synthese 1 gestion info

GESTION DE L’INFORMATION – TD GACO 1ere ANNEE – SYNTHESE 1

GACO 1ere année – TD GESTION DE L’INFORMATION : SYNTHESE 1

I. Objectifs et besoin d’information.

L’entreprise est au cœur de flux d’information, elle doit mettre en place d’un processus continu et dynamique destiné à fournir aux personnes concernées les données et informations qui les concernent. Ce travail consiste à : Collecter - Analyser - Trier - Sélectionner - Diffuser - Organiser - Traiter - Classer -Archiver

Pour cela, elle met en place un système d’information : C’est l’ensemble des moyens (organisation, acteurs, procédures, systèmes informatiques) nécessaires au traitement et à l’exploitation des informations dans le cadre d’objectifs définis au niveau de la stratégie de l’établissement, des métiers, de la réglementation.

1. Nature de l’information. L’importance des informations varie selon leur nature :

Certaines supportent et prouvent l'activité de l'entreprise. Elles peuvent être réclamées par des administrations, des tribunaux ou autres tiers en cas de contrôles ou de litiges : bons de commande, bons de livraison, factures, fiches de pointage, bulletins de salaire, notes de frais, etc. Ces informations doivent être classées et restées accessibles. C'est une obligation légale.

D'autres ne font pas l'objet d'obligations légales, mais sont tout aussi importantes pour l'existence, le développement ou la survie de la société. Elles concernent la veille concurrentielle, la recherche, la stratégie commerciale, le service après-vente, les avis ou réactions des clients, etc.

2. Les caractéristiques, qualités et fonction de l ’information. Fonction, utilité et pertinence : une information peut être technique, commerciale, financière… Son importance dépende de sa fonction, de son utilité et de sa pertinence pour la société. Ex. : prix du kilo de sucre est une information pertinente et utile pour une pâtisserie. A contrario, le prix du kilo d’acier n’est ni pertinent ni utile ! Une information pertinente enrichit le système d’information et concourt aux prises de décision. Ex. : la connaissance de la quantité en stock permet de prendre une décision concernant les réapprovisionnements. Forme du support : une information peut être auditive, visuelle, sous une forme imprimée ou numérique. La collecte, le traitement, les stockages doivent être adaptés à la nature de l’information et à son support. Type de présentation : une information peut être numérique, alphabétique, qualitative, quantitative. Le type de la donnée conditionne son stockage et son traitement. Une quantité peut être utilisée pour des calculs, ce n’est pas le cas d’une donnée quantitative. Qualité : une information peut être élémentaire (un prix) ou élaborée (prix à payer). Elle peut être brute ou codée. Enfin elle doit être fiable, sûre et pertinente. Il est impératif de mettre en place des moyens pour contrôler cette fiabilité et de définir les sources. Coût : une information à un coût de collecte (saisie par ex.), de traitement (logiciels), de stockage (supports) et de diffusion (plaquette imprimée, intranet,…).


Donnée : une donnée brute est inintelligible, si elle n'est pas reliée à un contexte qui lui donne du sens. Ex.: le chiffre 5 est un simple nombre. Information : une information est une donnée qui a du sens. Ex.: 5 heures prend du sens et devient une information. Connaissance : une information reliée à d'autres informations devient une connaissance. Ex.: rendez-vous à 5 heures dans le bureau du directeur de la société. Document : un document est un support d'informations. Une information orale peut être facilement déformée ou oubliée. Pour éviter ces dysfonctionnements, la plupart des informations sont transférées sur un document papier ou numérique. Conséquence : une donnée n'a de sens que si elle devient information et une information n'a de valeur que si elle participe à une connaissance. Il est donc inutile d'accumuler des données ou des informations qui ne conduisent pas à une connaissance pertinente et utile. Nécessité de mettre en place un système documentaire organisé.


II. Le système documentaire.

1. Les objectifs de la documentation La fonction «documentation» aura pour effet d'assurer une meilleure efficacité au système d'information en le dotant des avantages inhérents à tout système d'information organisé, à savoir en premier lieu :

- exhaustivité de l'information; - fiabilité de l'information; - nouveauté de l'information; - rapidité de l'information.

Nécessités d’un système documentaire. Un organisme dispose obligatoirement d'un système documentaire puisqu'il gère différents documents et informations. Voici quelques exemples :

� la documentation technique liée aux produits et aux services (fiches techniques, cahier des

charges, ouvrages spécialisés, périodiques, abonnements...) ; � la documentation sociale liée à la gestion des ressources humaines (fiches de paye, contrats

de travail, planning des congés...) ; � la documentation commerciale (plaquette, conditions générales de vente, bon de

commande...) ; � la documentation administrative et financière (notes de services, documents comptables...). � aussi des ouvrages plus généraux, des livres aux périodiques (abonnements)

Le système documentaire d'une entreprise joue donc un rôle essentiel par de nombreux aspects :

� c'est la mémoire de l'entreprise, il permet de, pérenniser son savoir-faire ; � c'est un outil de travail, il permet de disposer de documents à jour, au lieu et au moment

appropriés ; � il exprime la bonne organisation de l'entreprise par une formalisation de ses activités ; � il donne confiance au client en lui permettant de constater que l'entreprise est bien structurée ;

C’est un outil d'initiation et de formation interne ;

� il permet d'influencer le comportement interne (amélioration de la cohérence, de l'efficacité) ; � il réduit ainsi les interférences inopinées dans les activités des collègues de travail ; � il permet, selon le cas, de créer, d'améliorer ou de restructurer la culture d'entreprise ; � il donne l'occasion de passer en revue et d'analyser la pertinence et l'efficience des actions de

routine (ré ingénierie) ; � c’est un guide auquel les employés peuvent se référer pour faciliter leurs tâches.

2. Les fonctions documentaires Les fonctions d'un service de documentation s'articulent autour des quatre opérations de base des systèmes tertiaires, à savoir : - saisie, élaboration, traitement de l'information; - multiplication; - transmission ; - mémorisation (stockage et restitution).


Ces opérations de base sont explicitées tout au long de ce que l'on appelle la chaîne documentaire . La chaîne documentaire comporte dix opérations succ essives articulées entre elles : Analyse des besoins - Recherche des sources - Acquisitions - Sélection – Enregistrement – Catalogage - Analyse : indexation et condensation - Stockage : mémorisation de l’information et Classement des documents - Diffusion - Produits et services - Contrôle et évaluation

L'analyse des besoins C'est la première tâche qui ouvre la chaîne documentaire, mais aussi parce que c'est une tâche primordiale qui oriente l'ensemble du travail du documentaliste. En dehors des analyses en profondeur, le documentaliste, dans son rôle de « transmetteur d'information » fixera des objectifs en vue d’une optimisation de l’activité de l’organisme ou de l’entreprise pour lequel il travaille

Recherche des sources La recherche des sources constitue la deuxième opération documentaire et va conduire à la

constitution des premiers fichiers, et aux premières acquisitions : fichiers des sources et acquisition de répertoires de bibliothèques et centres de documentation, annuaires, liste de bases de données accessibles, etc.

Acquisition

Cette opération va permettre au documentaliste de constituer son fonds documentaire. C'est ce qui permettra l'obtention du document pour le compte de l'utilisateur. Les acquisitions se font: - par achat (achat unitaire, abonnement ou cotisation) ; - par échange avec les publications d'un centre ou d'un organisme; - par don reçu. Sélection Cette opération est une des plus délicates de la chaîne documentaire. En effet, le documentaliste ne peut traiter la totalité des documents qui transitent dans son service, certains d'ailleurs sont même complètement inutiles. Il doit donc choisir, en fonction des besoins des utilisateurs et des objectifs du centre de documentation, les documents qui feront l'objet d'un traitement documentaire Enregistrement Il s'agit ici d'une opération de caractère purement administratif ayant pour but de dresser un inventaire des documents entrés dans le service documentation. L'enregistrement consistera donc, d'une part, en la tenue à jour du fichier d'inventaire dans lequel seront inscrits les ouvrages avec leur numéro chronologique d'entrée, Aussi, en l'opération de «bulletinage» qui permet de contrôler l'arrivée de chaque numéro d’un abonnement à une revue ou périodique. Catalogage Le catalogage, opération effectuée depuis toujours dans les bibliothèques, consiste en la description physique du document (description du contenant). On repère le titre, l’auteur, l’éditeur, etc. On les retranscrit de manière normalisée de sorte à composer une notice bibliographique sous cette forme : Titre : sous-titre / Auteur, co-auteur.- Lieu d’édi tion, éditeur : année d’édition.- description physique (nombre de page, taille). Cette tâche informatisée permet de compléter des bases de données bibliographiques. Analyse L'analyse documentaire est l'opération clef dans la chaîne documentaire. C'est elle qui conditionne la qualité du système documentaire. L'analyse documentaire se subdivise en deux parties: - la condensation qui a pour objet la rédaction d'un résumé qui sera utilisé pour faciliter la diffusion des documents ; - l'indexation, c'est-à-dire la description du contenu du document à l'aide de mots clefs (ou indices de classification) pour faciliter la mémorisation du contenu de ce document pour une recherche ultérieure.


Stockage Sous la fonction stockage, il faut distinguer deux opérations très différentes : - le stockage des documents eux-mêmes, c'est-à-dire leur classement physique. Le classement permet d'atteindre le document demandé dans l'ensemble du fonds documentaire;

- la mémorisation des données issues de l'opération d'analyse et de l'opération de catalogage. Les données sont mémorisées dans des fichiers organisés en vue des recherches ultérieures selon les demandes formulées par les utilisateurs. Les systèmes de GED (gestion électronique de documents) permettent en règle générale de stocker et gérer en parallèle les « données documentaires » et les « documents ».

Diffusion Cette fonction est orientée vers les utilisateurs, elle met ceux-ci en contact avec l'information. On distingue commodément dans la diffusion deux notions, celle de services et celle de produits documentaires. Les services sont toutes les actions réalisées par le service de documentation à l'initiative de l'utilisateur et sur sa demande : prêts de documents, consultation de documents, recherche rétrospective ou historique, etc. ; Les produits sont représentés par l'ensemble des initiatives du documentaliste pour aller au-devant de la demande: bulletin bibliographique, revue de presse, etc. Contrôle ou évaluation Tout système a besoin d'une information en retour pour sa régulation. Le système documentaire devra donc être contrôlé par l'information obtenue : sur la satisfaction des utilisateurs et sur son fonctionnement interne.

3. Retour sur l’opération d’analyse :

3.1. La condensation C'est l’opération qui consiste à extraire l’information utile que contient chaque document, à la sélectionner, puis à la mettre en forme, de façon à produire un ensemble d’informations utilisable par les usagers du système. En d’autres termes, l’opération de condensation a pour objet la production d’un résumé qui facilitera la diffusion de l’information contenue dans le document ainsi que son stockage dans un fichier. Le résumé devient un document dit secondaire qui sert de relais entre l’utilisateur et le document de base ou document primaire.

Le résumé signalétique : Il donne en 10 ou 20 mots une idée plus complète du contenu, indique les matières traitées et les idées clés qui y sont exprimés. Le résumé indicatif :

C’est un résumé identique mais plus fournit car il comporte en 100 et 200 mots. Le résumé informatif : C’est un résumé plus long (jusqu’à 500 mots) donnant place aux conclusions de l’auteur et de ses prises de positions personnelle, mettant en valeur les idées et les grandes lignes de l’argumentation. C’est une véritable fiche de lecture.

3.2. L’indexation Principes

- Permettre une recherche efficace des informations contenues dans un fonds de documents et indiquer rapidement sous une forme concise la teneur du document ».

- Rendre compte du document au moyen d’un « langage » documentaire (mots-clés ou classification).

- Permettre les recherches dans le catalogue (langage documentaire) ou le classement des documents en libre accès (classification).

L’indexation est la partie la plus importante de l’analyse documentaire. C’est l’opération qui détermine, à partir de l’analyse d’un document, les différents descripteurs (mots sujets), mots-clés ou indices qui permettront d’en indiquer le contenu. Ce qu’on appelle un langage documentaire.


Indexer, c’est donc :

- Cerner le contenu des documents avec des descripteurs

- Répondre aux questions : De qui/de quoi traite le document ? A quelle(s) époque(s)? Dans quel(s) lieu(x)? De quel point de vue (historique, sociologique, économique, etc.)? Des règles existent : Sélectivité : on indexe le plus important Exhaustivité : on indexe tout ce qui est important

3.3 Les langages documentaires : classification et mots clés Un langage documentaire est un système de signes (alphabétiques ou numériques) qui permet de représenter le contenu intellectuel de documents. Il permet donc de

• Représenter le contenu d’un document • Exprimer une question, une interrogation • Faciliter la communication documentaire

Ils sont utilisés par qui ?

- Par les professionnels de l’information et de la documentation au moment de la description du contenu du document ou pour le choix du classement afin que chaque ouvrage puisse être retrouvé aisément. - Par les usagers des structures documentaires au cours de la recherche bibliographique dans un catalogue, une base de données ou dans les rayons de la bibliothèque. (Exemple vus sur catalogue en ligne).

Utilisés pour quoi ?

Les langages documentaires visent à remplacer le langage naturel lorsque celui-ci est ambigu, mais ils servent aussi :

• à catégoriser et indexer • à la recherche documentaire et au classement • pour faciliter la sélection et la consultation des documents

Quand et comment est utilisé le langage d’indexation ?

- Lors de l’opération d’indexation des concepts présents dans un document : • On repère les concepts dans le titre, le résumé ou la table des matières du

document • On vérifie dans une liste, répertoire ou thésaurus si les concepts sont

représentés • On construit le descripteur en suivant les règles du système d’indexation

choisi

- Lors d’une recherche et la formulation d’une requête (questions) de recherche : exemple avec le schéma suivant :


Exemple : Je cherche des livres sur l’identification des champignons Les mots clés champignons - identification m’informent

• Du titre, donc j’identifie quel livre répond à ma demande • De l’indice qui donne la cote donc sa place dans les étagères

Les classifications : Une classification est une organisation de connaissances en un système ordonné de classes et sous-classes qui établit des relations entre les notions selon leur sujet. Les classes sont représentées au moyen d’une notation par indices. Lors de l’opération de classement :

on choisit une place dans la classification, on attribut un indice au document, on fabrique une cote à partir de cet indice.

Le document a alors une adresse. Lors de la recherche physique du document :

À partir d’une notice qui comporte une cote : on recherche la cote parmi d’autres dans les rayons de la bibliothèque avec l’aide de la signalétique. Soit on regarde directement dans les rayons correspondants au sujet de la recherche (ex. 720 pour l’architecture).

Une cote est une adresse constituée d’un indice numérique (prélevé dans une classification) et d’un indice alphabétique (par ex. les 3 premières lettres du nom de l’auteur).

DOCUMENT

ANALYSE

INDICE MOTS CLES DESCRIPTEURS

UTILISATEURS – RECHERCHE

QUESTION ? REQUETE

Localisation, où est le document ? (Cote de classement )

Identification, quel titre ? Quel auteur, éditeur ? …


Les systèmes de classification numérique : exemple Classification Dewey Elle est basée sur une structuration hiérarchisée des connaissances. La place de chaque notion dans l’ensemble des classes, sous-classes et subdivisions est représentée par un symbole chiffré appelé indice (indices avec lesquels on fabrique les cotes pour ranger les documents en rayon). L’ensemble du savoir humain est représenté en 10 classes de 000 à 900.

500 = sciences pures

Chaque classe comporte 10 divisions 110 120 130…., 510 = mathématiques

À son tour chacune des divisions est elle-même subdivisée en 101, 112, 113,…

512 = algèbre

Indexation par mots : L'indexation par mots clés ou indexation matière a pour objet de permettre l'accès aux documents par leur sujet. Ainsi, plutôt qu’appliquer des indices, on applique des mots clefs. Ce langage documentaire permet à partir de l’analyse du document de déterminer des descripteurs (mots sujets), mots-clés qui permettront d’en indiquer le contenu. Il est utilisé aussi bien sur des supports papiers, des documents numériques mais aussi des pages web qui aide au travail des moteurs de recherche. Comme il existe une classification décimale des indices (Dewey), il est nécessaire d’avoir une liste de mots clefs aidant à la description des documents. Ces répertoires sont appelés des thésaurus. Il regroupent les termes à utiliser en les classant par discipline. Ces termes sont destinés à uniformiser les accès au document et permettent la construction de ce qu’ont appelle des vedettes matières selon des règles strictes. On parle alors de listes d’autorités chaque terme faisant autorité en la matière, ceci afin d’éviter la polysémie, la synonymie. Le langage d'indexation RAMEAU de la Bibliothèque nationale de France ; est un langage d'indexation structuré. C’est le plus répandu. Seuls les termes autorisés apparaissant dans la liste sont utilisables pour l'indexation. Ce langage d’indexation se caractérise par un vocab ulaire contrôlé : Le contrôle s'exerce au niveau de la forme des vedettes (usage du français sauf emprunts, usage du pluriel sauf exceptions, choix de la forme la plus couramment attestée). Le contrôle s'exerce également au niveau sémantique : une forme est retenue et les formes synonymiques sont exclues (terme exclu EP, employé pour). En ce qui concerne la polysémie, elle est levée par l'adjonction d'un qualificatif par exemple. Ainsi dans la liste on trouvera : Vide (philosophie) Vide (physique) La construction de ces descripteurs répond à des rè gles strictes. On parle de Terme générique suivi d’un Terme spécifique sous cette forme : Terme générique**terme spécifique Exemple : Entreprises*Création Principe général de l’ordre des subdivisions : Tête de vedette (terme générique) ** Subdivision de sujet ** Subdivision géographique ** Subdivision

chronologique


4. Retour sur la diffusion La finalité d’un service de documentation s’exprime dans la communication documentaire ou diffusion documentaire. Son objectif est de diffuser, transmettre, faciliter l’accès, faire découvrir, apporter les documents nécessaires à l’utilisateur. Une des activités du documentaliste est donc de créer des produits documentaires permettant aux utilisateurs de trouver l'information de manière autonome.

Services et produits documentaires

La consultation et le prêt. C’est le premier service à offrir. Il s’agit de mettre à disposition les documents pour une consultation sur place. Les utilisateurs viennent au centre de documentation et selon leurs demandes consultent les ouvrages présents. Le prêt est un service complémentaire à la consultation. Il nécessite une organisation rigoureuse. Le prêt de documents doit être enregistré. Les relances devront être faites après la date limite de retour défini par un règlement. Un système informatique simplifie ces opérations.

Les produits documentaires. Sous ce titre, on range l’ensemble des produits documentaires servant à informer les usagers, à les tenir au courant (système d’alerte) de l’actualité en matière d’information documentaire et aller au devant de leurs besoins. On distingue les produits documentaires élémentaires, élaborés et interactifs. - Les produits documentaires élémentaires :

Les guides, exemple guide de lecteur qui présente les horaires, les conditions de prêt, les services, les produits proposés, … Les catalogues des abonnements ou des ouvrages à disposition. Les listes d’acquisitions : les nouveaux documents récemment acquis. Le bulletin des sommaires : il reproduit en fac similé (photocopie ou autre procédé) les pages de sommaires des fascicules des périodiques (revues) pendant un période prédéfinie (par exemple le dernier trimestre).

- Les produits documentaires élaborés :

Le panorama de presse : il se compose d’articles reprographiés et classés par thèmes avec un sommaire renvoyant à l’article lui-même.

Soit il est généraliste et donc constitué d'articles parus dans les journaux d'informations générales et actualisé chaque semaine.

Soit il est spécialisé, et donc composée d'articles parus dans les journaux et revues spécialisés. Sa fréquence de mise à jour est variable (hebdomadaire, bimensuelle...).

Le dossier de presse : il est élaboré d’articles parus sur un sujet, reproduits et classés chronologiquement. Le plus souvent édité par le service de communication, il peut faire la promotion d’un produit, ou d’un service de la société ou évaluer leur impact dans la presse. C’est un recueil d'articles et d'images parus dans la presse, qui permet de mettre en évidence un niveau de notoriété dans le monde professionnel. C'est aussi une collection d'articles de presse consacrés à un produit ou à un évènement, pour les besoins d'un entrepreneur ou d'une entreprise, témoignant de l'accueil reçu et du succès rencontré.

La revue de presse , elle, donne les références d'articles parus dans la presse sur une thématique donnée. Elle donne un résumé de l'article et non un accès au texte complet.


Le dossier documentaire : le dossier documentaire exploite tout type de documents (articles, brochures, extraits d’ouvrages, rapports, photographies, adresses, …) sur un sujet donné. En interne, on dit que les dossiers sont « ouvert » c'est-à-dire qu’il peuvent être alimentés à tout moment de nouveau documents. En diffusion externe, on dit qu’ils sont fermés, l’information qui y diffusée date du moment de sa publication.

La bibliographie : c’est une liste de références de documents sur un sujet donné.

- Les produits ou service interactifs :

Un service de question-réponses : souvent dédié au service interne, ce service propose de répondre à toutes questions documentaires par téléphone, courrier, courrier électronique ou même messagerie en directe (chat).

Des répertoires de signets : ce sont des répertoires d’adresses internet classées thématiquement.

Des FAQ (foire aux questions) : à partir des questions les plus fréquemment posées, on établie une liste de questions réponses accessibles à tous, le plus souvent sur un site intranet ou internet.

Les banques de données ou catalogue en ligne : c’est un accès au catalogue du centre documentaire en ligne par titre, mots clés, ...

synthese 1 gestion info

Education