tableau de bord 2013 - alienor.org, conseil des musées€¦ · tableau de bord h e n r i b ar é m...
TRANSCRIPT
T a b l e a u d e b o r d
Henri BarreacuteMuseacutee
Georges TurpinMuseacutee
BressuireMuseacutee de
TumulusMuseacutee des
sous-o
fficier
Museacutee du
DonjonLe
Berna
rd dA
gesci
Museacutee
Cogn
acq
Museacute
e Erne
st
Nouv
eau M
onde
Museacute
e du
Beau
x-arts
Museacute
e des
mariti
meMu
seacutee
dHist
oire P
rotes
tante
Museacute
e Roc
helai
s
Natur
elle
Museacute
um d
Histo
ire
Paysa
nne
Maison
lIcircle dO
leacuteron
Museacutee d
e
Reacutegional
Museacutee
Pierre Loti
Maison de
et dHistoire
Museacutee dArt
Royan
Museacutee deArcheacuteologique
MuseacuteelEacutechevinage
Museacutee
MestreauMuseacutee Dupuy-
St-Jean-dY Museacutee de
et dHistoire Museacutee dArt
Arts du cognacMuseacutee des
Historique de la Charente
Socieacuteteacute Archeacuteologique et
Papier le Nil
Museacutee du
Bande Dessineacutee
Museacutee de la
dAngoulecircme
Le MuseacuteePreacutehistoire
Museacutee dede Civ aux
Museacutee arch eacuteologique
MontmorillonMuseacutee de
et Traditions PopulairesMuseacutee des Arts
IndustrielleEspace dArcheacuteologie
des DunesHypogeacutee
de Chiegravevres
Museacutee Rupert
Sainte-Croix
Museacutee
Moto Veacutelo
Museacutee AutoSully
HocirctelLassay
Museacutee CharbonneauTraditions PopulairesMuseacutee des Arts et
La Rochelle
Rochefort
Fouras
St-JeandAngeacutely
CognacAngoulecircme
Lussac-les-Ch
Civaux Montmorillon
ChauvignyPoitiers
Chacirctellerault
LoudunThouars
Airvault
Parthenay
Bressuire
St-MaixentBougon
Niort
Saintes
Royan
Oleacuteron
St-Martin-de-Reacute
lienororgConsei l des museacutees
2 0 1 3
Rapport moral ______________________________________________________ 4
Compte rendu dactiviteacute ____________________________________________ 6
Rapport financier __________________________________________________ 10
Comptes de lassociation 2013 ______________________________________ 12
Rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes ______________________ 15
Rapport speacutecial du commissaire aux comptes _______________________ 19
Programme dactions 2014 _________________________________________ 21
Budget____________________________________________________________ 23
Exercice litteacuteraire annuel incontournable et mecircme obligatoire au bon fonctionnement drsquoune association le rapport
moral est lrsquooccasion de faire un retour sur image sur les reacutealisations de lrsquoanneacutee eacutecouleacutee et de mettre en reacutesonance
les reacutesultats avec les prospectives et perspectives
Lrsquoan passeacute jrsquoeacutevoquais parmi les chantiers en cours la refonte de la base de donneacutees des collections AlienorWeb
professionnel (AWP) et son eacutevolution vers la version 3 Ce projet drsquoampleur a neacutecessiteacute au preacutealable un effort
commun drsquoexamen dans le deacutetail de lrsquoensemble des fonctionnaliteacutes de leurs qualiteacutes et de leurs deacutefauts afin de
pouvoir faire eacutevoluer cet outil NOTRE outil vers un mieux plus performant plus convivial plus efficace Merci agrave tous
ceux drsquoentre vous membres des eacutequipes scientifiques des museacutees de Poitou-Charentes qui ont rajouteacute agrave des
emplois du temps deacutejagrave plus que copieux le temps neacutecessaire et indispensable agrave lrsquoeacutelaboration du cahier des
charges
Cocircteacute laquo centrale raquo crsquoest Christophe Alloncle qui a eu en charge la programmationdeacuteveloppement et Greacutegory
Legeais la mise en pagehabillage Cette eacutenorme tacircche meneacutee drsquoarrache-pied en 2013 voit en ce moment sa
concreacutetisation puisque les quatre membres de lrsquoeacutequipe assurent au fur et agrave mesure de la livraison des eacutetapes le
fastidieux mais ineacutevitable deacutebogage Agrave partir de septembre commenceront les formations qui vous permettront agrave
tous de prendre en main et de vous approprier ce nouvel outil
La mise agrave disposition prochaine de cette version 3 de la base de donneacutees me conduit agrave un court mais indispensable
rappel historique Lorsqursquoil y a vingt ans Dominique Vila conseillegravere museacutees agrave la DRAC et Michel Reacuterolle
conservateur en chef des museacutees de la Ville de Poitiers ont porteacute sur les fonts baptismaux notre association ils ont
mis en place le financement tripartite (Collectiviteacutes locales adheacuterentes Eacutetat et Reacutegion) qui leur semblait pertinent
pour mener agrave bien les actions originelles eacutequiper les museacutees drsquoadheacuterents du mateacuteriel informatique neacutecessaire et
suffisant et bacirctir un logiciel de gestion des collections Les museacutees sentaient la neacutecessiteacute drsquoun tel dispositif lrsquoEacutetat
accompagnait la mise en place drsquoun outil qui permettait de mieux geacuterer le patrimoine museacuteal La Reacutegion accepta
immeacutediatement de participer agrave lrsquoaventure et formula une demande particuliegravere que le travail reacutealiseacute sur les
collections museacuteales aboutisse agrave la creacuteation drsquoun produit multimeacutedia susceptible drsquoecirctre une vitrine patrimoniale
pour Poitou-Charentes Ce premier laquo produit raquo fut suivi de beaucoup drsquoautres tous demandeacutes par la Reacutegion tous
reacutealiseacutes par le Conseil des museacutees qui pour reacutepondre aux demandes creacutea un puis deux puis trois et enfin quatre
emplois hautement qualifieacutes
Chaque anneacutee le Conseil drsquoAdministration bacirctit un budget aideacute et conseilleacute en cela par Sophie Breacutegeaud-Romand
treacutesoriegravere et Pierre-Emmanuel Laurent en charge de lrsquoadministration au sein de notre association Je ne vous
cacherai pas qursquoanneacutee apregraves anneacutee il devient de plus en plus complexe drsquoassumer toutes les missions et que nous
sommes particuliegraverement preacuteoccupeacutes par la peacuterennisation des quatre emplois qui font drsquoAlienororg conseil des
museacutees la plus belle vitrine patrimoniale des Poitou-Charentes
Les statistiques le montrent depuis la refonte du site Alienororg la freacutequentation est en net progregraves 2012 le laissait
supposer 2013 le confirme
Mais il ne faut pas srsquoarrecircter agrave cette simple observation Nous avons tous le laquo clic raquo facile et encore plus que le
nombre de visites crsquoest le nombre de pages vues et le temps passeacute qui importe Eh bien reacutejouissons-nous le nombre
de pages vues explose depuis 2012 et ce courant se confirme en 2013 preuve que la refonte du site porte ses fruits
Nous sommes passeacutes de 150 000 agrave 750 000 pages vues
Et bien eacutevidemment si les internautes viennent cherchent et restent crsquoest parce que ce qursquoils trouvent les
inteacuteressent Et cela eacutevidemment crsquoest gracircce agrave votre travail agrave tous personnels scientifiques des museacutees de Poitou-
Charentes
En 2013 ce sont quatorze publications qui ont enrichi notre site
Un regard une œuvre laquo Portrait dit drsquoun treacutesorier raquo (museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Exposition virtuelle laquo Histoire des poinccedilons Les poinccedilons depuis le Moyen Acircge et les poinccedilons des orfegravevres niortais
du XIXe siegravecle raquo (Museacutee Bernard drsquoAgesci de Niort)
Un regard une œuvre laquo La demi-berline du museacutee de Thouars raquo (Museacutee Henri Barreacute de Thouars)
Exposition virtuelle laquo Les salles disparues de la maison de Pierre Loti raquo (Maison de Pierre Loti de Rochefort)
Un regard une œuvre laquo La Mascarade nuptiale raquo (Museacutee du Nouveau Monde de La Rochelle)
Retour sur exposition laquo Musique et manivellehellip agrave propos de la restauration de lrsquoorgue agrave cylindre drsquoAirvault raquo
(Museacutee drsquoAirvault)
Retour sur exposition laquo Monique Tello chemins primitifs raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Videacuteo laquo Monique Tello ndash Chemins primitifs intervention drsquoAlberto Manguel raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Retour sur exposition laquo Retour sur la journeacutee drsquoeacutetude Exposer les arts extra-europeacuteens raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme)
Videacuteo laquo Le regard eacuteloigneacute [un museacutee en Charente] raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme - production LISA)
Videacuteo laquo Les coulisses des museacutees municipaux de Rochefort raquo (Museacutees de Rochefort - Production La Tour des
Signaux)
Retour sur exposition laquo Lames de Camille Pageacute raquo (Museacutee Sully de Chacirctellerault)
Exposition virtuelle laquo Les faiumlenceries saintaises aux XVIIIe et XIXe siegravecles raquo (Museacutee Dupuy-Mestreau de Saintes)
Exposition virtuelle laquo Urbain Grandier de la lumiegravere aux teacutenegravebres raquo (Museacutee Charbonneau-Lassay de Loudun)
Vous constaterez que la videacuteo a maintenant sa place dans les publications
Pour ce travail eacuteditorial nos remerciements vont agrave Vincent Lagardegravere et Greacutegory Legeais
Lrsquoexposition virtuelle sur Urbain Grandier a eacutegalement eacuteteacute lrsquooccasion de mettre en place une borne Interactive au
museacutee Charbonneau-Lassay de Loudun et ceci montre que lrsquoappartenance agrave notre reacuteseau permet drsquoacceacuteder agrave
des produits de qualiteacute qui lorsqursquoon les fait reacutealiser par des entreprises priveacutees reacuteclament des budgets de 6 agrave 7000euro
euros Inabordable pour la plupart des museacutees ou alors de maniegravere tregraves exceptionnelle
Le travail drsquoinventaire-reacutecolement srsquoest poursuivi avec acharnement 100000 nouvelles fiches ont eacuteteacute creacuteeacutees et
10000 ont eacuteteacute publieacutees sur la base publique Gageons que la Version 3 boostera encore plus ce pheacutenomegravene
Je terminerai ce rapport en rappelant les excellentes relations que nous entretenons avec la Direction Geacuteneacuterale des
Patrimoines service des museacutees de France et avec le portail national des Arts
Jrsquoadresse au nom de lrsquoensemble du Conseil drsquoAdministration mes remerciements agrave Marie-Franccediloise Geacuterard
conseiller-museacutee agrave la DRAC pour sa preacutecieuse expertise
Merci agrave la Ville de Poitiers et agrave Pascal Faracci de nous offrir la possibiliteacute de tenir notre assembleacutee geacuteneacuterale dans
lrsquoauditorium du museacutee Sainte-Croix
PUBLICATIONS
Quatorze nouvelles publications ont eacuteteacute mises en ligne en 2013 dont trois videacuteos (type de contenu ineacutedit)
Un regard une œuvre laquo Portrait dit drsquoun treacutesorier raquo (museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Exposition virtuelle laquo Histoire des poinccedilons Les poinccedilons depuis le Moyen Acircge et les poinccedilons des orfegravevres niortais
du XIXe siegravecle raquo (Museacutee Bernard drsquoAgesci de Niort)
Un regard une œuvre laquo La demi-berline du museacutee de Thouars raquo (Museacutee Henri Barreacute de Thouars)
Exposition virtuelle laquo Les salles disparues de la maison de Pierre Loti raquo (Maison de Pierre Loti de Rochefort)
Un regard une œuvre laquo La Mascarade nuptiale raquo (Museacutee du Nouveau Monde de La Rochelle)
Retour sur exposition laquo Musique et manivellehellip agrave propos de la restauration de lrsquoorgue agrave cylindre drsquoAirvault raquo
(Museacutee drsquoAirvault)
Retour sur exposition laquo Monique Tello chemins primitifs raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Videacuteo laquo Monique Tello ndash Chemins primitifs intervention drsquoAlberto Manguel raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Retour sur exposition laquo Retour sur la journeacutee drsquoeacutetude Exposer les arts extra-europeacuteens raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme)
Videacuteo laquo Le regard eacuteloigneacute [un museacutee en Charente] raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme - production LISA)
Videacuteo laquo Les coulisses des museacutees municipaux de Rochefort raquo (Museacutees de Rochefort - Production La Tour des
Signaux)
Retour sur exposition laquo Lames de Camille Pageacute raquo (Museacutee Sully de Chacirctellerault)
Exposition virtuelle laquo Les faiumlenceries saintaises aux XVIIIe et XIXe siegravecles raquo (Museacutee Dupuy-Mestreau de Saintes)
Exposition virtuelle laquo Urbain Grandier de la lumiegravere aux teacutenegravebres raquo (Museacutee Chabonneau-Lassay de Loudun)
Cette derniegravere publication a eacuteteacute suivie de la mise en place drsquoune borne interactive consacreacutee agrave Urbain Grandier et
deacuteveloppeacutee par le Conseil des museacutees pour le museacutee Charbonneau-Lassay de Loudun Cette borne a eacuteteacute
inaugureacutee le 25 octobre 2013
CONSULTATION DES SITES
Quel que soit le domaine concerneacute le nombre de visites
sur les sites progresse on note un regain drsquointeacuterecirct depuis
2012 qui srsquoaccentue encore nettement en 2013 Cette
relance srsquoexplique probablement par la reacuteorganisation
des contenus et la refonte de lrsquoensemble du site
Alienororg deacutebut 2012 impactant eacutegalement les autres
domaines deacutesormais mieux reacuteinteacutegreacutes au site principal
Encore plus flagrant le nombre de pages vues explose
depuis 2012 Cet indicateur plus qualitatif que le nombre
de visites montre que les visiteurs au lieu de quitter
rapidement le site restent et poursuivent leur visite
deacutenotant drsquoune part lrsquointeacuterecirct de nos contenus et drsquoautre
part que la navigation au sein du site Alienororg est
deacutesormais plus intelligible
Le portail Deacutecouverte des museacutees eacutetant inteacutegreacute au site
Alienororg beacuteneacuteficie de la refonte de lrsquoensemble du site
Nouvelle version drsquoAlienororg
Nouvelle version drsquoAlienororg
Mecircme remarque concernant la dureacutee des visites
puisque les visiteurs continuent agrave passer de plus en plus
de temps sur nos sites avec un net renforcement en
2013 pour le portail Ageromanorg et le site
Oceaniedeslumieresorg
BASES DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Les deacuteveloppements de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections se sont poursuivis en 2013
mobilisant consideacuterablement lrsquoeacutequipe autour de cet ambitieux projet Ces deacuteveloppements devraient aboutir agrave la
fin du premier semestre 2014 avec notamment un moteur de recherche grandement simplifieacutee pour lrsquointerface de
consultation grand public
Cette nouvelle version a eacuteteacute avant tout penseacutee pour en simplifier lrsquoutilisation et la prise en main tant par le grand
public que par les agents des museacutees ndashpersonnels
scientifiques meacutediateurs agents drsquoaccueil hellipndash
La saisie dans la version actuelle de base de donneacutees
Alienorweb professionnel se poursuit agrave rythme constant
Crsquoest ainsi presque 100 000 nouvelles fiches qui ont eacuteteacute
creacuteeacutees en 2013 et 10 000 qui ont eacuteteacute mises en ligne au
public La base de donneacutees contient deacutesormais un total de
508 115 fiches dont 125 403 objets 20 728 notices drsquoœuvres
sont deacutesormais accessibles au public au 31 deacutecembre 2013
Il en reacutesulte une consultation de la base publique de plus en
plus forte apregraves un leacuteger repli en 2011 montrant lrsquointeacuterecirct de
cette base reacutegionale des collections drsquoautant plus
attrayante que le nombre drsquoobjets qursquoelle regroupe est
important
La saisie se poursuit eacutegalement agrave bon rythme en 2013 pour
les museacutees associeacutes dont lrsquoinventaire est heacutebergeacute sur les
serveurs de lrsquoassociation Lrsquoinventaire des neuf museacutees
heacutebergeacutes regroupe ainsi 64 804 fiches dont 15 239 objets
FORMATIONS DES PERSONNELS
Quarante-neuf agents des museacutees du reacuteseau ont suivi une des formations assureacutees par le Conseil des museacutees en
2013 pour un total de 255 jours de formation dispenseacutes
Formation agrave la creacuteation de supports de meacutediation et de communication (jan feacutev mars) 5 pers 9 jours
Formation agrave la consultation Alienorweb (mars) 3 pers 1 jour
2 formations agrave la saisie de lrsquoinventaire Alienorweb pro 14 pers 4 jours
2 formations agrave la prise de vue photographique des collections 17 pers 2 jours
2 formations agrave la consultation Alienorweb intra 4 pers 1 jour
Formation agrave la gestion de thesaurus intra (juin) 1 pers frac12 jour
Formation agrave la numeacuterisation des documents (oct) 5 pers 1 jour
Simplification du moteur de recherche
DOTATIONS EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHEacuteRENTS
Le museacutee maritime de La Rochelle nouvel adheacuterent au reacuteseau srsquoest vu doteacute drsquoun ordinateur deacutedieacute agrave la
numeacuterisation et agrave lrsquoinventaire des collections
Cinq autres museacutees adheacuterents ont vu leur station drsquoinventaire et de numeacuterisation des collections renouveleacutee en 2013
et ainsi remplaceacutee par une machine plus performante
REVUE DE PRESSE
Deux articles ont eacuteteacute publieacutes dans la presse
31 oct 2013 Exposition virtuelle au museacutee Charbonneau-Lassay relatif agrave lexposition virtuelle Urbain Grandier - De
la lumiegravere aux teacutenegravebres dans La Nouvelle Reacutepublique eacutedition du 31 octobre 2013
Nov 2013 Les collections des museacutees de France sur les reacuteseaux dans Museacutees et collections publiques de France
Ndeg267 2013
Tous les articles recenseacutes sont listeacutes dans la page laquo revue de presse raquo du site Alienororg
ette anneacutee encore les comptes annuels de lrsquoassociation preacutesentent un deacuteficit (101 788 euro) Ce deacuteficit
purement comptable srsquoexplique par les regraveglements en vigueur qui interdisent la reacuteinteacutegration des
subventions alloueacutees aux investissements dans le compte de reacutesultat Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre donc avec la
dotation aux amortissements des immobilisations correspondantes (106 918 euro) et il se deacutegage mecircme un leacuteger
exceacutedent confirmant ainsi la bonne santeacute financiegravere de lrsquoassociation
Le compte de reacutesultat preacutesente des charges et des produits leacutegegraverement infeacuterieurs agrave ceux de 2012 ceci eacutetant ducirc agrave la
non-reconduction de lrsquoopeacuteration exceptionnelle de 2012 lieacutee agrave la reacutealiteacute augmenteacutee qui avait geacuteneacutereacute davantage
de frais de personnels mais qui en contrepartie ont eacuteteacute financeacutes par une subvention exceptionnelle Lrsquoeacutequilibre
entre charges et produits reste toutefois tregraves similaire agrave celui de lrsquoanneacutee preacuteceacutedente
La treacutesorerie de lrsquoassociation est importante Ceci correspond agrave diffeacuterents projets drsquoinvestissements srsquoeacutetalant sur
plusieurs anneacutees et qui sont toujours en cours de reacutealisation mais aussi au souci drsquoassurer le financement de
lrsquoassociation le temps de recevoir les cotisations ainsi que le versement des subventions Ainsi lrsquoassociation dispose
drsquoun fond de roulement qui lui permet de financer son fonctionnement (hors investissement) pendant 204 jours soit
jusqursquoagrave mi-juillet
Enfin lrsquoutilisation du budget voteacute lors de lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale 2013 srsquoest reacuteveacuteleacutee conforme agrave ce qui avait eacuteteacute preacutevu
moyennant quelques ajustements (cf Tableau de suivi budgeacutetaire p11)
Une subvention drsquoun montant de 15 070 euro avait eacuteteacute solliciteacutee aupregraves de la Reacutegion afin de permettre
lrsquoachegravevement du moteur de recherche public degraves 2013 cette subvention ne nous ayant pas eacuteteacute octroyeacutee une
partie des deacuteveloppements de la base de donneacutees (41 070 euro) a ducirc ecirctre repousseacutee agrave 2014
Certains deacuteveloppements lanceacutes en 2013 nrsquoont pas eacuteteacute livreacutes dans les temps et nrsquoont donc pas encore eacuteteacute payeacutes
(10 967 euro)
C
TABLEAU DE SUIVI BUDGEacuteTAIRE
1 Dans le budget les deacuteveloppements du moteur de recherche public de la base de donneacutees (15 070 euro) eacutetaient preacutevus en 2013 et ont ducirc ecirctre
repousseacutes en 2014 En outre il reste encore 10 967 euro agrave payer sur des deacuteveloppements effectueacutes en 2013
2 La demande de subvention preacutevue pour permettre drsquoeffectuer les deacuteveloppements du moteur de recherche public nous a eacuteteacute refuseacutee
3 50 de la subvention de fonctionnement de la reacutegion Poitou-Charentes restent agrave percevoir en 2014
DEacutePENSES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute RECETTES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute
Investissements 9 2 7 7 7 66 776 Cotisations 12 9 2 0 7 129 207
Logiciels 7 9 5 3 6 53 859 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs1 78 924 52 887 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500
Acquisitions de logiciels 612 971
Mateacuteriel 12 0 4 2 10 776 Subventions 2 0 4 5 7 0 164 500
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 7 257 7 379 Eacutetat 13 9 5 0 0 139 500
Acquisition de mateacuteriel en central 4 785 3 397 Reacutegion Poitou-Charentes 6 5 0 7 0 25 000
Relations publiques et comm 1 2 0 0 2 041 Investissement2 15 070 0
Documentation 0 100 Fonctionnement3 50 000 25 000
Fonctionnement 2 5 9 6 8 9 254 405 Autres revenus 18 6 8 9 17 802
Salaires et charges de personnel 16 3 3 0 0 158 345 Revenus de placement 3 759 2 841
Frais geacuteneacuteraux 9 6 3 8 9 96 060 Prise en charge formation du personnel 0 0
Frais de deacuteplacement 11 000 13 336 CPAM 31
Maintenance curative des applications 24 460 22 645 Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Maintenance du mateacuteriel 250 271
Fournitures 1 400 401
Teacuteleacutecommunication 2 200 2 227
Heacutebergement des sites 28 626 29 037
Honoraires 8 200 8 264
Poste et transport 250 80
Services bancaires 341 775
Assurance 915 915
Divers 30 80
Locations de salles de formation 2 534 1 514
Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Impocircts sur les revenus de placements 1 253 1 584
Total des deacutepenses 3 5 2 4 6 6 321 181 Total des recettes 3 5 2 4 6 6 311 509
Restant agrave payer Restant agrave percevoir
Alienorweb mobile1 10967 Reacutegion Poitou-Charentes3 25000
Total des deacutepenses 332 148 Total des recettes 336 509
COMPTE DE REacuteSULTAT
CHARGES 2012 2013 PRODUITS 2012 2013
Charges dexploitation Produits dexploitation
Autres achats et charges externes Subv dexpl ( fonctionnement) 6 128 010 112 993
Petit mateacuteriel 46 429 Cotisastions
Fournitures administratives 1 962 547 Cotisations des adheacuterents 122 207 124 707
Honoraires 8 270 8 410 Participat financiegraveres des associeacutes 2 000 4 500
Sous traitance1 4 307 680 Autres produits
Locations de salles de formation2 4 111 1 514 Valorisation doccupation des locaux5 14 931 17 792
Locations de veacutehicules 146 Transfert de charges
Maintenance logicielle des appli3 13 367 24 458 Indemniteacutes maladie 336 31
Assurances 888 915
Colloques confeacuterences 100
Frais dactes 81 50
Divers dons et pourboires 50
Transport 30
Poste 193 310
Teacuteleacutecommunications 2 161 2 227
Frais de deacuteplacements du personnel 12 402 12 673
Frais de deacuteplacements des beacuteneacutevoles 492 260
Heacutebergement des sites 28 925 27 269
Droits dauteurs 129 128
Services bancaires 553 780
Cotisation agrave des associations 30 30
Impocircts taxes et assimileacutes
Taxe sur les salaires 4 827 4 536
Autres impocircts et taxes reacutemun (OPCA) 2 065 604
Salaires et traitements
Reacutemuneacuterations du personnel4 111 908 109 762
Congeacutes payeacutes 1 498 -137
Charges sociales
Cotisations sociales 34 006 33 253
Charges sur congeacutes payeacutes 561 -48
Caisse de retraite 6 379 6 256
Caisse de retraite cadre 1 143 1 148
Mutuelle 933 1 080
Caisse de preacutevoyance 1 238 1 167
Meacutedecine du travail 509 525
Dotations aux amortissements des immobilisations
Dotat aux amort des immo incorp 114 649 97 805
Dotat aux amort des immo corpo 4 171 9 113
Autres charges
Valorisation doccup de locaux5 14 931 17 792
Cotisations agrave des associations N-1 30
Diffeacuterences de regraveglement 3 2
Total des charges dexpl 376 884 363 750 Total des produits dexpl 267 484 260 023
Charges financiegraveres Produits financiers
Autres inteacuterecircts et produits assimileacutes
Inteacuterecircts du compte eacutepargne 3 759 2 841
Total des charges financiegraveres 0 0 Total des produits financiers 3 759 2 841
Charges exceptionnelles P roduits exceptionnels
Charges dexpl sur exercice ant 477
Total des charges except 477 0 Total des produits except 0 0
Impocirctsbeacuteneacutefices (revenus cpte eacutepargne) 549 902
Total des charges 377 910 364 652 Total des produits 271 243 262 864
Deacuteficit 7 106 667 101 788
Total geacuteneacuteral 377 910 364 652
1 Dans le cadre du projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au museacutee beaucoup de prestations ont eacuteteacute sous-traiteacutees en 2012 En outre contrairement aux anneacutees
passeacutees nous nrsquoavons pas eu recours agrave un cabinet de secreacutetariat externaliseacute
2 Dans lrsquooptique de la prochaine mise en place de la nouvelle base de donneacutees drsquoinventaire des collections nous avons organiseacute peu de formations
en 2013
3 Suite agrave une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance avait eacuteteacute proratiseacutee
comme charge constateacutee drsquoavance en 2013
4 Le projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au Museacutee avait geacuteneacutereacute un fort volume drsquoheures suppleacutementaires en 2012 drsquoougrave une baisse de la masse salariale en
2013
5 La valorisation de lrsquooccupation des locaux qui nous sont gracieusement mis agrave disposition dont lrsquoestimation nrsquoavait pas eacuteteacute revaloriseacutee depuis
plusieurs anneacutees a eacuteteacute mise agrave jour en 2013
6 Les regraveglements comptables interdisent la reacuteinteacutegration au compte de reacutesultats des subventions affecteacutees aux investissements seules les subventions
affecteacutees au fonctionnement sont donc comptabiliseacutees ici
7 Faute de pouvoir inteacutegrer les subventions deacutedieacutees aux investissements le compte de reacutesultat preacutesente un deacuteficit Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre toutefois
largement avec la dotation aux amortissements de 106 918 euro
BILAN
1 Deacuteveloppement drsquoapplication en cours de deacuteveloppement dont 70 restent agrave payer agrave la livraison de lrsquoapplication finaliseacutee
2 Solde de la subvention de fonctionnement octroyeacutee par la reacutegion Poitou-Charentes dont 50 ont eacuteteacute verseacutes en anneacutee N et 50 seront verseacutes en
anneacutee N+1
3 Depuis une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance est proratiseacutee comme
charge constateacutee drsquoavance drsquoune anneacutee sur lrsquoautre
ACTIF 2012 2013 PASSIF 2012 2013
Actif immobiliseacute Net Net Fonds propres
Immobilisations incorporelles Fonds asso sans droit de reprise
Acquisitions de logiciels - amort 5 015 6 123 Subv dinvest biens renouvel 1 718 506 1 795 013
Immo incorporelles en cours1 10 967 Report agrave nouveau
Deacuteveloppement dappli - amort 320 177 275 114 Deacuteficits cumuleacutes -1 065 839 -1 172 506
Licence 6 753 6 753 Reacutesultat de l exercice -106 666 -101 788
Immobilisations corporelles
Mateacuteriel informatique - amort 10 451 17 084
Mateacuteriel de bureau - amort 410
Total des immobilisations 342 396 316 452 Total fonds propres 546 001 520 719
Actif circulant Dettes
Autres creacuteances agrave recevoir Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Fournisseurs 30 Factures non reacutegleacutees 556 1 560
Avances sur frais de deacuteplacement 1 105 1 105 Factures non parvenues 7 244 7 038
Subvention restant agrave recevoir2 17 200 25 000 Dettes fiscales et sociales 24 542 24 421
Valeurs mobiliegraveres de placement
compte eacutepargne BNP 248 346 Dettes sur immobilisations
compte sur livret CA 132 668 Fournisseurs dimmobilisations1 41 071 10 967
livret A CA 77 345
Disponibili teacutes
compte courant BNP 899 377
compte courant CA 1 229
Charges constateacutees davances
Maintenance des applications3 9 437 9 436
Flyers en stock non distribueacutes 1 094
Total actif circulant 277 017 248 253 Total dettes 73 412 43 986
TOTAL ACTIF 619 413 564 705 TOTAL PASSIF 619 413 564 705
FOND DE ROULEMENT
En retranchant de la treacutesorerie disponible en banque
les dettes restant agrave payer au titre de lrsquoexercice 2013 et
les fonds engageacutes sur des projets des exercices
preacuteceacutedents et en preacutevoyant le versement du solde des
subventions agrave recevoir lrsquoassociation peut poursuivre
son fonctionnement (hors investissements) en 2014
pendant 204 jours sans la moindre rentreacutee
Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Factures non reacutegleacutees 1 560
Factures non parvenues 7 038
Dettes fiscales et sociales 24 421
Dettes sur immobilisations 10 967
Total des dettes 43 986
Fonds deacutejagrave engageacutesexercices preacuteceacutedents 65 192
Subvention restant agrave recevoir 25 000
Total des creacuteances 25 000
Valeurs mobiliegraveres de placement 210 013
Disponibiliteacutes 1 606
Total de la treacutesorerie 211 619
Disponible agrave court terme 127 441
Salaires et charges 169 400
Documentation 500
Frais geacuteneacuteraux 58 034
Total fonctionnement an 227 934
Fonds de roulement sans aucune rentreacutee 204 jours
F rais de fonctionnement budgeteacutes en 2014
Treacutesorerie
Recettes restant agrave percevoir
Charges restant agrave payer
2013
2014
Vous trouverez en pages suivantes le rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean Jauregraves - 86000 POITIERS
Rapport du Commissaire aux Comptes Sur les Comptes Annuels
Exercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En exeacutecution de la mission qui nous a eacuteteacute confieacutee par votre Assembleacutee Geacuteneacuterale nous vous
preacutesentons notre rapport relatif agrave lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013 sur
- le controcircle des comptes annuels de lassociation laquoALIENORORG CONSEIL DES MUSEES raquo
tels quils sont joints au preacutesent rapport
- la justification de nos appreacuteciations
- les veacuterifications et informations speacutecifiques preacutevues par la loi
Les comptes annuels ont eacuteteacute arrecircteacutes par le Treacutesorier Il nous appartient sur la base de notre
audit dexprimer une opinion sur ces comptes
1 - OPINION SUR LES COMPTES ANNUELS
Nous avons effectueacute notre audit selon les normes dexercice professionnel applicables en
France ces normes requiegraverent la mise en œuvre de diligences permettant dobtenir
lassurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas danomalies
significatives Un audit consiste agrave veacuterifier par sondages ou au moyen dautres meacutethodes de
seacutelection les eacuteleacutements justifiant des montants et informations figurant dans les comptes
annuels Il consiste eacutegalement agrave appreacutecier les principes comptables suivis les estimations
significatives retenues et la preacutesentation densemble des comptes Nous estimons que les
eacuteleacutements que nous avons collecteacutes sont suffisants et approprieacutes pour fonder notre opinion
1
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
Rapport moral ______________________________________________________ 4
Compte rendu dactiviteacute ____________________________________________ 6
Rapport financier __________________________________________________ 10
Comptes de lassociation 2013 ______________________________________ 12
Rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes ______________________ 15
Rapport speacutecial du commissaire aux comptes _______________________ 19
Programme dactions 2014 _________________________________________ 21
Budget____________________________________________________________ 23
Exercice litteacuteraire annuel incontournable et mecircme obligatoire au bon fonctionnement drsquoune association le rapport
moral est lrsquooccasion de faire un retour sur image sur les reacutealisations de lrsquoanneacutee eacutecouleacutee et de mettre en reacutesonance
les reacutesultats avec les prospectives et perspectives
Lrsquoan passeacute jrsquoeacutevoquais parmi les chantiers en cours la refonte de la base de donneacutees des collections AlienorWeb
professionnel (AWP) et son eacutevolution vers la version 3 Ce projet drsquoampleur a neacutecessiteacute au preacutealable un effort
commun drsquoexamen dans le deacutetail de lrsquoensemble des fonctionnaliteacutes de leurs qualiteacutes et de leurs deacutefauts afin de
pouvoir faire eacutevoluer cet outil NOTRE outil vers un mieux plus performant plus convivial plus efficace Merci agrave tous
ceux drsquoentre vous membres des eacutequipes scientifiques des museacutees de Poitou-Charentes qui ont rajouteacute agrave des
emplois du temps deacutejagrave plus que copieux le temps neacutecessaire et indispensable agrave lrsquoeacutelaboration du cahier des
charges
Cocircteacute laquo centrale raquo crsquoest Christophe Alloncle qui a eu en charge la programmationdeacuteveloppement et Greacutegory
Legeais la mise en pagehabillage Cette eacutenorme tacircche meneacutee drsquoarrache-pied en 2013 voit en ce moment sa
concreacutetisation puisque les quatre membres de lrsquoeacutequipe assurent au fur et agrave mesure de la livraison des eacutetapes le
fastidieux mais ineacutevitable deacutebogage Agrave partir de septembre commenceront les formations qui vous permettront agrave
tous de prendre en main et de vous approprier ce nouvel outil
La mise agrave disposition prochaine de cette version 3 de la base de donneacutees me conduit agrave un court mais indispensable
rappel historique Lorsqursquoil y a vingt ans Dominique Vila conseillegravere museacutees agrave la DRAC et Michel Reacuterolle
conservateur en chef des museacutees de la Ville de Poitiers ont porteacute sur les fonts baptismaux notre association ils ont
mis en place le financement tripartite (Collectiviteacutes locales adheacuterentes Eacutetat et Reacutegion) qui leur semblait pertinent
pour mener agrave bien les actions originelles eacutequiper les museacutees drsquoadheacuterents du mateacuteriel informatique neacutecessaire et
suffisant et bacirctir un logiciel de gestion des collections Les museacutees sentaient la neacutecessiteacute drsquoun tel dispositif lrsquoEacutetat
accompagnait la mise en place drsquoun outil qui permettait de mieux geacuterer le patrimoine museacuteal La Reacutegion accepta
immeacutediatement de participer agrave lrsquoaventure et formula une demande particuliegravere que le travail reacutealiseacute sur les
collections museacuteales aboutisse agrave la creacuteation drsquoun produit multimeacutedia susceptible drsquoecirctre une vitrine patrimoniale
pour Poitou-Charentes Ce premier laquo produit raquo fut suivi de beaucoup drsquoautres tous demandeacutes par la Reacutegion tous
reacutealiseacutes par le Conseil des museacutees qui pour reacutepondre aux demandes creacutea un puis deux puis trois et enfin quatre
emplois hautement qualifieacutes
Chaque anneacutee le Conseil drsquoAdministration bacirctit un budget aideacute et conseilleacute en cela par Sophie Breacutegeaud-Romand
treacutesoriegravere et Pierre-Emmanuel Laurent en charge de lrsquoadministration au sein de notre association Je ne vous
cacherai pas qursquoanneacutee apregraves anneacutee il devient de plus en plus complexe drsquoassumer toutes les missions et que nous
sommes particuliegraverement preacuteoccupeacutes par la peacuterennisation des quatre emplois qui font drsquoAlienororg conseil des
museacutees la plus belle vitrine patrimoniale des Poitou-Charentes
Les statistiques le montrent depuis la refonte du site Alienororg la freacutequentation est en net progregraves 2012 le laissait
supposer 2013 le confirme
Mais il ne faut pas srsquoarrecircter agrave cette simple observation Nous avons tous le laquo clic raquo facile et encore plus que le
nombre de visites crsquoest le nombre de pages vues et le temps passeacute qui importe Eh bien reacutejouissons-nous le nombre
de pages vues explose depuis 2012 et ce courant se confirme en 2013 preuve que la refonte du site porte ses fruits
Nous sommes passeacutes de 150 000 agrave 750 000 pages vues
Et bien eacutevidemment si les internautes viennent cherchent et restent crsquoest parce que ce qursquoils trouvent les
inteacuteressent Et cela eacutevidemment crsquoest gracircce agrave votre travail agrave tous personnels scientifiques des museacutees de Poitou-
Charentes
En 2013 ce sont quatorze publications qui ont enrichi notre site
Un regard une œuvre laquo Portrait dit drsquoun treacutesorier raquo (museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Exposition virtuelle laquo Histoire des poinccedilons Les poinccedilons depuis le Moyen Acircge et les poinccedilons des orfegravevres niortais
du XIXe siegravecle raquo (Museacutee Bernard drsquoAgesci de Niort)
Un regard une œuvre laquo La demi-berline du museacutee de Thouars raquo (Museacutee Henri Barreacute de Thouars)
Exposition virtuelle laquo Les salles disparues de la maison de Pierre Loti raquo (Maison de Pierre Loti de Rochefort)
Un regard une œuvre laquo La Mascarade nuptiale raquo (Museacutee du Nouveau Monde de La Rochelle)
Retour sur exposition laquo Musique et manivellehellip agrave propos de la restauration de lrsquoorgue agrave cylindre drsquoAirvault raquo
(Museacutee drsquoAirvault)
Retour sur exposition laquo Monique Tello chemins primitifs raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Videacuteo laquo Monique Tello ndash Chemins primitifs intervention drsquoAlberto Manguel raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Retour sur exposition laquo Retour sur la journeacutee drsquoeacutetude Exposer les arts extra-europeacuteens raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme)
Videacuteo laquo Le regard eacuteloigneacute [un museacutee en Charente] raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme - production LISA)
Videacuteo laquo Les coulisses des museacutees municipaux de Rochefort raquo (Museacutees de Rochefort - Production La Tour des
Signaux)
Retour sur exposition laquo Lames de Camille Pageacute raquo (Museacutee Sully de Chacirctellerault)
Exposition virtuelle laquo Les faiumlenceries saintaises aux XVIIIe et XIXe siegravecles raquo (Museacutee Dupuy-Mestreau de Saintes)
Exposition virtuelle laquo Urbain Grandier de la lumiegravere aux teacutenegravebres raquo (Museacutee Charbonneau-Lassay de Loudun)
Vous constaterez que la videacuteo a maintenant sa place dans les publications
Pour ce travail eacuteditorial nos remerciements vont agrave Vincent Lagardegravere et Greacutegory Legeais
Lrsquoexposition virtuelle sur Urbain Grandier a eacutegalement eacuteteacute lrsquooccasion de mettre en place une borne Interactive au
museacutee Charbonneau-Lassay de Loudun et ceci montre que lrsquoappartenance agrave notre reacuteseau permet drsquoacceacuteder agrave
des produits de qualiteacute qui lorsqursquoon les fait reacutealiser par des entreprises priveacutees reacuteclament des budgets de 6 agrave 7000euro
euros Inabordable pour la plupart des museacutees ou alors de maniegravere tregraves exceptionnelle
Le travail drsquoinventaire-reacutecolement srsquoest poursuivi avec acharnement 100000 nouvelles fiches ont eacuteteacute creacuteeacutees et
10000 ont eacuteteacute publieacutees sur la base publique Gageons que la Version 3 boostera encore plus ce pheacutenomegravene
Je terminerai ce rapport en rappelant les excellentes relations que nous entretenons avec la Direction Geacuteneacuterale des
Patrimoines service des museacutees de France et avec le portail national des Arts
Jrsquoadresse au nom de lrsquoensemble du Conseil drsquoAdministration mes remerciements agrave Marie-Franccediloise Geacuterard
conseiller-museacutee agrave la DRAC pour sa preacutecieuse expertise
Merci agrave la Ville de Poitiers et agrave Pascal Faracci de nous offrir la possibiliteacute de tenir notre assembleacutee geacuteneacuterale dans
lrsquoauditorium du museacutee Sainte-Croix
PUBLICATIONS
Quatorze nouvelles publications ont eacuteteacute mises en ligne en 2013 dont trois videacuteos (type de contenu ineacutedit)
Un regard une œuvre laquo Portrait dit drsquoun treacutesorier raquo (museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Exposition virtuelle laquo Histoire des poinccedilons Les poinccedilons depuis le Moyen Acircge et les poinccedilons des orfegravevres niortais
du XIXe siegravecle raquo (Museacutee Bernard drsquoAgesci de Niort)
Un regard une œuvre laquo La demi-berline du museacutee de Thouars raquo (Museacutee Henri Barreacute de Thouars)
Exposition virtuelle laquo Les salles disparues de la maison de Pierre Loti raquo (Maison de Pierre Loti de Rochefort)
Un regard une œuvre laquo La Mascarade nuptiale raquo (Museacutee du Nouveau Monde de La Rochelle)
Retour sur exposition laquo Musique et manivellehellip agrave propos de la restauration de lrsquoorgue agrave cylindre drsquoAirvault raquo
(Museacutee drsquoAirvault)
Retour sur exposition laquo Monique Tello chemins primitifs raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Videacuteo laquo Monique Tello ndash Chemins primitifs intervention drsquoAlberto Manguel raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Retour sur exposition laquo Retour sur la journeacutee drsquoeacutetude Exposer les arts extra-europeacuteens raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme)
Videacuteo laquo Le regard eacuteloigneacute [un museacutee en Charente] raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme - production LISA)
Videacuteo laquo Les coulisses des museacutees municipaux de Rochefort raquo (Museacutees de Rochefort - Production La Tour des
Signaux)
Retour sur exposition laquo Lames de Camille Pageacute raquo (Museacutee Sully de Chacirctellerault)
Exposition virtuelle laquo Les faiumlenceries saintaises aux XVIIIe et XIXe siegravecles raquo (Museacutee Dupuy-Mestreau de Saintes)
Exposition virtuelle laquo Urbain Grandier de la lumiegravere aux teacutenegravebres raquo (Museacutee Chabonneau-Lassay de Loudun)
Cette derniegravere publication a eacuteteacute suivie de la mise en place drsquoune borne interactive consacreacutee agrave Urbain Grandier et
deacuteveloppeacutee par le Conseil des museacutees pour le museacutee Charbonneau-Lassay de Loudun Cette borne a eacuteteacute
inaugureacutee le 25 octobre 2013
CONSULTATION DES SITES
Quel que soit le domaine concerneacute le nombre de visites
sur les sites progresse on note un regain drsquointeacuterecirct depuis
2012 qui srsquoaccentue encore nettement en 2013 Cette
relance srsquoexplique probablement par la reacuteorganisation
des contenus et la refonte de lrsquoensemble du site
Alienororg deacutebut 2012 impactant eacutegalement les autres
domaines deacutesormais mieux reacuteinteacutegreacutes au site principal
Encore plus flagrant le nombre de pages vues explose
depuis 2012 Cet indicateur plus qualitatif que le nombre
de visites montre que les visiteurs au lieu de quitter
rapidement le site restent et poursuivent leur visite
deacutenotant drsquoune part lrsquointeacuterecirct de nos contenus et drsquoautre
part que la navigation au sein du site Alienororg est
deacutesormais plus intelligible
Le portail Deacutecouverte des museacutees eacutetant inteacutegreacute au site
Alienororg beacuteneacuteficie de la refonte de lrsquoensemble du site
Nouvelle version drsquoAlienororg
Nouvelle version drsquoAlienororg
Mecircme remarque concernant la dureacutee des visites
puisque les visiteurs continuent agrave passer de plus en plus
de temps sur nos sites avec un net renforcement en
2013 pour le portail Ageromanorg et le site
Oceaniedeslumieresorg
BASES DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Les deacuteveloppements de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections se sont poursuivis en 2013
mobilisant consideacuterablement lrsquoeacutequipe autour de cet ambitieux projet Ces deacuteveloppements devraient aboutir agrave la
fin du premier semestre 2014 avec notamment un moteur de recherche grandement simplifieacutee pour lrsquointerface de
consultation grand public
Cette nouvelle version a eacuteteacute avant tout penseacutee pour en simplifier lrsquoutilisation et la prise en main tant par le grand
public que par les agents des museacutees ndashpersonnels
scientifiques meacutediateurs agents drsquoaccueil hellipndash
La saisie dans la version actuelle de base de donneacutees
Alienorweb professionnel se poursuit agrave rythme constant
Crsquoest ainsi presque 100 000 nouvelles fiches qui ont eacuteteacute
creacuteeacutees en 2013 et 10 000 qui ont eacuteteacute mises en ligne au
public La base de donneacutees contient deacutesormais un total de
508 115 fiches dont 125 403 objets 20 728 notices drsquoœuvres
sont deacutesormais accessibles au public au 31 deacutecembre 2013
Il en reacutesulte une consultation de la base publique de plus en
plus forte apregraves un leacuteger repli en 2011 montrant lrsquointeacuterecirct de
cette base reacutegionale des collections drsquoautant plus
attrayante que le nombre drsquoobjets qursquoelle regroupe est
important
La saisie se poursuit eacutegalement agrave bon rythme en 2013 pour
les museacutees associeacutes dont lrsquoinventaire est heacutebergeacute sur les
serveurs de lrsquoassociation Lrsquoinventaire des neuf museacutees
heacutebergeacutes regroupe ainsi 64 804 fiches dont 15 239 objets
FORMATIONS DES PERSONNELS
Quarante-neuf agents des museacutees du reacuteseau ont suivi une des formations assureacutees par le Conseil des museacutees en
2013 pour un total de 255 jours de formation dispenseacutes
Formation agrave la creacuteation de supports de meacutediation et de communication (jan feacutev mars) 5 pers 9 jours
Formation agrave la consultation Alienorweb (mars) 3 pers 1 jour
2 formations agrave la saisie de lrsquoinventaire Alienorweb pro 14 pers 4 jours
2 formations agrave la prise de vue photographique des collections 17 pers 2 jours
2 formations agrave la consultation Alienorweb intra 4 pers 1 jour
Formation agrave la gestion de thesaurus intra (juin) 1 pers frac12 jour
Formation agrave la numeacuterisation des documents (oct) 5 pers 1 jour
Simplification du moteur de recherche
DOTATIONS EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHEacuteRENTS
Le museacutee maritime de La Rochelle nouvel adheacuterent au reacuteseau srsquoest vu doteacute drsquoun ordinateur deacutedieacute agrave la
numeacuterisation et agrave lrsquoinventaire des collections
Cinq autres museacutees adheacuterents ont vu leur station drsquoinventaire et de numeacuterisation des collections renouveleacutee en 2013
et ainsi remplaceacutee par une machine plus performante
REVUE DE PRESSE
Deux articles ont eacuteteacute publieacutes dans la presse
31 oct 2013 Exposition virtuelle au museacutee Charbonneau-Lassay relatif agrave lexposition virtuelle Urbain Grandier - De
la lumiegravere aux teacutenegravebres dans La Nouvelle Reacutepublique eacutedition du 31 octobre 2013
Nov 2013 Les collections des museacutees de France sur les reacuteseaux dans Museacutees et collections publiques de France
Ndeg267 2013
Tous les articles recenseacutes sont listeacutes dans la page laquo revue de presse raquo du site Alienororg
ette anneacutee encore les comptes annuels de lrsquoassociation preacutesentent un deacuteficit (101 788 euro) Ce deacuteficit
purement comptable srsquoexplique par les regraveglements en vigueur qui interdisent la reacuteinteacutegration des
subventions alloueacutees aux investissements dans le compte de reacutesultat Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre donc avec la
dotation aux amortissements des immobilisations correspondantes (106 918 euro) et il se deacutegage mecircme un leacuteger
exceacutedent confirmant ainsi la bonne santeacute financiegravere de lrsquoassociation
Le compte de reacutesultat preacutesente des charges et des produits leacutegegraverement infeacuterieurs agrave ceux de 2012 ceci eacutetant ducirc agrave la
non-reconduction de lrsquoopeacuteration exceptionnelle de 2012 lieacutee agrave la reacutealiteacute augmenteacutee qui avait geacuteneacutereacute davantage
de frais de personnels mais qui en contrepartie ont eacuteteacute financeacutes par une subvention exceptionnelle Lrsquoeacutequilibre
entre charges et produits reste toutefois tregraves similaire agrave celui de lrsquoanneacutee preacuteceacutedente
La treacutesorerie de lrsquoassociation est importante Ceci correspond agrave diffeacuterents projets drsquoinvestissements srsquoeacutetalant sur
plusieurs anneacutees et qui sont toujours en cours de reacutealisation mais aussi au souci drsquoassurer le financement de
lrsquoassociation le temps de recevoir les cotisations ainsi que le versement des subventions Ainsi lrsquoassociation dispose
drsquoun fond de roulement qui lui permet de financer son fonctionnement (hors investissement) pendant 204 jours soit
jusqursquoagrave mi-juillet
Enfin lrsquoutilisation du budget voteacute lors de lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale 2013 srsquoest reacuteveacuteleacutee conforme agrave ce qui avait eacuteteacute preacutevu
moyennant quelques ajustements (cf Tableau de suivi budgeacutetaire p11)
Une subvention drsquoun montant de 15 070 euro avait eacuteteacute solliciteacutee aupregraves de la Reacutegion afin de permettre
lrsquoachegravevement du moteur de recherche public degraves 2013 cette subvention ne nous ayant pas eacuteteacute octroyeacutee une
partie des deacuteveloppements de la base de donneacutees (41 070 euro) a ducirc ecirctre repousseacutee agrave 2014
Certains deacuteveloppements lanceacutes en 2013 nrsquoont pas eacuteteacute livreacutes dans les temps et nrsquoont donc pas encore eacuteteacute payeacutes
(10 967 euro)
C
TABLEAU DE SUIVI BUDGEacuteTAIRE
1 Dans le budget les deacuteveloppements du moteur de recherche public de la base de donneacutees (15 070 euro) eacutetaient preacutevus en 2013 et ont ducirc ecirctre
repousseacutes en 2014 En outre il reste encore 10 967 euro agrave payer sur des deacuteveloppements effectueacutes en 2013
2 La demande de subvention preacutevue pour permettre drsquoeffectuer les deacuteveloppements du moteur de recherche public nous a eacuteteacute refuseacutee
3 50 de la subvention de fonctionnement de la reacutegion Poitou-Charentes restent agrave percevoir en 2014
DEacutePENSES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute RECETTES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute
Investissements 9 2 7 7 7 66 776 Cotisations 12 9 2 0 7 129 207
Logiciels 7 9 5 3 6 53 859 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs1 78 924 52 887 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500
Acquisitions de logiciels 612 971
Mateacuteriel 12 0 4 2 10 776 Subventions 2 0 4 5 7 0 164 500
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 7 257 7 379 Eacutetat 13 9 5 0 0 139 500
Acquisition de mateacuteriel en central 4 785 3 397 Reacutegion Poitou-Charentes 6 5 0 7 0 25 000
Relations publiques et comm 1 2 0 0 2 041 Investissement2 15 070 0
Documentation 0 100 Fonctionnement3 50 000 25 000
Fonctionnement 2 5 9 6 8 9 254 405 Autres revenus 18 6 8 9 17 802
Salaires et charges de personnel 16 3 3 0 0 158 345 Revenus de placement 3 759 2 841
Frais geacuteneacuteraux 9 6 3 8 9 96 060 Prise en charge formation du personnel 0 0
Frais de deacuteplacement 11 000 13 336 CPAM 31
Maintenance curative des applications 24 460 22 645 Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Maintenance du mateacuteriel 250 271
Fournitures 1 400 401
Teacuteleacutecommunication 2 200 2 227
Heacutebergement des sites 28 626 29 037
Honoraires 8 200 8 264
Poste et transport 250 80
Services bancaires 341 775
Assurance 915 915
Divers 30 80
Locations de salles de formation 2 534 1 514
Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Impocircts sur les revenus de placements 1 253 1 584
Total des deacutepenses 3 5 2 4 6 6 321 181 Total des recettes 3 5 2 4 6 6 311 509
Restant agrave payer Restant agrave percevoir
Alienorweb mobile1 10967 Reacutegion Poitou-Charentes3 25000
Total des deacutepenses 332 148 Total des recettes 336 509
COMPTE DE REacuteSULTAT
CHARGES 2012 2013 PRODUITS 2012 2013
Charges dexploitation Produits dexploitation
Autres achats et charges externes Subv dexpl ( fonctionnement) 6 128 010 112 993
Petit mateacuteriel 46 429 Cotisastions
Fournitures administratives 1 962 547 Cotisations des adheacuterents 122 207 124 707
Honoraires 8 270 8 410 Participat financiegraveres des associeacutes 2 000 4 500
Sous traitance1 4 307 680 Autres produits
Locations de salles de formation2 4 111 1 514 Valorisation doccupation des locaux5 14 931 17 792
Locations de veacutehicules 146 Transfert de charges
Maintenance logicielle des appli3 13 367 24 458 Indemniteacutes maladie 336 31
Assurances 888 915
Colloques confeacuterences 100
Frais dactes 81 50
Divers dons et pourboires 50
Transport 30
Poste 193 310
Teacuteleacutecommunications 2 161 2 227
Frais de deacuteplacements du personnel 12 402 12 673
Frais de deacuteplacements des beacuteneacutevoles 492 260
Heacutebergement des sites 28 925 27 269
Droits dauteurs 129 128
Services bancaires 553 780
Cotisation agrave des associations 30 30
Impocircts taxes et assimileacutes
Taxe sur les salaires 4 827 4 536
Autres impocircts et taxes reacutemun (OPCA) 2 065 604
Salaires et traitements
Reacutemuneacuterations du personnel4 111 908 109 762
Congeacutes payeacutes 1 498 -137
Charges sociales
Cotisations sociales 34 006 33 253
Charges sur congeacutes payeacutes 561 -48
Caisse de retraite 6 379 6 256
Caisse de retraite cadre 1 143 1 148
Mutuelle 933 1 080
Caisse de preacutevoyance 1 238 1 167
Meacutedecine du travail 509 525
Dotations aux amortissements des immobilisations
Dotat aux amort des immo incorp 114 649 97 805
Dotat aux amort des immo corpo 4 171 9 113
Autres charges
Valorisation doccup de locaux5 14 931 17 792
Cotisations agrave des associations N-1 30
Diffeacuterences de regraveglement 3 2
Total des charges dexpl 376 884 363 750 Total des produits dexpl 267 484 260 023
Charges financiegraveres Produits financiers
Autres inteacuterecircts et produits assimileacutes
Inteacuterecircts du compte eacutepargne 3 759 2 841
Total des charges financiegraveres 0 0 Total des produits financiers 3 759 2 841
Charges exceptionnelles P roduits exceptionnels
Charges dexpl sur exercice ant 477
Total des charges except 477 0 Total des produits except 0 0
Impocirctsbeacuteneacutefices (revenus cpte eacutepargne) 549 902
Total des charges 377 910 364 652 Total des produits 271 243 262 864
Deacuteficit 7 106 667 101 788
Total geacuteneacuteral 377 910 364 652
1 Dans le cadre du projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au museacutee beaucoup de prestations ont eacuteteacute sous-traiteacutees en 2012 En outre contrairement aux anneacutees
passeacutees nous nrsquoavons pas eu recours agrave un cabinet de secreacutetariat externaliseacute
2 Dans lrsquooptique de la prochaine mise en place de la nouvelle base de donneacutees drsquoinventaire des collections nous avons organiseacute peu de formations
en 2013
3 Suite agrave une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance avait eacuteteacute proratiseacutee
comme charge constateacutee drsquoavance en 2013
4 Le projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au Museacutee avait geacuteneacutereacute un fort volume drsquoheures suppleacutementaires en 2012 drsquoougrave une baisse de la masse salariale en
2013
5 La valorisation de lrsquooccupation des locaux qui nous sont gracieusement mis agrave disposition dont lrsquoestimation nrsquoavait pas eacuteteacute revaloriseacutee depuis
plusieurs anneacutees a eacuteteacute mise agrave jour en 2013
6 Les regraveglements comptables interdisent la reacuteinteacutegration au compte de reacutesultats des subventions affecteacutees aux investissements seules les subventions
affecteacutees au fonctionnement sont donc comptabiliseacutees ici
7 Faute de pouvoir inteacutegrer les subventions deacutedieacutees aux investissements le compte de reacutesultat preacutesente un deacuteficit Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre toutefois
largement avec la dotation aux amortissements de 106 918 euro
BILAN
1 Deacuteveloppement drsquoapplication en cours de deacuteveloppement dont 70 restent agrave payer agrave la livraison de lrsquoapplication finaliseacutee
2 Solde de la subvention de fonctionnement octroyeacutee par la reacutegion Poitou-Charentes dont 50 ont eacuteteacute verseacutes en anneacutee N et 50 seront verseacutes en
anneacutee N+1
3 Depuis une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance est proratiseacutee comme
charge constateacutee drsquoavance drsquoune anneacutee sur lrsquoautre
ACTIF 2012 2013 PASSIF 2012 2013
Actif immobiliseacute Net Net Fonds propres
Immobilisations incorporelles Fonds asso sans droit de reprise
Acquisitions de logiciels - amort 5 015 6 123 Subv dinvest biens renouvel 1 718 506 1 795 013
Immo incorporelles en cours1 10 967 Report agrave nouveau
Deacuteveloppement dappli - amort 320 177 275 114 Deacuteficits cumuleacutes -1 065 839 -1 172 506
Licence 6 753 6 753 Reacutesultat de l exercice -106 666 -101 788
Immobilisations corporelles
Mateacuteriel informatique - amort 10 451 17 084
Mateacuteriel de bureau - amort 410
Total des immobilisations 342 396 316 452 Total fonds propres 546 001 520 719
Actif circulant Dettes
Autres creacuteances agrave recevoir Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Fournisseurs 30 Factures non reacutegleacutees 556 1 560
Avances sur frais de deacuteplacement 1 105 1 105 Factures non parvenues 7 244 7 038
Subvention restant agrave recevoir2 17 200 25 000 Dettes fiscales et sociales 24 542 24 421
Valeurs mobiliegraveres de placement
compte eacutepargne BNP 248 346 Dettes sur immobilisations
compte sur livret CA 132 668 Fournisseurs dimmobilisations1 41 071 10 967
livret A CA 77 345
Disponibili teacutes
compte courant BNP 899 377
compte courant CA 1 229
Charges constateacutees davances
Maintenance des applications3 9 437 9 436
Flyers en stock non distribueacutes 1 094
Total actif circulant 277 017 248 253 Total dettes 73 412 43 986
TOTAL ACTIF 619 413 564 705 TOTAL PASSIF 619 413 564 705
FOND DE ROULEMENT
En retranchant de la treacutesorerie disponible en banque
les dettes restant agrave payer au titre de lrsquoexercice 2013 et
les fonds engageacutes sur des projets des exercices
preacuteceacutedents et en preacutevoyant le versement du solde des
subventions agrave recevoir lrsquoassociation peut poursuivre
son fonctionnement (hors investissements) en 2014
pendant 204 jours sans la moindre rentreacutee
Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Factures non reacutegleacutees 1 560
Factures non parvenues 7 038
Dettes fiscales et sociales 24 421
Dettes sur immobilisations 10 967
Total des dettes 43 986
Fonds deacutejagrave engageacutesexercices preacuteceacutedents 65 192
Subvention restant agrave recevoir 25 000
Total des creacuteances 25 000
Valeurs mobiliegraveres de placement 210 013
Disponibiliteacutes 1 606
Total de la treacutesorerie 211 619
Disponible agrave court terme 127 441
Salaires et charges 169 400
Documentation 500
Frais geacuteneacuteraux 58 034
Total fonctionnement an 227 934
Fonds de roulement sans aucune rentreacutee 204 jours
F rais de fonctionnement budgeteacutes en 2014
Treacutesorerie
Recettes restant agrave percevoir
Charges restant agrave payer
2013
2014
Vous trouverez en pages suivantes le rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean Jauregraves - 86000 POITIERS
Rapport du Commissaire aux Comptes Sur les Comptes Annuels
Exercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En exeacutecution de la mission qui nous a eacuteteacute confieacutee par votre Assembleacutee Geacuteneacuterale nous vous
preacutesentons notre rapport relatif agrave lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013 sur
- le controcircle des comptes annuels de lassociation laquoALIENORORG CONSEIL DES MUSEES raquo
tels quils sont joints au preacutesent rapport
- la justification de nos appreacuteciations
- les veacuterifications et informations speacutecifiques preacutevues par la loi
Les comptes annuels ont eacuteteacute arrecircteacutes par le Treacutesorier Il nous appartient sur la base de notre
audit dexprimer une opinion sur ces comptes
1 - OPINION SUR LES COMPTES ANNUELS
Nous avons effectueacute notre audit selon les normes dexercice professionnel applicables en
France ces normes requiegraverent la mise en œuvre de diligences permettant dobtenir
lassurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas danomalies
significatives Un audit consiste agrave veacuterifier par sondages ou au moyen dautres meacutethodes de
seacutelection les eacuteleacutements justifiant des montants et informations figurant dans les comptes
annuels Il consiste eacutegalement agrave appreacutecier les principes comptables suivis les estimations
significatives retenues et la preacutesentation densemble des comptes Nous estimons que les
eacuteleacutements que nous avons collecteacutes sont suffisants et approprieacutes pour fonder notre opinion
1
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
Exercice litteacuteraire annuel incontournable et mecircme obligatoire au bon fonctionnement drsquoune association le rapport
moral est lrsquooccasion de faire un retour sur image sur les reacutealisations de lrsquoanneacutee eacutecouleacutee et de mettre en reacutesonance
les reacutesultats avec les prospectives et perspectives
Lrsquoan passeacute jrsquoeacutevoquais parmi les chantiers en cours la refonte de la base de donneacutees des collections AlienorWeb
professionnel (AWP) et son eacutevolution vers la version 3 Ce projet drsquoampleur a neacutecessiteacute au preacutealable un effort
commun drsquoexamen dans le deacutetail de lrsquoensemble des fonctionnaliteacutes de leurs qualiteacutes et de leurs deacutefauts afin de
pouvoir faire eacutevoluer cet outil NOTRE outil vers un mieux plus performant plus convivial plus efficace Merci agrave tous
ceux drsquoentre vous membres des eacutequipes scientifiques des museacutees de Poitou-Charentes qui ont rajouteacute agrave des
emplois du temps deacutejagrave plus que copieux le temps neacutecessaire et indispensable agrave lrsquoeacutelaboration du cahier des
charges
Cocircteacute laquo centrale raquo crsquoest Christophe Alloncle qui a eu en charge la programmationdeacuteveloppement et Greacutegory
Legeais la mise en pagehabillage Cette eacutenorme tacircche meneacutee drsquoarrache-pied en 2013 voit en ce moment sa
concreacutetisation puisque les quatre membres de lrsquoeacutequipe assurent au fur et agrave mesure de la livraison des eacutetapes le
fastidieux mais ineacutevitable deacutebogage Agrave partir de septembre commenceront les formations qui vous permettront agrave
tous de prendre en main et de vous approprier ce nouvel outil
La mise agrave disposition prochaine de cette version 3 de la base de donneacutees me conduit agrave un court mais indispensable
rappel historique Lorsqursquoil y a vingt ans Dominique Vila conseillegravere museacutees agrave la DRAC et Michel Reacuterolle
conservateur en chef des museacutees de la Ville de Poitiers ont porteacute sur les fonts baptismaux notre association ils ont
mis en place le financement tripartite (Collectiviteacutes locales adheacuterentes Eacutetat et Reacutegion) qui leur semblait pertinent
pour mener agrave bien les actions originelles eacutequiper les museacutees drsquoadheacuterents du mateacuteriel informatique neacutecessaire et
suffisant et bacirctir un logiciel de gestion des collections Les museacutees sentaient la neacutecessiteacute drsquoun tel dispositif lrsquoEacutetat
accompagnait la mise en place drsquoun outil qui permettait de mieux geacuterer le patrimoine museacuteal La Reacutegion accepta
immeacutediatement de participer agrave lrsquoaventure et formula une demande particuliegravere que le travail reacutealiseacute sur les
collections museacuteales aboutisse agrave la creacuteation drsquoun produit multimeacutedia susceptible drsquoecirctre une vitrine patrimoniale
pour Poitou-Charentes Ce premier laquo produit raquo fut suivi de beaucoup drsquoautres tous demandeacutes par la Reacutegion tous
reacutealiseacutes par le Conseil des museacutees qui pour reacutepondre aux demandes creacutea un puis deux puis trois et enfin quatre
emplois hautement qualifieacutes
Chaque anneacutee le Conseil drsquoAdministration bacirctit un budget aideacute et conseilleacute en cela par Sophie Breacutegeaud-Romand
treacutesoriegravere et Pierre-Emmanuel Laurent en charge de lrsquoadministration au sein de notre association Je ne vous
cacherai pas qursquoanneacutee apregraves anneacutee il devient de plus en plus complexe drsquoassumer toutes les missions et que nous
sommes particuliegraverement preacuteoccupeacutes par la peacuterennisation des quatre emplois qui font drsquoAlienororg conseil des
museacutees la plus belle vitrine patrimoniale des Poitou-Charentes
Les statistiques le montrent depuis la refonte du site Alienororg la freacutequentation est en net progregraves 2012 le laissait
supposer 2013 le confirme
Mais il ne faut pas srsquoarrecircter agrave cette simple observation Nous avons tous le laquo clic raquo facile et encore plus que le
nombre de visites crsquoest le nombre de pages vues et le temps passeacute qui importe Eh bien reacutejouissons-nous le nombre
de pages vues explose depuis 2012 et ce courant se confirme en 2013 preuve que la refonte du site porte ses fruits
Nous sommes passeacutes de 150 000 agrave 750 000 pages vues
Et bien eacutevidemment si les internautes viennent cherchent et restent crsquoest parce que ce qursquoils trouvent les
inteacuteressent Et cela eacutevidemment crsquoest gracircce agrave votre travail agrave tous personnels scientifiques des museacutees de Poitou-
Charentes
En 2013 ce sont quatorze publications qui ont enrichi notre site
Un regard une œuvre laquo Portrait dit drsquoun treacutesorier raquo (museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Exposition virtuelle laquo Histoire des poinccedilons Les poinccedilons depuis le Moyen Acircge et les poinccedilons des orfegravevres niortais
du XIXe siegravecle raquo (Museacutee Bernard drsquoAgesci de Niort)
Un regard une œuvre laquo La demi-berline du museacutee de Thouars raquo (Museacutee Henri Barreacute de Thouars)
Exposition virtuelle laquo Les salles disparues de la maison de Pierre Loti raquo (Maison de Pierre Loti de Rochefort)
Un regard une œuvre laquo La Mascarade nuptiale raquo (Museacutee du Nouveau Monde de La Rochelle)
Retour sur exposition laquo Musique et manivellehellip agrave propos de la restauration de lrsquoorgue agrave cylindre drsquoAirvault raquo
(Museacutee drsquoAirvault)
Retour sur exposition laquo Monique Tello chemins primitifs raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Videacuteo laquo Monique Tello ndash Chemins primitifs intervention drsquoAlberto Manguel raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Retour sur exposition laquo Retour sur la journeacutee drsquoeacutetude Exposer les arts extra-europeacuteens raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme)
Videacuteo laquo Le regard eacuteloigneacute [un museacutee en Charente] raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme - production LISA)
Videacuteo laquo Les coulisses des museacutees municipaux de Rochefort raquo (Museacutees de Rochefort - Production La Tour des
Signaux)
Retour sur exposition laquo Lames de Camille Pageacute raquo (Museacutee Sully de Chacirctellerault)
Exposition virtuelle laquo Les faiumlenceries saintaises aux XVIIIe et XIXe siegravecles raquo (Museacutee Dupuy-Mestreau de Saintes)
Exposition virtuelle laquo Urbain Grandier de la lumiegravere aux teacutenegravebres raquo (Museacutee Charbonneau-Lassay de Loudun)
Vous constaterez que la videacuteo a maintenant sa place dans les publications
Pour ce travail eacuteditorial nos remerciements vont agrave Vincent Lagardegravere et Greacutegory Legeais
Lrsquoexposition virtuelle sur Urbain Grandier a eacutegalement eacuteteacute lrsquooccasion de mettre en place une borne Interactive au
museacutee Charbonneau-Lassay de Loudun et ceci montre que lrsquoappartenance agrave notre reacuteseau permet drsquoacceacuteder agrave
des produits de qualiteacute qui lorsqursquoon les fait reacutealiser par des entreprises priveacutees reacuteclament des budgets de 6 agrave 7000euro
euros Inabordable pour la plupart des museacutees ou alors de maniegravere tregraves exceptionnelle
Le travail drsquoinventaire-reacutecolement srsquoest poursuivi avec acharnement 100000 nouvelles fiches ont eacuteteacute creacuteeacutees et
10000 ont eacuteteacute publieacutees sur la base publique Gageons que la Version 3 boostera encore plus ce pheacutenomegravene
Je terminerai ce rapport en rappelant les excellentes relations que nous entretenons avec la Direction Geacuteneacuterale des
Patrimoines service des museacutees de France et avec le portail national des Arts
Jrsquoadresse au nom de lrsquoensemble du Conseil drsquoAdministration mes remerciements agrave Marie-Franccediloise Geacuterard
conseiller-museacutee agrave la DRAC pour sa preacutecieuse expertise
Merci agrave la Ville de Poitiers et agrave Pascal Faracci de nous offrir la possibiliteacute de tenir notre assembleacutee geacuteneacuterale dans
lrsquoauditorium du museacutee Sainte-Croix
PUBLICATIONS
Quatorze nouvelles publications ont eacuteteacute mises en ligne en 2013 dont trois videacuteos (type de contenu ineacutedit)
Un regard une œuvre laquo Portrait dit drsquoun treacutesorier raquo (museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Exposition virtuelle laquo Histoire des poinccedilons Les poinccedilons depuis le Moyen Acircge et les poinccedilons des orfegravevres niortais
du XIXe siegravecle raquo (Museacutee Bernard drsquoAgesci de Niort)
Un regard une œuvre laquo La demi-berline du museacutee de Thouars raquo (Museacutee Henri Barreacute de Thouars)
Exposition virtuelle laquo Les salles disparues de la maison de Pierre Loti raquo (Maison de Pierre Loti de Rochefort)
Un regard une œuvre laquo La Mascarade nuptiale raquo (Museacutee du Nouveau Monde de La Rochelle)
Retour sur exposition laquo Musique et manivellehellip agrave propos de la restauration de lrsquoorgue agrave cylindre drsquoAirvault raquo
(Museacutee drsquoAirvault)
Retour sur exposition laquo Monique Tello chemins primitifs raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Videacuteo laquo Monique Tello ndash Chemins primitifs intervention drsquoAlberto Manguel raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Retour sur exposition laquo Retour sur la journeacutee drsquoeacutetude Exposer les arts extra-europeacuteens raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme)
Videacuteo laquo Le regard eacuteloigneacute [un museacutee en Charente] raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme - production LISA)
Videacuteo laquo Les coulisses des museacutees municipaux de Rochefort raquo (Museacutees de Rochefort - Production La Tour des
Signaux)
Retour sur exposition laquo Lames de Camille Pageacute raquo (Museacutee Sully de Chacirctellerault)
Exposition virtuelle laquo Les faiumlenceries saintaises aux XVIIIe et XIXe siegravecles raquo (Museacutee Dupuy-Mestreau de Saintes)
Exposition virtuelle laquo Urbain Grandier de la lumiegravere aux teacutenegravebres raquo (Museacutee Chabonneau-Lassay de Loudun)
Cette derniegravere publication a eacuteteacute suivie de la mise en place drsquoune borne interactive consacreacutee agrave Urbain Grandier et
deacuteveloppeacutee par le Conseil des museacutees pour le museacutee Charbonneau-Lassay de Loudun Cette borne a eacuteteacute
inaugureacutee le 25 octobre 2013
CONSULTATION DES SITES
Quel que soit le domaine concerneacute le nombre de visites
sur les sites progresse on note un regain drsquointeacuterecirct depuis
2012 qui srsquoaccentue encore nettement en 2013 Cette
relance srsquoexplique probablement par la reacuteorganisation
des contenus et la refonte de lrsquoensemble du site
Alienororg deacutebut 2012 impactant eacutegalement les autres
domaines deacutesormais mieux reacuteinteacutegreacutes au site principal
Encore plus flagrant le nombre de pages vues explose
depuis 2012 Cet indicateur plus qualitatif que le nombre
de visites montre que les visiteurs au lieu de quitter
rapidement le site restent et poursuivent leur visite
deacutenotant drsquoune part lrsquointeacuterecirct de nos contenus et drsquoautre
part que la navigation au sein du site Alienororg est
deacutesormais plus intelligible
Le portail Deacutecouverte des museacutees eacutetant inteacutegreacute au site
Alienororg beacuteneacuteficie de la refonte de lrsquoensemble du site
Nouvelle version drsquoAlienororg
Nouvelle version drsquoAlienororg
Mecircme remarque concernant la dureacutee des visites
puisque les visiteurs continuent agrave passer de plus en plus
de temps sur nos sites avec un net renforcement en
2013 pour le portail Ageromanorg et le site
Oceaniedeslumieresorg
BASES DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Les deacuteveloppements de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections se sont poursuivis en 2013
mobilisant consideacuterablement lrsquoeacutequipe autour de cet ambitieux projet Ces deacuteveloppements devraient aboutir agrave la
fin du premier semestre 2014 avec notamment un moteur de recherche grandement simplifieacutee pour lrsquointerface de
consultation grand public
Cette nouvelle version a eacuteteacute avant tout penseacutee pour en simplifier lrsquoutilisation et la prise en main tant par le grand
public que par les agents des museacutees ndashpersonnels
scientifiques meacutediateurs agents drsquoaccueil hellipndash
La saisie dans la version actuelle de base de donneacutees
Alienorweb professionnel se poursuit agrave rythme constant
Crsquoest ainsi presque 100 000 nouvelles fiches qui ont eacuteteacute
creacuteeacutees en 2013 et 10 000 qui ont eacuteteacute mises en ligne au
public La base de donneacutees contient deacutesormais un total de
508 115 fiches dont 125 403 objets 20 728 notices drsquoœuvres
sont deacutesormais accessibles au public au 31 deacutecembre 2013
Il en reacutesulte une consultation de la base publique de plus en
plus forte apregraves un leacuteger repli en 2011 montrant lrsquointeacuterecirct de
cette base reacutegionale des collections drsquoautant plus
attrayante que le nombre drsquoobjets qursquoelle regroupe est
important
La saisie se poursuit eacutegalement agrave bon rythme en 2013 pour
les museacutees associeacutes dont lrsquoinventaire est heacutebergeacute sur les
serveurs de lrsquoassociation Lrsquoinventaire des neuf museacutees
heacutebergeacutes regroupe ainsi 64 804 fiches dont 15 239 objets
FORMATIONS DES PERSONNELS
Quarante-neuf agents des museacutees du reacuteseau ont suivi une des formations assureacutees par le Conseil des museacutees en
2013 pour un total de 255 jours de formation dispenseacutes
Formation agrave la creacuteation de supports de meacutediation et de communication (jan feacutev mars) 5 pers 9 jours
Formation agrave la consultation Alienorweb (mars) 3 pers 1 jour
2 formations agrave la saisie de lrsquoinventaire Alienorweb pro 14 pers 4 jours
2 formations agrave la prise de vue photographique des collections 17 pers 2 jours
2 formations agrave la consultation Alienorweb intra 4 pers 1 jour
Formation agrave la gestion de thesaurus intra (juin) 1 pers frac12 jour
Formation agrave la numeacuterisation des documents (oct) 5 pers 1 jour
Simplification du moteur de recherche
DOTATIONS EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHEacuteRENTS
Le museacutee maritime de La Rochelle nouvel adheacuterent au reacuteseau srsquoest vu doteacute drsquoun ordinateur deacutedieacute agrave la
numeacuterisation et agrave lrsquoinventaire des collections
Cinq autres museacutees adheacuterents ont vu leur station drsquoinventaire et de numeacuterisation des collections renouveleacutee en 2013
et ainsi remplaceacutee par une machine plus performante
REVUE DE PRESSE
Deux articles ont eacuteteacute publieacutes dans la presse
31 oct 2013 Exposition virtuelle au museacutee Charbonneau-Lassay relatif agrave lexposition virtuelle Urbain Grandier - De
la lumiegravere aux teacutenegravebres dans La Nouvelle Reacutepublique eacutedition du 31 octobre 2013
Nov 2013 Les collections des museacutees de France sur les reacuteseaux dans Museacutees et collections publiques de France
Ndeg267 2013
Tous les articles recenseacutes sont listeacutes dans la page laquo revue de presse raquo du site Alienororg
ette anneacutee encore les comptes annuels de lrsquoassociation preacutesentent un deacuteficit (101 788 euro) Ce deacuteficit
purement comptable srsquoexplique par les regraveglements en vigueur qui interdisent la reacuteinteacutegration des
subventions alloueacutees aux investissements dans le compte de reacutesultat Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre donc avec la
dotation aux amortissements des immobilisations correspondantes (106 918 euro) et il se deacutegage mecircme un leacuteger
exceacutedent confirmant ainsi la bonne santeacute financiegravere de lrsquoassociation
Le compte de reacutesultat preacutesente des charges et des produits leacutegegraverement infeacuterieurs agrave ceux de 2012 ceci eacutetant ducirc agrave la
non-reconduction de lrsquoopeacuteration exceptionnelle de 2012 lieacutee agrave la reacutealiteacute augmenteacutee qui avait geacuteneacutereacute davantage
de frais de personnels mais qui en contrepartie ont eacuteteacute financeacutes par une subvention exceptionnelle Lrsquoeacutequilibre
entre charges et produits reste toutefois tregraves similaire agrave celui de lrsquoanneacutee preacuteceacutedente
La treacutesorerie de lrsquoassociation est importante Ceci correspond agrave diffeacuterents projets drsquoinvestissements srsquoeacutetalant sur
plusieurs anneacutees et qui sont toujours en cours de reacutealisation mais aussi au souci drsquoassurer le financement de
lrsquoassociation le temps de recevoir les cotisations ainsi que le versement des subventions Ainsi lrsquoassociation dispose
drsquoun fond de roulement qui lui permet de financer son fonctionnement (hors investissement) pendant 204 jours soit
jusqursquoagrave mi-juillet
Enfin lrsquoutilisation du budget voteacute lors de lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale 2013 srsquoest reacuteveacuteleacutee conforme agrave ce qui avait eacuteteacute preacutevu
moyennant quelques ajustements (cf Tableau de suivi budgeacutetaire p11)
Une subvention drsquoun montant de 15 070 euro avait eacuteteacute solliciteacutee aupregraves de la Reacutegion afin de permettre
lrsquoachegravevement du moteur de recherche public degraves 2013 cette subvention ne nous ayant pas eacuteteacute octroyeacutee une
partie des deacuteveloppements de la base de donneacutees (41 070 euro) a ducirc ecirctre repousseacutee agrave 2014
Certains deacuteveloppements lanceacutes en 2013 nrsquoont pas eacuteteacute livreacutes dans les temps et nrsquoont donc pas encore eacuteteacute payeacutes
(10 967 euro)
C
TABLEAU DE SUIVI BUDGEacuteTAIRE
1 Dans le budget les deacuteveloppements du moteur de recherche public de la base de donneacutees (15 070 euro) eacutetaient preacutevus en 2013 et ont ducirc ecirctre
repousseacutes en 2014 En outre il reste encore 10 967 euro agrave payer sur des deacuteveloppements effectueacutes en 2013
2 La demande de subvention preacutevue pour permettre drsquoeffectuer les deacuteveloppements du moteur de recherche public nous a eacuteteacute refuseacutee
3 50 de la subvention de fonctionnement de la reacutegion Poitou-Charentes restent agrave percevoir en 2014
DEacutePENSES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute RECETTES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute
Investissements 9 2 7 7 7 66 776 Cotisations 12 9 2 0 7 129 207
Logiciels 7 9 5 3 6 53 859 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs1 78 924 52 887 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500
Acquisitions de logiciels 612 971
Mateacuteriel 12 0 4 2 10 776 Subventions 2 0 4 5 7 0 164 500
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 7 257 7 379 Eacutetat 13 9 5 0 0 139 500
Acquisition de mateacuteriel en central 4 785 3 397 Reacutegion Poitou-Charentes 6 5 0 7 0 25 000
Relations publiques et comm 1 2 0 0 2 041 Investissement2 15 070 0
Documentation 0 100 Fonctionnement3 50 000 25 000
Fonctionnement 2 5 9 6 8 9 254 405 Autres revenus 18 6 8 9 17 802
Salaires et charges de personnel 16 3 3 0 0 158 345 Revenus de placement 3 759 2 841
Frais geacuteneacuteraux 9 6 3 8 9 96 060 Prise en charge formation du personnel 0 0
Frais de deacuteplacement 11 000 13 336 CPAM 31
Maintenance curative des applications 24 460 22 645 Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Maintenance du mateacuteriel 250 271
Fournitures 1 400 401
Teacuteleacutecommunication 2 200 2 227
Heacutebergement des sites 28 626 29 037
Honoraires 8 200 8 264
Poste et transport 250 80
Services bancaires 341 775
Assurance 915 915
Divers 30 80
Locations de salles de formation 2 534 1 514
Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Impocircts sur les revenus de placements 1 253 1 584
Total des deacutepenses 3 5 2 4 6 6 321 181 Total des recettes 3 5 2 4 6 6 311 509
Restant agrave payer Restant agrave percevoir
Alienorweb mobile1 10967 Reacutegion Poitou-Charentes3 25000
Total des deacutepenses 332 148 Total des recettes 336 509
COMPTE DE REacuteSULTAT
CHARGES 2012 2013 PRODUITS 2012 2013
Charges dexploitation Produits dexploitation
Autres achats et charges externes Subv dexpl ( fonctionnement) 6 128 010 112 993
Petit mateacuteriel 46 429 Cotisastions
Fournitures administratives 1 962 547 Cotisations des adheacuterents 122 207 124 707
Honoraires 8 270 8 410 Participat financiegraveres des associeacutes 2 000 4 500
Sous traitance1 4 307 680 Autres produits
Locations de salles de formation2 4 111 1 514 Valorisation doccupation des locaux5 14 931 17 792
Locations de veacutehicules 146 Transfert de charges
Maintenance logicielle des appli3 13 367 24 458 Indemniteacutes maladie 336 31
Assurances 888 915
Colloques confeacuterences 100
Frais dactes 81 50
Divers dons et pourboires 50
Transport 30
Poste 193 310
Teacuteleacutecommunications 2 161 2 227
Frais de deacuteplacements du personnel 12 402 12 673
Frais de deacuteplacements des beacuteneacutevoles 492 260
Heacutebergement des sites 28 925 27 269
Droits dauteurs 129 128
Services bancaires 553 780
Cotisation agrave des associations 30 30
Impocircts taxes et assimileacutes
Taxe sur les salaires 4 827 4 536
Autres impocircts et taxes reacutemun (OPCA) 2 065 604
Salaires et traitements
Reacutemuneacuterations du personnel4 111 908 109 762
Congeacutes payeacutes 1 498 -137
Charges sociales
Cotisations sociales 34 006 33 253
Charges sur congeacutes payeacutes 561 -48
Caisse de retraite 6 379 6 256
Caisse de retraite cadre 1 143 1 148
Mutuelle 933 1 080
Caisse de preacutevoyance 1 238 1 167
Meacutedecine du travail 509 525
Dotations aux amortissements des immobilisations
Dotat aux amort des immo incorp 114 649 97 805
Dotat aux amort des immo corpo 4 171 9 113
Autres charges
Valorisation doccup de locaux5 14 931 17 792
Cotisations agrave des associations N-1 30
Diffeacuterences de regraveglement 3 2
Total des charges dexpl 376 884 363 750 Total des produits dexpl 267 484 260 023
Charges financiegraveres Produits financiers
Autres inteacuterecircts et produits assimileacutes
Inteacuterecircts du compte eacutepargne 3 759 2 841
Total des charges financiegraveres 0 0 Total des produits financiers 3 759 2 841
Charges exceptionnelles P roduits exceptionnels
Charges dexpl sur exercice ant 477
Total des charges except 477 0 Total des produits except 0 0
Impocirctsbeacuteneacutefices (revenus cpte eacutepargne) 549 902
Total des charges 377 910 364 652 Total des produits 271 243 262 864
Deacuteficit 7 106 667 101 788
Total geacuteneacuteral 377 910 364 652
1 Dans le cadre du projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au museacutee beaucoup de prestations ont eacuteteacute sous-traiteacutees en 2012 En outre contrairement aux anneacutees
passeacutees nous nrsquoavons pas eu recours agrave un cabinet de secreacutetariat externaliseacute
2 Dans lrsquooptique de la prochaine mise en place de la nouvelle base de donneacutees drsquoinventaire des collections nous avons organiseacute peu de formations
en 2013
3 Suite agrave une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance avait eacuteteacute proratiseacutee
comme charge constateacutee drsquoavance en 2013
4 Le projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au Museacutee avait geacuteneacutereacute un fort volume drsquoheures suppleacutementaires en 2012 drsquoougrave une baisse de la masse salariale en
2013
5 La valorisation de lrsquooccupation des locaux qui nous sont gracieusement mis agrave disposition dont lrsquoestimation nrsquoavait pas eacuteteacute revaloriseacutee depuis
plusieurs anneacutees a eacuteteacute mise agrave jour en 2013
6 Les regraveglements comptables interdisent la reacuteinteacutegration au compte de reacutesultats des subventions affecteacutees aux investissements seules les subventions
affecteacutees au fonctionnement sont donc comptabiliseacutees ici
7 Faute de pouvoir inteacutegrer les subventions deacutedieacutees aux investissements le compte de reacutesultat preacutesente un deacuteficit Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre toutefois
largement avec la dotation aux amortissements de 106 918 euro
BILAN
1 Deacuteveloppement drsquoapplication en cours de deacuteveloppement dont 70 restent agrave payer agrave la livraison de lrsquoapplication finaliseacutee
2 Solde de la subvention de fonctionnement octroyeacutee par la reacutegion Poitou-Charentes dont 50 ont eacuteteacute verseacutes en anneacutee N et 50 seront verseacutes en
anneacutee N+1
3 Depuis une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance est proratiseacutee comme
charge constateacutee drsquoavance drsquoune anneacutee sur lrsquoautre
ACTIF 2012 2013 PASSIF 2012 2013
Actif immobiliseacute Net Net Fonds propres
Immobilisations incorporelles Fonds asso sans droit de reprise
Acquisitions de logiciels - amort 5 015 6 123 Subv dinvest biens renouvel 1 718 506 1 795 013
Immo incorporelles en cours1 10 967 Report agrave nouveau
Deacuteveloppement dappli - amort 320 177 275 114 Deacuteficits cumuleacutes -1 065 839 -1 172 506
Licence 6 753 6 753 Reacutesultat de l exercice -106 666 -101 788
Immobilisations corporelles
Mateacuteriel informatique - amort 10 451 17 084
Mateacuteriel de bureau - amort 410
Total des immobilisations 342 396 316 452 Total fonds propres 546 001 520 719
Actif circulant Dettes
Autres creacuteances agrave recevoir Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Fournisseurs 30 Factures non reacutegleacutees 556 1 560
Avances sur frais de deacuteplacement 1 105 1 105 Factures non parvenues 7 244 7 038
Subvention restant agrave recevoir2 17 200 25 000 Dettes fiscales et sociales 24 542 24 421
Valeurs mobiliegraveres de placement
compte eacutepargne BNP 248 346 Dettes sur immobilisations
compte sur livret CA 132 668 Fournisseurs dimmobilisations1 41 071 10 967
livret A CA 77 345
Disponibili teacutes
compte courant BNP 899 377
compte courant CA 1 229
Charges constateacutees davances
Maintenance des applications3 9 437 9 436
Flyers en stock non distribueacutes 1 094
Total actif circulant 277 017 248 253 Total dettes 73 412 43 986
TOTAL ACTIF 619 413 564 705 TOTAL PASSIF 619 413 564 705
FOND DE ROULEMENT
En retranchant de la treacutesorerie disponible en banque
les dettes restant agrave payer au titre de lrsquoexercice 2013 et
les fonds engageacutes sur des projets des exercices
preacuteceacutedents et en preacutevoyant le versement du solde des
subventions agrave recevoir lrsquoassociation peut poursuivre
son fonctionnement (hors investissements) en 2014
pendant 204 jours sans la moindre rentreacutee
Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Factures non reacutegleacutees 1 560
Factures non parvenues 7 038
Dettes fiscales et sociales 24 421
Dettes sur immobilisations 10 967
Total des dettes 43 986
Fonds deacutejagrave engageacutesexercices preacuteceacutedents 65 192
Subvention restant agrave recevoir 25 000
Total des creacuteances 25 000
Valeurs mobiliegraveres de placement 210 013
Disponibiliteacutes 1 606
Total de la treacutesorerie 211 619
Disponible agrave court terme 127 441
Salaires et charges 169 400
Documentation 500
Frais geacuteneacuteraux 58 034
Total fonctionnement an 227 934
Fonds de roulement sans aucune rentreacutee 204 jours
F rais de fonctionnement budgeteacutes en 2014
Treacutesorerie
Recettes restant agrave percevoir
Charges restant agrave payer
2013
2014
Vous trouverez en pages suivantes le rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean Jauregraves - 86000 POITIERS
Rapport du Commissaire aux Comptes Sur les Comptes Annuels
Exercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En exeacutecution de la mission qui nous a eacuteteacute confieacutee par votre Assembleacutee Geacuteneacuterale nous vous
preacutesentons notre rapport relatif agrave lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013 sur
- le controcircle des comptes annuels de lassociation laquoALIENORORG CONSEIL DES MUSEES raquo
tels quils sont joints au preacutesent rapport
- la justification de nos appreacuteciations
- les veacuterifications et informations speacutecifiques preacutevues par la loi
Les comptes annuels ont eacuteteacute arrecircteacutes par le Treacutesorier Il nous appartient sur la base de notre
audit dexprimer une opinion sur ces comptes
1 - OPINION SUR LES COMPTES ANNUELS
Nous avons effectueacute notre audit selon les normes dexercice professionnel applicables en
France ces normes requiegraverent la mise en œuvre de diligences permettant dobtenir
lassurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas danomalies
significatives Un audit consiste agrave veacuterifier par sondages ou au moyen dautres meacutethodes de
seacutelection les eacuteleacutements justifiant des montants et informations figurant dans les comptes
annuels Il consiste eacutegalement agrave appreacutecier les principes comptables suivis les estimations
significatives retenues et la preacutesentation densemble des comptes Nous estimons que les
eacuteleacutements que nous avons collecteacutes sont suffisants et approprieacutes pour fonder notre opinion
1
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
Un regard une œuvre laquo La demi-berline du museacutee de Thouars raquo (Museacutee Henri Barreacute de Thouars)
Exposition virtuelle laquo Les salles disparues de la maison de Pierre Loti raquo (Maison de Pierre Loti de Rochefort)
Un regard une œuvre laquo La Mascarade nuptiale raquo (Museacutee du Nouveau Monde de La Rochelle)
Retour sur exposition laquo Musique et manivellehellip agrave propos de la restauration de lrsquoorgue agrave cylindre drsquoAirvault raquo
(Museacutee drsquoAirvault)
Retour sur exposition laquo Monique Tello chemins primitifs raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Videacuteo laquo Monique Tello ndash Chemins primitifs intervention drsquoAlberto Manguel raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Retour sur exposition laquo Retour sur la journeacutee drsquoeacutetude Exposer les arts extra-europeacuteens raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme)
Videacuteo laquo Le regard eacuteloigneacute [un museacutee en Charente] raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme - production LISA)
Videacuteo laquo Les coulisses des museacutees municipaux de Rochefort raquo (Museacutees de Rochefort - Production La Tour des
Signaux)
Retour sur exposition laquo Lames de Camille Pageacute raquo (Museacutee Sully de Chacirctellerault)
Exposition virtuelle laquo Les faiumlenceries saintaises aux XVIIIe et XIXe siegravecles raquo (Museacutee Dupuy-Mestreau de Saintes)
Exposition virtuelle laquo Urbain Grandier de la lumiegravere aux teacutenegravebres raquo (Museacutee Charbonneau-Lassay de Loudun)
Vous constaterez que la videacuteo a maintenant sa place dans les publications
Pour ce travail eacuteditorial nos remerciements vont agrave Vincent Lagardegravere et Greacutegory Legeais
Lrsquoexposition virtuelle sur Urbain Grandier a eacutegalement eacuteteacute lrsquooccasion de mettre en place une borne Interactive au
museacutee Charbonneau-Lassay de Loudun et ceci montre que lrsquoappartenance agrave notre reacuteseau permet drsquoacceacuteder agrave
des produits de qualiteacute qui lorsqursquoon les fait reacutealiser par des entreprises priveacutees reacuteclament des budgets de 6 agrave 7000euro
euros Inabordable pour la plupart des museacutees ou alors de maniegravere tregraves exceptionnelle
Le travail drsquoinventaire-reacutecolement srsquoest poursuivi avec acharnement 100000 nouvelles fiches ont eacuteteacute creacuteeacutees et
10000 ont eacuteteacute publieacutees sur la base publique Gageons que la Version 3 boostera encore plus ce pheacutenomegravene
Je terminerai ce rapport en rappelant les excellentes relations que nous entretenons avec la Direction Geacuteneacuterale des
Patrimoines service des museacutees de France et avec le portail national des Arts
Jrsquoadresse au nom de lrsquoensemble du Conseil drsquoAdministration mes remerciements agrave Marie-Franccediloise Geacuterard
conseiller-museacutee agrave la DRAC pour sa preacutecieuse expertise
Merci agrave la Ville de Poitiers et agrave Pascal Faracci de nous offrir la possibiliteacute de tenir notre assembleacutee geacuteneacuterale dans
lrsquoauditorium du museacutee Sainte-Croix
PUBLICATIONS
Quatorze nouvelles publications ont eacuteteacute mises en ligne en 2013 dont trois videacuteos (type de contenu ineacutedit)
Un regard une œuvre laquo Portrait dit drsquoun treacutesorier raquo (museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Exposition virtuelle laquo Histoire des poinccedilons Les poinccedilons depuis le Moyen Acircge et les poinccedilons des orfegravevres niortais
du XIXe siegravecle raquo (Museacutee Bernard drsquoAgesci de Niort)
Un regard une œuvre laquo La demi-berline du museacutee de Thouars raquo (Museacutee Henri Barreacute de Thouars)
Exposition virtuelle laquo Les salles disparues de la maison de Pierre Loti raquo (Maison de Pierre Loti de Rochefort)
Un regard une œuvre laquo La Mascarade nuptiale raquo (Museacutee du Nouveau Monde de La Rochelle)
Retour sur exposition laquo Musique et manivellehellip agrave propos de la restauration de lrsquoorgue agrave cylindre drsquoAirvault raquo
(Museacutee drsquoAirvault)
Retour sur exposition laquo Monique Tello chemins primitifs raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Videacuteo laquo Monique Tello ndash Chemins primitifs intervention drsquoAlberto Manguel raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Retour sur exposition laquo Retour sur la journeacutee drsquoeacutetude Exposer les arts extra-europeacuteens raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme)
Videacuteo laquo Le regard eacuteloigneacute [un museacutee en Charente] raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme - production LISA)
Videacuteo laquo Les coulisses des museacutees municipaux de Rochefort raquo (Museacutees de Rochefort - Production La Tour des
Signaux)
Retour sur exposition laquo Lames de Camille Pageacute raquo (Museacutee Sully de Chacirctellerault)
Exposition virtuelle laquo Les faiumlenceries saintaises aux XVIIIe et XIXe siegravecles raquo (Museacutee Dupuy-Mestreau de Saintes)
Exposition virtuelle laquo Urbain Grandier de la lumiegravere aux teacutenegravebres raquo (Museacutee Chabonneau-Lassay de Loudun)
Cette derniegravere publication a eacuteteacute suivie de la mise en place drsquoune borne interactive consacreacutee agrave Urbain Grandier et
deacuteveloppeacutee par le Conseil des museacutees pour le museacutee Charbonneau-Lassay de Loudun Cette borne a eacuteteacute
inaugureacutee le 25 octobre 2013
CONSULTATION DES SITES
Quel que soit le domaine concerneacute le nombre de visites
sur les sites progresse on note un regain drsquointeacuterecirct depuis
2012 qui srsquoaccentue encore nettement en 2013 Cette
relance srsquoexplique probablement par la reacuteorganisation
des contenus et la refonte de lrsquoensemble du site
Alienororg deacutebut 2012 impactant eacutegalement les autres
domaines deacutesormais mieux reacuteinteacutegreacutes au site principal
Encore plus flagrant le nombre de pages vues explose
depuis 2012 Cet indicateur plus qualitatif que le nombre
de visites montre que les visiteurs au lieu de quitter
rapidement le site restent et poursuivent leur visite
deacutenotant drsquoune part lrsquointeacuterecirct de nos contenus et drsquoautre
part que la navigation au sein du site Alienororg est
deacutesormais plus intelligible
Le portail Deacutecouverte des museacutees eacutetant inteacutegreacute au site
Alienororg beacuteneacuteficie de la refonte de lrsquoensemble du site
Nouvelle version drsquoAlienororg
Nouvelle version drsquoAlienororg
Mecircme remarque concernant la dureacutee des visites
puisque les visiteurs continuent agrave passer de plus en plus
de temps sur nos sites avec un net renforcement en
2013 pour le portail Ageromanorg et le site
Oceaniedeslumieresorg
BASES DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Les deacuteveloppements de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections se sont poursuivis en 2013
mobilisant consideacuterablement lrsquoeacutequipe autour de cet ambitieux projet Ces deacuteveloppements devraient aboutir agrave la
fin du premier semestre 2014 avec notamment un moteur de recherche grandement simplifieacutee pour lrsquointerface de
consultation grand public
Cette nouvelle version a eacuteteacute avant tout penseacutee pour en simplifier lrsquoutilisation et la prise en main tant par le grand
public que par les agents des museacutees ndashpersonnels
scientifiques meacutediateurs agents drsquoaccueil hellipndash
La saisie dans la version actuelle de base de donneacutees
Alienorweb professionnel se poursuit agrave rythme constant
Crsquoest ainsi presque 100 000 nouvelles fiches qui ont eacuteteacute
creacuteeacutees en 2013 et 10 000 qui ont eacuteteacute mises en ligne au
public La base de donneacutees contient deacutesormais un total de
508 115 fiches dont 125 403 objets 20 728 notices drsquoœuvres
sont deacutesormais accessibles au public au 31 deacutecembre 2013
Il en reacutesulte une consultation de la base publique de plus en
plus forte apregraves un leacuteger repli en 2011 montrant lrsquointeacuterecirct de
cette base reacutegionale des collections drsquoautant plus
attrayante que le nombre drsquoobjets qursquoelle regroupe est
important
La saisie se poursuit eacutegalement agrave bon rythme en 2013 pour
les museacutees associeacutes dont lrsquoinventaire est heacutebergeacute sur les
serveurs de lrsquoassociation Lrsquoinventaire des neuf museacutees
heacutebergeacutes regroupe ainsi 64 804 fiches dont 15 239 objets
FORMATIONS DES PERSONNELS
Quarante-neuf agents des museacutees du reacuteseau ont suivi une des formations assureacutees par le Conseil des museacutees en
2013 pour un total de 255 jours de formation dispenseacutes
Formation agrave la creacuteation de supports de meacutediation et de communication (jan feacutev mars) 5 pers 9 jours
Formation agrave la consultation Alienorweb (mars) 3 pers 1 jour
2 formations agrave la saisie de lrsquoinventaire Alienorweb pro 14 pers 4 jours
2 formations agrave la prise de vue photographique des collections 17 pers 2 jours
2 formations agrave la consultation Alienorweb intra 4 pers 1 jour
Formation agrave la gestion de thesaurus intra (juin) 1 pers frac12 jour
Formation agrave la numeacuterisation des documents (oct) 5 pers 1 jour
Simplification du moteur de recherche
DOTATIONS EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHEacuteRENTS
Le museacutee maritime de La Rochelle nouvel adheacuterent au reacuteseau srsquoest vu doteacute drsquoun ordinateur deacutedieacute agrave la
numeacuterisation et agrave lrsquoinventaire des collections
Cinq autres museacutees adheacuterents ont vu leur station drsquoinventaire et de numeacuterisation des collections renouveleacutee en 2013
et ainsi remplaceacutee par une machine plus performante
REVUE DE PRESSE
Deux articles ont eacuteteacute publieacutes dans la presse
31 oct 2013 Exposition virtuelle au museacutee Charbonneau-Lassay relatif agrave lexposition virtuelle Urbain Grandier - De
la lumiegravere aux teacutenegravebres dans La Nouvelle Reacutepublique eacutedition du 31 octobre 2013
Nov 2013 Les collections des museacutees de France sur les reacuteseaux dans Museacutees et collections publiques de France
Ndeg267 2013
Tous les articles recenseacutes sont listeacutes dans la page laquo revue de presse raquo du site Alienororg
ette anneacutee encore les comptes annuels de lrsquoassociation preacutesentent un deacuteficit (101 788 euro) Ce deacuteficit
purement comptable srsquoexplique par les regraveglements en vigueur qui interdisent la reacuteinteacutegration des
subventions alloueacutees aux investissements dans le compte de reacutesultat Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre donc avec la
dotation aux amortissements des immobilisations correspondantes (106 918 euro) et il se deacutegage mecircme un leacuteger
exceacutedent confirmant ainsi la bonne santeacute financiegravere de lrsquoassociation
Le compte de reacutesultat preacutesente des charges et des produits leacutegegraverement infeacuterieurs agrave ceux de 2012 ceci eacutetant ducirc agrave la
non-reconduction de lrsquoopeacuteration exceptionnelle de 2012 lieacutee agrave la reacutealiteacute augmenteacutee qui avait geacuteneacutereacute davantage
de frais de personnels mais qui en contrepartie ont eacuteteacute financeacutes par une subvention exceptionnelle Lrsquoeacutequilibre
entre charges et produits reste toutefois tregraves similaire agrave celui de lrsquoanneacutee preacuteceacutedente
La treacutesorerie de lrsquoassociation est importante Ceci correspond agrave diffeacuterents projets drsquoinvestissements srsquoeacutetalant sur
plusieurs anneacutees et qui sont toujours en cours de reacutealisation mais aussi au souci drsquoassurer le financement de
lrsquoassociation le temps de recevoir les cotisations ainsi que le versement des subventions Ainsi lrsquoassociation dispose
drsquoun fond de roulement qui lui permet de financer son fonctionnement (hors investissement) pendant 204 jours soit
jusqursquoagrave mi-juillet
Enfin lrsquoutilisation du budget voteacute lors de lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale 2013 srsquoest reacuteveacuteleacutee conforme agrave ce qui avait eacuteteacute preacutevu
moyennant quelques ajustements (cf Tableau de suivi budgeacutetaire p11)
Une subvention drsquoun montant de 15 070 euro avait eacuteteacute solliciteacutee aupregraves de la Reacutegion afin de permettre
lrsquoachegravevement du moteur de recherche public degraves 2013 cette subvention ne nous ayant pas eacuteteacute octroyeacutee une
partie des deacuteveloppements de la base de donneacutees (41 070 euro) a ducirc ecirctre repousseacutee agrave 2014
Certains deacuteveloppements lanceacutes en 2013 nrsquoont pas eacuteteacute livreacutes dans les temps et nrsquoont donc pas encore eacuteteacute payeacutes
(10 967 euro)
C
TABLEAU DE SUIVI BUDGEacuteTAIRE
1 Dans le budget les deacuteveloppements du moteur de recherche public de la base de donneacutees (15 070 euro) eacutetaient preacutevus en 2013 et ont ducirc ecirctre
repousseacutes en 2014 En outre il reste encore 10 967 euro agrave payer sur des deacuteveloppements effectueacutes en 2013
2 La demande de subvention preacutevue pour permettre drsquoeffectuer les deacuteveloppements du moteur de recherche public nous a eacuteteacute refuseacutee
3 50 de la subvention de fonctionnement de la reacutegion Poitou-Charentes restent agrave percevoir en 2014
DEacutePENSES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute RECETTES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute
Investissements 9 2 7 7 7 66 776 Cotisations 12 9 2 0 7 129 207
Logiciels 7 9 5 3 6 53 859 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs1 78 924 52 887 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500
Acquisitions de logiciels 612 971
Mateacuteriel 12 0 4 2 10 776 Subventions 2 0 4 5 7 0 164 500
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 7 257 7 379 Eacutetat 13 9 5 0 0 139 500
Acquisition de mateacuteriel en central 4 785 3 397 Reacutegion Poitou-Charentes 6 5 0 7 0 25 000
Relations publiques et comm 1 2 0 0 2 041 Investissement2 15 070 0
Documentation 0 100 Fonctionnement3 50 000 25 000
Fonctionnement 2 5 9 6 8 9 254 405 Autres revenus 18 6 8 9 17 802
Salaires et charges de personnel 16 3 3 0 0 158 345 Revenus de placement 3 759 2 841
Frais geacuteneacuteraux 9 6 3 8 9 96 060 Prise en charge formation du personnel 0 0
Frais de deacuteplacement 11 000 13 336 CPAM 31
Maintenance curative des applications 24 460 22 645 Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Maintenance du mateacuteriel 250 271
Fournitures 1 400 401
Teacuteleacutecommunication 2 200 2 227
Heacutebergement des sites 28 626 29 037
Honoraires 8 200 8 264
Poste et transport 250 80
Services bancaires 341 775
Assurance 915 915
Divers 30 80
Locations de salles de formation 2 534 1 514
Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Impocircts sur les revenus de placements 1 253 1 584
Total des deacutepenses 3 5 2 4 6 6 321 181 Total des recettes 3 5 2 4 6 6 311 509
Restant agrave payer Restant agrave percevoir
Alienorweb mobile1 10967 Reacutegion Poitou-Charentes3 25000
Total des deacutepenses 332 148 Total des recettes 336 509
COMPTE DE REacuteSULTAT
CHARGES 2012 2013 PRODUITS 2012 2013
Charges dexploitation Produits dexploitation
Autres achats et charges externes Subv dexpl ( fonctionnement) 6 128 010 112 993
Petit mateacuteriel 46 429 Cotisastions
Fournitures administratives 1 962 547 Cotisations des adheacuterents 122 207 124 707
Honoraires 8 270 8 410 Participat financiegraveres des associeacutes 2 000 4 500
Sous traitance1 4 307 680 Autres produits
Locations de salles de formation2 4 111 1 514 Valorisation doccupation des locaux5 14 931 17 792
Locations de veacutehicules 146 Transfert de charges
Maintenance logicielle des appli3 13 367 24 458 Indemniteacutes maladie 336 31
Assurances 888 915
Colloques confeacuterences 100
Frais dactes 81 50
Divers dons et pourboires 50
Transport 30
Poste 193 310
Teacuteleacutecommunications 2 161 2 227
Frais de deacuteplacements du personnel 12 402 12 673
Frais de deacuteplacements des beacuteneacutevoles 492 260
Heacutebergement des sites 28 925 27 269
Droits dauteurs 129 128
Services bancaires 553 780
Cotisation agrave des associations 30 30
Impocircts taxes et assimileacutes
Taxe sur les salaires 4 827 4 536
Autres impocircts et taxes reacutemun (OPCA) 2 065 604
Salaires et traitements
Reacutemuneacuterations du personnel4 111 908 109 762
Congeacutes payeacutes 1 498 -137
Charges sociales
Cotisations sociales 34 006 33 253
Charges sur congeacutes payeacutes 561 -48
Caisse de retraite 6 379 6 256
Caisse de retraite cadre 1 143 1 148
Mutuelle 933 1 080
Caisse de preacutevoyance 1 238 1 167
Meacutedecine du travail 509 525
Dotations aux amortissements des immobilisations
Dotat aux amort des immo incorp 114 649 97 805
Dotat aux amort des immo corpo 4 171 9 113
Autres charges
Valorisation doccup de locaux5 14 931 17 792
Cotisations agrave des associations N-1 30
Diffeacuterences de regraveglement 3 2
Total des charges dexpl 376 884 363 750 Total des produits dexpl 267 484 260 023
Charges financiegraveres Produits financiers
Autres inteacuterecircts et produits assimileacutes
Inteacuterecircts du compte eacutepargne 3 759 2 841
Total des charges financiegraveres 0 0 Total des produits financiers 3 759 2 841
Charges exceptionnelles P roduits exceptionnels
Charges dexpl sur exercice ant 477
Total des charges except 477 0 Total des produits except 0 0
Impocirctsbeacuteneacutefices (revenus cpte eacutepargne) 549 902
Total des charges 377 910 364 652 Total des produits 271 243 262 864
Deacuteficit 7 106 667 101 788
Total geacuteneacuteral 377 910 364 652
1 Dans le cadre du projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au museacutee beaucoup de prestations ont eacuteteacute sous-traiteacutees en 2012 En outre contrairement aux anneacutees
passeacutees nous nrsquoavons pas eu recours agrave un cabinet de secreacutetariat externaliseacute
2 Dans lrsquooptique de la prochaine mise en place de la nouvelle base de donneacutees drsquoinventaire des collections nous avons organiseacute peu de formations
en 2013
3 Suite agrave une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance avait eacuteteacute proratiseacutee
comme charge constateacutee drsquoavance en 2013
4 Le projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au Museacutee avait geacuteneacutereacute un fort volume drsquoheures suppleacutementaires en 2012 drsquoougrave une baisse de la masse salariale en
2013
5 La valorisation de lrsquooccupation des locaux qui nous sont gracieusement mis agrave disposition dont lrsquoestimation nrsquoavait pas eacuteteacute revaloriseacutee depuis
plusieurs anneacutees a eacuteteacute mise agrave jour en 2013
6 Les regraveglements comptables interdisent la reacuteinteacutegration au compte de reacutesultats des subventions affecteacutees aux investissements seules les subventions
affecteacutees au fonctionnement sont donc comptabiliseacutees ici
7 Faute de pouvoir inteacutegrer les subventions deacutedieacutees aux investissements le compte de reacutesultat preacutesente un deacuteficit Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre toutefois
largement avec la dotation aux amortissements de 106 918 euro
BILAN
1 Deacuteveloppement drsquoapplication en cours de deacuteveloppement dont 70 restent agrave payer agrave la livraison de lrsquoapplication finaliseacutee
2 Solde de la subvention de fonctionnement octroyeacutee par la reacutegion Poitou-Charentes dont 50 ont eacuteteacute verseacutes en anneacutee N et 50 seront verseacutes en
anneacutee N+1
3 Depuis une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance est proratiseacutee comme
charge constateacutee drsquoavance drsquoune anneacutee sur lrsquoautre
ACTIF 2012 2013 PASSIF 2012 2013
Actif immobiliseacute Net Net Fonds propres
Immobilisations incorporelles Fonds asso sans droit de reprise
Acquisitions de logiciels - amort 5 015 6 123 Subv dinvest biens renouvel 1 718 506 1 795 013
Immo incorporelles en cours1 10 967 Report agrave nouveau
Deacuteveloppement dappli - amort 320 177 275 114 Deacuteficits cumuleacutes -1 065 839 -1 172 506
Licence 6 753 6 753 Reacutesultat de l exercice -106 666 -101 788
Immobilisations corporelles
Mateacuteriel informatique - amort 10 451 17 084
Mateacuteriel de bureau - amort 410
Total des immobilisations 342 396 316 452 Total fonds propres 546 001 520 719
Actif circulant Dettes
Autres creacuteances agrave recevoir Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Fournisseurs 30 Factures non reacutegleacutees 556 1 560
Avances sur frais de deacuteplacement 1 105 1 105 Factures non parvenues 7 244 7 038
Subvention restant agrave recevoir2 17 200 25 000 Dettes fiscales et sociales 24 542 24 421
Valeurs mobiliegraveres de placement
compte eacutepargne BNP 248 346 Dettes sur immobilisations
compte sur livret CA 132 668 Fournisseurs dimmobilisations1 41 071 10 967
livret A CA 77 345
Disponibili teacutes
compte courant BNP 899 377
compte courant CA 1 229
Charges constateacutees davances
Maintenance des applications3 9 437 9 436
Flyers en stock non distribueacutes 1 094
Total actif circulant 277 017 248 253 Total dettes 73 412 43 986
TOTAL ACTIF 619 413 564 705 TOTAL PASSIF 619 413 564 705
FOND DE ROULEMENT
En retranchant de la treacutesorerie disponible en banque
les dettes restant agrave payer au titre de lrsquoexercice 2013 et
les fonds engageacutes sur des projets des exercices
preacuteceacutedents et en preacutevoyant le versement du solde des
subventions agrave recevoir lrsquoassociation peut poursuivre
son fonctionnement (hors investissements) en 2014
pendant 204 jours sans la moindre rentreacutee
Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Factures non reacutegleacutees 1 560
Factures non parvenues 7 038
Dettes fiscales et sociales 24 421
Dettes sur immobilisations 10 967
Total des dettes 43 986
Fonds deacutejagrave engageacutesexercices preacuteceacutedents 65 192
Subvention restant agrave recevoir 25 000
Total des creacuteances 25 000
Valeurs mobiliegraveres de placement 210 013
Disponibiliteacutes 1 606
Total de la treacutesorerie 211 619
Disponible agrave court terme 127 441
Salaires et charges 169 400
Documentation 500
Frais geacuteneacuteraux 58 034
Total fonctionnement an 227 934
Fonds de roulement sans aucune rentreacutee 204 jours
F rais de fonctionnement budgeteacutes en 2014
Treacutesorerie
Recettes restant agrave percevoir
Charges restant agrave payer
2013
2014
Vous trouverez en pages suivantes le rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean Jauregraves - 86000 POITIERS
Rapport du Commissaire aux Comptes Sur les Comptes Annuels
Exercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En exeacutecution de la mission qui nous a eacuteteacute confieacutee par votre Assembleacutee Geacuteneacuterale nous vous
preacutesentons notre rapport relatif agrave lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013 sur
- le controcircle des comptes annuels de lassociation laquoALIENORORG CONSEIL DES MUSEES raquo
tels quils sont joints au preacutesent rapport
- la justification de nos appreacuteciations
- les veacuterifications et informations speacutecifiques preacutevues par la loi
Les comptes annuels ont eacuteteacute arrecircteacutes par le Treacutesorier Il nous appartient sur la base de notre
audit dexprimer une opinion sur ces comptes
1 - OPINION SUR LES COMPTES ANNUELS
Nous avons effectueacute notre audit selon les normes dexercice professionnel applicables en
France ces normes requiegraverent la mise en œuvre de diligences permettant dobtenir
lassurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas danomalies
significatives Un audit consiste agrave veacuterifier par sondages ou au moyen dautres meacutethodes de
seacutelection les eacuteleacutements justifiant des montants et informations figurant dans les comptes
annuels Il consiste eacutegalement agrave appreacutecier les principes comptables suivis les estimations
significatives retenues et la preacutesentation densemble des comptes Nous estimons que les
eacuteleacutements que nous avons collecteacutes sont suffisants et approprieacutes pour fonder notre opinion
1
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
PUBLICATIONS
Quatorze nouvelles publications ont eacuteteacute mises en ligne en 2013 dont trois videacuteos (type de contenu ineacutedit)
Un regard une œuvre laquo Portrait dit drsquoun treacutesorier raquo (museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Exposition virtuelle laquo Histoire des poinccedilons Les poinccedilons depuis le Moyen Acircge et les poinccedilons des orfegravevres niortais
du XIXe siegravecle raquo (Museacutee Bernard drsquoAgesci de Niort)
Un regard une œuvre laquo La demi-berline du museacutee de Thouars raquo (Museacutee Henri Barreacute de Thouars)
Exposition virtuelle laquo Les salles disparues de la maison de Pierre Loti raquo (Maison de Pierre Loti de Rochefort)
Un regard une œuvre laquo La Mascarade nuptiale raquo (Museacutee du Nouveau Monde de La Rochelle)
Retour sur exposition laquo Musique et manivellehellip agrave propos de la restauration de lrsquoorgue agrave cylindre drsquoAirvault raquo
(Museacutee drsquoAirvault)
Retour sur exposition laquo Monique Tello chemins primitifs raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Videacuteo laquo Monique Tello ndash Chemins primitifs intervention drsquoAlberto Manguel raquo (Museacutee Sainte-Croix de Poitiers)
Retour sur exposition laquo Retour sur la journeacutee drsquoeacutetude Exposer les arts extra-europeacuteens raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme)
Videacuteo laquo Le regard eacuteloigneacute [un museacutee en Charente] raquo (Museacutee drsquoAngoulecircme - production LISA)
Videacuteo laquo Les coulisses des museacutees municipaux de Rochefort raquo (Museacutees de Rochefort - Production La Tour des
Signaux)
Retour sur exposition laquo Lames de Camille Pageacute raquo (Museacutee Sully de Chacirctellerault)
Exposition virtuelle laquo Les faiumlenceries saintaises aux XVIIIe et XIXe siegravecles raquo (Museacutee Dupuy-Mestreau de Saintes)
Exposition virtuelle laquo Urbain Grandier de la lumiegravere aux teacutenegravebres raquo (Museacutee Chabonneau-Lassay de Loudun)
Cette derniegravere publication a eacuteteacute suivie de la mise en place drsquoune borne interactive consacreacutee agrave Urbain Grandier et
deacuteveloppeacutee par le Conseil des museacutees pour le museacutee Charbonneau-Lassay de Loudun Cette borne a eacuteteacute
inaugureacutee le 25 octobre 2013
CONSULTATION DES SITES
Quel que soit le domaine concerneacute le nombre de visites
sur les sites progresse on note un regain drsquointeacuterecirct depuis
2012 qui srsquoaccentue encore nettement en 2013 Cette
relance srsquoexplique probablement par la reacuteorganisation
des contenus et la refonte de lrsquoensemble du site
Alienororg deacutebut 2012 impactant eacutegalement les autres
domaines deacutesormais mieux reacuteinteacutegreacutes au site principal
Encore plus flagrant le nombre de pages vues explose
depuis 2012 Cet indicateur plus qualitatif que le nombre
de visites montre que les visiteurs au lieu de quitter
rapidement le site restent et poursuivent leur visite
deacutenotant drsquoune part lrsquointeacuterecirct de nos contenus et drsquoautre
part que la navigation au sein du site Alienororg est
deacutesormais plus intelligible
Le portail Deacutecouverte des museacutees eacutetant inteacutegreacute au site
Alienororg beacuteneacuteficie de la refonte de lrsquoensemble du site
Nouvelle version drsquoAlienororg
Nouvelle version drsquoAlienororg
Mecircme remarque concernant la dureacutee des visites
puisque les visiteurs continuent agrave passer de plus en plus
de temps sur nos sites avec un net renforcement en
2013 pour le portail Ageromanorg et le site
Oceaniedeslumieresorg
BASES DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Les deacuteveloppements de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections se sont poursuivis en 2013
mobilisant consideacuterablement lrsquoeacutequipe autour de cet ambitieux projet Ces deacuteveloppements devraient aboutir agrave la
fin du premier semestre 2014 avec notamment un moteur de recherche grandement simplifieacutee pour lrsquointerface de
consultation grand public
Cette nouvelle version a eacuteteacute avant tout penseacutee pour en simplifier lrsquoutilisation et la prise en main tant par le grand
public que par les agents des museacutees ndashpersonnels
scientifiques meacutediateurs agents drsquoaccueil hellipndash
La saisie dans la version actuelle de base de donneacutees
Alienorweb professionnel se poursuit agrave rythme constant
Crsquoest ainsi presque 100 000 nouvelles fiches qui ont eacuteteacute
creacuteeacutees en 2013 et 10 000 qui ont eacuteteacute mises en ligne au
public La base de donneacutees contient deacutesormais un total de
508 115 fiches dont 125 403 objets 20 728 notices drsquoœuvres
sont deacutesormais accessibles au public au 31 deacutecembre 2013
Il en reacutesulte une consultation de la base publique de plus en
plus forte apregraves un leacuteger repli en 2011 montrant lrsquointeacuterecirct de
cette base reacutegionale des collections drsquoautant plus
attrayante que le nombre drsquoobjets qursquoelle regroupe est
important
La saisie se poursuit eacutegalement agrave bon rythme en 2013 pour
les museacutees associeacutes dont lrsquoinventaire est heacutebergeacute sur les
serveurs de lrsquoassociation Lrsquoinventaire des neuf museacutees
heacutebergeacutes regroupe ainsi 64 804 fiches dont 15 239 objets
FORMATIONS DES PERSONNELS
Quarante-neuf agents des museacutees du reacuteseau ont suivi une des formations assureacutees par le Conseil des museacutees en
2013 pour un total de 255 jours de formation dispenseacutes
Formation agrave la creacuteation de supports de meacutediation et de communication (jan feacutev mars) 5 pers 9 jours
Formation agrave la consultation Alienorweb (mars) 3 pers 1 jour
2 formations agrave la saisie de lrsquoinventaire Alienorweb pro 14 pers 4 jours
2 formations agrave la prise de vue photographique des collections 17 pers 2 jours
2 formations agrave la consultation Alienorweb intra 4 pers 1 jour
Formation agrave la gestion de thesaurus intra (juin) 1 pers frac12 jour
Formation agrave la numeacuterisation des documents (oct) 5 pers 1 jour
Simplification du moteur de recherche
DOTATIONS EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHEacuteRENTS
Le museacutee maritime de La Rochelle nouvel adheacuterent au reacuteseau srsquoest vu doteacute drsquoun ordinateur deacutedieacute agrave la
numeacuterisation et agrave lrsquoinventaire des collections
Cinq autres museacutees adheacuterents ont vu leur station drsquoinventaire et de numeacuterisation des collections renouveleacutee en 2013
et ainsi remplaceacutee par une machine plus performante
REVUE DE PRESSE
Deux articles ont eacuteteacute publieacutes dans la presse
31 oct 2013 Exposition virtuelle au museacutee Charbonneau-Lassay relatif agrave lexposition virtuelle Urbain Grandier - De
la lumiegravere aux teacutenegravebres dans La Nouvelle Reacutepublique eacutedition du 31 octobre 2013
Nov 2013 Les collections des museacutees de France sur les reacuteseaux dans Museacutees et collections publiques de France
Ndeg267 2013
Tous les articles recenseacutes sont listeacutes dans la page laquo revue de presse raquo du site Alienororg
ette anneacutee encore les comptes annuels de lrsquoassociation preacutesentent un deacuteficit (101 788 euro) Ce deacuteficit
purement comptable srsquoexplique par les regraveglements en vigueur qui interdisent la reacuteinteacutegration des
subventions alloueacutees aux investissements dans le compte de reacutesultat Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre donc avec la
dotation aux amortissements des immobilisations correspondantes (106 918 euro) et il se deacutegage mecircme un leacuteger
exceacutedent confirmant ainsi la bonne santeacute financiegravere de lrsquoassociation
Le compte de reacutesultat preacutesente des charges et des produits leacutegegraverement infeacuterieurs agrave ceux de 2012 ceci eacutetant ducirc agrave la
non-reconduction de lrsquoopeacuteration exceptionnelle de 2012 lieacutee agrave la reacutealiteacute augmenteacutee qui avait geacuteneacutereacute davantage
de frais de personnels mais qui en contrepartie ont eacuteteacute financeacutes par une subvention exceptionnelle Lrsquoeacutequilibre
entre charges et produits reste toutefois tregraves similaire agrave celui de lrsquoanneacutee preacuteceacutedente
La treacutesorerie de lrsquoassociation est importante Ceci correspond agrave diffeacuterents projets drsquoinvestissements srsquoeacutetalant sur
plusieurs anneacutees et qui sont toujours en cours de reacutealisation mais aussi au souci drsquoassurer le financement de
lrsquoassociation le temps de recevoir les cotisations ainsi que le versement des subventions Ainsi lrsquoassociation dispose
drsquoun fond de roulement qui lui permet de financer son fonctionnement (hors investissement) pendant 204 jours soit
jusqursquoagrave mi-juillet
Enfin lrsquoutilisation du budget voteacute lors de lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale 2013 srsquoest reacuteveacuteleacutee conforme agrave ce qui avait eacuteteacute preacutevu
moyennant quelques ajustements (cf Tableau de suivi budgeacutetaire p11)
Une subvention drsquoun montant de 15 070 euro avait eacuteteacute solliciteacutee aupregraves de la Reacutegion afin de permettre
lrsquoachegravevement du moteur de recherche public degraves 2013 cette subvention ne nous ayant pas eacuteteacute octroyeacutee une
partie des deacuteveloppements de la base de donneacutees (41 070 euro) a ducirc ecirctre repousseacutee agrave 2014
Certains deacuteveloppements lanceacutes en 2013 nrsquoont pas eacuteteacute livreacutes dans les temps et nrsquoont donc pas encore eacuteteacute payeacutes
(10 967 euro)
C
TABLEAU DE SUIVI BUDGEacuteTAIRE
1 Dans le budget les deacuteveloppements du moteur de recherche public de la base de donneacutees (15 070 euro) eacutetaient preacutevus en 2013 et ont ducirc ecirctre
repousseacutes en 2014 En outre il reste encore 10 967 euro agrave payer sur des deacuteveloppements effectueacutes en 2013
2 La demande de subvention preacutevue pour permettre drsquoeffectuer les deacuteveloppements du moteur de recherche public nous a eacuteteacute refuseacutee
3 50 de la subvention de fonctionnement de la reacutegion Poitou-Charentes restent agrave percevoir en 2014
DEacutePENSES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute RECETTES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute
Investissements 9 2 7 7 7 66 776 Cotisations 12 9 2 0 7 129 207
Logiciels 7 9 5 3 6 53 859 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs1 78 924 52 887 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500
Acquisitions de logiciels 612 971
Mateacuteriel 12 0 4 2 10 776 Subventions 2 0 4 5 7 0 164 500
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 7 257 7 379 Eacutetat 13 9 5 0 0 139 500
Acquisition de mateacuteriel en central 4 785 3 397 Reacutegion Poitou-Charentes 6 5 0 7 0 25 000
Relations publiques et comm 1 2 0 0 2 041 Investissement2 15 070 0
Documentation 0 100 Fonctionnement3 50 000 25 000
Fonctionnement 2 5 9 6 8 9 254 405 Autres revenus 18 6 8 9 17 802
Salaires et charges de personnel 16 3 3 0 0 158 345 Revenus de placement 3 759 2 841
Frais geacuteneacuteraux 9 6 3 8 9 96 060 Prise en charge formation du personnel 0 0
Frais de deacuteplacement 11 000 13 336 CPAM 31
Maintenance curative des applications 24 460 22 645 Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Maintenance du mateacuteriel 250 271
Fournitures 1 400 401
Teacuteleacutecommunication 2 200 2 227
Heacutebergement des sites 28 626 29 037
Honoraires 8 200 8 264
Poste et transport 250 80
Services bancaires 341 775
Assurance 915 915
Divers 30 80
Locations de salles de formation 2 534 1 514
Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Impocircts sur les revenus de placements 1 253 1 584
Total des deacutepenses 3 5 2 4 6 6 321 181 Total des recettes 3 5 2 4 6 6 311 509
Restant agrave payer Restant agrave percevoir
Alienorweb mobile1 10967 Reacutegion Poitou-Charentes3 25000
Total des deacutepenses 332 148 Total des recettes 336 509
COMPTE DE REacuteSULTAT
CHARGES 2012 2013 PRODUITS 2012 2013
Charges dexploitation Produits dexploitation
Autres achats et charges externes Subv dexpl ( fonctionnement) 6 128 010 112 993
Petit mateacuteriel 46 429 Cotisastions
Fournitures administratives 1 962 547 Cotisations des adheacuterents 122 207 124 707
Honoraires 8 270 8 410 Participat financiegraveres des associeacutes 2 000 4 500
Sous traitance1 4 307 680 Autres produits
Locations de salles de formation2 4 111 1 514 Valorisation doccupation des locaux5 14 931 17 792
Locations de veacutehicules 146 Transfert de charges
Maintenance logicielle des appli3 13 367 24 458 Indemniteacutes maladie 336 31
Assurances 888 915
Colloques confeacuterences 100
Frais dactes 81 50
Divers dons et pourboires 50
Transport 30
Poste 193 310
Teacuteleacutecommunications 2 161 2 227
Frais de deacuteplacements du personnel 12 402 12 673
Frais de deacuteplacements des beacuteneacutevoles 492 260
Heacutebergement des sites 28 925 27 269
Droits dauteurs 129 128
Services bancaires 553 780
Cotisation agrave des associations 30 30
Impocircts taxes et assimileacutes
Taxe sur les salaires 4 827 4 536
Autres impocircts et taxes reacutemun (OPCA) 2 065 604
Salaires et traitements
Reacutemuneacuterations du personnel4 111 908 109 762
Congeacutes payeacutes 1 498 -137
Charges sociales
Cotisations sociales 34 006 33 253
Charges sur congeacutes payeacutes 561 -48
Caisse de retraite 6 379 6 256
Caisse de retraite cadre 1 143 1 148
Mutuelle 933 1 080
Caisse de preacutevoyance 1 238 1 167
Meacutedecine du travail 509 525
Dotations aux amortissements des immobilisations
Dotat aux amort des immo incorp 114 649 97 805
Dotat aux amort des immo corpo 4 171 9 113
Autres charges
Valorisation doccup de locaux5 14 931 17 792
Cotisations agrave des associations N-1 30
Diffeacuterences de regraveglement 3 2
Total des charges dexpl 376 884 363 750 Total des produits dexpl 267 484 260 023
Charges financiegraveres Produits financiers
Autres inteacuterecircts et produits assimileacutes
Inteacuterecircts du compte eacutepargne 3 759 2 841
Total des charges financiegraveres 0 0 Total des produits financiers 3 759 2 841
Charges exceptionnelles P roduits exceptionnels
Charges dexpl sur exercice ant 477
Total des charges except 477 0 Total des produits except 0 0
Impocirctsbeacuteneacutefices (revenus cpte eacutepargne) 549 902
Total des charges 377 910 364 652 Total des produits 271 243 262 864
Deacuteficit 7 106 667 101 788
Total geacuteneacuteral 377 910 364 652
1 Dans le cadre du projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au museacutee beaucoup de prestations ont eacuteteacute sous-traiteacutees en 2012 En outre contrairement aux anneacutees
passeacutees nous nrsquoavons pas eu recours agrave un cabinet de secreacutetariat externaliseacute
2 Dans lrsquooptique de la prochaine mise en place de la nouvelle base de donneacutees drsquoinventaire des collections nous avons organiseacute peu de formations
en 2013
3 Suite agrave une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance avait eacuteteacute proratiseacutee
comme charge constateacutee drsquoavance en 2013
4 Le projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au Museacutee avait geacuteneacutereacute un fort volume drsquoheures suppleacutementaires en 2012 drsquoougrave une baisse de la masse salariale en
2013
5 La valorisation de lrsquooccupation des locaux qui nous sont gracieusement mis agrave disposition dont lrsquoestimation nrsquoavait pas eacuteteacute revaloriseacutee depuis
plusieurs anneacutees a eacuteteacute mise agrave jour en 2013
6 Les regraveglements comptables interdisent la reacuteinteacutegration au compte de reacutesultats des subventions affecteacutees aux investissements seules les subventions
affecteacutees au fonctionnement sont donc comptabiliseacutees ici
7 Faute de pouvoir inteacutegrer les subventions deacutedieacutees aux investissements le compte de reacutesultat preacutesente un deacuteficit Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre toutefois
largement avec la dotation aux amortissements de 106 918 euro
BILAN
1 Deacuteveloppement drsquoapplication en cours de deacuteveloppement dont 70 restent agrave payer agrave la livraison de lrsquoapplication finaliseacutee
2 Solde de la subvention de fonctionnement octroyeacutee par la reacutegion Poitou-Charentes dont 50 ont eacuteteacute verseacutes en anneacutee N et 50 seront verseacutes en
anneacutee N+1
3 Depuis une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance est proratiseacutee comme
charge constateacutee drsquoavance drsquoune anneacutee sur lrsquoautre
ACTIF 2012 2013 PASSIF 2012 2013
Actif immobiliseacute Net Net Fonds propres
Immobilisations incorporelles Fonds asso sans droit de reprise
Acquisitions de logiciels - amort 5 015 6 123 Subv dinvest biens renouvel 1 718 506 1 795 013
Immo incorporelles en cours1 10 967 Report agrave nouveau
Deacuteveloppement dappli - amort 320 177 275 114 Deacuteficits cumuleacutes -1 065 839 -1 172 506
Licence 6 753 6 753 Reacutesultat de l exercice -106 666 -101 788
Immobilisations corporelles
Mateacuteriel informatique - amort 10 451 17 084
Mateacuteriel de bureau - amort 410
Total des immobilisations 342 396 316 452 Total fonds propres 546 001 520 719
Actif circulant Dettes
Autres creacuteances agrave recevoir Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Fournisseurs 30 Factures non reacutegleacutees 556 1 560
Avances sur frais de deacuteplacement 1 105 1 105 Factures non parvenues 7 244 7 038
Subvention restant agrave recevoir2 17 200 25 000 Dettes fiscales et sociales 24 542 24 421
Valeurs mobiliegraveres de placement
compte eacutepargne BNP 248 346 Dettes sur immobilisations
compte sur livret CA 132 668 Fournisseurs dimmobilisations1 41 071 10 967
livret A CA 77 345
Disponibili teacutes
compte courant BNP 899 377
compte courant CA 1 229
Charges constateacutees davances
Maintenance des applications3 9 437 9 436
Flyers en stock non distribueacutes 1 094
Total actif circulant 277 017 248 253 Total dettes 73 412 43 986
TOTAL ACTIF 619 413 564 705 TOTAL PASSIF 619 413 564 705
FOND DE ROULEMENT
En retranchant de la treacutesorerie disponible en banque
les dettes restant agrave payer au titre de lrsquoexercice 2013 et
les fonds engageacutes sur des projets des exercices
preacuteceacutedents et en preacutevoyant le versement du solde des
subventions agrave recevoir lrsquoassociation peut poursuivre
son fonctionnement (hors investissements) en 2014
pendant 204 jours sans la moindre rentreacutee
Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Factures non reacutegleacutees 1 560
Factures non parvenues 7 038
Dettes fiscales et sociales 24 421
Dettes sur immobilisations 10 967
Total des dettes 43 986
Fonds deacutejagrave engageacutesexercices preacuteceacutedents 65 192
Subvention restant agrave recevoir 25 000
Total des creacuteances 25 000
Valeurs mobiliegraveres de placement 210 013
Disponibiliteacutes 1 606
Total de la treacutesorerie 211 619
Disponible agrave court terme 127 441
Salaires et charges 169 400
Documentation 500
Frais geacuteneacuteraux 58 034
Total fonctionnement an 227 934
Fonds de roulement sans aucune rentreacutee 204 jours
F rais de fonctionnement budgeteacutes en 2014
Treacutesorerie
Recettes restant agrave percevoir
Charges restant agrave payer
2013
2014
Vous trouverez en pages suivantes le rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean Jauregraves - 86000 POITIERS
Rapport du Commissaire aux Comptes Sur les Comptes Annuels
Exercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En exeacutecution de la mission qui nous a eacuteteacute confieacutee par votre Assembleacutee Geacuteneacuterale nous vous
preacutesentons notre rapport relatif agrave lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013 sur
- le controcircle des comptes annuels de lassociation laquoALIENORORG CONSEIL DES MUSEES raquo
tels quils sont joints au preacutesent rapport
- la justification de nos appreacuteciations
- les veacuterifications et informations speacutecifiques preacutevues par la loi
Les comptes annuels ont eacuteteacute arrecircteacutes par le Treacutesorier Il nous appartient sur la base de notre
audit dexprimer une opinion sur ces comptes
1 - OPINION SUR LES COMPTES ANNUELS
Nous avons effectueacute notre audit selon les normes dexercice professionnel applicables en
France ces normes requiegraverent la mise en œuvre de diligences permettant dobtenir
lassurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas danomalies
significatives Un audit consiste agrave veacuterifier par sondages ou au moyen dautres meacutethodes de
seacutelection les eacuteleacutements justifiant des montants et informations figurant dans les comptes
annuels Il consiste eacutegalement agrave appreacutecier les principes comptables suivis les estimations
significatives retenues et la preacutesentation densemble des comptes Nous estimons que les
eacuteleacutements que nous avons collecteacutes sont suffisants et approprieacutes pour fonder notre opinion
1
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
Mecircme remarque concernant la dureacutee des visites
puisque les visiteurs continuent agrave passer de plus en plus
de temps sur nos sites avec un net renforcement en
2013 pour le portail Ageromanorg et le site
Oceaniedeslumieresorg
BASES DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Les deacuteveloppements de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections se sont poursuivis en 2013
mobilisant consideacuterablement lrsquoeacutequipe autour de cet ambitieux projet Ces deacuteveloppements devraient aboutir agrave la
fin du premier semestre 2014 avec notamment un moteur de recherche grandement simplifieacutee pour lrsquointerface de
consultation grand public
Cette nouvelle version a eacuteteacute avant tout penseacutee pour en simplifier lrsquoutilisation et la prise en main tant par le grand
public que par les agents des museacutees ndashpersonnels
scientifiques meacutediateurs agents drsquoaccueil hellipndash
La saisie dans la version actuelle de base de donneacutees
Alienorweb professionnel se poursuit agrave rythme constant
Crsquoest ainsi presque 100 000 nouvelles fiches qui ont eacuteteacute
creacuteeacutees en 2013 et 10 000 qui ont eacuteteacute mises en ligne au
public La base de donneacutees contient deacutesormais un total de
508 115 fiches dont 125 403 objets 20 728 notices drsquoœuvres
sont deacutesormais accessibles au public au 31 deacutecembre 2013
Il en reacutesulte une consultation de la base publique de plus en
plus forte apregraves un leacuteger repli en 2011 montrant lrsquointeacuterecirct de
cette base reacutegionale des collections drsquoautant plus
attrayante que le nombre drsquoobjets qursquoelle regroupe est
important
La saisie se poursuit eacutegalement agrave bon rythme en 2013 pour
les museacutees associeacutes dont lrsquoinventaire est heacutebergeacute sur les
serveurs de lrsquoassociation Lrsquoinventaire des neuf museacutees
heacutebergeacutes regroupe ainsi 64 804 fiches dont 15 239 objets
FORMATIONS DES PERSONNELS
Quarante-neuf agents des museacutees du reacuteseau ont suivi une des formations assureacutees par le Conseil des museacutees en
2013 pour un total de 255 jours de formation dispenseacutes
Formation agrave la creacuteation de supports de meacutediation et de communication (jan feacutev mars) 5 pers 9 jours
Formation agrave la consultation Alienorweb (mars) 3 pers 1 jour
2 formations agrave la saisie de lrsquoinventaire Alienorweb pro 14 pers 4 jours
2 formations agrave la prise de vue photographique des collections 17 pers 2 jours
2 formations agrave la consultation Alienorweb intra 4 pers 1 jour
Formation agrave la gestion de thesaurus intra (juin) 1 pers frac12 jour
Formation agrave la numeacuterisation des documents (oct) 5 pers 1 jour
Simplification du moteur de recherche
DOTATIONS EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHEacuteRENTS
Le museacutee maritime de La Rochelle nouvel adheacuterent au reacuteseau srsquoest vu doteacute drsquoun ordinateur deacutedieacute agrave la
numeacuterisation et agrave lrsquoinventaire des collections
Cinq autres museacutees adheacuterents ont vu leur station drsquoinventaire et de numeacuterisation des collections renouveleacutee en 2013
et ainsi remplaceacutee par une machine plus performante
REVUE DE PRESSE
Deux articles ont eacuteteacute publieacutes dans la presse
31 oct 2013 Exposition virtuelle au museacutee Charbonneau-Lassay relatif agrave lexposition virtuelle Urbain Grandier - De
la lumiegravere aux teacutenegravebres dans La Nouvelle Reacutepublique eacutedition du 31 octobre 2013
Nov 2013 Les collections des museacutees de France sur les reacuteseaux dans Museacutees et collections publiques de France
Ndeg267 2013
Tous les articles recenseacutes sont listeacutes dans la page laquo revue de presse raquo du site Alienororg
ette anneacutee encore les comptes annuels de lrsquoassociation preacutesentent un deacuteficit (101 788 euro) Ce deacuteficit
purement comptable srsquoexplique par les regraveglements en vigueur qui interdisent la reacuteinteacutegration des
subventions alloueacutees aux investissements dans le compte de reacutesultat Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre donc avec la
dotation aux amortissements des immobilisations correspondantes (106 918 euro) et il se deacutegage mecircme un leacuteger
exceacutedent confirmant ainsi la bonne santeacute financiegravere de lrsquoassociation
Le compte de reacutesultat preacutesente des charges et des produits leacutegegraverement infeacuterieurs agrave ceux de 2012 ceci eacutetant ducirc agrave la
non-reconduction de lrsquoopeacuteration exceptionnelle de 2012 lieacutee agrave la reacutealiteacute augmenteacutee qui avait geacuteneacutereacute davantage
de frais de personnels mais qui en contrepartie ont eacuteteacute financeacutes par une subvention exceptionnelle Lrsquoeacutequilibre
entre charges et produits reste toutefois tregraves similaire agrave celui de lrsquoanneacutee preacuteceacutedente
La treacutesorerie de lrsquoassociation est importante Ceci correspond agrave diffeacuterents projets drsquoinvestissements srsquoeacutetalant sur
plusieurs anneacutees et qui sont toujours en cours de reacutealisation mais aussi au souci drsquoassurer le financement de
lrsquoassociation le temps de recevoir les cotisations ainsi que le versement des subventions Ainsi lrsquoassociation dispose
drsquoun fond de roulement qui lui permet de financer son fonctionnement (hors investissement) pendant 204 jours soit
jusqursquoagrave mi-juillet
Enfin lrsquoutilisation du budget voteacute lors de lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale 2013 srsquoest reacuteveacuteleacutee conforme agrave ce qui avait eacuteteacute preacutevu
moyennant quelques ajustements (cf Tableau de suivi budgeacutetaire p11)
Une subvention drsquoun montant de 15 070 euro avait eacuteteacute solliciteacutee aupregraves de la Reacutegion afin de permettre
lrsquoachegravevement du moteur de recherche public degraves 2013 cette subvention ne nous ayant pas eacuteteacute octroyeacutee une
partie des deacuteveloppements de la base de donneacutees (41 070 euro) a ducirc ecirctre repousseacutee agrave 2014
Certains deacuteveloppements lanceacutes en 2013 nrsquoont pas eacuteteacute livreacutes dans les temps et nrsquoont donc pas encore eacuteteacute payeacutes
(10 967 euro)
C
TABLEAU DE SUIVI BUDGEacuteTAIRE
1 Dans le budget les deacuteveloppements du moteur de recherche public de la base de donneacutees (15 070 euro) eacutetaient preacutevus en 2013 et ont ducirc ecirctre
repousseacutes en 2014 En outre il reste encore 10 967 euro agrave payer sur des deacuteveloppements effectueacutes en 2013
2 La demande de subvention preacutevue pour permettre drsquoeffectuer les deacuteveloppements du moteur de recherche public nous a eacuteteacute refuseacutee
3 50 de la subvention de fonctionnement de la reacutegion Poitou-Charentes restent agrave percevoir en 2014
DEacutePENSES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute RECETTES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute
Investissements 9 2 7 7 7 66 776 Cotisations 12 9 2 0 7 129 207
Logiciels 7 9 5 3 6 53 859 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs1 78 924 52 887 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500
Acquisitions de logiciels 612 971
Mateacuteriel 12 0 4 2 10 776 Subventions 2 0 4 5 7 0 164 500
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 7 257 7 379 Eacutetat 13 9 5 0 0 139 500
Acquisition de mateacuteriel en central 4 785 3 397 Reacutegion Poitou-Charentes 6 5 0 7 0 25 000
Relations publiques et comm 1 2 0 0 2 041 Investissement2 15 070 0
Documentation 0 100 Fonctionnement3 50 000 25 000
Fonctionnement 2 5 9 6 8 9 254 405 Autres revenus 18 6 8 9 17 802
Salaires et charges de personnel 16 3 3 0 0 158 345 Revenus de placement 3 759 2 841
Frais geacuteneacuteraux 9 6 3 8 9 96 060 Prise en charge formation du personnel 0 0
Frais de deacuteplacement 11 000 13 336 CPAM 31
Maintenance curative des applications 24 460 22 645 Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Maintenance du mateacuteriel 250 271
Fournitures 1 400 401
Teacuteleacutecommunication 2 200 2 227
Heacutebergement des sites 28 626 29 037
Honoraires 8 200 8 264
Poste et transport 250 80
Services bancaires 341 775
Assurance 915 915
Divers 30 80
Locations de salles de formation 2 534 1 514
Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Impocircts sur les revenus de placements 1 253 1 584
Total des deacutepenses 3 5 2 4 6 6 321 181 Total des recettes 3 5 2 4 6 6 311 509
Restant agrave payer Restant agrave percevoir
Alienorweb mobile1 10967 Reacutegion Poitou-Charentes3 25000
Total des deacutepenses 332 148 Total des recettes 336 509
COMPTE DE REacuteSULTAT
CHARGES 2012 2013 PRODUITS 2012 2013
Charges dexploitation Produits dexploitation
Autres achats et charges externes Subv dexpl ( fonctionnement) 6 128 010 112 993
Petit mateacuteriel 46 429 Cotisastions
Fournitures administratives 1 962 547 Cotisations des adheacuterents 122 207 124 707
Honoraires 8 270 8 410 Participat financiegraveres des associeacutes 2 000 4 500
Sous traitance1 4 307 680 Autres produits
Locations de salles de formation2 4 111 1 514 Valorisation doccupation des locaux5 14 931 17 792
Locations de veacutehicules 146 Transfert de charges
Maintenance logicielle des appli3 13 367 24 458 Indemniteacutes maladie 336 31
Assurances 888 915
Colloques confeacuterences 100
Frais dactes 81 50
Divers dons et pourboires 50
Transport 30
Poste 193 310
Teacuteleacutecommunications 2 161 2 227
Frais de deacuteplacements du personnel 12 402 12 673
Frais de deacuteplacements des beacuteneacutevoles 492 260
Heacutebergement des sites 28 925 27 269
Droits dauteurs 129 128
Services bancaires 553 780
Cotisation agrave des associations 30 30
Impocircts taxes et assimileacutes
Taxe sur les salaires 4 827 4 536
Autres impocircts et taxes reacutemun (OPCA) 2 065 604
Salaires et traitements
Reacutemuneacuterations du personnel4 111 908 109 762
Congeacutes payeacutes 1 498 -137
Charges sociales
Cotisations sociales 34 006 33 253
Charges sur congeacutes payeacutes 561 -48
Caisse de retraite 6 379 6 256
Caisse de retraite cadre 1 143 1 148
Mutuelle 933 1 080
Caisse de preacutevoyance 1 238 1 167
Meacutedecine du travail 509 525
Dotations aux amortissements des immobilisations
Dotat aux amort des immo incorp 114 649 97 805
Dotat aux amort des immo corpo 4 171 9 113
Autres charges
Valorisation doccup de locaux5 14 931 17 792
Cotisations agrave des associations N-1 30
Diffeacuterences de regraveglement 3 2
Total des charges dexpl 376 884 363 750 Total des produits dexpl 267 484 260 023
Charges financiegraveres Produits financiers
Autres inteacuterecircts et produits assimileacutes
Inteacuterecircts du compte eacutepargne 3 759 2 841
Total des charges financiegraveres 0 0 Total des produits financiers 3 759 2 841
Charges exceptionnelles P roduits exceptionnels
Charges dexpl sur exercice ant 477
Total des charges except 477 0 Total des produits except 0 0
Impocirctsbeacuteneacutefices (revenus cpte eacutepargne) 549 902
Total des charges 377 910 364 652 Total des produits 271 243 262 864
Deacuteficit 7 106 667 101 788
Total geacuteneacuteral 377 910 364 652
1 Dans le cadre du projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au museacutee beaucoup de prestations ont eacuteteacute sous-traiteacutees en 2012 En outre contrairement aux anneacutees
passeacutees nous nrsquoavons pas eu recours agrave un cabinet de secreacutetariat externaliseacute
2 Dans lrsquooptique de la prochaine mise en place de la nouvelle base de donneacutees drsquoinventaire des collections nous avons organiseacute peu de formations
en 2013
3 Suite agrave une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance avait eacuteteacute proratiseacutee
comme charge constateacutee drsquoavance en 2013
4 Le projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au Museacutee avait geacuteneacutereacute un fort volume drsquoheures suppleacutementaires en 2012 drsquoougrave une baisse de la masse salariale en
2013
5 La valorisation de lrsquooccupation des locaux qui nous sont gracieusement mis agrave disposition dont lrsquoestimation nrsquoavait pas eacuteteacute revaloriseacutee depuis
plusieurs anneacutees a eacuteteacute mise agrave jour en 2013
6 Les regraveglements comptables interdisent la reacuteinteacutegration au compte de reacutesultats des subventions affecteacutees aux investissements seules les subventions
affecteacutees au fonctionnement sont donc comptabiliseacutees ici
7 Faute de pouvoir inteacutegrer les subventions deacutedieacutees aux investissements le compte de reacutesultat preacutesente un deacuteficit Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre toutefois
largement avec la dotation aux amortissements de 106 918 euro
BILAN
1 Deacuteveloppement drsquoapplication en cours de deacuteveloppement dont 70 restent agrave payer agrave la livraison de lrsquoapplication finaliseacutee
2 Solde de la subvention de fonctionnement octroyeacutee par la reacutegion Poitou-Charentes dont 50 ont eacuteteacute verseacutes en anneacutee N et 50 seront verseacutes en
anneacutee N+1
3 Depuis une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance est proratiseacutee comme
charge constateacutee drsquoavance drsquoune anneacutee sur lrsquoautre
ACTIF 2012 2013 PASSIF 2012 2013
Actif immobiliseacute Net Net Fonds propres
Immobilisations incorporelles Fonds asso sans droit de reprise
Acquisitions de logiciels - amort 5 015 6 123 Subv dinvest biens renouvel 1 718 506 1 795 013
Immo incorporelles en cours1 10 967 Report agrave nouveau
Deacuteveloppement dappli - amort 320 177 275 114 Deacuteficits cumuleacutes -1 065 839 -1 172 506
Licence 6 753 6 753 Reacutesultat de l exercice -106 666 -101 788
Immobilisations corporelles
Mateacuteriel informatique - amort 10 451 17 084
Mateacuteriel de bureau - amort 410
Total des immobilisations 342 396 316 452 Total fonds propres 546 001 520 719
Actif circulant Dettes
Autres creacuteances agrave recevoir Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Fournisseurs 30 Factures non reacutegleacutees 556 1 560
Avances sur frais de deacuteplacement 1 105 1 105 Factures non parvenues 7 244 7 038
Subvention restant agrave recevoir2 17 200 25 000 Dettes fiscales et sociales 24 542 24 421
Valeurs mobiliegraveres de placement
compte eacutepargne BNP 248 346 Dettes sur immobilisations
compte sur livret CA 132 668 Fournisseurs dimmobilisations1 41 071 10 967
livret A CA 77 345
Disponibili teacutes
compte courant BNP 899 377
compte courant CA 1 229
Charges constateacutees davances
Maintenance des applications3 9 437 9 436
Flyers en stock non distribueacutes 1 094
Total actif circulant 277 017 248 253 Total dettes 73 412 43 986
TOTAL ACTIF 619 413 564 705 TOTAL PASSIF 619 413 564 705
FOND DE ROULEMENT
En retranchant de la treacutesorerie disponible en banque
les dettes restant agrave payer au titre de lrsquoexercice 2013 et
les fonds engageacutes sur des projets des exercices
preacuteceacutedents et en preacutevoyant le versement du solde des
subventions agrave recevoir lrsquoassociation peut poursuivre
son fonctionnement (hors investissements) en 2014
pendant 204 jours sans la moindre rentreacutee
Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Factures non reacutegleacutees 1 560
Factures non parvenues 7 038
Dettes fiscales et sociales 24 421
Dettes sur immobilisations 10 967
Total des dettes 43 986
Fonds deacutejagrave engageacutesexercices preacuteceacutedents 65 192
Subvention restant agrave recevoir 25 000
Total des creacuteances 25 000
Valeurs mobiliegraveres de placement 210 013
Disponibiliteacutes 1 606
Total de la treacutesorerie 211 619
Disponible agrave court terme 127 441
Salaires et charges 169 400
Documentation 500
Frais geacuteneacuteraux 58 034
Total fonctionnement an 227 934
Fonds de roulement sans aucune rentreacutee 204 jours
F rais de fonctionnement budgeteacutes en 2014
Treacutesorerie
Recettes restant agrave percevoir
Charges restant agrave payer
2013
2014
Vous trouverez en pages suivantes le rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean Jauregraves - 86000 POITIERS
Rapport du Commissaire aux Comptes Sur les Comptes Annuels
Exercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En exeacutecution de la mission qui nous a eacuteteacute confieacutee par votre Assembleacutee Geacuteneacuterale nous vous
preacutesentons notre rapport relatif agrave lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013 sur
- le controcircle des comptes annuels de lassociation laquoALIENORORG CONSEIL DES MUSEES raquo
tels quils sont joints au preacutesent rapport
- la justification de nos appreacuteciations
- les veacuterifications et informations speacutecifiques preacutevues par la loi
Les comptes annuels ont eacuteteacute arrecircteacutes par le Treacutesorier Il nous appartient sur la base de notre
audit dexprimer une opinion sur ces comptes
1 - OPINION SUR LES COMPTES ANNUELS
Nous avons effectueacute notre audit selon les normes dexercice professionnel applicables en
France ces normes requiegraverent la mise en œuvre de diligences permettant dobtenir
lassurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas danomalies
significatives Un audit consiste agrave veacuterifier par sondages ou au moyen dautres meacutethodes de
seacutelection les eacuteleacutements justifiant des montants et informations figurant dans les comptes
annuels Il consiste eacutegalement agrave appreacutecier les principes comptables suivis les estimations
significatives retenues et la preacutesentation densemble des comptes Nous estimons que les
eacuteleacutements que nous avons collecteacutes sont suffisants et approprieacutes pour fonder notre opinion
1
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
DOTATIONS EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHEacuteRENTS
Le museacutee maritime de La Rochelle nouvel adheacuterent au reacuteseau srsquoest vu doteacute drsquoun ordinateur deacutedieacute agrave la
numeacuterisation et agrave lrsquoinventaire des collections
Cinq autres museacutees adheacuterents ont vu leur station drsquoinventaire et de numeacuterisation des collections renouveleacutee en 2013
et ainsi remplaceacutee par une machine plus performante
REVUE DE PRESSE
Deux articles ont eacuteteacute publieacutes dans la presse
31 oct 2013 Exposition virtuelle au museacutee Charbonneau-Lassay relatif agrave lexposition virtuelle Urbain Grandier - De
la lumiegravere aux teacutenegravebres dans La Nouvelle Reacutepublique eacutedition du 31 octobre 2013
Nov 2013 Les collections des museacutees de France sur les reacuteseaux dans Museacutees et collections publiques de France
Ndeg267 2013
Tous les articles recenseacutes sont listeacutes dans la page laquo revue de presse raquo du site Alienororg
ette anneacutee encore les comptes annuels de lrsquoassociation preacutesentent un deacuteficit (101 788 euro) Ce deacuteficit
purement comptable srsquoexplique par les regraveglements en vigueur qui interdisent la reacuteinteacutegration des
subventions alloueacutees aux investissements dans le compte de reacutesultat Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre donc avec la
dotation aux amortissements des immobilisations correspondantes (106 918 euro) et il se deacutegage mecircme un leacuteger
exceacutedent confirmant ainsi la bonne santeacute financiegravere de lrsquoassociation
Le compte de reacutesultat preacutesente des charges et des produits leacutegegraverement infeacuterieurs agrave ceux de 2012 ceci eacutetant ducirc agrave la
non-reconduction de lrsquoopeacuteration exceptionnelle de 2012 lieacutee agrave la reacutealiteacute augmenteacutee qui avait geacuteneacutereacute davantage
de frais de personnels mais qui en contrepartie ont eacuteteacute financeacutes par une subvention exceptionnelle Lrsquoeacutequilibre
entre charges et produits reste toutefois tregraves similaire agrave celui de lrsquoanneacutee preacuteceacutedente
La treacutesorerie de lrsquoassociation est importante Ceci correspond agrave diffeacuterents projets drsquoinvestissements srsquoeacutetalant sur
plusieurs anneacutees et qui sont toujours en cours de reacutealisation mais aussi au souci drsquoassurer le financement de
lrsquoassociation le temps de recevoir les cotisations ainsi que le versement des subventions Ainsi lrsquoassociation dispose
drsquoun fond de roulement qui lui permet de financer son fonctionnement (hors investissement) pendant 204 jours soit
jusqursquoagrave mi-juillet
Enfin lrsquoutilisation du budget voteacute lors de lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale 2013 srsquoest reacuteveacuteleacutee conforme agrave ce qui avait eacuteteacute preacutevu
moyennant quelques ajustements (cf Tableau de suivi budgeacutetaire p11)
Une subvention drsquoun montant de 15 070 euro avait eacuteteacute solliciteacutee aupregraves de la Reacutegion afin de permettre
lrsquoachegravevement du moteur de recherche public degraves 2013 cette subvention ne nous ayant pas eacuteteacute octroyeacutee une
partie des deacuteveloppements de la base de donneacutees (41 070 euro) a ducirc ecirctre repousseacutee agrave 2014
Certains deacuteveloppements lanceacutes en 2013 nrsquoont pas eacuteteacute livreacutes dans les temps et nrsquoont donc pas encore eacuteteacute payeacutes
(10 967 euro)
C
TABLEAU DE SUIVI BUDGEacuteTAIRE
1 Dans le budget les deacuteveloppements du moteur de recherche public de la base de donneacutees (15 070 euro) eacutetaient preacutevus en 2013 et ont ducirc ecirctre
repousseacutes en 2014 En outre il reste encore 10 967 euro agrave payer sur des deacuteveloppements effectueacutes en 2013
2 La demande de subvention preacutevue pour permettre drsquoeffectuer les deacuteveloppements du moteur de recherche public nous a eacuteteacute refuseacutee
3 50 de la subvention de fonctionnement de la reacutegion Poitou-Charentes restent agrave percevoir en 2014
DEacutePENSES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute RECETTES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute
Investissements 9 2 7 7 7 66 776 Cotisations 12 9 2 0 7 129 207
Logiciels 7 9 5 3 6 53 859 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs1 78 924 52 887 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500
Acquisitions de logiciels 612 971
Mateacuteriel 12 0 4 2 10 776 Subventions 2 0 4 5 7 0 164 500
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 7 257 7 379 Eacutetat 13 9 5 0 0 139 500
Acquisition de mateacuteriel en central 4 785 3 397 Reacutegion Poitou-Charentes 6 5 0 7 0 25 000
Relations publiques et comm 1 2 0 0 2 041 Investissement2 15 070 0
Documentation 0 100 Fonctionnement3 50 000 25 000
Fonctionnement 2 5 9 6 8 9 254 405 Autres revenus 18 6 8 9 17 802
Salaires et charges de personnel 16 3 3 0 0 158 345 Revenus de placement 3 759 2 841
Frais geacuteneacuteraux 9 6 3 8 9 96 060 Prise en charge formation du personnel 0 0
Frais de deacuteplacement 11 000 13 336 CPAM 31
Maintenance curative des applications 24 460 22 645 Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Maintenance du mateacuteriel 250 271
Fournitures 1 400 401
Teacuteleacutecommunication 2 200 2 227
Heacutebergement des sites 28 626 29 037
Honoraires 8 200 8 264
Poste et transport 250 80
Services bancaires 341 775
Assurance 915 915
Divers 30 80
Locations de salles de formation 2 534 1 514
Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Impocircts sur les revenus de placements 1 253 1 584
Total des deacutepenses 3 5 2 4 6 6 321 181 Total des recettes 3 5 2 4 6 6 311 509
Restant agrave payer Restant agrave percevoir
Alienorweb mobile1 10967 Reacutegion Poitou-Charentes3 25000
Total des deacutepenses 332 148 Total des recettes 336 509
COMPTE DE REacuteSULTAT
CHARGES 2012 2013 PRODUITS 2012 2013
Charges dexploitation Produits dexploitation
Autres achats et charges externes Subv dexpl ( fonctionnement) 6 128 010 112 993
Petit mateacuteriel 46 429 Cotisastions
Fournitures administratives 1 962 547 Cotisations des adheacuterents 122 207 124 707
Honoraires 8 270 8 410 Participat financiegraveres des associeacutes 2 000 4 500
Sous traitance1 4 307 680 Autres produits
Locations de salles de formation2 4 111 1 514 Valorisation doccupation des locaux5 14 931 17 792
Locations de veacutehicules 146 Transfert de charges
Maintenance logicielle des appli3 13 367 24 458 Indemniteacutes maladie 336 31
Assurances 888 915
Colloques confeacuterences 100
Frais dactes 81 50
Divers dons et pourboires 50
Transport 30
Poste 193 310
Teacuteleacutecommunications 2 161 2 227
Frais de deacuteplacements du personnel 12 402 12 673
Frais de deacuteplacements des beacuteneacutevoles 492 260
Heacutebergement des sites 28 925 27 269
Droits dauteurs 129 128
Services bancaires 553 780
Cotisation agrave des associations 30 30
Impocircts taxes et assimileacutes
Taxe sur les salaires 4 827 4 536
Autres impocircts et taxes reacutemun (OPCA) 2 065 604
Salaires et traitements
Reacutemuneacuterations du personnel4 111 908 109 762
Congeacutes payeacutes 1 498 -137
Charges sociales
Cotisations sociales 34 006 33 253
Charges sur congeacutes payeacutes 561 -48
Caisse de retraite 6 379 6 256
Caisse de retraite cadre 1 143 1 148
Mutuelle 933 1 080
Caisse de preacutevoyance 1 238 1 167
Meacutedecine du travail 509 525
Dotations aux amortissements des immobilisations
Dotat aux amort des immo incorp 114 649 97 805
Dotat aux amort des immo corpo 4 171 9 113
Autres charges
Valorisation doccup de locaux5 14 931 17 792
Cotisations agrave des associations N-1 30
Diffeacuterences de regraveglement 3 2
Total des charges dexpl 376 884 363 750 Total des produits dexpl 267 484 260 023
Charges financiegraveres Produits financiers
Autres inteacuterecircts et produits assimileacutes
Inteacuterecircts du compte eacutepargne 3 759 2 841
Total des charges financiegraveres 0 0 Total des produits financiers 3 759 2 841
Charges exceptionnelles P roduits exceptionnels
Charges dexpl sur exercice ant 477
Total des charges except 477 0 Total des produits except 0 0
Impocirctsbeacuteneacutefices (revenus cpte eacutepargne) 549 902
Total des charges 377 910 364 652 Total des produits 271 243 262 864
Deacuteficit 7 106 667 101 788
Total geacuteneacuteral 377 910 364 652
1 Dans le cadre du projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au museacutee beaucoup de prestations ont eacuteteacute sous-traiteacutees en 2012 En outre contrairement aux anneacutees
passeacutees nous nrsquoavons pas eu recours agrave un cabinet de secreacutetariat externaliseacute
2 Dans lrsquooptique de la prochaine mise en place de la nouvelle base de donneacutees drsquoinventaire des collections nous avons organiseacute peu de formations
en 2013
3 Suite agrave une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance avait eacuteteacute proratiseacutee
comme charge constateacutee drsquoavance en 2013
4 Le projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au Museacutee avait geacuteneacutereacute un fort volume drsquoheures suppleacutementaires en 2012 drsquoougrave une baisse de la masse salariale en
2013
5 La valorisation de lrsquooccupation des locaux qui nous sont gracieusement mis agrave disposition dont lrsquoestimation nrsquoavait pas eacuteteacute revaloriseacutee depuis
plusieurs anneacutees a eacuteteacute mise agrave jour en 2013
6 Les regraveglements comptables interdisent la reacuteinteacutegration au compte de reacutesultats des subventions affecteacutees aux investissements seules les subventions
affecteacutees au fonctionnement sont donc comptabiliseacutees ici
7 Faute de pouvoir inteacutegrer les subventions deacutedieacutees aux investissements le compte de reacutesultat preacutesente un deacuteficit Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre toutefois
largement avec la dotation aux amortissements de 106 918 euro
BILAN
1 Deacuteveloppement drsquoapplication en cours de deacuteveloppement dont 70 restent agrave payer agrave la livraison de lrsquoapplication finaliseacutee
2 Solde de la subvention de fonctionnement octroyeacutee par la reacutegion Poitou-Charentes dont 50 ont eacuteteacute verseacutes en anneacutee N et 50 seront verseacutes en
anneacutee N+1
3 Depuis une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance est proratiseacutee comme
charge constateacutee drsquoavance drsquoune anneacutee sur lrsquoautre
ACTIF 2012 2013 PASSIF 2012 2013
Actif immobiliseacute Net Net Fonds propres
Immobilisations incorporelles Fonds asso sans droit de reprise
Acquisitions de logiciels - amort 5 015 6 123 Subv dinvest biens renouvel 1 718 506 1 795 013
Immo incorporelles en cours1 10 967 Report agrave nouveau
Deacuteveloppement dappli - amort 320 177 275 114 Deacuteficits cumuleacutes -1 065 839 -1 172 506
Licence 6 753 6 753 Reacutesultat de l exercice -106 666 -101 788
Immobilisations corporelles
Mateacuteriel informatique - amort 10 451 17 084
Mateacuteriel de bureau - amort 410
Total des immobilisations 342 396 316 452 Total fonds propres 546 001 520 719
Actif circulant Dettes
Autres creacuteances agrave recevoir Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Fournisseurs 30 Factures non reacutegleacutees 556 1 560
Avances sur frais de deacuteplacement 1 105 1 105 Factures non parvenues 7 244 7 038
Subvention restant agrave recevoir2 17 200 25 000 Dettes fiscales et sociales 24 542 24 421
Valeurs mobiliegraveres de placement
compte eacutepargne BNP 248 346 Dettes sur immobilisations
compte sur livret CA 132 668 Fournisseurs dimmobilisations1 41 071 10 967
livret A CA 77 345
Disponibili teacutes
compte courant BNP 899 377
compte courant CA 1 229
Charges constateacutees davances
Maintenance des applications3 9 437 9 436
Flyers en stock non distribueacutes 1 094
Total actif circulant 277 017 248 253 Total dettes 73 412 43 986
TOTAL ACTIF 619 413 564 705 TOTAL PASSIF 619 413 564 705
FOND DE ROULEMENT
En retranchant de la treacutesorerie disponible en banque
les dettes restant agrave payer au titre de lrsquoexercice 2013 et
les fonds engageacutes sur des projets des exercices
preacuteceacutedents et en preacutevoyant le versement du solde des
subventions agrave recevoir lrsquoassociation peut poursuivre
son fonctionnement (hors investissements) en 2014
pendant 204 jours sans la moindre rentreacutee
Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Factures non reacutegleacutees 1 560
Factures non parvenues 7 038
Dettes fiscales et sociales 24 421
Dettes sur immobilisations 10 967
Total des dettes 43 986
Fonds deacutejagrave engageacutesexercices preacuteceacutedents 65 192
Subvention restant agrave recevoir 25 000
Total des creacuteances 25 000
Valeurs mobiliegraveres de placement 210 013
Disponibiliteacutes 1 606
Total de la treacutesorerie 211 619
Disponible agrave court terme 127 441
Salaires et charges 169 400
Documentation 500
Frais geacuteneacuteraux 58 034
Total fonctionnement an 227 934
Fonds de roulement sans aucune rentreacutee 204 jours
F rais de fonctionnement budgeteacutes en 2014
Treacutesorerie
Recettes restant agrave percevoir
Charges restant agrave payer
2013
2014
Vous trouverez en pages suivantes le rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean Jauregraves - 86000 POITIERS
Rapport du Commissaire aux Comptes Sur les Comptes Annuels
Exercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En exeacutecution de la mission qui nous a eacuteteacute confieacutee par votre Assembleacutee Geacuteneacuterale nous vous
preacutesentons notre rapport relatif agrave lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013 sur
- le controcircle des comptes annuels de lassociation laquoALIENORORG CONSEIL DES MUSEES raquo
tels quils sont joints au preacutesent rapport
- la justification de nos appreacuteciations
- les veacuterifications et informations speacutecifiques preacutevues par la loi
Les comptes annuels ont eacuteteacute arrecircteacutes par le Treacutesorier Il nous appartient sur la base de notre
audit dexprimer une opinion sur ces comptes
1 - OPINION SUR LES COMPTES ANNUELS
Nous avons effectueacute notre audit selon les normes dexercice professionnel applicables en
France ces normes requiegraverent la mise en œuvre de diligences permettant dobtenir
lassurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas danomalies
significatives Un audit consiste agrave veacuterifier par sondages ou au moyen dautres meacutethodes de
seacutelection les eacuteleacutements justifiant des montants et informations figurant dans les comptes
annuels Il consiste eacutegalement agrave appreacutecier les principes comptables suivis les estimations
significatives retenues et la preacutesentation densemble des comptes Nous estimons que les
eacuteleacutements que nous avons collecteacutes sont suffisants et approprieacutes pour fonder notre opinion
1
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
ette anneacutee encore les comptes annuels de lrsquoassociation preacutesentent un deacuteficit (101 788 euro) Ce deacuteficit
purement comptable srsquoexplique par les regraveglements en vigueur qui interdisent la reacuteinteacutegration des
subventions alloueacutees aux investissements dans le compte de reacutesultat Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre donc avec la
dotation aux amortissements des immobilisations correspondantes (106 918 euro) et il se deacutegage mecircme un leacuteger
exceacutedent confirmant ainsi la bonne santeacute financiegravere de lrsquoassociation
Le compte de reacutesultat preacutesente des charges et des produits leacutegegraverement infeacuterieurs agrave ceux de 2012 ceci eacutetant ducirc agrave la
non-reconduction de lrsquoopeacuteration exceptionnelle de 2012 lieacutee agrave la reacutealiteacute augmenteacutee qui avait geacuteneacutereacute davantage
de frais de personnels mais qui en contrepartie ont eacuteteacute financeacutes par une subvention exceptionnelle Lrsquoeacutequilibre
entre charges et produits reste toutefois tregraves similaire agrave celui de lrsquoanneacutee preacuteceacutedente
La treacutesorerie de lrsquoassociation est importante Ceci correspond agrave diffeacuterents projets drsquoinvestissements srsquoeacutetalant sur
plusieurs anneacutees et qui sont toujours en cours de reacutealisation mais aussi au souci drsquoassurer le financement de
lrsquoassociation le temps de recevoir les cotisations ainsi que le versement des subventions Ainsi lrsquoassociation dispose
drsquoun fond de roulement qui lui permet de financer son fonctionnement (hors investissement) pendant 204 jours soit
jusqursquoagrave mi-juillet
Enfin lrsquoutilisation du budget voteacute lors de lrsquoassembleacutee geacuteneacuterale 2013 srsquoest reacuteveacuteleacutee conforme agrave ce qui avait eacuteteacute preacutevu
moyennant quelques ajustements (cf Tableau de suivi budgeacutetaire p11)
Une subvention drsquoun montant de 15 070 euro avait eacuteteacute solliciteacutee aupregraves de la Reacutegion afin de permettre
lrsquoachegravevement du moteur de recherche public degraves 2013 cette subvention ne nous ayant pas eacuteteacute octroyeacutee une
partie des deacuteveloppements de la base de donneacutees (41 070 euro) a ducirc ecirctre repousseacutee agrave 2014
Certains deacuteveloppements lanceacutes en 2013 nrsquoont pas eacuteteacute livreacutes dans les temps et nrsquoont donc pas encore eacuteteacute payeacutes
(10 967 euro)
C
TABLEAU DE SUIVI BUDGEacuteTAIRE
1 Dans le budget les deacuteveloppements du moteur de recherche public de la base de donneacutees (15 070 euro) eacutetaient preacutevus en 2013 et ont ducirc ecirctre
repousseacutes en 2014 En outre il reste encore 10 967 euro agrave payer sur des deacuteveloppements effectueacutes en 2013
2 La demande de subvention preacutevue pour permettre drsquoeffectuer les deacuteveloppements du moteur de recherche public nous a eacuteteacute refuseacutee
3 50 de la subvention de fonctionnement de la reacutegion Poitou-Charentes restent agrave percevoir en 2014
DEacutePENSES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute RECETTES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute
Investissements 9 2 7 7 7 66 776 Cotisations 12 9 2 0 7 129 207
Logiciels 7 9 5 3 6 53 859 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs1 78 924 52 887 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500
Acquisitions de logiciels 612 971
Mateacuteriel 12 0 4 2 10 776 Subventions 2 0 4 5 7 0 164 500
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 7 257 7 379 Eacutetat 13 9 5 0 0 139 500
Acquisition de mateacuteriel en central 4 785 3 397 Reacutegion Poitou-Charentes 6 5 0 7 0 25 000
Relations publiques et comm 1 2 0 0 2 041 Investissement2 15 070 0
Documentation 0 100 Fonctionnement3 50 000 25 000
Fonctionnement 2 5 9 6 8 9 254 405 Autres revenus 18 6 8 9 17 802
Salaires et charges de personnel 16 3 3 0 0 158 345 Revenus de placement 3 759 2 841
Frais geacuteneacuteraux 9 6 3 8 9 96 060 Prise en charge formation du personnel 0 0
Frais de deacuteplacement 11 000 13 336 CPAM 31
Maintenance curative des applications 24 460 22 645 Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Maintenance du mateacuteriel 250 271
Fournitures 1 400 401
Teacuteleacutecommunication 2 200 2 227
Heacutebergement des sites 28 626 29 037
Honoraires 8 200 8 264
Poste et transport 250 80
Services bancaires 341 775
Assurance 915 915
Divers 30 80
Locations de salles de formation 2 534 1 514
Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Impocircts sur les revenus de placements 1 253 1 584
Total des deacutepenses 3 5 2 4 6 6 321 181 Total des recettes 3 5 2 4 6 6 311 509
Restant agrave payer Restant agrave percevoir
Alienorweb mobile1 10967 Reacutegion Poitou-Charentes3 25000
Total des deacutepenses 332 148 Total des recettes 336 509
COMPTE DE REacuteSULTAT
CHARGES 2012 2013 PRODUITS 2012 2013
Charges dexploitation Produits dexploitation
Autres achats et charges externes Subv dexpl ( fonctionnement) 6 128 010 112 993
Petit mateacuteriel 46 429 Cotisastions
Fournitures administratives 1 962 547 Cotisations des adheacuterents 122 207 124 707
Honoraires 8 270 8 410 Participat financiegraveres des associeacutes 2 000 4 500
Sous traitance1 4 307 680 Autres produits
Locations de salles de formation2 4 111 1 514 Valorisation doccupation des locaux5 14 931 17 792
Locations de veacutehicules 146 Transfert de charges
Maintenance logicielle des appli3 13 367 24 458 Indemniteacutes maladie 336 31
Assurances 888 915
Colloques confeacuterences 100
Frais dactes 81 50
Divers dons et pourboires 50
Transport 30
Poste 193 310
Teacuteleacutecommunications 2 161 2 227
Frais de deacuteplacements du personnel 12 402 12 673
Frais de deacuteplacements des beacuteneacutevoles 492 260
Heacutebergement des sites 28 925 27 269
Droits dauteurs 129 128
Services bancaires 553 780
Cotisation agrave des associations 30 30
Impocircts taxes et assimileacutes
Taxe sur les salaires 4 827 4 536
Autres impocircts et taxes reacutemun (OPCA) 2 065 604
Salaires et traitements
Reacutemuneacuterations du personnel4 111 908 109 762
Congeacutes payeacutes 1 498 -137
Charges sociales
Cotisations sociales 34 006 33 253
Charges sur congeacutes payeacutes 561 -48
Caisse de retraite 6 379 6 256
Caisse de retraite cadre 1 143 1 148
Mutuelle 933 1 080
Caisse de preacutevoyance 1 238 1 167
Meacutedecine du travail 509 525
Dotations aux amortissements des immobilisations
Dotat aux amort des immo incorp 114 649 97 805
Dotat aux amort des immo corpo 4 171 9 113
Autres charges
Valorisation doccup de locaux5 14 931 17 792
Cotisations agrave des associations N-1 30
Diffeacuterences de regraveglement 3 2
Total des charges dexpl 376 884 363 750 Total des produits dexpl 267 484 260 023
Charges financiegraveres Produits financiers
Autres inteacuterecircts et produits assimileacutes
Inteacuterecircts du compte eacutepargne 3 759 2 841
Total des charges financiegraveres 0 0 Total des produits financiers 3 759 2 841
Charges exceptionnelles P roduits exceptionnels
Charges dexpl sur exercice ant 477
Total des charges except 477 0 Total des produits except 0 0
Impocirctsbeacuteneacutefices (revenus cpte eacutepargne) 549 902
Total des charges 377 910 364 652 Total des produits 271 243 262 864
Deacuteficit 7 106 667 101 788
Total geacuteneacuteral 377 910 364 652
1 Dans le cadre du projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au museacutee beaucoup de prestations ont eacuteteacute sous-traiteacutees en 2012 En outre contrairement aux anneacutees
passeacutees nous nrsquoavons pas eu recours agrave un cabinet de secreacutetariat externaliseacute
2 Dans lrsquooptique de la prochaine mise en place de la nouvelle base de donneacutees drsquoinventaire des collections nous avons organiseacute peu de formations
en 2013
3 Suite agrave une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance avait eacuteteacute proratiseacutee
comme charge constateacutee drsquoavance en 2013
4 Le projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au Museacutee avait geacuteneacutereacute un fort volume drsquoheures suppleacutementaires en 2012 drsquoougrave une baisse de la masse salariale en
2013
5 La valorisation de lrsquooccupation des locaux qui nous sont gracieusement mis agrave disposition dont lrsquoestimation nrsquoavait pas eacuteteacute revaloriseacutee depuis
plusieurs anneacutees a eacuteteacute mise agrave jour en 2013
6 Les regraveglements comptables interdisent la reacuteinteacutegration au compte de reacutesultats des subventions affecteacutees aux investissements seules les subventions
affecteacutees au fonctionnement sont donc comptabiliseacutees ici
7 Faute de pouvoir inteacutegrer les subventions deacutedieacutees aux investissements le compte de reacutesultat preacutesente un deacuteficit Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre toutefois
largement avec la dotation aux amortissements de 106 918 euro
BILAN
1 Deacuteveloppement drsquoapplication en cours de deacuteveloppement dont 70 restent agrave payer agrave la livraison de lrsquoapplication finaliseacutee
2 Solde de la subvention de fonctionnement octroyeacutee par la reacutegion Poitou-Charentes dont 50 ont eacuteteacute verseacutes en anneacutee N et 50 seront verseacutes en
anneacutee N+1
3 Depuis une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance est proratiseacutee comme
charge constateacutee drsquoavance drsquoune anneacutee sur lrsquoautre
ACTIF 2012 2013 PASSIF 2012 2013
Actif immobiliseacute Net Net Fonds propres
Immobilisations incorporelles Fonds asso sans droit de reprise
Acquisitions de logiciels - amort 5 015 6 123 Subv dinvest biens renouvel 1 718 506 1 795 013
Immo incorporelles en cours1 10 967 Report agrave nouveau
Deacuteveloppement dappli - amort 320 177 275 114 Deacuteficits cumuleacutes -1 065 839 -1 172 506
Licence 6 753 6 753 Reacutesultat de l exercice -106 666 -101 788
Immobilisations corporelles
Mateacuteriel informatique - amort 10 451 17 084
Mateacuteriel de bureau - amort 410
Total des immobilisations 342 396 316 452 Total fonds propres 546 001 520 719
Actif circulant Dettes
Autres creacuteances agrave recevoir Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Fournisseurs 30 Factures non reacutegleacutees 556 1 560
Avances sur frais de deacuteplacement 1 105 1 105 Factures non parvenues 7 244 7 038
Subvention restant agrave recevoir2 17 200 25 000 Dettes fiscales et sociales 24 542 24 421
Valeurs mobiliegraveres de placement
compte eacutepargne BNP 248 346 Dettes sur immobilisations
compte sur livret CA 132 668 Fournisseurs dimmobilisations1 41 071 10 967
livret A CA 77 345
Disponibili teacutes
compte courant BNP 899 377
compte courant CA 1 229
Charges constateacutees davances
Maintenance des applications3 9 437 9 436
Flyers en stock non distribueacutes 1 094
Total actif circulant 277 017 248 253 Total dettes 73 412 43 986
TOTAL ACTIF 619 413 564 705 TOTAL PASSIF 619 413 564 705
FOND DE ROULEMENT
En retranchant de la treacutesorerie disponible en banque
les dettes restant agrave payer au titre de lrsquoexercice 2013 et
les fonds engageacutes sur des projets des exercices
preacuteceacutedents et en preacutevoyant le versement du solde des
subventions agrave recevoir lrsquoassociation peut poursuivre
son fonctionnement (hors investissements) en 2014
pendant 204 jours sans la moindre rentreacutee
Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Factures non reacutegleacutees 1 560
Factures non parvenues 7 038
Dettes fiscales et sociales 24 421
Dettes sur immobilisations 10 967
Total des dettes 43 986
Fonds deacutejagrave engageacutesexercices preacuteceacutedents 65 192
Subvention restant agrave recevoir 25 000
Total des creacuteances 25 000
Valeurs mobiliegraveres de placement 210 013
Disponibiliteacutes 1 606
Total de la treacutesorerie 211 619
Disponible agrave court terme 127 441
Salaires et charges 169 400
Documentation 500
Frais geacuteneacuteraux 58 034
Total fonctionnement an 227 934
Fonds de roulement sans aucune rentreacutee 204 jours
F rais de fonctionnement budgeteacutes en 2014
Treacutesorerie
Recettes restant agrave percevoir
Charges restant agrave payer
2013
2014
Vous trouverez en pages suivantes le rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean Jauregraves - 86000 POITIERS
Rapport du Commissaire aux Comptes Sur les Comptes Annuels
Exercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En exeacutecution de la mission qui nous a eacuteteacute confieacutee par votre Assembleacutee Geacuteneacuterale nous vous
preacutesentons notre rapport relatif agrave lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013 sur
- le controcircle des comptes annuels de lassociation laquoALIENORORG CONSEIL DES MUSEES raquo
tels quils sont joints au preacutesent rapport
- la justification de nos appreacuteciations
- les veacuterifications et informations speacutecifiques preacutevues par la loi
Les comptes annuels ont eacuteteacute arrecircteacutes par le Treacutesorier Il nous appartient sur la base de notre
audit dexprimer une opinion sur ces comptes
1 - OPINION SUR LES COMPTES ANNUELS
Nous avons effectueacute notre audit selon les normes dexercice professionnel applicables en
France ces normes requiegraverent la mise en œuvre de diligences permettant dobtenir
lassurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas danomalies
significatives Un audit consiste agrave veacuterifier par sondages ou au moyen dautres meacutethodes de
seacutelection les eacuteleacutements justifiant des montants et informations figurant dans les comptes
annuels Il consiste eacutegalement agrave appreacutecier les principes comptables suivis les estimations
significatives retenues et la preacutesentation densemble des comptes Nous estimons que les
eacuteleacutements que nous avons collecteacutes sont suffisants et approprieacutes pour fonder notre opinion
1
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
TABLEAU DE SUIVI BUDGEacuteTAIRE
1 Dans le budget les deacuteveloppements du moteur de recherche public de la base de donneacutees (15 070 euro) eacutetaient preacutevus en 2013 et ont ducirc ecirctre
repousseacutes en 2014 En outre il reste encore 10 967 euro agrave payer sur des deacuteveloppements effectueacutes en 2013
2 La demande de subvention preacutevue pour permettre drsquoeffectuer les deacuteveloppements du moteur de recherche public nous a eacuteteacute refuseacutee
3 50 de la subvention de fonctionnement de la reacutegion Poitou-Charentes restent agrave percevoir en 2014
DEacutePENSES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute RECETTES Budgeacuteteacute Reacutealiseacute
Investissements 9 2 7 7 7 66 776 Cotisations 12 9 2 0 7 129 207
Logiciels 7 9 5 3 6 53 859 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs1 78 924 52 887 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500
Acquisitions de logiciels 612 971
Mateacuteriel 12 0 4 2 10 776 Subventions 2 0 4 5 7 0 164 500
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 7 257 7 379 Eacutetat 13 9 5 0 0 139 500
Acquisition de mateacuteriel en central 4 785 3 397 Reacutegion Poitou-Charentes 6 5 0 7 0 25 000
Relations publiques et comm 1 2 0 0 2 041 Investissement2 15 070 0
Documentation 0 100 Fonctionnement3 50 000 25 000
Fonctionnement 2 5 9 6 8 9 254 405 Autres revenus 18 6 8 9 17 802
Salaires et charges de personnel 16 3 3 0 0 158 345 Revenus de placement 3 759 2 841
Frais geacuteneacuteraux 9 6 3 8 9 96 060 Prise en charge formation du personnel 0 0
Frais de deacuteplacement 11 000 13 336 CPAM 31
Maintenance curative des applications 24 460 22 645 Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Maintenance du mateacuteriel 250 271
Fournitures 1 400 401
Teacuteleacutecommunication 2 200 2 227
Heacutebergement des sites 28 626 29 037
Honoraires 8 200 8 264
Poste et transport 250 80
Services bancaires 341 775
Assurance 915 915
Divers 30 80
Locations de salles de formation 2 534 1 514
Valorisation de loccupation des locaux 14 930 14 930
Impocircts sur les revenus de placements 1 253 1 584
Total des deacutepenses 3 5 2 4 6 6 321 181 Total des recettes 3 5 2 4 6 6 311 509
Restant agrave payer Restant agrave percevoir
Alienorweb mobile1 10967 Reacutegion Poitou-Charentes3 25000
Total des deacutepenses 332 148 Total des recettes 336 509
COMPTE DE REacuteSULTAT
CHARGES 2012 2013 PRODUITS 2012 2013
Charges dexploitation Produits dexploitation
Autres achats et charges externes Subv dexpl ( fonctionnement) 6 128 010 112 993
Petit mateacuteriel 46 429 Cotisastions
Fournitures administratives 1 962 547 Cotisations des adheacuterents 122 207 124 707
Honoraires 8 270 8 410 Participat financiegraveres des associeacutes 2 000 4 500
Sous traitance1 4 307 680 Autres produits
Locations de salles de formation2 4 111 1 514 Valorisation doccupation des locaux5 14 931 17 792
Locations de veacutehicules 146 Transfert de charges
Maintenance logicielle des appli3 13 367 24 458 Indemniteacutes maladie 336 31
Assurances 888 915
Colloques confeacuterences 100
Frais dactes 81 50
Divers dons et pourboires 50
Transport 30
Poste 193 310
Teacuteleacutecommunications 2 161 2 227
Frais de deacuteplacements du personnel 12 402 12 673
Frais de deacuteplacements des beacuteneacutevoles 492 260
Heacutebergement des sites 28 925 27 269
Droits dauteurs 129 128
Services bancaires 553 780
Cotisation agrave des associations 30 30
Impocircts taxes et assimileacutes
Taxe sur les salaires 4 827 4 536
Autres impocircts et taxes reacutemun (OPCA) 2 065 604
Salaires et traitements
Reacutemuneacuterations du personnel4 111 908 109 762
Congeacutes payeacutes 1 498 -137
Charges sociales
Cotisations sociales 34 006 33 253
Charges sur congeacutes payeacutes 561 -48
Caisse de retraite 6 379 6 256
Caisse de retraite cadre 1 143 1 148
Mutuelle 933 1 080
Caisse de preacutevoyance 1 238 1 167
Meacutedecine du travail 509 525
Dotations aux amortissements des immobilisations
Dotat aux amort des immo incorp 114 649 97 805
Dotat aux amort des immo corpo 4 171 9 113
Autres charges
Valorisation doccup de locaux5 14 931 17 792
Cotisations agrave des associations N-1 30
Diffeacuterences de regraveglement 3 2
Total des charges dexpl 376 884 363 750 Total des produits dexpl 267 484 260 023
Charges financiegraveres Produits financiers
Autres inteacuterecircts et produits assimileacutes
Inteacuterecircts du compte eacutepargne 3 759 2 841
Total des charges financiegraveres 0 0 Total des produits financiers 3 759 2 841
Charges exceptionnelles P roduits exceptionnels
Charges dexpl sur exercice ant 477
Total des charges except 477 0 Total des produits except 0 0
Impocirctsbeacuteneacutefices (revenus cpte eacutepargne) 549 902
Total des charges 377 910 364 652 Total des produits 271 243 262 864
Deacuteficit 7 106 667 101 788
Total geacuteneacuteral 377 910 364 652
1 Dans le cadre du projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au museacutee beaucoup de prestations ont eacuteteacute sous-traiteacutees en 2012 En outre contrairement aux anneacutees
passeacutees nous nrsquoavons pas eu recours agrave un cabinet de secreacutetariat externaliseacute
2 Dans lrsquooptique de la prochaine mise en place de la nouvelle base de donneacutees drsquoinventaire des collections nous avons organiseacute peu de formations
en 2013
3 Suite agrave une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance avait eacuteteacute proratiseacutee
comme charge constateacutee drsquoavance en 2013
4 Le projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au Museacutee avait geacuteneacutereacute un fort volume drsquoheures suppleacutementaires en 2012 drsquoougrave une baisse de la masse salariale en
2013
5 La valorisation de lrsquooccupation des locaux qui nous sont gracieusement mis agrave disposition dont lrsquoestimation nrsquoavait pas eacuteteacute revaloriseacutee depuis
plusieurs anneacutees a eacuteteacute mise agrave jour en 2013
6 Les regraveglements comptables interdisent la reacuteinteacutegration au compte de reacutesultats des subventions affecteacutees aux investissements seules les subventions
affecteacutees au fonctionnement sont donc comptabiliseacutees ici
7 Faute de pouvoir inteacutegrer les subventions deacutedieacutees aux investissements le compte de reacutesultat preacutesente un deacuteficit Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre toutefois
largement avec la dotation aux amortissements de 106 918 euro
BILAN
1 Deacuteveloppement drsquoapplication en cours de deacuteveloppement dont 70 restent agrave payer agrave la livraison de lrsquoapplication finaliseacutee
2 Solde de la subvention de fonctionnement octroyeacutee par la reacutegion Poitou-Charentes dont 50 ont eacuteteacute verseacutes en anneacutee N et 50 seront verseacutes en
anneacutee N+1
3 Depuis une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance est proratiseacutee comme
charge constateacutee drsquoavance drsquoune anneacutee sur lrsquoautre
ACTIF 2012 2013 PASSIF 2012 2013
Actif immobiliseacute Net Net Fonds propres
Immobilisations incorporelles Fonds asso sans droit de reprise
Acquisitions de logiciels - amort 5 015 6 123 Subv dinvest biens renouvel 1 718 506 1 795 013
Immo incorporelles en cours1 10 967 Report agrave nouveau
Deacuteveloppement dappli - amort 320 177 275 114 Deacuteficits cumuleacutes -1 065 839 -1 172 506
Licence 6 753 6 753 Reacutesultat de l exercice -106 666 -101 788
Immobilisations corporelles
Mateacuteriel informatique - amort 10 451 17 084
Mateacuteriel de bureau - amort 410
Total des immobilisations 342 396 316 452 Total fonds propres 546 001 520 719
Actif circulant Dettes
Autres creacuteances agrave recevoir Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Fournisseurs 30 Factures non reacutegleacutees 556 1 560
Avances sur frais de deacuteplacement 1 105 1 105 Factures non parvenues 7 244 7 038
Subvention restant agrave recevoir2 17 200 25 000 Dettes fiscales et sociales 24 542 24 421
Valeurs mobiliegraveres de placement
compte eacutepargne BNP 248 346 Dettes sur immobilisations
compte sur livret CA 132 668 Fournisseurs dimmobilisations1 41 071 10 967
livret A CA 77 345
Disponibili teacutes
compte courant BNP 899 377
compte courant CA 1 229
Charges constateacutees davances
Maintenance des applications3 9 437 9 436
Flyers en stock non distribueacutes 1 094
Total actif circulant 277 017 248 253 Total dettes 73 412 43 986
TOTAL ACTIF 619 413 564 705 TOTAL PASSIF 619 413 564 705
FOND DE ROULEMENT
En retranchant de la treacutesorerie disponible en banque
les dettes restant agrave payer au titre de lrsquoexercice 2013 et
les fonds engageacutes sur des projets des exercices
preacuteceacutedents et en preacutevoyant le versement du solde des
subventions agrave recevoir lrsquoassociation peut poursuivre
son fonctionnement (hors investissements) en 2014
pendant 204 jours sans la moindre rentreacutee
Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Factures non reacutegleacutees 1 560
Factures non parvenues 7 038
Dettes fiscales et sociales 24 421
Dettes sur immobilisations 10 967
Total des dettes 43 986
Fonds deacutejagrave engageacutesexercices preacuteceacutedents 65 192
Subvention restant agrave recevoir 25 000
Total des creacuteances 25 000
Valeurs mobiliegraveres de placement 210 013
Disponibiliteacutes 1 606
Total de la treacutesorerie 211 619
Disponible agrave court terme 127 441
Salaires et charges 169 400
Documentation 500
Frais geacuteneacuteraux 58 034
Total fonctionnement an 227 934
Fonds de roulement sans aucune rentreacutee 204 jours
F rais de fonctionnement budgeteacutes en 2014
Treacutesorerie
Recettes restant agrave percevoir
Charges restant agrave payer
2013
2014
Vous trouverez en pages suivantes le rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean Jauregraves - 86000 POITIERS
Rapport du Commissaire aux Comptes Sur les Comptes Annuels
Exercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En exeacutecution de la mission qui nous a eacuteteacute confieacutee par votre Assembleacutee Geacuteneacuterale nous vous
preacutesentons notre rapport relatif agrave lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013 sur
- le controcircle des comptes annuels de lassociation laquoALIENORORG CONSEIL DES MUSEES raquo
tels quils sont joints au preacutesent rapport
- la justification de nos appreacuteciations
- les veacuterifications et informations speacutecifiques preacutevues par la loi
Les comptes annuels ont eacuteteacute arrecircteacutes par le Treacutesorier Il nous appartient sur la base de notre
audit dexprimer une opinion sur ces comptes
1 - OPINION SUR LES COMPTES ANNUELS
Nous avons effectueacute notre audit selon les normes dexercice professionnel applicables en
France ces normes requiegraverent la mise en œuvre de diligences permettant dobtenir
lassurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas danomalies
significatives Un audit consiste agrave veacuterifier par sondages ou au moyen dautres meacutethodes de
seacutelection les eacuteleacutements justifiant des montants et informations figurant dans les comptes
annuels Il consiste eacutegalement agrave appreacutecier les principes comptables suivis les estimations
significatives retenues et la preacutesentation densemble des comptes Nous estimons que les
eacuteleacutements que nous avons collecteacutes sont suffisants et approprieacutes pour fonder notre opinion
1
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
COMPTE DE REacuteSULTAT
CHARGES 2012 2013 PRODUITS 2012 2013
Charges dexploitation Produits dexploitation
Autres achats et charges externes Subv dexpl ( fonctionnement) 6 128 010 112 993
Petit mateacuteriel 46 429 Cotisastions
Fournitures administratives 1 962 547 Cotisations des adheacuterents 122 207 124 707
Honoraires 8 270 8 410 Participat financiegraveres des associeacutes 2 000 4 500
Sous traitance1 4 307 680 Autres produits
Locations de salles de formation2 4 111 1 514 Valorisation doccupation des locaux5 14 931 17 792
Locations de veacutehicules 146 Transfert de charges
Maintenance logicielle des appli3 13 367 24 458 Indemniteacutes maladie 336 31
Assurances 888 915
Colloques confeacuterences 100
Frais dactes 81 50
Divers dons et pourboires 50
Transport 30
Poste 193 310
Teacuteleacutecommunications 2 161 2 227
Frais de deacuteplacements du personnel 12 402 12 673
Frais de deacuteplacements des beacuteneacutevoles 492 260
Heacutebergement des sites 28 925 27 269
Droits dauteurs 129 128
Services bancaires 553 780
Cotisation agrave des associations 30 30
Impocircts taxes et assimileacutes
Taxe sur les salaires 4 827 4 536
Autres impocircts et taxes reacutemun (OPCA) 2 065 604
Salaires et traitements
Reacutemuneacuterations du personnel4 111 908 109 762
Congeacutes payeacutes 1 498 -137
Charges sociales
Cotisations sociales 34 006 33 253
Charges sur congeacutes payeacutes 561 -48
Caisse de retraite 6 379 6 256
Caisse de retraite cadre 1 143 1 148
Mutuelle 933 1 080
Caisse de preacutevoyance 1 238 1 167
Meacutedecine du travail 509 525
Dotations aux amortissements des immobilisations
Dotat aux amort des immo incorp 114 649 97 805
Dotat aux amort des immo corpo 4 171 9 113
Autres charges
Valorisation doccup de locaux5 14 931 17 792
Cotisations agrave des associations N-1 30
Diffeacuterences de regraveglement 3 2
Total des charges dexpl 376 884 363 750 Total des produits dexpl 267 484 260 023
Charges financiegraveres Produits financiers
Autres inteacuterecircts et produits assimileacutes
Inteacuterecircts du compte eacutepargne 3 759 2 841
Total des charges financiegraveres 0 0 Total des produits financiers 3 759 2 841
Charges exceptionnelles P roduits exceptionnels
Charges dexpl sur exercice ant 477
Total des charges except 477 0 Total des produits except 0 0
Impocirctsbeacuteneacutefices (revenus cpte eacutepargne) 549 902
Total des charges 377 910 364 652 Total des produits 271 243 262 864
Deacuteficit 7 106 667 101 788
Total geacuteneacuteral 377 910 364 652
1 Dans le cadre du projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au museacutee beaucoup de prestations ont eacuteteacute sous-traiteacutees en 2012 En outre contrairement aux anneacutees
passeacutees nous nrsquoavons pas eu recours agrave un cabinet de secreacutetariat externaliseacute
2 Dans lrsquooptique de la prochaine mise en place de la nouvelle base de donneacutees drsquoinventaire des collections nous avons organiseacute peu de formations
en 2013
3 Suite agrave une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance avait eacuteteacute proratiseacutee
comme charge constateacutee drsquoavance en 2013
4 Le projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au Museacutee avait geacuteneacutereacute un fort volume drsquoheures suppleacutementaires en 2012 drsquoougrave une baisse de la masse salariale en
2013
5 La valorisation de lrsquooccupation des locaux qui nous sont gracieusement mis agrave disposition dont lrsquoestimation nrsquoavait pas eacuteteacute revaloriseacutee depuis
plusieurs anneacutees a eacuteteacute mise agrave jour en 2013
6 Les regraveglements comptables interdisent la reacuteinteacutegration au compte de reacutesultats des subventions affecteacutees aux investissements seules les subventions
affecteacutees au fonctionnement sont donc comptabiliseacutees ici
7 Faute de pouvoir inteacutegrer les subventions deacutedieacutees aux investissements le compte de reacutesultat preacutesente un deacuteficit Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre toutefois
largement avec la dotation aux amortissements de 106 918 euro
BILAN
1 Deacuteveloppement drsquoapplication en cours de deacuteveloppement dont 70 restent agrave payer agrave la livraison de lrsquoapplication finaliseacutee
2 Solde de la subvention de fonctionnement octroyeacutee par la reacutegion Poitou-Charentes dont 50 ont eacuteteacute verseacutes en anneacutee N et 50 seront verseacutes en
anneacutee N+1
3 Depuis une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance est proratiseacutee comme
charge constateacutee drsquoavance drsquoune anneacutee sur lrsquoautre
ACTIF 2012 2013 PASSIF 2012 2013
Actif immobiliseacute Net Net Fonds propres
Immobilisations incorporelles Fonds asso sans droit de reprise
Acquisitions de logiciels - amort 5 015 6 123 Subv dinvest biens renouvel 1 718 506 1 795 013
Immo incorporelles en cours1 10 967 Report agrave nouveau
Deacuteveloppement dappli - amort 320 177 275 114 Deacuteficits cumuleacutes -1 065 839 -1 172 506
Licence 6 753 6 753 Reacutesultat de l exercice -106 666 -101 788
Immobilisations corporelles
Mateacuteriel informatique - amort 10 451 17 084
Mateacuteriel de bureau - amort 410
Total des immobilisations 342 396 316 452 Total fonds propres 546 001 520 719
Actif circulant Dettes
Autres creacuteances agrave recevoir Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Fournisseurs 30 Factures non reacutegleacutees 556 1 560
Avances sur frais de deacuteplacement 1 105 1 105 Factures non parvenues 7 244 7 038
Subvention restant agrave recevoir2 17 200 25 000 Dettes fiscales et sociales 24 542 24 421
Valeurs mobiliegraveres de placement
compte eacutepargne BNP 248 346 Dettes sur immobilisations
compte sur livret CA 132 668 Fournisseurs dimmobilisations1 41 071 10 967
livret A CA 77 345
Disponibili teacutes
compte courant BNP 899 377
compte courant CA 1 229
Charges constateacutees davances
Maintenance des applications3 9 437 9 436
Flyers en stock non distribueacutes 1 094
Total actif circulant 277 017 248 253 Total dettes 73 412 43 986
TOTAL ACTIF 619 413 564 705 TOTAL PASSIF 619 413 564 705
FOND DE ROULEMENT
En retranchant de la treacutesorerie disponible en banque
les dettes restant agrave payer au titre de lrsquoexercice 2013 et
les fonds engageacutes sur des projets des exercices
preacuteceacutedents et en preacutevoyant le versement du solde des
subventions agrave recevoir lrsquoassociation peut poursuivre
son fonctionnement (hors investissements) en 2014
pendant 204 jours sans la moindre rentreacutee
Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Factures non reacutegleacutees 1 560
Factures non parvenues 7 038
Dettes fiscales et sociales 24 421
Dettes sur immobilisations 10 967
Total des dettes 43 986
Fonds deacutejagrave engageacutesexercices preacuteceacutedents 65 192
Subvention restant agrave recevoir 25 000
Total des creacuteances 25 000
Valeurs mobiliegraveres de placement 210 013
Disponibiliteacutes 1 606
Total de la treacutesorerie 211 619
Disponible agrave court terme 127 441
Salaires et charges 169 400
Documentation 500
Frais geacuteneacuteraux 58 034
Total fonctionnement an 227 934
Fonds de roulement sans aucune rentreacutee 204 jours
F rais de fonctionnement budgeteacutes en 2014
Treacutesorerie
Recettes restant agrave percevoir
Charges restant agrave payer
2013
2014
Vous trouverez en pages suivantes le rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean Jauregraves - 86000 POITIERS
Rapport du Commissaire aux Comptes Sur les Comptes Annuels
Exercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En exeacutecution de la mission qui nous a eacuteteacute confieacutee par votre Assembleacutee Geacuteneacuterale nous vous
preacutesentons notre rapport relatif agrave lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013 sur
- le controcircle des comptes annuels de lassociation laquoALIENORORG CONSEIL DES MUSEES raquo
tels quils sont joints au preacutesent rapport
- la justification de nos appreacuteciations
- les veacuterifications et informations speacutecifiques preacutevues par la loi
Les comptes annuels ont eacuteteacute arrecircteacutes par le Treacutesorier Il nous appartient sur la base de notre
audit dexprimer une opinion sur ces comptes
1 - OPINION SUR LES COMPTES ANNUELS
Nous avons effectueacute notre audit selon les normes dexercice professionnel applicables en
France ces normes requiegraverent la mise en œuvre de diligences permettant dobtenir
lassurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas danomalies
significatives Un audit consiste agrave veacuterifier par sondages ou au moyen dautres meacutethodes de
seacutelection les eacuteleacutements justifiant des montants et informations figurant dans les comptes
annuels Il consiste eacutegalement agrave appreacutecier les principes comptables suivis les estimations
significatives retenues et la preacutesentation densemble des comptes Nous estimons que les
eacuteleacutements que nous avons collecteacutes sont suffisants et approprieacutes pour fonder notre opinion
1
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
1 Dans le cadre du projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au museacutee beaucoup de prestations ont eacuteteacute sous-traiteacutees en 2012 En outre contrairement aux anneacutees
passeacutees nous nrsquoavons pas eu recours agrave un cabinet de secreacutetariat externaliseacute
2 Dans lrsquooptique de la prochaine mise en place de la nouvelle base de donneacutees drsquoinventaire des collections nous avons organiseacute peu de formations
en 2013
3 Suite agrave une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance avait eacuteteacute proratiseacutee
comme charge constateacutee drsquoavance en 2013
4 Le projet Reacutealiteacute Augmenteacutee au Museacutee avait geacuteneacutereacute un fort volume drsquoheures suppleacutementaires en 2012 drsquoougrave une baisse de la masse salariale en
2013
5 La valorisation de lrsquooccupation des locaux qui nous sont gracieusement mis agrave disposition dont lrsquoestimation nrsquoavait pas eacuteteacute revaloriseacutee depuis
plusieurs anneacutees a eacuteteacute mise agrave jour en 2013
6 Les regraveglements comptables interdisent la reacuteinteacutegration au compte de reacutesultats des subventions affecteacutees aux investissements seules les subventions
affecteacutees au fonctionnement sont donc comptabiliseacutees ici
7 Faute de pouvoir inteacutegrer les subventions deacutedieacutees aux investissements le compte de reacutesultat preacutesente un deacuteficit Ce deacuteficit srsquoeacutequilibre toutefois
largement avec la dotation aux amortissements de 106 918 euro
BILAN
1 Deacuteveloppement drsquoapplication en cours de deacuteveloppement dont 70 restent agrave payer agrave la livraison de lrsquoapplication finaliseacutee
2 Solde de la subvention de fonctionnement octroyeacutee par la reacutegion Poitou-Charentes dont 50 ont eacuteteacute verseacutes en anneacutee N et 50 seront verseacutes en
anneacutee N+1
3 Depuis une modification du contrat de maintenance en cours drsquoanneacutee 2012 une partie de la prestation de maintenance est proratiseacutee comme
charge constateacutee drsquoavance drsquoune anneacutee sur lrsquoautre
ACTIF 2012 2013 PASSIF 2012 2013
Actif immobiliseacute Net Net Fonds propres
Immobilisations incorporelles Fonds asso sans droit de reprise
Acquisitions de logiciels - amort 5 015 6 123 Subv dinvest biens renouvel 1 718 506 1 795 013
Immo incorporelles en cours1 10 967 Report agrave nouveau
Deacuteveloppement dappli - amort 320 177 275 114 Deacuteficits cumuleacutes -1 065 839 -1 172 506
Licence 6 753 6 753 Reacutesultat de l exercice -106 666 -101 788
Immobilisations corporelles
Mateacuteriel informatique - amort 10 451 17 084
Mateacuteriel de bureau - amort 410
Total des immobilisations 342 396 316 452 Total fonds propres 546 001 520 719
Actif circulant Dettes
Autres creacuteances agrave recevoir Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Fournisseurs 30 Factures non reacutegleacutees 556 1 560
Avances sur frais de deacuteplacement 1 105 1 105 Factures non parvenues 7 244 7 038
Subvention restant agrave recevoir2 17 200 25 000 Dettes fiscales et sociales 24 542 24 421
Valeurs mobiliegraveres de placement
compte eacutepargne BNP 248 346 Dettes sur immobilisations
compte sur livret CA 132 668 Fournisseurs dimmobilisations1 41 071 10 967
livret A CA 77 345
Disponibili teacutes
compte courant BNP 899 377
compte courant CA 1 229
Charges constateacutees davances
Maintenance des applications3 9 437 9 436
Flyers en stock non distribueacutes 1 094
Total actif circulant 277 017 248 253 Total dettes 73 412 43 986
TOTAL ACTIF 619 413 564 705 TOTAL PASSIF 619 413 564 705
FOND DE ROULEMENT
En retranchant de la treacutesorerie disponible en banque
les dettes restant agrave payer au titre de lrsquoexercice 2013 et
les fonds engageacutes sur des projets des exercices
preacuteceacutedents et en preacutevoyant le versement du solde des
subventions agrave recevoir lrsquoassociation peut poursuivre
son fonctionnement (hors investissements) en 2014
pendant 204 jours sans la moindre rentreacutee
Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Factures non reacutegleacutees 1 560
Factures non parvenues 7 038
Dettes fiscales et sociales 24 421
Dettes sur immobilisations 10 967
Total des dettes 43 986
Fonds deacutejagrave engageacutesexercices preacuteceacutedents 65 192
Subvention restant agrave recevoir 25 000
Total des creacuteances 25 000
Valeurs mobiliegraveres de placement 210 013
Disponibiliteacutes 1 606
Total de la treacutesorerie 211 619
Disponible agrave court terme 127 441
Salaires et charges 169 400
Documentation 500
Frais geacuteneacuteraux 58 034
Total fonctionnement an 227 934
Fonds de roulement sans aucune rentreacutee 204 jours
F rais de fonctionnement budgeteacutes en 2014
Treacutesorerie
Recettes restant agrave percevoir
Charges restant agrave payer
2013
2014
Vous trouverez en pages suivantes le rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean Jauregraves - 86000 POITIERS
Rapport du Commissaire aux Comptes Sur les Comptes Annuels
Exercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En exeacutecution de la mission qui nous a eacuteteacute confieacutee par votre Assembleacutee Geacuteneacuterale nous vous
preacutesentons notre rapport relatif agrave lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013 sur
- le controcircle des comptes annuels de lassociation laquoALIENORORG CONSEIL DES MUSEES raquo
tels quils sont joints au preacutesent rapport
- la justification de nos appreacuteciations
- les veacuterifications et informations speacutecifiques preacutevues par la loi
Les comptes annuels ont eacuteteacute arrecircteacutes par le Treacutesorier Il nous appartient sur la base de notre
audit dexprimer une opinion sur ces comptes
1 - OPINION SUR LES COMPTES ANNUELS
Nous avons effectueacute notre audit selon les normes dexercice professionnel applicables en
France ces normes requiegraverent la mise en œuvre de diligences permettant dobtenir
lassurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas danomalies
significatives Un audit consiste agrave veacuterifier par sondages ou au moyen dautres meacutethodes de
seacutelection les eacuteleacutements justifiant des montants et informations figurant dans les comptes
annuels Il consiste eacutegalement agrave appreacutecier les principes comptables suivis les estimations
significatives retenues et la preacutesentation densemble des comptes Nous estimons que les
eacuteleacutements que nous avons collecteacutes sont suffisants et approprieacutes pour fonder notre opinion
1
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
FOND DE ROULEMENT
En retranchant de la treacutesorerie disponible en banque
les dettes restant agrave payer au titre de lrsquoexercice 2013 et
les fonds engageacutes sur des projets des exercices
preacuteceacutedents et en preacutevoyant le versement du solde des
subventions agrave recevoir lrsquoassociation peut poursuivre
son fonctionnement (hors investissements) en 2014
pendant 204 jours sans la moindre rentreacutee
Fournisseurs et comptes rattacheacutes
Factures non reacutegleacutees 1 560
Factures non parvenues 7 038
Dettes fiscales et sociales 24 421
Dettes sur immobilisations 10 967
Total des dettes 43 986
Fonds deacutejagrave engageacutesexercices preacuteceacutedents 65 192
Subvention restant agrave recevoir 25 000
Total des creacuteances 25 000
Valeurs mobiliegraveres de placement 210 013
Disponibiliteacutes 1 606
Total de la treacutesorerie 211 619
Disponible agrave court terme 127 441
Salaires et charges 169 400
Documentation 500
Frais geacuteneacuteraux 58 034
Total fonctionnement an 227 934
Fonds de roulement sans aucune rentreacutee 204 jours
F rais de fonctionnement budgeteacutes en 2014
Treacutesorerie
Recettes restant agrave percevoir
Charges restant agrave payer
2013
2014
Vous trouverez en pages suivantes le rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean Jauregraves - 86000 POITIERS
Rapport du Commissaire aux Comptes Sur les Comptes Annuels
Exercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En exeacutecution de la mission qui nous a eacuteteacute confieacutee par votre Assembleacutee Geacuteneacuterale nous vous
preacutesentons notre rapport relatif agrave lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013 sur
- le controcircle des comptes annuels de lassociation laquoALIENORORG CONSEIL DES MUSEES raquo
tels quils sont joints au preacutesent rapport
- la justification de nos appreacuteciations
- les veacuterifications et informations speacutecifiques preacutevues par la loi
Les comptes annuels ont eacuteteacute arrecircteacutes par le Treacutesorier Il nous appartient sur la base de notre
audit dexprimer une opinion sur ces comptes
1 - OPINION SUR LES COMPTES ANNUELS
Nous avons effectueacute notre audit selon les normes dexercice professionnel applicables en
France ces normes requiegraverent la mise en œuvre de diligences permettant dobtenir
lassurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas danomalies
significatives Un audit consiste agrave veacuterifier par sondages ou au moyen dautres meacutethodes de
seacutelection les eacuteleacutements justifiant des montants et informations figurant dans les comptes
annuels Il consiste eacutegalement agrave appreacutecier les principes comptables suivis les estimations
significatives retenues et la preacutesentation densemble des comptes Nous estimons que les
eacuteleacutements que nous avons collecteacutes sont suffisants et approprieacutes pour fonder notre opinion
1
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
Vous trouverez en pages suivantes le rapport geacuteneacuteral du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean Jauregraves - 86000 POITIERS
Rapport du Commissaire aux Comptes Sur les Comptes Annuels
Exercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En exeacutecution de la mission qui nous a eacuteteacute confieacutee par votre Assembleacutee Geacuteneacuterale nous vous
preacutesentons notre rapport relatif agrave lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013 sur
- le controcircle des comptes annuels de lassociation laquoALIENORORG CONSEIL DES MUSEES raquo
tels quils sont joints au preacutesent rapport
- la justification de nos appreacuteciations
- les veacuterifications et informations speacutecifiques preacutevues par la loi
Les comptes annuels ont eacuteteacute arrecircteacutes par le Treacutesorier Il nous appartient sur la base de notre
audit dexprimer une opinion sur ces comptes
1 - OPINION SUR LES COMPTES ANNUELS
Nous avons effectueacute notre audit selon les normes dexercice professionnel applicables en
France ces normes requiegraverent la mise en œuvre de diligences permettant dobtenir
lassurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas danomalies
significatives Un audit consiste agrave veacuterifier par sondages ou au moyen dautres meacutethodes de
seacutelection les eacuteleacutements justifiant des montants et informations figurant dans les comptes
annuels Il consiste eacutegalement agrave appreacutecier les principes comptables suivis les estimations
significatives retenues et la preacutesentation densemble des comptes Nous estimons que les
eacuteleacutements que nous avons collecteacutes sont suffisants et approprieacutes pour fonder notre opinion
1
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean Jauregraves - 86000 POITIERS
Rapport du Commissaire aux Comptes Sur les Comptes Annuels
Exercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En exeacutecution de la mission qui nous a eacuteteacute confieacutee par votre Assembleacutee Geacuteneacuterale nous vous
preacutesentons notre rapport relatif agrave lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013 sur
- le controcircle des comptes annuels de lassociation laquoALIENORORG CONSEIL DES MUSEES raquo
tels quils sont joints au preacutesent rapport
- la justification de nos appreacuteciations
- les veacuterifications et informations speacutecifiques preacutevues par la loi
Les comptes annuels ont eacuteteacute arrecircteacutes par le Treacutesorier Il nous appartient sur la base de notre
audit dexprimer une opinion sur ces comptes
1 - OPINION SUR LES COMPTES ANNUELS
Nous avons effectueacute notre audit selon les normes dexercice professionnel applicables en
France ces normes requiegraverent la mise en œuvre de diligences permettant dobtenir
lassurance raisonnable que les comptes annuels ne comportent pas danomalies
significatives Un audit consiste agrave veacuterifier par sondages ou au moyen dautres meacutethodes de
seacutelection les eacuteleacutements justifiant des montants et informations figurant dans les comptes
annuels Il consiste eacutegalement agrave appreacutecier les principes comptables suivis les estimations
significatives retenues et la preacutesentation densemble des comptes Nous estimons que les
eacuteleacutements que nous avons collecteacutes sont suffisants et approprieacutes pour fonder notre opinion
1
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
Nous certifions que les comptes annuels sont au regard des regravegles et principes comptables
franccedilais reacuteguliers et sincegraveres et donnent une image fidegravele du reacutesultat des opeacuterations de
lexercice eacutecouleacute ainsi que de la situation financiegravere et du patrimoine de lassociation agrave la fin
de cet exercice
II - JUSTIFICATION DES APPRECIATIONS
En application des dispositions de larticle L823-9 du Code de commerce relatives agrave la
justification de nos appreacuteciations nous portons agrave votre connaissance les eacuteleacutements suivants
l Dans le cadre de notre appreacuteciation des principes comptables suivis par lAssociation
nous avons eacuteteacute conduits agrave examiner la reacutegulariteacute de la meacutethode comptable deacutecrite
dans lannexe comptable au paragraphe laquo Regravegles et meacutethodes comptablesraquo relative
au traitement des subventions dinvestissement affecteacutees agrave des biens renouvelables
conformeacutement au regraveglement 99-01 du Comiteacute de la Reacuteglementation Comptable
(CRC)
2 Nous avons eacuteteacute ameneacutes agrave examiner la reacutegulariteacute du traitement comptable de la mise
agrave disposition gratuite des locaux abritant les activiteacutes de lAssociation par la ville de
Poitiers et la ville de Cognac enregistreacutee en charges de lexercice pour un montant
de 17 79220( en contrepartie de la comptabilisation dun produit de montant
identique repreacutesentant la valeur estimeacutee de cette contribution volontaire en nature
Ce traitement deacuterogatoire aux dispositions du plan comptable applicable aux
associations (PcG 1999) nous semble justifieacute par la recherche de lobtention dune
meilleure image fidegravele conformeacutement aux explications donneacutees dans le paragraphe laquo
Autres informations compleacutementairesraquo figurant en page 6 de lannexe comptable
3 Nos diligences ont eacutegalement porteacute sur la sinceacuteriteacute et la reacutegulariteacute des
remboursements de frais payeacutes au cours de lexercice 2013 dans les limites des
plafonds deacutefinis par le bureau de lAssociation
4 De faccedilon plus geacuteneacuterale nous nous sommes eacutegalement assureacutes de la correcte
reacutegulariteacute des deacutepenses engageacutees par rapport aux proceacutedures de controcircle interne et
aux orientations deacutefinies par le bureau de lassociation
Les appreacuteciations ainsi porteacutees sinscrivent dans le cadre de notre deacutemarche daudit des
comptes annuels pris dans leur ensemble et ont donc contribueacute agrave la formation de notre
opinion exprimeacutee dans la premiegravere partie de ce rapport
2
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
2013
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES - Rapport sur les Comptes Annuels - Exercice clos le 31 Deacutecembre
III - VERIFICATIONS ET INFORMATIONS SPECIFIOUES
Nous avons eacutegalement proceacutedeacute conformeacutement aux normes dexercice professionnel
applicables en France aux veacuterifications speacutecifiques preacutevues par la loi
A la date deacutetablissement de ce rapport nous navons pas pu prendre connaissance des
rapports financiers et moraux de lassociation pour lexercice 2013
De ce fait nous navons pas pu veacuterifier la concordance des informations de ces rapports avec
les comptes annuels
Poitiers le 14 avril 2 14
---~ Pascal ELHOMME
Geacuterant
Commissaire aux Comptes
3
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
Vous trouverez en page suivante le rapport speacutecial du commissaire aux comptes concernant les comptes 2013 de
lrsquoassociation
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
ALIENORORG CONSEIL DES MUSEES Museacutee Sainte-Croix
3 Bis Rue Jean-Jauregraves
86000 POITIERS
Rapport Speacutecial du Commissaire aux Comptes sur les Conventions Reacuteglementeacutees
Reacuteunion de lorgane deacutelibeacuterant relative agrave lapprobation
des comptes de lexercice clos le 31 Deacutecembre 2013
Aux Adheacuterents
En notre qualiteacute de Commissaire aux Comptes de votre association nous vous preacutesentons
notre rapport sur les conventions reacuteglementeacutees
Il nous appartient de vous communiquer sur la base des informations qui nous ont eacuteteacute
donneacutees les caracteacuteristiques et les modaliteacutes essentielles des conventions dont nous avons
eacuteteacute aviseacutes ou que nous aurions deacutecouvertes agrave loccasion de notre mission sans avoir agrave nous
prononcer sur leur utiliteacute et leur bien-fondeacute ni agrave rechercher lexistence dautres conventions
Il vous appartient selon les termes de larticle R612-6 du Code de commerce dappreacutecier
linteacuterecirct qui sattachait agrave la conclusion de ces conventions en vue de leur approbation
Nous avons mis en œuvre les diligences que nous avons estimeacute neacutecessaires au regard de la
doctrine professionnelle de la Compagnie nationale des commissaires aux comptes relative agrave
cette mission
CONVENTIONS SOUMISES A LAPPROBATION DE LORGANE DELIBERANT
Nous vous informons quil ne nous a eacuteteacute donneacute avis daucune convention intervenue au cours
de lexercice eacutecouleacute agrave soumettre agrave lapprobation de lorgane deacutelibeacuterant en application des
dispositions de larticle L612-S du Code de commerce
Poitiers le 14 avril 201
~
__-~--LHOMME----shy-- Geacuterant
Commissaire aux Comptes
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
BASE DE DONNEacuteES DES COLLECTIONS
Apregraves cinq ans de travail les deacuteveloppements de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel
seront acheveacutes comme preacutevu au cours du premier semestre 2014 avec lrsquoachegravevement de lrsquointerface de recherche
et de consultation des collections grand public
Certains modules restent encore agrave creacuteer
un module drsquointerconnexion via des webservices permettant agrave des applications tierces drsquointerroger la base de
donneacutees des collections
un module drsquoarchivage de lrsquoinventaire juridique afin de satisfaire aux normes nationales drsquoinventaire informatiseacute
un module drsquoexport des notices drsquoœuvres vers la base nationale Joconde
Un important cycle de formation visant agrave lrsquoadaptation des agents agrave cette nouvelle version de lrsquoapplication sera
eacutevidemment neacutecessaire drsquoautant que cette nouvelle version sera nettement plus accessible aux agents drsquoaccueil
et de meacutediation gracircce agrave son moteur de recherche et son interface simplifieacutes et lrsquoouvrira donc agrave davantage
drsquoagents
3D
Un vaste projet centreacute autour des technologies de la 3D sera mis en œuvre de 2014 agrave 2016 Ce projet srsquoarticulera en
3 axes principaux
la numeacuterisation drsquoobjets des collections en 3 dimensions
la reproduction de ces objets soit sous forme virtuelle soit au moyen drsquoune imprimante 3D
la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3D
La numeacuterisation des objets en 3 dimensions permettra la constitution
drsquoune base de donneacutees unique en son genre drsquoobjets de museacutees en 3
dimensions gratuite et consultable par tous chercheurs ou visiteurs du
monde entier ou bien au sein des museacutees ou des offices de tourisme
Elle permettra eacutegalement de disposer de modegraveles pour la
reproduction en 3 dimensions
La reproduction des objets en 3 dimensions permettra de toucher
drsquoune part les publics scolaires dans le cadre drsquoanimations
peacutedagogiques soit au sein du museacutee soit hors les murs pour les
animations mise en place dans le cadre des nouveaux rythmes
scolaires en permettant la reacutealisation de mallettes peacutedagogiques
constitueacutees de reproductions drsquoobjets
La reproduction en 3D rendra eacutegalement possible de laquo sortir les objets raquo
de leur vitrine permettant la mise en place de visites sensorielles agrave
destination des publics mal ou non-voyants objets qursquoils pourront ainsi
librement toucher et manipuler favorisant lrsquoaccessibiliteacute des collections
museacuteales aux publics en situation de handicap
Enfin la constitution drsquoun museacutee virtuel en 3 dimensions regroupant les
collections mutualiseacutees des museacutees de Poitou-Charentes permettra aux
internautes drsquoeacutevoluer dans un museacutee en 3 dimensions Ils pourront ainsi
deacutecouvrir au travers de diffeacuterents meacutedias ndashimages reproduction 3D
textes videacuteoshellipndash une seacutelection drsquoobjets issus des collections des
museacutees
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
La premiegravere phase de ce projet meneacutee en 2014 preacutevoira
lrsquoacquisition drsquoun scanner 3D et la numeacuterisation drsquoune premiegravere seacutelection drsquoobjets
lrsquoacquisition du logiciel de modeacutelisation 3D et la formation du personnel agrave lrsquoexploitation de ce logiciel
APPLICATION SMARTPHONE ET TABLETTE
Les deacuteveloppements de lrsquoapplication Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes destineacutee aux smartphones et
tablettes sera mise en deacuteveloppement au second semestre 2014 Cette application permettra aux personnes
souhaitant obtenir des informations sur les museacutees de Poitou-Charentes de connaitre les expositions en cours les
horaires et tarifs et de se faire guider jusqursquoau museacutee qursquoil souhaite visiter
COMMUNICATION
Afin de renforcer la visibiliteacute des museacutees de Poitou-Charentes du site Alienororg et des actions du Conseil des
museacutees un grand plan de communication qui srsquoeacutetalera sur trois ans se fera lrsquoeacutecho des ambitieux projets meneacutes par
le Conseil des museacutees La premiegravere eacutetape de ce plan meacutedia fera la promotion de lrsquoapplication pour smartphones et
tablettes Deacutecouverte des museacutees de Poitou-Charentes
PUBLICATIONS DE MISE EN VALEUR DES COLLECTIONS
Nous poursuivrons comme chaque anneacutee la publication de diffeacuterents contenus de mise en valeur des collections
sous la forme drsquoexpositions virtuelles de retour sur des expositions temporaires ou de zoom sur un objet particulier
Un cycle drsquoexpositions virtuelles sera notamment mis en chantier autour de diffeacuterentes theacutematiques lieacutees agrave la
commeacutemoration de la guerre 14-18
Nous proceacutederons eacutegalement en 2014 agrave lrsquoacquisition de mateacuteriel videacuteo afin de reacutealiser davantage de films
restitution de confeacuterence ou films theacutematiques notamment centreacutes autour des meacutetiers des museacutees ce type de
meacutedia eacutetant deacutesormais incontournable sur le web
FORMATIONS
Nous poursuivrons bien sucircr la formation des agents aux diffeacuterents outils mis agrave leur disposition en mettant tout
particuliegraverement lrsquoaccent sur la nouvelle version de la base de donneacutees Alienorweb professionnel mais eacutegalement
sur le deacuteploiement de la solution de traccedilabiliteacute RFID des collections
Nous renouvellerons eacutegalement les formations agrave la prise de vue photographique des collections agrave la numeacuterisation
des collections agrave la creacuteation de support de meacutediation et de communication etc
DOTATION EN MATERIEL DES MUSEacuteES ADHERENTS
Enfin huit stations de numeacuterisation et drsquoinventaire des collections seront renouveleacutees au cours de lrsquoanneacutee 2014 afin
de toujours doter les museacutees adheacuterents drsquooutils performants
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135
Un budget sur trois anneacutees a eacuteteacute eacutelaboreacute afin de reacutepartir les charges des diffeacuterents projets Le budget 2014 integravegre
donc une partie des investissements neacutecessaires au projet 3Dmuseacutee virtuel (acquisition des scanners 3D acquisition
drsquoun logiciel de modeacutelisation et formation du personnel agrave ce logicielhellip) Drsquoautres sont drsquoores et deacutejagrave preacutevus sur les
deux anneacutees suivantes (acquisition drsquoune imprimante 3D et des mateacuteriaux drsquoimpressions renouvellement des
scanners etc)
1 Acquisition drsquoun logiciel de modeacutelisation 3D et formation du personnel agrave la modeacutelisation 3D
2 Le contrat de deacuteveloppement de la nouvelle version de la base de donneacutees des collections Alienorweb professionnel v3 preacutevoit une peacuteriode
de garantie drsquoun an apregraves livraison de lrsquoapplication
DEacutePENSES 2014 2015 2016 RECETTES 2014 2015 2016
Investissements 130 988 80 649 19 400 Cotisations 129 207 129 207 129 207
Logiciels 54 094 0 0 Cotisations des adheacuterents 124 707 124 707 124 707
Deacuteveloppements exteacuterieurs 50 194 0 0 Participations financiegraveres des associeacutes 4 500 4 500 4 500
Moteur recherche public 15 070
Interface professionnelle 26 001 Subventions 227 300 234 352 184 328
Webservices dinterconnexions 8 324 Eacutetat 139 500 139 500 139 500
Export bases nationales 799 Reacutegion Poitou-Charentes 87 800 94 852 44 828
Acquisitions de logiciels1 3 900 0 0 Fonctionnement 31 809 45 556 44 828
Mateacuteriel 48 087 63 475 0 Investissement 55 991 49 296 0
Acquis de mateacuteriel pour les adheacuterents 9 191 13 379 0
Stations de travail 9 191 2 363 Autres revenus 6 455 1 835 600
Scanners 11 016 Revenus de placement 1 743 600 600
Acquisition de mateacuteriel en central 38 176 50 096 0 Prise en charge formation personnel 4 712 1 235 0
Mateacuteriel videacuteo 4 800 CPAMMateacuteriel de numeacuterisation 3D 32 221
Mateacuteriel informatique 1 155
Imprimante 3D 49 296
Autre mateacuteriel 720 800
Relations publiques et comm 21 887 15 000 19 000
Eacutelaboration plan de communication 3 887
Mise en œuvre 18 000 15 000 19 000
Formation du personnel1 6 420 1 674 0
Documentation 500 500 400
Fonctionnement 231 974 284 746 294 735
Numeacuterisation et restitution 3D 2 870 5 414 7 370
Location de mateacuteriel 2 870 1 914 2 870
Mateacuteriaux dimpression 3D 3 500 4 500
Salaires et charges de personnel 171 200 209 600 204 400
Frais geacuteneacuteraux 57 904 69 732 82 965
Frais de deacuteplacement 14 000 14 000 14 500
Maintenance curative des applications2 0 11 322 22 645
Maintenance du mateacuteriel 410 410 1 610
Fournitures 600 600 600
Teacuteleacutecommunication 2 400 2 500 2 600
Heacutebergement des sites 28 604 28 500 28 500
Honoraires 8 200 8 300 8 400
Poste et transport 200 200 200
Services bancaires 80 80 80
Assurance 930 940 950
Divers 80 80 80
Locations de salles de formation 2 000 2 600 2 600
Impocircts sur les revenus de placements 400 200 200
Total des deacutepenses 362 962 365 395 314 135 Total des recettes 362 962 365 395 314 135