concernant l’établissement ou la modification du règlement d’ordre intérieur

30 ans conserver

A.2.02. Pièces concernant la composition (désignation ou démission des membres, listes de membres, etc.)

30 ans conserver

7 Pour les institutions ayant un statut de société, le délai de conservation passe de 30 ans à 5 ans après la liquidation de la société, car la loi sur les sociétés stipule que les procès-verbaux de l’assemblée générale des actionnaires, les rapports du conseil d’administration, les rapports du conseil des commissaires et les listes de présence aux réunions doivent être conservés jusqu’à 5 ans après la liquidation de la société.


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Code de la série



Remarques

A.2.03. Ordres du jour des réunions 30 ans conserver

A.2.04. Convocations aux réunions jusqu’à la fin de la

réunion éliminer

A.2.05. Procès-verbaux et pièces annexes (pièces traitées durant la réunion et/ou reprises comme annexes)

30 ans conserver

A.2.06. Listes de décisions 30 ans conserver

A.2.07. Rapports des organes de contrôle des soins hospitaliers des entités fédérées (rapports d’inspection des hôpitaux)

10 ans conserver

A.2.08. Pièces concernant l’organisation pratique des réunions

1 an éliminer


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Code de la série



Remarques

A.3. ACTIVITÉS DU CONSEIL MÉDICAL ET DES AUTRES ORGANES PAR LESQUELS LES MÉDECINS HOSPITALIERS SONT ASSOCIÉS AU PROCESSUS

DÉCISIONNEL : COMITÉ PERMANENT DE CONCERTATION (CPC), COMMISSION FINANCIÈRE8

A.3.01. Pièces concernant l’établissement ou la modification du règlement d’ordre intérieur

10 ans conserver Le règlement d’ordre intérieur du conseil médical peut être joint au règlement général de l’hôpital (AR du 10 août 1987, art. 33).

A.3.02. Pièces concernant la composition (désignation ou démission des membres, listes de membres, etc.)

10 ans conserver

A.3.03. Ordres du jour des réunions 10 ans conserver

A.3.04. Convocations aux réunions jusqu’à la fin de la

réunion éliminer

A.3.05. Procès-verbaux et pièces annexes (pièces traitées durant la réunion et/ou reprises comme annexes)

10 ans conserver Les procès-verbaux du conseil médical sont signés par le président et le secrétaire (AR du 10 août 1987, art. 31).

A.3.06. Demandes d’avis 10 ans conserver

8 Loi coordonnée sur les hôpitaux, art. 132 à 143 ; AR du 10 août 1987 fixant les règles relatives à la composition et au fonctionnement du conseil médical en exécution des articles 24, 25 et 26 de la loi du 23 décembre 1963 sur les hôpitaux (Moniteur belge, 18.08.1987).


18

Code de la série



Remarques

A.3.07. Avis 10 ans conserver Les avis du conseil médical sont signés par le président et le secrétaire (AR du 10 août 1987, art. 31).

A.3.08. Rapports sur l’exécution du mandat 10 ans conserver

A.4. ACTIVITÉS DU COMITÉ D’ÉTHIQUE MÉDICALE (CEM) (ANCIENNEMENT : COMITÉ LOCAL D’ÉTHIQUE)9

A.4.01. Règlement d’ordre intérieur jusqu’à échéance conserver

A.4.02. Rapports de réunion 10 ans conserver

A.4.03. Demandes d’avis et requêtes 10 ans conserver

A.4.04. Avis et conseils 10 ans conserver

“Les avis et conseils du Comité sont confidentiels et non contraignants et font l'objet d'un rapport motivé, transmis exclusivement au requérant, et reflétant les différents points de vue de ses membres.” (AR du 12 août 1994).

9 Loi coordonnée sur les hôpitaux, art. 70 ; Arrêté royal du 12 août 1994 modifiant l'arrêté royal du 23 octobre 1964 fixant les normes auxquelles les hôpitaux et leurs services doivent répondre (Moniteur belge, 27.09.1994).


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Code de la série



Remarques

A.4.05.

Rapports annuels d’activités qui contiennent au minimum les éléments suivants : - une évaluation quantitative des activités - la liste des sujets traités10

10 ans

conserver

Le Comité consultatif de Bioéthique de Belgique produit un rapport d’activités annuel sur base des données livrées par les CEM. Ces rapports sont conservés au niveau du Comité consultatif de Bioéthique de Belgique11.

A.5. ACTIVITÉS DU COMITÉ D’HYGIÈNE HOSPITALIÈRE (ET ÉQUIPE D’HYGIÈNE HOSPITALIÈRE)12

A.5.01. Rapports des réunions trimestrielles du comité 10 ans éliminer

A.5.02. Registre des décisions prises par le comité 10 ans conserver

“Toutes les décisions prises au sein du Comité sont consignées dans un registre et transmises à titre d'avis au directeur de l'hôpital” (AR du 26 avril 2007).

A.5.03. Plan général stratégique 10 ans conserver

Préparé par l’équipe d’hygiène hospitalière; discuté et approuvé par le comité d’hygiène hospitalière (AR du 26 avril 2007).

A.5.04. Plans opérationnels annuels 10 ans conserver Préparé par l’équipe d’hygiène hospitalière; discuté et approuvé par le comité d’hygiène hospitalière (AR du 26 avril 2007).

10 AR du 12 août 1994 modifiant l'arrêté royal du 23 octobre 1964 fixant les normes auxquelles les hôpitaux et leurs services doivent répondre (Moniteur belge, 27.09.1994). Depuis le 1er janvier 2006, enregistrés en ligne via www.health.fgov.be/CEL/index.jsp. 11 DEVOLDER K., Archieven van overlegstructuren inzake gezondheidszorg ondersteund door het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Archiefselectielijsten, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p. 113. Les rapports sont consultables sur le site du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement. 12 AR du 26 avril 2007 modifiant l'arrêté royal du 23 octobre 1964 portant fixation des normes auxquelles les hôpitaux et leurs services doivent répondre (Moniteur belge, 07.06.2007).


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Code de la série



Remarques

A.5.05. Rapports d’activités annuels établis par l’équipe d’hygiène hospitalière

10 ans conserver Préparé par l’équipe d’hygiène hospitalière; discuté et approuvé par le comité d’hygiène hospitalière (AR du 26 avril 2007).

A.5.06. Rapports d’activités annuels sur le fonctionnement de l’équipe d’hygiène hospitalière

10 ans conserver Préparé par l’équipe d’hygiène hospitalière; discuté et approuvé par le comité d’hygiène hospitalière (AR du 26 avril 2007).

A.5.07. Directives d’hygiène hospitalière jusqu’à échéance éliminer

A.5.08. Enregistrement des infections hospitalières - [voir A.21]

A.6. ACTIVITÉS DU COMITÉ DU MATÉRIEL MÉDICAL (CMM)13

A.6.01. Rapports de réunions 10 ans conserver

A.6.02. Demandes adressées au CMM (demandes de nouveaux produits de stock, de nouveau matériel de test, de matériel de suture, etc.)

aussi longtemps que le CMM le juge

nécessaire éliminer

13 AR du 5 juin 2007 modifiant l'arrêté royal du 4 mars 1991 fixant les normes auxquelles une officine hospitalière doit satisfaire pour être agréée (Moniteur Belge, 29.06.2007).


21

Code de la série



Remarques

A.6.03. Formulaire matériel médical (c’est-à-dire liste des dispositifs médicaux disponibles en permanence à l'hôpital)

jusqu’à sa modification ou à une

nouvelle version éliminer

A.6.04. Modalités d’application du formulaire matériel médical



« Les modalités d'application concernent notamment les exceptions aux dérogations au formulaire et sont, de préférence, définies selon un large consensus entre les utilisateurs cliniciens concernés et le comité du matériel médical » (AR du 5 juin 2007, art. 2).

A.6.05. Directives relatives à la réutilisation de dispositifs médicaux



A.6.06.

Avis aux utilisateurs professionnels de dispositifs médicaux à l'hôpital sur le prix de revient des dispositifs médicaux et le remboursement de ceux-ci par l'assurance soins de santé et indemnités

durée de la validité des avis

éliminer


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Code de la série



Remarques

A.6.07. Rapports sur l’utilisation du matériel médical (destinés à une diffusion interne)

10 ans éliminer

Ces rapports reprennent les éléments suivants : « a) la consommation de matériel, renseignée par catégorie, par service et, le cas échéant, par médecin, en corrélation avec les procédures diagnostiques et thérapeutiques mises en oeuvre; b) l'analyse des écarts par rapport à des modèles de consommation comparatifs et à des références nationales et internationales, plus particulièrement en matière de pathologies comparables; c) les mesures prises dans le but de supprimer les divergences de pratique non justifiées, constatées à partir des éléments visés au a) et au b) » (AR du 5 juin 2007, art. 2).

A.6.08. Rapports et pièces annexes concernant les groupes de travail internes en rapport avec le matériel médical

5 ans éliminer

A.6.09. Pièces concernant les contacts avec le Réseau des Comités du matériel médical

5 ans éliminer

A.7. ACTIVITÉS DU COMITÉ MÉDICO-PHARMACEUTIQUE14


14 AR du 4 mars 1991 fixant les normes auxquelles une officine hospitalière doit satisfaire pour être agréée (Moniteur belge, 23.03.1991). Arrêté royal du 20 août 2000 modifiant l'arrêté royal du 4 mars 1991 fixant les normes auxquelles une officine hospitalière doit satisfaire pour être agréée (Moniteur belge, 04.10.2000).


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Code de la série



Remarques

A.7.02.

Formulaire thérapeutique (c’est-à-dire une liste obligatoire de médicaments, sélectionnés de manière raisonnée et économiquement justifiée, disponibles en permanence afin de répondre aux besoins diagnostiques et thérapeutiques)



A.7.03. Procédures sur l’utilisation des médicaments jusqu’à sa

modification ou date d’échéance

éliminer

A.7.04. Analyses de la consommation de médicaments dans l’hôpital

10 ans éliminer

Les résultats de cette analyse doivent être régulièrement communiqués au médecin prescripteur, au gestionnaire, au directeur, au président du conseil médical et au comité d'hygiène hospitalière (AR du 20 août 2000).


24

Code de la série



Remarques

A.7.05. Rapports annuels 10 ans conserver

Les rapports annuels reprennent les éléments suivants : « a) la consommation de médicaments à l'hôpital, renseignée par catégorie de médicaments, service et par médecin prescripteur tout en mentionnant de manière distincte la consommation de médicaments génériques; b) l'analyse des écarts par rapport à des modèles de consommation comparatifs et à des références nationales et internationales, plus particulièrement en matière de pathologies comparables; c) les mesures prises en vue d'une prescription plus rationnelle de médicaments, tel que visé au point a), basée sur les analyses visées au b); d) les tableaux annuels comparatifs et les résultats obtenus au fil des ans suite aux mesures visées en c)» (AR du 4 mars 1991). Le Réseau des Comités médico-pharmaceutiques établit un rapport de synthèse sur base de ces rapports. Ces rapports de synthèse sont conservés au niveau de ce Réseau15.

A.7.06. Pièces concernant la participation à des journées d’étude

5 ans éliminer

15 DEVOLDER K., Archieven van overlegstructuren inzake gezondheidszorg ondersteund door het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Archiefselectielijsten, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p. 120.


25

Code de la série



Remarques

A.7.07. Pièces concernant l’organisation de et la participation à des groupes de travail

5 ans trier Ne conserver que lorsque l’institution assure le secrétariat. Si l’institution ne participe qu’en tant que membre ou observateur : éliminer.

A.7.08. Pièces concernant les contacts avec le Réseau des Comités médico-pharmaceutiques

5 ans éliminer

Les archives du Réseau des Comités médico-pharmaceutiques sont conservées au niveau du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement16.

A.8. ACTIVITÉS DU GROUPE PLURIDISCIPLINAIRE DE GESTION DE L'ANTIBIOTHÉRAPIE17


A.8.02. Recommandations pour les traitements anti-infectieux empiriques et étiologiques et la prophylaxie anti-infectieuse

jusqu’à modification éliminer

A.8.03.

Pièces concernant les initiatives visant à limiter l'utilisation excessive d'antibiotiques (activités de promotion concernant des médicaments anti-infectieux)

5 ans éliminer

16 Idem, p. 117-121. 17 AR du 12 février 2008 modifiant l'arrêté royal du 4 mars 1991 fixant les normes auxquelles une officine hospitalière doit satisfaire pour être agréée (Moniteur belge, 28.03.2008).


26

Code de la série



Remarques

A.8.04.

Pièces concernant la formation continue organisée au sein de l'hôpital afin d'améliorer les connaissances du personnel médical, infirmier et soignant en ce qui concerne le diagnostic, la microbiologie, l'épidémiologie des infections et les principes du traitement approprié des maladies infectieuses

5 ans éliminer

A.8.05. Rapports concernant le taux d'implémentation du Formulaire (voir A.7.02) et des recommandations (voir A.8.02)

5 ans éliminer

A.8.06. Pièces concernant les contacts avec la Commission de Coordination de la Politique antibiotique (BAPCOC)

5 ans éliminer Les archives de la Commission sont conservées au niveau du SPF Santé publique, Sécurité de la Chaîne alimentaire et Environnement18.

A.8.07. Rapports annuels pour la Commission de Coordination de la Politique antibiotique (BAPCOC)

10 ans conserver

18 DEVOLDER K., Archieven van overlegstructuren inzake gezondheidszorg ondersteund door het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p. 71-75.


27

Code de la série



Remarques

A.9. ACTIVITÉS DU COMITÉ DE TRANSFUSION19

A.9.01. Règlement interne jusqu’à modification conserver

A.9.02. Rapports des réunions (semestrielles) 10 ans conserver Le comité se réunit au moins deux fois par an (AR du 16 avril 2002).

A.9.03. Registre des mesures prises par le comité 10 ans conserver Ce registre peut être consulté par le médecin inspecteur compétent (AR du 16 avril 2002).

A.9.04. Directives de transfusion jusqu’à modification éliminer

A.9.05. Manuel de transfusion (contenant les directives de transfusion prises par le comité)

jusqu’à remplacement conserver une

version tous les 5 ans

Ce manuel comprend les directives de transfusion établies par le comité de transfusion et est transmis à toutes les personnes intéressées dans l'hôpital (AR du 16 avril 2002).

A.10. ACTIVITÉS DU CONSEIL INTERNE DE TRANSPLANTATION20

A.10.01. Rapports annuels d’activités 10 ans conserver

« Le conseil interne de transplantation rédige chaque année un rapport d'activité qui est mis à la disposition du Conseil belge de la transplantation » (AR du 23 juin 2003, art. 11 §1).

19 AR du 16 avril 2002 modifiant l'arrêté royal du 23 octobre 1964 fixant les normes auxquelles les hôpitaux et leurs services doivent répondre (Moniteur belge, 02.07.2002). 20 Arrêté royal du 23 juin 2003 fixant les normes auxquelles un centre de transplantation doit répondre pour être agréé comme service médical au sens de l'article 44 de la loi sur les hôpitaux, coordonnée le 7 août 1987 (Moniteur belge, 04.08.2003).


28

Code de la série



Remarques

A.11. GESTION DU PERSONNEL

A.11.01. Règlement du personnel et de travail 5 ans conserver

A.11.02. Journaux du personnel et/ou lettres d’information du personnel

5 ans conserver 1

exemplaire dans chaque langue

A.11.03. Brochures pour les membres du personnel (brochures d’accueil, vade-mecum, etc.)

jusqu’à adoption d’une nouvelle

version

conserver 1 exemplaire dans chaque langue

A.11.04. Ordres de service durée de validité conserver

A.11.05. Communications ou notes de service durée de validité éliminer

A.11.06.

Dossiers relatifs à l’établissement et au suivi de la formation du personnel, du cadre du personnel, des besoins du personnel et du planning du personnel

10 ans conserver


29

Code de la série



Remarques

A.11.07. Dossiers concernant le statut administratif, pécuniaire et syndical

10 ans éliminer

A.11.08. Procès-verbaux et pièces annexes de concertation avec les syndicats

10 ans conserver

A.11.09. Dossiers concernant les procédures de recrutement et de promotion

après expiration de la période de recours

éliminer

A.11.10. Pièces concernant les candidatures spontanées 3 ans éliminer

A.11.11. Dossier concernant l’organisation de la formation (connaissance professionnelle, nouvelles techniques, etc.)

3 ans trier Conserver les syllabus et présentations rédigés en interne, éliminer toutes les autres pièces.

A.11.12. Demandes de formation 3 ans éliminer


30

Code de la série



Remarques

A.11.13. Registres du personnel (généraux et spéciaux) 5 ans conserver

Le registre du personnel fait partie des documents sociaux et a de ce fait un délai de conservation minimal de 5 ans (AR du 8 août 1980, art. 2 et 25). Le délai de conservation commence au moment de la dernière inscription obligatoire21.

A.11.14. Aperçus du personnel (listes, etc.) jusqu’à adoption d’une nouvelle

version éliminer

A.11.15. Bilan social 10 ans éliminer

A.11.16. Dossiers de personnel 75 ans après la date de

naissance trier

Conserver les dossiers de la direction, des chefs de service, des médecins et de l’infirmier(ère) en chef. Trier les dossiers des autres membres du personnel : conserver chaque 20e dossier.

21 AR du 8 août 1980 concernant à la tenue des documents sociaux (Moniteur belge, 27.08.1980). http://www.emploi.belgique.be.


31

Code de la série



Remarques

A.11.17. Contrats individuels ou actes de nominations aussi longtemps que

les dossiers de personnel

conserver

Sur base de l’art. 145 de la loi coordonnée sur les hôpitaux, les droits et les obligations respectifs des praticiens individuels et du gestionnaire doivent être établis par écrit, soit dans un contrat, soit dans un acte de nomination ; les éventuels changements sont également mis par écrit. Ce contrat écrit doit contenir au minimum pour le praticien concerné concrètement les points suivants : - la fonction, les prestations, le service, les conditions de remplacement du praticien hospitalier en cas d’absence et, le cas échéant, la réglementation ayant trait à l’activité médicale en dehors de l’hôpital - la durée de l’éventuelle période d’essai - le respect du règlement d’ordre intérieur de l’hôpital et des services et, le cas échéant, du règlement disciplinaire - la manière dont les deux parties respectent leurs obligations en ce qui concerne la réglementation de la permanence des soins.

A.11.18. Dossiers individuels de formation des membres du personnel

75 ans après la date de naissance

trier

Ces dossiers forment souvent une partie des dossiers de personnel. S’ils constituent une série à part entière, trier sur base des mêmes critères que ceux-ci (voir A.11.16).

A.11.19. Dossiers d’évaluation des membres du personnel 75 ans après la date de

naissance trier


A.11.20. Dossiers d’application de sanctions disciplinaires aux membres du personnel

75 ans après la date de naissance

trier



32

Code de la série



Remarques

A.11.21. Comptes individuels, fiches de salaires et éventuellement annexes

5 ans éliminer

Le compte individuel est un aperçu annuel qui fournit pour chaque période de rémunération les données suivantes : - les prestations qu’un employé a exécuté auprès d’un employeur - la rémunération versée. Les comptes individuels sont des documents sociaux. Ils doivent être conservés 5 ans avec les éventuelles annexes (copies des fiches de salaire, etc.) (AR du 8 août 1980, art. 2 et 25) 22.

A.11.22.

Déclarations trimestrielles DmfA à l’ONSS (Déclaration Multifonctionnelle – Multifunctionele Aangifte), c’est-à-dire une déclaration par trimestre des prestations et des salaires de tous les employés

5 ans éliminer « L'employeur est tenu de conserver la copie de ses déclarations pendant un délai de cinq ans » (AR du 28 novembre 1969, art. 33 §2)23.

A.11.23.

Déclarations Dimona à l’ONSS (Déclaration Immédiate – Onmiddellijke Aangifte), c’est-à-dire un avis d’entrée en service ou de sortie de service d’un employé

6 mois éliminer

22 AR du 8 août 1980 concernant à la tenue des documents sociaux (Moniteur belge, 27.08.1980). http://www.emploi.belgique.be. 23 AR du 28 novembre 1969 pris en exécution de la loi du 27 juin 1969 révisant l'arrêté-loi du 28 décembre 1944 concernant la sécurité sociale des travailleurs (Moniteur belge, 05.12.1969), modifié par l’AR du 20 décembre 1996 (Moniteur belge, 31.12.1996).


33

Code de la série



Remarques

A.11.24. Déclarations des risques sociaux (DRS) à l’ONSS 1 an éliminer

A.11.25. Pièces concernant les cotisations et les contributions (précompte de société, ONSS, etc..)

10 ans éliminer

A.11.26. Pièces concernant les allocations et les indemnités (frais de déplacement, vêtements de travail et équipement, formation etc.)

10 ans éliminer

A.11.27. Pièces concernant les allocations (pécule de vacances, allocations familiales, indemnités de licenciement, etc.)

10 ans éliminer

A.11.28. Grilles de travail des travailleurs à temps partiel et documents où toutes les dérogations aux grilles de travail sont notées

5 ans éliminer

Les grilles de travail des travailleurs à temps partiel et les documents où toutes les dérogations aux grilles de travail sont notées doivent être conservés 5 ans (à partir de la date de la dernière inscription obligatoire jusqu'à 5 ans après la fin du mois qui suit le trimestre durant lequel l'inscription a été effectuée). Loi-programme du 22 décembre 1989, art. 16724.

24 Moniteur belge, 30.12.1989.


34

Code de la série



Remarques

A.11.29. Listes de présence, données de pointage et listes de contrôle

1 an éliminer

A.11.30. Attestations de congé de maladie, de dons de sang, de congés de circonstance, de congé syndical, …

5 ans éliminer

A.11.31. Contrats de travail d’étudiants 5 ans éliminer AR du 8 août 1980, art. 2 et 2525.

A.11.32. Dossiers ou pièces concernant les stagiaires (« conventions de stage »)

5 ans éliminer AR du 8 août 1980, art. 2 et 2526 et loi-programme du 2 août 2002, art. 104-10527

A.11.33. Dossiers d’organisation d’événements pour le personnel

5 ans trier Conserver les textes des discours et les photos, éliminer les autres pièces concernant l’organisation pratique.

A.11.34. Dossiers concernant des faits et des événements particuliers (par exemple des grèves)

10 ans conserver

25 AR du 8 août 1980 concernant à la tenue des documents sociaux (Moniteur belge, 27.08.1980). http://www.emploi.belgique.be. 26 AR du 8 août 1980 concernant à la tenue des documents sociaux (Moniteur belge, 27.08.1980), modifié par l’AR du 29 novembre 2002 pris en exécution du chapitre X de la loi-programme du 2 août 2002 (Moniteur belge, 20.12.2002) ; http://www.emploi.belgique.be. 27 Moniteur belge, 29.08.2002.


35

Code de la série



Remarques

A.11.35. Dossiers concernant les associations du personnel 10 ans trier Conserver les pièces concernant leur fondation, les règlements, les procès-verbaux, les rapports annuels et les brochures. Eliminer les autres documents.

A.12. GESTION FINANCIÈRE

A.12.01. Dossiers concernant l’établissement du budget annuel et les modifications budgétaires.

10 ans éliminer

A.12.02. Grands-livres 10 ans* conserver

*L’art. 6 de l’AR du 14 décembre 1987 stipule que les pièces justificatives des renseignements concernant la situation financière et les résultats d’exploitation doivent être conservées dix ans.28

A.12.03. Journaux, livres de caisse et autres livres auxiliaires

10 ans éliminer

A.12.04. Base de données de la comptabilité 10 ans éliminer

A.12.05. Bons de commande 10 ans éliminer

A.12.06. Notes de crédit 10 ans éliminer

28AR du 14 décembre 1987 fixant les modalités et le délai de communication par le gestionnaire de l'hôpital de la situation financière, des résultats d'exploitation, du rapport du réviseur d'entreprise et de tous renseignements statistiques se rapportant à son établissement (Moniteur belge, 18.05.1988).


36

Code de la série



Remarques

A.12.07. Bordereaux 10 ans éliminer

A.12.08. Factures 10 ans éliminer

Attention : cette période est fixée à 15 ans par la législation sur la TVA pour les pièces concernant la construction ou l’acquisition d'un bâtiment de société ou de droits réels sur un bâtiment semblable.

A.12.09. Justificatifs de caisse 10 ans éliminer

A.12.10. Extraits de compte 10 ans éliminer

A.12.11. Avis de débits bancaires 10 ans éliminer

A.12.12. Listes de payements bancaires 10 ans éliminer

A.12.13. Dossiers d’acquisition de biens mobiliers durables jusqu’à la fin de leur

usage trier

Conserver les dossiers du matériel technique médical de pointe. Eliminer les autres.

A.12.14. Dossiers d’acquisition de biens mobiliers non durables

10 ans éliminer


37

Code de la série



Remarques

A.12.15. Dossiers de marchés publics :

- dossiers d’adjudication 10 ans éliminer

- dossiers d’exécution de travaux avec garantie décennale

10 ans éliminer

- dossiers d’exécution de tous les autres travaux 2 ans éliminer

- dossiers d’exécution de livraisons et services 2 ans éliminer

A.12.16. Dossiers d’emprunts ou de placements

10 ans après l’approbation du

compte de l’année durant laquelle l’emprunt ou le

placement prend fin

éliminer

A.12.17. Pièces concernant les dons et les legs 10 ans conserver


38

Code de la série



Remarques

A.12.18. Relevés périodiques de la situation 10 ans éliminer

A.12.19. Comptes annuels : bilans, comptes de résultats, états et renseignements

10 ans conserver

A.12.20. Rapports comptables annuels 10 ans conserver

A.12.21. Rapports de réviseur d’entreprise 10 ans conserver

A.12.22. Inventaires de tous les biens, créances, dettes et obligations

10 ans conserver

A.12.23. Pièces concernant les déclarations d’impôt

jusqu’à la fin de la 7e année ou de l’exercice

suivant la période imposable

éliminer Code des impôts sur les revenus 1992, art. 31529 (modifié par la loi-programme du 22 décembre 2008, art. 186)30.

29 Code des impôts sur les revenus 1992 (Moniteur belge, 30.07.1992). 30 Loi-programme du 22 décembre 2008 (Moniteur belge, 29.12.2008).


39

Code de la série



Remarques

A.12.24. Dossiers concernant la conclusion et le suivi des assurances

10 ans après l’échéance de la

police éliminer

A.12.25. Dossiers concernant le traitement des dégâts aux biens immobiliers/mobiliers, aux véhicules, etc.

10 ans éliminer

A.13. GESTION DES BIENS IMMOBILIERS (TERRAINS ET BÂTIMENTS) ET MOBILIERS (MATÉRIEL)

A.13.01.

Actes et dossiers concernant les acquisitions, concessions, servitudes, dons, legs, aliénations, remembrements, démembrements, etc. de terrains et bâtiments

30 ans conserver

A.13.02. Dossiers concernant la construction, l’adaptation, la rénovation et la restauration de terrains et bâtiments

10 ans après les travaux

conserver

A.13.03. Dossiers concernant l’entretien et la réfection de terrains et bâtiments

10 ans après les travaux

trier

Les pièces concernant les importants travaux de maintenance (par exemple suite aux dégâts des guerres, des catastrophes naturels, etc.) doivent être conservées. Eliminer les autres.


40

Code de la série



Remarques

A.13.04. Plans des bâtiments aussi longtemps que l’institution utilise le

bâtiment

conserver 1 exemplaire de chaque plan

A.13.05. Photos des terrains et bâtiments aussi longtemps que l’institution utilise le

bâtiment conserver

A.13.06. Maquettes des bâtiments aussi longtemps que l’institution utilise le

bâtiment conserver

A.13.07. Dossiers de locations de terrains et bâtiments 10 ans après la fin du

contrat de location éliminer

A.13.08. Dossiers de travaux aux terrains et bâtiments loués

10 ans après la fin du contrat de location

éliminer

A.13.09. Dossiers d’opérations de déménagement jusqu’à l’achèvement

de l’opération éliminer


41

Code de la série



Remarques

A.13.10. Inventaires du matériel et/ou du mobilier jusqu’à

l’établissement d’une nouvelle version

éliminer

A.13.11. Livres du magasin 10 ans éliminer

A.13.12. Pièces concernant la gestion des stocks (doubles de bons de commande, doubles de factures, bons de livraisons, formulaires de demandes, etc.)

3 ans éliminer

A.13.13. Listes et autres aperçus des stocks jusqu’à adoption d’une nouvelle

version éliminer

A.14. COORDINATION DE LA COMMUNICATION, DES RELATIONS PRESSE ET DE L’ACCUEIL

A.14.01. Dossiers d’organisation d’événements (symposiums, journées d’information, journées portes ouvertes, etc.)

5 ans trier Conserver les dépliants et la documentation intéressante. Éliminer les pièces concernant l’organisation pratique.

A.14.02. Dossiers concernant l’organisation de conférences de presse

5 ans trier Conserver les textes destinés à la presse ou le dossier de presse. Eliminer les pièces concernant l’organisation pratique.


42

Code de la série



Remarques

A.14.03. Communiqués de presse 5 ans conserver 1


A.14.04. Revues de presse et coupures de presse 5 ans trier Conserver les coupures de presse relatives à l’institution, éliminer les autres.

A.14.05. Dossiers concernant la rédaction et l’édition de publications, brochures, dépliants et affiches

1 an éliminer

A.14.06. Publications, brochures, dépliants et affiches 5 ans conserver 1


A.14.07. Dossiers de sponsoring 10 ans éliminer

A.14.08. Dossiers concernant la visite de personnalités ou de groupes VIP

5 ans conserver


43

Code de la série



Remarques

A.14.09. Livre d’Or jusqu’à la mise en

place d’un nouveau Livre d’Or

conserver

A.14.10. Pièces concernant la gestion du contenu du site Internet, de l’intranet et/ou de l’extranet

1 an éliminer L’assistance technique relève souvent de la compétence du service ICT.

A.14.11. Site Internet, intranet et/ou extranet jusqu’à son

remplacement trier

Conserver la documentation sur la structure, la présentation et les fonctionnalités, avec quelques printscreens ou snapshots d’écrans

A.14.12. Dossiers concernant le développement du logo et de la charte graphique

10 ans trier Conserver les pièces dont le contenu est important (rapports de réunions, devis, offres retenues et produits finis), éliminer les autres.

A.14.13. Photos et images sur lesquelles l’institution possède des droits

30 ans conserver

A.14.14. Dossiers concernant l’organisation d’enquêtes 5 ans trier Conserver les résultats des enquêtes, éliminer les formulaires et les autres pièces.

A.14.15. Pièces concernant le traitement des demandes 5 ans éliminer


44

Code de la série



Remarques

A.14.16. Registres et pièces de l’accueil 1 an éliminer

A.14.17. Registres publicité de l’administration 5 ans conserver

A.14.18. Pièces concernant les traductions 1 an éliminer

A.15. GESTION DES TECHNOLOGIES DE L’INFORMATION ET DE LA COMMUNICATION31

A.15.01. Dossiers d’achat, de livraison et d’implémentation des systèmes de hardware et de software

aussi longtemps que le système est en

usage éliminer

A.15.02. Dossiers concernant le développement et l’implémentation des systèmes logiciels (en gestion interne ou en sous-traitance)

aussi longtemps que le système est en

usage trier

Conserver seulement si le logiciel est utilisé pour la gestion d’informations à conserver de manière permanente. Eliminer les autres.

A.15.03. Inventaires des systèmes de hardware et de software

jusqu’à l’établissement d’une


31 Sont concernées ici les archives propres du service ICT, pas les documents numériques des autres services qu’il gère.


45

Code de la série



Remarques

A.15.04. Pièces concernant la maintenance et la gestion des systèmes de hardware et de software

1 an éliminer

A.15.05. Pièces concernant l’aide à l’utilisation des systèmes de hardware et de software

1 an éliminer

A.15.06. Licences de logiciels jusqu’à échéance de la

licence éliminer

A.16. SOUTIEN JURIDIQUE

A.16.01. Dossiers de procédures judiciaires 30 ans après le jugement final

trier Conserver les dossiers ayant valeur de précédent, éliminer les autres.

A.16.02. Dossiers de préparation et de suivi des réunions (conseil d’administration, CPC, conseil de direction, etc.)

10 ans éliminer


46

Code de la série



Remarques

A.17. GESTION DE LA QUALITÉ

A.17.01. Manuel de la qualité jusqu’à modification

conserver une version après modification importante

Le manuel de la qualité contient au moins une description des éléments suivants : - la politique de qualité (qui ressort au moins de la mission, la vision, la stratégie et des objectifs de l’institution) - le système de gestion de la qualité (qui ressort de la structure d’organisation, des compétences, des responsabilités, des procédures et processus) - l’auto-évaluation. Cette auto-évaluation contient au minimum une évaluation périodique de la performance clinique, une évaluation périodique de la performance opérationnelle et une évaluation périodique par les collaborateurs32.

A.17.02. Procédures, processus et protocoles jusqu’à modification ou échéance (1 an)

éliminer

32 Décret flamand du 17 octobre 2003 relatif à la qualité des structures de soins de santé et d'aide sociale (Moniteur belge, 10.11.2003). Arrêté du Gouvernement flamand du 14 mai 2004 portant exécution du décret du 17 octobre 2003 relatif à la qualité des structures de soins de santé et d'aide sociale dans les hôpitaux généraux, catégoriels et universitaires (Moniteur belge, 30.07.2004). Arrêté du Gouvernement flamand du 27 janvier 2006 portant exécution du décret du 17 octobre 2003 relatif à la qualité des structures de soins de santé et d'aide sociale dans les hôpitaux psychiatriques et les centres de santé mentale (Moniteur belge, 23.02.2006).


47

Code de la série



Remarques

A.17.03. Registre aux notifications d’incidents (données livrées par les médecins, les infirmiers, les ergothérapeutes, etc.)

5 ans éliminer

A.17.04. Registre aux notifications d’incidents en matière de sécurité

5 ans éliminer

A.17.05. Enquêtes remplies par les patients 1 an éliminer

A.17.06. Dossiers de projets fin du projet éliminer

A.18. GESTION DE L’ENVIRONNEMENT

A.18.01. Dossiers environnement des bâtiments 20 ans conserver

A.18.02. Dossiers de gestion de la comptabilité énergétique et d’exécution des audits énergétiques

5 ans éliminer


48

Code de la série



Remarques

A.18.03. Dossiers d’introduction d’un système de certification en matière environnementale (ISO 1400133, EMAS34 etc.)

5 ans éliminer

A.18.04. Registre des déchets et formulaires d’identification (transport des déchets)

de 3 à 10 ans* éliminer

* Les délais de conservation varient de région en région : la réglementation flamande stipule que les formulaires d’identification doivent être conservés 10 ans35 ; celle de la Région de Bruxelles-Capitale stipule que le registre des déchets doit être conservé 3 ans36. Les autorités wallonnes n’ont pas fixé de délai de conservation.

33 ISO 14001 est la norme élaborée par l’International Organization for Standardization (ISO) qui définit les exigences et lignes directrices d’un bon management environnemental (http://www.iso14000.nl). 34 L’acronyme EMAS signifie Eco-Management and Audit Scheme, un outil de management élaboré par l’Union européenne grâce auquel les organisations peuvent évaluer, synthétiser et améliorer leurs prestations environnementales (http://ec.europa.eu/environment/emas). 35 Arrêté du Gouvernement flamand du 5 décembre 2003 fixant le règlement flamand relatif à la prévention et à la gestion des déchets (Moniteur belge, 30.04.2004), art. 5.1.1.4. 36 Arrêté du Gouvernement de la Région de Bruxelles-Capitale relatif au registre de déchets (Moniteur belge, 26.03.1997), art. 4.


49

Code de la série



Remarques

A.19. COORDINATION DE LA PRÉVENTION ET DE LA SÉCURITÉ AU TRAVAIL37

A.19.01. Document d’identification jusqu'à adoption d’une nouvelle

version conserver

AR du 27 mars 1998 relatif au Service interne pour la Prévention et la Protection au Travail (Moniteur belge, 31.03.1998)

37 Le bien-être au travail est un des domaines les plus réglementés du fonctionnement interne des entreprises. Les séries reprises ici sont régies par la réglementation suivante :

- Loi du 4 août 1996 relative au bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail (Moniteur belge, 18.09.1996) - AR du 12 août 1993 concernant l'utilisation des équipements de travail (Moniteur belge, 28.09.1993) - AR du 2 décembre 1993 concernant la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à des agents cancérigènes et mutagènes au travail (Moniteur belge, 29.12.1993 –

modifié par l’AR du 20 février 2002) - AR du 4 août 1996 concernant la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à des agents biologiques au travail (Moniteur belge, 01.10.1996) - AR du 25 avril 1997 concernant la protection des travailleurs contre les risques résultant des rayonnements ionisants (Moniteur belge, 12.07.1997) - AR du 27 mars 1998 relatif au Service interne pour la Prévention et la Protection au Travail (Moniteur belge, 31.03.1998) - AR du 27 mars 1998 relatif à la politique du bien-être des travailleurs lors de l'exécution de leur travail (Moniteur belge, 31.03.1998) - AR du 3 mai 1999 relatif aux missions et au fonctionnement des comités pour la prévention et la protection au travail (Moniteur belge, 10.07.1999) - AR du 25 janvier 2001 concernant les chantiers temporaires ou mobiles (Moniteur belge, 07.02.2001) - AR du 11 mars 2002 relatif à la protection de la santé et de la sécurité des travailleurs contre les risques liés à des agents chimiques sur le lieu de travail (Moniteur belge, 14.03.2002) - AR du 26 mars 2003 concernant le bien-être des travailleurs susceptibles d'être exposés aux risques présentés par les atmosphères explosives (Moniteur belge, 05.05.2003) - AR du 28 mai 2003 relatif à la surveillance de la santé des travailleurs (Moniteur belge, 16.06.2003) - AR du 23 décembre 2003 relatif à la protection des travailleurs contre les risques liés aux travaux en milieu hyperbare (Moniteur belge, 26.01.2004) - AR du 13 juin 2005 relatif à l'utilisation des équipements de protection individuelle (Moniteur belge, 14.07.2005) - AR du 7 juillet 2005 relatif à la protection de la santé et de la sécurité des travailleurs contre les risques liés à des vibrations mécaniques sur le lieu de travail (Moniteur belge,

14.07.2005) - AR du 16 janvier 2006 relatif à la protection de la santé et de la sécurité des travailleurs contre les risques liés au bruit sur le lieu de travail (Moniteur belge, 15.02.2006) - AR du 16 mars 2006 relatif à la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à l'amiante (Moniteur belge, 23.03.2006) - AR du 17 mai 2007 relatif à la prévention de la charge psychosociale occasionnée par le travail dont la violence, le harcèlement moral ou sexuel au travail (Moniteur belge,

06.06.2007) Avec tous nos remerciements à notre collègue Geert Leloup, qui a examiné cette réglementation en préparation d’un tableau de tri des archives des organismes d’intérêt public.


50

Code de la série



Remarques

A.19.02. Plans globaux de prévention (quinquennaux) 10 ans conserver

A.19.03. Plans d’action annuels 10 ans conserver

A.19.04. Rapports mensuels et trimestriels 10 ans conserver Éliminer si ces rapports sont repris intégralement dans le rapport annuel.

A.19.05. Rapports annuels et annexes 10 ans conserver Éliminer si ces rapports sont repris intégralement dans le rapport annuel général de l’institution.

A.19.06. Pièces concernant l’élaboration ou la modification du règlement interne du comité pour la prévention et la protection au travail (comité PP)

10 ans conserver

A.19.07. Pièces concernant la composition du comité PP 10 ans conserver

A.19.08. Procès-verbaux du comité PP 10 ans conserver

A.19.09. Documents traités pendant la réunion et/ou repris comme annexes

10 ans conserver


51

Code de la série



Remarques

A.19.10. Dossier de propositions et avis du comité PP 10 ans conserver

A.19.11. Registre dans lequel les travailleurs peuvent rédiger des propositions, des remarques ou des avis

10 ans conserver

A.19.12. Lois, arrêtés et accords concernant le bien-être des travailleurs dans l’exécution de leur travail

aussi longtemps que d’application

éliminer

A.19.13. Dossiers de propositions et avis du conseiller en prévention dans le cadre du plan global de prévention

10 ans éliminer

A.19.14. Dossier d’organisation de la formation, des cours et des recyclages

10 ans éliminer

A.19.15. Dossiers d’organisation d’actions en matière de bien-être au travail

10 ans éliminer

A.19.16. Dossiers d’organisation de projets de recherche 10 ans conserver


52

Code de la série



Remarques

A.19.17. Dossiers d’élaborations d’analyses de risque jusqu’à l’élaboration

d’une nouvelle version

éliminer

A.19.18. Rapports de visites périodiques des locaux de travail

10 ans éliminer

A.19.19. « Dossiers bâtiments », dossiers de coordination de la sécurité d’un bâtiment

aussi longtemps que le bâtiment est

exploité par l’institution

éliminer

A.19.20.

Rapports de la structure de coordination, plan de sécurité et de santé, manuel de coordination et dossier post-intervention auprès des lieux de travail temporaires et mobiles

10 ans éliminer

A.19.21. Plans d’urgence et procédures internes jusqu’à l’élaboration


éliminer


53

Code de la série



Remarques

A.19.22. Rapports d’exercices d’incendie et d’évacuation 10 ans éliminer

A.19.23.

Dossiers d’équipements de travail et d’installations avec bons de commande ou cahiers des charges, documents des fournisseurs garantissant le respect des exigences en matière de sécurité et d’hygiène, rapport de mise en service ou d’inspection, modes d’emploi, instructions, etc.

aussi longtemps que l’équipement ou

l’installation est en service

éliminer Les rapports périodiques d’inspection peuvent être éliminés après réception d’un nouveau.

A.19.24.

Dossiers d’équipements de protection collective (EPC) avec bons de commande, documents des fournisseurs garantissant le respect des exigences en matière de sécurité et d’hygiène, rapport de mise en service ou d’inspection, modes d’emploi, instructions, etc.

aussi longtemps que l’équipement est en

service éliminer

A.19.25.

Dossiers d’équipements de protection individuelle (EPI) avec bons de commande, documents des fournisseurs garantissant le respect des exigences en matière de sécurité et d’hygiène, rapport de mise en service ou d’inspection, modes d’emploi, instructions, etc.

aussi longtemps que l’équipement est en

service éliminer


54

Code de la série



Remarques

A.19.26. Inventaire des appareils et machines qui doivent être contrôlés par des organismes agréés en exécution de dispositions réglementaires

jusqu’à l’élaboration d’une nouvelle

version éliminer

A.19.27. Liste des substances et préparations dangereuses utilisées


version éliminer

A.19.28. La liste des points d’émissions concernant la pollution de l’air et de l’eau


version éliminer

A.19.29. Inventaire de l’amiante jusqu’à l’élaboration


éliminer

A.19.30. Documents relatifs à la protection contre l’explosion (DPE)


version éliminer


55

Code de la série



Remarques

A.19.31. Permis de feu pour des travaux comportant un risque d’incendie

jusqu’à la fin des travaux et à

l’inspection finale éliminer

A.19.32.

« Liste des postes à risque » / « Liste des fonctions », liste des postes de sécurité, des postes de vigilance accrue, des activités à risque défini et des activités liées aux denrées alimentaires

5 ans éliminer AR du 28 mai 2003, art. 6 et 938.

A.19.33.

« Listes nominatives de la surveillance de santé », c’est-à-dire la liste nominative des travailleurs soumis obligatoirement à la surveillance de santé et la liste nominative des travailleurs soumis aux vaccinations obligatoires ou aux tests tuberculiniques

5 ans éliminer

Les listes nominatives de surveillance de santé sont jointes au plan d’action annuel (voir série A.19.03). AR du 28 mai 2003, art. 6 et 939.

A.19.34. Liste nominative des travailleurs qui ont souhaité une surveillance de santé.

5 ans éliminer AR du 28 mai 2003, art. 6 et 940.

38 AR du 28 mai 2003 relatif à la surveillance de la santé des travailleurs (Moniteur belge, 16.06.2003). 39 Idem. 40 Idem.


56

Code de la série



Remarques

A.19.35. Registres des dossiers médicaux/dossiers de santé envoyés et reçus

30 ans éliminer

A.19.36. Dossiers médicaux/dossiers de santé des membres du personnel

au moins 15 ans après le départ du membre

du personnel

éliminer ou transférer au

médecin désigné par le travailleur (à

la demande du travailleur)

AR du 28 mai 2003, art. 8541. Des cartes de vaccinations reprises dans ces dossiers, seules les trois dernières doivent être conservées ; des « formulaires d'évaluation de santé », seuls ceux des trois dernières années et ceux comportant des recommandations doivent être conservés (AR du 4 août 1996, art. 5542 et AR du 28 mai 2003, art. 5443).

41 Idem. 42 AR du 4 août 1996 concernant la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à des agents biologiques au travail (Moniteur belge, 01.10.1996). 43 AR du 28 mai 2003 relatif à la surveillance de la santé des travailleurs (Moniteur belge, 16.06.2003).


57

Code de la série



Remarques

A.19.37. Dossiers médicaux/dossiers de santé des membres du personnel qui sont (peuvent être) exposés à des agents cancérigènes ou mutagènes

40 ans après la fin de l’exposition du

travailleur

transférer à la Direction générale Humanisation du

Travail44

AR du 2 décembre 1993, art. 1645. Des cartes de vaccinations reprises dans ces dossiers, seules les trois dernières doivent être conservées; des « formulaires d'évaluation de santé », seuls ceux des trois dernières années et ceux comportant des recommandations doivent être conservés (AR du 4 août 1996, art. 5546 et AR du 28 mai 2003, art. 5447).

A.19.38.

Dossiers médicaux/dossiers de santé des membres du personnel qui sont (peuvent être) exposés à des agents biologiques susceptibles d’entraîner des infections

30 ans après la fin de l’exposition du

travailleur


Travail

AR du 4 août 1996, art. 4248. Des cartes de vaccinations reprises dans ces dossiers, seules les trois dernières doivent être conservées; des « formulaires d'évaluation de santé », seuls ceux des trois dernières années et ceux comportant des recommandations doivent être conservés (AR du 4 août 1996, art. 5549 et AR du 28 mai 2003, art. 5450).

44 L’article 85 de l’AR du 28 mai 2003 relatif à la surveillance de la santé des travailleurs stipule : « Toutefois, lorsque le dossier doit être conservé pendant une durée supérieure à quinze ans, dans les cas prévus par les dispositions spécifiques des arrêtés pris en exécution de la loi, la section ou le département de surveillance médicale en assure la conservation en archives, à dater du jour où ce travailleur a cessé de faire partie du personnel soumis à la surveillance de santé. Dans ce cas, passé le délai précité, le dossier ne peut ni être detruit, ni être remis au travailleur ou à quelque organisme que ce soit, mais il doit être transmis au Service public fédéral Emploi, Travail et Concertation sociale - Administration de l'hygiène et de la médecine du travail ». Celle-ci n’existe plus; la Direction générale Humanisation du Travail est actuellement chargée de l’archivage des dossiers de santé dont le délai de conservation est prolongé. DERWAEL J., Archief van de FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg. Algemene Directie Humanisering van de Arbeid en de Hoge Raad voor Bescherming en Preventie op het Werk. Archiefselectielijst (2009), Bruxelles, Archives générales du Royaume, p. 67. 45 AR du 2 décembre 1993 concernant la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à des [agents cancérigènes et mutagènes] au travail (Moniteur belge, 29.12.1993). 46 AR du 4 août 1996 concernant la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à des agents biologiques au travail (Moniteur belge, 01.10.1996). 47 AR du 28 mai 2003 relatif à la surveillance de la santé des travailleurs (Moniteur belge, 16.06.2003). 48 AR du 4 août 1996 concernant la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à des agents biologiques au travail (Moniteur belge, 01.10.1996). 49 AR du 4 août 1996 concernant la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à des agents biologiques au travail (Moniteur belge, 01.10.1996). 50 AR du 28 mai 2003 relatif à la surveillance de la santé des travailleurs (Moniteur belge, 16.06.2003).


58

Code de la série



Remarques

A.19.39. Dossiers médicaux/dossiers de santé des membres du personnel qui sont (peuvent être) exposés à l’amiante

au moins 40 ans après la fin de l’exposition


Travail

AR du 16 mars 2006, art. 3651. Des cartes de vaccinations reprises dans ces dossiers, seules les trois dernières doivent être conservées; des « formulaires d'évaluation de santé », seuls ceux des trois dernières années et ceux comportant des recommandations doivent être conservés (AR du 4 août 1996, art. 5552 et AR du 28 mai 2003, art. 5453).

A.19.40. Dossiers de déclaration de la surveillance exceptionnelle ou complémentaire des travailleurs qui sont exposés aux rayonnements ionisants

30 ans éliminer

A.19.41. Registres de désinfection des travailleurs et collaborateurs externes qui sont exposés aux rayonnements ionisants

30 ans éliminer

A.19.42. Tableaux d’exposition et de désinfection des travailleurs individuels qui sont exposés aux rayonnements ionisants

30 ans éliminer Ces tableaux sont normalement repris dans le dossier de santé (voir série A.19.36).

51 AR du 16 mars 2006 relatif à la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à l’amiante (Moniteur belge, 23.03.2006). 52 AR du 4 août 1996 concernant la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à des agents biologiques au travail (Moniteur belge, 01.10.1996). 53 AR du 28 mai 2003 relatif à la surveillance de la santé des travailleurs (Moniteur belge, 16.06.2003).


59

Code de la série



Remarques

A.19.43. Mesures des agents chimiques 30 ans éliminer

A.19.44. Dossiers de demande de dérogation à l’interdiction d’utilisation de certains agents chimiques

30 ans éliminer

A.19.45. Dossiers d’avis de production et d’utilisation de certains agents chimiques

30 ans éliminer

A.19.46. Listes nominatives des travailleurs susceptibles d’être exposés à des agents cancérigènes ou mutagènes

40 ans éliminer


60

Code de la série



Remarques

A.19.47. Listes nominatives des travailleurs susceptibles d’être exposés à des agents biologiques

de 10 à 30 ans* éliminer

* « La liste est conservée au siège social (du département ou de la section chargé de la surveillance médicale du service interne ou externe) de l'employeur au moins pendant dix ans après la fin de l'exposition.. Elle est conservée au même endroit pendant une période de trente ans après la dernière exposition connue, en cas d'expositions susceptibles d'entraîner des infections : 1° par des agents biologiques dont on sait qu'ils peuvent provoquer des infections persistantes ou latentes; 2° qui, compte tenu de l'état actuel des connaissances, ne peuvent être diagnostiquées avant que la maladie ne se déclare, de nombreuses années plus tard; 3° dont la période d'incubation avant la déclaration de la maladie est particulièrement longue; 4° qui entraînent des maladies sujettes à recrudescence pendant une longue période, malgré le traitement; 5° qui peuvent laisser de graves séquelles à long terme ». AR du 4 août 1996, art. 1254.

A.19.48. Dossiers d’avis d’utilisation d’agents biologiques 30 ans éliminer

54 AR du 4 août 1996 concernant la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à des agents biologiques au travail (Moniteur belge, 01.10.1996).


61

Code de la série



Remarques

A.19.49. Registre des travailleurs qui sont exposés à l’amiante

40 ans après la fin de l’exposition

éliminer AR du 16 mars 2006, art. 3155.

A.19.50. Mesures de l’amiante 40 ans éliminer

A.19.51. Pièces concernant les procédures de travail en milieu hyperbare

20 ans éliminer

A.19.52. Registre des travaux en milieu hyperbare 20 ans éliminer AR du 23 décembre 2003, art. 1356.

A.19.53. Dossiers d’avis de travaux en milieu hyperbare 20 ans éliminer

A.19.54. Formulaires d’accident de travail 10 ans éliminer AR du 24 février 2005, art. 157.

55 AR du 16 mars 2006 relatif à la protection des travailleurs contre les risques liés à l'exposition à l'amiante (Moniteur belge, 23.03.2006). 56 AR du 23 décembre 2003 relatif à la protection des travailleurs contre les risques liés aux travaux en milieu hyperbare (Moniteur belge, 26.01.2004) 57 AR du 24 février 2005 portant diverses dispositions visant la lutte contre les accidents du travail graves et la simplification des déclarations des accidents du travail (Moniteur belge, 14.03.2005).


62

Code de la série



Remarques

A.19.55. Fiches d’accident de travail 10 ans éliminer AR du 24 février 2005, art. 158.

A.19.56. Rapports d’accidents de travail graves 50 ans conserver

A.19.57.

Dossiers d’assurance des accidents de travail :

- sans rente

- avec rente

30 ans

durée de la rente

éliminer

éliminer

A.19.58.

Dossiers de plaintes, dossiers de plaintes psychosociales et de plaintes portant sur la violence, le harcèlement moral ou sexuel au travail

tant que le membre du personnel est en

service éliminer

A.19.59. Registre des plaintes portant sur la violence, le harcèlement moral ou sexuel au travail

5 ans après les derniers faits enregistrés

conserver

« L'employeur conserve les déclarations des faits repris dans le registre pendant cinq ans à dater du jour où le travailleur a consigné ces déclarations ». AR du 17 mai 2007, art. 1259.

58 AR du 24 février 2005 portant diverses dispositions visant la lutte contre les accidents du travail graves et la simplification des déclarations des accidents du travail (Moniteur belge, 14.03.2005). 59 AR du 17 mai 2007 relatif à la prévention de la charge psychosociale occasionnée par le travail dont la violence, le harcèlement moral ou sexuel au travail (Moniteur belge, 06.06.2007).


63

Code de la série



Remarques

A.20. GESTION DE LA CUISINE DE L’HÔPITAL

A.20.01.

Manuels, plans, check-lists, formulaires d’enregistrement, formulaires de remarques et avis et documentation sur le contrôle interne, souvent fondée sur Good Hygiene Practice (GHP), Hazard Analysis Critical Control Points (HACCP)…

2 ans (après l’expiration de la

période conservation du produit concerné)

éliminer AR du 14 novembre 2003 relatif à l'autocontrôle, à la notification obligatoire et à la traçabilité dans la chaîne alimentaire (Moniteur belge, 12.02.2003).

A.20.02.

Pièces concernant les agréations, les permissions et les enregistrements préalables délivrés par l’Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire (AFSCA)

jusqu’à échéance de la durée de validité

éliminer

A.20.03. Pièces concernant les inspections par l’Agence fédérale pour la sécurité de la chaîne alimentaire (AFSCA)

jusqu’à l’inspection similaire suivante

éliminer

A.20.04. Plannings mensuels des menus 1 an éliminer

A.20.05. Menus journaliers 1 an éliminer


64

Code de la série



Remarques

A.21. GESTION DES ENREGISTREMENTS

A.21.01. Pièces concernant l’enregistrement du résumé clinique minimum (RCM)

5 ans éliminer Ces données sont conservées au niveau du SPF Santé publique (DG1)60.

A.21.02. Listes annuelles de questions en rapport avec les activités de l’hôpital

5 ans éliminer Ces données sont conservées au niveau du SPF Santé publique (DG1).61

A.21.03. Rapports sur la qualité de l'activité médicale rédigés par le médecin en chef.

5 ans éliminer

Ces rapports doivent être rédigés sur la base d'un enregistrement interne suivant un modèle d'enregistrement informatisé mis à disposition par les Collèges des médecins62. Ceux-ci rassemblent annuellement les données dans un rapport d’activité qui sera conservé63.

A.21.04. Pièces concernant les autres enregistrements (maladies contagieuses, enregistrement des cas de SIDA, cancer, infections d’hôpitaux, etc.)

5 ans éliminer Ces données sont conservées au niveau central (par exemple, Fondation Registre du cancer, ISSP)

60 DEVOLDER K., Archief van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu. Directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen. Archiefselectielijst, Brussel, Algemeen Rijksarchief, 2010, p. 103 [M.004]. 61 Id., p. 86 [G.001]. 62 AR du 15 février 1999 relatif à l'évaluation qualitative de l'activité médicale dans les hôpitaux. Moniteur belge, 25.03.1999. 63 DEVOLDER K., Archief van overlegstructuren inzake gezondheidszorg ondersteund door het directoraat-generaal Organisatie Gezondheidszorgvoorzieningen van de FOD Volksgezondheid, Veiligheid van de Voedselketen en Leefmilieu, Brussel, 2010, p. 54 [E.003].


65

Code de la série



Remarques

A.22. GESTION DES PLAINTES (SERVICE DE MÉDIATION)64

A.22.01.

Règlement intérieur dans lequel sont fixées les modalités spécifiques de l'organisation, du fonctionnement et de la procédure en matière de plaintes de la fonction de médiation

jusqu’à adaptation conserver

A.22.02. Système d’enregistrement des plaintes 5 ans éliminer

Pour chaque plainte, au moins les données suivantes sont enregistrées : 1° l'identité du patient et, le cas échéant, celui de la personne de confiance; 2° la date de réception de la plainte; 3° la date et le contenu de la plainte; 4° la date de finalisation du traitement de la plainte; 5° le résultat du traitement de la plainte. AR du 8 juillet 2003, art. 6.

A.22.03. Dossiers de plaintes

jusqu’à la rédaction du rapport annuel

fondé sur le traitement de ces dossiers

éliminer

“Les données à caractère personnel collectées dans le cadre de l'examen de la plainte ne doivent être conservées que pendant le temps nécessaire au traitement de celle-ci et à la rédaction du rapport annuel comme visé à l'article 9”. AR du 8 juillet 2003, art. 8.

64 AR du 8 juillet 2003 fixant les conditions auxquelles la fonction de médiation dans les hôpitaux doit répondre (Moniteur belge, 26.08.2003).


66

Code de la série



Remarques

A.22.04. Rapports annuels 10 ans conserver

Ce rapport annuel contient : “un relevé du nombre de plaintes, l'objet des plaintes et le résultat de ses actes pendant l'année civile précédente. Les difficultés rencontrées par le médiateur dans l'exercice de sa mission et les recommandations éventuelles pour y remédier peuvent également y être reprises. En outre, le rapport annuel mentionne les recommandations du médiateur, en ce compris celles visées à l'article 11 de la loi relative aux droits du patient, ainsi que la suite y réservée. Le rapport ne peut contenir des éléments par lesquels une des personnes physiques concernée par le traitement de la plainte pourrait être identifiée” AR du 8 juillet 2003, art. 9. Le médiateur transmet le rapport annuel au plus tard dans le courant du quatrième mois de l'année civile qui suit : 1° au gestionnaire, au médecin chef, à la direction et au conseil médical de l'hôpital; 2° à la Commission fédérale « Droits du patient ».

A.23. GESTION DE LA BIBLIOTHÈQUE, DE LA DOCUMENTATION, DES ARCHIVES ET DES COLLECTIONS (MUSÉALES)

A.23.01. Règlement des visiteurs ou de la bibliothèque jusqu’à l’élaboration


conserver


67

Code de la série



Remarques

A.23.02. Registres ou pièces concernant l’inscription des lecteurs ou des visiteurs

10 ans éliminer

A.23.03. Registres d’acquisition 10 ans conserver

A.23.04. Catalogues de bibliothèque, des collections jusqu’à leur

remplacement conserver

A.23.05.

Dossiers de gestion, de conservation, de classement et d’ouverture à la recherche des archives (tableaux d’archives, inventaires, listes de localisation, listes de dépôt, etc.)

10 ans conserver

A.23.06. Registres ou pièces concernant les prêts de la bibliothèque

10 ans éliminer

A.23.07. Registres ou pièces concernant le prêt des archives

10 ans conserver

A.23.08. Pièces concernant la reproduction d’archives 10 ans éliminer


68

Code de la série



Remarques

A.23.09. Pièces concernant l’élimination d’archives 10 ans conserver

A.23.10. Dossiers d’organisation d’expositions permanentes/temporaires

10 ans trier Conserver la correspondance, les rapports, les photos, les publications (folder, catalogue…). Éliminer les autres pièces.

B. GESTION DE L’ACCUEIL DES PATIENTS

B.1. ADMINISTRATION DES PATIENTS ET PERCEPTION CENTRALE

B.1.01. Règlement du fonctionnement du service de perception centrale


« Le règlement relatif au fonctionnement du service de perception (…) précise entre autres le délai dans lequel les attestations de soins doivent être transmises par le médecin hospitalier ainsi que les mesures applicables au médecin hospitalier qui ne les transmet pas dans le délai fixé. Le règlement fixe également le délai dans lequel, d'une part, les factures seront présentées aux débiteurs et, d'autre part, les montants dus aux médecins hospitaliers seront payés. Sauf disposition contraire du règlement, ce délai court à partir de la perception et l'intérêt légal est dû, pour les sommes qui ne sont pas payées en temps voulu, à partir de l'expiration du délai fixé et sans qu'une mise en demeure par le médecin hospitalier intéressé soit nécessaire » (Loi coordonnée sur les hôpitaux, art. 149).


69

Code de la série



Remarques

B.1.02. Fichier central des patients 10 ans éliminer Contient les données administratives des patients (pas de données de facturation).

B.1.03. Dossiers administratifs des patients 10 ans éliminer Il s’agit des dossiers d’admission, avec la déclaration d’admission65, des documents concernant le choix de la chambre, l’assurance hospitalisation, etc.

B.1.04. Duplicata des attestations de soins et des factures jusqu’à la fin de la 7e

année suivant la période imposable

éliminer

L’article 11, alinéa 1 de l’arrêté ministériel du 17 décembre 199866 prévoyait que les établissements de soins devaient conserver 6 ans les duplicata d’attestations de soins et des factures, « à compter du 1er janvier de l’année durant laquelle les originaux ont été établis ». Cet article 11, alinéa 1 a été abrogé par l’AM du 31 mars 200967. Dans le préambule de l’AM, on fait référence à l’allongement du délai de conservation des livres et documents « jusqu'à l'expiration de la septième année qui suit la période imposable » (modification de l’article 315, 2e alinéa, du Code des impôts sur les revenus de 1992 par l’article 186 de la loi-programme du 22 décembre 2008).

65 AR du 17 juin 2004 concernant la déclaration d'admission à l'hôpital (Moniteur belge, 14.07.2004). 66 Arrêté ministériel du 17 décembre 1998 déterminant le modèle et l'usage des attestations de soins et de la vignette de concordance à utiliser par les établissements qui dispensent des soins de santé (Moniteur belge, 30.12.1998). 67 Arrêté ministériel du 31 mars 2009 modifiant l'arrêté ministériel du 17 décembre 1998 déterminant le modèle et l'usage des attestations de soins et de la vignette de concordance à utiliser par les établissements qui dispensent des soins de santé; l'arrêté ministériel du 17 décembre 1998 déterminant le modèle et l'usage du reçu-attestation de soins et du livre journal à utiliser par les médecins ainsi que par les pharmaciens et licenciés en sciences agréés pour effectuer des prestations de biologie clinique dans le cadre de l'assurance maladie-invalidité; l'arrêté ministériel du 17 décembre 1998 déterminant le modèle et l'usage du reçu-attestation de soins et du livre journal à utiliser par les praticiens de l'art dentaire; l'arrêté ministériel du 17 décembre 1998 déterminant le modèle et l'usage du reçu-attestation de soins et du livre journal à utiliser par les accoucheuses, les infirmières, hospitalières et assimilées, les kinésithérapeutes, lagopèdes et orthopédistes (Moniteur belge, 10.04.2009).


70

Code de la série



Remarques

B.1.05. Attestations de soins récapitulatives et factures récapitulatives (qui font partie des notes de soins)

au moins 3 ans à dater de l’exécution de la

prestation éliminer

Règlement des soins de santé du 28 juillet 2003, art. 6, § 1468.

B.2. SERVICE SOCIAL

B.2.01. Dossiers sociaux 30 ans trier

Ces dossiers sont parfois intégrés au système informatisé de gestion des dossiers médicaux. Conserver les dossiers du mois de mai et du mois de novembre des années se terminant par 5. Si les dossiers sont classés par ordre alphabétique, conserver 1 dossier sur 20.

B.2.02. Base de données des dossiers sociaux 30 ans éliminer

C. PRESTATION DE SOINS MÉDICAUX

C.1. ORGANISATION DES PRESTATIONS DE SOINS

C.1.01. Règlement médical (« règlement concernant l’organisation et la coordination de l’activité médicale à l’hôpital »)69

jusqu’à échéance conserver

68 Règlement du 28 juillet 2003 portant exécution de l'article 22, 11° de la loi relative à l'assurance obligatoire soins de santé et indemnités, coordonnée le 14 juillet 1994 (http://www.inami.fgov.be). 69 Arrêté royal portant exécution des articles 13 à 17 inclus de la loi sur les hôpitaux, coordonnée par l'arrêté royal du 7 août 1987 (Moniteur belge, 25.12.1987).


71

Code de la série



Remarques

C.1.02. Règlements d’ordre intérieur pour les blocs opératoires, les sections d’accouchement, …


C.1.03. Registres d’inscriptions au bloc opératoire 30 ans conserver

« Chaque intervention chirurgicale sera notée dans un registre. On mentionnera au moins : l'identité du patiente ou le numéro de son dossier médical, le nom du ou des chirurgien(s) et du ou des anesthésiste(s), la date, l'heure et la nature de l’intervention ». AR du 23 octobre 1964 (annexe 5 : prescriptions auxquelles les services médico-techniques doivent satisfaire)70.

C.1.04. Autres registres de la salle d’opération (répartition du travail, patients, décomptes des médications)

de 2 à 3 ans éliminer

C.1.05. Registres des urgences (livres d’inscriptions aux urgences)

30 ans conserver

C.1.06. Registres de la maternité 30 ans conserver

« Chaque accouchement sera noté dans un registre. On mentionnera au moins : l'identité de la patiente et/ou le numéro de son dossier médical, le nom du ou des accoucheur(s) et du ou des anesthésiste(s), la date, l'heure et la nature de l'accouchement, le poids et le sexe du nouveau-né ». AR du 23 octobre 1964 (annexe 2 : le quartier d’accouchement).71

70 AR du 23 octobre 1964 portant fixation des normes auxquelles les hôpitaux et leurs services doivent répondre (Moniteur belge, 07.11.1964). 71 AR du 23 octobre 1964 portant fixation des normes auxquelles les hôpitaux et leurs services doivent répondre (Moniteur belge, 07.11.1964).


72

Code de la série



Remarques

C.1.07. Listes mensuelles des médecins-spécialistes qui peuvent être appelés et être présents les week-ends et jours fériés

2 ans éliminer

« …la liste mensuelle des médecins spécialistes appelables et présents les week-ends et jours fériés soit déposée chez le médecin chef de l'établissement hospitalier ou que la liste des praticiens soit déposée chez le médecin chargé de l'organisation de la pratique de groupe; ces listes doivent être conservées pendant deux ans et être à la disposition des organismes de contrôle. » (Nomenclature des soins de santé, art. 1, §4bis)72.

C.1.08. Listes mensuelles des médecins qui effectuent la permanence médicale

5 ans éliminer

« Les listes mensuelles des médecins qui effectuent la permanence médicale prévue sous les différents numéros, avec leur qualification et leur titre, doivent être déposées chez le médecin en chef de l'institution hospitalière. Ces listes contiennent aussi les nom et titre du médecin, chef de service de la fonction de soins urgents spécialisés et/ou de soins intensifs. Elles doivent être conservées pendant 5 ans et être à la disposition des organes de contrôle. Le médecin en chef est responsable de l'exactitude des listes .» (Nomenclature des soins de santé, art. 25, §3)73.

C.1.09. Pièces concernant le suivi des stages des candidats médecins-spécialistes

5 ans après la fin du stage

éliminer

72 Coordination officieuse de l’AR du 14 septembre 1984 établissant la nomenclature des prestations de santé en matière d'assurance obligatoire soins de santé et indemnités (http://inami.fgov.be). 73 Coordination officieuse de l’AR du 14 septembre 1984 établissant la nomenclature des prestations de santé en matière d'assurance obligatoire soins de santé et indemnités (http://inami.fgov.be).


73

Code de la série



Remarques

C.1.10. États récapitulatifs des prestations par infirmier(ère) et par médecin

7 ans éliminer

C.1.11. Offres d’appareillage médical 10 ans éliminer

C.1.12. Tests des autoclaves 10 ans éliminer

C.2. GESTION DE LA PHARMACIE74

C.2.01. Pièces concernant le fonctionnement et l’organisation du service

10 ans conserver Par exemple : organigrammes, rapports de concertation entre les membres de l’équipe.

C.2.02. Pièces concernant la gestion financière de la pharmacie de l’hôpital (budgets, comptes, bilans, etc.)

10 ans éliminer

74 Cadre légal : AR du 31 mai 1885 approuvant les nouvelles instructions pour les médecins, pour les pharmaciens et pour les droguistes (Moniteur belge, 19.06.1885). AR du 19.10.1978 réglementant les officines et les dépôts de médicaments dans les établissements de soins (Moniteur belge, 31.10.1978). AR du 4.3.1991 fixant les normes auxquelles une officine hospitalière doit satisfaire pour être agréée (Moniteur belge, 23.03.1991). L’AR du 21 janvier 2009 portant instructions pour les pharmaciens (Moniteur belge, 30.01.2009) ne vise pas les pharmacies d’hôpitaux (art. 47 de cet AR stipule : “L'arrêté royal du 31 mai 1885 approuvant les nouvelles instructions pour les médecins, pour les pharmaciens et pour les droguistes est abrogé, sauf en ce qui concerne les officines hospitalières telle que visée à l'arrêté royal du 19 octobre 1978 réglementant les officines et les dépôts de médicaments dans les établissements de soins”). Pour les hôpitaux, un nouveau projet est en préparation (Source : service juridique Agence Fédérale des Médicaments et des Produits de santé, octobre 2010).


74

Code de la série



Remarques

C.2.03. Procédures Jusqu’à modification éliminer

Par exemple : procédure de réception des produits, d’enregistrement des commandes, de contrôle des conditions de conservation, de contrôle des dates de péremption des produits, procédure d’enlèvement, etc.

C.2.04. Ordonnances et demandes 10 ans éliminer Art. 34 de l’AR du 31 mai 1885 (version actualisée). Les ordonnances doivent être conservées « convenablement enliassées ».

C.2.05. Ordonnances des substances stupéfiantes et psychotropes

10 ans éliminer

“Les ordonnances des médicaments visés par l'arrêté royal du 31 décembre 1930 concernant le trafic des substances soporifiques et stupéfiantes et par les (articles 2 et 38 de l'arrêté royal du 22 janvier 1998) réglementant certaines substances psychotropes sont conservées séparément des autres ordonnances et classées chronologiquement suivant la date de délivrance” (art. 34 de l’AR du 31 mai 1885, version actualisée).

C.2.06. Déclarations de médecins 10 ans éliminer Art. 34ter de l’AR du 31 mai 1885 (version actualisée).

C.2.07. Registres des ordonnances ou système informatisé 10 ans éliminer Art. 33 de l’AR du 31 mai 1885 (version actualisée).


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Code de la série



Remarques

C.2.08. Registres des spécialités pharmaceutiques (importation et délivrance)

10 ans éliminer

Le pharmacien d'officine inscrit dans ce registre : 1° la dénomination de la spécialité pharmaceutique, la composition quantitative et qualitative des principes actifs et la forme pharmaceutique; 2° la quantité prescrite et délivrée; 3° le nom et prénom du patient; 4° le nom et prénom du prescripteur, ainsi que son adresse; 5° la date de la prescription médicale; 6° la date de la déclaration du médecin; 7° le nom et l'adresse de l'exportateur étranger; 8° les dates de l'importation et de la délivrance; 9° numéro de lot et date de péremption de la spécialité pharmaceutique; 10° numéro d'enregistrement de l'autorisation de mise sur le marché de la spécialité pharmaceutique du pays de provenance. Art. 34bis de l’AR du 31 mai 1885 (version actualisée).


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Code de la série



Remarques

C.2.09.

Registres des matières premières (c’est-à-dire toutes les substances, compositions ou préparations qui par un pharmacien-une officine sont achetées pour être livrées comme telles ou après fractionnement pour les utiliser dans une préparation magistrale75 ou officinale76 et qui ne sont pas soumises à l’enregistrement conformément à la loi du 25 mars 1964 sur les médicaments)

10 ans à compter depuis le jour de leur

clôture éliminer

“Le pharmacien d'officine transcrit ou fait transcrire dans un registre à ce destiné, en y indiquant un numéro d'ordre, le nom du fournisseur, la dénomination de la matière première avec indication de la quantité, du numéro de lot et de la référence de qualité, la date d'analyse ainsi que les références des réactions effectuées ou du protocole d'un laboratoire agréé. Il signe ses conclusions. Le registre se trouve à la disposition des inspecteurs de la pharmacie. Les registres sont conservés, par le pharmacien, pendant dix ans à partir du jour de leur clôture. Le pharmacien d'officine doit être à même de faire la preuve que les examens en vue de s'assurer de l'identité et de la qualité des matières premières ont été réellement effectués. Le numéro d'ordre figurant au registre doit être reporté sur le récipient correspondant.” Art. 5 de l’AR du 17 mai 199077.

C.2.10.

Protocoles de délégation de préparation magistrale, de stérilisation des dispositifs médicaux réutilisables ou de fractionnement des médicaments

10 à compter à partir de la livraison

éliminer Art. 4quater, inséré dans l’AR du 19 octobre 1978 par l’AR du 29 janvier 200778.

75 Préparation magistrale = médicaments qui sont préparés dans la pharmacie selon une ordonnance pour un patient ou un animal donné. 76 Préparation officinale = médicaments qui sont préparés dans la pharmacie conformément aux indications d’une pharmacopée ou du Formulaire Thérapeutique Magistral et qui sont destinés à une livraison directe pour les patients et les utilisateurs finaux de cette pharmacie. 77 AR du 17 mai 1990 relatif au contrôle et à l'analyse des matières premières utilisées dans les préparations officinales ou magistrales (Moniteur belge, 22.06.1990). 78 AR du 29 janvier 2007 modifiant l'arrêté royal du 19 octobre 1978 réglementant les officines et les dépôts de médicaments dans les établissements de soins (Moniteur belge, 23.02.2007).


77

Code de la série



Remarques

C.2.11. Documents justificatifs d’achat de médicaments 5 ans éliminer Art. 34 de l’AR du 31 mai 1885 (version actualisée)

C.2.12.

États récapitulatifs mensuels des médicaments délivrés pour des personnes qui vivent en communauté (ou états récapitulatifs mensuels individuels - factures)79

5 ans à partir de la livraison

éliminer

Ces états récapitulatifs sont établis en 4 exemplaires. Deux exemplaires sont remis au mandataire : l'un est destiné au dossier médical du malade, l'autre servira de pièce comptable justificative. Le troisième exemplaire est transmis à l'Office de Tarification pharmaceutique agréé, choisi par le pharmacien, avec les ordonnances correspondantes. Le quatrième exemplaire est conservé à l'officine pendant une durée de cinq ans à dater de la délivrance (art. 26bis de l’AR du 31 mai 1885, version actualisée).

C.2.13. Dossiers par communauté que l’officine pourvoit en médicaments

10 ans éliminer

Ces dossiers comprennent pour chaque résident (ou la personne traitée), le double du mandat et, par ordre chronologique, le quatrième exemplaire des relevés mensuels individuels des médicaments délivrés (art. 26bis de l’AR du 31 mai 1885, version actualisée).

C.2.14. Registre des médicaments délivrés au médecin chef de l'Institut de Médecine tropicale Prince Léopold d'Anvers ou à son mandataire

10 ans éliminer

Dans ce registre, sont mentionnés les médicaments délivrés suivant un classement chronologique, basé sur la date de la délivrance ainsi que les numéros de lot des médicaments délivrés. Ce registre peut être tenu au moyen d'un système informatique, à condition qu'il puisse être imprimé sur demande. Art. 26quater de l’AR du 31 mai 1885 (version actualisée).

79 On entend par " personne vivant en communauté " : toute personne hébergée dans une maison de repos et de soins non rattachée à une institution hospitalière desservie par une officine, dans une maison de repos agréée pour personnes âgées, dans un home de handicapés, une maison de soins psychiatriques, initiative d'habitation protégée, une institution pénitentiaire, un centre d'accueil pour demandeurs d'asile ou dans un home de placement d'enfants (art. 26bis de l’AR du 31 mai 1885).


78

Code de la série



Remarques

C.2.15. Bons de commande datés et signés par le médecin chef de l'Institut de Médecine tropicale Prince Léopold d'Anvers

10 ans éliminer Art. 26quater de l’AR du 31 mai 1885 (version actualisée).


79

Code de la série



Remarques

C.3. PRESTATIONS DE SOINS


80

Code de la série



Remarques

C.3.01.

Dossiers patients Les dossiers contiennent : - le dossier médical - le dossier infirmier

30 ans80 trier

Éliminer les dossiers infirmiers. Trier les dossiers médicaux selon les critères suivants : I. Hôpitaux généraux

- conservation intégrale des dossiers médicaux des sections médico-génétiques

- conservation des dossiers médicaux des personnes qui sont nées le 15e jour de chaque mois. Si le classement des dossiers ne permet pas un tri sur base de la date de naissance, il faut conserver environ 1/30e des dossiers sur base d’un autre critère. Dans le cas d’un classement numérique, on peut par exemple conserver les dossiers n° 1, 31, 61, etc.

II. Hôpitaux psychiatriques - conservation intégrale des dossiers médicaux

clos avant 1980 - pour les dossiers clos depuis 1980 :

conservation d’au moins 1/30e de la totalité des dossiers. Si cela est souhaité, on peut conserver une plus grande proportion de dossiers en concertation avec l’autorité dont les institutions ressortent depuis la deuxième réforme de l’État81.

80 AR du 3 mai déterminant les conditions générales minimales auxquelles le dossier médical, visé à l'article 15 de la loi sur les hôpitaux, coordonnée le 7 août 1987, doit répondre (Moniteur belge, 30.07.1999). 81 Assurément, les dossiers spécifiques de certaines institutions clos après 1980 (par exemple les dossiers de placement familial pour l’OPZ Geel et de médecine légale pour l’OPZ Rekem) doivent être intégralement conservés.


81

Code de la série



Remarques

C.3.02. Base de données des dossiers patients (base de données des archives médicales)

aussi longtemps que les dossiers patients

éliminer

C.3.03.

Rapports, documents, tracés et graphiques dont il est question dans la nomenclature des soins de santé; protocoles des radiographies et des analyses de laboratoire

[au minimum 2 ans] - 30 ans

voir dossiers patients

« Sans préjudice des délais de conservation imposés par d'autres législations ou par les règles de la déontologie médicale, les rapports, documents, tracés, graphiques mentionnés dans les libellés de cette nomenclature, ainsi que les protocoles de radiographies et d'analyses de laboratoire doivent être conservés pendant une période d'au moins deux ans » (Nomenclature des soins de santé, art. 1 §8)82. « Si les radiographies sont considérées comme partie intégrante du dossier médical, le médecin concerné doit leur appliquer un délai de conservation de 30 ans conformément à l’art. 46du Code de déontologie médicale »83.

C.3.04. Fiches d’anesthésies 30 ans voir dossiers

patients

Elles sont conservées dans les dossiers patients et doivent donc être triées sur base des mêmes critères appliqué à ceux-ci (voir C.3.01).

C.3.05. Fiches de consultations (soins ambulatoires) 30 ans éliminer

82 Coordination officieuse de l’AR du 14 septembre 1984 établissant la nomenclature des prestations de santé en matière d'assurance obligatoire soins de santé et indemnités (http://inami.fgov.be). 83 http://www.absym-bvas.be.


82

Code de la série



Remarques

C.3.06. Prescriptions d’imagerie médicale et doubles de protocoles

2 ans éliminer

« Les prescriptions doivent être gardées pendant deux ans par le radiologue. Elles doivent être classées par ordre chronologique sur base de la date d'exécution de la prestation. Elles sont exigibles pour vérification, même en dehors de toute enquête, par l'Ordre, le Service du contrôle médical de l'Institut national d'assurance maladie-invalidité et les instances judiciaires. Un double du protocole doit être gardé avec la prescription » (Nomenclature des soins de santé, art. 17 §12, 5).84

C.3.07. Fiches patients d’imagerie médicale (‘feuilles de travail’, ce sont des documents produits par le service de radiologie)

1 an éliminer

C.3.08. Prescriptions d’analyses en biologie clinique et protocoles

3 ans éliminer

« Les protocoles ainsi que les prescriptions doivent être conservés pendant 3 ans par les laboratoires et classés par ordre chronologique. Les prescriptions et les protocoles peuvent être stockés sous forme électronique. Ces documents sont exigibles pour vérification même en dehors de toute enquête par les ordres, le service du contrôle médical de l'INAMI, les instances judiciaires » (Nomenclature des soins de santé, art. 24, §9, 6)85.

84 Coordination officieuse de l’AR du 14 septembre 1984 établissant la nomenclature des prestations de santé en matière d'assurance obligatoire soins de santé et indemnités (http://inami.fgov.be). 85 Idem.


83

Code de la série



Remarques

C.3.09. Prescriptions d’analyses en anatomie pathologique 3 ans éliminer

“Les prescriptions d'examens d'anatomie-pathologique doivent être gardées pendant trois ans par le spécialiste en anatomie-pathologique. Elles doivent être classées par ordre chronologique sur la base de la date de réception des demandes. Elles sont exigibles pour vérification, même en dehors de toute enquête par les Ordres, le Service du contrôle médical de l'INAMI, les médecins-conseils des organismes assureurs ou les instances judiciaires” (Nomenclature des soins de santé, art. 32 § 8, 4)86.

C.3.10. Prescriptions d’analyses génétiques 3 ans éliminer “les prescriptions d'examens génétiques doivent être gardées pendant trois ans par le médecin » (Nomenclature des soins de santé, art. 33 § 6)87.

C.3.11. Images au rayon X (photos ou prises de vue numériques)

2 à 10 ans88 éliminer Les photos sont en principe emportées par le patient. Les protocoles de radiographies sont conservés dans le dossier patient (voir C.3.01).

C.3.12. EEG (électroencéphalogrammes) 5 ans éliminer

C.3.13. Echocardiographies 5 ans éliminer

86 Coordination officieuse de l’AR du 14 septembre 1984 établissant la nomenclature des prestations de santé en matière d'assurance obligatoire soins de santé et indemnités (http://inami.fgov.be). 87 Idem. 88 En fonction de la spécialité : radiologie ordinaire, 2 ans; gynécologie, 3 ans; ORL (oto-rhino-laryngologie), 5 ans ; urgences, 5 ans ; dentisterie, 10 ans.


84

Code de la série



Remarques

C.3.14. EMG (électromyographies) 10 ans éliminer

C.3.15. Enregistrements Holter 5 ans éliminer

C.3.16. Tests de vélo (ou d’effort-EGC) 5 ans éliminer

C.3.17. Cartes de groupe sanguin 4 ans éliminer

C.3.18. Demandes de diète 2 ans éliminer

C.3.19. Empreintes dentaires 5 ans éliminer





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Archives des hôpitauxTableau de tri

[juin 2012]

par




Brussel – Bruxelles2012

9789057465482

ISBN 978 90 5746 548 2

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