LES BENEFICES EN BREF

Une plateforme unique pour dématérialiser tout type de processus

Simplicité de prise en main et d’utilisation

Référentiels de données fiabilisés et à jour en permanence

SUCCESS STORY

WWW.RATPDEV.COM

Lieu : Paris (75)

Industrie : Transport

Intégrations : SharePoint, Active Directory, application Windows 10

Logiciels : plateforme K2

LE PROJET EN BREF

Depuis 2015, RATP Dev s’appuie sur la plateforme K2 pour dématérialiser ses processus opérationnels et centraliser ses données dans des référentiels unifiés. Neuf workflows ont d’ores et déjà été déployés. Le plus important d’entre eux concerne l’automatisation et la fiabilisation des processus de gestion des entrées, évolutions de poste et sorties des collaborateurs.

Gestion unifiée des droits d’accès aux applications et systèmes

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© 2016 SourceCode Technology Holdings, Inc. All rights reserved. SourceCode software products are protected by one or more U.S. Patents. Other patents pending. SourceCode, K2, the four squares logo, K2 blackpearl, K2 SmartForms, K2 Connect, Appit and K2 Ascend are registered trademarks or trademarks of SourceCode Technology Holdings, Inc. In the United States and/or other countries. All other trademarks or product names are property of their respective owners.

PROBLEMATIQUE

Filiale du Groupe RATP créée en 2002, RATP Dev assure l’exploitation et la maintenance de réseaux de transports urbains et interurbains (métro, train régional, tramway, bus, téléphérique et bus) dans 14 pays sur quatre continents : France, Royaume-Uni, Italie, Suisse, Algérie, Maroc, Afrique du Sud, Arabie Saoudite, Qatar, Inde, Chine, Corée du Sud, Brésil, Philippines et Etats-Unis. Le groupe compte 16 000 collaborateurs dans le monde.

En 2015, RATP Dev décide de dématérialiser, dans l’ensemble de ses filiales françaises et suisses, deux processus liés à la prévention des accidents et à l’audit des conducteurs. Dans un souci de rationalisation des outils au niveau du groupe, les équipes de la DSI décident de s’appuyer sur la plateforme de K2, qui était déjà utilisée par la filiale sud-africaine de RATP Dev pour gérer les permis de travail et les relevés de maintenance. « Outre les retours positifs quant à son utilisation, le choix d’une solution généraliste de Business Process Management allait nous permettre d’automatiser des processus de toute nature », explique Julie Lerose, chef de projet BI et applications workflow, RATP Dev.

SOLUTION

En mai 2016, les deux premières applications sont déployées : l’une offre la possibilité de réaliser des audits sur le terrain des nouveaux embauchés conducteurs grâce à un formulaire accessible sur une tablette, l’autre de catégoriser les accidents sous 48 heures et d’analyser leur origine. L’objectif de ces deux applications étant d’optimiser en continu la sécurité en identifiant les axes d’amélioration filiale par filiale.

Satisfaites de l’outil, les équipes de RATP Dev lance un nouveau projet qui concerne, cette fois-ci, la gestion des collaborateurs (entrée, sorties, mobilité et modifications) et de leurs droits d’accès aux ressources informatiques, tout au long de leur parcours au sein du groupe. Baptisé « People Box », le projet comprend cinq workflows interfacés avec Active Directory : la création d’un collaborateur et de ses droits par défaut ; la sortie d’un collaborateur avec désactivation automatique de ses comptes, login et codes ainsi que des alertes

récapitulatives des cartes d'accès, badges et matériels à remettre à l’entreprise ; la modification des droits suite à une mutation (y compris dans une autre filiale) et enfin la gestion globale des droits et des niveaux de validation par filiale.

LES BENEFICES

L’application People Box permet en outre de générer automatiquement un organigramme directement intégré dans SharePoint, d’effectuer des recherches de collaborateurs selon certains critères (filiales, directions opérationnelles, etc.) et de disposer de listes de distribution toujours à jour. « Déployée depuis septembre 2016, l’application est aujourd’hui utilisée au siège et dans les différentes entités situées en France, au Maroc, aux Etats-Unis et en Arabie Saoudite. Aux 700 à 800 collaborateurs actuels devraient s’ajouter 500 utilisateurs d'ici décembre 2018, dans les autres filiales », poursuit Julie Lerose.

L’ensemble des applications a apporté des gains de temps, de fiabilité des données et de traçabilité des actions réalisées. Si bien que la DSI de RATP Dev a poursuivi la dématérialisation d’autres processus avec la plateforme K2. Depuis 2016, deux autres workflows ont été conçus : un référentiel pour disposer d’une visibilité en temps réel, et à jour, de toutes les sociétés, filiales, sites et dirigeants de RATP Dev ainsi qu’une application, en lien avec l’ERP Sage X3, qui permet de créer les fiches fournisseurs, clients et tiers salariés et de les faire valider par le service comptabilité. « De nouveaux besoins exprimés sont à l’étude. Par exemple, notre service juridique envisage de créer un workflow de validation des signatures, et notre filiale en Algérie, une application de gestion des permis de travail », conclut Julie Lerose.

© 2018 SourceCode Technology Holdings, Inc. All rights reserved. SourceCode software products are protected by one or more U.S. Patents. Other patents pending. SourceCode, K2, the four squares logo, K2 blackpearl, K2 SmartForms, K2 Connect, Appit and K2 Ascend are registered trademarks or trademarks of SourceCode Technology Holdings, Inc. In the United States and/or other countries. All other trademarks or product names are property of their respective owners.

CRÉDIT PHOTOS : ISTOCK